Cải tiến hiện trường làm việc theo phong cách Nhật Bản: 5S

11:23:38 11/07/2012

Tại Việt nam khi xây thực hiện ISO 9000 SUZUKI Việt nam là nơi đầu tiên áp dụng 5S để tổ chức nơi làm việc . Đến nay
5 S đã được biết đến như một phưong pháp tổ chức sắp xếp hồ sơ tài liệu và nơi làm việc tốt nhất. Một doanh nghiệp
thực hiện tốt 5S sẽ đạt được những kết quả bất ngờ chỉ tốn một chi phí không đáng kể nhưng hiệu quả rất to lớn.

I- 5S LÀ GÌ?
5S là một tập hợp 5 từ của Nhật Bản – Mỗi từ bắt đầu bằng âm S đó là:

 SEIRI Tạm dịch SÀNG LỌC.
 SEITON Tạm dịch SẮP XẾP.
 SEISO Tạm dịch SẠCH SẼ.
 SEIKETSU Tạm dịch SĂN SÓC.
 SHITSUKE Tạm dịch SẴN SÀNG.

Hãy tự hỏi khi bắt đầu công việc bạn có phải tìm kiếm dữ liệu, công cụ? Ảnh:N.Systems

Ngày nay 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước
khác vì các lý do sau:

 Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn .
 Mọi người trong cũng như ngoài Công ty dễ dàng nhận ra kết quả của sự thay đổi tích cực.
 Kết quả tăng cường phát huy sáng kiến.
 Mọi người cảm thấy thoải mái khi làm việc.
 Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
 Nhân viên cảm thấy tự hào về sự sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc của mình .
 Đem lại sự vừa lòng cho khách hàng vì vậy có nhiều hợp đồng cho Công ty.
II-ĐỊNH NGHĨA 5S:
1 . SEIRI –SÀNG LỌC: Seiri là sàng lọc những cái không cần thiết tại chỗ làm việc và loại bỏ chúng.

2 . SEITON – SẮP XẾP: Seiton là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự ,đúng chỗ của nó để tiện lợi và nhanh chóng khi
sử dụng.

3 . SEISO – SẠCH SẼ Seiso là vệ sinh sạch sẽ mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà,không có bụi
bẩn trên trang thiết bị,dụng cụ,hồ sơ …

4 . SEIKETSU – SĂN SÓC Seiketsu là luôn săn sóc,giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri-
Seiton – Seiso

5 . SHITSUKE – SẴN SÀNG Shitsuke là tạo cho mọi người có thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm
ngặt các quy định tại nơi làm việc.

III- CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S
1) SEI RI –SÀNG LỌC: Loại bỏ những thứ không cần thiết

Bước 1: Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp . Hãy phát hiện và xác định
những thứ không thấy cần thiết cho công việc của bạn. Sau đó thông báo xem có ai cần dùng nó không. Hủy bỏ
những thứ không còn cần cho bạn,đừng tiếc mà cố giữ lại

Bước 2: Nếu bạn và đồng nghiệp không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó còn cần hay không cho công
việc thì hãy đánh dấu kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi.

Bước 3: Sau một thời gian (ví dụ một vài tháng) bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến nó không . Nếu không tức
là nó không cần cho công việc của bạn nữa .Nếu bạn không tự quyết định được hãy báo cho người có thẩm quyền.
Chú ý:
a) Khi sàng lọc bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ ,hộc bàn và trong phòng
b) Việc hủy những thứ không cần thiết theo một trong các cách sau:

 Bán cho ve chai.

 Giao cho đơn vị khác

 Vứt bỏ (Nếu là hồ sơ tài liệu phải cắt nhỏ).

 Khi hủy những thứ thuộc tài sản của Công ty phải báo cho người có thẩm quyền biết

 Thông báo cho nơi đã cung cấp những NVL,tài liệu thừa đó

 Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc ,hãy tìm mọi ngóc ngách như bạn tìm diệt
một con dán vậy.

Sẽ có một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn tìm ra một vài vật,tài liệu có ích mà lâu nay bạn không
biết để nó ở đâu.

2- SEITON-SẮP XẾP: Là đặt mọi thứ đúng chỗ của nó sao cho tiện lơi khi dùng.

