You are on page 1of 6

GUIA PARA O NOVO EMPRESÁRIO

Parabéns, você agora já é um empresário e desejamos que a intenção que lhe motivou a
constituir sua empresa se concretize e de nossa parte faremos todo o possível para que você
obtenha êxito.
É prudente que lhe avisemos que de cada 100 empresas que se constitui, apenas 5 conseguem
sobreviver por mais de 2 anos;
O grande motivo da derrota da maior parte dos novos empresários está na administração de seus
negócios. Geralmente os novos empresários são extremamente bons em sua atividade, isto é,
produzem bem, vendem bem, são excelentes, porém administram mal sua empresa e são
sugados pelos entraves administrativos e burocráticos que existem.
Faça um exame de consciência: Para o ramo de negócio que escolhi, verifiquei todas as
possibilidades técnicas para execução, instalação, venda do produto, marketing, etc.? Verifiquei
os detalhes administrativos do dia a dia? Problemas fiscais, trabalhistas, legais?
Sempre que possível, consulte o SEBRAE ou o seu Contador, pois em ambos os casos eles
podem lhe informar detalhes que no seu dia a dia você pode não estar percebendo.
Há uma grande torcida para que sua empresa tenha sucesso,
Conte conosco.
Este manual foi concebido para orientar o novo empresário sobre a melhor maneira de cuidar da
parte burocrática de uma empresa de forma a evitar problemas futuros com fiscalização e
controles operacionais.
DOS PRIMEIROS PASSOS
Sua empresa já está aberta legalmente e vai começar as atividades operacionais, então em
primeiro lugar, vamos conferir a documentação existente:
CONTRATO SOCIAL OU FICHA DE FIRMA INDIVIDUAL CARTÃO DO CGC (CNPJ)
INSCRIÇÃO MUNICIPAL (CCM) CADAM - (PARA QUEM TEM ANÚNCIOS,
LETREIROS, ETC) FIC (INSCRIÇÃO ESTADUAL) PARA EMPRESAS COMERCIAIS
CARTAZES DO GOVERNO DE CARÁTER OBRIGATÓRIO CONFORME A ATIVIDADE:
SUNAB 198 SONEGAR É CRIME SIMPLES EXIJA NOTA FBASE LEGAL - VERIFICAR
INFORMARE BOL.14/96 (03/96)
ISCAL
Agora vamos às primeiras obrigações:
1. INSS
Inscrição individual (dos sócios)
Pegue o seu contrato social ou a ficha de firma individual e vá a uma agência dos correios não
franqueada ou posto do INSS ou ligue para 0800-78-0191, para fazer sua inscrição de
contribuinte do INSS (é obrigatório e grátis). Feita a inscrição, pode-se adquirir em qualquer
papelaria o carnê de contribuição. O vencimento da primeira parcela ocorrerá no dia 15 após a
inscrição e assim sucessivamente, até sua aposentadoria; É importante salientar que se você já
contribui a muito tempo e quer manter seu nível de contribuição para que possa se aposentar
pelo maior valor, deve se dirigir ao posto do INSS levando sua Carteira de Trabalho, para que
seja feita sua inscrição por intermédio do próprio órgão, que dará seqüência à sua faixa de
contribuição.

2. NOTAS FISCAIS
Agora vamos confeccionar talões de notas fiscais. Dirija-se à gráfica de sua confiança para
encomendá-las e de acordo com sua atividade será determinado o montante a fazer. Os
documentos que devem ser levados são: Cópia do RG de um sócio; Deca ou CCM (conforme a
atividade); Livro modelo 51 (no caso de prestador de serviços) Os detalhes de Lay-out, são de
sua responsabilidade e criatividade, porém é bom salientar que é prudente que o talonário
possua uma via extra da nota para a contabilidade, o que evitará o deslocamento do talão de sua
empresa para apuração mensal. Conforme sua atividade é conveniente já providenciar a
confecção de Duplicatas , Faturas, Recibos e, aproveitando mande fazer um carimbo
padronizado do CGC e um de assinaturas, pois serão muito úteis no dia a dia.

3. CONTA CORRENTE BANCÁRIA


Normalmente este procedimento é um dos mais satisfatórios na sua realização, poder ver o
nome de sua empresa estampado em um talão de cheques, então vamos aos detalhes técnicos:
Além da abertura da conta corrente na instituição de sua preferência, para toda e qualquer
movimentação que ocorrerá em sua empresa, pois só tratará dos eventos gerados pela empresa,
não podendo ser utilizada para outros fins. (deve ser aberta com o valor do capital social que
está previsto em contrato). No dia a dia da empresa podem ocorrer situações que seja de difícil
explicação ao fisco, como por exemplo: O pintor acabou o serviço em suas instalações e você
muito empolgado com o talão de cheques novo e o bom serviço realizado lhe paga os
honorários com o cheque da empresa, só depois descobre que ele não tem nota fiscal !!. Como
resolver ?
Adquira em papelaria um bloco do formulário denominado "cópia de cheque", pois será muito
útil para identificação dos cheques utilizados em seus pagamentos diários e nele será feita a
descrição dos fatos ocorridos podendo justificar o ocorrido. Completando esta etapa fica
acertado que todo final de mês deverá ser enviado o extrato da conta corrente para o seu
contador, junto com as cópias de cheque para contabilização.

4. AFIXAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nossa legislação obriga que sejam afixados alguns documentos em local visível para o público,
os quais mencionaremos a seguir:

DOS PRESTADORES DE SERVIÇOS


Cartão do CGC Inscrição no CCM (Prefeitura) Taxa de licença de funcionamento (TLIF) Taxa
de licença de anúncio (TFA) CADAN (para quem tem anúncio) Última GRPS paga Guia de
Contribuição Sindical Patronal
DAS EMPRESAS COMERCIAIS E INDUSTRIAIS
além dos itens mencionados ao lado, FIC (inscrição Estadual) ou DECA;

DAS EMPRESAS INSCRITA NO SIMPLES


Descrição de inscrição ao SIMPLES
Em algumas atividades será obrigatório a afixação de mais alguns avisos a saber:
SUNAB - 198 EXIJA NOTA FISCAL PROCON SONEGAR É CRIME
Passado a primeira etapa de apresentação e "empapelamento" da empresa, passaremos agora
para a trabalhista, cuja aplicação é complexa e a não observância de detalhes pode acarretar
ônus à sua empresa, como veremos.
TRABALHISTA Para se admitir um empregado devemos conhecer alguns detalhes básicos da
legislação, como segue: A legislação trabalhista tem, além da CLT, algumas normas de
aplicação genéricas que devem ser levadas em consideração antes da admissão de empregados,
são as chamadas NR (normas regulamentadoras). As mais comuns e que afetam todas as
empresas são as NR 7 e 9. A voracidade da fiscalização em torno dessas duas normas se
acentuou a partir do momento em que o Brasil passou a fazer parte da OIT (Organização
Internacional do Trabalho). A NR 7 cuida da prevenção de doenças no trabalho, fazendo com
que todas as empresas indiscriminadamente contrate médicos especializados em medicina do
trabalho para um exame específico do futuro empregado, verificando a atividade que ele
desenvolverá e se seu organismo está apto para o cargo, bem como se ele não possui algum tipo
de moléstia que possa afetar os demais funcionários e o andamento da empresa. A NR 9 trata de
um serviço de engenharia que verificará se há riscos ambientais para quem ocupar o recinto de
trabalho. Normalmente é realizado antes da admissão dos empregados. Todos os serviços
exigidos pelas normas ministeriais mencionadas podem ser realizados por empresas
especializadas, sem a necessidade de contratação direta dos profissionais para o seu quadro de
funcionários. A(s) empresa(s) contratada(s) para realização dos trabalhos emitirão um contrato e
um laudo que será prova de quitação perante a fiscalização trabalhista. DOS DOCUMENTOS E
PROCEDIMENTOS
Livro de registro de empregados. Livro de Inspeção do Trabalho. (Este livro é destinado às
anotações do fiscal, quando em visita a sua empresa e jamais deve estar ausente do local do
trabalho). Para cada empregado admitido, deve haver uma pasta onde se arquivará cópia de
todos os documentos que registraram a sua passagem pela empresa e que deverá permanecer em
arquivo por prazos que podem variar de 2 a 30 anos.

DOCUMENTOS EXIGÍVEIS PARA ADMISSÃO DE EMPREGADOS


[ ]CARTEIRA PROFISSIONAL
[ ] XEROX DO RG
[ ] XEROX DO CIC
[ ] XEROX DO PIS
[ ] XEROX DO TITULO DE ELEITOR
[ ] XEROX DA CART.RESERVISTA
[ ] XEROX CERT.NASCIMENTO
[ ] XEROX CART.VACINAÇÃO
[ ] 01 FOTO 3X4
[ ] A.S.O.(atestado saúde admissional)
• Contratada a empresa que executará as NR, deve-se enviar o empregado para os respectivos
exames e após solicitar os documentos acima listados e dando seqüência ao processo
admissional teremos o seguinte: Registro no Livro de Empregados;
• Registro na Carteira Profissional;
• Emissão do contrato de trabalho;
• Emissão do termo de compensação de horas (para jornada diária superior a 7h e 30 min);
• Emissão de Ficha de Salário Família e Responsabilidade por filhos menores (se for o caso);
Solicitação de Vale transporte (1);
• De acordo com a legislação em vigor o empregador é obrigado a fornecer vales-transporte ao
empregado, quando for necessário ao deslocamento entre sua residência e o local de trabalho,
desde que utilizado meio de transporte convencional e o custo para o empregado for superior a
6% do seu salário (que é o valor máximo que um empregado pode dispor com transporte).
Lembramos ainda que é exigido pela fiscalização que a empresa tenha notas fiscais de compra
dos referidos vales-transporte.
Ainda é importante salientar que deve-se procurar junto ao Sindicato da categoria dos
empregados o último acordo coletivo, pois nele constam a maior parte dos direitos e obrigações
da classe, bem como os valores salariais que podem ser aplicados aos funcionários, etc.
Mensalmente deve ser elaborada uma folha de pagamento de salários, que nada mais é do que
concentrar em um único documento, todas as verbas a pagar aos funcionários, bem como tudo o
que é obrigado descontar. Deve-se também confeccionar demonstrativos individuais (holerites)
onde o empregado colocará sua assinatura por ocasião dos pagamentos.
Os salários dos empregados devem ser pagos até o 5º dia útil do mês seguinte.
Os encargos que incidem sobre a folha de salários são:

