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SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA PROGRAMA ORGÁNICO Y

COMERCIO JUSTO

COOPERATIVA CAFETALERA AGRÍCOLA TRASCERROS LIMITADA
COCATRAL

Programa de Certificaciones. Fundación La Central

Trascerros Nueva Frontera Santa Bárbara Honduras C.A Barrio la Carbonera Salida San José
de Tarros E-mail: coopcocatral@yahoo.es mantoni_alvarado@hotmail.com
Web: www.cocatral.blogspot.com
TEL +504 6081513 / 97291346 /88289810
POLÍTICAS DE CADENA DE CUSTODIA

Separación del café

a. El productor y la cooperativa deberán mantener estrictamente separado, tanto
física, como documentalmente el café certificado FLO y FLO/orgánico del café
certificado en otros programas y del café no certificado si capta café de terceros.
Dicha separación deberá observarse en todas las actividades de producción,
beneficiado, almacenamiento y transporte del café.

Documentación de trayectoria

a. La cooperativa es responsable de manejar toda la documentación de
movimientos de café certificado FLO, FLO/orgánico, otras certificaciones, café
convencional y captado de terceros durante todas las etapas del proceso. Todo
café que se entregue a la cooperativa debe estar debidamente documentado.
Los registros deben mencionar los tipos de café que se entregan.

b. La cooperativa debe asignar los responsables de la documentación de modo que
se pueda rastrear el café en sus diferentes estados e identificando su origen.

Identificación de unidades de cultivo

a. El productor deberá identificar, pintando en árboles, rocas, paredes, rótulos o
cercas, el nombre único de cada parcela.

Uso de especies genéticamente modificadas

a. Está prohibido el uso de organismos genéticamente modificados para el cultivo
de café certificado.

Aprobación de políticas de Cadena de Custodia por:

________________________________________

Salomón Murcia, Presidente del comité de certificación

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FLUJOGRAMA DE PROCESO1

Cosecha de café en fincas
certificadas de asociados

Sí ¿Tiene No
beneficio
húmedo
?
Despulpe y lavado de Transporte del café a
café en la finca la cooperativa

Recibo de café en la
Sí ¿Tiene No cooperativa
secador
as o
patio?
Despulpe y lavado de
Secado de café en la Transporte del café a café en la cooperativa
finca la cooperativa

Secado de café en la
Transporte del café a Recibo de café en la cooperativa1
la cooperativa cooperativa

Recibo de café en la Secado de café en la
cooperativa cooperativa1

Almacenaje de café
en la cooperativa

Carga de café

Transporte a beneficio
regional

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El secado de café en la cooperativa se realiza ocasionalmente, no es una etapa fija en el proceso; el café
es generalmente transportado en estado húmedo.

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IDENTIFICACIÓN DE PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL EN EL PROCESO

El diagrama siguiente esquematiza los puntos que representan el mayor riesgo de
mezclas de producto FLO, FLO/orgánico y producto convencional durante su
procesamiento en la cooperativa. Asimismo, se indican los documentos que permiten
rastrear los volúmenes certificados a través de cada etapa del proceso, para el control
de la trazabilidad del producto.

Nota de peso, Registro de
entrega de café por
Recibo de café en Administración
asociado, Factura de entrega
la cooperativa cooperativa
de café, Identificación de
socios en sacos

Control de Ingresos e Despulpado de café Administración
Inventario de café en Bodega en la cooperativa cooperativa

Control de Ingresos e
Inventario de café en Secado de café en Administración
Bodega, Demarcación en la cooperativa cooperativa
patio según el tipo de café
Documentos de Control /
Puntos Críticos Responsables
Medidas de control

Control de Ingresos e
Inventario de café en
Bodega, Demarcación en Almacenado de Administración
bodega según el tipo de café café cooperativa

Marcado con pintura en Administración
sacos de café certificado Carga de café
cooperativa

Nota de remisión, Listado de Transporte a
socios que conforman la Personal de
beneficio regional
remisión, Consolidado de transporte
remisiones

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Procedimientos para el Manejo de Productos Certificados FLO y orgánico
en Puntos Críticos del Proceso

