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COMUNICACIN
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1. OBJETIVO

Establecer y mantener los lineamientos de comunicacin entre los niveles de la

organizacin y partes interesadas.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica al personal de la empresa y partes interesadas

3. RESPONSABILIDADES

El personal de la empresa cumplir lo establecido en el presente procedimiento

4. DESARROLLO

4.1 COMUNICACION INTERNA

Esta comunicacin se dar a travs de lo establecido en el Manual de
Correspondencia

4.2 COMUNICACIN EXTERNA (Partes Interesadas)

La recepcin y la entrega de la documentacin proveniente de las partes

interesadas es responsabilidad de mesa de partes tal como lo estipula el
Manual de Correspondencia.

La respuesta a la documentacin proveniente de las partes interesadas la

puede realizar el Presidente del Directorio, Gerente General, Gerentes de
Lnea, Divisiones y Departamentos que estn expresamente facultadas por
los poderes otorgados por la empresa y dems reas a travs de sus
jefaturas correspondientes.

Toda documentacin que ingresa a la empresa de origen externo, se deber

mantener en original en el archivo de la Gerencia General.

4.3 COMUNICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO A

CONTRATISTAS Y DEMAS PARTES INTERESADAS

La empresa a travs de los trminos de referencia, especificaciones tcnicas

y/o bases de concurso, informa los requisitos que deben cumplir los
contratistas con respecto a calidad, medio ambiente y seguridad y salud
ocupacional. Los contratistas se comprometen a cumplir con los requisitos
establecidos al momento de la firma del contrato, la recepcin de la Orden de
Servicio u Orden de Compra y/o a la aceptacin del trabajo renumerado por
caja chica.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Revisin:

07/2005-12-01
RED RED G. GENERAL
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4.3.1 AUTORIZACION DE INGRESO DE PERSONAL

CONTRATISTA

N RESPONSABLE DESARROLLO
1. Area Usuaria Coordina con Contratista.-
Informa al contratista las gestiones a realizar para la obtencin de la Autorizacin
de Ingreso
Presentar la orden de servicio o contrato
Asistir a las Charlas de Induccin
Cumplir con los requisitos establecidos de S&SO y Medio Ambiente
Los Formatos de Identificacin y Evaluacin de Aspectos Ambientales y Peligros
debidamente llenados y firmados.
2. Area Usuaria Comunica sobre los trabajos.-
Comunicar al SGI, los trabajos que se realizarn, proporcionando una
descripcin de los mismos y los plazos de ejecucin.
3. Area Usuaria Coordina fecha.-
El responsable del rea Usuaria coordinar con los responsables del SGI el da y
la hora en que se brindar las charlas de induccin y comunicara al contratista.
4. SGI Brinda Charlas de Induccin.-
Los responsables brindarn las Charlas de Induccin respectivas
5. rea Usuaria Solicita Plizas.-
/Contratista El rea usuaria solicitar al contratista que presente al SGI, su pliza del seguro
complementario de trabajo de riesgo con cobertura en salud y pensiones.
6. SGI Revisa Plizas.-
Revisar la pliza del seguro complementario de trabajo de riesgo
Es conforme:
Si : pasa a la actividad 7.
No : pasa a la actividad 5.
7. SGI Elaboracin de documentos complementarios.-
En coordinacin con el rea usuaria y el contratista, de requerirse elaboraran los
formatos de Identificacin y Evaluacin de Aspectos y peligros y/o la autorizacin
de Ingreso respectivamente y enviaran los mismos al rea usuaria para su
aceptacin.
8. rea Usuaria Esta conforme.-
El rea usuaria revisa la informacin contenida en los formatos y la autorizacin
de ingreso
SI : Visa y enva la documentacin al SGI pasa a la actividad 9
NO: Complementa la informacin y enva la documentacin a
Al SGI pasa a la actividad 7
9. SGI Visa Autorizacin.-
Visa la autorizacin de ingreso y hacen entre de la misma al personal
contratista junto con los formatos de peligros y aspectos ambientales
10. Seguridad Verifica Autorizacin de Ingreso.-
Patrimonial El personal de garitas de control, verificaran que el personal contratista cuente
con Autorizacin de Ingreso vigente
Si : Va al paso 12.
No: Va al paso 11.
En caso de situaciones de emergencia donde se requiera el ingreso de personal
contratista a las instalaciones de la empresa, el personal de garitas permitir su
ingreso previa autorizacin la Gerencia General
11. Seguridad Comunica al rea Usuaria.-
Patrimonial El personal de garita no permitir el ingreso del personal contratista,
informando de ello al responsable del rea Usuaria del Servicio.
12. Seguridad Permite el ingreso de contratista.-
Patrimonial El personal de garitas realizar el control del personal que ingrese.

Revisin :
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Para el ingreso de personal visitante se cumplir con el procedimiento de control establecido

por el Departamento de Seguridad Patrimonial.

Nota: Situacin de emergencia se considera por eventos que interrumpan el proceso de

generacin, que cause un incidente que afecte a la seguridad y salud de los trabajadores y
al medio ambiente.

5. REFERENCIAS

Manual de Correspondencia
Formato de Identificacin Evaluacin y Controles de Aspectos e Impactos
Ambientales en Obras y Servicios.
Formato de Identificacin de Peligros, Riesgos y Controles Durante la Ejecucin
de Servicios por Contratistas.
Autorizacin de Ingreso.

Revisin :