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Licenciatura en administracin

Asignatura:
Auditoria administrativa

Catedrtico:

Gerardo guzmn alejo

Integrantes del equipo:

* Jos Carlos Daz Prez


*Claudia Lpez Torres
*Sarahi Mendo de la Cruz

Semestre: 7to Grupo: C

Villahermosa, Tabasco A 26 de agosto de 2013


INTRODUCCIN

Comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el auditor


administrativo debe tener presente aun durante el anlisis preliminar, de otra forma
se vera ms tarde en dificultades.

Una de las primeras etapas para poder realizar la auditoria administrativa es la


planeacin, en esta etapa el auditor obtiene informacin, que le permitir definir el
objetivo, el alcance, el programa de trabajo, el corto, los detalles a estudiar, entre
otros aspectos de la auditoria, para ello lo primero que necesitara el auditor es
informacin general del rea o empresa a auditar

El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben


desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando
en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr entiempo y forma
los objetivos establecidos.
3.1 PLANEACIN DE LA AUDITORIA
La planeacin es la determinacin de lo que va a hacerse, incluye decisiones de
importancia, como el establecimiento de polticas, objetivos, redaccin de programas,
definicin de mtodos especficos y procedimientos. En otras palabras la planeacin es
proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo.
Esta se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la
auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes
de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea
suficiente, pertinente y relevante.
Para una auditoria administrativa deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar bien
definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es ejecutada por un
profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin.
Estas fases son: Identificacin, Planeacin, Desarrollo y Seguimiento.

3.2 CARACTERSTICAS PARTICULARES DE LA EMPRESA


A la hora de auditar el auditor debe considerar los siguientes elementos de la empresa:
Gnesis de la organizacin.
- Creacin de la organizacin
- Cambios en su forma jurdica
- Manejo de la delegacin de facultades

Infraestructura
- Esquema de operacin (procesos/funciones)
- Modificaciones a la estructura organizacional
- Programacin institucional
- Nivel de desarrollo tecnolgico

Forma de operacin
- Desempeo realizado
- Logros alcanzados
- Expectativa no cumplidas
- Proceso de toma de decisiones
Posicin competitiva
- Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin
- Competencias centrales
- Clientes, proveedores y competidores

reas de estudio de la empresa


*Elementos de la administracin:
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control

*reas funcionales:
Produccin
Ventas
Finanzas
Relaciones Industriales
Compras
Crditos y Cobranzas
Relaciones Pblicas y humanas
Almacn etc.
Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar las causas y
efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de los elementos bajo
anlisis.

3.3 FINALIDAD DE LOS TRABAJOS


En esta etapa, el propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se
deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando
en cuenta las condiciones que se tienen que prevalecer para para lograr en tiempo y forma
los objetivos establecidos.
La auditora administrativa tiene como finalidad trascendente sacar a la luz irregularidades
o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles
soluciones para mejorar sus operaciones.
Por consiguiente, su misin es ayudar a la direccin a lograr una administracin eficaz Su
intencin es examinar y valorar los mtodos, as como el desempeo en todas las reas.

3.4 SECUENCIA DE SU DESARROLLO

1. Justificar la necesidad de auditar


2. Determinar el alcance de la auditora
3. Determinar las acciones para atender las prioridades detectadas
4. Establecer criterios para coordinar las acciones
5. Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y
tecnolgicos.
6. Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades
7. Desarrollar el marco de trabajo
8. Seleccionar en forma tentativa los indicadores de financieros y de gestin
9. Definir el cuerpo de tcnicas para captar la informacin
10. Seleccionar los enfoques para analizar y manejar la informacin
11. Precisar los mecanismos de decisin, supervisin y control
12. Especificar la forma y periodicidad para reportar avances

3.5 PROGRAMA DE TRABAJO

Identificacin (nombre de la auditora)


Responsable (s) (auditor a cargo de su implementacin)
rea(s) (universo bajo estudio)
Clave (nmero progresivo de las actividades estimadas)
Actividades (pasos especficos para captar y examinar la informacin)
Fases ( definicin del orden secuencial para realizar las actividades)
Calendario (fechas asignada para el inicio y trmino de cada fase)
Representacin grfica (descripcin de las acciones en cuadros e imgenes)
Formato (presentacin y resguardo de avances)
Reportes de avances (seguimiento de las acciones)
Periodicidad (tiempo dispuesto para informar avances)

3.6 DETERMINACIN DEL PERSONAL QUE INTERVENGA

Para iniciar formalmente la auditora, siempre con base en la magnitud o grado de


complejidad, la organizacin debe asignar al auditor o equipo de auditores que estime
conveniente.

La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en
un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las
reas de organizacin, pero, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y
experiencia necesarios en la implementacin de auditoras administrativas. Por otra parte,
la organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia.
Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la
organizacin como personal externo.

CAPACITACIN

Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados,


no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearn para
levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e
implementacin de la auditora.

Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las
reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el
inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de
trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin
y supervisin establecidos.

ACTITUD

Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de
procurarse una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin activa
del personal de la organizacin.

