PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMATIKA KESEHATAN DI

UPT PUSKESMAS GAMBIRSARI KOTA SURAKARTA

Tinjauan Terhadap Sistem Rekam Medis dan Ergonomi

LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN

SEMESTER IV TAHUN AKADEMIK 2016 / 2017

Disusun Oleh :

1. Khusnul Afidah Taufiqi 2015118
2. Krisma Wulansari 2015119
3. Kutsyahhana Pratiwi 2015120
4. Chrisna Nur Refeliyana 2015285
5. Dimas Wahyu Gemilang 2015286
6. Putu Gede Nadya Yadnya Nugraha 2015300

AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMATIKA KESEHATAN
APIKES CITRA MEDIKA SURAKARTA

2017

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas segala rahmat

dan hidayah yang telah dilimpahkan-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan

penyusunan laporan praktik lapangan semester IV di UPT Puskesmas Gambirsari

Kota Surakarta. Pada kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada :

1. Ibu Ida Angklaita, S.KM, M.Si selaku Kepala Bidang Kesehatan

Masyarakat Kota Surakarta.
2. drg. Erwin Windrawati selaku Kepala UPT Puskesmas Gambirsari Kota

Surakarta.
3. Bapak Tominanto, S.Kom.,M.Cs selaku direktur APIKES Citra Medika

Surakarta.
4. Bapak Agus Siswanto, S.KM selaku pembimbing praktik lapangan UPT

Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.
5. Ibu Linda Widyaningrum, M.PH selaku dosen pembimbing akademik

APIKES Citra Medika Surakarta.
6. Seluruh staff dan karyawan di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta

yang telah membantu kami selama praktik lapangan.
7. Rekan-rekan mahasiswa dan mahasiswi Apikes Citra Medika Surakarta

yang ikut serta dalam praktik lapangan yang sangat bermanfaat ini.
8. Kedua orang tua yang telah memberikan dukungan sehingga penulis dapat

menyelesaikan laporan ini.
9. Selain itu juga pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu

persatu.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna.

Oleh karena itu, penulis mengharap kritik dan saran yang membangun

demi kesempurnaan penyusunan laporan di kemudian hari. Semoga

laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca

pada umumnya.

ii

Surakarta, Mei 2017

Penulis

DAFTAR ISI

JUDUL.................................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN..................................................................... ii

KATA PENGANTAR.............................................................................. iii

DAFTAR ISI........................................................................................... v

iii

DAFTAR TABEL.................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR............................................................................... ix

DAFTAR LAMPIRAN........................................................................... x

DAFTAR SINGKATAN.......................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN....................................................................... 1
A. Latar Belakang............................................................................. 1
B. Rumusan Masalah....................................................................... 2
C. Tujuan.......................................................................................... 3
D. Manfaat........................................................................................ 3
E. Ruang lingkup............................................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................. 5
A. Sejarah dan Tujuan Rekam Medis............................................... 5
B. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis......................................... 5
C. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis
di Puskesmas............................................................................... 19
D. Sistem Informasu Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan
Sistem Informasi P-Care............................................................. 23
E. Ergonomi Desain Ruang Kerja.................................................... 25
BAB III Hasi Pengamatan....................................................................... 37
A. Gambaran Umum UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. 37
B. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis UPT Puskesmas
Gambirsari Kota Surakarta.......................................................... 40
C. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di UPT
Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta....................................... 47
D. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan
Sistem Informasi P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota
Surakarta...................................................................................... 56
E. Analisis dan Desain Tempat Pendaftaran Pasien di
UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta............................... 71
BAB IV PEMBAHASAN....................................................................... 74

iv

.......... Kesimpulan............ A.......... 41 v ..1 Upaya Kesehatan Perorangan di UPT Puskesmas Gambirsari ............2 Sistem Penomoran di UPT Puskesmas Gambirsari .......... Saran.............. ........................... ................................. 82 A... Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta................................. 74 B...................... 30 Tabel 3................................... 82 B............................................................. 76 C............................... 83 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN DAFTAR TABEL Tabel 2.............. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta............ Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem Informasi P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta... 38 Tabel 3.................................... Analisis dan Desain Ulang Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta................. 76 D.................................................1 Pemilihan Sikap Kerja Terhadap Jenis Pekerjaan yang Berbeda-beda ................ 78 BAB V PENUTUP........................................................................................................................

.............................. 42 Tabel 3................................ 55 Tabel 3..................................................... 55 Tabel 3.................................1 Hasil Perhitungan Luas Area Kerja di Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas Gambirsari .... 42 Tabel 3........3 Penggunaan Nomor Indeks Berdasarkan Kode Wilayah di UPT Puskesmas Gambirsari .................................................................5 Warna Map Family Folder .................... 73 Tabel 4.7 Ukuran Area Kerja Tempat Pendaftaran di UPT Puskesmas Gambirsari ................................... 79 vi .......6 Warna Tracer ..............................................4 Penggunaan Nomor Indeks Berdasarkan Status Keluarga di UPT Puskesmas Gambirsari ........Tabel 3.............................................

..... 63 Gambar 3..... 62 Gambar 3........................................2 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas Gambirsari .................... DAFTAR GAMBAR Gambar 3.. 66 vii ....................................................... 60 Gambar 3..................11 Tampilan Menu Pemetaanpada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ...................................8 Tampilan Menu Rekapitulasipada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ........................................................... 45 Gambar 3.............................................................. 64 Gambar 3..................... 48 Gambar 3..... 58 Gambar 3...1 Tampilan Awal SIK UPT Puskesmas Gambirsari..............................................................4 Tampilan Menu Home pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ............................................ 57 Gambar 3................................ 53 Gambar 3.................................................................7 Tampilan Menu Query atau tampilan datapada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ........6 Tampilan Menu Input Data pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari .........................................................9 Tampilan Menu Pelaporanpada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ....................3 Alur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat di UPT Puskesmas Gambirsari ...........................................................10 Tampilan Menu Grafikpada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ............................................12 Form Registrasi Pasien ................................................ 61 Gambar 3...........5 Tampilan Menu File pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ........................ 59 Gambar 3.........................................

..17 Tempat Pendaftaran Pasien UPT Puskesmas Gambirsari ..........15 Tampilan Menu Lihat Datapada Primary Care UPT Puskesmas Gambirsari ........................................................................ 81 viii ......1 Desain Ulang Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas Gambirsari .................................................... 70 Gambar 3............................. 67 Gambar 3.. 71 Gambar 3...........16 Tampilan Menu Tools pada Primary Care UPT Puskesmas Gambirsari ....13 Tampilan Format Pengisian Hasil Pemeriksaan Pasien Pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari ....... 69 Gambar 3.......................................................................................Gambar 3...........14 Tampilan Menu Entry Data pada Primary Care UPT Puskesmas Gambirsari ................................ 72 Gambar 4...........................

DAFTAR LAMPIRAN ix .

TDF : Terminal Digit Filing. KTB : Kartu Tanda Berobat. 5. 30. 2. KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien. 16. P-Care : Primary Care. 7. 14. BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial. 24. 22. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan. 17. x . SSNS : Social Security Numbering System. DEPKES : Departemen Kesehatan. 21. 10. DAFTAR SINGKATAN 1. FNS :Family Numbering System. LB : Laporan Bulanan. SNS : Serial Numbering System. KIB : Kartu Identitas Berobat. LT : Laporan Tahunan. PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan. 3. SIK : Sistem Informasi Kesehatan. MDF : Middle Digit Filing. 26. IGD : Instalasi Gawat Darurat. 18. KTP : Kartu Tanda Penduduk. 28. SIM : Sistem Informasi Manajemen Puskesmas. 27. ICD : International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems. 29. 19. 25. SNF : Straight Numerical Filing. 15. 23. TPPGD : Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat. SIMPUSTU : Sistem Informasi Manajemen Puskesmas Pembantu. JAMKESMAS : Jaminan Kesehatan Masyarakat. DRM : Dokumen Rekam Medis. UNS : Unit Numbering System. 20. 11. 8. SUNS : Serial Unit numbering System. ASKES :Asuransi Kesehatan. 13. KTPK : Kartu Tanda Pengenal Keluarga. 12. Puskesmas : Pusat Kesehatan Masyarakat. 4. 9. 6.

xi .

BAB I PENDAHULUAN A. Secara administrasi puskesmas merupakan perangkat pada tingkat II dan bertanggungjawab secara teknis dan administrative kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. Menurut Permenkes No. Pengelolaan rekam medis tersebut akan menghasilkan sebuah informasi yang penting untuk keperluan manajemen dalam pengambilan kebijaksanaan dan untuk meningkatkan mutu pelayanan yang ada di puskesmas. oleh karena itu diperlukan sebuah alur dan prosedur 1 .269/Menkes/Per/III/2008. hasil pemeriksaan. Puskesmas merupakan sarana pelayanan kesehatan tingkat pertama yang mempunyai peranan penting karena puskesmas dijadikan tempat pertolongan pertama bagi masyarakat menengah ke bawah. lengkap dan jelas. rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien. Rekam medis harus dibuat secara tertulis. serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. sedangkan secara hierarki pelayanan pada tingkat I fasilitas kesehatan (Primary Health Care). Pengelolaan rekam medis di puskesmas tidak kalah penting dengan pengelolaan rekam medis di rumah sakit. Latar Belakang Puskesmas adalah suatu kesatuan organisasi kesehatan yang merupakan pusat pembangunan kesehatan masyarakat yang juga memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. pengobatan yang telah diberikan. atau secara elektronik.

Tujuan seorang perekam medis mengetahui tentang ergonomi dimaksud agar tercapai efisiensi. ukuran peralatan kerja. Berdasarkan keterangan diatas. atau dikenal dengan istilah ergonomi. sehingga dapat menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. pencahayaan dan kebutuhan peralatan pekerjaan di unit rekam medis. seorang perekam medis harus mengetahui hal – hal yang berkaitan dengan tata letak. keamanan. B. Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikembangkan kesesuaian desain atau rancangan ruangan dan perlengkapan. kenyamanan dan keselamatan dalam bekerja. 2 rekam medis guna terkumpulnya data dan memudahkan dalam pengelolaan data yang ada. penulis membuat laporan dengan judul “ Pengelolaan Rekam Medis dan Informatika Kesehatan di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta Tinjauan Terhadap Sistem Rekam Medis dan Ergonomi “. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas. Dalam pelaksanaan pekerjaan di unit rekam medis. work flow dan work space. dirumuskan sebuah permasalahan yaitu “ Bagaimana pengelolaan rekam medis dan informatika kesehatan ditinjau dari sistem rekam medis dan ergonomi di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta?” . serta kenyamanan lingkungan yang ada di unit rekam medis.

Mengetahui pengelolaan data rekam medis melalui Sistem Manajemen Informasi Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem Informasi P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. Meningkatkan kerjasama yang baik antara UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta dengan APIKES Citra Medika Surakarta. b. Bagi Akademik a. e. Mengetahui sistem dan subsistem rekam medis di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. D. 2. Tujuan Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut : 1. Manfaat Manfaat penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta a. Mengetahui alur dan prosedur rekam medis di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. d. 2. b. Mengetahui sejarah dan tujuan rekam medis di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. 3 C. Tujuan Umum Mahasiswa dapat mengetahui pengelolaan rekam medis dan informatika kesehatan ditinjau dari aspek alur prosedur dan ergonomi desain loket pendaftaran di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. . b. Sebagai masukan dan pertimbangan dalam meningkatkan pelayanan kesehatan di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. Menganalisis dan mendesain ulang desain ruang pendaftaran yang ada di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. c. Tujuan Khusus a. Sebagai bahan referensi bagi perpustakaan dan menambah koleksi buku- buku perpustakaan. Sebagai pertimbangan bagi akademik dalam merancang hal yang lebih baik untuk kedepannya.

