You are on page 1of 6

SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925X

PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN UNTUK UNIT
PELAKSANA TEKNIS PENGENDALI PROGRAM PENYULUHAN :
STUDI KASUS DI WILAYAH PACET KABUPATEN BANDUNG

Dedy Sugiarto 1), Daniel Adrian2) Anung Barlianto Ariwibowo1)
1)
Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Trisakti
E-mail: dedy@trisakti.ac.id, d_giarto@yahoo.com
2)
Alumni Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknologi Industri Universitas Trisakti

Abstrak
Pengetahuan dapat hilang dari suatu organisasi dengan berpindahnya para pakar atau
personil ahli dalam organisasi tersebut. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah
tersebut antara lain adalah dengan menerapkan manajemen pengetahuan. Makalah ini bertujuan untuk
menggambarkan proses perancangan sistem manajemen pengetahuan pada sebuah unit pelaksana
teknis pengendali program penyuluhan (UPT PPP) pertanian yang telah berhasil melakukan
pembinaan pada sebuah kelompok tani dengan nama kelompok tani Sarinah Organik sehingga menjadi
kelompok tani berprestasi. Tahapan perancangan sistem manajemen pengetahuan di awali dengan
analisis kebutuhan sistem manajemen pengetahuan yang dilaksanakan dengan metode wawancara.
Tahapan kemudian dilanjutkan perancangan data flow diagram (DFD), perancangan basis data serta
pembuatan program berbasis web. Sistem dibangun dengan menggunakan sumber pengetahuan baik
yang berasal dari pengetahuan eksplisit yang telah ada maupun pengetahuan tacit yang telah
terkonversi menjadi eksplisit melalui mekanisme community of practices (CoP). Hasil penelitian
menunjukkan sistem ini dapat digunakan sebagai media akuisisi, penyebaran dan penyimpanan
pengetahuan dari sebuah kelompok tani berprestasi dan terintegrasi dengan mekanisme CoP.

Kata kunci: sistem manajemen pengetahuan, kelompok tani, community of practices

Pendahuluan
Terdapat dua aspek besar di dalam penerapan manajemen pengetahuan yaitu bagaimana
membangun fondasi manajemen pengetahuan serta bagaimana membangun solusi manajemen
pengetahuan [1]. Fondasi manajemen pengetahuan itu sendiri terdiri atas infrastruktur, mekanisme
dan teknologi. Sedangkan solusi manajemen pengetahuan terdiri atas proses manajemen
pengetahuan serta sistem manajemen pengetahuan [1]. Makalah ini secara khusus mendeskripsikan
proses perancangan sistem manajemen pengetahuan pada sebuah unit pelaksana teknis pengendali
program penyuluhan (UPT PPP) pertanian yang telah berhasil melakukan pembinaan pada sebuah
kelompok tani sehingga menjadi kelompok tani berprestasi.
Kelompok tani yang dimaksud adalah Sarinah Organik yaitu sebuah kelompok tani
berprestasi yang terletak di di Desa Bumiwangi, Kecamatan Ciparay, Kabupaten Bandung. Prestasi
dan penghargaan yang diraih oleh kelompok tani ini adalah telah mendapatkan sertifikasi padi
organik, mendapatkan piagam penghargaan dari Bupati Bandung sebagai juara 1 kelompok tani
berprestasi serta mendapatkan piala Citra dari Kementerian Pertanian untuk kategori produk yang
berdaya saing.
Dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusianya, anggota kelompok tani
mendapatkan pembinaan rutin dari UPT PPP Wilayah Pacet dan Dinas Pertanian Perkebunan dan
Kehutanan Kabupaten Bandung, khususnya dari para petugas penyuluh pertanian. Mekanisme
manajemen pengetahuan seperti penyelenggaraan berbagai pelatihan, studi banding dan forum
diskusi telah umum dilakukan di kelompok tani ini.
Namun berbagai pengetahuan tersembunyi (tacit) yang tersimpan di kepala masing-masing
anggota kelompok tani maupun penyuluh pertanian serta pengetahuan eksplisit yang tersimpan
pada berbagai dokumen pengetahuan seperti prosedur proses kerja belum dikelola melalui sebuah
sistem manajemen pengetahuan sehingga mekanisme transfer pengetahuan dari berbagai pihak

penyuluh. SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925X yang telibat (anggota kelompok. perusahaan pemasaran) serta mekanisme penyimpanan pengetahuan baru menjadi sedikit terhambat. penyimpanan. Model tersebut menggunakan mekanisme community of practices (CoP) sebagai motor penggerak adanya kreasi pengetahuan yang kemudian akan disimpan dan dibagikan melalui sistem manajemen pengetahuan. CoP dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang memiliki perhatian yang sama tentang suatu topic dan permasalahannya dan ingin mendalami pengetahuan serta keahliannya dengan cara berinteraksi satu sama lain [5]. Pacet Ciparay Bandung seperti dapat dilihat pada Gambar 1. Nonaka dan Takeuchi [3] menggambarkan proses manajemen pengetahuan dalam suatu siklus yang melewati fase pengubahan atau konversi antara pengetahuan tersembunyi dan pengetahuan eksplisit yang dikenal sebagai model SECI. Definisi ini sejalan dengan konsep solusi manajemen pengetahuan yang menjelaskan bahwa sistem manajemen pengetahuan diperlukan untuk mendukung pelaksanaan proses manajemen pengetahuan [1]. Kajian yang dilakukan Surjasa [4] menggambarkan proses manajemen pengetahuan di sebuah kelompok tani serta menghasilkan sebuah model sistem manajemen pengetahuan untuk mendukung proses manajemen pengetahuan dengan kasus di UPT. dinas pertanian. pengumpulan. pemeliharaan dan penyebaran kepakaran dan pengetahuan perusahaan [2]. Model Sistem Manajemen Pengetahuan melalui Pembentukan CoP[5] . Studi Pustaka Sistem manajemen dapat didefiniskan sebagai sistem yang mendukung proses kreasi. Gambar 1.