Bước 1: Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc. Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ
xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc hay vị trí đồng thời phải bảo đảm thẩm mỹ và an toàn

Bước 2: Sau đó bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận lợi cho thao tác và
quản lý.
Một nguyên tắc cần lưu ý là cái gì thường xuyên dùng đến thì phải để gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng
thì để xa hơn,cái nặng để dưới ,nhẹ để trên . Bạn hãy thảo luận về phác thảo cách bố trí với đồng nghiệp thống nhất
rồi thực hiện.

Bước 3:Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp đều biết là cái gì,để ở đâu để họ tự sử dụng mà không cần hỏi ai . Tốt
nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng,tài liệu và sơ đồ nơi lưu giữ . Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo,ngăn
tủ,cặp tài liệu để mọi người biết rõ cái gì được giữ ở đó.

Bước 4: Hãy áp dụng nguyên tắc trên để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa,dụng cụ cấp cứu,van an toàn… và những chỉ dẫn
cần thiết khác.

Chú ý: Mục đích của Seiton –Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn,hiệu quả khi làm việc,vì vậy những
vật như rèm ,màn che để dấu những vật dụng phía sau là không cần thiết

Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức thời hạn tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu,tài liễu thì càng tốt

SEISO –SẠCH SẼ: Hãy làm vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ

Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc chế tạo ra sản phẩm. Như vậy
Seiso-Sạch sẽ phải được thực hiện hàng ngày,đôi khi là trong suốt cả ngày . Sau đây là một vài gợi ý cho Seiso của bạn:

Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới làm vệ sinh. Hãy quét dọn,vệ sinh nơi làm việc,kể cả máy móc thiết bị,dụng cụ,đồ đạc…
một cách thường xuyên làm cho chúng không có cơ hội để dơ bẩn.

 Dành 5 phút để Seiso mỗi ngày.
 Bạn và các đồng nghiệp có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
 Những người làm vệ sinh chỉ chịu trách nhiệm ở nơi công cộng
 Nếu bạn muối làm việc trong môi truờng sạch sẽ và an toàn thì chính bạn hãy tạo ra môi trường đó.
 Đừng bao giờ vứt rác,khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo thành thói quen
 Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.
 Xem việc vệ sinh là điều rất quan trọng đối với các nhà máy,công xưởng
 Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu từ ngày hôm nay nhé

Chú ý: Ngoài 5 phút mỗi ngày dành cho Seiso bạn nên có thời gian làm hàng tuần ,hàng tháng . Cái lợi do Sei so-Sạch
sẽ mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần thời gian bỏ ra

Thay vì phải dùng chổi thu ta cho ba- vớ chảy bằng máng vào thùng

4- SEIKETSU-SĂN SÓC: Là giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao
Để không lãng phí những nỗ lực đã thực hiện bạn không nên dừng lại sau khi đã đã tiến hành được 3S . Sau đây là
những gợi ý cho Seiketsu củ
- Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc,cần có lịch phân công làm vệ sinh .
- Phong trào thi đua giữa các đơn vị . Chỗ làm việc cũng rất quan trọng và có hiệu quả trong việc lôi kéo,cuốn hút mọi
người tham gia 5S.
Chú ý: - Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay từng máy móc
- Kiểm tra đánh giá thường xuyên do thành viên của nhóm(tổ, đội ) 5S của đơn vị thực hiện .
- Đừng chỉ có tìm chỗ xấu,chưa tốt để phê bình mà phải chú ý phát hiện cái tốt để khen thưởng,động viên.

5- SHITSUKE-SẴN SÀNG: Là làm các việc kể trên một cách tự giác mà không cần phải nhắn nhở hay ra lệnh

Cần phải làm cho mọi người thực hiện 5S một cách tự giác như một thói quen hay lẽ sống . Việc này cần một thời gian
dài rèn luyện có kiểm tra,đôn đốc mời dần dần tạo thành thói quen .Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S tốt hơn là
thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người cảm thấy yêu thích 5S.
Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S, muốn vậy cần chú ý
- Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của chính bạn
- Nhận thức được cơ quan,Công tylà nơi bạn tạo ra thu nhập của bạn và gia đình bạn.
- Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của chính bạn sạch sẽ,vệ sinh,ngăn nắp thì tại sao bạn lại
không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ thoải mái dễ chịu hơn ở nhà?
Chú ý: Để nâng cao Shitsuke-Sẵn sàng của CBCNV Công ty thì vai trò của người phụ trách 5S cực kỳ quan trọng . Người
phụ trách phải có uy lực ra lệnh và là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

