6 estrategias probadas para evaluar y

priorizar proyectos de IT
(información tecnológica)

[14/01/2016] Sin importar el tamaño, estructura o industria del negocio, muchos
proyectos hoy en día desafortunadamente son seleccionados e iniciados en
departamentos aislados, sin considerar el impacto estratégico general. ¿Cuáles
son los riesgos de iniciar los proyectos de esta forma? Los negocios corren el
riesgo de que más de un área compita por los mismos recursos para
proyectos, incluyendo personas y tecnologías, y también metas y fechas límite
en conflicto. Hasta pueden arriesgar tener un impacto negativo en los
resultados del proyecto, impactando otras áreas del negocio.

Es muy frecuente que todo departamento o unidad considere a sus proyectos
como una prioridad. Las malas noticias son que, a no ser que un negocio tenga
recursos ilimitados, tiempo y ninguna dirección clara en realidad, es imposible
valorar a todos los proyectos como una prioridad. La buena noticia es que
existen algunas estrategias probadas para evaluar y priorizar proyectos.

Involúcrese en el planeamiento a nivel estratégico

El primer paso de un programa, portafolio o administrador de proyectos es
involucrarse en el planeamiento a nivel estratégico. Siéntese con el equipo de
liderazgo para obtener un entendimiento completo de la dirección del negocio,
el tiempo, y su visión general; no hay ningún detalle aquí que esté de más.
Esto podría requerir de más de una sesión de planeamiento estratégico, y
proporcionará insights valiosos para ayudar a guiar la toma de decisiones para
programas, portafolios y proyectos. Considere esto como un mapa de calles o
un plan dibujado que no solo marcará el destino deseado, sino proporcionará
puntos adicionales para seguir a lo largo del camino, para ayudar a confirmar si
usted está navegando en la dirección correcta.

Identifique los propulsores del proyecto

Los proyectos pueden ser propulsados por muchos factores como algunos de
los de abajo. Algunos de estos propulsores podrán motivar a un negocio a
iniciar un proyecto con el propósito de crear o mejorar algo, cumplir con algún
requerimiento u obstáculo, reducir el riesgo, remover un problema potencial
existente, aumentar ganancias, ofrecer una oportunidad que no estaba
disponible antes o simplemente simplificar un proceso. Hablar con la

con 1 = bastante bajo. 5 = crítico) para poner una calificación y de esa manera evaluar la prioridad de cada proyecto.  Ventaja competitiva  Ahorro de costos/beneficio financiero  Eficiencia operacional/procesos  Eficiencia operacional/ mejora de procesos  Implicaciones de impuestos /legislativas/legales  Mejorar la calidad  Reducción del riesgo  Crecimiento/ oportunidades de crecimiento Cuantifique el valor estratégico Pídale a la administración discutir sobre varios proyectos que están considerando para determinar el impacto y el resultado deseado del proyecto. Genere una matriz de evaluación y priorización Una vez que haya reunido toda la información aplicable de la administración y otras fuentes. . y si existen algunas dependencias o limitaciones (entre otros factores). Algunos proyectos tendrán que ponerse en espera si es que el éxito de esto depende de los resultados de otros proyectos. o podrá haber factores fuera del control de los negocios que podría demorar o prevenir el éxito de uno o más proyectos. Los presupuestos y el tiempo de una compañía siempre son limitados. tiempo. legislativos o de impuestos. algunos proyectos podrán ser de gran valor estratégico. haciendo imposible tomar todas las ideas de proyectos concebidas. administración para identificar cuál de los siguientes propulsores están motivando a cada proyecto propuesto. Por ejemplo. 4 = alto. cree una matriz de proyectos de evaluación y priorización para identificar y calificar cada proyecto de acuerdo a criterios. recursos disponibles. el impacto inmediato o a largo plazo. así como tener en consideración los beneficios anticipados de cada proyecto. pero aun así no serán la primera prioridad cuando se les compara a otro proyecto propulsado por requerimientos legales. Esto ayudará a entender mejor y cuantificar el valor estratégico. Los riesgos de no empezar ciertos proyectos dentro del cronograma también tendrán que ser evaluados cuidadosamente. y añadir numerosos beneficios. Determine factores que podrían impactar en el éxito del proyecto Factores adicionales que deberían ser considerados con cuidado son los del retorno sobre inversión (ROI). 3 = mediano. Use una escala ponderada (por ejemplo 1 a 5. 3 = bajo. fundos presupuestados.

