FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : KEPALA SUB BAGIAN UMUM
2. Kode Jabatan :
3. Unit Organisasi : DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
Eselon I :
Eselon II-a :
Eselon II-b : Kepala Dinas
Eselon III : Sekretaris Dinas
Eselon IV :
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Dinas

Sekretaris

Kasubbag Program Kasubbag umum Kasubbag. Keuangan

5. Ikhtisar Jabatan : Memimpin dan mengelola pelayanan administsrasi Umum,
Kepegawaian dan perlengkapan tata laksana rumah tangga berdasarkan peraturan dan
undang-undang yang berlaku untuk kelancaran tugas.

6. URAIAN TUGAS : (ditambah output nya)
a. Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan
TAHAPAN :
1) Mempelajari disposisi atasan
2) Mengumpulkan/menyiapkan data bahan yang berhubungan dengan disposisi
atasan.
3) Menindak lanjuti disposisi atasan
4) Surat/Dokumen/kegiatan

b. Memberi petunjuk membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas
berjalan lancar dan tertib.
TAHAPAN :
1) Mengumpulkan data
1. memanggil bawahan dan memberikan arahan tentang tugas-tugas yang telah
direncanakan.
2. Membagi tugas kepada bawahan.
3. Membentuk tim agar pelaksanaan tugas dapat tercapai secara maksimal
4. Mengevaluasi hasil kerja tahun sebelumnya dan membandingkan dengan tahun
berjalan.
5. Laporan/kegiatan.

c. Melaksanakan pengelolaan administrasi umum
TAHAPAN
1. Menyiapkan buku agenda dan mengagendakan semua surat-surat
2. Menyiapkan lembar disposisi dan memparafkan kepada sekretaris
3. Mendistribusikan surat-surat.
4. Menyusun arsip
5. Mengevaluasi pelaksanaan admistrasi umum

d. Melaksanakan pengelolaan administrasi Kepegawaian
TAHAPAN
1. Menyiapkan data/bahan referensi seluruh pegawai,
2. Menyusun daftar urut kepangkatan pegawai
3. Menyusun./menyiapkan data/bahan dalam rangka pembinaan disiplin
pegawai, pengembangan karir, mutasi dan pemberhentian pegawai.
4. Membuat usulan gaji berkala pegawai
5. Menyiapkan usulan pegawai yang akan naik pangkat, pensiun dan peninjauan
masa kerja dan pemberian penghargaan, tugas/ijin belajar, pendidikan dan
pelatihan dll.
6. Menyiapkan daftar urutan kepegawaian.
7. Melaporkan kepada atasan
- Data DUK pegawai
- Data Kehadiran pegawai
- Data pegawai yang memenuhi syarat untuk mengikuti pendidikan
penjenjangan karir, diklat, mendapat penghargaan, pensiun dll.
- Data pegawai yg memenuhi syarat untuk naik pangkat, berkala dll.

e. Membantu sekretaris dalam melaksanakan pengelolaan administrasi perlengkapan
TAHAPAN
1. Menerima usulan barang-barang yang dibutuhkan bidang-bidang
2. Menyiapkan data/bahan referensi Barang kebutuhan kantor.
3. Menginventaris jumlah barang-barang kantor.
4. Mengidentifikasi barang-barang yang baik, rusak ringan, rusak berat.
5. Menyusun daftar service/perbaikan barang-barang.
6. Menyusun daftar rencana penghapusan barang-barang yang rusak berat.
7. Menyusun daftar pengadaan barang-barang.
8. Membuat kartu inventaris barang, kartu inventaris ruangan.
9. Membuat kode/meregistrasi barang-barang pengadaan baru
10. Menyiapkan berita acara penyerahan barang
11. Mengganti/memperbaharui kartu inventaris ruangan setiap tahun
12. Tersedianya
- Laporan Inventaris Barang
- Laporan Mutasi aset
- Laporan Usulan Penghapusan Barang
- Laporan service Barang-barang
- Pendistribusian Barang Inventaris ke bidang-bidang.