NHẬN THỨC NGUYÊN LÝ SỨC MẠNH CỦA 5S
5S XUẤT PHÁT TỪ NHU CẦU

 Đảm bảo sức khỏe .
 Sự tiện lợi .
 Chất lượng cuộc sống .
 Nền tảng để nâng cao năng suất.

5S XUẤT PHÁT TỪ CON NGƯỜI

 Khi có ý thức và thực hiện 5S Công ty có thể triển khai SUPER 5S:Sáng tạo ở mức cao,phương pháp KAIZEN.
 Là các kiến thức bổ ích cho các nhà quản lý và những người áp dụng Kaizen

5S LÀ SỰ CẤU THÀNH TỪ CÁC YẾU TỐ: P.Q.C.D.S.M

 Một Công ty áp dụng 5S một cách nhiệt thành sẽ bảo đảm:
 Nâng cao năng suất (Productivity)
 Nâng cao chất lượng (Quality)
 Giảm chi phí (Cost)
 Giao hàng đúng hạn (Delivery)
 An toàn cho con người (Safe)
 Nâng cao tinh thần (Morale)

4 MỤC TIÊU CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 5S

1. Xây dựng ý thức cải tiến (KAIZEN)cho mọi người tại nơi làm việc
2. Hình thành nhóm làm việc với sự tham gia của mọi thành viên
3. Phát triển năng lực lãnh đạo của cán bộ quản lý qua hoạt động thực tế
4. Cải tiến cơ sở Hạ tầng,đưa Kaizen vào áp dụng
7 LÝ DO TẠI SAO 5S NGÀY CÀNG PHỔ BIẾN

1. Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ ngăn nắp hơn.
2. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
3. Mọi người trong và ngoài Công ty dễ dàng nhận ra kết quả.
4. Tăng cường khả năng phát huy sáng kiến.
5. Mọi người thoải mái trình bày
6. Mọi người cảm thấy tự hào về sự sạch sẽ ngăn nắp của nơi làm việc
7. Kết quả tốt của Công ty làm vừa lòng khách hàng đem lại nhiều hợp đồng hơn

04 LÝ DO TẠI SO CÓ NHIỀU NGƯỜI THAM GIA THỰC HIỆN 5S

1. 5S có thể áp dụng cho mọi cấp Công ty:lớn,vừa,nhỏ
2. có thể áp dụng đối với mọi ngành :Sản xuất,thương mại,dịch vụ ,văn phòng …
3. Triết lý của 5S dễ hiểu ,không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó.
4. Bản chất của con người đều thích sạch sẽ,thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc

CÓ 03 lOẠI CHỖ
Loại thứ 1: Trong đó mọi người xả rác bừa bãi không ai thu dọn
Loại thứ 2: Trong đó mọi người xả rác bừa bãi có CN vệ sinh thu dọn
Loại thứ 3: Không ai vứt rác trong kho mọi người luôn làm vệ sinh

4 YẾU TỐ CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN 5S THÀNH CÔNG

1. Lãnh đạo cam kết hỗ trợ.
2. Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo,huấn luyện .
3. Mọi người tự giác tham gia vào chương trình 5S mà không cần có người giám sát
4. Lập lại vòng thực hiện 5S với tiêu chuẩn cao hơn

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN 5S
Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5S trong 1 công ty

I/ KẾ HOẠCH TỰ THỰC HIỆN 5S :

BƯỚC 1 CHUẨN BỊ

 Cán bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của chương trình 5S.
 Cán bộ lãnh đạo thăm các Công ty điển hình thực hiện 5S .
 Cán bộ lãnh đạo quyết tâm thực hiện 5S .
 Tổ chức Ban chỉ đạo thực hiện 5S.
 Chỉ định người có trách nhiệm chính về triển khai thực hiện 5S.
 Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện .

