PENGENDALIAN DOKUMEN

No Dokumen : SOP/060/01
No Revisi : 00
SOP
Tanggal Tertib : 11 Juli 2016
Halaman : 1/4
dr. ENJI
UPT. PUSKESMAS SEPPRALIANA
PAKU ALAM NIP. 19800920
201001 2 010

1) Pengendalian Dokumen adalah kegiatan mendendalikan dokumen yang
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan dan penerapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di UPT Puskesmas Paku Alam.
2) Dokumen Internal adalah dokumen yang dibuat oleh UPT Puskesmas
Paku Alam untuk digunakan dalam pelayanan jasa kesehatan dan untuk
penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.
3) Dokumen Eksternal adalah dokumen yang berasal dari luar UPT
Puskesmas Paku Alam yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
1. Pengertian
pelayanan jasa kesehatan dan untuk penerapan sistem manajemen mutu
ISO 9001:2015.
4) Dokumen Kadaluarsa adalah dokumen yang sudah tidak berlaku lagi
(sudah terbit edisi yang baru) atau dokumen yang masa berlakunya/ masa
simpannya sudah berakhir.
5) Formulir adalah bentuk dokumen isian yang dipergunakan sebagai media
untuk mencatat hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan dan
penerapan SMM ISO 9001:2015.
1. Untuk memastikan bahwa semua penerbitan dokumen baik yang baru
ataupun revisi adalah melalui proses peninjauan dan persetujuan dari pihak
yang tepat.
2. Untuk memastikan bahwa semua dokumen diidentifikasi dengan tepat untuk
2. Tujuan mencegah pemakaian dokumen yang salah/ tidak berlaku dan hilangnya
dokumen.
3. Untuk memastikan bahwa pendistribusian dokumen sampai kepada pihak-
pihak yang memerlukan agar menggunakan dokumen yang mutakhir.
4. Untuk memastikan bahwa semua dokumen eksternal dikenali dan
dikendalikan.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Paku Alam tentang pemenuhan
persyaratan ISO 9001
4. Referensi Standar ISO 9001
5. Alat -
6. Prosedur 1. Penomoran & Pengesahan Dokumen
1.1. Setiap dokumen yang diterbitkan diberi judul, nomor dokumen, nomor

Apabila ada suatu dokumen yang telah mempunyai nomor yang telah ditetapkan/ baku.9.42 Tata Usaha 441. Setiap dokumen yang diterbitkan baru atau revisi adalah melalui proses pemeriksaan dan pengesahan dari pihak yang tepat. 1.2.1 KIA 476 KB 443. Pengesahan dokumen sebagai dokumen resmi disahkan oleh Kepala UPT Puskesmas Paku Alam. Penomoran dokumen mengikuti tata cara sebagai berikut:  Manual Mutu : MM/PKM PA/01  SOP/ Prosedur : SOP/XX/XY  Instruksi Kerja/ Juklak : IK/ XX/XY  Formulir : FM/XX/YY Dimana : XX = Nama bagian/unit XY = Nomor urut SOP/ Instruksi Kerja YY = Nomor urut formulir PKM = Puskesmas PA = Paku Alam Kode Keterangan 445.42 UGD 441.3.9 Anak/ MTBS 444 Gizi 443. maka penomoran mengacu pada nomor baku tersebut.1.33 Kesling 447 Sterilisasi Alat Medis 060 Organisasi Pengelolaan Barang 1.7 VK 445.3.5 Lansia Remaja 445. Identifikasi Dokumen 2. 2.32 Imunisasi 448 Batra 445. revisi dan tanggal berlaku/ terbit. Dokumen mutu didata dalam Daftar Induk Dokumen 2.1 Gigi 441.5 BPU 445.15 Loket 441.13 Laboratorium 445. Semua dokumen eksternal didata dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal 2. Dokumen mutu diberi identifikasi dengan penandaan sbb: .6 Rawat Inap 443.25 TB 449 Apotek 445.2.

Pembuatan & Perubahan Dokumen 5. maka bagian unit kerja terkait membuat dokumen baru atau revisi tersebut sesuai persetujuan permintaan pembuatan atau revisi dokumen.2.3.1. Dokumen Eksternal Setiap dokumen eksternal dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal. Setiap dokumen mutu didistribusikan atau ditarik dari Pemegang Dokumen dengan menggunakan Tanda Terima Distribusi/ Penarikan Dokumen 3. Setiap dokumen yang diperbaharui/direvisi.2.3. Dokumen tidak terkendali Adanya peredaran salinan dokumen kepada pihak lain diluar UPT Puskesmas Paku Alam dan dinyatakan sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Dokumen asli/ master disimpan dan dipelihara oleh Sekretaris ISO dibawah pengawasan Wakil Manajemen/ Ketua ISO. 2. 5. 4. 2.1.2. 3. maka setiap salinan dokumen tidak terkendali tersebut diberi tanda “TIDAK TERKENDALI” pada halaman depan dokumen tersebut. maka dokumen tersebut sesegera mungkin didistribusikan dan dokumen lama yang tidak berlaku lagi ditarik dari pemegang dokumen. selanjutnya disampaikan kepada Kepala UPT Puskesmas Paku Alam untuk proses persetujuan.3. Dokumen asli/ master yang telah mengalami perubahan/ revisi diberi tanda ”KADALUARSA” dan disimpan sebagai rekaman histori. 4. Setiap dokumen yang dimusnahkan dibuatkan berita acaranya dengan mengisi Berita Acara Pemusnahan Dokumen/ Arsip 5. sedangkan salinannya ditarik dari pemegang dokumen untuk selanjutnya dimusnahkan. 5. 2. Jika disetujui. 4. Setiap pembuatan dokumen baru atau revisi disampaikan kepada Sekretaris atau Wakil Manajemen/ Ketua ISO.3. .1. Pendistribusian & Penarikan Dokumen 3.1.3. Penyimpanan & Pemusnahan Dokumen 4. Dokumen terkendali Pada dokumen dokumen salinan (copy) dengan status terkendali diberi tanda “TERKENDALI”. Dokumen mutu dapat dibuat baru atau diubah/direvisi sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan Permintaan Pembuatan/ Revisi Dokumen.2.3.

Apabila dokumen baru atau revisi tersebut sdh selesai dibuat. Tinjauan/Review Dokumen Untuk mengkaji kelayakan/ kesesuaian dokumen sistem manajemen mutu. Unit terkait Semua unit kerja di UPT Puskesmas Paku Alam 10. Hal-hal yang 1. Tata cara penulisan nomor dokumen perlu 2. maka dilakukan peninjauan terhadap dokumen sistem manajemen mutu secara berkala minimal satu tahun sekali. maka diserahkan kepada Sekretaris atau Wakil Manajemen/ Ketua ISO untuk selanjutnya diproses persetujuan dan pengendaliannya 6. Penomoran dokumen tidak ada yang double (ganda) untuk masing-masing diperhatikan dokumen 3. Bagan Alur Penomoran & Pengesahan Dokumen Identifikasi Dokumen Pendistribusian & Penarikan Dokumen Penyimpanan & Pemusnahan Dokumen Pembuatan & Perubahan Dokumen Tinjauan/Review Dokume 8. 5. Dokumen 1) Daftar Induk Dokumen Internal terkait 2) Tanda Terima Distribusi/Penarikan Dokumen 3) Daftar Induk Dokumen Eksternal 4) Berita Acara Pemusnahan Dokumen/ Arsip 11. Pemusnahan dokumen/ arsip harus telah memenuhi masa simpan 9. 7. Rekaman historis NO Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan perubahan 11 Juli 2016 .4.