El recibo, despulpe, secado, almacenamiento y carga son etapas del proceso que
presentan riesgos significativos de mezcla de producto certificado FLO, FLO/orgánico o
producto no certificado. Los mecanismos de control físico y documental para el
aseguramiento de la trazabilidad del café certificado se detallan a continuación:

Recibo de café en la cooperativa:

Un riesgo potencial para la trazabilidad del producto en la etapa de recibo en la
cooperativa, es la mezcla de café de determinado tipo (producto certificado FLO,
FLO/orgánico o producto no certificado) por café de tipo diferente previa o
posteriormente acopiado. Para evitar el riesgo, se realiza una demarcación en los sacos
con el nombre del socio certificado, lo cual, al contar en las instalaciones con un listado
de productores certificados, permite hacer un manejo y un recibo separado para los
diferentes tipos de café.

El café recibido se mantiene separado según su tipo y es posteriormente pesado,
generando en este momento el documento Nota de Peso, que consiste en un
comprobante de papel entregado al productor con el sello de la cooperativa en el cual
se detalla el volumen y el tipo de café entregado. Asimismo, el café recibido es
registrado en un consolidado llamado Registro de Entrega de Café por Asociado, el
cual incluye principalmente el nombre del productor, fecha de entrega del café, número
de sacos entregados, estado del café (uva, pergamino húmedo, pergamino seco), peso
bruto, peso neto y tipo de café (tipo de café es anotado en la casilla de observaciones
del formato). Dicho registro deberá ser congruente con las copias de las Notas de Peso
generadas anteriormente.

Una vez finalizada la cosecha, el administrador de la cooperativa entrega a cada
productor una Factura de Entrega de Café, la cual consolida entre otros datos, el total
de café entregado por el productor, documentado previamente en las Notas de Peso.

Despulpado de café:

En la etapa de despulpe en la cooperativa, el riesgo de mezcla de producto certificado y
producto convencional debe eliminarse mediante la separación de café al momento del
recibo, despulpando solamente café de un mismo tipo (orgánico, FLO, FLO/orgánico,
convencional etc) hasta finalizar la actividad con el total del volumen, para
posteriormente despulpar los restantes tipos de café, empleando el mismo
procedimiento.

Es recomendable generar en esta etapa registros de Limpieza de Despulpadora,
permitiendo esto dejar constancia de la separación entre los procesos de despulpe de
diferentes tipos de café, así como de las medidas higiénicas adoptadas previo al
procesamiento. Tanto en esta etapa, como en las etapas siguientes (secado,
almacenamiento, transporte) la cooperativa emplea sacos rojos para el producto
orgánico/FLO y sacos blancos para el café FLO permitiendo esto una identificación
visual clara de los diferentes tipos de producto.

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El principal registro para la trazabilidad en esta etapa, es el Control de Ingresos e
Inventario de Café en Bodega, en el cual se registra el total de café ingresado en
determinado estado cada día, es decir, la cantidad de café ingresado a la cooperativa
en uva, separadamente de la ingresada en pergamino húmedo o pergamino seco, así
como la fecha de ingreso de cada uno de estos estados. Lo anterior permite identificar
los procesos que se darán al café posteriormente, por ejemplo, si el formato refleja un
ingreso a la cooperativa de cierto volumen de café uva, es conocido que ese volumen
pasará por un proceso de despulpe. El formato registra también el volumen a ser
ingresado a la bodega. Dicho volumen es el volumen resultante del procesamiento del
café ingresado a la cooperativa en determinado tipo (siendo un dato separado por cada
tipo ingresado). Se registra también la fecha en que se realizará dicho ingreso a bodega
y el estado en que es ingresado. A manera de ejemplo, si previo al almacenamiento el
café húmedo es secado, se registrará su ingreso a bodega en la unidad “Pergamino
seco”, así como su volumen. Independientemente del procesamiento que se le dé a
cada ingreso de café a la cooperativa, la cantidad ingresada y la cantidad almacenada
deberán ser congruentes, lo cual podrá verificarse aplicando factores de conversión de
unidades. Por otro lado, el dato del Control de Ingresos e Inventario de Café en Bodega,
dado que es una suma del café ingresado cada día en determinado estado, deberá
cuadrar con el Registro de Entrega de Café por Asociado, ya que ambos documentan el
estado y la unidad en que el café fue ingresado a la cooperativa, así como la fecha de
ingreso.