BƯỚC 2 THÔNG BÁO CHÍNH THỨC CỦA LÃNH ĐẠO

 Lãnh đạo thông báo chính thức về chương trình 5S .
 Tổng Giám Đốc trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho toàn bộ CB lãnh đạo.
 Thành lập và in thành văn bản sơ đồ tổ chức 5S và vẽ sơ đồ chỉ ra vùng giới hạn trách nhiệm của các nhóm thực hiện.
 Lập kế hoạch về sử dụng các phương tiện tuyên truyền bao gồm: bảng tin,biểu ngữ,áp phích,tờ rơi …
 Lập chương trình đào tạo nội bộ và gởi cán bộ đi đào tạo về các kiến thức cơ bản của 5S.

BƯỚC 3 TOÀN BỘ CBCNV THỰC HIỆN TỔNG VỆ SINH

 Tổ chức ngày tổng vệ sinh .
 Chia vùng và phân công nhóm phụ trách .
 Cung cấp đủ dụng cụ ,trang thiết bị cần thiết.
 Thực hiện ngàt tổng vệ sinh toàn Công ty.
 Sàng lọc mọi thứ không cần thiết khỏ nơi làm việc .
 Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm .
BƯỚC 4 SÀNG LỌC SƠ BỘ BAN ĐẦU

 Đặt ra các tiêu chuẩn hủy bỏ những thứ không cần thiết .
 Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau khi tổng vệ sinh .
 Mọi người tập trung xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ.
 Những thứ không cần thiết gây thiệt hại kinh tế cần được phân tích tìn nguyên nhân và đưa ra hành động phòng ngừa
lãng phí.
 Hoạt động sàng lọc trong toàn Công ty thường xuyên và định kỳ .

TẠI SAO NHỮNG THỨ KHÔNG CẦN THIẾT LẠI TÍCH LŨY

 Do thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh.
 Đặt hàng trước số lượng lớn nguyên vật liệu mà không căn cứ vào kế hoạch SX.
 Không kiểm soát số lượng đầy đủ ,không xử lý sớm khi mới xảy ra.
 Chỗ lưu kho không đúng, biện pháp lưu kho kém .
 Hệ thống tiếp nhận,quản lý,cấp phát kém.
 Đặt hàng chồng chéo .
 Máy móc ,thiết bị cũ kỹ và lạc hậu không thanh lý.
 Hư hỏng do xếp dỡ không đúng.
 Lưu quá nhiều văn bản giấy tờ .
 Sản xuất ra nhiều phế phẩm khách hàng không nhận nhưng không hạ giá ngay.
 Những khỏan vô lý khác….

VIỆC SÀNG LỌC NHỮNG THỨ KHÔNG CẦN THIẾT THỰC HIỆN LÚC NÀO? AI LÀM? LÀM Ở ĐÂU?

 Vào ngày tổng vệ sinh,mọi người cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết.
 Hai lần trong một năm tổ chức một ngày Seiri để tập trung loại bỏ mọi thứ không cần thiết.
 Trong suốt những ngày thực hiện Sàng lọc –Sắp xếp- Sạch sẽ cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa
lãng phí do tích lũy các thứ không cần đó .

Bước 5: THỰC HIỆN SÀNG LỌC -SẮP XẾP- SẠCH SẼ HÀNG NGÀY

 Seiri-Sàng lọc :Loại bỏ mọi thứ không còn sử dụng được và không cần thiết .Tận dụng chỗ làm việc và nơi lưu trữ .
 Seiton –Sắp xếp: Cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra sử dụng .
 Seiso –Sạch sẽ: Lập thời khóa biểu vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái ,an toàn ,đảm bảo sứ khỏe
 Huy động mọi người phát huy sáng kiến cải tiến tại nơi làm việc.

7 NGUYÊN TẮC SEITON –SẮP XẾP

1. Sự dụng phương pháp FIFO (Vào trước thì ra trước) để lưu kho .
2. Quy định vị trí cho mọi thứ tại nơi làm việc.
3. Mọi hạng mục và địa chỉ cần có nhãn hiệu một cách hệ thống .
4. Sắp xếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm .
5. Đặt các thứ để mọi người dễ dàng tìm kiếm và lấy ra .
6. Phân chia các dụng cụ đặc biệt và thông thường đễ bảo quản và sử dụng .
7. Đặt các dụng cụ sử dụng thường xuyên ở gần người sử dụng.

