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GESTION DEL ALCANCE

Introducción:...............................................................................................................................1
1. Planificar la gestión del alcance:..........................................................................................2
¿Qué necesito para empezar?.................................................................................................2
¿Qué herramientas puedo utilizar?.........................................................................................2
¿Qué obtengo al final del proceso?.........................................................................................2
2. Recopilar requisitos:............................................................................................................2
¿Qué necesito para empezar?.................................................................................................3
¿Qué herramientas puedo utilizar?.........................................................................................3
¿Qué obtengo al final del proceso?.........................................................................................3
3. Definir el alcance:................................................................................................................4
¿Qué necesito para empezar?.................................................................................................4
¿Qué herramientas puedo utilizar?.........................................................................................5
¿Qué obtengo al final del proceso?.........................................................................................5
4. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT:.............................................................5
¿Qué necesito para empezar?.................................................................................................5
¿Qué herramientas puedo utilizar?.........................................................................................5
¿Qué obtengo al final del proceso?.........................................................................................5
Algunas ventajas de utilizar la EDT son:..................................................................................6
5. Validar el alcance:................................................................................................................7
¿Qué necesito para empezar?.................................................................................................7
¿Qué herramientas puedo utilizar?.........................................................................................7
¿Qué obtengo al final del proceso?.........................................................................................7
6. Controlar del alcance:..........................................................................................................7
¿Qué necesito para empezar?.................................................................................................7
¿Qué herramientas puedo utilizar?.........................................................................................7
¿Qué obtengo al final del proceso?.........................................................................................8

Introducción:

 Para alcanzar un proyecto exitoso necesitamos implementar procesos de gestión del
alcance para:
o Definir que trabajo se realizara
o Asegurarnos que todo el trabajo se lleve a cabo, y sólo ese trabajo se lleve a
cabo.
 Debemos dar al Cliente lo que nos pidió, ¡ni más ni menos!

definición.  Estos procesos nos ayudarán a evitar que se agreguen cambios que no pasaron por el control integrado de cambios y de esta forma prevenir trabajos no solicitados (“gold plating”). seguramente el plan del proyecto tendrá poco nivel de detalle. Por ejemplo. ¿Cómo será el proceso de seguimiento y control de los requisitos?. definir todo el trabajo y los procesos para tener esa computadora en tiempo y forma. Recopilar requisitos: Documentar las necesidades de los interesados para convertirlas en requisitos del proyecto con la finalidad de cumplir con los objetivos del proyecto. Recordemos que el plan para la dirección del proyecto requiere iteraciones e interrelaciones con las distintas áreas del conocimiento. Planificar la gestión del alcance: Cómo se llevarán a cabo el resto de los procesos (requisitos. El alcance del proyecto consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto sea provisto con todas las características y funciones requeridas. EDT. Por ejemplo. ¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?. con 1000 teras de disco. queremos producir una computadora portátil que pese menos de 500 gramos. 1. 40 teras de memoria y batería con autonomía para un año. Al momento de planificar el alcance. pero debería incluir como mínimo lo siguiente:  Fases o ciclo de vida del proyecto  Qué procesos y herramientas se van a utilizar en el proyecto  Cómo se realizará la gestión de la configuración ¿Qué necesito para empezar?  Acta de constitución del proyecto ¿Qué herramientas puedo utilizar?  Juicio de Expertos y reuniones ¿Qué obtengo al final del proceso? Plan de gestión del alcance del proyecto: Es un documento donde se definen los procedimientos que se llevarán a cabo para:  Preparar el enunciado o declaración del alcance  Crear y aprobar la EDT  Realizar la validación del alcance  Procesar y aprobar los cambios en el alcance Plan de gestión de requisitos: ¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?. validación y control). ¿Cómo se priorizarán los requisitos? 2. .  El alcance del proyecto es más amplio que el alcance del producto. El alcance del producto se refiere a las características y funciones del producto o servicio.

