You are on page 1of 7

NOTA RINGKAS MICROSOFT EXCEL

1 PENGENALAN

Hamparan atau lembaran termasuk menggunakan teks, perhitungan dam manipulasi nombor serta
carta.

Program ini berguna bagi yang terlibat dengan banyak data, figure yang memerlukan pengiraan

Membantu memudahkan kerja-kerja pengiraaan

Program hamparan lain Lotus 123.

2 Istilah Penting
2.1 Workbook

Workbook - Fail dalam spreadsheet

Menyimpan data yang dimasukkan dalam helaian kerja (worksheet)

Boleh mengandungi lebih daripada satu helaian kerja

2.2 Helaian Kerja


Digunakan bagi memasukkan data dan membuat kerja-kerja pengiraan
Terdiri daripada sel yag disusun mengikut baris(row) dan jalur(kolum)
2.3 Formula
o Penggunaan formula dalam membuat pengiraan dengan dimulakan tanda persamaan (=) dan diikuti
dengan operasi matematik.
3 Jenis Data

Label(Terdiri dari teks dan terhad kepada 255 aksara)

Nombor (Terdiri dari angka serta tarikh dan pengiraan boleh dibuat ke atas nombor data.)

Formula (Merupakan operasi matematik)

4 Memasukkan Data

Program Excel yang dibuka akan memaparkan helaian kerja yang kosong berbentuk sel-sel

Data perlu dimasukkan dalam mana-mana sel. Bagi memudahkan pengurusan disarankan supaya
memulakan kerja di sel sebelah kiri bahagian atas helaian kerja.

Bagi memasukkan data seterusnya tekan kekunci Arrow mana yang berkenaan atau klik mana sel yang
berkenaan.
Jika data panjang melebihi sel yang ada boleh diubah sel mengikut kesesuaian

Save untuk menyimpan sesuatu kerja.

5 Autofill

Membantu untuk mengisi data mengikut turutan dan hanya perlu memasukkan nilai yang pertama
sahaja. Bagi nilai seterusnya akan dimasukkan secara automatik.

5.1 Cara Autofill

Klik sel yang hendak dimulakan autofill taip nombor yang hendak dimulakan>Enter>letakkan penunding
di tempat asal(di dalam sel di mana nombor permulaan ditaip)>klik Menu Edit>Fill>Series>pada kotak
dialog pilih kolum atau row>pada kotak step value taip nombor permulaan dan pada kotak stop value
taip nombor akhir yang dikehendaki>OK

6 Format Helaian Kerja

Membolehkan anda memformatkan lembaran kerjayang lebih menarik mengikut kehandak anda

Kerja-kerja format yang boleh dilakukan seperti memberi tajuk,menambah medan baru, penjajaran,
corak kepada medan, tukar saiz dan warna teks, tentukan dapat perpuluhan, mengambungkan sel dan
tukar nama helaian kerja.

6.1 Memasukkan Tajuk Dalam Helaian Kerja

Klik sel yang berkenaan>taip tajuk yang dikehendaki

6.2 Penjajaran Teks Tajuk

Proses blok: Klik sel (jangan lepas)di di sel berkenaan bawa butang tetikus dalam sel yang dipilih dan
lepas >perhatikan sel yang dipilih dihitamkan kecuali sel yang pertama
Klik butang Merge and Center kemudian pilih jajaran samaada kiri, kanan atau tengah

6.3 Menambah Baris

Letakkan penunding di sel yang berkenaan>klik Insert>pilih Row bagi baris atau column bagi kolum>OK

6.4 Menukar Corak atau Paten


Klik Format>Cells>Pattern>pilih colour dan pattern>OK

6.5 Tukar Saiz Dan Warna Teks

Klik button kotak kombo font size>pilih saiz font>klik kotak kombo font color>pilih warna>OK

6.6 Tentukan Nombor Pada Sel

Klik Format>Number>pilih mana yang dikehendaki pada kotak Category>OK

7. Menggunakan Formula

Kekuatan Excel adalah kebolehan untuk membuat pengiraandengan cepat dan tepat. Anda hanya perlu
menggunakan formula begi tujuan ini.