3. . Lingkup Materi : Pengelolaan sistem rekam medis kesehatan terhadap tinjauan alur prosedur dan desain ruang pendaftaran. Bagi Mahasiswa a. 4 3. Lingkup Keilmuan : Rekam Medis dan Informatika Kesehatan. Sebagai acuan belajar agar dapat lebih baik kedepannya. Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mahasiswa dalam hal mengatasi permasalahan yang timbul di lapangan. Mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah dengan praktik lapangan. Lingkup Lokasi : UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. 5. Ruang Lingkup Ruang lingkup rekam medis dapat penulis uraikan sebagai berikut : 1. 2. E. c. Lingkup Metode : Observasi dan Wawancara. Lingkup Waktu : 8 Mei 2017 – 3 Juni 2017. 4. b.

rumah sakit di Barholomeus. sudah mulai masuk ke unit pelayanan kesehatan tingkat pertama seperti di puskesmas. Puskesmas juga mengenal sistem family folder yang digunakan sebagai acuan dalam penyimpanan. 5 . Rekam medis sebagai catatan dan ingatan tentang praktik kedokteran yang telah ditemukan kurang lebih 25. Pada abad 17-18 mulai dikenal ilmu statistik sehingga peranan data rekam medis semakin diperlukan. Pada jaman pertengahan. Inggis mulai menyimpan catatan pengelolaan pasien. Sejak tahun 1900an. Perkembangan rekam medis yang sangat pesat. London. rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien. Puskesmas merupakan unit terpadu dan menyeluruh yang melaksanakan pelayanan kesehatan di tingkat kecamatan. 269/Menkes/Per/III/2008. BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. pemeriksaan. Sejarah dan Tujuan Rekam Medis 1. Alur pasien atau rekam medis yang ada di puskesmas masih sangat sederhana dilakukan secara manual.000 tahun sebelum masehi. sudah dikenal pula kartu berobat yang sekarang dinamakan Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK). Kemudian Ibnu Sina (980-1037) mengembangkan ilmu kedokteran sebagai catatan pada jaman hippocrates. tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Sejarah Rekam Medis di Puskesmas Menurut Permenkes No.

Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar. 2006 adalah sebagai berikut : a. di puskemas menggunakan berbagai macam formulir rekam medis. 2. Aspek Medis Suatu rekam medis mempunyai nilai medik. Aspek Hukum . karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. maka tertib administrasi tidak akan berhasil. tergantung sasarannya. Formulir yang digunakan di puskesmas adalah formulir yang didesain sangat sederhana dan masih digunakan sampai sekarang. 6 Rekam medis di sarana pelayanan kesehatan primer seperti di puskesmas merupakan salah satu sumber data penting yang nantinya akan diolah menjadi informasi. c. Pada jangka waktu tertentu informasi tersebut akan dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota (DKK) untuk dijadikan bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan. Aspek Administrasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi. Jenis kartu atau formulir rekam medis yang digunakan di puskesmas sangat bervariasi. karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Untuk menunjang pelaksanaan rekam medis yang lebih baik. b. Adapun kegunaan Rekam Medis menurut Depkes.

f. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. sistem . Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan. 7 Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi si pengguna. karena isinya menyangkat sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dapat dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban. e. karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologi dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen yang saling dihubungkan oleh suatu proses atau struktur dan berfungsi dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi dalam rangka upaya menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan. Sistem dan sub sistem rekam medis meliputi : sistem penamaan. dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. d. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang. B. g. karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi.

diutamakan nama keluarganya. minimal dua suku kata. Prinsip utama yang ditaati oleh petugas pendaftaran di puskesmas adalah nama pasien harus lengkap. sistem penyimpanan. Contoh : Nama dalam indeks ditulis Dewi Dewi b. diharapkan nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan (Shofari. Untuk menjaga informasi medis agar tetap berkesinambungan maka di puskesmas . 8 penomoran. a. assembling. 2002). 2002). retensi dan pemusnahan serta analizing dan reporting (Shofari. Nama orang yang terdiri dari satu kata. Joko 2. indexing. Dalam sistem penamaan rekam medis. diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Sistem Penomoran Sistem penomoran rekam medis sangat berperan penting dalam memudahkan pencarian berkas apabila pasien datang kembali berobat disarana pelayanan kesehatan khususnya puskesmas. Nama Tunggal Nama orang dapat terdiri dari satu kata atau lebih. Nama Majemuk Nama orang Indonesia yangmajemuk dan ditulis menjadi satu. Contoh : Nama dalam indeks ditulis Joko Santoso Santoso. ditulis sebagaimana nama itu ditulis. Contoh : Nama dalam indeks ditulis Siti Aminah Siti Aminah c. sistem penjajaran. coding. 1. Nama Keluarga Nama orang Indonesia yang menggunakan nama keluarga. Sistem Penamaan Tata cara penulisan nama seseorang bertujuan untuk membedakan satu pasien dengan pasien lainnya dan untuk memudahkan dalam pengindeksan KTPK.

Hal ini dikarenakan setiap kali pasien datang bertambah juga dokumen rekam medis. karena setiap pasien datang akan memiliki dokumen rekam medis baru untuk disimpan pada rak yang sesuai dengan metode penyimpanan. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System) Pada sistem ini setiap pasien yang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan akan mendapatkan satu nomor rekam medis (dokumen rekam medis) ketika pasien tersebut pertama kali datang dan tercatat sebagai . b. Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu sebagai petunjuk pemilik dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan. 9 menggunakan sistem penomoran. angka tengah. Pemberian Nomor Seri (Serial Numbering System) Pada sistem ini. Dengan demikian maka dijumpai kelompok angka awal. untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah tersimpan di filing. Selain itu akan mempercepat penuhnya rak penyimpanan dokumen rekam medis. masing-masing kelompok terdiri dari dua angka. Nomor rekam medis terdiri dari 8 angka (digit) yang terbagi menjadi 3 kelompok. angka akhir. Meskipun dengan cara ini akan menggunakan banyak formulir rekam medis. Ada tiga sistem pemberian nomor pasien masuk yaitu : a. Bila pasien datang berobat untuk kunjungan berikutnya petunjuk yang digunakan yaitu buku register dengan cara menanyakan nama dan tanggal terakhir berobat. KIB barcode/KTB tidak diperlukan karena seorang pasien dapat memiliki lebih dari KIB barcode/KTB.

. 10 pasien di puskesmas tersebut. Hal ini karena pada pasien lama akan dicarikan dokumen rekam medisnya yang lama. Ada dua sistem penomoran secara Unit yaitu : a) Social Security Numbering System yaitu pemberian satu nomor rekam medis kepada satu pasien dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya. b) Family Numbering System yaitu pemberian satu nomor rekam medis yang digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya. Kekurangannya adalah pelayanan pasien lama akan lebih lama dibanding dengan sistem penomoran seri. setelah ketemu baru pasien akan mendapatkan pelayanannya. Nomor (dokumen) rekam medis ini dapat dipergunakan untuk semua pelayanan kesehatan yang ada di puskesmas yang bersangkutan. Contoh : 20 = kode wilayah 8439 = nomor rekam medis keluarga 00 = status dalam keluarga Kelebihan pada Unit Numbering System adalah informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder. Dengan demikian setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan kesehatan atau puskesmas. tanpa membedakan pelayanan rawat jalan/rawat darurat.

Ada 3 penjajaran dokumen rekam medis yaitu : a. Pada tempat dokumen lama diberikan petunjuk penggabungan ke tempat dokumen yang baru. Straight Numerical Filing . 2011) 3. (Budi. informasi klinis pada saat pelayanan tidak disertakan. 2002). Pada sistem ini dokumen rekam medis lama akan digabung dengan dokumen rekam medis baru dan selanjutnya digabung dengan menggunakan nomor (dokumen) baru. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System) Sistem ini merupakan perpaduan antara sistem seri dan unit yaitu dengan memberikan nomor baru (dokumen rekam medis baru) kepada seluruh pasien yang berkunjung tetapi kemudian untuk pasien lama akan dicarikan dokumen rekam medisnya. Kelebihan dari sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama semua pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru untuk dibuatkan dokumen baru. Kekurangannya yaitu petugas akan mencari dokumen pasien lama dan menggabungkan dengan dokumen yang baru. 11 c. sehingga petugas pelayanan tidak dapat melihat pelayanan yang telah diberikan kepada pasien pada kunjungan sebelumnya. (Shofari. Sistem Penjajaran Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lainnya.

2) Terjadinya konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar. Kekurangan : . 3) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa terhindar dari timbulnya rak-rak kosong. b. Kekurangan : 1) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan karena tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertaggungjawab pada rak-rak penyimpanan tertentu. Contoh : 20 – 21 – 22 21 – 21 – 22 22 – 21 – 22 Kelebihan : 1) Penambahan dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata keseratus kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. 2) Petugas filing tidak berdesak-desakkan di satu tempat dimana dokumen rekam medis tersebut disimpan. Terminal Digit Filing Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan data rekam medis dengan menjajarkan folder data rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhir. disebut penyimpanan langsung. 12 Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan berdasarkan angka belakang. 2) Mudah mencari dokumen rekam medis dalam jumlah banyak dengan berurutan. Contoh : 26 – 90 – 89 26 – 90 – 90 26 – 90 – 91 Kelebihan : 1) Memudahkan dalam melatih petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan dokumen rekam medis.

Kekurangan : 1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang cukup lama. Contoh : 22 – 23– 24 22 – 23– 25 22 – 23– 26 Kelebihan : 1) Memudahkan pengambilan seratus dokumen rekam medis yang nomornya berurutan. 2) Membutuhkan biaya awal yang besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu. Middle Digit Filing Sistem penjajaran dengan sistem angka terakhir yang sistem penyimpanan data rekam medisnya dengan menjajarkan folder data rekam medis berdasarkan urutan nomorrekam medis pada dua angka kelompok tengah. 3) Kelompok seratus dokumen rekam medis yang nomornya berurutan pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok seratus dokumen rekam medis untuk sistem angka tengah. 4. c. Sistem Penyimpanan Dokumen rekam medis termasuk arsip seperti pada ketentuan yang ditinjau dalam UU No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok . 2) Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section apabila rekam medis dialihkan ketempat penyimpanan inaktif. 2) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem nomor akhir. 13 1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam sistem angka akhir mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung.