f. Menggandakan, menomori dan mendistribusikan surat masuk dan surat keluar.
TAHAPAN.
1. Menerima dan mengagendakan surat keluar
2. Meneliti dan memeriksa surat-surat yang harus digandakan
3. Mendistribusikan ke bidang-bidang surat yg telah dinomori ataupun yang telah
digandakan.
4. Membuat rekapitulasi dokumen yg telah digandakan
5. Melaporkan kepada atasan

g. Melaksanakan kebersihan lingkungan kantor dan bertanggung jawab atas
keamanan kantor.
TAHAPAN.
1) Menyiapkan kontrak kerja untuk petugas kebersihan kantor dan petugas
keamanan kantor.
2) Menyiarpkan SOP tugas-tugas kebersihan kantor
3) Membuat rencana kerja tugas-tugas yang berhubungan dengan kebersihan
,kenyaman dan keindahan serta keamanan kantor.
4) Memberi arahan kepada petugas kebersihan dan keamanan tentang tugas yg
harus dikerjakan dan kendala-kendala dalam melaksanakan tugas.
5) Menyediakan alat kebersihan yang diperlukan
6) Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan keamanan kantor.
7) Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan.
8) Terciptanya ruangan, halaman dan lingkungan kantor yang rapi dan bersih.
h. Merencanakan usulan kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan barang lainnya
TAHAPAN
1) Mengumpulkan data/bahan dari bidang-bidang untuk pengajuan usulan
kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan barang lainnya.
2) Membuat usulan kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan barang lainnya.
3) Mendistribusikan kebidang-bidang kebutuhan ATK yg diperlukan dan
membuat nota pengeluaran barang
4) Membuat rekapitulasi pengeluaran barang perbulan
5) Melaporkan kepada atasan
6) Adanya ATK Kantor

i. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan kegiatan
pelaksanaan tugas.
TAHAPAN
1) Menyiapkan data/bahan untuk pelaksanaan kegiatan
2) Meneliti dan memeriksa semua program yang akan dilaksanakan.
3) Melaporkan kepada atasan semua kegiatan sebelum dilaksanakan
4) Kegiatan

j. Menyusun laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai hasil yang telah
dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
TAHAPAN
1) Menyiapkan data/bahan untuk laporan
2) Mengolah data/bahan untuk laporan
3) Laporan

k. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan
penilaian sasaran kerja pegawai ( SKP ).
TAHAPAN
1) Menyiapkan buku catatan bawahan
2) Mencatat setiap pelaksanaan tugas yang diberikan
3) Nilai

l. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
TAHAPAN
1) Menerima perintah tugas
2) Melaksanakan perintah tugas
3) Membuat laporan.

7.Bahan Kerja
NO Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1 Peraturan Perundang-undangan yg berlaku Pedoman dalam pelaksanaan tugas

2. Perbup, RKA, DPA dll Pedoman dalam pelaksanaan tugas

3. Tupoksi Pedoman dalam pelaksanaan tugas
4. Disposisi Atasan Dasar dalam melaksamakan tugas

5. Buku agenda/buku expedisi Sarana pencatatan

6. Tata naskah dinas Pedoman dalam pelaksanaan tugas

7, SOP Dasar dalam pelaksanaan tugas

8.Perangkat/Alat Kerja
NO Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. ATK Sarana untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
2 Komputer

3 Printer

4 Stempel

5 Meja

6 Kursi
7, Lemari

9.Hasil Kerja(pada satuan hasil tampilkan berapa jumlahnya)

NO Hasil Kerja Satuan Hasil Waktu
Penyelesaian
1. Terlaksananya petunjuk/arahan sesuai dengan disposisi 4 Keg. 300 menit
atasan ( surat,kegiatan, l )