7.1 Asas Menggunakan Formula

Operator pengiraan berdasarkan kepada formula berikut: campur (+), tolak (-), darab(*),bahagi(/) dan
kuasa(^)

Pembinaan formula misti bermula dengan tanda : =

Formula yang boleh digunakan bagi

o Membuat pengiraan

o Memberi kategori dengan menggunakan kenyataan IF

o Analisis statistik

o Perubahan data asas akan mengubahhasil formula

Susunan keutamaan pengiraan:

o Akan mengira nilai dalam kurungan terlebih dahulu

o Peratusan (%)

o Eksponen (^)

o Darab (*)

o Tambah (+)

o Tolak (-)
7.2 Membina Formula

Formula boleh dibina melalui cara manual atau pun menggunakan Fungsi.

7.2.1 Membina Formula Secara Manual

Klik sel yang bagi jumlah atau formula yang dikehendaki>taip = diikuti formula yang dikehendaki

7.2.2 Menggunakan IF

Formula boleh digunakan dengan menggunakan fungsi IF bagi mendapatkan data secara automatik
berdasarkan kepada logic.

Sekiranya anda memerlukan dimasukkan data secara automatik bagi markah 80-100 = A, 75-79=B+, 65-
74=B, 50-64=C, 40-49=D dan bawah 40 =F boleh menggunakan IF. Caranya dengan meletakkan
penunding di sel yang dikehendaki kemudian taip: nama sel(data yang telah dimasukkan) dan
formulanya.

o Contoh: jika sel data


A3:- =IF(A3>=79,"A",IF(A3>=75,"B+",IF(A3>=65,"B",IF(A3>=50,"C",IF(A3>=40,"D",
IF(A3<40,"F"))))))

o Hati-hati dengan ) supaya jumlahnya bersamaan dengan (

7.2.3 Membina Formula Menggunakan Fungsi

Fungsi adalah formula yang ditentukan dan disimpan dalam Excel. Terdapat ratusan fungsi yang ada
dalam Excel.

Sintaks Fungsi ialah : =Nama Fungsi

Sebahagian contoh fungsi:

o Campur :=sum(nama sel awal:nama sel akhir) atau @sum(nama sel awal:nama sel akhir)

o Purata : AVERAGE :ATURCARA SAMA SEPERTI CAMPUR ,CUMA DITUKARKAN SUM KEPADA
AVERAGE

7.2.4 Menyalin Formula

Klik di sel formula yang asal>klik butang kanan tetikus>copy>alih ke permulaan blok sel (destinasi) yang
hendak disalin>Enter atau klik tetikus kanan>Paste
7.3 MESEJ RALAT FORMULA

Di antara mesej ralat formula

Kod Kesilapan Pengertian

#DIV/O Formula cuba membahagikan dengan nilai kosong

#N/A Formula merujuk kepada nilai yang tidak boleh didapati

#NAME Formula mengandungi teks yang tidak difahami

#NUM Formula silap menggunakan nombor

#REF Formula mengandungi rujukan sel yang tidak sah

#VALUE Formula merujuk kenyataan atau operator yang salah

8 Analisis Statistik

Excel juga boleh membuat analisis statistik seperti Bilang(count), Jumlah(Sum), Min (Average), Sisihan
Piawai (Standard deviation), Minimum, Maksimum.

8.1 Cara untuk Bilang(Count)

Klik mana-mana sel(bagi mengetahui jumlah)>klik butang Paste Function fx)

Pada kotak dialog pilih Count (dalam function name)>OK>dalam kotak dialog Value pilih sel-sel yang
hendak dibilang>OK

Bagi lain-lain fungsi analisis statistik seperti Jumlah, sisihan piawaian aturcara lebih kurang sama Cuma
pilih mana-mana yang berkenaan.