 Técnicas de creatividad: tormenta de ideas. técnica Delphi.  Estudios comparativos (benchmarking): comparar los resultados o planes de nuestra empresa contra otras empresas del mercado. muestras. mapa conceptual. maquetas. pluralidad (aunque no se alcance el 50% se selecciona lo de la mayoría). calidad. encuestas. para reducir las influencias interpersonales.  Prototipos: elaborar una versión preliminar tangible del producto final para obtener una retroalimentación temprana sobre los requisitos del proyecto. impactos del proyecto en otras áreas. en la industria de software se realizan “sesiones conjuntas de desarrollo” y en la industria manufacturera se denominan “despliegue de funciones de calidad”.  Talleres para definir los requisitos del producto. Las opiniones de cada experto son procesadas por un coordinador general y se vuelven a enviar a todos los miembros del grupo manteniendo el anonimato de los involucrados. por el voto de la mayoría (+50%). Por ejemplo. o Técnica Delphi: se separa físicamente a los miembros del grupo que se va a entrevistar. cuestionarios. Este proceso de retroalimentación iterativo continúa hasta que no hay más cambios que realizar. supuestos. videos en 3D.Proceso CRÍTICO para el ÉXITO del proyecto ya que la pérdida de un requisito significa CAMBIO y CONFLICTOS ¿Qué necesito para empezar?  Plan de gestión del alcance  Plan de gestión de requisitos  Plan de gestión de interesados ¿Qué herramientas puedo utilizar?  Entrevistas.  Diagramas de contexto: gráfico que representa los interesados fuera del sistema y su interrelación con el mismo Lo más dificultoso del proceso recopilar requisitos suele ser entender las necesidades imprecisas del cliente durante las fases iniciales. funcionalidad del producto. etc. restricciones.  Técnicas grupales para la toma de decisiones: por consenso o unanimidad. objetivos. criterios de aceptación. observación. etc. . Para mitigar este inconveniente se recomienda: o Retroalimentación iterativa entre diseñadores y cliente o Prototipos preliminares (prueba y error) o Involucrar a la alta gerencia en la recopilación de requisitos o Convertir al equipo en clientes (indwelling) ¿Qué obtengo al final del proceso? Documentación de requisitos: justificación del proyecto. El coordinador le informa a cada uno de los participantes las razones que justifican distintas opiniones y les solicita que re-evalúen su respuesta para profundizar el análisis. etc. seguridad. dictadura (lo que diga el Jefe). Por ejemplo. analizar documentos  Grupos de opinión (Focus groups): un moderador coordina una discusión interactiva entre los interesados claves del proyecto.

Matriz de rastreabilidad de los requisitos: tabla que vincula cada requisito con el objetivo que le dio origen. para que podamos realizar un seguimiento y control a lo largo del ciclo de vida del proyecto. caso de negocio o acta de constitución del proyecto Se debe resolver REQUISITOS EN COMPETENCIA en favor a aquellos que cumplan con:  CASO DE NEGOCIO (Razón de ser del proyecto)  ACTA DE CONSTITUCION  ENUNCIADO DEL ALCANCE  RESTRICCIONES DEL PROYECTO 3. Los REQUISITOS deben evaluarse en comparación con el CASO DE NEGOCIO. Definir el alcance: Desarrollar el enunciado del alcance detallado (Definir el QUÉ ESTA y NO ESTA INCLUIDO). ¿Qué necesito para empezar?  Acta de Constitución del Proyecto  Plan de gestión del alcance . se suele incluir también una vinculación con la estrategia. donde se profundiza el nivel de detalle del proyecto y del producto. etc. clasificarse y priorizarse para determinar que está DENTRO y que esta FUERA  EL DP debe ser capaz de decir “NO” si lo requerido no se alinea a los objetivos del proyecto. Además de vincular a cada requisito con un objetivo. el alcance. el diseño.

etc. . la EDT y su diccionario (donde se explicitan los términos de la EDT).. que es documento donde se definen los entregables y las tareas necesarias para realizar esos entregables.  Generación de alternativas: identificar diferentes enfoques para el proyecto mediante reuniones con tormentas de ideas y/o pensamiento lateral. se analiza si los supuestos preliminares son válidos. En su lugar.  Documentación de requisitos ¿Qué herramientas puedo utilizar?  Análisis del producto: analizar los objetivos del producto establecidos por el cliente o patrocinador y convertirlos en requisitos tangibles del proyecto. La EDT es una especie de organigrama jerárquico del proyecto donde se subdivide el mismo en menores componentes. el pensamiento lateral rompe con este patrón rígido provocando a la lógica para obtener ideas creativas e innovadoras que permiten la resolución de problemas de manera indirecta. ¿Qué necesito para empezar?  Enunciado del alcance  Documentos de requisitos ¿Qué herramientas puedo utilizar?  Descomposición: dividir el proyecto en menores componentes ¿Qué obtengo al final del proceso?  Línea base del Alcance: el enunciado del alcance. etc. En este documento se detalla en profundidad la descripción de los entregables. un libro para leer. se explicitan los límites del proyecto.  (ESTO ES LO QUE VAMOS A HACER EN EL PROYECTO) 4.  Talleres facilitados: se reúnen a los principales interesados para definir el alcance del producto o servicio. Al enfocar los problemas de diferentes puntos de vista. muchas organizaciones cometen el error de saltearse este proceso al momento de planificar sus proyectos. Paquetes de trabajo: Último nivel de cada división de la EDT. se pueden encontrar novedosas soluciones a problemas conocidos. que limitan las soluciones posibles. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT: Es el proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) que consiste en dividir o descomponer al proyecto en menores componentes para facilitar la planificación del proyecto  PERMITE ACLARAR EL ALCANCE E INTEGRAR AL EQUIPO AL PROYECTO Por lo general. o Pensamiento lateral: en contraposición del pensamiento lógico rígido dónde una silla es para sentarse. forman la línea base del alcance. comienzan a descomponer el proyecto a nivel de tareas y esto no favorece para un proyecto exitoso. Lo que no está allí no forma parte del alcance del proyecto. ¿Qué obtengo al final del proceso?  Enunciado (o declaración) del alcance. un cuchillo para cortar.

