BAB I.

PENDAHULUAN

Liaison Officer (LO) adalah orang yang bertugas menjadi penghubung diantara dua organisasi
untuk berkomunikasi dan berkoordinasi di setiap aktifitas mereka. Intinya kurang lebih LO dari sisi
tugasnya hampir sama dengan interpreter dan guide tapi secara deskripsi pekerjaan LO lebih
kompleks serta resmi.

Liaison Officer lebih sering dijumpai pada profesi tertentu, misalnya terkait entertainment,
event, olahraga, militer dan lain sebagainya. Dalam hal ini, ruang lingkup yang bisa di amati adalah
pada LO entertainment, yaitu orang yang menghubungkan antara artis dari luar Indonesia dengan
segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan artis itu selama mereka di Indonesia, (promotor
dengan artisnya). LO ini selalu ikut kemanapun artisnya berkegiatan, contoh : penjemputan dan
pengantaran ke airport. Bila seorang artis membutuhkan sesuatu dia akan menghubungi sang LO
untuk memenuhi permintaan artisnya, bila ada press conference LO sebagai penghubung antara
media dengan artisnya. Dengan arti kata, LO berusaha menciptakan kondisi yang nyaman.
harapannya dengan mood yang tetap baik, mereka akan tampil secara maksimal.

BAB II. Teori Dasar

Struktur organisasi membatasi karyawan dan mengendalikan apa yang mereka lakukan.
Misalnya dengan organisasi yang memiliki struktur dengan tingkat spesialisasi dan tingkat formalisasi
yang tinggi, kesetiaan yang tinggi pada rantai perintah, pendelegasian wewenang yang terbatas, dan
rentang kendali yang sempit memberikan sedikit otonomi pada karyawan. Kendali pada organisasi
tersebut sangat ketat dan perilaku cenderung seragam. Sebaliknya, organisasi yang memiliki struktur
dengan tingkat spesialisasi dan formalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas dan semacamnya
akan memberi kebebasan yang lebih besar kepada para karyawan, sehingga organisasi semacam ini
dicirikan dengan beragamnya perilaku yang lebih besar.

Struktur organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi, dikelompokkan
dan dikoordinir secara formal. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem atau
jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara
bersama pekerjaan individual dengan kelompok (Hirdinis, 2012).

Semua organisasi betapapun kecilnya, mempunyai semacam struktur karena secara umum
suatu struktur dirancang dengan maksud untuk memastikan bahwa organisasi dirancang dengan cara
yang paling baik untuk mencapai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuannya. Pernyataan ini juga mengacu
pada enam unsur kunci dalam membuat keputusan pengorganisasian, termasuk di dalamnya
kegiatan membentuk organisasi baru, memperbaiki organisasi yang sudah ada atau mengganti sistem
yang sudah ada. Enam unsur kunci tersebut adalah :

1. Pembagian kerja, adalah membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang secara
wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu dan kelompok dengan penuh rasa tanggung
jawab. Tidak ada pekerjaan tidak bisa terbagi sehingga terlalu berat dan akhirnya tidak mungkin
dikerjakan. Seluruh pekerjaan harus terbagi habis menjadi banyak tugas yang dapat diselesaikan
dengan baik, sesuai dengan kemampuan anggota organisasi.

2. Pendelegasian wewenang. Mengenai orang yang khusus mengambil keputusan, tidak untuk
melakukan pekerjaan. Manajer memutuskan bagaimana wewenang harus didelegasikan untuk setiap
pekerjaan dan pemegang pekerjaan tersebut.
3. Departementalisasi, Menggabungkan beberapa tugas secara logis sehingga diperoleh keberhasilan
pencapaian tugas (efektif) dan efisien. Pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar
kegiatan-kegiatan sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.

4. Span of control (hirarki organisasi). Menetapkan siapa yang membuat laporan dan kepada siapa
laporan disampaikan. Hubungan lini ke atas dan ke bawah, dalam arti penentuan siapa atasan dan
siapa bawahan diperlukan untuk meminta pertanggung jawaban.

5. Koordinasi, adalah mekanisme yang menyatukan kegiatan departemen menjadi satu kesatuan dan
memantau efektivitas integrasi tersebut. Koordinasi diperlukan untuk menghilangkan rasa menang
atau rasa benar sendiri dalam satu departemen. Demikian juga berguna untuk menyelaraskan
pencapaian tugas lintas departemen.

