You are on page 1of 524

"ARHIVSKA PRAKSA" 12 Publisher:

Arhiv Tuzlanskog kantona


lzdavaii: Druitvo arhivskih zaposlenika
Arhiv Tuzlanskog kantona Tuzlanskog kantona
DruStvo arhivskih zaposlenika
Tuzlanskog kantona For Publisher:
dr lzet Saboti6
Za izdavaaei
dr. lzet Sabotic Organisational Board:
dr. lzet Saboti6 (president), dr Azem Koiar,
Organizacioni odbor: Esefa Begovic, Nijaz Brbutovic, dr. Walter
dr. lzet Sabolid (predsjednik). dr Azem Ko2ar Esefa Brunner, i,4arijana GaluSi6, Tunjo Oordi6,
Begovid, Nijaz Brbutovic, d.. Walter Brunner, Marijana Nermana Hod:i6, dr Peter Pavel Klasinc, dr.
Galu5i6, Tunjo Oordid, Nermana Hodzja, dr. Peter Sead Selimovi6.
Pavel Klasinc, dr. Sead Selimovi6.
Editors:
RedakcUa: dr Azem KoZar, Sejdalija GuSi6,
dr Azem KoZar, Sejdalija Guaii, dr. Senaid Hadzia dr. Miroslav Novak,
dr Senaid Hadzi6, dr. Miroslav Novak, dr Sead Selimovi6, dr lzet Saboti6,
dr Sead Selimovid, dr. lzet Saboti6, dr. Peter Wiesflecker, Omer Zulia
dr Peter Wiesflecker, Omer Zulii,
Editor-inChief:
Odgovorni urednik: dr. lzet Sabotid
dr. lzet Sabotid

Urednik: Editor:
dr. Azem Kozat dr. Azem Koiar

LeKor: LeKor:
Meliha Hamzid Meliha Hamzi6

Korektori: Proff Readers:


Esefa Begovid Eaefa Begovic
Selma lsii Selma lsi6
Prevod na 6ngleski jezik: Engllsh Translatlon:
Adnan TinjiC Adnan'Iinji6
Stampa:
,OFF.SET' Print:
,OFF-SET"

Za Stampaiju:
Sadika NIuri6, direktor For "OFF-SET"
Sadika Murid, direclor

Edition:
500 copies

Ministry of Education, Culture and Sport of


Saglasnost za jzdavanje easopisa dalo je Ministarstvo Tuzla Podrinje Canton has given approval No
i
za obrazovanje, nauku, kulturu sport Tuzlanskog 1011452-20-2198, on May 8.'1998. to publish
kantona pod brojem 10/1-452-20-2198, od 08.05.1998. this magazine.
godine.
Sead of the Editorial Board A.chives Canton
Sjediste Redakcre je u Arhivu Tuzlanskog kantona, Tuzla,
Franje Ledera '1, 75000 Tuzla, Franjo Leder 1, 75000 Tuzla,
reyfa* ++387 35 252 620 'leylax + +387 35 252 620
e-mail: at[it4E@qiX.lqlDa e'mail: albildll@bilJelEa
..ARCHIVAL PRACTICE" 12
UDK 930.25 tssN 1512-5491

A\ RI HIII-ITSK,A\ P HI,A\ K$A\


rlErlrtrr r ltrrrtr

AB@EIUA PBA@WreE fla


-ffio rExrr I
TrilLAiilti00 l{AllT0IIA i
TIJILA

ARHIVSKA PRAKSA, GOD. 11I2OOI,STR.1-534 TUZLA, 2009.


lzdavanje easopisa pomogti su:

. Ministarstvo za obrazovanje, nauku, kulturu i sport


Tuzlanskog Kantona,
. Federalno ministarstvo nauke i obrazovanja
Sarajevo

I
FONDACUA
ZAIZDIWASTVO
SAR,c.JEVO
Fondacija za izdava5tvo Sarajevo

Union banka d.d. Sarajevo

DruStvo Arhiv
Arhivskih Tuzlanskog
Zaposlenika TK kantona
SADRZAJ

UMJESTO PREDGOVORA................

I ARIIIVISTIKAIARIIIVSKASLUZBA

Ljerka Simuni6,
Vrednovanje i
DrZavnog arhiva

i vrednovanja arhivske

Nada Cibej,
Valorizacija

Omer Zulii,
Neke karakieristike vrednovanja registraturne grade nastale posredovanjem u prometu

Zarko Stnrmbl,
Rokovi duvanja dokumentarne
Selma Isi6,
Utjecaj vrednovanja arhivske grade na proces obrade i sredivanja"' """"""'107

Branko Antelj,
Prosec izdvajafia
arhivske grade

Vlatka Lemi6,
Hrvatski arhivi i
MurtezZogu,
Zaititaarhi-uste grade u nastajanju u Republici Kosovo""""' """""""""""'137
Jovan P. Popovi6,
Saradnja arhiva i organa uprave u cilju za5tite i kori56enja
arhivske grade od

Zeljko Markovi6,
Nefa osnovna pitanja kadrovske i tehnidke osposobljenosti SluZbe zaStite arhivske grade i
registraturskog materijala podrudnih arhiva u Ripublici Srbiji"" " """ """ " " 153

Ga5per Smid,
Fizidka za5tita
Silvija Babii,
MATRA - projekt nizozemske vlade u Hrvatskoj
- segment arhivske sIuZbe........... .........r7 r

Joka Filipovii,
Znataj sredenosti registratume grade u JZU uKCTuzrazauspjesno poslovanje..............1g1

Mirjana Guli6,
Stvaratelji i problematika oblikovanja fondova pravosuda u razdoblju od 1945.
godine.......... - lg:71.
................:........................_-__:........................... I 89
Diana Salihbegovi6, Vaida Skandro,
Arhiviranjepredmetaprimjenomsavremenihtehnolo5kihmetoda......... .......195
Vladimir Drobnjak,
Arhivski regionalni informacijski sistem (ARIS) ..... ...... ...... .......................202
Ivana Prgin,
Novi medunarodni arhivstidki standardi opisa (ISDIAH i ISDF)......... ........216
Miroslav Novak,
Standardi za formiranje i prijenos struktura podataka u arhivskoj teoriji i praksi...............226

Zdenka Semlid Rajh,


Kdtidki osvrt na upotrebu medunarodnih strudnih standarda u arhivskoj teoriji i praksi...24l

Jugoslav Veljkovski,
Digitalizacija arhivske grade van arhiva........... .........................24g
Mirjana Marinkovi6-Lepi6,
Web site kao sredstvo piedstavljanja arhiva u javnosti...............
....................25g
I-sm.etaDZigal Berkovac_,-Armen BUKVIC, dipl. el. ing.,
Redizajn web stranice JU Historijski arhiv'Saiajevo................. .....................269
Husein Hadli6,
Sistem upravljanja predmetima - cMS u pravosuttu i njihovo arhiviranje iduvanje...........276

Habibe Hasani,
Zaitita i konzervacija arhivske graile na Kosow......... .............2gg
Nina Gostendnik,
Problematika uslovnosti arhivskih skladista u pokrajinskom arhivu Maribor........ ............2g3

Stevan Madkovid,
O strukturi i profilu korisnika arhivske grade u Istorijskom arhivu Subotica (2005-200g)......31I

HatidZa Fetahagi6,
Efekti saradnje Arhiva Tuzlanskoga kantona sa obrazovnim ustanovama.. ........................322

Saneta Adrov i(' Azem Kolar,


ZnaEaj izutavanja historijata institucija Bosne i Hercegovine .......................331

Matko Rako,
Uloga i vaZnost dopunskih izvorapri obradi arhivskog gradiva fondova gospodarstva .....336
Almira Aliba5i6, i
nitrivsti fondovi Historijskog arhiva Sarajevo kao nacionalni sPomenik Bosne
?/.{
Hercegovine.

Admir Nezirovid,
Karte,mapeiplanoviSarajevauHistorijskomarhivuSarajevo................'.358
Azem Kozar' .r-^ r.:^r^r-^.ti rt^ona i LI, .........................364
Nauina dimenzija arhivske djelatnosti Bosne i Hercegovtne'

Esaf Levi6,
Kultumo-izdavadkadjelatnostArhivaTuzlanskogkantona
(1954.'2009')"""""""""""""383

II IZ DRUGIH EASOPISA
Dralen Ku5en, """"""""""r2.,,'
- teorija i praksa' " "" ""
7
Total archives strategija ""

III GRADA
Senaid HadLi6,
Stanovnistvo Tuzle od sredine 19. stoljeda do kraja osmanske
vladavine' """406

Izet Saboti6,
Bosnja6ko-srpski politidki odnosi u svjetlu agrarnog
pitanja od kraja Prvog svjetskoe,utuo*\
Vidovdanskog ustava...'...

Sead Selimovi6,
organizacija i rad uditeljskih Skola u Bosni i Hercegovini u periodu 1918'-1929'
godine..........

Edin Jahi6,
Etnidka struktura stanovnistva Bosne i Hercegovine u periodu
od 196l ' do l99l . godine sa
posebnim osvrtom na Op6inu Gradanica

Mina Kujovi6,
Z;pi;;ik"j"d;ice Gradskog vije6a Donja Tu zla iz 1893' godine""""" """'-464

E5efa Begovi6,
Sumarniinventar,SreskinarodniodborGradanica1945'-1955' """""""""'468
IV PRIKAZI

Safet BandZovid,
;;;;; Br6;d, iotiskiuanle i poricanje antisemitizma: se6anje na vladikuNikolajaVelimirwi6a
Beograd2005',
u savremenoj srpskoj t"it'rfi, ira. nelsiniki odbor za ljudika prava u Srbiji,
str. 235.;.......

Let Saboti6.
za historiju
ffiiiliiil, easopis za historiju, Izdavadi: DruStvo historidara Tuzla i Odsjek
fakutteta Uni;;;riE;., T, zli,br.Z,Tuzla 2008, str. 206.;....... .-....""""""""492
Filozofskog
Senaid HadLi6,

X,:,f,',ffi if;ff $",:::lilii#,lffi lil.j,%%:ig!i?,T:i::::iiobra,rzdavad: Arhiv


496
HadZijaHadLiabdit,
G;ce1 Salih Safvet Basii - jedan osmanski
31.__o.l-!, 9ry1n
flercegovlnl, intelektualac u Bosni i
lzdava(,i: JU Arhiv Tuzlanskog kantona i
DruStvo arhivskih zaposlenika TK
Tuzla, Tuzla 2009., str. 22g
;..................--_.. _:...-
ierim Rastoder,

Zivinice, Lwin:ie zool.. ro r

V IZVJESTAJI

Selma Isii,
Zapisnik o toku 21. Savjetovanja
,,Arhivska praksa 2o0g*, Tuzla, 9. i 10. oktobar 200g.
godine (,,Hotel ruzla");..... ............._....:_._-:*.:..__:::.: .:..............................508
Saneta Adrovii,
I. Subotidki arhivski dan, (Subotic a23.09.200g.godine.);
.........................5 14
HatidLa Fetahagii,
2' Medunarodna konferercija^Evropske smjemice
za saradnju biblioteka, arhiva i muzeja
BAM 2008. (Sarajevo, 28. izs. ro"f.uru-z-brj8),_._-..:.::_]:.:::::::.
.........................s16
OmerZtilit,
rzlozba "Industriisko naslijede treba li nam?",
- okrugli sto 'zastita industrijskog naslijeda..,
ruzta, tt.t2.2oo8.godine;......... ..:::::1:::...:::::::::]. .....5re
Selma Isii,
Izvjestaj sa medunarodnog savjetovanja
erekfonskegaarhiviranja"F.adenci,
,,Tehnidni in vsebinski problemi klasidnega in
zi.:zi.'iiilijos.eli"i#;:__..::::... ...................s21
E5efa Begovii,
Savjetovanje arhivskih radnika Bosne i Hercegovine, Lukavac _ Modrac, 07. i 0g.05.2009.
godine;.. ...... ._-..-_:__:::_:.:.:_:..__.-.:_1:.:::........ ... ..............524
OmerZuli6,
lzloiba "Fotosrafiiom protiv zaborava", promocija publikacije
Basii - jedan-osmansti'iri"r"nrli"'.*u* borri ,,Salih Safvet
godine);. ...... i Hercegovini.., iTuzra 01.07.2009.
.. ........_-_:.:...:.._-:-:_::-.::.:.............. ...............527
UMJESTO PREDGOVORA

Dvanaesti po redu broj dasopisa ,,Arhivska praksa" pojavljuie se


u godini .iubileja 55-te godi5njice postojanja i rada Arhiva Tuzlanskoga
-
kantona, kao regionalne arhivske ustanove, koja se u proteklom vremenu, i
pored poteSko6a, uspje5no nosila sa brojnom problematikom koju je pred nju
postavljata arhivska struka inauka, ali idrustvo u cjelini. Dinamika drustvenih
procesa u vremenu tranzicije u potpunostije imala utjecaja na dinamidnost u
oblasti arhivske teorije iprakse u Bosni i Hercegovini. Stoga smo u proteklim
bOevima ovog ve6 renomiranog easopisa pokusali otvoriti ona najaktualnija
pitanja iz domena arhivistike. To dinimo i sa ovim 12-im po redu brojem
dasopisa,,Arhivska praksa".
Naime, najve6i dio priloga ovog boa Casopisa predstavl.ien je na
22. po redu medunarodnom savjetovanju ,,Arhivska praksa 2009", koje je
odrZano 8. i 9. oktobra 2009. godine u Tuzli. Najve6i broj radova prezentovanih
na ovom skupu objavljen je u prvom, najobimnijem poglavlju aasopisa pod
ustaljenim nazivom ,,Arhivistika iarhivska sluzba", a odnosi se na tri
aktuelne tematske cjeline: Vrednovanie arhivske grade, Za*tita registratume
grade u nastajanju i Aktualna pitania arhivske teoriie i prakse.
Na po6etku prvog poglavlja donosi se nekoliko zanimljivih priloga,
eminentnih arhivskih strudnjaka iz viSe evropskih zemalja, koji se bave
pitanjem vrednovanja arhivske grade, za koje se nadamo da 6e u dobroj
mjeri pomo6i uklanjanju nejasnoia, razmimoilaZenja i razliaitog sagledavanja
problematike valorizacije registraturne grade u Bosni i Hercegovini, ali i u
zemljama Sireg okruZenja.
Druga grupa pitanja u ovom poglavlju odnosi se na stalno prisutnu
problematiku zastite registraturne grade u nastajanju. U prilozima se govori
o uzrocima i posljedicama tranzicijskih procesa na stanje registraturne gracle
u nastajanju, o odnosu stvaralaca i imalaca spram sopstvene registraturne
graale, o saradnji arhiva i stvaralaca na planu zastite registraturne gratle i
nizu drugih vaznih pitanja iz oblasti zastite ahivske gratle u nastajaniu.
U okviru treee grupe pitanja promiSlja se o brojnim arhivskim
aktuelnostima i dilemama, kako klasiSne, tako i suvremene arhivske teorije
i prakse, gdje su predstavljena iskustva i videnja arhivista iz Slovenije,
Hrvatske, SrbUe, Kosova i Bosne i Hercegovine. Posebnu pa2nju u okviru
ove teme zavretluju pitanja koja se tidu novih standarda Meclunarodnog
arhivskog vije6a, a odnose se na opis funkcija stvaralaca arhivske grade
(ISDF) iopis ustanova koje posjeduju arhivsku gradu (lSDlAH), ibrojna
druga aktualna pitanja vezana za problematiku elektronskih zapisa.
No, tu su i druga zanimljiva pitanja, kao sto su: odnos arhiva ijavnosti,
oblikovanje arhivskih fondova, historijske i kulturne dimenzije i zna6aj karata
i planova, kao i niz drugih za arhivsku teoriju i praksu znadajnih pitanja.
U poglavlju
,,lz drugih dasopisa,,, prenijet je zanimljiv prilog mr.
-Dralena Ku5ena, arhiviste iz Drlavnog arhiva u Osijeku, pod narirom
,,Total archives strategija - teorija i praksa,., objavljen u Zborniku radova
,,Tehnidni in vsebinski problemi arhivskega in elektronskega arhiviranja,,, br.
8, Maribor 2009.
I u ovom broju easopisa na adekvatan nadin je zastuplj'eno tre6e
ustaljeno poglavlje ,,Gratla". U istom je od strane eminentnih istraZivada
histori6ara, arhivista i demografa, dato Sest jako zanimljivih radova, koji
donose znadajan broj zanimljivih historijskih dinjenica, koje se odnose
na oblast nacionalne, iposebno lokalne historUe. U navedenim radovima
tretirane su teme: politidke, obrazovne, demografske, te kulturno-historUske
provenijencije. Nadamo se da 6e predstavljene dinjenice u ovim radovima
u dobroj mjeri pomo6i boljem razumijevanju nacionalne, a posebno lokalne
historije.
U poglavlju ,,Prikazi i ocjene" dato je ukupno pet prikaza i ocjena
referentne historijske iarhivske literature, nastale u protekloj itekuioj godini
u Bosni i Hercegovini izemljama okru2enja. Svi prikazi iocjene su jako
sadrZajni i informativni isvakako su od pomoii u upoznavanju ipriblizavanju
raznovrsne i vaZne historiografske problematike zastupljene u predstavljenim
knjigama.
Poglavlje ,,lzvje5taji" najbolje ukazuje da je u protekloj iovojgodini na
polju arhivistike i historiografije bilo veoma dinamidno, te da su na tom planu
odrZani brojni skupovi koji su tretirali arhivsku i historiografsku problematiku.
Stoga, pored Zapisnika sa 21 . medunarodnog savjetovanja ,,Arhivska praksa
2009.", odr2anog 9. i 10. oktobra 2008. godine u Tuzli, u ovoj rubrici je dato
joS Sest izvjeStaja vezanih za strudne manifestacije i sadrZaje u kojima su
zaposlenici Arhiva Tuzlanskoga kantona bili domacini i aktivni udesnici.
Na kraju, izra2avamo nadu da ee ov{ 12. po redu broj easopisa
pobuditi paZnju. brojnih poklonika arhivske i historiografske problematike.
Uredivadki tim easopisa se trudio da i ovaj broj Casopisa bude strukturalno i
sadrzajno raznovrstan i tematski bogat, te vjeran programskom opredjeljenju
i koncepciji zasnovanoj na strudnom i naudnom promicanju arhivskih i
historiografskih vrijednosti. U tome su nam pomogli brojni saradnici, a
posebno oni susretljivi kojima se ovom prilikom iskreno zahvaljujemo, a
iitateljima Zelimo ugodno druZenje s ovim brojem Casopisa.

lzdavadi
INTRODUCTION

Twelfth issue of the.iournal ,,Archival Practice" appears in the Jubilee year


- 55th anniversary of existance and work of the Archive of Tuzla Canton, as
regional archival institution, which in the previous period, despite difficulties'
suicessfully coped with numerous problems that were set before her by
archival profession and science, and society as a whole. The dynamics of
social processes in a time of transition in full effect influenced the dynamism
in the field of science and the archival profession in Bosnia and Herzegovina.
Therefore, in the past numbers of this renowned magazine' we tried to open
the most current issues in the fleld of science and the archival profession. We
are doing the same with this, 12. number of journal ,,Archival Practice".
ln fact, most of the contributions of this issue of the journal was
presented at 22. lnternational Symposium ,,Archival Practice", which was
held on 8. and 9. of October 2009. in Tuzla. Most of papers presented in
this meeting was published in the first, largest, chapter of the journal under
already established title ,,Archival science and archival service", and refers
to three current topics: Evaluation of archival mateial, Protection of registry
mateial (records) and Current issues of archival theory and practice.
At the beginning of the flrst chapter several interesting contributions
of eminent experts from multiple archives of European countries have been
introduced, and they are dealing with the issue of evaluation of archival
material, which we hope will largely help remove ambiguities, disagreements
and different approaches to the problem of evaluation of current records in
Bosnia and Herzegovina, but also in regional countries.
The second group of questions in this section refers to the always
present problem of the protection of current records in the making. Our
contributions are talking about the causes and consequences of the transition
process on the state ofcurrent records in the making, the relationship betvveen
creators and holders toward their own registry materials, cooperation of
archives and creators in the field ofprotection ofcurrent records, and a number
of other important issues in the field of protection for archival materials in the
making.
The third group of questions deals with a number of current archival
dilemmas of classical as wellas contemporary archival theory and practice, as
it presents the experience and vision of the archivists from Slovenia, Croatia,
Serbia, Kosovo and Bosnia and Herzegovina. Special attention within these
topics is shown to issues related to new standards of the lnternational Council
on Archives, which relate to the basis for a successful professional treatment
of records, and current issues related to use of electronic records.
\
But there are other interesting questions, such as: Relations between
archives and general public, design of archival funds, historical and cultural
dimensions and the importance of maps and plans, as well as many important
issues of archival theory and practice.

ln the chapter,,From other magazines,,, we brought an interesting


contribution by mr. DraZen Kusen, archivist from the Nationar Archives in
Osijek, titled ,,Total archives strategy - Theory and practice,,, published
in Collection ,,Tehni6ni in vesebinski problemi arhivskega in elekironskega
arhiviranja", no. 8, Maribor 2009.
Also in this issue there is adequately represented, usual third chapter,
,,The Material". ln the same six very interesting works are presented by
eminent researchers, historians, archivists and demographer, which show
a number of important historical facts concerning the field of national and
especially local history The above-mentioned works treated several themes
of political, educational, demographic, cultural and historical provenance. We
hope that the facts in this work to a great extent to help a better understanding
of national and especially local history.
The chapter titled ,,Reviews" includes a total of five reviews of relevant
historical and archival literature, made in the last and current year in Bosnia
and Herzegovina and surrounding countries. All reviews and ratings are
very meaningful and informative and are certainly helpful in understanding
and approach to a variety of important historiographic issues represented in
these books.
Section ,,Reports" really shows that during last and current year the
-
field of archival science and historiography was very dynamic, and that on
this issue held numerous meetings were held and different archival and
historiographic issues were treated. Therefore, in addition to the Log of the
21st lnternational Symposium ,,Archival practice 2009,,he|d on g. and .tO. of
October 2008. in Tuzla, in this section are six reports related to professional
events and facilities in which employees Archive Tuzla Canton were the hosts
and active participants are also presented.
Finally, we express the hope that this 12th issue will gain the attention
of many followers of archival and historiographic issues. The editorial team of
the Journal invested a lot of effort that this issue is structurally and thematically
diverse and content rich, and true to commitment and programme concept
based on professional and scientific promolion of historiographic archival
value. ln order to achieve that we recieved help by many colleagues, and we
would like to offer our sincere thanks to them, and also to wish our readers to
fully enjoy this issue of our Journal.

Publishers
I

ARHIVISTIKA I
ARHIVSKA SLUZBA
I
I

t1'
i_ft

r\\.i;l
I

W/
Dr. Vladimir ZUMER
Arhiv Republike Slovenije Ljubljana

VALORIZACIJA ARHIVSKE GRADE U SLOVENIJI


Abstrakt: Arhivska grada se u Republici Sloveniji vrednuje s obzirom
na njen znaiaj za histoiju, druge znanosti i kulturu, te trajnu pravnu
sigumost pravnih i fiziikih osoba, a ostali rokovi iuvanja dokumentame
grade se odreduju s obzirom na potrebe poslovanja stvaralaca grade, te s
obzirom na propisane rokove 6uvanja. U Sloveniji se kod zaitife arhivske
grade javnopravnih osoba upotrebljava takozvana pozitivna metoda makro
valorizacije.
U pilogu su pored pregleda veoma obimne strane i doma1e struine
literature sa podrueja valorizacije arhivske grade obradivani: ciljevi i metode
valorizacije zapisa, strani utjecaji na slovensku valorizacijsku teoriju i
praksu, pravni osnovi makro valorizacije zapisa u Sloveniji, literatuia o
makro valoizaciji zapisa u Sloveniji, naiela i kriteriji za valori2aciju arhivske
glade, valorizacija, odnosno selekcija stvaralaca javne arhivske grade,
tipski spiskovi javne arhivske grade, naein makro valorizacije zapisa u
Slovgniji, pisane upute za odabiranje arhivske grade iz dokumehtarne grade
kao instrument makro valorizacije, odabiranje i izruiivanje arhivske Qrade
nadleZnom arhivu, odredivanje rokova iuvanja dokumentarne grade, propisi
koji odreduju pojedine rokove euvanja, izluiivanje, odnosno uniiiavanje
dokumentarne grade (Skartiranje), te duZnosti javnopravnih osoba u vezi ia
vrednovanjem, odabiranjem i izruiivanjem arhivske grade.

Kljudne rije6i: dokumentarna grada, arhivska grada, valorizacija


arh.ivske grade, kiteiji valorizacije, odabiranje arhivske grade, iztuiivaije
dokumentarne grdde, izruiivanje arhivske grade.

Uvod

Svi strudni dlanci na temu valorizacije arhivske graale podinju sa


nespornim konstatacijama, da obim i raznovrsnosti zapisa (engl. documents),
odnosno dokumenata (engl. records) na papiru, idrugih nosilaca, (jo5
uvijek) enormno narasta. Koliaina zapisa u fizidkom obliku na papiru se ne
smanjuje i pored raiirenog elektronskoga poslovanja i elektronskog duvanja
gratle u digitalnom obliku na magnetnim i optidkim nosiocima. Zato je
vrednovanje zapisa, bez obzira na vrstu i oblik, sve vi5e nuZna, ali izuzetno
odgovorna arhivska struena zada6a. Pored izuzetne prepletenosti podataka
i informacija suvremenih informacijskih sistema, unistena grada se obidno
ne moZe vi5e rekonstruirati ili obnoviti. Arhivska struka u svijetu je u zadnjih
sto godina, a u SlovenUi u zadnjih pedeset godina, za potrebe valorizacijL i
odabiranja arhivske gracle pored razliditih metodologija, odnosno postupika
("pozjtivni" i "negativni" nadin valorizacije, makro i mikro valorizac{a, funkiijsfa
valorizacija), razvila takoarer i brojna naiela i kriterije valorizacije.

17
Dr. Vladimir ZUMER

Ciljevi i metode valorizacije zapisa

Pomo6u nadela i kriterija vrednovanja zapisa posredno ili neposredno


ocjenjujemo zapise s obzirom na njihov upravni, pravni, poslovni, osobni ili
kakav drugi znaifl, le s obzirom na znaial za historiju, znanost i kulturu.
Ciljevi vrednovanja su obidajno odredeni u arhivskim propisima, po pravilu sa
definicijom arhivske graale, sa kojom je odredena namjena i znaeaj grade.
Arhivska grada se u Republici Sloveniji vrednuje s obzirom na
njen znaiaj za historiju, druge znanosti i kulturu te trajno pravnu
sigurnost pravnih ifizidkih osoba, a rokovi Euvanja dokumentarne
grade se odrealuju s obzirom na potrebe poslovanja stvaralaca grade te
s obzirom na propisane rokove 6uvanja.l
u
Pri tome da upozorim, da Sloveniji razlikujemo pojmove
,,dokumentarna grada"2 i,,arhivska graara", pri aemu pod dokumentarnom
gradom podrazumijevamo sve zapise, koji nastaju pri poslovanju pravnih i
fizidkih osoba. Arhivska gracla je samo dio dokumentarne grade, koja ima
trajan znadaj za znanost i kulturu, te trajno pravnu sigurnost pravnih ifizidkih
osoba. Arhivska grada javnopravnih osoba (drZavnih upravnih i pravosudnih
organa, organa samoupravnih lokalnih zajednica, javnih poduze6a, javnih
zavoda i drugih javnih ustanova) se u skladu sa propisima i strudnim
kriterijima vrednuje i odabira iz dokumentarne graale prema postupku makro
valorizacije sa takozvanom ,,pozitivnom" metodom, dakle sa neposrednim
odludivanjem arhivske grade.
Kod valorizacije zapisa moramo u prvom redu biti svjesni, da apsolutnih
nadela odnosno kriterija vrednovanja, koji bi bili op6eva2e6i i upotrebljivi za
svu gradu u svim periodima kod svih stvaralaca grade, nema! Zbog toga je kod
vrednovanja grade, bez obzira na cilj ili metodu, potrebno Sto bolje teoretsko
iprakticno poznavanje razlidnih arhivskih strudnih nadela ikriterija, koje su
upotrebljavali, odnosno jos ih uvijek upotrebljavaju arhivisti kod konkretnog
vrednovanja grade. Ve6ina modela, odnosno projekata vrednovanja graale,
ukljudivo sa suvremenom metodom makro vrednovanja, odnosno funkcijskog
vrednovanja gracle, u svijetu od kraja osamdesetih godina proilog stoljeda,
dalje za vrednovanje zapisa veoma precizno propisuje ciljeve i metodologiju
(postupke i tehniku) vrednovanja zapisa, a manje je razvijenih konkretnih
nadela i kriterija, te drugih metodolo5kih pomagala za odabiranje gratle, na
primjer raznih klasifikacijskih planova, uputa, spiskova i lista sa arhivskom
gradom te rokovima 6uvanja.
To vazi i za suvremenu metodu makro funkcijskog vrednovanja gratle,
koja je razvila tehniku klasificiranja i analize funkcija, te nadin vrednovanja
i odabiranja na osnovu funkcija, a nedostatna je s obzirom na rasprave
Clan 2. Zakona o zailiti dokumentame i arhjvske grade te a.hiva (,S/urDeri /isl RS, br 30/2006)
te 2., 195. i ,96. dlan Uredbe o upravnom poslovanju (,Slulbenilist Rg, bt.2012005, 10612005,
30/2006, 4612006, 3212007, 6312007, 11512007, 122t2OO7, 31 12008, 35109).
Do 1981. godine seje takoder u Slovenjjitako kao u cijeloj nekadasnjoJ JugoslavUi umjesto izraza
,dokumentama grada' upotrebljavao pojam,,registratuma grada".

tt,
Valorizac|a arhivske grade u Sloveniji

konkretnih kriterija vrednovanja razdvojenih funkcija iz grade (dokumenata),


koja nastaje pri njihovom izvrsavanju. Zadnje vaZi, i za u svjetskoj arhivskoj
literaturi, trenutno najpoznatije projekte makro vrednovanja odnosno
funkcijskog vrednovanja drZavne arhivske grade kao sto je Kanadska metoda
makro vrednovanja odnosno projekt GWP (Governmenlwide Plan for the
Disposition of Federal Records), kojeg je 1990. godine teoretski utemeljio
Terry Cook,3 australski DIRKS (Design and lmplemantation of Record
Keeping System),4 nizozemski PIVOTs i druge.
i
Makro mikro vrednovanje zapisa na osnovu funkcija, odnosno
funkcijsko vrednovanje sa upotrebom na6ela i kriterija vrednovanja gracle, koja
nastaje pri izvodenju funkcija, predstavlja osnovu suvremene metodologije
valorizacije i odabiranja arhivske grade iz dokumentarne grade i odretlivanja
rokova 6uvanja dokumentarne grcde, za razliku od nekih starijih, ali dosta
6esto upotrebljavanih metoda vrednovanja prema sadrZaju, vrstama grade
i drugih nadela, koja su se uglavnom oslanjala na subjektivne ocjene i
kriterije pojedinih arhivista, uz uvaiavarye formalnih odnosno propisanih
planova i posiupaka. U literaturi 6esto nazivamo takvo vrednovanje kao
metodu ,,osjedaja arhiviste na koncu prsta" (veoma dest njemadki izraz:
Fingerspitzengefrihl).6

O kanadskom metodu makro vrednovanja gledaj prije svega:


- fe.ry Cook, An App@isal methodolory: Guidelines for peiormig an Archivat Appraisal, 1gg1 .
- Terry Cook, Macroapptaisal: The new theory and strctegy for recotds disposition at the National
Archives i Canada, Atchivaria (Otawa), 1995.
- Richard Brown, Furctional Appraisal at the Nationat Archives of Canada: Seven years of Actuat
Pracllce, Annual Conference SAA, Chihago 1997 (gledaj j hrvatski pnjevod u Arhivskom vjesniku
41, 1998).
- fe(ry Cook, l4acroappraisal and Functional Anatysjs: Appraisat Theory Strategy, and Method-
ology for Archivists, U6valuation des archgives: des n6cessjt6s de la gestion aux exigences du
t6moignage, 3d archive symposium, Gira, Universlty of Montreal, 27 March 1999.
- Silvija Babi|, Makrovrednovanje: Kanadska metoda funkcionalnog vrednovarla, Arhivski vjesnik,
god. 47l2OU, Zagrcb 2004, str 7 - 19.
Za australski projekt makro valorizacije gledaj:
- Barbara Reed, Apptaisal and Disposal, Keeping Archives, Second Editjon, port Melboume,
1993, str. 157 - 207.
- Sue lvlcKemmish, Juaer, danas isutra, Kontinuitet odgovomosli,hrvatski prijevod, originalclanka
objavljen u Proceedings of the Records Management Association ofAustralia, R[rM perth 1997.
- Anne l\,larie-Schwirtlich, The Funclional App@ach to Appaisat the Expeience ol the National
Archives of Austtalia, Comma 2002,I - 2, (Paris), str. 57 - 62.
- O-ucan impson, Susan G raha m, Appraisa I and Selection of Records: A New Approach, Comma
-
2002, -S
1 - 2, (Paris), str 5'1 - 56.
Svi proieKi su spomenuti u: Guidelines on Appraisal, lhternational Council on Archives (Tom Mills,
Strategic Approaches to Apprcisal , vetzija maj 2005), a Svajcarski projekt spomjnje Richard Brown,
Funkcionalno vrednovanje u DrZavnom arhivu Kanade (sedam godina stvarna prakse), Arhivski
vjesnik 41, Zagreb 1998.
Hans Booms, cesellschaftsordnung und Abedieferungsbildung, Zur problematk archivarischer
Quellenbeweiung, Archivalische Zejtschrift 68, 1972, str. 17 in Herv6 Bastien, Entwicktung und
Anwendung von Normen bei det Bewedung, Xll.lnternationaler Archjvkongress, Montreal 1992,
str.2.

19
Dr. Vladimir ZUMER

Makro funkcijsko vrednovanje je koncentrirano na funkcije cjelovite


javne uprave, koja je obidno Strukturirana i do odreatene mjere prema
nivoima podijeljena u skupnim (okvirnim), resornim (jedinicama) i pojedinim
klasifikacijskim planovima od tri do pet decimalnih mjesta, a mikro funkcijsko
vrednovanje na pojedine dokumente, predmete, spise u okviru pojedinih
funkcija.
Za bilo kakvo vrednovanje dokumentarne, odnosno arhivske graale,
takotler i za makro funkcijsko vrednovanje, potrebni su objektivni, struino
utemeljeni kriteriji, koji omogu6avaju uz uvaZavarye polazi5ta i drugih
osnova valorizacije narodito analize funkcija, optimalno mogu6e oduvanje
izvomih zapisanih podataka i informacija o dogatlajima, pojavama, osobama,
stvarima, mjestima itd., u odredenom vremenu iprostoru s obzirom na njihov
znaeq za znanost ili kulturu, te druge upravne, pravne, sluZbene, javne,
poslovne i osobne potrebe pravnih i fizidkih osoba.

Strani utjecaji na slovensku valorizacijsku teoriju i praksu

Suvremenu teoriju valorizacije, ukljudivo sa podecima funkcijskog


vrednovanja te temeljnim nadelima i kriterijima vrednovanja, koji su jos
do danas ostali aktualni, je 1956. godine medu prvim teoretski utemeljio
Theodore R. Schellenberg u svom radu ,,Valorizacija modernih zapisa".7
Od po6etka devedesetih godina proSlog stoljeda dalje Schellenberg
doZivljava renesansu i pre5tampanih izdanja, pred nekim novim nadelima i
kriterijima vrednovanja. Na njegovu teoriju vrednovanja, narodito na nadelo
dijeljena gratle na primarni i sekundami zna6aj te nacelo dijeljenja gracle
s obzirom na sadiaj sa dokaznom iinformacijskom vrUednosti, oslanja
se, te ga citira ba5 sva svjetska arhivska strudna literatura, koja raspravlja
valorizaciju zapisa, a posebno udzbenici i prirudnici iz arhivistike.E lsto vazi
za nekada5nju jugoslavensku i slovensku arhivistiku. Pored Schellenbergove
teorije i prakse valorizacue iz pedesetih godina, u Sloveniji nam je kao uzor
cijelo vrijeme sluZila prije svega njemadka, a takoder i nekada5nja sovjetska
odnosno istodnoevropska teorija, s tim da nismo uvaZavali njene politicke
i ideoloSke sadrZaje. Uz to, naravno, ne smijemo zanemariti vlastita, a
takoder i nekadasnja jugoslavenska skoro pedesetogodisnja struEna
iskustva pri razvoju nadela i kriterija vrednovanja zapisa te brojne tipske
i pojedinadne upute, liste i spiskove za odabiranje arhivske grade te
odredivanje rokova duvanja grade.e

Theodore R. Schellenberg, The Appraisal of Modern Public Records, National Archives Bulletin 8,
Washington 1956, str 223 - 278. (hrvaski prevod: Th. R. Schellenberg, Modemi athivi, Principi i
tehnika Gda,lzdanje Saveza drustava arhivista Jugoslavije, Beog.ad 1968; njemadki prijevod: Oie
Bewertung modernen Verwaltungsschrifrguts, Marburg 1990, Ver6ffentlichungen derArchivschule
Marburg 17.
I Gledaj: Luciana Ouranti, Arhivski zapisi, Teoija i praksa, Hrvatski driavni arhiy Zagreb 2000, str
73 - 117.
I Medu veoma opsirnu literaturu za valorizaciju afiivske grade u nekadagnjoj Jugoslaviji da nave-

20
Od poaetka devedesetih godina proSlog stolje6a arhivisti na cijelom
svijetu jedinstveni su, da je potrebno razvijati prije svega ,,pozitivni" na6in
valorizacije i odabiranja arhivske gratle te odretlivanja rokova duvanja na
osnovu funkcija stvaralaca, pri 6emu je potrebno razvijati Sto podrobnija,
i i
konkretna struCno utemeljena nadela kriterije valorizacije, odnosno
odabiranja. Svu pozornost arhivista je potrebno usmjeriti na znadajnu
arhivsku graclu, a manje se baviti unistavanjem nepotrebne, odnosno
bezvrijedne dokumentarne gratle! lzbjegavati je
potrebno razvtlanie
op6eva2e6e teorije valorizacije, odnosno nadela i kriterija, a posebno ako
ima ta teorija za polazi5te ideolo5ke i politidke osnove, ili samo uske strudne
interese ili potrebe pojedinih znanosti, na primjer historiografije.lo U podetku
devedesetih godina su u zapadnim dtZavama snaZno kritizirali nekadaSnja
realsocijalistidna nadela i kriterije, koji se temelje na takozvanim principima
i
historijskog materijalizma, marksizma lenjinizma, na odludujudoj ulozi
vladaju6e komunistidke ideologije i partije, na razrednom pristupu itd.11 Ta
naeela takoaler i slovensku arhivistiku nisu obiSla, jer je takotler kod nas
do5lo do osnivanja specijalnih arhiva partije, sluZbe drZavne sigurnosti i
arhiva za radnidke pokrete te revoluciju, odnosno, graala navedenih ustanova
iperioda smatrala se za znadajnije od ostale gracle drZavnih organa idrugih
ustanova.
U zadnjim dvadesetim godinama u svUetu se sve vi5e uvodi model
makro funkcijskog vrednovanja graale javne uprave, koji se doduSe u
mnogim drZavama manje ili viSe prakticira ve6 vi5e od pedeset godina, a

dem samo:
- Sergije Vilfan, Skartiranje: Povodom referata J.H.Collingridgea na TreCem mealunarodnom kon-
g.esu a.hiva u Firenci, Arhivist 7/1957, zv. 1 - 2, (Beograd), str. 31 - 45.
- lvan Beuc, Athivistika, Predavanja dr. lvana Beuca na arhivistiakom teaaju u Zagrebu 1968. go-
dine, lzdanje Arhiva Hrvatske, Za9r6b 1968.
- Bemard Stulli, O varoizacijii kategodzaciji arhivske grade, Artlivski vjesnik Xlll, Zagreb 1970, str.
463 - 487.
- Kancelaljsko Wslovanje u sujetlu arhivskh propisa (Prirudnik), Drustvo arhivskih radnika BiH,
Sarajevo 1 976.
- PdruCnik iz dthivistike, Savez druStava arhivskih radnika Jugoslavije, Zagreb 1977 (Radmila
MitCiC, Odabinnje i izluCivanie), str. 63 - 87.
- Trajko Zajkovskj, valoizacija na arhivskala grada, Arhivski pregled, br. '1, Beograd 1980, sk. g
- 62.
- Hetmina Oula, kiteijumi za wednovanje ahivskih dokumenata, Arhivski pregled, br '1 , Beograd
,l980,str. 91 - 98.
- Olga B. Giler, Priru6nik za zaStitu arhivske grade van arhjva, lltograd 1983.
- Olga B. Giler, Vrcdnovanje dokumenata, koji nastaju ostuaivanjem samoupravljanja radnika,
Sodobni arhivi86, Maribor 1986, str. 61 - 54.
- Bogdan Leki6, Prva I druga faza obrade ahivske grade nastale poslije 1945. godine, Suvremeni
arhivi 85, Maribor 1985, str. 57 - 61.
- Bogdan Leki6, Valoizacija ahivske g@de, Arhivist XXXVI, 1986, bt.1 - 2, str.62 - 72.
10 Bodo Uhl, Der Wandel in der archivischen Bewedungsdiskussion, Der Archivar 43, Di.lsseldorf
1990, st . 529 - 538.
11 Vladimir Zumer, Politika akvizicije i kileiji vrednovanja: profesionatni i polftieki aspektr', Arhivski
vjesnik XLll, '1999, str. 53 - 77.

21
Dr. Vladimir ZUMER

teoretski i praktidno je ta metoda bila utemeljena i detaljno obrazloZena tek sa


razvojem kanadskog, nizozemskog i australskog modela makro funkcuskog
vrednovanja grade drZavne uprave od podetka devedesetih godina proslog
stoljeca.
Moram se usprotiviti tezi suvremenih kanadskih, ameri6kih, australskih,
te jos nekih drugih arhivskih teoreti6ara, da su funkcijsku metodu makro
vrednovanja razvili i podeli prakticirati tek u Kanadi, Australiji, ZDA i u
Nizozemskoj sa projektima makro vrednovanja u podetku devedesetih
godina. Metoda funkcijskog vrednovanja odnosno makro vrednovanja se joS
uvijek veoma udinkovito izvodi u brojnim europskim drZavama, u nekada5njoj
Jugoslaviji, a takoder i u Sloveniji, itd. ve6 viSe od pedeset godina. Narodito
u onim drZavama, gdje su upravne, administrativne, poslovne idruge vrste
funkcija u okviru kancelarijskoga poslovanja stvaralaca grade sistematidno
razvrstane u klasifikacijske planove. Klasifikacijski planovi sa funkcijama
sa rokovima 6uvanja iarhivskom gratlom osnova su tako imenovanih listi,
odnosno spiskova. Takvi spiskovi predstavljaju takoder i u Sloveniji konkretno
pomagalo za odabiranje i izrudivanje arhivske grade drZavnih organa i organa
lokalnih zajednica, a takoder za odredivanje rokova 6uvanja dokumentarne
grade. U Sloveniji metodu funkcijskog makro vrednovanja prakticiramo na
gratli driavne uprave na lokalnom nivou ve6 od 1981 . godine, ne da bi pri tom
na podetku uop6e bili svjesni, da se radi o metodi makro vrednovanja odnosno
za funkcijsko vrednovanje. U slovenskoj arhivskoj literaturi primje6ujemo taj
pojam tek koncem devedesetih godina proSlog stoljeca.
Stru6ne literature o valorizaciji zapisa u svijetu je mnogo. Sve je vi5e
pregledna idostupna prije svega preko internetno dostupnih bibliografija,l,
a 6esto i internetno objavljenih propisa, alanaka i monografrja. Pri tom je
potrebno spomenuti obimnu rusku odnosno nekadaSnju sovjetsku arhivsku
literaturu, koju zapad zbog jezidnih i politidnih prepreka joS uvijek premalo
ili nikako ne poznaje, niemaaku literaturu, zajedno sa nekadaSnjom istodno
njemadkom, talijanskom, francuskom, kanadskom, ameridkom, australskom
iarhivskom strudnom literaturom o nadelima i kriterijima nekih manjih dr2ava
(na primjer skandinavskih drZava, Nizozemske, Hrvatske itd.). Naeela
i kriteriji vrednovanja dokumentarne i arhivske graate su bili pod snaZnim
ruskim i njemadkim utjecajem dosta dobro i sistematidno obratleni takoaler i
u nekadaSnjoj jugoslavenskoj arhivistici.
U literaturi zamje6ujemo razliaite nadine obrade, odnosno razvrstavanja
na6ela i kriterija. Osnove za raarstavanle su veoma razli6ite. Neki autori
daju prednost sadrZajnim kriterijima, drugi vaniskim karakteristikama, tre6i
kriterijima izvora grade. Neki daju prednost nadelima i kriterijima, koji bi
trebali biti apsolutni ili znadajniji itd., kao Sto su na primjer kriterij granidnoga
datuma. Neophodno je pojasniti, da apsolutnih kriterija, koji bi vazili u svim
sludajevima uvijek isvuda, nema, iako mogu biti neki kriterijijedini iodlu6uju6i
za odabiranje, odnosno oduvanje pojedinih vrsta ili funkcijskih cjelina grade

12 Primer arhivske periodiane bibljografije na internetu:

22
Valorizaciia arhivske grade u Slovenlii

u odrealenom periodu, na odredenom podrudju ili teritoriji. Pojedine kriterije


ne smijemo favorizirati iosim nekoliko iznimki takotler ne apsolutizirati kao
jedino upotrebljive odnosno vaZe6e. Kod kompleksne upotrebe nadela i
kriterija je potrebno, da se isti mealusobno dopunjuju i preplicu.
Poku5aje sistemati6nog teoretskog razvrstavanja kriterija valorizacije s
obzirom na zajednidke karakteristike primje6ujemo prije svega u nekada5njoj
sovjetskoj odnosno ruskoj strudnoj literaturi, kao i u zapadnoj, prije svega
njemadkoj i ameridkoj arhivskoj literaturi. Sistematidno razvrstavanje kriterija
vidimo i u sazetku Uputa za valorizaciju, koje od 2003. godine dalje priprema
radna skupina Komiteta za valorizaciju pri Mealunarodnom arhivskom savjetu
koje su objavljene na njegovoj internet stranici.l3
Na nekada5nju jugoslavensku, kao i slovensku arhivsku teoriju i praksu
valorizacije zapisa su imali, od konca pedesetih godina dvadesetog stolje6a
dalje, prije svega preko arhivske strudne literature, narodito udZbenika
arhivistike i arhivskih dasopisa, posredno najve6i utjecaj Schellenbergova
teorijala i nekada5nja sovjetska arhivistikals sa istodno evropskim
drZav ama, narodito Njemadkom Demokratskom Republ ikom. 16 Manji utjecaj
primje6ujemo od strane nekadaSnjih zapadnoeuropskih drZava, iako utjecaj
njemadke arhivistike na slovensku u cijelom periodu nije bio zanemariv,
prije svega s obzirom na upotrebe pojedinih konkretnih nadela i kriterija
vrednovanja grade. Mnogo je manji bio utjecaj drugih valorizacijskih teorija,
na Zalost i suvremene nizozemske, kanadske, ameridke i australske teorije
iprakse funkcijskog vrednovanja, iako se iu
Sloveniji ve6 dvadeset pet
godina u praksi izvodi funkcijsko vrednovanje zapisa drZavne, odnosno
javne uprave na osnovu okvirnih, resornih i pojedinih klasifikacijskih planova
i dosta detaljnim konkretnim kriteruima vrednovanja. Klasifikacijski planovi
sa odredenom arhivskom graclom irokovima 6uvanja su dali, takoaler ve6
veoma dobre praktidne rezultate s obzirom na preuzetu arhivsku graalu javne
uprave, nastale do osamostaljenja Slovenije 1991. godine.
Najveci utjecaj na razvoj teorije vrednovanja suvremenih zapisa ima
nedvojbeno ameridki arhivist Theodor R. Schellenberg, koji je 1956. godine
u temeljnom radu ,Valorizacija moderne gracle" oslonio valorizacijsku teoriju

13 Guideljnes on Appraisal, lnternational Council on Archives (Mncent DOOM, Selection Criteria, ver-
zija august 2004: Markku Leppananen, Samp/,,;?g of Records, vetziia lebruar 2005.).
14 Prije svega hNatski prijevod: Th. R. Schellenbee, Modemi arhivi, Principi i tehnika rcda,lzdanje
Saveza drustava arhivista Jugoslavije, Beograd 1968.
15 Gledaj osnovnu nekadasnju sovjetsku odnosno rusku literaturu:
- Metodika otbora dubletnyh natedalov na gosudaBtvennoe iranorle, Rekomendacii, Moskva
1969.
- Teorija i pra4ika ekspettizy cennosti dokumentov i komple4ovanija gosudarstvennyh arhivov
SSSR, Trudy VNIIOAD, Moskva 1974, 1. del,2. del.
- Osnovnye polozenia olborc dokumentov c povtodajuSAejsja informaciej na gosudarstuennoe
hr.arerie, Moskva'1 976.
- Teotija i pnktika ahlv,?ogo dela y SSSR, Moskva 1980, druga predelana in dopolnjena izdaja.
- Osnovnie pmvila raboti gosuda$tvennih ahivov Rosil ROSARHIV l/oskva 2000. (prirudnik).
'16 Gledaj: Botho Brachmann o.a., Archivwesen in der Deutschen Demokratischen Republik, Theorie
und Praxis, gerlin 1984., (prirudnik).

23
Dr. Vladimir ZUMER

na nadelno dvostupanjsku podjelu gratle na primarni i sekundarni upotrebni


znaiq, a s obzirom na sadrZaj, arhivsku gradu je razdijelio na graclu sa
dokaznom i graclu sa informacijskom vrijednosti. Temeljno Schellenbergovo
nadelo vrednovanja suvremenih zapisa za potrebe historije, odnosno
znanostije znadaj sadrZaja graale, kojeg je potrebno uivrdivati sa konkretnom
analizom pojedinih zapisa,,od spisa do spisa". Za njih je analiza pojedinih
dokumenata, spisa i predmeta temelj arhivskog vrednovanja.lT
Pored toga, da Schellenberga jo5 ne mo2emo ubrlati za podetnika,
odnosno utemeljitelja funkcijskog vrednovanja modernih zapisa, u svom
radu 1956. godine ve6 je postavio zahtjev, da je potrebno zapise, ako su
klasificirani tako, da odraZavaju organizaciju i funkcije stvaralaca grade,
vrednovati iodabirati na osnovu njegove organizacije ifunkcua. S obzirom
na temeljna nadela funkcijskog vrednovanja, da se klasifikacijski plan za
razvrstavanje grade mora temeljiti na funkcijama stvaralaca arhivske gratle,
Schellenberg je zapisao, da su arhivski zapisi preostatak nekih poslova i da
na prirodan nadin tvore skupine, povezane sa tim poslovima, a za poslove se
mogu ubrajati funkcije, djelatnosti i pojedina djela.l8
Ruska arhivistika, koja je u Sezdesetim i sedamdesetim godinama
raztilavalorizacijsku teoriju do izuzetnih podrobnosti, dijeli kriterije ekspertize
vrijednosti na tri ve6e skupine s obzirom na:
.
f izvor gratle (znadaj stvaraoca gratle, vrijeme i mjesto nastanka graale),
2. sadrZal gratle (znafuj podataka i informacija te njihovo ponavljanje i
koncentriranje),
3. vanjske karakteristike grade (oblik dokumenata, originalnost, jezidne i
paleografske karakteristike, flzi6ki sastav dokumenata itd.).
U okviru navedenih skupina struana literatura raspravlja naeela i

kriterije veoma podrobno sa brojnim praktienim primjerima vrednovanja. Za


temeljni rad o nadelima i kriterijima, joS uvijek vrUedi citirani studij VNIIDAD
u dva dijela iz 1974. godine sa naslovom ,,Teorija praksa ekspertize i
vrijednosti dokumenata za preuzimanje u drZavne arhive'.1s Te kriterue je
u glavnom, u cijelosti, ali bez politidkih nadela (polazista) vrednovanja
zapisa, preuzela u sedamdesetim i osamdesetim godinama 20. stoljeca
takotler ijugoslavenska i dijelom i slovenska arhivska struka. U cijelostl ili
joS viSe dopunjene su sovjetske kriterije upotrebljavali arhivisti nekada5njih
realsocijalistidkih drZava, narodito u Njemadkoj demokratskoj republici,?0 u

Theodore R. Schellenberg, Die Bewedung modemen Verwaltungsschriftguts, ilbersetzt und her-


ausgegeben von Angelika Menne - Haritz, Verofientlichungen det Archivschule Mahurg, Nt. 17,
Marburg 1990., str 99 - 101.
'18
Gledaj podrobnije utemeljenje u: Luciana Duranli, Arhivskizapisi, Teodja ipraksa.HNalski ddavni
arhiY Zagreb 2000., str 79 - 84.
19 Gledaj: Vladimir 2ume\ Vatotizacija dokumentame grdde u Sovjetskom savezu, Athivi V, af. 1 - 2,
Ljubljana 1982., str, 38 - 42.
20 Primjer: Botho Brachmann u.a., Archivwesen in der Deutschen demokratischen Republik, Theoie

24
Valotizacia arhivske grade u Sloveniji

Poljskoj, Madarskoj, eehoslovadkoj, Bugarskoj i drugdje. Ali, karakteristidno


je, da te drZave od Sovjetskog saveza nikada nisu preuzele za svu dr2avu
propisani sistem jedinstuene klasiflkacije (SEK),'?1 koja je bila od Sezdesetih
godina dalje podloga za funkcijsko vrednovanje, odabiranje i preuzimanje
arhivske grade driavnih organa. lstovremeno je bio takoder podloga za
politidko vrednovanje zapisa po nadelu znadaja oktobarske revolucije i
znaaaja komunistidke partije u drZavi idruitvu. U svim navedenim drzavama
bilo je potrebno u skladu sa osnovnim naaelima vrednovanja zapisa prije
svega dokumentirati i osiguravati historijske izvore za ulogu partUe i radniake
klase u dru5tvu i drZavi.
Sa druge strane je ameridki arhivski teoretidar valorizacije Frank
Boles 1991 . godine u monografrji ,,Archival Apraisal'" na osnovu studua
obimne strudne literature o valorizaciji, koja je iza5la na engleskom jeziku
od detrdesetih godina dalje, obradivao brojne kriterije.23 Meclu suvremenim
stranim udZbenicima arhivistike potrebno je s obzirom na rasprave nadela
i kriterije vrednovanja, jo5 posebno funkcijskog makro vrednovanja zapisa,
upozoriti na udZbenik Luciane Duranti ,,Arhivski zapisi, Teorija i praksa",
kojeg je objavila '1997. godine.2a L. Duranti nagla5ava prije svega zna6aj
klasificiranja zapisa na osnovu funkcija i djelatnosti institucija, Sto je temelj
funkcijskog vrednovanja. Funkcijsko makro vrednovanje zapisa je joS
posebno nagla5eno i u ISO standardu 15489 (Records Management) te u
MoReq - Modelu zahtjev za postupanje sa elektronskom gradom.2s
llpiano makro funkcijsko vrednovanje suvremenih zapisa drZavne
uprave predstavlja kanadski projekt GWP (Goverment-Wide Plan for the
Disposition of Federal Records),,6 kojeg je od godine 1990. u brojnim
strudnim dlancima teoretski utemeljivao Terry Cook, a posebno godine 1997.
predstavio Richard Brown u alanku ,,Funkcionalno vrednovanje u DrZavnom
arhivu Kanade - sedam godina stvarne prakse".27

und Praxls, Berlin '1984., (priruanik).


21 Shena jedinoj klassifikacii dokumentnoj informacii v sistema eeskih katalogah gosudarstvennyh
arhtuoy SSSR, 2. preradeno izdanje, Moskva 1978.
22 Frank Boles, Archival Appnisal, New York, London 199'l .
Bolesovj kriteriji vrednovanja su preuzeti i u osnutku Uputa za valorizaciju N4edunarodnog arhivsk-
og svijeta.
24 Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, [4in-
istero periBeni Culturali e Ambjentalj. Uffcio Centrale per i Beni Archivistici. Roma, 1997. Gledaj
hrvatski prevod: Luciana Duranti, /Arhiyski zapisi, Teodja i praksa, Hrvatski drZavni arhiv. Zagreb
2000., str. 73 - 117 (udzbenik).
Specifikacija MoReq - Model zahtev za upravljanje eleKronskim dokumentima, DLM Forum, Evrop.
ska komisija 2001, Arhiv Republike Slovenije 2005, !444,S9y.Sjla!S, mju.gov.si, r4ww. Olmrorum.
eu.org.
26 Govemment-Wide Plan for the Disposition oI records, Natjonal Archives ot Canada, 3. verzija,
1997.
27 Richard Brown, Functional Apptaisal at the National Archives of Canada: Seven Years of Actual
Practice, Annual Conference SAA, Chihago 1997; hrvaski prevod Richard Brown, Funkcionalno
wednovanje u Diavnom ahivu Kanade (Sedam godina stvame prakse), Arhivskj vjesnik 41, Za-

25
Dr. Vladimir ZUMER

Do Sire upotrebe makro vrednovanja, odnosno funkcijskog vrednovanja


zapisa organa drZavne uprave, koncem osamdesetih godina proslog
stoljeca, naro6ito u Kanadi, Nizozemskoj, AustralUi, Svajcarskoj kao iu
drugim dr2avama Europe i Amerike doSlo je zaradi hiperprodukcUe zapisa,
jer isa klasidnom metodom vrednovanja iodabiranja pojedinih dokumenata i
predmeta s obzirom na znatal sadrZda i drugih kriterija nije bilo viSe mogu6e
osigurati odgovarajude preuzimanje arhivske graare u javne arhive. Samo
sa makro funkcijskom metodom vrednovanja je mogude cjelovito vrednovati
zapise, koji nastaju kod izvr5avanja svih funkcija organa javne uprave.
Zadatak arhiva je, da vrednuje i oduva zapise o svim postoje6im druStvenim
funkcijama odredenoga perioda. Funkcijsko vrednovanje moZemo definirati
kao ocjenu vrijednosti zapisa s obzirom na mogudnost, da dokumentira
dru5tvene funkcije u cijelosti i istovremeno i pojedine upravne i poslovne
funkcije, odnosno aktivnosti pravnih i fizidkih osoba. Makro funkcijsko
vrednovanje mora zahvatiti cjelovite funkcije drZavne, odnosno javne uprave!
a polaziste je funkcionalna analiza upravnih institucija.
Znaiajno za makro funkcijsko vrednovanje je, da:
. vrednovanje ne temelji vise na analizi pojedinih dokumenata,
Sto znadi odstupanje od Schellenbergove podijele grade na
primarni, operativni i sekundarni, historijski znaiaj i na dijeljenje
arhivske grade sa dokazanim i informativnim sadriajem odnosno
vrijednosti,
. vrednovanje se oslanja na sistem funkcija, poslovnih procesa
i aktivnosti, a ne vise na administrativne kancelarijske jedinice
(dokumente, spise, predmete) te da
. se arhivska vruednost zapisa utvrduje u kontekstu sa funkcijama
odnosno zadacima.
Sa makro vrednovanjem pojedini dokumenti, spisi i predmeti
nisu vise neposredna osnova za vrednovanje zapisa, nego to postaju
funkcije, a ocjena vrijednosti grade nije vi5e skoro iskljudivo vezana na
predvidanje njegovoga budu6eg sekundarnog znadaja za znanstvena
istraiivanja, nego je vrijednost vezana na znadaj funkcija odnosno
zadataka stvaralaca te grade, koja nastaje kod njihovog izvr5avanja.
Kriteriji vrednovanja s obzirom na znadaj graale kao kulturnog naslijecla
(Heritage value), koje je razvio Frank Boles, su i osnova za sistematiano
razvrstavanje kriterija u osnutku Upute za valorizaciju, koje priprema posebna
radna skupina Komiteta za valorizaciju kod Medunarodnog arhivskog savjeta
od 2003. do 2005. godine.z8

greb '1998., str 51 - 65.


28 Guidelines on Appraisal, htemational Council on Archives (Tom Mills, Strategic Approaches to
Apptaisal, venija maj2005.i Vlncent DOOM, Selection Cileda, vetzija august 2004.; irarkku Lep-
pananen, Sampling of Records, verz ija februar 2005.: Cassandra Findlay, The Process of Apptais-

26
Valorizacija arhivske grade u Sloveniji

Pravne osnove makro valorizacije zapisa u Sloveniji

Temeljna pitanja makro valorizacije zapisa u Republici Sloveniji ureduju


propisi, narodito Zakon o zaStiti dokumentarne i arhivske grade te
arhivima2e te Uredba o za5titi dokumentarne iarhivske grade3o iz 2006.
godine, Uredba o upravnom poslovanju,3t iUputa za odredivanje rokova
duvanja dokumentarne grade organa javne uprave iz godine 2005.,3'?
Jedinstvene tehnolo5ke zahtjeve za elektronsko duvanje grade u digitalnom
obliku - ETZ,33 kojeg moZemo nazvati slovenski MoReq idrugi propisi.l
Propisi su usklacleni sa ISO standardima (na primjer ISO 15489:2005 -
lnformation and documentation - Records management, ISO/IEC 27001
- lnformation security management systems) te preporukama Evropske
un|e (na primjer Moreq3s - Model zahtjeva za upravljanje sa elektronskim
dokumentima). Veoma znadajno je, da su arhivski propisi harmonizirani sa
propisima sa podrudja upravljanja sa dokumentima (records management),
te sa medunarodnim standardima sa toga podrudja.
Valorizacija arhivske gratle, narodito nadin i postupak odabiranja
arhivske grade i postupak Skartiranja, odnosno unistavanja nepotrebne
dokumentarne grade, bila je u Sloveniji prije toga uredena sa arhivskim

a/, vezija avgust 2004.; Stephen Twigge, The Appnisal of Eleclrcnic records, vetzta ma12OO3.).
29 Zakon o zastiti dokumenta.ne i arhivske grade te arhivjma ("S/uzbeni /ist R.$, br. 30/2006).
30 Uredba o zaatiti dokumentarne i arhivske grade ("S/uzbeni rsl RS', br. 86/2006).
3l Uredba o upravnom poslovanju ("S/uzbeni /lst RS, br 2012005).
Uputa za odredivanje rokova auvanja dokumentame grade organajavne uprave ('S/uzbeni /,st RS',
br 81/2005).
33 Jedinstveni tehnoloiki zahuevi za auvanje elektronske grade u digitalnom obliku - ETZ, vezija '1.0,
Ljubljana 2006 (objavljeno na internet straniciArhiva Republike Slovenije www.arhiv.oovsi).
u Medu drugim propisima i standardima, koji se odnose na valorizaciju grade, neka navedem samo:
- Zakon o op6em upravnem postupku ("S/uZDeri ,sf RS', br. 80/99, sa promjenama br. 7312004).
- Sudnski red ("S/rzbeni rst Ry, br. 17195).
- Zakon o zastiti osobnih podataka ('S/urbeni /ist RS", br 86/2004).
- Zakon o tajnim podacima ("S/uZbenl rst RS,br.87l2O01).
- Slovenski raaunovodstveni standardi, br 21 ,22 i 23 ("Sluzbeni list RS, br 118/2005).
- Zakon o porezu na dodanu vrijednost ("S/uZberi /ist RS", br. 11712006).
-Zakon o poreskom postupku ("S/uZbenl /isl R.9, br 11712006).
- Pravilnik o dokumentaciji u devetogodisnioj osnovnoj Skoli ("S/urbeni /isf RS, br 61/2005).
- MoReq - lrodel zahtjeva za upravljanje eleKronskih dokumenata, DLM Forum 2001, Arhiv Re-
publike Slovenije 2005, objavljeno ina internet stranici [tlp;jht t dIhiygqyEi (Moreq: Model re.
quirements for the management of electronic records - MoReq Specificatjon, European Communi-
ties, 2001).
- ISO 15489:2005, lnformation and documentation - Records management.
- ISO 23081:2006, lnformation and documentation - Records management processes - Metadata
for records.
- ISAD(G) 2 - Opdi medunarodni standardi za arhivsko popisivanje, 2000, (cenerat tntemational
Standard Archival Description, 2nd Edjtion - ISAD(G)2, 2000, lnternational Council on Archives,
hnp:/ rww.ica.or9).
lvoreq: Model requirements for the management of electronic records - l,/oReq Specification, Eu-
ropean Communities, 2001.

27
Dr. Vladimir ZUMER

propisima 1966.,36 1973.,37 1981.,38 i1997.3e godine, sa pod-zakonskim


aktima (pravilnicima, uredbama i uputama), a 1952.,40 1970.,41 '1981.,42 i
'1999.43 godine.
Godine 1981. bila je uvedena makro funkcijska metoda valorizacije
zapisa sa ,,pozitivnom" metodom odabiranja arhivske grade na podlozi
pisanih uputa za odabiranje arhivske grade iz dokumentarne grade, koje
izdaje nadleini arhiv svakoj javnopravnoj osobi posebno na osnovu
njenog klasifikacijskoga plana za razvrstavanje grade po funkcijama.
Pored Eestog mijenjanja arhivskog zakonodavstva ta se metoda do
danas nije promijenila.
Nakon 198'1. godine, kada je bio u tadaSnjoj Socijalisti6koj republici
Sloveniji sa Zakonom o prirodnom i kulturnom naslijeduaa uveden tako
imenovani ,,pozitivni" nadin vrednovanja iodabiranja arhivske g raale, na podlozi
Pravilnika o odabiranju i izruiivanju arhivske grade arhivu,a5 poaele su se
uvoditi tipske i pojedine pismene upute za odabiranje arhivske grade iz
dokumentarne gratle, koje su nadleZni javni arhivi podeli izdavati pojedinim
drZavnim upravnim organima, politidkim organizacijama i druStvima, a prije
svega tadainjim drzavnim poduze6ima, odnosno organizacijama udruzenog
rada.
Zakon prirodnom i kulturnom naslijedu i Pravilnik o odabiranju i
o
izrudivanju arhivske gracle arhivu, 1981. godine dali su odgovore na ve6inu
pitanja sa podrudja metodologije vrednovanja nadina odabiranja
"pozitivnog"
arhivske grade iz dokumentarne grade pomo6u pismenih uputa za odabiranje
i uredili postupak izrudivanja drZavne arhivske gracle nadleZnim arhivima.
lstovremeno je to bio i poEetak funkcijskog makro vrednovanja grade
na podruiju driavne uprave, odnosno na svim podrudjima, gdje su
stvaraoci grade razvrstavanje gratle oslonili na funkcije, odnosno
zadatke, sistemati6no razvrstane u klasifikacijske planove.

36 Zakon o arhivskojgradi i arhivima ('S/urb6ri /,st SRS, br.4/66).


37 Zakon o arhivskojgradi i arhivima ('SluZberi /ist SRS, br 37/73).
38 Pravilnik o odabiraniu i izruCivanju arhivske grade a,t|.iv]u l'Sluzbeni lbt R$, br 34/81, popravak
282).
39 zakon o arhivskoi gradi i arhivima ("S/urbenl list RS, br 20197, pop.avak 3297).
40 Uputa o prikupljanju, duvanju iperiodianom izluaivanju arhivskog matetjjala (,SluZbeni list FNR.r,bt.
8152 i"Sluzbeni list LR.s, br.12152).
41 Uputa o odabkanju arhivske grade iz registratume grade ("S/uzberi /,sl SRS, br. 9,?0).
42 Pravilnik o odabiranju i izrudivanju arhivske grade arhivu ("S/uzbeni rst RS", br 34/81, popravak
282).
43 Pravilnik o odabiranju i izrudivanju javne arhivske grade arhivu ("S/uzbenl tist Ry, br 59/99).
44 Zakon o prirodnom i kulturnom nasljedu ("S/rzberi /ist SRS', br. 'll81).
45 Pravilnik o odabiranju i izruaivanju arhivske grade arhivu ("S/uzberi /isf Ry, br. 34/81, popravak
282]-.

28
ValorizacUa arhivske grade u Sloveniji

Literatura o makro valorizaciji zapisa u Sloveniji

Sa strudnim pitanjima valorizacije grade, odnosno sa pitanjima iemu,


gdje, tko, kada, kako i na kakav na6in valorizirati, odnosno odabirati
arhivsku gradu, slovenska se arhivska struka bavila od sredine 50 tih
godina pro5log stolje6a daljea6 odnosno od treCeg mealunarodnoga kongresa
arhiva u Firenci 1956. godine, gdje je bila centralna tema valorizacija zapisa.
Strudna literatura sa podrudja valorizacije je veoma opseZna. Slovenska
valorizacijska teorija ipraksa je bila najednojstrani pod utjecajem nekadasnje
jugoslavenske arhivistike, a na drugoj strani pod utjecajem njemaike, te
preko nekada5nje jugoslavenske i sovjetske arhivistike. U cijelom periodu je
veoma uspjeSno preuzimala iudruZivala dobre ideje idobru praksu do 1991.
godine dosta strogo odvojene ,,zapadne" i ,,istodne" arhivistike.
Podrobnije utemeljenje i strudno pojasnjenje makro valorizacije zapisa
nalazimo 1981. godine u komentaru zakona ipodzakonskih propisa J. Zontara
,,Propisi", koji ureduju arhivsku djelatnost,aT 1982. godine u teoretskom prilogu
V. Zumera ,,Kriteriji valorizacije dokumentarne gratle druStvenih pravnih
osoba i dru5tava, kojih arhivsku graclu preuzima Historijski arhiv Ljubljana",a8
1984. godine u arhivskom udZbeniku J. Zontara ,,Arhivistika",4s te ,,Priru6niku
za strudno osposobljavanje radnika, koji rade sa dokumentarnom grodom",so
1995. godine u studui V. Zumera ,,Valorizacija dokumentarne $ade za
historiju, znanost i kulturu",sr 2001 . godine u prirudniku V. 2umera ,,Arhiviranje
zapisa",52 2003. godine u studiji J. Zontara ,,Arhivska znanost u 20. stolje6u"ss
te 2008. godine u prirudniku V. Zumera ,,Poslovanje sa zapisima".
Ka razvoju teorue i prakse valorizacije su bile narocito sva, osamdesete
godine prethodnog stolje6a, planski usmjerena i brojna slovenska arhivska
savjetovanja i zborovi u organizaciji Arhivskoga dru5tva Slovenije,ss koji
su bili dijelom ili u cijelosti posve6eni valorizaciji gracle prema tematskim
sklopovima, dakle parcijalno prema djelatnostima ili po vrstama grade.

46 Sergile Vilfan, Skartiranje: Povodom referata J.H.Collingridgea na Tre6em metunarodnom kon-


gresu arhiva u Firenci, Arhivjst 7/1957, zv. 1 - 2, (Beograd), str. 31 - 45.
4,7^ JoZe Zonlar, Propisi, koji urcduju arhivsku djetatnost, Arhivi lV, br '1 - 2, Ljubljana 1981, str. 5 - 36.
ao Vladimir Zumer, Krledji valodzacija dokumantame grade druStuenih ptavnih osoba i druStava, kojih
athivsku gradu prcuzima Histotijski athiv Ljublja.,a, Arhivi V, br. 1 - 2, Ljubliana 1982, sh. 14 - 23.
49 JoZe 2ontal ArhiylStika, Dopjsni radni6ki univerzitet Univerzum, Ljubljana 1984.
50 PiruAnik za stru1no osposobljavanje adnika, koji rade sa dokumentarnom gradom, Republiaki
komitet za kultu.u, Casopisnizavod Sluzbeni list SR Slovenije, Ljubljana 1984.
51 Vladimir zume( Valoizacija dokumentame grade za historiju, znanost i kulturu. Arhiv Republike
Slovenije, Ljubljana, l995.
52 Vladimir zumer, Arhiviranje zapisa, cV Zalo2ba, Ljubljana 2001.
53 Jo2e zonlar, Ahivska nauka u 20. stoljeiu, Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana 2003, str. 86- 97.,
te tamo navedena literatura.
54 Vladjmir Zumer, Poslovanje sa zapisima, Planet GV Ljubljana 2008, str. 648.
55 Ve6ina referata i diskusijskih priloga sa zborova, savjetovanja i seminara je bilo objavljeno u glasilu
Arhivskog drustva Slovenije ,,,Arhlyi'. Dijelom su se problema valorizacije dokumentame grade,
prije svega novih vrsta, doticala isvake godine savjetovanja o struano-tehniakim pitanjima arhjva u
Radencima od 1979. godine dalje, a koji su objavljeni u glasilu arhivf.
"Suvremeni

29
Dr. Vladimir ZUMER

Nadin makro valorizacije zapisa u Sloveniji

Javna arhivska grada prema definiciji arhivskog zakona nastaje


tako, da je javnopravne osobe odaberu iz dokumentarne gratte na
podlozi pismenih stru6nih uputa nadleinog arhiva i dodatnih pismenih
stru6nih uputa predstavnika nadleZnog arhiva prilikom samog odabiranja
(makro valorizacija).56 Dokumentarna gratla drugih pravnih i fizi6kih osoba,
koja ima karakteristike arhivske gratle, postane arhivska grada na podlozi
odluke dr2avnog arhiva (privatna arhivska graata).
Arhivsku gradu javnopravne osobe u skladu sa propisima odretluje
nadleini arhiv na podlozi njenoga klasifikacijskoga plana, odnosno
sistematidno razvrstanih i razdijeljenih upravnih i poslovnih funkcija
(funkcijsko vrednovanje). Nadle2ni arhiv kod vrednovanja, odnosno
odretlivanja arhivske gratle po5tuje metodologiju, kriterije za vrednovanje
dokumentarne gracle iop6i spisak arhivske grade iz priloga Uredbe o zastiti
dokumentarne i arhivske gracle,s7 metodologiju i odludivanja arhivske gracte
iz Upute za odludivanje rokova duvanja dokumentarne grade organa javne
uprave te teoretska i praktidna iskustva na podrudju valorizacije dokumentarne
grade u arhivskoj struci.

Pismene upute za odabiranje arhivske gratte iz dokumentarne grade


kao instrument makro valorizacije

Arhiv u pismenoj strudnoj uputijavnopravnoj osobi, za koju je nadleZan,


odredi spisak dokumentarne gratle javnopravne osobe, koja ima karakteristike
arhivske gratle, ipodrobnije odredi upotrebu nadela ikriterija. Kod pismene
strudne upute se moraju poStivati organizacijska struktura javnopravne
osobe i nadin razvrstavanja (klasifikacijski plan) dokumentarne grade, koju
taj upotrebljava.
U skladu sa Uredbom o zaStiti dokumentarne i arhivske gracles8
mora se pisana uputa za odabiranje kod organa drZavne uprave, organa
lokalnih zajednica te pravosudnih organa, temeljiti na nadinu razvrstavanja
gratle, propisanim za kancelarijsko poslovanje, dakle na klasifikacijskom
planu za razvrstavanje grade prema sadrZaju, odnosno funkcijama.
Javnopravna osoba mora zato upoznati arhiv sa svojom organizacijskom
strukturom, nadleznostima, odnosno zadacima (funkcijama), predmetom
poslovanja i djelatnosiu, sa nadinom upravnoga poslovanja te evidencijama
o dokumentarnoj gratli. Arhivu mora posredovati i druge podatke, koji su
potrebni za vrednovanje njene dokumentarne graale.

56 ebn 34. i 2. odlomak 38. alana vazedeg arhivskog zakona.


"S/uzberi /isf RS. br. 86/2006.
58 ehn 56. i 57. va:eae arhivske uredbe.

30
Uputa za odabiranje arhivske grade na osnovu klasifikacijskoga
plana za razvrstavanje grade prema funkcijama, odnosno zadacima
je u javnoj upravi u skladu sa arhivskim i upravnim propisima glavni
instrument makro funkcijskog vrednovanja grade! Odredivanje arhivske
grade je u nadleinosti javnih arhiva, a odredivanje ostalih rokova
duvanja dokumentarne grade je u nadleinosti stvaralaca grade.
Javni arhivi imaju u skladu sa propisanim idrugim strudnim kriterijima
valorizacije te sa pisanim uputama za odabiranje arhivske grade iz cjelovite
dokumentarne gratle, nadleZnost odreclivati arhivsku gratlu, koja ima trajan
znae4 za znanost ili kulturu te trajni pravni interes. Pisanu uputu, koju je
izdao nadleZni arhiv, svakom stvaraocu, po pravilu posebno, pripremi
arhivista, a primi posebna ad hoc komisija nadleZnog arhiva, u kojoj su
takoater predstavnici stvaralaca grade. Pisana uputa mora se temeljiti na
klasifikacijskom planu za razvrstavanje grade prema sadrZaju odnosno
funkcijama, kojeg predloZi stvaralac grade.
Stvaraoci, odnosno imaoci, javne arhivske grade, duini su
nadleZnom arhivu predloiiti klasifikacijski plan za razvrstavanje grade
prema funkcijama, davati podatke o dokumentarnoj i arhivskoj gradi,
sudjelovati u arhivskoj komisijiza potvrdivanje uputa, odabirati arhivsku
grattu u skladu sa pisanim uputama, te arhivsku gradu najkasnije nakon
30 godina izruditi nadleinim javnim arhivima.
Javno pravna osoba, koja 6uva arhivsku graclu u elektronskom
digitalnom obliku, mora nadleZni arhiv na njegov zahtjev, izvje5tavati o nadinu
i postupcima duvanja elektronske gracle. lzvje5taj mora sadr2avati prije
svega podatke o upotrijebljenoj radunarskoj strojnoj i programskoj opremi
te uslugama, oblicima i nosiocima zapisa, osiguravanju tra.ine dostupnosti
podataka, planovima i izvedenim pretvorbama u drugi oblik zapisa, ili
pruepisima na drugi nosilac zapisa, te m.ierama za osiguravanje sigurnosti,
cjelovitosti, autentidnosti, vjerodostojnosti i upotrebljivosti grade.

Nadela i kriteriji za valorizaciju arhivske gracle

Sa nadelima i kriterijima vrednovanja i odabiranja arhivske grade prvi


se od sredine pedesetih godina bavio pravnik, historidar i arhivist S. Vilfan,5s
a za njim od 1982. godine60 arhivist V. Zumer, koji je izmedu ostalog 1995.
godine objavio opseZnu studiju stranih i domacih nadela i kriteri.ia vrednovanja
zapisa u publikaciji ,,Valorizacija dokumentarne grade za historiju, znanost i

59 Sergije Vilfan, Skartiranje: Povodom referata J.H.Collingridgea na Tre6em medunarodnem kon-


gresu arhiva u Firencj, Arhivist 7/'1957, zv. '1 - 2, (Beograd), str. 31 - 45.
60 Vladimi( zumeL Kiteriji vatoizacie dokumentarne grude dtuStuenih pnvnih osoba idruStava, Ciiu
arhivsku gradu prcuima zgodovinski ahiv Liubljana, Nhivi v, br 1 - 2, Liubliana 1982, str 14 -

31
Dr. Vladtmir ZUMER

kulturu",61 2001 . godine u prirudniku ,,Arhiviranje zapisa,'62, te 200g. godine


u prirudniku ,,Poslovanje sa zapisima,'63 objavio brojne tipske upute za
odabiranje arhivske grade, te spiskove dokumentarne grade sa rokovima
duvanja, koji su rezultat strudnog rada slovenskih arhlvista na podrudju
valorizacr'je. Godine 1999. je u teorui i praksi oblikovane kriterije vaiorizacije
odredio Pravilnik o odabiranju i izrudivanju javne arhivske gratle arhivue ie
u prilogu donio i tipski ,,pozitivni" spisak dokumentarne gracte, koji ima po
pravilu karakteristike arhivske gracle.
Na kraju su nadela ikriterije valorizacije zapisa 2006. godine preuzeli i
novi Zakon o zastiti dokumentarne iarhivske gracte te arhivima, te Uredba o
zastiti dokumentarne i arhivske gratle,65 i pored toga, da kriterije dotadasnji
arhivski zakon nije sadrZavao.
Arhivska grada se odabira iz dokumentarne grade s obzirom na:
. potrebe historiografrje, drugih znanosti ikulture, pri 6emu se uzima u obzir
najde5ie upotrijebljena arhivska grada za te namjene (s jedne strane
utvrclujemo najdeSie upotrebljavanu arhivsku giadu za znansfueno
istraZivadke, studUske, kulturno prosvjetne i druge namjene, a sa druge
strane postujemo znanstveno istra2ivadke potrebe i projekte),
. potrebe pravnih ifizidkih osoba za talno pravnu za5titu,
. znadajnost sadrlqa grade, odnosno znadajnost funkcija, koja se utvrduje
neposrednom analizom ili predvidanjem,
. posebnost dogatlaja i pojava, za kqe je potrebno oduvati vise gratte ili
gradu u cijelosti (za odretlene dogaclaje u odredenom periodu je pLtrebno
saduvati vi5e gratle, na primjer za period nakon 1991 . godineia procese
denacionalizacUe, vlasnidkoga preoblikovanja, graatenja slovenske
drZavnosti itd.),
. posebnost mjesta ili podrudja, na koje se odnosi grada, odnosno na
kojem je nastalo,
. znadaj javnopravne osobe, koja stvara gratlu,
. zna6,a! autora grade,
. izvornost dokumenata injihovu dvostrukost (dupliranje), tako da se u masi
multiplicirane gratle odredi grada, koja najpotpunije iz:aaava sadrzd1,
. izvomost podataka i informacija te njihovo udvostrudavanje, tako da
se osigurava optimalno mogu6e oduvanje izvornih zapisanih podataka
iinformacija o prirodi, stvarima, mjestima, dogadajima, pojavama i
osobama,

Vladimir Zumer, Valorizacija dokumentame grade za historiju, znanost i kufturu, Athiv Republike
Slovenije, Ljubljana, 1995.
62 Vladirnir zumet Arhiviranje zapisa, GV Zaloaba, Lj'rbtjana 2OO 1.
Vladimir Zumer, Pos/ovanje sa zapisima, ptanet GV Ljubljana 2008, str 648.
u Clan 2. Pravilnika o odabiranju i izrudivanju javne arhivske grade a.hivu (,S/uzberi /r:sf RS", br

65 8. odlomak 40. ebna Zakona o zastitj dokumentame iarhivske grade te arhjvima


l"sturbeni list
RS", br 30/2006) i alan 55. Uredbe o zastitj dokumentarne j arhjv;ke grade (.S/uzberi /,st Rg, br.
86/2006).

32
. reprezentativni izbor - zadovoljiva zastuplienost masovne iednakovrijedne
graale na osnovu reprezentativnog izbora s obzirom na vrstu grade,
kronolo5ki presjek ili statistidke metode,
. oduvanost iobim nastale graale, te
. unutarnje i vanjske karakteristike gracle, kao sto su jezik, umjetnidka
vrijednost ili nadin zapisa.
S obzirom na dopunjenu definiciju arhivske grade 2006. godine
kao kriterij vrednovanja bile su dodane ,,potrebe osoba za trajno pravnu
sigurnost".
Mectu polazi5ta makro valorizacije ubrajamo prije svega poznavanje:
. historijskog razvoja stvaralaca dokumentarne iarhivske grade (strukture
institucija),
. organiziranosti stvaralaca graale te njihovih upravnih poslovnih i
funkcija,
. vrsta dokumentarne, odnosno arhivske gracle, koja nastaje pri izvrsavanju
funkcija i
. poznavanje sistema kancelarUskoga poslovanja sa dokumentarnom i
arhivskom gradom.

Valorizacija odnosno selekcija stvaralaca javne arhivske graare

U okvir valorizacije arhivske grade spada i vrednovanje javnopravnih


osoba, od kojih 6e javni arhivi, preuzimati arhivsku gratlu. Od slovenskog
arhivskog zakona '1973. godine dalje je u sklopu takozvane valorizacije
stvaralaca arhivske grade tekla kategorizacUa, odnosno selekcija stvaralaca s
obzirom na znadaj njihove arhivske gratle. Nakon promjene drZavno pravnog
u realenja u RepubliciSloveniji 1991 . godine, kada su javniarhivipostalinadlezni

samo za arhivsku gradu pravnih osoba javnoga prava, znadaj valorizacije


javnih stvaralaca arhivske grade se snaZno smanjio. Arhiv Republike
Slovenije je provodio odnosno provodi za5titu arhivske grade praktidno kod
svih javnopravnih osoba, za koje je nadleZan po zakonu odnosno duZni su
izruiivati javnu arhivsku gradu ex lege,66 regionalnim drZavnim arhivima,
nadleZnim za veoma veliki broj pravnih osoba javnoga prava na lokalnom
nivou,67 a do 2004. godine valorizaciju stvaralaca, odnosno selekciju takotler

elan 55. Zakona o zastiti dokumentame i arhivske grade te arhivima ('S/u.ibri /ist RS, br.30/2006)
odreduje: ,Arhiv Republike Slovenije duva javnu arhivsku gradu dr:avnih organa, izvodada javnih
ovlasti odnosno javnih sluzbi, koje osigurava drzava, Banke Slovenije te drzavnih ijavnih zaklada,
agencija i drugih pravnih osoba, koje konstituira drzava odnosno, koje djeluju za podruaje qelovite
drzave. Arhiv Republike Slovenije duva fllmsku arhivsku gradu".
Clan 55. Zakona o zastitj dokumentame iarhivske grade te arhjvjma (" S/urberi /ist R.9, br. 30/2006)
odreduje, da regionalni arhivi ,duvaju na podruaju regionalnog arhjva nastalu javnu arhivsku gradu
dr:avnih organa ili njihovih, organizacijskih jedinica te izvodada javnih ovlasti odnosno javnih
sluzbi, koje osigurava drZava i obavljaju djelatnost na podruaju jedne ili vise samoupravnih lokalnjh
zajednica. Regionalni arhivi auvaju iarhivsku gradu samoupravnih lokalnih zajednica, ako te ne

33
Dr. Vladimir ZUMER

nisu provodili. Zakon o arhivskoj gracli i arhivima6s je 1997. godine predvidio,


da ministar izda spisak pravnih osoba te njihovih organizacijskih jedinica, za
koje su nadleZni Arhiv Republike Slovenije, pojedini regionalni arhivi i arhivi
lokalnih samoupravnih zajednica, kada su ti osnovani. Ministar za kulturu je
pruedlog valoizacile stvaralaca potvrdio tek 2004. godine. Valoriziran spisak
javnopravnih osoba, diju arhivsku gradu odreduju i preuzimaju nadle2nijavni
arhivi, je od 2004. godine dalje objavljen na internet straniciArhiva Republike
Slovenije.6s Radi se o minimalnoj selekciji javnopravnih osoba, od kojih
regionalni arhivi preuzimaju javnu arhivsku gratlu.
Novi arhivski zakonTo izvodadima javne arhivske sluZbe, mectu koje
uvr5tava drZavni arhiv, regionalne arhive i arhive samoupravnih lokalnih
zajednica, propisuje zadatak i duZnost, da vode registar javnopravnih osoba,
za koje utvrde svoju nadleznost, iod kojih 6e preuzimati arhivsku gradu.
Za vrednovanje i odludivanje arhivske grade javnopravnih osoba, koje
djeluju na nivou cjelovite drZave (vladu, vladine sluZbe i urede, ministarstva,
organe u sastavu ministarstava, inspektotate, zaklade, agencije, najve6a
javna poduze6a i zavode u drZavi), nadle2an je Arhiv Republike Slovenije,
a za javnoptavne osobe na lokalnom nivou (upravne jedinice, organe
samoupravnih lokalnih zajednica, javne zavode i javna poduze6a) nadleZni
su regionalni dr2avni arhivi: HistorUski arhiv Celje, Pokrajinski arhiv Kopal
Historijski arhiv Ljubljana sa Jedinicom za Gorenjsku iJedinicom za Dolenjsku
iBelu krajinu, Pokrajinski arhiv Maribor sa Jedinicom za prekomurje i
Jedinicom za Korusku, Pokrajinski arhiv Nova Gorica i Historijski arhiv ptuj.

Tipski spiskovi javne arhivske graate

Arhivsku graalu pojedinih pravnih osoba u Sloveniji nakon 1966. godine


konkretno su odredivali rijetki primjeri tipskih ,,pozitivnih" ,,negativnih" i
spiskova grade (takozvani prethodni i izvr5ni spiskovi izludivanja), koje je
uveo Zakon o arhivskoj gracli iarhivima 1966., odnosno 1973. godine.71
Prvi tipski spisak arhivske gratle organa drZavne uprave na lokalnom
nivou, koji je bio oslonjen na okvirni klasifikac[ski plan drZavnih otgana iz
1964. godine, bio je objavljen u Prirudniku za struino osposobuavanje
radnika, koji rade sa dokumentarnom gradom 1984. godine.72 To je bio
konstituiraju vlaslitog arhiva za zastitu njihove javne arhivske grade.'
68 Clan 14. Zakona o ahivskoj gradi i arhivima ("S/uZbeni /ist RS, br 20197, popavak32197).
69 lntemet strana Arhiva Republike Slovenije: www.gov.si/ars.
70 Clan 54. Zakona o zaitit dokumentarne i arhivske grade te arhivima ("S/uzbenl /rsl RS, br
30/2006).
71 Zakon o arhivskojgradi i a't,ivima l"Sluibenilist SR.S', br. 4 /66)iZakon o arhivskojgradi iarhivima
('S/u:beri /,st SRY, br 37 /73).
72 Tipska uputa za odabiranje arhivske grade upravnih organa opiina, Prjrudnik za skueno osposo-
bljavanje radnika, koji rade sa dokumentarnom gradom, Republicki komitet za kulturu i Casopisni
zavod Sluzbeni list SR Slovenije, Ljubljana 1984, Zakon o arhivskoj gradi i arhivima ("S/uzbe,i /,st

34
Valorizacija arhivske grade u Sloveniji

u Sloveniji takoder i prvi objavljen primjer makro funkcijskog vrednovanja


arhivske gracle organa javne uprave na podlozi tada propisanog jedinstvenog
klasifikacijskoga plana za razvrstavanje predmeta i dokumenata prema
funkcijama. Najvi5e tipskih spiskova, odnosno planova arhivske grade sa
podrudja uprave, pravosutla, gospodarstva, Skolstva, zdravstva i drugih
podrudja, objavljeno je u prirudniku Arhiviranje zapisa 200 1 . godine.
Pravilnik o odabiranju i izrudivanju javne arhivske graaleT3 arhivu
je 1999. godine odredio opci spisak dokumentarne grade, za kojeg se
smatra, da je po pravilu uvijek arhivska grada, te se izruduje nadleznim
arhivima, ako se radi o javnoj arhivskoj gracli. Upute za odretlivanje rokova
iuvanja dokumentarne grade organa javne upraveTa te Uredba o za5titi
dokumentarne iarhivske grade su 2005., odnosno 2006. godine taj
spisak u cijelosti preuzeli.T5 Radi se o prvom ,,pozitivnom" tipskom spisku
arhivske grade u Sloveniji, koji je bio objavljen u arhivskim podzakonskim
aktima.
Tipski spisak arhivske gratle kod odabiranja mogu upotrebljavati i
sve privatne pravne ifizidkb osobe, koje graclu potom duvaju u privatnim
arhivima, ako ga ne izrude javnim arhivima u obliku depozita, poklona,
ostavitine ili otkupa. Tipski spisak arhivske grade predstavlja veoma korisno
konkretno pomagalo takoaler i arhivistima kod pripreme uputa za odabiranje
arhivske $ade iz dokumentarne grade za pojedine javnopravne osobe, a
svim pravnim i fizidkim osobama neposredno strudno pomagalo, koju gradu
je potrebno oduvati za historiju, znanost i kulturu, a takotler i za osiguravanje
trajne pravne sigurnosti odnosno interesa razliditih subjekata.

Spisak javne arhivske graale iz priloga Uredbe o zastiti dokumentarne


i arhivske grade iz godine 2006 i Upute za odredivanje rokova iuvanja
dokumentarne grade organa javne uprave iz 2005 godine:

1. S obzirom na upravne i poslovne funkcije odnosno nadleZnosti:

Op6e i organizacijske funkcije:


. grada o osnivanju, konstituiranju, registraciji, udruZivanju, pripajanju,
izlueivanjima, razdjeljivanjima, sanacijama, mjerama zaStite, steaajevima,
likvidacijama, odnosno ukidanjima, prestancima drugim statusnim i
SRS, b. 4 /66) i Zakon o arhivskoj gradi i arhivjma ('S/uzbeni /ist SRy, br 37 r/3).
I rpsko st|102 - 106. ("S/uzbeni /st RS', 5t. 59/99).
73 ("S/uZbeni /ist RS', br. 59/99).
74 Uputu je objavio Arhiv Republike Slovenije u listu R9,bt.8112005.
75 "Sluzbenom
Prilog Uredbe o zastiti dokumentame i arhivske grade (,.Sluzbeni list RS', br 86/2006).

35
Dr. Vladimir ZUMER

promjenama (zakoni, nekada5nji dru5tveni dogovori i samoupravni


sporazumi, podnesci i mi5ljenja za registraciju, odluke, zaklju6ci,
zapisnici, statuti, pravila, pravilnici i drugi op6i akti, izvadci iz registara
obrti, poduzeca, druStava),
. gracla o unutarnjoj organiziranosti i poslovanju (zakoni, propisi, statuti,
op6i i nekada5nji samoupravni akti, organigrami, organizacijski p@ekti i
analize itd.),
. gratla o zemlji5noknjiZnim predmetima u vezi sa vlasniStvom nekretnina
(odluke, zakljudci, kupoprodajni ugovori, ispisi iz zemljiSnih knjiga),
. gracla o imenovanjima, izborima i referendumima (zakljudci o imenovanjima
funkcionera, vode6ih i poslovodnih radnika; raspisi izbora i referenduma,
zapisnici o ishodima, plakati, leci i propagandna grada).

Upravne, pravosudne, poslovodne i samoupravne funkcije:


. zapisnici sjednica polltidkih, vlasnih, upravnih, pravosudnih, poslovodnih,
i
samoupravnih, inspekcijskih, nadzornih, strudnih drugih organa
upravljanja i poslovanja svih vrsta institucija (po pravilu sa gradom za
sjednice),
. sluZbene odnosno javne evidencije (zbirke podataka, registri, katastri,
spiskovi),
. odluke, presude, zakljudci, zapisnici, mi5ljenja navedenih organa u
znadajnim predmetima iz njihove nadleZnosti iznadajne cjelovite predmete
odnosno spise iz upravnog ili sudskog postupka, kojeg ti organi vode,
. opci pravni inekadaSnji samoupravni akti (statuti, pravilnici, poslovnici,
i
i drugi op6i samoupravni akti, samoupravni sporazumi, dru5tveni
dogovori),
. okruZnice, obavjestenja, upute, instrukcije itd..

Kadrovske funkcije:
. planovi radne snage,
. kadrovskeevidencije,
. zbimi godi5nji i povremeni izvje5taji o zaposlenim radnicima, fluktuaciji,
osobnim dohocima, obrazovanju radnika, pripravnicima, strudnim
ispitima, disciplinskim postupcima, za5titi na radu, nesre6ama na radu,
Strajkovima itd.,
. izbor disciplinskih predmeta, sa izredenom kaznom prestanka radnog
odnosa.

36
Valorizacija arhivske grade u Sloventji

Financijske i komercijalne funkcije:


. zbirni (po pravilu godiSnji) godiSnji financijski plan i izvjeStaji,
. drZavni proraduni iproraduni lokalnih zajednica,
. zavrsni raduni sa poslovnim izvjestajima,
. podetne, udruZivane, likvidacijske idruge bilance te inventurni zakljudci,
. istraZivanja i izvjestaji o trzistima,
. zbirni godiSnji planovi, izvjeStaji i obraduni o prodaji, nabavi, izvozu,
uvozu, trgovini, opskrbi itd.,
. i
gracla o ekonomskoj propagandi reklami (prospekti, upute, oglasi,
plakati, dasopisne, RTV i druge reklame, fotografije, reklamni filmovi i
spotovi, rastavni i prodajni katalozi).

Statistika, planiranje i analiziranje svih podrudja djelatnosti:


. prije svega godiSnji, srednjerodni, dugorodni, povremeni planovi te analize
vrsta i sadrZaja,
i izvje5taji razlieitih
. zbirni godisnji statisti.ki izvjestaji ianalize javnopravnih osoba,
. statistidka grada, koju moraju javnopravne osobe ispunjavati prema
propisima, koji ureduju statistidka istraZivanja, znaedna za cijelu
drZavu,
. sve zbirne (po pravilu) godi5nje statistidke obrade upravnih istatisti6kih
organakaoStosu na primjer: statistiCkiljetopisi, rezultatirazli6itih statistidkih
i
istraZivanja (prvi konadni), statistieki izvjestaji, bilteni, informacije,
prikazi i studije, rezultati istraZivarya, analize, metodoloska istra2ivanja
itd. odnosno zbimi sekundarni statistiaki podaci i informacije.
lnvesticije, gradnje i razvoj:
. urbanistidkiiprostorniplanovi,
. investicuski programi i izvjestaji,
. vlastita gradevinska dokumentacija, ukljudivo sa gradevinskim planovima
objekata i naprava,
. razvojni planovi nove tehnologije, proizvodnje i proizvoda (tehnolo5ka
dokumentacija),
. istraZivacki projekti, elaborati ianalize,
. normativi i standardi,
. izumi, patenti, ticence, tehnidka pobolj5anja i inovacije.

lnformacijsko - dokumentacijske funkcije:


. obavjeStenja, informatori, interna i javna glasila, sluZbeni listovi,
dasopisi,

37
Dr. Vladimir ZUMER
. zapisnici i izvjestajizborova, savjetovanja, kongresa, simpozUa, seminara,
predavanja, predstavljanja, tiskovnih konferencija,
. publikacije o histor[skom razvoju i djelatnosti, Ijetopisi i zbornici,
. magnetofonske trake ikasete, fotografrje, filmovi, videokasete itd. sa
zvudnim i slikovnim snimcima rada, poslovanja i djelatnosti javnopravnih
osoba, objekata, naprava, dogaataja, procesa, pojava, osoba i krajeva, a
posebno raznih priredbi, proslava, jubileja, sje6anja, govora itd.,
. plakati, leci, bro5ure i drugi sitni tisak o djelatnosti javnopravnih osoba,
kronike, dnevnici i sjecanja.