Desentralisasi . Sentralisasi Penyimpanan dokumen rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi satu dalam satu folder (map). Untuk menjaga kerahasiaan ditempat penyimpanan hanya petugas yang berkepentingan yang boleh didalam ruangan tersebut. 4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. maka dokumen rekam medis harus dikelola dan dilindungi sehingga aman dan terjaga kerahasiaannya. 14 kearsipan. Ada dua cara penyimpanan dokumen didalam penyelenggaraan rekam medis (Depkes. Syarat dokumen rekam medis yang dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar fomulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis. Kelebihan : 1) Mengurangi terjadinya duplikasi data dalam penyimpanan dan pemeliharaan rekam medis. b. Penyimpanan dokumen rekam medis mempunyai arti penting karena berhubungan dengan riwayat penyakit pasien dan kerahasiaan yang terkandung di dalamnya. 2006) : a. 2) Mengurangi jumlah biaya yang dipegunakan untuk peralatan dan ruangan. 3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mulai distandarisasi. Kekurangannya yaitu tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

15 Rekam medis pelayanan kesehatan disimpan di satu tempat penyimpanan. Kelebihan : 1) Beban kerja petugas lebih ringan. sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. ispa. PAK. 6. tetanus. Laporan Bulanan Sentinel (SST) Laporan triwulan meliputi laporan kegiatan puskesmas antara lain : 1) LBIS adalah data penyakit dapat dicegah dengan imunisasi. khusus untuk puskesmas dengan tetanus taksoid. sedangkan penyimpanan rekam medis pasien rawat inap disimpan di bagian catatan medis. Berikut jenis dan perode laporan sebagai berikut (Depkes RI. Untuk puskesmas sentinel (dirujuk). Jenis – jenis pelaporan yang ada di puskesmas menurut Depkes RI (2006): a. 2) Terjadi duplikasi data dalam pembuatan dokumen rekam medis. P2M) 4) LB 4 (Data Kegiatan Puskesmas) b. berasal dari kartu atau status rekam medis pasien). dan diare. 2) LB 2 (Data Obat-obatan) 3) LB 3 (Data Kesehatan Ibu dan Anak. Gizi. Kekurangan : 1) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. 2) LBIS2 adalah data KIA. c. Imunisasi. gizi. 3) LT3 (Data Peralatan). Laporan ini dibuat paling lambat tanggal 10 Januari tahun berikutnya dan dilakukan satu kali saja. Sistem Pemusnahan dan Retensi . 2) LT2 (Data Kepegawaian). 2) Efisien waktu. 2006) . Laporan bulanan yang harus dilakukan oleh puskesmas : 1) LB 1 (Data Kesakitan. Laporan Tahunan Laporan tahunan meliputi : 1) LT1 (Data dasar Puskesmas). Sistem Pelaporan Sistem pelaporan berfungsi sebagai pengumpul data pengolahan data rekam medis sehingga dapat menghasilkan untuk keputusan managemen. 5.

indeks operasi. Indeks dibagi menjadi indeks penyakit. serta disebabkan karena alam. 2) Bila sudah berobat. maka pasien tersebut di minta menunjukan KTPK (Kartu Tanda Pengenal Keluarga). Dokumen yang diabadikan. Retensi dokumen rekam medis dibedakan menjadi dua berdasarkan nilai gunanya. yaitu: a. Prosedur pendaftaran pasien a. Secara Manual 1) Tempat pendaftaran pasien harus memastikan terlebih dahulu apakah pasien atau keluarga pasien tersebut sudah pernah berobat ke puskesmas tersebut atau belum. kemudian dicatat nomer rekam . Dokumen yang dimusnahkan Dokumen yang dimusnahkan adalah dokumen yang rusak dan tidak bisa dibaca. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas 1. kelembaban suhu yang menimbulkan jamur. 8) Buku register b. antara lain: 1) Ringkasan masuk dan Ringkasan keluar 2) Resume Penyakit 3) Lembar Operasi 4) Lembar identifikasi bayi lahir hidup 5) Lembar persetujuan 6) Lembar kematian 7) Indeks. dimakan rayap. indeks pasien. C. indeks kematian dan indeks dokter. 16 Retensi adalah pemisahan antara dokumen aktif dan dokumen in aktif.

17

medis (no indek) pasien pada buku register pendaftaran, kemudian di

carikan dokumen atau berkas rekam medisnya,
3) Apabila pasien sudah pernah berobat dan tidak membawa KTPK,

maka ditanyakan nama, alamat, identitas pendukung lainnya,

kemudian dicarikan data pasien pada kartu index utama pasien

(KIUP). Apabila sudah ditemukan maka di carikan dokumen atau

berkas rekam medis pasien tersebut,
4) Bila pasien atau keluarga pasien tersebut belum pernah berobat maka

di buatkan KTPK dan kartu index utama pasien baru dan di catat di

dokumen rekam medis dengan lengkap, jelas dan benar di catat pula

pada buku register pendaftaran,
5) KTPK dan resep di jadikan satu dengan status rawat jalan pasien

untuk di distribusikan ke poli yg di tuju,
6) Setelah mengetahui poli yang dituju pasien di persilahkan membayar

sesuai dengan ketentuan yang berlaku (khusus untuk pasien umum

atau pasien yang tidak memiliki ASKES),
7) Mendistribusikan dokumen atau berkas rekam medis pasien sesuai

dengan tujuan pengobatan pasien dengan menggunakan buku

ekspedisi (contoh buku ekspedisi terlampir),
8) Melaksanakan pencocokan jumlah pasien sesuai dengan jenis – jenis

pasien,
9) Membuat rekapitulasi harian pasien (mencocokkan jumlah pasien

sesuai dengan jenis pasien yang datang di puskesmas).
b. Secara Komputerisasi
1) Tempat pendaftaran pasien harus memastikan terlebih dahulu apakah

pasien atau keluarga pasien tersebut sudah pernah berobat ke

puskesmas tersebut atau belum,

18

2) Bila sudah berobat, maka pasien tersebut diminta menunjukan KTPK.

Kemudian di catat nomer rekam medis pasien pada resep sesuai

dengan jenis pasiennya (UMUM, BPJS JKN PBI dan Non PBI,

ASKES, gratis, lain-lain) untuk kemudian dicatat pada register

pendaftaran di komputer,
3) Apabila pasien sudah pernah berobat dan tidak membawa KTPK,

maka ditanyakan nama, alamat, dan identitas pendukung lainnya,

kemudian dicarikan data pasien pada komputer sesuai dengan data

pendukung yang ada, bila sudah ditemukan nomer index pasien

tersebut maka segera dicatat di resep untuk kemudian dicarikan berkas

rekam medisnya,
4) Bila pasien atau keluarga pasien tersebut belum pernah berobat maka

dibuatkan KTPK dan Kartu Indeks Utama Pasien baru dan dicatat di

dokumen rekam medis dengan lengkap, jelas dan benar dicatat pula

pada buku register pendaftaran,
5) KTPK dan resep dijadikan satu dengan status rawat jalan pasien untuk

didistribusikan ke poliklinik yang dituju,
6) Setelah mengetahui poliklinik yang dituju pasien dipersilahkan

membayar sesuai dengan ketentuan yang berlaku (khusus untuk pasien

umum atau pasien yang tidak memiliki jaminan) dikasir dan

menunggu panggilan dari poliklinik yang bersangkutan,
7) Mendistribusikan dokumen atau berkas rekam medis pasien sesuai

dengan tujuan pengobatan pasien dengan menggunakan buku

ekspedisi (contoh buku ekspedisi terlampir),
8) Melaksanakan pencocokan jumlah pasien sesuai dengan jenis- jenis

pasien,

19

9) Membuat rekapitulasi harian pasien (pencocokan jumlah pasien sesuai

dengan jenis pasien yang datang di puskesmas).
2. Prosedur pengelolaan rekam medis di Puskesmas
a. Assembling
Assembling adalah salah satu bagian unit rekam medis yang

mempunyai fungsi sebagai peneliti kelengkapan isi an merakit dokumen

rekam medis sebelum disimpan. Formulir yang digunakan di Assembling

yaitu kertu kendali yang merupakan formulir berwujud kartu dan

digunakan untuk mengendalikan dokumen rekam medis yang belum

lengkap.
b. Coding dan Indexing
Coding dan indexing adalah salah satu bagian dalam unit rekam

medis yang mempunyai tugas pokok mencatat dan meneliti kode

penyakit serta diagnosis yang ditulis dokter.
c. Analizing dan Reporting
Analizing dan Reporting adalah salah satu bagian dalam rekam medis

yang tugasnya mengumpulkan data kegiatan dari unit pelayanan

kesehatan. Berfungsi untuk menganalisa semua data rekam medis yang

masuk ke unit rekam medis untuk diolah menjadi sebuah informasi yang

disajikan dalam bentuk laporan guna mengambil keputusan manajemen.
d. Filling
Filling di dalam rekam medis bertanggungjawab terhadap

penyimpanan, retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis. Formulir
yang digunakan di filling adalah tracer yaitu kartu yang menunjukkan kemana

pindahnya dokumen tersebut. Isi dari tracer meliputi nomor rekam medis, nama

pasien, tanggal peminjaman, nama dan unit pengguna, tujuan pengambilan dan

tanggal pengambilan. Sedangkan kegunaan dari tracer adalah untuk

20

memudahkan pengambilan dokumen rekam medis dan mencatat apabila

dokumen rekam medis itu hilang. (Shofari, 2002)

D. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem Informasi

P-Care.

1. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)
SIMPUS adalah suatu tatanan manusia atau peralatan yang menyediakan

informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam mencapai

sasaran kegiatannya. Adapun alurnya :
a. Pasien lama yang membawa KTPK
1) Pasien datang menuju loket pendaftaran lalu menyerahkan KTPK,
2) Petugas mengambilkan berkas rekam medis pasien,
3) Petugas menuliskan karcis pelayanan berdasarkan jenis pasien,
4) Petugas menginputkan data sosial pasien dan poli yang dituju

berdasarkan nomer rekam medis ke poli yang ada di KTPK,
5) Mengantar dokumen rekam medis ke unit pelayanan medis yang

dituju.

b. Pasien yang punya KTPK tetapi lupa tidak membawa KTPK
1) Pasien menuju bagian pendaftaran,
2) Petugas menanyakan identitas sosial pasien lalu nomor rekam

medisnya dicarikan di SIMPUS J-Care ,
3) Setelah menemukan nomor rekam medisnya, petugas mengambil

dokumen, lalu membuatkankarcis pelayanan berdasarkan jenis pasien,
4) Petugas menginputkan data pasien ke dalam SIMPUS J-Care,
5) Mengantar dokumen ke unit pelayanan medis yang dituju.
c. Pasien baru yang keluarganya yang sudah memiliki KTPK
1) Pasien datang ke bagian pendaftaran,
2) Petugas bertanya apa sebelumnya sudah pernah berobat, apabila

belum pernah tetapi keluarganya ada yang sudah pernah berobat,

petugas mencari data keluarga pasien tersebut di SIMPUS J-Care,

dimana datanya dapat langsung terbaca di fasilitas kesehatan rujukan. 6) Mengantar dokumen ke unit pelayanan medis yang dituju. bagian penegakan diagnosa. lalu dimasukkan ke map family folder serta dibuatkan KTPK untuk pasien baru. hingga pemeriksaan laboratorium. Pasien baru yang keluarganya belum mempunyai KTPK 1) Pasien datang ke bagian pendaftaran. Selain kedua fungsi tersebut terdapat fitur tambahan seperti preview data kunjungan. Berikut menu fungsi pada P-Care : a. jumlah peserta BPJS yang terdaftar di suatu fasilitas kesehatan primer. pemberian terapi. diambilkan dokumen rekam medis keluarganya dan dibuatkan formulir rekam medis untuk pasien baru tersebut. 5) Menginputkan data pasien baru ke SIMPUS J-Care. Pendaftaran Pasien. . dalam hal ini entry data dilakukan oleh dokter atau petugas balai pengobatan. 2) Petugas bertanya apakah sebelumnya pasien atau keluarga pasien ada yang pernah berobat atau belum?. bila belum pernah berobat dibuatkan formulir rekam medis pasien baru. 3) Dibuatkan karcis pelayanan berdasarkan jenis pasien. 2. d. 4) Mengantar dokumen rekam medis ke unit pelayanan medis yang dituju. 21 3) Setelah menemukan nomor rekam medis. 4) Membuat karcis pelayanan berdasarkan jenis pasien. Pelayanan Pasien. dalam hal ini entry data dilaksanakan oleh petugas pendaftaran. b. terdapat fitur pembuatan rujukan. Sistem Informasi P-Care P-Care (Primary Care) adalah sistem informasi pelayanan pasien yang ditujukan untuk pasien yang berstatus BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) berbasis komputer maupun online yang ditujukan bagi pelayanan primer (puskesmas) dan didalamnya melakukan pengolahan data mulai dari pendaftaran. dan pengolahan data tenaga medis serta fitur penggantian password.

