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CHECKLIST E CRONOGRAMA PARA CONGRES

STATUS PRIORIDADE PRAZO

✔ 1/27/2017
ALTA
X 1/28/2017
MÉDIA
X BAIXA 1/29/2017

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NOGRAMA PARA CONGRESSOS

PR

TAREFAS E SUBTAREFAS

SELECIONAR A EQUIPE DE APOIO

Selecionar equipe de apoio ou agência

Dividir as tarefas para cada um deles

Agendar e coordenar reuniões periódicas com o time

DEFINIR O TEMA DO CONGRESSO E PALESTRANTES

Fazer pesquisas sobre potenciais temas

Definir qual será o tema e subtema

Escolher a data do congresso (verificar feriados nacionais, locais e religiosos)

Definir e convIdar palestrantes que possam agregar valor ao tema escolhido

Confirmar a presença dos palestrantes

SECRETARIA E TESOURARIA

espaço para coffee bre Negociar aluguel do espaço e fechar o contrato SELECIONE UMA PLATAFORMA PARA VENDER INSCRIÇÕES ONLINE COMO A EVENTBRITE. cartão de crédito parcelado e internacional Antecipação do repasse da venda das incrições antes do ínicio do evento. atrações turísticas suficientes p Selecionar um local com capacidade adequada. incluindo boleto bancário.Elaborar e administrar orçamento Definir a programação Contratar a hospedagem e voos dos convidados especiais e dos palestrantes PATROCÍNIO Selecionar potenciais patrocinadores Personalizar propostas diferenciadas para cada um deles no formato de apresentação (ppt) Entrar em contato com parceiros em potencial e enviar a apresentação por e-mail Fazer follow up com os que receberam a apresentação Fazer a lista final dos patrocinadores Solicitar apoios institucionais. aeroportos. para que você possa inves Ferramentas de e-mail marketing integradas para fazer o envio de e-mails sem precisar utilizar o seu Integração com redes sociais para facilitar a promoção do evento Criação de diferentes inscrições como lotes variados e cortesias para patrocinadores e VIPs Hotsite do evento personalizável Bilheteria integrada com a platafoma para que possa vender inscrições na porta e obter relatórios na p Acompanhamento das vendas em tempo real por meio de smartphone . Pagamentos de todos os tipos. salas e poltronas confortáeis. fundações etc ESCOLHA DA SEDE Escolher uma cidade estratégica com estrutura de hotéis. Ex: 'órgãos governamentais.

buffet. áudio e vídeo. restaurantes e atrações ao redor da sede.Aplicativo de credenciamento e check-in Pagamento parcelado no cartão Impressão de etiquetas para crachás ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO E PROMOÇÃO Crie seu evento com os vários tipos de inscrições e personalize o hotsite com a logo do congresso Elabore e inclua uma descrição completa. caso não tenha atingido a meta ATIVIDADES PARALELAS Contratar serviços adicionais (translados. além Com o link em mãos faça um post nas redes sociais e direcione os clicks para o seu hotsite Faça anúncios pagos nas redes sociais para alcançar um público além dos seguidores da sua fanpag Contrate uma assessoria de imprensa para ajudar na divulgação do seu evento Envie convites por e-mail para a sua base de participantes Monitorar quais canais de mídia estão trazendo mais inscrições e focar o investimento neste canal Gerenciar as inscrições online e investir mais em promoção. recepcionistas) Criar material gráfico (incluir logo e sinalização do evento) Escolher e encomendar os brindes para participantes e palestrantes Confirmar novamente a presennça e solicitar a apresentações dos palestrantes Preparar cronograma de tarefas e horários para a equipe de apoio Confirmar a presença dos convidados especiais Ligar para todos os fornecedores um dia antes do evento para confirmar o horário de chegada e inform CONFIRA O CHECKLIST PARA O DIA DO EVENTO E PÓS-EVENTO NAS ABAS ADICIONAIS Estratégia de crescimento para Congressos . com local.

E-BOOK Grátis: Baixe 3 conteúdos de .

NOME DO EVENTO: DATA: DESCRIÇÃO: RESPONSÁVEL Karina e Fernanda .

nação apropriados .

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Acesse www.br/blog para mais dicas e torne-se um especialista e .com.eventbrite.

ENTREGA DESCRIÇÃO ENTREGA Reunir com os responsáveis para tomar a decisão 1/27/2017 .

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ENTREGA %CONCLUÍDA 60% .

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Dia TAREFAS ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X E-book Grátis: Gerando valor para patrocinadores de .

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projetor e conexão wi-fi Realizar inspeção completa do local Preparar e equipar todas as salas de conferências e áreas comuns Sinalizar espaços (credenciamento. vídeo. banheiros. Dia do Event TAREFAS Preparar um balcão onde será realizado o SAC na hora do evento Preparar smatphones com o aplicativo de credenciamento para escanear o QR code das inscrições Faça uma breve reunião com toda equipe para alinhar os pontos antes de começar o evento Verificar áudio. salas) Coordenar a chegada dos palestrantes Imprimir lista de participantes para fazer o check-in dos que não imprimiram ou tiraram foto do QR code Entregar certificados. diplomas e declarações de presença E-book Grátis: Gerando valor para patrocinadores de evento . SAC.

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Evento RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES CONCLUSÃO ventos ! .

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AGRADEC TAREFAS ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X ✔X BA TAREFAS .

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parceiros etc. te ag edição. envie um e-mail dizendo: Sentimos sua falta. vídeos e todas as notícias a respeito do congresso Mantenha contato com a base de participantes que acabou de criar enviando novidades e convites para Revisar notas fiscais. incluind satisfação para que você possa se aperfeiçoar a cada apresentação Envie também agradecimentos personalizados aos patrocinadores. (lista segmentada na p gerenciamento de eventos utilizada) Publique nas redes sociais fotos. Enviar os certificados que não foram entregues Compartilhar relatórios contendo dados importantes do congresso com patrocinadores BALANÇO FINAN TAREFAS . aos que fizeram check-in (compareceram) no dia do evento. PÓS-E AGRADECIMENTOS E P TAREFAS Envie um e-mail de agradecimento. faturas e pagamentos Para os que se inscreveram mas não compareceram.

caso necessário (confira o exemplo de Borderô para eventos abaixo) Panilha Grátis: Modelo Borderô para Eventos .Fazer o balanço financeiro de custos vs receita (confira o exemplo de planilha de orçamento aqui) Fazer o Borderô.

E SATISFAÇÃO RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES CONCLUSÃO dição do congresso ORDERÔ RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES CONCLUSÃO .

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