A.

PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Download

A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksikerja tertulis yang dibakukan
(terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan
kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.Menurut Tjipto Atmoko, Standart
Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan ungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan
indikator!indikator teknis, administrati dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerjapada unit kerja yang bersangkutan.".Man aat Standar Operasional Prosedur

sebagai standarisasi cara yang dilakukan pega#ai dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menyelesaikan tugasnya.

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pega#ai
dalam melaksanakan tugas.

Meningkatkan e$siensi dan e ekti%itas pelaksanaan tugas dan tanggung ja#ab indi%idual
pega#ai dan organisasi secara keseluruhan.

Membantu pega#ai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada inter%ensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari!hari.

Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.

Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pega#ai cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu menge%aluasi usaha yang telah dilakukan.

Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam
berbagai situasi.

Memberikan in ormasi mengenai kuali$kasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pega#ai
dalam melaksanakan tugasnya.

Memberikan in ormasi dalam upaya peningkatan kompetensi pega#ai.

Memberikan in ormasi mengenai beban tugas yang

dipikuloleh seorang pega#ai dalam melaksanakan tugasnya. &.Tujuan Standard Operating
Prosedure (SOP)

Agar petugas'pega#ai menjaga konsistensi dan tingkatkinerja petugas'pega#ai atau tim dalam
organisasi atau unit kerja.


Agar mengetahui dengan jelas peran dan ungsi tiap!tiap posisi dalam organisasi.

Memperjelas alur tugas, #e#enang dan tanggung ja#ab dari petugas'pega#ai terkait.

Melindungi organisasi'unit kerja dan petugas'pega#ai dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.

ntuk menghindari kegagalan'kesalahan, keraguan, duplikasi, dan ine$siensi. .*ungsi
Standarad Operating Prosedure

Memperlancar tugas petugas'pega#ai atau tim'unit kerja.

Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

Mengetahui dengan jelas hambatan!hambatannya dan mudah dilacak

Mengarahkan petugas'pega#ai untuk sama!sama disiplin dala bekerja.

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.Oleh karena itu diperlukan
standar!standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh!sungguh untuk menjadi
sumber daya manusia yang pro esional, handal sehingga dapat me#ujudkan %isi dan misi
perusahaan.+. euntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)

SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan penga#asan
dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.

Para pega#ai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai
dalam setiap pekerjaan.

SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat

trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pega#ai.
B. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR
".*ormat mum Standard Operating Prosedure (SOP)Ada empat aktor yang dapat dijadikan
dasar dalam penentuan ormat penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan
dipakai oleh suatu organisasi yaitu-

banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.

anyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP)

tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.Ada + jenis
ormat umum Standard Operating Prosedure (SOP)a. langkah sederhana (simple steps)Simple

steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan
memerlukan sedikt keputusan yang bersi at sederhana. *ormat SOP ini dapat digunakan dalam
situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun.b.
Tahapan berurutan (/ierarchical steps)*ormat ini merupakan pengembangan dari simple steps.
0igunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari "1 langkah dan membutuh kan
in ormasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.c.
2ra$k (graphic)*ormat gra$k ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang
ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).d. 0iagram alir
(3o#charts)*lo#charts merupakan ormat yang biasa digunakan, jika dalamSOP diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak

(kompleks) dan membutuhkan opsi ja#aban (alternati ja#aban) seperti-ja#aban 4ya5 atau
4tidak5, 4lengkap5 atau 4tidak5, 4benar5 atau 4salah5, dsb. Simbol!simbol tersebut memiliki
ungsi yang bersi at khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol
dasar 3o#charts (basic symbols o 3o#charts) yang terdiri dari +simbol, yaitu-".simbol
kapsul'terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.&.Simbol kotak'process,
untuk mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi. .Simbol belah ketupat'decision, untuk
mendiskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.+.Simbol anak panah'arro#, untuk
mendiskripsikan arah kegiatan (alur proses kegiatan).6.Simbol segi lima'o7!page connector,
untuk mendiskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.*ormat standrad operating
prosedure dalam bentuk 3o#charts terdiri dari &jenis yaitu-".8inear 3o#charts (diagram alir
linier)9iri utama dari ormat linear 3o#charts ini adalah unsur kegiatanyang disatukan, yaitu-
unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat
didalam simbol yang dipakai.&. ranching 3o#charts (diagram alir bercabang). *ormat
ranching *lo#charts memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom!kolom
yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol
yang dihubungkan secara bercabang!cabang.&.Simbol!simbol dalam prosedur kerja a.
jenis!jenis simbol " . 8 i n g k a r a n b e s a r ( O ) & . b e l a h k e t u p a t .segi empat bujur
sangkar+ . s e g i t i g a t e r b a l i k 6.segi tiga ganda terbalik : . l i n g k a r a n k e c i l ; . a n a k
panah