En este tipo de cuestiones. cada maestrillo tiene su librillo. siéntese otra vez con la administración y revisen la matriz de evaluación y priorización. y para confirmar si están de acuerdo con sus descubrimientos.¡Compártelo! ¿Cómo organizarme para poder llegar a todo? Saber priorizar en la vida es importante. en algún momento nos hemos hecho la pregunta de ¿Cómo priorizar. se encuentre en la fase que se encuentre. No somos expertos en productividad. antes de iniciar cualquiera de los proyectos. . Moira Alexander. ni pretender hacerlo todo a la vez. Muchas veces. cuando sentimos que todo es prioritario? . Esto permite que la administración tenga oportunidades adicionales de recibir aportes. y te encontrarás en la red con miles y miles de consejos. estar dedicando tiempo. Y no. Todos. CIO (EE.) Cómo priorizar tareas en tu negocio En un negocio. en tu negocio también. saber priorizar tareas en tu negocio.Cierre el círculo Después que los proyectos han sido cuidadosamente ponderados y priorizados. es complicado saber qué tareas priorizar sobre otras en cada momento. sólo te proponemos acciones que a nosotros nos funcionan y consejos que hemos ido recopilando y aplicando nosotros mismos. siempre sientes ( y es cierto) que hay mil cosas por hacer. Por eso es tan importante. no puedes llegar a todo. recursos a cosas que no ayudan a conseguir tus objetivos de negocio. y lo que es peor. así como cualquier otro descubrimiento para asegurar que las expectativas sean claras con todas las áreas involucradas. Corres el riesgo de tener muchas cosas a medias y ninguna terminada.UU.

Otra opción interesante es la propuesta por el autor Stephen Covey.  Otra persona del equipo o colaborador está esperando a que realices esta acción. Una buena opción sería definir al menos tres o cuatro niveles de importancia. con letras o con números. colores. autor del libro “7 hábitos de la gente altamente efectiva”. para poder determinar el tiempo y el orden en que las realizarás. el nivel 1 por ejemplo son acciones que se realizarán dentro del mismo día o 3 días máximo.  Si la acción tiene un beneficio económico directo y/o inmediato  Otra acción depende de que ésta sea realizada. Covey aconseja dividir las tareas según dos grandes . el nivel 2 serían acciones que se deberán realizar dentro de la próximos 7 días… ¿Cómo clasificar las acciones? Analiza cada una de las tareas o acciones que tienes listadas. Puedes clasificar estos niveles con nombres diferentes.  Contribuye a largo plazo a conseguir alcanzar uno o varios objetivos. Las acciones urgentes serán aquellas que necesitan realizarse YA de YA. haciéndote preguntas sobre ellas:  Conocer el coste-beneficio de tus acciones.Consejos para priorizar Separa tareas o acciones urgentes de importantes Las acciones importantes serán aquellas que te ayuden directamente a conseguir los objetivos marcados. bien porque hay una persona esperando a ser realizada. Se trata de organizar tus actividades según su importancia. porque estamos cerca de la fecha final prevista para la realización. es decir.  Contribuye directamente a conseguir alcanzar uno o varios objetivos. porque otra tarea importante depende de que ésta se realice… Establece una escala de prioridades Es necesario que definas una escala de prioridades dentro de la lista de actividades o acciones que tienes por delante. puede ayudarte a darles un nivel de importancia u otro. Cada uno de los niveles debe ir asociado a un plazo de realización.

