NOTA RINGKAS MICROSOFT EXCEL

1 PENGENALAN

 Hamparan atau lembaran termasuk menggunakan teks, perhitungan dam manipulasi nombor serta
carta.

 Program ini berguna bagi yang terlibat dengan banyak data, figure yang memerlukan pengiraan

 Membantu memudahkan kerja-kerja pengiraaan

 Program hamparan lain Lotus 123.

2 Istilah Penting
2.1 Workbook

 Workbook - Fail dalam spreadsheet

 Menyimpan data yang dimasukkan dalam helaian kerja (worksheet)

 Boleh mengandungi lebih daripada satu helaian kerja

2.2 Helaian Kerja
Digunakan bagi memasukkan data dan membuat kerja-kerja pengiraan
Terdiri daripada sel yag disusun mengikut baris(row) dan jalur(kolum)
2.3 Formula
o Penggunaan formula dalam membuat pengiraan dengan dimulakan tanda persamaan (=) dan diikuti
dengan operasi matematik.
3 Jenis Data

 Label(Terdiri dari teks dan terhad kepada 255 aksara)

 Nombor (Terdiri dari angka serta tarikh dan pengiraan boleh dibuat ke atas nombor data.)

 Formula (Merupakan operasi matematik)

4 Memasukkan Data

 Program Excel yang dibuka akan memaparkan helaian kerja yang kosong berbentuk sel-sel

 Data perlu dimasukkan dalam mana-mana sel. Bagi memudahkan pengurusan disarankan supaya
memulakan kerja di sel sebelah kiri bahagian atas helaian kerja.

 Bagi memasukkan data seterusnya tekan kekunci Arrow mana yang berkenaan atau klik mana sel yang
berkenaan.

corak kepada medan.menambah medan baru. tukar saiz dan warna teks. tentukan dapat perpuluhan.1 Memasukkan Tajuk Dalam Helaian Kerja  Klik sel yang berkenaan>taip tajuk yang dikehendaki 6.2 Penjajaran Teks Tajuk  Proses blok: Klik sel (jangan lepas)di di sel berkenaan bawa butang tetikus dalam sel yang dipilih dan lepas >perhatikan sel yang dipilih dihitamkan kecuali sel yang pertama Klik butang Merge and Center kemudian pilih jajaran samaada kiri. 5 Autofill  Membantu untuk mengisi data mengikut turutan dan hanya perlu memasukkan nilai yang pertama sahaja. kanan atau tengah 6.3 Menambah Baris  Letakkan penunding di sel yang berkenaan>klik Insert>pilih Row bagi baris atau column bagi kolum>OK 6. mengambungkan sel dan tukar nama helaian kerja. 6. 5.4 Menukar Corak atau Paten .  Jika data panjang melebihi sel yang ada boleh diubah sel mengikut kesesuaian  Save untuk menyimpan sesuatu kerja. Bagi nilai seterusnya akan dimasukkan secara automatik.1 Cara Autofill  Klik sel yang hendak dimulakan autofill taip nombor yang hendak dimulakan>Enter>letakkan penunding di tempat asal(di dalam sel di mana nombor permulaan ditaip)>klik Menu Edit>Fill>Series>pada kotak dialog pilih kolum atau row>pada kotak step value taip nombor permulaan dan pada kotak stop value taip nombor akhir yang dikehendaki>OK 6 Format Helaian Kerja  Membolehkan anda memformatkan lembaran kerjayang lebih menarik mengikut kehandak anda  Kerja-kerja format yang boleh dilakukan seperti memberi tajuk. penjajaran.