b. egunaan Simbol!simbol dalam prosedur".jenis!jenis pekerjaan, tahap!tahap,
gerakan!gerakan, dan bagian!bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
bidang tugas.&.<aktu rata!rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis
pekerjaan dan #aktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan
tersebut. .Persyaratan kecakapan dan keterampilan pega#ai yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan pekerjaan dengan sebaik!baiknya.+.Peralatan dan asilitas kerja yang diperlukan
untuk dapat mengerjakan pekerjaan.6.=umlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang
tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat e%aluasi kerja pega#ai.:.Apakah peralatan,
asilitas, dan tenaga kerja telah diman aatkan sesuai dengan kapasitas yang
semestinya.;. emacetan!kemacetan yang paling banyak terjadi.

C. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
".berdasarka si at kegiatan.a. SOP teknisciri!ciri SOP teknis-

pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau jabatan meskipun dengan
pemangku yang lebih dari satu.

erisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan
kegiatan.b. SOP administrati ciri!ciri administrati -

Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur ataulebih dari satu jabatan dan bukan
merupakan satu kesatuan yangtunggal.

erisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah!langkah pelaksanaan kegiatan yang bersi at
maokro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan
.
D.AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE
Asas!asas penyusunan standard operating prosedue-

asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah dibakukan sehingga
dapat menjadi acuan

 Job Board
 About
 Press
 Blog
 People
 Papers
 Terms
 Privacy
 Copyright

We're Hiring!

 Help Center

 Find new research papers in:
 Physics
 Chemistry
 Biology
 Health Sciences
 Ecology
 Earth Sciences
 Cognitive Science
 Mathematics
 Computer Science

Academia © 2016

 Upload
 Login
 Signup


 Home
 Technology
 Education
 More Topics

 For Uploaders
 Collect Leads

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Auditor at Perwakilan BPKP Provinsi Kepulauan Riau Follow Published on Jul 9. 2012 .7 of 34 Pedoman Penyusunan SOP 82.651 views       Kencana Bayu Aji .

.. pak. teacher at SMK at Prudential Assurance sangat bermanfaat.... izin copas ya pak. thanks 9 months ago  . 2 months ago  arif harianto .. 8 Comments 39 Likes Statistics Notes  mila susilawatisy .. -- pak boleh saya minta file nya? 1 month ago  Deddi Martindra izin sedot..

Pedoman ini di tetapkan sebagai acuan bagi K/L/ Pemerintah Daerah untuk menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan K/L/Pemda masing-masing. TEKNIS PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN PENDAHULUAN DASAR HUKUM PermenPAN Nomor: PER/21/M. 21 Maret 2012 4. SASARAN Setiap K/L/Pemda memiliki SOP Administrasi Pemerintahan sampai unit terkecil. 1 year ago Show More Pedoman Penyusunan SOP 1. bagaimana dan kapan harus dilakukan. 3. 21 Maret 2012 2. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. Semoga mendatangkan inspirasi bagi yang lain. dimana dan oleh siapa dilakukan. lenaleni slamat siang mohon dikirimkan contoh susunan dok HPK 10 months ago  olly01052707 Terimakasih atas sharingnya yang bermanfaat. merumuskan. 3. mengembangkan. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas. Peningkatan kualitas pelayanan publik. 4. 1.Rabu. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan. memonitor dan mengevalusi SOP Administrasi Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing K/L/Pemda. URAIAN UMUM SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN PENGERTIAN SOP Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi .PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. efisien dan akuntabel dalam rangka perbaikan kinerja manajemen pemerintahan/kualitas pelayanan publik adalah dengan memperbaiki proses penyelenggaran administrasi pemerintahan melalui penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. 2.Rabu. TUJUAN Memberikan pedoman bagi bagi seluruh K/L/Pemerintah Daerah dalam mengidentifikasi. menyusun. LATAR BELAKANG Salah satu aspek penting untuk mewujudkan birokrasi yang efektif. MANFAAT SOP 1.Rabu. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan. 4. Penyempurnaan prosese penyelenggaraan pemerintahan. 2. Mohon ijin juga untuk bisa mempelajari isinya. 21 Maret 2012 3.

