FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y

ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACION DE PEQUEÑAS EMPRESAS

MONOGRAFÍA

IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN LAS
MICRO EMPRESAS

AUTOR:
CASTILLO BAZAN, JUANA DEL PILAR

CHIMBOTE – PERÚ
2017

JUANA DEL PILAR MONOGRAFÍA IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN LAS MICRO EMPRESAS FINALIDAD DESCRIBIR LA IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS EN LAS MICRO EMPRESAS. AUTOR: CASTILLO BAZAN. CHIMBOTE – PERÚ 2017 2 .

Importancia del control de las existencias 7 6. Pasos 8 7. Las existencias 5 3. Problemas frecuentes en las existencias 6 5. SUMARIO INTRODUCCIÓN 3 DESARROLLO DEL CONTENIDO 1. Definición de Existencias 6 4. Beneficios de un adecuado control de existencias 8 CONCLUSIONES 11 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 12 3 . Antecedentes Históricos 5 2.

dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga. para ser más amena la lectura se presentan tablas y gráficos que nos permitan comprender de manera muy práctica los factores y términos que conlleva la realización de inventarios. El control de las existencias es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa (mype) es pocas veces atendido. pero tampoco imposible y aunque puede resultar ser un ejercicio tedioso. ¿Cuál es la importancia del control de las existencias en las micro empresas? Para dar respuesta al problema. A lo largo del presente trabajo se muestra de manera general la historia y el concepto de existencias. el llevar un control de existencias recae en la forma de ver los activos de modo tangible. ya que éste es el motor de la empresa. se ha planteado el siguiente objetivo general: Describir la importancia del control de las existencias en las micro empresas. políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. sino también a mermas y desperdicios. el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. sin inventarios. Entonces. sin tenerse registros fehacientes. sobre todo para pequeños negocios. En todos los giros resulta de vital importancia el control de existencias. 4 . por lo que problema de investigación es el siguiente. sus resultados e implicaciones. simplemente no hay ventas. Sin embargo. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de ventas. un responsable. en muchas ocasiones resulta ser una tarea no fácil. si la función de las existencias no opera con efectividad. INTRODUCCIÓN El presente trabajo nace de la inquietud de sustentar los factores que determinan la importancia de llevar un control de existencias dentro de las empresas. sin hacer exclusión por el tipo de negocio o por su tamaño. pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. es la base de un plan de negocios y rentabilidad del mismo. ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar. La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.

resulta hoy en día ver las cifras y observar cómo muchas empresas no logran sobrevivir. el 75% de las pequeñas empresas deja de existir durante los primeros cinco años de vida. se pasan por alto estas herramientas. dentro de las empresas sin importar su tamaño o giro.. Puede quizás no requerir una gran inversión. pero desde cuándo se puede hablar de la aparición de este concepto y es que desde tiempos inmemorables pueblos de la antigüedad como los Egipcios solían almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en épocas de sequía y escasez. bastaría que de manera sencilla el emprendedor creara una base de datos de identificación con cada uno de los artículos que se venden o comercializan. sino también realizar 5 . debe ser visto como la representación tangible de los activos de la empresa. 2007). En América tendría sus antecedentes hacia el 2. de este modo se puede tener el conocimiento de qué es con lo que cuenta la empresa en cualquier momento. es momento de entrar en materia. distribución y cuidado de los recursos. quizás se trate de una opción de negocio para un individuo experto en cierto giro.C con el pueblo Inca ya que crearon una herramienta llamada Quipu se consideran vestigios de inventarios por su uso en registros. para hacer frente a la travesía de sobrevivir. cantidad de productos de la minería etc (Cabrera Ibarra H. contabilidad de cosechas. es óptimo. 2. Antecedentes Históricos: El concepto de existencias hoy en día es un término cotidianamente utilizado. sin embargo con el tiempo genera incertidumbre y la información necesaria para validar si el plan de negocio.500 A. muchas empresas al ser familiares. DESARROLLO DEL CONTENIDO 1. Es necesario no solo contar con la base de datos actualizados. censos. de esta forma surge el dilema de llevar un registro. reservas de producción agrícola. Un elemento clave que se pierde o se subestima es llevar el control de las existencias. pero esto no garantiza el éxito de un negocio. como pymes. Las existencias: En base a los conceptos ya planteados. validar y reducir costo de almacenaje por mercancía con poca rotación. aunado a esto generar óptimos planes para resurtido de mercancía. se considera un costo innecesario.