6. Formalisasi. Mengenai besarnya pengharapan terhadap maksud dan akhir dari pekerjaan yang
spesifik, laporan dan pelaksanaannya. Sebuah struktur organisasi menjelaskan seberapa tinggi
formalisasi yang dilakukan seseorang sesuai aturan dan prosedur yang ditentukan apakah yang harus
dilakukan setiap individu. Seperti organisasi telah menulis SOP, pengarahan khusus dan kebijakan
eksplisit. Yang berkenaan dengan empat disain keputusan, formalisasi adalah hasil dari spesialisasi
tenanga kerja yang tinggi, pendelegasian wewenang yang tinggi, penggunaan depatemen fungsional
dan rentang kendali yang lebar (Robbins, 2007).

Organisasi Virtual

Organisasi virtual sifatnya menciptakan jaringan-jaringan hubungan yang memungkinkan

mereka untuk mengontrak produksi, distribusi, pemasaran atau setiap fungsi bisnis lain dimana
manajemen merasa orang lain dapat melakukan dengan lebih baik atau lebih murah.

Dukungan Interact untuk bisnis akhirnya melahirkan organisasi yang dikenal dengan sebutan
organisasi virtual (virtual organization). Yang dimaksud dengan organisasi virtual adalah suatu
jaringan organisasi yang independen yang dihubungkan melalui teknologi informasi dengan tujuan
untuk mengeksploitasi peluang pasar dengan berbagi ketrampilan, biaya, dan akses pasar. Organisasi
seperti ini biasa beroperasi berdasarkan proyek, namun ada juga yang beroperasi secara permanen.
Umumnya, organisasi seperti ini Memiliki sedikit sekali pegawai tetap dan fasilitas administrasi
secukupnya saja. Ketika terdapat proyek baru, organisasi akan menghimpun sumber daya dari
organisasi- organisasi mitra kerjanya. Organisasi virtual merupakan suatu organisasi inti yang kecil,
yang menggunakan sumber luar bagi fungsi-fungsi bisnis yang utama. Dalam istilah struktural,
organisasi virtual adalah sangat tersentral, dengan sedikit atau tanpa departementalisasi.

Organisasi virtual telah menciptakan jaringan-jaringan hubungan yang memungkinkan

mereka untuk mengontrak produksi, distribusi, pemasaran, atau setiap fungsi bisnis lain dimana
manajemen merasa orang lain dapat melakukan dengan lebih baik atau lebih murah. Keuntungan
utama dari organisasi virtual adalah fleksibilitasnya. Misalnya, organisasi itu memungkinkan
seseorang dengan suatu gagasan inovatif dan sedikit uang, seperti Michael Dell dan perusahaan Dell
komputernya, bisa sukses bersaing melawan perusahaan besar seperti IBM. Kekurangan utama dari
struktur ini adalah kurangnya control manajemen atas bagian-bagian utama dari bisnisnya.
BAB III. Studi Kasus

Dewasa ini, gubernur negara bagian tenggara membentuk suatu Departemen. Sumber Daya
Manusia. Departemen ini merupakan gabungan lembaga negara yang sebelumnya berbeda yang
dilakukan dalam program kesehatan dan kesejahteraan. Struktur organisasi departemen disajikan
dalam :

Gambar . Struktur Organisasi Departemen Sumber Daya Manusia

Pada gambar bagan di atas, dapat dilihat bahwa Departemen Sumber Daya Manusia akan
mengeluarkan dukungan keuangan bagi orang tidak mampu, pengangguran dan miskin dan juga akan
mengeluarkan kupon makanan serta membantu dalam pembayaran terkait medis. Biro Pelayanan
Sosial akan memberikan pelayanan kesejahteraan anak, anak asuh, adopsi, pelayanan keluarga dan
semua konseling umum lainnya dalam mendukung keluarga dan individu yang memerlukan bantuan
untuk pembangunan manusia sukses dan memadai.

Biro Pelayanan Kesehatan akan mengoperasikan semua program departemen yang

menyediakan pelayanan kesehatan, termasuk semua program kesehatan fisik dan mental. Biro ini
akan mengambil alih fungsi dari Departemen Kesehatan, Departemen Kesehatan Psikologis dan
Komisi untuk Anak Cacat. Biro Jasa Tenaga Kerja akan mengoperasikan semua peningkatan angkatan
kerja dan program penempatan kerja , termasuk semua hal perekrutan tenaga kerja dan fungsi
penghubung bisnis, pelatihan kerja, fungsi kesiapan pekerja serta konseling pekerjaan dan
penempatan. Biro Administrasi dan Operasi akan mengkonsolidasikan berbagai layanan dukungan,
seperti preaudits, akuntansi, pengolahan data, pembelian, dan duplikasi yang kini dilengkapi dengan
19 unit terpisah.