21 Maret 2012 6. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. 14. 21 Maret 2012 8. 2. 21 Maret 2012 14. 8. Komitmen.Rabu. 4. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. 12. Kepatuhan hukum.4. 4. Konsisten. 6.Rabu. Mengikat. Diagram Alir (Flowcharts) Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.Rabu. Dinamis. 7. PRINSIP PELAKSANAAN SOP 1.langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci. 5. lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail. 21 Maret 2012 9. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. Penjelasan singkat penggunaanRabu. 2.Rabu. 21 Maret 2012 5. 10. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan- kemungkinan variasi lain. 21 Maret 2012 10. Keterukuran. Seluruh unsur memiliki peran penting.Rabu. 13. 3. maka format ini dapat dipakai. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai. Langkah sederhana (Simple Steps) Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Kemudahan dan kejelasan.Rabu.Rabu. Perbaikan berkelanjutan. Lembar Pengesahan Dokumen SOP c. 9. Terdokumentasi dengan balk. 11. SOP ADMINISTRATIF SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Grafik (Graphic) Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. JENIS SOP SOP TEKNIS SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Halaman Judul/Cover: 1) Judul 2) Instansi/Satuan Kerja 3) Tahun pembuatan 4) Informasi lain yang diperlukan/alamat instansi b. 6. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. 3. 21 Maret 2012 7. 21 Maret 2012 . SIMBOL SOP/FLOWCHART Terminator: Melambangkan dimulainya suatu prosedur Process: Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur Decision: Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak Arrow: Melambangkan arah prosedur Off-page Melambangkan koneksi connector perpindahan halamanRabu.Rabu. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani). 10. manajemen. IDENTITAS SOP a. akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan Dalam hierarchical langkah. 21 Maret 2012 13. 21 Maret 2012 12. Daftar isi. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. sehingga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 8. Kepastian hukum.Rabu. d. Keselarasan. 7. 7. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Efisiensi dan efektivitas. RUANG LINGKUP SOP SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintahan. 3. 9. 2. 5. 6. ANATOMI SOP 1. 5. 6. 5. 8. PRINSIP SOP PRINSIP PENYUSUNAN SOP 1. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang. FORMAT SOP 1. 21 Maret 2012 11.