Secado de café:

El riesgo de mezclas accidentales en el proceso de secado, se presenta únicamente en
el caso de secado en la cooperativa, esto considerando que para el secado en finca el
productor cuenta con infraestructura exclusiva para su café.

El secado en la cooperativa es realizado sobre un patio de concreto, en el cual como
medida de control de riesgos de mezclas son colocados rótulos demarcando el tipo de
café en las diferentes áreas del patio, diferenciando claramente cual de este producto
está certificado FLO, Orgánico/FLO, convencional, etc.

Documentalmente, el manejo del producto en esta etapa es verificable mediante el
Control de Ingresos e Inventario de Café en Bodega, dado que el formato rescata el
estado en que el café es ingresado a la cooperativa y a la bodega. Debido a lo anterior,
si el formato refleja un ingreso a bodega en pergamino seco, deberá verificarse el
estado en que ingresó a la cooperativa para conocer si fue realizado un proceso de
secado. A manera de ejemplo, si el formato refleja un café ingresado en uva o
pergamino húmedo, y almacenado en pergamino seco quedará implícito un proceso de
secado. Con los datos de cantidad ingresada a la cooperativa y bodega en el caso en
que esté implícito un proceso de secado, podrá verificarse la congruencia de este
volumen con el reflejado en los pasos anteriores y en los pasos siguientes para la
verificación de la trazabilidad.

Almacenamiento:

Durante el almacenamiento de café, la separación física se realiza mediante
demarcaciones en el suelo y paredes de las bodegas. El café certificado se coloca en
una división de la bodega demarcada como “Café FLO” o “Café Orgánico/FLO” según
sea el tipo de café. Dichos volúmenes almacenados son registrados en el documento

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Control de Ingresos e Inventario de Café en Bodega, en el estado en que el producto
es almacenado. El formato, además de la fecha y cantidad ingresada a la cooperativa,
registra el ingreso a la bodega, la salida de la bodega y el saldo de café en determinado
estado, es decir, de un café ingresado en determinado estado (uva, pergamino húmedo,
pergamino seco) el formato registra el estado y el volumen en que se almacena, así
como la cantidad que sale de la bodega para su comercialización y finalmente el saldo
disponible del café en ese estado.

El dato reflejado en dicho formato permitirá compararlo con el dato de los registros
generados en la fase siguiente para comprobar la coherencia en los volúmenes hasta el
final del proceso.

Carga de café:

En el proceso de carga, la separación entre café convencional, café FLO y café
orgánico/FLO se realiza mediante la utilización de sacos de colores diferentes, siendo el
café orgánico/FLO empacado en sacos rojos y el café FLO en sacos blancos.

Por otro lado en lo referente al marcado de sacos, se incluye la frase “café FLO” en
caso de tratarse de este producto y la frase café “O/FLO” en caso de ser café
Orgánico/Comercio Justo. Asimismo se incluye el nombre de la cooperativa y el año de
cosecha.

Transporte a beneficio regional:

En esta fase nuevamente el color diferenciado y el marcado de sacos buscan evitar las
mezclas accidentales de producto. En lo referente a documentación, se utiliza una Nota
de Remisión para dar continuidad a la secuencia de volúmenes. Al contar con la nota
de remisión de café certificado, es posible verificar la congruencia del volumen de café
en todo el proceso, comparando el volumen retirado de la bodega en el formato de
Control de Ingresos e Inventario de Café en Bodega, con el volumen transportado al
beneficio regional reflejado en las notas de remisión. Por otro lado, se genera un
listado de socios que componen la remisión, que permiten una comparación precisa
para verificar la congruencia de los volúmenes. Adicionalmente, se cuenta con un
Control de Remisiones, la cual funciona como un resumen de todas las remisiones
enviadas al beneficio regional. Finalmente, la cooperativa emplea una Bitácora de
transporte, con el fin de documentar las fechas, cantidades y otros detalles
relacionados con la integridad del producto transportado.