2. S obzirom na vrstu grade odnosno dokumentacije:


. propisi i drugi dokumenti pravnog i upravnoga karaktera, koje izdaje
javnopravna osoba u okviru svoje nadleZnosti (zakoni, podzakonski akti,
uredbe, upute, statuti, pravilnici, odluke, presude, zakljudci idrugo),
. sluZbene, javne evidencije, ukljudivo sa zbirkama osobnih podataka
(sluZbene evidencije, katastri, kartoteke, registri, spiskovi i drugo),
. vlastiti zapisnici sjednica sa gratlom za sjednice organa i tijela javnopravne
osobe (skupstina, savjeta, odbora, komisija, radnih tijela, zborova,
savjetovanja, seminara, okruglih stolova i drugih organa),
. cjeloviti znadajniji predmeti iz upravnoga postupka, za kojeg je nadleZna
javnopravna osoba,
. cjeloviti znacajniji spisi pravosudnih organa, odvojenih po vrstama
predmeta odnosno upisnika,
. dokumenti o osnivanju, organizaciji i likvidaciji javnopravne osobe,
. zapisnici o rezultatu izbora i referenduma,
. i
planovi, izvjeStaji analize svih vrsta (narodito godisnji i znadajniji
pojedinadni),
. zbimi statistidki izvje5taji i analize (narodito godisnji),
. proraduni izakljudni raduni,
. gradevinska dokumentacija sa nacrtima objekata, diji vlasnik je
javnopravna osoba,
. gratlevinski planovi javnih objekata i izbor planova privatnih objekata
kod onih upravnih organa, koji su nadle2ni za izdavanle gradevinskih
dozvola,
. tehnoloSkadokumentacija,
. vlastiti imovinski pravni predmeti,
. svi imovinski pravni predmeti kod upravnih organa, koji urealuju
postupke nacionalizacUa, pljenidbi, denacionalizacija, waeanja imovine,
komasacija, agrarne reforme, vlasnidkog preoblikovanja,

38
tiskani zapisnici sjednica, godisnji izvjestaii i planovi, reklamne objave'
je
prospekti, leci, plakati, uzorci tiskanih obrazaca i slidna grada, koja
nastala pri poslovanju javnopravne osobe,
. i
znaaajne poslovne druge knjige (narodito upisne knjige, kronike'
dnevnici, sjeCania),
. cijelovedernii i dokumentarni fllmovi,
. fotografl.ie, filmovi ivideosnimci o poslovanju i djelatnosti javnopravne
osob", o prirodi, objektima, napravama, ljudima, radnicima' znadajnim
pojavama, dogadajima i Priredbama,
. sve propisane kancelarijske evidencije o dokumentarnoj gradi,
. odlikovanjaipriznanja,
. uzorci pojedinih dokumenata, predmeta, dosjea i drugih vrsta gratle
po
razliditim kriterijima uzorkovanja.

Uredba o zaStiti dokumentarne i arhivske grade posebno propisuje, da


arhivska gratla sadrZi i:76
. kancelarijske idruge evidencije o dokumentarnoj i arhivskoj gradi, bez
obzira na njihov oblik ili vrstu,
. tajna arhivska grada bez obzira na vrstu tajnosti, stupanj povierljivosti ili
rok trajanja Povjerljivosti,
. zbirke osobnih podataka, ako imaju karakter arhivske gratle,
. arhivsku gradu, koja sadrZi podatke o privatnosti pojedinaca'
. tiskano ili drugaii.ie umnoZenu arhivsku gradu, nastalu za potrebe
i
obavje5tavanja, kao interne publikac'rje dasopise, tiskane planove
i poslovne izvjeStaje, tiskane zapisnike siednica te sitni tisak (plakate'
letke, prospekte, upute, programe, pozive i sl.).

Odabiranje i izrudivanje arhivske grade nadleinom arhivu

Javnopravna osoba mora prije podetka odabiranja arhivske gra'le o


tome obavijestiti nadleZni arhiv i kod odabirania uzimati u obzir i strudne
upute, koje moze dati arhiv priie ili u toku odabiranja arhivske grade. Nakon
odabiranja mora osigurati duvanje dokumentarne grade, koja nije bila
odretlena kao arhivska, u skladu sa rokovima duvanja.

76 CIan 65. Uredbe o zastiti dokumentarne i arhivske grade ("S/uzbe,l /'sf RS, br 86/2006)'

39
Dr. Vladimir ZUMER

.izruduje arhivska grada se odabira iz dokumentarne grade i


-Javna
nadleinom arhivu najkasnue u roku 30 godina od nastanka
u ured_enom stanju, popisno, tehnidki opremyeno, kompletno, u
zaokruienim cjelinama te u dogovorenom obliku i nosiocima, ako se
radi o elektronskoj gracti u digitarnom obriku. Taj rok se moze skratiti iri
iznimno i produZiti.
Odabiranje i izrudivanje arhivske gratle obavlja posebna najmanje
-
trodlana komisija organa javne uprave, kolu imenuje predstojnik, ia
zapisnikom ipopisom izrudene arhivske grade. Javno[ravna oso6a, koja
izrudi javnu arhivsku grattu arhivu, je duZna gradu oznaditi sa odgovaraju6im
rokovima nedostupnosti te u zapisniku izrudenja posebno navesti eventualne
rokove nedostupnosti za pojedinu javnu arhivsku gradu, koja sadrzi tajne
podatke, osjetljive osobne podatke, poslovne tajne, poreske tajne itd.
Elektronska arhivska grada se nadleinom arhivu izrudi
u reproduciranom digitalnom obliku na propisanim odnosno
standardiziranim nosiocima i formatima zapisa. U skladu sa dogovorom
isa strudnim uputama nadleZnog arhiva, arhivska grada, koja nist4e u
fiziikom obliku na papiru, moZe se iznimno izruditi nadieZnom arhivu takoder
samo u elektronsko digitalnom obliku (na primjer masovna grada, kao Sto su
popisnice stanovniStva).
_
U primjeru prestanka javnopravne osobeTT bez poznatoga pravnog
nasljednika je potrebno javnu arhivsku graalu bez obzira na trideJetogodisn!
rok izruciti nadleznomu arhivu jos prije prestanka djelovanja
lavnopravne
osobe. Organ, kojivodi postupak prestanka odnosno izvodistatusnu promjenu
javnopravne osobe (obi6no sud), mora osigurati odabiranje i izrueivanje jivne
arhivske gracle nadleznom arhivu.

Duinosti javnopravnih osoba

Javnopravne osobe su u vezi sa za5titom dokumentarne iarhivske


gratle duZne:
. osiguravati zaStitu dokumentarne graare, odredivati rokove duvanja
dokurnentarne gracle, izludivati i uniitavati nepotrebnu dokumentarnu
graclu, kojoj su istekli rokovi 6uvanja,
. sudjelovati sa nadle2nim arhivom kod izrade uputa za odabiranje javne
arhivske grade iz dokumentarne grade,
. odabirati javnu arhivsku grattu iz dokumentarne grade prema uputama
nadleZnog arhiva te
. izru6ivatijavnu arhivsku gradu arhivu u propisanim rokovima i na propisan
nadin.
77 Clan 41. Zakona o zastiti dokumentame i arhjvske grade le athiva ("Stu1benil,st R.y, br
30/2006).

40
Valorizacija arhivske grade u

Prema arhivskom zakonu moraju brinuti za oduvanje, materijalnu


sigurnost, cjelovitost i uredenost dokumentarne grade, koju primaju ili koja
nastaje pri njihovom radu, dok se iz te grade ne odabere arhivska grada.78
NadleZnom arhivu moraju osigurati pregled stanja, u kakvom je dokumentarna
graala, te mu davati podatke, koje treba za vodenje evidencija o arhivskoj
gradi, pod uvjetima, koje odreduju arhivski propisi.
Za izvodenje navedenih obaveza mora.iu javnopravne osobe osigurati
odgovarajuie materijalne, kadrovske i financijske uvjete te odrediti osobu,
odgovornu za izvodenje tih obaveza. SluZbenici, koji rade sa dokumentarnom
graclom, moraju imati najmanje srednju naobrazbu i obavljen ispit strudne
osposobljenosti kod nadleZnog arhiva na osnovu posebnoga pravilnika.Ts

Odredivanje rokova 6uvanja dokumentarne grade

Javnopravne osobe su duZne same odredivati rokove duvanja


dokumentarne grade, koja nije odreclena kao arhivska. Rokove duvanja
odrecluju u skladu sa propisanim rokovima (oko 200 propisa) i s obzirom
na potrebe poslovanja. Rokovi se odretluju u godinama (2, 5, 10, 20 godina
iviSe). Rokove duvanja stvaralac po pravilu naznadi u klasifikacijski plan
za ,:azwslavanje grade prema sadrZaju odnosno upravnim i poslovnim
funkcijama.
Rokovi duvanja se zajedno sa klasiflkacuskim planom unose u
radunarsku aplikaciju za votlenje propisane evidencije o dokumentima,
predmetima i dosijeima,so Sto obidno omogu6ava automatsko odreclivanje
rokova, izradunavanje godista unistenja grade, sortiranje, pregledavanje i
ispisivanje spiskova dokumentarne grade prema rokovima duvanja, izradu
spiskova odabrane arhivske gratle, spiskova izludene odnosno unistene
gratle itd.

Propisi koji odreduju pojedine rokove Euvanja

Skoro dvije stotine zakona i podzakonskih akata u Republici Sloveniji


odretluje konkretne rokove duvanja dokumentarne gracle, izraZene u
godinama, a nekoliko rokova duvanja je mogu6e iz propisa izvesti posredno.sl
78 elan 39. vazeeeg arhivskog zakona.
79 Pravilnik o stru6noj osposobljenosti sluZbenika javnopravnih osoba te radnika ponudaaa usluga,
koji rade sa dokrmentarnom gradom ("S/uzbe,i /isl RS, br 1322006).
80 Organj javne uprave u Republici Sloveniji za vodenje raeunalrskih evidencija o dokumentamoj
gradiveainom upotrebljavaju radunarski program Lotus Notes odnosno aplikaciju SPIS, koja pored
vodenia evidencije o predmetima, dokumentima idosiejima omogudavaiu iskeniranje fizieke do-
kumentarne grade te primanje, evidentiranje, rjesavanje i arhiviranje elektronskih dokumenata
(eleKronske poste, elektronskih faksova, intemetnih obrazaca, izmijenih elektronskih podataka iz
eleKronskih podatkovnih zbirki i iz centralnog informacijskog sistema javne uprave - CIS).
Propisi, na osnovu kojih je moguCe odrediti il, zakljuditi na rok duvanja, su na primjer: Zakon o
opdem upravnom postupku ("S/uZberi rst RS, br. 80i99, sa promjenama br. 7312004): Kazeneni

41
Dr. Vladimir ZUMER

Ve6inom se radi o podrudnim odnosno specijalnim propisima, koji odrecluju


rokove duvanja za dokumentarnu gradu sa pojedinog podrudja djelatnosti
i imaju vaZnost samo za ustanove sa odredenoga podrudja (na primjer za
upravu, sudstvo, Skolstvo, zdravstvo), a manje je op6ih propisa, koji vaZe
za sve pravne i fizidke osobe (na primjer zakon o za5titi osobnih podataka,
zakon o radunovodstvu, zakon o porezu na dodanu vrijednost). Najvise
propisa odreduje rok duvanja samo za jednu vrstu dokumentarne grade.
Rokovi 6uvanja, koji su odredeni propisima, su ve6inom izvedeni
odnosno odredeni na osnovu kriterfia zna aja grade za poslovanje
ustanova. Posebno znadajan pri odluiivanju rokova je pravni interes.
U javnoj upravi vaZi pravilo, da je potrebno dokumentirati svako djelovanje
i rad upravnog organa i oduvati zapise tako, da je mogude rad kasnije
pregledavati, provjeravati njegovu pravilnost, pravovremenost i kvalitetu
izvotlenja, dokazivati dinjenice i oduvati zapise za znanost i kulturu ili za
pravnu sigurnost pravnih i flzidkih osoba.E'?
Veoma mnogo rokova duvanja je izvedeno iz Zakona o op6em
upravnom postupku,s3 koji odreduje razlidite rokove, a naroiito odrecluje rok
pravosnaZnosti odnosno konadnosti predmeta iz upravnoga postupka te iz
Obligacijskog zakonikasa i Kaznenog zakonika Republike Slovenije,Es u vezi
sa rokovima zastare u pravnom prometu, kaznenih i civilnih predmeta itd.
Upute za odredivanje rokova duvanja dokumentarne gratle organa
javne uprave s obzirom na propisane rokove euvanja upozoravaju na vaZeee
propise, medu njima prije svega propise 0:86
. evidencijama na podrueju rada, zapoSljavanja, radnih odnosa, matidne
evidencije osiguranika i u2ivalaca prava iz penzijskog i invalidskog
osiguranja, zdravstvenom osiguranju i socijalnoj za5titi,
. za5titiosobnih podataka, matidnih knjiga, tajnih podataka, policiji, osobnoj
iskaznici te druge propise sa podrudja unutarnjih predmeta,
. dr2avnoj statistici, popisu stanovnistva te drugih statistidkih popisa,
. gradenju objekata te druge propise sa podrudja gradevinarstva,
. radunovodstvu, knjigovodstvu, slovenskim radunovodstvenim
standardima,
. porezu na dodanu vrijednost, poreskom postupku, poreskoj sluZbi,
. dokumentaciji redovnih sudova i drugim propisima sa podrudja pravosuda,
koji odreduju rokove cuvanja dokumentarne grade pravosudnih organa,

zakonik Republike Slovenije ('S/urberl /isl RS, br 63/94); Obligacijski zakonik ("S/urberi /ist RS,
br. 83/2001); zakon o radnim odnosima ('S/u:beri /ist Ry, br. 14190); Carinskizakon ("S/urbeni /,st
RS, br 1-3195) itd.
82 Clan 92. Uredbe o upravnom poslovanju ("Sluibeni list RS", bt.2012005).
83 Zakon o opdem upravnem postupku ("S/u.:berl rsl RS', br. 80/99, sa prcm:ienama br.7312004).
84 Obligacijski zakonik ('S/uzberl /ist RS, br. 83/2001).
85 Kazenski zakonik Republike Slovenije ("S/uzbenl rst RS", br 63/94).
86 Taaka !0. Upute za odredivanje rokova duvanja dokumentarne graale organa javne uprave
('S/uZberi /isl RS', br. 8'l/2005).

42
Valorizacija arhivske grade u Sloveniji
. visokom Skolstvu, gimnazijama, dokumentaciji u srednje Skolskom
obrazovanju, dokumentaciji u osnovnim i devetogodi5njim osnovnim
Skolama, u vrticima i drugi propisi sa podrudja obrazovanja,
. zbirkama podataka sa podrud.la zdravstvene zastite,
. op6em upravnom postupku, obligacijskim odnosima, kazneni zakonik i

druge propise, koji odluduju zastar.iele rokove.

lzludivanje odnosno uni5tavanje dokumentarne grade (5kartiranje)

Dokumentarna grada se nakon isteka rokova duvanja izludi i


unisti komisijski, sa zapisnikom i okvirnim popisom, najmanje svakih
5 godina. Dokumentarna grada se prema istom postupku moZe uni5titi
i nakon obavljene sigurne i pouzdane pretvorbe u digitalni oblik, osim
kada posebni propisi ne odreduju drugaiije. Za izluiivanje i uni5tavanje
nije potrebna suglasnost nadleinog arhiva!
Uni6tavanje izvorne arhivske grade, koja je nastala u fizidkom
obliku na papiru, nakon pretvorbe u digitalni oblik ili zapis na mikrofilm
nije dozvoljeno, osim ako nadleZniarhiv izriaito ne odludi drugadije. NadleZni
arhiv moZe iznimno stvaraocu dozvoliti uni5tavanje arhivske grade, koja
je u fizidkom papirnom obliku (na primjer masovne arhivske grade popisa
stanovni5tva), ako je bila arhivska grada prije toga sigurno i pouzdano
digitalizirana ipohranjena u skladu sa uvjetima, koje zasigurno ipouzdano
elektronsko duvanje odludi arhivsko zakonodavstvo. U takvim primjerima u
komisiji za uni5tavanje grade po zakonu obavezno sudjeluje i predstavnik
nadleZnog arhiva. Po pravilu se arhivska grada, koja je nastala u izvornom
papirnom obliku nakon obavljene digitalizacije ne smije unistiti te se mora
izruaiti nadleZnim arhivima u izvornom papirnom ili izvornom analognom
obliku!
lzludena dokumentarna gratla se nakon 15 dana od dana, kada je
bio sastavljen zapisnik o izludivanju graale, moZe uni5titi. Komisija takoder
brine, da se izludena dokumentarna grada, koja je sadrZavala tajne podatke
ili poslovne tajne, tako uniSti (razreZe), da je nije vi5e mogu6e proaitati. O
predaji izlu6ene dokumentarne graale u industrUsku preradu, Sto znadi odvoz
graale neposredno u presu ili mlin kod poduzeca za sabiranje ipreradu
otpadaka, odnosno o njenom uni5tenju, komisija sastavi kratak zapisnik. Pri
izlu6ivanju i unistavanju nepotrebne grade moramo postivati zaStitu osobnih
podataka i paziti, da dokumenti ne dodu u javnost, da se ne izgube u toku
transporta itd.

43
Dr. Vladimir 2UMER

ZakljuEak

Valorizacija (vrednovanje) grade dini sistem postupaka kojima se putem


strudne ekspertize sadr2ala odreduje znadaj svakoga dokumenta, odnosno
zapisa, a sve sa osnovnim ciljem da se na minimumu dokumenata sa6uva
optimum informacija. lvlearutim, kod valorizacije zapisa moramo biti svjesni
da apsulutnih nadela, odnosno pitanja vrednovanja nema. Zbog toga je kod
vrednovanja grade, bez obzira na cilj ili metodu, potrebno Sto bolje teorijsko i
prakti6no poznavanje razli6itih arhivskih strudnih nadela i kriterija.
Makro imikro vrednovanje zapisa na osnovufunkcije, odnosno funkcijsko
i
vrednovanje, sa upotrebom nadela kriterija vrednovanja, predstavlja
osnovu savremene metodologije valorizacije i odabiranja arhivske gra(Ie iz
dokumentarne gtade, za razliku od nekih starijih, ali 6esto upotrebljavanih
metoda vrednovanja prema sadrzaju, vrstama graale idrugih nadela, koja su
se uglavnom oslanjala na subjektivne ocjene i viclenje pojedinih arhivista.
Dakle, za bilo kakvo vrednovanje arhivske i dokumentarne grade su
potrebni objektivni, strudno utemeljeni kriteriji koji omogucavaju optimalno
duvanje izvornih zapisanih podataka i informacija o dogaalajima, pojavama,
osobama itd., u odredenom vremenu i prostoru, a s obzirom na njihov
znaeE za historiju, kulturu i nauku uop6e, te druge upravne, sluZbene, javne,
poslovne i lidne potrebe pravnih i fizidkih lica.

Summary

Evaluation of the material is a system of procedures through which


the professional expertise of the content determines the significance of each
document or record, all with the basic aim that the minimum documents
retain optimum information. However, evaluation results must be aware that
apsolute principles and that there is no question of valuation. Therefore,
for the evaluation of material, regardless of the objective or the method, a
better theoretical and practical knowledge of different professional archival
principles and criteria is needed.
Macro and micro evaluation results are not based on function, and
functional evaluation with use of the principles and criteria of evaluation, is the
basis of modern methodology of evaluation and selection of archival material
from the documentary material, unlike some older, but often used methods
of valuation of the content, the types of materials and other principles, which
have mainly relied on subjective assessments of individual archivists.
So, for any evaluation of archival and documentary material objective,
expert-based criteria is necessary since it will allow optimal records keeping
of original data and information on events, phenomena, people, etc., within
a certain time and space, with respect to their significance for the history,
culture and science in general, and other administrative, official, public,
business and personal needs of legal and other parties.

44
KreSimir lBRlSlMovlC
DrZavni arhiv u Slavonskom Brodu

PRIJEDLOG GRANSKOG POPISA


LOKALNE (REGTONALN E) SAMOUPRAVE

Abstrakt: U radu se govori o funkciji Prijedloga granskog popisa


sa rokovima iuvanja koji se utvrduje radi provedbe postupka odabiranja
arhivske grade i izluiivanja bezvrijednog registraturskog materijala. Granski
popis uraden je u skladu sa Pravilnikom o vrednovanju, te postupku odabi-
ranja i izluiivanja. Granski popis je popis gradiva sa rokovima euvanja koji
se odnose na gradivo nastalo ili zapimljeno obavljanjem neke vrste djelat-
nosti. Gradivo se dueli na gradivo trajne vijednosti koje je vazno za povijest
odredenog podruija, te gradivo koje nema trajnu vrijednost iiuva se kod
stvaratelja. Granski propisi imaju i iisto praktiinu stranu jer predstavljaju os-
novu za izradu posebnih popisa stvaratelja odredenih grana djelatnosti.

KljuEne rrleEi:. granski popis, rokovi euvanja, vrednovanje, lokalna


samouprava, rokovi 6uvanja, popisi gradiva, klasifikacijski planovi.

Uvod

Djelovanje arhiva odredeno je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivi-


ma (NN 105/'t997, 64/00). Dio koji je va2an za ovaj rad jest elanak 12. istog
Zakona koji navodi slijede6e: "Postupak odabiranja arhivskoga gradiva kao
i potonji propisi o mjerilima, naiinu vrednovanja, izradi popisa gradiva s ro-
kovima iuvanja, redovnom provodenju i postupku odabiranja, utvrduju se
posebnim pravilnikom Sto ga donosi ministar kulture na prijedlog Hrvatskoga
drzavnog arhiva." Na temelju gore navedenog, Pravilnik o vrednovanju, te
postupku odabiranja i izludivanja arhivskoga gradiva (NN 9012002) u dlanku
sedmom navodi: "Popisi gradiva s rokovima iuvanja utvrduju se radi proved-
be postupka odabiranja i izluiivanja." Pravilnik takoder odreduje izradu "tri
vrste popisa:
- op6i popis,
- granski popis i
- posebni popis. ..."
"Granski popis je popis gradiva s rokovima iuvanja koji se odnosi na gradivo
nastalo ili zaprimljeno obavljanjem neke vrste djelatnosti. Granske popise
donosi Hruatsko arhivisti1ko vije1e na pnjedlog Hrvatskoga diavnog arhi-
va."

45
KreSimir IBRISIMOVIC

Popisi gradiva s rokovima duvanja prethode odabiranju iizlu6ivanju.


Gradivo se dijeli na gradivo trajne arhivske vrijednosti kojeje svojim sadrzalem
iformom vaZno za povijest odredenoga podrudja, d.ielatnosti, dogadaja ili os-
obe, te takoaler za kulturu i druge znanosti, odnosno, gradivo koje je vazno
za ostvarivanje prava drZave, skupine ili pojedinaca. Ono gradivo koje nije
takve vrijednosti naziva se registraturno gradivo, po prethodno uvrijeZenom
nazivu za pismohranu - registraturu, kao mjestu gdje se stvara i pohranjuje
dokumentacija koja nastaje u radu stvaratelja arhivskog i registraturnoga
gradiva. Gradivo trajne arhivske vrijednosti arhivi su duZni po Zakonu duvati,
obratlivati, davati na koristenje, te se prema njemu odnositi kao prema kul-
turnom dobru.
Kako bi se gradivo razgranidilo i odredila njegova vr|ednost, potrebno
ie poznavati nadleznosti i nadin poslovanja svakoga subjekta, kao iprikupiti
podatake o vrstama dokumenata koji nastaju u samom poslovanju- Nakon
upoznavanja djelatnosti subjekta, te upoznavanja zapisa koje svaki pojedini
subjekt stvara, od strane strudnjaka arhivista, te u suglasju sa strudnjacima iz
pojednih grana djelatnosti odretluje se vrijednost svake pojedine vrste doku-
menta. VaZnost takvih popisa viSestruka je. Prije svega, podetno se definira
arhivsko gradivo, odnosno, odrecluju se vrste gradiva koje 6e se trajno auvati.
Osim toga, granski popisi imaju idisto praktidnu svrhu budu6i predstavljaju
osnovu za izradu posebnih popisa stvaratelja dotidne grane dielatnosti.

Vrednovanje gradiva

Kako bi se pristupilo problematici utvrdivanja vrijednosti arhivskoga


gradiva, potrebno je utvrditi kriterije po kojima 6e se isto vrednovati, odnosno
odabirati. Pod pojmom vrednovanje u dlanku 2. Pravilnika o vrednovanju
te postupku odabiranja i izludivanja arhivskog gradiva dalje Pravilnika o -
vrednovanju - sloji "vrednovanje je postupak koiim se procienjuie vriiednost
zapisa i utvrduje rok do kojeg ce se iuvati odredena vrsta gradiva ili iedinice
gradiva, te se odreduje postupak sa svakom vrstom odnosno iedinicom
gradiva po isteku roka 6uvanja."
Kriteriji vrednovanja vei su navedeni, a u slijedecim redovima 6e
se pobliie objasniti. Jedan od najvaZnijih zadataka arhivistidke struke jest
sacuvati gradivo ilijedinice gradiva koje sadrZe bitne informacije za povijest,
kulturu i druge znanostil. Pojavom nagomilavanja informacija, arhivlsti su
dobili i novu obvezu - vrednovanje gradiva. Aktivno56u arhivskih ustanova u
nadzoru nad stvarateljima arhivskoga gradiva, vrlo je brzo doslo do nedou-
mice koje gradivo saduvati. MoZemo, dakle, zakljuditi da su arhivi do prijela-
za 19.120. st. sluZili kao ustanove koje isklju6ivo duvaju gradivo, dok od toga
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluaivania arhivskog gradiva (NN 90/2002)
- dalje Pravilnik o vrednovanju - alanak 3.

46
Prijedlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave

vremena imaju dodatne zadace: prethodno definiranje vrijednosti gradiva, ali


i, napose u posljednje vrijeme, reorganizaciju gradiva tijekom obrade, uko-
liko se pokaze potrebnim.
lspunjavanjem kriterija vrednovania, gradivo postaje relevantno
gradivo arhivske vrijednosti, no koraci koji prethode deflniranju takvoga
gradiva zapravo predstavljaju temelj samoga postupka. Arhivi na podrudju
svoje teritorijalne nadleznosti odreduju subjekte-stvaratelje arhivskoga grad-
iva koje valja nadzirati, a za kqe smatraju da stvaraju gradivo koje pred-
stavlja najbolji reprezent mjesta, vremena i zbivanja na nekome podrudju.
Prijedlozima drZavnih arhiva utvrdu.ie se kategorizacUa stvaratelja gradiva
koju utvrcluje Hrvatsko arhivsko vijede (6lanak 6. Pravilnika o vrednovanju).
"Kategorizacija je postupak kojim se uturduje znaienie cieline gradiva nas-
talog djelovanjem pojedinog stvaratelja za dokumentiranie dielatnosti i funk-
cija koje stvaratelj obavlja. Kategorizacija je osnova nadzorne i akviziciiske
politike, te se provodi za stuaratelje javnog i privatnog arhivskoga gradiva."
'? Stvaratelji
gradiva razvrstavaju se u tri kategorije. Za ovl rad vaZno je
spomenuti prve dvije, jer stvaratelji na koje se ovaj rad odnosi pripadaju po
vrijednosti svojega gradiva vecinom u te dvije skupine.
elanak peti stavak drugi Pravilnika o vrednovanju navodi kako prvu
kategorUu odnosno skupinu, dine stvaratelji nadleZni za utvralivanje politike,
ciljeva inadina obavljanja pojedine djelatnosti, te stvaratelji dije gradivo pruZa
uvid u na6in, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste djelaF
nosti. lmaju visok ili nadretlen poloZaj na podrudju svoje nadle2nosti. Donose
ili provode strategue razvoja gospodarskih, drustvenih i kulturnih djelatnosti,
te imaju veliki utjecaj na dru5tvena zbivanja na podrudju svoje nadleZnosti.
Upravo u ovu kategoriju pripada ve6ina tijela lokalne uprave isamouprave
poput gradova iZupanija, dok op6ine, ovisno o ukupnom opsegu stvaratelja
na podrudju teritorualne nadleZnosti pojedinih arhiva, mogu pripadati u spo-
menutu ili pak u drugu kategoriju. Pripadnost ovih stvaratelja prvoj kategoriji
odredena je ve6 zakonskom odredbom. Naime, dl. 18. Zakona o lokalnoj i
podru6noj (regionalnoj) samoupravi3 , utvrduje se samostalnost u odludivanju
u poslovima iz samoupravnoga djelokruga.
Drugu kategoriju dine stvaratelji koji su na podrudju odredene djelat-
nosti nadleZni za provoclenje utvrdene politlke i obavljanje teku6ih i opera-
tivnih poslova, a diji nadin i opseg djelovanja nisu dostatno dokumentira-
ni gradivom stvaratelja prve kategorije. To su ustanove manjeg opsega ili
niZeg ranga, ogranidenoga podrudja ifunkcionalnog opsega od onih u prvoj
kategoriji, ali reprezentativne za pojedina vaZna podrudja gospodarskoga,
drustvenoga i kulturnog Zivota. U drugoj kategoriji su istvaratelji 6ije gradivo
se auva po na6elu reprezentativnog uzorka za stvaratelje jednakoga djelok-
ruga. lzbor se obavlja po nadelu podjednake zastupljenosti stvaratelja ja-
vnoga gradiva razli.itih sredina i krajeva.a

Pravilnik o vrednovanju - dlanak 2. st. 3.


Zakon o lokalnoj ipodruanoj (regionalnoj) samoupravi (NN 33/2001)
Pravilnik o vrednovanju - dlanak 5. st. 3.

47
Kresimir tBRtStMOVtC

Bitan moment odnosa izmealu stvaratelja arhivskoga gradiva i insti-


tucije arhiva je izrada popisa s rokovima duvanja. Popisi gradiva s rokovima
duvanja utvraruju se radi provedbe postupka odabiranja i izludivanja. Suklad-
no navedenom podzakonskom propisu trebali bi se lzraalivati temeljem raz-
redbenoga nacrta (sustavnom redanju zapisa u vi5erazinski ureden sustav
s pripadaju6im oznakama) i sadrZavati razredbenu oznaku, naziv i sadrZaj,
rok 6uvanja, vrstu nosada na kojem se zapis duva i naznaku postupka s
gradivom po isteku roka duvanja, kako se navodi u Pravilniku o vrednovanju.
Spomenuti popisi sluZe evidentiranju i lak5em upravljanju gradivom. Gradivo
koje je trajne vruednosti ve6 se po6etno odlaze na odvojeno mjesto, dok
se registraturno svake godine priprema za izludivanje na nadin da se prati
vrijeme nastanka gradiva, te se priprema za postupak izludivanja sukladno
Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima. Ovdje valja naglasiti kako se praksa
unekoliko razlikuje od propisanih odredbi, prije svega, a o tome 6e u ovome
radu biti kasnije rijedi, zbog neprimjerenoga trenutno propisanoga klasiflkaci-
jskog sustava. U tom smislu dr2avni arhivi najde56e od stvaratelja traZe da
im popise gradiva s rokovima duvanja dostavljaju sukladno definiciji istruktu-
ri svojih poslovnih podrudja, a ne sukladno klasifikacijskome planu. Naravno,
odluka nadleZnoga arhiva u tom smislu temelji se na saznanjima o kvaliteti,
konzistentnosti i dosljednosti klasifi kacijskih planova pojedinih stvaratelja, ili
pak pojedinih grana djelatnosti.
Granski popisi o kojima je ovdje rUed, propisuju rokove duvanja
gradiva sukladno pozitivnim zakonskim propisima, u svrhu definiranja vrijed-
nosti pojedinih vrsta zapisa specifldnih za odreclenu djelatnost. U tom se
sludaju vrednovanje gradiva obavlja u suradnji sa strudnjacima iz pojedinih
djelatnosti i sukladno saznanjima proiza5lim iz neposrednoga rada na terenu,
gdje se na licu mjesta utvrduje koje gradivo je potrebito duvati odretleno vri-
jeme. Na kraju se utvrtluju rokovi duvanja pojedine vrste gradiva, a vaZno je,
prije svega, definirati arhivskos gradivo - ono koje 6e zavr5iti u arhivima.
Kad se govori o vrednovanju, postoje razni sustavi i razraalene met-
odologUe rada, a ovdje 6e biti spomenuta samo dva. Jedan je model ko-
jeg razratluje Pravilnik o vrednovanju, te postupku odabiranja i izludivanja
arhivskoga gradiva, koji, izmedu ostaloga, propisuje okvirne rokove euvanja
gradiva kao Sto su: dokumenti koji govore o op6oj i organizacijskoj funk-
ciji, upravnoj, pravosudnoj, poslovnoj i samoupravnoj funkciji, kadrovskoj,
financijskoj i komercijalnoj, zatim dokumenti vezani uz statistiku, planiranje
ianalizu svih podrudja djelatnosti, investicije, gradnju irazvoj te informacijs-
ko-dokumentacijsku funkciju. Takav orjentacijski popis nazivamo mjesovitim,
budu6i sadrZi ipozitivne odredbe (sto duvati trajno) inegativne (Sto duvati
ogranidenih rokova).
Dugo vremena percepcija javnosti ali j ponekih arhivistickih krugova bila je koncentrirana na tezu
daje pojam gradjva za trajno auvanje jdentidan pojmu arhivskoga gradiva. Medutim, ponekad
trajno duvanje propisuje zakonska regulativa izvan arhivistike, a ponekad i sam stvaratelj/imatelj
inzistira na tome. No, arhivisti uvrek imaju diskrecrsko pravo procijene koji Ce se zapisi svrstati u
arhjvsko gradivo.

48
Pr[edlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave

Drugi je kanadski model vrednovanja, opisan u studiji "Arhivistieki


standardi i postupci DrZavnog arhiva u Quebeca";Za{eb,1994. On po pris-
tupu predstavlja pozitivan popis, budu6i utvrduje kriterUe za vrednovanje
gradiva za trajno duvanje. Kriteriji duvanja u pismohranama javnih ustanova
ondje su:
.
1 podrijetlo ustanove;
2. njen ustroj;
3. razvq njenih struktura, funkcija, politike, programa i djelatnosti.
Primjerice: "Dosjei koji se odnose na ustavni zakon, zapisnici, shema orga-
nizacije, organizacijske tabele, dosjei planiranja i programiranja, gradivo koje
se odnosi na programe idjelatnost; ...".
Dalje se navodi: "euvaju se pisani zapisi koji omoguCavaju procjenu utjecaja
ili djelotvornosti programa idjelatnosti ustanove" kao ito su: "...izuje56a o
procjenama, studije, pripadna korespondencija. ..."
Takoder: "...iuvaju se pisani zapisi koji odraiavaju unutarnje funkcioniranje
ustanove kao sfo su:
1. sluzbenaovla'tenja;
2. izvjeS1a; ili
3. mi1ljenja.
Primjer: DosT'ei ito ih stvaraju utjecajni pojedinci unutar administrativnog
aparata ili dosjei koji im pripadaju." 6

Lokalna samoupravF

Ustav Republike Hrvatske (Narodne novine 4112001)u dlanku 4. navo-


di: "U Republici Hrvatskoj drZavna je vlast ustrojena na naielu diobe vlasti na
zakonodavnu, izvrSnu i sudbenu, a ogranieena je Ustavom zajamienim pra-
vom na lokalnu i podruenu (egionalnu) samoupravu." Dalje, u dlanku 133.
navodi: "Jedinice lokalne samouprave su opdine i gradovi i njihovo podruije
odreduje se na naiin propisan zakonom".
Zakon o lokalnoj i podrudnoj (regionalnoj) samoupravi (NN 33/2001)
"ureduje jedinice lokalne samouprave ijedinice podrudne (regionalne) sa-
mouprave, njihov djelokrug i ustrojstuo, naiin rada njihovih tijela, nadzor nad
njihovim aktima i radom te druga pitanja od znaienja za njihov rad." elanak
tre6i spomenutog Zakona navodi dalje: "Jedinice lokalne samouprcve su
opCine i gradovi. Jedinice podruine (regionalne) samouprave su 2upanije."
Samoupravni djelokrug op1ine, grada iZupanije u ilanku 18. istog Zakona
kaZe kako su "opdina, grad i2upanija samostalne u odluiivanju u poslovima
iz svoga samoupravnoga djelokruga u skladu s Ustavom Republike Hrvatske
i ovim Zakonom."
PobliZe o spomenutim nadleznostima navodi se u daljnjim dlancima
Ustava Republike Hrvatske.

6 Arhivistiaki standardi i postupci OrZavnog arhiva u Quebecu, Zagreb 1994., str. 38.

49
KreSimir IBRIStMOVtC

Metodologija izrade popisa gradiva s rokovima 6uvanja jedinica lokalne


(regionalne) samouprave

"lzradba nacfta za iuvanje arhivskih zapisa i njegov prikaz na tablicama


iuvanja nije puko prevodenje njihove upravne, zakonske i povijesne vrijed-
nosti u rokove iuvanja, nego je to pomagalo koje omoguiuje premjeStanje
arhivskih zapisa s jednog mjesta iuvanja na drugo i iz jedne odgovornosti
u drugu, te njima uiinkovito i sigumo upravljati. Nacrt s rokovima iuvanja je
zakonski i propisno oujeren dokument koji utvrduje razdoblja djelatnosti, po-
ludjelatnosti ii nedjelatnosti te krajnju sudbinu svake pojedine cjeline zapisa.
Time on omoguiuje izravno izluiivanje onih zapisa koji su vee iscrpili svoju
uporabnost, identifikaciju i zaititu zapisa s trajnom uporabivoScu, odnosno
vrijednoS1u, zaStitu vitalnih zapisa, formaliziranje fiziikoga premje1taja s
jednog mjesta na drugo, pravno utvrdivanje prijelaza odgovornosti za spise
s jedne jedinice na drugu, smanjivanje udvajanja, smanjivanje troikova za
opremu i prostor, udovoljavanje obvezama upravne prozirnosti i dokazivanje
udovoljenja zakonskim obvezama u vezi s 6uvanjem odredenih zapisa." 7
Na osnovu prikupljenih popisa gradiva s rokovima duvanja, popisa gradiva
koji su stigli u arhive, te popisa gradiva koji su predlagani za izludivanje, nas-
tojat 6u ponuditi prijedlog izgleda jednog popisa gradiva s rokovima 6uvanja
u lokalnoj samoupravi. Metodoloski, dakle, nije u potpunosti rijed o grans-
kome popisu, budu6i da ovaj pretpostavlja isklju6ivo zapise koji proizlaze i
svjedode o odredenoj djelatnosti/nadleZnosti. No, ukoliko se iz priloZenoga
popisa gradiva uklone poglavlja koja definiraju zapise nastale kao razultat
potpore dotidnoj djelatnosti (Op6i poslovi, lnformacijsko-dokumentacijsko
podrudje, Materijalno-financijsko poslovanje, Rad i radni odnosi, Poslovi
zaStite na radu i protupo2arne zaStite, Poslovi unutamje revizije, te Javna
nabava), ostatak zapravo i jeste granski popis.
Kako je ve6 ranije u tekstu navedeno, bududi je postojeca propisani klasifi-
kacijski plan neprimjeren danasnjemu upravnome sustavu a takotler i nadinu
poslovanja, ovaj 6e popis s rokovima duvanja biti sadinjen temeljem poslovnih
podrudja, a unutar toga redat 6e se stavke s vrstama dokumentacije koje
svjedode o pojedinim radnjama toga poslovnoga podrudja. Krajnja 6e rubrika
priloZene tabele sadrZavati klasifikacijsku oznaku kojom se dokumentacUa
pojedinih poslova u danasnjoj praksi najde56e klasiflcira. einjenica da svakoj
stavci ne6e biti pridruzena iposebna klasifikacijska oznaka, samo govori o
teSkoj primjenjivosti postojedega klasifikacijskoga plana, odnosno, u jednoj
su mjeri sami stvaratelji slobodni kreirati oznake dosjea, Sto je nesmisleno
davati kao primjer.

7 Duranti, Luciana; Arhivski zapisi, Teorija i praksa; Hrvatskidrravni a fiiv, Zagreb 20OO

50
Pr[edlog granskog

Kako navode Rasti6 i Rubdi6s , orijentacijski popis, ali cak ni granski


ili posebni popis gradiva s rokovima duvanja nikad se ne primjenjuju rutinski,
jer svaka stavka zahtijeva poseban pristup, koji ovisi o stupnju saduvanosti
gradiva, posebnostima pojedinih 2upanija/gradova/op6ina, materijalno-
fizidkim uvjetima, ali io postoje6oj uredskoj praksi u pojedinlm Zupanijama/
gradovima/opiinama.

Rezime

Prijedlog granskoga popisa temelji se na dl. 7. Pravilnika o vrednovanju, te


postupku odabiranja i vrednovanja arhivskoga gradiva (NN 90/2002). Gran-
ski popis je popis vrsta gradiva s rokovima duvanja koji se odnosi na grad-
ivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem pojedine vrste djelatnosti. Granske
popise donosi Hrvatsko arhivsko vUe6e na prijedlog Hrvatskoga diavnog
arhiva. Gradivo koje sadrZi granski popis dijeli se na arhivsko gradivo trajne
vrijednosti koje se svojim sadrZajem iformom definira kao vrijedno gradivo
za odredenu djelatnost, okruZenje, kulturu ili povijest odreatenog vremena
i prostora. Gradivo koje nije vrednovano na taj nadin deflnira se kao regis-
traturno gradivo iodreduje mu se rok duvanja sukladno postoje6im zakon-
skim propisima. Postupak kbji tome prethodi je vrednovanje gradiva gdje
se uzima u obzir, vaZnost imatelja/stvaratelja koji stvara gradivo, njegovu
nadleZnost i djelokrug rada, te konadno vrijednost gradiva koje se pritom
stvara kao reprezent same djelatnosti i konaeno povijesti odrectenoga pro-
stora u datom vremenu. Pri izradi ovoga prijedloga koriSteni su postoje6i
posebni popisi gradiva dostupni arhivima, zakonska rjeSenja, popisi grad-
iva pojedinih imatelja/stvaratelja, postoje6i klasifikacijski planovi istru6na
miSljenja.

Summary

The proposition of census was based on article 7 of Statute of archival mate-


rial's valuation and selection (NN 90/2002). The census is a list of all types of
material with keeping deadlines related to the material created or gained by
preforming certain activity or business. These regulations are maddby Croa-
tian Archival Concil at the proposition of Croatian State Archive. The material
that contains the census is divided among the material that has permanent
value due to its content or form, thus defined as valuable for certbin profes_
sion, activity, area, culture or history of certain period or place. The material
that is not evaluated in such manner is defined as a registry material and
has the deadline set according to the regulations. The procedure that comes
before it is material's evaluation and several crileria are laken into consider-
Rastid Marijan i Rubaid Darko; Orijentacijska lista registraturne grade za opdinske/gradske organe
uprave, Altiivski vUesnik, god. 36 (1993.)

51
KreSimir IBRISIMOVtC

ation: importance of creator/owner of the material, its supervision and range


of work and flnally the value of material as a result of activity itself and history
of certain area and time period. While creating this proposition available lists
of materials have been used, as well as legal solutions, lists of material of
individual owners, existing clasification plans and expert opinions.
Prilog

Granski popis lokalne (regionalne) samouprave

Rok Napo
Red. br. NAZIV - VRSTA GRADIVA
duvania mena
r. poonudNtusrRoJ
I Granice podrudja jedinice lokalne samouprave.. Trajno 015-
04
2. Podrudje Trajno 015-
07
3. Podrudje gradskih ietvrti................. Trajno 015-
06
4. Granice podrudja mjesnih odbora (mjesnih podrudja) Trajno 0r 5-
06
5. Opienito o teritorijalnom razgranidenju........... 5 godina 015-
0l
- duva se sukladno Pravilniku o vrednovanju te postupku odabiranja i izludivanja
arhivskos eradiva fNarodne novine 90/2002)
II. VIJECA, POCLAVARSTVA JEDINICA LOKALNE SAMOUPRAVE I 021-
NJIHOVA RADNA TIJELA 0l
6. Popis dlanova skup5tine/viieia Traino
7. Predmeti s konstituiraiuiih siednica predstavnidkih tii ela........ Traino
8. Radna ti jela predstavnidkih tiiela Traino
9. Predmeti o imenovanju predsjednika i dlanova pojedinih odbora, komisija i 080-
drueih radnih tiiela predstavnidkih i izvrlnih tiie1a........... Traino 03
0. Popis dlanova poglavarswa/izvrinih tijela Traino
11. Predmeti s konstituiraiu6ih siednica izvrinih tiiela................... Traino
2. Poziv za slednicu Viieia/Poglavarstva s prilozima .. Traino
3 Zapisnici sa siednica Viieia,/Poglavarswa s prilozima Traino
14. Usvojeni predmeti, odluke iti zakljudci sa sjednica skupitindvijeda/poglavarstva Trajno
i niihovih radnih tiiela........
15. Vijednidka pitanja i odgovori na pitanja... 10 godina 021-
05
16. Strfirti Trajno 012-
03
t7. Poslovnici o radu skupitine/viieda/poglavarswa i niihovih radnih tiiela Traino
18. Ostali normativni akti.... Traino
19. Reeistar opdih akata... Traino
20 Proeram rada i izvieSia o radu Viieda i Poqlavarstva .. Traino
21. Frniikc alne zaiednice vt teca nred sta vn i ka Trajno 016-
0l
22. RjeSenja o rasporedu sredstava naknade vijeinicima za nazodnost na sjednicama
viieca i poglavarstva, kao i o drugim naknadama ............................... 5 sodina
III.MJESNA SAMOI.JPRAVA
23. Osnivanje mjesnih odbora ......... Trajno 026-
01
24 Odluke i rieienia izbomoga povjerenswa za izbor tijela mjesnih odbora ............ Traino
25. Odluka o organizaciii i radu miesnih odbora Traino

52
Prijedlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave

26. Pozivi za sjednicu vijeia mjesnog odbora s prilozima 3 godine 026-


o?
27. Zapisnici sa siednice viieia miesnog odbora s prilozima .. Traino
28. Usvoieni akti na siednicama viie6a miesnih odbora ............... Traino
29. Prosrami i olanovi miesnih odbora ......... Traino
30. Aktivnosti mjesnih odbora (zahtjevi i prijedlozi gradana, inicijative i sl.) Trajno 026-
03
31. iska u svezi izrade Stambilia i pedata miesnih odbora 5 godina
32. o koriSteniu prostora miesnos odbora 3 godina
33. Izvie5taii, informaciie i upiti koii se dostavliaiu iedinici lokalne samouprave 3 godine
IV. ZBOROVIGRADANA
34. Odluke o sazivanju tijela jedinica lokalne samouprave ............... Traino
35. Poziv za davanie mi5lienia. priiedloea i primiedbi putem iavne rasprave... 3 sodine
36. Pozivi za zbor gradana, zapisnici sa odrZanih zborova, odgovori na zahdeve sa Trajno
zbora qradana
- duva se sukladno Pravilniku o wednovanju te postupku odabiranja i izludivanja
arhivskoea eradiva fNarodne novine 90/2002)
V. REFERENDUM 014-
o)
37. Iniciiativa za provodenje referenduma Traino (
38. Odluka o raspisivaniu referenduma .. Traino ((

39. Osnivanie tiiela za provodenie referenduma i rukovodenie glasovaniem ............ Traino (


40 Rezultati referenduma.... Traino (
41. Referendumski listi6i i popisi glasada 5 godina ((

- duva se sukladno Pravilniku o vrednovanju te postupku odabiranja i izludivanja


arhivskoga gradiva (Narodne novine 90/2002')
VI. JA\AIA PRIZNANJA 060-
0l do
060-
05
42. Registar dodiielienih priznania .. Traino ((

43. Priiedlozi s obrazloieniem i iniciiative za dodielu iavnih oriznania.... 5 sodine ((

44. Odluka o dodieli iavnih priznania Traino (<

45. Nagrada iedin Traino ((


46. Ostale nagrade... Trajno 06 l-
0l do
061-
06
47. Pokroviteljstva- ugovori i drugo... 5 godina (<

VII. GRBOVI I ZASTAVE


48. zastava, himne Trajno 017-
01
49. Trajno 0t7-
02
50. Predmeti koji se odnose na zastave Trajno 017-
03
- duva se sukladno Pravilniku o vrednovanju te postupku odabiranja i izludivanja
arhivskoga gradiva (Narodne novine 90/2002\
V[I. POSLOU URBANIZMA, EKOLOGIJE I A
ZEMLJISTEM

53
Kresimir tBRtStMOVtC

51. Urbanistidki planovi s prateiom dokumentacijom Trajno 350-


0l
52. Urbanistidki uvjeti uredenja prostora............ Trajno
53. Prostorni planovi .. Traino
54. Op6enito o prostornom planiraniu .. 5 godina
55. ini, provedbeni i drugi planovi Traino
56. Predmeti u svezi katastra vodova u gradu Trajno 933-
02
57. Evidencija o katastru vodova u gradu .. Trajno 933-
01
58. Odluka o imenovanju ulica i trgova, promjena imena ulica i numeracija kuinih Trajno
broieva ..............
59. Predmeti u svezi neketnina u vlasni5tw jedinice lokalne samouprave .. Trajno 940-
0l
60. Ugovori o zamjeni zenrljiSta s pripadaju6om dokumentacijom Trajno 940-
02
Odluke o raspisivaniu nadedaja za prodaju gradevinskog zemliiSta .. Traino
62. Ugovori o prodaii gratlevinskog zemlji5ta ....... Trainn
63. Predmeti u svezi uretlenja gradevinskog zemlji5ta .. Trajno 350-
06
64. Ostali predmeti o gradevinskom zemljiStu na podrudjujedinica lokalne Trajno 350-
s4moupr4ve................ 07
65. Planovi i pojedini projekti za5tite dovjekove okoline... Traino
66. Mjere u svezi za5tite dovjekove okoline iz nadleZnosti jedinica lokalne Trajno 351-
02
67. Pojedinadni predmeti o zaStiti dovjekove okoline - opienito....... Trajno 351
0l
68. Evidencija o poljoprivrednom zemlji5tu u vlasni5tw jedinice lokalne samouprave Trajno 945-
0l
69. Pojedinadni predmeti o poljoprivrednom zemljiStu u vlasni5tw jedinice lokalne l0 godina 945-
samouprave........ 02
70. Geodetske izmjere - opienito .......... Trajno 931-
01
7l Prikupljanje geodetske dokumentacije...... I 0 godina 931-
05
72. Trajno 943-
04
73. Trajno 943-
05
74. Ugovor o ustanovljenju gluZnosti .. Traino
75. Odricanje od vlasni5tva i predaja u posjed .. Trajno 943-
02
76. Trajno 943-
02
77. lecanje svoistva iavnog dobra... Traino
78. Ukidanje svojstva javnog dobra ............ Traino
79. Tabulame izjave .. Trajno
80. inske dozvole s prilozima .. Trajno
81. Izmjene i dopune gradevinskih dozola i 4'e5enia za gradnfu... Traino
82. le5enja o ruSenju bespravno izgradenih obiekata .... Trajno

54
Prijedlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave

83 Zaoisnici o orocieni nekretnina .. l0 godina

IX. POSLOVI KOMI.JNALNOG SUSTAVA


1. Stambeni poslovi 370-01 do 371-
05
84. Evidencija o stambenim zgradama u vlasnistw jedinica lokalne samouprave ....... Trajno 370-
01
85. Predmeti o stambenim zgradama u vlasni5tw jedinica lokalne samouprave........... l0 godina 370-
03
86. Predmeti kojima se utvrduje ili prestaje stanarsko pravo, rje5enja koja zamjenjuju 10 godina 371-
ugovor o koristenju stana.. od smrti 03
nositelja
stanarskog
aprava
87. Registar/evidencija najmoprimaca stanova Trajno 371-
01
88 Predmeti/ugovori koji se odnose na davanje stana u najam ............... 10 godina 371-
od istjeka 02
ugovomo
qa odnosa

89. Predmai kojima se utvrtluje pravo stanara ili vlasnika za obavljanje djelatnosti u
diieIustanaiaktikoiimasezabraniuieobavljanjedjelatnosti Traino
90. RjeSenja o naknadi - powatu u vlasni5tvo temeljem Zakona o naknadi za
imovinu oduzetu za vriieme SFRJ............................... Traino
91. Rieienie o iselieniu, sustanarstvu i uwrclivanju odgovarajuieg stana .. Traino
92. Odluka o davanju stana na koriStenje .. l0god
poniStenja
odluke
93. tltvrttivanie stanarine. viSka stambenog prostora' pladanie povi5ene stanarine l0 sodina
94. Predmeti o osizuraniu dokaza kod prodaie stanova l0 eodina

2. Poslovni prostori 372-01 do 372-


05
prodaji, zamjeni, rekonstrukciji i izgradnji Trajno
95. @pnji,
ooslovno ga Drostora ................................
96. Ugovori o kupnji, prodaji, zamjeni, rekonstnrkciji, izgradnji poslovnoga prostora Trajno
te zasnivanju prava sluZnosti
97. Ugovori o zakupu poslovnoga prostora zapisnici o primopredaji poslovnoga Trajno
Drostora ......,......
98. Rje5enja koja se odnose na provo<lenje nadzora nad zakljudenjem ugovora o Trajno
noslovnom orostoru ....,..,...............
99. Zaoisnici o orovodeniu licitaciie i odluke o davanlu u zakup poslovnoga pqqqqqra Traino
100. Ueovori o suglasnosti za uredenie poslovnoga prostora ...- Traino
101. ZatS"eci Poglavarstva o naknadi uloZenih sredstava u urcdenje poslovnoga 10 godina
Drostora..............
I 02. Predmeti kojima se odobrava pretvaranje stanova u poslovne prostore,
prenamjena djelatnosti u poslovnim prostorima i rekonstrukcija i izgradnja Trajno
ooslovnoga Drostora ......,..,...........
103. Rjesenja o naknadi - povratu u vlasniStvo temeljem Zakona o naknadi za
imovinu oduzetu za vriieme SFRJ ................. Trai

55
Kresimir tBRtStMOVtC

104. Raduni za zakupninu, naknada za fo@


qo5kovi, troikovi uredenja poslovnoga prostora i obraduni kamata .............
I 0 sodina
105 Opomene, otkazi, prijedlozi ru or@
5 godina
dokumentacija vezana za sudske i upravne sporove u svezi s kori5tenjem
i od
raspolaganjem poslovnim prostorom .........................
pravomoi
ne presude
106 Predmeti kqiima se ureduju zakupni@ 10 godina
107. Dokumentacija_ 2"
l0 godina
rekonstrukciiu i izgradqiu poslovnoga prqstora ...
108. Predmeti o uretleniu i povratu ulozenffi l0 godina
109. Predmeti o prodaii Doslovnosa orostora
Trajno
I 10. Opomene, otkari, pri
5 godina
dokumentacija vezana za sudske i upravne sporove u svezi s koriStenjem
i od
raspolaganjem poslovnim prostorom .......................
pravomoi
ne oresude
3. Ostali komunalni poslovi
363-01 do 363-
05
lll Utwdivanje poslova komunalne djelatnosti .- Trajno
tt2.
Traino
I 13. Predmeti o torrunaG[ nat<,ruai 6 godina 363-
03
I 14. Predmeti o to 5 g.po
pos1ova............... isteku
koncesiie
ll5 Gradnja objekata 1oa ru"
Trajno 361-
01 do
361-
08
ll6 Izgradnja objekata torn
363-
a) odluke, zakljudci,
02
b) objava natjedaja, zapisnici povjerenstava, prihvaieni projekti,
ugovori (svih Trajno
wsta),
c) gradevinska dokumentacija:izvedbeni projekti, okondane situacije,
uporabne
dozvole,
d) primopredaja objekata,
e) konadni obradun.
fi7. Izgradnja objekata komfialne infra;;kture
5 godina
a) odbijeni projekti,
po
b) privremene situacije,
okondanju
c) operativna korespondenciia
oosla
I 18. 9bradun troskova izgradnje i komunalnelnfrasfifdil l0 sodina
119 Ireomet! o organizaciii prometa (prometna rjeSerlia).......,. Traino
120. pr"dmeti__ll]I]]l]l
C"stovni promet - op6eniti
5 godina
121. Predmeti oodredivanffi Traino
122. vnog promera Trajno 340-
08
123 Predmeti o izgradnji i oarzffi Trajno 340-
03
prometu - organizacija lokalnog prometa... Tmjno 340-
05

56
Prijedlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave

125 Ostali o lokalnim cestama 5


t26. Prometne suglasnosti za iz$radniu i rekonstrukciiu obiekata...................... 5 sodina
t27. Autobusni i kamionski kolodvori - osnivanje i uvjeti koriStenja.. Trajno 340-
04
128 Taksi-sluZba - upis u obrtni registar............... Traino
t29. Koncesije taksi prijevoza 5 godina
oo istieku
30 Ostalo iz taksi priievoza. 5 sodina
lI Javne parkiraliSne povriine obiekti - odluke, osnivanie, uvieti koriStenia Traino
32. Javne parkiraliSne povr5ine obiekti - naplata 5 eodina
JJ. Predmeti o grobljima . Traino
34 Predmeti trZnicama na veliko - odluke. osnivanie. uvieti kori5tenia
o Traino
35 Predmeti trZnicama na malo - odluke, osnivanie, uvieti koristenia
o Traino
36. Predmeti trZnicama - ostalo.
o 5 sodina
37. Organizacija odrZavanja iisto6e.... Trajno
38. Dimnjadarska sluZba - koncesiie.. Traino
39 Dimniadarska sluZba - ostalo... 5 sodina
40. Vatrogasna sluZba - ustroiavanie vatrogasnih iedinica Traino
4l Uredenje zelenih powiina, parkova, igraliSta l0 eodina
142. Predmeti u svezi pomorskoga dobra iz nadleZnosti jedinica lokalne samouprave... 5 godina 342-
22
143. Rie5enia o prekooima iavnih oowiina .. 5 godina
144 Predmeti o odretlivanju priwemenih lokacija za kioske, zabaviSte i druge 5 godina
pokretne obiekte na iavnim oow5inama ............
145. i op6enite prirode iz vodopriwede I 0 godina 325-
0l do
325-
ll
46. Za5tita i uredenje vodocrpili5ta...... Traino
47 Redovita opskba pitkom vodom... Traino
48. Izvanredna opskrba oitkom vodom ftavariie)... 5 eodina
t49. Komunalno redarstvo - upravni postupak .... 5 godine 363-
04
50. Komunalno redarstvo - neupravni postupak 1 oodi
l5l Obavieitavanie i dopisivanie sa zakupnicima i drueim subiektima 3 sodina
X. POSLOVI PODUZETNISTVA
t52 Elaborati o sosnodarskim kretani in Trajno 3 0-
0
153. Programi poticanja razvoja obrtni5tva i maloga poduzetniSwa........................ Trajno 3 I
0
54. Ugovori u svezi odrZavanja konzalting usluga, neposrednih pogodbi i dr. . l0 godina
55. Kretanie razine Zivotnos standarda .. 5 sodina
56. Evidenciia korisnika poticaia Traino
57 Poiedinadni oredmeti notica 5 sodina
I 58. Turistidka djelatnost
- upis u obrtni registar Trajno 334-
0l
l 59. Utwdivanje minimalnih tehnidkih uvjeta za trgovadka druStva iz oblasti turizma.. Trajno 334-
OR

I 60. Suglasnosti na minimalne tehnidke uviete za trqovadka druStva < < 5 godina
l6l. Turistidka djelatnost - turistidki vodidi. 5 godina

57
Kresimir IBRIStMOVtC

t62. Turistidka djelatnost - op6enito ........... 5 godina 334-


08
163. Trgovina - upisi u obrtni registar. Trqino 330-
0l
64 Trgovina - privremene obustave poslovanja.... 5 sodina
65 Odiava trgovadkog obrta........................... Traino
66. Utvrdivanie minimalnih tehnidkih uvieta za kqovine Traino
67 Suglasnosti na minimalne tehnidke uviete za trqovine 5 eodina
68. Radno vrijeme trgovina .. 3 eodine
169 Politika ciiena 3 godine 330-
05
t70. Ugostiteljska djelatnost - upis u obrtni registar... Trajno 335-
0l
7l Utvrdivanje minimalnih tehnidkih u\eta za ugostitelisku dielatnost... fraino
72. Suglasnosti na minimal4g tehnidke uvjete za ugostiteljsku djelatnost... 5 sodina Do
73. Radno wijeme ugostitelistva .. 3 godine
174. Rje5enja-odluke o koriStenju javne pow5ine... 3 godine 335-
05
t75. Predmeti u svezi programa rada odrZavania obiekata .. 3 godine
176 Objedinjeni plan investicijskih ulagania.. 3 godine
177 . Ostalo iz oblasti poduzetni5tva 3 godine
XI. ODGOJ, OBRAZOVANJE I SKOLSTVO
t78. DugoroEni i godi5nji programi korisnika iz podrudja predikolskog odgoja, Trajno 601-
obrazovanja i Sko1stva.............. 01,02,
03
179. Godi5nja i specifidna izvjelia korisnika iz podrudja predSkolskog odgoj4 Trajno (
obrazovania i 5kolswa..............
l 80. Manifestacije iz podludja predikolskog odgoja, obrazovanja i Skolstva .. Tralno
l8l. Medunarodna suradnja iz podrudja predikolskog odgoja, obrazovania i Skolstva .. Traino
t82. Analiza stanja u oblasti pred5kolskog odgoja....... Trajno 60 I
0t
183. Osniyanje predikolskih ustanova Traino ((
84. Predmeti u svezi predikolskoe odeoia .. 5 godina ((
85. Financiranle predSkolskog odgoia 5 sodina (
86. Ostale djelatnosti u ustanovama pred5kolskoe odsoia ............... 5 godina ((
I 87. Analiza stanja u oblasti osnovnog Skolstva Trajno 602-
0l
I 88. Predmeti o osnivaniu Skola .. Traino ((
l 89. Predmeti u svezi Skolstva iz nadleZnosti srada .............. 5 godina (
190. Financiranje osnovnog Skolstva .. 5 sodina (
l9l. Analiza stanja u oblasti srednjeg Skolswa .. Trajno 602-
03
t92. Evidencija udenika i studenata korisnika stipendiie ... Traino (
193. Odluke o stipendijama...... Traino (
t94. Poiedinadni Dredmeti stinendiia. l0 godina (
po istjeku
ugovomo

t95 Financlranje srednjih Skola 5 godina <(

I 96. Investiciiska ulagania i odrZavanie obiekata iz nadleZnosti lokalne samouDrave... I 0 godina

58
Prijedlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave

197. Naredbe za isplatu sredstava... 6 godina


1 98. Korespondencija s korisnicima proraduna iz podrudja pred5kolskog odgoja, 3 godine
obrazovania i Skolstva
199. Razni izvje5taji ogranidenoga opsega korisnika iz podrudja pred5kolskog odgoja, 3 godine
obrazovania i 5kolstva
-duva se sukladno Pravilniku o vrednovanju te Zakonu o osnovnim Skolama (NN
6912003\ re Zakonu o sredniem Skolshu (NN 6912003)
XII. ZDRAVSTVO I SOCIJALNA SKRB

l. Predmeti iz oblasti zdravstva


200 Analiza stanja u oblasti zdravstvene za5tite .. Trajno 501-
01
201. Trajno 54t-
ol
202 Stacionirani, poliklinidki i klinidki sadrZaji zdravstvene zaStite - osnivanje Trajno 5 10-
ustanova............. 0ldo1
0
203. Stacionirani, poliklinidki i klinidki sadrZaii zdravstvene za5tite - ostalo.... 10 godina ((

204. Predmeti koii se odnose na primarnu zdravstvenu za3titu Trai ((

205. Predmeti iz programa pobolj5anja tjelesnog i mentalnog zdravua ....................... Trajno 541-
02
206. Investiciiska ulaganja i odrZavanle obiekata iz nadleZnosti lokalne samouprave.... l0 sodina
207. Predmeti iz sanitarno-zdravstvenog podrudja - opienito 5 godina 540-
01.02
208. Predmeti iz veterinarstva u nadleZnosti jedinica lokalne samouprave........... 5 sodina

2. Predmeti iz oblasti sociialne skbi


209. Analiza stanja u oblasti socijalne skbi................. Trajno 550-
01
210. Rje5enja Centra za socijalnu skrb .. 5 godina 555-
0l
211 Predmeti opienito iz socijalne skbi .. l0 godina 555-
0l
212. Rje5enja o odobrenju potpora iz socijalnoga programa jedinica lokalne 5 godina 55t
samouprave... 0t
213. Predmeti u svezi pruZanja potpora projektima i programima udruga radi dodatne
osihosociialne zaStite ooiedinih skuoina eradana 5 sodina
214. Pripomod umirovljenicima 5 godina 55 l-
05
215. Obrasci podnesenih zahtjeva i dokumentacija za potpore i pomoii temeljem 551-
sociialnog programa iedinica lokalne samouDrave.. 3 godine 06
216. Razni dopisi iz podrudia zdravswa i sociialne skrbi .. 2 godine
XIII. KULTURA
217 Proerami iavnih ootreba u kulturi Irajno
218. Ugovori o prihvaianju programa iz oblasti kulture .. 5 godina
po
realizaciji
Drosrama
219. Izvieltaii korisnika programa o realiziranim programima 5 sodina

59
KreSimir IBRtStMOV|C

220. Statistidki podaci i izvjeitaji o korisnicima javnih potreba u kulturi . Traino


221. lredmeti u svezi rada kultumih vije6a s prilozima, ocjenama i zapisnicima.. Traino
222. Investiciiska ulagania i odrZavanje obiekata iz nadleZnosti lokalne samouprave... I 0 godina
223. Predmet u svezi osnivania ustanova u kulturi.... Traino
224. Predmet u svezi djelovanja ustanova u kulturi 5 godina
,l< nalozi Trajno 612-
08
226. Mjere za5tite kultumih dobara.. Trajno 612
08
1)1 Strudna mi5lienja i druga {eSenja u svezi za5tite kultumih dobara . Traino
228. Planovi, programi i izvje5taji o izwienju za5titnih radova na zaitiienim Trajno
kultumim dobrima.........................
229. Predmeti u svezi djelovanja u kulturi udruga i gratlana od interesa zajedinicu Trajno
lokalne samouprave ....................
230. Programi kulturnih manifestacija .. Traino
231 Medunarodna suradnja u kulturi ........... Trajno 605-
0l
232 Spomenidka renta - 612-
a) poj edinadni predmeti, Trajno 08
b) predmeti koji definiraju rasporedivanje sredstava prikupljenih po toj osnovi,
c) predmeti sudskih sporova glede iste
233 Likovna djelatnost ..................... 5 godina 612-
02
234. Glazbena djelatnost 5 godina 612-
03
235. KazaliSna djelatnost .. 5 godina <(

236. Izdavadka djelatnost . 5 godina 612-


l0
237. Amaterizam. 5 godina 6t2-
09
238 Kinemato grafska dj elaUrost 5 godina 6t2-
ll
239. 5 godina 6 t2-
04
240. Muzejsko - galerijska djelatnost . 5 godina 612-
05
241 Vanjska suradnia (ugovori, komisije i drugo) ... 5 godina
242. Financiranie - odobrenia i nalozi 5 godina
243 Ugovori o kori5tenju prostora u nadleZnosti Odjela uprave za kulturu ........... 2 godine
(od isteka
trajanja
upovora)
244. Dopisivanje i ostala prepiska manieg znadaia (ako niie dio predmeta) . 2 eodine
XIV. SPORT I TEHNICKA KULTURA
245 Zapisnici o radu povjerenstava ili komisija za odobravanjejavnih potreba u Trajno 620-
sportu i tehnidkoi kulturi.............. 0l
246. Programi iz djelatnosti sporta i tehnidke kulture ( koje financira lokalna Trajno ((
uprava./samouprava)......................
241. Pojedinadni predmeti o real izaciji i fi nanciranju pro9mrna................ 5 godina (
DO

60
Prijedlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave
realtzac.iii
248. Izvie5taii o izvr5eniu programa .................... (( ((

249. Predmeti u svezi medunarodne suradnie iz oblasti sDorta i tehniake kulture . Iraino
250. Proiektna dokumentaciia ........... Trajno
251 Dokumentaciia u svezi infrastrukture Traino
252. Sportska natjecanja .. Trajno 620-
03
253. Evidencija registriranih sporta5a natjecatelja, dlanova Skolskih i sportskih Trajno 620-
klubova ......... 02
254. Evidencija sportskih klubova, udruga i istaknutih pojedinaca iz sporta i tehnidke Trajno (
kulrure................
255 Osnutak sportskih klubova i ustanova....................... Traino ((

256. Predmeti sportskih klubova i udruga ................... 5 godina ((

257. Prosrami iavnih potreba u sportu .. l0eodina


258 Prnorami i ih reha rr tehniikni krrlhrri 10 godina 630-
02
259. Investiciiska ulaeania i odrZavanie obiekata iz nadleZnosti lokalne samouprave.... I 0 godina
260. Vaniska suradnia (ugovori. komisiie i drueo) .. 5 godina
261. Predmet dielatnosti sDorta i tehnidke kulture 5 godina
262. Predmeti u svezi suradnje sa strukovnim udrugama, Skolama i ostalim 5 godina
korisnicima
263. Dopisivanie i ostala prepiska manieg znadaia (ako niie dio predmeta) .. 2 eodine
XV. UDRUGE
264. Registar udruga gradana............... Trajno 230-
02
265. Rielenia o osnivaniu udruge Traino ((

266. Zahtiev za resistraciiu udruee 5 godina (


267. Potvrde iz resistra udrusa.. 5 godina
XVI. OPCI POSLOVI
UrudZbeni zapisnici, upisnici i druge knjige koje imaju karakter upisnika ........... Trajno 035-

-F
269. Kazalo, imenici i registri koji se vode uz urudZbeni zapisnik i upisnik Trajno
04
035-
04
270. Rjeienja o utvrdivanju oznaka unutamjih organizacijskih jedinica i/ili 035-
sluZbenika, naputci o vodenju urudZbenog zapisnika, upisnika predmeta Trajno 02
(uDravnoq DoshrDka)......................
27t. Zbimi popis gradiva, popis gradiva u pismohrani, Pravilnik o za5titi arhivskog i 036-
registratumog gradiva te Poseban popis gradiva s rokovima duvanja (zajedno s Trajno 0l do
suglasnoS6u tj. Odobrenjem nadleZnog arhiva), zapisnici o izludivanju (s 036-
popisom gradiva), zapisnici o predaji gradiva nadleZnom arhiw (s popisom 06
gradiva), {e5enja o mjerama zaitite gradiva, zapisnici o strudnom nadzoru nad
9radivom............
272. Evidencija Stambilja, pedata i Zigova .. Trajno 038-
0l do
038-
04
273. Spisi nadleZnih organa i ustanova o pojavama i zbivanjima u svezi s jedinicama Trajno
loka lne samouprave ................................
274 OkruZnice i uputstva o postupcima u radu, dostavljene od nadleZnih tijela .......... Traino
275 Informaciie. analize i uoutstva u vezi s Drimienom zakonskih propisa............... l0 godina

61
KreSimir tBRtStMOV|C

276. Dostavne knjige, knjige za poStu i druge pomodntGd.t eTrr;,ge 5 godina


277. Predmeti o operativnim sastancima vezano uz podriku obavljanju redovnim-_ 5 godina
poslovima iz nadleZnosti.....
278. Inspekcijska izvje5ia i nalazi . 5 godina 042-
0l
279. Izvje5ia nadleZnom tijelu o rje5avanju upravnih stvari 5 godina 034-
06
280. Tipizirani podnesci, zamolnice, urgencije, pozivi, obavijesti, opomene, 3 godine
informaciie opiega llaraktera .............
281 Rjelenja o administrativnim zabranama, honorarima, im"novanjirn,a pri*an*ih 3 godine
komisija i druga tipizirana manje znadajna {e5enja, ukoliko nisu sastavni dio ::'
282. Predmeti o rje5avanju upravnih swari u prvom stupnju nakon okondanja 3 godine 034-
pravomo6nosti
06
283. Predmeti o 4'e5avanju upravnih stvari u drugom stupnju nakon okondanja 3 godine
pvomoinosti
284. Uvjerenja i potvrde strankama .. 3 godine 037-
02
285. Zamolbe, predstavke i prituzbe gradana i dru@ 3 godine 050-
svezi istog.......... 01
286. Korespondenci jaskorisnicimaproraduna,drugiminstituci jama,prarnim- 2 godine
subjektima i fizidkim osobama
-duva se sukladno Pravilniku o vrednovanju te postupku odaUlranja i iautiv.anja
arhivskoga gradiva fNarodne novine 90/2002)
X VII INFORMACIJSKO-DOKUMENTEC USTOTODNUrTE
287 Priopienja za javnost............ Traino
288. Ostali predmeti glasnogovornika tiiela lokalne sarlouprave....... I 0 sodina
289. SluZbeni listovi, dasopisi i bro5ure u izdanju tijelajedinica lokalne sarnouprave_ Trajno 032-
02
290. Ostala izdanja koja se zaprimaju.... 3 godine 032-
03
291. Katalog informacija.... Trajno 032-
03
292. Upisnik predmeta s osnove Zakona o praw na pristup informacljarna _ Trajno 032-
03
293. Predmeti traZenih informacija s osnove Zakona o praw na pristup 5 godina 032-
informaciiama......- 01
XVIII. MATERIJALNO . FINANCIJSKO POSLOVANJE
294. Proradun, zavr5ni radun proraduna i odluka o--rsanjulroraEiil Trajno 430-
0t
295. IzvieStaj o izvr5eniu proraduna, rebalans proraduna .. Traino
296. Glavna knjiga financijskoga knjigovodstva .. Trajno 4'01-
02
297. Konadni obradun pla6a i isplatne liste... Trajno 120-
02
298. Zavr5ni radun tijelajedinica lokalne samouprave s prilozima .. Trajno 400-
05
299. Knjiga osnovnih sredstava ..... Trajno 401-
0z
300, Elaborati o popisu sredstava Traino

62
Prijedlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave

301. ie5enia o razrezu gradskih poreza .. I sodina


302. Godi5nja izvje56a o naplati poreza I I godina 410-
ot
303. Godi5nja izvjeS6a o naplati doprinosa... I 1 godina 4ll
ol
304. Poslovne knjige analitidkoga knjigovodstva .. 1 I godina 401-
02
305. Dnevnik financiisko-analitidkog knjigovodstva .. I I eodina
306 Ostale Doslovne kniiee ............ I I sodina
307. Krpditni nredmefi no odohrenim kreditima I I godina 403-
0l
308. Sudske administrativne zabrane .. II godina
309. Inventume liste ................ 1I godina 406-
05
3 10. Revizija proradunskih korisnika I I godina 470-
0l
I I godina
3 I Driavna rcvizlia - nalaz ..
2. TromieseCni financiiski olanovi proraduna ............... Tgodina
3. Kniisovodstvene isDrave na temeliu koiih se vr5e kniiZenia 7 sodina
4 Kniise outnih nalosa za motomo vozilo i izvie5taii o potroSnji goriva .. Tgodina
5. Obraduni putnih troSkova, izvie5ia sa sluZbenog putovanja .... 7 sodina
6. Naredba za priienos sredstava sa pozicija proraduna .. 7 sodina
7 Dokumentaciia o osisuraniu imovine .......... 7 qodina
318 Periodidni obraduni i periodidni blagajnidki izvjestaji i pomoini obrasci pri 7 godina
raznim obradunima
3 19. Nalozi za sve vrste isplata : raduna. ugovora. honorara, pretplata 7 godina
320. Police osiguranja.. 7 godina 453-
0l
321. Putni raduni (troskovi za sluzbena Dutovania) 7 godina
322. Dokumentaciia koia sluZi za obradun akontaciie i plaie ............ 7 godina
323. Razna periodidka izvje5ia i planovi za razdobljakra6a od I godine (proradun,
poremo izvje56e, periodidki blagajnidki izvje5taj i pomoini obrasci pri raznim 3 godine

324. Zahtievi korisnika o dodieli sredstava iz proraduna I godina


325. Priiedtoe i nacrt proraduna, te prijedlog zavrSnog raduna proBiqle- I eodina
xx.posrorrIt-lNtnenl.uE nrvzlre, pRoRAet.lNsKoc NADzoRA I
IJNUTARNJE KONTROLE
326. Nalozi za otklanjanje nedostataka .. Trajno 470-
o)
327. Predmeti u svezi predlagania miera za unapredenje stanja i organizaciie rada ....... Traino
328 Reviziiska izvieSia ................. Traino
329. Zaoisnici o unutamioi reviziii, proradunskom na&oru i unutamjoj kontroli.. l0 sodina
330. Izvie5taii, analize i drugo ............... 5 eodina
331 Dooisivanie i ostala preoiska (ako niie dio predmeta) 2 sodine
XX. JAVNANABAVA
332. Evidenciia iavne nabave i evidenciia nabave male vriiednosti . Traino
333 Izvie5ia o nabavi ............................. Traino
334. Odluke o imenovaniu strudnog povierenstva za voilenje postupka javne nabave .' 4 godine
335. Ugovori o ustupanju radova, nabavi roba ili usluga sa tro5kovnicima ... 4 godine
nakon

63
Kresimir IBRISIMOVtC

izvr5enja
rrsovora)
3J6. Dokumentacija o postupku nabave akoje postupak zaw5io bez skldpanja 4 godine
ugovora ............. (nakon
provedeno
c
postupka
nabave)
337 Dokumentacija o postupku nabave ako je postupak nabave zavr5io sklapanjem 4 godine
ugovora ............. (po
izvrienja
ttgovora)
Cuva se sukladno Zakonu o radunovodstvu (Narodne novine 14612005), Zakonu
o javnoj nabavi (Narodne novine ll7 12001), Op6em poremom zakonu
(12712000), Ispravku opdeg poreznog zakona (86/200 l), Zakonu o izmjenama i
dopunama Opiega poreznog zakona (150/2002)
XXI. RADIRADNIODNOSI
I . Zasnivanie i prestanak radnoq odnosa
338. Matidne knjige djelatnika Trajno I l9-
03
339. Osobni dosjei djelatnika Trajno/50
sodina
340. Registri dielatnika.. Trajno
341. Evidenciia radnih kniiZica dielatnika .. Traino
342. Evidencije iz radnih odnosa (vjeZbenici, stipendisti i dr.) Traino
343. iz radnih odnosa I 0 sodina
344. Predmeti u svezi zasnivanja radnog odnosa, rasporeda sluZbenika i namjeitenika, I 0 godina tt2-
te prestanku radnog odnosa ................. 02.07
345. Natjedaji, oglasi, prijave na natjedaj, izbor kandidata i {e5avanje prigovora ......... 5 godina 122-
02
346 Dopisivanje u svezi zapo5ljavanja vjeZbenika 5 qodina
347. Rje5enja o zamjeni za vrijpme odsutnosti djelatnika 5 godina
348. Civilna sluiba 5 godina 8l 0-
0l
349. Upiti, zamolbe, zahtjevi i dopisivanje u svezi zapoSljavanja i prestanka radnog 5 godina
odnosa ...............
350. Prigqvori djelatnika (na radno mjesto, plaiu i dr.) ... 5 sodina
351 . Nagrade za rad, novdane pomoii i otpremnine .. 5 godina
352. Ugovori o djelu i autorski ugovori .. 5 godina 121-
t2
353. Rje5enia o skaienom radnom wemenu .. 5 godina
3s4. Rjeienja o prekovremenom radu i dopunskom radu .. 5 sodina
355. Molbe i rie5enia o koriiteniu sodilnies odmora 3 godine 1 19-
o1
356. i rad udenika i studenata 3 godine
357. Ostale idenciie o dielatnicima (izostanci- zakainienia- holovania) 3 godine l 19-
03
358. Molbe i {e5enja o plaienom i neplaienom dopustu ............................ 3 sodine
359. Plan koriStenja godi5njih odmora .. 3 godine I 19-
03

64
Prijedlog granskog popisa lokalne (regionalne) samouprave

-duva se sukladno Pravilniku o wednovanju te odabiranju i izludivanju arhivskog


sradiva (Narodne novine 90/2002)

2. Zdravstveno i mirovinsko osizuranie


360. Prijave i odjave djelatnika kod Zavoda mirovinskog osiguranja. 70 godina 141-
09
35t. Prijave i odjave djelatnika kod Zavoda zdravstvenog osiguranja 70 godina 502-
0l
362. Evidenciia ooounienih obrazaca za izdavanie zdravstvenih iskaznica 6 sodina
363. Upiti, zahtjevi, zamolbe i ostalo dopisivanje u svezi ostvarivanja prava iz 6 godina
zdravstvenog i mirovinsko-invalidskog osigurania...........................
364. Dokumentacija u svezi djeCjeg doplatka.................... 3 godine 143
0l

3. Disciplinska i materiialna odgovomost


365 Predmeti disciplinskog postupka ................. 5 godina I 14-
M
366 Predmeti u svezi s poketanjem kaznenog postupka kod nadleZnog suda ............. 5 godina 740-
0l
367 Predmeti u svezi s materijalnom odgovomoS6u djelatnika 5 godina I l4-
05
368. Ostala dokumentacija u svezi s radnim sporovima 5 godina lt4-
o')

4. Strudno osposobliavanie, usavr5avanie, speciializaciie, prekvalifikacije


369. Evidencije o poloZenim strudnim ispitima Trajno I 33-
o)
370. Planovi obrazovania i strudnog osposobliavania dielatnika Traino
37t. Programi tedajeva za strudno obrazovanje djelatnika I 0 godina 130-
02
372. Predmeti u svezi specijalizacija, prekvalifikacija i dr. ...... 10 godina I l8-
05
373. Prijave za polaganje strudnih ispita i dopisivanje .. 5 godina I 33-
o)

5. Raspodiela plaie
374 Odluke o vrednovanju poslova i radnih zada6a, koeficijentu ili wijednosti boda... Trajno I 20-
o)
375 isola6enoi olaii .. 70 eodina
376. o rasoodieli sredstava zaolaie... 5 godina
377. Predmeti u svezi plaie dielatnika ............. 5 godina
378. Izvie5ia o isplaienim pla6ama .. 3 sodine
379. Ostalo dooisivanie u svezi s rasoodielom olaie ....................... 3 eodine
380. Rjelenja o naknadi za odvojeni Zivot i putni tro5kovi . 5 godina t2l-
(M05
381. Odluka o regresu za godiSnji odmor i o vrijednosti toplog obroka.... 5 godina tzl.-
06.07
XXII. POSLOVI ZASTITE NA RADU, ZASTITE OD POZARA,
CIVILNE ZASTTTE I SKLONISTA
3 82. Evidencije o ozljedama na radu - duva se sukladno Zakonu o za5titi na radu (NN Trajno ll5

65
Kresimir IBRtStMOVIC

59lt 0l
383. rsqla li druga iryje5ia iz podrudia
za5tite na radu i za5tite od poiara Traino
384. Zapisnici i g'e5enja inspekcije za5tite na radu i osiguranje od poLart................. Trajno 2t4-
02
385. Uvjerenia o osposobljavar'liu dielatnika za protupoZamu za5titu i zaStitu na radu Traino
386. Akti u svezi civilne zaStite, zaitite i spa5avanja i obrambenih priprema .- Trajno 810-
0l
387. Akti u svezi javnih blokovskih skloniSta . Trajno 810-
04
388. Ugovori o zakupu skloniSta i zapisnici o primopredaii skloni5ta Trajno
389 Program mjera za5tite na radu i zaitite od poz'ara Trajno 214-
02
390. Predmeti o ozljedama na radu ................................ 70 godina l15
M
391 Program osposobljavanja djelatnika iz podruija za5tite na radu i zajtiti od poZ:ara 50 godina 2t4-
02
392. Zapisnici o redovitim i izvanrednim pregledima o stanju za5tite na radu i za5tite
od wLaru, te zzpisnici sa sjednica Odbora zaBtite na radu l0 sodina
393. Dokumentacija u svezi s odrZavanjem i osiguravanjem objekata, instatacija i 5 godina
opreme (atesti, jamstveni listovi i sl.) ....................
394. Pozivi za sjednice za5tite na radu s prilozima ........................... 3 godine
395. Upiti, zahtievi i ostalo dopisivanje s podrudja zaitite na radu i zaitite od poZara... 3 eodine

66
Ljerka slMUNlc
DrZavni arhiv u Osijeku

VREDNOVANJ E I KATEGORIZACIJA STVARATELJA


ARHIVSKOG I REGISTRATJJRNOG GRADIVA NA
PODRUCJU
DRZAVNOG ARHIVA U OSIJEKU

Saietak: Uraduse op6enito govori o pojmu,svrsi i poeecima vrednovanja


arhivskog i registraturnoga gradiva, kao osnovi za zaStitu i preuzimanje
gradiva u arhivska spremiita. Polazna osnova postupka vrednovanja u RH
je Pravilnik o vrednovanju te postupak odabiranja i izluiivanja arhivskoga
gradiva (NN 90/02).
U okviru Pravilnika nalazi se Orijentacijski popis gradiva ograniaenih
i
rokova iuvanja Orijentac|ski popis gradiva trajne vrijednosti. Pored
vrednovanja gradiva, putem kategorizacije, vrednuju se i sfuarateljiarhivskoga
i registraturnog gradiva. Objavljivanjem kategorizacija stvaratelja (NN 82/09)
dobivena je zakonska osnova na temelju koje arhivska sluhba vrii nadzor i
preuzimanje arhivskoga gradiva u arhiv.

Vrednovanje arhivskoga gradiva

Vrednovanje i odabiranje arhivskoga gradiva smatra se jednim od


najznadajnijih poslova u arhivskoj struci. Svakodnevno nastaju velike koli6ine
konvencionalnog i nekonvencionalnog gradiva, a zadatak arhivske slu2be je
da saduva samo ono gradivo koje sadrZi najznadajnije podatke. Vrednovanje
treba omogu6iti da se s malo zapisa dobije puno informacUa. Zbog mogu6nosti
duvanja arhivskoga gradiva na razliditim nosaaima, problem vrednovanja
postao je joS sloZeniji, jer je potrebno odluditi i o nosadu i o sadrZaju. Velike
kolidine gradiva stvaraju i probleme oko smje5taja tog gradiva u arhiv, a
gradivo preuzeto u arhiv potrebno je srediti i obraditi, kako bi ga se moglo
dati na uslugu korisnicima.
O va2nosti vrednovanja arhivskoga gradiva govorilo se naroaito 1994.
godine u Ljubljani, na Sjednici Odbora Medunarodnog arhivskog vrleea za
obrazovanje arhivista, kada je posebno nagla5ena potreba da se arhivisti
obrazuju za vrednovanje i odabir arhivskoga gradiva.l

Josjp Kolanovi6, Vrcdnovanje ahivskog gradiva u teoiji i praksi, Afiivski vjesnik, 38i/1995, Zagreb.

67
Ljerka SIMUNTC

Kao arhivistidki postupak, vrednovanje se javlja krajem 19. i podetkom


20. stoljeca ito zbog stvaranja velike koli6ine zapisa. Ocem moderne teorije
vrednovanja smatra se Theodor R. Schellenberg, kojije 1956. godine napisao
rad "Vrednovanje suvremenih javih spisa". On razlikuje dvije vrste vrijednosti
dokumenta i to,
- primarnu vrijednost i
- sekundarnuvrijednost.
Primarnu vrijednost dokument ima za stvaratelja, dok je sekundarna
vrijednost dokumenta vrijednost koju dokument ima kao povijesni izvor.
Nadalje, Schellenberg govori o
- evidencijskoj vrijednosti i o
- informacijskoj vrijednosti zapisa.
Evidencijska vrijednost zapisa je podatak koji zapis ima o svom
stvaratelju, dok informacijska vrijednost sadrZi podatke o osobama,
dogadajima i predmetima nastalih djelovanjem odredenih institucija.
Da bi se vrednovanje moglo provesti, postavlja se i pitanje tko ga treba
izvrSiti. Sve do podetka 19. stolje6a, sami stuarateljiodreclivalisu Sto 6e trajno
duvati, a prije svega, duvali su one zapise koji su u sebi sadrZavali dokaznu
snagu o oduvanju ptava dtiave i pojedinaca. Ovisno o tome tko sudjeluje u
vrednovanju razvila su se tri osnovna stajalista, i to:
1 . Sto 6e se duvati odrecluje uprava, odnosno stvaratelj, a arhivisti samo
duvaju ono sto su preuzeli. Tu je naglaSena primarna vrijednost
zapisa.
2. arhivisti utvrduju vrijednost zapisa i oni polaze prvenstveno od
sekundarne vrijednosti.
3. suradnja uprave iarhivista, odnosno, rad profesionalnih arhivista kod
stvaratelja arhivskoga gradiva.

Prednost u vrednovanju upravi daje engleska teorija praksa. U i


i
njemadkoj teoriji praksi, prednost se daje prvenstveno arhivistima, a
u zemljama bivSeg 'istodnog bloka', vrijednost se daje onome Sto sluZi
'ostvarenju povijesne misije radni6ke klase'.
U hrvatskoj arhivskoj praksi postoji suradnja djelatnika u pismohranama
iarhivista. Ta suradnja provodi se putem slu2be nadzora koja vr5i nadzor i
daje stvaratelju odobrenje za izludivanje registraturnog gradiva.
Vrednovanje arhivskog gradiva povezano je s politikom preuzimanja
arhivskog gradiva u arhive, a prioritet preuzimanja zasniva se na valorizaciji
i kategorizaciji stvaratelja. Poznavaju6i stvaratelja, mozemo dati i okvimu
sliku vrijednosti njegovog gradiva. Samo vrednovanje provodi se na razini
odretlene skupine koja je utvralena klasifikacUskom ili nekom drugom
oznakom.
Ameriaki arhivist Frank Boles daje neke osnovne kriterije vrednovanja,
ito:
68
1 .
funkcionalna analiza stvaratelja, znadenle funkcije stvaratelja politika
i
strategUa djelatnosti. Funkcionalna analiza naibolje odraZava
evidencijsku i informacijsku vrijednost gradiva.
2. sadrllna analiza, odnosno informacijsko znadenje gradiva, o
osobama, mjestima i dogaclajima
3. analiza konteksta, znadenje gradiva u odnosu na druge izvore
(duplikati, izbor nosa6a, povezanost s drugim informacijama)
4. analiza upotrebljivosti i koriStenia, odnosno, demu 6e gradivo u arhivu
sluZiti, tko 6e biti njegovi korisnici
5. tro5kovi duvanja, odnosno, troSkovi vrednovanja, duvanja ismjeStaja
gradiva
6. unutarnja vrijednost dokumenta, kao vanjski oblik dokumenta,
um.ietnidka vrijednost, zakonska vrijednost'z

Prilikom vrednovanja obavlja se i procjena nekonvencionalnog gradiva


kao sto su fotograflje, filmovi, zvudni zapisi, audio i video zapisi u elektronskom
obliku.
Pitanje vrednovanja gradiva u ve6ini zemalja provodi se arhivskim
zakonima ili provedbenim propisima i izradom popisa gradiva s rokovima
duvanja.
Tako se u ameriakoj praksi svako odabiranje smatra jedinstvenom
odlukom. Nemogu6e je dati neko op6e pravilo za odabiranje pa se ameriaka
praksa u stvari vodi teorijom. lzracluju se udibenici za vrednovanje, a veliki
znaeE dale se izradi Popisa gradiva s rokovima auvanja. Arhivisti ko.ii rade
na odabiranju moraju dobro poznavati samog stvaratelja i njegovo gradivo.
Samo vrednovanje provodi se na osnovnoj jedinici, tj. serui. Nagla5ene su
4 etape:
1. vrednovanje pisane dokumentacije o zapisu Sto se radi u
pismohranama
2. konzultacije sa stvarateljima ili imateljima gradiva
3. proudavanje zapisa u pogledu sredenosti i kolidine
4. konzultac[e sa strudnjacima s
podrudja znanosti, tehnologije,
zdravstva i sl.
Na kraju kona6nu odluku o vrednovanju donosi isklju6ivo arhivist.3
U Kanadi se praksa provodi putem Popisa koji odobrava ministar.
Kanadsko ministarstvo kulture donijelo je Pravilnik o rokovima 6uvanja,
predaje, smjeStaja i izludivanja arhivskoga gradiva. Pravilnik odrecluje da
svaka javna ustanova mora imati listu s rokovima duvanja koju odobrava
ministar kulture. Postoje granski popisi s rokovima cuvanja koji sluze kao
osnova za izradu posebnih popisa ustanova.
2 lsto.
3 lsto.

69
SIMUNIC

U europskim diavama je praksa da se postupak odabiranja provodi


i
suradnjom djelatnika u pismohrani arhivista. Vrednovanje se provodi
pomoeu izraalenih listi popisa gradiva s rokovima duvanja.
Polazna osnova postupka vrednovanja u RH je pravilnik o vrednovanju
te postupku odabiranja i izluaivanja arhivskog gradiva (NN 90/02). pravilnik
je donesen na temelju dlanka 12 Zakona o arhivskcm gradivu i arhivima (NN
105/97 i 64/00).
Pravilnikom se utvrtluju kriteriji vrednovanja arhivskoga gradiva,
kategorizacija stvaratelja, izradba popisa arhivskog gradiva s rokovima
duvanja, postupak odabiranja i izludivanja, te nadin unistavanja izludenog
gradiva. Odredbe ovog Pravilnika odnose se na sve stvaratelje i imatelje
javnog arhivskog gradiva kao ina sve stvaratelje imatelje privatnog
i
arhivskog gradiva upisane u Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskogi
gradiva.4
Pravilnik obuhva6a Sest poglavlja:
Prvo poglavlje obuhva6a Opie odredbe idefinira neke osnovne pojmove
(izludivanje, kategorizacija, popis s rokovima duvanja, vrednovanje).
Drugo poglavlje govori o kriterijima vrednovanja arhivskog gradiva, po
kojima se odreduje obveza, potreba i interes, duvanja gradiva do isteka ili po
isteku odredenog roka. Kriteriji vrednovanja su:
- zna6enje djelatnosti ifunkcija stvaratelja
- pravni propisi koji utvrduju rokove iobaveze duvanja gradiva
- zastita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo
odnosi
- potrebe poslovanja inadzor nad poslovanjem stvaratelja gradiva
- evidencijska vrijednost gradiva
- informacijskavrijednost gradiva
- znadenje gradiva za kulturu, povUest I druge znanosti
- vrUednost gradiva kao kulturnog dobra
Tre6e poglavlje je kategorizac|a stvaratelja kojom se utvrduje znadenje
. ..
cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinog stvaratelja. Kategorizacija je
osnova nadzorne i akvizicijske politike, a provodi se za stvaratelje javnog i
privatnog gradiva. Stvaratelje gradiva razvrstavamo u tri kategorUe:
Prvu kategoruu dine stvaratelji nadlezni za utvrdivanje politike, ciljeva i
nadina obavljanja pojedine djelatnosti.
Drugu kategoriju dine stvaratelji koji su na podrudju odredene djelatnosti
nadle2ni za provodenje utvr(rene politike i obavljanje teku6ih i operativnih
poslova, a diji naein iopseg djelovanja nisu dostatno dokumentirani gradivom
stvaratelja prve kategorije. U drugoj kategoriji su stvaratelji dije gradivo se
6uva po nadelu reprezentativnog uzorka za stvaratelje jednakog djelokruga.

4 NN 90/02.

70
Tre6u kategoriju dine stvaratel.ii diji su nadin i opseg djelovanja
dokumentirani gradivom stvaratelja prve i druge kategoriie.
Popis stvlratelja prve i druge kategorije objavljuje se u sluzbenim
olasilima.
" Cetvrto poglavlje govori o popisima gradiva s rokovima duvanja. Oni
se utvrcluju raOi pr&edbe postupka odabiranja i izludivanja. SadrZava.iu
razredbenu oznaku, naziv gradiva, rok 6uvanja, vrstu nosada na kojem se
zapis duva, te postupak s gradivom po isteku roka du-vanja. lzraduju se tri
vrste popisa: op6i popis, granski popis iposeban popis. Op6i popis s rokovima
duvanla ie popis vrsia gAdiva koji se odnosi na gradivo nastalo obavljanjem
aoministiaiivriin, odnosno op6ih poslova, a granski popis je popis gradiva s
rokovima duvanja koji se odnosi na gradivo nastalo obavljanjem poie-dine
vrste djelatnosti. Op6i i granske popise donosi H rvatsko arhivsko vije6e
na prijeatog Hrvatskog drZavnog arhiva. Posebni popis je popis gradiva s
rok6vima 6iuvanja koji sadrZi sve vrste gradiva koje nastaje djelovanjem
odredenoga sviratelja, a izradule se na temelju op6eg igranskog popisa'
Prijedlog fosebnog popisa s rokovima duvanja kao i svaki.prijedlog za izmjenu
poiisa livarate! giadiva dostavlja se nadleZnom arhivu na odobrenje'
'ruaOt"Zni
arhiv obivezan je izdati rje5enje o odobrenju posebnog popisa
najdulje u roku od 60 dana od zaprimanja prijedloga.
' Peto poglavlje govorio postupku odabiranja iizluiivanla u pismohranama
iu arhivinia,tdnbsno, u kojem roku ga stvarateli mora provesti, koje su
obaveze stvaratelja prve i druge kategorije te obvezu nadleZnog arhiva da
rje5enje o odobrenjti ili odbijanju izlu8ivanja izda u..roku od 30 dana' Ovo
foghvtle govori i o nadinu uni5tenja izludenoga gradiva.
' - -
Piilelazne izavrSne odredbe dine Sesto pog]avli1 Dono5enjem ovog
pravilnik-a prestaje vrijediti Pravilnik o odabiranju i izludivanju regislr?lyllJe
grade (NN 36/81) i Ufutstvo o vrednovanju registratume grade {NN 33/87)'
- irilog ovog pravilnika je orijentacijski popis gradiva ogranidenih rokova
duvanla i oiijentiiilst<i popis graoiva trajne vrijednosti. Rokovi duvanja gradiva
trajne vrijed:nosti i2 orijentacijskog pofisa nisu se mijenjali, znadi gradivo iz
tod popi6a idalie se duva trijno. Rokovi duv-anja popisa gradiva koji imaju
og-rdni8eni rok duvanja, a uglaVnom se radi o financijskom gradivu, veC su se
n6koliko puta mUenjdli ito na duZe rokove duvanja. lako navedeni Pravilnik,
govorio dono5enlu granskih popisa, u roku godine dana od njegovog stupanja
na snagu, jo5 ni jedan granski popis nije donesen.