b. Melakukan uji terhadap pemakai produk. Kebutuhan pemakai dapat didefinisikan berdasarkan kebutuhan dan orientasi pasar. Konsep tersebut adalah desain untuk reliabilitas. Ergonomi Desain Ruang Kerja 1. Melakukan analisis pada tugas-tugas desain produk. dan efisien dalam pemakaian. ruangan kerja dan lingkungan sehingga manusia dapat hidup dan bekerja secara sehat. Mereka menyatakan bahwa ergonomi adalah kemampuan untuk menerapkan informasi menurut karakter manusia. e. lamanya waktu pemakaian. Fungsi produk secara detail. . Pengertian Ergonomi Salah satu definisi ergonomi yang menitikberatkan pada penyesuaian desain terhadap manusia adalah dikemukakan oleh Annis & McConville (1996) dan Manuaba (1999). nyaman dan efisien. c. wawancara langsung dengan pemakai produk yang potensial dan menggunakan pengalaman pribadi. Selanjutnya agar setiap desain produk dapat memenuhi keinginan pemakainya maka harus dilakukan melalui beberapa pendekatan sebagai berikut: a. mesin dan sistemnya. Fungsi spesifik produk yang dapat memuaskan pemakai harus dijelaskan secara detail melalui daftar item masing-masing fungsi produk. Sedangkan Pulat (1992) menawarkan konsep desain produk untuk mendukung efisiensi dan keselamatan dalam penggunaan desain produk. Mengembangkan produk. Mengetahui kebutuhan pemakai. 22 E. kemudahan dalam pemakaian. kapasitas dan keterbatasannya terhadap desain pekerjaan. aman. kenyamanan. d.

posisi kerja berdiri juga mempunyai Kelebihan maupun Kekurangan. operation friendly dan maintenance friendly. atau melakukan gerakan dengan posisi kepala yang tidak alamiah. Di samping hal-hal tersebut di atas di dalam mendesain suatu produk yang sangat penting untuk diperhatikan adalah suatu desain yang berpusat. Untuk maksud tersebut Pulat (1992) dan Clark (1996) memberikan . apabila tenaga kerja harus bekerja untuk periode yang lama. maka faktor kelelahan menjadi utama. Untuk meminimalkan pengaruh kelelahan dan keluhan subjektif maka pekerjaan harus didesain agar tidak terlalu banyak menjangkau. installation friendly. faal. Menurut Sutalaksana (2000). biomekanik dan psikologis kompatibel dengan manusiapemakainya. Di dalam mendesain suatu produk maka harus berorientasi pada production friendly. Namun demikian mengubah posisi duduk ke berdiri dengan masih menggunakan alat kerja yang sama akan melelahkan. sehingga aktivitas kerja yang dilakukan lebih cepat. 23 Lebih lanjut. a. Pada dasarnya berdiri itu sendiri lebih melelahkan daripada duduk dan energi yang dikeluarkan untuk berdiri lebih banyak 10 -15% dibandingkan dengan duduk. distribution friendly. Desain Stasiun Kerja dan Sikap Kerja Berdiri Selain posisi kerja duduk. posisi berdiri juga banyak ditemukan di perusahaan. membungkuk. Pada desain stasiun kerja berdiri. kuat dan teliti. suatu desain produk disebut ergonomis apabila secara antropometris. Seperti halnya posisi duduk. bahwa sikap berdiri merupakan sikap siaga baik fisik maupun mental.

3) Untuk pekerjaan yang memerlukan penekanan dengan kuat. material dan kontainer dengan berbagai jenis. ke bawah.5 kg) 3) Sering menjangkau ke atas. dan ke samping 4) Sering dilakukan pekerjaan dengan menekan ke bawah dan diperlukan mobilitas tinggi. di mana pekerja sering memerlukan ruangan untuk peralatan. tinggi landasan kerja adalah 15-40 cm di bawah tinggi siku berdiri. secara prinsip hampir sama dengan desain ketinggian landasan kerja posisi duduk. 24 pertimbangan tentang pekerjaan yang paling baik dilakukan dengan posisi berdiri adalah sebagai berikut: 1) Tidak tersedia tempat untuk kaki dan lutut 2) Harus memegang objek yang berat (lebih dari 4. Desain Stasiun Kerja dan Sikap Kerja Dinamis Desain stasiun kerja sangat ditentukan oleh jenis dan sifat pekerjaan yang dilakukan. Grandjean (1993) memberikan rekomendasi ergonomis tentang ketinggian landasan kerja posisi berdiri didasarkan pada ketinggian siku berdiri sebagai tersebut berikut ini. Dalam mendesain ketinggian landasan kerja untuk posisi berdiri. tinggi landasan kerja adalah 10-15 cm di bawah tinggi siku berdiri. 2) Selama kerja manual. Sanders & McCormick (1987). Clark (1996) memcoba mengambil Kelebihan dari ke dua posisi tersebut dan . Manuaba (1986). tinggi landasan kerja adalah 5-10 cm di atas tinggi siku berdiri. Baik desain stasiun kerja untuk posisi duduk maupun berdiri ke duanya mempunyai Kelebihan dan Kekurangan. 1) Untuk pekerjaan memerlukan ketelitian dengan maksud untuk mengurangi pembebanan statis pada otot bagian belakang. b.

memberikan batasan ukuran ketinggian landasan kerja untuk pekerjaan yang memerlukan sedikit penekanan yaitu 15 cm di bawah tinggi siku untuk ke dua posisi kerja. Mengingat dimensi ukuran tubuh manusia berbeda- beda. Sedangkan Das (1991) dan Pulat (1992) menyatakan bahwa posisi duduk-berdiri merupakan posisi terbaik dan lebih dikehendaki daripada hanya posisi duduk saja atau berdiri saja. seperti pada tabel di bawah. dan 3) tinggi landasan kerja dengan kisaran antara 90-120 cm. maka desain stasiun kerja harus selalu mempertimbangkan antropometri pemakainya (user oriented). Helander (1995) dan Tarwaka (1995). merupakan Ketinggian yang paling tepat baik untuk posisi duduk maupun berdiri. Sedangkan pemilihan posisi kerja harus sesuai dengan jenis pekerjaan yang dilakukan. 25 mengkombinasikan desain stasiun kerja untuk posisi duduk dan berdiri menjadi satu desain dengan batasan sebagai berikut: 1) pekerjaan dilakukan dengan duduk pada suatu saat dan pada saat lainnya dilakukan dengan berdiri saling bergantian 2) perlu menjangkau sesuatu lebih dari 40 cm ke depan dan atau 15 cm di atas landasan kerja.beda . Selanjutnya dibuat kursi tinggi yang menyesuaikan ketinggian landasan kerja posisi berdiri dengan dilengkapi sandaran kaki agar posisi kaki tidak menggantung. Tabel 2. Hal tersebut disebabkan karena memungkinkan pekerja berganti posisi kerja untuk mengurangi kelelahan otot karena sikap paksa dalam satu posisi kerja.1 Pemilihan Sikap Kerja terhadap Jenis Pekerjaan yang Berbeda.

Menjangkau horizontal di luar daerah Berdiri Duduk – berdiri jangkauan optimum Berdiri Duduk – berdiri 4. ternyata mempunyai Kelebihan secara biomekanis di mana tekanan pada tulang belakang dan pinggang 30% lebih rendah di bandingkan dengan posisi duduk maupun berdiri terus menerus. Hal tersebut tentunya dapat dipakai sebagai pertimbangan dalam intervensi ergonomi. Standar keadaan fisik dan lingkungan rumah sakit diatur dalam . Sering berpindah-pindah Duduk Duduk – berdiri Duduk Duduk – berdiri Duduk – Berdiri berdiri Sumber: Helander (1995:60). Dari uraian tersebut di atas dapat ditarik suatu kesimpulan. Pekerjaan ringan dengan pergerakan berulang 5. Posisi duduk-berdiri yang telah banyak dicobakan di industri. Mengangkat >5 kg Berdiri Duduk – berdiri 2. sehingga penerapan posisi kerja duduk-berdiri dapat memberikan Kelebihan- Kelebihan bagi sebagian besar tenaga kerja. 26 Sikap Kerja yang Dipilih Pilihan Pilihan Jenis Pekerjaan Pertama Kedua 1. A Guide to the Ergonomics of Manufacturing. Masih menurut Helander (1995). bahwa suatu desain produk harus berpusat pada pemakainya (human centered). Inspeksi dan monitoring 7. Bekerja dibawah tinggi siku 3. Pekerjaan perlu ketelitian Duduk Duduk – berdiri 6.

perhatian terhadap keselamatan petugas. mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah menunjang pelayanan administrasi. mudah dicapai dari segala tempat dan mudah menunjang administrasi. bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Pengelolaan Rekam Medis Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluruh pasien. menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan. kelembaban. penerangan yang baik. b. Ruang penyimpanan yang baik. Penerangan atau lampu yang baik. pemeliharaan ruangan. 27 Kepmenkes No. Ruang Penyimpanan Rekam Medis Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluru pasien. pengaturan suhu ruangan. Ruang penyimpanan rekam medis sangat membantu dalam memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan . Alat penyimpanan yang baik. perhatian terhadap faktor keselamatan petugas. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit. 2. pemeliharaan ruangan. pengaturan suhu ruangan. Ruang Lingkup Rekam Medis a. pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran.

e) Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama. 2) Menurut Kepmenkes No. Ruang penyimpanan harus memperhatikan hal – hal sebagai berikut : 1) Suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18- 28˚C sedangkan kelembaban 50 % – 65 %. antara lain jamur.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan. mengurangi lalu lintas . Intensitas cahaya diruang kerja minimal 100 lux. Agar pencahayaan alami di ruang penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu tindakan sebagai berikut : a) Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak menimbulkan kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya. f) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia. Pemasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya debu. d) Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera diganti. 28 produktivitas pegawai yang ada di ruang penyimpanan rekam medis. hindarkan terjadinya kesilauan atau bayangan. c) Penempatan lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum dan lampu sering dibersihkan. rayap. b) Kontras sesuai kebutuhan. ngengat. karena Indonesia negara tropis. perusak atau pemakan kertas arsip. pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

(Wursanto. jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm. 1991 : 221). 29 pegawai lainnya. dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari. didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis masih banyak memanfaatkan ruangan bekas atau bangunan lama. 1991 : 24). Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindung dari debu dan kotoran dari luar. Rak terbuka dianjurkan h) Karena harganya lebih murah. ruangan lowong didepannya harus 90 cm. sehingga luas tempat ruangan penyimpanan . untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Jika menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris. akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. dan roll o’pack. i) Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang. petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat. (DepKes. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis. Luas Ruangan Penyimpanan Rekam Medis Kebanyakan di Indonesia untuk beberapa rumah sakit. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda . Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Pemeliharaan kebersihan yang baik. 3. lemari lima laci (five-drawer file cabinet). g) Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file unit). dianjurkan selebar 90 cm.

untuk beberapa rak atau almari yang nantinya akan digunakan didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis. Setiap petugas diruang penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal / petugas. karena hal ini akan lebih memudahkan petugas di dalam pengambilan rekam medis yang masih aktif dan akan lebih memudahkan di dalam melaksanakan pemusnahan berkas rekam medis. Konsep Tata Ruang dan Ergonomi . dan tidak memungkinkan terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi petugas di ruang penyimpanan. langit-langit kuat. Atap kuat dan tidak bocor. bersih. permukaan rata. f. Dinding bersih dan berwarna terang.5 sampai 3 meter dari lantai. terpelihara. d. berwarna terang. 30 tidak diperhitungkan. Struktur bangunan harus kuat.Warih Ambar) Persyaratan ruangan khusus dibagian penyimpanan rekam medis yaitu : a. kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya cahaya minimal 1/6 kali luas lantai. e. b. Luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak berkas rekam medis aktif dan in-aktif). c. ketinggian minimal 2. bersih. 5. Ruangan penyimpanan berkas rekam medis aktif dan in-aktif sebaiknya dipisahkan. tidak licin dan bersih. kedap air. Lantai terbuat dari bahan yang kuat. Luas jendela.(Ery Rustiyanto.

adalah : 1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.nyaman. b. atau mencegah terganggu oleh suara bising lainnya. Apabila dirinci. akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.serta perabotan kantor pada tempat yang tepat sehingga petugas dapat bekerja dengan baik. Tujuan Tata Ruang Menurut Sedarmayanti (1996 : 2) Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di atur secara tertib dan lancar. maka tujuan tata ruang kantor antara lain. 4) Mencegah pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui bagian tertentu.leluasa dan bebas untuk bergerak guna mencapai efisiensi kerja. . 3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja agar lebih efisien. Menurut Sedarmayanti (1996:92) “Tata ruang adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin.alat perlengkapan kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar. 2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan. sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Teori Tata Ruang Menurut George Terry Tata Ruang adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara rinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor – faktor fisik yang di anggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. 31 a.