Setelah departemen mulai beroperasi dibentuk reorganisasi, masalah utama yang muncul di
arahkan ke Biro Administrasi dan Operasi (BAO). Sebelum reorganisasi, setiap departemen telah
memiliki staf pendukung sendiri untuk pengolahan data, akuntansi, personalia dan penganggaran.
Pegawai di departemen dan semua peralatan telah dipindahkan dan ditempatkan di bawah arahan
komisaris BAO. Karyawan yang sebelumnya khusus dalam menangani satu area kerja, seperti
kesehatan mental, kini diharapkan untuk melakukan pekerjaan untuk semua biro. Selain itu, mereka
harus merevisi bentuk, prosedur, program komputer, rekening dan catatan agar sesuai dengan
kebijakan departemen baru. Akibatnya, departemen mulai mengalami masalah administrasi. Payrolls
terlambat dan tidak akurat; pembayaran kepada vendor dan klien yang tertunda dan anggota yang
menyalahgunakan dokumen. Akhirnya, integritas program layanan departemen itu dalam bahaya.
 Staf eksekutif departemen, yang terdiri sekretaris, komisaris, dan administrator kantor
kebijakan dan anggaran, ditemukan bahwa para staf ini menghabiskan lebih banyak waktu berurusan
dengan masalah administrasi dibandingkan dengan formulasi kebijakan. Rupanya, efektifitas
departemen akan tergantung pada kemampuan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi dari BAO
dengan kebutuhan biro program. Disamping itu, staf eksekutif bukanlah divisi yang tepat untuk
menangani masalah ini. Selain dari banyaknya jumlah waktu yang dihabiskan pada masalah
administrasi, juga banayaknya timbul konflik interpersonal antara komisaris. Komisaris BAO
diperintahkan oleh sekretaris untuk memberikan perhatian penuh untuk merancang sarana dalam
mengintegrasikan fungsi administrasi. Setelah konsultasi dengan stafnya, ide tentang
menghubungkan antara petugas administrasi dirumuskan. Komisaris BAO mempresentasikan
makalah yang menggambarkan pekerjaan baru kepada staf eksekutif untuk diskusi dan adopsi.
Menurut komisaris, ada prosedural atau perencanaan sarana untuk mengintegrasikan fungsi
administrasi. Sebaliknya, itu akan terus menjadi proses yang mengundang konflik sehingga
membutuhkan perhatian individu yang ditugaskan untuk masing-masing empat biro.

Exhibit 2. Deskripsi Tanggung Jawab, Pengantar Administrasi Liaison Officer

Executive Order 86-777 menghapuskan biro SDM dan fungsi mereka digabung menjadi
sebuah departemen baru. Unsur utama dalam konsep organisasi pada departemen baru ini adalah
sentralisasi administrasi dan dukungan kegiatan ke Biro Administrasi dan Operasional, yang
mendukung empat departemen biro program. Sementara sentralisasi kegiatan administrasi dan
dukungan hanya termasuk pada fungsi-fungsi yang terletak di unit administratif terpusat di lembaga
bekas SDM, ukuran Departemen Sumber Daya Manusia menyatakan bahwa tingkat tambahan usaha
diterapkan untuk memastikan koordinasi dan kerjasama yang erat antara empat biro program dan
Biro Administrasi dan Operasional. Sebagai salah satu unsur dalam jangkauan komprehensif dari
upaya yang sedang diterapkan untuk memastikan tingginya tingkat responsif dan kerjasama antara
Biro Administrasi dan Operasional dan masing-masing biro program, maka akan dibentuk empat
posisi dalam kantor Komisaris untuk Administrasi dan Operasional sebagai petugas administrasi
penghubung, salah seorangnya akan diberi tanggung jawab sebagai penghubung dengan masing-
masing biro program.