reuniones no importantes… Pueden parecer importantes pero no lo son y nos hacen perder mucho tiempo de lo realmente importante. Serían tareas totalmente prescindibles. llamadas de teléfono. Revisar el correo cada 10 min. interrupciones. Acciones que deben realizarse lo antes posible. Incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Te explicamos en qué consiste cada cuadrante:  Cuadrante 1: importante y urgente. pero realmente no contribuyen a tus objetivos.criterios: la urgencia y la importancia.  Cuadrante 4: no importante y no urgente. este cuadrante está relacionado con “problemas” o situaciones de crisis.  Cuadrante 2: importante y no urgente. tiene toda la lógica del mundo. Te permite analizar opciones y definir estrategias y ponerlas en practica con el tiempo suficiente. Son tareas que ayudan a alcanzar los objetivos pero no requieren atención inmediata. se obtienen los 4 cuadrantes de la matriz de Covey. Las tareas importantes y urgentes. Lo “importante” es aquello directamente relacionado con los objetivos y los resultados que quieres alcanzar. puede parecer un poco lío. responder al momento cada email que te llega… Para aumentar . Pueden ser. Permenecer en este cuadrante requiere esfuerzo para evitar distracciones y evitar que las tareas se conviertan en urgentes. Emails. La verdadera productividad y buena gestión del tiempo se logra cuando la mayor parte de las actividades se encuentran en este cuadrante. Incluiría tareas o acciones alineadas con los objetivos que requieren atención inmediata. Es el cuadrante ideal.  Cuadrante 3: no importante y urgente. Suelen ser tareas urgentes para otras personas. entrar en las redes sociales cada 5 minutos. Mucchas veces. y lo “urgente” sería aquello que depende sólo de la variable tiempo. te permite trabajar con mayor tranquilidad y previsión. De la combinación de los dos conceptos. pero cuando lo analizas. es una tarea que requiere que se realice inmediatamente. navegar por Internet sin una razón de peso o porque lo precise una tarea importante.

mínimo indispensable. pensar y organizar tus tareas. que alguna dellas no es tan importante como creías ( no te ayuda a conseguir el objetivo) o incluso descubres alguna acción nueva que pones al principio de la lista. El uso de estos cuatro cuadrantes de prioridades te puede ayudar a organizar tu día a día y ser más productivo. Aunque no sigas a pies juntillas estos u otros métodos. al menos te hará recapacitar en tus prioridades y sobre lo que es importante y lo que no. Por ejemplo. y eso siempre es bueno. habrá algunas tareas que requieran del aporte de trabajo de varios miembros del equipo. . Cualquier método que uses para parar. Cuando se trata de tareas encadenadas. Una tarea más grande que necesita la participación de varias personas. En este caso es más importante si cabe. la productividad. se trata de encontrar tu propio método. estas tareas deberían ser reducidas al mínimo. debes incluirlas en el cuadrante 2 y deberías ordenarlas dentro de ese cuadrante en orden de importancia y le asignarías un tiempo determinado a cada una de ellas. situar esa tarea en el mismo nivel de prioridad por todos los participantes de la tarea y fijar una fecha límite de realización de la misma siempre consensuada por todos. necesita un encargado que gestione la tarea en su totalidad. si te has planteado como objetivo este mes. aunque cada persona participante se encargue únicamente de su parte. es muy importante la comunicación con las personas que deben realizar el segundo paso de la tarea para coordinar prioridades de cada uno. aumentar tu lista de suscriptores y has anotado 10 tareas que te van a ayudar a conseguir este objetivo. ya estarás reflexionando. pero también puede extrapolarse a acciones más genéricas en tu negocio y organizar las acciones mensuales. las que se necesitan para la ejecución de otra u otras tareas. Tareas en equipo Si trabajas en equipo. Quizá te des cuenta. Al final.