La nota de remisión incluye el ID FLO de la cooperativa, código asignado a la remisión,
la fecha de remisión, año cosecha, remitente del café, dirección del remitente, tipo de
café enviado, cantidad de sacos, cantidad de quintales, porcentaje de humedad, datos
del vehículo y firma y sello de la administración. El listado de productores que
conforman cada remisión, incluye el código de la remisión, ID FLO de la cooperativa,
remitente, tipo de café, año cosecha, nombre y código de cada productor que conforma
la remisión, cantidad de sacos aportados por cada productor y cantidad de quintales
aportados productor.

Procedimientos para el Manejo de productos Certificados en Puntos No
Críticos

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Despulpe y Lavado de café en finca

En el caso que el productor cuente con infraestructura de beneficiado húmedo del café
en su propia finca se considera que no existe un riesgo sustancial de mezcla del
producto certificado con producto no certificado, esto considerando que no se comparte
equipo de beneficiado.

El despulpe es realizado dependiendo del caso, en despulpadoras manuales o
despulpadoras con motor, para su posterior lavado en pilas de concreto.

En lo referente a la documentación de trazabilidad en esta etapa, previo al despulpe el
productor cuenta con una planilla de corte de café, en el cual ha registrado el volumen
cortado por día, por lo que el registro es generalmente en latas de café uva. Dicho
registro sirve como punto de partida de la trazabilidad del producto certificado en las
etapas siguientes, y el dato reflejado en él deberá ser coherente con la Nota de Peso
recibida en la cooperativa al entregar el producto.

Secado de café en finca

En algunos casos, el productor seca su café en su propia finca, utilizando generalmente
zarandas sobre superficies de concreto, secadoras solares o pequeños patios de
concreto. De igual manera que con el proceso de despulpe en finca, no puede decirse
que existen riesgos considerables para la trazabilidad del producto en el caso que cada
productor que realiza secado cuente con su propio equipo.

Con respecto a la documentación generada en esta etapa, el dato de volumen de café
pergamino seco certificado comercializado como tal, se reflejará en la Nota de Peso
entregado por la cooperativa al recibir el producto. Nuevamente, el dato de las planillas
de corte de café en finca (al aplicar los factores de conversión respectivos por concepto
de pérdida de pulpa y mucílago) deberán ser consistentes con el dato de las Notas de
Peso extendidas por la cooperativa y con otros recibos en caso de que el productor
realice ventas a terceros, encadenando de esta manera los datos de despulpe con los
de secado.

TABLA DE TASAS DE CONVERSIÓN

Con la finalidad de contar con estimaciones válidas para la conversión de volúmenes,
dada la importancia de contar con una cadena de documentos congruente en lo
referente a volúmenes de café certificado en las diferentes etapas del proceso, se
muestra la siguiente tabla de tasas estimadas de conversión.

La forma de uso de la tabla consiste en multiplicar la cantidad de café (libras, quintales,
etc.) en determinada “unidad de entrada” por el factor de conversión de la tercera
columna en la tabla, en la fila que contenga la “unidad de salida” deseada.

Unidad de entrada Unidad de salida Factor de conversión
Café uva Café pergamino Húmedo 0.3922
Café uva Café pergamino oreado 0.3726
Café uva Café Pergamino Seco 0.1961
Café uva Café oro 0.1569

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Café pergamino húmedo Café pergamino seco 0.5000
Café pergamino oreado Café pergamino seco 0.5256
Café pergamino húmedo Café oro 0.4000
Café pergamino oreado Café oro 0.4210
Café pergamino seco Café oro 0.8000

IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLES DE CADENA DE CUSTODIA

Dentro de la cooperativa se cuenta con funciones específicas para los diferentes
puestos del área administrativa relacionados al proceso de trazabilidad. La identificación
de responsables y funciones de éstos se detalla a continuación:

Administración

• Supervisar el sistema de Cadena de Custodia en general y de las
responsabilidades del personal involucrado.
• Administrar y actualizar el resumen de entregas de café certificado.
• Emitir las Notas de Peso entregados al productor y las boletas de remisión del
café.
• Elaborar los registros de entrega de café por asociado.
• Mantener actualizado el Control de Ingresos e Inventario de Café en Bodega.
• Elaborar las notas de remisión, los listados de socios participantes en las
remisiones de café y el control de remisiones.
• Asegurar la separación del café certificado al momento de la captación,
almacenamiento y del transporte del café al beneficio regional

Técnico de certificaciones

• Inspeccionar el sistema de registros y medidas de separación física del café
certificado.