Tanggal efektif. nomor prosedur kerja yang di SOP-kan. PENULISAN SOP Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan SOP.Efisiensi dan efektivitas.Output.15. Identifikasi informasi dapat dilakukan dengan teknik pengumpulan data seperti brainstorming. memonitor dan melakukan evaluasi. 21 Maret 2012 22. 21 Maret 2012 21. . PENGEMBANGAN SOP Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut: 1.penyempurnaan. 2. f. mengumpulkan data. Peran pimpinan puncak akan sangat menentukan dalam hal ini. b. B.Rabu. Satuan kerja/unit kerja. 21 Maret 2012 20. melakukan sosialisasi. Aktivitas. focus group discussion. b. 21 Maret 2012 16. g. menyajikan hasil-hasil pengembangan mereka kepada pimpinan SOP. j.Rabu. PENGUMPULAN INFORMASI DAN INDENTIFIKASI ALTERNATIF Tim dalam mengembangkan SOP setelah melakukan penilaian kebutuhan (need assessment) adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP. 23.pimpinan unit mengetahui hal ini. e. d.Rabu. melakukan pengembangan.3. mengawal penerapan. Tanggal pembuatan. Nomor. Nomor.Rabu. SOSIALISASI SOP KE SELURUH UNIT Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan. nama prosedur kerja yang di SOP-kan. g. melakukan penyempurnaan. tanggal pertama kali SOP dibuat. Peringatan.Keterukuran. LANGKAH TEKNIS PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN A. Keterangan. FLOWCHART a. survey. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang. b. d. antara lain: a. Tipe SOP Sebagaimana dibahas pada bab sebelumnya. k. dan telaahan dokumen. maka seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang bagaimana menyusun SOP. Peralatan dan perlengkapan. MEMBENTUK TIM DAN KELENGKAPAN Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan. 3. Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki SOP. Contoh Format SOP Standar Operasional ProsedurRabu. Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP. 18. 24.Rabu. Pelaksana/aktor. 21 Maret 2012 17. Prinsip-prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam bab sebelumnya dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain. 21 Maret 2012 19. ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF Setelah berbagai informasi terkumpul. Mutu baku berupa: - Kelengkapan. melakukan analisis prosedur. tanggal mulai diberlakukan. h. 21 Maret 2012 18. benchmark.Kemudahan dan kejelasan. 22.Berorientasi pada pengguna/mereka yang dilayani. 20. l.Kepatuhan hukum. e. Petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP ini menjadi panduan bagi anggota tim dalam melaksanakan tugasnya. d. wawancara. LANGKAH TEKNIS PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SIKLUS PENYUSUNAN SOP) Persiapan Penilaian Kebutuhan SOP Monitoring Pengembangan Dan Evaluasi SOP Integrasi SOP Dalam ManajemenRabu. keterkaitan dengan standar kerja yang lain. Dasar hukum. 21 Maret 2012 23. Kualifikasi personel. 21. 2. PENILAIAN KEBUTUHAN SOP Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Keterkaitan. e. 16. i. maka proses ini murni merupakan proses mengidentifikasi kebutuhan SOP. 21 Maret 2012 24. Nama SOP. yaitu: a. C. c. maka pimpinan. h. MEMBERIKAN PELATIHAN BAGI ANGGOTA TIM Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik. c. langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya. f.Waktu . Tanggal revisi. 17. 3. URAIAN SOP a. melakukan uji coba. dan tugas-tugas lainnya.Kepastian hukumRabu. c.Keselarasan. tanggal SOP direvisi. 19. 2. 15. terdapat dua tipe SOP yang dapat . PERSIAPAN PENYUSUNAN SOP 1.Rabu.Dinamis.