Tanggung Jawab
1. Setiap petugas administrasi penghubung akan memberikan, bersama komisaris biro program dan
pejabat lainnya yang ditugaskan, bantuan dalam bidang-bidang berikut:

a. Identifikasi dan definisi dari dukungan administratif dan operasional kebutuhan biro program
tersebut.
b. Penentuan prioritas relatif kebutuhan untuk layanan.
c. Identifikasi persyaratan program dan operasional biro program yang dapat dibantu oleh penegakan
peraturan administratif oleh Biro Administrasi dan Operasional.
d. Identifikasi sumber daya yang tersedia di dalam Biro Administrasi dan Operasi yang mungkin
penting bagi biro program.
e. Koordinasi pemberian pelayanan oleh berbagai divisi dari Biro Administrasi dan Operasional ke
biro program.
f. Interpretasi data dan informasi yang diberikan oleh Biro Administrasi dan Operasional.
g. Interpretasi dan distribusi peraturan dan prosedur administratif yang dikeluarkan oleh Biro
Administrasi dan Operasional sehubungan dengan tanggung jawabnya berdasarkan kebijakan
digambarkan oleh sekretaris dan komisaris dari Departemen Sumber Daya Manusia.
2. Setiap petugas penghubung administrasi akan memberikan bantuan kepada Komisaris untuk
Administrasi dan Operasional dan pejabat lain dari Biro Administrasi dan Operasional dalam bidang
berikut:
a. Pengembangan strategi untuk memberikan kualitas maksimal dan kuantitas layanan pendukung
yang dapat tersedia bagi petugas biro program tertentu dalam batasan anggaran dan kebijakan.
b. Memahami kebutuhan khusus dan masalah biro program masing-masing.
c. Identifikasi prosedur baru dan sistem dimana pelayanan yang diberikan biro program dapat
mengakibatkan koordinasi ditingkatkan antara semua unit organisasi dari Departemen Sumber
Daya Manusia.
d. Identifikasi kekurangan atau kesenjangan dalam layanan yang tersedia saat ini disediakan oleh
Biro Administrasi dan Operasional.
e. Arah dan / atau koordinasi gugus tugas dan unit organisasi sementara yang dibuat dalam Biro
Administrasi dan Operasi ditugaskan untuk menyediakan sumber daya khusus untuk biro
program.
f. Pengawasan dari semua personil dari Biro Administrasi dan Operasi yang mungkin pada tugas
tugas sementara ke biro program yang petugas yang ditugaskan.

Penyusunan Ulang Operasional

1. Para petugas penghubung administrasi akan ditunjuk untuk posisi di Kantor Komisaris sebagai
Administrasi dan Operasional.
2. Tugas dari seorang petugas penghubung administratif ke biro program akan memerlukan
persetujuan dari komisaris.
3. Kantor Administrasi Liaison Officer akan secara fisik terletak di dalam suite kantor komisaris biro
program untuk menjalankan tugasnya.
4. Petugas Liaison Officer akan menghadiri semua rapat staf komisaris biro program yang ditugaskan
dan semua rapat staf Komisaris Administrasi dan Operasional.

BAB IV. PERMASALAHAN

Yang menjadi pertanyaan dalam kasus ini diantaranya :

1. Mengevaluasi konsep petugas penghubung administrasi sebagai strategi untuk mencapai

integrasi. Apakah ini contoh dari strategi penyesuaian yang saling menguntungkan?

2. Bagaimana petugas mencapai integrasi ketika mereka tidak akan memiliki kekuasaan atas fungsi
administrasi atau program yang akan diintegrasikan?

3. Apa yang akan menjadi karakteristik pribadi yang paling penting yang harus dicari untuk mengisi
posisi ini?
BAB V. PEMBAHASAN

1. Liaison officer menjadi penting dalam organisasi karena mereka merupakan kunci utama
membangun hubungan yang baik dengan stakeholders lainnya. Mereka juga
mempertahankan atau menjaga hubungan kerjasama antara organisasinya dengan pihak
lainnya atau. Liaison officer itu pada prinsipnya adalah seseorang yg harus bisa berhubungan
baik dgn berbagai pihak baik , lingkup kerjanya yang memang harus berkenaan dengan pihak
luar. Bisa diartikan liaison officer menjadi tonggak diplomasi antara suatu kantor dengan
kantor lainnya, dengan kata adalah representatives dr organisasinya. Penggunaan strategi
LO bisa menjadi strategi jitu untuk bisa menggali lebih dalam informasi dan mendeteksi
permasalahan lebih dini. Dengan dibentuknya Liaison Officer dalam struktur organisasi yang
baru bisa dkatakan bahwa ini adalah suatu strategi untuk menciptakan pemusatan
organisasi. Pembentukan liaison officer mewujudkan sebuah pola pekerjaan yang
menghubungkan satu divisi dengan divisi lainnya. Jadi lebih memudahkan semua elemen
yang ada untuk berinteraksi dan saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Selain itu
tugas masing-masing biro mempunyai goal oriented yang sama walaupun dalam bidang yang
berbeda. Ini akan menguntungkan banyak pihak, karena akan meminimalisir tumpang tindih
tanggung jawab. Selain itu dengan adanya Liaison Officer, adanya wadah untuk
menyampaikan kepentingan dari masing-masing dan nantinya akan memudahkan
manajemen organisasi untuk mengambil keputusan, mana divisi yang butuh perhatian dan
mana kebijakan yang membutuhkan koordinasi antar bagian. Hal ini mempermudah
manajemen untuk lebih dini mengecek dan mereview jalannya operasional sehingga lebih
efisien dan efektif.