FGTS ATÉ O DIA 7

INSS VENCIMENTO DIA 2

Outros direitos básicos dos empregados:


Anualmente férias de 30 dias corridos, remunerados com base no último salário, acrescidos de
1/3 do montante a ser pago de acordo com a Constituição Federal de 1988;
Anualmente até o dia 30 de novembro, receber 50% do último salário a título de adiantamento
de 13º salário e até o dia 20 de dezembro o saldo remanescente;
Que seu descanso semanal seja em Domingo, pelo menos 1 vez a cada 7 semanas para quem
trabalha em turno;
A jornada de trabalho não pode exceder a 44 horas semanais;
Todas as verbas pagas ao empregado, além dos salários, tais como: comissões, horas extras etc,
são somadas para pagamento dos impostos e através de média aritmética integram férias e 13º
salários.
ÁREA FISCAL
Nesta área devemos sempre nos lembrar que também existem algumas regras que
comentaremos a seguir:
COMPRAS:
Todas as aquisições que sua empresa fizer deve ser calcada em notas fiscais específicas, ou seja,
não é admitido que a empresa receba notas fiscais de venda a consumidor;
Ao receber suas mercadorias procure verificar se todos os dados que compõe a nota estão
corretos, tais como seu número de CGC, inscrição estadual, endereço, datas etc. Caso haja
incorreções, a providência deve ser imediata - solicitar a emissão de uma "CARTA DE
CORREÇÃO DE DOCUMENTO FISCAL", sob pena de nulidade do ato ou mesmo
penalização por parte do fisco.
Esteja atento ao seu objeto social, pois é lá que está determinado o que fará sua empresa e é com
base nele que você descreverá muitos itens de suas notas.
VENDAS:
Suas notas de vendas devem conter os produtos discriminados da mesma forma de como foram
adquiridos (exceto indústria). Não pode haver divergência entre os itens de compra e os de
venda.
O quanto antes puder, envie ao seu contador a cópia das notas fiscais emitidas e as 1as. vias das
notas de compras, para que se processe a escrituração fiscal de sua empresa.
DICA: Exceto às empresas de comércio varejista, evite emitir notas fiscais nos últimos dias do
mês, dando preferência aos primeiros dias, pois será uma forma de se prorrogar legalmente os
pagamentos de impostos.
ESTOQUES:
Será necessário a apuração dos estoques em 31 de dezembro para apresentação ao fisco, bem
como escriturar um livro com a relação dos itens estocados.
É prudente que durante o exercício se controle o fluxo de compra e de vendas, verificando e
apurando os itens adquiridos e os vendidos.
TRIBUTAÇÃO:
O sistema tributário nacional distingue 3 níveis tributários, a saber:
FEDERAL:

PARA EMPRESAS EM GERAL


IMPOSTO DE RENDA 15,00%
CONTRIBUIÇÃO SOCIAL 8,00%
COFINS 3,00%
PIS 0,65%
CPMF 0,25%
IOF VARIÁVEL
EXCLUSIVAMENTE A INDÚSTRIAS
IPI VARIÁVEL
PARA IMPORTADORES
Imposto de Importação VARIÁVEL
ESTADUAL
PARA INDÚSTRIAS E COMÉRCIO
ICMS 18,00% (alíquota interna de São Paulo, demais
Estados 17%)
MUNICIPAL
PARA PRESTADORES DE SERVIÇOS
ISS 5,00%(São Paulo)
Além do mencionado existem sistemas incentivados de tributação que abrangem algumas
atividades e os percentuais são reduzidos e centralizados e são conhecidos como: SIMPLES e
MICROEMPRESA.
O Regime do "Simples" instituído pelo governo Federal, agrega todos os tributos em alíquota
única, conforme o faturamento da empresa. Os percentuais são determinados pelo valor do
faturamento em escala ascendente.
O Regime de Microempresa é similar ao do "Simples", porém é mais abrangente, podendo
atingir as esferas municipais e estaduais.
ÁREA CONTÁBIL
É necessário para fins legais que sua empresa tenha registros dos fatos que norteiam o seu dia a
dia. Tais registros podem ser efetuados através de livro "caixa" para algumas empresas e
obrigatório através de livros diário e razão para outros tipos.
Para os registros, se faz necessário o acompanhamento da movimentação bancária,
aplicações financeiras, resumos da compra e venda, pagamento de impostos, folha de
salários, onde no final se declarará estes dados na Declaração de Ajustes do Governo
Federal (Imposto de Renda);