Kategorizacija stvaratelja i imatelja u DrZavnom arhivu u Osijeku

Na kategorizaciji stvaratelja i imatelja u DrZavnom arhivu u Osijeku


podelo se raditi tgas. godine. Van.iska sluzba, odnosno,.Sluzba za zaililu
brhivskog gradiva na terenu, podela je samostalno radititek 1963. godine, kada
je na to r-dno mjesto primljen jedan radnik sa srednjom struenom spremom'
U to vrijeme stviraju ie prve evidencije o stanju gradiva na terenu. Do tada
se nad2or na terenu vr5io povremeno, a obavljali su ga svi strudni radnici
arhiva (tada Historijskog arhiva u Osijeku). lmateljima istvarateljima slani su

71
Ljerka StMUNtC

upitni arci s.osnovnim podacima o imatelju, odnosno stvaratelju, i podacima


Na-osnovu_tih podataka iztadena je prva kartoteka stvaratelja
i9.gra.aiyu.
imatelja. Po6etkom '1967. godine i nadalje, za sloZenije poslove u rad
Vanjske sruzbe ukrjuduju se arhivisti. Krajem 70+ih godina 6d HDRdobiti
smo
Jeornstvene obrasce za matiine listove, a uvode se granske i klasifikacijske
oznake po vrsti djelatnosti. uvode se idosjei iregis-tri stvaraterja iimaieqa
prema teritorijalnoj nadleznosti skupstina opcina i klasifikacijskim oznakama.
Nad.zor se obavljaona podrudju 12 opdina Slavonije i Baranje. Tek podetkom
80{ih.godina vanjska sruzba zapod6ra je kontinuirani rad. u to vrijeme hiro
je evidentirano preko 3000 stvaraterja, dbk se redovito ooitazito
nlih eoo, t<oji
su.bili kategorizirani u tri grupe. Kategorizacija nije bira posebno izradeni,
vee je samo bila naznadena u registru stvaratelja. Kao Sio smo ve6 naveli,
kategorizacija stvaratetja iimatetja podela se raditi t98S. goOine. U izvpSej
rada Historijskog arhiva u Osijeku za 198g. godinu, nalizimo podat6f da
su djelatnici 'lyanjske slu2be zavr5ili izuzetno JloZen i obiman posao popisa
i kate.gorizacije svih registratura na podrudju djetovanja ftistoii;.fog'rfiiri
u. Osijeku". 5. Na te poslove utroseno je 62i saia, a ratilo je -tnif<i
tro;e O;if
Vanjske sluibe. u istoj godini izracrena je i "orijentaciona iista irokumenata
s rokovima duvanja arhivske grade iz oblasti poslovnog bankarstva". Nakon
odobrenja od strane Arhivskog_ savjeta Hrvatike, ora [ista vrijedit 6e za
sve
poslovne banke na teritoriju SR Hrvatske.6
izradi kategorizacije stvaratelja podelo se raditi 1996. godine.
_^-,,_Y,ryr"l podrudje nadzora Vanjske sluZbe nUe se mijenjalo, ali to vi"Se nije
.tentonjatno
bilo12 op6ina slavonije i Baranje, ve6 su novom idminisirativno{eritorijalnoh
P-E",|,or.,
iz '1.993. . godine, formirane tri Zupanije: Virovitidko-podravska,
osjeeko-baranjska i Vukovarsko-srijemska. U to vrijeme evidentirano je
stv,alajelja i imatelja arhivskog i registraturnogi gradiva, od kojih de
]^4j999
reoovtro oDavUao nadzor kod njih 900.
. Osnovni podaci za izradu prijedloga kategorizaciie uzimali su se
iz dosiea
_stvaraterja i imaterja, te st;tistid-kih poditata Jreda za statistiku
svrn rruu zupanla. potazna osnova za izradu prijedloga kategorizacije
bilo
o vrednovanju registraturne graOe (Nt,l ailAZy, kio i upirtstva
J_e_
lpytstvo
dobrvena na sastancima djelatnika Vaniskih sluZbi u HDA.
U
.prvoj veziji kategorizirano je 360 stvaratelja l. i 425 stvaratelja ll.
!3tgg,onj9:
sa podrudja.sve.tri Zup-anije u nadlein'osti DrZavnog arniira u
usUeKu,_t to samo stvaratelja javnog arhivskoga gradiva. Vodeci se vaZnoseu

iY?19t9!9r u t. kategoriju uvrstili smo tijeta tokalne samouprave iuprave


(ureor.ozavne uprave, g_radovi i op6ine), pravosuale (Zupanijski i opbinski
sudovi, opeinska-odvjetniStva), gospodarska udru2enja (hrvats(e iZupanijske
komore) visokoSkolske ustanove, znal,alne ustan6ve u kulturi, tjolnite i
pojedina javna poduze6a. U ll. kategoriju predlo2ili smo podrudne
uprave
ministarstava,-pravosude (opiinski sudovi;, porezne uprave iinspektorate,
gradska udruZenja, srednje i osnovne S(olb, gospodarstvo, humanitarne
ustanove, saveze.
lzvjestaj o radu Historijskog arhiva u Osijeku za 1988. godjnu.
6

72
Vrednovanje i kategorizacija stvaratel.ia

Sa nesto izmijenjenim podacima (1. kategorija 227 svarulelia, a ll.


sa 415 stvaralelja) kategorizacije 1998. godine dostavljena je Hrvatskom
diavnom arhivu, ali nikada nije nigdje objavljena.
Ponovna revizija kategorizacije zapodela je 2003. godine, tj. na temelju
novog Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izludivanja arhivskog
gradiva (NN 90/02). Odredbama ovog Pravilnika kategoriziraju se ijavni i
privatnistvaratelji, pa se nakon naknadnih upisa broj kategoriziranih stvaratelja
povecao, a doSlo je i do djelomidnog prerazvrstavanja pojedinih stvaratelja iz
l. kategorUe u ll. iobratno. O problemima oko izrade kategorizacije, ponovno
se dogovaralo na sastancima djelatnika vanjskih sluZbi u HDA, idogovorene
su osnovne smjernice za upis stvaratelja u odgovaraju6u kategoriju. Kada je
konadno, 2006. godine ve6 zavr5en novi prijedlog kategorizacije, uslijedili su
prijedlozi ipostupci oko osnivanja novih samostalnih arhiva, prvo u Vukovaru,
a ubrzo zatim i u Virovitici. Stoga se pristupilo novom razvrstavanju stvaratelja
po teritorijalnoj nadleznost budu6ih arhiva. Kada su 2009. godine oba nova
arhiva u Vukovaru i Virovitici podela sa samostalnim radom, zavrSeni su i
stavljeni u proceduru prijedlozi kategorizacije za sva tri arhiva.
Prijedlog kategorizacrjezaDr2avniarhiv u Osijeku poslan je na Hrvatsko
arhivsko vije6e, koje je na sjednici od 11 . svibnja 2009. godine donijelo
odluku o objavljivanju Kategorizacije stvaratelja arhivskoga gradiva na
podrudju nadleZnosti DrZavnog arhiva u Osijeku. Kategorizacija je objavljena
u Narodnim novinama br.82/09., od 13. srpnja 2009. godine. U l. kategoriji
nalazi se 149 stvaratelja, a u 11.266 stvaratelja. Radom kategoriziranih
stvaratelja nastaje vrijedno gradivo, iz oblasti uprave, lokalne samouprave,
gospodarstva, pravosuda, kulture, znanosti i povijesti, kako za nase lokalno
i
podrudje, tako za podrudje cijele RH. Objavljivanjem kategorizacija
stvaratelja dobivena je zakonska osnova na temelju koje arhivska sluZba
vr5i nadzor i preuzimanje arhivskoga gradiva u arhiv.
Slijedi izdavanje rje5enja svakom kategoriziranim stvaratelju. U
rje5enju se navodi naziv kategor[e, broj stvaratelja u evidenciji nadleZnog
arhiva, naziv, sjediste iadresa stvaratelja, matidni broj, te obrazloZenje za
svrstavanje u navedenu kategorizaciju. Primjerak rje5enja dostavlja se i
Hrvatskom drZavnom arhivu.
Medutim, poslovi na kategorizaciji nisu konadni., ve6 sada imamo
kategoriziranih stvaratelja koji viSe ne posluju, a ionih koje bi tek trebalo
kategorizirati.

73
Nermana HODZIC

Zakljuiak
Problematika vrednovanja arhivske grade i kategorizacUe stvaratelja
predsta-vlja jedno od najstoZenijih i najodgovornijih strudnih pitinja u obla6ti
arhivislike Ovom poslu u DrZavnorn arhivu u bsijei<u
-vaZnom
se poklanjati znaealnija -20. podinje
paZnja tek podetkom 8o-ih godina dtolje6a
dono5enjem Pravilnika o odabiranju i izludivanju registraturne gratte i
Uputstva o vrednovanju registraturne graale. Na oinovi ovih akata iivr5ena
su. prva.vrednovanja registraturnog gradiva te uratteni prijedlozi te uraalene
kategorizacije stvaratelja. Zahvaljuju6i ovim postupcima uspostavljen je
sistem adekvatnije. zaStite arhivskog gradiva. pohebe struke nalagal6 su'u
nvije.vrijeme donoienje novih akala vezanih za proces valorizacije irhivskog
gr-l{'va i kategorizacije stvaratelja istog. Tako je na nivou Republike Hrvatsk6
!002. godine donesen Pravilnik o viednovanju te postupku odabiranja i
izludivanja gtivsfgs gradiva. Pravitnik je sastavtjen iz Sest pogtavtja, a istim
su utvraleni. kriteriji vrednovanja arhivskog gra<iiva, sa rokovima' 6uvanja,
postupakodabiranja i izludivanja, te nadin unislavanja izludenog gradiva. Ovaj
Pravilnik je na snazi iprimjenjuje se i daje rezultaie na planririrednovanla i
za5tite arhivskog gradiva na podrudju nadleZnosti DrZavhog arhiva Osije(.

Summary

Problems of evaluation of archival material and categorization of creators


is one of the most complex and most responsible profeisional issues in the
field of archival science. This important business the State Archives in Osijek
began to devote significant attention just after the early g0,s of20th Centirry
with passing the Ordinance on choosing and producing current recordi
and the Guidelines on evaluation of current recoids. On the basis of these
acts the first evaluation of registry material was done and proposals as well
as categorization of creators was completed. Thanks to the6e procedures
adequate system of protection of archival material has been established.
Needs ofthe profession are ordered in modern time to adopt new documents
relaled to the evaluation process and classified archives ofthe same creator.
So at the level of Republic of Croatia, new Ordinance was enacted at 2OO2.
on the evaluation and selection process and the elimination of spare archival
material. The Code is composed of six chapters, and the same evaluation
criteria has been established for all archival material, with periods of storage,
the process of selection and elimination, and the method of destructioriof
spare material. This Ordinance is in force and in application and it gives
results in terms of valuation and protection of archivai material in the ar-ea of
jurisdiction of the State Archives in Osijek.

74
Nermana HODZC
Arhiv Tuzlanskoga kantona

ZNAEAJ KATEGORIZACIJE I VREDNOVANJA


ARHIVSKE GRADE

Abstrakt: Vrednovanje odnosno valorizacija arhivske grade pred-


stavlja nadin i postupak utvrdivanja onih dijelova registraturne grade koji
imaju znaiaj arhivske grade koja je od nauinog, historijskog, kulturnog ili
drugog znaeenja utvrdenog zakonom. Vrednovanje je usko povezano sa kat-
egorizacijom koja podrazumijeva naiin i postupak uvr\tavanja stvaralaca i
imalaca registraturne grade u kategoije koje nastaju na osnovu njihovoga
djelovanja.

Kljuine rijeLi: Arhivska grada, kategorizacija, vrednovanje, Iiste,


odabiranje, izluiivanje.

Kategorizacija

Kategorizacija predstavlja op6i principijelni plan prioriteta nadzora nad


stvaraocem, odnosno, plan prioriteta fondova koje treba preuzeti u arhiv uz
obrazlolerye njihove funkcije, djelatnosti, znalerya, odabiranja, izludivanja i
izrade lista sa rokovima duvanja. Takoder, predstavlja nadin ipostupak kojim
se stvaraoci grade razvrstavaju u grupe zavisno od znadenja cjeline grade
nastale njihovim djelovanjem. Pti iztadi kategorizacije potrebno je uvaZavati
praktiina rjesenja radi bolje saradnje sa stvaraocima grade zbog zajednidke
teznje ka kvalitetnUem vrednovanju kulturne bastine, ali i postivati slijedece
principe: analiziranje i popisivanje stvaralaca kao nosilaca kategorizacije;
djelatnost i funkcija; vrsta organizacue. Kategorizacija je preduslov vred-
novanja, odnosno podetak vrednovanja, a pravilno vrednovanje gratle po-
drazumijeva izvrSenu kategorizaciju, odnosno izraden plan prioriteta. Ovim
planom osigurava se zastita registraturne gracle i utvraluju obaveze imalaca i
arhiva. lmamo slijedece kategorije imalaca:
- "0" kategorua - dini je graala najve6eg nacionalnog i Sireg zna6aja,
a najvece vrijednosti,
- "l' kategorija - 6inije gratla posebne vrijednosti i reprezentativnosti
znadajna za osnovna nacionalna istraZivanja (nauku, historiju, kulturu uop6e i
druge dru5tvene potrebe drZave i regija), a najvaZnije vrijednosti su sadrZane
u 0 kategoriji,
- "ll" kategorija - iini je grada od vrijednosti za Sira podru6ja u drZavi

75
Nermana HODZIC

(regionalnog i mjesnog znad,aja) iste ili srodne djelatnosti i vaZnije oblasti


istraZivanja, a dije su najznadajnije vrijednosti sadrZane u gradi iz 0 i I kat-
egorile,
- "lll" kategorija - dini je grada manje vrijednosti od znadaja za pqe-
dine uZe regije, za manje vaZne oblasti istraZivanja jer su podaci i dinjenice
najvedim dijelom sadrZani ili se odrazavaju u gradi 0 do ll kategorije,
- "lV" kategorija - dini je gracla male i sporedne vrijednosti koja sluZi
za Siru ilustracuu onoga Sto je kao bitno i tipidno za drustveni razvitak ve6
dokumentirano graalom 0 do lll kategorije (dru5tvene dinjenice i podaci su
sadrZani ili se odraZavaju u gratli drugih imalaca) igraala koja se ne mora
duvati u originalu vee u mikrofilmskim isrodnim reprodukcijama.l

Kategorije imalaca se utvraluju na temelju vrednovanja registraturne


grade koja nastaje njihovim djelovanjem i utvrdivanjem njihovog znaeda,
nadleZnosti, polozala u druStvenom, kulturnom iprivrednom 2ivotu drZave ili
odretlenoga podrudja.

Vrednovanje

Vrednovanje graale je postupak kojim se procjenjuje vrijednost infor-


macije - zapisa i utvrtluje rok do kojeg 6e se duvati odrealena vrsta graale, te
se odrecluje postupak sa svakom vrstom po isteku roka euvanja. Obavlja se
u skladu sa kriteruima po kojima se odreduje obaveza, potreba iinteresi, ili
Sira drustvena korist od auvanja graale do ili po isteku odret enog roka. Vred-
novanje grade je uvUek prisutno u svim fazama rada sa arhivskom gradom
-od izrade lista kategorUa sa rokovima duvanja, odabiranja arhivske grade iz
registraturskog materijala i izludivanja, odredivanja mjera zastite, do preuzi-
manja u arhiv - i predstavlja postupak vrednovanja grade (pojedinadnih do-
kumenata i vrste dokumenata) i odrealivanja duZine njenog duvanja prim-
jenom vremenskih odrednica u rasponu od jedne godine do odrednice trajno.
To je postupak na osnovu kojeg se utvraluje trajna vrijednost graate imaju6i
u vidu njeno historijsko, naudno, kulturno ili drugo znaaenje utvrdeno zako-
nom, a osigurava odabiranje icuvanje optimalne kolidine grade potrebne za
razna naudna istrazivanja. Vrednovanje i utvrdivanje koji dijelovi registraturne
grade imaju znacaj arhivske grade provodi se primjenom poznatih kriterija:
drustvena uloga iznadaj tvorca graale, vrijeme i mjesto njenog nastanka,
stepen saduvanosti, drustveno-socijalni ambijent nastanka gratle, saddaj
i starost, njena unikatnost i autentidnost, reprezentativnost kao i posebne
vrijednosti (rukopisi, umjetnidke vrijednosti, znadlne lidnosti, i sl.). Osnovni
zadaci kod vrednovanja su:

Silvjja Babid, Cilj iswha kategodzacije styarateua, Arhivskivjesnik br.46, Zagreb 2003., str .13-
20.

76
1 . Pripremljena kategorizacija tvorca sa objainjenjima njegovih funk-
cija, aktivnosti i znaeala,
2. Pripreme lista za odabiranje haine grade za sve nivoe i podru6ia
djelovanja,
3. Saradnja strudnih radnika iz arhiva sa stvaraocima gratle (SluZba za
nadzor u arhivima uaestvuje, kako u dono5enju listi, tako iu odabiranju
arhivske graale i izludivan.iu registraturskog materijala). '?

Prva faza vrednovan.ia gracle obavlja se na mjestu nastanka kod


stvaralaca i imalaca tj. registratura. Tokom ovog postupka najvazniju ulogu
imaju strudni zaposlenici u arhivu (SluZba za zastitu arhivske grade van
arhiva) koji pomaZu imaocu donoSenje, verifikaciju i primjenu liste kategorija
registraturne grade sa rokovima duvanja. Tako se vrsi odabiranje i izdvaja-
nje arhivske grade (dokumenata trajne vrijednosti) i unistenje registraturskog
materUala diji su rokovi istekli, a imalac se na vrijeme oslobada registratur-
skog balasta i priprema gradu za preuzimanje, strudnu obradu i kori56enje u
arhivu (nakon odretlenog vremenskoga perioda predvialenog Zakonom).
Ako ova faza vrednovanja nije obavl.iena kod imalaca onda je obavl.iaju arhi-
visti u arhivu primjenom postoje6ih lista kategorija koje predstavljaju poka-
zatelje i pomagala kako u izludivanju tako i u zastiti arhivske grade, jer se
na temelju njih odvaja dio za trajno duvanje od diiela za koji su predvitleni
-
rokovi trajanja duvanja. Liste sluZe kao orUentacUa (podloZne su stalnim
promjenama) jer je mogu6nost izlu6ivanja ogranidena i vr5i se na tipskim
predmetima iz popisa akata tj. Sablonski.
Druga faza vrednovanja podrazumijeva vrednovan.ie informativnog
sadrZaja svakog pojedinadnog dokumenta koji trajno ostaje u arhivu tj. kad
arhivist dovrsi proces sredivanja gratle odrealenog fonda, izludi bezvrijedni
registraturski materijal pomo6u liste kategorija sa rokovima 6uvanja i dotle
u poziciju da rjeSava problem informativnog prezentiranja strukture fonda
informativnim sredstvom adekvatnim zahtjevu da svi njeni vitalni segmenti
inventarom budu predstavljeni korisniku. Posto.ie ova faza izuzetno sloZena
mora je obavljati iskusan arhivist koji treba da:
- poznaje osnovne teorijske principe vrednovan.ia fondova idokume-
nata,
- precizno proudi istorijat tvorca fonda,
- strudno prouei graalu fonda iprincipe njene srealenosti.

Vrednovanje registraturne graale provodi se izradom op5tih lista arhivske


gracte (sistematski popis arhivske grade za odredenu djelatnost - funkcija
stvaraoca ivrsta dokumentacije koja nastaje) iposebnih lista kategorija reg-

Vladiffir Zomer Potitika akvizicijo i ktiteiji vrednovanja: profesionalni i politiaki aspekti, Arhi'tski
vjesnik br.42, zagreb 1999., str.53-77.

77
Nermana HODZTC

istraturne gracle sa rokovima euvanja (popis registraturne gracte koja nastaje


u radu stvaraoca po vrstama i s naznakom rokova duvanja za svaku vrstu).
Posebne liste obuhvataju cjelokupnu registraturnu gradu nastalu u radu jed-
nog stvaraoca koji ih donosi nakon dobijene saglasnosti nadleznog arhiva.
Popis grade se izraduje na osnovu klasifikacUske, organizacijske ili druge
strukture a obuhvata svu registratumu gradu bez obzira na rokove duvanja.
Na kraju posebne liste navode se propisi iz oblasti u kojoj imalac obavlja
djelatnost ikoje obavezno primjenjuje. Kategorije grade upisuju se po nadelu
neprekidnog tekudeg broja na osnovu klasifikacijskih oznaka, odnosno reg-
istraturnog reda koji je kod imaoca propisan. Plan arhivskih znakova sas-
tavljen je iz pregleda glavnih skupina poslova iz djelokruga organa uprave,
unutar glavnih skupina razraarene su podskupine koje su dalje raS6lanjene
arhivskim znacima za svaku pojedinu vrstu posla. Ako nakon donosenja liste
nastanu nove vrste registraturne grade, imalacje duZan da uskladuje listu na
isti nadin kako je donesena.
Mogu se koristiti dvije metode odabiranja i to:

1. Metoda odabiranja - list po list


2. Metoda procjene dosijea

Prvom metodom se procjenjuje svaki dokument iprimjenjuje se kod


starUih i vaznijih dokumenata. Ova metoda procjene dokumenata se moze
obavljati samo u arhivu, ali je dugotrajna i skupa.
Drugom metodom procjenjuje se cUeti dosije tj. skup spisa ili pred-
meta sadr:ajno podveden pod arhivski ili klasifikacioni znak koji predstav-
lja osnovni uslov za metod vrednovanja i odabiranja (gradevinske dozvole,
rje5enja, uvjerenja, odluke, predstavke, prituZbe i sl.). Medutim, u poslovanju
i radu imaoca nije se mogude pouzdano osloniti na klasifikacione oznaie
zbog nedoslijednosti jer se isti predmet moze razvrstati pod vise oznaka
Sto na kraju zavisi od osobe (pojedinca) koja obavlja taj posao i moZe
predstavljati subjektivnu ocjenu. Ova metoda se moze koristiti za istovrsne
i Sablonske dokumente (radunovodstvene - ulazni i izlazni raauni, obraduni,
platne liste isl.), poreska rje5enja, uvjerenja kao ivrste predmeta pravosud-
nih organa ozna6enih posebnim oznakama.3
Prilikom vrednovania arhivske grade potrebno je obaviti i procjenu
posebnih vrsta grade kao Sto su maSinski zapisi, fotografije, zvudni zapisi,
filmovi, grafike i sl, i uvaZavati osnovna na6ela i smjernice:
1. Odredivanje vrijednosti graate rasdlanjenjem uloge i djela!
nosti stvaraoca - funkcionalna analiza (znad,erye stvaraoca na hijerarhijskoj
ljestvici, znadenje funkcije i djelatnost),

Davorin Erzisnik, Vrcdnovanje arhivskoga gradiva - odnos teorije ip.akse, Arhivski vjesnik br 3g,
Zagreb 1995., str. 57-62.

7B
Zna64 kategotizaci.ie i vrednovanja arhivske grade

2. SadrZa.jna analiza - informativno znaienje gratle i kakvoca


dokumentaci.je (o kojim se lianostima, mjestima ili dogaclajima moZe dati
odredena obavijest, potpunost dokumentacije, vrijeme na koje se odnosi in-
formacija),
3. Analiza konteksta - zna6enje grade u odnosu na druge izvore
dokumentacije (duplikatnost, jedinstvenost informacije i povezanost sa dru-
gim, izbor nosada, slaba saduvanost ivrijeme do kojeg treba 6uvati gradu),
4. Analiza upotrebljivosti i koristenja (6emu 6e gratla sluZiti u
arhivu, dostupnost gradi i tko su korisnici),
5. Tro5kovi vrednovanja, duvanja, smjeitaja,
6. Unutarnja vrijednost dokumenta (oblik, umjetnidka izakonska
vrijednost, moguinost koriStenja na izloibama, javni interes).4

Kod vrednovanja je vaino koristiti saznanja znanstvenih korisnika


arhivske grade u arhivskim ustanovama, ali ne smije se zanemariti ni interes
gradana za odredenu gradu radi rje5avanja posebnih potreba, a zbog uloge
i zna6,a1a tijela uprave na najvaZnije segmente Zivota svakog pojedinca.
Arhivisti profesionalno na bazi objektivnosti i nepristrasnosti (pri 6emu ih
obavezuje i Eticki kodeks arhivista) duvaju graclu koja predstavlja trajno i
pouzdano svjedodanstvo pro5losti tj. pisanu kulturnu ba5tinu. Oni vrednuju,
odabiraju iduvaju graclu u njenom izvornom, pravnom i administrativnom kon-
tekstu poStuju6i nadelo provenijencije tj. redoslijed nastanka i odnos mealu
zapisima nastao kod imaoca. Zadatak arhivista je: priprema kategorizacije
stvaraoca grade s objasnjenjima njegovih funkcija, aktivnosti i znadaja; pri-
prema liste za odabiranje trajne graale za sve nivoe ipodru6ja djelovanja;
saradnja strucnjaka iz reda stvaralaca arhivske gracle. U obavljanju poslova
vrednovanja i odabiranja arhivisti su u skladu sa va2e6im arhivskim propi-
sima samostalni, nezavisni ijedini koji snose pravnu i moralnu odgovomost
za zaililu arhivskih izvora. Oni neposredno odluduju o duvanju ili uniStenju
grade a samim tim su svjesni svoje profesionalne odgovornosti za duvanje
trajne gratle s ciljem da osiguraju optimalnu kolidinu podataka i informacija.

Kriteriji vrednovanja

Pri vrsenju vrednovanja vazno je postivati odredene kriterije koji


6e obezbijediti Sto bolje i objektivnije odredivanje dokumenata od trajnog
znadaja. To su op6a mjerila koja nije mogu6e dosljedno primjenjivati imaju6i u
vidu znadaj arhivskih fondova i zbirki, vrijeme nastanka, stepen saiuvanosti,
originalnost itd. S obzirom da se vrednovanje vrsi u arhivima, konadan re-
zultat zavisi i od lidnog iskustva i interesovanja arhivista za pojedine oblasti.
Kriteriji koji treba da budu zastupljeni kod vrednovanja su:

Josip Kolanovj6, Vrcdnovanje ahivskoga gradiva u teoiji i ptaksi, Arhivski vjesnik br. 38, Zagreb
1995., slr.7-22.

79
Nermana HODZIC

1. Znaial i dru5tvena uloga stvaralaca grade poloZaj i -


drustveni utjecaj stvaraoca't razvqu drustva odrazava se kroz sadrzaj do-
kumenata i utjede na vrijednost grade koja nastaje njegovom djelatnoscu.
Kakavje utjecaj stvaralac imao u dru5tvu (uloga iznadaj) upu6uje mjesto na
hiierarhijskoj ljestvici ili historijat organizacije.
2. Vr[eme i mjesto nastanka arhivske grade predstavlja bi-
tan faktor kod vrednovanja posebno ako se uzme u obzir kvantitet arhivske
gracle sa6uvan iz pojedinih perioda historijskog razvitka. Tako grada nas-
tala u vrijeme znadajnih druStvenih promjena koje su utjecale na tokove
drustvenog Zivota ima ve6u historUsku vrijednost od gratle nastale u drugom
vremenskom periodu. Po5to se u ranuim vremenima stvarala grada manjeg
obima, pa su dokumenti nestajali ili unisteni, 1945. godina se uzimala kao
granidna prije koje se nije vr5ilo Skartiranje.
3. Stepen saduvanosti -
mnogi faktori utjedu na saduvanost
gratle, ali metlu najvaZnije spadaju uslovi pod kojima nastaju dokumen-
ti, odnos prema njima kao kulturnom dobru izastiti istih od propadanja i
i
uniStenja. Kada se preuzme u arhiv temeljito u cijelosti se proudava
i
sadrZaj odredenog fonda utvrduje njegov znadaj. Va2no je da preuzeti
fond bude cjelovit ida ima podatke o eventualnom izludivanju.
4. Originalnost - dokumenat je u onom stanju u kojem ga je
stvorio autor - stvaralac. eesto se susre6u dokumenti koji su zabilleaeni
u viSe oblika (posebno kod fondova nastalah radom organa uprave) pa 6e
na ocjenu vrijednosti utjecati nadin poslovanja ili hijerarhi.jska povezanost.
Sigurno je da 6e se original trajno duvati, ali, ako dokumenat ima poseban
znadaj i de56e se koristi, ostave se ijedna do dvije kopije, radi mogu6eg
oSteienja. Ako, pak, ima razlika u tekstu originala ikopije, onda se ostavl-
jaju primjerci ijednog idrugog. U sludaju kada nedostaje original ostavlja se
kopija koja kao autorizovana, dobija vrijednost originala.
5. Reprezentativnost - koliko grada sadrZi cjelovite informacije
za odredene pojave ili dogaalaje Sto se analizira po materiji, socijalnim struk-
turama i podrudju na koje se odnosi.
6. Posebne vrijednosti - grada od posebne vrijednosti za his-
toriju jezika, o spomenicima kulture, o znacajnim osobama, biljeSke istaknu-
tih osoba, dokumenti umjetnidke ili kulturne vrijednosti, grada koja joS nije
dostupna javnosti i sl. i predstavlja potrebu trajnog duvanja.s

Silvija Babi6, Cir l sy.ha kategoizacije stvarafe,a, Arhivski vjesnik br. 46. Zagreb 2003., str 13-
20

80
Znadaj kategorizacije i vrednovan.ia arhivske grade

Rezime

Kategorizacija predstavlja postupak kojim se utvrcluje zna6enje cjeline


grade nastale djelovanjem pojedinog stvaraoca. Onaje podetak vrednovanja,
a pravilno vrednovanje je mogude ako postoji razradena kategorizacija. Kod
kategorizacije gracle treba voditi raauna o: porijeklu ustanove (proudavanje
tvorca, njegovih funkcija, nadleZnosti, struktura itd.); organizaciji irazvoju
(programa i djelatnosti, planiranja, programiranja, Sema organizacije isl.)
postupku izrade propisa kojima se odretluje funkcija, program i djelatnost
ustanove. Principi kategorizacUe su: analiziranje i popisivanje stvaralaca kao
nosilaca kategorizacije, djelatnost i funkcija i djelokrug i vrsta organizacije.
Pti iztadi kategorizacije treba uvaZavati praktidna rje5enja koja 6e posluZiti
boljoj saradnji sa stvaraocima gratle radi zajednidke te2nje ka kvalitetnijem
vrednovanju kulturne ba5tine. Da bi se neki organ utvrdio kao tvorac fonda
treba da ispunjava nekoliko uslova: da posjeduje pravni identitet; da pos-
jeduje nadleZnosti koje su definisane u sluZbenom tekstu; da ima stepen
odgovornosti i tadno odreden poloZaj unutar administrativne hijerarhije; da
ima samostalnost u radu i odludivanju za ve6i dio poslova koji proizilaze
iz njegove nadleznosti; da posjeduje organizacionu Semu (unutarnju orga-
nizaciju).
Vrednovanje je analitidki postupak koji zahtijeva najveci oprez i
objektivnost, a zavisi od stepena razvi.lenosti odredene discipline i znanja
onih koji vr5e vrednovanje. Prilikom vrednovanja zastupljeno je vi5e faza:
utvrdivanje svrhe, vremena, geografskog prostora i dru5tveno-socijalnog
ambuenta nastanka graale; utvrdivanje autentidnosti; stepena saduvanosti;
rijetkost i specifidnost nekog fenomena u odredenom vremenu, prostoru ili
drustvenom sloju; utvrdivanje dogaalaja koji je dao poticaj za nastanak ob-
jekta vrednovanja itd. Kod vrednovanja, odnosno, odabiranja gracle potrebno
je rijeSiti neka osnovna pitanja kao:
1. Potrebno je u arhive preuzimati graalu koja 6e odgovarati kriterijima
vrednovanja ukupne arhivske grade, te je potrebno da svaki arhiv izradi
kategorizaciju stvaralaca sa obrazloZenjem njihove funkcije, djelatnosti i
znad,la;
2. Potrebno je izraditi resorske liste prvenstveno za gradu trajne vrijed-
nosti ito na svim razinama (jedna za zajedni6ke poslove, a posebna lista
za druga podruija djelatnosti - svako ministarstvo, grad, Skolstvo, zdravstvo
itd.);
3. Vrednovanje se ne moZe obavljati bez stru6njaka (i to Skolovanog)
koji moZe odgovoriti zahtjevima savremene arhivske sluZbe.
Cilj vrednovanjaje utvrclivanje trajnog znadaja arhivske gratle, a svrha
je saduvati optimalnu kolidinu izvornih podataka i informacUa s minimalnom
kolidinom graale ili osigurati maksimum informacija s minimumom saduvane
graale.

B1
Nermana HOD2IC

Summary

Categorization is the process that determines the meaning of the


whole structure formed by the individual creator. lt is the beginning of evalu-
ation, a proper evaluation is possible if there are elaborate categorization.
When categorizing materials following should be taken into account: the ori-
gin of the institution (the creator of the study, its functions, responsibilities,
structure, etc.), organization and development (applications and services,
planning, programming, scheme of organization, etc.) the process of devel-
oping rules governing the functions, program and activities of the institution.
Principles of categorization are: analysis and inventory as well as the cre-
ators of the holders of categorization, activities and functions and the scope
and type of organization. When creating a categorization should take into
consideration the practical solutions that will serve to better cooperation with
the creators materials that have common aspirations for qualitative evalu-
ation of cultural heritage. To have a body established as the creator of the
fund it must meet several conditions: it has to have a legal identity that has
jurisdiction as defined in the official text, that has degree of responsibility and
accurately determined position within the administrative hierarchy, that has
the ability to work and decision making for most of the tasks arising from its
jurisdiction, to possess the organizational scheme (internal organization).
Evaluation is an analytical process that requires the greatest caution and ob-
jectivity, and depends on the development of certain disciplines and knowl-
edge of those who carry out evaluation. During the evaluation phase is more
frequent: determining the purpose, time, geographic space and social-envi-
ronment social creation materials, determining authenticity, degree of pres-
ervation, and rarity of a specific phenomenon in a certain time, space or
social stratum; determining the events that gave impetus to the formation the
object of evaluation, etc. The evaluation and selection materials necessary
to resolve some basic questions as:
1. lt is necessary to retrieve the archive material that will match the criteria
for evaluation of total archives, and it is necessary to create each archive
categorization creators with an explanation of their functions, activities and
signiflcance
2. lt is necessary to make resource list primarily for material of lasting value
at all levels (one for common tasks, and a special rate for other areas of ac-
tivity - each ministry the city, schools, hospitals, etc.)
3. Evaluation can not be done without expert (and educated) that can re-
spond to the demands of modern archival services.
The aim of evaluation is to determine the importance of permanent
archives, and the purpose is to preserve the optimal amount of original data
and information with a minimum amount of materials orto provide maximum
information with minimum preserved.

82
Mr. sc. Nada e IBEJ
Pokrajinski arhiv Koper

VALORIZACIJA E.GRADE
Abstrakt: Valorizacija je u arhivskoi praksi pisutna vei od 50-ih
godina 20. stoljeca. U Sloveniji se upotrebliava tzv. pozitivna valoizaciia.
lJvodenjem e-poslovanja te nastankom e-grade i valoizacija je se morala
pritagoditi vremenu. Prvi puta se susreiemo sa zahtievom za valorizaciiu
medijskog oblika zapisa kao uuieta za oiuvanie informaciia u gradi. Kako
zapoieti valorizac|u i kako promiieniti naielo, da smo arhivi arhivisti i
zakljuini dio procesa u naeelu, da smo na podetku procesa.

Kljuine riie i:. Valorizacija, e-grada, nosilac zapisa, oblik zapisa,


metapod aci, i nte rn a pravi la.

Uvod

Valorizacija grade ie u arhivskoj praksi ved usvojen termin, kojeg arhi-


visti medusobno razumiju i ne obrazlaZu. Razumljivo samo po sebi dini nam
se, da je nase razumijevanje valorizacije svima jasno i razumljivo kao Sto je
nama. MoZda ijeste, kada govorimo o klasidnoj graali, koju valoriziramo, ali
kada preclemo na e-gradu onda nam valorizacija donese ne5to o demu prije
nismo nikada razmi5ljali.
Valoriziramo, dakle vrednujemo naSe stvaraoce, potom kod valo-
riziranih stvaralaca vrednujemo njihovu gradu i preuzimamo u arhiv, a u arhi-
vu kod provodenja strudne obrade grade izvedemo dodatnu valorizaciju, ako
je potrebna.
Pri tome se u Sloveniji upotrebljava tzv. pozitivna valorizacija, koja isto
tako omogudava, da stvaralac nakon primljene upute o odredenoj arhivskoj
gradi mo2e izdvojiti i unistiti graalu, koiojje istekao rok duvanja bez obzira na
to, Sto arhivska gratla nije bila fizi.ki predana nadleZnom arhivu.
Sta je zapravo bit valorizacije? Osigurati optimalan obim izvornih podataka i
informacija sa minimalnim obimom gratle, dakle selekcija.
Po5to je valorizaci.ji klasidne gracle kumovao izniman porast grade
i premali kapaciteti arhiva za auvanje, to se kod e-gratle postavlja pitanje
da li uopce izvoditi valorizaciju. Naime broj dokumenata ne predstavlja vi5e
problem jer je jednostavno rjesiv sa pove6anjem kapaciteta tvrdih diskova ili
drugih nosilaca. To je cjenovno i prostorno veoma prihvatljivo. Dakle mogli bi
kod uvodenja e-duvanja i e-arhiva napraviti obrt unazad i ponovno uspostav-
iti naaelo ,,sve je arhivsko dok arhiv ne odabere gradu". To je moguie, ali da
li je smisleno?

83
Mr. sc. Nada CIBEJ

Da li je cilj zahtijevati od stvaralaca, da kod zamjene informacijske


tehnologije prenose svu dokumentaciju na novu tehnologiju, ili, da nakon pet
godina izvode sigurnosno prenoienje dokumentacije na nove nosioce, iako
znamo, da se odretlena gracla nikada ne6e prenijeti u arhiv. Kupiti opremu
idodatne diskove mo2da nije skupo, a kvalitetan prijenos zapisa kakvog
zahtijeva zakon i podzakonski akti je zahtjevan i skup postupak, koji treba
bitno viSe nego sami mediji. Arhiv od toga nema nikakve dodatne vrijednosti.
Dodatna vrijednost za arhiv je, da postanemo sastavni, neodvojivi dio prvog
radnog procesa kod planiranja, postavljanja sistema i podetka kreiranja do-
kumenata.
Zalo je valorizacrla znadlan dio i kod e-gratle.

E-grada

Elektronska graala je grada u digitalnom ili analognom obliku, a dig-


italna gracla je graala u digitalnom obliku zapisa i pohranjena na strojno
ditljivom nosiocu zapisa.
Za svu graclu, koja je u digitalnom obliku usvojio je se opdi naziv e-
grada, kojeg 6u i upotrebljavati u prilogu.
Problem valorizacije kod e-graale nije nov. Sa njim se bavi cijeli niz arhivskih
strudnjaka u sv|etu, ve6 u 80.{im godinama pro5log stolje6a su upozoravali
na problem valorizacije.
Ako je prijelaz na pozitivnu valorizaciju u pedesetim godinama proslog
stoljeca bio ,,Kopemikov arhivski preokret" to bi strudna opredjeljenja valori-
zacije kod e-gratle nazvali epitom Koperniku'.
"Keplerjev
Kod valorizacije e-gracle je pozitivna valorizacija nuzna, jer je jedini nadin, da
pravilno postavimo temelje e-duvanju i posljedidno e-arhivi. Naime izdvajanje
odnosno uni5tavanje e-grade ukljuduje i promjene istog, npr. sa mijenjanjem,
prepisivanjem ili brisanjem njihovih kontekstualnih podataka i povezivanja
(metapodaci).
Za razliku od dosadaSnje uloge arhivista, sada se arhivist postavlja
na podetak procesa. Arhivist mora unaprijed odrediti koji dokumenti moraju
biti saduvani joS prije ili odmah nakon njihovog nastanka.
U e-okruZenju zbog sadiala, konteksta i strukture nije samo po sebi ra-
zumljivo koji dokumenti ce biti zahvaceni. Mnogo znadajnije, od odluka koji
dokumenti ce biti odabrani je, da odredimo koji podaci su nuzni za pravilan i
kvalitetan opis dokumenta i njegove uloge te za njihovo povezivanje.

,,Nosilac zapisa" i oblik zapisa

,,Nosilac zapisa" je klasidan ili elektronski nosilac zapisa, na kojem se


zapise sadZaj u skladu sa oblikom zapisa, Sto je propisano Zakonom o zastiti
dokumentarne iarhivske grade te arhivima (ZVDAGA, UL RS 30/2006). Kod
klasidne gracle nismo nikad upotrUebili izraz ,,nosilac zapisa". To ne znadi, da

84
Valorizacija e-grade

nije bio znaaajan. Govorili smo o ,,vanjskim karakteristikama dokumenata" te


mealu njih pribrojali ,,pisanu podlogu". Ali, nikada nije bila,,pisana podloga"
osnovni uvjet sa kojim uopee mozemo valorizirati.
Nosilac zapisa ili medij, mora osiguravati sve uvjete sigurnog duvanja
graale i omogueavati ve6i broj propisa na novije nosioce zapisa. lsto tako
mora biti vaZe6i, temeljiti na medunarodnom, op6em a i otvorenom stan-
dardu, kod5ten itd.
Sada smo stvarno u fazi oblikovanja kritertla za valorizaciju nosioca
zapisa.
Zai;to je to znadlno? Klasidni nosilac zapisa nije utjecao na 6itljivost sadrZaja
u razliditim uvjetima. lli ako pojednostavim, klasidni dokument je 6itljiv ili bar
dijelom ditljiv (sa vidika nosioca zapisa) u svim prostorijama, bez pomagala
(sa iznimkom nao6ala za one, koji ih trebaju), sa ili bez elektrike, danas, su-
ta, ktoz nekoliko godina, iako je nosilac lagano o5te6en itd.
Nosilac digitalnog zapisa nije tako op6e ditljiv svuda i uvUek. eifljivost
je ovisna od izbora nosioca, njegovog kvaliteta, upotrebljivosti, Zivotne dobi,
tehnologUe, strojne i programske opreme i sli6no. Ako je zamijenjena recimo
programska oprema, zapis nije ni dijelom ditljiv.
Zalo je znaeEno, da na po6etku procesa stvaranja dokumenta
stvaralac ima odretlene kriterije odnosno valorizirane nosioce, koji 6e
omogudavati ditljivost, prijenos i upotrebljivost podataka, pouzdanost,
autentidnost.
Osnova, koju arhivisti zahtijevaju je, da se e-dokumenti prenose na
strojno i tehnoloski neovisne medije.
Trenutno bi uputa sadrZavala slijede6e kriterUe, odnosno zahtjeve:

Mediji za dugoro6no arhiviranje digitalnih objekata

Oblici i vrste medija za dugorodno arhiviranje digitalnih objekata:


. CD-R sa ftalocijaninskim bojama;
. DVD-R CD sa zlato odbojnim slojem;
. DLT.

Mediji za primarni arhiv digitalnih objekata:


. prva kopija: optidki nosioci sa zlato odbojnim slojem te ftalocijanins-
kim bojama;
. druga kopija: DLT: upotrebljavamo samo trake najbolje kvalitete sa
nosiocem iz kvalitetnog poliestera (Mylar).

Mediji za operativnu kop'rju digitalnih ob.jekata:


. optidki nosilac moZe biti iz jeftinijega materijala.

B5
Mr. sc. Nada e IBEJ

,,Oblik zapisa" su one organizacUske i tehnoloske karakteristike za-


pisa, koje odreduju, kako je sadrZaj zapisan, pohranjen i prikazan u procesu
duvanja (ZVDAGA).
Oblik zapisa ili format zapisa mora osiguravati oduvanje izvornog
sadrzEa grade, omogu6avati reprodukciju, pretvorbu, a prije svega sigurno
duvanje vi5e od 5 godina. Takoder, za valorizactlu oblika zapisa va2i, da se
moraju temeljiti na metlunarodnom, op6em, otvorenom standardu, te biti
op6e vaZe6e i upotrebljavane te neovisne od strojne i programske opreme.
Trenutno najaktualniji oblik zapisa za dugorodno duvanje, kojeg bi uvrstili u
uputu je: PDF (Portable Document Format - PDF/A je ogranideni oblik pDF
ve'zle 1.4, koja je primjerna za dugorodno duvanje zapisa, kod kojih je oblik
PDF ve6 upotrebljena. PDF/A metapodaci temelje na Adobe XMP (eXtesible
Metadata Platform) platformi, a XMP na RDF (Resource Description Frame-
work) iXML nadinima zapisa, TIFF (Tagged lmage File Format), odvojivost
300-600 dpi, B bitna (crno-bijelo) i 24 bitna (obojena) dubina, SGML (Stan-
dard Generalized Markup Language), XML (eXtensible Markup Language),
nestisnuta WAVE ali AIFF (Audio lnterchange File Format), 24-bit stereo
zvuk, 48/96 KHz, RAW (family of raw image formats) AVI / MpEG-2 / MPEG-
4,24-32 bita.

Metapodaci

Metapodaci su podaci o podacima, odnosno, podaci sa informacijom


o podacima (indeksne kartice). U kontekstu upravljanja sa zapisima su meta-
podaci definirani kao podaci, koji opisuju kontekst (mislenu cjelinu), sadr2aj i
strukturu zapisa te upravljanje sa njima kroz vrijeme.
Metapodaci pohranjenih zapisa moraju opredijeliti sve standard-
izirane informacUe o identifikaciji, izvornosti, opisu, upravljanju i dostupnosti
u vremenu i prostoru i zapis postaviti u redoslijed dogaclanja.
Upotrebljavaju se i za opis sadr2la zapisa, objaSnjenje naaina
datacije, statistidke podatke iza vrednovanje kvalitete podataka, odnosno
poslova, na primjer upravljanja, odrZavanja ili traZenja izvora.
Namjena i cilj stvaranja metapodataka je:
- dugoro6no zaStititi zapise i osigurati njihovu dostupnost i upotreblji-
vost,
- omoguciti razumijevanje zapisa,
- poduprUeti iosigurati osnovne vrijednosti zapisa,
- osigurati izvornost, pouzdanost i cjelovitost zapisa,
- poduprijeti strategiju skupne upotrebljivosti (razmjena podataka),
- poduprueti ponovnu aktivaciju zapisa,
- uspostaviti i pohranjivati strukiurirana i pouzdana logi6na povezivanja
izmeclu zapisa u kontekstu njihovog nastanka,

86
ValorizaciJa e-grade

- poduprUeti kako konstatiranje, u kojem informacijskom sistemu je bio


zapis stvaran, kao i upravljanje informacijskih sistema, u kojem se zapis na-
lazi, dakle omoguciti prijenos izvornih zapisa toliko vremena, kao sto je to
potrebno,
- poduprijeti vi5ekratnu, c.jelovitu i uspje5nu migraciju zapisa iz .iednog
radunarskog okruZenja u drugi, odnosno drugaaiji naain izvodenja za5tite
zapisa.

Vrste metapodataka:
- metapodaci o samom zapisu,
- metapodaci o poslovnim pravilima,
- metapodaci o stvaraocu - odgovornoj osobi odnosno osobama,
- metapodaci o poslovnim postupcima,
- metapodaci o postupku upravljanja sa zapisima,
- metapodaci o arhivskoj strudnoj obradi iarhiviranju.

Metapodatke obratluje standard Dublin Core i projekt lnterPARES.


A 5ta je valodzacia metapodataka? Da li imaju svi metapodaci osobine
arhivske gracle, ili obavimo valorizaciju metapodataka nastalih kod stvaraoca
idodamo metapodatke o arhiviranju iobradi? Da lije uop6e mogu6e valorizi-
rati metapodatke?
Pitanje je, takoder, da li u uputama propisujemo upotrebu metapo-
dataka iz standarda (recimo Dublin Core) te nas eventualni drugi ne zan-
imaju, da litu nema valorizacije i preuzmemo sve metapodatke. Takocler, ako
se odludimo preuzeti sve metapodatke, koje moguee propisuje podrudno za-
konodavstvo ili standardi, kako potom izvodimo dodatnu valorizaciju u arhivu
kod strudne obrade arhivske grade?
Dakle na5u pozornost ne treba samo zapis kao takav, nego i kontekst
u kojem je nastao. Potrebno je definirati sferu aktivnosti stvaraoca, ukliudene
partnere, odnosno korisnike, te njihove uloge, te valorizirati uloge. To moZe
znaditi eak napredak u valorizaciji i bolje kategoriziranje, odnosno kvalitetnije
i vise produbljene informacije, koje omogudavaju upotrebu arhivske grade.
Ako se pravilno i kvalitetno prihvatimo valorizacije na podrudju e-grade
mogude je, takotler, osiguravanje pravne sigurnosti, koju nosi arhivska gracla
mnogo kvalitetnije.

Nadleinosti kod izvod6nja valorizacije

Sa odrealivanjem arhivske grade arhivisti, sa stajalista oiuvanja


sadrlaja stvarno poseZu u historiju, jer neposredno odreduju o oauvanju ili
uniStavanju grade.

87
Mr. sc. Nada CIBEJ

Valorizacrja dokumentarne graile je u arhivistici najodgovorniji stru6ni


posao sa kojim na osnovu strudnih polazi5ta, nadela i kriterija, dobre prakse
te pomo6u razliditih evidencija i spiskova i neposredne analize grade, vred-
nujemo gratlu te joj odredimo trajan zna6,a1za kulturu, nauku, pravnu zaStitu,
estetiku itd. Odgovornost za valotizaciu grade nose arhivi kao specijalne
strudne institucije. Prvi osnovni nivo tzv. groba valorizacija se izvodi kod
stvaraoca na osnovu strudnih uputa nadleZnih arhivista. Uvjet za to, je ospo-
sobljenost radnika kod stvaraoca. To znanje, radnici zaduZeni za dokumen-
tarnu gradu, stidu u nadleZnom arhivu.
Stoga se postavlja pitanje dodatnog obrazovarya ne samo za rad-
nike, koji rade sa dokumentarnom gradom, nego i za arhiviste.
Postavlja se opravdano pitanje da li su arhivisti dovoljno i kvalitetno
osposobljeni odredivati nadela i kriterije valorizacije na podrudju e-gradiva.
S obzirom na to, da nosimo odgovornost za oduvanje optimalnog obima za-
pisa i informacua o pro5losti, moramo preuzeti istu mjeru odgovornosti za
valorizaciju nosilaca i oblik digitalnih zapisa, da 6emo uop6e mo6i oduvati
informacije o pro5losti. Na kraju, odgovorni smo za obrazovanje radnika, koji
rade sa tom gradom, 5to moZemo samo tada kada smo sami dovoljno ospo-
sobljeni za to.

Uvjeti za preuzimanje e-arhivske grade u arhiv

Zakon o zastiti dokumentarne i arhivske grade, te arhivima odreduje,


da,,svaka osoba, koja 6e rukovati ili duvati gradu u digitalnom obliku, mora
izvesti barem slUedede faze pripreme, odnosno organizacije zahvata i
duvanja:
- priprema na zahvat iduvanje (prethodno istrazivanje s obzirom na
nadleznosti, zadalaka, djelatnosti, predmeta poslovanja, poslovnih funkcija,
unutarnje organizcUe, popis vrsta i izvora grade, priprema studije izvodljivo-
sti, priprema analize izika i mjera za njihovo smanjivanje, ocjeni postoj5ieg
informac|skog sistema, zahtjeve za zahvat i duvanje, priprema plana duvanji
i uspostave informacijskog sistema);
. priprema iprijem unutarnjih pravila;
. pra6enje provodenja unutarnjih poslova i mjere kod odstupanja (un-
utarnji, odnosno vanjski nadzor);
. promjene idopuna unutarnjih pravila zbog promjene va2e6ih propisa,
organizacijskih promjena kod osobe, tehnoloskog napretka, spoznaja struke
ili utvrdivanje nedostataka kod nadzora".
Javnopravna osoba, koja 6e rukovati ili duvati gradu u digitalnom ob-
liku ili osoba, koja 6e izvoditi usluge zahvata i duvanja odnosno pra6enja
usluge, mora usvojiti unutarnja pravila.
Unutarnja pravila su pravila, koja kao svoj interni pravni akt usvoji os-
oba s obzirom na izvoderya zahvata i.uvanja svoje dokumentarne iarhivske
graale u digitalnom obliku te prateiih usluga, odnosno ponudad usluga obzi-
rom na provodenje zahvata i duvanja, odnosno prate6ih usluga.

8B
Valorizacija e-grade

NadleZni arhiv sa strudnim uputama propisuie postupak i na6in pre-


davanja grade te oblike i nosioce zapisa. Pri tom je potrebno uzeti u obzir i
slijede6e:
. u kojem lT sistemu su dokumenti odrZavani,
. da li taj sistem sadrZi preporuke o duvanju i poslovnim predmetima,
. da li su svi metapodaci obavezni za pripremu valorizac(e ida li su
dokumenti i direktoriji pravilno strukturirani,
. da li lT sistem podupire potrebne standarde, zahtjeve i postupke,
. gd.ie su dokumenti fizidki pohranjeni i kako ih moZemo ponovno akti-
virati.
Dakle, uviet za preuziman.ie e-arhivske graale u arhiv su usvojena
unutarnja pravila, njihovo istinsko provodenje i nadzor te pravilno izvedena
valorizacija.

Saietak

Sta ie zapravo bit valorizacije? Osigurati optimalni obim izvornih po-


dataka i informacija sa minimalnim obimom grade, dakle selekcija.
Posto je kod klasi6ne grade valorizaciji kumovao izniman porast grade
i premali kaphciteti arhiva za duvanje, to se kod e-gratle postavlja pitan.ie
di li uop6e izvoditi valorizaciju. Naime broj dokumenata ne predstavli.a vi5e
problem jer je jednostavno rjeSiv sa pove6anjem kap.aciteta tvrdih diskova
ili drugin nosita-ca. To je cijenom i prostorno veoma prihvatliivo. Dakle mogli
bi koJ uvoctenja e-iuvanja i e-arhiva napraviti obrat unazad i ponovno us-
postaviti na6elo ,,sve je aihivsko dok arhiv ne odabere gradu" To je mogu6e,
no da li je smisleno?
Problem valorizacije kod e-grade nije nov. Sa njim se bavi ditav niz
arhivskih strudnjaka po svijetu, vec u 80. godinama pro5log stoljeCa su upo-
zoravali na problem valorizacije.
Za razliku od dosadaSnje uloge arhivista sada se arhivist postavlja na
podetak procesa. Arhivist mora unaprijed odrediti koji dokumenti moraju biti
oduvani joS prije, ili odmah po njihovom nastanku.
U e-okruZenju'zbog sadrZaja, konteksta i strukture nije samo po sebi jasno
koji dokumenti 6e 6iti zahva6eni. Mnogo znada.inije, od odludivanja koji do-
kumenti ie biti odabrani je, da odredimo koji podaci su nuZni za pravilan i
kvalitetan opis dokumenta i niegove uloge te za njihovo povezivanje.
Zalo je znadajno, da na podetku procesa stvaranja dokumenta stvaralac
ima odredene' kriterije, odnosno, valorizirane nosioce i oblike zapisa, koji
ie omogucavati ditljivost, prijenos i upotrebljivost podataka, pouzdanost,
autenti6nost itd.
Sta je valorizacija metapodataka? Da li imaju svi metapodaci osobine
arhivske gracle, ili obavimo valorizaciju metapodataka nastalih kod stvara-
oca i dodLmo metapodatke o arhiviranju i obradi? Dali je uopce mogu6e
valorizirati metapodatke?

89
Mr. sc. Nada e |BEJ

Summary

What is actually an essence of evaluation? To ensure optimum vol_


ume of the original data and information with a minimum volume of material,
that is - the selection.
Since the code of classical material valorisation led to exceptional
increase in materials and small capacity for storing in the archive, e-materi-
als raise the question whether the general run evaluation is needed at all.
Namely the number of documents does not represent more a problem be_
cause it is easily solvable with the increasing capacity of hard disks or other
data carriers. lts cost and needed space are very acceptable. So they could
make the turnaround with the introduction of e-storage and e-archive and to
back and re-establish the principle for all archives and archive material that
is not selected. lt is possible, but does it makes sense?
The problem of evaluation in e-publications is not new. With him is a
wide range of archival experts around the world, but in the goth years of the
last century have warned the problem of evaluation.
Unlike the previous role of archivist now sets to start the process.
Archivist must determine in advance which documents must be preserved
before or immediately after their emergence.
ln an e-environment for content, ere context and structure are not in
itself cleal it is not known precisery which documents wi be affected. rt is
much more important, than deciding which documents will be selected is to
determine which data are essential for the proper and quality description of
the document and its role and for their connections.
It is therefore significant that at the beginning of the process of cre-
ating the document creator has certain criteria that valorised carriers and
format that will facilitate readability, the transfer and availability of data, reli-
ability, authenticity, etc.
What is the evaluation of metadata? Does all metadata possesses
features of archival materials, or we can perform evaluation of metadata
while still in possession of their creators, and add metadata about editing
and processing? ls it even possible to evaluate metadata?

90
Omer ZULIC
Arhiv Tuzlanskoga kantona Tuzla

KARAKTERISTIKE VREDNOVANJA REGISTRATURNE


GRADE NASTALE POSREDOVANJEM U PROMETU
VRIJEDNOSNIM PAPIRIMA

Abstrakt: Autor se u radu bavi nekim karakteristikama vrednovania


registraturne grade (sa aspekta pozitivnih zakonskih propisa) nastale posre-
dovanjem u prometu vrijednosnim papirima, a koia ie nastala kao direktna
posljedica tranzicije bosansko-hercegovaikoga druStva. Radi se o gradi
specifi1noj za navedeni period, koia niie postoiala u raniiem sistemu, te ie
kao takva nepoznanica raniioi arhivskoi sluibi i arhivistima. Naime, grada
se odnosi na djelovanje brokerskih kuia, beni, Registra i Komisiie za vriied-
nosne papire, a odnosi se na posredovanie u prometu vriiednosnim papiri-
ma. Usljed aktuelnosti iznaeaja iste, neophodno ie ukazati na potrebu vred'
novanja navedene grade i njene zaStite, odnosno neophodnost ukliuiivania
arhivista u navedene procese.

Kuu6ne rije i: Vrednovanie, registraturna grada, vriiednosni papiri,


tranzicijski procesi, zakonska regulativa, nalozi.

Uvodne napomene

TranzicUski procesi koji su zapodeli preobraZajem politidke struKure


dru5tva, te demokratizacijom izbornoga sistema, doveli su do korjenitih prom-
.jena u svim segmentima dru5tva. Oni su prodrli u sve pore dru5tva, te doveli
do korjenitih promjena u svim njenim sferama. Te promjene imale su odraza
na cjelokupan sistem zastite arhivske graale u nastajanju, te na djelovanje
arhivskih ustanova.
Do sada su pokrenuta i otvorena mnogobrojna aktuelna pitanja iz
arhivske djelatnosti, uzrokovana tranzicijskim procesima od pitanja vezanih
za privalizaciju, ste6a.i, likvidaciju, reformu pravosuda, uprave, nevladine
organizacije, vrednovanje, rekonstrukci.iu fondova, revalorizaciju arhivske
grade, itd. Medutim, odito da utjecaji navedenih procesa i dvije decenije od
podetka, jos uvi.jek ne jenjavaju. Arhivska sluZba je i dalje opteredena bro-
jnim otvorenim pitanjima na koja heba na6i adekvatne odgovore iponuditi
odgovaraju6a rjeSenja. To su pitanja vezana za za5titu ivrednovanje gratle
nastale u prometu vrijednosnim papirima, notarskih kancelarija, itd.

91
Omer ZULIC

Produkt tranzicijskih procesa u Bosni i Hercegovini jeste emisija vri-


jednosnih papira, dime dolazi do osnivanja berzi i pravnih lica koja se bave
prometom istih. Dakle, rUed je o novoj specifidnoj djelatnosti, dijim radom
nastaje posebna vrsta gracle, koja se odnosi na prijenos, prodaju dionica,
korespondenciju sa Komisuom za vrijednosne papire, Registrom za vrijed-
nosne papire, bezama, evidencijama koje se odnose na navedenu materiju,
itd. U svezi sa navedenim, name6e se kljudno pitanje vrednovanja regis-
traturne grade koja nastaje u radu istih. Navedena problematika je direktni
produkt tranzicuskih procesa, koja kao takva nije ni mogla biti zastupljena
vrednovanjem, od strane arhivske sluZbe ranijega perioda.
Danas je evidentno postojanje znatnoga broja pravnih lica koja se
bave navedenom djelatnoS6u, kao ionih koji prestaju sa radom, usljed losih
poslovnih, odnosno finansijskih rezultata. Stoga arhivska sluZba mora uze-
ti aktivnije ude56e u pra6enju i kontroli arhivskoga poslovanja istih, vred-
novanju predmetne registraturne gratle, te preuzimanju iste u nadlezne
arhive. Prepoznav5i zna6aj i aktuelnost navedene problematike, ovim radom
poku5ali smo prije svega otvoriti ovo pitanje, prezentirati ga arhivskoj sluZbi,
le dati neke osnovne smjernice i poglede za vrednovanje navedene gracte (sa
aspekta pozitivnih zakonskih propisa), koje 6e predstavljati osnovu za daljnje
aktivnosti na planu vrednovanja. Stoga iu se u nastavku rada konkretnije
baviti pitanjem vrednovanja navedene gracte, koje 6e predstavljati osnovu
za daljnje aktivnosti na planu vrednovanja, kako od strane stvaralaca gracle
tako i nadle2nih arhiva.

Karakteristike vrednovanja registraturne grade

Vrednovanje registraturne grade predstavlja bitan strudni posao, d|i


je krajnji cilj da se na osnovu minimuma sa6uvanih informacija obezbijedi
optimum vaZnih informacija. Pri tome se koriste utvrdena nadela i kriteriji
vrenovanja. Danas su otvorena mnogobrojna pilanja vezana za vrednovanje,
ali dinjenica je da ovo pitanje ni do danas nije teorijski, a pogotovu praktiino
uoblideno. Razlog tome dijelom leZi i u posljedicama tranzicuskih procesa
koji stalno i iznova otvaralu nova pitanja vezana za vrednovanje i za5titu.
Ovdje svakako treba spomenuti i nove djelatnosti odnosno nove vrste graate,
koje u ranijem periodu nisu ni postojale, pa samim time nisu ni mogle biti
vrednovane.
Evidentan primjer je grada nastala posredovanjem u prometu vrijed-
nosnim papirima. Navedena graala je specifidna i relativno nova za arhiviste,
te je neophodno tom pitanju pri6i strudno. U radu 6u staviti akcenat na pro-
pise koji se odnose na predmetnu materUu, dati osvrt na vrednovanje gratte
od strane zakonodavca, te analizu istih sa aspekta arhivske struke ivred-
novanja gratle.

92
Karakteristike vre. reg. grade nastale posredovanjem u prometu vriied. papirima

Prvobitnim stupanjem na snagu Zakona o vrijednosnim papirimal


uredeni su emisUa i promet vrijednosnih papira, kao i sudionici u navedenim
poslovima u Federaciji Bosne iHercegovine. U dlanu 2. pomenutog Zakona,
navedeno.je da je vrijednosni papir isprava ili elektroniaki zapis koji sadrZi
prava koja se bez istih ne mogu ostvarivati ni prenositi.'? Promet vrUednosnih
papira obavlja se na bezi idrugim uretlenim javnim tti5tima, koja se os-
nivaju radi stvaranja uvjeta za povezivanje ponude i potraznje vrijednosnih
papira.3 lstovremeno dolazi do osnivanja Registra vrijednosnih papira koji
shodno dlanu 2. Zakona o Registru vrijednosnih papira obavl.ia poslove reg-
istracije, duvanja I odrZavanja podataka o vrijednosnim papirima i poslove
prijenosa, u skladu sa Zakonom kojim se uretluje emisija ipromet istih.4 lste
godine stupa na snagu iZakon o Komisiji za vrijednosne papire Federacije
Bosne i Hercegovine,s koja osigurava primjenu i nadzire provodenje zakona
idrugih propisa koji se odnose na emisiju i promet vrijednosnih papira, te
ostalih aktivnosti utvrtlenih dlanom 11 . navedenog Zakona.
Dakle, navedenim propisima stvorene su zakonske osnove osnivanja
I djelovanja druStava koja se bave posredovanjem u primjeni vrijednosnih
papira, te dru5tava koji to omogudavaju ivr5e kontrolu poslovanja, izdavanja
licenci, odobrenja, itd. Buduei da je rUed o specifidnoj djelatnosti, svakako je
za odekivati da u radu istih nasta.ie ispecifiina grada ispecifidne evidencije.
Stoga iemo u nastavku rada akcenat staviti upravo na vrednovanje grade
koja nastaje u radu istih.
Sva druStva koja ueestvuju u navedenim poslovima za osnovnu evi-
denciju predmeta iakata vode djelovodni protokol, u skladu sa propisima iz
kancelar|skoga poslovanja. Metlutim, isti posjeduju i specifldne evidencije,
prvenstveno knjigu naloga u koju se upisuju nalozi iopozivi nalogaG koji se u
knjigu naloga evidentiraju po strogo utvrdenim pravilima, utvralenim u dlanu
85. navedenog Zakona, da bi navedena evidencija bila validna.
Knjiga naloga ima karakter interne evidencije, koja sluZi u svrhu kon-
trole pravilnosti poslovanja, a kontroliSe se od strane Komisije za vrijednosne
papire. U skladu sa navedenim ista se 6uva najmanje pet godina, nakon
isteka poslovne godine na koju se odnosi.T Budu6i da se navedena eviden-

'l "Sl. novine Federccije Bosne iHercegov,ne', br.39/98.


2 To su: dionice, obveznice, certiflkati (izdati na duzi rok od godinu dana), ostall vrijednosni papiri
dugorodnog karaktera, ugovor o investiranju na temeuu kojeg se mogu od treaih osoba pribavljati
sredstva, druga prenosiva isprava o investiranju, drugo pravo utvrdeno kao vrijednosni papjr propi-
sima Komisije za vrijednosne papire u Federaciji Bosne i Hercegovine
3 elan 52. Zakona o vrijednosnim papirima."Sl. novine Federccije Bosne i Hercegovine", br. 39/98.
4 "Sl- novine Foderacije Bosne i Hercegovine', br. 39/98.
5 /sto.
6 Shodno dlanu 84. Zakona o trZistu vrijednosnih papira, "Sl novine Federacije Bosne i Hercegovi'
,e", br 85/08. nalog je jednostrana izjava volje klijenta upu6ena profesionalnom posredniku da u
svoje ime iza radun klijenta obavi odredeni posao sa vrijednosnim papirima.
7 elan 85. stav 4 Zakona o trzistu vrijednosnih papira, "S/. novine Fedehcije Bosne i Hercegovine",
br 85/08.

93
Omer ZULIC

cija euva pet godina, isto toliko 6uva se i dokumentacija koja sluZi za upis u
knjigu naloga, te ostala propratna dokumentacija (nalozi, ugovori, obraduni,
itd.), s tim da profesionalni posrednik mora saduvati izvorni zapis zaprim-
ljenog naloga, iz kojeg mora biti vidljivo vrijeme zaprimanja istog.
Od specifi6nih evidencija profesionalni posrednici duZni su voditi reg-
istre, a koji se odnose na svako sticanje odnosno prijenos na drugo lice
vrijednosnih papira ili udjela u povezanim pravnim licima sa profesionalnim
posrednikom, a koji ukljuduje podatke o kolidini, cijeni idatumu transakcije.s
Navedena evidencija ima karakter trajne evidencije, a posrednici imaju obav-
ezu omoguditi neposredan uvid u istu Komisiji za vrijednosne papire ili pak
da Komisiji dostavljaju traZene podatke iz registra.s
Bitno je naglasiti i dinjenicu zakonskog regulisanja pitanja elektron-
skog vodenja knjige naloga, o kojoj je ve6 bilo rijedi u radu.lo Budu6i da je
rijed o internoj evidenciji koju kontroliSe Komisija za vrijednosne papire, nije
ostavljena obaveza printanja iste i duvanja u konvencionalnom obliku, ve6
samo elektronskom, a dostava podataka Komisiji mo2e se vrsiti elektronski
ili pak u fizidkom obliku, za onaj dio koji Komisija haZi. Ovdje se togidnim
postavilo pitanje uvida u navedene podatke nakon npr. preuzimanja regis-
traturne graale u nadleZni arhiv. Pitanje validnosti navedene elektronske evi-
dencije zakonodavac je uredio obavezom uvodenja informacionog sistema
kojim se obezbjecluje tadnost i kontrola unesenih podataka (naloga) ikoji ne
dopu5ta ispravke upisanih podataka u knjigu naloga. Nadalje, profesionalni
obveznik je du2an obezbijediti softver nezavisnog proizvoclada koji prati i
biljeZi sve zahvate na bazi podataka informacionog sistema.ll
Na osnovu navedenog, moZe se re6i da su propisima obuhva6eni
bitni elementi zaStite eleKronske evidencije, ali ako govorimo o vrednovanju
eleklronske evidencije tu je napravljen propust jer navedena evidencija nije
uop6e vrednovana, ili to zakonodavac podrazumijeva, (uzimajuci u obzir da
su nadela i kriteriji isti, kako za klasidnu tako i elektronsku informaciju), u
skladu s 6ime bi se ielektronska evidencija morala duvati najmanje pet go-
dina, kao Sto je sludaj sa duvanjem knjige u konvencionalnom obliku.
Navedenim Pravilnikom takoder je uredeno pitanje registracije,
duvanja iodrZavanja podataka o vrijednosnim papirima i prijenos istih koji se
vrsi na radunima vrijednosnih papira, a koji se u obliku elektronskih zapisa
uspostavljaju i vode u informacionom sistemu Registra za vrijednosne pa-
pire. Utvrdena je i obaveza Registra za vodenje evidencije izvrsenih promje-
na na radunima emitenata ivlasnika vrijednosnih papira. Bududi da se radi o
informacionom sistemu, propisima su utvrctene mjere registracije koje osigu-
8 elan 5. tadka 6 Pravilnika o posredovanju u poslovjma s vrrednosnim papiima,.'Sl. novine Fede-
racie Bosne i Hercegovine', bt.34l}g.
I /sto, dlan 5. tadka 8.
10 /slo, alan 15. stav 1.
11 /slo, 6lan 15. stav 4. i 5

94
Karakteristike vre. reg. grade nastale posredovan.jem u prometu vrijed. papirima

ravaju: parametre validnosti za operccije unoienja podataka, dvostruki kljud


za odredene ulaze (input-e) podataka i kontrolnu funkciju za uporealivanje
stampanih izlaza (output-a) u odnosu na ulazne dokumente.l2
Registar je duzan duvati u periodu od tri godine od dana prijema,
odnosno sadinjavanja izvje5taje Agencije i organa ili institucije nadlezne za
privatizaciju banaka, izvjeStaje depozitara i rjeSenja o upisu u registar emite-
nata kod Komisije, naloge iodluke, prijave za prijenos vrijednosnih papira,
obavje5tenja o odbUanju prijenosa vrijednosnih papira po prijavi, liste vlasni-
ka vrijednosnih papira.13 U 6lanu 71. navedenoga Pravilnika dato je prilidno,
povr5no ovla56enje Registru da na kraju kalendarske godine iz sistema reg-
istracije brise sve podatke za eUim duvanjem nema zakonske obaveze ida
uspostavi sistem registracije koji fe ukljueivati sve aktuelne radune emitena-
ta i radune vlasnika vrijednosnih papira kod Registra, sa stanjem na poaetku
nove kalendarske godine. Ovdje ostaje nejasna odrednica brisanja infor-
macija "za dijim duvanjem nema zakonske obaveze" te se dini da je ostav-
ljena sloboda individualne odluke da li je neSto vaZno, odnosno da li postoji
obaveza 6uvanja, ne pozivaju6i se pri tom ni na jedan propis ili interni akt
kojim bi navedeno pitanje bilo definisano. Ono Sto je pozitivno, jeste obaveza
duvanja u pismenom obliku ili na odgovaraju6em elektronskom mediju, u
periodu od najmanje sedam godina od dana brisanja iz sistema registracUe,
slu2beni primjerak brisanih podataka.
Ovdje se dalje, postavlja pitanje duvanje elektronskih informacija, a
Sto je donekle definisano u 6lanu 73. Pravilnika, gdje je utvrclena obaveza
Registra da pohranjivanje elektronskih datoteka vr5i izvan mjesta obrade po-
dataka, a koja se mora vrsiti najmanje jednom dnevno. Metlutim, pitanje mi-
gracue podataka, koje je jako bitno i neophodno u sistemu iuvanja elektron-
ske informacije, nije deflnisano, osim Sto je ostavljena, u skladu sa dlanom
63. Pravilnika, mogu6nost pohranjivanja dokumenata na mikrofilmovima,
godinu dana nakon njihovog uno5enja u sistem registracue, dime bi pitanje
zaStite navedenih informacija bilo izvjesnije. Medutim, odredbom nije ostav-
ljena obaveza ve6 samo mogu6nost mikrofilmovanja, sto samim time iste ne
obavezuje na provodenje istog. Dakle, i pored mnogih pozitivnih aspekata
tretiranja pitanja vrednovanja i duvanja grade, kako u konvencionalnom tako
i elektronskom obliku, evidentno je da su napravljeni i odredeni propusti.
Na osnovu naprijed navedenog mo2e se konstatovati da je pitanju
vrednovanja gracle posve6ena zn allna paZrya, a sto uglavnom nije slu6aj sa
drugim zakonima i podzakonskim propisima. Tome u prilog govori i dinjenica
da je u posebnom dlanu istaknuta obaveza profesionalnih posrednika da
6uvaju dokumentac'rju i drugi registraturski materijal u skladu sa arhivs-
kim propisima u Federaciji Bosne i Hercegovine, kao isvojim op6im aktom
12 /sfo, dlan 65.
13 /sfo, dlan 70.

95
Omer ZULIC
(Lista kategorija-op. autora).1a Navedeni propis je predvidio bitne aspekte
zastite elektronske informacije, te elektronskih evidencija, a Sto nije slu6aj sa
vedinom drugih podzakonskih propisa.l5 U nekim pak podzakonskim propisi-
ma pitanje elektronskih evidencija regulisano je obavezom printanja i ovjere
Stampanog upisa, kako bi se potvrdila validnost, ali iautentidnost istog.r6
Evidentno je u kolikoj mjeri je prisutno iarenilo propisa kojima se
nastoji zakonski regulisati navedena problematika, razliditi pristupi, propusti,
povrsnosti, nedoredenosti, a Sto upu6uje na neophodnost donosenja krovnog
zakona koji bi eliminisao to Sarenilo, te ustrojio jednoobrazno navedenu prob-
lematiku, u skladu sa arhivskim standardima inormama te evropskim smjer-
nicama. Sve ovo upu6uje na potvrdu konstatacije da smo jos uvijek daleko
od prevazilaZenja utjecaja tranzicijskih procesa, te da je neophodno agilnue
udeSce arhivske sluZbe u rjeSavanju otvorenih pitanja, kao ionih koja ie se
javljati u narednom periodu, a kao direktna posljedica tranzicijskih procesa u
Bosni i Hercegovini.

Zavrina razmatranja

Arhivska sluZba Bosne i Hercegovine, suodena sa tranzicijskom


stvarnoS6u, u protekle skoro dvije decenije, suodavala se sa mnogobrojnim
otvorenim pitanjima iproblemima. U cilju prevazilaZenja istih stalno je iznala-
zila najbolja rjesenja, davala konkretne odgovore, ali istalno se suo.avala
sa novim problemima. Medutim, joS uvijek smo daleko od konadnih rjesenja
mnogih pitanja otvorenih tranzicuskim procesima. To je vidljivo i na primjeru
vrednovanja graale koja se odnosi na vrijednosne papire, notarske kancelar-
ije itd. Stoga je pitanje nadzora nad istim, a samim time i vrednovanja graate
danas aktuelno.

14 Clan 18. Pravilnika o posredovanju u poslovima s vrijednosnim papirima, ,Sl novine Federacije
Bosne i Hercegovine", br. 34109.
'15
Jlpidan primjer neprofesionalnog i nadasve nestrudnog tretiranja problematike duvanja elektron-
skoga dokumenta vidljiv je na prjmjeru euvanja tehnidkojnvesticione dokumentacije. Naime, u
alanu 26. stav 4. Uredbe o vrsti, sadriaju, oznaaavanju iauvanju, kontroti i nostrifikaciji investi-
ciono-tehni6ke dokumentacije je navedeno da se: dokumentacija 6uva u drzavnom organu, kod
investitora iprojeklanta na papiru ili u eleklronskoj formi (djsketa, CD, USB jdr.). U navedenom
primjeru vidljivo je da je oslavljena mogudnost izbora, da se dokumentacija auva na papiru ili u
elektronskoj formj, a sto navodi na razmisljanje da npr. jednu od ovih formi mozemo unjstjtj, Sto bj
bilo apsolutno pogresno. U kolikoj mjerj se radi o nespretnoj i nestrudnoj formulaciji dovoljno govori
podatak da se tako va:na dokumentacjja npr. auva na disketi koja je apsolutno nepouzdana, te se
kao lakva danas izbacuje iz upotrebe. Vidi: Uredba o vrsti, sadr:aju, oznaaavanju i auvanju, kontroli
i nostrifikaciji investiciono-tehnicke dokumentaciie,'St. novine Federacije Biff,br. BA|O7.
Tako je npr. u Pravilniku o obaveznom sadrzaju i naainu popunjavanja obrasca putnog naloga
ostavljena mogudnost vodenja evidencije putem raaunara, alije naglaseno da: ako se evidencija
putnjh naloga vrsi putem radunara, zaposlenikojj radj na unosu podataka u radunar, na kraju svog
radnog vremena moraju odstampati iovjeriti unesene podatke u evidenciju o izdatjm putnjm na-
lozima. Vidi: "Sl ,oyrne Federac|e Bosne i Hercegovine", bt.7lO7.

96
Karakteristike vre. reg. grade nastale posredovaniem u prometu vri.ied. papirima

Posebno je kompleksno pitanje rje5avanja i zakonskog regulisania


elektronskoga poslovanja i elektronskih evidencija. Na tom planu neophod-
no je raditi na dono5enju krovnog zakona koji se odnosi na problematiku
elektronskih informacija i evidencija, kako se ne bi ostavljalo prostora za
pogreske u ophodenju sa istim, a Sto je danas evidentno u mnogim sferama
djelovanja.
Vrednovanje, kao krucijalni faktor uspjesnog ophotlenja sa regis-
traturnom gradom, mora biti prioritet arhivske sluZbe Bosne i Hercegov-
ine, a kojem zna(ajan doprinos mora svakako dati i Komisija za zaititu
arhivske grade, formirana pri Arhivistidkom udruZenju Bosne i Hercegovine.
Na taj nadin, ukljueivanjem svih sudionika od arhivista, stvaralaca grade,
uz postojedu zakonsku regulativu tretiranu ovim radom, pitanje vrednovan-
ja navedene grade moZemo uspjeSno zaokruZili. Neophodnim se name6e
svakako i pitanje kategorizacije navedenih registratura, a u cilju valjane valo-
rizaci'le.
lz navedenog je vidljivo u kolikoj mjeri arhivska slu2ba i arhivisti
Bosne i Hercegovine moraju biti agilni, da prate i hvataju korak sa tranzici-
jskim tokovima, ali ievropskim standardima, da markiraju probleme, ali ida
nude adekvatna strL,rdna rje5enja za iste. Ono Sto je pozitivno, ogleda se u
dinjenici da se arhivska slu2ba Bosne i Hercegovine u proteklom periodu
strudno profilisala, kadrovski ojadala i nametnula kao ozbiljan strudni faktor,
na koje svi sudionici tranzicijskih tokova idrustvo u cjelini mogu radunati.

Summary

Archival service in Bosnia and Hezegovina, faced with a real transi-


tion in last two decades, faces with a number of open issues and problems.
ln order to overcome the constant problems it has always tried to find the
best solution, given speciflc answers, but also constantly faces with new
problems. However, we are still far from the final solution of many ques-
tions open by transitional processes. lt can also be seen on the example of
evaluation of materials related to securities, notary offices, etc. Therefore,
the question of control over same, and consequently its evaluation material
is now actual issue.
Especially complex issue is one of resolving the legal regulation of
electronic business and electronic records. At this level it is necessary to
work on the overarching law that relates to issues of electronic information
and records, so there is no room for mistakes in relations with the same,
which is evident in many spheres of activity.
Evaluation, as crucial factor for successful dealings with registry
material must be a priority of archival services in Bosnia and Hezegovina,
where a significant contribution must surely give the Commission for the

97
Omer ZULIC

protection of archival material, formed at the archival society of Bosnia and


Hezegovina. ln this way, the involvement of all participants of the archivist,
creators of material, with the existing legislation treated these work, the issue
of valuation mentioned materials can successfully rounded off. lt is neces-
sary to include the issue of categorization of the above registry in order to
get proper evaluation.
From this it can be seen to what extent in an archival service and ar-
chivists in Bosnia and Hezegovina must be agile to follow and catch up with
transitional flows, as well as European standards, to mark the problems, but
also to provide adequate technical solutions for the same. What is positively
reflected in the fact that the backup service of Bosnia and Hezegovina in
the previous period strenghtened its technical and personnel sectors, and
showed itself as a serious professional factor, on which all participants in
transitional flows and rest of the society can count on.

98
Zarko STRUMBT
Arhiv Republike Slovenije

ROKOVI EUVAUIA DOKUMENTARNE GRADE

Abstrakt: Aufor se u radu bavi pitanjem vrednovanja grade u Republici


Sloveniji, koje posmatra sa aspekta pozitivnih zakonskih propisa. Ukazuje na
znaiaj klasifikacijskog plana, te navodi prakti1ne primjene vrednovanja kako
za arhivsku i trajnu, tako i za dokumentarnu gradu.

Kljudne rijedi: klasifikacijski znak, rokovi euvanja, zakonska regulativa,


arhivska, trajna i dokumentarna grada.

Uvod

Osnovni uvjet za odredivanje rokova duvanja je okvirni klasifikacijski


plari. Klasifikacijski plan odreduje ministar ili predstojnik upravnog organa.
Evidencija se vodi prema sadrZaju predmeta na osnovu decimalne
klasifikacije.l Okvirni klasifikacijski plan je troznamenkast. Zbog raznovrsnosti
rada moze se dijelitijos na 6etvrti i peti nivo. Svaki upravni organ ima vlastiti
klasifikacijski plan. Za istovrsne upravne organe ijavnopravne osobe (op6ine,
upravne jedinice, javni zavodi) ministarstvo nadleZno za javnu upravu moze
odreditijedinstven plan klasifikacijskih znakova. Klasifikacijski znaci su uvijek
brojdani te se ne mogu podrobno dijeliti sa slovima, rimskim brojevima i slidno.2
Zato i Uredba predvitla sastav samog klasifikacijskog plana za duZi period, a
to u praksi nije ostvarljivo, jer se sami klasifikacijski planovi vi5e ili manje brzo
mijenjaju zbog same prirode posla. Svaki upravni organ na osnovu obaveznog
okvirnog klasifikacijskog plana izraaluje vlastiti klasifikacijski plan. Evidencija
se vodi prema sadrZaju predmeta. KlasifikacUski plan sa rokovima duvanja
i obrazlozenjima sadrZaja mora biti objavljen u prirudnoj brosuri iunesen
u ra6unarski program. Brisanje klasifikacijskih znakova nije dozvoljeno sa

Decimalnu klasifikaciju su prvi puta upotrijebilj 1876. godine u Sjedinjenim Ameridkim Drzavama
za razvrstavanje knjiga u bibliotekama, a danasje u razliaitim izvedbama opcenito u upotrebi (kao
UDK u bibliotekama, a u posebnim oblicima u knjigovodstvenim kontnim planovima, kod razvrsta-
vanja dokumenata. lma izrazilu prednost pred jednostavnim numeriakim redoslijedom, kod kojih bi
se predmeti idosjei razvrstavalijednostavno prema rednim brojevima bez obzira na sadriaj. Takva
klasifikacjja je praktiana podjela sadrzaja dokumentame grade u primjerna odjeljena, Sto omogu-
Cava dobar pregled nad svu koliainu grade i bzo traZenje.
Kao zanimljivost bih istaknuo, da se pojavljuju teznje o upotrebi slova u klasifikacUskom ptanu, jer
to upotrebljavaju ved ponegdje u Evropskoj Unjjj.

99
Zarko STRUMBL

iznimkom, ako se u odretlenom periodu pod odrealenim znakom ne ostvari


nikakav predmet odnosno dosje. Ali, ako se doda u klasifikacUski plan nov
znak, potrebno je takotler u arhivski izvod klasifikacijskoga plana u znaku
pripisati datum, od kada vaZi.

Zakonodavstvo sa podrudja odrealivanja rokova 6uvanja

Zakonska osnova za odretlivanje rokova duvanja dokumentarne i


arhivske grade te izrudivanje iste nadleZnom arhivu je u Republici Sloveniji
Zakon o zastiti dokumentarne i arhivske grade, te arhivima (ZVDAGAf.
Spomenuti zakon jasno opredjeljuje arhivsku graclu i dokumentarnu gradu.
Posebna skrb namijenjena je arhivskoj gratli i njenoj za5titi kod stvaraoca.
Sam zakon se ne bavi rokovima duvanja dokumentarne gratle.
Uredba o zastiti dokumentarne i arhivske gradea ureduje djelovanje i
unutarnja pravila osoba, koje duvaju dokumentarnu odnosno arhivsku gradu,
duvanje te graale u fiziekom i digitalnom obliku, op6e uvjete, registraciju i
akreditaciju opreme i usluge za digitalno duvanje, odabiranje i izrudivanje
arhivske grade javnim arhivima, strudnu obradu i voclenje evidencije arhivske
gratle, zaitita fllmske i privatne arhivske grade, upotrebu arhivske grade u
arhivima te rad arhivske komisije.
Arhiv Republike Slovenije je u vezisa Uredbom o upravnom poslovanju5
izdao Uputu za odreclivanje rokova duvanja dokumentarne gratle organa
javne uprave.

Uputa za odredivanje rokova duvanja dokumentarne grade javne


uprave6

Uputa odreduje osnove za odretlivanje rokova duvanja dokumentame


grade organa javne uprave i rokove duvanja dokumentarne gratle. Okvirni
klasifikacijski plan sa odreclenim minimalnim rokovima duvanja predmeta
na tredem nivou, klasifikacijskih znakova i nekim podrobnijim rokovima
duvanja pojedinih dokumenata ili sadrZaja u okviru tih znakova, koji su prilog
spomenute upute.
Uputa odreduje osnove za odredivanje arhivske gratle, koju po
zakonu odredi nadlezni arhiv, te osnove za odre.livanje rokova duvanja
dokumentarne grade, koji su izraZeni numeridki u godinama 2, 5, 10 godina
ivise, te osnove za odretlivanje trajne dokumentarne grade, koje su duZni u
plan klasifi kacijskah znakova odrediti predstojnici organa.

3 " SluZbeni list Republike Slovenije', 3012006, od dana 23.3.2006.


4 "Sluibeni list Republike S/ovenie", 86/2006., od dana 11.8.2006.
5 Sluzbeni list Republike Slovenije", bt. 2012005.
"

6 Gledaj primjedbu br. 5.

100
Rokovi duvanja dokumentarne grade

Uloga Arhiva Republike

Svaki upravni organ sam odredi klasifikacijski plan na osnovu okvirnoga


klasifikacUskoga plana te nakon potvrdivanja na Ministarstvu za javnu upravu
RS. Rokove duvanja odredi ministar ili predstojnik upravnog organa u skladu
sa Uredbom o kancelari.jskom poslovanju. On takoder odredi koji predmeti se
moraju 6uvati trajno, a koji samo odrealeno vrueme. A koja je gracla arhivska,
odredi Arhiv Republike Slovenije. Moramo znati da odredbe o arhivskoj
gratli prevladavaju iznad ostalih odredbi s obzirom na rokove euvarya. Zalo
je idealno, da se rokovi duvanja povezu sa klasifikacijskim planom. Zato
mozemo re6i: Rokovi cuvanja dokumentarne grade su napisani, te su
dio klasifikacijskoga plana.

Klasifikacijski plan sa odredivanjem rokova Euvanja je osnova


kancelarijskoga poslovanja:

- da se na osnovu klasifikacijskog znaka, te na osnovu evidencije, predmet


uvijek naale, te,
- da se na osnovu rokova, koji su odrecleni, graala ne nagomilava.

Odredivanje rokova 6uvanja

- U skladu sa mealunarodnim standardima (npr. radunovodstveni


standardi).
- U skladu sa propisima, koji neposredno odrecluju rokove (Zakon o
radunovodstvu, Zakon o gradnji objekata itd.);
- U skladu sa propisima, iz kojih moZemo izvoditi rokove odnosno
zakljudujemo na period 6uvanja (npr. Zakon o obligacijskim odnosima,
Zakon o op6em upravnom postupku itd.);
- S obzirom na iskustvena predvidanja - koliko vremena 6e dokumentarna
gratla biti potrebna za 'adno pravne ili fizidke osobe (npr. imovinsko
pravni predmeti);
- S obzirom na konkretne potrebe poslovanja odnosno rada fizidke ili
pravne osobe;

Oznadavanje rokova 6uvanja

Rokovi duvanja dokumentarne grate, koji su odredeni u godinama


oznadavaju se kako na omotima predmeta tako iu samoj evidenciji, kao ina
tehnidkoj opremi - fasciklima, omotima, mapama, disketama. Kod arhiviranja
u zbirku, toje od rje5avanja predmeta, od zakljudka sluZbene, javne evidencUe
- to jest zadnjega upisa u evidenciju.

101
Zarko STRUMBL

a) A - arhivsku gradu - odreduje nadleZni arhiv u klasifikacijskom planu


organa pod odgovaraju6im klasifikacijskim znakom, a organ unese
odluke o arhivskoj graali u radunarsku aplikac|u, sa kojom vodi evidenciju
dokumentarne graale;
b) T - TRAJNO - gratla se napiSe na omot predmeta i pojedine dokumente
ved kod nastanka predmeta ili kod prijema pojedinog dokumenta;
c) Dokumentarnu gradu sa rokovima 6uvanja, izraZenim u godinama (2,
5, 10 ili vi5e).

Rokovi iuvanja

Pravilno odrealeni rokovi duvanja dokumentarne grade doprinose boljoj


uredenosti i preglednosti dokumentarne grade. Rokovi duvanja odreduju
minimalan period, nakon kojeg dokumentarna grada nema viSe svoje poslovne
,,upotrebne" vrijednosti. Nakon toga se smije dio dokumentarne grade, kojoj
su istekli rokovi duvanja inema osobinu arhivske grade na propisan na8in
unistiti, tako da ne doale do zloupotrebe poslovnih iosobnih podataka. Sa
tim se dokumentarna grada takoder disti i kolicinski smanjuje, Sto iveoma
pozitivno utjede na racionalno poslovanje sa njom.
._
Rokove duvanja graale, kako je to odredeno, ne smijemo skra6ivati, a
mozemo ih produZavati, ako su za to osnovani razlozi. Ne smijemo zapadati
u krajnosti, koje znaae neodgovorno unistavanje ili duvanje i gomilanje
grade u nedogled. Pored same odluke roka duvanja dokumentame grade
i izrade spiskova rokova, moraju se dosljedno po5tovati takoder i upu:te za
oznadavanje. rokova duvanja grade kako na omotima predmeta kod njihovog
nastanka, tako i na tehnidkoj opremi grade (fasciklima, omotima, mapama,
disketama itd.) kod arhiviranja u zbirku. Dokumentarna grada, koju je poirebno
trajno duvati iodabrana arhivska gratla, mora biti u zbirkama do(umentarne
gracle na tehnidkoj opremi odgovaraju6e oznadena.

Odredivanje arhivske gratte

Po pravilu karakteristiku arhivske grade ima slijededa izvorna


dokumentarna grada organa (nabrojati 6u samo nekoliko najznadajnijih):
- Propisi i drugi zna6ajni dokumenti pravnog i upravnoga karaktera, koje
priprema odnosno izdale organ u okviru svoje nadleZnosti (npr. zakoni,
uredbe, pravilnici, upute, statuti, odluke, zakljudci idrugo), pravni akti o
unutarnjoj organizacui i poslovanju organa;
- SluZbene odnosno javne evidencije, ukljudivo sa svim zbirkama osobnih
podataka te drugim zbirkama podataka, koje u skladu sa propisima vode
organi na op6em, upravnom, kadrovskom, unutarnjem, pravosudnom,
statisti6kom, privrednom, proradunskom, financijskom, poreskom,
Skolskom, naudnom, zdravstvenom, kulturnom, sportskom vanjskom,

102
Rokovi duvanja dokumentarne grade

obrambenom idrugim podrucjima u klasidnom ili elektronskom obliku


(elektronske zbirke podataka, klasidne javne evidencije, registri, katastri,
matidne knjige, kartoteke, spiskovi i drugo);
Vlastiti zapisnici sjednica sa gratlom za sjednice organa itUela organa
(drzavnog zbora, vlade, skupstina, savjeta, odbora, komisija, radnih
tijela, poslovodnih kolegija, projektnih skupina, zborovanja, savjetovanja,
konferencija, seminara, okruglih stolova itd.);
Cjeloviti znadajniji predmeti iz upravnoga postupka za kqe ie nadlezan
organ, koji nakon prethodnog sav.ietovanja sa predstojnikom organa
odredi nadleZni arhiv;
Gratla o osnivanju, konstituiranju, registraciji, udruZivanju, pripajanju,
izludivanju, podijeli, sanacijama, mjerama za5tite, steiajevima,
i
likvidacijama, odnosno ukidanju, prestanku drugim statusnim
promjenama pravnih osoba;
Godisn.ii, srednjorodni, dugorocni i povremeni planovi, analize i izv.iestaji
razliCitih vrsta i sadrZaja;
Godi5nji i povremeni statistiaki izvje5taji ianalize organa, ukljuaivo sa
upravnom statistikom;
lstraZivadki projekti, elaborati, analize;
Proraduni i zaklju6ni raduni sa poslovnicima izvje5taja;
Urbanistiaki i prostorni planovi, zastita okoline, investicijski programi i
izvjeStaji, gradevinska dokumentacija sa planovima objekata, diji vlasnik
je javnopravna osoba;
C,elovite gradevinske predmete javnih objekata i javne infrastrukture
(ceste, Zeljeznice, aerodromi, luke itd.);
Tehnolo5ka dokumentacija, normativi i standardi, izumi, patenti, licence,
tehnidka poboljSanja i inovacije;
lmovinsko pravni predmeti organa;
Svi imovinsko pravni predmeti kod upravnih organa, koji dodiruju
postupke nacionalizaciia, pljenidbe, denacionalizacija, vraianja imovine,
komasacija, agrarne reforme, vlasniakoga preoblikovanja poduzeCa;
Stampano ili javno objavljenu elektronsku arhivsku gratlu organa na
inte'rnetu: inteme, sluzbene, javne, poslovne, jubilejne i druge Stampane
i internet publikacije, Stampani i elektronski zapisnici sjednica, propisi,
godi5nji izvje5taji iplanovi, javni natjedaji, reklamne objave, prospekti,
leci, plakati, uzorci Stampanih obrazaca,
i
Poslovne druge kniige (naro6ito upisne knjige, kronike, dnevnici,
sje6anja);
Fotografije, dokumentarni filmovi i drugi videosnimci o poslovanju i
djelatnosti organa;
Odlikovania i priznanja;
Sve propisane kancelarijske evidencije.

103
2arto StRutr,4eL
Trajna grada

Je vlastita dokumentarna grada, koja je bila primljena ili je nastala pri


radu organa te je odrealena sa uredbom o upravnom poslovanju, drugim
propisima ilisa odlukom predstojnika organa kao graala, koja je trajnoznaaajna
za otgan, te ga je potrebno trajno duvati kod organa, kada nema karakter
arhivske gratle. Trajna grada se sa oznakom T oznadi u klasifikacijskom
planu pod odgovarajudim klasifikacijskim znacima i u radunarsku aplikacUu,
sa kojom organ vodi evidenciju dokumentarne graate.

Primjeri duvanja gracle sa rokom TRAJNO:


- OvlaStenja za nadomje5tanje i potpisivanje, T - odnosno 50 godina od
nastanka;
- Primopredaja kod mijenjanja predstojnika, T - odnosno 50 godina od
nastanka;
- Ovla5tenja za voclenje i odludivanje u upravnom postupku, izludivanje
sluZbene osobe, T - odnosno 50 godina od nastanka;
- Za5tita prostorija, T - odnosno 10 godina nakon prestanka za5tite;
- OvlaStenje za posredovanje informacija javnoga karaKera, T - odnosno
't00 godina od rotlenja osobe;
- Personalne mape, T - odnosno najmanje 100 godina od rocrenja osobe;
- Penzijsko i invalidsko osiguranje - dosjei osiguranika na mikrofilmu, T
- odnosno najmanje 100 godina od rodenja;
- Ugovori o zapoiljavanju, T - odnosno '100 godina od rodenja osobe;
- Stipendije, T - odnosno 50 godina od nastanka.

Propisani rokovi iuvanja

U Republici Sloveniji imamo najmanje 52 propisa (zakona, pravilnika,


uredbi, uputa idrugih pravnih akata, koji odreduju rokove duvanja. postivati
je potrebno vaZe6e, medu njima na primjer propise o:
- Evidencijama na podrudju rada, zapo5ljavanja, radnim odnosima,
matidnoj evidenciji osiguranika i u2ivalaca prava iz penzijskog i invalidskog
osiguranja, zdravstvenom osiguranju i socijalnoj za5titi;
- Zastiti osobnih podataka, tajnih podataka, policiji, osobnoj iskaznici te
druge propise sa podrueja unutarnjih poslova;
- DrZavnoj statistici, popisu stanovnistva te drugim statistidkim popisima;
- Graalenju objekata te drugim propisima sa podrudja graatevinarstva;
- Radunovodstvu, knjigovodstvu, slovenskim radunovodstvenim
standardima;
- Porezu na dodanu vrijednost, poreskom postupku, poreskoj sluZbi;
- i
O dokumentacUi redovnih sudova drugim propisima sa podrudja
104
Rokovi 6uvanja dokumentarne grade

pravosuda, koji odreduju rokove auvanja dokumentarne grade


pravosudnih organa;
- Visokom Skolstvu, gimnazijama, dokumentaciji u srednje Skolskom
obrazovanju, dokumentaciji o osnovnim Skolama, te 9-godiSnjim osnovnim
Skolama, u vrtidima i drugi propisi sa podrud.ia obrazovanja;
- Zbirkama podataka sa podrudja zdravstvene za5tite;

Razliiiti rokovi duvanja dokumentarne grade u odretlenim primjerima

- Dokumentarna graala, koju organ primi od drugih pravnih ifizidkih osoba


zbog informiranja, te ne uzrokuje upravno poslovanje, odnosno, upravni
postupak, duva se najmanje 2 godine (na primjer zapisnici i grada za
sjednice drZavnog zbora, vlade, op6inskih savjeta, itd.);
- Na.iznadajnije predmete iz upravnih i drugih postupaka, po pravilu, duva
organ u ci.ielosti kao trajnu dokumentarnu gradu, odnosno kao arhivsku
graclu. U nekim znaaajnim predmetima se kao trajna dokumentarna gratla
ili kao arhivska grada moZe duvati samo dio dokumenata predmeta (na
primjerodluke, zakljudci, izvje5taji, analize), a ostalidokumenti u predmetu
samo odretleni broj godina (npr. podnesci, prijedlozi, suglasnosti,
mi5ljenja, mjesedni izvjeStaji istatistika itd.), ali ne manje od 10 godina;

Nekoliko primjera rokova duvanja dokumentarne grade

- Podnesci stranaka sa prilozima - najmanje 2 godine;


- Podnesci za izdavanle potvrda iz javnih i drugih evidencUa, koje vodi
organ, te kopije izdanih potvrda - najmanje 2 godine;
- GodiSnji, srednjerodni, dugorodni ipovremeni programi, planovi, izvjeStaji,
analize i statistika se 6uvaju trajno, odnosno kao arhivska grada, a dnevni,
tjedni, mjesedni, kvartalni izvjeStaji najmanje 2 godine;
- Financijsku radunovodstvenu, knjigovodstvenu, poresku i komercijalnu
dokumentarnu gradu kao specifienu dokumentarnu gratlu duva
organ u skladu sa rokovima, koje odreclu.je zakon o radunovodstvu,
radunovodstveni standardi i zakon o porezu na dodanu vrijednost:
. Pomo6ne obrasce i obraaune te kopije kontrolnih blokova 2
godine;
. Poslovne knjige - najmanje 10 godina;
. Radunovodstvene odnosno knjigovodstvene isprave (raduni,
ugovori) najmanje 10 godina;
. Oporezivanje nekretnina - 20 godina;
. Blagajnidki prilozi 5 godina;
. Konadni obraduni pla6a iplatni listovi za period, kada godisnjih nije
bilo, trajno;
. i
Proradunska dokumentacija, zavr5ni raduni poslovni izvjeStaji
predstavljaju arhivsku gradu.