tolak (-).5 Tukar Saiz Dan Warna Teks  Klik button kotak kombo font size>pilih saiz font>klik kotak kombo font color>pilih warna>OK 6.6 Tentukan Nombor Pada Sel  Klik Format>Number>pilih mana yang dikehendaki pada kotak Category>OK 7.bahagi(/) dan kuasa(^)  Pembinaan formula misti bermula dengan tanda : =  Formula yang boleh digunakan bagi o Membuat pengiraan o Memberi kategori dengan menggunakan kenyataan IF o Analisis statistik o Perubahan data asas akan mengubahhasil formula  Susunan keutamaan pengiraan: o Akan mengira nilai dalam kurungan terlebih dahulu o Peratusan (%) o Eksponen (^) o Darab (*) o Tambah (+) o Tolak (-) . Menggunakan Formula  Kekuatan Excel adalah kebolehan untuk membuat pengiraandengan cepat dan tepat.  Klik Format>Cells>Pattern>pilih colour dan pattern>OK 6. Anda hanya perlu menggunakan formula begi tujuan ini.1 Asas Menggunakan Formula  Operator pengiraan berdasarkan kepada formula berikut: campur (+). darab(*). 7.

"F")))))) o Hati-hati dengan ) supaya jumlahnya bersamaan dengan ( 7. 75-79=B+.2 Menggunakan IF  Formula boleh digunakan dengan menggunakan fungsi IF bagi mendapatkan data secara automatik berdasarkan kepada logic.2 Membina Formula  Formula boleh dibina melalui cara manual atau pun menggunakan Fungsi."C".2."B"."D"."B+".=IF(A3>=79. IF(A3<40. 50-64=C.2.IF(A3>=65.7. Terdapat ratusan fungsi yang ada dalam Excel.4 Menyalin Formula  Klik di sel formula yang asal>klik butang kanan tetikus>copy>alih ke permulaan blok sel (destinasi) yang hendak disalin>Enter atau klik tetikus kanan>Paste ."A".CUMA DITUKARKAN SUM KEPADA AVERAGE 7.IF(A3>=40.3 Membina Formula Menggunakan Fungsi  Fungsi adalah formula yang ditentukan dan disimpan dalam Excel.IF(A3>=50. 40-49=D dan bawah 40 =F boleh menggunakan IF. 7.2. 65- 74=B. o Contoh: jika sel data A3:.  Sintaks Fungsi ialah : =Nama Fungsi  Sebahagian contoh fungsi: o Campur :=sum(nama sel awal:nama sel akhir) atau @sum(nama sel awal:nama sel akhir) o Purata : AVERAGE :ATURCARA SAMA SEPERTI CAMPUR . Caranya dengan meletakkan penunding di sel yang dikehendaki kemudian taip: nama sel(data yang telah dimasukkan) dan formulanya.  Sekiranya anda memerlukan dimasukkan data secara automatik bagi markah 80-100 = A.2.1 Membina Formula Secara Manual  Klik sel yang bagi jumlah atau formula yang dikehendaki>taip = diikuti formula yang dikehendaki 7.IF(A3>=75.

8. 9 Menyediakan Carta  Penyediaan carta boleh dilakukan dan Excel ada menyediakan Wizard Carta  Diantara jenis carta di sediakan ialah Bar.Pie.Line. Jumlah(Sum). Maksimum. sisihan piawaian aturcara lebih kurang sama Cuma pilih mana-mana yang berkenaan.3 MESEJ RALAT FORMULA  Di antara mesej ralat formula Kod Kesilapan Pengertian #DIV/O Formula cuba membahagikan dengan nilai kosong #N/A Formula merujuk kepada nilai yang tidak boleh didapati #NAME Formula mengandungi teks yang tidak difahami #NUM Formula silap menggunakan nombor #REF Formula mengandungi rujukan sel yang tidak sah #VALUE Formula merujuk kenyataan atau operator yang salah 8 Analisis Statistik  Excel juga boleh membuat analisis statistik seperti Bilang(count).Area dan Kolum .7. Minimum.1 Cara untuk Bilang(Count)  Klik mana-mana sel(bagi mengetahui jumlah)>klik butang Paste Function fx)  Pada kotak dialog pilih Count (dalam function name)>OK>dalam kotak dialog Value pilih sel-sel yang hendak dibilang>OK  Bagi lain-lain fungsi analisis statistik seperti Jumlah. Sisihan Piawai (Standard deviation). Min (Average). XY.