21 Maret 2012 29.Rabu. Proses pengujian dan riviu kemungkinan akan memaksa tim untuk kembali pada proses-proses pengumpulan data dan analisis.aspek sebagaimana telah diuraikan di atas. MONITORING DAN EVALUASI Monitoring Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP. dan Kepastian hukum. e. 26. akan sangat memudahkan proses pengesahan.Rabu. Kegiatan SUBAG PROTOKOL TU PIMPINAN SESTAMA/DEPUTI Menerima jadwal dan mengkonfirmasi 1 kehadiran tamu kepada TU Pimpinan Mulai Melapor kepada pimpinan tentang rencana kehadiran tamu 2 Menginstruksikan untuk mempersiapkan segala sesuatunya termasuk menunjuk 3 pejabat pendamping (esel. Format SOP Mengenai format SOP juga telah dibahas pada bab sebelumnya. 21 Maret 2012 27.. karena masih memerlukan informasi- informasi terbaru/tambahan yang sebelumnya tidak terpikirkan sebelumnya. b. Evaluasi. organisasi harus mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik. E. sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring. I/II/III/IV) Menginformasikan penunjukan pejabat . yaitu: Simple steps. digunakan. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen. maka tim harus secara aktif membenkan informasi kemajuan sampai akhirnya informasi mengenai hasil final yang telah diperoleh tim. yaitu technical SOP (Teknis) atau administrative SOP (Administratif). Keselarasan. Prinsip-prinsip penyusunan SOP SOP harus dirumuskan dengan memenuhi prinsip-prinsip sebagaimana diuraikan pada bab sebelumnya. Tingkatan kerincian/detail Jenis pekerjaan akan memberikan pengaruh pada tingkatan kerincian SOP yang akan dibuat. yaitu : Kemudahan dan kejelasan. maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif. Dengan adanya SOP ini. 4. 28. sebagaimana diuraikan sebelumnyaRabu. Evaluasi SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif. Keterlibatan pimpinan dalam membenkan arahan kepada tim sejak permulaan tim dibentuk. PENGESAHAN SOP Proses pengesahan dokumen SOP. karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada.Rabu. PENGUJIAN DAN RIVIU SOP Untuk memperoleh SOP yang memenuhi aspek. Anatomi SOP dan pendokumentasian SOP. Dinamis. 25. 29. 21 Maret 2012 30. INTEGRASI (PENERAPAN) SOP Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya pada siklus SOP setelah pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan SOP dimana secara formal ditetapkan oleh pihak pimpinan organisasi. Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan prosedur- prosedur keseharian oleh organisasi. Efisiensi dan efektivitas. 5. FLOWCHART PENERIMAAN DAN PELAYANAN TAMU PIMPINAN Pelaksana No. Hierarchical steps. Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik. D.Rabu. 21 Maret 2012 31. c. 21 Maret 2012 26. dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayanl). 21 Maret 2012 28. Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang berlaku.Rabu. dan Flowcharts. 31. Keterukuran. Graphic. Kepatuhan hukum. Efektivitas kerja tim sangat tergantung dari tingkat keterlibatan pimpinan. Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP adalah memonitor sampai sejauhmana setiap pelaksana menguasai SOP yang telah ditetapkan. 21 Maret 2012 25. 27. d. Jika keterlibatan pimpinan sangat terbatas. 30. merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan K/L/Pemda. SOP yang dirumuskan oleh tim SOP harus melalui tahapan pengujian dan riviu.Rabu.

34. jika tidak maka dikembalikan kepada PPK Y Meneruskan Disposisi Biro Umum 5 kepada Bagian RTP 6 Menerima Kendaraan Kedinasan Selesai Rabu. 6 Mengkonfirmasi kedatangan tamu kepada TU pimpinan Melapor kepada pimpinan tentang kehadiran tamu 7 Menuju ruang yang disiapkan dan menerima 8 tamu SelesaiRabu. FLOWCHART PERMOHONAN SPPD Pelaksana No. Suku Cadang. 32. jika Y T 2 disetujui maka Bag RTP melaksanakan pelayanan kendaraan. 21 Maret 2012 33. Kegiatan Unit Pengguna Bagian RTP PPK Biro Umum Mengajukan permintaan BBM. Kegiatan Unit Pengguna PPK Bagian RTP Mengajukan permintaan SPPD kepada Mulai 1 PPK Tidak 2 Menindaklanjuti permintaan SPPD Ya Menerima dan Menindaklanjuti 3 Permintaan Dari PPK Ya Tidak 4 Menyetujui SPPD 5 Melaksanakan SPPD Menyerahkan Laporan 6 Pertanggungjawaban SPPD kepada PPK Menerima Laporan Selesai 7 Pertanggungjawaban SPPDRabu. Rabu. I/II/III/IV) 4 Menghubungi pejabat pendamping (esel. 21 Maret 2012 32. FLOWCHART PELAYANAN KENDARAAN OPERASIONAL KEDINASAN Pelaksana No. 33. jika tidak maka Y dikembalikan kepada unit pengguna Menyetujui Usulan rencana T perbaikan/pemeliharaan/perbaikan 4 kendaraan. 21 Maret 2012 Recommended  Solving Business Problems  Management Tips . Perbaikan dan 1 Pemakaian Kendaraan Operasional Mulai Dinas kepada Kabag RTP Menerima dan Menindaklanjuti Permintaan dari Unit Pengguna. jika tidak maka diteruskan ke PPK T Menyetujui Usulan rencana perbaikan/pemeliharaan/perbaikan 3 kendaraan. I/II/III/IV) dan mempersiapkan ruang 5 pertemuan/bahan pertemuan dan konsumsi Menunggu dan mempersilahkan tamu menuju ruangan yang telah disiapkan. 21 Maret 2012 34. pendamping (esel. Service.