6) Memberi kesan yang baik terhadap para pengunjung kantor. 32 5) Menciptakan kenyamanan kerja pegawai. 9) Perkembangan dan perluasan kegiatan kantor di kemudian hari. . 7) Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :Gerak pegawai yang sedang bekerja 8) Kemungkinan untuk pegawai memanfaatkan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

Perawat Gigi. Dalam meningkatkan upaya pemerataan pelayanan kesehatan di wilayah binaan. Tenaga Laboratorium. Pada mulanya UPT Puskesmas Gambirsari merupakan Puskesmas Pembantu (Pustu) Banyuanyar sehingga UPT Puskesmas Gambirsari merupakan puskesmas binaan dari UPT Puskesmas Banyuanyar. Asisten Apoteker. Tenaga kesehatan yang bekerja meliputi Dokter Umum. dan telah bersertifikat ISO 9001-2008. Erwin Windrawati. Perekam Medis dan Kesehatan Masyarakat. UPT Puskesmas Gambirsari dibantu oleh 2 pustu dimana pustu 37 . Karena kepadatan penduduk kelurahan Kadipiro meningkat. maka sejak tanggal 1 Januari 2009 Puskesmas Pembantu Gambirsari ditetapkan sebagai puskesmas induk dengan wilayah binaan kelurahan Kadipiro dan dibantu oleh 2 puskesmas pembantu yaitu Puskesmas Pembantu Clolo dan Puskesmas Pembantu Krembyongan. Dokter Gigi. Sekarang UPT Puskesmas Gambirsari beserta kedua pustunya dipimpin oleh drg. Bidan. Gambaran Umum UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta 1. Perawat. BAB III HASIL PENGAMATAN A. Sejarah UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta Puskesmas Gambirsari adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) dari Dinas Kesehatan Kota Surakarta yang merupakan puskesmas rawat jalan sejak tahun 2009. Wilayah kerja puskesmas adalah Kelurahan Kadipiro.

Jenis Pelayanan yang ada di UPT Puskesmas Gambirsari yaitu : a.00 RW 21 17 Puskesmas Keliling Kamis 08. Upaya kesehatan masyarakat 1) Kesehatan Ibu Anak dan Keluarga Berencana a) Pemantauan Wilayah Setempat b) Kelas Hamil c) Deteksi Dini Tumbuh Kembang Anak d) Dan lain-lain 2) Promosi Kesehatan a) Penyuluhan Kesehatan b) Pendataan dan Pembinaan UKBM c) Pendataan PHBS Rumah Tangga dan Institusi Pendidikan d) Dan lain-lain. 38 tersebut bertugas membantu kegiatan pelayanan kesehatan pada masyarakat yang wilayahnya jauh dari UPT Puskesmas Gambirsari.00 RW 24 b.00-10. 3) Program Gizi Masyarakat . Kegiatan lain yang terdapat di UPT Puskesmas Gambirsari adalah kegiatan Puskesmas Keliling (Pusling) yang dilaksanakan ± 8 kali dalam sebulan.1 Upaya Kesehatan Perorangan di UPT Puskesmas Gambirsari UPAYA KESEHATAN PERORANGAN No Jenis Pelayanan I* K* C* 1 Pemeriksaan Umum    2 Pemeriksaan Gigi dan Mulut    3 Pemeriksaan Kesehatan Ibu dan Anak    4 Konsultasi Keluarga Berencana    5 IVA Test    6 Imunisasi    7 Klinik Sanitasi  — — 8 Konsultasi Gizi  — — 9 Konsultasi Tuberkulosis  — — 10 Konsultasi HIV/AIDS  — — 11 Pelayanan Kesehatan Peduli Remaja  — — 12 Pemeriksaan Kesehatan Haji  — — 13 KIR Dokter / Calon Pengantin  — — 14 Visum Kematian  — — 15 Laboratorium    16 Farmasi    Senin 08. Upaya kesehatan perorangan Tabel 3.00-10.

5) Penyehatan Lingkungan a) Pengawasan sarana air minum. 3. Struktur organisasi di UPT Gambirsari sebagaimana terlampir. Visi dan Misi UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta a. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta 1. 4) Program Pencegahan Penyakit a) P2. Misi UPT Puskesmas Gambirsari 1) Memberikan pelayanan kesehatan secara professional. UPT Gambirsari memiliki struktur organisasi yang dapat mendukung pelaksanaan kegiatan. Depan/belakang nama ditulis Bp . Dll b) Penyakit Tidak Menular (PTM) c) Penyelidikan Epidemilogi d) Dan lain-lain. jamban keluarga. Diare. Struktur Organisasi UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta Demi terciptanya kerjasama yang baik antara petugas kesehatan di puskesmas. 2) Mendorong terwujudnya masyarakat berparadigma sehat. 39 a) Pemantauan Status Gizi Masyarakat b) Pemberian Makanan Tambahan c) Kelompok Pendukung Ibu d) Dan lain-lain. Sistem Pengelolaan Rekam Medis UPT Puskesmas Gambirsari a. SPAL b) Pembinaan penyehatan lingkungan dan pemukiman c) STBM d) Dan lain-lain. 3) Aktif berinovasi melindungi kesehatan masyarakat. Demam Berdarah. Visi UPT Puskesmas Gambirsari Waras Sebagai Gaya Hidup b. B. ISPA. 2. Sistem Penamaan Sistem penamaan berkas rekam medis di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan sistem penamaan sesuai dengan identitas pasien yang berobat dan perbedaan status sudah diterapkan dengan baik di UPT Puskesmas Gambirsari.

3 Penggunaan nomor indeks berdasarkan kode wilayah di UPT Puskesmas Gambirsari Puskesmas Dalam Wilayah Luar Wilayah Luar Kota . Sistem Penomoran Sistem Penomoran di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan Unit Numbering System (UNS). Di UPT Puskesmas Gambirsari nomor indeks pasien terdiri dari 8 digit. Dalam hal ini. empat digit berikutnya menunjukan nomor urut registrasi. Dua digit awal menunjukan kode wilayah. yaitu setiap pasien yang berkunjung ke puskesmas mendapatkan satu nomor indeks digunakan untuk selamanya. sedangkan untuk gelar atau title tidak di tulis. Contoh : Tabel 3. Nn (Nona) dan Sdr (Saudara). Penulisan identitas pasien disetiap formulir harus jelas karena menyangkut data dasar pasien (data sosial). satu nomor indeks digunakan untuk satu keluarga atau sering juga disebut dengan Family Numbering. 40 (Bapak). dan dua digit terakhir menunjukkan status dalam keluarga. Contoh : 20 0001 00 Status Keluarga Nomor Indeks Pasien Kode Wilayah Tabel 3. Bp Mujiyati Mujiyati.2 Sistem Penamaan di UPT Puskesmas Gambirsari Nama Ditulis Sartono Sartono. Sistem penomoran di UPT Puskesmas Gambirsari disesuaikan dengan cakupan masing-masing daerah atau sesuai dengan kode wilayah. Ny Andreas Andreas. An (Anak). Ny (Nyonya). An b.

Contoh : 202030 210001 220009 202031 210002 220010 202032 210003 220011 d..02 – 10 Keluarga yang tidak ada hubungan kandung …. yaitu map family folder yang disimpan jadi satu tempat penyimpanan. 01 Anak …. Sistem Penjajaran Sistem penjajaran berkas rekam medis di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan Straight Numerical Filing (SNF) dimana penjajaran berkas rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut- turut sesuai urutan nomornya dan sesuai dengan wilayah masing-masing. e.00 Istri . Sistem Penyusutan dan Pemusnahan . Ruang filing berada satu ruang dengan pendaftaran. pelayanan KIA. dan pelayanan KB. Sistem Penyimpanan Sistem Penyimpanan di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan sistem sentralisasi.. pelayanan kesehatan Gigi. Dokumen rekam medis pasien dalam satu keluarga disimpan dalam satu map family folder.4 Penggunaan nomor indeks berdasarkan status keluarga di UPT Puskesmas Gambirsari Indeks Kepala Keluarga …. baik itu dokumen dari pelayanan kesehatan Umum. 41 Puskesmas Gambirsari 200001-210000 900001-910000 X00001-X10000 Pustu Krembyongan 210001-220000 910001-920000 X10001-X20000 Pustu Clolo 220001-230000 920001-930000 X20001-X30000 Pusling RW 21 310001-320000 940001-950000 X30001-X40000 Pusling RW 24 320001-330000 950001-960000 X40001-X50000 Tabel 3.80 dst c..

Khusus unit SIK terdiri dari : data gizi. Unit Kesehatan Sekolah (UKS). kematian. penakit tidak menular. Meskipun dokumen rekam medis pasien telah di retensi tetapi UPT Puskesmas Gambirsari belum pernah melakukan pemusnahan. kesakitan. 42 UPT Puskesmas Gambirsari sudah melakukan retensi pada tahun 2016 yaitu pemisahan antara DRM aktif dan in aktif. Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (PKM). Dokumen yang in aktif adalah dokumen milik pasien yang sudah tidak berkunjung lagi ke UPT Puskesmas Gambirsari selama 2 tahun setelah kunjungan terakhir. Puskesmas Keliling (PUSLING) dan Pos Pelayanan Terpadu (POSYANDU) yang semuanya akan diserahkan . Sistem pencatatan dan pelaporan UPT Puskesmas Gambirsari dimulai sejak tahun 2009 sedangkan pada bulan februari 2015 ada perubahan aplikasi software SIMPUS. f. namun dengan adanya perkembangan teknologi laporan yang digunakan adalah SIK (Sistem Informasi Kesehatan) dan SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Puskesmas). Peran Serta Masyarakat (PSM). dari software SIMPUS milik CV Matkomindo Solusi Integra beralih ke software SIMPUS Web dan kira- kira pada akhir tahun 2015 aplikasi software SIMPUS Web dibrigding dengan aplikasi software P-care. pemberantasan penyakit menular.Data diperoleh dari Puskemas Pembantu (PUSTU). kesehatan lingkungan. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Sistem pencatatan dan pelaporan di UPT Puskesmas Gambirsari pada awalnya berupa SP2TP/SP3 (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas). serta Lembar Pemakian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).