MỘT SỐ KINH NGHIỆM THỰC HÀNH SEISO- SẠCH SẼ

 Thực hiện 5 phút vệ sinh mỗi ngày.
 Mỗi mát,thiết bị ,khu vực phân công một người chịu trách nhiệm.
 Kết hợp công tác vệ sinh và kiểm tra.
 Thực hiện liên tục vòng tròn: Quét-Rửa-Lau-Kiểm tra.
 Tổ chức tổng vệ sinh hai lần/một năm.
DUY TRÌ VÀ NÂNG CAO SEIKETSU- SĂN SÓC
Khi thực hiện đúng các hoạt động Seiri-Seiton – Sei so nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp .
Điều này được gọi là Seiketsu-Săn sóc ,để duy trì và nâng cao 5S nên sử dụng các phương pháp hiệu quả sau :

 Ban lãnh đạo đánh gí hoạt động 5S của tất cả các đơn vị.
 Tạo ra sự thi đua giữa các đơn vị về 5S.
 Tạo ra sự thi đua giữa các Công ty .
 Khen thưởng,xử phạt kịp thời .

LUYỆN TẬP SHITSUKE SẴN SÀNG
Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện.

1. Chịu khó lắng nghe và học tập lẫn nhau .
2. Định hướng vào KAIZEN (liên tục cải tiến) và tập trung thực hiện .
3. Chứng minh tinh thần đồng đội .
4. Luyện tập phong cách luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có danh tiếng.
5. Cố gắng luôn đúng giờ,đúng kế hoạch đã định.
6. Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
7. Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn .

BƯỚC 6 ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ THỰC HIỆN 5S

1. Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S.
2. Chuyên gia đánh giá thường xuyên kiểm tra,đnh giá hoạt động 5S.
3. Phát động phong trào thi đua do Công đoàn ,Đoàn thể chủ trì.
4. Định kỳ tổng kết và trao thưởng cho các đơn vị,cá nhân thực hiện tốt.
5. Tổ chức tham quan học hỏi 5S ở nơi kháC .
6. Tổ chức thành phong trào thi đua giữa các Công ty với nhau để hoàn thiện.

PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S
12 ĐIỂM TRỌNG TÂM VỀ 5S MÀ CHUYÊN GIA ĐÁNH GIÁ CẦN KIỂM TRA

1. Cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý có hỗ trợ chương trình 5S không?
2. Mọi người có tự hào về chỗ làm việc của họ không?
3. Chỗ làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
4. Chỗ làm việc có an toàn cho mọi người làm việc hay không?
5. Máy móc thiết bị có được vệ sinh và duy trì tốt công việc này không?
6. Mọi thứ có được sắp xếp để dễ tìm kiếm không?
7. Máy móc và các dụng cụ có đặt ngăn nắp,tiện lơi cho sử dụng không?
8. Các bản kiểm kê có được lưu giữ để dễ truy tìm không?
9. Các sản phẩm làm ra có đảm bảo sạch sẽ,vệ sinh không?
10. Mọi người có vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
11. Mọi người có mặc đồng phục sạch sẽ và gọn gàng không?
12. Mọi người có ý thức làm tấm gương tốt cho Công ty không?

QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI THÀNH VIÊN TRONG VIỆC THI ĐUA VỀ HOẠT ĐỘNG 5S GIỮA CÁC ĐƠN VỊ
1/ MỤC TIÊU :
Mục đích của việc thi đua là để nâng cao năng suất toàn diện của tổ chức thông qua việc quảng bá chương trình
5S với sự tham gia của tất cả các thành viên .
2/ TRÌNH ĐỘ NGƯỜI THAM GIA:
Tất cả các đơn vị đã thực hiện 5S và đạt được mức thực tế với sự tham gia của mọi thành viên trong Công ty
bất kỳ làm việc ở vị trí nào ,trình độ nào .
3/ PHÂN BỔ THỜI GIAN:
Mỗi một cuộc thi đua sẽ được tổ chức kéo dài 6 tháng ,hai lần trong một năm để đảm bảo tính liên tục.
4/ NHÓM ĐÁNH GIÁ:
Ban chỉ đạo chương trình 5S chỉ định mhóm đánh giá ,nhóm này sẽ thăm từng đơn vị và đánh giá các hoạt động 5S
vào từng thời gian trong kỳ đánh giá và cuối đợt thi đua.
5/ MẪU ĐÁNH GIÁ 5S:
Mỗi mẫu đánh giá 5S sẽ được chuyên gia đánh giá sử dụng theo chức năng của từng đơn vị tương ứng :