el mes o el trimestre. para no estar realizando acciones innecesarias antes de otras que nos puedan ayudar más en nuestro negocio. podrás incluirlas ( si procede) en la lista de tareas a realizar. Así. Es completamente normal que el orden de las prioridades vaya variando a lo largo del tiempo. estarás ayudando a muchas personas que muchas veces nos resulta complicado priorizar.Reorganiza Prioridades ( cuando sea necesario) Partimos de la idea de que los proyectos o negocios no son estáticos. no dudes en compartirlo. nos gusta mucho la frase de la coach española Aida Baida . aparecer necesidades nuevas o subir en la escala de prioridades. Debes estar dispuesto siempre a un reajuste de prioridades. poco a poco encontrará tu propia manera de organizarte y ser más productivo. Seguramente. Al final del post. cunado planifiques la semana. Gracias!! . “Pregúntate lo qué elegirías si solo pudieras hacer una sola cosa” “Pregúntate lo qué elegirías si solo pudieras hacer una sola cosa” . te adjuntamos una plantilla de organización semanal y una plantilla de la Matriz de Covey que esperamos te sirva de base para al menos organizar tu semana. no todo depende de uno mismo ni tenemos una bola de cristal para saber cómo van a ir sucediendo las cosas. ahora puedes poner en practica estos conceptos y organizar tu agenda. que algunas tareas se hagan innecesarias en algún momento y viceversa. A la hora de priorizar. Te hemos contado lo que consideramos clave a la hora de priorizar tareas en tu negocio. Ten siempre a mano una libreta en la que apuntar todas las ideas que se van ocurriendo. Hay que andar con mil ojos y estar atentos. Es posible incluso. En Internet hay muchas plantillas de planificación en las que puedes organizar tus tareas.¡Compártelo! Si tienes alguna sugerencia sobre cómo saber priorizar tareas o tienes trucos que te funcionan de maravilla.

Durante la Open Class Sergio Cardona nos explicó algunas claves imprescindibles: ¿A QUÉ NOS DEDICAMOS? Esta es la pregunta esencial en torno a cuya respuesta debe organizarse el tiempo. certificado como Trainer por BMW Group y coautor del modelo directivo “Liderazgo y Gestión por 8 Hábitos”. La Escuela de Negocios y Dirección organizó el pasado jueves 25 de febrero la Open Class virtual y gratuita: Resultados y Prioridades. pero que no todo el mundo acepta. Hay una afirmación que conoce todo el mundo. La Ley de Pareto. Cardona. nos explicó cómo la mala gestión del tiempo está generando personas insatisfechas y estresadas. OPEN CLASS: CLAVES PARA OBTENER RESULTADOS Y PRIORIZAR Hoy e n día se dice que el estrés y la ansiedad son la enfermedad del siglo XXI. La estrategia de resultados y prioridades es fundamental en la organización. En las oficinas muchos trabajadores hacen cientos de tareas. Muchos empresarios y trabajadores luchan día tras día por realizar todas las tareas obviando que hay un tiempo limitado y obviando la Ley de Pareto. explicó Cardona.A continuación puedes descargarte una plantilla de organización semanal y una plantilla con la Matriz de Covey. consiste en que el 20% de las acciones que se realizan genera el 80% de los resultados y el 80% restante de las gestiones solo impactan en un 20% de los resultados. Para una buena organización en base a resultados conviene identificar las acciones que engloban el . Esta estrategia se erige como el cuarto hábito del ciclo: 8 Hábitos Directivos que imparte el docente y experto Sergio Cardona. Esta sensación genera frustración e impotencia y socava el estado de ánimo. pero al finalizar la jornada laboral no tienen conciencia de qué resultados han logrado. El tiempo es limitado y no se puede hacer todo. ya que juega un papel clave en la liberación del estrés y la obtención de una actitud más productiva. con más de 20 años de experiencia.