105
zarko STRUMBL
Zakljuiak

Autor je u referatu iznio osnovne zakonske osnove za vrednovanja


dokumentarne grade u Republici Sloveniji. lznio je okvirno zakonodavstvo
sa podrudja odredivanja rokova duvanja. Posebno se osvrnuo na Uputu
za odredivanje rokova duvanja dokumentarne grade javne uprave, koju je
izradioArhiv Republike Slovenije. Kao osnovu za odredivanje rokova duvanja
dokumentarne graate je naznaeio ulogu klasifikacijskih planova. U vezi sa
odredivanjem rokova duvanja naveo je primjere rokova duvanja, graCle koja je
arhivska, trajna, te gracle koja se u predmetima duva samo odreCteni peiiod.
Autor je naveo takoder nekoliko primjera iz prakse.

Summary

The author of the paper presented the basic legal framework for the
evaluation of documentary materials in the Republic of Slovenia. He presented
the framework legislation with the area to determine limits of storage. Also,
he specifically referred to the Guidelines for the scheduling of documentation
material of public administration, which is made by Archives of the Republic
of Slovenia. As the basis for the scheduling of documentation material
he indicated the role of classification plans. ln connection with setting the
retention period he cited examples of retention period for the material that is
archival, permanent, and materials that are kept in cases only for a certain
period. Author also noted several examples from practice.

106
Selma lSlC
Arhiv Tuzlanskoga kantona

UTJECAJ VREDNOVANJA ARHIVSKE GRADE


NA PROGESE OBRADE ISREDIVANJA

Abstrakt: Problemtika vrednovanja ie iedno od naiznaiainiiih i


najslo1enijih pitanja sa kojima se susreie arhivska sluZba i cielokupna
arhivska djelatnost u Bosni iHercegovini. Procesom vrednovania odredena
je politika arhiva, ali i djelovanje u svim ostalim arhivistiikim procesima - od
djelovanja u pojedinim sluiajevima, preuzimania, preko procesa sredivania
iobrade, pa do zaitite ikoriStenja arhivske grade. Ako se pode od einienice
da savremeno drusfuo stvara sve vede kofieine pisane grade shvatliiva ie i
sve veea potreba i znaiaj da se vrednuie ina tai naiin odabere samo ona
grada koja je okarakterisana kao arhivska grada, koia ima vriiednost kao
kutturno-historijsko dobro. Vrednovanje grade vrii se na dva nivoa: vred-
novanje registraturne grade u registraturama ivrednovanie arhivske grade
u arhivima. Oba ova procesa vaZna su i dkektno ili indirektno utieiu na pro-
cese obrade i sredivanja. U radu se govori o iskustvima vrednovania u Bosni
iHercegovini iutjecaju koji vrednovanie, kako ono u registraturama, tako i
ono u arhivu, ima na procese obrade i sredivania.

Kljudne rijeEi: Valorizacija (vrednovanie) arhivske grade, procesi ob-


rade i sredivanja, kategorizacija, izluiivanie registratumog mateiiala, naeeb
i kriteriji vrednovanja, metodologua vrednovania

Uvod

Valorizacija, odnosno vrednovanje arhivske grade svakako je jedan


od najvaZnijih i najodgovornijih zadataka arhivske struke. Odrediti naudno-
histori.jsku, kulturnu, upotrebnu ili neku drugu vrijednost dokumenta ina
taj na6in vrsiti odabiranje arhivske gracle, jedan je od primarnih zadalaka
arhivista. Kljudni elemenat za obavljanje ovoga posla, u kome se odluduje
o sudbini arhivske graale jeste arhivist, njegova stru6nost, kvalificiranost i
informiranost, ali i njegova objektivnost. Posebno je vaZno istaei potrebu
neovisnosti strudnih arhivistiakih radnji od bilo kakvog nestrudnog utjecaja
politike, ideologije, religije, ekonomskih, drZavnih ili ratnih utjecaja, li6nih in-
teresa po,edinaca ili grupa.

107
Selma lSlC

Razvojem moderne administracije i pojavom masovne produkcije do_


kumenata dolazi do izra2aja i sve ve6a problematika vrednovanja arhivske
graale. Potrebno je iz masovne kolidine regishaturne grade odrediti, pre_
poznati iodabrati ono sto je vaZno ivrijedno 6uvanja. Jasno je da nije mogude
auvati sve, pa se zakljuduje da je najbolje duvati samo ono Sto je vrijedno.
Postavlja se pitanje Sta je to vaZno, i zasto je bas to vazno i kako prepoznati
to vaZno?

Zbog svega toga u arhivistici su postavljena i pravila:


. euvati sve znadi ne auvati nista (radi se o tome da se u velikim
kolidinama gracle sve teZe snalaziti)
. duvati znadi i nepotrebno izluaiti.
S teoretske strane, dugo vremena postojala je dilema, _ Sta je pravi
cilj vrednovanja? Da li je to odabiranje za duvanje ili je samo izludivanle. pre_
ovladavalo je mi5ljenje da je cilj izludivanje, jer je samo po sebi razlog, dok
se teoretski duvati moze sve. Drugim rijedima, vrednovanje je postupak koji
se p-rovodi radi izludivanja nepotrebnog isuvisnog. Na taj nadin odabiranje i
izl-udivanje su samo dvije metode, tacnije dva postupka vrednovanja koji se
vrSe nad registraturnom gractom.l
Danas u svijetu postoje razliditi nadini, modeli vrednovanja. Ukratko,
oni se svode na dvUe metode ,,pozitivnu" i,,negativnu,,. posljednih godina za_
stupljeno je miSljenje da kao osnov vrednovanja registraturne i arhivike gratte
heba da bude upravo jer je zasnovana na neposrednom
"pozitivna" metoda
idirektnom odabiranju arhivske grade, dime se bavi direktno onom vrstom
gratle koja ima historijski, naudni, kulturni ili neki drugi znadaj i koju treba
trajno duvati, a ne ,,negativnom" metodom koja se viSe bavi registiaturnim
materijalom, znaai onom vrstom graale koja nema neki veei znacaj i koju
treba izludivati tj. uni5titi. Zakljutak bi bio da se primjenom pozitivne metodL,
arhivisti bave upravo onom vrstom graale koja ijeste pravi razlog i cilj vred_
novanja.
U modernoj arhivistici vrednovanje je postupak kojim se na osnovu
funkcionalne analize stvaraoca i njegove grade, kao i na osnovu strudnih
arhivistidkih nadela, kriterUa imetoda, utvrduje trajna vrijednost arhivske
grade zbog njenog historijskog, nau6nog, kulturnog ili nekog drugog znadaja.
U osnovi vrednovanja je nastojanje da se grada koja je od trajnog znadaja,
kao kultuno dobro i svjedodanstvo nekog vremena, saduva za budu6e
nara5taje. Svrha vrednovanja tako postaje nastojanje da se saduvaju opti-
malne kolidine informacija i podataka na minimalnim kolidinama grade.
U osnovi vrednovanja arhivske graare potrebno je dati odgovore na
neka osnovna, odnosno kljudna pitanja:
T- o*iri-iEEE"ik, Arhivistika - skipte, orustveno veteudjtist e u Zayebo, Zaqeb 2002. godina, str

108
obrade i sredivan
. svrha ili cilj vrednovanja - odrealena prije svega zakonskim i strudnim
shvatanjem arhivske grade;
. metodologiia vrednovanja - zasnovana na ,,pozitivnoj" metodi
neposrednog utvrdivanja arhivske grade, ili ,'negativnoj" metodi utvralivanja i
izludivanja regishaturnog materijala;
. metodologija odabiranja arhivske gracle - odabiranje arhivske gracle
i izludivanje bezvrijednog registraturnog materijala zasnovano na ,,pozitivnoj"
ili,,negativnoj" metodi;
. formalni postupak vrednovanja, odabiran.ia i izludivanja;
. konkretna osnovna pomagala koja se koriste kod procesa vrednovan-
ja i odabiranja arhivske gracle - na6ela, kriteriji, pravila, liste i popisi gratle,
planovi za preuzimanje itd.'?

Vrednovanje arhivske grade u Bosni i Hercegovini

lako je od samog osnivanja arhivske sluZbe Bosne i Hercegov-


ine pitanje vrednovanja arhivske gratle bilo jedno od najvaZnijih, struka
mu nije posve6ivala dovoljno paZnje. Bilo je pokuSaja da se utvrde neke
zajednidt<e osnove vrednovanja registraturne gracle, ali bez ve6ih uspjeha'
Bez odgovaraju6ih propisa koji bi regulisali ovo pitanje najve6i uspjeh koji
je struki dostigla bila ie izrada tzv. orientacionih lista. Pored toga, ni pitan-
]ima kriterija i metodologije vrednovanja registraturne gratle nije posve6eno
-dovoljno
faZnje, pa je problematika vrednovanja i kategorizacije arhivske
gracle uglavnom tretirana posredno i sporadieno' sto je uvjetovalo da ni da-
nas u B-osni i Hercegovini ne postoji jedinstven sistem vrednovanja i kat
egorizacije arhivske gracte, niti bliZi zakonski ili podzakonski akt kojim se
uietluje ova oblast. To je samo jo5 jedan od dokaza nesredenosti ovog pi-
tanja u zemlji, koji je doveo do toga da se bez jasnih zakonskih smjernica
vreinovanje u Bosni i Hercegovini sprovodi nedosljedno, oslanjajuii se po
potrebi na iskustva susjednih zemalla.
U razliditim zemljama u svijetu poznate su razlidite metodologUe vred-
novanja. Kao osnova za vrednovanje registraturne gracle u Bosni i Hercego-
vini uieta je Lista kategorija registraturne grade sa rokovima duvanja kao
obavezujuci normativni akt za sve stvaraoce registraturne graa,e'3
Prve liste kategorija su u Bosni i Hercegovini donesene joS 1966'
godine, a sastojale su se od dva dijela. Jedan dio je sadrZavao arhivsku
lradu, odnosno gractu trajne vrijednosti, a drugi
je sadrZavao regishaturni
materijal. Ne5to bolji uslovi za izradu pojedina6nih orjentacionih listi dolazi

2 Vladimi( zumel Potitika akvizicije i kiteiii vrednovania: polititki i p@fes,b,a/ni aspek'i; Afiivski
vjesnik, br 42, Zagreb 1999. godina, str. 60
3 izemKoaar, Probtematika valoizaciie registratume i ahivske grade, Arhivska praksa, br 5
Tuzla 2002, str 60. "''".t '

1109
Selma lSlC

nakon donosenja propisa iz 1971 .4 i 1974.5 , Sto je i rezultiralo izdavanjem


Prirudnikao u kome su Stampane orjentacione liste. Opste je poznato da ove
liste nisu bile zasnovane na naudnim principima, a jo5 manje arhivistidkim
standardima. Bile su jednostrane i bez jasnih kriterUa vrednovanja. Kod po-
jedinih je osnovni kriteru vrednovanja bio sadrZaj dokumenta i njegova kom-
pletnost, kod drugih trenutna praktidna uloga ifunkcija dokumenta, ili znadaj
stvaraoca gracle u odreclenom drustvenom sistemu. Na ovaj nadin uratlene
su orjentacione liste za tadaSnje republi6ke organe vlasti, op6inske organe
uprave, kao iposebne liste za oblasti: privrede, Skolstva, pravosucla, kulture,
dru5tveno-politidkih organizacija i drugih oblasti. pored svih manjkavosti i
nedostataka, ovakav nadin vrednovanja arhivske grade u Bosni i Hercegovi-
ni, uz odrealene dopune lista, odrZao se do danas. Kao rezultat ovakvog pro-
cesa imamo pojavu nefunkcionalnih i u praksi neprimjenjivih lista kategorija,
Sto je posebno vidljivo u procesu odabiranja arhivske graale i izludivanji bez-
vr[ednog registraturskog materijala, Sto za posljedicu ima lo5u valoiizacfu
registratume gratle i uniStenje arhivske grade.T
Ovakvo stanje samo potvrduje dinjenicu da se ovom pitanju u ok-
viru arhivske struke Bosne i Hercegovine nije posvedivalo dovoljno paZnje,
kakvu ova problematlka, zbog svoje vaZnosti ustvari i zaslu2uje. Neadekv;l
no vrednovanje arhivske grade koje se provodilo, posebno je imalo nega_
tivne posljedice tokom tranzicijskih promjena kroz koje zemlja prolazi joStd
podetka devedesetih godina dvadesetog stoljeca. To je rezultiralo polavom
da se odredenoj dokumentaciji nije pravilno procijenila operativna, histori_
jska, naucna i kulturna vrijednost, pa je ista okarakterisana kao registratumi
materijal i na taj nadin po utvrclenoj zakonskoj proceduri unistena u toku pro-
cesa izludivanja.
Za arhivsku djelatnost Bosne i Hercegovine nije neuobidajna ni po_
java prevrednovanja odretlene grade. Tako imamo uradene liste na kojima je
odredena grada prevrednovana, sto znadi da je iona grada koja nije arhivs-
ka, okarakterisana kao takva i odreden jojje trajni rok 6uvanja. Ovo je poseb-
no karakteristidno za gradu socualistidkoga perioda (gracta zakonodavne i
izvrsne vlasti, i posebno partijska graala) jer je za osnovni kriterij pri vred_
novanju uzet status stvaraoca gracle injegova politidka uloga u drustvu.
Mnogo je i drugih otvorenih i osjefljivih pitanja koja se ti6u valori_
zacUe ivrednovanja registraturne iarhivske gracle u Bosni i Hercegovini.
lsti6u se svakako pitanja: valorizacije registraturne grade ratnoga perioda
1992.-1995. godine, vrednovanja zapisa pohranjenih na novim nosiocima
4 Uredba o kancelarijskom poslovanju, ,St ,st SR Biff.br.31n1.
5 Zakon o arhivskoj gradi i arhivskoj slu:bi, ,,Sl ,st SR BiH, bt.9174.
6 Kancelarijsko i arhivsko poslovanje u svietju ahivskih propisa, Otuatvo arhivskih radnika BiH,
Sarajevo'1976. godina.
7 lzet Sabotjd, Problematika vrednovanja ahivske gtade u Bosni i Hercegovrhl, Glasnjk arhiva j
DAR Bosne i Hercegovine, br. 36, Sarajevo 2004. godina, str. 31,32.

110
Utjecaj vrednovanja grade na procese obrade isreilivania

informacija, vrednovanje grade nastale radom medunarodnih organizaci.ia


kojoj se u Bosni i Hercegovini inade poklanja malo paZnje, tu je svakako i
utjecaj valorizacije na ostale strudne poslove u arhivima, metlu kojima iob-
radu i sredivanje.

Odnos valorizacije i procesa obrade i sredivanja

MoZemo reci da je utjecaj valorizacije (vrednovanja) na obradu i


srealivanje vidljiv na dva potpuno razlidita nivoa. Prvi je utjecaj valorizaci-
je registraturne grade joS u registraturama na osnovu koje se i vrSi odabi-
ranje arhivske gratle i s tim u vezi izludivanje bezvrijednog registraturnog
materijala. Ovaj proces je u Bosni i Hercegovini, na Zalost, jos uvijek bazi-
ran na ve6 spomenutim Listama kategorija registraturne grade sa rokovima
duvanja. Drugi dio procesa valorizacije odvija se tokom samog procesa ob-
rade isrealivanja u arhivima. lovaj oblik vrednovanja grade se oslanja na
liste, ali na ne5to drugadiji nadin - arhivisti koriste ne5to viSe slobode pa se
u odrealenim sludajevima ne drZe striktno vrednovanja utvralenog listama.
U Bosni iHercegovini je do rata, a iu periodu poslije, sistem vred-
novanja registraturne iarhivske grade bio zasnovan na tzv. ,,negativnim"
metodama koje su ,,usmjerene na izludivanje bezvrijednog registraturnog
materijala, neobjektivnost u izboru nadela i kriterija vrednovanja i naglaSeno
koriStenje kategorizacije kao okvira za vrednovanje gratle."8 Ono Sto
karakterise ove ,,negativne" metode ili ,,negativne. liste, jeste dinjenica da je
njihovom primjenom osnovna i najve6a paznja arhivista tokom valorizacije
usmjerena na registraturski materijal, tj. na onaj dio registraturne graale koji
apsolutno nema nikakvu historijsku, naudnu ili upotrebnu vrijednost. Time
se ide u suprotnost od onoga Sto je osnovna svrha i cilj samog vrednovan-
ja, tj. odabiranja arhivske gracle iz registraturne ina taj nadin utvralivanja i
obezbjedivanja optimalnih kolidina podataka i informacua koje grada pos-
jeduje. lroniano je da na taj nadin, primjenom ,,negativnih" lista, arhivisti se
mnogo vi5e bave onim Sto treba izluditi, uniStiti, umjesto onom graalom koju
ustvari treba za5tititi i koja ima trajni kulturno-historijski znadaj. Ovakvim
naainom vrednovanja zanemarivana je arhivska grada, Sto je pored jo3
nekih drugih razloga samo jo5 vi5e doprinijelo njenom nemarnom 6uvanju,
unistenju i o5te6enju.
Kao posljedicu takvog stanja i takve politike arhiva u Bosni i Her-
cegovini, u arhivima danas imamo mnogo fondova dija je gracla u ve6oj ili
manjoj mjeri unistena iostecena. Na taj nadin, arhivi nisu izvrsili svoj osnovni
zadalak da minimalnom kolidinom gracle osiguraju optimalnu koli6inu infor-
macija. Naprotiv, javlja se potreba da se tokom obrade i sredivanja fondova
Azem Koaat, Naeeb i kriteiji vrednovanja arhivske grcde, Glasntk arhjva i DAR Bosne i
Hercegovine, br 36, Sarajevo 2004. godina, sir. 20.

111
Selma lSlC

u arhivima naknadnim vrednovanjem grade popune te manjkavosti i propusti


koji su udinjeni tokom vrednovanja iza5tite u registraturama, naravno pod
uslovom da je to moguie. Naiin da se to uradi je da se tokom procesa ob-
rade i sredivanja duva i onaj dio grade koji listama prvobitno nije okarakteri-
san kao arhivska grada, jer u sludajevima kada arhivska gracla nije saduvana
i ovakva grada mo2e da bude izvor informacija i podataka za sklapanjejasne
slike odreclenoga dogatlaja, drustveno-historijskog zbivanja u proslosti i sl.
Ono Sto se javlja kao problem je situacija da su fondovi koji se preuzimaju
u arhive necjeloviti, ponekad i samo fragmentarni. Ako se pri vrednovanju
graale takvih registratura strogo drZimo listi kategorija iizludimo sve ono Sto
nije arhivska grada, bez predhodno tadno ijasno utvralenog stanja saduvane
arhivske grade, dolazimo u situaciju da tokom obrade i sredivanja uopite
nismo u situaciji da saduvamo one dijelove gratle koja nije trajnog karaktera,
ali koja moZe da se koristi kao izvor informacija i podataka tokom ishaZivanja,
a kao zamjena za arhivsku gradu koja nije saduvana (primjer: u sludaju da
nisu saduvani godi5nji izvjeStaji, programi, planovi i sl., potrebno je saauvati
mjese6ne ili periodiane izvjestaje, planove i programe koji inade nisu traj-
noga karaktera). lz tog razloga potrebno je mijenjati nadine vrednovanja u
Bosni i Hercegovini, ili bar promijeniti pristup koristenju ve6 postojecih ,,neg-
ativnih" listi koji 6e se zasnivati na sravnjivanju saduvane arhivske grade
sa postoje6im knjigama evidencija, bar kod onih registratura koje pripadaju
prvoj kategoriji, pa tek onda pristupiti procesu izludivanja registraturnog ma-
terijala. Na ovaj nadin, cjelovitost fondova koji se preuzimaju u arhive bi bila
daleko bolja, a i uveliko bi bio olaksan proces obrade i sredivanja, jer bi se
imao ta6an i potpun uvid u graclu koja se preuzima u arhive. Velika manj-
kavost ovakvog naeina bio bi veliki utrosak vremena koji je potreban da se
izvrsi sravnjivanje grade.
Jo5 jedno vaZno pitanje je i pitanje naru5avanja strukturno-sadrZajnog
stanja fondova koji nastaje usljed provoalenja procesa vrednovanja regis-
traturne i arhivske grade i izludivanja registraturnog materijala, a posebno
dolazi do izraZaja u sludajevima nepoStivanja osnovnih arhivistidkih princi-
pa i nadela prilikom sprovodenja valorizacije. Nadin vrednovanja u velikoj
mjeri utjede na strukturno-sadrZajno stanje fonda, ito prije svega na nadin
da vrednovanjem odlu6ujemo sta je to od graale vaZno, tj. koja gratla ima
arhivski karakter ikoja se ostavlja na trajno duvanje. Tako vrednovanje di-
rektno utjede na sadrzaj graale koja ima tra.ini karakter, a samim tim u ve-
likoj mjeri i na strukturu fondova. Nepravilno provoclenje vrednovanja dovo-
di do naruiavanja strukture i sadrZaja koji su metodologUom vrednovanja
na odreden nadin predodrecleni. Prilikom provodenja procesa vrednovan-
ja potrebno je postivati i koristiti strudna arhivistidka nadela i kriterije koji
pomazu da se utvrdi vaznost grade iodredi njen trajan karakter. Nepostivanje
odredenih nadela dovodi do velikih propusta, pa se arhivska graala koja je

112
Utjecaj vrednovanja grade na procese obrade isredivanja
na ovaj nadin okarakterisana kao registraturni materijal nerijetko izlu6uje,
Sto svakako ima odraza na strukturu isadrZaj gratle u fondovima. Kod nas
je posebno primjetno nepo5tivanje kriterija sa6uvanosti gracle, inade veoma
znadajnoga prilikom provoclenja vrednovanja, sto je svakako imalo utjecaja
na strukturno-sadrZajno stanje fondova u Bosni i Hercegovini.
Tokom procesa obrade isrealivanja, primjetni su ineki drugi problemi
nastali kao posljedica vrednovanja grade. eesta pojava je da sa preuzetom
graalom fondova vrlo desto bude preuzet ionaj dio gratle koji nema ama bas
nikakavu historijsku, naudnu, kulturnu ili neku upotrebnu vrijednost. Takva
grada samo stvara mnostvo problema prilikom obrade i sreclivanja, jer zahtje-
va mnogo vise vremena da se ta gracla detaljno pregleda prUe izlueivanja, i
na taj nadin samo bespotrebno usporava proces obrade i srettivanja.

Zaklju6ak
Klasidan nadin vrednovanja arhivske gratle koji je bio karakteristiaan
za Bosnu iHercegovinu u periodu do rata nije nista bitnije promijenjen ni u
postratnom periodu. Uz odreclene dorade, primjena ,,negativnih" lista ostala
je njena osobenost do danas, te na taj naain utjecala na sve ostale procese
u radu sa arhivskom graclom, pa na svojevrstan nadin i na procese obrade
i sredivanja. Osnovna karakteristika tog utjecaja je Sto su zbog ,,negativne"
metode vrednovanja odrealene kolidine gracle uniStene u registraturama,
Sto dovodi do preuzimanja necjelovitih fondova u arhive. Prilikom rada na
ovakvim fondovima dolazi do izraZdla polreba da se tokom procesa obrade
isredivanja, zbog nedovoljne koliaine saduvane arhivske grade, duva idio
graale koji prvobitnim listama nije odreden kao trajna graala, ali u nedostatku
saduvane arhivske gracle i ona moZe da posluZi kao izvor informacUa i po-
dataka, posebno istraZivadima.
Najve6i problem je Sto ove potrebe, nerijetko, nisu uzimane u obzir
prilikom procesa vrednovanja i odabiranja arhivske grade, pa je ovaj dio
grade uglavnom uniStavan bez odgovarajudeg sravnjivanja saduvane
arhivske grade sa odgovaraju6im evidencijama. Tako smo dolazili u situ-
aciju da pored toga sto odrealena arhivska graala od trajnog znadaja nije
saduvana, nije saduvana ni ona grada koja nije arhivska, a koja bi se trebala
duvati u ovakvim sludajevima. Pored toga, nepostivanje odreclenih kriterija
vrednovanja, u velikoj mjeri utjecalo je na strukturu i sadrZaj fondova koji se
danas 6uvaju u arhivima Bosne i Hercegovine.
Sve ovo ukazuje na potrebu promjene odnosa arhivske sluZbe Bosne
i Hercegovine prema vrednovanju arhivske grade, ali iaktivniji odnos arhi-
vista prema rjeSavanju ovog problema.

113
Selma lSlC

Summary

The traditional way of evaluation of archival material that was char-


acteristic for Bosnia and Hezegovina in the period up to the war has not
significantly changed even in the post-war period. Besides flnishing the ap-
plication of certain "negative" list of the rest of her personality to the pres-
ent, and in this way influenced the other processes in working with archival
materials, and to a method and a process of treatment and recovery. The
basic characteristics of this influence is that, due to "negative" method of
valuating a certain amount of material destroyed in the registry it led to tak-
ing over incomplete fonds in the archive. While working on these fonds the
need comes out, during the process of selection and editing, to keep part of
the material originally not defined as a permanent one, due to lack of real
archival material, since it can also help as a source of information and data,
especially to researchers.
The biggest problem is that these needs often were not taken into ac-
count during the process of evaluation and selection of archival material, so
this part of the material is mostly destroyed and without adequate verification
of preserved archival material with the appropriate records. So we came into
a situation that in addition that certain archival holdings of the permanent sig-
nificance were not preserved, nor did the stuff that is not archival and which
should be kept in such cases. ln addition, non-observance of certain criteria
of evaluation is what largely influenced the structure and content of funds
that are now kept in the archives of Bosnia and Herzegovina.
All of this points to the need to change the relationship of records service of
Bosnia and Herzegovina towards the evaluation of archival material, but also
to form a more active attitude of archivists towards solution of this problem.

114
Branko ANTELJ
Arhiv RS - Podrudna jedinica u Trebinju

PROSEC IZDVAJANJA BEZVRIJEDNOG


REG ISTRATU RSKOG MATERIJALA
KAO USLOV ZASTITE ARHIVSKE GRADE U
NASTAJANJU

Abstrakt: Ovim radom autor Zeli naglasiti potrebu i obavezu sfuaraoca


arhivske grade da redovno, godisnje, izdvaja i uni'tava bezvrijedni
registraturski mater|al kome su proili rokovi iuvanja kako bi se stekao loS
jedan od uslova za zaStitu arhivske grade u nastajanju. Ova obaveza proisti6e
iz svih zakonskih i podzakonskih propisa donesenih u Bosni i Hercegovini u
obl asti arhiv ske djelatnosti.

KljuEne rijeii: bezvrijedni registraturski materijal, lista kategoija, rokovi


iuvanja, zakoni, kaznene odredbe.

Uvod

Za5tita arhivske grade u nastajanju je obaveza stvaralaca i imalaca, a


uz aktivnu i strudnu pomo6 arhivskih radnika nadleZnih arhiva i cjelokupne
arhivske sluZbe u Bosni i Hercegovini. Za potpunu za5titu arhivske gratle u
nastajanju veoma znadajan je proces odabiranja arhivske grade i izludivanje
bezvrijednog registraturskog materijala. Ovaj proces u Bosni i Hercegovini
nema dugu tradiciju u odnosu na neke susjedne zemlje jer datira sa podetka
Sezdesetih gociina 20. vi.ieka1. Poznato je da se u praksi ovaj proces provodi
u dvije faze ito: odabiranje arhivske grade kojim se omogu6ava oduvanje
arhivske gradetrajnog znaaaja, a kroz izludivanje bezvrijednog registraturskog
materijala obezbjecluje se slobodan prostor za smjeStaj novonastale arhivske
gracle i registraturskog materUala.
ViSe paZnje bit 6e posve6eno izludivanju bezvrijednog registraturskog
materijala kao jednom od uslova za zastitu arhivske grade kod stvaralaca.
i
Naime, ako se zakonska podzakonska rjesenja u pogledu izlucivanja
registraturskog materijala pravilno reguliSu u pravilnicima stvaralaca iu
potpunosti provedu u praksi, stvorice se bitni uslovi da se arhivska graala

Let Sabotid, Neke karaktedstike odabiranja arhivske gtade iizluCivanje bezvijednog registratur-
skog materijala (bosanskohercegovadko iskustyo), Arhivska praksa br 9, Tuzla 2006., str 33-43.

115
Branko ANTELJ

imalaca saduva i vrednuje. Za uredno provoctenje ovog procesa veoma


znadajnu i odluduju6u ulogu imaju liste kategorija registraturskog materijala
sa rokovima duvanja.

Proces izludivanja u odredbama zakonske regulative

U skladu sa Dejtonskim mirovnim sporazumom, zakoni i podzakonski


akti u oblasti arhivske djelatnosti doneseni su na nivou drzave, entiteta,
distrikta ikantona. Tako imamo ukupno 12 zakona i 5 pravilnika (ili uputstava)
kojima je regulisano i izdvalanje bezvrijednog registraturskog materijala2.
lnteresantno je da od '12 zakonodavnih tijela koja su donijela zakone,
samo je donijeto i usvojeno 5 podzakonskih akata u obliku uputstava ili
pravilnika koji detaljno razracluju postupak kako odabiranja grade, tako i
proces izlu6ivanja bezvrijednog registraturskog materijala.
Svim ovim zakonskim i podzakonskim aktima je propisano da su
stvaraoci i imaoci registraturske grade obavezni da:
- donesu listu kategorija registraturskog materija sa rokovima duvanja uz
saglasnost nadleZnog organa;
- vrSe godi5nje izludivanje bezvrijednog registraturskog materijala;
- uz rjeSenje nadleZnog arhiva uniSte bezvrijedni registraturski materijal.
Bez obzira sto je ova oblast u Bosni i Hercegovini regulisana kroz viSe
zakona, izraZena je jedinstvenost u obavezi donosenja i usvajanja liste
kategorija uz saglasnost nadleZnog arhiva te obavezi redovnog (godiSnjeg)
izludivanja bezvrijednog regishaturskog materijala. Zakonima nije ostavljena
mogu6nost da se izludivanje vr5i periodidno, ve6 obavezno godi5nje, a 6ak u
pojedinim zakonima postoji mogucnost i vise puta godisnje, po potrebi.

Kaznene zakonske odredbe3

Zakonodavac je prepoznao ovu obavezu kao proces od izuzetnog


znad,ala za zastitu arhivske grade u nastajanju kod stvaralaca, pa je i u
svakom zakonu u poglavlju kaznenih odredbi propisao i predvidio kazne za
neispunjavanje ovih obaveza. (vidi tabelu br. 1.)
Za neizvr5enje ovih zakonskih obaveza predvidene su kazne kako za
pravno lice (registraturu) tako i za odgovorno lice u registraturi. predvialene
kazne za pravno lice su najni2e u rasponu od 400 do 3.OOO KM, a najve6e
od 3.000 do 10.000 KM. Kazne za odgovorno lice kre6u se najniZe od .lO0 do
500 KM, a najvede od 800 do 2.000 KM.

2 Zbitua a.hivskih papisa Bosne i Hercegovine 1947.-1997. godine, Arhiv Bosne i Hercegovine, JU
lstorijski arhiv Sarajevo, Sarajevo 2007. godine.
3 Analizian je zakon ("St g/asflk R,s, broj 35/99) koji nije vise na snazi, ati je bio u posmatranom
periodu do kraja 2008. godjne

116
Proces izdvaja nja bezvrijed nog registratu rskog materijala...

Tabela br. 1.

Kaznene Visine kazre (KM)


R.
odredbe, Odgovomo
br. Zakoni Pravno lice
dlanovi lice
I Zakon o arhivskoj gratli i Arhiw BiH 45 s00-2.000
2 Zakon o arhivskoj gratli Federacije BiH 43,44 3.000-10.000 800- I .000

3 Zakon o arhivskoj djelatnosti u RS3 53 1.000-10.000


4 Zakon o arhivskoj djelatnosti Unsko Sanskoga kantona 48 1.000-5.000 500-2.000
5 Zakon o arhivskoj gradi Luparrije Zapadnohercegovadke M,45 3.000-10.000 800

6 Zakon o arhivskoj djelatnosti Kantona Sarajevo 47 450-4.500 100- 1.000

7 Zakon o arhivskoj djelatnosti Tuzlanskoga kantona 67 3.000- 10.000 800-2.000


8 Zakon o arhivskoj djelatnosti u Srednjebosanskom kantonu 42,43 3.000- 10.000 800-2.000
9 Zakon o arhivskoj gratli Bosansko-podrinjskoga kantona GoraZde 42,43 3.000-l 0.000 800-l.000
l0 Zakon o arhivskoj djelatnosti Hercegovadko-neretvanskoga kantona 44,45 3.000-10.000 ' 800-2.000
ll Zakon o arhivskoj gradi Zenidko-dobojskoga kantona 52 400-4.000 100-500

t2 Zakon o arhivskoj djelatnosti Brdko Distrikta BiH 36 500-2.000

Kaznene odredbe i visine kaznea

Provodenje zakonskih obaveza

Zakonima o arhivskoj djelatnostije propisano da nadzor nad izvrSavanjem


obaveze dono5enja liste kategorija registraturskog materijala kao i redovnog
izludivanja bezvrijednog registraturskog materijala vrSe nadleZni arhivi.
Koliko i u nadleZnosti Arhiva RS izvr5avaju ove
kako registrature
zakonske i podzakonske odredbe? (vidi tabelu br.2.)
Prema raspoloZivim podacima u RS ima oko 12.800 stvaralaca odnosno
imalaca arhivske grade. Veliki broj ovih registratura po svom sadfiaju rada
nema arhivsku gradu koja ima znaeajnu naudnu, dokumentarno-historijsku
ili praktiCnu vruednost za Bosnu i Hercegovinu, RS pa 6ak niza regiju.Zbog
toga je veoma bitno da se Sto prije izvr5i kategorizacija stuaralaca arhivske
grade kako bise posvetilaveeapaznia registraturama lill kategorije. U tom
procesu su poduzete odredene aktivnosti na nivou Arhiva RSs. Bez obzira na
navedene tvrdnje, uodavamo iz prezentovanih podataka da je izvrSavanje ovih
zakonskih odredbi u registraturama u veoma nezadovoljavaju6em procentu.
Staje uzrok neizvr5avanja ovih zakonskih odredbi u registraturama, trebalo
bi istra2iti u nekom narednom periodu.
Moramo prihvatiti idinjenicu dabezobzira Sto je zakonodavac predvidio
i pokretanje prijava nadleZnim sudovima protiv pravnih lica i odgovornih
fizidkih lica u registraturama za neizvr5avanje zakonske obaveze donoSenja

4 Tabela 1, Kaznene odredbe i vlsine kazne, isto pod 2.


5 Donijeto je Uputstvo za provodenje postupka kategorizacije stvaralaca i imataca arhivske grade,
(,,S/. g/asnrk RS', broJ 27105) i u toku je rad na provodenju ovog Uputstva.

117
Branko ANTELJ

liste kategorija iredovnog izludivanja bezvrijednog registraturskog materijala,


do sadaArhiv RS nije podnio nijednu takvu prijavu. smatram da je iovo jedan
od razloga Sto registrature ne izvrSavaju u ve6em procentu svoje zakonske
obaveze.

Tabela br. 2.

Podrudna jedinica u

Pitanje Banja Luka Ukupno


Doboju Foii Zvomiku Trebinju
1995.- 1995.- 1995.- 1995.- 1995.- l 995.-
2008. 2008. 2008. 2008. 2008. 2008.
2007. 2007. 2007. 2007. 2007. 2007.
Broj
formiranih
I 69s 34 7 l5 5 253 4l 152 3l ll15 lt8
dosijea
radnika
Dato
saglasnosti
2 710 85 200 t20 l7t
na listu 34 6 124 43 82 3 t236
kafeqoriia
Doneseno

3
rjelenja o
1460 156 300 40 103 27 220 73 68 l9 2l5l 315
izludivanju
b.r-m-
Podnijeto
prijava
nadleinom
4
sudu za
neizvrlavanje
obaveze
redovnog
izludivania
Donijeto
rjelenja
nadleZnih
5
sudova po
podnijetim
nriiavama
Ostvareno
6 kontrolnih l14 l2l 3l t8t 54 501
nresleda
Broj
7 rcgistratura, 8.072 1.000 560 2.300 960 12.892
orientaciono

Pregled izvrSavanja obaveza registraturai

UsaglaSavanje lista kategorija

DonoSenje lista kategorija registraturskog materijara sa rokovima


6uvanja uz saglasnost nadleznog arhiva kao i redovno godisnje izludivanje
bezvrijednog registraturskog materijala kome su istekli rokovi 6uvanja

6 Tabela 2, Pregled izvriavanja zakonskih obaveza u Arhivu RS u periodu 1995.-2008. g., podaci
dobijeni anketiranjem.

118
je aktivnost koja u RS ima pravni okvir u zakonskimT i podzakonskim
rje5enjimas. Listu kategorija utvrduje i traZi saglasnost nadleZnog arhiva
stvaralac arhivske grafle. Ovim rje5enjima u RS kao i u Bosni i Hercegovini
nije predvideno postojanje orjentacionih listi kategorija. U istoriji arhivske
sluZbe u Bosni i Hercegovini poznato je da su postojale utvrclene liste, kako
one iz 60 godinas, tako i orjentacione liste1o.
U posmatranom periodull u RS su objavljene orjentacione listef koje
su se u praksi veoma 6esto koristile. Mi5ljenja sam da postoji opravdana
potreba da se pristupi izradi orjentacionih lista po vrstama djelatnosti kako u
RS tako i u ditavoj Bosni i Hercegovini. Ovo iz razloga Sto su liste kategorUa
veoma bitne u procesu zastite arhivske gracle kod samih stvaralaca pa bi
se tom pitanju oko utvrdivanja rokova duvanja trebala posvetiti daleko ve6a
paZnla na ditavoj teritoriji Bosne i Hercegovine.

ZakljuCak

lzdvajanje bezvrijednog registraturskog materijala kod stvaralaca


arhivske graare je bitan proces u zastiti arhivske grade u nastajanju. Da bi
se pristupilo ovom procesu u registraturama treba u potpunosti ispostovati
zakonsku odredbu o obaveznom donosenju liste kategorua uz saglasnost
nadleZnog arhiva.
Zakonodavac je kroz kaznene odredbe omogu6io arhivima da bitno
utjeeu na provoclenje ovih zakonskih odredbi, ali ih arhivi do sada nisu uop6e
primjenjivali. Neophodno je da se protiv krajnje neodgovomih registratura u
pogledu ispunjavanja ovih obaveza podnesu prekrsajne prijave nadleznim
sudovima.
Proces kategorizacije registratura u RS nije u potpunosti dovrsen, Sto bi
trebalo zavriiti u Sto kra6em periodu. Time bi nadzor nad registraturama I i ll
kategorije dosao do punog izrazaja i stvorili bi se uslovi bolje zaStite arhivske
grade u nastajanju, Sto nam je i prevashodni cilj.
Veoma je bitno donosenje liste kategorija registraturskog materijala sa
rokovima duvanja Sto dini preduslov pravilnog odabiranja arhivske $ade iz
registraturskog materijala. lsto tako je veoma bitno usaglasiti rokove duvanja
u tim listama kako u entitetima tako ina nivou Bosne iHercegovine. U tom
pogledu, potrebno je uraditi i donijeti orjentacione liste za vise djelatnosti
u skladu sa vaZe6im zakonima, a sto je jedan od programskih zadalaka
Arhivistiakog udru2enja Bosne i Hercegovine.

7 Zakon o arhivskoj djelatnostl glasrik R.s', broj 35/99.


8 "Sl
Ptavilnik o odabhanju ahivske grcde iz rcgistraturskog materijala, g/asn,k RS', broj 31/2000.
9
"Sl.
Pdvrefieni opiti popis glavnih vrsta arhivsko registatume grade, khiv Bosne i Hercegovine, Sa-
rajevo 1966. godine.
10 Kanceladjsko poslovanje u svjetlu arhivskih propisa (priruenik), Sarclevo 1976., str 61-97.
11 Period 1995.-2008. godina.
'12
Kancelarijsko poslovarie, Zoran S. Madki6, Banjaluka 2002. godine, str. 18'1-247.

119
Branko ANTELJ

Conclusion

An important part of the process of protection of developing archives is


separating worthless registry material at the maker of the archive. ln order
to begin this process in registries, it is necessary to comply with the law on
establishment of lists of categories with the consent of authorities.
The provisions on penalties enabled archives to significanfly influence
. .
implementation of these law provisions; however the archives have not
been implementing them. lt is necessary to file legal complaints against the
irresponsible registries regarding imprementation of these legal obligations.
The process of categorisation of registries in Republika Srpski has not
been fully completed, and that pending responsibility has to be finalised as
soon as possible. That would help better supervision over registries of I and
ll category as well as create conditions for better protection of developing
archives, which is our final goal.
It is of utmost importance to establish lists of categcries of registry
materialwith timelimits to the lengths of keeping them, which is a preconaition
for correct separation of archive material from registries. lt is also very
important to harmonise timeiimits of keeping materiirs in entities and at the
state level. ln that sense, it is important to establish orientation rists for more
activities with provided regisration, which is one of the programmes tasks of
the Association of Archive of Bosnia and Hezegovina.

120
Vlatka LEMIe
Hrvatski drzavni arhiv Zagreb

HRVATSKI ARHIVI I TRANZICIJA

Abstrakt: Na arhivsku djelatnost i rad drZavnih arhiva od uspostave


suverene Republike HNatske i promjene druStvenog i pol iekog sustava
utjecali su razliiiti procesi: tranzicua, demokratizacija, informatizacija, global-
izacija, modernizacija drZavne uprave, Sirenje neoliberalnog gospodarstva,
razvoj informacijskog druStva i brojni drugi. Arhivi su se suoir/, s golemim
koliiinama gradiva na koje u ranijem razdoblju nisu bili posebno usmjereni,
te pitanjima vezanim uz preuzimanje, evidentiranje, koriStenje, vlasniike od-
nose i drugu problematiku vezanu uz to gradivo. Sirenje okvira djelovanja
arhiva, razvijanje novih usluga i prilagodba tradicionalnih zadaea tzi'nim
uujetima i modernim druStvenim trendovima dodatno su naglasili stare, do
sada nerijeSene probleme, idoveli do pojave novih. Ovim se radom prikazuju
neki od iimbenika koje smatramo preduvjetima za uspjeian rad hruatskih
arhiva u suvremenom okruienju - ujednaiavanje i standardizacija poslovnih
procesa, ispunjenje nadzorne funkcije u odnosu na stvaratelje, razvoj infor-
macijske uloge i novih korisniikih usluga arhiva te uvodenje jedinstvenog
nacionalnog arhivskog sustava.

Klju6ne rije6i: hrvatski arhivi, ujednaeavanje i standardizacija


struinih procesa, kategorizacija stvaratelja, nadzoma funkcija arhiva, infon
macijski sustav.

Suvremeno okruienje djelovanja arhiva

Na arhivsku su djelatnost od uspostave suverene Republike Hrvatske


i prcmjene dru5tvenog i politi6kog sustava, utjecali razliditi procesi: tranzicija,
demokratizacija, informatizacija, globalizacija, modernizacUa drzavne up-
rave, Sirenje neoliberalnog gospodarstva, razvoj informacijskoga dru5tva i
brojni drugi. Uvodenjem demokratskoga poretka ojadala je javna uloga arhi-
va i interes javnosti za arhivsko gradivo, ponajvise ono koje je u ranijem
razdoblju bilo nedostupno, poput policUskih dosjea ili imovinsko-pravne do-
kumentacije. Tranzicija je donijela opseZne drustvene, politidke i ekonomske
promjene posebno vidljive u podrudju privatizacije itzv. pretvorbe gospo-
darskih subjekata. U svjetlu tih problema pojavilo se i pitanje vlasnistva nad
arhivskim gradivom dotad u druStvenom vlasniStvu, tj. problem razgranidenja
njegova javnog i/ili privatnog statusa.

121
Vlatka LEMIC

franzicrla je zahvatila i upravnu strukturu budu6i su drZavno osa-


mostaljenje pratile visekratne promjene u ustroju javne uprave na svim ra-
zinama i neracionalno Sirenje upravne organizacije, 5to je takocter dodatno
opteretilo rad arhiva. PolitizacUa uprave, zatvorenost prema javnosti, slabi
instrumenti utjecaja gradana, financijska netransparentnost, zanemarivan-
je pravnih standarda te stihijski razvoj, neki su od destih atributa hrvatske
uprave, iz kojih proizlazi nepostojanje racionalno organiziranog i kvalitetno
upravnog sustava i izvrsno-upravnih institucija, a promjene u organizaciji i
nadleZnostima drZavnih sluZbi postale su redovita vUest.
Arhivi su se suodili s golemim kolieinama gradiva na koje u ranijem
razdoblju nisu bili posebno usmjereni, te su, u slu6ajevima gdje su im to
prostorni kapaciteti omogucili, preuzeli velike koli6ine gradiva upravnih tUe-
la, organizacija i ustanova koje su u novom politiekom i drustvenom sus-
tavu prestale postojati ili su bitno izmijenile karakter svoga djelovanja kao
i gradivo privatiziranih gospodarskih subjekata i poduze6a u sted4u. Arhivi
su prvi upozorlli na te pote5ko6e s kojim su se ubrzo susreli brojni graalani
pa i ditavo drustvo. Naime, svako potrazivanje takve dokumentacije u os-
obne ili sluZbene svrhe aesto je neuspjeSno ili zahtijeva opseZnu potragu
u razliditim ustanovama. Dodatna posljedica nerje5avanja toga problema
moZe biti gubitak jedinstvenih izvora za hrvatsku gospodarsku i druStvenu
povijest. Zastita gradiva izvan arhiva i provoalenje zada6a vezanih uz strucni
nadzor nad stvarateljima i imateljima gradiva, zbog brojnih se upravnih, gos-
podarskih, tehnoloikih i zakonskih promjena, pokazalo poslom dije je pro-
pisano ispunjavanje u potpunosti uvjetovano kadrovskim i organizacijskim
resursima svakog arhiva. Sirenje okvira djelovanja i razvijarye novih ustuga,
prilagodba strudnih, kulturnih, znanstvenih, upravnih iusluZnih aktivnosti
arhiva trzisnom okruZenju i drustvenim odekivanjima, takoder su znad,ajno
oblikovali rad arhiva u proteklom razdoblju i suodili ih sa novim zahtjevima.
Bzi razvoj suvremene tehnologiie i njezina primjena u radu stvaratelja,
posebno drZavne administracue promijenio je djelokrug rada arhiva, a odra-
zio se i na arhivsko zakonodavstvo. OpCi problemi vezani uz pojavu i Sirenje
novih medija, sve ve6u produkciju zapisa iop6e te5ko6e u zaStiti i koristenju
informacija, bitno obiljezavaju i rad hrvatskih arhiva. Tempo uvottenja iprim-
jene suvremenih standarda i dostignuca u svakodnevnoj praksi razlidit je, i
u pojedinim sredinama ovisi o upravnoj organizaciji, gospodarskoj snazi i
tehnoloSkom razvoju. lnformacijske i komunikaciiske tehnologije promijenile
su nadin na koji organizacije djeluju, proizvode dokumentaciju i upravljaju
njome. Brojne strategue i inicijative na podrudju razvoja elektroni6ke uprave
(e-uprava, e-pravosucle, e-zdravstvo, i dr.) potidu i podrZavaju prijelaz pre-
ma elektroni6kim sustavima iuslugama, a zahtjevi za udinkovitijim iracio-
nalnijim radom ubrzavaju promjene iu javnom i u privatnom sektoru. Od
stvaratelja gradiva se odekuje da budu prilagodljiviji ida se usredotoie na

122
Hrvatski arhivi i tranzicija

usluge koje trebaju pruZati. lnformacijsko okru2enje i komunikaci.ia izmedu i


unutar organizacija postaju sloZeniji i raznolikiji, a njihovo dokumentiranje i
usredotodenost na usluge koja dovodido "viSe-institucionalnih" (elektroni6kih)
usluga i dijeljenoga sadrZaja. zaht[evaju preispitivanje tradicionalnih sustava
za upravljanja dokumentacijom i arhivisti6kih koncepata.
Automatizacija poslovanja, elektronieki spisovodstveni sustavi i sus-
tavi za upravljanjem dokumentacijom utjedu na tradicionalni okvir Zivotnog
ciklusa dokumenata prema novom konceptu ,,records continuuma". Glav-
ni problemi koje arhivima donosi elektronidko okruZenje proizlaze iz ve-
like produkcije zapisa ipitanja njihove dokazne vrUednosti (integriteta i
autentidnosti), zastite ikoristenja.l Budu6i da nije azurno regulirano propisi-
ma, to podrudje predstavlja veliki problem u radu arhiva. Praksom potvrtlena
integracija upravljanja zapisima kod stvaratelja i u arhivima, podrazumijeva
postojanje zakonskih propisa, strudnih standarda i smjernica. Medutim, ure-
dbe koji reguliraju uredsko poslovanje iarhivski provedbeni propisidonose se
ili mijenjaju tek nakon pojave novih tehnoloSkih rjesenja. Osim toga, uvodenje
novih tehnologija podrazumijeva aktivniju suradnju arhiva sa stvarateljima
gradiva i tvorcima tehnologija radi osiguranja budu6e za5tite i dostupnosti
elektroni6kih zapisa.
Pitanje organizacije i dostupnosti informacija jedno je najznadajnijih
podru6ja interesa suvremenoga drustva. Arhivskim zakonodavstvom
obuhvadeno je koriStenje arhivskoga gradiva u odnosu na intelektualnu
i fizidku dostupnost informacija, medutim, pitanja u svezi dostupnosti i
koriStenja nisu samo problemi arhivske struke ve6 ih je potrebno sagleda-
vati u Sirem pravnom ipolitidkom okviru. U praksi se pojavljuju nedoumice u
pogledu dostupnosti podataka opeenito, budu6i su od donosenja arhivskog
Zakona2 doneseni idrugi relevantni propisi3 koji se odnose i na arhivsko
gradivo. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnik o koriitenju arhivsk-
oga gradiva potrebno je uskladiti s novim zakonima, zbog toga Sto se u prak-
si javl.ja niz razliditih pristupa dostupnosti. Kod nekih kategorija arhivskoga
gradiva, poput dokumentacije s osobnim podacima, poslovne i imovinsko-
pravne dokumentacije ili gradiva mladeg od 30 godina, pojavljuje se pitanje
dostupnosti javnosti opdenito ili pak strankama i korisnicima koji uvid u grad-
ivo ili izradu kopija tra2e iz odredenih osobnih ili poslovnih razloga. Dogada
se da sami arhivi procjenjuju tajnost podataka i uvjete kori5tenja, Sto je desto
nemogu6e utemeljeno odlu6iti bez dogovora s predavateljima gradiva. Kod
svake primopredaje gradiva trebalo bi naznaditi stupanj tajnosti, te viSe ko-
ristiti privremenu dostupnost reguliranu postoje6im zakonima.

Vodit za uprcvljanje elenrcniAkim gradivom s ahivskog stajali'ta. Zayeb: Hrvatski drzavni arhiv
1999., str.23-25.
2 Zakon o arhivskom gradivu i afiivima (NN 105/97, 64/00, 65/09).
3 Z^kon o praw na prisnrp inforrnacijama (NN 172103), Zakon o tajnosti podalaka (NN 7912007) i Zakon o
zaStiti osobnih podataka (Nlr 103/03, I l8/06, 41/08).

123
Vlatka LEMIC

Zbog kompleksnih interesa graatana, civilnoga drustva i drZave,


takotler je potrebno uskladiti pravo na informacije ipravo na zastitu drzavnih
interesa iosobnih podataka te u skladu s time oblikovati odgovarajucu poli-
tiku u odnosu na ograni6enje dostupnosti imetode kori5tenja gradiva. prob-
lem zaStite, drugi je va2an aspekt dostupnosti informacija, te se za5titne
strategUe trebaju usmjeriti na oduvanje cjelovitosti i nepovredivosti infor-
macija na najvisem stupnju. Razvoj tehnologija smanjio je rokove u kojima
treba rjesavati pitanje zastite sadrz4a, strukture, konteksta i prikaza zapisa.
U elektronidkom okruZenju pojavljuje se i problem promjene oblika i funk-
cUe dokumenta prilikom svakoga rada na njemu, sto zahtijeva osmisljavanje
nadina za zaStitu autentidnosti i pouzdanosti elektronidkih dokumenata.

Organizacija i pravni okvir djelovanja arhivske sluZbe

Sustav arhivske sluZbe u Hrvatskoj dine drZavni arhivi, ostale


ba5tinske ustanove u kojima se duva arhivsko gradivo (arhivi izvan mreZe
drZavnih arhiva), stvaratelji i imatelji arhivskoga gradiva le segment upravl-
.ianja sluzbom.
Pozitivnim arhivskim Zakonom iz 1997. godine, arhivska je sluZba utvrcrena
kao obvezna javna sluZba, a arhivsko gradivo stavljeno je pod osobitu za5titu
drZave. Na za5titu arhivskoga gradiva primjenjuju se ipropisi o za5titi kul-
turnih dobara. Sve su javne slu2be obvezne skrbiti za gradivo koje nastaje
njihovim radom ili se nalazi u njihovu posjedu, te su ga po isteku odrectenih
rokova duzne predati nadleznom drzavnom arhivu. polazeci od nadela cjelo-
vitosti arhivskoga gradiva kao sastavnog dijela hrvatske kulturne ba5tine,
Zakon ureduje i pitanje zastite, dostupnosti i prometa iza privatno arhivsko
gradivo. Pojedina podrudja rada arhiva, kao sto su: vrednovanje i preuziman-
je gradiva u arhiv, dostupnost i kori5tenje te za5tita i obrada gradiva, uredeni
su posebnim propisima donesenim na temelju spomenutoga Zakona. Na
kori5tenje arhivskoga gradiva primjenjuju se ipropisi o pravu na pristup in-
formacijama, te ta.inosti i za5titi osobnih podataka.
Za rad arhivske sluZbe mjerodavno je Ministarstvo kulture, gdje u
okviru Uprave za zaStitu kulturne baStine djeluje Odlel za arhivsku djela!
nost. Kao savjetodavno tijelo ministra kulture za strudne arhivske poslove
pri Ministarstvu djeluje Hrvatsko arhivsko vije6e koje se uz op6a pitanja bavi
unapredenjem i razvitkom sluZbe: razmatra godiSnje programe i izvjeSca
o radu drZavnih arhiva, daje misljenje o osnivanju novih arhiva, usmjera-
va medunarodnu arhivsku suradnju, potiae donosenje i promjene zakona i
provedbenih propisa, te predlaZe dodjeljivanje vi5ih zvanja u arhivskoj strucl
idrugo. Svi strudni i administrativni poslovi Vijeia kao injegove odluke pro-
vode se preko Hrvatskoga drZavnoga arhiva (HDA) koji je ujedno zaduaen
za sve mati6ne i razvojne poslove arhivske sluZbe u Republici Hrvatskoj.

124
Hrvatski arhivi i tranzicija

Kao sredi5nja ustanova arhivske sluZbe HDA, skrbi o evidencijama arhivsk-


oga gradiva na nacionalnoj razinite planira i usklatluje strudni rad arhiva. Ti
poslovi podrazumijevaju prikupljanje podataka i rad na nacionalnom Registru
fondova i zbirki, evidencijama o arhivskim izvorima vaZnim za hrvatsku po-
vijest Sto se duvaju izvan Hrvatske, upisnicima arhiva i vlasnika arhivskoga
gradiva u privatnom vlasniSfuu, evidencijama o arhivskim djelatnicima kao i
brigu o njihovoj stru6noj izobrazbi te organiziranje informativno-dokument-
acijske sluZbe o cjelokupnome arhivskome gradivu.
Zadale arhivske sluZbe na osiguranju za5tite i informacijske cjelo-
vitosti provode se putem mreZe drZavnih arhiva. Njezin dana5nji ustroj ob-
likovao Se na temelju tradicije tj. postojanja "starih" arhiva i prema region-
alnom nadelu, a zna6ajno je proSirena nakon 1991. godine osnivanjem
novih arhiva u Gospi6u, Strigovi, Sibeniku, Vukovaru, Virovitici i KriZevcima.
Sada5nju mreZu drZavnih arhiva dine HDA kao srediSnja i matidna arhivska
ustanova i 18 podru6nih drZavnih arhiva u sastavu kojih djeluje i 8 sabirnih
arhivskih centara..

tREta oRzavutH ARHtva


U REPUBLIC' HRUATSKOJ
200e, godlna

oR2AWffi&I:
a|f,sr$rslpir&
o@iEEffiFFil
6&W.afficml
\(=
-.fu}
o\'J 6-..kE
. ' .q2

HDAje mjerodavan za gradivo srediSnjih drZavnih tijela iostalo gradi-


vo od znaCaja za Republiku Hrvatsku u cjelini, a podru6nidrZavniarhiviskrbe
za gradivo jedinica lokalne samouprave (gradovi, op6ine, Zupanije), drZavnih
tijela na lokalnoj razini i drugih stuaratelja na podrudju njihova djelovanja.

125
Vlatka LEMIe

HDA i dva specijalna arhiva: Hrvatski filmski arhiv (djeluje u okviru


HDA) i Hrvatski memorijalno-dokumentacijski centar Domovinskog rata svo-
je zadaee ostvaruju na cijelom podrudju Republike Hrvatske, dok podrudje
djelovanla podrudnih arhiva uglavnom prati upravnoteritorijalne promjene.
Usklailivanje teritorijalne nadleZnosti arhiva sa postojeiom teritorijalnom
podjelom na Zupanije prvenstveno ovisi o suradnji sredisnje vlasti ilokalne
samouprave, decentralizaciji politi6ko-upravnog sustava, provedbi razvqne
strategije arhivske sluZbe te materijalnim i flnancijskim 6imbenicima.

ArhivPodruEje djelovanja podruinih driavnih arhiva


DABJ Bjelovarsko-bilogorska Zupanija te dijelovi Zagrebadke Zupanije
DADU Dubrova6ko-neretvanska Zupanija
Liako-senjska Zupanija (osim gradova Senja i Novalje) i dio Zadar-
DAGS
ske 2upaniie (op6ina Gradac i naselje Srb)
Karlova6ka Zupan[a, dio Sisadko-moslavadke Zupanije (opcine
DAKA Gvozd i Topusko) te Primorsko-goranske Zupanije (grad Vrbovs-
ko)
DAKz Koprivnidko-kriZevadka Zupanija
DAM Metlimurska 2upanija
DAOS Osieako-baranjska Zupanija
DAPA lstarska Zupanija
Primorsko-goranska Zupanija (osim grada Vrbovsko) i dio Lidko-
DARI
senjske 2upanije (grad Senj)
Sisadko-moslavadka Zupanija i dijelovi Zagrebadke 2upanije (grad
DASK
lvani6 Grad i op6ina KriZ)
DASB Brodsko-posavska i Po2e5ko-slavonska 2upanija
DAST Spl itsko-dalmatinska Zupanija
DASI Sibensko-kninska 2upanija
DAVU Vukovarsko-srijemska Zupanija
DAVT Virovitidko-podravska 2upanija
VaraZdinska Zupanija, ve6i dio Krapinsko-zagorske iupanije (osim
DAVZ gradova Donja Stubica i Oroslavlje i op6ina Gornja Stubica, Marija
Bistrica i Stubidke Toplice)
Zadarcka Zupanila (osim Gradaca) i djelomi6no Lidko-senjska
DAzD
Zupaniie (grad Novalia)
Grad Zagreb i gradovi Zagrebadke Zupanije te dio Krapinsko-za-
DAZG gorske 2upanije (gradovi Donja Stubica i Oroslavje i op6ine Gornja
Stubica, Marija Bistrica i Stubidke Toplice)

126
Hrvatski arhivi i tranzici.ia

Sirenje podruija rada, razvoj novih usluga i njihovo ujednadavanje

Rad arhiva obuhva6a strudnu, kulturnu, znanstvenu, upravnu i


usluznu djelatnost. U Zakonom propisane zada6e drZavnih arhiva spadaju
evidentiranje, zastita, obrada i omogu.avanje koristenja arhivskoga grad-
iva. DrZavni arhivi preuzimaju javno i prikupljaju privatno arhivsko gradivo
te strueno nadziru stvaratelje i imatelje arhivskoga gradiva i brinu o zastiti
gradiva u njihovu posjedu. Strudni poslovi arhiva, vezani za zastitu iobradu
gradiva, nadopunjuju se razliditim oblicima suradnje sa stvarateljima. Ra-
spon arhivskih usluga je vrlo Sirok i znadajno se razlikuje izmedu pojedinih
arhiva, Sto uglavnom ovisi o njihovoj organizacijskoj strukturi, prostornim
mogu6nostima i struenom osoblju. Dodatne usluge koje posljednjih desetak
godina arhivi nude najvise se odnose na primjenu njihovih shudnih znarya na
sljede6im podrudjima:
. pomod u upravljanju dokumentacijom,
. savjetovanje inadzor nad obradom gradiva,
. sredivanje, obrada i popisivanje dokumentacije,
. vrednovanje i izludivanje gradiva,
. strudno usavr5avanje za uredsko poslovanje iobradu dokumentacije,
. tematska istraZivanja, izrada projekata i elaborata,
. mikrofllmiranje, skeniranje, restauriranje i konzerviranje gradiva
. organizacija izloZbi, radionica itedajeva,
. iznajmljivanje prostora za strudne skupove, promocije, prezentacije,
pohranu gradiva i dr.
Na uvoclenje usluga vezanih uz upravljanje dokumentacijom utjeca-
la je pojava tvrtki koje rade na poslovima sredivanja gradiva, interes stva-
@te\a za takvom vrstom usluga, te postojanje maloga broja strudnjaka na
podrudju uredskoga poslovanja i obrade arhivskoga gradiva. Devedesetih
se godina pojavio i registrirao na trgovadkom sudu velik broj poduzeia koja
su se uglavnom specijalizirala za pojedine poslovne procese zaStite i ob-
rade dokumentacije - mikrofilmiranje, pohranu, sretlivanje gradiva ili obradu
odredene vrste dokumentacije (ugovori, obrasci) 6ijim se uslugama danas
koriste brojni javni i privatni stvaratelji. Njihovo poslovanje na trZi5noj osnovi
i rad s velikim poduze6ima koja stvaraju ogromne kolidine tipske dokumenl
acije (banke, osiguravajuda dru5tva i sl). arhivi ne mogu pratiti, no svakako bi
trebali voditi raduna o toj vrsti d.jelatnosti te uspostaviti neke mehanizme kon-
trole nad tvrtkama koje pru2aju takve usluge. Temelj za njihovo provodenje
pruia Zakon o zaStiti ioiuvanju kulturnih dobaraa iz 1999. godine koji prop-
isuje da sva postupanja s gradivom kategoriziranih stvaratelja mogu obavljati
iskljudivo fizidke i pravne osobe koje za to posjeduju veriflkaciju Ministarstva

el. 77. st. 3. Zakona o zastiti i oduvanju kulturnih dobara (NN 69/99).

127
Vlatka LEMIC
kulture. Kako je sukladno arhivskom Zakonu cjelokupno arhivsko gradivo,
RH kulturno dobro, Pravilnikom o izmjenama idopunama Pravilnika o zaStiti
i duvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva donesenim 2007.
godine, pohrana gradiva kategoriziranih stvaratelja dozvoljena je samo dru-
gim osobama koje zadovoljavaju odredene uvjete za njegovo 6uvanje, Sto se
utvrduje izdavanjem dopusnice od strane HDA. Procedura izdavanja dopus-
nice obuhva6a zaprimanje zahtjeva s popratnom dokumentacijom, obavlian-
je pregleda prostora iprovjeru zakonom propisanih uvjeta (uvjeti zgrade, uv-
jeti arhivskoga prostora, vodenje propisanih evidencija, kvalitativno pra6enje
stanja arhivskog gradiva, opremljenost arhivskog gradiva, strudnost osoblja)
te njihovo periodidno pra6enje u razdoblju za koje je izdana dopusnica.
Hrvatski su arhivi u velikoj mjeri usmjereni ina organiziranje iraz-
voj novih vrsta informacijskih sluZbi iusluga. Gotovo svi arhivi imaju svoje
mreZne stranice, a Pregled arhivskih fondova i zbirki RH, vodidi i arhivski
izvori, osim u tiskanom, objavljeni su iu elektroniakom obliku. Od arhiva se
o6ekuje da omoguce Sto brZu ilaksu dostupnost pohranjenih informacija o
kojima skrbe, kao i da njihovi informacijski proizvodi sadrZajem, oblikom i
tehnologuom odgovaraju zahtjevima suvremenoga druStva. Potrebne infor-
macije korisnici danas mogu na6i na raznim mjestima, u okviru razliditih infor-
macijskih usluga. lz njihove perspektive arhivi su samo jedan od ponuclada,
od kojih odekuju usporedivu kvalitetu i dostupnost usluga, a posebno su
izraieni zahttrevi za digitalizacijom sadrZaja i usluga. Uz tradicionalnu bogatu
nakladnidku i izloZbenu djelatnost, arhivi su ve6 pro5irili usluge korisnicima
na posebna tematska istrazivanja (genealoSka, heraldi6ka i dr.), organiziran-
je iodr2avanje povijesnih radionica i predavanja, mentorski rad s korisnicima
i druge aktivnosti.
Sirenjem raspona usluga arhiva, stvaratelji i korisnici su pred arhive
postavili brojna pitanja vezana uz nlihovu raznolikost i cijene. Ujednadavanje
postupaka i cjenika usluga arhiva je u vi5e navrata raspravljano na kolegiju
ravnatelja drZavnih arhiva. Pravilnikom o koriStenju arhivskog gradiva iz 1997.
godine, propisano je da Ministarstvo kulture godisnje odobrava cjenik za sve
usluge u arhivima, na prijedlog HDA, odnosno da je osnova za uskladivanje
cjenika drZavnih arhiva Cjenik usluga HDA.5 Sukladno tome, na kolegiju
ravnatelja 2009. dogovoreno je da svi drZavni arhivi trebaju cjenike struk-
turirati na isti nadin i odrediti jedinstvenu cijenu za istu uslugu. Usklaclivanje
cijena s Cjenikom HDA obveza je koja se u sluaaju neprovodenja smatra
nepridrZavanjem propisa. Cijene trebaju biti ujednadene na podrudju os-
novnih aktivnosti arhiva - duvanju, zastiti, obradi i koristenju gradiva, dok se
uskladivanje ne odnosi na dodatne aktivnosti arhiva - zakup prostora, edu-
kacijske programe (tedajevi za djelatnike u pismohranama), kulturno-prosv-

t-- CiJ"li,.,"frg" FlDAjavno je objavllen na http://www.arhiv.hr/hrlkoristenie/CJENtK.pdf

128
Hrvatski arhivi i tranzicija
jetne aktivnosti (npr. radionice, nzgled zgrade), koje je zbog razliditih stvar-
nih mogudnosti pojedinih arhiva nemogu6e ujednaditi. Praktidna je primjena
toga provedena na naain da svaki drZavni arhiv treba iz Cjenika usluga HDA
preuzeti samo one usluge za koje ima resurse, a ukoliko neki arhiv pruZa,
odnosno u svom cjeniku ima istaknute neke usluge kojih u Cjeniku HDA
nema, informaciju o tome dostavlja Matidnoj sluZbi HDA radi uskladivanja.
Svakome je arhivu prepu5teno odrediti odgovaraju6i popust na stavke cje-
nika, odnosno, temeljem posebne odluke regulirati rjesavanje pojedina6nog
ili pojedinih vrsta zahtjeva (npr. moZe se izuzeti od naplate ili odobriti popust
pojedinim kategorijama korisnika kao Sto su drZavni ipravosudni organi RH,
korisnici drZavnoga proraduna, studenti, znanstvenici ili dr.). U svrhu votlenja
propisanih evidencija o koriStenju gradiva svi bi arhivi trebali imati jedinst
vene korisnidke iskaznice (u bilo kojem obliku) kako bi se standardizirala pro-
cedura koristenja gradiva ivodenja evidencija o istom, a njihova se naplata i
izdavanje trenutno provodi u nekoliko arhiva.

Ujednadavanje postupaka prema stvarateljima i imateljima

Jednim od osnovnih problema u svakodnevnom radu arhiva poka-


zalo se neujednaoeno postupanje prema stvarateljima i imateljima, podevsi
od utvrdivanja kategorizaci.je do provoclenja strudnog nadzora i kontrole
provedbe njihovih zakonom propisanih obveza. Premda su svi ti postupci
definirani propisima, njihovo se praktidno provodenje ne kontrolira i provodi
vrlo neusklatleno.
Pravilnik o vrednovanju, te postupku odabiranja i izlucivanja arhivsk-
oga gradiva iz 2002. godine, uz ove postupke, procedure i njihovu praktidnu
provedbu propisuje i kriterije vrednovanja i kategorizaciju stvaratelja. Kriteri-
ji vrednovanja prema kojima se odrecluje obveza, potreba i interesi, te
pojedina6na ili Sira dru5tvena korist od duvanja gradiva prema odredenim
rokovima su:
. znadenje djelatnosti ifunkcija nekoga stvaratelja,
. pravni propisi istandardi koji utvrcluju obveze irokove duvanja gradi-
VA,
. potrebe poslovanja i nadzora nad poslovan.jem stvaratelja gradiva,
. zaStita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo
odnosi,
. interes javnosti za uvid u 6injenice koje gradivo dokumentira,
. evidencuska i informacijska vrijednost gradiva,
. znadenje $adiva za kulturu, povUest idruge znanosti,
. vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.
Vrednovanje gradiva vezano je uz kategorizaciju stvaratelja koja bi
trebala predstavljati osnovu nadzorne i akvizicijske politike arhiva. Njezina
je svrha utvrditi znadenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga

129
Vlatka LEMIC

stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja.


-Hrvats-ko
Kategorizaciju stvaratelja javnoga i privatnoga gradiva utvraluje
arhivsko vije6e na prijedlog drZavnih arhiva za podruaje njihovih nadleZnosti,
a. stuaratelji.se razvrstavaju u tri kategorije. Nakon objave kategorizacije u
slu2benim glasilima arhivi stvarateljima izdaju rjesenje o kategorLaciji.

HDA. Rasprave unutar struke oko razgranidenja nadleZnosti metlu arfrivi_


ma, de_finiranja kriterija za kategoriziranje i njihova primjena u praksi, te
ujedna6avanje prUedloga pojedinih arhiva trajale su godinima. Osnovna su
nadela usvojena tek 2008. na kolegiju ravnatelja drZivnih arhiva kad su se
svi sloZili oko slijede6ih zaklju(aka.-
. Sva sredi5nja dr2avna tijela igospodarski subjekti kategoriziraju se
na temelju prijedloga Hrvatskoga drzavnog arhiva, te 6e se brisati iz pri-
jedloga kategorizacije podrudnih drZavnih arhiva ine mogu biti sadrZani u
njihovim popisima.
. Za stvaratelje s popisa kategoriziranih stvaratelja nadle2ni drZavni
arhivi izdavat 6e rje5enja o kategorizacij!, a za ustrojbene jedinica katego_
riziranih stvaratelja HDA za koje su teritorijalno nadleZni uvleren'je o upisu
u evidenciju stvaratelja na temelju kategorizacije HDA i ovlasti do6ivenoj od
HDA.
. Rjesenja o kategorizaciji i uvjerenja o upisu u evidenciju stvaratelja
arhivskoga gradiva bit 6e jedinstvena za ctlelu arhivsku sluZbu.

Primjenjujudi ove kriterije do sada su objavljene kategorizacije za vedinu


arhiva, iz dega je prvi puta mogu6e konkretnUe utvrditi broj i strukturu kat-
egoriziranih stvaratelja u Hrvatskoj, koji se sada kre6e oko 5.500.

Arhiv Broj kategoriziranih stvaratelja Napomena


HDA 547 I kat. - 482; ll kat. - 65
DABJ 428 lkat.-278; ll kat. -'150
DADU 214 I kat. - 87; ll kat. - 127
DAGS 113 I kat. - 54; ll kat. - 59
DAKA 198 I kat. - 66; ll kat. - 132
DAOS 416 I kat. - 150; ll kat. - 266
DAPA 408 I kat. - 121; ll kat. - 287
DARI 432 I kat. - 109; ll kat. - 323
DASK 186 59; ll kat. - 127
I kat. -
DASB 3ZO I kat. - 158; ll kat. - 168

130
Hrvatski arhivi i tranzicija

DAVZ 455 I kat. - 178; ll ka|. - 277


DAZD 345 I kat. - 148; ll kat. - 197
DAzG 600 I kat. - 187; ll kat. - 413
DAM 133 64; ll kat. - 69
I kat. -
DAVU 213 lkaL-77; ll kat. -'136
DAST
DAKz
DASI
DAVT

Nakon donosenja kategorizacije stvaratelja u nadleznosti pojedinih


arhiva pristupilo se izdavanju rjeSenja o kategorizaciji i upisa u Evidenciju
stvaratelja arhivskoga gradiva na podrudju nddle2nosti arhiva, 5to je takocler
postupak koji se provodi prvi put od postojanja arhiva. Trenutno se, uz postu-
pak izdavanja ovih akata, u arhivima radi ina aZuriranju i ujednadavanju
upisa u Evidenciju stvaratelja arhivskoga gradiva na podrudju nadleZnosti
arhiva budu6i se u slu6aju tijela sa kompleksnim organizacijskim ustrojem
radi o jednom pravnom subjektu, no o velikom broju stvaratelja koji mogu sa-
mostalno djelovati,(npr. uprave u ministarstvima, podrudne jedinice ili uredi
sredi5njih tijela isl.) i biti upisana u evidencijama razliditih arhiva. lz toga
razloga svi arhivi imaju puno vedi broj stuaratelja upisanih na Evidenciju, no
onih kategoriziranih, Sto su dinjenice koje utjedu na svakodnevni rad arhiva i
zahtijevaju pra6enje iuskladivanje na razini arhivske mreZe.
Pri odredivanju kategorizacUe velikim se problemom pokazalo i
utvrdivanje javnoga i privatnoga karaktera pojedinih stvaratelja, poglavito u
sludaju poduze6a od drZavnog interesa koja su proSla privatizacuu, ili pdvat-
nih pravnih osoba sa javnirn ovlastima koji u nekim slucajevima djeluju kao
javni. Privatni stvaratelji koji su ranije bili javni u svom posjedu mogu imati i
privatno i javno gradivo. Sva ova podrudja jo5 su otvorena.
Da bi se na privatne stvaratelje mogle primijeniti odredbe o zastiti
gradiva trebaju biti upisani u Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivsk-
oga gradiva u RH kojega vodi HDA .6 Upis u Upisnik i izdavanje rje5enja
obavljaju se na temelju Upisnika koji je ustrojen 2006. godine, a do sad je u
njega opisano 60 stvaratelja (politi6ke stranke, vjerske zajednice, gospodar-
ski subjekti).
Strudni nadzor arhiva nad 6uvanjem gradiva kod kategoriziranih
stvaratelja, odnosno kontrola provoalenja njihovih propisanih obveza ve-
zanih uz osiguranje primjerenoga prostora i opreme za njegov smjestaj i

Pravilnik o evidencuama u arhivima (NN 90/02).

131
Vlatka LEMIC

zaStitu, godiSnje dostavljanje popisa gradiva arhivu, javljanje svih promjena


i pribavljanje mi5ljenja prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,
te procedure predaje gradiva arhivu, takocler su aktivnosti teSko provedive i
usporedive u svakodnevnoj praksi.
Uvjeti duvanja i zaStite javnoga arhivskog gradiva izvan arhiva i privat-
nog arhivskoga g radiva za koje je utvrdeno da ima svojstva kulturnoga dobra
uredeni su Pravilnikom o zastiti iduvanju arhivskoga iregistraturnog gradiva
izvan arhiva iz 2004. kolm su propisani organizacija i evidentiranje, tehnidko
opremanje iodlaganje, te smje5taj gradiva, strudni radnici i pravilnik o za5titi
arhivskoga gradiva.
Sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja iduvanja, odabiranja i
izludivanja arhivskoga gradiva, imatelji trebaju urediti vlastitim pravilnikom o
za5titi iobradi arhivskoga gradiva. Primjenu pravilnika treba odobriti nadleZni
drZavni arhiv, a njime se odretluju:
. nadin voalenja uredskoga poslovanja,
. nadin izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u ob-
radi,
. naain i rokovi interne primopredaje,
. nadin voalenja uredskih evidencija i drugih evidencija o gradivu,
. tehnidko opremanje, oznadavanje iodlaganje gradiva,
. mjesto, uvjeti inadin duvanja arhivskoga gradiva,
. nadin kori5tenja arhivskoga gradiva,
. rokovi i postupak vrednovanja i izludivanja gradiva,
. postupakunistavanjaizludenoga gradivai predajegradiva nadleznom
arhivu,
. zaduienl,a iodgovomosti u rukovanju, obradi iza5titi gradiva.
lstim su Pravilnikom, propisani i popisi gradiva s rokovima duvanja
koji se utvrcluju radi provedbe postupka odabiranja i izludivanja. Definirane
su tri vrste popisa: op6i, granski iposebni popis. Op6i igranske popise
donosi Hrvatsko arhivsko vijede na prijedlog HDA, a posebne popise koji
sadrZe sve vrste gradiva nastalog djelovanjem odredenoga stvaratelja svaki
pojedini stvaratelj. OpCi se popis odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno
obavljanjem administrativnih, odnosno op6ih poslova, a granski na gradivo
nastalo ili zaprimljeno obavljanjem pojedine vrste djelatnosti. Posebni popis
sadrZava sve vrste gradiva koje je nastalo djelovanjem odredenoga stva-
ratelja, a treba biti u skladu s razredbenim nacrtom i sadrZavati sve njegove
upravne i poslovne funkcije. lzradba posebnoga popisa s rokovima iuvanja
koji se temelje na op6em igranskim popisima, obaveza je svih stvaratelja
arhivskoga gradiva, a odobrava ih nadleZni drZavni arhiv.
Premda ie pravilnikom propisano da se op6i igranski popisi trebaju
donijeti do godine dana od donosenja Pravilnika, to jos nije provedeno. Stva-
ratel.ji gradiva u istom se roku obvezuju izraditi posebne popise, premda

132
Hrvatski arhivl i tranzlcija

ve6ina njih, takoaler to nUe realizirala. U nedostatku odgovarajuCih proved-


benih propisa pri izradi posebnih propisa koriste se OrUentacuski popis grad-
iva ogranidenih rokova duvanja i Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti
koji su objavljeni u prilogu Pravilnika. Premda su strudne sluZbe svih arhiva
uloZili velike napore na izradi razli6itih shematizama iklasifikacija za pojedi-
na podrudja djelatnosti i tipove ustanova (Skole, fakulteti, muzeji, pravosucle
i dr.) sluZbeno joS nije usvojen niti jedan granski posebni popis.
Obrada, odnosno evidentiranje gradiva pojedinih imatelja, takoder je
veoma vaZan problem. lako Arhivski zakon i provedbeni propisiT reguliraju
postupanje sa svim arhivskim gradivom, u praksi se pokazalo da je gradivo
u nearhivskim ustanovama uglavnom ostalo izvan dosega i utjecaja struke.
Naime, matidne ustanove u kojima se duva to arhivsko gradivo (knjiZnice,
muzeji, zavodi isl.), za razliku od arhiva, organiziraju ga iobraduju prema
svojim polrebama i strudnim standardima, dok arhivsko gradivo prfuat-
nih imatelja uglavnom ovisi o njihovoj spremnosti za suradnju s nadle2nim
arhivom. Sustavno evidentiranje temeljni je
korak za organizaciju skrbi i
stvaranje informacijskih proizvoda o arhivskome gradivu, budu6i da je bez
todnog uvida u stanje gradiva izvan arhiva nemoguce voditi akvizicijsku poli-
tiku arhiva i odgovaraju6e evidencije, te osigurati dostupnost gradiva.
Uvodenje jedinstvenog nacionalnog arhivskog sustava donijelo je
znae{ne pomake na podrudju rada sa stvarateljima. Objedinjavanjem evi-
dencija o stvarateljima i imateljima u nadleZnosti arhiva u jedinstvenoj bazi
stvorene su osnovne pretpostavke za donosenja i ujednadavanje kriterija za
kategorizacija stvaratelja. Usporealivanje stvaratelja prema podrudjima djelat-
nosti i njihovim funkcijama olak5at 6e njihovu valorizaciju i vrednovanje gradi-
va nastalog njihovim radom. Objedinjavanjem popisa gradiva svih stvaratelja
u jedinstvenom sustavu po prvi je puta mogu6e usporedivati i komparirati,
kako kriterUe definiranja rokova duvanja gradiva, tako i gradivo oznaeeno za
trajno duvanje. Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti definira nekoliko
funkcija - op6u i organizacijsku; upravnu, pravosudnu, poslovnu isamou-
pravnu; kadrovsku; flnancijsku i komercijalnu; statistiku, planiranje i analizu
svih podrudja djelatnosti; investiciju, gradnju i ruzvoJ le informacijsko-doku-
mentacijsku funkciju - no tek 6e analizom postoje6ih podataka biti mogu6e
ispuniti postojeee propise i donijeti strudne standarde i smjernice.

Uvodenje jedinstvenog arhivskog informacijskog sustava

Hrvatski drZavni arhiv je krajem 2006. pokrenuo jedinstveni arhivs-


ki informacijski sustav ARHINET na temelju kojega je zapod,ela izgradnju
nacionalne mreZe arhivskih informacfia kao temeljne informacijske usluge

Pravjlnik o zastiti i duvanju afiivskoga i registraturnog gradjva izvan arhiva (Narodne novine
63/2004, 106i07) i Pravilnik o uvjetima smjestaja, opreme, zastite iobrade arhivskog gradjva,
broju i strukturi strudnog osoblja u arhivima (Narodne novine 65/2004).

133
Vlatka LEMIC

arhivske sluZbe u suvremenom okruzenju. Ministarstvo kulture RH podrzalo


ga je i prihvatilo kao nacionalni projekt, a ARHiNET je postao i dio Programa
e-Hrvatska, operativnog plana Vlade RH.
Osnovne tra2ene funkcionalnosti koje su bile temeljne postavke
izgradnje ARH|NET sustava u prvoj, a potom i drugoj veziji, bile su:
o izgradnia jedinstvenog sustava u koji bi se ukljuiili svi arhivi ikatego-
rizirani stvaratelji iimatelji u Republici Hrvatskoj,
o i
sustavna u.jednadena informatizacija arhivske sluzbe, odnosno
implementacija postoje6ih arhivistickih i drugih odgovarajueih strudnih stan-
darda u informatidko okruZenje, i
o jednostavnost koristenja programskog rjesenja utemeljenog na prin-
cipu da se podatak unosi na jednom mjestu i jedan put, a koristi u svim funk-
cijama gdje je to potrebno.
HDA je kao nositelj projekta u njegov razvoj i implemenlaciju uz ma-
terijalna sredstva uloZio strudni rad na izradi programske dokumentacije po-
jedinih modula i funkcionalnosti, te na administracUi sustava. Kao sredisnja
arhivska ustanova zaduien je za implementaciju strudnih standarda i novih
tehnologua i njihovu jedinstvenu primjenu za cijelu arhivsku sluZbu, te sus-
tavnu brigu o planiranju nzvqa i organizaciji rada sustava ARH|NET. Ak-
tivnosti HDA podrazumijevaju i osiguranje kontinuirane edukacije djelatnika
arhiva za rad u sustavu, nadzor i kontrolu nad upisanim podacima, te sva-
kodnevnu strudnu pomo6 svim korisnicima sustava.
ARHiNET je mreZno programsko rje5enje koje obuhva6a sve po-
slovne procese u arhivskim ustanovama. lnstaliran je na srediSnjem mreZnom
posluzitelju i dostupan s bilo kojeg mjesta u svijetu, a korisnicima za rad u
sustavu, osim mreZnog preglednika, nije potrebna dodatna hardverska niti
softverska podr5ka. Osmi5ljen je na modularnom principu, Sto omogu6uje
izradu i implementaciju pojedinih modula kao zasebnih projekata i njihovo
kontinuirano povezivanje u jedinstveni sustav. Prednosti takvoga rjesenja
su stvaranje jedinstvene baze i jedinstvenoga sustava za5tite podataka uz
minimalne troSkove. Za razliku od ve6ine slienih mreZnih sustava ARHiNET
omogu6uje, ne samo pretraZivanje i pregled podataka putem lnterneta, nego
i pristup svim programskim funkcijama za obradu, opis i upravljanje arhivs-
kim gradivom 5to je omogu6eno sustavom za upravljanle korisni6kim pravi-
ma i pravima pristupa pojedinim podacima.
Posao projektiranja, realizacije, uvodenja u rad, koriStenja, odrZavanja
i razvoja tako kompleksnoga programskog rje5enja podrazumijeva stalne ak-
tivnosti na unaprjedenju sustava, iznalazenju novih funkcionalnosti i rjesenja,
te pobolj5avanju i detaljnijoj razradi postojeiih. Tijekom trogodiSnjeg rada na
sustavu razvijeno ie i pusteno u operativnu uporabu viSe od 300 verzila pro-
gramskog rje5enja, a iskustva stedena radom i edukacijom korisnika sustava
dovela su do natqa verzije 2.0 koja je u veljadi 2009. pu5tena u operativni

134
Hrvatski arhivi i tanzicia

rad. U sustavu od podetka rade svi drzavni arhivi, a druga faza njegove re-
alizacie zapodela je krajem 2007. uvodenjem ARH|NET-a kod javnih iprival
nih imatelja arhivskoga gradiva u nadleZnosti drZavnih arhiva. Do sada su se
u sustav ukljudila razlidita tijela drZavne uprave (Vlada, Sabor, ministarstva,
drZavne agencije, organizacije iuredi), kulturne, znanstvene ivisoko5kolske
ustanove (NSK, HMU, muzeji, instituti, fakulteti i dr.) i gospodarski subjekti
tako da je u njemu sada aktivno oko 750 korisnika iz vi5e od 150 ustanova.
Zalaganjem svih dr2avnih arhiva i informatidkoj podrSci sustava, u ARH|NET-
u je do sada opisano vise od 14.000 fondova izbirki, 15.000 stvaratelja i
8.000 imatelja arhivskoga gradiva, te nekoliko tisu6a obavijesnih pomagala
i bibliografskih izvora o arhivskome gradivu koji su dostupni javnosti pytem
lnterneta.
Zahvaljujudi ubrzanom razvoju ova je aplikacija postala osnovni alat
za obradu, predstavljanje ipristup arhivskom gradivu ne samo u drZavnim
arhivima, nego i kod drugih imatelja arhivskoga gradiva. Korisnicima arhiva i
javnosti opdenito po prvi je put omogu6eno da na jednom mjestu pretraZuju
i nadu podatke o cjelokupnoj arhivskoj baStini Hrvatske. Razvijene su i pro-
gramske funkcije za podr5ku digitalizaciji i pretra2ivanje i predstavljanje digi-
taliziranog arhivskoga gradiva. Registar arhivskih fondova i zbirki Republike
Hrvatske, sredi5nja nacionalna evidencija arhivskoga gradiva, sastavni je
dio sustava ARHiNET i omogu6uje direktan pristup podacima o arhivskim
zapisima koji se 6uvaju u dr2avnim idrugim arhivima, te kod drugih imatelja
arhivskoga gradiva koji se upisuju i kontinuirano nadopunjuju na temelju pri-
java imatelja gradiva u nadleznosti drZavnih arhiva.
Uvotlenje sustava ARH|NET potaknulo je standardiziran.ie rada
arhiva i omogu6ilo uspostavu jedinstvenog sustava evidentiranja i obrade
arhivskih zapisa te integriranje i razmjenu podataka medu ustanovama koje
duvaju arhivsko gradivo. Okupljanje podataka o arhivskom gradivu, njegovim
stvarateljima i imateljima na jednom mjestu, odnosno uspostava cjelovitog
nacionalnog integriranog sustava podataka o arhivskom i registraturnom
gradivu, dovelo je do velike prekretnice u radu drZavnih arhiva i arhivske
sluZbe u cjelini. Stvarateljima i imateljima gradiva u nadleZnosti arhiva ARHi-
NET olakSava popisivanje cjelina gradiva u njihovu posjedu, odnosno pruZa
podrSku za voclenje evidencija u pismohranama koje su obavezni voditi suk-
ladno zakonskim propisima. Sustav, takotler, omogu6uje obradu gradiva te
pojednostavljuje i automatizira dostavu podataka nadleZnom arhivu. Dostav-
ljanje popisa gradiva arhivima u elektronidkom obliku pridonijelo je aZurnijem
dokumentiranju gradiva i poboljSalo mogu6nosti pretraZivanja i iskoristivost
podataka. Pruzanjem uvida u stanje kvantitativne i kvalitativne obrade grad-
iva olaksano je pra6enje i dokumentiranje pojedinih segmenta rada arhivske
sluZbe, te poboljSana suradnja arhiva idrugih imatelja sa svrhom zastite i
osiguravanja informacijske cjelovitosti arhivskih zapisa.

IJC
Vlatka LEMIC

i
lzgradnja mreZe arhivskih informacija ustanova, dugorodni je
strateski projekt arhivske sruzbe, a dosadasnje su aktivnosti pridonijele in-
tegriranju arhivske djelatnosti, ujednadavanju ipodizanju kvaiitete usluga i
strudnih sluzbi arhiva, poboljsanju dostupnosti i iskoristivosti arhivskih infor-
macija te standardizaciji rada svih dijelova nacionalne arhivske sluibe.

Summary

Croatian archives and transition

Since the establishment of the sovereign Republic of Croatia and


since the change of social and political system, archival activities and work
of state archives have been influenced by various processes: transition,
democratization, introduction of information technology, globalization, mod_
emization of state administration, dissemination oi neoliberat economy,
development of information society and many others. Archives have been
faced-with enormous quantities of archival records on which they were not
specifically focused in the previous period, and also with issues concerning
transfer, arranging use, ownership relations and other problems concerning
that material. Expansion of the framework of activities, development of neri
services and adaptation of traditional tasks to market conditions and modern
social trends, all additionally pointed out the old, so far unresolved problems
and led to the appearance of new ones. This paper shows some of the fac_
tors considered prerequisites for the successfur work of croatian archives in
the modern environment - unification and standardization of business pro_
cesses, fulfillment of supervising function in relation to the creators, deveiop-
ment of information role of the archive and implementation of a integrated
national archival system.

136
Murtez ZOGU
Arhiv Republike Kosovo

ZASTITA ARHIVSKE GRADE U NASTAJANJU


U REPUBLICI KOSOVO

Abstrakt: Autor; u ovom radu govori o potrebi utvrdivanja sistema iuvanja i


zaitite arhivske grade u posebnim vremenskim periodima.
Autor na poietku daje lcratak historijski razvoj arhivistike u albanskim
lcrajevimo., a sa posebnim akcentom na Kosovo. Uvek, imajuti u vidu znaiaj zaitite
dokumentacij e i arhivs ke grade uformiranju, kno potrebu standardizacij e dokumenata
od posebnog historijsko-kulturnog znaiaja. U ovom radu, autor predstavlja stanje
arhivske grade u nastajanju na podruiju Kosova.
U lcratkim crtamaprikazuje, na konlcretnimirealnimprimerima, stanje arhivske
grade u registraturama, kao i preduzimanje zaititnih mera. Ovaj rad, osim licima
koji rade u arhivu, treba da posluZi i svim drugim stvaraocima arhivske grade.

Kljuine reii: zaitita arhivske grade, Driavni arhiv Kosova, arhivi, registrature,
s luZ b e ar hiv a, ar h iv s ko z ako no d av s tv o, j av na arhiv s ka gr ada.

Uvodni deo

Zaitita pisanih dokumenata ima podetak joS u ranijim vremenima, jo5 u


zemljama Ilira-Dardanije (danalnjeg Kosova). No, mi ne6emo govoriti kako i na
koji nadin su se duvali dokumenti u vreme Ilira, Dardanije, u srednjem veku ili u
vreme Osmanlija. U tim vremenima, bila su zadtLena posebna odgovarajuda lica
ra<ii vodenja administriranja i rukovanja sa dokumentima koji su imali historijski
znailaj u srednjevekovnom periodu. Iztog vremena dokumenta istorijskog znalaja
Euvaju se na raznim mestima, kao na primer: Krosobulje Dedanskog Manastira iz
1330. godine, koji se duva u Arhivu Beograda, ili o Registrima imovine iz 1416.-
1417. godine, duva se u Arhiw Venecije, a koja pripada gradu Skadar lSkoderl u
Albaniji.
Katastarski defteri zavrerne osmanskoga perioda iz 1455. do 1566. godine,za
SandZak Dukatlini, duva se u arhivima Istanbula. Dokumentacija koja je nastala do
1912. godine duva se uArhivu grada Skoplja, koji je osnovan 26. marta 1926. godine
kao Arhiv Vardarske banovine sa teritorijalnim kompetencijama i za Kosovo. Dio
vrijedne arhivske grade, vaLne za Kosovo, talazi se u arhivima Srbije i DrZavnom
arhivu Crne Gore na Cetinju.

Zritita arhivske grade na Kosovu

Organiziranaza(tita arhivske grade na Kosovu podinje jo5 1948. godine, kada


se formira prvi Arhivski centar, koji se brinuo za zaltittt arhivske grade, a kasnije,
1951. godine, formira seArhiv Kosova.

137
Murtez ZOGU

Godine 1976. donet je zakon o arhivskoj gratli i o arhivimar. Na osnovu tog


zakona, osnivaju se i opitinski arhivi, skoro u svim opstinama Kosova. u ovo rr.-.,
napravljen je preokret u sluzbi arhiva na podrudju Kosova, i to u pogledu zastite
arhivske gratle. Izgratlenaje zgradaArhiva Kosova, stvara se jedan rea toa osnivanja
arhivskih fondova, preuzimaju se zakonske odgovornosti za zaitituarhivske grud",
konsolidiraju se arhivske institucije, delimidno upotpunjavaju se arhivi, institucije
(registrature itd.) sa odgovarajuiim kadrovima. Taj zakon bio je na snazi rre do
1989. godine, u vremenu kada na Kosovu, vlada Srbije uvodi prinudne mere, kojima
se prinudno ukida autonomija Kosova.

Stanje arhivske gratle na Kosovu u periodu 1989.-1999. god.

Ovaj je period bio za arhivistiku Kosova najtamniji period u historiji i


najsloZeniji period u pogledu zastite i duvanja arhivske grade, tj. dokumenata.
Albanski radnici i sluZbenici Arhiva, prinudno se udaljavaju sa posla, i preteZno se
zamenjuju sa radnicima srpske nacionalnosti. U to vreme, na Kosovu se formiraju i
paralelne institucije, Sto se desilo i sa Arhivom Kosova. No, u najlosijem poloZaju
na5la se arhivska grada, a narodito ustanove, institucije i organizacije, koii su ie
ugasili u ovom vremenskom periodu. U periodu prinudnih mera, na Kosovo su nastali
brojni tranzitni dogadaji; podeli su demokratski procesi, prestale su sa radom razne
partijske institucije na centralnom i lokalnom nivou. Nema viSe SSRN Kosova, kao
,_SSRN op5tina i mjesnih zajednica. Pokrajinski Komitet SKJ i osnovne organizacije
SKJ ugasili su se, d. prestali sa radom. U ovom periodu, takoder su prestali sa radom
i aktivnostima Savez Sindikata, Forumi omladine, itd. Celokupna arhivska grada
ovih organizacija, trebala je biti sredena i predata uArhiv Kosova.
Prinudni organi nisu bili zainteresovani za fi arhivsku gradu, dok sa druge
strane, paralelni organ koji je bio formiran, nije imao uslove da preuzime tu gradu
i zastiti istu. Na ovaj nadin, najveii dio ove gratle je unisten. u isto weme, uivim
institucijama Kosova primenjuju se prinudne mere, jedan deo dokumenacije uniStava
se, a jedan deo ostaje u institucijama kao neobradena i nesredena arhivska grada, a
jedan simbolidan deo predatje u prostorijamaArhiva Kosova. Prinudnim organima u
ovom vremenu, najvi5e je interesantra dokumentacija koja se tide imovinsko-pravnih
odnosa, a ista je uzetai prenesena kod odgovorajudih organa u gradovima Srbije, a
posebno posedovni listovi Katastra, koji su formirani i prepisani od strane Uprave
Geodezije i katastarskih poslova op5tina i Katastra na nivou Kosova. Dokumentacija
Matidnih ureda (matidne knjige), kao i fondovi arhivske graile koja se tide agrarne
reforme, kolonizacije, sudske nadleZnosti, i sl., Arhiva Kosova uzeti su.

stanje arhivske gratle u toku rata na Kosovu u vremenu 1998.-1999. godine

Kao Sto je ved poznato, u toku rata, agresor Srbija je na celoj teritoriji Kosova
prouzrokovao Stete u velikim razmerama u ekonomiji, u poljoprivredi, u ruIenju
institucija, pogotovo institucije visoko5kolskog sistema, srednjeg i osnovnog
1 ,,S/. list Kosova i Metohije" , br. 50/76.

138
Za5tita arhivske grade u nastajanju u Republici Kosovo

obrazovanja, u ruSenju naselja, izbacivanju stanovniStva sa svojih ognji5ta, uni5tenju


naseljenih mesta, ku6a, zgrada i sl. Iz ove velike represalije, nije oduvana ni arhivska
grada i arhivska dokumentacija koja je od historijskog, nacionalnog i kulturnog
znalaja, sa jednim jedinstvenim ciljem, da negira istonju na osnovu dokumenata i
radi brisanja tragova represije i geniocida prema albanskom narodu Kosova.
Dokumentacija, u mnogim registraturama je spaljena, a posebno u Skolama,
u ruralnim delovima, u dZamijama, u poljoprivrednim i industrijskim ustanovama,
dokumentacija koja je posjedovana kao lidna od gradana, i slidno.
Mnogi arhivi su obijani, kao na primer, arhiv opltine Glogovac i Arhiv u
Dedanima koji su izgoreli. Jednom redju, celokupna dokumentacija od vrednosti
prenesena je, tzeta, kao i dokumentacija koja je nastala u vreme prinudnih mera,
koja je prenesena ili uniStena. Posebno je uni5tena dokumentacija pod oznakom
tajna, poverljiva, strogo poverljiva i sl. koja je nastala radom politidkih partija Srbije,
organa policije i SUP Kosova, organa tuZila5tva kao i paramilitarnih i militarnih
grupa koje su delovale na podrudju Kosova u toku rata. Uni5tena je dokumentacija
lica koja su bila u zatvorima na podrudju Kosova, kao Sto je zatvor Dubrave, op5tina
Istok, a posebno ubijenih lica koja su bila pritvorena, kao i onih koja su maltretirana
sve do smrti.