 Mẫu đánh giá văn phòng làm việc.
 Mẫu đánh giá kho tàng .
 Mẫu đánh giá nhà máy,phân xưởng sản xuất.

6/ ĐÁNH GIÁ:

A. Hai khía cạnh của việc đánh giá:

Đánh giá bằng cách cho điểm và được các chuyên gia đánh giá ghi chép theo hai khía cạnh của các hoạt động 5S
đối với mỗi phòng,Ban ,đơn vị tham gia :

 Điểm về mức độ thực hiện 5S đạt được.
 Điểm về sự thực hiện tốt 5S.

B. Đánh giá về mức độ 5S đạt được:

Mỗi thành viên đánh giá sẽ cho điểm theo từng mục trong danh sách câu hỏi trong mẫu sẵn để tính tổng số điểm
ở cột “Tổng số điểm”
Điểm điều chỉnh : Tối đa 100 điểm đuợc tính theo công thức :
Tổng số điểm x 10/ Tổng số mục đánh giá
Đánh giá sự thực hiện tốt 5S:
Mỗi chuyên gia đánh giá cần xem xét việc thực hiện 5S trew6n thực tế ở mỗi đơn vị ,phòng ban và cho các điểm thưởng
như thực hiện tốt theo đánh giá của họ ở cột điểm thuởng cho các hoạt động 5S sẵn có trong mẫu đánh giá (tối đa
20điểm).
D/ Điểm cuối cùng :
Tổng số điểm điều chỉnh và điểm thưởng là điểm cuối cùng của đơn vị được đánh giá.
E/ Sự giải thích của nguời đánh giá về thực hiện thống nhất 5S:
Mỗi người đánh giá cần trình bày lý do thưởng điểm ở mục thực hiện tốt 5S
F/ Khuyến nghị của người đánh giá đối với việc cải tiến trong thời gian tới:
Người đánh giá cần đưa ra ý kiến gợi ý về việc cải tiến trong thời gian tới vào mục khuyến nghị để đơn vị được đánh
giá thực hiện.

10 ĐIỀU GỢI Ý ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG 5S

1. Hai cái đầu cùng suy nghĩ luôn tốt hơn một cái đầu,cố gắng động não .
2. Tìm ra các điểm không thuận lợi để cải tiến .
3. Tìm ra các chỗ làm việc không ngăn nắp để cải tiến .
4. Tìm ra các nơi không an toàn ,không sạch sẽ để cải tiến.
5. Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ .
6. Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc thiết bị .
7. Chú ý nhiều hơn tới các khu vực chung : căng tin,nhà vệ sinh,hành lang,bãi đậu xe,vuờn cây,công
viên …
8. Chỉ ra các bằng chứng mà nhân viên phải tăng cường hoạt động 5S.
9. Làm cho việc thực hiện 5S của Công ty trở nên trực quan,sinh động
10. Hãy biến 5s thành một cuộc chơi
11. KAIZEN là gì?
12. 23:34:02 16/06/2012
13.
14.
15.
16. Ta có thể nhận diện nhanh hoạt động Quản lý trong Công ty truyền thống qua các yếu tố:
17. 1.Không có tiêu chuẩn rõ ràng
18. 2.Ngay khi đã có tiêu chuẩn, thì tiêu chuẩn diễn tả đối với mọi người cũng không được rõ ràng
19.
20. 3.Không có mối quan hệ rõ ràng giữa các quy trình, thao tác cùng các ảnh hưởng của nó đến chất
lượng, chi phí, giao hàng, an toàn và tinh thần làm việc.
21.
22. 4.Tiêu chuẩn có quá nhiều thông số, không xác định thông số chủ yếu.
23.
24. 5.Các tiêu chuẩn mô tả công việc chỉ có ý nghĩa đối với các thợ mới quen với quá trình, nhưng
không được dùng để làm cơ sở cải tiến thường xuyên.
25.
26. 6.Có những tiêu chuẩn tổng quát nhưng không xác định rõ ràng ai phải làm cái gì
27.
28. Vì vậy việc nảy sinh những yếu kém do Quản lý là tất yếu
29.
CÁC NHƯỢC ĐIỂM
CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH
CHÍNH
phải nhờ người làm lại và khắc phục vấn đề (việc này có thểxảy
Thiếu kỹ năng cơ bản như
ra khi lãnh đạo không chú trọng đến đào tạo và phát triển con
đọc và tính toán
người, mà chỉ xem họ như là một loại máy móc bổ sung )
Không định nghĩa các tiêu
chuẩn rõ ràng để biết được Lúc nào cũng cầu cứu đến tổ trưởng khi có việc không rõ xảy ra. Mất thời gian và
làm đúng hoặc sai thường lấy quyết định sai, làm sinh ra nhiều vấn đề mới.