9 Menyediakan Carta

Penyediaan carta boleh dilakukan dan Excel ada menyediakan Wizard Carta

Diantara jenis carta di sediakan ialah Bar,Line,Pie, XY,Area dan Kolum


9.1 Cara Menyediakan Carta

Klik butang Wizard Carta(butang gambar carta)>pilih custom type>pilih jenis carta yang
dikehendaki(dalam chart type)>pilih bentuk (dalam chart sub-type)>Next>klik Data range>masukkan
data range yang diperlukan bagi membina carta>Next>taip nama carta>Next>pilih di mana carta
hendak diletakkan>Finish

9.1.1 Mengedit Option Carta

Jika perlukan label petunjuk (legend) dalam carta, dalam sel bertentang perlu ditaipkan label
petunjuknya terlebih dahulu. Contoh : petunjuk lelaki, perempuan. Jika tidak ditaip petunjuk ianya akan
ditunjukkan sebagai bilangan nombor.

9.1.2 Cara Untuk Mengedit Carta

Klik Carta>pilih Chart type atau chart option mana yang dikehendaki>OK

9.1.3 Meletak Carta Di Lembaran Khusus

Klik Chart>Location>as New Sheet>OK

9.1.4 Mengubah Format Carta

Pilih Kawasan Carta dengan mengkliknya mana-mana kawasan carta>pilih Format>pilih Selected Data
Series>klik Font>pilih font >OK. INGATAN SELEPAS KLIK FORMAT PERKATAAN SELECTED DATA SERIES
TIDAK AKAN KELUAR DAN MUNGKIN KELUAR ARAHAN LAIN BERGANTUNG KEPADA DI MANA ANDA
KLIK KAWASAN CARTA.

10 Menapis Rekod

Excel juga berkemampuan untuk menapis rekod yang dikehendaki sahaja, umpamanya anda hanya
perlu senarai pelajar yang gagal iaitu mendapat grade F sahaja atau A sahaja.

10.1 Cara Untuk Menapis

Klik penunding pada sel(mana-mana pada kolum yang dipilih)>Klik Data>Filter>Autofilter>akan


terpapar anak panah penapis pada sel yang paling atas dalam kolum berkenaan>klik anak panah dan
senarai akan terpapar>pilih senarai yang dikehendaki>hasil tapisan akan terpapar.

Untuk kembali ke data asal dalam senarai>klik anak panah penapis> pilih All.

10.2 Memilih Senarai Tertinggi atau Terendah

Klik anak panah penapis>klik (Top 10..)>terpapar kotak dialog (pilih Top atau Bottom)>tukar nombor
mengikut yang dikehendaki>OK
INGATAN KOTAK DIALOG TIDAK AKAN KELUAR APABILA DI KLIK (TOP 10..) DISEBABKAN SEL ITU ADALAH
SEL YANG DIMASUKKAN FORMULA ATAU DATA SEL SELAIN DARIPADA NOMBOR

10.3 Menyisih Berdasarkan Syarat Perbandingan

Klik anak panah penapis>klik Custom>terpapar kotak dialog >Pilih Perbandingan yang dikehendaki> OK

10.4 Mengisih Senarai Menaik atau Menurun

Klik mana-mana sel kolum yang hendak diisih>klik butang Sort (AZ|) atau (zA|) mana yang
berkenaan>hasilnya akan terpapar.

INGATAN JANGAN SESEKALI MEMILIH (BLOK) KESELURUH KOLUM KERANA EXCEL AKAN MENYISIH
KOLUM ITU SAHAJA DAN BUKAN KESELURUHAN SENARAI. JIKA INI BERLAKU DATA ANDA TELAH
BERUBAH DARIPADA DATA ASAL ATAU SEBENARNYA.

11 Mencetak Helaian Kerja

Kerja-kerja mencetak boleh dilakukan:

o Bahagian tertentu sahaja

o Helaian kerja sahaja

o Keseluruhan workbook

Sebelum mencetak anda boleh preview terlebih dahulu untuk melihat hasil cetakan dan memboleh
membuat Setup pada mukasurat, margin, header and footer dan juga helaian.

11.1 Membuat Preview, Setup dan Cetak

Klik File>Print Preview atau klik butang preview cetak

Pilih butang yang berkenaan terpapar di atas skrin

Jika berpuashati klik>OK> Print