1 Tampilan Awal SIK UPT Puskesmas Gambirsari Frekuensi pelaporan di UPT Puskesmas Gambirsari. Data dijnput ke dalam aplikasi software SIK. Untuk laporan bulanan UPT Puskesmas Gambirsari biasa melaporkan ke DKK Surakarta sebelum tanggal 10 bulan berikutnya. Gambar 3. meliputi : 1) Laporan Bulanan. 43 kepada penanggung jawab dari masing-masing kepala bagian pengelolaan dan pelaporan. Formulir yang digunakan meliputi : a) Laporan Gigi b) Laporan UKS c) Laporan Kesakitan d) Laporan Kematian e) Laporan Kesehatan Gigi f) Laporan Kesehatan Lingkungan g) Laporan Kegiatan Puskesmas h) Laporan KIA dan KB i) Laporan Penyakit Menular j) Laporan Penyakit tidak menular 1) Laporan Triwulan meliputi a) Laporan PSM ( Peran Serta Masyarakat ) b) Laporan PKM ( Penyuluhan Kesehatan Masyarakat ) .

seperti keracunan dan bencanan alam. Laporan tersebut dibuat apabila terdapat kejadian luar biasa. seperti demam berdarah. . diare dan polio. 3) Laporan KLB atau Wabah Selain format laporan diatas. dengan menggunakan formulir WI. Laporan tersebut berisi rekapan dari semua kegiatan yang ada di UPT Puskesmas Gambirsari selama satu tahun. b) Laporan Mingguan Laporan mingguan dibuat untuk melaporkan penyakit yang berpotensi wabah. 44 Laporan triwulan tersebut dilaporkan ke DKK Surakarta paling lambat tanggal 7 bulan berikutnya dari bulan terakhir triwulan. 2) Laporan Tahunan Laporan tahunan di buat dalam bentuk buku yang pada awalnya bernama POA (Plan of Action) dan pada saat ini menjadi RTP (Rencana Tahunan Puskesmas). juga terdapat laporan Kejadian Luar Biasa (KLB) atau Wabah Laporan KLB diantaranya adalah sebagai berikut: a) Laporan Harian Laporan dilaporkan dalam waktu 24 jam . Laporan dari 2 Puskesmas Pembantu (Krembyongan dan Clolo) diserahkan ke Puskesmas Induk di Gambirsari yaitu di bagian pengelola pencatatan dan pelaporan / pemegang program. Laporan tersebut dilaporkan dengan menggunakan formulir W2. Alur pelaporan di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta adalah sebagai berikut: a.

45 b. Pendaftaran C. Hasil dari olahan data tersebut di masukkan dalam formulir laporan sesuai dengan format Sistem Informasi Kesehatan (SIK). Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di UPT Puskesmas Kasir Gambirsari Kota Surakarta Menunggu Verifikasi Di Pendaftaran 1. Pelayanan pendaftaran yang dilaksanakan di UPT Puskesmas Gambirsari Menuju Ruang Pelayanan Kesehatan sudah menggunakan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) yang secara otomatis telahPanggilan Menunggu dibridging dengan P-care BPJS. Pelayanan Pemeriksaan pendaftaran yang diberikan meliputi : pendaftaran pasien dengan jenis Jaminan Kesehatan Nasional (PBIDi Pemeriksaan/Tindakan dan NonPelayanan Ruang PBI) dan Umum a. c. Prosedur Pelayanan Pendaftaran Pasien. Bagian Pengelola dan pencatatan laporan di Puskesmas Gambirsari menyusun data yang bersumber dari register-register maupun sensus harian. Alur dan Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Kesehatan Pemeriksaan Laboratorium Menerima Resep Menuju Pelayanan Obat Menyerahkan Resep Rujukan Rujukan Eksternal Internal Menerima Obat SELESAI . Untuk MULAI mengirimkan laporan ke Dinas Kesehatan Kota (DKK) Surakarta melalui flashdisk atau lewat format web yang telah ditentukan dari DKK. Laporan dari tiap-tiap program puskesmas baik dalam gedung maupun luar gedung juga diserahkan ke bagian pencatatan dan pelaporan / pemegang program. d.

e) Petugas menanyakan apakah punya kartu Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)/ kartu identitas sosial lainnya. d) Petugas menanyakan apakah pasien/ salah satu anggota keluarga sudah ada yang pernah datang berobat dan verifikasi tujuan unit pelayanan kesehatan (meminta nomor antrian). petugas meminjam kartu tersebut dan mengecek data pasien/ salah satu anggota keluarga di aplikasi SIMPUS J-Care untuk dicarikan nomor rekam medisnya. Apabila punya kartu Jaminan Kesehatan/ kartu identitas sosial lainnya. f) Apabila datanya tidak ditemukan di SIMPUS J-Care. g) Petugas mencatat identitas sosial pasien sesuai dengan kartu Jaminan Kesehatan/ kartu identitas sosial lainnya di buku alokasi . 46 Gambar 3. b) Pasien menunggu panggilan pendaftaran. petugas memberikan formulir rekam medis kosong kepada pasien untuk diisi data sosialnya. c) Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian (bagi pasien teridentifikasi berusia >= 60 tahun diutamakan pelayanannya.2 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas Gambirsari 1) Pasien Baru a) Pasien menuju mesin APM (Antrian Pasien Mandiri) untuk memilih jenis pelayanan dan mengambil print out nomor antrian (rangkap dua).

i) Petugas menyediakan blanko keterangan sehat bagi yang menginginkan surat keterangan sehat. Apabila pasien perlu dilakukan rujukan internal maka pasien akan dirujuk ke ruang pelayanan kesehatan lainnya seperti ruang konsultasi gizi dan laboratorium. 47 nomor rekam medis & penggunaan nomor rekam medis pasien baru. m)Petugas mendistribusikan rekam medis ke unit terkait. membuatkan karcis pelayanan. apabila pasien perlu dilakukan rujukan eksternal maka pasien aka dirujuk ke rumah sakit. stempel tanggalnya. l) Petugas mempersilahkan pasien menuju ke ruang tunggu unit pelayanan kesehatan tujuan. menempelkan nomor antrian pada karcis pelayanan . pasien menerima resep. j) Petugas meng-entry data rekam medis pasien di aplikasi SIMPUS J-Care. h) Petugas meminta rekam medis yang telah diisi oleh pasien untuk diisi nomor rekam medis. n) Pasien dipanggil menuju ke ruang pelayanan kesehatan untuk dilakukan pemeriksaan/tindakan. o) Setelah pelayanan kesehatan selesai. p) Pasien menuju pelayanan obat dan menyerahkan resep. k) Petugas memberikan KTB/ KIB barcode/ kartu JKN yang telah diberi label nomor rekam medis (menginformasikan penggunaan kartu tersebut kepada pasien) dan meminta uang retribusi (bagi jenis pasien umum dan KIR). 2) Pasien Lama . q) Setelah menerima obat pasien dipersilahkan pulang. jenis pasien.

l) Pasien menuju pelayanan obat dan menyerahkan resep. m)Setelah menerima obat pasien dipersilahkan pulang. d) Pasien menunjukkan KTB/ KIB barcode/ Kartu JKN/ Kartu identitas sosial lain dan petugas memverifikasi tujuan unit pelayanan kesehatan (meminta nomor antrian). e) Petugas membuatkan karcis pelayanan. mencari RM sesuai dengan identitasnya. i) Petugas mendistribusikan rekam medis ke unit terkait. j) Pasien dipanggil menuju ke ruang pelayanan kesehatan untuk dilakukan pemeriksaan/tindakan. . c) Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian (Bagi pasien teridentifikasi dengan KIB barcode kriteria umur >= 60 tahun diutamakan pelayanannya). memilih jenis pelayanan dan mengambil print out nomor antrian (rangkap dua). apabila pasien perlu dilakukan rujukan eksternal maka pasien akan dirujuk ke rumah sakit. g) Petugas memberikan KTB/ KIB barcode/ kartu JKN dan meminta uang retribusi (bagi jenis pasien umum dan KIR) h) Petugas mempersilahkan pasien menuju ke ruang tunggu unit pelayanan kesehatan tujuan. k) Setelah pelayanan kesehatan selesai pasien menerima resep. dan memberinya stempel. 48 a) Pasien menuju mesin APM (Antrian Pasien Mandiri) untuk men- scan KIB barcode (bagi yang sudah punya). menempelkan nomor antrian pada karcis tersebut dan meng-entry data rekam medisnya ke SIMPUS J-Care. f) Petugas mengambilkan rekam medis ke rak penyimpanan. b) Pasien menunggu panggilan pendaftaran. Apabila pasien perlu dilakukan rujukan internal maka pasien akan dirujuk ke ruang pelayanan kesehatan lainnya seperti ruang konsultasi gizi dan laboratorium.

Alur dan Prosedur Pendaftaran Gawat Darurat (TPPGD) MULAI PEMERIKSAAN &/ PENDAFTARA TINDAKAN DI UGD N MENUNGGU VERIFIKASI DI PENDAFTARAN KASIR PEMERIKSAAN LABORATORIUM Gambar 3. maka MENUJU PELAYANAN OBAT pasien langsung dibawa ke pelayanan kesehatan umum untuk dilakukan MENERIMA OBAT SELESAI . Pasien yang kondisinya parah atau memerlukan penanganan segera. 49 b.3 Alur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat di UPT Puskesmas Gambirsari RUJUKAN INTERNAL RUJUKAN EKSTERNAL MENERIMA RESEP UPT Puskesmas Gambirsari menerima pelayanan pasien gawat darurat.

Pengkodean dilakukan secara komputerisasi oleh petugas atau perawat di ruang pemeriksaan yang bersangkutan. Coding. Filing di UPT Puskesmas Gambirsari terdapat pada satu tempat dengan bagian loket pendaftaran. Apabila tidak memerlukan perawatan lebih lanjut maka dokter hanya memberikan resep obat kemudian pasien menuju apotik untuk mengambil obat dan pulang. 2. KB dan KIA. Dokumen rekam medis pasien tersimpan dalam map Family Folder dimana satu folder digunakan untuk menyimpan dokumen rekam medis pasien dalam satu keluarga. b. Adapun perbedaan warna family folder yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari sebagai berikut : Tabel 3. Filing. perawat atau bidan yang ada di pelayanan kesehatan Umum. dimana tracer . Gigi. Apabila pasien memerlukan penanganan lebih lanjut maka dokter akan memberikan surat rujukan agar pasien bisa dirujuk ke rumah sakit. Prosedur Pengolahan Rekam Medis a. Coding di UPT Puskesmas Gambirsari dilakukan oleh dokter. 50 pemeriksaan dan tindakan oleh dokter dan perawat.5 Warna Map Family Folder Family Folder Wilayah Warna Dalam Wilayah Puskesmas Hijau Luar Wilayah Puskesmas Kuning Luar Kota Surakarta Merah Muda Dalam memudahkan pengambilan dan pengembalian map family folder di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan tracer.

2) Petugas mencari Lembar Rekam Medis sesuai dengan identitas sosial pasien pada family folder. SIMPUS di UPT Puskesmas Gambirsari sudah bridging dengan aplikasi primary care artinya dengan adanya aplikasi SIMPUS yang sudah bridging . Adanya tracer yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari sebagai berikut : Tabel 3. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem Informasi P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. SIMPUS SIMPUS adalah suatu tatanan tenaga atau peralatan komputer yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas mencapai sasaran kegiatan. 51 digunakan untuk menandai map family folder keluar dari rak penyimpanan.6 Warna Tracer Tracer Pelayanan Kesehatan Warna Umum Hijau KIA Merah KB Kuning Gigi Biru Muda Alur filing di UPT Puskesmas Gambirsari sebagai berikut : 1) Petugas mencari dokumen rekam medis di rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medisnya. D. 1. petugas menyimpan dokumen rekam medis ke rak penyimpanan. 4) Setelah selesai pelayanan kesehatan petugas mengambil dokumen rekam medis ke masing-masing unit pelayanan kesehatan. 3) Petugas mendistribusikan Lembar Rekam Medis ke unit terkait.