2. Liaison harus mempunyai kewenangan dalam hal hubungan dengan beberapa pihak, jika
mereka tidak mempunyai kewenangan atas fungsi administrasi maka dengan sendirinya
mereka akan sulit dalam menjalankan program organisasi, karena posisi kunci keberhasilan
sebuah program sebagian besar terletak di liasion officernya. Pendelegasian tugas bagi LO
memudahkan seseorang yang menduduki posisi ini akan lebih leluasa mengambil sikap dan
membantu pencapaian tujuan organisasi. Bila Liasion Officer tidak mempunyai kekuasaan
atas fungsi administrasi atau program yang akan diintegrasikan, perlu disegerakan adanya
koordinasi dengan pihak dalam organisasi yang mampu menghubungkan pihak-pihak terkait.
Karena koordinasi sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi.
3. Seorang Liaison officer harus mempunyai kecerdasan, kemampuan komunikasi yang baik
serta kemampuan adaptasi dalam kondisi apapun, selain itu harus bisa bekerjasama dalam
kelompok maupun individu. Merunut pada teori perilaku individu :The Big Five Model.
Seorang liaison officer selayaknya bisa memenuhi persyaratan karakteristik:
Conscientiousness, Extraversionintroversion Agreeableness, Emotional stability, Openness
to experience.
VI. KESIMPULAN

Dari kasus diatas dan pembahasan permasalahan yang telah diuraikan, terlihat bahwa
integrasi sangat dibutuhkan dalam sebuah struktur organisasi. Dimana struktur organisasi dan desain
organisasi menjadi cerminan keberhasilan organisasi tersebut dalam mencapai tujuan. Struktur
organisasi nantinya akan membentuk budaya organisasi yang muncul mempengaruhi pribadi-pribadi
yang ada di dalam organisasi.

Pada masa yang akan datang, Liaison Officer akan menjadi sangat penting dalam sebuah
struktur organisasi. Karena untuk memasuki dunia global akan dibutuhkan penghubung-penghubung
pihak terkait yang berkepentingan dalam pencapaian tujuan organisasi. Dalam organisasi liaison
officer) akan meningkatkan sinergi antara pihak organisasi dan pihak di luar organisasi. Hal ini bisa
dilihat pada organisasi virtual. Jadi peran LO sangat mendominasi dalam penataaan organisasi dan
orientasi serta pengembangan organisasi. Manager juga harus bisa memerankan fungsi LO karena
untuk berkompetisi membutuhkan informasi-informasi. Dan semua informasi yang dibutuhkan akan
mudah didapat jika manager dibantu oleh LO. Untuk menjadi penghubung baik di dalam maupun di
luar organisasi, dibutuhkan kewenangan dan kekuasaan untuk bisa masuk kedalam elemen
organisasi. Karena desain dan struktur organisasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi
perilaku individu dan kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi.
 DAFTAR PUSTAKA

Gibson James L. Ivancevich John M., James A. Donnely (2000) : Organization Behavior, Structure
and Process, Burr Rdge, H Irwin.

Hirdinis, 2012. Struktur dan Desain Organisasi Universitas Mercu Buana : Jakarta.

Priyangga, Rizki. 2012. Struktur Organisasi Perusahaan. http://priyangga-rizki.blogspot.

com/2012/04/struktur-organisasi-perusahaan.html.

Ramasyafardi, 2012. Perilaku Dan Karakteristik Dalam Organisasi. Universitas Tanjung Pura :
Pontianak.

Tutoo, Dian. 2011. LO (Liaison Officer) . http://diantutoo.blogspot.com/2011/06/sedikit-share-