Con el propsito de evitar que surjan falsas expectativas, tanto buenas como malas, es de
vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que
carezcan de sustento o hacer promesas que so puedan cumplir.
3.7 DETERMINACIN DE TCNICAS QUE SE UTILIZARN

Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada se puede emplear alguna
o una combinacin de las siguientes tcnicas:

Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas

Investigacin documental

Este aspecto de la auditoria implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que


puede aportar elementos de juicio, a los auditores. Las fuentes documentales bsicas a las
que se pueden acudir son:

a. Normativa
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Norma( nacionales e internacionales)
Oficios circulares
b. Administrativa
Organigrama
Manuales administrativos
Sistemas de informacin y certificacin
Cuadros de distribucin del trabajo
Estadsticas de trabajo
Plantilla de personal
Proyectos estratgicos
Inventarios de mobiliarios y equipos
Redes para el anlisis lgico de problemas
Sociogramas
Indicadores financieros y de gestin
Estudios de mejoramiento
Auditorias administrativas previas
c. Mercado
Productos y/o servicios
reas
Poblacin
Ingresos
Factores limitantes

Comportamiento de la demanda

Situacin actual
Caractersticas
Situacin futura (proyectada)

Comportamiento de la oferta

Situacin actual
Anlisis del rgimen de mercado
Situacin futura (previsible)
Determinacin de precios
d. Ubicacin geogrfica
Localizacin
Orden espacial interna
Caractersticas del terreno
Cercana con el mercado(clientes y proveedores)
Distancias y costo del transporte
Alternativas de conexin con unidades nuevas
Justificacin en relacin al tamao y procesos
e. Estudio financiero
Recursos financieros para inversin
Anlisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera
Creacin de valor
f. Situacin econmica
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior
g. Comportamiento del consumidor
Cultura
Estratos sociales o nivel socioeconmico
Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generacin x y
generacin y)
Familia
Ciclo de vida del consumidor
Factores internos de influencia (Percepcin, aprendizaje y motivacin)
Proceso de compra( necesidad sentida, actividad previa, decisin y
sentimiento posterior)

Observacin directa

Este recurso que puede ser empleado por los auditores consiste en la revisin del rea
fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones
laborales y el clima organizacional imperante.

Es recomendable que el auditor responsable encabece la observacin directa, comente y


analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno
a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber sujetarse
en todo momento la auditoria.
Acceso a redes de informacin

El acceso a redes, internet, intranet o extranet permite detectar informacin operativa o


normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizacin del sector o ramo, lo
que, a su vez, facilita el intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva
con el entorno.

Entrevista

Esta tcnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado y uno de los que
puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener
contacto directo con el entrevistado, adems de obtener respuestas puede percibir
actitudes y recibir comentarios.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos


aspectos:

1. Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Para ello se recomienda
con base en su conocimiento, preparar previamente una gua de entrevista que
contngala informacin que se desea obtener, para que al trmino de la misma se
pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas.
2. Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado est debidamente
preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios
para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
3. Atender al compromiso. Acudir con la debida antelacin a la hora convenida al rea
de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada. Para lograr un desarrollo
eficaz es conveniente observar los siguientes pasos:
a) Concentrarse de manera relajada.
b) Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y
consecuente
c) Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta
no sea tan obvia
d) No hacer preguntar irrelevantes
e) En la medida de lo posible escuchar, no hablar.
f) Asegurase de no presionar la entrevista.
g) Evitar la confianza en su memoria
4. Clasificar la informacin que se obtenga. Esto significa diferenciar la situacin real
de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no
confundir ambos aspectos.
5. Registrar la informacin en una bitcora.

Cuestionarios

Estos instrumentos, que se emplean para obtener la informacin deseada en forma


homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciadas, y separadas por captulos o temtica especfica, con el propsito de que
muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que
en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin.

La calidad de la informacin que se obtenga depender de su estructura y forma de


presentacin. En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su
preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en
orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, es necesario recargarlo
con demasiadas preguntas.

Cdulas

Estas herramientas se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el


objetivo y alcance de la auditoria. Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye
casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su
revisin y anlisis, a menos de que abran la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.
CONCLUSIN

La planeacin de una auditoria requerir desarrollar una estrategia general para la


conduccin y el alcance esperados en el dictamen.

La planeacin de la auditora es la funcin donde se define el desarrollo


secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, as como la
determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.

La finalidad de la planeacin consiste en poder prever, anticipadamente a la


accin, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de stos no
limiten el curso de accin a seguir en pro de los objetivos esperados.

En la planeacin, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos:

Caractersticas particulares de la empresa.


Finalidad de los trabajos
Secuencia de su desarrollo
Estimacin de tiempos, para estimacin de cada trabajo
Determinacin del personal que intervenga
Determinacin de las tcnicas que se utilizarn

La planeacin implica la prevencin de los procedimientos de auditoria que


tendran que ser empleados. Tambin marcar la extensin, la oportunidad en que
sern utilizados y se deber de establecer los profesionales que debern de
intervenir en el trabajo en relacin a la planeacin administrativa.

El grupo de auditoria deber de estar integrado por personal integro, capacitado


que a su vez deber de disponer con la infraestructura bsica para desempear su
labor con eficiencia.
BIBLIOGRAFIA

Franklin F. Enrique Benjamn. Auditoria Administrativa, Mc- Hill, Mxico


2011

Leonard P. William. Auditoria Administrativa, Diana Mxico, 1996

Santillana Gonzlez, Juan R. Conoce la auditoria, ECAFSA, Mxico,1992