 Excel 2013 Essential Training  Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) Sesuai KPI (SOP Base on KPI) M. Rojana Hamdan  Membuat SOP (Standard Operating Procedure) andhi dian .

 standar operasional prosedur I SOP Haliamsah Purba  Modul sop Suripto  Contoh SOP Marketing Perusahaan .

Alim Mahdi  Contoh/Template JOB DESC dalam Perusahaan Shobrie Hardhi.  Contoh KPI Individu. SE. CFA. CLA. CPHR. Rapor Prestasi Kerja BusinessBuddy Int  English  Espanol  Portugues  Français  Deutsche . CPTr.

 About  Dev & API  Blog  Terms  Privacy  Copyright  Support      LinkedIn Corporation © 2016 .

MAP PROGRAM Widyaiswara Muda DIKLAT ARTIKEL / JURNAL ABSTRAK SOP (Standar Operasional Prosedur) mempunyai padanan kata.Rabu. 20 April 2016 HOME PRODUK PERUNDANGAN PROFIL KONTAK KAMI BUKU TAMU GALERI LINK TERKAIT SITEMAP PERKEMBANGAN DAN PENERAPAN SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR) DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN PROFIL Oleh : ZARKANI. Pelayanan Publik. yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan Khutbah penerima pelayanan. S. serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian tugas. Simbol-simbol. merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu proses tertentu dalam SOP. yaitu Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama BERITA lainnya yang menunjukan adanya tahapan secara jelas dan pasti. Produk/Output adalah hasil yang diperoleh dari jenis pelayanan yang dikerjakan oleh .Ag.

maupun rincian biaya pelayanan. yaitu : SOP ditulis secara jelas. asas kepastian. efisien dan ekonomis pada seluruh proses penyelenggaraan . sederhana dan tidak berbelit-belit. Langkah-langkah pengujian dan reviu dilakukan. SOP menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu. Tipe dan Format SOP. asas kecepatan dan kelancaran. Peta Situs Aspek dalam penyusunan SOP. adalah tipe dan format SOP. SOP dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan. penulisan SOP. asas keseimbangan. Pengembangan. hasil kerja yang tepat dan akurat. SOP memberikan kejelasan kapan dan siapa yang Situs Terkait harus melaksanakan kegiatan. ssas keamanan. analisis dan pemilihan alternatif. pengumpulan informasi. Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi. Widyaiswara Asas-asas Penyusunan SOP. pengujian dan reviu SOP dan pengesahan SOP. SOP mudah dirumuskan dan menyesuaikan dengan kebutuhan perkembangan kebijakan yang berlaku. dan ssas keterbukaan Perpustakaan Prinsip-prinsip Penyusunan SOP. Prosedur Tetap. Arsip Pengembangan SOP meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu: pembentukan tim. yaitu asas pembekuan. suatu satuan organisasi/kerja baik berupa barang maupun jasa Prosedur Galeri Diklat Tetap (Protap) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh organisasi Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan. Langkah Prosedur Penyusunan SOP. BAB I PENDAHULUAN A. asas pertanggung jawaban. Latar Belakang Masalah Standard Operating Procedures (SOP) adalah salah satu aspek penting yang perlu dibuat dalam rangka mewujudkan Birokrasi yang memiliki kriteria efektif. Asas dan Prinsif SOP. Penerapan. Kata Kunci : Standar Operasional Prosedur. identifikasi prosedur dan alternatifnya. asas keterikatan. pengintegrasian SOP. Simulasi/Ujicoba terhadap SOP dan Penyempurnaan SOP.