siendo usual que sean los mismos empleados (o aun los clientes) quienes lo lleven a cabo. provocando que el consumidor recurra a otra empresa. Definición de Existencias: Se puede definir como el registro documental de los bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización (materias primas. existe un factor o una consecuencia inmediata al realizar una validación del inventario de una empresa conocido como merma. lo que lleva a una menor calidad de los productos que se ofrecen. 4.2. productos en proceso y productos terminados). Las mermas La pérdida o reducción de materiales aumenta considerablemente los costos de 6 . No tener productos y el stock suficiente afecta la concepción que el cliente tiene de la empresa. Exceso de inventario e insuficiencia de inventario Cuando el empresario tiene altos niveles de inventario para asegurar las ventas. incurre en excesos de materiales para la venta y como consecuencias de esto se producen altos costos de almacenamiento. Cuando el inventario es insuficiente no sólo corremos el riesgo de perder la venta sino que también podemos perder al cliente. 4. que origina un incremento de costos.1. Problemas frecuentes en las existencias: 4. donde el proceso de abastecimiento contribuye con bienes al inventario. revisiones de los inventarios de forma periódica y sin que contraponga con las operaciones de lucro de la empresa en cuestión.3. El robo de mercancías El descontrol de inventarios se presta al robo. este tipo de robo se conoce generalmente como el robo hormiga. de esta forma me tomo el atrevimiento de mostrar una clasificación de la merma basada en las causas o las condiciones que la generan. 4. mientras que la demanda consume el mismo inventario. aumento de la merma y la disminución de la calidad en perecederos. Como bien se mencionaba de manera conceptual. También se define como un amortiguador entre dos procesos: el abastecimiento y la demanda. 3.

Sistemas de inventarios La determinación de niveles de inventarios que debe mantener una empresa. ya que éste es el motor de la empresa. Es importante señalar que una ruptura del inventario. La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. 4. el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. El objetivo principal es contar con información suficiente y útil para: minimizar costos de producción. así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.4. ventas. es decir que no esté disponible un producto.5. simplemente no hay ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sería desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. Por lo tanto. si la función del inventario no opera con efectividad. el tipo de contrato con proveedores y distribuidores y los costos aceptados para cumplir niveles de servicio a la producción y a los clientes. porque el contador lo pide o porque los necesitamos para armar un balance general. sin inventarios. aumentar la liquidez. 4. 5. ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar. Desorden en los inventarios Esto pude provocar graves pérdidas a la empresa. La realidad es que la única merma aceptable es del 0%. es necesario un adecuado balance entre la necesidad de inventarios y el costo de mantenerlos. debido al desconocimiento de las existencias en almacén y comprar demás o simplemente no encontrar material necesario. Entonces. 7 . Importancia del control de las existencias: Tener un adecuado registro de inventarios no es simplemente hacerlo porque las empresas grandes lo hacen. cualesquiera que sea el sistema de inventario empleado tiene un costo que es deseable evitar. Y esto obviamente reside en gran parte de ventas. mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos. se asocia a la manera en que se realiza la gestión de flujos físicos. Sin embargo.

si se utilizan frijoles. ¿son comprados en el mercado? ¿El proveedor los trae? ¿Los mandan por paquetería? Con el inventario inicial se puede registrar –también en hoja de cálculo– los consumos diarios de las unidades de productos. es recomendable llevar a cabo un inventario físico total. políticas o sistemas que ayuden a esta fácil pero tediosa tarea de inventariado. Por ejemplo. El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa(Mype) es pocas veces atendido. Éste se basa en el supuesto de que existen productos “A”. como “Entradas” y “Salidas”. 8 . Es muy útil “unitizar” todos los productos del almacén. potencialmente. sino previamente debería ser “porcionado” y embolsado en paquetes. políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. junto con la lista de precios de los productos que componen el inventario. lo que no permite tener registros fehacientes. sin tenerse registros fehacientes. es decir. Anterior a cualquier clasificación. perders la venta y. Entre los principales beneficios podemos mencionar:  Evitar clientes descontentos Siempre es recomendable tener un stock de seguridad que permita satisfacer a tus clientes sin retrasos y evitar quedar desabastecido por un posible incremento inesperado de las ventas. un responsable. En la MYPE el control de inventarios es pocas veces atendido. Beneficios de un adecuado control de existencias: Tener un adecuado control de inventarios. en el día en que sucedan. productos “B” que componen alrededor del 20 por ciento del valor del inventario y “C” que son el 10 por ciento restante. habla de una empresa eficiente. 6. Tener en cuenta que ante un eventual faltante. Pasos: El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. al cliente. no sería recomendable surtirlo a cocina proporcionándole el costal completo. 7. Después de clasificar los productos en ABC. se procede a clasificarlos por origen. que componen al menos el 70 por ciento del valor total en dinero de la materia prima.