Thiếu kỷ luật tuân thủ các tiêu
chuẩn, như là quản lý nội trợ, tổ chức Phải làm lại, xử lý mất mát, chữa cháy, giải quyết công việc nhận dạng và khắc phục
chỗ làm việc, các tiêu chuẩn công các không phù hợp.
việc
Toàn thể nhân viên, kỹ sư, cán bộ quản lý xúm lại qỉai quyết vấn
Thiếu kỹ năng giải quyết đề. Không sử dụng được khả năng sáng tạo của mọi người, chi
vấn đề phí gián tiếp sẽ tăng cao, bộ phận gián tiếp không còn thời gian
giải quyết vấn đề quan trọng hơn
Con người trong công ty không đáp ứng được các thay đổi về
Thiếu linh động trong việc
nhu cầu. Thiếu khả năng tự kiểm soát. Việc này có thể gây lãng
đáp ứng các nhu cầu của
phí khi phải chữa cháy: lấy thêm người, mua thêm MMTB, các
khách hàng
máy vi tính...
Thiếu khả năng đáp ứng với Việc thay đổi mặt hàng ngày càng xảy ra thường xuyên, phần
việc đưa mặt hàng mới vào lớn công việc là do kỹ sư đảm trách hơn là giao các công việc
sản xuất chi tiết xuống cho các người trong khu vực sản xuất đảm trách
30.
31.
32. Chúng ta nên dùng kaizen để giải quyết những vấn đề trên.
33.

34.
35. Ảnh: Công cụ thực hiện Kaizen
36.
37. KAIZEN thực hành gồm 10 công cụ thực hành:
38. Các công cụ cơ bản
39.
40. 1. PCDA thực hành
41.
42. 2. 5S thực hành
43.
44. 3. Kaizen thực hành
45.
46. 4. Industrial Engineering thực hành (IE)
47.
48. 5. Kiểm soát chất lượng thực hành
49.
50. 6. Hệ thống kiến nghị thực hành
51.
52. 7. Nhóm chất lượng thực hành
53.
54. Các công cụ nâng cao
55.

56.
57.
58.
59. 8. TQM thực hành
60.
61. 9. JIT thực hành
62.
63. 10. Duy trì sản xuất toàn diện thực hành
64.
65. So sánh giữa Kaizen và đổi mới:
66.
Lưu ý Đổi mới KAIZEN
Dài hạn, duy trì lâu bền nhưng không ấn
Tác dụng Ngắn hạn nhưng tạo ấn tượng mạnh
tượng
Bước đi Dài Từng bước ngắn

Thay đổi Đột ngột Từng bước vững chắc

Liên quan đến Một số người xuất sắc Mọi người trong công ty

Các yêu cầu Về đầu tư lớn Về đầu tư nhỏ

Hướng về Công nghệ Con người

Các tiêu chuẩn đánh giá Kết quả về lợi nhuận Quá trình và mức phấn đấu
Phù hợp với bước phát triển kinh tế Phù hợp với bước phát triển kinh tế
Lợi thế
nhanh chậm
67.
68. Bánh xe năng suất
69.