sencilla y visual. porque esas son las más eficaces. Sin embargo. Un estrés positivo es puntual y es aquel que ayuda a luchar por lo que se quiere. ¿por qué? porque ha perdido de vista su misión en la empresa. no tiene fin y no permite una desconexión. importante-urgente. Él dividía las tareas en cuatro grupos: no importante-no urgente. El valor lo tiene aquello que impacta en resultados de manera positiva. se alarga en el tiempo. debe realizarse dejando espacio a los siguientes baremos: prioridades. Si no se priorizase se estaría cayendo en la dinámica de intentar abarcarlo todo. Y. Algo es urgente porque se está acabando el plazo para entregarlo. Cardona llamó la atención a los asistentes para que tuvieran especial cuidado porque las personas que vuelcan el 60% del tiempo en la resolución de tareas vinculadas al cuadrante importante-urgente sufrirán estrés negativo y cometerán un mayor número de errores. Normalmente las tareas urgentes engrosan listas y listas absorbiendo tanto tiempo que no dejan espacio para lo importante. Lista de tareas Hacer una lista de tareas es una técnica clara. no importante-urgente. Cardona hizo hincapié en que lo importante son aquellas acciones que generan valor u oportunidades futuras. MATRIZ DE EISENHOWER Es una matriz que utilizaba el que fuera presidente de Estados Unidos.grupo del 20% que genera el 80% de los resultados. lo que no implica que sea importante. importante-no urgente. como por ejemplo. acabar todas las tareas pendientes que se tienen para irme de vacaciones. La urgencia la define el tiempo. El resto deben ser delegadas o sistematizadas para que conlleven el menor tiempo posible. ¿cómo sé qué es prioritario? Sergio Cardona señaló durante la Open Class que la mejor forma es responder a las siguientes preguntas: ¿qué aporto yo a la empresa? y ¿para qué me han contratado? DIFERENCIAR ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE El docente y experto Sergio Cardona puntualizó que un error muy común que se encuentra en las empresas es que no se distingue entre lo urgente y lo importante. Una persona dedicada únicamente a resolver tareas urgentes se queda obsoleta. Para reducir el tiempo que se dedica a este cuadrante el experto aconsejó trabajar el área de lo importante-no urgente. plazos y tiempos. en cambio. Simplemente apaga fuegos sin pararse a pensar qué aporta eso a la compañía. El estrés negativo. .

Para redondear la Open Class Sergio Cardona se despidió recordando a los participantes que es esencial aprender a decir no. una metodología centrada en la generación de ideas innovadoras eficaces gracias a un sistema de trabajo basado en entender y dar solución a las necesidades reales de los usuarios. La Escuela de Negocios y Dirección ofrecerá la siguiente open class virtual y gratuita de Sergio Cardona el 31 de marzo y versará sobre la Delegación y el Desarrollo. La organización semanal es la más flexible y permite la búsqueda de objetivos a un mayor plazo. el quinto hábito directivo esencial para un buen liderazgo. profesora universitaria con más de 20 años de experiencia y más de siete libros publicados. las urgencias.TÉCNICAS DE GESTIÓN Por último. No dejes pasar la oportunidad de aprender sobre design thinking ¡Inscríbete en la Open Class virtual y gratuita La Creatividad en las Empresas! . impartirá la open class virtual y gratuita: la Creatividad en las Empresas Actuales. El tiempo es limitado y un único individuo no puede alcanzar a hacerlo todo y hacerlo de manera óptima. Esta técnica promueve el trabajo a contrarreloj lo que suele potenciar la efectividad. En una planificación diaria lo único que se anotan son las emergencias. Cardona habló de la técnica Pomodoro basada en la división de las tareas en tiempos de 30 minutos de los cuales 25 son de intenso trabajo y cinco de descanso. Por lo que animó a los asistentes a probar los beneficios de la gestión del tiempo por resultados y prioridades. Como complemento Sergio Cardona aconsejó una organización de plan de trabajo semanal. Mientras tanto y para ir abriendo boca el 15 de marzo Luisa Martínez Muneta. En ella se abordará el design thinking. doctorada en ingeniería industrial gráfica.