1) Home Halaman utama SIMPUS menampilkan profil UPT Puskesmas Gambirsari yang berisi : kode Puskesmas. . a. 52 tersebut dapat memudahkan petugas dalam memasukkan data pasien sehingga dengan satu kali memasukkan data di SIMPUS data pasien tersebut sudah masuk di aplikasi P-care. nama Puskesmas dan kepala Puskesmas. Puskesmas Pembantu Clolo dan Krembyongan tidak memasukan data pasien pada SIMPUSTU melainkan pada SIMPUS di UPT Puskesmas Gambirsari. Pada bagian bawah profil Puskesmas menampilkan jumlah pasien terdaftar saat ini atau pada hari itu. Daftar menu yang ada di dalam SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari.

Data Desa. Kelompok Tarif. Rumah Sakit Rujukan). Item Laboratorium.5 Tampilan Menu File pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari Menu file terdiri dari : a) Data Dasar Puskesmas. Kelompok Penyakit. meliputi: Nama Petugas Medis. Variable Pasien (Pekerjaan. Tidak Lanjut. Kelompok Laboratorium. Jenis Pasien. Data STP. Poli Rujukan. 53 Gambar 3. Penyakit.4 Tampilan Menu Home pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari 2) File Gambar 3. Pengirim. Data Dusun. b) Data Indeks Pasien c) Data Obat d) Backup / Restore Harian Puskesmas 3) Input Data . Unit Pelayanan.

m)Sinkronisasi Pengiriman Data Simkes. i) Penerimaan Obat.6 Tampilan Menu Input Data pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari Menu Input Data Meliputi : a) Registrasi Pasien . g) Kasir . l) Sinkronisasi Pengiriman Data. f) Pemeriksaan Laboratorium Rawat Inap. d) Pelayanan Medis Rawat Inap. b) Data Kunjungan Pasien . k) Import dari SIMPUSTU. c) Pelayanan Medis Rawat Jalan. 4) Query atau Tampilan Data . h) Resep Obat. e) Pemeriksaan Laboratorium Rawat Jalan. 54 Gambar 3. j) Distribusi Obat.

8 Tampilan Menu Rekapitulasi pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari . 55 Gambar 3. e) Laboratorium. b) Diagnosa c) Arus Obat.7 Tampilan Menu Query atau Tampilan Data pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari Menu Query meliputi : a) Registrasi Pasien. d) Tindakan atau Biaya. 5) Rekapitulasi Gambar 3.

per kelompok umur. kelompok umur / kunjungan kasus / jenis. rekap kunjungan. b) Penyakit Menular. e) Pelaporan ASKES. per jenis pasien. bulanan jenis pasien. 56 Menu Rekapitulasi menampilkan: a) Kunjungan harian b) Kunjungan bulanan c) Cakupan pasien (harian jenis pasien. 20 besar penyakit/ diagnosis.9 Tampilan Menu Pelaporan pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari Menu Pelaporan meliputi : a) LB 1 : kelompok umur / kunjungan kasus. rekap pendapatan atau tindakan g) Rekap bulanan pendapatan h) Obat (rekap pemakaian obat. kelompok diagnosis e) Diagnosis. tindakan) k) Rekap pasien aktif. 6) Pelaporan Gambar 3. rincian biaya pasien f) Rincian tagihan pasien gratis. c) Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). . d) Data STP (Surveylans Terpadu Penyakit). rekap bulanan. tabel harian obat) i) Penerimaan/ distribusi obat) j) Pasien gakin (data kunjungan. kelompok umur/ jenis kelamin. per variable lain) d) Data kesakitan.

e) Epidemiologi. b) Grafik bulanan. 7) Grafik SIMPUS Web- Gambar 3. 57 f) Pelaporan ke Flashdisk. . d) Grafik kunjungan pasien. GGambar 3. c) Variable. Di halaman grafik digunakan untuk menampilkan : a) Grafik harian.10 Tampilan Menu Grafik pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari Based menyertakan fasilitas grafik untuk memudahkan pengguna dalam menganalisa data untuk proses pengambilan keputusan.

2) Masukan username dan password. antara lain: a) Tanggal pelayanan b) Petugas loket c) Loket pemeriksaan d) Unit Pelayanan yang terdiri dari Umum. Gizi dan terakhir Imunisasi. 58 8) Pemetaan Gambar 3. pilih menu yang bertuliskan Registrasi pasien 4) Masuk pada Form Registrasi Pasien 5) Isilah kolom yang tersedia pada form register pasien baru. meliputi : Ganti password 10) Keluar b. KIA. e) No Index atau RM f) NIK (Nomor Induk Kependudukan) g) No KS/JPS atau nomor jaminan pasien yang digunakan . KB. Gigi. 9) Lain-lain. Laborat.11 Tampilan Menu Pemetaan pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari Menu pemetaan menampilkan : a) Epidemiologi wilayah b) Penyebaran penyakit c) Kunjungan pasien gakin. 3) Pilih menu operator Input Data dan kemudian akan muncul beberapa pilihan. Cara pengisian register pasien baru pada SIMPUS di UPT Puskesmas Gambirsari adalah : 1) Ketik alamat website SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari.

Jenis Kunjungan. JKN Non PBI. 2) Masukan username dan password 3) Pilih menu operator Input Data dan kemudian akan muncul beberapa pilihan. JKN PBI. 8) Teliti kembali. Tanggal Lahir. Jenis Kelamin. Pekerjaan dan alamat baik desa dan dusun. 59 h) Identitas pasien sesuai pilihan yang tersedia antara lain : Nama KK. . j) Simpan data dengan mengklik tombol simpan yang sudah tersedia. maka akan muncul nama pasien sesuai nomor RM yang dimasukkan 7) Isi kolom No KS/JPS atau nomor jaminan pasien yang digunakan. c. Cara pengisian register pasien lama pada SIMPUS di UPT Puskesmas Gambirsari adalah : 1) Ketik alamat website SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari. i) Jenis Pasien sesuai pilihan yang tersedia antara lain : Umum. Nama Pasien. 9) Simpan data dengan mengklik tombol simpan yang sudah tersedia. kemudian klik tombol cari maka secara otomatis identitas pasien akan terisi. pastikan kolom jenis pasien sudah sesuai dengan jaminan yang digunakan. Pendidikan. pilih menu yang bertuliskan Registrasi pasien 4) Masuk pada Form Registrasi Pasien 5) Isilah kolom Unit Pelayanan sesuai unit yang dituju 6) Isi kolom no index/ RM kemudian klik tombol cari.

12 Form Registrasi Pasien d. Berikut format untuk mendaftar pasien baru maupun lama : Gambar 3. 60 Pada SIMPUS di UPTD Puskesmas Gambirsari dalam mendaftar pasien lama maupun pasien baru menggunakan format pendaftaran yang sama. Cara pengisian hasil pemeriksaan pasien pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari .

c) Tindak lanjut. 14) Simpan data dengan mengklik tombol simpan yang sudah tersedia. 6) Isi kolom Informasi Data Medis. b) Tindakan / EXG. antara lain : a) Petugas. antara lain : a) Petugas medis.13 Tampilan Format Pengisian Hasil Pemeriksaan Pasien pada SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari 1) Ketik alamat website SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari. b) Perawat / Bidan. h) Tinggi. d) Diastole. d) Rumah Sakit Rujukan. 61 Gambar 3. 9) Isi kolom Keluhan 10) Isi kolom Pemeriksaan Fisik 11) Isi kolom Diagnosis 12) Isi kolom Obat. 3) Pilih menu operator Input Data dan kemudian akan muncul beberapa pilihan. 13) Teliti kembali. 5) Klik nama pasien dan cocokan nomor rekam medisnya sesuai lembar resep hasil pemeriksaan pasien yang diberikan dari Apotik. 2. b) Alergi obat. Primary Care (P-Care) P-care yaitu sistem informasi pelayanan pasien yang ditunjukan untuk pasien berstatus BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) berbasis . pastikan semua kolom sudah terisi sesuai lembar resep pasien. g) Respiration rata. c) Golongan darah 8) Isi kolom Data Anamnesis. i) Berat. c) Systole. 2) Masukan username dan password. pilih menu yang bertuliskan Pelayanan Medis Rawat Jalan 4) Pilih tanggal kunjungan pasien. f) Suhu badan. e) Denyut jantung. antara lain : a) Riwayat penyakit. 7) Isi kolom Catatan Anamnesis.

Petugas hanya memasukan data ke dalam satu sistem dan data tersebut dapat masuk ke dua sistem yaitu SIMPUS dan P-care dalam waktu yang sama. Pada dasarnya P-care mempunyai 2 fungsi yaitu pendaftaran pasien dan pelayanan pasien. Pengolahan data pasien BPJS Kesehatan melalui P-care di UPT Puskesmas Gambirsari sudah terbridging dengan SIMPUS. a.14 Tampilan Menu Entry Data pada Primary Care di UPT Puskesmas Gambirsari Menu Entry Data meliputi : a) Pendaftaran Pasien b) Pelayanan Pasien c) Kegiatan Kelompok . 62 komputer dan online melalui internet. Daftar menu yang ada di Primary Care UPT Puskesmas Gambirsari 1) Entry Data Gambar 3.

63 2) Lihat Data Gambar 3.15 Tampilan Menu Lihat Data pada Primary Care di UPT Puskesmas Gambirsari Menu Lihat Data meliputi : a) Jumlah Peserta Terdaftar b) Data Kunjungan Peserta Sakit c) Data Kunjungan Peserta Sehat d) Data 10 Diagnosa Terbanyak e) Data Kegiatan Kelompok f) Tagihan Non Kaptasi 3) Tools .

79 m .07 m K 60 cm 6 1 K 1.00 m kerja. Dalam sebuah tata ruang kerja diperlukan pengukuran sarana dan prasarana yang tepat agar dapat mencapai efisiensi kerja dan menghindari kecelakaan 3.56 m 2 K 4 K T 3 3. Analisis dan Desain Tempat Pendaftaran Pasien UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.BPJS c) Data Tenaga Medis 4) Log Out E.16 Tampilan Menu Tools pada Primary Care di UPT Puskesmas Gambirsari Menu Tools meliputi : a) Ganti Password b) Eksternal Akses LUPIS . Tempat pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari menjadi satu tempat dengan bagian filing. Berikut layout tempat pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta : 2.94 m 5 U S Gambar 3. informasi dan kasir. 64 Gambar 3. sehingga diperlukan sebuah desain ruang yang ergonomi.17 Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas Gambirsari Keterangan : B 76 cm 1.21 m 5.

7 Ukuran Area Kerja Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas Gambirsari Area Kerja Luas Area Mesin Nomor Antrian 0. Rak filing kayu 6.14 m2 Meja Pendaftaran Pasien 1.38 m2 Kursi 1.04 m2 Rak Filing Besi 0.74 m2 Rak Filing Kayu 0. Filing kabinet 7. Mesin nomor antrian 3. Rak filing besi 5.48 m2 . Meja pendaftaran pasien 4. 65 2.72 m2 Filing kabinet 0.17 m2 Meja Informasi dan Kasir 1. Meja informasi dan Kasir Ukuran area kerja di tempat pendaftaran pasien UPT Puskesmas Gambirsari : Tabel 3.

sehingga semua petugas bisa sama atau seragam dalam menuliskan nama pasien. nn (nona) dan sdr (saudara) sudah sesuai teori yaitu ditulis di depan/belakang nama pasien. Untuk itu. namun terkadang masih ditemukan penulisan nama pasien tidak menyertakan gelar keluarga. 74 . 2. perlu adanya prosedur tetap dalam penulisan nama pasien. Sistem Dan Subsistem Rekam Medis Di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta. BAB IV PEMBAHASAN A. 1. an (anak). Sistem Penamaan Sistem penamaan di UPT Puskesmas Gambirsari dalam pemberian gelar keluarga seperti bp (bapak). Nomor yang ditulis pada map family folder hanya 6 digit angka yaitu nomor kode wilayah dan nomor indeks pasien sedangkan nomor kode keluarga tertulis pada lembar rekam medis pasien dan pada simpus. Sistem Penomoran Sistem penomoran yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari sesuai teori yang ada dengan menggunakan unit numbering system dan mengacu pada family numbering system. ny (nyonya). Pemberian gelar atau pangkat belum diterapkan di UPT Puskesmas Gambirsari dan penulisan berkas pasien belum menggunakan huruf cetak / kapital.