Stanje arhivske grade posle rata iz1999. godine

Posle rata na Kosovu stanje se promenilo. Kadrovi Albanci vratili su se na


svoja radna mesta. Podeo je rad i angaZovanje, restruktuiranje, nadzor registratura,
a posebno je posvedena paLnja dokumentaciji u nastajanju. Ovo su pomagale i
medunarodne organizacije koje su se smestile na Kosovu. Od strane UNESKO-a,
upu6ene su ekipe eksperata koje su snimile stanje arhivske sluZbe, posledice rata,
dajudi predloge za ruzvoj i funkcioniranje arhivske delatnosti. S druge strane, u
institucijama koje stvaraju arhivsku gradu javili su se problemi objektivne prirode.
Sada je Kosovo u razvoju i pod rokovodstvom UNMIK-a, tako da je i ovo stanje
proizvelo nove probleme, ne primenjuje se jedan jedinstveni plan evidentiranja,
duvanja i zaStite dokumentacije u nastajanju. U ovo vreme primenjuju se posebni
oblici i metodi, tako da u institucijama i organima Vlade, prema medunarodnim
admirlistratorima, arhivska graclakoja nastaje na Kosovu evidentira se po metodologiji
odakle su administratori. Na osnovu administrativne prakse njihove drZave, kao
na primer: ukoliko je jedan od njih iz Pakistana, Indije, Spanije, Njemadke, isti su
tralili da se primenjuju metodolo5ke forme za5tite i evidentiranja dokumentacije po
principu njihove drLav e.

Dono5enje arhivskog zakonodavstva na Kosovu

Na osnovu Pravilnika2 Ustavnog Okvira za privremeno samoupravljanje


Kosova, imajudi u vidu potrebu za primenu modernog sistema arhiviranja, koji bi
omogu6io efikasano duvanje i unapredeno kori5tenje arhivske grade, Skup5tina
2 ,,51. listKosova",br.9l2O01., od 15. maja 2001.

139
.Murtez ZOGU

Kosova, donosi Zakon o arhivskoj graili i o arhivima3. Arhivska grada u nastajanju,


na osnovu ovog Zakona je sveukupni izvorni materijal kao i materijal koji je
reproduciran (pisani, nacrtani, Stampani, fotografisani, filmovani, fonografirani,
mehanografirani, mikrofilmovani, podaci koji su nastali masinom, digitalni podaci,
datoteke, gde su obuhvaieni svi ostali dokumenti u razliditim fondovima nastali
radom javnih organa, pravnih lica, fizidkih lica, koji imaju madaj i vrijednost za
nauku, kulturu i za opStejavne potrebe).
Stvaraoci i imaoci javne arhivske i registraturne grade, su javni organi ili
fiziLka lica koja, po bilo kojoj zakonskoj osnovi, poseduju dokumentaciju, arhivsku
gradu. Polaze6i od toga, sa okondanjem rata, sa uspostavom i konsolidacijom organa
vlade Kosova, stanje na Kosovu se izmenilo novim zakonom o arhivskoj gratli i
arhivima, gde su propisane obaveze imalaca i stvaralaca arhivske grade, kao i njeno
duvanje i zaitita. Ujedno je uradena reorganizacija arhivske sluZbe. Arhiv Kosova,
i arhivi u celini, organizovali su se na osnovu najnovijih modela razvijenih drLava
Ewope. Istovremeno, u meduvremenu su donijeti podzakonski akti, pravilnici o
nadinu odabiranja arhivske gratte i uni5tenja bezvrednog registraturskog materijala.
Uwrdena je zakonska osnova o za5titi arhivske gratle u nastajanju. Iako su udinjeni
koraci u organizaciono-zakonskom pogledu, moZemo konstatovati da na Kosovu ima
pote5ko6a u primeni zakonskih akatanaplanu za5tite arhivske grade u nastajanju, od
kojih bi nabrojao samo neke:
dokumentacija koja je nastala u druStvenim preduzeiima koja su privatizirana. Na
osnovu na5ih podataka, njih vi5e od I 00 su u procesu likvidacije, a dokumentacija
je ostala nesredena i nesistematizirana, i istoj prijeti opasnost od uni5tenja;
dokumentacija udruZene Banke Kosova kao i ostalih banaka nije za5ti6ena i
zbrinuta;
dokumentacija koja je nastala na nivou'I(osova kao i dokumentacija lokalne
samouprave takoder nije zbrinuta.

Rezime

Arhivska sluZba na Kosovu, u cilju 5to boljeg fi.rnkcioniranja u za5titi arhivske


grade, posebno arhivske grade u nastajanju, je centalizirana. Bazirajuii se na novu
stnrkturu organizovanja arhiv4 formirani su centri za dokumentaciju (za prikupljanje
dokumenata).
Novim Zakonom koji je nasnaz| osim javne arhivske grade, obuhva6ena je i
zaitita arhivske gracle kod privatnih imaoca. Ta arhivska grada ima jednaki tretman
sa javnom arhivskom gradom.
je to Sto je ovim Zakonom predvidena i zaltita arhivske grade
Yalno
medunarodnih organa i organizacija koji deluju na podrudju Kosova, kao Sto su:
UNMIK, OSCE, EULEX, i SI.

Sada je u pripremi dopuna Zakora o organizovanju, sistemiziranju i za5titi

3 ,,S/. list Kosova",br.7l20O3

140
Za6tita arhivske grade u nastajaniu u blici Kosovo

arhivske gratle na elektronskim medijima (u elektronskom obliku). U pripremi je


i Pravilnik za sluZbeno menadiiranje elektronskih dokumenata, kao i klasidnih
dokumenata. Jedinstven arhivski sistem, te adekvatno arhivsko zakonodavstvo
trebali bi da budu dobra osnova za potpuniju za5titu i upravljanje arhivskom gradom
na Kosoru. Kako bi se to ostvarilo neophodno je i materijalno, kadrovsko i tehnidko-
tehnoloiko jadanje arhivskih ustanova na Kosow.

Summary

Archival service in Kosovo, in orderto function better while protecting archival


material, especially one still in the process ofcreation has been centralised' Based on
a new structure of archive organization a documentation centers have been formed
(to collect documents).
The new law, currently in power, except public material includes the protection
ofarchival material in possesion ofprivate parties' This material has equal treaunent
as a private one.
The important faxt is that this Law includes protection and preservation of
archival material made by international organizations that work in Kosovo like:
UNMIK, OSCE, EULEX, etc.
There is also a new proposal of adding articles to the Law of organization,
systematisation and protection of archival material on electronic mediums (and
form). A Statute for official management ofelectronic documents in being prepared,
as well as the one for classical documents. Unique archival system, and adequate
archival legislation should form a good basis for better protection and management
of Kosovo's archival material. In order to create that an improvement in form of
material, cadre and technical - technological spheres must be strenghtened Kosovo's
archival institutions.

141
142
Jovan P. POPOVIC
advokat i publicista - Beograd

SARADNJAARHIVA I ORGANA UPRAVE U CIL'U


ZASTITE
I KORISCENJAARHIVSKE GRADE OD JAVNOG ZNAEAJA
(sa osvrtom na Zakon o slobodnom pristupu informacijama
od javnog znadaja u Republici Srbiji)

Abstrakt: Autor obraduje i istiie vaZnost struine saradnje izmedu


arhiva iorgana uprave u cilju zaStite ikoriSeenja arhivske grade. Posebno
je istaknuto da je neposredna saradnja obostrano korisna, uz konstataciju,
da mora postojati. Pogre1no je smatrati da je najbitnije iz domena kancel-
arijskoga poslovanja samo postupak odlaganja, odnosno sistem arhiviranja
predmeta i akata.
Takoder je u referatu obradena korisnost slobodnoga pistupa javnim
informacijama kroz propise koje reguliSe ovu oblast u Republici Srbiji. Da bi
informacija bila od javnog znaiaja ona je morala nastati u radu ili u vezi sa
radom javne vlasti. Samim tim i arhivi kao organi uprave odnosno upravne
organizacije, smatraju se organima javne vlasti.
Rad obraduje idruge propise koji ureduju naein kori16enja arhivske
grade. Pored materijalnih propisa koji ureduju arhivsku delatnost, izuzetno
bitni propisi koji moraju uticati na uslove davanja na koriSienje arhivske
grade su i zakoni o zaStiti podataka o liinosti i zakon o tajnim podacima.

Kljudne rcEi:. Arhivi, organi uprave, saradnja, arhivska grada, regis-


trature, kancelarijsko poslovanje, koiS'enje arhivske grade, slobodni pristup
javnim informacijama, tajni podaci, zaitita podataka o liinosti, normativna
zaStita arhivske grade.

Uvodne naznake

Dr2ave samostalno ureduju svoja nacionalna arhivska zakonodavst-


va. Ona moraju biti sveobuhvatna i razumljiva. Za izradu arhivskih propisa
drZave se sluZe sopstvenim iskustvima, naudnim dostignuiima u ovoj oblasti,
iskustvima drugih zemalja, preporukama ICA i dr. Danas u eri kompjuterizaci-
je, daleko je lakSe konsultovati i komparirati arhivska zakonodavstva i druga

143
Jovan P. POPOVIC

dostignu6a, jer se zakoni iz arhivske delatnosti ve6ine drzava sveta nalaze


na internetu. Da bi dovek, kojije po prirodi stvari osetljivo bi6e, nrogao i morao
ispravno delovati u smeru ove izuzetno vaZne dr2avne i dru5tvene struke,
treba se pored konstantnog konsultovanja normi domadeg i metlunarodnog
zakonodavstva, Kodeksa arhivista i drugih preporuka svetske arhivske aso-
cijacije arhivista, i usavrSavati, i motivisati, za ,,zadale poslove" koje obavlja
samostalno .1 Jer, pravni propisi i njihovo dosledno primenjivanje u opera-
tivnom radu omogu6avaju uspeSno izvrSavanje zadalaka, koji imaju za cilj
da sada5njim i buduiim generacijama saduvaju relevantne istorijske izvore,
trajne naudne vrednosti.
Svima je jasno, da skoro nema civilizovanog doveka u svetu, a da da-
nas preko raznoraznih elektronskih aparata, koji predstavljaju produkt visoke
tehnologue, ne komunicira sa ljudima sa razliditih meridijana. Sa njima stupa
i
u razne kontakte preduzima razlidite radnje. U toku iednog dana moze se
posetiti i po par zemalja na razliditim kontinentima. To je izuzetna promena
2ivota ljudi, uslovljena koriS6enjem razliditih vidova dostignuca.
Taj rapidni korak, Zudi za saznanjima iobrazovanjem na tom planu. Stoga ta
nova disciplina, koja je dru5tvu podarila mnoge blagodeti i lakSu komunikac-
iju, mora dobiti svoje pravo mesto i urediti je zakonom. Sijaset informacija
koje prevazilaze ljudsku mastu, treba razluditi u tom smislu, da se utvrdi Sta
je ono Sto dovek treba da sazna i saduva u svojoj glavi ili u elektronskoj
memoriji i pohrani je, a Sta je ono Sto treba kao bezvredni registraturski ma-
terijal uni5titi.
Sudbina svakog dokumenta od njegovog nastanka, "kra6eg ili duZeg
puta" do prijema u arhiv je konstatno prisutna i izuzetno vaZna. Predmet
kancelarUskoga poslovanja je postupak dokumentima od njihovog stvaran-
ja do trajnog duvanja ili unistavanja, a predmet rada arhiva su takoaler do-
kumenta, ali ona valorizovana kao arhivska dokumenta za trajno auvanje
- "arhivska gracla". Samim tim, sasvim je jasna komplementarnost kancel-
aruskih i arhivskih poslova i metlusobna upu6enost stvaralaca dokumenata
i arhiva jednih na druge. Ta upu6enost.je vi5eslojna i treba da podinje - od
zajednidkih kreiranja sistema za tekuce kancelarijsko poslovanje uprave, do
poznavanja, negde preciznije, a negde globalni.je, svih procesa kroz koje
prolazi dokumenat u teku6em kancelarijskom poslovanju od strane radnika
arhiva, a takotler i upu6enost upravnih struktura - stvaralaca dokumenata, sa
sudbinom dokumenata posle njihove operativne odnosno, upotrebne funkci-

1 Visokoobrazovani aovek, dak i najvise tehnoloske, tehnidke, umetnieke, medicinske... kulture - ne


mora biticivilizovan 6ovek, aljcivilizovan dovek ne moZe bitibez kulture ipismenosti. Pored toga,
civilizovani aovek ima potrebu da bude priznat i postovan od drugjh ljudi isto onako kao ito on pri-
znaje ipoituje njih. Necivilizovani pojedinci, pa ionda kada su visoke kulture, mogu bitiprimitivni.
U struci se stalno keba usavrsavatai. Treba misliti globalno, a delovatj lokalno. Lokalno mora b,ti u
stalnoj komunikaciji sa globalnim, da manje ili vise utide na globalne procese, a nikako da zaostaje
za njima - pogotovu ne da se suproslavlja da ne bi bilo posledica.

144
Saradnja arhiva i organa uprave u cilju za6tite...
je. U toj izuzetnoj Sirini obostranih obaveza prema dokumentima, sloZena je
uloga arhiva u odnosu na zastitu dokumenata, dok su ona van arhiva i kreiu
se u sferama kancelarijskoga poslovanja uprave. Zato smatramo da je veo-
ma bitno odrediti mesto i ulogu arhiva u ovim procesima kao i stvaralaca do-
kumenata u obavezama prema njima, ipravilno usmeriti iobezbediti sloZeni
rast zajedniakih obaveza i pozitivno opteretiti svest iose6anja odgovornosti
prema ovim poslovima, kako radnika koji rade na kancelarijskim poslovima u
organima uprave i radnika arhiva, tako iznadajnih faktora u upravi u celini.

Odnosi stvaralaca registraturne grade i arhiva u sistemu kancelarijsk-


oga poslovanja

Aktuelnost ove teme prisutna je vei decenijama u arhivskim kru-


govima. Naime, gomili nesretlene grade koja je preuzimana ili se i dalje
preuzima u arhive, ne ulaze6i ovom prilikom u razloge koje su arhive desto
primoravali da preuzimaju u svoje depoe nesredenu i neodabranu arhivsku
gradu, uticali su na to da arhivski radnici vrlo bzo shvate da se permanent-
no suodavaju sa posledicama, a ne sa uzrocima ovih pojava. Sredivaju6i
arhivsku gratlu ipripremajuti je za arhivistidku obradu, arhivisti su se suo6ili
sa nizom sloZenih problema, iz sfere procesa kancelarijskoga poslovanja,
gde svakako centralno inesto pripada sistemu arhiviranja akata i predmeta
kod njihovih stvaralaca.
Dugo vremena u upravnim strukturama nije se shvatalo da kancelari-
jsko poslovanje predstavlja "nervni sistem" organa uprave; daje ono u punom
smislu uslov za eflkasno i uredno poslovanje uprave; da je ono kljud u radu
svih organa i veoma bogata riznica njihovih saznanja, prakse i iskustava koja
se moraju svakodnevno koristiti i izudavati; da bez dobro organizovanog ido.
bro vodenog kancelarUskoga poslovanja nijedan stru6an radnik u organima
uprave ne bi bio u mogucnosti da planira, obrazlale, koordinira i kontroli5e
strudne radnje prilikom obrade pojedinih predmeta; da stanje isistemi koji se
primenjuju u kancelarijskom poslovanju organa uprave svedode o stepenu
organizovanosti i sistematidnosti u radu tih organa istepenu kulture odnosa
prema dokumentu a takoaler i savremenosti u njihovom ukupnom poslovanju.
Sve ovo navedeno, verbalno je postalo iop5te mesto oko koga su se
uvek saglaSavali arhivisti i stvaraoci arhivske gracle kada je to bilo predmet
rasprave. Zajednidka saradnja arhiva i uprave u oblasti kancelarijskoga po-
slovanja po pravilu je podinjala sa zakasnjenjem. Rad arhivista na arhivskoj
gradi polazi od sistema kancelarUskoga poslovanja koji su primenjivani u
nastanku dokumenata kod njihovih stvaralaca. Pogre6no je insistirati da je
najbitnije, iz domena kancelaruskoga poslovanja sam postupak odlaganja,
odnosno sistem arhiviranja predmeta i akala. Za konaano odlaganje spisa,
pre predaje arhivima, svakako da sistem odlaganja je veoma bitan posebno

145
Jovan P POPOVIC

ako je on konsekventno primenjivan u okviru upravnog organa. Medutim, za


arhivske radnike koji pripremaju arhivsku gtadu za kori56enje, bez obzira
da li je u pitanju kori56enje za nauku, privatne potrebe u cilju dokazivanja
nekog prava fizidkog lica isl, svaki postupak u kancelarijskom poslovanju
ako se ne postuju i primenjuju propisi iz te oblasti, ili ako oni nisu adekvatno
propisani - otezavaju rad sa arhivskom gradom, a i njene korisnike desto
mogu da dovedu u ozbiljne dileme. Predstavnici uprave, koji verujem, ne iz
neznanja, nego iz optere6enosti sa masom dokumenata koje resavaju u sva-
kodnevnom radu, najdeSde ine stignu da obrate paZnju na bitne elemente
koje mora imati jedan akt ili predmet da bi on predstavljao autentidni - origi-
nalni i prvorazredni istorijski izvor.
To su pre svega: obavezni delovi svakog akta koju mu obezbeduju
karakter sluZbenog spisa (originala), a koji se obezbeduju tokom samog nas-
tanka akta ili njihovim prijemom (zavisno od toga da li je u pitanju sopstveni
akt ili se radi o primljenom aktu); objedinjavanje priloga koji 6ine jedan pred-
met, njihovo fizidko spajanje i obeleZavanje; evidentiranje kroz knjige eviden-
cija svih onih podataka koje predvidaju propisi iz kancelarijskoga poslovanja,
a koji kasnije arhivistima sluze kao putokazi za formiranje predmeta, ako su
oni razbi.jeni, ocenjivanju da li su predmeti kompletno saduvani; da li se radi
o originalima ili kopijama isl, i naravno, na kraju, po kom sistemu su svi akti
i predmeti arhivirani.
Ovih nekoliko navedenih primera ukazuju arhivistima na to - gde su
uzroci, a koje su posledice, odnosno u kojoj meri je metluzavisnost i neo-
phodnost saradnje stvaralaca dokumenata iarhiva, ikod kreiranja ikod
sprovodenja propisa u oblasti kancelarijskoga poslovanja., Naravno da
je lo razumevanje i saradnja rezultiralo ukljudivanjem arhivske sluZbe, ne
samo kroz nadzor nad delom sprovotlenja kancelarijskoga poslovanja koji
se odnosi na postovanje sistema arhiviranja, na odabiranje arhivske gratle
iz registraturskog materijala i na posle isteka zakonskih rokova, preuzimanje
arhivske graale u srealenom stanju, Sto je u domenu nadzora arhivskih insti-
tucija, nego i na zajednidki rad na propisima o kancelarijskom poslovanju u
celini.
Napred izloZene konstatacije i napomene, samo su jedan deo prob-
lema ipitanja koja upucuju na medusobnu saradnju stvaralaca dokume-
nata u upravi iarhivu, kada se radi o kancelarijskom poslovanju i njegovoj
ulozi kako u teku6em radu organa uprave tako i u radu arhiva sa arhivskom
graclom u cilju njene pripreme za koriSdenje i informisanje o njoj, u naj5irem
smislu re6i-
2 Zavisnost moze ite kako biti i u tome da liae nadlerniorganl upEve, svakako uz pomod arhiva,
hteti ili ;matj razumevanja da pripreme radne verzije propisa, a kasnije donesu ta podzakonska
akta koja 6e na najbolji i najsavremeniji nadjn regulisati oblast kancelarijskoga poslovanja. 'Time
se ne uslozava, ved olaksava ovaj svakodnevni posao kako za upravne organe tako i za arhive.

146
-"--,r*rr"*ffi
meni savremenih informatidkih tehnologija koje omogu6avaju brzu komuni-
kaciju izmetlu samih organa uprave, ali i potrebu zadovoljavanja sve brojnijih
zahteva javnosti za informacijama koje se postavljaju za njima. Eksplozija
elektronskih dokumenata koji kao nosioci podaiaka su u stanju da memori5u
ipored informacije isliku izvuk, postali su neodoljivo privladni u savremenom
svetu, jer dijalog sa masinom je krajnje jednostavan. Na taj nadin dokumenat
se javlja kao dematerijalizovan predmet, iskori56en za potrebe odrettenog
trenutka ili nekog problema, gubi svoje izvorno mesto kod koga je nastao
(er banke podataka najde56e to ne registruju), postaje suvi5an i najde56e
je osutlen na uni5tenje. To je i razlog i bqazan, da 6e se sve ae56e duti ona
stara mudrost "nista Sto znamo nije sigurno".
Sa ovim, zapruvo,Zeli se kazati slede6e: osavremenjavanje kancel-
arijskoga poslovanja ]e neophodno i da na propise o kanielarijskom po-
slovanju i propise o arhivskoj gracli trebamo gledati kao na komplementa-
me imeclusobno uslovljavajude, na celinu koja predstavlja pravni sistem u
Sirem smislu zaStite arhivske gracte i registraturskog materijala. Samo tako
shva6eni pravni propisi iz ove oblasti injihovo dosledno primenjivanje u op-
erativnom radu omogu6avaju uspesno izvrsavanje zadalaka, koji ima za cilj
da sada5njim i buduCim gnerac{ama sa6uva relevantne istorijske izvore, iz-
vore trajne nauane vrednosti.

Zakonodavstvo i praksa u kori5tenju arhivske grade u Srbiji

Ono Sto smatramo veoma bitnim je i to: da je sazrelo saznanje i svest


da kancelarijsko poslovanje drZavne uprave, koja je znadajan itvaralac
arhivske gratle iarhivi koji preuzimaju arhivsku grattu, moraju 2ajednidki ra-
diti na propisima iz oblasti kancelarijskoga poslovanja, a takoder i zajednidki
vr5iti nadzor nad njihovim sprovotlenjem.
Arhivi treba da razmisle io tome da li prihvatiti sisteme koji diktiraju
savremena tehniaka dostignu6a koja, mo2da, u teku6em radu drZavne up-
rave ijesu eflkasna, iakoti slstemi nisu istraZeni, da bi se bez rizika, zato Sto
su savremeni, prihvatili i njima potisnuli ve6 provereni tradicionalni sistemi ili
neki njihovi delovi. lpak, svakako, treba i6i u korak sa tim dostignu6ima. To je
u arhivskoj delatnosti i prihva6eno.
O vedim slobodama u kori5denju arhivske gratle, raspravljano je na
meclunarodnim arhivskim skupovima u Madridu, VaSingtonu i Budimpeitl.
Arhivisti su svesni da slobodan pristup svim dokumentima nikada nece
biti mogu6 iz mnogo razloga. Preporuke su da treba i6i u susret Sto ve6oj
dostupnostijer je, ijedna, neprijatna istina manje Stetna, od neke recimo tajne,
koja je obidno praeena brojnim poluistinama ili laZima sa posledicama .3

Postupak korisdenja arhivske grade proizilazi iz odredbi zakona i podzakonskih propisa svake
driave ponaosob iinternog aKa konkretnog arhiva. Arhivska grada koristi se za: naudno istra:ivadke
strudne i druge potrebe pravnih i fizjakjh lica; rcdi izlaganja i objavljivanja (kultumo-prosvetna j
nauana delatnost); radi ostvarivanja gradanskih prava iz dokumenata u arhivu iradi ostvarivanja
tunkcije drzave i njenih upravnih isudskjh organa. Rokovi uglavnom njsu zakonom limitjrani. Za

147
Jovan P POPOVIC

Upravo i zbog toga treba preispitati sta je to drzavna tajna i sta je


to interes zastite integriteta lidnosti? Sta ie to sto ne proizilazi iz arhivskog
zakonodavstva, ili bolje redeno, koja su to dokumenta odredenog sadrlaja
ili serija dokumenata iz ukupne arhivske gratle, ili perioda koji se ne stavljaju
javnosti na uvid?
lsto tako je bitno utvrditi koje informacije iz arhivske grade ne bi tre-
balo da otidu mimo subjekta na koga se odnosi, iarhiviste koji to obraduju.
Nagla5avamo, da je izuzetno potrebno zakonom urediti, Sta se smatra
drZavnom, vojnom isluZbenom tajnom, a onda u kontekstima tih propisa
odrediti je to strogo poverljivi, poverljivi ili interni dokumenat.
-Sto
Cinjenica je da je u Srbiji, ranijoj SRJ i biv5oj SFRJ postojalo na
stotinu propisa koji su regulisali pojam tajne. Tako su recimo vlade imale
pravo, da na osnovu propisanih kriterijuma, odreclene odluke ili dokumenta
progla5avaju tajnom, i samim time, da odrealene podatke proglasi, recimo,
strogo poverljivim. Odavanje takvog dokumenta, smatralo se mogu6noS6u
ugroZavanja nacionalne ili javne bezbednosti, odbrane zemlje, eventualno
mealunarodnih odnosa i bezbedonosno-informativnih podataka. Pod takvim
mogu6nostima proglaSavanja tajnosti moglo se, ili se mo2e prikriti dak i neza-
konit, nelegitiman ili nepravilan rad organa. Nepostojanjem ,jasnog postupka
mogu6e je naru5iti osnovnu karakteristiku demokratskog sistema - otvore-
nost".
U Republici Srbijije u postupku priprema i donoSenje Zakona o tajnim
podacima. Na osnovu joS sasvim neproverenih saznanja, novi propis u6init
6e tu materiju bliiom, savremenijom ijasnijom. Naime, ta6no 6e se znati sta
su to sluzbene, drZavne i vojne tajne, odnosno koji su to dokumenti koji 6e
biti zatvoreni za javnost na: 2, 5, 15 i 30 godina, sa mogu6no5eu produzenja
za jos toliko godina. lsto tako lica koja budu rukovala tim podacima trebalo bi
da poseduju bezbedonosne dozvole.
Ukoliko se budu poStovali metlunarodni standardi, a moraju se
po5tovati, 'ler smo ve6, ili smo blizu Evropi, odnosno deo smo Evropske
unije", onda bi morao postojati iorgan koji bi vr5io nadzor nad oblasti t4nosti
podataka. Taj organ treba da po pravilu bude blizak vladi, ili da to bude neza-
visno telo koju formira Odbor za bezbednost konkretne zemlje.
operativne potrebe drzave arhivska grada je uvek dostupna za koris6enje. Za ostvarivanje lianih i
drugih prava gradana (radni odnosi i dr) nebi trebalo da ima rokova , ve6 se odmah izlazi u susret
gradanime. Kod poklona, zavestanja, otkupa, depozita arhivske graale rokovi dostupnostj za kori-
Scenje po pravilu se utvrduju ugovorima, i mogu biti duziod zakonskih. Arhivska g.aara koja se
koristjza nauano istrazivadke, strudne idruge potrebe dostupnaje u drZavama Jugoistoane Evrope
uglavnom po isteku roka koji ne moze bitiduzi od 30, odnosno u posebnim sludajevima 50 godina
od njenog nastanka. Medutim, ipak, zakonskj propisi kod pojedinih drzava Jugoistodne Evrope se
donekle razlikuju. (Na primer: u Makedoniji taj rok je od 15-50 godina; U Slovenjjije krajnji rok 40
godina, a za ljdne podatke 75 godina od dana nastanka tih dokumenata ili 10 godina nakon smrti
lica na kog se odnose ti dokumenti; U Albaniji za javnu arhivsku gradu predviden je dostup nakon
isteka roka od 25 godina, dok dokumenta koja sadrze podatke iz privatnog Zivota mogu biti do-
stupni nakon isteka rokova od 50-150 godjna; u Rumunijjje rok dostupnostj gradi u rasponu od
20-100 godina ito za topografske dokumente 20 godina, za tehnidku dokumentaciju 50 godina, a
za dokumenta privatnih lica '100 godina i s|...-)

148
Saradnja arhiva iorgana uprave u cilju zastite...

Arhivisti su svesni da slobodan pristup svim dokumentima nikada


ne6e biti mogu6 iz mnogo razloga. Medutim, sve je ve6i pritisak za kori56enjem
arhivske grade u arhivima, sve razvijenija tehnika koja je u funkciji razmene
informacija i da prema stavu MAS-a, arhivska gracla svake drZave predstav-
lja memoriju konkretne drZave i deo memorije sveta.
Posebno je va2no urediti propisima i mogu6nost slobodnog pristupa
informacijama od javnog znaeaja.
U Republici Srbiji to je uradeno. Naime, Narodna skup5tina Republike
Srbije 02.11.2004. donela je Zakon o slobodnom pristupu informacijama od
javnog znadaja. lako je Zakon donet i iz najboljih namera, uz mnogo pompi
i hitnosti, autor ovog rada smatra da on ima manjkavosti i nedoreaenosti, pa
ipak isti je od javnosti rado priha6en, mada se jos u celosti ne primenjuje,
bilo zbog sputavanja od strane vlasti ili zbog nedovoljnog broja kqdra, dija je
nadle2nost i to, da insistira na izvrSavanju obaveza. Zakon treba dograditi
izmenama i dopunama Zakona ili podzakonskim propisima.
Zakon je izuzetno vaZan propis koji u Republici Srbiji ureduje prava
pristupu informacijama od javnog znadaja kojima raspolaZu organi javne
vlasti.
Zbog njegove vaZnosti ustanovljen je samostalni drZavni organ
- Poverenik, radi omogu6avanja ostvarivanja pristupu informacijama, od ja-
vnog zna6aja.
Da bi informacija bila od javnog znaeala ona je morala nastati u radu
ili u vezi sa radom javne vlasti. lzvor informacije moZe pote6i ne samo od
organa vlasti ve6 i od nekog drugog lica.
Treba ista6i koji su to organijavne vlasti na koje se poziva ovlZakon.
To su dZavni organi, organi teritorijalne i lokalne samouprave, organizacije
kojima je povereno vr5enje javnih ovla56enie, kao i pravno lice koje osniva ili
finansira delimieno ili u celini drZavni organ.
Arhiv SrbUe, teritorijalni (pokrajinski), gradski, meduopstinski i
opStinski arhivi osnivaju se ifinansiraju od strane republidkih, teritorijalnih i
lokalnih organa vlasti, te se i oni smatraju organima javne vlasti.
U Zakonu nije propisano, da li se radi o pristupu informacijama, na-
kon propisanog roka za dostupnost, ili se radi o pristupu bilo kada da je
taj dokumenat - informacUa nastao, sto bi bilo u suprotnosti sa Zakonom o
za5titi kulturnih dobara i drugim materijalnim propisima iz ove delatnosti.
Zakonodavac je u pet tadaka predvideo kada organ vlasti ne6e
traiiocu omogu6iti pravo pristupa informacijama. lzmealu ostalih nabraja:
ukoliko bi se ugrozio Zivot, sigurnost ili koje drugo vazno dobro nekog lica;
ugrozio, omeo ili oteZalo spreiavanje ili otkrivanje krividnog dela; ugrozio
odbranu zemlje, nacionalnu ili javnu bezbednost ili meclunarodne odnose;
udinio dostupnim informaciju ili dokumenta koja su odredena da se duvaju
kao drZavna, sluZbena, poslovna ili druga tajna, 6ijim bi odavanjem mogle

149
Jovan P POPOVIC

nastupiti teske pravne ili druge posledice.


Pored toga, Zakon predviala da organ vlasti ne6e traZiocu omogu6iti
ostvarivanje prava na pristup informacijama od javnog znadaja ako bi time
povredio pravo na privatnost, pravo na ugled ili koje drugo pravno lice na
koje se traZena informacija odnosi, osim ako je lice na to pristalo, ako se radi
o lidnosti, pojavi ili dogatlaju od interesa za javnost, a narodito ako se radi
o nosiocu drZavne ili politidke funkcije i ako je informacija vaZna s obzirom
na funkciju koje to lice vrSi; i ako se radi o licu koje je svojim pona5anjem,
narodito u vezi sa privatnim Zivotom dalo povoda za talenje informacije.
To je u redu, medutim postoje mimoilazenja, pojedinih odredbi ovog
Zakona sa propisima koji reguli5u zaStitu kulturnih dobara i materijalnim
propisom koji uretluju arhivsku delatnost u Republici Srbiji. Postavljamo up-
ravo zbog toga pitanje: Da li arhivska gracla ratnih zarobljenika iz Drugog
svetskog rata, pohranjena u Arhivu Jugoslavije ili drugim arhivima, ili re-
cimo bolesnidki dosijei, bez obzira na njihovu starost, podleZe odredbama
Zakona o slobodnom pristupu informacijama od javnog znaa{a ili Zakonu o
kulturnim dobrima u Republici Srbiji, odnosno Zakonu o arhivskoj gratti SRJ,
koji je i dalje na snazi i drugim propisima u Repubtici Srbiji?
Za ovo izlagarye uzete su za primer, grupe dokumenata koje mo2da
nisu najkarakteristidnije da se podvrgnu pod odredbe Zakona o slobodnom
pristupu informacUama od javnog znae4a, ali su u svakom sludaju, ovi, kao i
brojni drugi dokumenti u arhivima Srbije, svakako iu arhivima drugih drZava
dovode arhiviste, odnosno rukovodioce arhiva koji odluduju o davanju na
korisdenje te graale u neudomice, kako da postupaju u takvim sludajevima.
Sve je to, pa i pored zakonskih odredbi izgleda, u nadleZnosti diskrecionog
prava direktora, koji moZda, ipored svoje najbolje volje, iskustva istriktne
primene propisa moZe pogresiti ili se ogreiiti. lpak praksa, svest, sav-
est, profesionalnost, humanost i prirodnost upuduje na pravilno i pravi6no
odludivanje. To je dosta slozen i odgovoran zadatak.
Svaka drZava bila bi u obavezi da donese propise kojima bi se pre
svega uredili uslovi za prikupljanje iobradu podataka o lianosti, prava lica
izastita prava lica, diji se podaci prikupljaju iobraduju, ogranidenja zaitite
podataka o lidnosti, postupak pred nadleznim organom za zastitu podataka
o lidnosti, obezbetlenje podataka, evidencije i dr.

Cilj takvog propisa bi bio da svakom fizidkom licu obezbedi ost-


varivanje izastitu prava na privatnost kao iostalih prava isloboda. To se
radi o bilo kom 6oveku, na koga se odnosi podatak, 6ijije indetitet odreden ili
odrediv na osnovu lidnog imena, matianog broja ili drugih obele4a.4
4 Da li dozvoliti kori56enje arhivke grade radi objavljivanja o patnjama izverskim mudenjima ratnih
zarobljenika sa jugoslovenskih prostora u zloglasnim logorima Evrope, kada se zna da su nad nji-
ma vrgeni najnehumanjjj eksperimenti kojine dolikuju niZivotinjama, a kamoli ljudskom bi6u. Od tr-

'150
Saradnia arhiva i orqana uprave u cilju zastite '

istori.jsku, statistidku, naudnoistraZivadku idr., da ne bi bilo nepreciznosti'


pristup gradi'
Dal.ie, potrebno je propisati u ko.iim se uslovima ne dozvoljava
naprimer, fizidfo lice nije dalo pristanak, da li se radi.o validnom - verodos-
je dozvoljena
to.inom ili nepotpunom podatku. Takoder treba precizirati kada
obrada podataka ibez pristanka lica na koga se odnose podaci' Narodna
Republiia srbija je 27.10.2009. donela Zakon o zastiti podataka o lidnosti
("Si. glasnik RS", br. 97/2008). Taj sveobuhvatni Zakon sa preko 60 dlanova
i"grlL"o je ovu oblast za5tite na savremen i dovoljno precizan nadin Za
oriko ,ain, oblast zaStite podataka o lidnosti zakonodavac je obrazovao
samostalni drZavni organ, nezavisan u vrsenju svoje nadleznosti koii se zove
Poverenik za informalije od javnog znae$a i zastitu podataka o lidnosti'

Rezime

Preduslov za za5titu arhivske gratle je nadzor nad registraturama


i pisarnicama organa uprave i kontrola primene propisa .iz kancelarijskoga
poslovanja kako bi se sa6uvala operativna dokumenta od trenutka njihovog
stvaran.ja. Nadzor obavljaju nadleini arhivi.
hravo kori56enja arhivske grade spada u onu kategoriju problema za
pristup svim
arhiviste dije re5enje je od najvede va2nosti za niih' Slobodan
dokumentima nikada neee biti mogu6 do kraja iz bonih razloga i arhivisti su
arhivske gratle
svesni toga. Suo6eni su sa sve veeim pritiskom za koriseenie
je
u arhivim-a, komunikaciona i informaciona tehnika u razmeni informacija
sve sofisticiran|a a MAS ie zauzeo stav da arhivska gracla svake drZave
predstavlja kultumu bastinu i memoriju te drZave, pa time i Regiona i Sveta'
a
btoga tre'Ua definisati ko,a dokumenta treba da predstavljaju drZavnu tajnu

Dtienia soDstvenih Dsihiakih ifizidkih mudenja igledanja sta se nad drugim zarobljenicima'logora'i-
Iii rloirlll or"i iig"rasa ;e iztuoeo tnletile iu im davane samo radimedicinskih eksperimenata
i ,"ist""ir. i"sGrc] privat'nost mueenih Iuo-i na kojima su
vrieni i eksperimenti bilo bi nemoralno'
i'n"norn1"ino, Oa se kroz navodenje njihovih imena iznose oblici ogleda i mu'enja
koji su
, tir"
,rs"ii i"i time nanosi bol i-padja ne samo stradalnicima' .ve6.i njihovim clanovima
p"rJ*. "l^", iir,"eiz humanih
""JS"'rnl"i i moral;ih razloga, da se ne bi povredilo dostojanstvo li6nosti i
patnje, nisu davani na koriidenje, iako su rokovi zabrane istekli'
jerie uvek
ninelii bolovi i ti dosijei
;nih koji su o tome odludivali o tome je odlu'ivao rukovodilac Arhiva
r,"Jjac"r"fa i
"r".t "avest
io iil" uir, ,or"rn" norma iz obaveznosti, ved neka liana karaKema.obaveza' kojom se ispunjava
prava.primena iednog od
nek; rnoralna vrednost. Bilo je to njegovo diskreciono pravo To bi bila
prin"ip"-n"e"f" Etickog kod;ksa urliri"t" fo;i su prema tim mu'enicima, i njihovim porodicama
arhivista'
iskazali humanost. ls6 tako postavlja se pitanje. dali bi bila povreda Eti'kog kodeksa
imena
utotiko se nebi u javnost iznela imena rainin muaitelja-zlodinaca ili ukoliko.bi se objavila
Naredbodavci
:rtava naa fojlma lu vrseni eksperimenti? Povreda etike i morala bilo u oba slu'aja.
iiir*io"i tin 6nr"nitt oela ne bismeli izbeCi propisane kazne, niti njihova imena ostati neobiavlje-
korisdenje arhivske
na. t'.taprotiv, javnost sa tim mora biti upoznata. Takode, ne bitrebalo dozvoljti
gLOe iatnif iaroOljenika, nad kojima su vrsena "vivo eksperjmenti',
jer bi se time vredala njihova
Ii"anost i dostojanstvo i nanosio bol i patnje. Tako
je i postupano u A'hivu u kom je autor referata
.adio (tuhiv Jugoslavije).

151
Jovan P POPOVTC

koja Stite integritet lidnosti. Treba uturditi koja


dokumenta ne potpadaju pod
odredbe arhivskog zakonodavstva za slobodan pri"trp
i foiise"nie odnosno
za stavljanje na uvid javnosti.

Summary

Precondition for the overall preservation of the archival


and docu-
mentary material is the systemafic and regular control
of the record manage_
ment system, i.e. control that records and-documents
are roperly managed.
Especially important is the control of the implementatiorif
of corresponding
archival legislation in record management departments
and offices in order
to permanentry preserve the archivir heritage. nrcnirai
i.stitutions are those
authorities that keep control in the creating -bodies, puOtic
or private equally.
Free access to archival documents repres-ents
a ratirer OetLate issue of pro_
fessional and pubric conflict for archivists, i.e. the
archivists have to make a
decision between the prescribed recommenOations
anO actual right to access
to documents that are not accessible for the time Ueing,
;ue to many differ_
ent reasons. The pressure for the access to documents"in
archives is getting
stronger, the communication and information technologies
for information
exchange more sophisticated and in addition to that
th; ICA took a stand
that archival material create a heritage and the
,";;r;i;
memory of a Region and the worrd. rn such circumstances,
State and thus a
the archivar and
administrative authorities need to define what
docur"nt" *irr be crassified as
state secrets and what documents will keep the personal
iniegrity protecteO.
ln other words, the State needs to define'what'are
tne Jo.uments createO
by sensitive state bodies that do not compry to
tn" in the
sense that they are not free accessible for the public"i.nir"rl"gisration
inspection.

152
Zeljko MARKOVIC
lstorijski arhiv U2ice

N_ELq\ OSNOVNA PTTANJAKADROySKE tTEHNICKE


OSPOSOBLJENOSTI SLUZBE ZASTITE ARHIVSKE
GRADE I REGISTRATURSKOG MATERIJALA
PODRUCNIH ARHIVA U REPUBLICI SRBIJI
Abstrakt: U radu su izneti podaci do kojih smo doSli na osnovu an-
kete izvriene medu radnicima koji rade na poslovima zaStite arhivske grade
i registraturskog materijala van arhiva u Republici Srbiji. Podaci se odnose
na neka pitanja znaiajna za tehnieku i kadrovsku osposob/7'enost zaposlenih
u SluZbi za1tite arhivske grade. lzneti su ineki predlozi radnika zaposlenih
na navedenim poslovima, kojima bi se, po njihovom misuenju, rad navedene
sluZbe uiinio efikasnijim i ekonomi1nijim.

Kuudne reii: SluZba za'tite arhivske grade i registraturskog materi-


jala van arhiva, Spoljna slu2ba, arhiv, Republika Srbija, arhivski fond.

Uvodne napomene

Zakon o kulturnim dobrima Republike Srbijel u dlanu 76. propisuje


da nadleZni arhiv, kao ustanova zastite, vr5i strudni nadzor nad arhiviran-
jem, duvanjem, struanim odrzavanjem iodabiranjem arhivske graale, kao i
izludivanjem bezvrednog registraturskog materUala, koji se nalazi van arhiva;
nalaZe preduzimanje mera za otklanjanje utvrdenih nedostataka u pogledu
zaStite arhivske grade i registraturskog materijala i vrSi preuzimanje arhivske
gratle od stvaraoca, odnosno imaoca. Radi izvrSenja ovako propisanih
obaveza, a u skladu sa naaelima ekonomidnosti i svrsishodnosti, arhivi, u
okviru svoje stvarne i mesne nadleZnosti, formiraju SluZbu zaStite arhivske
graale i registraturskog materijala van arhiva .2 Statutom i pravilnikom o siste-
matizacui radnih mesta, kao osnovnim unutrasnjim pravnim aktima ustanova
za5tite, bliZe su odrealeni uslovi za rad Spoljne sluZbe, kako oni funkcionalni,
tako i personalni, odnosno op5ti i posebni.
Re5enjem o utvralivanju teritorije arhiva3 propisano je da mesnu
nadleznost nad zastitom arhivske grade i registraturskog materUala u Republici
Srbiji, kao i sve druge poslove iz stvarne nadleZnosti arhivske delatnosti, obavl-
jaju 34 podru.na arhiva, kao iArhiv Vojvodine iArhiv Kosova i Metohije .a

1 Sluzbeni glasnik Republike Stuije' , br.71t94.


"
2 U arhivistjakom Zargonu opgteprihvaden naziv za navedenu sluzbu je Spouna slu:ba. Navedeni
termin koristjcemo u daljem delu teksta.
3 'Sluzbeni glasnik Republike Srbije" , bt. 7196.
4 Navedenilekstje odraz iznesenog stiava zakonodavca u navedenom Resenjuo utvrdivanju teritorije
arhiva, kao i politjdkog stava da je prostor Kosova i Metohije sastavni deo Republike Srbije.

153
Zeljko MARKOVIC

Kako su uslovi za rad u Arhivima u Republici Srbiji ispod stvarnih


materijalnih potreba ovih ustanova, to smatramo da je za uspe5no izvr5enje
svih neophodnih poslova tehnidka opremljenost arhiva jako bitna. Drugi rel-
evantan dinilac, od koga zavisi celishodnost i efikasnost delatnosti arhiva,
jeste kadrovska, odnosno profesionalna osposobljenost zaposlenih. Potreba
za unificiranjem oba ova uslova, ito u njihovom pozitivnom vidu, predstavlja,
po nasem miSljenju, najznadajnije pitanje ove SluZbe. Smatramo da arhivi
danas, a u okviru njih posebno Spoljna sluzba, potrebuju adekvatne tehniake
uslove za rad. Pod tim uslovima podrazumevamo narodito: motorno vozilo,
sluzbeni mobilni telefon i radunar na radnom mestu. Zbog prirode posla koji
radnici ove SluZbe obavljaju, a metlu kojim su posebno vaZni obilasci reg-
istratura na terenu, potreba stalnog kontakta maticne ustanove sa osobljem
registratura, izrada akata i baze podataka, ova oprema je uslov koji nuZno
mora biti ostvaren.

Status i stanje Spoljne sluibe u arhivima Srbije

Da bismo odgovorili na osnovnu temu ovog rada, saainili smo anketni


list koji smo dostavili svim podrudnim arhivima u Republici Srbiji. Postavljena
pitanja odnose se najpre na osnovne podatke o licu zaposlenom u Spoljnoj
sluZbi (ime i prezime, datum rodenja, zavr5ena Skola, da li je i kada poloZio
strudni ispit iz arhivistike), podatke o arhivu (godina osnivanja, godina u ko-
joj je formirana Spoljna sluZba kao zaseban organizacioni vid delatnosti, u
koliko opStina arhiv vr5i nadzor); posebni problemi Slu2be (koliko je fondova
primljeno, odnosno pripremljeno za preuzimanje u poslednje tri godine, da
lije Slu2ba tehiaki opremljena - poseduje li vozilo, radunar, sluZbeni mobilni
telefon); vidovi struenog usavrsavan.ja i arhivistiike saradnje, kao i isticanje
posebnih problema od zna64a za uspesan rad Sluzbe .s
Obradeni anketni listidi nam omogudavaju da stanje jedne sluZbe u
okviru arhivistidke delatnosti sagledamo iz ugla neposrednih izvr5ilaca po-
slova zastite arhivske graale van arhiva, a koja je za cilj koji smo ovom radu
postavili od velike vaZnosti .6
5 Podaci koji 6e biti izneti u tekstu odnose se na stanje u februaru 2008. godine, do kada su nam
podrucni arhivi dostavili popunjene anketne listi6e. Arhivi u Beogradu, Zajeaaru, Negotinu i
PozarevdJ nam ipored vise pokusaja, navedene podatke nisu dostavili. Uz razumevanje razloga
kojisu doveli do ovih dinjenica, neizostavno iskazujemo izaljenje Stoie do toga doslo. Za te arhive
smo, u delu u kojem je to bilo mogua i potrebno, preuzeli podatke iz publikaciie Arhivi u Stbiii
(Arhiv S.bije i istorijski arhivi u SrbUi, Beograd 2000).
6 Rad sa slianom temom objavljen je u ,,Baitinl' bt. 17, godisnjaku lstorijskog arhiva u Uzicu. U tom
radu su detauno predstavueni podaci dobijeniod svih radnika zaposlenih na konkretnim poslovima
Spoljne sluzbe u Republici Srbiji. Kakoje rad obiman, a verujemo da je kao takav interesantan samo
za strucna i zainteresovana lica u Republici Srbiji, za Siru arhivistiaku i zainteresovanu javnost, u
ovom radu iznosjmo samo rezultate do kojih smo dosli obradom dobijenih podataka. Smatramo da
time rad ne gubi osnovni smisao, a zainteresovana lica upucujemo na rad objavljen u navedenom
godjsnjaku Uijakog arhiva.

154
Neka osnovna pitanja kadrovske itehnicke osposo...

Pored toga, oni narn govore i o jednom vidu dru5tvene brige za arhi-
vistiku, kao io odnosu zaposlenih prema poslu koji obavljaju. Takoder, po-
daci i predlozi anketiranih radnika Spoljne slu2be trebalo bi da nam ukaZu
na put kojim bi arhivistika, odnosno ova njena slu2ba, trebalo dalje da se
kreCe.
Potrebno.je, smatramo, navesti da su podaci prikupljeni i obradeni u
jednom za samu arhivsku delatnost i celokupno druStvo bitnom trenutku u
kom ditav jedan druStveni period, tadnije privredni idrustveni sistem i5aezava
u Republici Srbui. Privredni subjekti tog sistema, odredeni drustveni organi,
odnosno organizacije, zavrsavaju svoj vek u arhivskim ustanovama. Arhivski
depoi ovog vremena postaju mesta gde se pro5lost ,,balsamuje", konzervira
iostavlja na korist budu6im generacijama. Vrednost izna6enje poslova koje
se danas vr5e, dat 6e vreme. Profesionalno iskustvo nas upu6uje na potrebu
da ve6 danas valorizujemo rezultate takvog rada, jer celokupna proslost je u
funkciji budu6nosti. SluZba zaStite arhivske gracle i registraturskog materijala
van arhiva je u ovo vreme saduvala ono 5to bi propalo u ponoru nemara.

Prijem arhivske grade je posao koji je skopdan sa brojnim problemi-


ma. Cilj arhivske sluZbe je da se ti problemi rese i poslovi uspesno obave.
DuZnost nam je da navedemo da je ljudski faktor, nemar i nestrudnost na
terenu doprineo da su stvaraoci doveli svoju dokumentaciju do skorog
uniStenja.T Neispunjavanje osnovnih obaveza stedajnih upravnika (u
postupku stedaja ilikvidacije) ote2avali su da ti poslovi budu obavljeni na
propisan nadin. Upravo je strudni angaZman radnika zaposlenih u arhivima,
posebno entuzijazam radnika Spoljne sluZbe, doprineo da se saduva arhivska
gratla ditavog jednoga perioda. O stru6noj i kadrovskoj osposobljenosti radni-
ka koji obavljaju navedene poslove, kao iobavezama koje izvrsavaju, govore
sumirani podaci izneti u anketi.
Od 34 podrudna arhiva, prikupljeni su i obraaleni podaci iz 25 arhi-
va; 4 arhiva nisu dostavili podatke,5 arhiva nije tretirano.s Pregledom i
sretlivanjem podataka do5li smo do slede6ih 6injenica:
- Broj op5tina koje pokrivaju svojom mesnom nadleZno5iu podrudni
arhivi u Republici Srbiji kre6e se od 1 do 10. Najvi5e arhiva, (7) pod svojom
nadle2no56u pokriva 3 op5tine; 12 arhiva je nadleZno u
4 do 6 op5tina,
dok po jednu, dve, odnosno sedam, osam i devet op5tina pokriva 8 arhiva.
Najvi5e op5tina u svojoj nadleZnosti ima Arhiv u U2icu, koji pokriva teritoriju
10 op5tina .e

lmamo u vidu arhivsku gradu iregistraturski materijal privrednih subjekata u postupku steaaja i
Iikvidacije. lskustua u navedenoj oblasti su bila izneta u mnogim radovima arhivista u struanim
aasopisima u RS i ona su u osnovi jedinstvena po pitanju neadekvatnog odnosa prema AG i RM.
Arhivi Kosova i l,retohije.
Arhiv u Smederevu fotmi.ao )e za podrucje Jedne opstine, dok je Arhiv u Beogradu totmian za
podrudje grada Beograda, Sto smo u ovom sluaaju tretirali kaojedan subjekt.

155
2eljko MARKOVIC
- Vreme osnivanja podrudnih arhiva ne poklapa se sa osnivanjem
Spoljne slu2be kao posebne organizacione delatnosti u Arhivu. Najvi5e
arhiva osnovano je krajem dekdesetih godina dvadesetog veka (194g. go-
dina, odnosno podetkom pedesetih), tri Arhiva su zapodela svoju delatnost
Sezdesetih godina, po jedan 1975., odnosno 1992., a tek 2006. u proku-
plju je kao samostalna ustanova podeo da radi Arhiv. (Arhivi koji su kasno
zasnovani kao samostalne ustanove, postojali su pre toga kao odeljenja
odretlenih Arhiva).
- Arhivi od osnivanja obavljaju poslove u okviru za5tite arhivske grade i
registraturskog materijala van arhiva. Medutim, kao posebna sluZba u okviru
Arhiva, Spoljna sluZba osniva se u podrudnim arhivima kasnue, u najve6em
broju arhiva posle deset godina od osnivanja, a u nekim i dvadeset. Ova sluZba
formira se Sezdesetih isedamdesetih godina dvadesetog veka, u najve6em
broju arhiva, u 4Arhiva - pedesetih, dok pojediniArhivijo5 uvek nisu uspostavili
rad navedene sluzbe kao poseban organizacioni oblik. U navedenim Arhivima
te poslove obavlja lice koje je zaduZeno i sa drugim poslovima iz okvira arhi-
vistike, a poslovi Spoljne sluZbe arhiva su dopunski .r0
- Na navedenim poslovima za5tite naj6e56e je zaposleno jedno lice
(14 arhiva), odnosno dva lica (10 arhiva), dok samo jedan (Kru5eva6ki arhiv)
na ovim poslovima zapo5ljava 5 radnika.
- U tretiranim arhivima od 39 radnika, koliko ih je zaposleno u Spoljnoj
sluZbi, 33 lica su sa visokom struanom spremom, jedno lice ima viSu strudnu
spremu i 5 lica je sa odrealenom srednjom strudnom spremom.
- Od ukupnog broja lica koja su zavrsila fakultet, '11 je diplomu steklo
na pravnom fakultetu, 11 na nekoj od grupa filozofskog fakulteta i 11 lica je
zvanje visoke stru6ne spreme steklo na drugim fakultetima: uditeljski fakultet
-3lica; fakultet politidkih nauka - 2lica; ekonomski fakultet-2lica; fakultet
- -
odbrane i zastite '1 lice; poljoprivredni fakultet 1 lice, kao i fakultet orga-
nizacionih nauka, odnosno jedno lice sa zavr5enim fakultetom za poslovne
studije.
- Zvanje arhivskog savetnika stekla su 3lica (dva zaposlena u Spoljnoj
sluZbi u Kraljevadkom arhivu), 6lica ima zvanje viSeg arhiviste, 22 su arhi-
visti, ostala lica imaju nila zva\a u struci i jedno lice je pripravnik.
- lz podataka dobijenih od zaposlenih u 25 arhiva, saznajemo da 8
arhiva poseduje motorno vozilo kojim radnici odlaze u preglede registratura,
17 arhiva nema sluZbeno vozilo za obilazak registratura (koriste autobuski
prevoz, sopstvena vozila, ili u preglede odlaze peSice; pet radnika zapo-
slenih na poslovima Spoljne sluZbe u Kru5evadkom arhivu ne poseduje mot-
orno vozilo kojim bi odlazili u preglede registratura, ve6 koriste alternativni
prevoz);
10 Arhiv u Novom Pazaru jos uvek nije osnovao Spoljnu sluzbu kao zaseban organizacioni oblik, kao i
Arhiv u Somboru. (Napominjemo da su jznete ainjenice rezultat obrade podataka do kojih smo dosli
iz anketnjh listi6a; moraju se uzimati sa odret enom rezervom, jer nisu podaci preuzetj iz zvanidnih
publikacija tretiranih Arhiva).

156
Neka osnovna pitanja kadrovske itehnidke osposo...

- Radunarsku opremu nabavila su za svoje radnike 22 arhiva,3 arhiva


joS uvek ne koriste radunare u radu svoje sluZbe, ve6 akta izraduju na maSini
za kucanje.
- Radnici u 7 arhiva imaju slu2bene mobilne telefone, 18 radnika ove
sluZbe ne poseduje sluZbeni mobilni telefon.
- U posmatranom periodu svi arhivi su vrSili prijem arhivske grade. U
najvedem broju sludajeva gradu su za preuzimanje pripremali radnici Spoljne
sluZbe. U poslednje tri godine (2005.-2008.) najvise fondova primljeno je u
lstorijskom arhivu u Krusevcu (45 fondova), potom slede arhivi koji su primili
izmeclu 20 i 35 fondova, a vrlo mali brojje primio ispod 10 fondova. Praktidno,
nepreuzimanja nije bilo.
- Sto se tide strudnog usavrSavanja, moZemo, na bazi dobijenih podata-
ka, sasvim slobodno izneti podatak da je to pitanje krajnje marginalizovano
u podrudnim arhivima. Kao vid strudne saradnje, najveii broj radnika navodi
posete susednim arhivima i Arhivu Srbije. Meclunarodna saradnja gotovo je
nezastupljena (izuzeci su Arhivi u UZicu, Kraljevu, Kragujevcu, Beogradu - 4
arhiva) .11

Rezime

Kako Republi.ka skupstina jos uvek nije donela poseban zakon


o arhivskoj delatnosti, u obavljanju te delatnosti neizostavno se opa2aju
odredeni nedostaci. Kao odgovor na pitan,ie kako u6initi efikasnijom i
ekonomidnijom Spoljnu sluZbu, svi zaposleni se zalai.u da se slu2ba un-
apredi u rang inspektorata, dime bi isami radnici dobili status inspektora.
Normalno da 6e zvanje inspekora zahtevati odgovaruju6u visoku stru6nu
spremu. Pored niza problema, uglavnom identidnih za sve arhive, skoro je
jedinstven stav da se unapretlenje celokupne arhivistiike delatnosti, time i
SluZbe zastite arhivske grade i registraturskog materijala van arhiva, moze
prvenstveno ubrzati donosenjem posebnog zakona za arhivsku delatnost.
Jedan od na6ina za5tite arhivske gratle i registraturskog materijala jeste
svakako i osposobljavanje radnika u registraturama za obavljenje navedenih
poslova. Ve6ina anketiranih .je uo6ila problem nestru6nosti navedenih lica.
Kako su te poslove, (a ovde uglavnom imamo u vidu privredne subjekte), u
okviru Slu2be op5tih i kadrovskih poslova, po pravilu vodili pravnici, to je sa
odlaskom pravnika iz registratura i navedena sluZba ostala bez stru6nog nad-
zora. Odliv stru6nog kadra iz privrede pojadan je u vremenu transformacije
drustvene svojine, kao do tada dominantnog svojinskog oblika. Sa odlaskom
pravnika iz privrede, koji su organizovali arhivsku delatnost i kancelarijsko
poslovanje, narodito arhivska sluZba postaje krajnje marginalizovana. Pred-
11 NaSa je pretpostavka da je nedostatak materijalnih sredstava osnovni razlog ove pojave, kao i
nemotivisanost zaposlenih.

157
Zeljko MARKOVIC

log zaposlenih u arhivima stavlja narodit akcenat na strudno osposobljavanje


radnika registratura. Jedna vrsta strudnog sertiflkata izdata od nadleZnog
Arhiva bi svakako bila nuZan uslov da konkretno lice mo2e obavljati nave-
dene poslove .
Cilj nam je da ovde iznet stav nadleZni valorizuju kao inicijativu iznetu
od kompetentnih lica. Anketirani radnici smatraju da bi novim zakonom tre-
balo, izmedu ostalog, poo5triti zakonske kazne (narodito prekr5ajne), a sami
radnici uvesti u praksu organizovanje strudnih sastanaka i savetovanja, na
kojim ce se razmenjivati iskustava u radu na zastiti arhivske grade, Sto bi, uz
insistiranje na odgovaraju6oj strudnoj spremi, bilo od presudno g znaeaja za
poboljsanje rada SluZbe.

Summary

Since the Assembly did not introduce special law about archivistics
yet, in practicing of this science there are notable shortcomings. As the an-
swer to need that focuses on making the service more efficient and econom-
ical all employees want to improve the outer service into an inspectorate,
by which its employees would gain the status of inspectors. That would of
course require certain expertise. Despite numerous problems, usually identi_
cal for all archives, general attitude is that improvement of total archival activ-
ity, including Service of protection'of archival material outside an archive, can
be achieved by special law for archival practice.
One of the ways to protect the archival and registry material is to edu-
cate employees in registries to preform those jobs. Most of the participants
noticed the issue of personel's inadequate qualifications. Since these jobs
were mainly preformed by legal profession (in the companies), after they
left from registries the Service was left without expert supervision. Drain of
expert employees from economy was increased during the transformation of
state preperty to private one. As the legal professionals left this sector, and
since they organized archival activiry and registry activities, this service be-
came largely marginalized. Propositions of archival employees accentuates
the need for professional improvement of registry staff. A sort of professional
certificate would certainly be a neccesarry condition in order to ensure that a
certain employee can preform his duties.
Our goal is to present this view to our superiors as an initiative made
by competent personnel. Workers that participated in the survey believe that
this law should also increase punishment (for offences) and that employ-
ees themselves should often practice professional meetings and councils by
which they will exchange their experiences regarding protection of archival
material, so it would, if there are adequate professional qualifications, ulti_
mately result in more efficient and better work of the Service.

158
Mag.Ga5per Stvtto,
Arhiv Republike Slovenije

FIZIdKA ZASTITA DOKUMENTARNE I ARHIVSKE GRADE

Abstrakt: Materijalna ilifiziika zaitita dokumentsrne i arhivske grade


bi trebalo uzimati u obzir zaititu iste u tekutoj i stalnoj zbirci tako da se
graita ne oiteti ili uniiti. To stanje moZemo odrZavati samo sa odgovarajute
grailenim prostorijama za iuvanje grade, sa odgovaraju1om tehniikom
opremom prostorija za zaititu graile u cijelosti, te sa odgovaraju1om
tehniikom opremom pojedinih jedinica dokumentarne ili arhivske grade.

Kljuine rijeti: arhiv, arhivska grada, iuvanje, upotreba i materijalna


zaitita arhivske grade.

Uvod

Zaitita arhivske grade u Sloveniji uredena je u skladu sa odredbama


Zakona o zaStiti dokumentarne i arhivske grade te arhivimat i Uredbom o
za5titi dokumentarne i arhivske grade.2
Zakon o za5titi dokumentarne i arhivske grade, te arhivima, ureduje
i za5titu dokumentarne i arhivske grade u elektronskom obliku, kojeg je
prije uredivao Zakon o elektronskom poslovanju i elektronskom potpisu3,
te takoder istovremeno uredivao za5titu grade u digitalnom obliku kako u
javnom kao i u privatnom sektoru. Nadalje to ureduje, gore citirana Uredba u
kojoj su udruZeni nekada5nji pravilnici sa arhivskoga podrudja i tu tematiku
su uredivali: Pravilnik o materijalnoj za5titi arhivske i dokumentarne grade,a
dijelom Pravilnik o upotrebi javne arhivske grade u arhivima5 te jo5 razlldite
interne upute kao na primjer: Arhiv RS ima jo5 internu Uputu za upotrebu
arhivske grade u ditaonicama Arhiva Republike Slovenije. Naravno da kod
za5tite nosilaca zapisa razliditih vrsta dokumentame i arhivske grade uzimamo
u obzir i preporuke Medunarodnog arhivskoga savjeta.6
1 "sluabeni /is, Rs, br. 30/2006.
2 "Sluzbenl /lsf RS, br. 86/2006.
3 "sluzbenlllsf R$, br. 5712000 i3012001.
4 "SluZbenl /lsf RS', br. 59/1999.
5 "Stu1beni /lsf R$, br. 59/1999.
6 Gdje se upotrebljavaju tzv. ISO standardi, sa britanskim standardom BS 5454, "Recommendation
for the storage and exhibition of archival documents" i prirudnikom Michaela Duscheina "Les bati-
ments d archives, Construction et equipements", kojeg je lzdao Nacionalni arhiv u Patizu 1985. Za
podrudje filma, fotografrja, a narodito drugih novijih zapisa su pogodni iANSI standardi (koji su bili
navedeni u 16. dlanu citiranog Pravilnika o materijalnoj zaStiti...).

159
Mag. Ga5per Sntlto

od literature u kojoj je tretirana, spomenuo bih slijede6e publikacije:


,,Arhivska tehnika", Ljubljana 1972. i,,Arhivistika", at)tora Sergija Vilfana
i loLeta Zofiaqa, Ljubljana 1972., koje je kao prirudnike izdalo Arhivsko
druStvo Slovenije; ,,Arhivistika", Joieta Zontaqa, Ljubljana lg}4., te
,,Prirudnik za strudno osposobljavanje radnika, koji rade sa dokumentarnom
gradom", Ljubljana 1984. od dasopisa spomenuo bih shjede6e: ,,Arhivi",
Glasilo Arhivskoga druStva Slovenije i arhiva Slovenije, koji se publikuju
dva puta godi5nje. Do sada je izasao ve6 3l godisnjak. U novije vrijeme u
Sloveniji je izdao sabrane propise i opseZnu strudnu domaiu i stranu literaturu
Medunarodni institut arhivskih znanosti, koji je nekada djelovao u okviru
Saveza arhivskih druStava Jugoslavije, a potom kod pokrajinskog arhiva
Maribor, neko vrijeme kao samostalna institucija, a sada je njegovo djelovanje
preneseno na Univerzitet u Mariboru i sada dijelom jo5 u Trst. Taj institut je
svake godine u martu ili aprilu organizirao savjetovanja o strudnim i tehnidkim
pitanjima u arhivima, koja su bila nekad u Radencima, a potom po razliditim
krajevima u zemlji ili u inostranstvu, a sada su u Trstu. prilikom svakog
savjetovanja je bila izdata publikacija,,Suvremeni arhivi", gdje su objavljeni
svi prilozi. Do sada je bilo organizkano nesto preko 30 savjetovanja i izdato
upravo toliko publikacija, a u 20. jubilarnom broju je bila objavljena cjelovita
bibliografija priloga sa savjetovanja. od 2002. godine tradiciju savjetovanja
o strudnim i tehnidkim pitanjima u arhivima, koja su bila u Radencima,
od kojih je veiina posve6ena materijalnoj zaititi, organizuje pokrajinski
arhiv MariboE koji svake godine u Radencima organizira savjetovanje o
Tehnidkim i sadrZajnim problemima klasidnog i elektronskog arhiviranja te
izdaje zbornik sa istim naslovom. Moramo pomenuti i zbornike savjetovanja
Arhivskoga druSwa Slovenije (obidno su svake druge godine u drugom
mjestu u organizaciji drugog arhiva, ove godine ie biti npr. u Smarjeskim
Toplicama). Spomenuo bih jos u Hrvatskoj prijevod knjige drZavnog arhiva
u Quebecu: ,,Arhivistidki standardi i postupci" te ostala literatura na tu temu,
koju izdaju ruzlllite arhivske Skole npr.: u Marburgu na Lahni, u Minhenu...
Za nas, najvi5e upotrebljiv prirudnik sa tog podrudja je izdala IFLA
- Medunarodni savez bibliotekarskih druStava i ustanova sa..naslovom:
,,Nadela za duvanje knjiZnidne grade i postupanje sa njom", Ljubljana 2000.7
Moramo biti svjesni, da nisu bitne razlike medu dokumentarnom, arhivskom
i knjiZnidnom gradom. Nosioci zapisa su u biti isti, samo da je knjiZnidna
grada obidno vezana. Drugi je prirudnik autora mag. sada ve6 dr. vladimira

7 Slovensko izdanje su pripremili Filozofski fakultet u Ljubljanl, Odjeljak za bibliotekarstuo i Arhiv


Republike Slovenije.

160
Fizicka zaStita dokumentarne i arhivske grade

Zumera pod nazivom ,,Arhiviranje zapisa". To je prirudnik za postupanje sa


dokumentarnom i arhivskom gradom drzavnih upravnih i pravosudnih organa,
organa lokalnih zajednica,javnih i privatnih zavoda, gospodarskih drustava
(poduze6a, banaka, osiguravajudih druStava, zadruga i udruZenja), politidnih
stranaka, druStava, te pojedinaca. rzdala ga je zalozba Gospodarski vjesnik,
Ljubljana 2001. Tre6i je rad dr. JozetaZontarapod naslovom,,Arhivska nauka
u 20. stolje6u", diji jeizdava(,Arhiv RS, Ljubljana2}l3.
Jos nesto periodidne literature pored ve6 spomenutih revija ,,Arhivi"
i ,,Suvremeni arhivi", zbomika: ,,Tehnidki i sadrZajni problemi klasidnog i
elektronskog arhiviranja" su joS zbornici savjetovanja Arhivskoga druswa
Slovenije, te jos zbornici DoK-sIS, koji nastaju kod Savjetovanja, koja
se odrzavaju svake godine o sistemima upravljanja sa dokumentima, koje
organizira DruStvo Media doc - DruSwo informatidara, dokumentalista
i mikrofilmara. A moZemo dijelom uzeti u obzir jos zbomike, koji nastaju
prilikom zborovanja muzealaca, knjiZnidara, restauratora i sl.

Fiziika za5tita dokumentarne i arhivske gratle

osnova odgovarajude zastite dokunrentarne i arhivske grade podinje


sa odgovaraju6im skladi5nim prostorima ili depoima.s
Prvo pogledajmo malo unazad u historiju, gdje konstatiramo, da su ve6
u srednjem vijeku, kada se javlja veii broj pisanih dokumenata iste duvali u
kilama, odnosno podrumima, ukratko u prostorijama, koje su im se dinile
sigurnim (kao na primjer prostor za arhiv malteskog viteskog reda u Komendi
kod Kamnika ... prostorje oduvanjo5 i danas, zidan,optoden, na prvom katu sa
I 10 cm debelim zidovima sa prozorskim krstovima, a pored toga su bili urbari,
odnosno razni zapisnici, napisani jos u tri sluZbeno ovjerena primjerka;jedan
primjerak je ostao na kraju nastanka, drugi je bio poslan u sjediste provincije
u Prag, atreti u sjedi5te reda na Maltu). Moramo naime biti svjesni, da su ve6
tada bolje duvali znatajnije isprave, koje su uredivale ispraw, potvrdivale
prava, privilegije, slobode i zbog toga su ih jos u samom prostoru dodatno
pohranjivali u blagajnama, Skrinjama, u ormarima... svakako obliku grade
primjerenoj opremi.
A sada predimo na sada5njost.
Suvremeno arhivsko skladi5te bi trebalo biti locirano tako, da omogu6ava
lagan pristup, lagan transport, koji dolazi do izraza narodito kod preuzimanja
i predaje ili kod valorizaclje - Skartiranja ve6ih kolidina grade, te isto treba da
bude odvojeno od radnih prostorija.

U tekstu sam zbog preglednosti dlanka sve elemente fizicke za5tite dao u jadem, naglaSenom
tekstu, boldu.

161
Mag. Ga5per Sn,lto

Prema ve6 prije spomenutom arhivskom zakonodavstvu, grada koja


obuhvata vi5e od 30 duZnih metara trebala bi se duvati u arhivskim skladi5tima
sa svom odgovaraju6om opremom. Izvan arhivskih skladi5ta bi se morala
duvati samo u zakljudanim metalnim, odnosno vatrostalnim ormarima, na
mjestu koje je sigurno od poLara, izlijevanja vode, otudenja, u prostorijama
sa primjernom vlagom, temperaturom i sl.
Za suvremene arhivske depoe po pravilu nisu odgovaraju6e podrumske
prostorije ili prostorije u potkrovlju, osim ako su iste izolirane od podne
vlage i vanjskih vremenskih utjecaja. Prostorije moraju biti locirane tako, da
nema opasnosti prodora meteorskih voda, vodovoda, izlijevanja centralnoga
gijanja, kanalizacije, da nema u blizini dimnjaka, da nisu u blizini zgrada,
da nema lako zapaljivih i eksplozivnlhmaterija i sl. Zidovi, stropovi i podovi
moraju biti gradeni protupotresno od poZarno sigurnosnih materijala tako
da je osigurana odgovarajuta nosivost poda i sigurnost od potresa i polara.
Podovi u skladi5tima bi trebali biti obloZeni sa termoplastidnim oblogama,
(npr. vinas plodice) tako da se lak5e otklanjaju pra5ina i prljav5tina.
Od poZara kao i provale osiguravamo depoe sa protupolarnim,
metalnim, vratima i metalnim resetkama na prozoru (kapci) ili rolefire, koje
istovremeno daju i odgovaraju6u zastitu od ultra-ljubiiastih zraka, koje
Stetno udedu kako na zapise tako i na tehnidku opremu arhivske gratle (kao
Sto su npr.: kutije, fascikli, gdje mogu izblijediti oznake odnosno napisi na
njima). u skladiStima moraju biti namjesteni javljadi poiara i provala. za
sprjedavanje manjih pozara moraju biti u skladu sa propisima namjesteni
rudni ili prijevozni vatrogasni aparati na co2 ili na prah, a u blizini mora
biti jos hidrant za klasidno ga5enje sa vodom, iako je najpogodnije gasenje
sa halonom, naravno uz hermetilko zatvaranje depoa. U primjeru polara
zatvorimo sve prozore i vrata te sve medu prolaze, tako da iskljudimo dotok
zraka. Takoder i zidovi skladi5ta moraju biti izradeni tako, da u njima nema
otvora, kroz koje bi vatra mogla prodrijeti u skladi5te. Yrata, koja vode u
arhivska skladi5ta moraju biti metalna ili drugog odgovarajuCegnezapaljivog
materijala i opremljena sa odgovaraju6im napisom o tome koga obavijestiti
u sludaju nepredvidene promjene u skladi5tu. Obidno su to direktor, voda
skladi5ne sluZbe, ku6epazitelj i osoba koja brine za sigumost arhiva sa
naslovima i sa svim, mogu6im telefonskim brojevima, jer te osobe imaju kod
ku6e kljudeve i jedna od tih osoba mora biti prisutna kod intervencije, kako
vatrogasaca, tako i sigurnosnih sluZbi, koje duvaju zgradu.
Upozorio bih jo5 na dilemu koja postoji, a to je da li bi trebala vrata u
skladi5tu biti zakljudana ili otkljudana. Ako ho6emo da gradu osiguramo od
neprofesionalnih osoba, otutlivanja ili krade bolje je davratau skladi5tu budu

162
Fizieka zaStita dokumentarne iarhivske grade

zakljudana. Medutim, u sludaju elementame nezgode (kao npr.: izlijevanja


vode ili poZara) boljeje da su vrata otkljudana, gdje su interventne mjere brZe,
jer nije potrebno traZiti nadleZne osobe sa kljudevima odnosno provaljivati u
skladilta-
Elektridne instalacije u skladi5tima moraju biti vatrostalne, obidno
dohvatljive i odgovarajuie razgranate po hodnicima te medu policama tako da
omogudavaju normalno osvjetljenje. Tijela rasvjete moraju biti odgovaraju6e
osigurana tako da ne daju Stetnih zradenja odnosno, da zbog njih ne dode do
poaara.
Treba znati da je za duvanje grade najprimjerenije skladiSte koje
omogu6ava obavezan rad u skladi5tu kod dnevnog svjetla sa zaititom od
ultraljubidastih zraka (sa vei prije spomenutim kapcima ili folijama). Ali ako
ve6 moramo koristiti umjetnu rasvjetu, neka bude svjetlo medu policama
jadine 50W, a na glavnim hodnicima po 100W. U depoima bi trebalo
savjetovati, da nema ni utiinica, a to je u praksi nemogude, jer ih trebamo
za dodatnu osvjetljavanje, za radunar kao i za strojno di56enje.
Obvezanjejo5 centralni prekidai,jedan ili vi5e njih, tako da na kraju
radnog vremeha sa centralnim prekidadem iskljudimo elektridnu struju u
skladi5tima i time sprijedimo mogu6nost kratkog spoja te sa tim takoder i
poLara.
Kako sam ve6 spomenuo na podetku, arhivska skladi5ta moraju
biti odgovaraju6e hidro i termo izolirana, zato moraju biti opremljena
sa termometrima i higrometrima, jer moramo posebnu brigu posvetiti
odgovaraju6oj temperaturi i odgovaraju6oj relativnoj zrainoj vlazi, koju
uredujemo s obzirom na vrstu zapisa, odnosno na hemijski sustav nosada
zapisa, jer su materijali razliditi i imaju takoder razlidite osobine.
Najstarij i zapisi su se pojavili u porjedju rijeka Tigrisa i Eufrata u
i
Mezopotamiji na glinastim plodicama izmedu 6. 1. tisu6lje6a prije na5e
ere. Na plodice su ucrtavali jednostavne likove - kriptograme. Ti likovi su
s vremenom dobivali sve ve6i simbolidni oblik i po5to su imali utisnuta
,,slova" u obliku klinova to su pismo kod Sumeraca nazvali klinopis, sa kojim
su mogli zapisivati radunovodstvene predmete i literame tekstove. Drugo
najstarije pismo se je razvilo u Egiptu, a to su hijeroglifi, koji su kombinacija
simbola i likova, a podloga za pisanje je bila kamen, malter, keramika, drvo,
koZa i papirus, koji se pojavio u periodu 3. tisu6lje6a prije na5e ere. Papirus
je biljka, koja raste u modvarama uz Nil. Od njenog stabla (papirusnog trsa)
su guljene trake koje su namakane u vodi i blatu. Potom su te trake lijepljene
u uspravnom i uzduinom sloju (na kriZ) i dobili su listove cca 20 x 30 cm. Te

163
Mag. Ga5per SnlltO

listove su mogli sa Skrobom zalljepiti skupa i tako dobili smotuljke. (NajduZi


oduvani smotuljak je dug 40 metara, npr. Ilijada i odiseja su bile zapisane na
cca 50 metara). zazapisivanje je upotrebljavano mastilo izEadii vode, kojem
su dodavali razne udvr56ivade,veziva i to mastilo je ostalo u upotrebi sve do
12. stolje6a na5e ere, kada ga je podelo potiskivati zeljemo-galno mastilo.
U Egiptu se neposredno prije podetkana5e ere pojavilajo5jednapodloga
zapisanje, koja se odri,ala skoro do dana5njeg vremena, a to je pergament.
Pergament, je napravlj en iz Livotinjske koZe, koju su neko vrijeme namakali
u gasenom, dime su odstranili ostatke masno6e i dlaka te je potom susili
ruzapetu na okviru. Prije prethodnih podloga za pisanje, pergament je imao
vi5e prednosti, kao Sto su: ve6a otpornost materijala, mogu6nost visekratne
upotrebe, gdje se mastilo moglo odstraniti, mogu6nost obostranog zapisa,
lakse duvanje, mogu6e je bilo vezivanje u knjige - kodekse, sa mogu6nos6u
savijanja, presavijanja te su s tim za duvanje trebali takoder i manji prostor,
kojeg je bilo lak5e i bolje duvati.
slijede6i, jos uvijeknajpoznatiji, nosilac zapisa jepapia kojije sastavljen
prije svega iz celuloznih vlakana razlititog iztrora, kojem su dodana ljepila
kao Sto su kolofonija, derivati Skroba, sintetidni polimeri... i bjelila: kaolin,
kalcijev karbonat i sl. celuloza je najrasireniji polimer u prirodi. Najvise ga
se npr. nalazi u sjemenskim vlasima pamuka (90%) te potom u drvetu (41-
45%). Kvaliteta papira je veoma ruzlidita. Za postojanje papira je veoma
znat'ajna njegova kiselost, pH vrijednost, (koja bi trebala biti manja od 5, a
kao neutralan papir se cijeni jos papir koji ima pH vrijednost izmedu s i 7).
Proces, koji je neposredno povezan sa unistenjem papiraje oksidacija, koju
uzrokuje kisik iz naka i kiselina u celulozi skupa sa uv nakama. Sa time
papir izgubi dvrsto6u i pozuti. To narodito brzo primijetimo kod novinskog
papira, koji je po kvaliteti izrazito slab, te na sundanoj svjetlosti poZuti ve6 za
nekoliko sati.
Preporuiljiva temperafura za iuvanje papira ili pergamenta je
izmetlu 13 i 18 stepeni celzija sa 50 do 70 oh relativnom vlagom. Idealnog
stupnja, koji bi vrijedio za odredenu gradu nema, samo su vrijednosni rasponi,
koji minimiziraju promjene na gradi (npr. ako uznemo knjigu, indeks,
djelovodnik... moramo uzeti u obzir daje samo ista sastavljenaizrazliditih
materijala; listovi su iz papira, korice iz drveta, kartona, koZe, platna,moZe
tak iz metala i svaki materijal bi zahtijevao svoje uvjete duvanja). povisena
relativna vlaga i temperatura naka pospje5uju brZe hemijske reakcije
u organskim materijalima. Moramo biti svjesni, da snaino mijenjanje
temperature i relativne vlage u zraku uzrokuje viSe Stete kao Sto su konstanbro

164
izbjegavati (npr. zagrijavanje sa centralnim grijanjem u vlaZnim prostorijama,
kada je zimi vlaga i temperatura idealna, jer suSi vlagu, dok dim prestanemo
loZiti moZe temperatura biti ista, dok se vlaga podigne, da tako re6i tede po
zidovima).
Papiru, kao najdeS6em nosiocu zapisa vi5e Steti previsoka relativna
vlaga, koja znadi raspadanje papira i pisanog teksta, kao i razvoj'biolo5kih
Stetoiina, to su razni insekti i mikroorganizmi, koji se hrane papirom, kao
Sto je grada ili njenom ambalaZom u kojoj je grada,tj. koZom, pergamentom,
ljepilima, drvetom, tekstilom i sl. Dakle, biolo5ke Stetodine ne napadaju
gradu samu, nego i ambalaLt, odnosno opremu u kojoj je pohranjena. Tipidne
Stetodine, koje vole tople, tamne, vlalne i slabo prozralavane prostorije su:
Zohari, srebrne ribice, knjiZne va5i, razni kukci, mikroorganizmi, plijesni i
bakterije. Razvoj tzv. biolo5kih Stetodina zaustavljamo di5denjem pra5ine
i regulisanjem odgovaraju6e temperature i vlage u zraku. Na primjer, ako
je grada previ5e zaraLena, moramo je odvojiti od zdrave, te je raskuZiti.
RaskuZivanje se obavlja u posebnim plinskim komorama u restauratorskim
radionicama. Iste probleme kod duvanja imamo i sa pergamentom, samo je
on postojaniji od papira, ali mu povi5ena vlaga svejedno Skodi, jer se kod
prevelike vlage isti smeZura, izgubi oblik i boje otpadaju.
Za ova dva osnovna nosioca zapisa moZemo re6i, da je pretjerana
vlaga viSe Stetna nego presuh zrak.
Jednako vaZi i za druge vrste zapisa, pde svega za filmske vrpce, za
mikrofilm, za fotografij e i za radunarske vrpce. Kod filmskih vrpci je vaLna
emulzija, koja je osjetljiva na svjetlost. Po5to sadrZe Zelatinu, koja kod
previsoke vlage nabubri i slika se uniSti, amoLe se razviti i plijesan. Idealna
temperatura na kojoj bi trebali duvati filmske vrpce je 10 do 15 stupnjeva
Celzijusa, a prihvatljiva je takoder i temperatura do 20 stupnjeva. Zna(,ajta
je jo5 relativna vlaga zraka, koja ne smije prelaziti 60 i ne smije biti manja od
20 yo, dok kod preniske vlage vrpca se isu5i i postane lomljiva.
Noviji magnetni zapisi ne smiju bitiizloZeni praiini, elektromagnetnim
valovima i sundanoj svjetlosti. Na to su osjetljive prije svega magnetofonske
vrpce, kasete, diskete, te zbog toga ih obidno duvamo uspravno u nemetalnoj
ambalaZi, koje ne sadrZe kiseline. Prostorije za pobranjivanje tih nosilaca
bi trebale imati temperaturu 15 (+-3) stupnja sa 30-407o relativne vlage.
Najmanje su za te kvarne utjecaje osjetljivi optidki zapisi na CD romima.
Kod duvanja novih nosilaca zapisa koji su se pojavili zadnjih godina,
moramo zbog razllditih materijala, desto uzimati u obzir jo5 preporuke
proizvodada strojne opreme.

165
Mag. Ga5per SMto

Upozorio bih joS na aklimatizaciju svih nosilaca zapisa, narodito


magnetnih zapisa, gdje bi se trebale npr. diskete, kasete... aklimatizirati kod
10 stupnjeva razlike, bar za 4 sata prije nego ih podnemo upotrebljavati.
(Veoma slidan primjer je recimo kod TV prijemnika, kada ga dovezemo od
servisera moramo sadekati bar neki sat, da se aklimatizira).
i
Odgovaraju6u temperatwu zradnu vlagu u depoima osiguravamo
odnosno uredujemo sa zagrijavanjem ili hlatlenjem zraka i sa
prozraiivanjem. Doma6a i strana iskuswa ukazuju, da veoma skupe
klimatske naprave, skupe su prije svega zbog velike upotrebe elektridne
energije i odrZavanja nisu preporudljiva i racionalna, tako da ih po svijetu ve6
napuitaju ili iskljuduju. Povoljnije i jeftinije su naprave za prozradivanje sa
zahva6anjem vanjskog zraka, s provjetravanjem. Na primjer, da su ventilatori
okrenuti na snaZnu frekvenciju desto i u vrijeme visokih koncentracija se
dovodi samo prodiS6en, filtriran zrak, dok inade izvedemo prirodno zraterrje
pomo6u kanala za pronadivanje, ili s otvaranjem prozora kod ugodnih
vanjskih uvjeta.
S obzirom na na5e klimatske prilike neka bude u depoima uvedeno
centralno gijanje za dogrijavanje zraka zimi ili kod prevelike vlaZnosti, ali
s tim, da skladista polagano zagijavamo odnosno, kada prestane sezona
grijanja taj bi prijelaz trebao biti Sto blaZi, da nema ostroga temperatumoga
pijelan, tzv. 5ok varijante.
Upozorio bih takoder, da se ne smijemo, s obzirom na vlagu i
temperaturu, previ5e pouzdati na strana iskustva,jerje cjelovit sistem ovisan
od klimatskih prilika, odnosno klime todno odredenog okruZenja (npr.: ne
moZemo usporediti Englesku i naSu Primorsku).

Oprema arhivskih depoa

Arhivske depoe opremamo sa metalnom opremom, kao 5to su police,


ormari, posebni ormari, ladice itd., koje moraju biti prilagodene vrsti i obliku
grade. Police za klasidno arhiviranje, bi trebale biti duboke 40 cm, a ne 30 cm,
tako da klasidna arhivska kutija leZi (npr.: skladi5te Arhiva RS na petrolu),
ormari za kartoteke, ladice za planove, filmove, mikrofilmove (klasidne ladice
sa pregradama), posebni ormari za pohranjivanje kaseta, diskova, ploda i
posebni ormari ili podlo5ci za rolne. Arhivsku gratlu ve6ih formata, kao Sto
su na primjer karte, geografske karte, nacrte moZemo takotler objesiti, ali ih
moramo prije za5tititi od praSine sa neutralnim papirom ili sa neutralnom PVC
folijom. Dok tajnu i izvanredno dragocjenu gradu duvamo u protuprovalnoj i
vatrostalnoj opremi (u ormarima, blagajnama, trezorima i sl).

166
Fizi6ka za5tita dokumentarne i arhivske grade

Prilikom postavljanja klasidnih arhivskih polica, do 2,50 m visokih,


sto se preporuduje za normalnu manipulaciju, da nije potrebno upotrebljavati
ljestve, mora biti osigurana nosivost poda 600 kglm2, a kod pokretnih, tzv.
kompaktus ili ekonom polica 1200 kglmz. Za lakbi izradun navodim, da kod
postavljanja klasidnih metalnih polica, visine 2,50 m moZemo na jedan m2
pohraniti 5 tekudih ili duZinskih metara grade, odnosno imamo 5 pregradaka
na koje moZemo postaviti gradu. Skoro duplo gratle moZemo pohraniti na
poketnim regalima gdje na jedan m2 dode 9 tm polica za E:uvanje grade.
Npr. ako imamo na raspolaganju 100 m'z upotrebljivog prostora u depoima
s obzirom na opremu, arhiviramo, odnosno duvamo od 500 do najvi5e
900 tm grade. Arhiviranjem ve6ih kolidina grade u poketnim regalima,
kompaktusima, onemogu6ava se normalno manipuliranje gradom i normalan
pristup, ukljudivo sa cirkulacijom zraka, koja je za takvu kolidinu grade
potrebna. Sirine hodnika treba da budu, kod poketnih polica, najmanje 1,20
m, a razmaci kod klasidnih polica najmanje 0,80 m zbog pristupa transportnim
kolicima. Duiine poketnih polica treba da budu najvi5e 5 mr, inade su
prevelika optere6enja kod rudnog ili elektridnoga pokretanja.
Sama oprema u skladi5tima ne smije imati oStrih rubova, ne samo zbog
toga Sto bi se povrijedio dovjek, koji manipulira gradom, nego i zato da se
oprema grade ili sama grada pri slaganju ili podizanju ne o5teti.
Na ovom mjestu bih upozorio, da kada se planiraju novogradnje ili
adaptacije arhivskih depoa ili skladi5ta ili kada naidemo na odredene probleme
s obzirom na zaltitu gratle moramo paziti na ponude razliditih proizvodada
opreme. Za nabavku se odludimo tek kada provjerimo njihove reference,
iskustva u drugim arhivima i sukladnost opreme sa arhivskim propisima i
standardima.
Kod planiranja arhivskih depoa ne smijemo zaboraviti takoder i na
teretna dizala, na dostavne rampe, te na tansportna sredstva za prevoZenje
grade do i po depoima. Do depoa moraju biti razvedeni i telekomunikacijski
vodovi, kao Sto je elektrika, telefon, radunarska mreLa i sl. U blizini depoa bi
trebale biti i prostorije za reproduciranje i upotrebu grade, gdje su fotokopimi
strojevi, mikrofilmske kamere, skeneri, fotolaboratorije i sl.

Tehnilka oprema dokumentarne i arhivske graile

Dokumentarnu i arhivsku gradu u depoima nije potrebno posebno


i
tehnidki opremati oznadavati, ako je bila ve6 opremljena oznadena i
prilikom nastanka odnosno kod postavljanja u teku6u zbirku dokumentame
grade. Zbog Stednje sa tehnidkom opremom, dokumentarnu gradu prije isteka

167
Mag. Ga5per StrltO

rokova duvanja ne smijemo izvaditi iz omota, mapa, fascikli, registratora,


rolni, kaseta ili kutija te ih namje5tati razasute u razne kutije, sanduke ili
prosto slagati u police ili ormare. Isto tako ne smijemo slagati gradu zbog
nedostatka prostora iz postoje6ih polica, ofinara, ladica, na pod iti , t ot1.,
jer se time uni5ti prvobitno uredenje. Staru tehnidku opremu ne bi trebali
upohebljavati, ali ako je ve6 upotrebljavamo, onda je upotrijebimo tek
nakon uni5tenja dokumentarne grade, s tim da prethodne oznake uni5timo ili
dovoljno vidljivo precrtamo, da se ne bi dogodilo da u staroj ambalaZi bude
nova grada, uloZena pod starim oznakama.
Najrasireniji oblik opreme dokumentarne grade je registrator, gdje su
dokumenti spojeni, te ih ne moZemo izgubiti. A slaba strana ji sto dokumente
moramo busiti dime moZemo uni5titi i pisanu podlogu, a kod nepravilnog
duvanja i slabih materijalnih uvjeta dolazi do hrdanja metalnih dijilova, Sto
uni5tava tekst, a kasnije dolazi i do unistenjapapir::a. uz registraioa koji je
osnovna arhivska jedinica pakovanja dokumentame grade,moZemo u svakom
depou nai6i jos na cijeli niz druge opreme, kao sto su fascikli, omoti, rolne te
razna stara ambalala, od drvenih sanduka dalje.
od navedenih, spomenuo bih fasciklu, sto je zapravo zajedno uyezan
papir, gdje su pojedini predmeti odvojeni omotima, mapama, a sve zajedno
je obloZeno kartonima, koji su povezani trakom ili vrpcom. U danasnje
vrijeme ih, bar u arhivima, ne upotrebljavamo vise, jer iu ih nadomjestiie,
bar kod novije grade, tzv. arhivske kutije, koje mogu biti razlidit. ,.tieir.,
te od razliditih materijala (mogu biti plastificirane, spojene sa metalnim
ili plastidnim spajalicama ili pak izrezane tako da ih sastavimo bez svake
spajalice).
Spomenuo bih joS opremu za fotografije, koje su nekada duvali u
albumima, odvojeno jedne od druge, a sada ih duvamo u vre6icama isto
tako kao negative na staklenim plodama, dijase iri narezan fotografski film.
vre6ice uloZimo u zato posebno izradene kutije, jer filmovi kao i fotografije
ne smiju biti izlozeti svjetlosti. Dok magnetofonske, filmske vrpce i kasete
duvamo u PVC kutijama, ali ne preblizu magnefirih naprava. ve6e formate
(npr. zemljovide, karte, nacrte...) duvamo u omotima, rolnama ili razvudene
vodoravno u ladicama, vise6e u ladicama ili takoder visede izvan ladica, ali
ipak za5ti6ene sa posebnim PVC folijama.
za svalot ambalaLu, u kojoj je dokumentarna ili arhivska grada
pohranjena (kutija, fascikla, vredica, omot, smotuljak (rolna) i sl.), zajednidko
je da mora biti opremljena sa oznakom, natpisom, sta, odnosno, koja grada se
u njoj nalazi.

168
Fizidka zastita dokumentarne i arhivske grade

Zakljuiak

Materijalno ili fizidko duvanje dokumentame i arhivske grade bi


trebalo uvaZavati zaStitu iste u teku6oj i stalnoj zbirci, tako da se gra<la ne
o5te6uje ili uniSti. Naglasak je na osnovnim mjerama za osiguravanje grade;
(to su odgovaraju6e gradene prostorije za duvanje grade), sa odgovaraju6om
tehnidkom opremom prostorija za zaititn grade u cijelosti od provale, kade,
zloupotrebe, praSine, vatre, vode, neprimjerene temperature i zradne vlage,
prodora ultraljubidastih zraka i od biolo5kih, kemijskih i fizikalnih utjecaja,
tako da se grada kod duvanja, ureilivanja, popisivanja, upotrebe, transporta i
izlaganja ne o5teti, uniSti ili nekako drugadije izgubi, te kao zadnji element
je odgovaraju6a tehnidka oprema pojedinih jedinica dokumentarne i, tako<ler,
arhivske gracle.

Summary

Material or physical protection of documentary and archival material


should be considered the same protection inthe current andongoing collection,
so that the material is not damaged or destroyed. The emphasis is on basic
measures for the safeguarding ofmaterials, (these are the appropriate building
facilities for storing materials), with the appropriate technical equipment
rooms for the protection of materials in their entirety from burglary theft,
misuse, dust, fire, water, inadequate temperature and air humidiry penetrating
ultraviolet rays and the biological, chemical and physical influences, so that
the material, while being in storage, while managed, during the inventory
while used, transported and exposed is not corrupted, destroyed or otherwise
lost somehow, and as the last element is the appropriate technical equipment
ofeach unit and also documentary archive materials.

169
170
Silvija BABIe
Hrvatski drZavni arhiv

MATRA. PROJEKT NIZOZEMSKE VLADEU HRVATS.


KOJ . SEGMENT ARHIVSKE SLUZBE
Abstrakt: Tijekom jeseni 2006. godine, arhivski su se struiniaci iz
Hvatske prvi puta susreli, te bili okvirno upoznati s programom pod nazivom
MATRA, na sastanku koji je odian u pisustuu predstavnika Srediinieg
ddavnog ureda RH za razvojnu strategiju ifondove Europske uniie, nad-
alje Ministarstva kulture, te Nizozemske vlade. MATRAie zapravo bilateralni
prctpistupni program tehniike pomo1i Kralievine Nizozemske za iaianie
civilnoga dru\tua, a namijenjen je diavama srednie iistoine Europe. Na-
ziv programa dolazi iz nizozemskoga jezika i znaii "sociialna promiena"
(maatschappelijke transformatie). Cilj MATRA programa baziran ie na insti'
tucionalnoj izgradnji, koja se posti1e jaianiem i razviianiem bliskih mreZa
(izmedu Kraljevine Nizozemske i zemalja koisnica programa) koie potieu
institucionalno povezivanje, a namjera proiekata koii se provode u sklopu
programa jest jaianje institucija i izgradnia kapaciteta sredlSnle vlasti, lokal-
nih vlasti i udruga civilnog dru*tva, kao i postizanie bolie suradnie drtavne
vlasti s lokalnim vlastima icivilnim druStvom. Program ie iniciran ioi 1994.
godine, a 1998. godine dodana mu je i predpistupna komponenta za drZave
neilanice EU.

Kljudne rrle i: MATRA, administrativna i upravna reforma, arhivska


sluZba, Hruatski drZavni arhiv, arhivsko gradivo.

Uvod

Program MATRA za pretpristupnu pomoc (Matra Pre-accession Proj-


ects Programme - MPAP) potprogram je programa MATM za europsku su-
radnju, te pruza potporu institucionalnim projektima u cilju usvajanja iprim-
jene pravne stedevine Europske unije, iskljudivo u smislu tehnidke pomo6i.
nme se Zeli posti6i jadanje drZavne strukture, te kao takvi, ovi programi
nisu namijenjeni nevladinim organizacijama i tvrtkama. Svi projekti u sklopu
-
ovoga pptprograma traju od 1,5 2 godine, a proradun za njih iznosi od
200.000 - 400.000 eura. Podetak provedbe bio je 1. s|ednja 2007. godine,
a neposredan nizozemski partner bio je jedan od konzorcija privatno-javnog
partnerstva. Pri izradi projekata inzistiralo se na primijeni pet kriterUa, prema
kojima su isti morali biti:
'1. usko povezani s EU;
2. usmjereni prema javnim institucUama;
3. predstavljati hrvatske i nizozemske prioritete;
4. ne preklapati se s drugim projektima EU;
5. primati samo tehnidku pomo6.

171
Konaani odabir projekata obavljali su: nacionalni koordinator za EU
fondove (Sredi5nji drZavni ured RH za razvgnu strategiju i koordinaciju fon-
dova Europske unije), Veleposlanstvo Kraljevine Nizozemske u RH, relevant-
no nizozemsko ministarstvo, delegacija Europske komisije, i na kraju pred-
stavnici EVD - AgencUe za medunarodne poslove i suradhlu pri Ministarstvu
gospodarstva Kraljevine Nizozemske, koja koordinira ovakvim programima.
Nizozemska je strana izmedu ostalih prijava, odobrila dva pr6jekta koje je
prijavilo Ministarstvo kulture Republike Hrvatske:
.,l., Projekt lmplementacija okolisnog Aquisa vezanog uz zastitu div-
ljih- syojt! reguliranjem trgovine. Projekt je vezan uz prek6granidni promet
:?Stieenim divljim svojtama, koji je reguliran Zakonom o za5titi priroite (NN
70/05).
2. Projekt Administrativna i upravna reforma hrvatske arhivske sluZbe
(Administrative and management reform of Croatian archive service).
(sijedanj 2007. - prosinac 2008.)