Admin juga memiliki hak akses untuk menambahkan pengetahuan baru. Admin bertugas mengelola sistem secara keseluruhan. mengubah pengetahuan yang sudah tersimpan di dalam sistem. serta dapat mengakses sistem pendukung keputusan maupun sistem pakar. perancangan basis data serta pembuatan program berbasis web. Sistem juga diharapkan dapat memberikan fasilitas bagi anggota CoP untuk melakukan diskusi tentang suatu topik tertentu. Berdasarkan hasil wawancara untuk mengumpulkan kebutuhan informasi dari para pengguna sistem manajemen pengetahuan. termasuk di dalamnya mengelola username dan password. User. yakni Admin. Guest memiliki akses untuk membaca pengetahuan yang tersimpan di dalam sistem. Tahapan kemudian dilanjutkan perancangan data flow diagram (DFD) level 0 dan level 1. Rincian proses dari diagram konteks dalam Gambar 1 disajikan dalam DFD level 1 di Gambar 2. disusun DFD level 0 seperti ditunjukkan dalam Gambar 1. Sistem manajemen pengetahuan memiliki tiga tipe pengguna. SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925X Metodologi Penelitian Tahapan perancangan sistem manajemen pengetahuan di awali dengan analisis kebutuhan sistem manajemen pengetahuan yang dilaksanakan dengan metode wawancara. Hasil dan Pembahasan Hasil analisis kebutuhan menunjukkan bahwa sistem diharapkan dapat menyediakan fasilitas bagi para pengguna (anggota CoP) untuk dapat mencari dan melihat berbagai pengetahua. mengelola pengetahuan yang tersimpan di dalam sistem. . atau jika dianggap perlu menghapus pengetahuan yang dianggap sudah kurang relevan namun setelah melalui mekanisme CoP (kelompok pengguna). dan Guest. Gambar 1 Diagram konteks (DFD level 0) User adalah para pengguna yang memanfaatkan sistem manajemen pengetahuan secara aktif. mencari jawaban atas permasalahan teknis tertentu yang umum dihadapi serta memiliki fasilitas untuk dapat mengubah maupun menambah pengetahuannya yang telah disahkan melalui mekanisme CoP. Guest dibuat untuk mengakomodasi para pengguna umum yang diizinkan untuk mengakses pengetahuan tertentu yang memang dibuka untuk publik. Model manajemen pengetahuan yang digunakan adalah model seperti dapat dilihat pada Gambar 1 dimana sumber pengetahuan berasal dari pengetahuan eksplisit yang telah ada atau pengetahuan tacit yang telah terkonversi menjadi eksplisit melalui mekanisme CoP. User harus memiliki username dan password. Untuk bisa mengelola pengetahuan.

Entity Relationship Diagram (ERD) pada kedua gambar tersebut masing-masing menggambarkan struktur relasi basis data pengetahuan (Gambar 3) dan struktur relasi sistem pakar (Gambar 4). Data store yang tergambar di DFD level 1 dipetakan ke dalam tabel-tabel basis data. Semua informasi tersebut perlu disimpan di dalam basis data. SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925X Data Flow Diagram merupakan gambaran dari aliran arus data maupun informasi yang mengalir di dalam sistem. Gambar 2 DFD level 1 . yang rancangannya dapat dilihat pada Gambar 3 dan Gambar 4.

standar proses. Kategori pengetahuan yang diakses dapat berupa artikel. SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925X Gambar 3 ERD pengetahuan Gambar 4 ERD sistem pakar . . standar produk maupun notulen CoP. Tampilan halaman muka dari web sistem manajemen pengetahuan dapat dilihat pada Gambar 5.

Management Information Systems – Managing The Digital Firm. Solutions. C. N. [5] E. M. New York : Oxford University Press Inc. 12th Edition. McDermott. Takeuchi. Snyder. R. D. SNTI V-2016 Universitas TrisaktiISSN: 2355-925X Gambar 5. A. Sugiarto. Perancangan Integrasi Sistem Manajemen Pengetahuan dan Sistem Pendukung Keputusan Berbasis Web Pada Rantai Pasok Beras DKI Jakarta. J. 2013. B. H. Halaman muka web portal manajemen pengetahuan Kesimpulan Salah satu upaya untuk menyelesaikan permasalahan hilangnya pengetahuan dan praktek terbaik dari suatu kelompok tani berprestasi seperti sarinah organik dapat dilakukan melalui pendekatan manajemen pengetahuan dengan cara pengembangan aplikasi sistem manajemen pengetahuan. Ratnawati. The Knowledge Creating Company. 2002 . Laudon. New York : Prentice Hall. Boston : Harvard Business School Press. W. Sabherwal. Sholihah. Laporan Akhir Penelitian Prioritas Nasional Masterplan Percepatan dan Perluasan Pembangunan Ekonomi Indonesia 2011 – 2025 (Penprinas MP3EI 2011 – 2025) Tahun ke-2.Fernandez. 1995 [4] Surjasa. Wenger. B. P. Laudon. Daftar pustaka [1] I. 2010 [2] K. Boston : Prentice Hall. Nonaka I. Knowledge Management Challenges. Cultivating Communities of Practice. penyebaran dan penyimpanan pengetahuan yang ada dan terintegrasi dengan mekanisme CoP. Sistem ini dapat digunakan sebagai media akuisisi. Gonzalez and R. 2012 [3] I. and Technologies.. D.