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DE CADENA DE CUSTODIA

El programa de capacitación está orientado en dos ejes.

a) Trazabilidad
b) Normativas de certificación

Los principales objetivos del programa de capacitación se resumen de la siguiente
manera:

• Actualizar la información manejada por el personal administrativo y de planta
sobre el programa de certificación
• Dar a conocer nuevas herramientas incorporadas para el manejo de la
trazabilidad
• Permitir la mejora continua en el proceso de incorporación de prácticas
responsables social y ambientalmente en el procesamiento de café.

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Eje trazabilidad

El personal meta a abarcar en el eje de trazabilidad está compuesto por el
administrador de la cooperativa y su asistencia inmediata, a modo que la temática
pueda replicarse en las instrucciones diarias al personal bajo su cargo.

Las capacitaciones del eje trazabilidad, serán desarrolladas anualmente por el personal
técnico del área de certificación de Fundación La Central, desarrollando la temática
siguiente:

• Procedimientos de trazabilidad
• Uso de formatos de cadena de custodia del Sistema de Control Interno

Eje normativas de certificación

La capacitación en este eje es orientada tanto al administrador de beneficio como al
personal de planta y está planteada previo a los talleres de normativa programado para
el total de productores afiliados al programa de certificación.

La periodicidad de la capacitación en este eje es anual, la cual es de la misma manera,
impartida por el personal técnico de certificación de Fundación La Central.

La temática impartida se orienta principalmente a los requisitos mayormente
administrativos establecidos en la norma, como ser la seguridad y beneficios laborales.

Cronograma de Actividades 2009-2010
Taller Responsable O N D E F M A M J J A S
C O I N E A B A U U G E
T V C E B R R Y N L T P
Procedimientos de cadena de custodia,
Fundación La Central x
Formatos.
Normativa de certificación en Bienestar
Fundación La Central x
y derechos Laborales

POLÍTICAS PARA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA

Se realizará un proceso de inspección interna que consistirá en la verificación física y
documental de las acciones llevadas a cabo para el cumplimiento con la norma de
certificación en las instalaciones y procesos de la cooperativa. La inspección interna se
concentra en las siguientes áreas:

• Trazabilidad
• Administración
• Reclamos
• Medio Ambiente, contaminación y manejo de residuos

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La inspección Interna de Trazabilidad será realizada por el personal técnico del área de
certificación de la cooperativa, quien hará uso de una boleta de chequeo basada en los
criterios de la norma de certificación aplicables a captación y procesamiento de café.

Posterior al proceso de inspección interna, se entrega al administrador de la cooperativa
un informe con las no conformidades identificadas, sobre los cuales se establecen
plazos de cumplimiento para las diferentes áreas auditadas.

El monitoreo de acciones correctivas es realizado mediante una visita de verificación, en
la cual se hace uso nuevamente de la boleta de chequeo, haciendo énfasis en la
revisión del cumplimiento de las acciones acordadas en la visita previa. Los resultados
del monitoreo de acciones correctivas son documentados nuevamente en un reporte de
visita, en el cual deberán incluirse, de ser identificados, las nuevas no conformidades en
las áreas auditadas.

Procedimiento en caso de mezclas accidentales

El sistema de registros de trazabilidad y procedimientos de manejo expuestos
anteriormente para cada etapa, tienen como objetivo que ningún tipo de mezcla
accidental pueda tener lugar en ninguna etapa del proceso.

Sin embargo, en el caso de presentarse y comprobarse una situación de mezcla
accidental, el administrador procederá a hacer una revisión documental en toda la
cadena de registros de trazabilidad, a modo de identificar la etapa del proceso en el que
tuvo lugar la mezcla accidental. Una vez realizada la identificación del café, y la cantidad
contaminada, se separará este volumen, de ser posible, con el objeto de impedir
mayores contaminaciones.

Posteriormente, deberá generarse un reporte donde se indique la causa de la
contaminación, la fecha de la misma, así como las medidas tomadas al respecto.

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