Svrha je ovog dvogodisnjeg (2001 .-2008.) bitateratnog projekta, pod


slu2benom kraticom MATM 06/HFy912, bila podrlati Ministirstv6 kutture i
arhivsku. slu2bu u Republici Hrvatskoj u osiguravanju primjerenosti ustroja
iodvijanja djelatnosti arhivske sluZbe u cjelini, usvaj'anju iirimjeni politik; i
preporuka Europske unije, te u krajnjoj liniji postizanju kompetencija za su_
radnju i udestvovanje u europskim programima i projektima.
U programu su, uz Ministarstvo kultuie, Hrvatski drZavni arhiv i podrudne
drZavne arhive u Hrvatskoj, sudjelovali Nacionalni arhiv Kraljevine Nizo-
zemske, nizozemska ministarstva nadle2na za podrucja kultuie i unutarn-
jih poslova, te ve6i broj arhivskih struanjaka raznih polji iz Nizozemske. Za
ovaj konkretan projekt Vlada Kraljevine Nizozemske piedvidjela je lznos od
375.000 eura.

Projektni zadaci

Cijeli se projekt Administrativna i upravna reforma hrvatske arhivske sluzbe


dvijao u nekoliko zasebnih segmenata, koje bismo mogli sistematizirati na tri
glavna podrudja:
a. Zakonodavno podrudje;
b. lnstitucionalno i strudno jadanje arhivske sluZbe;
c. Pilot projekti najznadajnijih podrudja arhivske sluZbe (edukacija, vred-
novanje, digitalizacija, zaStita gradiva).

a) Zakonodavno podrudje
. U ovom je segmentu projekta provedena analiza hrvatskog arhivskog
i srodnog zakonodavstva: rasdlanjeni su arhivski zakon i njegovi provedben-i
akti, potom propisi o uredskom poslovanju, Zakon o pravu na piistup infor-
macUama, Zakon o tajnosti podataka, Zakon o za5titi osobnih podataka, kao
ijoS neki propisi koji utjedu na upravljanje dokumentacuom, tj. rukovanje
zapisima u bilo kojem smislu. Kako su se u meclunarodnoj arhivskoj zajednici

172
Matra - projekt Nizozemske vlade u Hrvatskoj...
joS 1997. pqavila Naiela za arhivsko zakonodavsfuol , razradivana i osuvre-
menjivana u nekoliko navrata do 2006., kad su konadno kao preporuke obja-
vl.ieni od strane Odbora za pravna pitanja Metlunarodnoga arhivskoga vije6a 2,
cilj je ovoga segmenta projekta bilo utvrtlivanje uskladenosti nasih propisa
s tim referentnim tekstom koji promide odgovarajude preporuke ismjernice.
Hrvatski arhivski zakon, te odnosne isrodne zakone i provedbene propise,
analizirao je poznati nizozemski arhivist svjetskoga glasa Eric Kel telaar,
profesor arhivistike na Sveudilistu u Amsterdamu. Ketelaar je mo2da najbolji
sukus stanja hrvatskoga arhivskoga zakonodavstva izrazio redenicom:
Kao pravna konstrukcija hrvatski arhivski sustav je savrsen. Medutim, kako
on djeluje u praksi? Svakako, osim ovoga efektnoga zakljudka, poznati je
strudnjak dao viSe korisnih preporuka i konkretnih prim.iedbi i prijedloga:
- u Zakonu o arhivskom gradivu iarhivima valja doraditi definicije
arhivskog iregistraturnog gradiva (uz prijedlog da se izbjegava rijed )reg-
istraturno(, koja zbog svoga korijenskoga znadenja navodi na pogresne
zakljudke;3
- takoaler valja ublaZiti neke odredbe o privatnome arhivskom gradi-
vu, odnosno, sustav njegove zastite treba se vise usredotoditi na najvaznue
gradivo u privatnome posjedu ;a
- potrebno je jasnije definirati odnose medu pojedinim segmentima
arhivske sluZbe u cjelini;
- potrebno je razmotriti mogu6nosti za uvodenje zajedni6kog upravl-
janja iodgovornosti za gradivo koje nastaje na lokalnoj ipodrudnoj razini;
- potrebno je osigurati ve6u usklaalenost i internu podrsku u obavljanju
strudnih poslova unutar mreZe drZavnih arhiva;
- don|eti nove propise o uredskom poslovanju ;s
- ukloniti neujednadenosti medu pojedinim propisima .6
I Principles IorArchives and Cunent Records Legislation, Janus 1(1997), str. 110- l'16.
2 Principles for Archives and Cunent Records Legislation, ICA Sludy 19 - ICNCLM '1996-2004,
Committee on Archival Legal Matters. 19(2006), str 11-24
3 Ketelaar s pravom izraZava bojazan da Ce se pojam tumaditi lokacijski, tj. da 6e se pod navedenim
pojmom smatrati samo gradivo fizicki odlo:eno u nekoj pismohrani, dok je sasvim jasno da nadin
danaanjega poslovanja, dak ako i zanemarimo problematikr.r elektronidkih medija, uglavnom
rezultira pohranom gradiva na vise lokacija/punktova/ustrojbenih mjesta nekoga stvaratelja.
Hrvatsko, naime, arhivsko zakonodavstvo vrlo ekstenzivno prenosi obveze javnih stvaratelja ina
privatne stvaratelje i/ili imatelje. Ketelaar sugerira da se arhivska sluzba usredotoci na odabrane
privatne stvaratelje, ali (op.a.) vjerojatno smetnuviis uma da se postupak kategorizacjje odnosi i
na privatne stvaratelje, te da bi se tim postupkom upravo postigla koncentracija arhivske sluZbe na
one najva:nije
U meduvremenu (jer studija je nastala tijekom 2007.) donjjeta je nova Uredba o uredskome
poslovanju, Narodne novine RH 7/09, koja, medutjm, nije donjjela ocekivanoga pomaka u
upravljanju zapisima, a za sada nema ni provedbenih propisa koji bi je trebali pratiti (propisani
Pravilnik o klasifikacijskim oznakama).
Ovo je priliaan problem, napose u odnosu na uvjete koristenja gradiva, kao jednoga od arhivskih
zadataka koji spada u sam srz slutbe istruke kao takve. Naime, vazedi arhivski zakon injegovi
provedbeniakti u nesuglasju su sa Zakonom o pravu na pristup informacijama, buduciomogudava
dostupnost javnome gradivu tek nakon 30 godina od nastanka, odnosno, onome koji sadrrava
podatke vezane vz dtiavnu i javnu sigumost 50 godina od nastanka, dok je termin za koristenje
gradlva s osobnim podatcima 70 godina od nastanka ili 100 godina od rodenja spominjane osobe.
Naravno, ovaj je nesrazmjer posljedica zapravo iskljudivo vremenskoga slijeda (ne zaboravimo da

173
Silvija BABIC

Ne treba pri tom zanemariti dinjenicu da je Ketelaar? iznio dva razloga zbog
kojih treba do6i do uskladenosti: radi preporuka ismjemica Europske unije,
tj. medunarodne arhivske zajednice, ali jednako tako i radi ujednadavanja
nasih vlastitih propisa, koji su aesto neusklacreni. ljedno 6e idrugo dovesti
do pravnoga okruZja u kojemu 6e se moci ioperativno provoditi sve pozitivne
proklamirane odredbe.

b) lnstitucionalno i struino jadanje arhivske sluibe

Ovaj je segment projekta bio usmjeren na analizu arhivske sluZbe,


odnosno, analizu odvijanja arhivske djelatnosti u hrvatskome dru5tvu. U tom
je smislu napravljena rasalamba ustroja, resursa, kapaciteta i modusa funk-
cioniranja sluZbe, te su posljedidno izraclena dva proizvoda: "Hrvatska arhivs-
ka sluZba: analiza i preporuke", dovr5eno u oZujku 2008., koja sadrZava de-
taljne preporuke za dugorodnu strategiju razvoja arhivske sluZbe, te studua o
konceptu ustroja i rada Savjetodavne arhivske sluzbe na nacionalnoj razini,
dovrsena tijekom oZujka 2009. godine.

b) 1.
Prva je studija obuhvatila preciznu ra5dlambu trenutnoga stanja,
ukljudivo PEST analizu kqa zahva(a politidke, gospodarske, socio-kul-
turne i tehnoloske faktore okruZenja neke djelatnosti; te SWOT analizu,
koja takoder obuhvaca detiri faktora strateskog planiranja: snagu i slabosti
resursa i okruzenja, mogu6e prilike te moguce prijetnje odvijanju djelatnosti.
Konadno, stud[a zavr5ava preporukama za ostvarenje ciljeva grupiranih u
Sest skupina:
- osiguratida arhivska sluZba bude temeljni nacionalni informacijski ser-
vis koji omogu6uje bz ijednostavan pristup nasem povijesnom naslijedu,
- osigurati da arhivsko gradivo bude preuzeto, obracleno i dostupno
dim je to pravno mogu6e, te da se duva u primjerenim uvjetima,
- razvrlali vodedu ulogu arhivske sluZbe u upravljanju dokumentacijom
i informacijskim resursima u drZavnim i javnim slu2bama,
- medu gradanima, organizacijama i zajednicama razviti visok stupanj
svijesti i razumijevanja znadaja i uloge koju dokumentacija iarhivsko gradivo
imaju u njihovu Zivotu i radu,
- izgraditi vode6u ulogu arhivske sluZbe kao centra znanja, iskustva i
kompetencija u upravljanju, koristenju i zastiti dokumentacijskih i informaci-
jskih resursa,

je Zakon donijet ,l997.9., 7 godina prije Zakona o pravu na pristup informacUama, j prije europskih
smjernica o dostupnosti). No, spominjudi uskladenost, ne smijemo zaboravjti odreden nesrazmjer i
unutar vlastjtog (arhivskog) zakonodavstva
7 lnlegralni tekst studije vidjeti u A.hivski vjesnik, 2008, arhivsko zakonodavstvo i praksa:
"Hrvatsko
izmedu sna ijave', prijevod Rajka Bu6in.

174
Matra - projekt Nizozemske vlade u Hrvatskoj...

- 'azviti arhivsku sluZbu kao sposobnu i prilagodljivu organizaciju .


Za svaki od ciljeva postavljeno je nekoliko kljudnih zahtjeva s konkret-
no procijenjenim rokom iopsegom izvrSenja mjera, ali takoder is definira-
nim potpornim aktivnostima neke mjere, koje 6e brZe iuspje5nije dovesti do
proklamiranoga cilja.
Primjerice, za ostvarenje prvoga strateskoga cilja - osiguranja da
arhivska sluZba bude temeljni nacionalni informacijski servis predvidene su
sljededi zahtjevi:
a. Razvijati inadalje nacionalni arhivski informacijski sustav iubzati
konveziju obavijesnih pomagala u mreZno pretraZiv elektronieki oblik;
b. Pojadati digitalizaciju radi dostupnosti;
c. Omoguditi mreZni pristup informacijama o javnim sluZbama i doku-
mentaciji koju posjeduju, na nadin koji omogu6uje jednostavno pretraZivanje
publici koja ne razmislja u kategorijama ustanova i dokumentacije, nego
tema i predmeta;
d. Razviti i promovirati usluge za specifidna podruaja istrazivanja.
Takoder, kao potporne aktivnosti koje 6e ubzati izvrSenje mjere daljnjega
razvoja nacionalnoga arhivskoga informacUskoga sustava i ubrzati konver-
ziju obavUesnih pomagala u mreZno pretraZiv elektronidki oblik, identificirane
su sljedede potporne aktivnosti:
- definirati minimalne zahtjeve za konveziju opisnih zapisa;
- osigurati stalnu savjetodavnu i tehnidku pomo6 pri konveziji;
- izraditi planocve i terminski plan konvezije u svakom pojedinom afiivu;
- pratiti proces konvezije i osigurati kontrolu kvalitete;
- prikupiti i analizirati informacije o korisnicima sustava, njihovim iskus!
vima u koristenju i prijedlozima za poboljsanjem.
Osmisljen je, dakle, svojevrsni trorazinski strateski sustav: strateski ciljevi;
mjere koje 6e dovesti do njihova ostvarenja; potporne aKivnoti koje 6e ubrzati
izvrSenje defi niranih mjera.

b)2.
Kako je navedeno u uvodnome dijelu ovoga poglavlja, osim studije o
strategiji izradena je i studija o Strudnoj arhivsko.l sluzbi (SAS), savjetodav-
nome tijelu koje bi operativno funkcioniralo kroz radne grupe raznih tematika.
Naime, Prema prijedlogu nizozemske strane ovakvu ie sluZbu preporudljivo
organizirati prema modelu programski okupljenih ,,communities of practice",
pri demu HDA kao mati6ni arhiv treba pruZiti organizacijsku iadministra-
tivnu podr5ku. lzvedivost ovoga modela u hrvatskim prilikama potvrtlena je
dosadaSnjim uspje5nim radom radne grupe djelatnika u vanjskim sluZbama
arhiva. Stoga je na sastanku ravnatelja drZavnih arhiva 18. prosinca 2008.,
zakljudeno je da se potakne osnivanje zajednidkih radnih grupa koje 6e se
baviti pojedinim strudnim podrudjima i pitanjima od zajednidkog interesa.

175
Silvija BABIC

Zada6e strudne arhivske sluZbe grupirane su u dvije osnovne funk-


cije: strudni razvoj i usklaalivanje strudnoga rada. Funkcija ,,Stru6ni razvoj.
obuhva6a unapretlivanje metodologije i postupaka u strudnome radu, razvoj
znanja i razmjenu iskustava, struano usavr5avanje i pruZanje savjetodavne
pomoei, dok funkcija ,,Usklatlivanje strudnoga rada': obuhva6a utvrdivanje
normi u strudnome radu ipruZanje podr5ke u njihovoj ujednadenoj primjeni,
pra6enie i podrSka u ujednadavanju kvalitete pojedinih proizvoda strudnoga
rada te povezivanje strudnoga osoblja koje radi na na zajedniakim proiz-
vodima arhivske sluZbe.
Osnovne organizacUske segmente strudne savjetodavne sluZbe
dine strudne radne grupe, koje su sastavljene od uZe grupe, u pravilu 4-6
strudnjaka iz raznih arhiva, dok ostali dlanovi aktivno sudjeluju u Sirem sas-
tavu radne grupe. U rad strudne radne grupe povremeno se mogu ukljuditi
i druge osobe, ovisno o interesu, mogu6nostima ili kada je pohebno s obzi-
rom na odrecleno pitanje. Radna grupa i osobe koje se povremeno ukljuduju
u njezin rad dine ,,community of practice". Radi osiguranja kontinuiteta i
udinkovitosti rada, potrebno je osigurati da 6lanovi radne grupe mogu izdvo-
jiti potrebno vrijeme za rad u radnoj grupi, a odekuje se sljedede prosjedno
optereienje radnoga vremena:
- voditelj radne grupe - 30%
- dlanovi uZe radne grupe - 20%
- dlanovi Sire radne grupe - 10%.
HDA kao matidni arhiv pruZa organizacijsku, administrativnu i odrectene
oblike struane podr5ke, a radi pra6enja iusmjeravanja programa u cjelini,
predvida se osnivanje Vijeca Strudne arhivske slu2be, odnosno, eventualno
preuzimanje ove funkcije od strane kolegUa ravnatelja drZavnih arhiva.
Konadno su osnovane strudne radne grupe sa sljede6im podrudjima rada:
- obrada iopis arhivskog gradiva: norme, postupci i pravila u obradi i
opisu gradiva; savjetovanje u obradi i opisu pojedinih vrsta gradiva ilifondova,
priprema uputa i smjernica; pravila konvezije opisnih zapisa u elektronidki
oblik, osiguranje kvalitete i ujednadenosti objavljenih opisnih zapisa; podrSka
arhivima u planiranju konverzije; priprema radionica, razmjena iskustava i
sl.;
- digitalizacUa: osposobljavanje istru6na pomo6 u pripremi iizvedbi
projekata digitalizacije; izrada i odiavanje metodoloskih i tehni6kih smjer-
nica za digitalizaciju gradiva; informiranje o vaZnijim programima i trendo-
vima u digitalizaciji gradiva; poticanje i pomoc pri izvedbi zajednidkih pro-
jekata i poekata u suradnji s drugim ustanovama; ispitivanje moguinosti za
ukljudivanje u druge domade i medunarodne programe, pomo6 u pripremi
projektne ili natjedajne dokumentacije;
-upravljanje zajednidkom normativnom bazom pravnih i fizidkih os-
oba: odrZavanje normativne baze pravnih ifizidkih osoba u ARHiNET-u

176
Matra - proJekt Nizozemske vlade u Hrvatskoj...

(ujednadavanje i povezivanje zapisa, brisanje vi5estrukih zapisa, provjera


za objavljivanje); pomod osoblju arhiva u oblikovanju novih zapisa; priprema
radionica i drugih oblika osposobljavanja;
- korisnidka slu2ba: razvoj normi kakvo6e usluga korisnicima;
istraZivanje ciljanih korisnidkih skupina i mogu6nosti za uvoclenje novih i
unaprealenje postroje6ih usluga; izrada potpornog materUala; priprema pilot
projekata novih usluga; analiza obavijesnih pomagala s obzirom na navike
i odekivanja korisnika; poticanje programa javnih i promidZbenih aktivnosti;
podrska arhivima u organiziranju i radu sa zajednicama korisnika (,,prijatelji
arhiva" i sl); priprema radionica za osobe koje su u arhivima zaduiene za
odnose s javno56u, edukativne i sli6ne aktivnosti;
- za5tita gradiva: analiza uvjeta duvanja i stanja gradiva u arhivima,
norme, smjernice i upute za duvanje gradiva; podrska arhivima idrugim
imateljima u planiranju zastite imjera pasivne iaKivne zastite, uredenju
spremiSta isl.; podr5ka arhivima u pripremi lista prioriteta za restauriranje;
osposobljavanje za provotlenje mjera za5tite;
- upravljanje arhivskim programima: analiza organizacijskih aspekata
uspostave i upravljanja arhivskim programima, priprema uputa i smjernica;
razrada modela suradnje arhiva s drugim institucijama i zajednicama koje su
ukljudene u arhivsku djelatnost u Sirem smislu; poticanje unapredenja mod-
ela i tehnika upravljanja arhivima i arhivskim programima;
- vrednovanje i za5tita gradiva izvan arhiva: ujednadavanje pristupa
u radu arhiva sa stvarateljima i imateljima u njihovoj nadleZnosti; razvoj
metodologije vrednovanja gradiva, izrada orijentacijskih popisa s rokovima
6uvanja, ujednacavanje kriterija za utvralivanje svojstva arhivskog gradiva;
strudna podr5ka arhivima u rje5avanju pojedinih pitanja u radu sa stvaratelji-
ma i imateljima u njihovoj nadleZnosti; osposobljavanje i usavr5avanje oso-
bl.la koje u arhivima radi sa stvarateljima iimateljima; savjetovanje ipriprema
smjernica u svezi s pojedinim pitanjima zastite iupravljanja gradivom izvan
arhiva;
- upravljanje dokumentacijom: norme, postupci i primjeri dobre prakse
u upravljanju dokumentacijom; savjetodavna podrska arhivima u radu sa
stvarateljima gradiva vezano uz uredsko poslovanje i upravljanje dokument-
acijom op6enito; strudno usavrsavanje na podrudju upravljanja dokumentaci-
jom, pra6enje trendova, prijenos znanja i iskustava; podrska u razvoju alata
i usluga na podrudju upravljanja dokumentacijom

c) Pilot-projekti

U sklopu c|eloga projekta pokrenuta su i detiri tematska pilot pro-


jekta: o
vrednovanju gradiva, zastiti gradiva, digitalizaciji gradiva, te
strudnom usavr5avanju arhivskih djelatnika, u kojima je ukupno sudjelovalo

177
Silvija BABIC

detrdesetak strucnih djelatnika iz gotovo svih dr2avnih arhiva. Znaaajje ovih


projekata ponajvise u prUenosu znanja i usvajanju novih metodologija raznih
arhivistidkih postupaka, no cilj je takoder i razvijanje suradnje, te pobolj5anje
protoka informacija i jadanje komunikacijskih kanala unutar arhivske sluZbe.
Jedan od ciljeva spomenutih pilot projekata bilo je i istraZivanje moguCnosti
za >umrezavanje( strudnih resursa koji postoje u arhivskoj sluZbi te koordini-
rani rad na temama i pitanjima od interesa za sve arhivske ustanove.
c) 1.
Pilot o vrednovanju gradiva bio je zamiSljen kao prijenos znaia i
metodologije nizozemskih kolega razvijenih kroz provedbu njihova pIVOT-
projekta. Rijed je o funkcionalnoj metodi vrednovanja gradiva, osmisljen
podetkom 90-ih godina prosloga stoljeca, koji je koncentriran na procjenu
vrijednosti gradiva obzirom na funkciju, odnosno, pojedine dijelove odredene
funkcije koju gradivo dokumentira. Ovaj je projekt i u Nizozemskoj trenutadno
u fazi prestrukturiranja, odnosno, kako su se tijekom vremena iskristalizirale
odredene pote5ko6e u njegovu provoarenju, projektje doZivio odrectene izm-
jene inadopune. Svakako za hrvatsku arhivsku praksu ovakav pristup pred-
stavlja odredenu novinu, iako propisi RH o kategorizacui stvaratelja gradiva
unekoliko predestiniraju funkcijski pristup ovoj problematici. Ovaj se pilo!
projekt, kao i ostala tri uostalom, operativno bazirao na odrZavanju radionica
koje su imale zadatak iznjedriti odreden proizvod sastavljen temeljem met-
odologije i postupaka naudenih od nizozemskih kolega. Nakon uvodnoga
upoznavanja povijesti i glavnih metodoloSkih postupaka, dogovoreno je da
se za cilj odredi izrada popisa gradiva s rokovima euvanja za arhivsku funk-
ciju unutar ostalih djelatnosti (funkcija) cjelokupnoga drustva. Ova je odluka
donijeta iz nekoliko razloga: radi se o funkciji (djelatnosti) s kojom su djelat-
nici arhiva najbolje upoznati, a obzirom da je u navedenu aKivnost ukljuden
relativno malen broj sudionika (stvaratelja), uvjeti za primjenu metode bili
su gotovo su laboratorijski. Cjelokupni popis gradiva s rokovima iuvarya za
arhivsku djelatnost nije dovrsen, alije nadinjen segment dovoljanza upozna-
vanje i zomi prikaz primjene navedene metode .8
c) 2.
Pilot o zaStiti gradiva sastojao se u upoznavanju i svladavanju nizo-
zemske UPM metode mjerenja ostecenja gradiva, a pojednostavljeno, radi
se o statisti6koj metodi mjerenja o5te6enja u nekom odretlenom spremistu.
Metoda je eksperimentalno primijenjena u spremistima Hrvatskoga drZavnog
arhiva te DrZavnoga arhiva u Dubrovniku.
c) 3.
Pilot-projekt vezan uz digitalizaciju gradiva bio je usmjeren na dva
osnovna cilja: izrade prirudnika/uputstva za provedbu digitalizacije, te izra-
du neke zamiSljene zbirke digitalnoga gradiva. Prvi je cilj ostvaren na nadin
da se preveo nizozemski prirudnik o dlgitalizaciji, u kojega su uklopljene

I Vidiprilog 1.

178
Matra - projekt Nizozemske vlade u Hrvatskoj...

odrealene postavke hrvatskoga nacionalnoga programa digitalizacije kul-


turne baStine. Drugi je cilj ostvaren tek djelomidno, odnosno, postavljen je u
svojim temeljnim postavkama, a rijed je o virtualnoj tematskoj zbirci koja se
tide gradiva vezanoga uz bitku kod Siska (1593).
c) 4.
CijeloZivotno obrazovanje kao predmet jednoga od pilot-pro-
jekta svakako je bio jedan od ve6ih izazova, budu6i ovaj oblik strudnoga
usavr5avanja tek uzima maha u svakodnevnome funkcioniranju hrvatske
stru6ne arhivske (operativne) i arhivistidke (teoretsko-znanstvene) prakse.
Ova primjedba napose vrijedi ukoliko se usredoto6imo na suvremeno
cijeloZivotno obrazovanje koje se uglavnom upraznjava i postize uporabom
digitalnoga okruZenja. Ovaj je pilot upravo i predoaio jedan takav model funk-
cioniranja obrazovanja/usavrsavanja kroz koristenje odgovaraju6e kreirano-
ga softwera pod nazivom Moodle.s Uprilidena radionica obuhvatila je dva
modula: jedan za temeljnu pripremu djelatnika za rcd u arhivima, a druga
za ttEno obrazovanje ve6 iskusnoga arhivskoga osoblja. Ovisno o kontek-
stu, arhivsko osoblje u tom sustavu dobiva razli6ite uloge: uditelja, mentora,
trenera, moderatora, ili pak udenika. Osnovni je motiv ove aktivnosti da se
postigne tkz 'learning environment", odnosno, obrazovno okruzenje, u ko-
jemu 6e svi biti u stanju sudjelovati u procesu udenja itrajnoga obrazovanja,
Sto ukliuduje i tedajeve ali i 'azne druge aktivnosti povezane s obrazovan-
jem.

ZakljuEak

Program MATM je bilateralni pretpristupni program tehnidke pomodi


Nizozemske vlade za pretpristupnu pomo6, za europsku suradnju i pru2anje
i
potpore institucionalnim projektima u cilju usvajanja primjene pravne
zaostavstine EU, isklju.ivo u smislu tehnidke pomo6i. Na tom planu, Nizo-
zemska je odobrila dva projekta, jedan od njih je projekat Administrativna i
upravna reforma hrvatske arhivske sluZbe. Ovaj projekat se odvijao u neko-
liko zasebnih segmenata, podueljenih u tri glavna podrudja: zakonodavno,
institucionalno i strudno jadanje arhivske sluZbe i pilot projekti najznadajnijih
podrudja arhivske sluZbe.
Projekt je realizovan u periodu 2007.-2009. godina, a njegova svrha
je bila podrZati Ministarstvo kulture iarhivsku sluZbu u Republici Hrvatskoj
u osiguranju primjerenosti ustroja i odvijanja djelatnosti arhivske sluZbe u
cjelini, usvajanju iprimjeni politika ipreporuka Evropske unije, te u krajnjoj
liniji postizanju kompetencija za suradnju i udestvovanje u evropskim progra-
mima i projektima.

9 wwwmoodle.oro

179
Silvija BABIC

Summary

MATM Program is the bilateral pre-access technical assistance pro-


gram of the Dutch government for pre-access aid for European collaboration
and institutional support projects whose goal is the adoption and application
of the legal legacy of the EU, only in terms of technical assistance. At this
level, the Netherlands has approved two projects, one of them is a project
of Administrative and management reform of Croatian archival service. This
project took place in several distinct segments, divided into three main areas:
legislative, institutional strengthening and professional archival services and
pilot projects are the most important areas of archival services.
The project was implemented in the period between 2007.-2009, and
its purpose was to support the Ministry of Culture and archival services in the
Republic of Croatia to ensure the adequacy of the structure and operation of
business records service as a whole, adoption and implementation of poli-
cies and recommendations of the European Union, and ultimately achieving
the competencies for collaboration and participation in European programs
and projects.

180
Joka FILIPOVIC
Univezitetsko-klinidki centar Tuzla

ZNAEAJ SREDENOSTI REGTSTRATURNE GRADE


U JZU UKC TUZLAZA USPiESNO POSLOVANJE

Abstrakt: Jednu od najznaiajnijih i najobimnijih registatura, odnosno


stvaralaca registraturne grade u nadleZnosti Arhiva TK jeste JZU UKC Tuzla.
U rstq se poklanja velika painja problematici kancelaijskoga i arhivskoga
poslovanja, gdje je ova oblast uredena u skladu sa zakonskim propisima.
Poseban znaeaj posve6en je ostuarivanju ljudskih i gradanskih prava, Sto
se ogleda u znaeaju sredenosti registraturne grade (medicinska i ostala do'
kumentacija) koja nastaje u radu Ustanove, kao ioblasti saradnje sa koris-
nicima.
Zato je neophodno bilo stvoriti ureden sistem, ito je podrazumiievalo
sredivanje arhivske grade, te uredenje sistema kancelaijskoga poslovania, a
da bi se odgovorilo svim zahtjevima koisnika. Ustrojstvom SluZbe za kancel-
arijsko i arhivsko poslovanje unutar Ustanove ureden je sistem pra1enia i
upravljanja informacijama, koji je jako znaiajan kod koriitenia istih. Danas ie
registratuma grada Ustanove proplsno sredena I stvaralac provodi Zakonom
predvidene mjere evidentiranja, zastite i rukovania istom. Rezultati na tom
planu su jasno vidljivi, jer su sfuorcni propisni uslovi za smieitai grade, na
iemu je sfuaralac najozbiljnije piSao ovom problemu.

KljuEne rijeai: metodologija ka ncelarijskoga i arhivskoga poslovan-


ja, konvencionalna grada, arhivska grada, registratuma grada, medicinska
dokumentacija, bezvrijedni registraturski mateijal, izluiivanje, odabiranie
arhivske grade, ostvarivanje prava na pistup informacijama, postupak pris-
tupa i nformacij ama, kontrola.

Uvod

Univezitetsko-klini6ki centarTuzla predstavlja jednu od najznadajnijih


ustanova u sistemu zdravstvene za5tite u Bosni i Hercegovini. Za praktidno
sve oblasti medicine to je referentna Ustanova i mjesto gdje se sva kom-
plikovana oboljenja i stanja zbrinjavaju koja ne mogu u drugim ustanovama
biti uspje5no rUeSena. Osim toga, Univezitetsko-klinidki centar predstavlja u
svim oblastima djelovanja osnovnu bazu Medicinskog fakulteta u Tuzli.
To je jedna od najve6ih i najznadajnijih registratura na podrudju
nadleZnosti Arhiva TK. Ukupna kolidina registraturne graale iz godine u
godinu se poveeava, tako da je u 2009. godini dostigla oko 3.800 metara
duZnih.

181
Joka FILIPOVIC

Granidne godine registraturne gratle su 1951.-2009. godine. Danas


Ustanova upo5ljava oko 2.500 zaposlenika i predstavlja veliki i savremeni
centar zdravstva koji je sposoban da sa svojim strudnim kadrom i savre-
menom opremom i svim drugim raspolozivim kapacitetima pruZi sve vidove
zdravsfuene zastite kojima je najpohebnije. Govoriti o zdravstvu na ovim
prostorima Bosne i Hercegovine ne mo2emo, a da ne ka2emo da Klinidki
centar u Tuzli i Medicinski fakultet Univerziteta u Tuzli predstavljaju krunu
danaSnjeg razvojnog procesa idobre zdravstvene osnove na kojoj ie mogu
projektovati planovi i programi za sve vidove daljeg napretka.

Organizacija Ustanove

Osnovna djelatnost Ustanove je pru2anje zdravstvene zaitite koja


. od posebnoga
je dru5tvenoga interesa i provodi se u skladu sa Ustavom i
Zakonom. Zdravstvenu zastitu u okviru Ustanove pruzaju zdravstveni rad-
nici i zdravstveni saradnici primjenom savremenih medicinskih postupaka
itehnologija i pradenja dostignuca u razvoju medicinske nauke. brgan up-
rilvljgnja Ustanovom je Upravni odbor, a organ rukovoclenja Ustanovom je
Direktol koji predstavlja i zastupa Ustanovu.
U Ustanovi se obavljaju najslozeniji oblici zdravstvene zastite iz
specijalistidkih djelatnosti, izv6d-i nasiava u 6kladu sa nastavnim planovima
i programima fakulteta i Skola zdravstvenog usmjerenja, odnosno brganizuje
dodiplomska i postdiplomska nastava za iste, te-provbdi naudno-istEZivadki
rad z?_
ljglatnosti, zbog kojih je osnovana u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj
zaStitit i Zakonom o preuzimanju prava osnivada nad JZU UKC Tuzla.2
Ustanova u svom sastavu ima organizacione jedinice.
Za obavljanje medicinskih poslova Ustanova ima oiganizacione jedinice, i
to dva Centra, devetnaest (19) klinika, dvije (2) poliktinike, dva (2j zavoda i
bolnidku apoteku.
Klinikama, odnosno organizacionim jedinicama rukovode direktori.
Za obavljanje zajednidkih medicinskih i nemedicinskih poslova, odnosno
strudnih i administrativnih poslova, Ustanova ima organizacione jedinice, i to
Sest (6) Sektora i pet (5) Sluzbi. Sektorima rukovode Direktori, b Stuzbama
rukovode Rukovodioci slu2bi.

Ustrojstvo kancelaruskoga i arhivskoga poslovanja u JZU UKC Tuzla

U skladu sa Zakonom o zdravstuenoj zaStiti JZU UKC Tuzla obavlja


svoju osnovnu djelatnost zastupljenu uglavnom kroz sve vidove zdravstveie
zaStite, na svojim klinikama, poliklinikama, zavodima u saradnji sa Medicinskim
fakultetom Univeziteta u Tuzli. Dono5enjem novog Statuta3 , J okviru Ustanove
ustrojena je Slu2ba za kancelarijsko i arhivsko poslovanje. prema unutra5njoj
organizaciji i sistematizaciji predviclena su u slu2bi 72 zaposlenika.

,Sluzbene novine FBitl , bt. 29197 .


"Sluzbene
novine TK', bt. 9197, 1 198. i 6102.
Statutje donesen 0.03.2009. godine, pod brojem O2t.t-37 -1BlO9.

182
Znadaj sret enosti registraturne grade...

U okviru Slu2be postoji prijem i otprema poSte, evidencija dokument-


acije - ekspedit, arhivski poslovi i poslovi izvrSioca na medicihskoj dokumen-
taciji.
U ekspeditu se vr5i prijem, evidencija dokumentacije i dostavljanje
akata u rad. Osnovna evidencija dokumentacije vr5i se kroz knjigu opeeg
djelovodnog protokola. Kao pomo6ne evidencije dokumentacije, vode se
interne dostavne knjige za svaku organizacionu jedinicu posebno, preko
dostavljada - kurira. U okviru klinika, poliklinika, pruemnih ambulanti, na
odjeljenjima, laboratorijama, bolnidkim apotekama vode se knjige - djelo-
vodni protokoli za medicinsku dokumentaciju.
Od ostalih pomodnih evidencija dokumentacije vode se dostaVne
knjige za poStu, knjige sluZbenih naloga za sluZbena lica isluZbena vozila.
Na osnovu organizacione strukture - Seme Ustanove, odrealene su klasifi-
kacijske oznake i iste su ugradene u normativnim aktima (Pravilnik o kancel-
arijskom iarhivskom poslovanju4 , Lista kategorija registraturne gratle sa
rokovima duvanja5 ) donesenim 2004. godine, kada je vrseno usklatlivanje
i dopuna istih, a za diju primjenu ima potrebna saglasnost od Arhiva TK-a.
U okviru ove SluZbe obavljaju se arhivski poslovi, sa predvidenim brojem
izvr5ilaca Sest (6), ito dva (2) izvrSioca sa VSS i eetiri (4) sa SSS.
Obezbijectena je i zgrada gdje se duva dokumentacija Ustanove. Za
op6u evidenciju dokumentacije vode se arhivske knjige, dUi se prepis re-
dovno dostavlja Arhivu TK.
Posebno se vodi arhivska knjiga za centralnu arhivu, dok su uvedene
arhivske knjige iza svaku organizacionu jedinicu. U okviru klinika, poliklinika
zaduZena su lica - uposlenici (voditelji medicinske dokumentacije), koji vode
brigu, rukuju sa dokumentacUom koja nastaje u radu odredene klinike' po-
liklinike ikoja se nalazi iduva u arhivu iste. Dokumentacija koja nastaje u
radu klinika, poliklinika, zavoda, sektora, a po isteku njene operativnosti, ug-
lavnom se putem utvralene procedure i postupka predaje u centralnu arhivu
Ustanove.

Procedura sredivanja registraturne grade

Govoriti o znadaju registraturne graale nije mogude i svo.istveno, a


ne osvrnuti se na sredenost iste,.ier ako ta gracla nije sredena onda nije
mogu6e njeno stavl.lanje u funkciju. Skoro je dobiven novi prostor u kome
je smje5tena medicinska idruga dokumentacija Ustanove, Sto jo5 vi5e
omogucava preglednost i sreclenost gratle. Velikim brojem informacija i do-
kumenata koji se koriste za zadovollavarye razli6itih potreba kako u okviru

novine FBilf , *. 20198.


"Sluibene
Arhiv TK daoje Saglasnost na Listu kategorija registratu.ne grade sa rokovima auvanja, dana
26.'10.20M. godine, pod brojem 1-656-'1/09.

183
Joka FILIPOV|C
zdravstvene djelatnosti, tako i van nje pra6en je svakodnevni
rad u oblasti
zdavstva. lzuzetno zna1dne podatke kako o po.ledincima,
tako io druStvu u
cjerini, sadrzi brojna dokumentacija. Broj najraziiditilirr
informacua i dokume-
nata raste razvojem medicinske nauke. Ubrzano
fove6anje iniormacija ne
znaii da one mogu biti blagovremeno iskoriStene ivalano upotrijebljene
na
cjelishodan nadin i u dovoljnom obimu. Sve obimnUa ,"Oiainrt,
dokumen_
tacija zahtjeva i ogroman prostor da bi se prevaziiao oteZan pristup
infor_
mac[ama koje su mnogo bitne i-korisne za pojedince i dru5tvo
u cjelini.
Sredenost arhivske grade ima veliki inadaj ,"toOotogiji,
oga poslovanja u JZU UKC Tuzla.- Odlaganjem registraiurstog";naterijala,
arhivsk_
arhivske gratre po uturcrenom krasifikacio"nom sisteii,
ustanove u arhivski
depo poslije prve faze - kancelarijskog, po.f oran;r,
n"Jtaje druga faza u
struinom odrZavanju ineposrednoj zaltiti' i rukovanyr, inr.i*
poslovanje. Osnovni poslovi u ovq'fazi rada se arhivsko
su:
- evidentiranje registraturskog materijala i arhivske gratte propisanu
u
za to evidenciju;
- bezbjedno duvanje irukovanje arhivom;
- .
odabiranje arhivske grade, izludivanje bezvnjednog registraturskog
materijala u skladu sa listom.kategorija regisiraturskog
;alenjala;
- predaja arhivske grade nadleinom-arhivu.

. JZU UKC Tuzla, kao stvaralac i imalac arhivske gratte


skog materijala vodi arhivsku knjigu kao opii inventami
i registratur-
prtgfeO clef6fupnog
registraturskog materijala iarhivs-ke grroe naitrtdr'iJji
njenim klinikama, porikrinikama, zavodima, set<tori"ma. -iistita
ustanore, t;. na
arhivske grade.i registraturskog materijala u posieOu
i sredenost
Uitaiove _ do predaje
nadle2nom Arhivu je veoma bitno, strudno,
ir"ino op"rrtivno pitjnje. -,-
lz zn.aeaja arhivske grad.e.za historiju"iii f rfirrr, iJi, nauku, proizilazi
robaveza njene adekvatne zaStite, sredenosti. Svi
ainivsk propisi u Bosni i
eosne i nercesovid irJo],
l|T.:n""^rlrt
Kao-Jeono.od : l9{1ra9ili
najznadajnijih pitanja arhivske djerainosti.
rrnirske srade
=riiiirZastita
graale. i registraturskog materijala
arh'ivske
posjedu Ustlnore ;e pravno regulisana
.u
odredbama Zakona o arhivskoj djeiatnbsti TXu a poG6no
,
ganizovaniu i nadinu vrsenia ar-hivskih po"tor. piJirni,iiiicima Uredbe o or-
,' Federacile
propisi obavezuj;r;J;;;;;'r,hivske
ll::.:^l T,r..:"^nlrll",:l,orl
regrsrraturst(og materuala da iste duvaju u sredenom srade i
i bezbjednom-itinju
sve do predaje nadle2nom Arhivu.
Prvi uslov uspjesne zastite je_ dovotlenje arhivske grade
.
skog materijala u sredeno stanje.' Odabiranj6 ,rnir.f," jr"oe
i registratur_
i izludivanje
f1r]1."j."_.9 fsistrarurskog maieri;ata nataZ'e potretu'irEJ"norti iste, kako
Dr se oval proces odvijao uspjesno i kvalitetno,
odabiranje i izludivanje se vrsi
samo iz sredenog registraturskog materijala toji;e upiiln
u arhivst<'u tn;itu.
d---38 * a *-, in e TK. bt. 1 s t 2ooo.
t "
,,Slurbene novine FBit-l. bt.12lO3

184
Znadaj sredenosti registraturne grade...

lsto se vrsi redovno, svake kalendarske godine. lzluCivanje bezvrijednog reg-


istraturskog materUala se ne vrSi iz registraturnog materijala koji je nastao u
periodu 1941.-1945. godine i u periodu 1992.-1995. godine. tztudivanje reg-
istraturskog materijala vr5i se samo na osnovu Liste kategorija registratur-
skog materijala sa rokovima duvanja koja predstavlja poseban normativni akt
Ustanove, pored Pravilnika o kancelarijskom i arhivskom poslovanju.
i
Predaja cjelovitoga, dobro oduvanog registraturski sretlenog
arhivskog materijala krajnji je cilj arhivskoga poslovanja Ustanove, ali i vrlo
va2an dogatlaj za Arhiv koji je nad svim tim poslovima, du2i vremenski pe-
riod vodio stalnu brigu. Svakako da iova pitanja imaju svoje zakonsko ute-
meljenje ine odvijaju se sludajno isporadidno, ve6 planski iorganizovano.
Tako smo zahvaljujuii sreclenosti arhivske gracle, popisane po vrstama, go-
dinama nastanka i kolidini u 2008. i 2009. godini predali nadleZnom Arhivu
oko 130 metara du2nih. Pripremljeno je i sredeno da se preda joS oko 50
metara duznih arhivske grade. Arhivska gracla koju smo predali odnosi se na
historUe bolesti Ustanove. Predajom arhivske graale nadleznom Arhivu oslo-
bodili smo dobar dio prostora, tako da bismo mogli primati arhivsku gradu sa
klinika u centralnu arhivu.

Sredenost registraturne grade u funkciji njenog koriStenja

Na znadaj sredenosti arhivske grade svakako da veliku ulogu imaju


zakonski propisi inormativni akti koji se u cijelosti primjenjuju, interne proce-
dure JZU UKC Tuzla o kori5tenju registraturne grade, i to:
- procedura za ,,Arhiviranje historija bolesti i knjiga protokola";
- procedura za
"lzdavarye,
povral i prenos medicinske dokumentacije
unutar Ustanove";
- procedura za,,Rjesavanje zahtjeva flzidkih i pravnih lica za izdavanje
medicinske i druge dokumentacUe".
Procedurom ,,lzdavarye, povrat i prenos medicinske dokumentacije
unutar Ustanove" regulisano je koriStenje dokumentacije:
- zaposlenicima Ustanove za potrebe naudno-istraziva6kog rada;
- ovlaStenim zaposlenicima za potrebe vodenja postupaka
predvialenih Zakonom, opstim aktima Ustanove ivazecim procedura-
ma Ustanove (npr. ispitivanje po Zalbama pacUenta, postupka vezanog za
provotlenje radne obaveze, ispitivanja incidentnih situacija i sl.).
Sva medicinska dokumentacija navedenim zaposlenicima izdaje se putem
reversa.
Primjena procedure za ,,Rje5avanje zah\eva fizidkih i pravnih lica za
izdavanje medicinske i druge dokumentacije" koristi se za potrebe fizidkih i
pravnih lica, a u skladu sa Zakonom o slobodi pristupa informacijama. Evi-
dentno je da je iskazan sve ve6i interes za koristenjem arhivske gracle UKC-

185
Joka FILIPOVIC
a Tuzla, kako od strane fizidkih, tako iod strane pravnih lica. lnformacije se
traZe za brojne potrebe, a kako bi isti ostvarili svoja gradanska prava koja
su im zagarantovana medunarodnim i nacionalnim zakonodavstvom. Koliki
je znaeq sretlenosti registraturne $ade za uspje5nu poslovnost govore i
podaci rijesenosti zahtjeva fizidkih i pravnih lica izraZeni u slijede6oj tabeli.

Tabela 1. (broj zahtjeva fiziikih ipravnih lica za period 2004.-2008. godine)


Rb. Godina Fizidka lica Pravna lica Ukupno
1. 2004. 274 zahtleva 226 zahlleva 500 zahtieva
2. 2005. 420 zahlleva 343 zahlleva 763 zahttreva
3. 2006. 520 zahlleva 580 zahtjeva 1 .100 zahtjeva
4. 2007. 600 zahtjeva 850 zahtjeva 1 .450 zahtjeva
5. 2008. 700 zahtjeva 1 .020 zahtleva 1 .720 zahtleva
Svega 2004.-2008. 2.514 zah\eva 3.019 zahtjeva 5.533 zahtjeva

lz podataka u tabeli moZe se vidjeti da se broj zahtjeva znatno


pove6avao iz godine u godinu iz razloga 5to su se SluZbe za boraako-invalid-
sku zaStitu na Tuzlanskom kantonu obra6ale sa zahtjevima za potrebne infor-
macije, a u svrhu ostvarivanja prava ratnih vojnih invalida. Upravo, sredenost
registraturne grade, utjecala je na procenat pozitivno rijesenih zahtjeva koji
iznosi oko 90 o/o, a samo 10 % je nerijesenih zahtjeva, dime moZemo biti
zadovoljni.
Tome je doprinijelo stvaranje validne baze podataka, Sto podrazu-
mijeva sretlivanje arhivske grade i registraturskog mater|ala, rjesenost ad-
ekvatnoga prostora za smje5taj iste, te uredenje sistema kancelarijskoga i
arhivskoga poslovanja unutar Ustanove. Poseban doprinos na ovom polju
djelovanja ima sistem pra6enja i upravljanja informacijama koji je jako bitan
kod kori5tenja istih. Takav sistem je uspostavljen u UKC-u Tuzla i predstav-
lja znadajan segment cjelokupnoga poslovanja ove za drustvo i zajednicu
vazne Ustanove.

Zakllui,ak

Kancelarijsko i arhivsko poslovanje jedinstveno i jednoobrazno je or-


ganizovano na nivou UKC-a Tuzla. U JZU UKC Tuzla ustrojena je Sluzba za
kancelarijsko i arhivsko poslovanje i rijeSenost kadrova unutar SluZbe da bi
se u najve6oj mogu6oj mjeri moglo udovoljiti potrebama za kori56enje infor-
macija. VaZno je napomenuti da se u Ustanovi u cijelosti sprovode odredbe
Zakona o arhivskoj djelatnosti, Zakona o slobodi pristupa informacijama,
Uredba o kancelarijskom poslovanje, te podzakonski akti i procedure done-
sene unutar Ustanove.

186
Znataj sredenosti registraturne graale...
Za uspje5no koriS6enje informacija neophodnoje bilo stvoriti odredene
pretpostavke, koje se prvenstveno ogledaju u uredenosti kancelarijskoga i
arhivskoga poslovanja, da bi se omogudio pristup informacijama fizidkim,
pravnim licima i zaposlenicima Ustanove. U skladu s tim, u potpunosti su u
JZU UKC Tuzla ispo5tovane i provedene obaveze koje proizilaze iz odre-
daba arhivskog zakonodavstva.
Koliki je znadaj arhivske graale Ustanove u ostvarivanju ljudskih i
gradanskih prava, najbolje se vidi kroz podatak o broju podnesenih zahtjeva
i procentu pozitivno rijesenih istih. Upravo ti podaci govore u kolikoj mjeri
je omogu6en pristup informacijama, odnosno koliko se po5tuju i provode
odredbe Zakona o slobodi pristupa informacijama 8, te odredbe drugih pro-
pisa koji ureduju ovu oblast.
Takoder, visok procenat rUeSenih zahtjeva govori o sredenosti arhivske
grade, sto je i najbitnije, i rijesenosti adekvatnog prostora za njen smjestaj.
Kako bi se sveo na najmanju mogucu mjeru procenat nerije5enih zahtje-
va, moraju biti ostvareni rezultati na ovom polju kao podsticaj za budu6e
djelovanje.
Oiito da medicinska dokumentacija dobiva sve vise na funkciji u pro-
cesu ostvarivanja gradanskih prava i njen stepen sretlenosti je u ovom seg-
mentu dosao do izraiaja. JZU UKC Tuzla je postala znadaian informacuski
cenlar, ne samo u ostvarivanju prava za zdravstvenu zaStitu nego ipruZanja
informacija pravnim, fiziekim licima i zaposlenicima Ustanove za brojne dru-
ge potrebe. Kako bi Ustanova mogla uspjeino da ostvaruje svoju funkciju,
te opravda ulogu koju ima u druStuu, ispunila je obavezu, te kancelarUskom
i arhivskom poslovanju posvetila ozbiljnu pa2nju pra6enja kako medicinskih
tako iarhivskih savremenih tokova. Samo tako se moZe posti6i Zeljeni cilj, a
to.ie potpuna zastita i sretlenost medicinske i druge dokumentacije koja je
valna, ne samo za razvoj i potrebe medicine kao vodede nauke u svijetu,
veeidrustvaucjelini.
Na kraju, kako bi korisdenje arhivske grade bilo potpunije, svrsishod-
nUe, temeljitije, neophodno bi bilo uci u proces informatizacije istvaran.ia
elektronske baze podataka u skladu sa utvralenim standardima i normama
iz ove oblasti. RijeSeni smo upravo ovom segmentu u budu6nosti posvetiti
posebnu paznju.

Summary

Office and archive business is unique and uniformly organized at the


level of a UKC Tuzla. ln JZU UKC Tuzla a service is organized and named
the Office of stationery and archive management so that the resolution of
personnel within the Service can be managed to the greatest extent possible
I ,Sluzbene novine FBiH', br 32y01.

187
Joka FILIPOVIC

and so it can meet the needs for the use of information. lt is important to note
that the institution fully implemented provisions of the Law on archival activi-
ties, the Law on Freedom of Access to lnformation Act,e Regulation of office
business, and the bylaws and procedures adopted within the lnstitutes.
To successfully use the information it was necessary to create certain
conditions, which are primarily reflected in the tidiness of offlce and archival
operations in order to enable access to information to physical, legal per-
sons and staff facilities. Accordingly, in the JZU UKC Tuzla have been imple-
mented and carried out the obligations that derive from the provisions of the
archival legislation.
What is the significance of the archive facilities in the realization of
human and civil rights, is best seen through the data on the number of sub_
mitted requests, and a positive percentage of solved ones. precisely these
data speak to what extent is access to information possible, and how much
respect and implementing the provisions of the Freedom of Access to lnfor-
mation Act and other provisions of the regulations is governing this area.
Also, a high percentage of solved reguests speaks of archival material and
its shape which is the very importnant. As well as suitable premises for its
accommodation. ln order to get maximum efficiency for percentage of pend-
ing requests results on this field must be gained as an incentive for future
action.
It is obvious that medical documentation gets more and more functions in
the process of achieving civil rights, and its degree of preservation in where
this segment came up. JZU UKC Tuzla has become an important informa-
tion center, not only in the realization of rights for health care but also for
providing legal information for physical persons and employees of facilities
for many other purposes.
ln order to successfully realize its function and justify the role that
has in society, the lnstitution fulfilled its obligations and devoted serious at-
tention to registry and archival material in area of the medical monitoring as
well as modern archival actualities. Only in this way the desired goal can be
achieved, and it is complete protection and preservation of medical and other
documentation that is important, not only for development and the needs of
medicine as a leading science in the world, but also society as a whole.
Finally, in order to make the use of archival materials complete, ef-
ficient and thorough, it would be neccasarry to enter into the process of
computerization and the creation of electronic database in accordance with
established standards and norms in this field. We are resolved to devote
special attention to this segment in the future.

9 ,,Sluzbene novine FBiH.. br.32101

188
Mirjana GULIe
Dr2avnl arhiv u Zagrebu

SWARATELJI I PROBLEMATIKA OBLIKOVANJA FONDOVA


PRAVOSUDA U RAZDOBLJU OD 1945. - 1970. GODINE

Abstrakt: Cilj je ovog teksta na pimjeru fondova pravosuda pohran-


jenih u DAZG- u klasifikacijske skupine 851 ukazati na stvaratelje koji su
djelovali u razdoblju od 1945. do 1970. na podruiju grada Zagreba i na pi-
tanja koja su se javljala prigodom oblikovanja fondova budu1i da je to razdo-
blje protkano brojnim promjenama koje su se odrazile i na uiestale promjene
broja pruostupanjskih redovnih sudova, odnosno njihovo osnivanje, ukidanje
i ponovno osnivanje.
Uz standardne metode pi oblikovanju i obradi arhivskoga gradiva
fondova pravosuda, u praksi su pimjenjena iodredena odstupanja za iiju
opravdanost su iznijeti argumenti.

Kljudne rrleEi: arhivsko gradivo, fondovi pravosuda, stvaratelji, teri-


tor|alna nadleznost, oblikovanje fondova, diskontinuitet.

Uvod

Za stvaratelje koji su djelovali u razdoblju od 1945. do 1970. godine


na podrudju nadleZnosti DMG-a, poglavito grada Zagreba, navest 6emo
promjene ustroja redovnih prvostupanjskih sudova.
U gradu Zagrebu pet puta se mijenjao broj redovnih prvostupanjskih
sudova. Osnovan je najprije jedan koji je djelovao 1 945. i 1946., a onda tri
do 1953. godine. Od 1953. do 1955. djelovao je jedan sud, a od 1956. do
1959. dva suda; od '1959. do 1970. tri suda. Sva tri su ukinuta 1970. kad
je osnovan jedan sud. Za podrudje kotara Zagreb djelovao je deset godina
jedan sud, od 1945. do 1955. godine. Glede naziva sudova, dvije su glavne
odrednice; od 1945. do 1963. nazivali su se kotarski, a od 1963. opdinski
sudovi, uz Sest promjena akibucija. Sukladno teritorijalnom ustroju grada
Zaweba teritorijalna nadleZnost se protezala na rajone do 1952., a poslije
na op6ine. Kotarski sud za kotar Zagreb cijelo vrijeme postojanja pokrivao je
upravno{eritorUalnu jedinicu kotar Zagreb. ViSa instanca za kotarske, odnos-
1 Prema hrvatskoj nacionalnoj arhivistidkoj klasifikaciji, fondovi i zbirke u Driavnom arhivu u Zagrebu
grupiranj su u skupine, odnosno klase od Ado L: A. Uprava ijavne sluzbe, B. pravosude, C. Vojne
postrojbe, ustanove iorganizacije, O. Odgoj iobrazovanje, E. Kultura, znanost i informiranje, F.
Zdravstvo i socijalne ustanove, G. Gospodarstvo i bankarstuo, H. Politiake stranke. drustveno-
polileke organizacije isindikati, l. Druatva, udruge, udruienja, K. Vlastetinski, obitetjski iosobni
fondovi, L. Zbirke izvornoga arhivskoga gradiva.
B.'1. Pravosude do 1848., 8.2. Pravosuale od 1848.-1918., B.3. pravosude od 19,t8.-1941., B.4.
Pravosuale od 1941..1945., 8.5, Pravosuate od 1945.-,1990.

189
Miriana GULIC

no opeinske sudove na podrudju grada Zagreba bio je OkruZni narodni sud


za grad Zagreb, a Kotarskom sudu za kotar Zagreb Okru2ni sud za okrug
Zagreb do 1949. godine. Za sve kotarske sudove s podrudja grada i kotara
od druge polovice 1949. visa instanca bio je novoustrojeni Okru2ni sud u
Zagrebu. Zakon o uredenju narodnih sudova iz kolovoza 1945. ozakonio je
uspostavljene sudove, a ujedno odredio nadleZnost i temeljnu organizaciju.
U opisanom razdoblju devet je puta dopunjavan imijenjan, s manjim promje-
nama '1948. i 1954. godinu.'?

Stvaratelji

U arhivskoj teoriji i praksi uspostavljeni su kriteriji3 glede utvralivanja


stvaratelja arhivskoga gradiva. Pri tome je jasno da se oni odnose i na stva-
ratelje pravosutla, ali smo ovom prigodom Zeljeli iznijeti iskustva iz arhivske
prakse glede odreclenih posebnosti, gotovo iznimnih sludajeva za stvaratelje
s podrudja grada Zagreba.
Jasno je da ustroj stvaratelja pravosuda proizlazi iz zakona. l)z
istraZivanje zakonodavne regulative glede ustroja i djelovanja pojedinih stva-
ratelja, bilo je potrebno prouditi i strudnu literaturu o stvaratelju, a budu6i je
nije bilo, bila je nuZna i analiza arhivskoga gradiva i dopunskih izvora.
Kao Sto je poznato, bitne odrednice za poznavanje stvaratelja su us-
troj suda, njegov polo2aj unutar hijerarh|e, stvarna iteritorijalna nadleZnost i
promjene s tim u svezi proizaSle iz zakona, odnosno uredbi, sluzbeni naziv,
te sve promjene naziva suda.
Slijedom re6enog zapodelo je sustavno istra2ivanje stvaratelja, a s
obzirom na konstatirane udestale promjene b@a istorodnih sudova na pros-
toru grada Zagreba, trebalo je zauzeti stru6no opravdan stav iskljudivo glede
utvrdivanja broja stvaratelja s obzirom na prekide.
Primjenjeni su metodoloSki postupci sukladno usvojenim kriterijima.
Utvrcleni su podaci o osnivanju, ukidanju sudova, promjeni naziva, mjesta
u pravosudnoj hijerarhiji i teritor|alnoj nadleZnosti, nakon dega je zapodela
sustavna komparativna analiza zakona radi utvrdivanja stvarne nadleznosti
za pojedine grane sudovanja, te unutarnje organizacijske strukture s ciljem
uoiavanja eventualnih promjena radi donosenja odluke o broju stvaratelja.
Kako je zakonom odreclena stvarna nadleZnost op6inskih sudbva
za graclanske parnidne, vanparnidne i izvrSne predmete, zatim kaznene i
zeml.ji5no-knjiZne, a Sudskim poslovnikoma osnove ustroja i poslovanje, u
njima nije bilo problema i5ditati ih u sluZbenim glasilima. Metlutim, kakva
6e biti unutarnja organizacijska struktura pojedinog suda, a time ipisarnice,
moglo se istraZiti iz arhivskoga gradiva i dopunskih izvora. Sukladno zakonu

[,4irr""" Grrl,q U$roj i nadle:nost kotarskih/opdinskjh sudova grada/kotara Zagrcb 1g45.-1g7r..,


- Arhivski vjesnik, Zagreb, 2008.
3 Podacio utemeljenju, razvoju, funkcijama, djelokrugu i prestanku rada, polotaju stvaratelja unutiar
hijerarhije. Navesti sluzbeni naziv te sve promjene naziva s v.emenom njjhovoga trajanja. Navesti
teritorijalnu istvamu nadleznost stvaratelja, kao i promjene s tim u svezi.
4 Sudski poslovnik, 1960. NN, 1O/1960.

190
Stvaratelji i problematika oblikovanaj fondova...

predsiednik suda donosio je Pravilnik o unutarnjem redu, a uz Pravilnik, od


velike koristi bile bi iokruZnice, upute iprimjedbe Ministarstua pravosuda
idrugih tijela sudske uprave koje nisu objavljene u sluZbenim glasilima, a
upisuju se u upisnik Su vremenskim slijedom primanja. Medutim, od preuze-
toga gradiva, serija koja se odnosi na sudsku upravu izrazito je fragmentarno
saduvana Sto je uveliko ote2avalo istraZivanje.s Radi utvrtlivanja podataka
za pojedine stvaratelje preostao je sustavan, naknadni uvid u samo arhivsko
gradivo i ustroj cjelina, odnosno postoje6i red s naznadenim registraturnim
oznakama za svaku vrstu predmeta.
Osim toga, s obzirom na obim poslova, glede unutra5nje organizaci-
je, trebalo je uturditi jesu li osnivani odjeli i koliko ih je bilo, a isto tako i pisar-
ntce.
Naime, poznato je da sudovi osnivaju odjele prema granama sudo-
vanja.Ako su ispunjeni uvjetiza osnivanje vi5e odjela u okviru pojedine grane
sudovanja, osnivaju se prema vrstama pravnih stvari. lsto tako, u sudovima
s ve6im opsegom poslova, sudska pisarnica moZe imati vi5e ustrojstvenih
jedinica (prijamna, kaznena, istra2na, parnidna, izvanparnidna, ostavinska,
ovrSna itd.). Stoga je bilo nuZno istraZiti podatke o sustavu uredskog po-
slovanja, od toga da li su votleni jedinstveni urudZbeni zapisnici za svaku
vrstu sudovanja ili su unutar pojedine organizacijske jedinice (gradanske,
kaznene) votleni zasebni upisnici za svaku vrstu predmeta, te koje su regis-
traturne oznake dobivali spisi i kako su odlagani u pismohranu.
Trebalo je istraZiti jesu li promjene naziva stvaratelja uzrokovane Za-
konom o sudovima bez obzira na istu stvarnu nadleZnost ili promi.lenjenu,
ustavnim promjenama ili upravno teritorijalnim promjenama navedenoga
podru6ja.
Usvajaju6i navedena na6ela vidljivo je bilo da je na podru6ju grada
Zagreba najprije osnovan 1945. jedan kotarski sud, kojije nakon godinu dana
ukinut da bi ponovo zapoceo s radom 1953. i djelovao tri godine. Osim toga
osnovana su 1946. tri suda za pojedine upravno{eritorijalne jedinice grada
Zagreba koji su djelovali do krdla 1952., a ponovo su ustrojeni 1956. i prestali
s radom 1970. godine. Ove promjene, same po sebi, ne bi bile upitne da se
ne radi o aetiri redovna prvostupanjska kotarska/op6inska suda. Naime, iako
se radi o istorodnim sudovima trebalo je utvrditi, pogotovo za grad Zagreb,
je li do5lo do pro5irenja ili smanjivanja stvarne nadleZnosti nakon Sto je usl!
jedilo ponovno ust@avanje sudova, odnosno teritorijalne, i ako ih je bilo,
jesu li promjene stvarne i teritorijalne nadleZnosti bile znatne, te kao takve
nametnule pitanje da li ponovno ustrojeni sud tretirati kao novog stvaratelja
ili zauzeti stav da je rijed o jednom?
Budu6i da je utvrdeno da su bez obzira na trogodisnji diskontinuitet
novim ustoavanjem vrste predmeta ostale iste kao i organizacijska struk-
tura, te ista stvarna nadleZnost, uz promjene teritorijalne nadle2nosti, zauzeli
smo stav da je rijed o jednom, odnosno tri stvaratelja.6
5 U tri fonda saduvan je jedan do tri upisnika bez pripadajudih spisa.
6 Zakon o potutdi, izmjenama i dopunama Zakona o uredenju narcdnih sudova, od 17. ljpnja 1946. tije-
kom djelovanja stvaratelja fondor'a neznatio dopunjavan ilimijenjan (1948., 1952., 1963., 1965., 1967.
(srFNRJ,51/1946).

19'1
Mirjana GULIC

Oblikovanje fondova

Jedan od najva2nUih i ujedno najsloZenijih poslova u arhivskoj teor-


iji i praksi je oblikovanje arhivskoga fonda, budu6i da o tome ovisi kako
srearivanje tako i obrada, odnosno izrada obavijesnih pomagala. Da bismo
primjenili nadela postivanja fonda, prvenstveno izvanjsku cjelovitost iun-
utarnji raspored, i mogli izna6i odgovarajuca rje5enja, ve6 je ukazano da je
nu2no prouditi stvaratelja fonda, odnosno uspostaviti prvobitni red. Temeljna
arhivistidka nadela poStivanja fonda gotovo u pravilu ne stvaraju probleme,
ved se oni javljaju u njegovoj primjeni. Pri tome je izuzetno vaZno izbjeei
osobno tumadenje provenijencije, te svako iznimno rje5enje obrazloZiti u or-
ganizacijsko-pravnom i tehnidko-administrativnom smislu.
UtvrdivSi broj stvaratelja (op6inskih sudova) na prostoru grada Zagre-
ba u navedenom razdoblju ivrijeme njihova djelovanja s obzirom na prekide,
te preuzimajuii gradivo svih stvaratelja zajedno i sukcesivno od imatelja,
trebalo je iz zajednidki preuzetoga gradiva razdvojiti i oblikovati fondove pre-
ma njihovim stvarateljima, pri tome osigurav5i cjelovitost arhivskih fondova u
smislu provenijencije stvaratelja uzev5i u obzir diskontinuitet.
Slijedom toga zapoaelo je oblikovanje fondova, s naznakom da je
postojao trogodiSnji prekid u radu, a da pri tome nije doSlo do ve6ih promjena
stvarne nadle2nosti, odnosno broja i vrste predmeta.
Prvo o demu je trebalo povesti raduna je utvrditi raspon godina
arhivskoga gradiva. lako je gradivo preuzimano sukcesivno, a neke serije
vremenski neujednadeno, ipak je dio serua preuzet cjelovito Sto nije ostavilo
oblikovanje fonda otvorenim, ali oblikovanje cjelina jeste.
Prilikom utvrclivanja raspona godina arhivskoga gradiva pojavilo se
pitanje u koju klasifikacijsku skupinu uvrstiti upisnik ili imenik koji se vre-
menski odnosi na vise stvaratelja temeljem vaZe6e klasifikacije Sto nije rijet-
kost prigodom oblikovanja fonda, a donijeto rjeSenje je ovisilo od fonda do
fonda. Osim toga, dio gradiva nastao je i prije sluZbenog zavrSetka Drugog
svjetskog ratia, odnosno promjene drZavnog idruStvenog sustava, tako da su
u postoje6e upisnike redovnih op6inskih sudova upisivani pristigli predmeti.T
Budu6i je stvaratelj nastavio kontinuirano registraturno poslovanje u okviru
novouspostavljenoga druStveno-politidkog i dZavnog uredenja gradivo je
uvrSteno u opisane fondove.
Glede sadrZaja fonda bilo je neophodno uspostaviti unutarnji pore-
dak koji prvenstveno ukazuje na vrijednost s obzirom na ustroj i nadleZnost
stvaratelja, odnosno gradivo je odloZeno u viSe meclusobno nezavisnih cje-
lina/serija prema vrstama sudovanja, a unutar njih prema vaznosti, tako
da je u dobivenoj strukturi uspostavljen medusobni odnos raznih dijelova
i vidljiva je cjelina arhivskoga gradiva. Oblikovane su serije te je utvrtleno
jesu li saduvane u cijelosti ili fragmentarno te u kojem vremenskom rasponu.
Uspostavljena je klasifikacija podserija unutar serUe i naznadene vremenske

Evidentno je da su ovisno o dolasku padizanskih jedinica i uspostavom vlastj zazjvjeli i ,narodni


sudovi" temeljeni na zakonima koje je donio AVNOJ, odnosno ZAVNOH, a koji su legalizirani
donosenjem Zakona o sudovima 1945., DFJ",6711945.
"Sl

192
StvaratelJi i problematika oblikovanaj fondova...

praznine s obzirom na diskontinuitet, ali i eventualne vremenske praznine u


gradivu. Vodilo se raduna da obavijesno pomagalo sadrZi podatak u kojem
fondu je arhivsko gradivo koje je nastalo tilekom diskontinuiteta opisanih fon-
dova. Budu6i je gradivo preuzimano sukcesivno, manji broj serija je ostao
otvoren, a samim time ifond, budu6i je preostali dio arhivskog gradiva kod
imatelja.
Arhivsko gradivo pravosutla samo diktira sredivanje fonda. Na svakoj
vrsti predmeta neizostavna je registraturna oznaka, uz broj, godinu te oznaku
odjela ili suca. Za odretlene vrste predmeta u razdoblju od 1945.-'1960.
uodene su promjene registraturnih oznaka, pa je u nedostatku informacija
trebalo utvrditi je li rijee o novoj vrsti predmeta ili samo promjeni oznake
budu6i je Sudski poslovnik stupio na snagu tek 1960. godine. Svaka od ob-
likovanih serija sredena je i popisana kronolo5ki i u numeridkom poretku.
I kod naziva fondova primjenjeno je nadelo posljednjeg naziva, ali je
ujedno zbog nekoliko promjena imena stvaratelja trebalo ustvrditije su li one
bile u ikakvoj vezi s bitnim promjenama kod stvaratelja. Tako jeza uspostav-
ljena tri kotarska, odnosno op6inska suda 1946. koji su djelovali do kraja
1952. iponovo zapodeli s radom 1956., cetiri puta mijenjan naziv. Razvidno
je da su se u podetku zvali prema upravnim ustrojbenim jedinicama, koje
nisu zadrZali iako su te upravne jedinice i nadalje postojale, a kasnUe prema
rimskim brojevima, teritorijalno pokrivajuCi podrudje op6ina. Kod promjene
naziva bilo je nuZno vidjeti da li su u vezi s promjenom stvarne ili teritorijalne
nadleZnosti.
Budu6ida je upravo kod teritorijalne nadleznosti bilo najvise promjena,
bilo je jedno od kljudnih nadela da li fondove oblikovati kao cjeline bez obzira
na diskontinuitet ili ih oblikovati kao vi5e zasebnih cjelina. lz arhivskoga grad-
iva bilo je vidljivo da teritorijalna nadleZnost eesto puta nije bila ispo5tovana,
jer su stvaratelji rjeSavali predmete, dodu5e, s podrudja $ada Zagrcba, ali
ne za dodijeljeno im podrucje rajona ili op6ine, ve6 s podrudja drugog stva-
ratelja tako da je i ova dinjenicu doprinijela pri zauzimanju konadnog stava.

Promjene naziva stvaratelja fonda:


Kotarski narodni sud za ll. i lll. rajon gtada Zagteba u Zagrebu, 1946. - 1949.
Kotarski narodni sud ll. u Za$ebu, 1949. - 1952.
Kotarski sud ll. u Zagrebu, 1956. - 1963.
Op6inski sud ll. u Za$ebu,1963. - 1970.

Promjene naziva stvaratelja fonda:


Kotarski narodni sud za grad Zagreb,1945. - 1946.
Kotarski sud za grad Zagreb, 1953. - 1955.

S obzirom da su oblikovana detiri, a ne osam fondova ida su s obzi-


rom na svoj postanak medusobno organski povezani bez obzira na dis-
kontinuitet, valjalo je na6i rjesenje kako taj diskontinuitet prikazati. Bili smo
misljenja da je najbolje primjeniti standard kojim je naznaden diskontinuitet,
odnosno fragmentarnost arhivskoga gradiva.

193
Mirjana GULIC

HR-DAZG-I184 Kotarski sud za grad Zagreb


Vremenski raspon gradiva:. 1945.-1946.1 1953.-1 955.

Uz opca rjeSenja kao i pojedinadne odgovore oblikovali smo detiri


fonda dosljedno se drZe6i strudnih kriterija dozvoljavajudi manja odstupan-
ja koja ni po demu nisu nalagala potrebu formiranja novih fondova, iz viSe
opravdanih razloga.

Zakljuiak
Za arhivsko gradivo sudova postoji mi5ljenje da je za oblikovanje i
obradu fondova dovoljno istra2iti sluZbena glasila ida je obrada vrlo laka. Ne
bismo se s time sloZili u potpunosti. Zai;to? Uz 6injenicu da za dio arhivsk-
oga gradiva, kad je rijed o oblikovanju fondova, nema dilema pri primjeni
strudnih nadela, a za dio gradiva, odnosno fondova opisanih u ovom dlanku
brojne promjene broja stvaratelja zahtijevale su dodatna promiSljanja i anal-
ize. Jasnoje daje za ovakva rjeienja nuZna iscrpna, te vi5eslojna analiza pri
6emu je od velike pomoii bilo i istraZivanje samog arhivskoga gradiva.
Na ovaj su nadin primjenjeni opravdani strudni argumenti kojim
su postignuti osnovnoi ciljevi, a to su cjelovitost, dostupnost i preglednost
arhivskoga gradiva.
Primjenjeni postupci nisu neka idealna pravila, nego kodifikacija
arhivistidke prakse zasnovane na arhivskim nadelima, ali iskazuju i arhivsku
praksu.

Summary

For archival materials of courts there is opinion that, for the design
and processing of funds it is sufficient to investigate the official media, and
that the processing is very easy. We do not all agree with that completely.
Why? Besides the fact that part of the archival material, when it comes to
shaping the funds, there is no dilemma in the application of professional
principles, and for some materials, or funds described in this article a num-
ber of changes required number of the additional reflection and analysis. lt
is clear that such solutions required an exhaustive multilayer analysis where
researchingarchival material itself has proved ot be really helpful.
ln this way we applied justified and professional arguments and basic
goals were achieved, which are integrity, availability and visibility of archival
material.
Applied procedures are not some ideal rules, but only the codification
of archival practices based on archival principles which also express archival
practice as well.

194
VAidA SKANDRO, DiANA SALIHBEGOVIC
Op6ina Stari Grad Sarajevo

ARHIVIRANJE PREDMETA PRIMJENOM


SAVREMENIH TEHNOLOSKIH METODA

Abstrakt: Autori su u svom radu izdvojili segment arhiviranja pred-


meta kao jednu od faza u procesu za*tite arhivske grade kod op'ine Stai
Grad Sarajevo i efekte uvodenja savremenih tehnoloskih metoda u procesu
arhiviranja.

Klju6ne tijeeii Opcina Stari Grad Sarajevo, arhivska graila, Docu-


ment management sistem, sredivanje, mikrofilmovanje, skeniranje.

I Osvrt na zakonske odrednice kod arhiviranja predmeta u funkciji


zaStite arhivske grade op6ine

U provotlenju KancelarUskoga poslovanja Op6ina Stari Grad od 2005. godine


implementira Projekat Dokument MenadZment Sistem koji u potpunosti inkor-
porira propise o kancelarijskom poslovanju i ima mogu6nost prilagodavanja
u usklaclivanju sa izmjenama zakonske regulative.
U okviru Dokument Menadzment Sistema egzistira podsistem arhiviranja sa
skeniranjem koji obuhavata slijede6e poslove:
a) Arhiviranjeielektronskoduvanjedokumenata
b) Pohranjivanjepodataka
c) Predstavljanjeodnosnoprezentacijadokumenata

Podsistem arhiviranja koristi dio podataka iz postojeceg implementiranoga


Dokument MenadZmenta te zajedno s njim dini jedinstveni sistem.

llCiljevi arhiviranja predmeta primjenom savremenih tehnolo5kih


metoda

- Stuaranje radunarske arhlve predmeta unutar Opcine koja predstav-


lja skup struktuiranih podataka o dokumentima iz Dokument Menadzment
Sistema i elektronske predstave slike dokumenata.
- Trajno arhiviranje predmeta odnosno arhivske gracte Opiine u elek-
tronskom obliku i njeno 6uvanje na radunarskim resursima Op6ine.
- Opisivanje uslova za unos i arhiviranje predmeta i to:

195
Vaida SKRITIDRO, Diana SALIHBEGoVIC

a) predmeti koji su zavrSeni i arhivirani prije implementacije Dokument


MenadZemt Sistema - retroaktivan unos,
b) predmeti 6iji je struktuirani dio podataka vec unesen u DM sistem i
vode se podacio njihovom kretanju.
- Obezbjedenje ovih podataka za korisnike unutar Op6ine,
- Obezbjeclenje ovih podataka za korisnike van Op6ine,
- Automatizaci)aizdavanja elektronskih ihard kopija dokumenata un-
utar Op6ine,
- obezbjedenje uslova za pristup podacima uz analizu sigurnosnih i
pravnih aspekata sa udaljenih lokacija (WEB servisi i sl.).

Kompletan tok postupka , sa svim fazama, prikazan je u Semi.

funATdxa pRo@&*

"'*ta,*
c(

- r'ldk ^
Sema toka procesa

196
Arhiviranje predmeta primjenom savremenih...

lll Elektronsko arhiviranje predmeta

Document Management Sistem kompletan tok procesa (od ulaska


do arhiviranja predmeta) evidentira na osnovu pojedinih operacija koje su
oznaaene skra6enicama.
Skra6enice su op5teusvojene i veoma jednostavne za zapamtiti, Sto znatno
olakSava unos i evidentiranje pojedinih dijelova procesa u ovom sistemu.

1. Zakljuaivanje bez otpreme

Predmet je potpisan, ostaje u sluZbi bez otpreme, nije potrebno


obavje5tavati stranku. Naime predmet je zakljuden bez dal.jeg rada na
predmetu. U sistemu se to naglasava pokretanjem operacije zklb odnosno
zaklju6ivanje bez otpreme. Za ovakav predmet se u pisarnici vrSe operacije
vidk- vradanje predmeta iz sluibe, ev-2 evidentiranja iarh odnosno arhivi-
ranje.

2. Urudivanie podnosiocu

Upravni aktje potpisan ikao takav lidno uruden podnosiocu te u ovom


sludaju nema potrebe da se vrsi opcija adresiranje iotprema posiljke podno-
siocu akta. Akt se fizidki urudi podnosiocu zahtjeva u sluZbi koja je rjeSavala
zahtjev ipokreee se operacUa urp- odnosno urudenje podnosiocu. I u ovom
sludaju u pisarnici se vrse operacije vidk, ev-a i arh.

3, VraCanje dostavnica, zakljudivanje i arhiviranje predmeta

Po prijemu dostavnica od PTT-a u Pisamici, evidentiraju se dostavnice


-
u sistemu tako Sto referent u Pisarnici vr5i operaciju ppt Prijem dostavnica
za svaku dostavnicu. U sistem se upisuje idatum prijema dostavnice, te ce
se ovaj datum automatski evidentirati uz predmet. Po prijemu i evidentiranju
dostavnica za sve otpremljene predmetne posiljke, mogu6e je nastaviti pro-
cesiranje predmeta tj.predmet se moZe zakljuditi. Referent u Pisarnici, za
ovakav predmet (za koji su stigle dostavnice) vrsi operaciju zkl.
Za predmete koji su zakljudeni, referent u Pisamici vrSi operaciju vidk, ev2-ev-
identiranje promjena na djelovodniku i upisniku. Predmet za kojije zavrsena
operacua ev2 i arh - Arhiviranje i predmet predaje u arhivu.

Za svaki arhivirani predmet moguce je generisati revers. VrSi se unos


slijede6ih podataka:
- sluZba koja uzima predmet i
- rok vracanja predmeta.

197
Vaida SKANDRO, Diana SALIHBEGoVIC

Na osnovu ovih podataka radise listing vra6enih, odnosno predmeta zakoje


je istekao rok vraCanja u arhivu.

Prikaz arhiviranog predmeta (vra6anje dostavnice, zakljuEivanje i arhivi-

; Fr

r,l it

lV Znadaj i prednosti skeniranja arhivske grade

Ono Sto 6ini posebnu vrijednost podsistema arhiviranja sa skeniran-


jem je opredjeljenje Opcine da trajno sa6uva arhivsku gradu u elektronskom
obliku i 6uva je u radunarskim resursima Opcine.

198
Arhiviranie predmeta primienom savremenlh-

Oprediel.ieniem koordinacionog tima za pra6enie DMS skeniraiu se


slijedeci dokumenti:
- predmeti koji se vode kao UP - svi validni dokumenti osim zahtjeva
za djediji dodatak jer je njihov rok trajania do 2 godine.
- predmeti koji se vode kao djelovodnik akata - skeniraju se zahtjevi za
otkup stana i javne nabavke.
i
Kod skeniran.ia dokumenata vr5i se unos skeniranje priloga
pojedinadno. Pohranjivanje skeniranih priloga se vrSi automatski na
odgovaraju6u defi nisanu lokaciju.

Elektronski prikaz skeniranih dokumenata

199
VAidA SKANDRO, DiANA SALIHBEGOVIC

V Poseban osvrt na ulogu ovog metoda u zastiti arhivske graate

Postupak skeniranja predmeta i trajno pohranjivanje u elektronskom


obliku ve6 je pokazao jako dobre efekte.

-
. . . fizidko izuzimanje dokumenata iz arhive nije potrebno jer je svim upo_
slenicima omogu6en pristup skeniranim dokumentima
- stranka vrlo brzo ima uvid u tra2eni predmet
- stranka mo2e odmah dobiti kopiju tra2enog dokumenta i istovremeno
je ovjeriti tako da dobiva kvalitet originalnoga dok-umenta
- smanjen fizidki kontakt sa predmetima omogudava bolju zaStitu pred-
meta u pogledu izuzimarya i nesavjesnog koriStenji priloga
- zapisi u elektronskom obtiku tak5e se duvalu oO tiiiefog o5te6enja.

Vl Osvrt na uvodenje sistema kvaliteta tSO standarda u Op6ini i uticaj


na oiuvanje arhivske grade

Postupak uvodenja sistema kvaliteta _ standarda ISO 9001: 2000 je


u toku u Op6ini.
Odekuje se da ce propisane procedure pojadati odgovornost u po-
.
jedinim fazama postupka (koj? za rezultat ima ioimiranle
grrj"),
ukljudujudi i postupak arhiviranja i skeniranja arhivske gracte.""rnirrt "
Kona6ni efekti uvodenja Se odekuju se naion impleme--ntacije pojedinih pro-
cedura.

200
Arhiviranje predmeta primjenom savremenih...

ZakljuEak

Savremene tehnolo5ke metode u procesu arhiviranja sve vi5e se


primjenjuju u registraturama u Bosni iHercegovini injihovi efekti su sve oditiji
u procesu za5tite arhivske graale. Pozitivan primjer na tom planu je imple-
mentacija projekta Document Management Sistema u oblasti kancelarijskog
poslovanja u Op6ini Stari Grad Sarajevo koji se primjenjuje od 2005. godine.
Ovaj sistem u potpunosti inkorporira propise o kancelarijskom poslovanju uz
moguCnost prilagoalavanja i uskladivanja sa zakonskom regulativom.
Na ovaj nadin stvara se elektronska arhiva dokumenata koja dini skup
strukturalnih podataka o dokumentima koji su trajno pohranjeni u elektron-
skom obliku. Na ovaj nadin obezbjealeni su podaci za korisnike unutar ivan
Op6ine, te obezbijeclena automatizac|a izdavania elektronskih i hard kopija,
te obezbijecteni uslovi za pristup podacima uz obezbjedenje sigurnosnih i
pravnih aspekata sa udaljenih lokacija.

Summary

Modern technological methods in the process ofarchiving are increas-


ingly applied in the registries of Bosnia and Herzegovina and their effects
are all the more obvious in the process of preservation of archival material.
Positive example in this regard is the implementation of Document Manage-
ment System in the field office operations in the municipality of Stari
Grad Sarajevo, which is applied since 2005. This system fully incorporates
regulations on office operations with the possibility of adapting and adjusting
the legislation.
ln this way, the electronic archive of documents is created, and it
forms the set of structural information about documents that were secretly
stored in electronic form. ln this waydata is provided to users inside and out-
side the municipality, and it provides the automation of publishing electronic
and hard copies while providing conditions for the easy access to information
for security and legal issues from remote locations.

201
Vladimir DROBNJAK
Pokrajinski arhiv Koper, Slovenija

ARHtVSKt REGTONALNT tNFORMAC|JSKI STSTEM (AR|S)

Abstrakt: Pri svom terenskom radu smo uvijek iznova suoienl sa


teikim pilikama u arhivima stvaralaca, koji su postjedica nemarnosti kao i
neznanja odgovornih osoba. Arhivisti, kao glavni struinjaci na tom podruiju,
pozvani su, da sfuaraocima izadu u susret ne samo sa zakonski obveznim
obrazovanjem i povremenim pisanjem uputa za odabiranje prije preuzimanja
arhivske grade, nego ida im ponudimo icjelovitu potporu pilikom njihovog
svakodnevnog rada. To od arhivista naravno zahtijeva priliino podizanje
struenosti njihovog savjetodavnog rada uz smanjeno optere6enje sa popisima
ifiziikim uredenjem grade. ARIS znaii pokuiaj cjetovitog ostvarenja tih
zahtjeva kako na strani stvaralaca, tako i na strani nadleinih arhiva.

Kljudne rijeii: informacijski sistem, ARIS, koisnik, stuaralac, internet,


i nform atiza cij a, a rh ivska g ra da.

Poieci

.
Ubzo nakon svog zapoSljavanja u pokrajinskom arhivu Kopar (zaduZen
sam bio za noviju gradu nakon Drugog svjetskog rata) po6eo sam razmisljati,
kako bi otklonili nepotrebno ponavljanje rada i smanjili optere6enje arhivira.
Cinilo mi se naime potpuno besmisleno, da se kod preuzimania iadovoljimo
sa neadekvatnim popisima u nekakvim spiskovima za Weuzimanje, a potom
tu istu gradu u arhivu popisujemo jo5 jednom, da bi dobilistru6no odgovaraju6i
popis primjeren za upotrebu.
Prvo znadajno iskustvo u tom smjeru je bila priprema na preuzimanje
arhivske gratle poduze6a ,,Primorski tisak d.d." u stedaju jeseni .1999., kada
sam uz pomo6 kolegice Nade Cibej obavio odabiranje ipopis gratle. popis
smo na terenu uradili na bazi podataka Dbase lV iz koje sam podatke
unosio u MS Access, kako bih mogao stvoriti primjerene ispise naljepnica
za kutije ikona6ni izvjeStaj. Slijede6e znadajno iskustvo za koje mogu re6i
da je bilo prijelomno na tom putu, je bila priprema na preuzimanju arhivske
grade,,Agencije za platni promet Kopaf'u jesen 2001. godine. Tada smo
naime sa kolegicom eibej prvi puta u cijeloiti prenijeli aihivski strudni rad
na teren stvaraoca. Prema nasim uputama su odabiranje i popis graate
obavili slu2benici Agencije. U tu namjenu sam pripremio posebnu aplikaciju
u Accessu, kojije omogu6avao pored automatskog ispisa naljepnica takoder
istovremeni rad na vise podfondova. Na takav nadin smo siijedeie godine
obavili prvo preuzimanje prema na6elu ,,od stvaraoca ka korisniku,, bez
potrebe za naknadnu strudnu obradu arhivske grade nakon preuzimanja.

202
Arhivski regionalni informacijski sistem (ARIS)

Podetak Sirokog sistematidnog prijenosa strudnog rada na teren ka


stvaraocima, zapoeeo je u jesen 2004. godine, kada smo sa kolegicom dr.
Du5om Krnel-Umek poceli sa pripremama za preuzimanje arhivske grade
,,OkruZnog suda u Kopru" (vidi dlanak: ,,lnformatizacija odabiranja arhivske
grade pravosuda na primjeru juZne Primorske" / DuSa Krnel-Umek, Vladimir
Drobnjak/DOK-S1S2005).Aplikacijaza popisivanje je bila joS uvijekuAccessu
ali dopunjena, tako da je ve6 potpuno odgovarala popisu registraturne grade
kako na nivou pojedinadnih dokumenata kao i registraturnih serija. Tako smo
prvi puta sa terena dobili iosnovni popis fotografske grade (po foto albumima)
sa automatskim izra6unom broja fotografija s obzirom na vrstu. Uz pozitivna
iskustva i ugodan odaziv od strane sudova, sa kolegicom Umek tu praksu
smo uveli na svim sudskim fondovima prije preuzimanja. Sa pridobivanjem
dragocjenih iskustava iz posebnosti razliCitih stvaralaca tako smo postupno
do5li do standardizacije nadina popisa, koji odgovara ve6ini registraturne
grade.

Popisivanje arhivske grade Podru6nog i OkruZnog suda u Kopru


nakon TE
il*d& !a* itirrd Vr4er .tF. le qffi q{E &d lFddlMM

Popbow$e ahiwkcOa gndfua


Okrainga h Olaoincga eo&iia t Kopru

Popiaooanje po TE

FT **r, * I *o*"r-r. x, I

IE rnsE ih.E nd. ffi Ho g&d. E#,w

#8 ln ,#lK ;*lls56l Bl lsodnispis I l-l I I r T Md

203
Vladimir DROBNJAK

Naravno da su uz promjene nadina rada sa stvaraocima tekle i brojne


promjene u nadinu rada unutar naSeg arhiva, a prije svega u razumijevanju
arhivskog strudnog rada.

PolaziSta i promjena filozofije terenskog rada

Godine 1995. kao potpuni laik preuzeo sam voctenje informacijskog


sistema u naSem arhivu. Pored toga, Sto sam sve morao ispodetka uditi,
morao sam takoder iz drugog ugla razumjeti pristupe u organizaciji strudnog
rada. Sa prijenosom registra fondova sa stareArmide u suvremenije okruzenje
(najprije u MS Access, a kasnije u MySQL bazu sa korisnidkom aplikacijom
u Accessu) pri prvim pokuSajima stvaranja aplikacija za jedinicu popisivanje
arhivske gracle, doSao sam do zakljudka da je sa vidika razvoja jedinice baze
podataka takva uhodana struena praksa neprimjerena:
1. Arhivisti napiSu preopSirne upute za odabiranje prije preuzimanja, jer je
bitno daje arhivska graala preuzeta. Preuzeti popisi su zato samo uvjetno
upotrebljivi (to je ovisno prije svega od osje6aja i preciznosti popisivada),
a nekad dak neupotrebljivi.
2. Po5to je ved obavljeni rad kod stuaraoca sa vidika korisnika ditaonice
samo uvjetno upotrebljiv ili je uop6e neupotrebljiv, arhivista mora
preuzetu gratlu ponovo popisivati, da bi se dobilo strudno odgovarajuci
popis odnosno inventar fonda.
3. Kriteriji i naiin popisivanja su pri tome stvar osobne procjene arhivista, Sto
vodi u metlusobno neusporedive popise. I upravo, zbog te neusporedivosti
uvoalenje racunarskoga popisivanja u svemu tome ne predstavlja bitan
napredak kako sa aspekta upotrebljivosti podataka, tako i, takoder, sa
aspekta racionalizacUe rada.
4. Zbog premale angaZiranosti arhivista na terenu stanje se kod stvaralaca
ne poboljSava. Radnici koji rade sa dokumentarnom gradom Zele
ve6e strucne potpore i konkretne pomodi arhivista takoder kod trajnog
urealivanja i vodenja njihovih arhiva.

204
Arhivski regionalni informacilski sistem (ARIS)

U gornjim todkama opisanu praksu prikazuje slijede6i dijagram


aktivnosti od izrade uputa za odabiranje do objave fonda:

Slika 2: Stari postupak od pripreme za preuzimanje do objave fonda

Takav nadin rada ne samo da je potpuno neracionalan nego je takoaler


u neskladu sa vaZeeim zakonodavstvom, jer je ve6 zakon iz 1997. godine
(Zakon o arhivskoj graali i arhivima -,,SluZbeni list RS'30/2006) u svom 40.
dlanu propisao, da mora javno pravna osoba arhivsku gradu izruditi sredenu,
popisanu i tehnidki opremljenu.
Za rjeienje tog problema se postavljaju slijedece zahtjevi:
'1. Stvaralac mora arhivsku graalu predati sreclenu, popisanu i tehnidki
opremljenu u skladu sa strucnim uputama, potom moraju biti te upute
takve da je popis kvalitetan i strudno ispravan, a grada stvarno sredena
u skladu sa strudnim standardima ikod preuzimanja pripremljena za
upotrebu.
2. Da bi doSli do takvih uputa, moramo strudni rad praktidno u cijelosti (od
podjele fondova i podfondova, te rekonstrukcije prvobitnog sretlivanja do
nadina popisa dokumenata) prenUeti na teren - ka stvaraocu.

205
Vladimir DROBNJAK

3. Da bi dobili medusobno usporedive popise, moramo stvaraocima sami


ponuditi aplikaciju za popisivanje, koji 6e njihovim popisivadima, koliko je
mogu6e, olak5ali rad i smanjiti mogudnost gre5aka.
4. Takav pristup zahtijeva od arhivista potpuno poznavanle ruzvqa
poslovanja kod stvaraoca, zato je nuZno potrebna specijalizacija rada
arhivista prema podrudjima koje pokrivaju (dru5tvena sfera, zdravstvo,
uprava, gospodarstvo...).
5. Ve6i zahtjevi strudnog rada na terenu povlade za sobom i zahllev za
podjelom savjetodavnog rada na sadr2ajno i tehnidko savjetovanje. Tako
se kod nas uvela praksa da tehnidko savjetovanje kod popisa te kod
ispisa naljepnica i izvje5taja obavlja posebno strudna osoba arhiva, dok
sadrZajni dio posla za odredenog stvaraoca obavlja nadle2ni arhivist.
Rezultat provodenja tih zahtjeva je sa jedne strane smanjena
optere6enost arhivista sa strudno manje zahtjevnim dijelovima kao Sto
su popisivanje i priprema graate, a sa druge strane pove6an obim strudno
zahtjevnih radova kao Sto su prou6avanje razvoja poslovanja i strukture
stvaralaca, priprema detaljnih uputa inadzor nad kvalitetom popisivanja,
stafldardizacija popisivanja i Sto je veoma znaddno podizanje kvalitete
rada u arhivama stvaraoca.
-

PortoP.l Pri u!w.dttcu

Slika3: Sadainji postupak od pripreme za preuzimanje do objave fonda


U arhiv je tako po6ela dolaziti grada, koja je bila u skladu sa suvremenim
standardima strudno i kvalitetno popisana, urectena i tehnidki opremljena, te
koju smo ukljudivo sa popisom mogli dati odmah korisniku na stol. p;pisi su
uz to postajali i sve vise standardizirani i mealusobno usporedivi.

206
Arhivski regionalni informacijski sistem (ARIS

Slika 4: Rezultat radunarskog automtskog ispisa naljepnica za kutiie u depou Arhiva

Promjena naaina rada sa stvaraocima se svakako odraZava i u


izvanrednom porastu broja posjeta na terenu. lz svojih godisnjih izvjestaja
mogu za usporedenje pokazati sa slUededim podacima:

e bih napomenuo to, da krace posjete kod bliZih stvaralaca nisu


sadrZane u ovim podacima.

207
Vladimir DROBNJAK

Razvoj internet aplikacije ARIS_1.0

lzradi vlastite spletne aplikacije smo se prihvatili, i pored prije opisanih


iskustava i dinjenice, da sam teoretske zahtjeve jasno postavio ve6 u clanku
,,PolaziSta za shudno ugodan informacijski sistem u arhivima" (20. zborovanje
ADS, Ptuj 2001 ), relativno kasno - tek koncem leta 2007. godine. Glavni
razlog za to je bilo sudjelovanje u projektu razvoja zalednidkog arhivskog
informacijskog sistema lnfoArh. NaZalost taj program je zbog brojnih
nepravilnosti i gubitka potpore u podetku godine 2007. zaustavljen, ali su
ostala dragocjena iskustva iz sudjelovanja u razvojnoj skupini. lz tih iskustava
sam izvukao slijedeia saznanja:
1. Nova aplikacua mora se temeljiti na internet tehnologiji, koja jedina moZe
omogu6lti relativno jednostavan, siguran i cjenovno ugodan pristup za
sve korisnike bez obzira na njihovu lokaciju.
2. lzbarana tehnologija mora biti otvoreno kodna, jer smo tako oslobodeni
svih licencnih obaveza i imamo potpun nadzor nad razvojem.
3. Potrebno je upotrijebiti usvojena razvqna okruZenja, jer imamo tako
osiguranu dugorodnu potporu Sirokog kruga korisnika (u svjetskom
mjerilu).
4. Za uzorak treba uzeti naSu postoje6u Accessovu aplikaciju za voatenje
registra fondova i za popisivanje gratle na terenu koju je potrebno
integrirati u jedinstveni sistem.
5. Kao bazu podataka upotrijebimo postoje6u bazu za vodenje registra
na MySQL posluZiocu podataka, koju treba dopuniti sa tabelama iz
Accessovih aplikacija za popisivanje na terenu.

Decembra 2007. godine smo izabrali ponudu poduze6a ,,Mediasoft d.d."


iz Kopra, a izbrana tehnologija je: otvoreno kodni internet portal Liferay,
otvoreno kodni javanski internet poslu2ilac Tomcat 5.5 i otvoreno kodni
posluZilac podataka MySQL 5.0 na fizidkom poslu2iocu Dell PowerEdge
2900 (4 GB MM,2 x 500 GB HD RAID 1)sa operacijskim sistemom Linux
openSuSE 10.3. Za osiguravanje sigurnosti smo osigurali sa automatskim
tra6nim backup sistemom Dell Powervault 124T LfO3. Zapodeti program
je u prolje6e 2008. godine naZalost zastao, tako da smo rad nastavili tek u
oktobru, kada smo u program ukljudili praktidno sve strudne radnike. SluZbeno
preuzimanje verzije aplikacije ARIS_1.0 tako smo obavili tek u aprilu ove
godine, kada su bile otklonjene sve otkrivene greSke.

208
Arhivski regionalni informacijski sistem (ARIS)

- zJnanji uporabniki

(arlivsfta brensta
{hivadi,
Notranji upoabniki - raziskovdci,
PCji, prEnosrrd, male
bezii6ne enots
Spletnislre;nik

Adikaciiski drehik

Transakdski
stlehik

Medafii\,Eto omreae

\Arnodno-shranjevanje

Slika 5: Arhiteffiura intemetnog informacijskog sisfema.

Sta omogucava ARIS_I.0

ARIS u svojoj prvoj produkcijskoj varuanti omogu6ava:


1. lnternetne informacije o djelovanju arhiva, pregled informacija javnog
karaktera islidno.
2. Sigurnu prijavu registriranih korisnika i registraciju novih.
3. Hijerarhidno dodjeljivanje uloga korisnicima (na primjer: korisnik registra
nekom arhivisti dodjeli ulogu korisnika fonda za odreden fond, a korisnik
tog fonda moZe odrediti popisivade na fondu odnosno podfondu).
4. Vodenje registra fondova.
5. Vodenje evidencije osoba i odludivanje njihovih uloga u gradi (stvaralac,
izruditelj, dokumentirana osoba... ).
6. Povezivanje medu osobama (prethodnik - nasljednik).
7. Evidenciju specifi6nih skupina osoba (recimo pravne osobe sa
zajedni6kom historijom).
8. Povezivanje medu fondovima i osobama s obzirom na njihove uloge u
gradi (za sada na nivou fonda odnosno podfonda).
,.. ".":::.'
9. Vodenje arhivskih i provenijendnih klasifikacijskih planova. ,',t, ," 'r; ,
209
Vladimir DROBNJAK

10. Osnovno popisivanje grade (nije primjereno za popisivanje starlh isprava,


fotografija i sl.) i traZenje popisnih jedinica.
11. Automatsko . dodjeljivanje rednih brojeva tehnidkim popisnim i
jednicama.
12. Automatsko povezivanje medu fondovima i podfondovima te popisnim i
tehnidkim jedinicama.
13. Povezivanje metlu popisnim jedinicama i provenijendnim klasifikacijskim
planovima te mogudnost zamjene klasifikacijskog plana u toku popisa.
14. Mogu6nost organizacije popisa prema podfondovima (viSe popisiva6a
mo2e raditi istovremeno - svaki na svom podfondu).
'15. Moguenost redovnog nadzora nad
kvalitetom rada popisiva6a.
'16.lzrada automatskih ispisa u pdf formatu (za sada samo naljepnice za
arhivske kutije i spisak popisane grade).

ARlsaplikacija rlasitikac ije : Javno crra n i 'KotgdarpAri lai.iri"r..i1",


igre
i\Fa*,a,t'a,turt@ |
rffif
,1
i*u1h'a*. i
: 1..,' x..6.r.d\-otudr!
I

blctuidr@.rEtdd
d e dod.l,r.o &r.r9. @ B
.
D&s

rmhd km.q*..rwk rc.


:!t..t... ....

Slika 6: Podetna strana korisniekog sistema.