sub-entregables y paquetes de trabajo. Cada Cuenta control incluye uno o más paquetes de trabajo. Por ejemplo. Cada componente de la EDT tiene como mínimo dos paquetes de trabajo o en su defecto ninguno. En la EDT no hay lugar suficiente para explicitar qué significa cada uno de sus términos. costos. ejecución y operación. personas y riesgos. Por tal motivo.. El primer nivel jerárquico de la EDT podría ser el ciclo de vida del proyecto. En la EDT no se incluyen tareas.  Facilitar la comunicación  Facilitar el control integrado de cambios  Permite controlar la corrupción del alcance  Ayuda a que no nos olvidemos de entregables ya que se tiene una visión clara del alcance La creación de la EDT es una excelente actividad para el desarrollo de equipos de trabajo. definición. selección. el cronograma o los costos. es importante que se acompañe con el diccionario de la EDT donde se pueden encontrar con más detalle los términos de cada componente de la EDT  Evita corrupción del alcance .Cuenta control: Lugares en la EDT donde se mide el progreso del alcance. sólo entregables.  Divida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea posible y necesario para su mejor gestión:  Puedan ser estimados de manera realista y segura  Puedan ser rápidamente finalizados  Puedan ser finalizados sin interrupción (sin necesidad de mayor información)  Puedan ser elaborados por un tercero o subcontratas Los NIVELES DE LA EDT se ENUMERAN para facilitar su localización Algunas ventajas de utilizar la EDT son:  Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de pertenencia a los miembros claves  Tener una visión de conjunto para que el equipo de trabajo comprenda rápidamente su lugar en el proyecto  Servir como base para la estimación de tiempos. en el sector petrolero se suele observar el primer nivel con la siguiente división: factibilidad. ¿En cuántos niveles debo descomponer el proyecto? Deberías subdividirlo hasta aquel punto en que los costos y el cronograma puedan estimarse con precisión para cada paquete de trabajo.

 Información de desempeño del trabajo: estado de avance de los entregables. El principal objetivo de validar el alcance es asegurar que cada entregable se esté completando en forma apropiada. ¿Qué obtengo al final del proceso?  Entregables aceptados por el cliente o patrocinador. el proceso de controlar el alcance consiste en revisar que se estén . El proceso de validar el alcance forma parte del grupo de procesos de seguimiento y control.  Técnicas grupales de toma de decisiones: evaluar alternativas en grupo para clasificar y priorizar los requisitos. es un proceso pro-activo que permite recomendar acciones correctivas antes de entregar el producto final al cliente. cantidad y severidad de no conformidades. Controlar del alcance: A diferencia de validar el alcance donde se revisa que se estén completando los entregables satisfaciendo al cliente. 5. Además. Validar el alcance: Conseguir la aceptación formal del alcance por parte del cliente o patrocinador. etc.  Solicitudes de cambio y actualizaciones. ¿Qué necesito para empezar?  Documentos de requisitos y Matriz de rastreabilidad  Entregables VERIFICADOS: Completados y revisados mediante control de calidad  Datos de desempeño del trabajo: grado de cumplimiento del entregable en relación a la métricas de calidad. ¿Qué herramientas puedo utilizar?  Inspección o auditorías: revisar que los entregables cumplan las especificaciones y documentar la finalización de cada entregable. Este proceso puede realizarse al finalizar cada entregable importante del proyecto y debe realizarse siempre antes del proceso de cerrar el proyecto o fase. VERIFICACION DEL ALCANCE  Calidad revisa VALIDACION DEL ALCANCE  Cliente revisa 6.

todo proyecto necesita un control de cambios del alcance. .  Medir el desempeño del trabajo completado  Los cambios son inevitables. configuración  Requisitos y matriz de rastreabilidad  Datos de desempeño del trabajo: informes de avance ¿Qué herramientas puedo utilizar?  Análisis de variación: estudiar si los desvíos en el alcance comparados con la línea base son significativos como para aplicar acciones correctivas. ¿Qué obtengo al final del proceso?  Información de desempeño del trabajo  Solicitudes de cambio  Actualizaciones a la línea base del alcance y otras Al gestionar los cambios en el alcance se debe asegurar que cualquier modificación se realice a través del control integrado de cambios. cambios. Corrupción del alcance: cuando se realizó un cambio en el alcance que no pasó por el control integrado de cambios. Por ende.realizando los entregables definidos en el proyecto. ¿Qué necesito para empezar?  Planes: alcance. ni más ni menos  Gestionar los cambios en el alcance.