etc.  Ofrecer variedad al cliente Llevar el control de las existencias permite no fallarle a tus clientes. que el destinado al resto de las operaciones cotidianas de la organización. tamaños. Gestiona tus existencias para responder a estas fluctuaciones sin perder oportunidades de negocio. Neutralizar la estacionalidad La demanda de determinados productos puede tener grandes variaciones a lo largo del tiempo: la venta de juguetes es mayor para el día del niño. tipo de producto). Muchas veces es mayor dicho importe. puede depender de muchos factores (proveedores.  Lograr descuentos por grandes compras Normalmente al comprar lotes significativos o grandes cantidades (al por mayor). colores. y las librerías tienen más movimiento al comienzo del período escolar. los pedidos se realizan teniendo en cuenta estas demoras. se logran mejores precios o descuentos por cantidad de parte de los proveedores. tiene costos 9 . y se minimizan los inconvenientes.  Reducir los costos por mantenimiento de inventario Las grandes compras otorgan descuentos de los proveedores y minimizan los costos de transporte. y sobre todo para tomar decisiones. marcas.  Esperar con tranquilidad la reposición La reposición de la mercadería no es inmediata. Analiza la demanda de tu negocio y anticipa sus cambios. Es útil conocer este dato para la realización de los estados contables. Pero analiza siempre si este beneficio es mayor que mantener tanto stock inmovilizado. Pero cuidado. Al llevar un control de inventarios.  Saber cuánto dinero hay en mercadería El inventario es capital inmovilizado para una empresa. ofreciendo continuamente toda la variedad disponible: talles. Mantener existencias no es gratis. Además se reduce el costo del transporte. distancias.

si no se controlan. entendiendo sus fluctuaciones. Lo mismo sucede con las mermas y los desperdicios. cuándo se realizan los pedidos y cuándo deben pagarse. como en un comercio de comestibles.  Planear los flujos de dinero de las compras Conocer los movimientos del inventario. Esto puede tener un impacto importante sobre las utilidades finales. ¿Más cantidad por pedido o pedidos más seguidos?  Vigilar la calidad De más relevancia en empresas que tienen. artículos perecederos o con vencimiento. 10 . El flujo de fondos necesita alimentarse con esta información. permite saber cuánto dinero deberás tener disponible para afrontar esos costos. pueden implicar un aumento de los costos encubiertos. asociados que deben ser analizados para conocer cuál es realmente el lote óptimo de compra. el descontrol del inventario facilita al robo hormiga. de empleados o de clientes. como insumos para producir o mercaderías a la venta. Un sistemático control de stock permite evitar que el producto llegue al cliente si no está en condiciones.  Reconocer robos y mermas Desgraciadamente.

se pueda reconsiderar y tomar esta herramienta como un medio viable. Por lo que se concluye con los factores más relevantes. esperando que antes de evadir. es también de reconocer el hecho de que aún con diversos formatos de negocio y amplia experiencia en el mercado. ya que no solo nos permite planificar para años posteriores sino que nos indica cuales son las áreas de oportunidad. tanto de entradas como salidas de mercancías. 11 . para lograr optimización de los recursos dentro de las empresas. postergar o eliminar un ejercicio de inventarios. sobre todo en el giro de empresas retail. ya que los resultado de merma son altos. Así se tenga un pequeño negocio o una entidad de tipo familiar.CONCLUSIONES: En base a lo plasmado en estas páginas. podemos concluir que aun cuando en el Perú existen grupos empresariales. revisar continuamente los inventarios y contar con lo necesario para conservar los registros. tienen partes vulnerables con grandes áreas de oportunidad para alcanzar resultados y rentabilidad aún mayores. es indispensable no olvidar que es necesario llevar un control.

Bogotá.  Gutiérrez. L.  Sion S. (2006).. Indicadores financieros y su relación con la economía futura latinoamericana. Gestión de Stocks en la Logística de Almacenes. Editorial ISEF Empresa Líder. México: Mc Graw Hill.). “El Sistema Detallista como método de valuación y sistema de control de inventarios”. Contabilidad.100-121). El rumbo económico de América Latina (pp. Colombia: Nuevo Camino 12 . J.J. (2007). Porras (Ed.C..  Arce. (2005).REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS  C. En R. M. (2012).P. y Gutiérrez. A. A.