210
Arhivski regionalni informacijski sistem (ARIS)

r,; ! tl :.6,ri,; -;q,;i@ !,4 -, E.--,,..*,--:-*""r- d 'O


"-#il&i

Slika 7: Registar fondova

r.. I lt .*"--- .,"."-.4,+-;E l. o

Slika 8: Obrazac za popisivanje grade

211
Vladimir DROBNJAK

lrhlv
Polrqhski PokGltntld.rilv aIlltv
PokEjinskt pokEjtnskl lltltv
Kopr Koper Kope. Kops

602.4 602.4 602.4 602.4


Kre0irt! zl(fiJg! Pobgi 4drug! Pobegi Kmstiisk. zsdrug poblgi KmtFka adrug. pobegl
.Cqr;rrt - -
Kmetiilka
.Cs:r4l -Cstcr,l -C*irlt
! lhr+*i&dr.rlN> I BlldbEiFr.rlr+lm I kqu.rrr:$.1B I ZTdi@&arr
ls l9a-l6r
: ! b,*,..rsr6! :I hFir.
lT"':l:::ia ,lBlS 2 zrdm&.rr
^ddr.tier.rs: lgrr.lra'
I hbda r al9!:-lg: I ldbr, a illrlgt ! Z{ad@.h?.,
tr!&ls
a X4F*stutdli a k|!b.l&rat
. trrr-!r, 19*19,
t &bitrF*.Fr II
tgt-ls
6 riqnb,is.arrglr$6
? ki!:b!ati$l$?

iE: 1 T'.* 2 Y'^'3 E:4


slika 9: Automatski ispis za tisak samoljepivih naljepnica za arhivske kutije (po 4
naljepnice na listu A4)

Sta Uijo5 nuino trebato uraditi u slijede6oj lazi razvoja?

Aplikacija, takva kakva je sada, naravno ne zadovoljava sve na5e


potrebe. Nadam se, da 6e nam u slijedecoj tazi razvoja uspjeti ostvariti ve6inu
slijede6ih pobolj5anja :
1. Mogudnost rada u stablu strukture i bolju integraciju registra fondova i
popisa (automatsko preradunavanje signatura i brojeva tehni6kih jedinica
uz preuredivanje hijerarhi6ne strukture fonda).
2. Automatski sumarni izraduni broja posebnih flzidkih jedinica popisa (na
primjer fotografrje, planovi, knjige, pergamentne isprave i dr.) i njihov
prikaz na nivou fonda i podfonda.
3. Popisivanje stru6no zahtjevnije grade (isprave, fotografije, planovi,
pedati...).
4. Mogu6nost oblikovanja ispisa od strane korisnika.
5. Kompletan modul za poslovanje ditaonice njegova integracija sa i
registrom ipopisima.
6. Modul zatraZenje po strukturi i po tekstu.
7. Modul za vodenje arhiva kod stvaralaca.

212
Arhivski regionalni informacijski sistem (ARIS)

Zavr5na razmatranja
Dugoroine posljedice i vizija daljnjeg razvoja

1. Ve6 spominjani prijenos velikog dijela strudnog rada ka stvaraocima


zahljeva ne samo da se arhivisti preobraze u veoma angaZirane
savjetnike, nego takoclel da se na strani stvaralaca temeljito promijeni
odnos do vlastitih arhiva. NaSi arhivisti sve de56e konstatiraju, da
obrazovanje vodecih kadrova kod javno pravnih osoba mora postati
sastavni dio na5eg savjetodavnog 'ada. Zbog brojnih te5ko6a u vezi
sa zastitom dokumentarne grade u osnovnoj i srednjim Skolama 6emo
vjerojatno najprije podeti sa organizacijom obrazovanja za ravnatelje
osnovnih i srednjih skola.
2. zbog sistematidnosti pristupa i podizanja kvalitete rada smo od strane
nekih stvaralaca ve6 dobili prijedloge, kako bi uz na5u pomo6 trajno uredili
svoje arhive te ih vodili u skladu sa suvremenim standardima. Nazalost,
do sada se skoro sve zavr5avalo samo kod nadelnog dogovaranja, jer
jo5 nismo iskorijenili shvatanje da je za vlastiti arhiv uvijek Steta troSiti
novac... No, ipak, idemo istrajno u tom smjeru. Stalna prisutnost nasih
strudnih radnika na terenu, njihova dosljednost s obzirom na strudne
zahtjeve i odgovaraju6a potpora od strane zakonodavstva, za sada daju
dobre rezultate.
3. Zbog intenziviranja rada sa stvaraocima, ukazuje se potreba za timskim
radu metlu arhivistima. To doduSe jo5 nije dobilo neke formalne oblike, ali
ipakje kod nas praksa donijela itakotlerve6 usvojila potrebu za redovnim
strudnim kolegflima u arhivu, te podjelu na sadrZajni itehnidki savjetovni
rad kod stvaralaca. Timski rad za sobom povlaii i neka disto birokratska
pitanja- na primjer oko godisnjih izvjestaja o obavljenom radu: tko je
obavio preuzimanje, tko izradio popis fonda, koliko strudnih posjeta je
obavljeno, ako je vi5e arhivista istovremeno kod stvaraoca - svako sa
svog podru6ja savjetovanja itd.?
4. ARIS je kratica za ,,arhivski regionalni informacijski sistem". Rijed
,,regionalni" je tu veoma znadajna! Znaii, da ARIS otvara mogu6nosti
integracije svih arhivskih sluZbi na podrudju nadleZnosti Pokrajinskog
arhiva Kopar, a i Sire - integracuu sa drugim javnim arhivima i njihovim
podruajima. A tu je bit nove strategije razvoja odnosa sa stvaraocima,
a narocito sa onim, koji po zakonu sami duvaju svoju arhivsku graalu:
ponuditi cjenovno ugodnu uslugu votlenja svojih arhivskih evidencija u
sistemu ARIS. Sa tim bi kona6no osigurali jedinstveno, standardizirano
arhiviranje grade kod svih javno pravnih osoba dlanicama sistema i sa
time i odgovaraju6i red na terenu (takoaler ve6u pravnu sigurnost osoba
zbog manje opasnosti uniStavanja trajne gratle). Odabiranje arhivske
gratle i priprema za preuzimanje kod tih stvaralaca bi postala samo
formalnost sa nekoliko nostalgidnih sje6anja na teska stara vremena...

213
Vladimir DROBNJAK

ARIS

Stvaralac I Stvaralac 2 Stvaralac 3 Stvaralac 4

Slika 10: Koncept arhivskog regionalnog informati1kog sistema

Summary

Long-term consequences and the vision of further development

1. Already mentioned transfer of a large part of professional work


towards the creators of the request will not only transform archivists into very
engaged consultants, but also fundamentally change the relationships of
creators and their own archives. Our archivists often note that education must
be offered for the leading personnel in the public legal persons an integral
part of our advisory work. Due to numerous difficulties in connection with the
protection of documentary materials in primary and secondary schools it will
probably first start with the organization of education for directors of primary
and secondary schools.
2. Because of systematic approach and in order to increase the quality
of work we have by some creators have received proposals, that we try to
help while constantly editing their archives and keep them in line with modern
standards. Unfortunately, until nowalmost all ended onlywith the fundamental
understanding, because we did not even crackthe understanding thatfortheir
own archives always damages spend money ... However, we persistenfly
go in that direction. Constant presence of our professional workers in the
field, their consistency considering the technical requirements, and adequate
support from the legislation for now, give good results.
3. Due to intensification of work with those involved the need suggests
teamwork among archivists. This however it has not yet received a formal
shape, but it is still with us and passed into practice but also adopted the need

214
Arhivski regionalni informacuski sistem (ARIS)

for regular professional courses in the archive, and division on the content
and technical consulting work with creators. Teamwork behind withdrawing
some clean bureaucracy issues - for example, about the annual report on the
work done: who should complete the download, make a list of the fund, how
many professional visits are completed, if more time archivists at the creation
- each with its fields of consulting, etc. .?
4. ARIS is the acronym for "archival regional information system."
The word "regional" is very important! Means that ARIS opens possibilities
of integration of legacy services in the area of jurisdiction of the Provincial
Archives Kopar, and beyond - integration with other public archives and
their areas. And this is the essence of the new strategy of development of
relations with those involved, especially with those who by law keep their own
archive: to offer a pleasant service and reduce cost of keeping their archival
records in the ARIS system. With these would eventually provide a single,
standardized archiving materials for all public legal persons and members of
the system with time and the conesponding row in the fleld (including greater
legal security of persons because of less danger ofdestruction of permanent
collection). Selecting archival materials and preparing them for move to the
Archive from their creators would become just a formality with a few nostalgic
memories of old heavy times...

215
lvana PRGIN
DrZavni arhiv u Zagrebu, Hrvatska

NOVI MEDUNARODNI ARHIVSTIEKI STANDARDI


oPrsA (rsDF r tsDrAH)

Abstrakt: Ctanak daje kratak pregted povijesti razvoja nastanka i


medunarodnih arhivistiikih standarda opisa fokusirajuci se na dva nova
standarda, sluZbeno pihvaiena na proilogodiinjem XVl. kongresu
Medunarodnog arhivskog vije1a: ISDF -
Medunarodni standard za opis
funkcija stuaratelja gradiva i ISDIAH - Medunarodni standard za opis ustanova
koje posjeduju arhivsko gradivo. Takoder prikazuje se njihova veza s dva
i
ranije usvojena standarda: ISAD(G) ISAAR(CPF), odnosno moguinosti
povezivanja opisa nastalih njihovin koi1tenjem.

Kljuine tiieel standardi opisa, Medunarodno arhivsko vijece, ISDF,


tsDtAH, tsAD(G) i ISMR(CPF).
Uvod

U srpnju 2008. na XVl. kongresu Mealunarodnog arhivskog vije6a


odr2anom u Kuala Lumpuru, Malezija, struanoj javnosti su predstavljena
dva nova standarda opisa: ISDF1- Medunarodni standard za opis funkcija
stvaratelja arhivskoga gradiva i lSDlAH, -
Mealunarodni standard za opis
ustanova koje posjeduju arhivsko gradivo. Oba standarda razvili su pod
nadzorom Programskoga povjerenstva Medunarodnog arhivskog vijeda
(ICA/PCOM), strudnjaci okupljeni u Odboru za dobru praksu i standarde
(rcA/cBPSF.
Razvoj arhivistidkih standarda opisa zapodet je jos 1990. kada je na
inic[ativu Medunarodnog arhivskog vije6a i UNESCO-a osnovano Ad hoc
'I Medunarodno arhivsko vijece - Odbor za dobru praksu i standarde, ISDF - Met unarodni standard
za opis funkcua stvaratelja arhivskog gradiva (ISDF - /rlemafioral Standard for Describing Func-
tiors), Prvo izdanje, sastavio Odborza dobru praksu istandarde, Dresden, Njemadka, 2-4. svibnja
2008., Patiz, Medunarodno arhivsko vijeCe, 2008., Dostupno putem URL adrese: htto:/ ,rww.ica.
orc/en/siandards (citirano 23.06.2009.).
2 Mealunarodno arhivsko vije6e - Odbor za dobru praksu i standarde, ISDIAH - Mealunarodni stan-
dard za opis ustanova koje posjeduju a.hjvsko gradivo (lSDlAH - lntemational Standard for De-
scibing lnstitutions with Archival Holdings), PrVo izdanje, sastavio Odbor za dobru praksu i stan-
darde, London, Velika Britanija, 10-11.ozujka 2008., Pariz, Mea,unarodno arhivsko vije6e,2008.,
Dostupno putem URL adrese: E[p jr!6M&lQapIqElllstefflaldg (citkano 23.06.2009.).
3 Committee on Best Practices and Standards (ICAJCBPS).

216
Novi medunarodni arhivistidki standardi opisa (ISDF itSDlAH)

Povjerenstvo za standarde opisa (ICAJDDS) kojeje identificiralo osnovne


zahtjeve arhivske zajednice za standardiziranjem opisa te postavilo
prve okosnice daljnjeg razvoja. Povjerenstvo je 1994. objavito prvi Opci
medunarodni standard za opis arhivskoga gradiva, ISAD(G) te potom
1996. Meclunarodni standard arhivistidkog normiranog zapisa za pravne i
fizidke osobe te obitelji, ISAAR(CPF), koji je iste godine predstavljen na Xlll.
kongresu Medunarodnog arhivskog vijeca u Pekingu, Kina. Rezolucijom istog
kongresaAd hoc Povjerenstvoje preobraZeno u stalni Odbor Meclunarodnog
arhivskog vije6a, nazvan Odbor za standarde opisa (lCfuCDS). Odbor je u
narednim godinama radio na reviziji i nadopuni dvaju objavljenih standarda.
Objavljivanje drugog izdanja ISAAR(CPF) 2OO4., oznaeava kraj druge faze
razvoja standarda, faze u kojoj su standardi Metlunarodnog arhivskog
vijeda uspjeSno pro6i56eni i nadopunjeni. Po6etak nove faze oznaden je
prijedlogom prihva6enim na XV. kongresu Mectunarodnog arhivskog vije6a
u Be6u, Austrija, kojim je osnovana Sekcija za strukovne standarde i dobru
praksu (|CA/SPS). Zami5ljeno podrudje nadteZnosti ove Sekcije bito je Sire
od onog Odbora za standarde opisa, te se ticalo razliditih podrudja arhivske
struke ukljuduju6i vrednovanje i digitalne zapise. planirano je da se aktivnosti
Sekcije fokusiraju viSe na koordiniranje procesa razvoja standarda, smjernica,
preporuka dobre prakse, pravila i uputa nego na same standarde. Ve6 sljede6e
godine na zasijedanju Glavne skupStine, odrZane tijekom 38. CITM-e u
Abu-Dhabiju, Ujedinjeni Arapski Emirati, Sekcija je transformirana u Odbor
za dobru praksu istandarde (|CA/CBPS). Program rada Odbora nastavlja s
aktivnostima prethodnika te obuhvaca dobru praksu i standarde, strukovne
itehnidke, koji se odnose na bilo koji aspekt rada u arhivima ukljudujuci
opis, vrednovanje, terminologiju, pravna pitanja, arhivske zgrade, zaititu od
elementarnih nepogoda inesre6a i dr. Struani rad Odbora organiziran je kroz
Radne skupine od kojih su dvije: Radna skupina za opis funkcija stvaratelja
zapisaa i Radna skupina za opis arhivskih ustanovas zasluZne za nastanak i
objavu ISDF odnosno lSDlAH.

ISDF - Medunarodni standard za opis funkcija stvaratelja arhivskoga


gradiva

Spoznaja o vaZnosti funkcija za kontekst nastanka zapisa navela


je Radnu skupinu da predlo2i izradu meCrunarodnog standarda za opis
funkcija u arhivskom informacijskom sustavu. U procesu njegova nastanka
koriSteni su modeli opisa ianalize funkcija koji se trenutno koriste u arhivima

Obje Radne skupine, Radna skupina za opjs funkcija stvaratelja zapisa iRadna skupina za opis
arhivskih ustanova, osnovane su na saslanku tadasnje Sekcija za strukovne standarde jdobru
praksu (lCA,/SPS) odrzanom u Bernu, Svicarska, u tipnju 2005.
5 lsto kao i4.

217
lvana PRGIN

Australije, Kanade, Svicarske, Velike Britanije iSAD. Na svom sastanku u


Parizu, u svibnju 2006. radna skupina za opis funkcija stvaratelja zapisa
pripremila je prvi prijedlog standarda nakon iega je dokument stavljen na
raspolaganje medunarodnoj arhivskoj zajednici koja je pozvana da iznese
svoje primjedbe i komentare. Primljeni komentari i sugestije razmatrani su
na plenarnom sastanku Odbora za dobru praksu i standarde (ICA/CBPS)
odrZanom u Dresdenu, u svibnju 2007., nakon dega je pripremljena konadna
verzija dokumenta koja je i slu2beno predstavl.jena tijekom Kongresa u Kuala
Lumpuru, u srpnju 2008.
Medunarodni standard za opis funkcija stvaratelja arhivskoga gradiva
daie smjernice za izradu opisa funkc|a pravnih osoba povezanih s nastankom
arhivskoga gradiva. Pojam ,,funkci.la" ovdje podrazumijeva i sve niZe pojmove
kao Sto su podfunkcija, poslovni proces, aktivnost, zadatak, transakcija ili
drugo. U pravilu, funkcije koje obavlja neki stvaratelj gradiva su stabilnije,
manje promjenjive od njegovog ustrojstva koii desto podlijeZe restrukturiranju
pritom stapaju6i ili pak razdvajaju6i odredene dijelove cjeline. Analiza funkcija
pravnih osoba vaZna je osnova brojnih aktivnosti vezanih uz sredivanje i
obradu gradiva, moZe posluZiti kao polaziSte u postupku vrednovanja gradiva,
ali i kao alat za njegovo pretraZivanje i analizu. Osim toga, opis funkcija igra
vaZnu ulogu u odreclivanju provenijencije gradiva, te se uz njegovu pomoc
puno pouzdanije utvrtluje kontekst nastanka i koriStenja gradiva. Opis 6e
pomoci u obja5njenju kako i zaito je nastao neki zapis, objasnit 6e svrhu
funkcije unutar neke organizacije zbog 6ijeg je obavljanja taj zapis i nastao,
te kakav je poloZaj i odnos tog zapisa prema ostalim zapisima nastalim u
istoj organizaciji.
Opis funkcija propisan ovim standardom moZe se koristiti za opis
funkcija kao jedinica unutar arhivskog opisnog sustava, za kontrolu nastanka
i koriStenja pristupnih todki unutar arhivisti6kih opisa, te za dokumentiranje
veza izmectu razliditih funkcija, kao iza dokumentiranje veza izmecru funkcija
i pravnih osoba koje su lh obavljale te zapisa koji su nastali obavljanjem
istih.
ISDF utvrtluje vrste obavijesti koje se mogu ukliuditi u opis funkcija,
te donosi smjernice za raspored takvih opisa unutar pojedinog arhivskog
informaci.jskog sustava. Elementi opisa organizirani su u aetiri osnovna
informacijska podrudja:
1. Podruije identifikacije koje jednozna6no identificira funkciju koja je
predmet opisa i definira standardiziranu pristupnu todku, sadrZi sljedece
elemente opisa:

218
Novi medunarodni arhivisti6ki standardi opisa (ISDF i ISDIAH)

1 .1 . Vrsta
1.2. Normirani oblici naziva
1 .3. Usporedni oblici naziva
1 .4. Drugi oblici naziva
1 .5. Klasifikacija
2. Podruije konteksta sadrZi obavijesti o prirodi i kontekstu funkcije unutar
sljede6ih elemenata:
2.1. Vremensko razdoblje
2.2. Opis
2.3. PovUest
2.4. Pravna osnova
3. Podruije veza biljeli i opisuje veze s drugim funkcijama kroz elemente:
3.1. Normirani oblici nazivalOznaka povezane
funkcije
3.2. Vrsta
3.3. Kategorija veze
3.4. Opis veze
3.5. Vremensko razdoblje veze
4. Podrueje konlrole identificira opis funkcue kao i obavijesti o tome kako je,
kada i tko stvorio navedeni opis:
4.1 . Oznaka opisa funkcije
4.2. Oznaka ustanove
4.3. Koristena pravila i konvencije
4.4. Status opisa
4.5. Razina podrobnosti opisa
4.6. Nadnevci nastanka opisa, izmjena i brisanja
4.7. Jezici i pisma
4.8. lzvori
4.9. Napomene o odrZavanju
Od svih gore navedenih 25 elemenata opisa 3 su obvezna za opis, dok
se ostali mogu koristiti sukladno potrebama tvorca opisa te karakteristikama
funkcije koja se opisuje. Dakle, obvezni elementi opisa su:
- Vrsta (1.1.)
- Normirani oblici naziva (1.2.)
- Oznaka opisa funkcije (4.1 .)
Takocler, zahtjevi odreclenog informacUskog sustava ili mreZe utjecat 6e
na odabir izbornih elemenata opisa pri svakom pojedinom opisu, kao i na to
da li 6e oni biti predstavljeni u narativnom ili strukturiranom formatu.

219
lvana PRGIN

ISDIAH - Medunarodni standard za opis ustanova koje posjeduju


arhivsko gradivo

ObavUesti o ustanovama koje posjeduju arhivsko gradivo opisano u


obavUesnim pomagalima, vaZna su pretpostavka pristupa tom gradivu. Ve6
je iranije naglaiavana potreba ukljudivanja op6ih obavuesti o imateljima
gradiva i njihovim uslugama u preglede fondova i zbirki, a pqavom Wortd
Wide Weba korisnicima je omoguden nesmetani pristup katalozima i opisima
gradiva unutar informacijskih sustava, gradiva u posjedu brojnih ustanova s
arhivskim gradivom. Povezivanje opisa gradiva s obavijestima o njegovom
stvaratelju kao i imatelju nu2no je za omogudavanje potpunog razumijevanja
opisanog arhivskoga gradiva. To je osnovna svrha ovog standarda nastalog
visegodisnjim radom Radne skupine za opis arhivskih ustanova Odbora za
dobru praksu i standarde (|CA/CBPS).
Cilj njenog osnivanja bio je nastaviti posao zapodet od strane ranijeg
Odbora za standarde opisa (ICA/CDS), odnosno pripremiti nacrt standarda
za opis ustanova koje posjeduju arhivsko gradivo kao i usluga koje one
pruZaju korisnicima. Prvi prijedlog standarda pripremljen je na sastanku
Radne skupine odrZanom u sijednju 2006., te je raspravljen, nadopunjen i
pro5iren na sljedeeem sastanku, u svibnju 2007., da bi potom bio odaslan
Medunarodnoj arhivskoj zajednici na razmatranje. Na svom sastanku u oZujku
2008. Radna skupina je razmotrila pristigle primjedbe i prijedloge te ih na
odgovarajudi nadin implementirala u prijedlog standarda koji je uz odobrenje
Odbora za dobru praksu i standarde (ICI/CBPS) postao konaina verzija
ISDIAH-a potvrdena od lzvrSnog odbora Metlunarodnog arhivskog vije6a te
sluZbeno predstavljena tijekom Kongresa u Kuala Lumpuru, u srpnju 2008.
godine.
ISDIAH propisuje op6a pravila za normiranje opisa ustanova s arhivskim
gradivom, bez obzira da li se radi o ustanovama osnovanim za zastitu i
euvanje gradiva ili ne, pruZaju6i pritom praktidne smjernice za identifikaciju
i stupanje u kontakt s takvim ustanovama kao i s gradivom koje posjeduju,
te uslugama koje nude. Takoder on omoguCava stvaranje kazala ustanova
s arhivskim gradivom, povezivanje takvih kazala s istovrsnim normiranim
popisima knji2nica i muzqa, odnosno, rczvq zqedniakoga kazala bastinskih
ustanova na regionalnoj, nacionalnoj ili medunarodnoj razini, kao i za razne
statistidke obrade. MoZe se koristiti za opis ustanova kao jedinica unutar
arhivskog opisnog sustava, kao standardizirana pristupna todka za ustanove
s arhivskim gradivom, unutar pojedinog kazala, arhivskog informacijskog
sustava ili mreZe, ali iza dokumentiranje veza izmeclu ustanova kao iizmetlu
tih subjekata i gradiva koje posjeduju. Dakako, osnovna mu je namjena
olakSavanje opisa ustanova kojima je primarna funkcija upravo za5tita iobrada
arhivskoga gradiva te omogucavanje njegove dostupnosti Siroj javnosti. No,

220
Novi medunarodni arhivistidki standardi opisa (ISDF ilSDlAH)

buduci da idrugi subjekti kao ba5tinske ustanove (knjiZnice, muzeji), tvrtke,


obitelji ili pojedinci mogu posjedovati arhivsko gradivo, standard, odnosno
podskup njegovih elemenata, moZe biti primijenjen ina opis tih subjekata
olaksavajudi time pristup gradivu u njihovom posjedu.
Standardom su utvrdene vrste obavijesti koje mogu biti ukljudene
u opis ustanova s arhivskim gradivom kao ismjernice za raspored takvih
opisa unutar pojedinog arhivskog informacijskog sustava. Elementi opisa
organizirani su u Sest osnovnih informacijskih podruaja:
1. Podruije identifikacije s obavijestima koje jednoznadno identiflciraju
ustanovu koja posjeduje arhivsko gradivo i koje definiraju standardiziranu
pristupnu to6ku, a sadrZi sljede6e elemente opisa:
.1. Oznaka ustanove koja je predmet opisa
.2. Normirani oblici naziva
.3. Usporedni oblici naziva
.4. Drugi oblici naziva
.5. Vrsta ustanove koja posjeduje arhivsko gradivo
Podruije kontakta donosi obavijesti o i
nadinu mogudnostima
komuniciranja s ustanovom koja posjeduje arhivsko gradivo kroz sljede6e
elemente:
2.'1. Mjesto iadresa
2.2. Telefon, fax, e-poSta
2.3. Osoba za kontakt
Podruije opisa pruZa obavijesti o povUesti, sada5njem ustrojstvu i
akvizicijskoj politici ustanove koja posjeduje arhivsko gradivo organizirane
u sljede6im elementima opisa:

3.'1.Povijest ustanove koja posjeduje arhivsko


gradivo
3.2. Zemljopisni i kulturni kontekst
3.3. NadleZnosUlzvor ovlasti
3.4. Ustrojstvo
3.5. Spisovodstvo i akvizicUska politika
3.6. Zgtadale
3.7. Arhivsko gradivo i druge zbirke u posjedu
3.8. Obavijesna pomagala, vodidi, izdanja
4. Podruije pristupa donosi obavijesti o
dostupnosti ustanove koja
posjeduje arhivsko gradivo tj. radnom vremenu, mogudim ogranidenjima
u kori5tenju gradiva te fizidkom pristupu:
4.1. Radno vrleme za korisnike
4.2. Uvjeti dostupnosti ikori5tenja gradiva
4.3. Pristup ustanovi

221
lvana PRGIN

5. Podruije usluga sadrZi obavijesti o tehnidkim uslugama koje nudi


ustanova s arhivskim gradivom:
5.'1. Usluge pomoii pri istrazivanju
5.2. Usluge izrade kopija
5.3. Prostori dostupni za korisnike
6. Podruije kontrole jednoznadno identificira opis ustanove koja posjeduje
arhivsko gradivo kao i obavijesti o tome kako je, kada itko stvorio
navedeni opis:
6.1. Oznaka opisa
6.2. Oznaka ustanove
6.3. Kori5tena pravila i konvencije
6.4. Status opisa
6.5. Razina podrobnosti opisa
6.6. Nadnevci nastanka opisa, izmjena i brisanja
6.7. Jezici i pisma
6.8. lzvori
6.9. Napomene o odrZavanju
Svi navedeni elementi opisa, ukupno njih 3'1, podrobno su obrazloZeni
idostupni za upotrebu prema izboru tvorca pojedinog opisa, prirodi ustanove
koja se opisuje, namjeni opisa izahtjevima informacijskog sustava ili mre2e
u kojoj tvorac opisa radi odnosno koja je predvitlena za razrilenu podataka.
No, kako bi standard ispunio svoju svrhu sljedeca 3 elementa opisa smatraju
se obveznima:
- Oznaka ustanove koja je predmet opisa (1.1.)
- Normirani oblici naziva (1 .2.)
- Mjesto i adresa (2. 1 .)
U sludajevima kada ie se standard koristitiza opis subjekata kojima nije
osnovna funkcija duvanje i obrada arhivskoga gradiva, potrebno je koristiti
prikladan podskup elemenata opisa. Naravno, ukoliko se radi o fizidkoj osobi
ili obitelji koja se smatra imateljem arhivskog gradiva, potrebno je prilikom
izrade opisa voditi raduna o postivanju privatnosti.

222
Novi medunarodni arhivistiaki standardi opisa (ISDF i ISD

Povezivanje s ISAD(G)G i ISAAR(CPF[


Oba, gore predstavljena, nova medunarodna arhivistidka standarda
opisa nastala su s namjerom da budu koriStena u sprezi s ranije objavljenim
standardima ISAD(G) i ISAAR(CPF). U tu svrhu svaki od njih sadrZi posebno
poglavlje sa smjernicama za stvaranje veza izmealu opisa unutar pojedinog
arhivskog opisnog sustava.
Kako bi opis funkcija ostvario svoj puni smisao nu2no ga je povezati s
opisom pravne osobe i opisom gradiva, dakle, u sludaju ISDF predvideno je
povezivanje s opisima nastalim prema ISAAR(CPF), te s opisom arhivskoga
gradiva ili drugih izvora sukladno ISAD(G), i obrnuto. Razumijevanje funkcija
neke pravne osobe nuZnoje za potpuno razumijevanje provenijencUe, budu6i
su zapisi neraskidivo vezani uz funkcije koje ta pravna osoba obna5a, tj.
oni su direktan rezultat obnasanja tih funkcija. Dok se veze izmedu zapisa
ipravnih osoba mogu mijenjati kroz vrijeme, veze izmedu zapisa ifunkcija
ostaju stabilne. Tri su osnovna elementa propisana za stvaranje veza
izmeclu ovih opisa, a to su: oznaka inormirani oblik naziva, odnosno, naslov
povezanog izvora, zatim, priroda veze, te na kraju, vremensko razdoblje
veze. Pridruzivanje opisa funkcija opisu stvaratelja arhivskoga gradiva i
opisu samoga gradiva, rezultirat 6e dakle, unutar odredenog informacijskog
sustava, kompletnijim razumUevanjem provenijencije.
Sliana je situacua is
lSDlAH, moguce ga je koristiti s ISAD(G),
ISAAR(CPF) iISDF pri demu 6e se opis ustanove s arhivskim gradivom
povezivati s opisom arhivskoga gradiva koje ona posjeduje, te normiranim
zapisom o stvaratelju tog gradiva iopisom njegovih funkcija, kao iobrnuto.
Opisi ustanova koje posjeduju arhivsko gradivo imaju prvenstveno za cilj
pruZanje relevantnih podataka o imatelju arhivskoga gradiva te podataka
nuinih za pristup tom gradivu. Dakle, da bi opisi gradiva bili Sto korisniji
oni se svakako moraju povezati s opisima ustanova koje ga posjeduju. Kod
uspostavljanja takve veze vaZno je opisati prirodu veze izmedu opisane
ustanove igradiva. Normirani zapisi o stvaratelju gradiva koje posjeduje
neka ustanova mogu se takoaler povezati i koristiti kao dodatne pristupne
todke. Povezivanje opisa ustanova koje posjeduju arhivsko gradivo s opisom

Medunarodno arhivsko vije6e - Odbor za standarde opisa, ISAD(G) - Op6i mealunarodnj stan-
dad za opis arhivskog gradjva ((/SID(G) - Generat lntemational Standard Archival Description)),
Drugo izdanje, sastavio Odbor za standarde opjsa, Stockholm, Svedska, 19-22.rujna 1999, Ol
tawa, Mealunarodno arhivsko vijeie, 2000, Oostupno putem URL adrese: http://www.jca.oro/en/
standa.ds (citirano 23.06.2009.).
lvledunarodno arhivsko vijede - Odbor za standarde opisa, ISAAR(CPF) - Medunarodni stan-
dard arhivistidkog normiranog zapisa za pravne i fizidke osobe te obitet)i ((ISAAR(CqF) - tnter
national Standad Archival Authotity Record for Corporcte Bodies, pe,sons and Families)), Dtugo
izdanje, sastavio Odbor za slandarde opjsa, Canbena, Auskaljja, 27-3o.ljstopada 2003, paiz,
Medunarodno arhjvsko vijece, 2004, Dostupno putem URL adrese: hftprlwww.ica.oro/en/stan_
4arcls (citirano 23.06.2009.).

223
lvana PRGIN
gradiva i njegovog stvaratelja moguce je putem dva elementa opisa, prvi
je naslov i oznaka povezanog arhivskoga gradiva, a drugi opis veze. Kod
uspostavljanja veza izmedu ustanova koje posjeduju arhivsko gradivo i
samoga gradiva preporuduje se po5tivanje vlastitih klasifikacijskih planova
fondova izbirki ili nekog drugog kriterija organiziranja gradiva koji ustanova
koristi kako bi gradivu u svom posjedu osigurala suvisli redoslijed.
Opisani standardi arhivistidkog opisa ispunjavaju samo dio uvjeta
potrebnih za razmjenu podataka o gradivu, o stvaratelju gradiva i njegovim
funkcijama te o imatelju gradiva, odnosno, ustanovama koje posjeduju
arhivsko gradivo. UspjeSna automatska razmjena podataka putem radunalne
mreze ovisit 6e i o usvajanju i primjeni odgovaraju6ega komunikacijskoga
formata medu sudionicima razmjene. Ovi se standardi stoga smatraju
osnovom za nzvoj takvih formata, bilo da se radi o formatima komunikacije
ili razmjene podataka.
Medunarodno arhivsko vije6e u svojim programima rada predvida
stvaranje jedinstvenog referentnog modela opisa koji ee u potpunosti
harmonizirati postojeca detiri medunarodna arhivisti6ka standarda opisa
razvijena od 1990.

Summary: ISDF and ISDIAH - new international archival description


standards

ln July 2008 new archival description standards- lntemational Standard


for Describing Functions (ISDF) and lnternational Standard for Describing
lnstitution with Archival Holdings (lSDlAH) have been officialy presented to
the international archival community at the XVI lnternational Congress on
Archives held in Kuala Lumpur, Malaysia. These standards were created
and developed by members of the ICA Committee on Best Practices and
Standards (ICNCBPS), wich proceeded the ICA's standard development
process opened up in 1990.
Both new standards provide general rules for the standardisation of
descriptions, in the first case the description of functions and in the second
the description of the institutions with archival holdings. They determine the
type of information that could be included in description and provide guidence
on how such description may be used in an archival information system.
Each standard consists of number of the elements of description organised
in different information areas. /SDF cons/sts of 25 elements of description
organised into four information areas such as: identity area, context area,
relationships area and control area, while ISDIAH consists of 31 elements
of desciption organised into six information areas such as.' identity area,
contact area, description area, access area, services area and control area.
All the elements are available for use but for each standard there are three
elements prescribed as essentra/ for description and data exchange within
an information system.

224
Novi medunarodni arhivistidki standardi opisa (ISDF i ISDIAH)

These standards are intended to be used in conjunction with ISAD(G)


and ISAAR(CPF), therefore the guidelines for linking descriptons are also
provided. /t is posslb/e to link descriptions of functions to descriptions of
archives and to the authority records, as well as descriptions of institutions
with archival holdings to descriptions of archives, to the author$ records and
to descriptions of functions, and vice versa. The desciptions may be linked
to as many other desciptions as required, only depending on needs of the
descriptions creator and the requirements of the archival descriptive system
within whom these standards are used together.

225
Dr. Miroslav NOVAK, arhivski savjetnik
Pokrajinski arhiv Maribor, Slovenija

STANDARDIZA FORMIRANJE I PRIJENOS


STRUKTURA PODATAKA U ARHIVSKOJ TEORIJI I
PRAKSI

Abstrakt: Autor u prilogu predstavlja osnovne zajedniike karakteristike


vaZedih arhivskih struinih standarda ISAD(g)2, ISAAR(CPF)2, ISDIAH te
ISDF koji predstavljaju osnovu za oblikovanje standardiziranih opisa arhivske
grade i drugih sa tim povezanih sadrZaja i konteksta.
Standardizirani opisi su realizirani u arhivskom informativnom sistemu
kao podatkovni elementi unosnih obrazaca. Syi podatkovni elementi
imaju neposredno vezu sa tabelama podatkovne zbirke te su u relaciji
sa standardiziranim imenovanjima podatkovnih elemenata za razmjenu
podataka. VeCina od njih je razvijena na XML shemi. Za postojece arhivske
informacijske slsteme su znaeajni standardi za izvoz podataka i njihovu
razmjenu, kao Sfo suj EAD 2002, Dublin Core i MODS.
Na kraju priloga je predstavljeno nekoliko relacija medu arhivskim
struenim standardima i standardi za njihovu razmjenu.

Kljuine rijeei: Standardi ISAD(g)2, ISAAR(CPF)2, lSDlAH, ISDF.

1. Uvod

O arhivskim strudnim i drugim standardima sa podrudja razmjene


podataka o arhivskoj gradi desto raspravljamo sa nadelnih strudnih polazi5ta.
To je posve razumljivo. Arhivski strudni standardi u klasidnom - papirnom
okruZenju izrade informativnih pomagala ne mogu potpuno ostvariti namjere
njihove implementacije. JoS viSe, u nekim primjerima podvajanje pojedinih
elemenata predstavlja prepreku kako u segmentu oblikovanja podatkovnih
struktura tako i na podrudju njihove kasnije upotrebe. Dok se na drugoj strani
arhivi u srednje europskom prostoru do sada nisu u ve6oj mjeri susretali
sa razmjenom podataka na tehnolo5ko{ehnidkom nivou. Ona je, naime, joS
uvijek u velikoj mjeri realizirana u neposrednim kontaktima medu korisnicima
i i
arhivskim strudnim radnicima (tu spada komunikacija telefonom,
telefaksom ili elektronskom poStom), ili/i posredno, pomocu klasidnih -
papirnih informativnih pomagala.

226
Standardi za oblikovanje i prijenos podatkovnih struktura...

Razvojem radunarske potpore arhivskim strudnim poslovima, a prije


svega sa implementacijom sistema i izgradnjom kompleksnih relacijskih
podatkovnih zbirki ukljudivo sa zahtjevirna za razmjenom podataka na
nadnacionalnom nivou, zahtjevi za standardiziranim oblicima zapisa i
nadin njihovih razmjena postaju realnost. U vezi sa tim, u arhivskoj struci
se ne odekuju ve6i problemi na nivou tehnidke razmjene zapisa kao ito su
kodne tabele, komunikacijski protokoli i slidno. Ta podrudja su odgovaraju6e
standardizirana te za njihovu implementaciju i razvoj brinu veliki medunarodni
konzorciji.
U suprotnosti sa tehnidkim standardima strudne arhivske ustanove
imaju joS prili6no otvoreno podru6je oblikovanja vlastitih strudnih standarda.
To je evidentno i pored ve6 usvojenih meclunarodnih arhivskih strudnih
standarda za opise arhivskih sadrZaja isadrZaja koji su sa njima povezani.
Pri tome imaju poseban znadaj oni problemi arhivske teorije i prakse, koji
se na tom podrudju sele u okruZenje intelektualnog raspravljanja arhivskih
opisa. To-podrudje postaje sve vise aktualno, a posetno sa raivojem mnogih
meta-tra2ila, koji kroz podatkovne zbirke velikoga broja ponudada mo-gu
povezivali nepregledne mase podataka. U tom konteksiu su zato posebio
zanimljivi problemi transfera zapisa izjednog okruZenja u drugo i io na taj
nadin, da se zajedno sa sadrZajima prenose i potrebni kontekiti. t4 irazoi
predstavlja veliki problem za arhivske ustanove kako sa organizaiilskog i
arhivsko-strudnog stajariSta tako i sa stajariSta upotrebe t,iuos-rin izvoia, tloli
za obavljanje arhivske djelatnosti u arhivima po pravilu uiijek nedostaju.
. Bcz obzira na spomenute ljudske idjelom imaterijalne izvore poirebno
je u a.rhivima
.raspravljati pojedine opise kao produkt, koji ima svoju cilenu
i sa tim i stabilnost podatkovne strukture kroz duli period. U suprotnom
primjeru kasnije korekture u sadrZaje ili podatkovne sirukture predstavljaju
zahtUevane
.zahvale, koji neposredno optere6uju ljudske i materijalne' i
j
organizacijske izvore.

2. Medunarodni struini standardi za oblikovanje arhivskih opisa

Osnovno polaziSte standardizacije u arhivskojteoriji i praksi predstavljaju


kriteriji. i mjerita za. oblikovanje opisi arhivske giaOe ie sa tim povezanih
sadrZaja. Standardi tako ne propisuju, kako je potrebno opisati odrecleni
entitet, nego. postavljaju zahtjeve za podatkovne strukture, koje su potrebne
za oblikovanje opisa, koji je sukladan sa pojedinim meclunarodnim arhivskim
stru6nim standardom. rste priprema irevidira Medunarodni arhivski savjet,
koji osigurava tim standardima potrebnu stabilnost, stru6nost i upotrebljivbsi
u razliditoj arhivskoj praksi.
lmplementacija arhivskih strudnih standarda nije ogranidena samo na
-
radunarski poduprte arhivske informacijske sisteme. rujin1e-moguee upohUebiti
i kod izrade klasidnih arhivskih informativnih pomagala. bosada5nja iskustua
uvodenja arhivskih strudnih standarda ukazuju ni mikro nivou desto verike

227
Dr. Miroslav NOVAK

probleme, koji su uvjetovani prUe svega sa masom razliditih arhivskih


strudnih praksi popisivanja arhivske graale, a prije svega sa pomanjkanjem
odgovaraju6ih nacionalnih arhivskih struinih pravila na podrudju popisivanja
arhivske graale.
Postojeci zbir arhivskih strudnih standarda dine:
- ISAD(g)2, General lnternational Standard Archival Description - Second
edition (Opdi metlunarodni standard za arhivsko popisivanje - drugo
izdanje);
- ISAAR(CPF)2, lnternational Standard Archival Authority Records for
Corporate Bodies, Persons and Families - Second edition (Medunarodni
standard za arhivski normativni zapis o stvaraocima arhivske gratle:
korporativnih tijela, osoba i porodica - drugo izdanje);
- lSDlAH, lntemational Standard for Describing lnstitutions with Archival
Holdings - First edition (Meclunarodni standard za opis organizacija koji
stvaraju arhivsku gratlu - prvo izdanje);
- -
ISDF, lnternational Standard for Describing Functions First edition
(Medunarodni standard za opis funkcija/djelatnosti - prvo izdanje).
U nastavku su predstavljene osnovne karakteristike podatkovnih
struktura, koje su oblikovane na osnovu gore predstavljenih arhivskih strudnih
standarda.

2.1 lsAD(g)2

Standard opredjeljuje opisivanje arhivske grade kao visestupanjske.


Uvodi zahtjeve za oblikovanje informacija, koje su relevantne nivou
popisa, odretluje njihovo hijerarhiCno povezivanje te poStivanje unikatnosti
posredovanih podataka.
Standardizirana podatkovna struktura standarda je opredijeljena na
slijede6im podrudjima:
- podru6je identifikacije (3.1), koje opredjeljuje signaturu popisne jedinice
(3.1.1), njena adresa (3.1.2), vrijeme nastanka (3.'1.3), nivo popisa (3.1.4),
te kolidinu i medij popisne jedinice (3.1.5).
- Podrudje konteksta (3.2) sadrZi podatke o stvaraocu popisne jedinice
(3.2.1), njegovu administrativnu ili biografsku historUu (3.2.2), historUu
popisne jedinice u arhivu (3.2.3) te nadin prikupljanja i preuzimanja
popisne jedinice (3.2.4).
- Podrudje sadrZaja i strukture (3.3) opredjelju.le namjenu i sadrZaj popisne
jedinice (3.3.1), vrednovanje i izludivanje (3.3.2), eventualni prirast (3.3.3),
sistem urealenja (3.3.4).
- Podrudje dostupa upotrebe (3.4) sastavljaju podaci o pravnim
i
ogranidenjima dostupa do popisne jedinice (3.4.1), ograni6enjima
s obzirom na reproduciranja p. .\, i
jezik pismo (3.4.3), fizi6kih
i
karakteristika tehnidkih zahtjeva (3.4.4), informativnih pomagala
(3.4.5).

228
Standardi za oblikovanje i prljenos podatkovnih struktura...

- Podrudje povezivanja gracle (3.5) sastavljaju podaci o postojanju i lokaciji


originala (3.5.1 ), postojanju i lokacijama kopija (3.5.2), srodnih jedinica
popisa (3.5.3) te o objavama, koje su nastale na osnovu jedinice popisa
(3.5.4).
- Podrudje opomena (3.6) sadrZi opomene (3.6.1).
- Podrudje kontrole opisa (3.7) sadrZi opomene arhivista, koji opredjeljuju
lokaciju izrade opisa (3.7.1), upotrijebljena pravila i dogovore (3.7.2),
datum nastanka opisa ili njegove revizije (3.7.3).
Kod opisa popisnih jedinica mogu6e je upotrijebiti sve elemente tog
standarda, a obavezni su: signatura popisne jedinice (3.'1.'l), adresa (3.1.2),
vrijeme nastanka (3.'1.3), nivo popisa (3.1.4), kolidina popisne jedinice (3.1.5)
i stvaralac.

2.2 rSAAR(CPF)2

Standard odreduje smjernice za oblikovanje arhivskog normativnog


zapisa, koji opredjeljuje opis jedne ili vi5e entiteta (korporativna tijela, osobe
ili porodice), koje su povezane sa stvaranjem ili raspravljanjem arhivske
grade.
Podatkovna struktura standarda je opredijeljena na slijede6im
podrudjima:
- podru6je identifikacije (5.1), koje opredjeljuje tip entiteta - korporativno
tijelo, osoba iliporodica (5.1 .1 ), njen sluZbenioblikimena (5.1 .2), usporedne
oblike imena u drugim jezicima ili pismima (5. .3), standardizirane oblike
'1

imena s obzirom na druga pravila (5.1 .4), druge oblike imena (5.1 .5), te
identifikator korporativnoga tijela (5.1 .6).
- Podrudje opisa (5.2) sadrZi podatke o periodu postojanja (5.2.1 ), historiji
korporativnog tijela, osobe ili porodicr- (5.2.2), podru6ju djetovanja (S.2.3),
pravni status korporativnog tijela (5.2.4), funkcije, djelatnosti ili aktivnosti
koje .je izvodilo korporativno tijelo, osoba ili porodica (5.2.5), nadleZnosti
s obzirom na funkcije, odgovornosti ili podrudje djelovanja (5.2.6),
unutarnjoj - administrativnoj strukturi korporativnog tijela ili genealogiji
porodica (5.2.7), opdem socijalnom, kulturnom, ekonomskom, politidkom
ili historijskom kontekstu u kojem je to djetovalo (5.2.7).
- Podrueje relacija (5.3) opredjeljuje ime ili identifikator povezanog
korporativnog tijela, osobe ili porodice (5.3. t ), kategoriju relacije (5.3.2),
opis relacije (5.3.3) a datum retacije.
- Podrudje kontrole opisa (5.4) sastavljaju identifikator normativnog opisa
(5.4.1), identifikatot za zapis odgovorne ustanove (5.4.2), kod iztade
opisa upotrijebljena pravila i dogovore (5.4.3), status opisa (5.4.4), nivo
podrobnosti (5.4.5), datumi kreiranja, izrade popravaka ili dopuna opisa
(5.4.6), upotrijebljen jezik i pismo (5.4.7), u opisu upotrijebtjeni izvori
(5.8.8), te napomene (5.4.9).

229
Dr. Niliroslav NOVAK

Kod opisa korporativnih tijela, osoba i porodica mogude je upotrijebiti


sve elemente tog standarda, a obavezni su: tip entiteta (5.1 .'1), sluzbeni oblik
imena (5.1.2), period postojanja (5.2.1) i identifikator normativnog opisa
(5.4.1).

2.3 ISDF - MEDUNARODNI STANDARD ZA OPIS FUNKCIJA/


DJELATNOSTI

Standard ISDF osigurava smjernice za opisivanje funkcija/djelatnosti


korporativnih tijela u vezi sa stvaranjem i duvanjem arhivske grade.
Opis funkcija/djelatnosti ima znadajnu ulogu kod pojaSnjenja
provenijencije arhivske gracle, jer omogu6ava podrobnije lociranje arhivske
gratle u kontekstu njegovog stvaranja i upotrebe.
Opis funkcija i aktivnosti dopunjuje inadgradi popis grade u skladu
sa ISAD(G) inormativnih zapisa, koji su stvarani u skladu sa ISAAR (CPF).
Odvojeno duvanje tih informacija od popisa grade ipopisa stvaraoca zna6i
manje ponavljanja informacija i osigurava provedbu fleksibilnog sistema
arhivskoga popisivanja.
Elementi opisa funkcija/aktivnosti su podijeljeni u detiri podru6ja, i to:
- podrudje identifikacije (5.1), koje obuhvata tip funkcije/djelatnosti (5.1.1),
sluZbeni oblik imenovanja funkcije/djelatnosti (5.1.2), usporedne oblike
imenovanja, koji se pojavljuju u drugim pismima ili jezicima (5.1.3), druge
oblike njenog imenovanja (5.1 .4) te klasifikaciju funkcije/djelatnosti
(5.1 .5).
- Podrudje konteksta (5.2), koje opredjeljuje slijedede podatke: datum,
period funkcije/djelatnosti (5.2.1), njen opis (5.2.2), detaljan historijat
(5.2.3) i pravne osnove (5.2.4).
- Podrudje relacija (5.3) opredjeljuje autorizirani oblik imena i identitikatore
povezanih funkcija/djelatnosti (5.3.1 ), tipove relacija (5.3.2), kategorije
relacija (5.3.3), opise relacija (5.3.4) i datume relacija (5.3.5).
- Podrueje kontrole (5.4) sadrZi: identifikator opisa funkcUe/djelatnosti
(5.4.'1 ), identifikalot za zapis odgovorne institucije (5.4.2), upotrijebljena
pravila (5.4.3), status opisa (5.4.4), nivo podrobnosti opisa (5.4.5),
datume kreiranja, izrade popravaka ili dopuna opisa (5.4.6), jezik i pismo
opisa (5.4.7), izvore, koji su bili upotrijebljeni za opis (5.4.8) te napomene
ka opisu (5.4.9).
- Podrudje povezivanja opisa funkci.jaldjelatnosti sa opisom korporativnih
tUela, arhivske graale i drugih izvora (6.)je opredijeljeno sa: identifikatorom
i sluZbenim oblikom imena/naslova povezanog izvora, prirodom relacije
(6.2) i datumom relacije (6.3).
U praksije mogu6e upotrijebiti sve elemente, koje pokriva taj standard,
a obavezni elementi su: tip funkcije/djelatnosti (5. 1 .1 ), autorizirani oblik imena
(5.1 .2) i identifikator opisa funkcije/djelatnosti (5.4.1).

230
Standardi za oblikovanje i prijenos podatkovnih struktura...

2.4 ISDIAH

Razvoj svjetskog spleta omogu6ava korisnicima bzo i jednostavno


posredovanje informacija, zato le potrebno, da se organizacije, koje duvaju
i Stite arhivsku gratlu, predstave korisnicima na standardizirani na6in. Opisi,
koji su izradeni u skladu sa tim standardom, sadrze podatke:
- i
kontekstnih informacija za identifikaciju interpretaciju relevantnih
dokumenata,
- nude praktidne smjernice, kako identificirati odgovaraju6u arhivsku
instituci.ju,
- kako stupiti u kontakt sa njom,
- kakvi su uvjeti dostupnosti odnosno ograniaenja upotrebe i
- kakve usluge nude korisnicima arhivske grade.
. Standardizirana podatkovna struktura standarda je opredijeljena sa
slijede6im podrudjima:
- podrudje identifikacije (5.1) koje obuhvata identifikator organizacije koja
duva arhivsku graalu (5.'l .1), njen sluZbeni oblik imena (5.1.2), usporedne
oblike imena u drugim jezicima ili pismima (5.1.3), druge oblike imena
(5.1.4) te tip organizacije, koja duva arhivsku gratlu (5.1.5).
- Podrudje kontakata.(5.2.1), o telefonu, telefaksu, e-adresi (5.2.2) i
odgovornim osobama (5.2.3). Te informacije moraju biti u korelaciji sa
elementima administrativne strukture (5.2.4).
- Podru6je opisa (5.3) sadrZi podatke o historiji ustanove, koja 6uva
arhivsku gradu (5.3.'l), njen geografski i kulturni kontekst (5.3.2), pravne,
strudne igeografske nadle2nosti (5.3.3), administrativnu strukturu (5.3.4),
politiku prikupljanja i upravljanja sa dokumentima (5.3.5), arhitekturne
karakteristike zgrade (5.3.6), osnovne podatke o arhivskim fondovima i
zbirkama (5.3.7), informacije o pomagalima za istraiivanje te o zaloZnidkoj
djelatnosti (5.3.7).
- Podrudje dostupa (5.4) sadrZi podatke o radnom vremenu, te o neradnim
danima (5.4.'1), uvjete izahtjeve za dostup do arhivskih usluga (5.4.2),
informacije o nadinima, kako do6i do arhiva, o javnom prijevozu, parkirnim
kapacitetima i dr. (5.4.3).
- Podrudje usluga (5.5) opredjeljuje usluge koje arhivska organizacija
nudi istra2ivadima (5.5.1 ), usluge reproduciranja (5.5.2), informacije o
op6im usluZnostima i kapacitetima dostupnih javnosti, kao Sto su: stalne
ili povremene izlo2be, plativ ili besplatan dostup do interneta, kavane/
restauracUe, trgovine itd. (5.5.3).
- Podruije kontrole zapisa (5.6), sastavljaju identifikator opisa (5.6.1),
identifikator za zapis odgovorne ustanove (5.6.2), kod izrade opisa
upotrijebljena pravila (5.6.3), status opisa (5.6.4), nivo podrobnosti (5.6.5),
datumi kreiranja, popravaka ili dopuna opisa (5.6.6), upohijebljen jezik i
pismo (5.6.7), u opisu upotrijebljeni izvori (5.6.8) te napomene (5.6.9).

231
Dr. Miroslav NOVAK

Kod opisa organizacue, koja duva arhivsku gradu moguce je


upotruebiti sve elemente tog standarda. Obavezni elementi su: identifikator
(5.1.1), autorizirani oblik imena (5.1.2) i lokacija te adresa organizacije
(5.2.1).

3. Standardi za razmjenu opisa

Na podrudju razmjene podataka kroz desetljeca oblikovalo se vise


namjenskih standarda za razrqenu opisa sadrZaja. Za arhivsku teoriju i
praksu su zanimljivi prije svega oni koje su oblikovali bibliotekari, te ih je
mogu6e sa manjim dopunama preuzimati iza potrebe razmjene podataka
arhivskih opisa sadrZaja. Danas najvise upotrijebljeni standard je MARC sa
masom izvedenica.
MARC je skra6enica za Machine-Readable Cataloging, koja se
upotrebljava prije svega u bibliotekarstvu. Standard odreduje bibliografski
podatkovni format, koji je bio razvijen u Kongresnoj knjiZnici u podetku 60.
godina pro5log stolje6a. Prvobitna ameridka verzija standarda se pretodila
na nekoliko drugadiju kanadsku verziju i tako je godine 1997. nastala vezija
MARC 21. Na osnovu tog standarda je izvedeno vi5e standardiziranih
struKura. Da spomenemo samo: normativne zapise imena pojedinaca
subjekata i dogovorenih adresa; bibliografske zapise knjiga, zvudnih video i
drugih zapisa; opisa klasifikacija; zapisa o stanju zaliha itd.
Standard osigurava nadin, po kojem moZemo radunarski razmjenjivati,
upotrebljavati iinterpretirati bibliografske informacije. Njegovi podatkovni
elementi jos idanas predstavljaju osnovu mnogim danasnjim knji2nidnim
katalozima. Podatkovnu strukturu zapisa u tom formatu sastavljaju: struktura
i
zapisa, odretlivanje sadrZaja sadiaja zapisa. SadrZaj podatkovnih
elemenata je odreden s drugim standardima ili uputama, kao Sto su: MCR2,
L.C. Subject Headings, and MeSH.
U tom formatu je izvedeno na milione bibliografskih zapisa. Ocjenjuju,
da samo sistem OCLC sadrZi 50 miliona zapisa ili skoro 3,5 mitiona zapisa
u okviru sistema COBISS. Takodel broj knjiZnica koje upotrebljavaju taj
standard je impresivan. Samo u okviru sistema COBlSS.net skoro ih je 590.
Sa razvojem internetskih usluga rasirio se zbir standard a za ruzrnlenu
podataka, koji se temelje na XML shemi.
XML je troslovna skra6enica za engleski izraz Extensible Markup
Language (proSirljiv lezik oznadavanla), kojeg susre6emo na svjetskom
internetu. XML je jednostavan radunarski jezik, koji omogudava format za
opisivanje strukturiranih podataka za prijenos i njihovu razmjenu medu vise
sistema od mreza, te ga je moguie dopuniti sa vlastitim imenima etiketa.
XML ima veoma jednostavnu i preglednu gratlu. Podijeljen je na 3 dijela:
- podatkovni (u njega se pohranjuju podaci u proizvoljnom obliku sa
Zeljenim etiketama (tagi),

232
- deklarativni (omogu6ava da moZemo kod dodavanja novih podataka
vidjeti Sta koja etiketa predstavlja),
- predstavitveni (sa njim oblikujemo ispis podataka).
XML shema predstavlja osnovu mnogim standardima, koji su nastali
zbog semantidkih i sadrZajnih razloga. Jedan meclu njima je Metadata
Authority Description Standard MADS 1.0 te je MARC2'l -kompatibilan XML
format. Namijenjen je za one oblike podataka, koji su bili izracteni i zapisani
kao normativni podaci u MARC formatu. MADS zapis ukljuduje jedno ili
vise jedinica, koja ukljuduje jednog ili vi5e deskriptora. Svaki zapis moZe
sadrZavati elemente koji opredjeljuju relacije ili varijante te su u odnosu do
normativno opisanog sadrZ{a.
U tom kontekstu da spomenemo jos neke standarde, koji su razvijeni u
Kongresnoj knjiZnici, te mogu biti potencijalno zanimljivi sa stajalista arhivske
teorije i prakse.
MIX predstavlja XML shemu za zapisivanje tehnidkih podatkovnih
elemenata, koji su potrebni za upravljanje digitalnih slikovnih zbirki.
PREMIS je rjednik ukljudivo sa XML shemom koji predstavlja osnovu
za duvanie meta-podataka, koji su potrebni za potporu dugorodnom duvanju
digitalnih oblika grade.
TextMD je XML shema opredjeljuje tehnidke meta-podatke za digitalne
objekte, koji se temelje na tekstovima.
Za razvq arhivskih informacijskih sistema posebno su znaaajni
standardi za razrilenu podataka: Encoded Archival Description - EAD 2002,
Metadata Encoding & Transmission Standard - METS 1.8, Dublin Core .1.1.
Neki arhivski informacijski sistemi, a koji se temelje na MARC standardu
kebaju i Metadata Object Description Standard - MODS 3.3 igore spomenuti
MADS 1.0 za transfere podataka u skladu sa XML standardom.

4.1 EAO 2002

Osnovna namjena EAD 2002 standarda je, da omoguii dostupnost


arhivskih informativnih pomagala od arhivskih izvora iz razliditih arhivskih
institucija. Glavnu prepreku kod ostvarivanja zadanog cilja predstavlja
razlidita arhivska praksa popisivanja arhivske graale.
i
Elementi standarda imena atributa izvedeni su Sto je mogude
univerzalnije, tako da omogueavaju meclunarodnu razmjenu podataka.
lstovremeno sa tim ukljuduju mehanizme, koji osiguravaju posebne jezidke
zahtjeve ili zahtjeve medija.
Standard predstavlja formatza podatkovnu komunikaciju, koja temelji na
SGMUXML sintaksi. Ta je upotrebljiva za razmjenu podataka u okruZenjima,
gdje arhivske opise oblikuju i upravljaju pomo6u relacijskih ili objektno
orUentiranih tehnologija. MoZe predstavljati osnovu arhivskim informacijskim

233
Dr. Miroslav NOVAK

sistemima koji se temelje na SGMUXML.


EAD je koncentriran na strukturne sadrzaje arhivskih opisa, a ne na
njihovo predstavljanje. lpak osigurava potrebne mehanizme za pot poru izlaza
u razli6ite formate zapisa. Oni moraju ukljudivati karakteristike tradicionalnih
oblika informativnih pomagala, kao Sto su: registri, inventari iispisi, kao i
nove formate za internetno predstavljanje ili za Stampanje.
Standard u nekom smislu odreduje redoslijed i grupiranje elemenata.
Oni predstavljaju internu podatkovnu strukturu. Stalnost strukture i sadrZaja
predstavlja znaea'1an djelatnik osiguravanja i primanja EAD u aplikacije.
Tehnolosko okruZenje standarda je kompleksno, zato su tehnidki
zahtjevi njihove upotrebe ogranideni na minimum. Promjene i dopune tog
standarda su usmjerene prije svega u dodavanje novih elemenata, a ne
ka njihovoj promjeni. Na taj nadin je osigurana njegova kompatibilnost za
unazad.

4.2 METS 1.8

METS shema predstavlja standard za


zapisivanje opisnih,
administrativnih istrukturnih meta-podataka, koji se odnose na objekte na
osnovu XML sheme.
METS shema je namijenjena oblikovanju XML dokumenata, koji
izraZavlu hijerarhidnu strukturu digitalnog objekta, imenom i lokacijama
datoteka, koje predstavljaju takav objekt, zapisivanju povezanih podataka
itd.
Svaki digitalni objekt, kojije opredijeljen u sktadu sa METS standardom
je odreclen sa slijede6om podatkovnom strukturom:
- METS zaglavlje: sadrZi podatke, koji opisuju METS dokument sam, kao
sto su: stvaralac zapisa, redaktor itd.
- Opisni meta-podaci mogu sadiavati interno ugradene meta-podatke ili
tadke do meta-podataka vanjskih dokumenata. Pri tom mogu biti ukljudeni
razliditi interni ili eksterni podaci.
- Administrativni meta-podaci osiguravaju podatkeotome, kako su datoteke
nastale igdje su pohranjene te o njihovom intelektualnom vlasnistvu. U
nastavku ukljuduje i meta-podatke, koji se odnose na originalne izvore
objekata iz kojih su nastali digitalni objekti. lsto tako podatke o izvoru
datoteka(e) digitalnog objekta (master, derivati, relacije, migraciie i
transformacije).
- Sekcija datoteka: sastavlja je spisak svih datoteka elektronskih verzija
digitalnih dokumenata. Datoteke mogu biti oblikovane u skupine s
obzirom na verziju objekata.
- Strukturni plan: ispostavlja hijerarhidnu strukturu digitalnog objekta i
povezivanje elemenata, te strukture povezanih sadrzaja datoteka i meta-
podataka.

234
Standardi za oblikovanje i prijenos podatkovnih struktura...

- Strukturne veze: omoguiavaju METS stvaraocu, da zapiSe postojanje


hiper-povezanosti medu dvoriStem u strukturnom planu. To.ie upotrebljivo
npr. kod arhiviranih internetnih strana.
- Pona5anje: upotrebljava se za povezivanje izvr5noga ponaSanja
programa sa sadrZajem METS objekta. Svako pona5anje ima elemenat
mehanizma, koji identificira modul za izvrSnu kodu, koja implementira
pona5anje, koje je odretleno apstraktno na osnovu odredbi pojedinog
programskog udesnika.
METS standard je namijenjen upotrebi i opisom za glazbene radove,
Stampani materijal, zapisane audio ili video dogadaje, PDF dokumente,
bibliografske zapise, fotografue, kompaktne diskove, zbirke itd.

4.3 MODS 3.3

Shema za opis objekata (MODS) temelji se na XML bibliografskom


opisu, koji je bio razvijen u Kongresnoj knji2nici. Standard predstavlja
kompromis medu kompleksnoScu formata MARC, kojeg upotrebljavaju
knjiZnice i ekstremnom jednostavno56u meta-podatkovne sheme standarda
Dublin Core.
MODS mo2e biti potencijalno upotrebljiv: kao poseban format za
islra2ivaryeltraZenje preko interneta, kao dopuna METS, za predstavljanje
meta-podataka zadataka, za prvobitno opisivanje izvora u XML sintaksi, za
predstavljanje pojednostavljenih MARC zapisa u XML i za meta-podatke u
XML, koji mogu biti paketi u okviru elektronskih izvora.
MODS bi trebao dopunjavati druge meta-podatkovne formate. Za
neke aplikacije, a posebno one, koje upotrebljavaju MARC format zapisa,
on predstavlja mnoge prednosti. Medu njima da spomenem samo da je zbir
elemenata bogatiji nego u standardu Dublin Core. Da je isti viSe kompatibilan
sa bibliotekarskim podacima kao ONIX, koji predstavlja medunarodni
standard za predstavljanje rezultata zalozniske djelatnosti u elektronskom
obliku. Pored toga je MODS shema mnogo vi5e korisniaki usmjerena nego
potpuna MARCXML shema. A istovremeno je zbir elemenata jednostavniji
nego u potpunom MARC formatu.
Predstavljene prednosti su u odredenim primjerima i nedostaci. Oni se
iskazuju prije svega kod kompleksnih zapisa u MARC 21 formatu. U praksi
to predstavlja dinjenicu, da je izvedena konverzija mogu6a iz MARC 21
formata u MODS 3.3, povratna konvezija iz MODS 3.3. u MARC 21 te sa
semantidkog stajalista nije vise potpuno pouzdana.

4.4 Dublin Core 1.1

Zbir meta-podatkovnih elemenata Dublin Core je standard za razrryenu


podataka i informacijskih izvora medu razliditim domenima. Osigurava
jednostavan i standardiziran zbir dogovora za opisivanje razlicitih znadajnih
sadtzaja, tako da bi ih napravili lakse ,,on line" dostupne.

235
Dr. Miroslav NOVAK

Dublin Core je Siroko upotrijebljen za opisivanje digitalnih sadrZaja, kao


5to su: video, zvuk, slike, tekstovi ili intenetske strane. lmplementacija tog
standarda je izvedena u okviru XML te se temelji na okruZenju za opis izvora.
Standard je opredijeljen sa standardom ISO 15836 i NISO standardom
239.85-2007.
Pojednostavljen zbir elemenata je sastavljen iz 15 meta-podatkovnih
elemenata: adresa (Title), stvaralac (Creator), osoba (Subject), opis
(Description), zaloZnik (Publisher), suradnik (Contributor), datum (Date),
tip (Type), format (Format), indentifikator (ldentifier), izvor (Source), jezik
(Language), odnos (Relation), pokrivenost (Coverage) i prava (Rights).
Kvalificiran zbir elemenata tog standarda u
pojednostavljenom
zbiru sadrZi joS tri dodatna elementa: korisnici (Audience), izvorlhistorijat
(Provenance) te nosilac prava (RightsHolder). Uz to joS skupinu elemenata
za ,,oplemenjivanje", koji se imenuju kvalifikatori. Sa njima je moguce
oplemeniti semantiku elementa u smjeru, da ista moZe postati upotrebna
kod istraZiv anja izv ora.
Semantiku standarda Dublin Core su uspostavili u medunarodnoj
interdisciplinarnoj skupini profesionalaca sa podrucja bibliotekarstua,
radunarskih znanosti, muzealstva idrugih podrudja teorije i prakse.

5. Osnovne medusobne usporedbe standarda

Kod oblikovanja standardiziranih opisa entiteta na podlozi arhivskih


strudnih standarda potrebno je uvaZavati, da je svaki opis entitete stvarno
sastavljen iz dva dijela, i to iz opisa entitete i opisa karakteristika samog
zapisa (Tabela br. 1).
Osnovni oblici cjelovitog ZnaIaj opisa u polaznom i meta
standardiziranos ooisa informaciiskom sistemu
Opis entitete predstavlja oblikovanje opisa
opis entitete arhivske grade, relacija medu arhivskom
[SAD(g)2, ISAAA(CPF)2, ISDIAH, gradom i kontekstom u kojemje ta grada
ISDF] nastala. To znadi, da predstavlja opis popisne
jedinice, kojaje nastala prema odredenim
principima i strudnim pravilima.
Opis karakteristika zapisa odnosi se na
opis karakteristika zapisa konkretan opis, koji je bio stvoren u odredenoj
[ISAD(g)2, ISAAA(CPF)2, ISDIAH, ustanovi prema odredenom postupku u
ISDF] odredenom obliku i u odredenom wemenu. Ta
podatkovna struktura djeluje kao,,meta-
podatkovna strukrura opisa popisne jedinice" u
elektronskom sistemu i osigurava kontrolu
konteksta i vlasniStvo zapisa te moralno
autorstvo na zapisu.

Tabela br. 1

Relacije medu pojedinim podruejima gore opredijeljenih arhivskih


stru6nih standarda moZemo opredijeliti na razlidite nadine. U nastavku
(Tabela br. 2) to je izvedeno na osnovu strukture standarda ISAD(g)2 kao
polazne strukture.

236
Standardi za oblikovanje i prijenos podatkovnih struktura...

rsAD(G)2 rsAAR(CPF)2 ISDIAH ISDF

podrudje podrudje podrudje identifikacije podrudje


identifikacije (3.1) identifikacije (5.1) (5.1 ) identifikacije (5.1)
podrudje konteksta podrudje konteksta
(3.2) (5.2)
podrudje sadrZaja i podrudje opisa (5.2) podrudje opisa (5.3)
strukture (3.3)
podrudje pristupa i podrudje kontakata
upotrebe (3.4) (s.2)
podrudje pristupa (5.4)
podrudja usluga (5.5)
podrudje podrudje relacija podrudje relacija
povezivanja grade (s.3) (5.3)
(3.s)
podrudje napomena
(3.6)
podrudje kontrole podrudje kontrole podrudje kontrole podrudje kontrole
opisa (3.7) opisa (5.4) zapisa (5.6), (5.4)
podrudje
povezivanja opisa
tunkcije /djelatnosti
sa opisima
korporativnih tijela,
arhivske gratle i
drueih izvora (6)
Tabela br.2

Na nivou pojedinih elemenata u okviru podatkovne strukture standarda


ISAD(g)2 mogu6e je izvesti neposredno povezivanje izmedu standarda,
koji oblikuje sadial opisa i podatkovne strukture zapisa, kojije uskladen sa
zahtjevima standarda EAD 2002, kao Sto je to izvedeno dole (Tabela br. 3).
U nekim arhivskim informacijskim sistemima su izvedena interna
opredjeljenja elemenata u skladu sa standardom XML. Takva rje5enja
omogu6avajuizvoz podataka u strukturu, koja temelji na shemi XML, ali se
ona za razmjenu podataka upotrebljava samo unutar pojedinih sistema. Na
primjer, ako bi Zeljeli internu XML podatkovnu strukturu upotrUebiti kao onu,
na osnovu koje bi oblikovali podatkovnu strukturu za ruzmienu podataka,
bilo bi potrebno to odgovaraju6e prilagoditi svaki puta, kada bi izveli tu vrstu
transfera, npr. sa funkcijom standardnog urediva6a,,nadi izamijeni". Paketna
obrada te vrste je upotrebljiva samo za podatkovne strukture istoga tipa.

237
Dr. Miroslav NOVAK

ISAD(G)2 elementi opisa EAD opredjeljivanje elemenata zapisa


3. l. I signatura popisne jedinice <eadid with COUNTRYCODE and
MAINAGENCYCODE atrributes<unitid> wirh
COUNTRYCODE and REPOSITORYCODE
attributes
.1.2 adresa <unittitlc>
3.1.3 vrijeme nastanka <unitdate>
3.1.4 nivo popisa <archdesc> and <c> LEVEL aftribute
3.1.5 kolidina i medij popisnejedinice <physdesP and subelements <extent>,
<dimensions>, <genreform>, <physfacet>
3.2. I ime stvaraoca popisre jedinice <origination>
3.2.2 administrativna/biografska historija <bioghist>
3.2.3 historija popisne jedinice <custodhist>
3.2.4 nadin prikupljanja i preuzimarja <acqinfo>
popisnejedidce
3.3.1 namjena i sadrZaj popisnejedinice <scopecontent>
3.3.2 vrednovanje i izludivanje <appraisal>
3.3.3 eventuahi prirast <accruals>
3.3.4 sistem uredenja <arrangement>
3.4.1 pravna ogranidenja pristupa <accessrestrict>
3.4.2 ognnidenja reproduciranja <userestrict>
3.4.3 jezik i pismo <langmaterial>
3.4.4 fizidke karakteristike i tehnidki zahtjevi <phystech>
3.4.5 informativna pomagala <otherfindaid>
3.5.1 postojanje i lokacija originala <originalsloc>
3.5.2 postojanje i lokacija kopija <altformavail>
3.5.3 srodne jedinice popisa <relatedmaterial><separatedmaterial>
3.5.4 zapis o objavama <bibliography>
3.6.1 napomene <odd><note>
3.7.1 napomene arhivista <processinfo>
3.7.2 pravila i dogovori <descrules>
3.7.3 datum opisa Tabe ifoo&sinfo><p><date>

Postoje jos barem dvije mogu6nosti rjesavanja problema. prva je ta da sa


posebnim orudem mapiramo izvoznu podatkovnu strukturu izvornog sistema
sa unaprUed odredenom standardiziranom XML podatkovnom strukturom. U
primjeru, je upotrebljivo rjesenje da je izvorna podatkovna struktura stabilna
ili strogo kontrolirana, inade se moze dogoditi, kao Sto je to primjer konvezije
podataka iz podatkovne strukture MODS 3.3. u MARC 21, koji nije uvijek
sadrZajno i/ili podatkovno odgovarajuci sa ponornim sistemom.

238
Standardi za oblikovanje i prijenos podatkovnih struktura...

Druga mogu6nost je da postavimo odgovaraju6e orutle u podrua.ie


ponornog sistema. U tom primjeru imamo sli6no stanje kao u gornjem prvom
primjeru, samo Sto je potrebno probleme r.lesavati pri ponoru, a ne na izvoru.
Oblike te vrste rjeSenja moZemo zapaziti npr. kod internetskih traZitelja. Pri
tome moramo uva2avati da ovdje ne nalazimo kompleksne strukturirane
sadriale, nego prije svega nestrukturirane, metlu njima i jednoznadno
formirane dokumente iz strukturiranih podatkovnih sadrZla.

6. Zakljudak

Pitanja, koja su povezana sa problemima upotrebe standarda u


arhivskoj teor{i ipraksi, su vi5eslojna. Pri tom dolaze do izralaja ona koja su
povezana sa kvalitetom i sadrZajem cjelovitosti oblikovanja pojedinih opisa i
ditljivosti njihovih zapisa unutar arhivskih informacijskih sistema.
Sa stajali5ta cjelovitosti opisa vaZno je istaei da su kroz duZi vremenski
period upotrijebljeni samo oni koji su sadrZajno cjelovitl. Cjelovitost opisa
je uvjetovana sa semantickim pravilima oblikovanja pojedinih elemenata
opisa. Ako, dakle, elementi opisa tvore strukturu, zna6i, da je ona semantidki
pravilno oblikovana onda kada osigurava objektivnu sadrzajnu vezu izmedu
opisa entitete i entitetom opisa.
i
Elementi opisa, ukljudivSi njihovu strukturu, moraju osiguravati i
pragmatidni vidik oblikovanja sadrZla opisa. To znadi, da je opis entitete
neposredno upotrebljiv za primaoca. Cilj je postignut tada kada postane
sintaktidki pravilan i smislen sadriaj i informacije kod korisnika.
Semanti6ki i pragmatidki vidik opisa entiteta u arhivskim informacijskim
sistemima opredjeljuju arhivski strudni standardi, a ne opredjeljuju zahtjev u
vezi sa sintaktidnim vidikom zapisa pojedinih opisa. To opredjeljuju standardi
za 'azmjenu podataka medu pojedinim arhivskim informacijskim sistemima.
Zapisi, koji su izvedeni u skladu sa standardima za razmjenu podataka,
moraju biti oblikovani formalno pravilno sa odretlenim zbirom labela, tagova,
komandi itd., koji su prepoznatljivi u okviru odrealenog informacijskog sistema.
U primjeru suvremenih arhivskih informacijskih sistema je to shema XML na
osnovu standarda za razrqenu podataka.
Mozemo tako konstatirati da je uspjesna radunarska poduprta
ruzmjena podataka o opisima entiteta arhivske strudne rasprave uvjetovana
sa arhivskim strudnim opisivanjem i planom razmiene podataka u vremenu
i prostoru. Arhivsko struano opisivanje mora biti usklacleno sa arhivskim
struanim standardima. Razmjena podataka, koja je u domenu arhivsko-
informacijskih aktivnosti, mora biti usklatlena sa standardima za tazrnlenu
podataka. Bez uvaZavaila tih polazi5ta radunarska razrryenaopisa na nivou
njihovih elemenata nije mogu6a. Drugacije Redeno: nestandardizirani opisi
6e postojati u okruzenjima, u kojim su nastali tako dugo, dok ee postojati
njihovo okruZenje. Mnogi zapisi u strojnom obliku zbog toga neie dugorodno
opstati, ako ih ne preoblikujemo u standardne oblike. A sa tim se pojavi i
smisao od nesmislene izrade nestandardiziranih opisa.

239
Dr Miroslav NOVAK
Summary

lssues which are associated with the use of standards in archival theory
and practice are multilayered. ln this context we focus on those associated
with the quality and content integrity of the design of some description and
readability of their results within the legacy information systems.
From the point of view the integrity of the description, it is important
to note that only those who are complete trough larger period of time have
been used. Completeness of description is conditioned with the semantic
rules of forming the individual elements of the description. lf, therefore, a
description of the elements forming the structure, means that it is semantically
correct format when it provides an objective connection between the content
description of the entities and entity descriptions.
. Elements of description, including theirstructure, must provide pragmatic
view of designing the content description. This means the descripiioriof the
entities directly usable for the recipient. Goal is reached then when it sintax
has proper and meaningful content and user information.
Semantic and pragmatic view of the entity descriptions in archival
information systems choose professional archival standards, and not the
request in connection with sintax view results of individual projects. That is
the choice of standards for data exihange between different information on
file systems.
Notes, which have been carried out in accordance with the standards
for data exchange, must be formally designed properly with a specific sum of
labels, tags, etc., that are recognizable within a particular information system.
ln the example of contemporary archival information system is a scheme
based on XML standards for data exchange.
We can thus conclude that the successful sustained computers
exchange data on the archival descriptions ofthe entities ofthe discussion is
conditioned on file with the technical description and plan for data exchange
in time and space. Professional archival description must be matched with
professional archival standards. Exchange of information, which is in the
domain of the archive information activities must be aligned with the standards
for data exchange. Without including these views these computers starting
point of the description on the level of their elements is not possible. Anothei
way: unstandardized descriptions exist in environments in which they are
incurred so long, and will be their environment. Many records in the form of
machine for this reason will not survive long term if they do not transform into
the standard forms. And with that, and the meaning of. absurdity of making
nestandardiziranih description.

240
Mr. sc. Zdenka SEMLIC RAJH
Pokrajinski arhiv Maribor

KRTIEKI OSVRT NA UPOTREBU MEDUNARODNIH


STRUCNIH
STANDARDA U ARHIVSKOJ TEORIJI ! PRAKSI

Abstrakt: Autorica u radu predstavtja arhivske struene norme za


popisivanje arhivske grade, normativnih zapisa o stvaraocima, njihovim
funkcijama i imaocima arhivske graile. pilog usporeduje vaiece norme i
njihovo medusobno prepletanje. Sa gledista arhivske prakse vlastitih i
iskustava kod upotrebe struinih normi u popisivanju arhivske grade, autoica
predstavlja kritiiki osvtl na sadiaj pojedinainih normi i ukazuje na nuZne
promjene tih normi i njihovog sadr1aja.

Kljuine riie6i: medunarodni arhivski standardi, tSAD(g) 2 _ Opii


medunarodni arhivski standard za popisivanje arhivske gracle, TSAAR(CpF)2
- Medunarodni standard arhivistiikog normiranog zapisa za korporativna
tjela, osobe i obitelj, ISDF Medunarodni standard za opisivanje funkcija,
-
ISDIAH - Medunarodni standard za opisivanje institucija koje iuviju arhiviku
gradu, struina obrada arhivske grade.

Uvod

Osnovni zadatak strudne obrade arhivske graale jeste oduvanje


originalnog sadrZaja ikonteksta arhivske gracte, koji su od suStinske vaZnosti
za sve vrste korisnika arhivske grade. Sa prosirenjem interneta korisnicima
je data moguqnost lak5eg i brZeg pristupa arhivskoj gradi, koja je sa6uvana
u razliditim institucijama. Pojedinstvenjenje strudnog rada popisivanja
i
arhivske grade, na osnovi medunarodnih standarda upravo je zbog t,oga ja[o
znad,fino, jer omogu6ava jednostavnUi, brZi i jedinstueniji pristup arnivit ol
gracli. Zbog toga je do5lo do razvoja samostalnih, ali medusobno povezanih
standarda za popisivanje arhivske gracte i stvaralaca, njihovih funkcija i
ustanova, koje duvaju arhivsku gradu. Ti standardi arhivistima omogucavaju
razvoj dinamidnog multidimenzionalnog popisnog sistema.
ISAD(G) 2 - General lnternationat Standard Archival Description (Opci
medunarodni arhivski standard za popisivanje arhivske grade) _ namijenlen
je dosljednijem, razumljivom i primjenljivom popisivanju arhivske grabe,

241
Mr. Sc, Zdenka SEMLIE RAJH

olak5ava traZenje i izmjenu informacija o arhivskoj gradi izmedu arhiva, a


prije svega omogu6ava usporedivost, povezivanje i integraciju arhivskih
popisa jednog ili viSe arhiva u jedinstven arhivski informacioni sistem.
Popisivanje pomoeu standardiziranih elemenata omogu6ava korisnicima
brZe i kvalitetnije pretraZivanje informacija vezanih za arhivsku graclu.
Medunarodno arhivsko vije6e (lnternational Council on Archives / ICA),
koje je nadle2no za medunarodno uskladivanje arhivske struke, prihvatilo je
Opci meclunarodni arhivski standard za popisivanje arhivske grade ISAD(g)
'1994. godine. Zbog velikih razlika u postupcima prikupljanja i popisivanja
arhivskegrade u razli6itim zemljama, standard je nastajao sa velikim naporima
nekoliko godina i bio konadno usvojen 1994. godine. Prvo izdanje standarda
predvidalo je petogodi5nji rok za reviziju, a rad na tome je podeo ve6 1996.
godine, na osnovu odluke, primljene na Xlll. Meclunarodnom arhivskom
kongresu u Pekingu/Kina. Rad je preuzelo Povjerenstvo za standarde opisa
Medunarodnog arhivskog vjeea (Comittee on Descriptive Standards ICN
CDS), a zakljuden je sa objavom drugog izdanja ISAD(g) 2000. godine.
Slovenska strudna javnostbzo je pokazala zanimanje za implementaciju
novog standarda. Godine 1998. dobili smo prevod prvog izdanja standarda,
prevod drugog izdanja slijedio je 2000. godine. Uprkos velikom interesovanju
za implementacrju standarda u arhivskoj praksi, do toga je do5lo sa velikim
zaka5njenjem. Standard je bio implementiran u arhivsko zakonodavstuo
i valeee propise, a izmeclu svega i u tada novo stvoreni programski alat
za popisivanje arhivske gratle lnfoArh, kojeg bi trebali upotrebljavati svi
slovenski javni arhivil. Unatoc velikim naporima implementacije standarda
u praksu, taj je u praksi zaZivio samo u ogranidenom obimu kod nekoliko
slovenskih arhivista. No, ISAD(g)je u potpunosti implementiran u programski
alat SCOPE, koji 6e ve6ina slovenskih javnih arhiva poaeti upotrebljavati za
popisivanje arhivske grade jo5 u toku 2009. godine.
-
ISMR (CPF) lnternational Standard Archival Authority Record
for Corporate Bodies, Persons and Families (Medunarodni standard
arhivistidkog normiranog zapisa za korporativna tjela, osobe i obitelj) - pruZa
nam opia pravila formiranja arhivistiakih normiranih zapisa o korporativnim
tjelima, osobama iobitelji, koji se u popisivanju arhivske graale smatraju kao
stvaraoci i imaoci arhivske gratle. Ovakvi zapisi mogu sluZiti standardizaciji
imena stvaralaca arhivske grade kao iopisu svih atributa stvaralaca, koji su
potrebni za presudu konteksta stvaranja arhivskih dokumenata.
lzrada standarda ISMR(CPF) podela je 1993. godine. Za njegov razvoj
i izradu bila je zadu^ena ICA Ad Hoc Komisija za standarde popisivanja
(ICAJDDS). Prvo izdanje standarda bilo je objavljeno '1996. godine. Ad Hoc

1 Programskialat lnfoArh, kojije produK doma6eg znanja strucnjaka s podrudja a.hivistike iinlorma-
tike, Slovenski javni arhivi razvijali i upokebljavali su od 2002. do 2008. godine, kad je bila njegova
upotreba konadno ukinuta.

242
Kriiiaki osvrt na upotrebu mdunarodnih strudnlh...

Komisija, koja je '1996. godine bila imenovana u trajni Odbor za standarde


opisa (|CA,/CDS) odmah je podela sa revizijom standarda. Rezulatat revizije
bila je objava drugog izdanja Standarda, koji je bio konadno potvralen 2004.
godine na XV. Mealunarodnom arhivskom kongresu u Bedu/Austrija.
Prvo izdanje ISMR(CPF) sadrzavato je tri podruaja zapisa (podrudje
kontrole, podrudje informacija i podrudje napomena), dok drugo izdanje
sadrZi detiri podrudja zapisa (podrudje identiteta, podruije opisa, podrudje
odnosi/veze i podrudje kontrole). Slovenska arhivska praksa Standard je
usvojila u svome zakonodavstvu, ali ga do sada nije implementirala u svojoj
arhivskoj praksi. Standard 6e poieti da se upotrebljava, kao iISAD(g), s
podetkom popisivanja arhivske graale s programskim alatom SCOpE u kojeg
je Standard u potpunosti integriran.
Funkcije i aktivnosti desto se prenose s jednog korporativnog tijela na
drugo. Zbog toga je, ako je opis funkcije ukljuden samo u normirani zapis
stvaraoca gratle, koji izvodi istu funkciju, korisnicima je puno te2e rekonstruirati
kontekst nastanka pojedinadne grade. Razdvojeni, ali ipak povezani popisi
funkcija mogu doprinijeti boljem razumijevanju konteksta, a u vezi sa ISAD(g)
i ISAAR (CPF) moZemo ga upotrijebiti kao alat za efikasno pretraZivanje
arhivske grade i stvaralaca unutar sistema za arhivsko popisivanje. Bai
ovim se pitanjima bavi ISDF - /nternational Standard for Describing Function
(Medunarodni standard za popisivanje funkcija).
Prepoznavanje znadenja funkcija i aktivnosti u kontekstu stvaranja
zapisa predvodilo je u razvoj standarda za njihovo opisivanje u okvjru
arhivskog informacijskog sistema. Za izradu standarda bila je zaduZena
grupa strudnjaka, skupljenih u Odboru za dobru praksu standarde i
kod Metlunarodnog arhivskog vjeea (Commiftee on best practices and
Standards ICNCBPS). Grupa je bila formirana u junu mjesecu 2005. godine
u Bernu/Svajcarska. Kod izrade standarda, grupa strudnjaka je uvalavala
razlidite modele popisivanja ianalize, koje su bile izradene u australUskim,
kanadskim, Svajcarskim, britanskim iameridkim arhivima. Strudnjaci su u
prijedlog standarda ukljudili i odredbe, koje donosi mealunarodni standard za
kancelarijsko poslovanje ISO 15489 (2001)r, kojeg su razvili u metlunarodnoj
organizacUi za standardizaciju (lSO). Standard je bio konadno potvrden
2008. godine na XVl. Mearunarodnom arhivskom kongresu u Kuala Lumpuru/
Malezija.
lnformacije o institucUama, koje 6uvaju arhivsku gracru, bez obzira
klasi6nu ili elektronsku, od posebnog su znad,aja za korisnike arhivske grade.
Povezanost izmedu popisa arhivske grade i informacija o stvaraocima i
imaocima arhivske grade vaZna je zbog toga, jer korisnicima obezbjeduje
mogu6nost adekvatnog razumijevanja popisane arhivske gratle. Tako ISAD(g)

lSO r5489 lnternational Standard on Records Management.

243
Mr. sc. ZdenKa SEMLIC RAJH

donosi upute za popisivanje arhivskih fondova izbirki te njihovih sastavnih


dijelova, ISMR (CPF) daje upute za izradu arhivistidkog normiranog zapisa
o stvaraocima arhivske gratle, a ISDF upute za opis funkcija i aktivnosti
stvaralaca arhivske gracle. A da bude arhivski informatidki sistem joS
upotrebljiviji, bio je kreiran ISDIAH - lnternational Standard for Describing
lnstitutions with Archival Holdings (Medunarodni standard za opisivanje
institucija, koje duvaju arhivsku graclu), koji obezbjeduje standardiziran opis
institucija, koje duvaju arhivsku graclu.
Standard ISDIAH razvijala je grupa strucnjaka Odbora za dobru
praksu istandarde kod Meclunarodnog arhivskog vije6a od 2005. godine
dalje, a konadno je bio usvojen 2008. godine na XVl. Medunarodnom
arhivskom kongresu u Kuala Lumpuru (Malezija). Grupu je kod razvoja
ovoga standarda predvodilo saznanje o vaZnosti informacija o arhivskim
i drugim organizacijama, koje duvaju arhivsku gradu, koja je od vaZnosti
za sve vrste korisnika. Kao Sto je zapisano u Preporukama za pripremu i
prezentaciju informativnih pomagala3, koje je pripremio Odbor za arhivske
standarde u vezi op6eg pregleda fondova izbirki, oni obi6no sadrZe samo
opee informacije o arhivskim organizacijama uslugama, koje nude. i
Razvoj interneta, odnosno svjetskog spleta, omogu6ava korisnicima bzo i
jednostavno prosljedivanje takvih informacija, zbog toga je jako vaZno, da
se arhivske institucije predstavljaju na standardiziran na6in. Standard daje
upute za pripremu standardiziranog nadina opisa organizacija, koje duvaju i
prosljeduju arhivsku gradu. Osnovna namjera standarda jeste olakiati opis
arhivske institucUe, diji primami zadatak jeste duvanje arhivske gracle i njeno
prosljeclivanje javnosti. Ali, poSto arhivsku gradu duvaju i druge znanstvene i
kulturne instituc|e, kao i privatne osobe, dio elemenata tog standarda moZe
se upotrebljavati i za opis tih institucija i osoba. Mogu6nost opisa arhivske
institucije kao posebnog entiteta, moze biti primjenljiva za kreiranje popisa
arhivskih organizacija ili za mogu6nost povezivanja sa slianim listama
biblioteka i muzeja i time za razvq zledni1,kog direktorija institucua kulturne
4
baStine na regionalnom, drZavnom ili mealunarodnom nivou

Kritiiki osvrt na Medunarodne standarde za popisivanje


Razmisljanja o reviziji standarda ISAD(g) i ISAAR (CPF) pojavila su
se vec prije nekoliko godina, ipredvodila su u organizaciju Okruglog stola,
posve6enog ovom pitanju. Okrugli stol organizirao je Odbor za dobru praksu
i standarde 2008. godine u sklopu XVl. Medunarodnog arhivskog kongresa

3 http://www.icacds.org.uUeng/findingaids.htm
4 osnovniopisi i podrudja, koja obuhvadaju spomenuti standardi, detaljnije su predstavljeniu prilogu
dr Miroslava Novaka s naslovom "Standardiza formiranje i prijenos struktura podataka u arhivskoj
teoriji i praksi", koji je objavljen u ovoj publikaciji.

244
Kritiaki osvrt na upotrebu mdunarodnih strudnih...

u Kuala Lumpuru. Praksa je ukazala na nuZne promjene, koje je uzrokovalo


usvojenje novih struanih standarda, koji su napravili strudnu obradu arhivskb
graare puno komleksniju, nego Sto je to bilo u proslosti.
Standardi za popisivan.je odreduju obavezne elemente, ali postavlja
se pitanje, da li su ti elementi relevantni za korisnike ili korisnicima trebaju
neki drugi elementi? Naime neki drugi standardi odrecluju drukdije obavezne
elemente, primjer DACS (Describing Archives: A content Standard), koli kao
obavezan elemenat trazi jezik i kodu dokumenta, a ta je informacija sastavni
dio EAD elementa <did>. Moramo se pitati, kako se standardi sla2u s radom
korisnika, koji Zele Sto brZe pronaCi, identificirati i upotrijebiti odgovarajuci
izvor.
Popis arhivske grade (archival description) kao ,,terminus technicus'
u arhivskoj struci predstavlja relativno novi pojam, po5to se u arhivskim
terminoloikim rjednicima pojavljuje tek od 1974. godine datje. A baS kod
toga dolazi do velikih razlika izmedu teorije iprakse. U nekim zemljama
popisivanje arhivske gratle joS je uvijek spojeno s a izradom popisa tehnidkih
jedinica arhlvske grade. Sa izradom popisa tehni6kih jedinica u prvoj vrsti
stvaramo fiziCki nadzor nad arhivskom gratlom pojedinog fonda, dok sa
popisom arhivske gratle stvaramo intelektualni nadzor nad arhivskom
gradom. Tu se postavlja pitanje, da li su ove dvije aktivnosti obavezno
medusobno povezane. I kod toga pitanja praksa u pojedinim zemljama sasvim
se razlikuje. U Francuskoj, na primjer, predstavljaju popis arhivske grade i
njegovo fizidko uredenje dvije sasvim odvojene stvari. U popisima, grada je
popisana na osnovu rekonstrukcije idealnog uretlenja grade (intelektualno),
dok je u spremi5tu grada uredena na potpuno razliaite na6ine i njezino fizidko
uredenje ne odgovara onome u popisu. Na drugoj strani, na primjer u ltaliji ili
Rumunskoj, fizidko i intelektualno ureclenje moraju biti potpuno jednaki, Sto
znaei, da arhivski popis gracle treba stvarno odra:avati urealenje te iste grade
u spremistu. Ali, nUedna izmetlu spomenutih praksi, ne bi trebala da bude
obavezna, posto je danas mogu6e uz pomoc odgovarajuiih kompjuterskih
alata preuredivati stvari na bilo koji nadin. S obzirom na ovo standard za
popisivanje arhivske grade bi trebao u svome uvodu naglasiti koja je svrha
popisivanja i s time samoga standarda.
Kao prvo, trebalo bi ujednaditi samu strukturu standarda. ISAD(g) pored
sadrzajnoga dijela sadrZava predgovor i uvod, ISAAR (CpF) i ISDF sadrze
predgovor idva posebna poglavlia o podrudju i namjeri standarda (poglavlje
1) te strukturi i upotrebi standarda (poglavlje 4). ISDIAH sadrZi predgovor,
uvod i poglavlje o strukturi iupotrebi standarda (poglavlje 4). Neka op6a
pravila, koja na podetku navode pojedini standardi, mogli bi se sjediniti u opci
zajednidki uvod. TerminoloSke definicije, koje sadrZe pojedinadni standardi,
trebale bi biti ujedinjene, jer u sadasnjem obliku dolazi do razilalenja
kod nekih strudnih termina, koje standardi tretiraju drukdije. Medusobno

245
Mr. sc. Zdenka SEMLIC RAJH

standardi, sa izuzetkom ISAD(g), sadrZe spisak slidnih standarda i uputa,


koje bi trebalo usavremeniti, a pogotovo bi bilo dobro razmisliti o tome, da se
formira zajedniaki spisak svih sli6nih standarda i uputa za sva detiri arhivska
strudna standarda.
lmena nekih popisnih elemenata, naro6ito izmetlu ISAAR (CPF), ISDF
i ISDIAH trebalo bi mealusobno uskladiti.
Metlu postojedim standardima dolazi do neuskladenosti u vezi odnosa
izmedu popisa arhivske gracle i izradom arhivistidkog normiranog zapisa o
stvaraocima arhivske grade i njihovih funkcija.
ISAD(g) ne sadrZi poglavlja o relacijama izmeclu arhivske graale,
stvaraocima ifunkcijama, koje vrse stvaraoci grade i institucije, koje duvaju
arhivsku gradu. ISAAR (CPF) sadrzi poglavlje o relaciji izmetlu korporativnih
tijela, osoba iobitelji iarhivske graale, te drugim izvorima. ISDF sadrZi
poglavlje kako povezati funkcije sa korporativnim tijelima, arhivskom gradom
idrugim izvorima, ali ne precizira, da moraju bitifunkcije povezane sa serijom
(series) ili podserijom (subseries), ida mogu biti pojedine funkcije povezane
sa vi5e razliditih korporativnih tijela. ISDIAH pak sadrZi poglavlje o tome,
kako povezati opis institucije koja duva arhivsku gradu sa arhivskom gratlom
i stvaraocima. Za razliku od lSDlAH, sadrZe ISAAR (CPF) i ISDF i sheme o
relacijama izmedu arhivske grade, stvaralaca i funkcija.
Za razliku od ISAAR (CPF), ISDF i lSDlAH, podrudje kontrole u ISAD(g)
namijenjeno je samo nadgledanju popisa sadd.fla, a ne nadgledanju zapisa
kao takvog. Pojedini elementi podrudja, koje odrecluje primjedbe arhivista, ne
odgovaraju sadr2aju podrudja, po5to je mogu6e pod tim imenom razumjeti
ne5to sasvim drugo od onoga sto podrudje zvanidno traZi. Podrudje
nadgledanja popisa u ISAD(g) trebalo bi biti podijeljeno na viSe pojedinadnih
elemenata, koji bi precizirali pojedine zapise. Kao sto je ve6 spomenuto,
ISAD(g) u podrudju nadgledanja popisa ne predvida nadgledanja samog
kreiranja zapisa, kao Sto to predvidaju drugi pomenuti standardi. Zbog toga
bi bilo potrebno u ISAD(g) ukljuditi mogu6nost nadgledanja zapisa, ito
cjelovito, jer ISAAR (CPF), ISDF i lSDlAH, da vec sadrZe takvo podrudje
kontrole zapisa. To je potrebno zbog dinjenice, jer moZe zapis u nekom
sistemu kreirati neka druga osoba, a ne taj isti arhivista, koji je napravio
popis grade odrealenog fonda. Potrebno je uvaZavati dinjenice, da 6e u
buducnosti biti napravljen prijenos postojedih popisa arhivske graale u
arhivske informacione sisteme, a te ce pri.ienose vjerovatno morati napraviti
strudnjaci sa odgovara.iucim znanjem informatike. BaS je zbog toga potrebno
razmisliti o formiranju novoga podrubja kontrole, koje bi obezbjedilo kontrolu
nad formiranjem samog zapisa o arhivskoj gradi.
Elementi, koje sadrZi Sesto poglavlje ISAAR (CPF) (povezanost
stvaralaca s arhivskom graclom), ISDF (povezanost funkcija s korporativnim
tijelima iarhivskom graclom) i ISDIAH (povezanost s arhivskom gratlom i

246
Kritidki osvrt na upotrebu mdunarodnih stru6nih...

stvaraocima), razli6iti su medu sobom, te bi bilo potrebno, da se usklade


(tabela 1).