2. Terlaksananya pembagian tugas , pembinaan
10 Keg 72.000 menit
anggota

3. Terlaksana pengelolaan administrasi umum 2,400 Surat 72.000 menit

(surat masuk dan surat keluar)

4. Terlaksananya pengelolaan administrasi kepegawaian Dokumen 2340 menit

5. Terlaksananya pengelolaan administrasi Dokumen 1.500 menit
Perlengkapan. ( Pengusulan ATK, laporan Pemakaian
ATK, Laporanpersediaan barang pakai habis, Dokumen
PengadaanBarang, Registerbarang, Perbaikanalat-alat
Kantor, Buku Inventaris Barang, Kartu Barang, Kartu
Inventaris ruangan dll)
6. Terlaksananya penggandaan, penomoran dan Dokumen 900 menit
pendistribusian surat masuk dan keluar

7. Terlaksananya kebersihan lingkungan kantor dan Kegiatan 60
keamanan kantor.
8. Usulan kebutuhan alat tulis kantor dan kebutuhan Dokumen 60
barang lainnya
9. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan Dokumen 30
merencanakan kegiatan pelaksanaan tugas.
10. Laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai hasil Dokumen 120
yang telah dicapai sebagai pertanggung jawaban
pelaksanaan tugas.
11. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku Dokumen 120
catatan penilaian sebagai bahan penilaian sasaran
kerja pegawai ( SKP ).
12. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh Kegiatan 120
atasan.

10. Tanggung Jawab :(disesuaikan dengan kata kunci)
a. Terlaksananya kelancaraan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian dan
perlengkapan
b. Terjaganya kerahasian data/dokumen kantor
c. Terciptanya ketepatan data pegawai
d. Terciptanya kerapihan, keamanan, keindahan dan keharmonisan lingkungan kantor.

11. wewenang ;(ditambahkan lagi dan sesuai dengan kata kunci)
a. Menolak untuk memberikan informasi tentang kerahasian jabatan.
b. Memotivasi kinerja bawahan
c. Menegur kesalahan bawahan
d. Memberikan penilaian kepada bawahan

12. Korelasi Jabatan.
NO JABATAN UNIT KERJA/INSTANSI DALAM HAL
1. Kepala Dinas Pelaksanaan tugas
2 Sekretaris Pelaksanaan tugas
3 Kasubbag. Keuangan Pelaksanaan tugas
4 Kasubbag Program
Staf

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat Kerja Dalam ruangan
2 Suhu Tidak panas dan juga tidak dingin
3 Udara Kering
4 Keadaan Ruangan Hangat
5 Letak Di dataran rendah
6 Penerangan Terang
7 Suara Senyap
8 Keadaan tempat kerja Bersih
9 Getaran -

14. RESIKO BAHAYA
NO FISIK/MENTAL PENYEBAB
1. Kelelahan pada otot kaki Terlalu banyak berjalan

2. Kelelahan pada otot mata Terlalu banyak melihat komputer

3 Kelelahan pada otot pinggang Terlalu banyak duduk

Stress Tekanan pekerjaan

15. SYARAT JABATAN

a. Pangkat./Gol. Ruang : Penata Muda Tk. I (III/b)
b.Pendidikan : S – 1 diutamakan jurusan managemen
c.Kursus/Diklat :

1. Penjenjangan : Diklat Kepemimpinan
2. Teknis : Diklat Tata Arsip, Kepegawaian, Pengadaan Barang

d. Pengalaman Kerja : 1 Tahun bekerja pada subbag. Umum
e. Pengetahuan Kerja :
- Memiliki pengetahuan IT
- Memiliki pengetahuan Pengadaan Barang
a- Memiliki pengetahuan Tata Arsip
- Memiliki pengetahuan Kepegawaian
- Memiliki pengetahuan tentang Peraturan dan undang-undang
f. Keterampilan Kerja :
- Mampu menggerakan orang lain/Kepemimpinan
- Mampu mengoperasikan komputer
- Mampu menyusun Program

g. Bakat Kerja :
- G : Intelegensia
- V : Verbal
- Q : Ketelitian

h. Temperamen Kerja :(ditambah dan desesuaikan dengan PERKA)

- D = Kemampuanmenyesuaikandirimenerimatanggungjawab
untukkegiatanmemimpin, mengendalikanatau merencanakan.