1 Mengedit Option Carta  Jika perlukan label petunjuk (legend) dalam carta. 10..2 Cara Untuk Mengedit Carta  Klik Carta>pilih Chart type atau chart option mana yang dikehendaki>OK 9. 9.  Untuk kembali ke data asal dalam senarai>klik anak panah penapis> pilih All. perempuan.1.3 Meletak Carta Di Lembaran Khusus  Klik Chart>Location>as New Sheet>OK 9.1 Cara Untuk Menapis  Klik penunding pada sel(mana-mana pada kolum yang dipilih)>Klik Data>Filter>Autofilter>akan terpapar anak panah penapis pada sel yang paling atas dalam kolum berkenaan>klik anak panah dan senarai akan terpapar>pilih senarai yang dikehendaki>hasil tapisan akan terpapar. INGATAN SELEPAS KLIK FORMAT PERKATAAN SELECTED DATA SERIES TIDAK AKAN KELUAR DAN MUNGKIN KELUAR ARAHAN LAIN BERGANTUNG KEPADA DI MANA ANDA KLIK KAWASAN CARTA.1. umpamanya anda hanya perlu senarai pelajar yang gagal iaitu mendapat grade F sahaja atau A sahaja. Contoh : petunjuk lelaki. 9.1 Cara Menyediakan Carta  Klik butang Wizard Carta(butang gambar carta)>pilih custom type>pilih jenis carta yang dikehendaki(dalam chart type)>pilih bentuk (dalam chart sub-type)>Next>klik Data range>masukkan data range yang diperlukan bagi membina carta>Next>taip nama carta>Next>pilih di mana carta hendak diletakkan>Finish 9. 10. dalam sel bertentang perlu ditaipkan label petunjuknya terlebih dahulu.4 Mengubah Format Carta  Pilih Kawasan Carta dengan mengkliknya mana-mana kawasan carta>pilih Format>pilih Selected Data Series>klik Font>pilih font >OK.1. 10 Menapis Rekod  Excel juga berkemampuan untuk menapis rekod yang dikehendaki sahaja.2 Memilih Senarai Tertinggi atau Terendah  Klik anak panah penapis>klik (Top 10.)>terpapar kotak dialog (pilih Top atau Bottom)>tukar nombor mengikut yang dikehendaki>OK . Jika tidak ditaip petunjuk ianya akan ditunjukkan sebagai bilangan nombor.1.

11. margin.. 11 Mencetak Helaian Kerja  Kerja-kerja mencetak boleh dilakukan: o Bahagian tertentu sahaja o Helaian kerja sahaja o Keseluruhan workbook  Sebelum mencetak anda boleh preview terlebih dahulu untuk melihat hasil cetakan dan memboleh membuat Setup pada mukasurat.1 Membuat Preview.) DISEBABKAN SEL ITU ADALAH SEL YANG DIMASUKKAN FORMULA ATAU DATA SEL SELAIN DARIPADA NOMBOR 10. Setup dan Cetak  Klik File>Print Preview atau klik butang preview cetak  Pilih butang yang berkenaan terpapar di atas skrin  Jika berpuashati klik>OK> Print .4 Mengisih Senarai Menaik atau Menurun  Klik mana-mana sel kolum yang hendak diisih>klik butang Sort (AZ|) atau (zA|) mana yang berkenaan>hasilnya akan terpapar.3 Menyisih Berdasarkan Syarat Perbandingan  Klik anak panah penapis>klik Custom>terpapar kotak dialog >Pilih Perbandingan yang dikehendaki> OK 10. header and footer dan juga helaian.  INGATAN JANGAN SESEKALI MEMILIH (BLOK) KESELURUH KOLUM KERANA EXCEL AKAN MENYISIH KOLUM ITU SAHAJA DAN BUKAN KESELURUHAN SENARAI. JIKA INI BERLAKU DATA ANDA TELAH BERUBAH DARIPADA DATA ASAL ATAU SEBENARNYA.  INGATAN KOTAK DIALOG TIDAK AKAN KELUAR APABILA DI KLIK (TOP 10.