Sistem Penyusutan Dan Pemusnahan UPT Puskesmas Gambirsari sudah melakukan satu kali retensi pada dokumen rekam medis pasien yang disimpan minimal 2 tahun setelah kunjungan terakhir. . luar wilayah kerja dan luar kota untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan. 5. 75 3. Sistem Penyimpanan Sistem penyimpanan yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari sudah sesuai teori yang ada. Dokumen rekam medis disimpan dalam rak yang sudah di sediakan berdasarkan kode wilayah kerja. Sedangkan untuk pemusnahan dokumen rekam medis di UPT Puskesmas Gambirsari belum pernah melakukan. Sistem Penjajaran Sistem penjajaran yang digunakan di UPT Puskesmas Gambirsari sudah sesuai dengan teori yang ada. 4. dimana setiap dokumen milik satu keluarga disimpan dalam satu folder menggunakan satu nomor yang sama sebagai identifikasi. Dokumen rekam medis disimpan dengan sistem sentralisasi. Penjajaran menggunakan straight numerical filing dimana map family folder dijajarkan berdasarkan urutan 6 digit angka nomer rekam medis yaitu 2 angka pertama merupakan kode wilayah dan 4 angka selanjutnya adalah nomor indeks pasien. dikarenakan beban kerja petugas yang tinggi dan kurangnya sdm serta proses pemusnahan yang memerlukan waktu yang lama.

UPT Puskesmas Gambirsari tidak menggunakan KTPK (Kartu Tanda Pengenal Keluarga) atau KIB (Kartu Identistas Berobat) melainkan menggunakan KTB (Kartu Tanda Berobat) tetapi memiliki fungsi yang sama. Alur dan Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) Alur dan prosedur pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Gambirsari sudah sesuai dengan SOP yang telah ditentukan oleh Dinas Kesehatan Kota Surakarta yaitu pasien harus mendaftar dan tercatat dalam SIMPUS terlebih dahulu sebelum mendapat pelayanan kesehatan di UPT Puskesmas Gambirsari. tetapi pada Puskesmas Pembantu Clolo dan Krembyongan penginputan data pasien dilakukan di SIMPUS UPT Puskesmas Gambirsari setelah pasien mendapatkan pelayanan kesehatan karena petugas pendaftaran di Puskesmas Pembantu Clolo memiliki beban kerja yang merangkap dengan pelayanan obat. B. 76 6. Prosedur Pelayanan Pendaftaran Pasien a. Dalam pencatatan dan pelaporan sudah menggunakan program yang bernama simpus j-care dan sik yang langsung di kirim ke pusat yaitu dkk surakarta berdasarkan periode pelaporan. Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Sistem pencatatan dan pelaporan yang digunakan di upt puskesmas gambirsari sudah baik karena sudah menggunakan sistem komputerisasi. . sedangkan di Puskesmas Pembantu Krembyongan tidak terkoneksi internet. Prosedur Pelayanan dan Pengelolaan Rekam Medis di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta 1.

bidan dan perawat yang bertugas. Kegiatan pokok filing di UPT Puskesmas Gambirsari sudah sesuai dengan teori tetapi terdapat kekurangan sebagai berikut : 1) Ruang filing kurang luas sehingga petugas berdesakan saat mengambil atau mengembalikan dokumen rekam medis pasien. Misal nomor rekam medis 200501 terdapat pada section 200551-201000 sebaiknya terdapat pada section 200000-200550. Alur dan Prosedur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) UPT Puskesmas Gambirsari merupakan puskesmas rawat jalan tetapi juga menerima pasien gawat darurat. Pengkodean di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan buku pintar yaitu buku yang berisi kode-kode penyakit dan tindakan yang sering ditemukan di UPT Puskesmas Gambirsari. di UPT Puskesmas Gambirsari juga mengutamakan pasien lansia. Selain mengutamakan pasien gawat darurat. sebaiknya dilakukan oleh lulusan D3 Perekam Medis. Alur dan Prosedur pendaftaran pasien gawat darurat sudah sesuai teori yaitu mengutamakan pasien gawat darurat atau pasien yang harus segera mendapatkan penanganan. 77 b. Coding. Filing. Filing adalah suatu ruang penyimpanan dokumen rekam medis. . 2) Penjajaran kurang sesuai section. Pengkodean berkas rekam medis di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta belum sesuai dengan teori karena pengkodean penyakit dan tindakan dilakukan oleh dokter. b. sebaiknya pengkodean penyakit menggunakan ICD-10 dan pengkodean tindakan menggunakan ICD-9 CM. 2. Prosedur Pengelolaan Rekam Medis a.

72 m2 Lemari 0. Adapun perhitungan space ruang tempat pendaftaran pasien : Tabel 4.38 m2 Kursi 1.74 m2 Rak Filing Kayu 0. karena ruang pendaftaran .40 m2 Dari perhitungan tersebut diperoleh luas ruang kerja yaitu 13.1 Hasil Perhitungan Luas Area Kerja di Tempat Pendaftaran Pasien UPT Puskesmas Gambirsari Area Kerja Luas Area Mesin Nomor Antrian 0. D. 78 C. P-Care Sistem informasi di UPT Puskesmas Gambirsari menggunakan P- Care yang digunakan untuk mengecek aktif atau tidaknya kartu BPJS pasien.2 m 2 + 3. Analisis dan Desain Ulang Tempat Pendafaran Pasien UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.4 m2 = 16. Hal ini berarti bahwa luas ruang pendaftaran di UPT Puskesmas Gambirsari belum ergonomis. Luas daerah tempat pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari adalah 13.2 m2. 2. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dan Sistem Informasi P-Care di UPT Puskesmas Gambirsari Kota Surakarta.8 m2. SIMPUS Pengolahan data di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta yaitu dilakukan secara komputerisasi dengan menggunakan software program Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) secara multy user. 1.14 m2 Meja Pendaftaran Pasien 1.17 m2 Meja Informasi dan Kasir 1.04 m2 Rak Filing Besi 0. membuat kunjungan sehat pasien dan melihat daftar 10 diagnosa terbanyak jenis pasien BPJS yang ada di puskesmas.48 m2 Jumlah 3.

menggeser rak filing kayu ke pojok barat. Pintu masuk ke tempat pendaftaran selebar 60 cm. 79 tersebut sempit. Dari desain ulang tersebut lebar pintu masuk tempat pendaftaran menjadi lebih besar yaitu 90 cm. menambah panjang meja informasi karena meja kasir digunakan sebagai pintu masuk. memindahkan filing kabinet yang awalnya berada di sebelah barat rak filing kayu menjadi di sebelah utara meja informasi. mengurangi resiko kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. maka dari itu ada jarak yang belum ergonomi sehingga hal tersebut akan mengganggu akses petugas dalam melaksanakan tugasnya. . memberi kenyamanan petugas saat bekerja. Dari permasalahan diatas penulis mendesain ulang tempat pendaftaran pasien dengan memindahkan pintu masuk tempat pendaftaran pasien yang awalnya berada di sebelah timur menjadi di sebelah selatan dengan lebar pintu yaitu 90 cm. sehingga petugas kurang nyaman dalam bekerja. rak filing 1 dengan rak filing 2 sebesar 92 cm. Jarak antara 2 benda direkomendasikan minimal 90 cm. jarak antara rak filing kayu dengan rak filing besi menjadi lebih besar yaitu 111 cm dan jarak dibelakang meja pendaftaran menjadi lebih besar yaitu sebesar 118 cm sehingga meningkatkan efisiensi kerja petugas. jarak antara meja pendaftaran dengan rak filing sebesar 87 cm. jarak antar rak filing dengan lemari sebesar 76 cm.

79 m Gambar 4. 80 Berikut hasil desain ulang tempat pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari : 3.21 m 5.1 Desain Ulang Tempat Pendaftaran Pasien di UPT Puskesmas Gambirsari .56 m K 118 cm 2 K 3.60 m 6 5 1.17 m K K 1 90 cm 1.94 m 4 T 3 U S 111 cm B 1.

karena penduduk diwilayah kerjanya sangat padat. Kesimpulan Berdasarkan pengamatan dan hasil praktik lapangan siklus 3 di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta. maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. maka pada awal 2009 pustu Gambirsari berubah menjadi Puskesmas induk yang membawahi 2 pustu yaitu Clolo dan Krembyongan. sistem penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi. 3. UPT Puskesmas Gambirsari merupakan bagian dari UPTD Pustu Puskesmas Banyuanyar. retensi sudah dilakukan tetapi belum melakukan pemusnahan dan sistem pelaporan menggunakan SIMPUS dan SIK yang dikirim online ke DKK Surakarta sesuai periode yang telah ditetapkan. Sistem penomoran menggunakan Unit Numbering System mengacu pada family Numbering System. Adanya sistem informasi manajemen puskesmas . sistem penjajaran menggunakan straight numerical filing. 2. 81 BAB V PENUTUP A. hanya memerlukan keseragaman dalam penulisan status pasien. Alur dan prosedur yang ada di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta sudah berjalan dengan baik. Pada awal mulanya. Sistem dan Subsistem di UPT Puskesmas Gambirsari Surakarta sudah sesuai dengan prosedur yang ada dimana sistem penamaan ditulis sesuai dengan nama.

. 82 (SIMPUS J-Care) dan sistem informasi P-Care dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat dan mudah.

mengurangi resiko kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. Sistem penamaan sebaiknya diseragamkan antara penamaan di SIMPUS dengan penamaan di dokumen rekam medis maupun di karcis pelayanan. 2. Dalam pengkodean penyakit dan tindakan sebaiknya dilakukan oleh petugas coder agar keakuratan kode terjaga. Desain awal tempat pendaftaran pasien di UPT Puskesmas Gambirsari belum ergonomis disebabkan kurangnya luas tempat pendaftaran pasien. Sebaiknya desain ulang yang dibuat penulis diterapkan agar meningkatkan efisiensi kerja petugas. B. memberi kenyamanan petugas saat bekerja. sehingga mempermudah petugas dalam pencarian identitas apabila pasien datang berobat tidak membawa KTB. Sebaiknya di Puskemas Pembantu dipasang jaringan internet yang bisa menghubungkan SIMPUS J-Care dengan P-Care seperti di UPT Puskesmes Gambirsari. Saran Saran yang dapat penulis sampaikan berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan adalah sebagai berikut : 1. . 4. 83 4. 3.

2008. . Tentang Rekam Medis. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. DAFTAR PUSTAKA Budi. Bambang. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. 2002. Departemen Kesehatan RI. Jakarta. Semarang. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Revisi II. Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis. Jakarta : Quantum Sinergi Medis. 2011. Shofari. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Savitri Citra. 2006. Permenkes RI Nomor 269 MENKES/PER/III/2008. Modul Pengelolaan Sistem Rekam Medis Kesehatan.

Related Interests