ISAAR(CPF) ISDF ISDIAH


6.1. Title and identifier of
6.1. Identifiers and 6.1. Identifier and authorized related archival material /
titles ofrelated form(s)s of name/title of related 6.4. Authorised form(s) of
resources resource name and identifier of
related authority record
6.2. Types of related
resources
6.3. Nature of 6.2. Description of
6.2. Nature of relationship
relationshiris relationship
6.4. Dates of related
resources and/or 6.3. Dates of relationship 6.3. Dates of relationships
relationshios

Tabela 1: Usporedenje elemenata poglavlja 6 /SAAR (CPF), ISDF I lSDlAHs

Praksa je pokazala, da bi bilo dobro sjediniti Sesta poglavlja standarda


ISAAR (CPF), ISDF i ISDIAH u jedno zajednidko poglavlje za sve tri standarde,
koje bi sadrZavalo tuma6enje relacija izmedu razliditih objekata arhivskoga
popisa (arhivskom gradom, korporativnim tjelima, osobama ili obitelji, koji
stvaraju i upotrebljavaju arhivsku gradu te funkcijama i aktivnostima, koje
izvode korporativna tijela, osobe i obitelji). U tom bi poglavlju bilo potrebno
objasniti, na kojem nivou je moguee uspostaviti relaciju izmedu arhivske
grade ifunkcije i aktivnosti (fond ifunkcija?, serija ifunkcija? ...).
Kvalitetna stru6na obrada arhivske grade zahtjeva primjenu sva
detiri standarda, jer se kod obrade arhivske grade preplicu kako arhivska
grada, tako i stvaraoci i njihove funkcije. Svi spomenuti formiraju zakljuden,
medusobno povezan krug, 6iji glavni dio predstavlja arhivska grada. Na
jednoj strani ona se 6uva u razliditim institucijama, a na drugoj strani tu
istu gradu stvaraju, sakupljaju i upotrebljavaju stvaraoci, koji obavljaju vi5e
razli6itih funkcija, koje se odraZavaju u arhivskoj gradi. Pojednostavljeno,
mogli bismo re6i, da arhivska grada odtazava funkcije i aktivnosti pojedinog
stvaraoca arhivske grade. BaS zbog toga bilo bi potrebno rastuma6iti pravilnu
upotrebu standarda i prikazati njihovo prepletanje u procesu strudne obrade
arhivske grade. Nekoliko primjera preplitanja standarda za ilustraciju: kod
strudne obrade arhivske grade moZemo upotrijebiti samo ISAD(g), ali ako
ga upotrebljavamo zajedno sa ISAAR (CPF), postaje elemenat historijat
stvaralaca u ISAD(g) (elemenat 3.2.2.) suvi5an, jer moZemo opis stvaralaca
napravitisa ISAAR (CPF). Na taj naein moZemo ISAAR (CPF)upotrijebitiza
strukturiranje informacija, koje sadrZi element historijat stvaralaca u ISAD(g)
r Zbog razumjevanla navodim elemente u izvornom, engleskom, jeziku standarda a ne u prijevodu.

247
Mr. sc. ZdenKa SEMLIE RAJH

ili pak za kreiranje samostalnog normiranog zapisa o stvaraocu arhivske


gracle. Ako upotrijebimo tSAD(g) u kombinaciji sa
|SMR (CpF) i |SDF, onda
ne upotrebljavamo elemente za funkcije i aktivnosti, koje predvida ISMR
(CPF), jer 6emo opis funkcija napraviti na osnovu ISDF. lmaoce arhivske
grade moZemo popisati sa ISAAR (CpF) skladno sa normiranim zapisom
o korporativnim tijelima, osobama i obitelj, zakljudno sa odgovarajucim
elementima popisa, koje predvitta ISDIAH ili za ovakav popis upotrebimo
samo ISDIAH iformiramo samostalni popis imalaca arhivske grade.

Umjesto zakljudka

Sve redeno, kao i sama praksa kod upotrebe standarda u struanoj obradi
arhivske grade, ukazuje na to, da bi mozda bilo razumno razmisliti o izradi
samo jednog jedinstvenog referentnog modela za standarde popisa. Kao
primjer za takav model moZemo ukazati na mealunarodnu organizacqu za
standardizaciju (lSO) i njezin tehnieki komitet za informacije i dokumentaciju
(lSO TC46/SC4), koji su podeli postupak pripreme novog standarda tSO 21 4.6:
Registry Serylces for Libraries and Related Organisations. Taj meclunarodni
standard 6e sluZiti kao kostur za kreiranje uzajamne katalogizacije u
bibliotekama i slianim organizacijama. Ustvari, to je oblik informacionog
modela, koji identificira predmete i podrudja podataka, koji su potrebni zi
izradu svih vrsta kataloga. Model nije vezan na specifidni protokol iliodrettenu
shemu podataka. Namjera je naime, da bude Sto apstraktniji, da bi mogao
ubzavati razumijevanje opdenitih strudnih procesa, koji se upotrebljavaju u
razliditim praksama.

THE USE OF INTERNATIONAL ARCHIVAL STANDARDS IN THEORY


AND PRACTICE: A GRITICAL OVERV|EW

The article presents archival professional standards for archival


description, description of creators, their functions and institutions holding
archives. The author compares individual standards and points out their
interweaving. From herown experiences in using standardsforthe description
of archives she presents a critical overview to the content of standards and
suggests possible changes.

248
Jugoslav VELJKOVSKI
lstorijski arhiv Grada Novog Sada

DIGITALIZACIJA ARHIVSKE G RADE VAN ARHIVA

. _ Abstrakt: Cilj rada je da prikaZe kako svetskitrend pretvaranja papirnog


dokumenta u elektronski ima odjek u Repubtici Srbiji, iz vizure naSeg irnivi.
Proces digitalizacije arhivske grade van arhiva prikazan je kroz-iskustvo
jedne o.d banaka, sa kradim pregledom zakonodavstva koje regulise pitanje
nastanka, autenti1nosti, iuvanja i skladiStenja elektronskoga dlokumenta,'te
prednostima i pote1kocama sa kojima se moZemo sresfi ni tom putu.

,Ktjgd.ne reii: Digitalizacija, za1tita i iuvanje digitalizovane arhivske


grade, elektronski dokument, arhivsko zakonodaistvo.-

Uvod

Primenom novih radunarskih tehnologija u registraturama sve viie


dolazi do smeslaja arhivske grade i registratulikog maierijara u erektronskom
obriku na razlidite nosioce digitalnih informacija. " sveti graf' kancelarijskog
poslovanja, tzv. " kancelarija bez papira" , dini nim se da j6 na vidiku. prviri
U
danima ra6unarstva 6iniro se da 6e papir, koji je vekovima bio neizbelan za
pohranjivanje informacija, vrlo bzo oti6i u ziilu2enu penzuu. Ali
to se ipii
nije desilo.
. Sa stanoviSta privrednih organizacija, brze i pravovremene informacije
danas predstavljaju krjud uspesnoga posiovanja. dvetski trendovi su takvi
da
se insistira sve viSe na Lv. early capture - Eto znadi da se papirnati dokument
5to pre pretvori u digitalni ida u tom obliku kruZi prema pravilima poslovnih
procesa. lz. tog razloga, kod pojedinih domaiih kompanija, dugogodisnja
praksa tradicionalnog arhiviranjq, koje je podrazumevalo oOeiU6Oivanje
pravilnog klasifikovanja, odraganja i duvinja arhivske graate, te izrudivanji
bezvrednog registraturskog materijala, uz uredenje pr5stora za bezbedan
smestaj, sada zahteva uvoalenje novih tehnologija aihiviranja isistema zastite.
Prevodenjem dokumenta u elektronski oblik i uspostavljanjem odgovaraju6e
organizacije elektronske arhive pospeSuje se postovanle
fireduzLia,
koje sada postaje efikasnije i produktivnije,- informacija postaje lako i brzo
dostupna, a potreba za papirnim dokumentima ." ,rodi na minimum.
digitatizacije izgtedaju bezgrani6ne, a potencijati jednom
.,_,.-Y_o_g1il9"ti
orgrtarrzovanog materijala kao neiscrpni. U opstem odusevljenju zaboravilo
se na nekoliko. kljudnih pitanja koja prvo trebi resiti. pre svega, nedostatak
pravne regulative, s obzirom da su zakoni koji su trebali pAtiti
tehnoloski
napredak i izjednaditi dokument u elektronskom ipapirnom obliku, pre
sveta
u pravnom postupku, doneti u skorije vreme i tek treba sadekati
i videti nlinoio
dejstvo u praksi.

249
Jugoslav VELJKOVSKI

Drugo veoma vaZno pitanje koje se aesto zanemaruje jeste cena i naein
digitalizacije. Bez dugorodnog planiranja, pOekat digitalizacije moZe postati
popul Crne rupe.1 Digitalizovane informacije koje u analognom, tj. papirnom,
formatu mogu se videti i koristiti "sopstvenim oilma", odjednom postaju
sme5tene u okruZenje do kojeg moZete do6i samo upotrebom tehnologije.
Sto je vi5e informacija konvertovano u digitalni oblik, ve6a je cena koju
morate uloziti u odrZavanje i obnavljanje tehnologije. Proces digitalizacije
guta ili novac ili informacije, po5to ne ulaganje u tehnologiju dovodi do njenog
zastarevanja, pa posle izvesnog vremena se nece moci pristupiti traZenoj
informaciji i ona 6e biti izgubljena.
Svakako se postavlja pitanje isplativosti uvotlenja takvog sistema
elektronskog arhiva. Sistem je verovatno isplativ za velike kompanije, dok
6e se mala preduzeda jo5 neko vreme uzdr2avali od digitalizacije poslovnih
dokumenata. Na primeru jedne banke iz Novog Sada, pokaza6emo kako je
izgledao proces digitalizacije arhivske graale van Arhiva, prvi sa kojim smo
se susreli u praksi.

Digitalizacija arhivske grade

Najprostija definicija digitalizacije podrazumeva prebacivanje


dokumenata sa analognog na digitalni medij. Prednosti kori56enja
elektronskog arhiva su mnogobrojne:
- Sva dokumentacija (mikrofilmska, papirna, elektronska) digitalizaciiom
se nalazi na jednom mestu;
- Bzi lak pristup ipregled dokumenata;
- Pojednostavljeni rad sa dokumentima;
- Bzo tekstualno pretrazivanje;
- Ubzava se protok informaci.ia, a iskl.iuduje njihov gubitak i potreba
kopiranja;
- Tro5kovi optiikih medija za pohranu niZi su od papira po pohranjenoj
stranici;
- Skraduje se vreme obrade;
- Jedan dokumentje na raspolaganju ve6em broju osoba;
- Lakse grupisanje dokumenata u predmete;
- Povezivanje tipova dokumenata sa kategorijama registraturskog
materijala;
- Btzo i raznovrsno pretraZivanje te brzo pronalaZenje dokumenata;
- Pristup dokumentima preko Web Browser-a;
- Upravljanje svim informacijama;
- Smanjenje tro5kova arhiviranja;
- BezbednoskladiStenje.

lzraz koji koristi Jonas Palm, direktor inadelnik odeljenja za zastitu Svedskog nacionalnog arhiva,
www.lape-online.nevdocs/Palm-Black-Hole.pdf

250
Digitalizacija arhivske grade van arhiva

Pravni osnov

Zakonodavstvo Republike Srbije nije na adekvatan nadin pratilo


promene do kojih je doSlo sve Sirom automatizacijom poslovanja iupotrebom
dokumenata u elektronskom obliku. Zakoni moraju reSiti pitanje dokazne
vrednosti na Sudu, te pitanje zaStite arhivske grade na elektronskim medijima.
lstovremeno, u alanu 24. Zakona o kulturnim dobrima (,,S/. g/asnk RS',
71l94) definisano je da ,,arhivsku gradu dine izvorni i reprodukovani pisani,
crtani, komojuterizovani, Stampani, fotografisani, filmovani, mikrofilmovani,
fonografisani ili na drugi nadin zabeleZni dokumentarni materijal od
posebnog znaeaja za nauku i kulturu kojije nastao u radu drZavnih organa i
organizacrla, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave,
politidkih organizacija i njihovih organa, ustanova i drugih organizacija,
verskih zajednica, kao i pojedinaca, bez obz.lra na to kad je i gde nastao ida
li se nalazi u ustanovama za5tite ili van njih". dlan 38. istog Zakona u ta6ki
hi propisuje da ,,drZavni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne
autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeda i druga pravna lica
utvrduju naiin zaitite i koriSienja podataka i dokumenata nastalih u procesu
automatske obrade podataka".
Ovaj Zakon, mearutim, nije jasno ustanovio odgovornost arhiva za
upravljanje elektronskim dokumentima, niti je utvrdio ovla56enje arhiva
u procesu za5tite digitalizovane arhivske graare, pre svega, naeina na koji
se novi dokumenti stvaraju u elektronskom formatu, te nadina dugorodnog
duvanja ovih dokumenata.
Razvoj informacionih tehnologija je za svoju potpunu implementaciju
zahtevao i odgovarajuie utemeljenje u propisima. Glavna prepreka Siroj
upotrebi elektronskog poslovanja kod stvaralaca arhivske graale u Republici
Srbiji je bilo nepostojanje pravnog dejstva i dokazne snage elektronskoga
dokumenta u odnosu na dokumente u papirnom obliku. Taj nedostatakle
re5en dono5enjem Zakona o elektronskom potpisu 2004. godine i Zakona o
elektron skom doku me ntu 2009. godine.
Zakonom o elektronskom pofpisu (,,St g/asnlk RS,, 13SlO4) zapolel je
proces razvoja elektronskoga poslovanja. Elektronski potpis kao iredstvo
pouzdane identifikacUe strana u elektronskoj transakciji, jedan je od znadajnih
segmenata_elektronskog dokumenta, dobioje isto pravnodejsV6 kaosvojeru6ni
potpis i pe6at na papimom dokumentu. U 6lanu 4. Zakona, regulisan6 je da
,,ako je zakonom ili drugim propisom predvideno da odredeni d6kument'treba
duvati, to se moZe udiniti i u elektronskom obliku, pod uslovom daje elektronski
dokument: dostupan i da je na raspolaganju zb kasniju upotrebu; saduvan
u obliku u kome je formiran ili primljen; saduvan na riadiri koji omogucava
identifikaciju vremena i mesta nastanka ili prijema, i lica koje gi
ie foiniralo;
formiran p-rimenom tehnologije i postupaka kojiomogucavaju-da-se'na pouzdan
nadin moZe utvrditi bilo kakva izmena u elektronskom dokirmentu,,.

251
Jugoslav VELJKOVSKI

Zakon o elektronskom dokumentu definiSe elektronski dokument kao


,,skup podataka koji su elektronski izracleni, poslati, primljeni, saduvani ili
arhivirani na elektronskom, magnetnom, optidkom ili drugom mediju, a moze
ukljuditi ikombinacije teksta, podataka, grafidkog zapisa, zvudnog zapisa,
video zapisa i sl., te obuhvata isprave, akte, pismena, podneske i druge
dokumente u elektronskom obliku koji se koriste u upravnom, sudskom i
drugom postupku pred organima vlasti, kao iu pravnim poslovima idrugim
pravnim radnjama". Zakon omogu6ava da sva dokumenta u elektronskom
obliku, ne samo ona koja su izvorno tako nastala isa elektronskim potpisom,
pred zakonom budu pravno relevantna u pravnim odnosima. Dokument koji
je nastao u elektronskoj formi smatra se originalom, dok dokument nastao
digitalizacijom izvornog dokumenta 6ija forma nije elektronska smatra se
kopijom izvornog dokumenta, ali on moZe imati istu pravnu snagu kao i
izvorni ukoliko su digitalizaciju obavili organi vlasti u okviru svojih ovla56enja
ili ovla56eno lice organa vlasti ukoliko je kvaliflkovanim elektronskim potpisom
potvrdilo istovetnost sa izvornim dokumentom.
i
U ovim zakonima se pitanje cuvanja arhiviranja elektronskih
dokumenata urealuje Zakonom o arhivskoj gratli i arhivskoj slu2bi koji je u
pripremi i podzakonskim propisima (i samim tim stvara jedan pravni vakuum),
ukljuduju6i i propise o kancelarijskom poslovanju i medunarodnih standarda
iz oblasti upravljanja dokumenata.
Sagledavaju6i ditavu problematiku digitalizacije, registratura je u saradn.ii
sa lstorijskim arhivom napravila Plan realizacije procesa digitalizaciie, novi
i
Pravilnik o arhivskoj gradi i registraturskom materiialu Listu kategoriia
registraturskog materijala sa rokovima tuvanja. Pravilnikom o kancelariiskom
poslovanju, regulisano je da se arhivska grada i registraturski materijal
auvaju u elektronskom obliku ako su rokovi duvanja kra6i od deset godina,
a digitalizovana arhivska gracta koja se duva deset ivi5e godina obavezno
6uva iu papirnom obliku. Oblik duvanja se utvraluje Listom kategorija
regislraturskog materijala.

Proces digitalizacije

U toku procesa digitalizacije bilo je potrebno realizovati sledeee


aktivnosti:
- i
Planiranje analiza -bilo je potrebno sagledati celokupni postupak
digitalizacije uzev5i u obzir sve dobrobiti jednog takvoga postupka, ali i
sagledavanje troskova;
- Nabavka odgovarajude opreme -
podetna ulaganja koja iziskuju velike
sume novca, uradunati i troskove redovnog odrZavanja;
- Obuka osoblja - prelazak sa papirnih na elektronske tokove dokumentacije
moZe da bude teZak posao za zaposlene u registraturama, narodito za

252
Digitalizacija arhivske grade van arhiva

iskusne kadrove koji nisu uvek u toku sa savremenim informacionim


tehnologijama. Stoga je bilo bitno izvriiti obuku zaposlenih o upotrebi
opreme, te objaSnjavanje procedura digitalizacije. Osposobljavanje
zahteva i nadgledanje svih faza u procesu digitalizacije;
- Sakupljanje dokumentacije sa prethodnih lokacija. Velika preduzeia
poseduju veliku kolidinu arhivske gra(le koja se po pravilu nalazi na vise
lokacija. Obzirom da je digitalizacija neprekidan proces, a po5to se stalno
stvara nova dokumentacUa, bilo je potrebno u podetnoj fazi sakupiti
celokupnu arhivsku gradu, ne samo onu koja se nalazi u arhivskom depou,
nego ionaj deo koji se zbog operativnosti nalazi po kancelarijama;
- Obezbetlivanje prostora za sme5taj dokumentacije, pripremu iproces
digitalizacije;
- Klasifikacija arhivske grade i pripreme za digitalizacUu;
- Postavka i organizacija prostora po standardima za arhiviranje;
- Prenos dokumentacije u digitalni format;
- Obezbetlivanje transfera i duvanje medija za skladistenje.

Zbog obima poslova digitalizacije velike kolidine arhivske grade


iz prethodnoga perioda, kao i nedefinisanog statusa digitalizovanoga
dokumenta, po3to u tom trenutku jo5 nije bio usvojen Zakon o elektronskom
dokumentu, dogovoreno je da se proces u probnom periodu testira sa
tekucom dokumentacijom.

I Postupak prijema registraturskog materijala koji se duva u papirnom


obliku (arhivska grada),

NadleZni zaposleni u arhivu Banke za poslovnu godinu, otvara u datom


programu registraturske jedinice (registre) hronoloSkim redom za definisane
osnovne kategorue - grupe i podgrupe dokumentacue koja je ukljudena u
arhivsku graaiu iregistraturski materijal koji se duva u papirnom obliku.
i
Po prijemu registraturskog materijala evidencionog lista koji je
overen od strane neposrednog izvr5ioca iz nadle2ne funkcije koji dostavlja
registraturski materijal u arhivu, arhivski radnik potpisom overava prijem ina
ozna6eno mesto evidencionog lista upisuje broj registraturske jedinite.
Arhivski radnik skenira dokumentaciju i vrsi indeksaciju elektronskoga
dokumenta. Elektronski dokument se automatski upisuje u popls do kumenata.
Postupak indeksacije podrazumeva upisivanje navedenih kljudnih redi iz
evidencionog lista i broj registra u koji ce dokumenta biti odlozena.
Arhivski radnik zajedno sa evidencionim listom odlaZe dokumentaciju u
odnosnu registratursku jedinicu.

Arhivska termjnologija je koristena u skladu sa propisima Republike Srbjje.

253
Jugoslav VELJKOVSKI

ll Postupak pr[ema registraturskog materijala koji se iuva u


elektronskom obliku (registraturski materijal)

Arhivski radnik potpisom overava prijem registraturskog materijala koji


se duva samo u elektronskom obliku na evidencionom listu. Evidencioni list je
overen iod strane neposrednog izvriioca iz nadleZne funkcije koji dostavlja
registraturski materijal u arhivu.
Arhivski radnik skenira dokumentaciju i vr5i indeksaciju elektronskoga
dokumenta (upisivanje navedenih kljudnih redi iz evidencionog lista).
Elektronski dokument se automatski upisuje u Popis dokumenafa. Nakon
skeniraranja dokumenta, arhivski radnik uni5tava dotidnu dokumentaciju
ili je na zahtev nadleZnog radnika vra6a. Pristup arhivi u papirnom obliku
ima samo arhivski radnik, dok pristup elektronskoj arhivi je definisan
Listom kategorija: Rukovodioci organizacionih jedinica defini5u za svakog
zaposlenog ovlaS6enja sa nivoima pristupa elektronskim dokumentima.

Popis dokumena(a se vodi na slede6i nadin:


- U rubriku Brq upisuje se redni broj zavoclenja u arhivsku knjigu;
- U rubriku Broj evidencionog lista upisuje se redni broj dodeljen
evidencionom listu;
- U rubriku Naziv dokumenta upisuje se naziv dokumenta u skladu sa
Listom kategorija registiaturskog materijala;
- U rubriku Osnovna kategor|a upisuje se oznaka kategorije dokumenta iz
Liste kategorija registraturskog materijala;
- U rubriku Grupa upisuje se oznaka grupe dokumenata iz Liste;
- U rubriku Podgrupa upisuje se oznaka podgrupe dokumenta iz Liste;
- U rubriku Datum nastanka dokumenta upisuje se datum, odnosno,
razdoblje u kojem je regitraturski materijal naslao. Za registraturski
materijal koji obuhvata podatke iz vise godina upisuje se poslednja
godina;
- U rubriku Status dokumenta upisuje se oznaka da li je dokument joS uvek
aktivan ili je arhiviran;
- U rubriku Datum poietka arhivirania upis$e se datum od kada podinje da
teae rok duvanja dokumenta;
- U rubriku rok iuvanja upisuje se datum do kada se duva traZeni
predmet;
- U rubriku Organizacioni deo Banke upisuje se naziv organizacionog dela
ode ie nastao dokument:
- U ru'brit<u Sifra organizacionog deta upisuje se Sifra organizacionog dela
gde je nastao dokument;
- U ru'briku Detovodni broi upisuje se broj pod kojlm je dokument zaveden
u knjizi poste;
- U rubriku Oblik iuvania upisuje se oznaka da li se dokument duva u
elektronskoj ili u papirnoj i elektronskoj arhivi;
- U rubriku Datum upisa (predaie) upisuje se datum zavodenja dokumenta
u arhivsku knjigu.

254
Digitalizacija arhivske grade van arhiva

Arhivska knjiga se vodi u elektronskom obliku i po formi je identidna


obrascu arhivske knjige u papirnom obliku. Podaci za knjigu se generisu iz
Popisa dokumenata.

Umesto zakljudka

Jedna od tekovina informatidke revolucije jeste polagani nestanak


tradicionalne arhivistike. Savremena arhivistika podrazumeva prihvatanje
svih tekovina savremene tehnologije, tejednu novu, aktivniju ulogu arhiva koji
6e morati da budu ukljudeni u celokupni proces - od nastanka elektronskoga
dokumenta, njegovog duvanja pa do kori56enja. Sagledavaju6i prednosti
digitalizacije, u svetu se razvila jedna vrsta euforije koja apsolutno favorizuje
digitalne medije u odnosu na analogne. Digitalizovana graala je lako i bzo
dostupna, bilo putem radunara, interneta ili isporudena putem nekih od
medija (CD, DVD, fleS memorije...), mogu6nosti velikog broja kopiranja istog
dokumenta, itd.
Stru6njaci ipak pozivaju na oprez. Problem digitalizacije je pitanje
trajnosti. Napredak tehnologije dovodi do situacije da ve6ina medija koji
trenutno sluie za smestaj podataka ubzano zastareva. Nove generacije
radunara, kao i novi softveri pojavljuju se na svakih par godina, te se podaci
nastali na radunarima starijih generacija vi5e ne mogu koristiti. lsamo pitanje
trajnosti i stabilnosti podataka smestenih na postoje6e medije je pod velikim
znakom pitanja. Da bi se digitalizovani podaci saauvali, potrebno je redovno
vrsiti migracuu podataka na nove medije. Sve ovo zahteva puno vremena
i novca. Zato obavezni deo svakog planiranja digitalizacije arhivske gracle
mora pred sebe da postavi par pitanja: Koji 6e medui postojati za odreden
broj godina? Koja je aajnost tih medija? Koji 6emo operativni sistem i koje
softvere koristiti za odreden broj godina? Da li 6e se svakih pargodina morati
obezbeclivati novi serveri idiskovi ogromnih kapaciteta i koji 6e tro3kovi
pratiti ne samo kopiranje postoje6ih podataka na nove medije, nego istalno
servisiranje, obuku novih kadrova? Koliko koSta odrZavanje jednog gigabajta,
ili terabajta podataka? U praksi pojedinih evropskih drZava preovladalo je
stanoviste da mikrofllm treba da sluzi za smestaj idugotrajnu zastitu arhivske
grade dok digitalizacija treba samo da olakSava njenu dostupnost.

Summary

lmplementation of the new computer technologies in the companies is


increasingly coming to the storage of archival material in electronic form in
a variety of carriers of digital information. Advantages of using the electronic
archive are many. Government brought regulations and laws in this area.
Many of companies for that reason accepted this way of archiving.

255
Jugoslav VELJKOVSKI

Prilog br. 1 Evidencioni list zavodenja registraturskog materijala (Popis


dokumenata)

EVIDENCIONI LIST ZAVODENJA REGISTRATURSKOG


MATERTJALA U ARHIVSKU KNJIGU

Broj:

Naziv dokumenta:
- kategorija:
Osnovna
Grupa:
Podgrupa:
Broj dokumenta:
Broj raCuna:

Datum nagtanka dokumenla: TT-'l TT-l TffT-]


Status dokumenta:
Aktivan: fI
Arhvirian: E
Datum po6etka arhiviranja: TTf TT-l TT-rf]
Rokduvanja: TT-l TT-'l TfrT-l
Organizacioni deo Banke gde je dokument nas'tao:
Sifra organizacionog dela: [TI--]
Obim dokumenta (bro.i .jcdinica, strana):

Delovodni broj iz knjige polte:

Kljudne reCi:
Napomena : definisade se konadan broj klj uEnih reei

Oblik duvanja: I papimi oblik


fl elektronski oblik
Datum upisa (predaje) u arhivsku knjigu: I-Tl TT.l fT-rT-l
NadleZni radnik orgmizacionog dela:

NadleZni radnik arhiva Bmke:

Izdanje: VaZi od:

256
Digitalizacija arhivske grade van arhiva

Prilog br. 2 Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima i naiinom


arhiviranja
1
r R
t, F
F q I { li $
ir
J
i{
:r
t N
IE
th
s
3
I' I !fl*r
l.
F'T'N
!

T
a :7 x3
ls
alx
E
ffi D
E a
N

c
I s
vF
''L

*l-< 6 c
iIEE ;EE e
z&i
EE U, v F
Iv.
EFtl >u lr
f;s E
PII IEIgE !
T
7
>
3
It v
il;Ei3r
tc> otlJ
x
a
2 Ef;
,2 nt2
ik
2 I

(
2
I

!og a Ll
,
tr E E h
II >
I
b
x
>
I
;td
x 3 !
,
N 2
!a
h

IE Fr
t- rIT lflg$ N +q
!i E OI; )
N
F r
tn
t)
2
2
!i
N x
! o
E
t E
>
re
t2
lu '
v IIE I*iEF tt 2
xe ;lb fi &
,*
i>_ 5
7
x I |rl l.
)
!
F
r
t
ux N
l!
Ett I tei a
,- , , :
Er}
o
5 2 Hlk t6
t>
I lr! V
ts

t2 U
c
Itt;lEl
lH
I'E tt tt !o
f*t-L
:i- ao' E? BE !F rT Do'
E
t*c *9 *8 5E *8
35 f5
c lc-
is5 t< t5
t< 6
is ?i 3'$
Et ES- il$ ie i*
;e [[ !;
l*
tb a I9. :e, trp EE r!g !, s;
Ir tt ;ir l$
g
It
I
a
a
I
E
E
a
t
I
! Ia
t
H AF IB 6e
:5 $t*s
id -t t! g8

I
lr sq r E
I.
t!
a
lE
ET IF sg EE
!
E
!
e
!r
a E ,x
E t!
E !!
t o a z
F t; E
E t a I
q
l"
I B
$$$*
B og
d*
o t6 OE
5o in oo ro
A
3 O.
4)
4
, rig;8
3E_
t ,
)
,a tt t g
6

I
3 Eg
t
H a 3!
E
?
i-
tlt! icI 8 e
t
.$
B E H
&
r *I
,r
D a E g a
! I t t
q
?
a
a
ts
r I
E
!
E
iE a I
s
a c
!
A
n
a ,,
E T
6
6
r
t
g ! ! T! &
c
E
e G b
o
E ! a
I n g
a
, I
D ! g
a
c a d
5
I
3
t
t
:i'
o

$:
>1 x x x x x x x x x x gt I
lr. R
s

x x x x , x x x x x x x
ri
to
t1 ,<
$I iE
is sS
I{t
I+e
$E
'&

257
Mr. sc. Mirjana MARINKOVIe-LEPle

WEB SITE KAO SREDSTVO PREDSTAVLJANJAARHI.


VA U JAVNOSTI
Abstrakt: Globalizacija poslovanja i globalno komuniciranje su tren-
dovi koji ne zaobilaze niti jednu zemlju i njenu ekonomiju. Nove tehnologije,
posebno u oblasti komunikacija, otvaraju nebrojene moguinosti. Globalno
tr2i\te raste fantastienom brzinom upravo zahvaljujuci globalnom telekomu-
nikacijskom sistemu. ldiavna politika i poslovna praksa moraju uzeti u obzir
nove realnosti globalnog tiiSta. Prozor u sviiet se otvara sve viie i vi5e
za sve veci broj ljudi. Mogu Ii organizacije koje zanemaruju ova dostignuCa
uspjeti u novom milenijumu? Savremeni trendovi su primiietni u arhivima.
Digitalizaciji arhivske grade se poklanja duzna paznja. No, da li ie ioS iedan
aspekt primjene savremenih informatiikih tehnologija prisutan u arhivima?.
Web stranica, kao rezultat razvoja novih informatiikih tehnologiia, ie idealan
medij za predstavljanje kompanije-instituciie. Cili radaie da pokaZe da li i ko'
liko arhivi koriste prednosti lnterneta, kako su predstavlieniiavnosti, kakvo ie
stanje u tom smislu u Bosni i Hercegovini? Nakon analize web stranica arhi
va u Bosni i Hercegovini namece se zaklueak da ie iedan broi ovih ustanova
shvatio znaiaj otuaranja prema iavnosti i komunikaciie sa iavno*Cu, no ima
jol puno prostora da se stranice urede itako postanu naipogodniie sredslvo
predstavljanja arhiva u javnosti.

Kljudne rijedi: web stranica, lntemet, komunikaciia, javnost, odnosi


sa javno56u, arhivi.

Uvod
,,Povijest je svjedok vremena, svietlo istine, Zivot pamCenia, uiiteljica
Zivota, glasnica starine"
Ciceron

Ova mudra uzreka govori koliko je vaZno saduvati istorijske dinjenice,


profesionalno ih obraditi, sistematizirati i udiniti dostupnim javnosti. Arhivi su
institucije u kojima se ovi procesi odvijaju, Sto dovoljno govori o njihovom
znaiflu. Razvoj nauke i tehnologije postavlja i pred ove institucije mnoge
izazoie i potrebu za prilagodavanjem savremenim trendovima rada i po-
slovanja.
lmperativ primjene novih tehnologija, principa trZi5nog poslovan-
ja, marketinskih tehnika i popularizacije rada pravovremeno je shvacena
i u oblasti arhivistike. Radovi objavljeni u posljednje tri godine u dasopisu
,,Arhivska praksa" potvrduju tu dinjenicu.l

1 Bojana Aristovnik, Mr Bojan Himmelreich, Populaizacija rada i uloga athiva u javnost' Athivska
oraksa bt 9, Tuzla 2006.; Branka Molnar, Matketing i menadzment u adivina, Arhivska praksa br'
lO,Tuzla 2OO7 ., Ot. sc. Zivana Hedbeli, Ptilog raspravi o ptitodi arhiva i arhivskog grcdiva' Nhivska
praksa b ll, Tuzla 2008.

258
Web site kao sredstvo predstavljanja arhiva u javnosti

Globalizacija poslovanja i globalno komuniciranje su trendovi koji ne


zaobilaze niti jednu zemlju i njenu ekonomiju. Nove tehnologije, posebno u
oblasti komunikacija, otvaraju nebrojene mogu6nosti.
Prije pedeselak godina te5ko je bilo predvidjeti da 6e se obistiniti
predstava Marshalla Mcluhana o svijetu kao ,,globalnom selu". No, upravo
ta predstava se danas ostvaruje. Brojni fiksni sateliti omogueuju dvosmjernu
komunikaciju u bilo kojem dijelu svijeta. Oda5iljadi-prijemnici dZepne velidine,
koji su do jude spadali u naudnu fantastiku, danas se normalno koriste. En-
gleski jezik je jezik meclunarodnoga poslovanja, no kompjuteri prevode doku-
mente, transkribuju6i zvudne zapise i ukljudujudi u medunarodni diskurs one
koji su prije iz njega bili isklju6eni. Poruke, bez obzira na sadrZaj, povezuju
udaljene narode i govore o dogaclajima od zajednidkog interesa. Jednom
rijedju, prozor u svUet se otvara sve vi5e ivi5e za sve ve6i broj ljudi. Mogu li
organizacije koje zanemaruju ova dostignu6a uspjeti u novom milenijumu?
Arhivi su institucije koje pruZaju usluge - informacUe, zainteresovanim koris-
nicima, stavljaju im na raspolaganje svoje bogate fondove, zbirke, biblioteke.
Bez obzira na dinjenicu Sto su drZavne institucUe i posluju na teret buijzeta,
ne treba da zanemaruju trZi5no poslovanje, koje bi im, kroz razli6ite aktivnosti,
omogu6ilo idodatne izvore prihoda. Blago u njihovim depoima treba da bude
osnova. za gtv.aranje prema javnosti, potpuno i blagovremeno informisanje
javnosti o ulozi iznadaju arhiva, edukaciju potencijalnih korisnika o nadininia
i mogu6nostima upotrebe svega onog Sto je u arhivima pohranjeno. Naravno,
ove aktivnosti moraju te6i putem svih raspolozivih komunikacijskih kanala.

Web stranica - sredstvo moderne komunikacije

,,Svi s.u.dionici u procesu poslovne komunikacije postavljaju iste


ciljeve -.pridobijanje novih korisnika, zadrtavanje starih (budenje vjeinosti),
olak5anje plasmana, modifi kaciju potraZnje, uspjeSnu realizaciju po-sla.
Ukoliko bi se pojam poslovnoga komuniciranja pridruZiv-ao nekom po-
jmu u klasi6nom marketinskom rjedniku, onda bi se on mogao, u odredenom
smislu, smatrati ekvivalentom promocije, koja prema ve6 znanim termini-
ma, spada u varijable marketing mixa. Prema pojedinim autorima (Eigiler i
Langeard), promotivni splet, dakle, komunikacija, je rasporeden u ditivom
procesu stvaranja usluge, odnosno oni isti.u kako u ,,usluZnom poduze6u
govori sve": od vizuelnog identiteta i vanjskog fizidkog izgleda objekata-nji-
hovih arhitektonskih rje5enja, raznih natpisa, ptakati, tetaka, promotivnih
materijala, pona5anja, izgleda osoblja, njhovih radnih uniformi, reklo bi se
sve do raduna. Tu svakako spada i kvalitetan web site tvrtke,,.,
U svom pristupu odnosa sa javnostima, Cuflip, Center i Broom su kao
temeUnu..ulogu odnosa sa javnostima smatrali pomo6 organizacijama
da se prilagod.e, i adaptiraju promjenama u svojoj okolinilJasno sigle-
davanje i predvidanje promjena daje organizaciji vreriena da bude ne sa-mo
reaktivna, vei proaktivna u odnosu na promjene u svojoj okolini.

Nino CoiC, Konunikacija s potrosaAem Web site, pro pto, br. 4.lebruat 2002.

259
Mr sc. Mirjana MARINKOVIC-LEPIC
Jedan od prvih koraka prilagodavanja i adaptacije promjenama u
svojoj okolinije bio da se Javnim i transparentnim udini rad i poslovanje kom-
panije. Web stranica, kao rczullal razvga novih informatidkih tehnologi.ja (Sto
je joS jedan dokaz uklapanja u savremene trendove), je idealan medij za
predstavljanje kompanije. lnformacije su dostupne velikom broju korisnika i
svako ko 2eli moZe se informisati o kompaniji.
Najnovije istraZivanje kompanije ComScore pokazuje da je u de-
cembru 2008. godine broj korisnika lnterneta presao milijardu - tadnije
'1.007.730.000. U korisnike lnterneta ubrojane su osobe starije od 15 godina,
koje koriste ra6unare kod ku6e ili na poslu. U radunicu nije ukljuden saobradaj
sa javno dostupnih radunara iz lnternet kafi6a, niti onaj sa mobilnih telefona
i lidnih digitalnih pomo6nika. ,,PrelaZenje broja od jedne milijarde korisnika
je znaelan korak u historiji lnterneta", rekao je Magid Abraham, predsjed-
nik i izvrSni direktor kompanije ComShore. To je spomenik sve ujedinjeni-
joj globalnoj zajednici u kojoj Zivimo i podsje6a nas na to da svijet postaje
sve ravniji. Druga milijarda bit 6e na Web-u iprije nego sto pomi5ljamo, a
treca ce potop sti6i jo5 brZe, sve dok ne postanemo istinski globalna MreZa
medusobno povezanih ljudi i ideja kqa prelazi granice i kulturne barijere."3
Savremeni trendovi su ina drugi nadin primijetni u arhivima. lnforma-
tizaciji i digitalizaciji arhivske graale se poklanja duana paan|a.
No, da li se web stranica, kao jo5 jedan aspekt primiene savremenih
informatiakih tehnologija, koristi kao nadin komunikac|e sa javnoSeu?
Da li i koliko arhivi koriste prednosti lnterneta? Kako su predstavljeni
javnosti? Kakvo je stanje u tom smislu u Bosni i Hercegovini?
Jesu li postoje6e lntemet stranice privladne, relevantne i aktuelne?
U Bosni iHercegovini djeluje 11 arhiva, od toga sedam na kantonal-
nom nivou, Arhiv Bosne i Hercegovine, Arhiv Federacije BiH iArhiv Repub-
like Srpske. Tri kantona jo5 uvijek nemaju arhiv kao instituciju: Zenidko dobo-
jski kanton, Posavski kanton, Kanton 10.

Samo polovina postojeeih arhiva imaju web stranicu, i to:


- Arhiv Bosne i Hercegovine www.arhivbih.gov.ba
- Arhiv Feredacije BiH www.arhivfbih.gov.ba
- Arhiv Republike Srpske
www.arhivrs.org
- Historijski arhiv Sarajevo www.arhivsa.ba
- ArhivTuzlanskogkantona www.arhivtk.com.ba
Odigledno je da znail web stranice nije pravilno shva6en, ne postoji
svijest o prednostima i potrebi ovakvog naaina komunikacije sa javno5cu.
Ranije navedni podaci o b@u korisnika lnterneta pokazuju da je ln-
ternet danas nezaobilazan kanal komunikacije i da se ni u kom sludaju ne
smije zanemariti kao medij. Ono Sto karakteri5e lnternet iSto ga izdvaja od
drugih medija, osim broja primalaca poruke, je mogudnost dvosmjerne ko-
munikacije. Upravo dvosmjernost komunikacije omogu6ava kompaniji ne

3 Dnevni avaz,12. februar 2009.

260
Web site kao sredstvo predstavljanja arhiva u javnosti

samo da se prilagoalava zahtjevima, oaekivanjima i reakcijama javnosti, vei


da bude proaktivna, kreira percepciju javnosti i gradi svoj imidZ. Kako je ve6
navedeno, javnost nije dovoljno upoznata niti sa ulogom, niti sa radom, niti
sa bogatstvom podataka i dokumentacije koju arhivi posjeduju. Web stranica
mo2e doprinijeti da se situacija promijeni na bolje, mnogo brZe nego bilo koji
drugi medij, upravo zbog svojih mogudnosti (veliki broj potencijalnih koris-
nika i dvosmjerno komuniciranje).
No, da bi stranica privukla korisnika, mora istovremeno biti korisna
i interesantna, a prije svega, aktuelna. Poruke koje Zelimo poslati u javnost
moraju biti re6ene na zanimljiv, kreativan nadin, uz originalna grafidka i druga
rje5enja, podaci se moraju stalno inovirati i aktuelizirati.
Kompanija mora razviti jasan koncept o tome kako 6e koristiti lnternet.
lnternet stranice moraju biti "privladne, relevantne i aktuelne ako kompanija
Zeli da privude ponovne pretrage. Kompanije treba da razmotre upotrebu
najsavremenUih grafldkih rje5enja, audio i vizuelna sredstva. Kompanija mora
biti kritidna prema svojoj web stranici imora da postavi niz pitanja: za5to bi
neko Zelio da surfuje na5im sajtom, Sta je to zanimljivo na na5oj stranici,
zasto bi neko Zeleo ponovo da poseti nasu stranicu?"a
Da bi korisniku pruZila raznovrsne i kompletne informacije, web
stranica mora imati odreclene vrste sadrzaja, i to:
- podatke o kompanui - instituciji (menadzment, organi upravljanja, or-
ganizaciona struktura, profil zaposlenih)
- verzija na stranom jeziku (engleski je danas postao jezik biznisa i
informatiaki jezik)
- istorijat
- misija, vizija, ciljevi
- informacije o proizvodima - uslugama (kada su arhivi u pitanju, onda
su to fondovi i zbirke)
- zanimljivosti, novosti iz kompanije
- kontakti
- PR aktivnosti, arhiva vijesti.

Da li i koliko web stranice arhiva u Bosni i Hercegovini zadovoljavaju


ove kriterije?

Podaci o instituciji

Sve postoje6e web stranice pruZaju korisnicima osnovne podatke o


instituciji. Prikazana je organizacija arhiva, ali bez navoda o menadZmentu,
u smislu Sirih podataka koji bi odslikali njihovu Zivotnu i radnu biografrju.
Ova dinjenica je zaduduju6a s obzirom na to da su na 6elu ovih institucija
iskusni strudnjaci o dijim bi se uspjesama, akademskom obrazovanju i ni-
porima da arhive udine modernim institucuama, moglo dosta re6i. U savre-
menom poslovnom svijetu osnovni podaci o menadZmentu na web stranici

Philip Kollet Kako kreiati, ovladati i dominirafl trZlsfem, Adizes Novi Sad, 2003.

261
Mr. sc. Mirjana MARINKOVIC-LEPIC

su uobidajena stvar, potkrijepljeni fotografiama, jer to unaprijed olakSava ko-


munikacUu potencijalnog poslovnog partnera isvakog ko iz bilo kojeg razlo-
ga Zeli stupiti u kontakt sa odgovornim ljudima u kompaniji-instituciji. Samo
dva arhiva (Historijski arhiv Sarajevo iArhiv Tuzlanskog kantona) prikazali su
popis zaposlenih, a posebna zanimljivost je popis svih zaposlenih u Arhivu
Tuzlanskog kantona od 1954-2004.
Podaci o dlanovima Upravnih odbora arhiva nisu prikazani ni na
jednoj stranici, iako bi bilo zanimljivo vidjeti ko upravlja ovim institucijama,
kakva je njihova kvalifikaciona struktura, vrsta obrazovanja, radna karijera,
pa i nacionalna struktura, posebno iz razloga Sto njihove dlanove postavljaju
nadleZna ministarstva.

Verzija na stranom jeziku

Verz|u na stranom-engleskom jeziku imaju web stranice Arhiva


Bosne i Hercegovine, Federacije Bosne i Hercegovine i Republike Srpske.
To znadi da je strancima onemogu6eno koristenje stranica ostalih arhiva, Sto
je nepopularan potez. Bogata istorUa ovih prostora pruZa obilje dinjenica i
dokumenata ipredstavlja resurs koji svakako moze itreba privu6i istrance
u smislu naudnih istraZivanja, saznavanja istorijskih podataka i zanimljivosti
karakteristidnih za naSu drZavu i njene pojedine regije. Svakako da samo
objektivne istorijske dinjenice i dokumentacija koja ih potkrepljuje mogu biti
nadin da se razbUu razni tabui i pogreSne percepcije o pojedinim razdobljima
na5e istorije, a moguenost da stranci koriste web stranice arhiva je jedan od
nadina da se to i postigne. zainteresovanost stranaca za nasu istoriju moze
imati i mnogo dalekoseZnije rezultate u smislu spoznaje o kulturno-istorijs-
kim spomenicima, muzejima, prirodnim ljepotama Bosne i Hercegovine, Sto
ih moZe privu6i i kao turiste.

lstorijat

Na web stranicama prikazan je istorijski razvoj svakog arhiva. Najpot-


puniji prikaz dat je na stranici Historijskog arhiva Sarajevo ito na nadin da su
prikazani izvodi iz monografije ,,lstorijski arhiv Sarajevo 1948-2008." lako su
na stranicama prezentirali svoju istoriju, arhivi nisu u dovoljnoj mjeri iskoristili
priliku da na malo interesantniji ioriginalniji naain predstave svoj istor|ski put,
npr. privuku paZnju korisnika prikazom nekog od autentianih dokumenata iz
svoje riznice (ovo je uradio jedino Arhiv Bosne i Hercegovine), istaknu neku
istorUsku zanimljivost i sl. Suhoparno nabrajanje 6injenica i datuma moZe
korisnika samo zamarati i odbiti od ponovnog vra6anja na stranicu.

262
Web site kao sredstvo predstavljanja arhiva u javnosti

Uredba o osnivanju DrZavnog arhiva NRB|H Prua


strani ca doku me nta o proble matici "Skariirania"
spisa 1909.

Slika broj 1. Dokumenti Arhiva Bosne i Hercegovine

M isija, vizlia, ci ljevi

Misija, vizija i ciljevi kompanije su pojmovi koji su na na5e prostore


uSli sa prodorom stranih investitora i sa uvodenjem sistema kvaliteta (lSO
i dr.). Niti jedna web stranica arhiva nema ovaj sadrZaj. Bez obzira na za-
konsku regulativu iz koje proizilazi uloga iznad,ai arhiva, ta uloga iznadaj bi
se mogao prikazati i na mnogo interesantniji i aktuelniji naein, upravo kao
misija, vizija i ciljevi institucije. Ciljevi se svakako ne ogranidavaju samo na
zakonsku definiciju djelatnosti arhiva, ve6 treba da pokaZu pravac u kojem
institucija Zeli i6i, primjenjuju6i savremene trendove i promjene koje nastu-
paju u okruZenju.

lnformacije o proizvodima-uslugama

Svaka kompanija i instiutucija promocijom svojih proizvoda i usluga


Zeli da privude potro5ade - korisnike usluga. Web stranica je idealan medij
za takvu prezentaciju. Na web stranicama arhiva prikazani su proizvodi i
usluge koje arhiv nudi u ovom sludaju je rijed o fondovima i zbirkama,
-
mogucnostima kori5cenja arhivske grade, izdavanju pojedinih isprava,
kori56enju biblioteka i ditaonica.
Primjer dobre prezentacije arhivske grade je publikacija koju je izdao
Historijski arhiv Sarajevo pod nazivom ,,Vodid kroz fondove i zbirke Histori-
jskog arhiva Sarajevo". U uputama za kori5cenje vodida, na najbolji nadin

263
Mr. sc. Mirjana MARINKOVTC-LEPtC

je objasnjena njegova svrha i zna6,aj:,,Historijski arhiv sarajevo ovom pub-


likacijom, u odredenom smislu, priblizava arhivsku gradu o proslostisaraleva
i Bosne i Hercegovine svim zainteresovanim, a posebno naudnim radnicima,
s namjerom da ona (arhivska grada) sto manje bude "mrtvikapital", a sve viSe
predmet istraZivadkih zahvata. lzradi knjige prethodio je 6itav niz specifidnih,
sloZenih, obimnih i napornih poslova na sredivanju i obradi arhivske graoe.
'Vodid kroz fondove i zbirke Historijskog arhiva sarajevo', djelo je
svih loji su
do sada radili u Arhivu, a i rezurtat je visegodisnjeg rada i nastojanja oi se
izraditakvo naudno-informativno sredstvo koje 6e sakupljenu, preuzetu ili na
drugi nadin u Arhiv dospjelu kulturno-historijsku ba5tinu, udiniti pristupa6nom
naudnim radnicima i javnosti uop6e".
Arhiv Republike srpske i Arhiv Federacije Bosne i Hercegovine
opredijelili su se za nabrqanje fondova i zbirki, s tim da je Arhiv Federacije
Bosne i Hercegovine dao kratak prikaz sadrzaja pojedinih fondova.

Arhiv Tuzlanskoga kantona je za prikazfondova i zbirki odabrao do-


padljivo rjeSenje u vidu Seme, koja sadrZi osnovne djelatnosti u okviru kojih
postoje pojedinifondovi izbirke, a dodatnim klikom na svaku od njih, daje ie
prikaz fondova i zbirki iz te oblasti. ovo je praktidan nadin upoznavanja ja-
vnostisa arhivskom gradom, s obzirom da nepotrebno ne zamara korisniia,
a ukoliko se Zeli detaljnija informacija, dostupna je.

ffi
forDovt I lattxE {'*}

I +,.q I f.;;;;-;ll f*::-l


I ag. tt -,.,,,*-,. I

*
-..1-*4*--8..::::-I
Slika br. 2. Fondovi i zbirke Arhiva Tuzlanskog kantona

264
Pojedini arhivi su na web stranici ponudili gotove forme obrazaca (His-
torijski arhiv Sarajevo, Arhiv Republike Srpske), Sto u velikoj mjeri olakSava
komunikaciju sa arhivom i predstavlja dobar nadin kori56enja savremenih
tehnologija.

Zanimljivosti, novosti iz kompanije-institucije

Aktuelnost informacije se u danaSnjem vremenu visoke tehnologije


i komunikacionih sredstava podrazumijeva, a web stranica daje mogu6nost
dnevne aZurnosti. Briga o stalnom izvjeStavanju korisnika o aktuelnim
dogatlanjima pokazuje i odnos prema pripadnicima pojedinih kategorija ja-
vnosti - niko ne Zeli ditati zastarjele vijesti, jer tada prestaju biti vijesti.
Svi arhivi koji imaju web stranicu imaju i poseban link ,,aktuelnosti" ili
,,novosti - dogadaji'i sl., Sto znadi da su pravilno pri5li ovom pitanju. Jedini
link ,,aktuelnosti" koji nije opravdao svoj naziv je na web stranici Arhiva Bosne
i Hercegovine - posljednja vijest datira iz 2007 . godine. Arhiv Tuzlanskoga
kantona je otiSao ikorakdalje, na nadin da je najavio i budude dogadaje (pro-
gram obiljeZavanja 55{e godi5njice rada Arhiva, najavljeni su svi dogadaji do
kraja godine, a najavljeno je i savjetovanje ,,Arhivska praksa 2009. godine").
Ovakav pristup je potpuno ispravan, jer zainteresovani posjetilac stranice
moZe blagovremeno prilagoditi svoje vrUeme i raspored obaveza, ukoliko Zeli
prisustvovati nekom od dogadaja.
Ono Sto treba korigovati na postojedim stranicama je oblikovanje
vijesti na nadin da se ta6no zna vrijeme i mjesto pojedinih dogadaja. Neke od
viiesti ne sadrZe datume, ili sadrze datum bez oznadavanja godine, tako da
ostaje nepoznanica da li pojedini dogadaji pripadaju pro5losti ili buducnosti.
lnteresantno je da ni jedan arhiv na svoju web stranicu nije postavio link
,Tanimljivosti". Ovo bi mogao biti nadin da se historijske dinjenice prika2u
malo drugadije nego Sto se to inaae 6ini, te da se motivi5u korisnici stran-
ice na historijska istraZivanja. Hstorija je, svakako, puna zanimljivosti, pa tu
dinjenicu treba iskoristiti. Arhiv Bosne i Hercegovine, iako nema poseban
link, prikazao je kroz druge sadrZaje pojedine dokumente iz svoje zbirke, koji
bi, s obzirom na svoj znadaj, autora, historijski trenutak isadrZinu, mogli biti
zanimljivi korisnicima.
Slidan pristup ima iArhiv Republike Srpske, koji na web stranici ima
poseban link,,lzlozba dokumenata".

265
Mr. sc. Mirjana MARINKOVIC-LEPIC

Originalni plakat za pozoriinu predstavu Dokument NOO za Bosansku


"Ikonija vezirova majka" (I899.) krajinu (1944.)

Slika br. 3. Izloiba dokumenata - Arhiv Republike Srpske


Kontakti

Osim adrese, brojeva telefona ilifax-a, svi arhivi su na svojojstranici


omogucili korisnicima komunikaciju putem gotovih e-mailformi. Ovo rjeSenje
u velikoj mjeri olak5ava komunikaciju, a ujedno potvrduje upotrebu savre-
menih komunikolo5kih kanala.
Pojedini arhivi su putem mape grada Wikazali lokaciju na kojoj se nalaze,
Sto je joS jedan na6in da se svim zainteresovanim omogu6i snalaZenje, bez
nepotrebnog gubitka vremena i strpljenja.
[tG*hlse,!*t*

Y
, trlrr @*t ar,

tr*1,., '" 1rx Eill + t!fw;;;: *, la ,S ii1*(i1 lc

Slika broj 4. Kontakti- Historijski arhiv Sarajevo

266
Web site kao sredstvo predstavl.jania arhiva u javnosti

Odnosi sa javno56u, arhiva vijesti

Na postoje6im web stranicama arhiva vidljivo je da se te ustanove


sve vise otvaraju prema javnosti i da poduzimaju odreclene korake ka us-
postavljanju stalne komunikacije sa javno56u , na tazne nadine. Prezentiraju
svoje aktivnosti na web stranici, u vidu pregleda odrZanih izloZbi, objavljenih
publikacija, odriavarya pojedinih manifestacija, kao Sto su okrugli stolovi,
strudna savjetovanja, susreti sa predstavnicima drugih arhiva, dodjela na-
grada, priznanja, dlanstvo u meclunarodnim arhivistidkim udruZenjima i dr.
Svjesnost o potrebi komunikacije sa javno56u pretvara arhive u moderne
institucije sa komunikoloSkog aspekta, .ier komunikacija je osnova za tazu-
mijevanje zna6,a1a i uloge arhiva u na5em dru5tvu. Sve de56e pojavljivanje u
medijima, uspostavljanje trajnih odnosa sa Skolama, promocije knjiga i druge
aktivnosti, upu6uju na zaklju6ak da su i ove institucije na fonu odnosa sa
javno5eu, kao nezaobilazne komponente savremenoga poslovanja, iako niti
jedan arhiv nema zaposlenog profesionalca iz ove oblasti. Prezentacija svih
dogaclanja na web stranici Salje informaciju i poruku neogranidenom broju
korisnika.
Arhiva vijesti idogadanja u velikoj mjeri moZe pomo6i u pretraZivanju
sadrZaja i pradenju svih navedenih aktivnosti iz godine u godinu. Arhiv TK i
Arhiv Republike Srpske nemaju poseban link sa arhivom vUesti, ali su starUe
vijesti prikazali u okviru aktuelnih vijesti, odnosno novosti i dogadanja. Na
web stranici Arhiva Bosne i Hercegovine link ,,aktuelnosti" predstavlja u stvari
arhivu vijesti, jer zadnla vUest datira od 2007. godine, kako je naprijed vec
navedeno.
Arhiv Federacije Bosne i Hercegovine i Historijski arhiv Sarajevo
imaju poseban link ,,arhiva" u okviru ko.jeg su i pretraZivadi, pomo6u kojih
mo2emo odabrati vijest iz Zeljenog perioda, sto unapretluje i olakSava pre-
tragu.

Zakljudak

Arhivi u Bosni i Hercegovini (barem jedan brq njih) shvatili su znadaj


otvaranja prema javnosti i komunikacije sa javno56u.
lnternet u oblasti arhivistike u Bosni i Hercegovini je joS uvijek,,novi-
stari" medij. Novi je zbog toga Sto ga svi arhivi nisu primijenili u svrhu svoje
prezentacue, pa za njih ostaje novina, a stari jer u stvarl vise ne predstavlja
novost u oblasti komunikacija.
Web stranice pruZaju osnovne informacije o ulozi, znadaju, funkciji
arhiva, njihovoj organizaciji i aktivnostima, no ima jos prostora za potpunije
informisanje javnosti .
Tehnidke mogucnosti kreiranja web stranica nisu u punoj mjeri
iskori56ene. Strahice nemaju posebno originalnih rjesenja, mahom se radi o
jednostavnim, grafidki nemaStovitim stranicama. PretraZivadi koji postoje na
pojedinim web stranicama ne daju uvuek trazene podatke (tekst ne odgovara
traZenom pojmu ili terminu).

267
Mr. sc. Mirjana MARINKOVTC-LEptC

Niti jedna stranica ne omogu6ava pretragu i kori56enje raspolo2ivog


fonda elektroni6kim putem (putem registrovanih korisnika koji bi unaprijed
uplatili dlanarinu ili neki drugi vid novdane naknade).
lnternet .je medij pogodan za stalno atueliziranje podataka; sa lnter-
netom se uvUek moze biti u Zi2i dogadanja ipravovremeno informisatijavnost
- tu pogodnost ne koriste svi arhivi: stranice se ne aZuriraju, informacije su
zastarjele, novosti se vise i ne mogu nazvati novostima,.jer datiraju od prije
nekoliko godina, za pojedine dogadaje se ne zna jesu li se dogodili ili tek
predstoje.
Mogu6nosti prezentacije arhiva putem web stranice su beskonadne,
usavrsavanje i primjena najnovijih tehnoloskih rjesenja je proces koji ie
omogu6iti da se ove institucUe u potpunosti prilagode trendovima modernoga
poslovanja.

Summary

Archives in Bosnia and Hezegovina (at least one of them) under-


stand the importance of opening to the public and communication with the
public.
lnternet in the field of archivistics in Bosnia and Hezegovina is still
the "new-old" media. New is because all archives are not applied for the pur-
pose of their presentation, so for them it remains new and its old because in
fact it no longer represents a novelty in the field of communications.
Web pages provide basic information about the role, importance, the
function of archives, their organization and activities, but there is still room for
more fully informing the public.
Technical possibilities of creating web pages are not fully used. Re-
sults are not particularly original solutions, mostly it is a simple, graphical
unimaginative pages. Browsers that exist on some web sites do not always
provide the requested information (the text does not match the specific term
or period).
No pages allow the search and use of available funds electronically
(by registered users who pre-paid membership fees or any other form of
monetary compensation).
The lnternet is a medium suitable for permanent data actualization;
with the lnternet you can always be in touch with newest events and timely
inform the public - the advantage that is not being used by all the archives:
pages are not updated, information is outdated, news can not be called news
anymore because the date is from several years ago, for individual events is
is not surely known if they occurred, or they will happen in the future.
Capabilities of presenting the Archive via Web page are infinite, the
refinement and application of new technological solutions is a process that
will allow these institutions to fully adapt to the trend of modern business.

268
ISMETA DZIGAL BERKOVAC
Armen BUKVIC, dipl.el.ing.
JU Historijski arhiv Sarajevo

REDIZAJN WEB STRANICE JU HISTORTJSKIARHIV


SARAJEVO

Abstrakt: Namjera ovog teksta bita je obrazloiiti zbog iega je dolto


do redizajna vee postojece web stranice. Obja\njeni su primarni raztozi
prelaska na nove tehnologije, u na\em sluiaju na Joomla! CMS. Navedene
su prednosti koje nova stranica posjeduje.

Kljudne rijedii lnternet, web stranica, redizajn, CMS sistem, moduti,


E-com m e rce, org a nizacija stra n ice.

Uvod

Do redizajna Web stranice Javne ustanove Historijski arhiv Sarajevo


do5lo je iz vi5e razloga, a prvi i osnovni bio je da se osvje2i njen sadrZai.
Podsjetimo da je prva lnternet stranica Historijskog arhiva Sarajevo
uradena u maju 2003. godine povodom 55. godina postojanja Arhiva i biia je
statidkoga karaktera. Zbog svog statidkoga karaktera stranica je bila teS[a
za odrlavati, a uposlenici Arhiva nisu imali mogu6nost a2uriianja njenog
?adllqa. Statidnost i nemogu6nost aZuriranja stranice od strane uposlenih u
Arhivu bili su primarni razlozi prelaska na nove tehnologije, u na5em slu6aju
na Joomla! CMS. Pojasnimo da je CMS sistem za upravljanje Web sadrZajem
(engl. Content Management System CMS) ipredstavljaprogramsko rjesenje
-
za upravljanje sadrZajem Web stranica novije generacije. Takvo rjedenje je
za webmastere u startu skuplje od klasidnih HTML web stranica.
Sajt se jednostavno trebao prepraviti i poboljiati neke dijelove stranice,
yklju.cuju6i i naslovnicu jer je u meduvremenu promijenjen i logo institucije
kao i sami naziv, tako da je i to umnogome doprinijelo na razmiSljanju da ie
prezentacija Arhiva na intemetu Sto prije realizuje.
J9dq.! od klju6eva uspjeSnosti sajta je svjeZ, a7:ur.l:an sadr2aj, a do
..
prije nekoliko mjeseci prilikom posjete Web stranice Arhiva godinama nismo
mogli naii niSta drugo do starih vUesti i dogadaja. Trebao nam je novi sistem
pomo6u kojeg bismo mogli samostalno aZurirati sadrlal, a samim tim na
stranicu ubaciti Sto viSe materijala.

269
ISMETA DZIGAL BERKOVAC, ArMEN BUKVIC

Ono Sto je bilo zamiSljeno iziskivalo je vi5e prostora na serveru, a


samim tim i novca. Na serveru smo imali dostupnih 250 MB, te smo dokupili
jo5 toliko. Ranijiadministrator je dobivene slike samo ubacio na stranicu bez
prethodne obrade i bile su ogromne, dok je novi to primijetio i na taj nadin
nam oslobodio dodatnog serverskoga prostora. Da to nismo uradili onda
bismo samo mogli pobrojati module bez unutarnjih sadrZaja, kao Sto je to
uglavnom udinjeno na starom sajtu. I ono malo informacija Sto je bilo, bilo je
ra5trkano i bez ikakvog reda. Jednostavno, oskudijevali bismo sa unutarnjim
sadrZajem, odnosno informacijama, kao isa slikama.
Kada se sve to poredalo i ubacio sadrZaj unutar modula vec se primijetilo
da smo pobolj5ali op6u organizactlu sajta, osvjeZili boje i grafiku. SadrZaj
stranice umnogome je obogacen, a samim tim i vizuelni izgled.

ffi ffi m'^fff ":',H:lt,'.Tgl'":,:L"*'"'.:,"*'.:Lx"


m ,:iJJl"::::i.,.,.,
ffiS^lB *,*-r,ir..6,v,..r.r
*,.uu.*;t,ar-m.'s@!
@
Novo
o

Akbdno9d - Vlr6t rsruqt lhlt tu ts ld!en.$ rc^ (ua.n 2t-a, .erunzooar'rdoti / cofftdlon d
hdr.. [.dh.r.r. tob.d Donl., 3.H.ri. coalt .nd i4!!!!g!!l:
' 55 godlna A&{IVA 5t d'll' Go* 'tdrtu l"rr'r' ls'amt'
tffib, ffiEt & 'il t.dltb'frt.WbtN-Nt
2o h, 2@! - l5 t# Hk. . Piho.lr.
r*iii'1 li*'ii iim-iedrrt*iii ldrdtrutltrluu
F ildlnr *i tunk' ft s.bd.d rftile. d g*.tr.

EedrdlalElltlrol@
3r.r.uoT.dt A6lvl
ahtc d.n.. De su ornovn. iftm.dj. o BGlrotcl Adiv. i bogatoj rdhsr&lijjibl!@i .Svrud honjtloc .diva s...j.v.
R.dnitl rdie. Urt. llood.nih i [s b.n!t.o !..on.nih ! &tonjrkon !div! s!t!j.vo
t .l.b!rt (.r.h.r r ogt.C djd.bort lrloriJtlos .dM S.r.j.vo n. Flovh. n.de. r :.lia .dvtk. cr.d. p..m. h.otu. .d'v*.
^Srv.
tz PRoarosfl saulEtA (ilbo rrht!.'1. D6ll.ru s.El.r.'(s...r6c. a0!)
l!tstl[uNG Ailsgrrw|c Unbr h.lbm.nd ond aorr.t.dllrr lod.*.el .u. botni.Gh.n s.molol.o.or 6.tdt&
----Bufii
trtittroN ijfifrifr.o *t.1"--. I deqt.rrm odom ! d..rd, t. b...rr. ru't! :. r&dru s.r.r.!.
retrht r rcb pa.iffilF- EtHltmoN ur&r6. id-m.n .d tu61. c.!1. ! c.6rhr ae.h. coicdon h.l.r.J.vo iltury
sbi.mrillch.n bnd.hr.tto in @o za. oltob.r * 1!. *r.ohr 1002
Ma6UD{lCE .4bd.rc [bo. l, ,u*. r.rCd.l.. ar.d. t.r.i4. r.l. .. lQ. s rdn .rom .Ab. s...FQ

vodla lmi .trlvrlc fond.!. l.bl*. Irtodt.loa.ilet l.t.r.e. ltao_le7!


rgsti-!spa.f-q!r!!!.-ra3j!!Elfl pllE-r9g ilovi lodrl 16, iil.o. I rlaA tddr.tq dtr. s.r.t.ft l9.a-20o3 {Iss 99$'sr0'2_r) nlho j. n ht. rui.
. A$ttl 3turEto 2@!, !dn. t urlom & bd dorbe.n i s d!tutrm ndrjr.
t0aa-2001 rdt' mt! d u t o'ai nma r4rfi
^aivo

!!!!ggq! lltlb.tdr.I.toplt. -Gl.r.il dlo.l.6h.tlh daht.lo... I x.ft.eotln.'

@ drq#i#i:*Hl-l',il-*':,;*"-:f'ff*3Jffi;*";f"'#'ff;;?;.t*f.#."""
(:,*&
*Ki *.,-.,,..*,,,..,.
Slika 1: lzgled stare web stranice Arhiva

270
Redizajn web stranice JU historijskiarhiv Sarajevo

Slika 2: lzgled nove web stranice Arhiva

Tehnidke karakteristike

Napomenut cemo i dobre osobine CMS-a:


web interfejs za administraciju;
online uredivanje sadrZala s vjernim pregledom (WyS / WyG);
upravljanje s raznim izvoznim formatima;
sistem predloZaka (temptejti);
upravljanje ikonama;
ugradeno pretraZivanje;
podr5ka za viSejezidnost;
sistem prava pristupa zasnovan na ulogama;
upravljanje korisnicima;
sistem toka zadataka (workflow system);
stabilnost i
sigurnost.

.. Procedura koja je izvedena prilikom zarryene stare stranice novom je


sljedeca:
Prvo je na server postavljen Joomla! cMS i izvrsena je konfiguracija
(stara stranica je joS uvijek bila aktivna);

271
Ismeta DZIGAL BERKOVAC, Armen BUKVIC

- Pronaden je odgovaraju6i templejt koji se svojim bojama uklapa sa


bojama samog logoa Arhiva (stara stranica je joi uvijek bila al<tivna);
- Postavljen je osnovni izgled stranice i ukljudeni su i konfigurisani glavni
moduli - meniji, pretraga, modul sa linkovima itd. (stara stranica je joi
uvijek bila aktivna);
- Nakon konfigurisanja stranice, postavljena je podetna stranica iotpodeto
je sa punjenjem stranice sadrZajem (sfara stranica je joi uvijek bila
aktivna)',
- Nakon postavl.ianja novog sadrzaja nova stranica je bila spremna za
aktiviranje. Stara stranica se ukida reimenovanjem podetne stranice
index.html (stara stranica je neaktivna). Na ovaj na6in je kompletan
prethodni sadrZaj stare stranice ostao saauvan na serveru, a podatke
koristi nova Joomla! CMS bazirana stranica.

Ovdje moramo napomenuti da su svi podaci smje5teni u MySQL bazu


podataka bez koje Joomla! CMS ne bi ni postojao.

Koje su ostvarene prednosti ?

U nastavku su pobrojane neke od prednosti koje trenutno posjeduje


stranica:
- Stranici je osvjeZen izgled;
- S obzirom da se radi sa CMS-om, redizajn stranice se moZe uraditi u
veoma kratkom roku bez rizika po gubitak podataka;
- lntegrirana je mogu6nost pretrage stranica;
- Jedna od na.ibitnijih prednosti je ta da se uposlenici Arhiva mogu
registrovati kao urednici 6ime dobijaju privilegije da objavljuju, aZurialul
mijenjaju ili briSu sadrZaj stranice;
- Poveeana je sigurnost pristupa shanici;
- Otvorena je mogu6nost E-commerce-a (E-commerce, electronic
commerce ili samo EC predstavlja kupovinu ili prodaju putem lnterneta),
aija se implementacija razmatra, itd.

Organizacija stranice

Na poeetnoj stranici su postavljeni najosnovniji podaci o Arhivu


(adresa, radno vrijeme, rad sa strankama, telefoni, fax, mail)' odnosno Sta
sve posjetitelj
' moze na6i na WEB stranici.
U Menijuje nakon podetne stranice postavlien modul Fondovi i zbirke.
Posjetitelji s6 riogu informisati o arhivskoj gracli koja se .duva u depoima
Arhiva. P-ostavljenje VoOid Historijskog arhiva Sarajevo u kojem su fondovi
i zbirke sistematizovani po grupama, naudno-informativno sredstvo pomo6u
kojeg svi zainteresovani (nau6ni radnici i javnost uop6e) otprilike mogu vidjeti
da li se u Arhivu nalazi ono Sto je tema njihovih zanimanja.
Kliknuvsi na Publikacije pojavit 6e se izdanja koja je Arhiv publikovao
od svog osnivanja do danas. Radi se o 25 publikacija, s tim da se posljednjih

272
Redizajn web stranice JU historijski arhiv Sarajevo
godina rad na izdavanju arhivske graale aktivirao.
. U modulu lzloibe posjelitelji mogu vidjeti dosada5nje izloZbe, te da je
.
Arhiv prvu izloZbu postavio jos u decembru 1951. godine, neposredno nakon
svog osnivanja, a radi se o lzloZbi o pozori6tu.
_ U.modulu Biblioteka pogetitelji se mogu informisati o raritetnim djelima
o Bosni pisanim latinicom ili goticom, na latinskom, italijanskom, nlemadkom
-a
i naSem jeziku nastalim u periodu od XVI do XIX vijeka, Stampanim u Rimu,
Veneciji, B^edu, Za$ebu, ali i publikacije Stampane u Vilajetskdj Stampariji od
1867.-1870-, kao i bogatu zbirku periodike od 1g50. godine i nii vrlo vrijeiinih
knjiga strudnog i opdekulturnog znaedla.
U rubrici Aktuelno nalaze se informacije o onome ito Arhiv radi, a
koje se konstantno dopunjavaju. Napomenimir da je to jedna od prednosti
redizajna stranice jer na ranijoj..stranici nisu se mogle mijenjati informacije,
ono sto je na po_detku postavljeno, stajalo je na njoj gbOinama, iako su
rnlormaclje zastarllevale.
U desnoj koloni nalazi se modul Regesfe i inventari u kojem se
qglytn_9. nalazi Regesta Gradskoga poglavarstva grada Sarajeva 1920.-
1928. Planirano je da se u budu6nosti i vremena na vrijeme ovaj modul
mUenja novim sadrZajem.
lspod se nalazi rubrika Najposjeienije, odnosno brojad posjecenih
stranica koji na.vrh izbacuje onu rubriku kojl se najve6i broj put'a oivarara,
odnosn-o kllknula. Posjetitelj otprilike moZe vidjeti o 6emu s'e'Orugi najvi5;
informiSu.
Slijedi modul Razglednice Saraieva, gdje se moZe vidjeti izbor iz zbirke
.
Sarajeva. kgja se Euva u t-iistorilskom arhivu Sarajevo. U
l?-zg]ggnlcaSrada
ptanu Je da se u skorijoj buducnost on osvje2i.
je nezamistiva bez Arhive, tako da je i na naSoj
^."^-,:y19.ry*
stranrct uvrstena, a_stranica.
pomo6u pretraZivada se mogu izvu6i vijesti iz nje.
U gornjem desnom uglu nalazi se moaut fqi je rezervisan za tzv.
6tc novostt. taKo Je svrha ovog modula da prilikom svakog uditavanja bilo
koje stranice Arhiva izdvoji jednu kratku novost iz skupa novosti, mi smo
::^tT.l!$_"-"g|r!iti da ovaj modut.prikazuje samo jednu novost, a ro je da
p,9:l91Ell13_"-$nemo paZnju da je na straniciArhtia postavtjen komptetan
voorc ftroz tondove, a koji ce pomo6i cijenjenim posjetiteljima -da tak5e
dotlu
do tra:ene informacije.
rastojiod detiri tinka: o nama, kotektiv, kontakti zahtjevi.
, ,Ilp^-Tglj-":
- !?!?posjetlteliima stranice nudi kratki historUar o Historijsiom
\21 ? Sarajevo od osnivanja
amtvu do danas.
- l:1,[t.!91,{q/ektrv posjetitetjima su dostupne informacije o svim, kako
otvstm upostentctma Arhiva, tako i uposlenicima koji su trenutno
uposleni,
s tom razlikom da klikom na ime trenulno uposleriog u nrnivu ptjsjetitetj
dobija podatke o samom uposleniku, kao i'moguen-ost stanla i<raite
mail poruke.
el
- Stranica ne bibila potpuna da ne sadrZi podatke o tome kako kontaktirati
Insrtrucuu. Ovi podaci smjesteni su u top_meniju pod linkom
konfakf.
Pored osnovnih podataki (naziv instituc|e, ;dresa, radno vrijeme,

273
ISMETA DZIGAL BERKOVAC, ArMEN BUKVIC

kontakt E-mail, kontakt telefon, fax) posjetiteljima je prikazana i mapa


lokacije Arhiva sa nazivima svih ve6ih ulica u okolini.
- Rediza.inom stranice i prelaskom na Joomlal CMS otvorile su se nove
mogucnosti upravljanja datotekama svih vrsta. U top-meniiu pod linkom
zahtjevi posletitelju se nude tri obrasca koje moZe snimiti na svoj PC,
otvoriti, popuniti i dostaviti popunjene na adresu Arhiva. Na ovaj nadin
(koriste6i on-line pregled fondova), korisnicima usluga Arhiva umnogome
je olakSan pristup traZenim informacijama, a uposlenicima Arhiva su
smanjene guZve na prijemnom pultu.

Otvaranjem podetne stranice Arhiva, svi posjetitelji mogu sa lijeve


strane prim.ietiti modul Logrn forma. Oval modul je novitet u odnosu na
staru stranicu Arhiva ine odnosi se na posjetitelje stranice ve6 na osobe
koje su ovlaStene da mogu azuriratl sadrZaj stranica. Jednostavnim unosom
jedinstvenoga korisnidkog imena i5ifre, te klikom na opci.iu Prqava, _ovlaStenoj
osobi na raspolaganju su svi sadrzaji stranica za aZuriranje. Pod aZuriranlem
od strane ovla5tene osobe misli se na sljedede: ovla5tena osoba moZe neki
dlanak proglasiti aktivnim/neaktivnim ina taj na6in udiniti ga dostupnim/
nedostupnim za posjetitelje, moZe dodati novi 6lanak, izmijeniti postojeei
i sli6no. Pored navedenih mogu6nosti, nakon unosenja jedinstvenoga
korisni6kog imena i Sifre, ovim osobama je omoguCen i prikaz nekih osnovnih
statistidkih informacija o shanicama: trenutni broi posjetitel,la stranica, broj
registriranih dlanova, ukupan broj objavljenih dlanaka iukupan broj posjeta
stranicama Arhiva.

Budu6nost stranica Arhiva

Prije svega, ovdie se podrazumijeva svakodnevno odrZavanje,


dodavanje novi6 dlanaka na stranice, aZuriranje postoje6ih i arhiviranje onih
dlanaka ko.ii su zastarjeli.
Ve6 imo pri.ie pomenuli mogu6nost E-commerce-a i to ie ono demu
ie se u buducnosii posvetiti posebna paZnja. U planu je da se posjetiteljima
i konzumentima usiuga Arhiva omoguii da na osnovu upla6ene odredene
sume novca dobiju svoje jedinstveno korisnidko ime i sifru, te da im se na
taj nadin omogu6i permanentan pristup svim budu6im sadrZajima koji 6e biti
re2ervirani zJprivilegovane posjetitelje. Na ovaj nadin bi6e im omogu6eno
da sva izdanja Arhiva pregledaju i snime u elektronskom formatu, da izvrSe
pla6anje usluga Arhiva p,-utem interneta' kao iuvid u specijalni odjeljak
hamjenjen sJmo privilegovanim posjetiteljima koj! 6e-- sadrZavati slike,
foto6rairje, dokumente, mape, karte i slidno. Na ovaj nadin, izmeclu Arhiva i
njeg-ovih cijenjenih posjetitelja ostvarice se jedna posebna veza na obostrano
-Posjetitdljima
zld-ovoljstvo. ce biti sve pristupaano sa bilo koje lokacije u
svijetu (uz uslov d-a posto.ji veza sa lnternetom), uposlenicima Arhiva 6e sam
rad sa zahtjevima biti olaksan, a predviala se evidentno smanjenje guzve na
prUemnom pultu, kao i mnogo bii odziv na zahtjeve konzumenata usluga, i
slidno.

274
Redizajn web stranice JU historiiski arhiv Sarajevo

Napomenimo da je internet postao najve6e, najbolje najjeftinije i


reklamno sredstvo. Ono Sto je u su5tini bilo najva2nije posti6i na redizajnu
web stranice Arhiva jeste jednostavnost kori56enja sajta. Vjerujem da smo tu
jednostavnost i postigli.

Rezime

lnternet je postao najvede, najbolje i najjeftinije reklamno sredstvo,


koje se zadnjih godina i u Bosni iHercegovini sve vise podelo koristiti. JU
Historijski arhiv Sarajevo prvu web stranicu postavila je u maju 2003. godine.
Zbog njene statidnosti i nemogu6nosti aZurirarya stranice od strane radnika
Arhiva, ubzo se podelo razmi5ljati na njenom redizajnu i pronalasku boljeg
sistema odrZavanja stranice jer je jedan od kljudeva uspje5nosti sajta uprivo
svjeZ, a2uriran sadrZaj. Precteno je na novu tehnologiju, u ovom iludalu na
Joomlal CMS - sistem za upravljanje web sadrZajeni, koje je skuplje, ali i
efikasnije.
Pobolj5ana je opca organizacija sajta, osvjeZene boje i grafika, a samim
tim i vizuelni izgled.

Summary

lnternet has become the biggest, best and cheapest means of


advrtising, which ig being used more and more in recent years in Bosnia
and Hezegovina. The Historical Archive of Sarajevo flrst web page was set
in May 2003. Because of its static nature and the inability tb Jpdate the
page by Archive's employees, soon we began to think ab6ut its redesign,
and finding a better system for site maintenance since one of the keys-to
the success ofthe site is fresh, updated content. Transfer has beeen made
towards the new technology, in this case to the Joomla! CMS _ a system for
managing web content, which is expensive, but also more efficient.
The overall organization of the site has been improved, the color and
graphics refreshed, as well as complete visual appearance itself.

275
Husein HADZIC
Arhiv Unsko-sanskoga kantona

SISTEM U PRAVLJANJA PREDMETIMA .-CMS


U PRAVOSUDU I NJIHOVO ARHIVIRANJE I GUVANJE
Abstrakt: Nastojanje bosanskohercegovaikoga drustva da se
pnbilZi i prati razvijene zemlje kroz informacione tehnologiie dovelo ie do
razvoja informatizacije u raznim sferama dielatnosti nai;ega druitva, pa tako
iu pravosudu Bosne iHercegovine. KoriStenie papirnatih dokumenata u po'
slovanju geneira znaiajna ograniienia, troSkove i izike u poslovaniu. Tok
papimatih dokumenata sporiji je od toka informatiikih procesa podianih
savremenim softverskim aplikacijama, te negativno utieee na brzinu i kvalite-
tu odvijanja procesa. Pored toga, manipulaciia papirnatim dokumentima,
posebno u dislociranom okruZeniu, dovodi do oite1enia i gubitaka doku-
menata, ito mo1e imati znaiaine posliedice. Arhivi u Bosni i Hercegovini
susrefat ie se sa ovakvim i sliinim sistemima upravliania dokumenata ito
zahtjeva odredeno prilagodavanie u radu vaniskih sluZbi arhiva, ti. sluibi za
nadzor nad registraturama.

Kljuine rfieii: CMS, pravosude, informatizaciia, upisnik, sudski


predmeti, forma, omoti, oznaiavanie predmeta, euvanie i arhiviranie pred-
meta.

Uvod

Na osnovu preporuke Nezavisne pravosudne komisije iz 2002. godine'


a koju je kao dio zajednidkog sistema za oznaiavan:p predmeta predloZio
USAto-ov1 Program za razvq sektora pravosuda (JSDP) i usvojilo Visoko
sudsko i tuZiladko vijeie Bosne i Hercegovine u 2005. godini, USAID FILE
(Projekt za podsticanje ulaganja i stvaranja povoljne klime za investiranje)
je donio projektni zadalak da razviie,,Case Management System" (CMS) ili
Sistem upravljanja predmetima, ko.ii podrzava jedinstveni i stalan broj pred-
meta u pravosuclu, odnosno sudovima Bosne i Hercegovine za cijelo vriieme
Zivotnog ciklusa predmeta.
Polaze1i od tog nadela, CMS je razvijen na na6in da svaki sudski
predmet ima .iedinstveni broj od momenta njegovog iniciranja pa sve do
zavrSetka koji podrazumijeva i eventualni drugostepeni postupak, vanredne
'
pravne lijekove, izvrSenje, itd.
Arhiv Unsko-sanskoga kantona je upoznat sa radom sistema up-
ravljanja predmetima u pravosudu, Sto 6e koristiti za budude nadzore nad
ovim registraturama, ali iprilikom preuzimanja arhivske gratle u dogledno
vrijeme.
1 USAID - United States Agency for lnternational Development

276
Sistem upravljanja predmetima - CMS

Sistem upravljanja predmetima (CMS) - tok rada


Sistem upravljanja predmetima (CMS) ima za cilj potpunu automa-
tizaciju procesa rada u sudovima i tuZila5tvima za sve profile zaposlenih, te
doprinosi efikasnijem radu pravosuda i omogu6ava siguran itransparentan
rad, uz mogu6nost kreiranja najrazlicitijih statistidkih izvjeStaja, pra6enja i
analiza po raznim zadanim parametrima na razini pojedinih sudova, kan-
tona, okruga, entiteta te na nivou cijele drZave.
Tok rada sistema za upravllanje predmetima (CMS) u sudstvu prika-
zan)e na slijedeCoj Semi:

Prijemna kance larija

Upravitelj predmeta

Otp rema

Pr:edslednik s.ld* Sekretar suda

Sema - CMS tok rada

Za prednosti CMS-a naglasio bih eliminisanje manuelnog sistema ob-


rade podataka, aZumost u pogledu datuma, brzi pregled predmeta bez potrebe
zafiziekom prisutno56u istog, evidencije, transparentnost u svakom smislu isl.
cMS vodi svakog korisnika na njegovom ekranu kroz njegov dio posla, odfaze
iniciranja do kona6nog arhiviranja predmeta; sve ove radnje se trajno regis-
truju u zajedniCkoj bazi podataka za sve pravosudne institucije priVSTV-u BiH
i ostaju d9s!yp1e kako svim licima koje postupaju u jednom predmetu, tako i u
formi statistiCkih izvjeStaja predsjednicima sudova i VSTV-u.z
MoZda bi od negativnih strana CMS-a mogao re6i da oduzima
prilidno vremena provode6i sve radnje kroz cMS, pbtrebne su odredene
kratice u softveru, a softverski nije uradeno vrednovanje digitalnih zapisa,
tj. obavjeStenje programa o eventualnom isteku roka duvanja odredenoga
predmeta.

2 VSTV BiH - Visoko sudsko i tuZiladko vijece Bosne i Hercegovine

277
Husein HADZIC

\** : : ::: M
! wwi*,sar': r: ;:
I Ml.nbsrffi ff i
ra rd{s a:
n &$*6t& :, (_

,......:...... .i'i .':.-:. iii.-


'iHr3ei
:h u ::ihB:
::ihB' (k
:rii sM *M.a#ps&eh,rd&s.
:::::a:
da sx es+p
l,x:': .:.r:;" .,:,nt :

:!ltti2dN?6?7 ':
?33S1!3r - :
::
:

.:: :. :

Slika 1. Software za CMS

Uglavnom, uvodenje CMS-a podrazumueva izmijenjenu organiza-


cionu strukturu suda, odnosno nestaju pisarnice i prijemni uredi, a formira
se jedinsfueno spremiSte za predmete gdje se predmeti duvaju sloZeni po
rastu6em broju, bezrazdvalanja predmeta po vrsti. Broj predmeta ostaje isti
od unosa u program pa sve do njegovog okondanja.

Postupanje sa predmetima do okondanja postupka

Forma Upisnlka

Sistemom upravljanja predmetima (CMS) upisnici u sudovima vode


se samo u elektronskojformi, a podacise Cuvaju na elektronskom mediju za
pohranu podataka.
Sistem upravljanja predmetima (CMS) je dizalniran tako da samo
ovla5tenim osobama omogu6ava pristup i unos podataka u registre.

Registrovanje podataka

Registrovanje svih vrsta spisa, kako incijalnih tako i onih koji se pre-
daju na postoje6i predmet, vr5i referent za unos dokumenata. Pri registro-
vanju inicijalnih dokumenata referent za unos podataka ce unijeti podatke u
obimu neophodnom da bi se predmetu dod'rjelio broj i postupaju6i sudija te
proslijediti isti referentu za unos dodatnih podataka. Registrovani dokument
referenti predaju referentu za upravljanje predmetima radi ulaganja u spise.
Broj predmeta je redni broj od Sest cifara 6ija je jedina svrha da razlikuje dva
predmeta u jednom sudu.

278
Sistem upravlianja predmetima - CMS

Oznaiavanje predmeta - CMS numeracija

Svaki predmet se oznadava brojem koji ostaje isti od momenta


uno3enja u registar do trenutka njegovog okonianja. Brojevi se predmeti-
ma dod'jeljuju iutomatski. Prvi predmet koji se unosi u registar dobija broi
0OOOO1; a sllededim predmetima, bez obzira na vrstu, dodjeljuju se rastu6i
brojevi (000002 itd.), onako kako se predmeti formiraju na Sudu. Broj pred-
meia sadrzi sudski identifikator (Sl) u kojem je predmet iniciran, oznaku vrste
predmeta, redni broj, godinu u kojojje iniciran, te fazu u koioj se predmet na-
iazi. Predmeti koji se vode u sudskim odjeljenjima izvan sjediSta suda sadrZe
i oznaku tog odjeljenja.
U novom nadinu numeracije, te upravljanja sudskim predmetima
ustanovljeni su novi izrazi, ili su starim data potpuno nova znadenja kako
slijedi:

'1. Sudski identifikator [Sl] - je dvocifreni broj koji sluZi za identifikaciju


suda u kojem je predmet otvoren.
2. ldentifikator odjeljenja suda [OS] - odretluje da li je predmet formiran
u odjeljenju izvan sjedista suda ili ne.
3. Vrsta predmeta [VP] - grupise vrste predmeta prema razliditom pro-
ceduralnom nadinu njihovog rjesavanja.
4. Broj predmeta [BP] -jeredni broj od Sest cifara dija je jedina svrha da
razlikuje dva predmeta u jednom sudu.
5. Godina podetka predmeta [GG] - je godina kada je predmet otvoren.
6. Faza u predmetu [FP] - predstavlja jedan od stadija u kojem se pred-
met moZe na6i izmeatu njegovog otvaranja do punog namirenja potraZivanja
ili izvrSenja krividne sankcije.

SBP (sudski broj predmeta) = tsll [oS] tvPl tBPl tGGl tFPl
Primjer: 'l7 0 P 231255 Og Gz
- predmet zaprimljen u Op6inskom sudu Bihac - 17,
- predmet formiran u sjedi5tu suda - 0,
- pamidni predmet - P,
- redni broj predmeta - 231255,
- iniciran u 2009. godini - 09,
- u fazi odluaivanja po Zalbi Sto podrazumjeva da se fizidki predmet
nalazi u Op6inskom sudu Biha6 (Gz - drugostepeni postupak o Zalbi)

Vrsta predmeta

Vrsta predmeta razdvojena je u dvije zasebne kategori.le Vrstu pred-


meta i Faze u predmetu. Vrsta predmeta grupise vrste predmeta prema
razliditom proceduralnom nadinu njihovog rjeSavanja, a faza u predmetu

279
Husein HADZIC
predstavlja jedan od stadUa u kojem se predmet moZe na6i izmedu njegovog
otvaranja do punog namirenja potra2ivanja ili izvr5enja krividne sanlicijL.
Ovi stadiji su propisani zakonom irazlikuju se po konkretnim
firoce-
duralnim koracima koji su propisani za tu fazu.3
Kada govorimo o vrstama predmeta i fazama u predmetu ne gov_
orimo o konadnim i nepromjenjivim kategorijama. CMS je u mogu6nosti da
prati sve eventualne zakonske idruge izmjene koje se tidu ove klasifikacije
idodaje nove ili ukida stare vrste ili faze predmeta. Takve nove vrste ili faze
predmeta bile bi primjenjive na nove predmete zaprimljene od momenta izm-
jena u sistemu.

Vrste sudskih predmeta:

1. K Krividni predmeti St
'l'1. Stedaj
2. Km Krivieni predmeti - maloljetnici 12.L Likvidacija
3. P Parnidni predmeti 13. U Upravni sporovi
4. Mal Pamidni predmeti-mala vrijednost 14. Pom Pravna mo6
5. Ps Privredni sporovi 15.MPom Medunarodna pravna pomo6
6. Mals Privredni sporovi-mala vrijednost 16. R
Razno
7.V Vanpamidnipredmeti 17. Pi
Deponovanje oporuka
8. O Ostavina 18. Su
Sudska prava
9. I lzvrsenje gradansko-vjerodost. isp. 19. ZZp Zasnivanje zalo:nog prava
10. lp lzvrsenje - privredno-vjerodost. isp. 20. Pt
Prekrsajni predmeti

Omoti spisa

Broj predmeta se oznadava naljepnicom sa Sestocifrenim brojem.


Spisi (pismena/podnesci) se bu5e i slaZu na poseban metalni mehanizam
omota. Na lijevoj strani omota stavljaju se inicijalni spisi, a na desnu svi ostali
dokumenti. Dokumenti se slaZu tako da spis kasnijeg datuma bude iznad spi-
sa ranijeg datuma. Na brid omota spisa lijepi se naljepnica sa Sestocifrenim
brojem koji je predmetu dodijeljen i spis se odlaZe na policu do datuma evi-
dencije. Sve sudfie i radnici koji postupaju po predmetu moraju se starati da
se sa predmetima paZlivo rukuje i da spisi budu uvijek propisno probu5eni i
sloZeni.

3 Prilog br 1. Faze po vrstama predmeta [Fp].

280
Sistem upravljanja predmetima - CMS

Slika 2. Omotisudskrh spisa

Omoti su kreirani u tri boje: svjetlo zeleni omoti su parnidni predmeti,


bijeli omoti su izvr5ni vanparnidni predmeti, a crveni omoti su krividni pred-
meti.
OpseZniji spisi, ako je to potrebno zbog obima dokumenata, mogu
se duvati u vi5e omota spisa (svezaka) koji6e se oznadavati rimskim brojem
(npr: svezak l, ll itd.), a na bridu svakog od njih nalazit 6e se naljepnica sa is-
tim brojem predmeta. Od trenutka prevodenja predmeta u CMS omot spisa,
svi dokumenti kreirani u tom predmetu moraju imati u zaglavlju novi CMS
broj.

Fizidko ulaganje podnesaka u omote zledno sa potvrdom o prijemu


vrSi referent za upravljanje predmetima nakon Sto je referent za unos po-
dataka registrovao podatke. Referent za upravljanje predmetima 6e identi-
fikovati predmet i u njega fizidki, po hronolo5kom redu, odloZiti novoprispjeli
spis.

281
Husein HADZIC

Arhiviranje i Euvanje predmeta

Predmetise arhiviraju iduvaju na nadin odreden odgovaraju6im pro-


pisima koji ureduju arhiviranje sudskih predmeta.
PravnosnaZno rije5eni predmeti arhiviraju se i duvaju na osnovu od-
luke i potpisom postupaju6eg sudije koji kroz CMS odreduje da je predmet
za arhiviranje. Predmeti se duvaju u posebnoj prostoriji pisarnice (arhivski
depo), a oni koji su nedavno zavr5eni mogu se duvati i u pisarnici najduZe
dvije godine kao 2v. priru6na arhiva.
Predmetise na police slaZu prema rastu6em b@u, a izgled odloZenih
predmeta u police prikazan je na slijede6im slikama.

Slika 4. OdloZeni predmeti (u pisarnici i u arhivskom depou Suda)

Arhivski materijal, u koji pored arhiviranih predmeta spadaju i upisnici


i druge pomo6ne knjige takoder se duvaju, evidentiraju i klasifikuju.
Uslovi euvanja i za5tite registraturnog materijala i arhivske grade, kako u
sudovima tako i u ostalim registraturama su regulisanidrZavnim i entitetskim
propisima.
U sistemu odlaganja predmeta za sad se koriste vitrine od plodastog
materijala (iverica) sa metalnim mehanizmom, Sto se moZe zamijeniti sa
metalnim ormarima istog oblika Sto bi se trebalo raditi po narudZbi.
Sto se tide digitaliziranih jedinica, odnosno podataka riastalih u radunarima,
oni se putem mreZe pohranjuju i duvaju u serverima velikog kapaciteta za
pohranu podataka.

Zakljudak

Sistem upravljanja predmetima ili,,Case Management System" (CMS)


je zvanidni elektronski informacioni sistem pravosuda Bosne i Hercegovine
koji koristi veCina zaposlenih, i koji omogu6ava da svi radni procesi u su-
dovima budu povezani u jedinstvenu logidku i organizacionu cjelinu.

282
Sudu. SuStinska promjena se dogaata na nivou bivSih pisarnica i prijemne
kancelarije. Pisarnice po odjeljenjima u potpunosti nestaju, a formira se jedin-
stveno spremi5te za predmete u kojem se duvaju svi sudski predmeti sioZeni
po rastudem broju, bez razdvlanja predmeta po vrsti predmeta. Svaki pred-
met se oznadava brojem koji ostaje isti od momenta uno5enja u registbr do
trenutka njegovog okondanja. Brojevi se predmetima dodjeljuju auiomatski
u trenutku pokretanja postupka pred Sudom. CMS dodjeljuje piedmete sudi-
jama automatizovanim sistemom rasporedivanja.
Sistem upravljanja sudskim predmetima je takve kvalitete da uvodi
prav-osude Bosne i Hercegovine medu rijetke pravosudne sisteme u svijetu.
R'jg.c je softveru koji_omogucava regiitracijl i upravljanje sudskim pred_
9
metima, te razmjenu informacija izmedu sudova svih ra2in-a Bosne iHerce_
govine.
Nema nikakve dileme da su informacione tehnologue uveliko zastu-
pljene u na5em dru5tvu. Tehnologije koje su omogu6ile Oa informacile iznan_
je u_ jednoj se_kundi postanu globalno dostupne mijenjaju sve doiada5nje
druStvene skukture koje su izgradene u prethodnim siotlLiima. U nastaju6ein
rnrormacro_nom drustvu promijenit 6e se nadin upravljanja dr2avama. Aihivistl
mo-ralu. Dttt u toku razvoja informacionih tehnologija naSeg drustva Sto traZi
ve6u aktivno-st, upoznavanje i stalnu edukaciju stiudnog kidra na poslovima
vanjskih sluZbi arhiva.

Summary

_- System management or "Case Management System (CMS) is the


official electronic information system of Justice of Bosnia and Herzegovina,
which is used by the majority of employees, and that enables all working pro_
cesses in the courts to be connected in a unique and logical organizalional
unit.
lntroduction of CMS includes a new organizational structure of the
Court. Essential change is happening at the level of the former writing and
receiving office. Departments of office would completely disappeal and form
a single storage for items that are kept all the cases the court complex by the
growing number, without the separation of items by type of cases.
Each item
indicates the number that remains unchanged from ttre moment you enter
in the register by the time of his termination. Numbers are automaiicaly
as-
signed to cases at the time of initiating proceedings before the Court.
CMS
assigns cases to judges automated scheduling syitem.
S-ystem Court Management is of high quality that is making the ju_
diciary of Bosnia and Herzegovina enter among the rare judicial systemj in
the world. lt is a software that enables the registration and management of
court cases and the exchange of information between a[ revers ofihe courts
of Bosnia and Herzegovina.

283
Husein HADZIC

There is no doubt that information technology is largely represented


in our society. Technologies that have enabled information and knowledge
in one second to become available globally change all the previous social
structures that were built in previous centuries. ln the emerging lnforma-
tion Society way of manageing your country will change. Archivists must be
aware of the development of information technology in our society, which re-
quires greater activity, questions and constant education of skilled personnel
for external service archives.
PRILOG BR. 1.

[FP] Faze po Vrstama predmeta

1 . Oslaniaiuii se na va2e6e zakonske odredbe identifikovane su sljede6e faze po


po.iedinim vrstama predmeta:

1. Vrsta predmeta: K (Krividni predmeti)


Vrsta predmeta Fazapredmeta Opis
K Kpp Prethodni postupak
K Kps Prethodno saslusanje
K K Prvostepeni kriviani Postupak
K lA Drugostepeni krividni postupak
K Kzk Raprava ped &ugoslepenim strdorn
K Kvl Ponavljanie Postupka
K lks lzvrsenje krividne sankcije
K I lzvr5enje nov6ane krividne
sankci.je nad
fizi6kim licem
K lksz Postupak o Zalbi na izvrsenje
krivi6ne sankcije
K Kp Pomilovanje
K Kv Prvostepeno vanraspravno vije6e
K l<zv Drugostepeno vanraspravno
vijetu
K Kw Tre6estepeno vanraspravno vije6e

2. Vrsta predmeta: Km (Krividni predmeti-maloljetnici)


Vrsta predmeta Faza predmeta OPis
Km Kpp Pdpremni Postupak
Km Km PrvostePeni Postupak za
maloljetnike
Km Kzm Drugostepeni PostuPak za
maloljetnike
Km Kzmk Rasprava pred dugostepenim
sudom za maloljetnike
Km Kmvl Ponavlianje Postupka

284
Sistem upravljanja predmetima - CMS
Km lks lzvr5enJe krividne sankcUe
Km I lzvrienje novaane krividne
sankcije prema
maloljetnom licu
Km lksz Postupak o Zalbi na izvrsenje
krividne sankcije
Km Kp pomilovanje
Km Kvm