R=

P=

i. Minat Kerja : (Disesuaikan dengan PERKA)

- Kemauan, keinginan dan kemampuan untuk melaksanakan kegiatan
yang berhubungan dengan benda-benda, orang dan bersifat rutin ,
kongkrit dan teratur.

j. Upaya fisik : (Ditambah dan disesuaikan dengan PERKA)

- Berdiri
- Duduk
- Mengatur
- Berjalan

k. Kondisi Fisik :
- Jenis Kelamin : Laki-laki/ Perempuan
- Umur : relatif
- Tinggi Badan : ideal
- Berat Badan : ideal
- Postur Badan : ideal
- Penampilan : rapi

l. Fungsi Jabatan : (Ditambah dan disesuaikan dengan PERKA)

- Do,D1,D2,D3,D4,D5
- Memadukan, Menganalisa, Menyusun, Menghitung, Membandingkan,
Menyalin,

Prestasi Kerja Yang diharapkan(sesuai dengan hasil kerja)
NO SATUAN HASIL JUMLAH HASIL DALAM 1 TAHUN
1 Dokumen 60 menit

2 Dokumen 60 menit

3 Dokumen 20 menit/1000

4 Dokumen 2340 menit

5 Kegiatan 260 menit

6 Dokumen 150 menit

7 Kegiatan Kebersihan Kantor 900 menit

8 Dokumen 60

9 Dokumen 60

10 30
Dokumen
11 120
Dokumen
12 120
Kegiatan

*)SatuanHasillihatnomor 9 kolom 2

16. ButirInformasiLain : - Kalaubisa kami mohonkan PNS Daerah
mendapatkanremunerasiseperti PNS Pusat.

LubukPakam, Oktober 2015

MengetahuiAtasanLangsung Yang Membuat,
SekretarisDinasInfokom Deli Serdang,

Drs. BAMBANG HARIADI NUR ALMENA, SS
NIP.196310261993031004 NIP. 196203031986022005
6. melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan
pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat;
7. melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub
Bagian Umum;
8. melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian;
9. melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji
berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja dan pemberian
penghargaan, serta tugas/ijin belajar, pendidikan dan pelatihan
kepemimpinan/Struktural, fungsional dan teknis ;
10. melaksanakan penyusunan/ penyiapan bahan pembinaan disiplin pegawai,
pengembangan karier dan mutasi serta pemberhentian pegawai;
11. melaksanakan pengusulan gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan
pegawai dan jabatan di lingkungan dinas;
12. melaksanakan pembinaan tenaga fungsional;
13. melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan
kepada unit di lingkungan dinas;
14. melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan
perundang-undangan;
15. rnelaksanakan adrninistrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian,
surat-surat, naskah dinas dan arsip;
16. melaksanakan penggandaan naskah dinas;
17. melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat-rapat;
18. melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum,
pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan
barang tidak bergerak;
19. melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana pengurusan
rumah tangga, pemeliharaan perawatan lingkungan kantor, kenderaan dan aset
lainnya serta ketertiban, keindahan keamanan dan layanan kantor;
20. melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub
Bagian Umum;
21. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan
pengambilan kebijakan;
22. melaksanakan penyerasian ketikan naskah Dinas;
23. melaksanakan pengelolaan kepegawaian pada Unit Pelaksana Teknis Dinas;
24. melaksanakan pembinaan kearsipan dinas dan Unit Pelaksana Teknis Dinas;
25. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
26. melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya.

Related Interests