Dalam persepsi umum reformasi birokrasi bertujuan tidak lain adalah untuk melakukan perbaikan atas kualitas pelayanan publik. akan dapat ditemui akar permasalahan dari penyebabnya. Padahal semenjak tahun 1998. berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari. dengan demikian secara perlahan dan sedikit demi sedikit kualitas pelayanan kepada publik akan menjadi semakin lebih baik dan dapat mengurangi kekecewaan masyarakat sebagaimana yang terjadi selama ini. sehingga akan lebih mencerminkan birokrasi yang mampu menjalankan fungsi pemerintahan sesuai dengan kriteria dan uraian tugas yang dimiliki oleh masing-masing unit kerja. Secara Operasional untuk mewujudkan birokrasi yang efektif. Keinginan Pemimpin tiap-tiap instansi untuk melakukan Reformasi Birokrasi secara menyeluruh sudah menjadi tekad dan komitmen bersama. Diterapkannya Standard Operating Procedures untuk masing-masing Satuan Unit Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di beberapa propinsi adalah agar penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. pemerintah telah mencanangkan . sebagaimana yang telah digariskan dan diatur dalam peraturan yang berlaku. atau kalaupun terjadi penyimpangan. Masing-masing unit kerja mempunyai tugas pokok dan fungsi serta tanggung jawab yang berbeda. dengan tujuan untuk lebih meningkatkan pemberian pelayanan yang lebih baik terhadap masyarakat sebagai pengguna jasa. efisien dan ekonomis tidak lain adalah memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan.administrasi pemerintahan.

Penerapan prinsip kepemerintahan yang baik diharapkan mampu mendorong terbentuk dan terselenggaranya pemerintahan yang efektif. Ruang lingkupnya. penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik. Bagaimana Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran ? . ada beberapa permasalahan yang penulis dapatkan dalam konteknya dengan judul “Pengembangan dan Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran”. efisien dan terbangunnya semangat profesionalisme dikalangan aparatur pemerintah. sehingga karya tulis ini penulis beri judul dengan: “PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN” B. Rumusan permasalahan tersebut adalah sebagai berikut : 1. dimana kekecewaan yang terjadi di masyarakat bukannya berkurang. melainkan semakin memperburuk citra para abdi negara dan abdi masyarakat Bertolak dari itulah maka dalam penulisan karya tulis ilmiah ini penulis menuangkan pemikiran menggali tentang pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur). Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan. Akan tetapi kondisi riil yang terjadi di lapangan malahan sebaliknya. Tipe dan Formatnya serta Dokumen dari SOP itu sendiri. Bagaimana Pengembangan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran ? 2.

Pengertian SOP . D. efisien. 3. 2. Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui Penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran 3. Untuk mengetahui Pengembangan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran. BAB II LANDASAN TEORI A. efektif. Metode Penulisan Dari banyak metode yang penulis ketahui. Untuk mengetahui Langkah-langkah dalam Penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran. Pengertian SOP dan Ruang Lingkupnya 1. Penulis menggunakan metode ini karena jauh lebih praktis. penulis menggunakan metode kepustakaan. serta sangat mudah untuk mencari bahan dan data – data tentang topik ataupun materi yang penulis gunakan untuk karya tulis ini. Bagaimana Langkah-langkah penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam Manajemen Perkantoran ? C.

Produk/Output adalah hasil yang diperoleh dari jenis pelayanan yang dikerjakan oleh suatu satuan organisasi/kerja baik berupa barang maupun jasa SOP atau Prosedur Tetap (Protap) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh Kementerian Agama 2. Pelayanan Publik. merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu proses tertentu dalam SOP. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lainnya. Asas-asas Penyusunan SOP a. Asas Pembekuan. Ada beberapa padanan kata yang memiliki relevansi dengan makna SOP (Standar Operasional Prosedur) ini. sehingga menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti. serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas. yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan Simbol-simbol. yaitu Disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas .

hal ini harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi. menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural g. yaitu Keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas 3. standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya c. prosedur. Asas Keterkaitan. yaitu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum lainnya baik secara langsung ataupun tidak langsung f. sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu . Asas keamanan. Asas keterbukaan. bentuk. b. tepat sasaran. yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas h. Prinsif-Prinsif Penyusunan SOP a. Asas kecepatan dan kelancaran. Asas Keseimbangan. SOP harus ditulis secara jelas. yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama d. yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Asas pertanggung jawaban. yakni Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama e. Asas Kepastian.

SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan B. Tipe dan Format SOP (Standar Operasional Prosedur) 1. Teknis Adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan: 1) Pelaksana prosedur (aktor) bersifat tunggal. hasil kerja yang tepat dan akurat. 2) Berisi cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan SOP ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan . Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. maupun rincian biaya pelayanan dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan c. Tipe SOP (Standar Operasional Prosedur) a. b. berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai d. yaitu satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan. SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku e. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu.

antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana. Dalam penyelenggaraan pemerintahan. dokumentasi. SOP ini dapat diterapkan pada pekerjaan yang menyangkut urusan keseretariatan (administrative pada unit-unit pendukung (supporting units) dan urusan teknis (substantif) pada unit-unit teknis (operating units). SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan : 1) Pelaksana prosedur (aktor) berjumlah banyak (lebih dari satu orang) dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal. keuangan (auditing). 2) Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan. jenis SOP administratif melingkupi pekerjaan yang bersifat makro dan mikro. administrasi. dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal (tim. pelayanan kepada masyarakat. korespondensi. panitia). Yang dimaksud dengan SOP administratif makro adalah SOP administrasi yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat . dan kepegawaian b. kearsipan. Administratif Adalah standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan yang bersifat administrative. yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau pekerjaan yang melibatkan banyak orang.

Penulisan aktor dalam SOP Administrasi Pemerintahan ini dipisahkan dari aktivitas (kegiatan-kegiatan). mikro yang berisi langkah-langkah pekerjaan yang lebih rinci. mengirim . Oleh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit. mengumpulkan bahan rapat. Format SOP Format yang dipergunakan dalam SOP Administrasi Pemerintahan hanya format diagram alir bercabang (branching flowcharts) tidak ada format lainnya yang dipakai. mendokumentasikan surat pengaduan. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian Agama memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: menulis laporan. sedangkan SOP administrasi yang bersifat mikro adalah SOP administrasi yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan aktivitas 2. kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan. Oleh karena itu untuk menghindari repetisi (pengulangan) yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan aktor pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom aktor tersendiri.

surat undangan kepada peserta. mengarsipkan dokumen. Arah kertas (paper orientation) penulisan tegak (portrait) c. ketepatan. Penulisan aktor tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan matriks flowcharts. waktu penyelesaian. SOP yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar . Untuk setiap aktivitas yang dimuat dalam SOP. SOP Administrasi Pemerintahan yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi disamping matriks flowcharts yang berisi nomor. mengingat setiap prosedur harus memiliki kepastian dalam penyelesaian outputnya dilihat dari kriteria-kriteria sebagaimana disebutkan di atas. mutu baku dan keterangan Format Penulisan SOP : a. dan kesesuaian dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku. dan kriteria lainnya. Jenis huruf adalah Arial dengan ukuran disesuaikan Dokumentasi SOP harus dibuat baik dalam bentuk softcopy. menandatangani draft surat net (konsep final). dilengkapi dengan data identitas. pemuatan standar-standar mutu ini sangat panting. meneliti berkas. Penulisan SOP pada kertas berukuran A4 (210 x 297 mm) b. maupun dalam bentuk hardcopy SOP yang telah disusun perlu dilengkapi dengan standar-standar mutu. aktivitas (kegiatan) dan flowcharts. kelengkapan. baik dilihat dan sisi output yang dihasilkan.

Keputusan Menteri Agama yang termuat dokumen merupakan bentuk kekuatan hukum pada dokumen SOP 2. memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan 4. dan Definisi/Pengertian-pengertian Umum. diantaranya adalah : 1. Dokumen SOP Beberapa hal yang berkaitan dengan dokumen dalam pembuatan SOP. Isi dari bagian penjelasan ini antara lain: Ruang Lingkup. dokumen SOP memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Penjelasan singkat penggunaan. Sebagai sebuah dokumen yang menjadi pedoman. sarana dan prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedur- prosedur yang distandarkan. memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat. Prosedur-prosedur Sebagai bagian dari dokumen SOP. sebaiknya SOP dibagi ke dalam jenis . Ketersediaan sarana dan prasarana yang dipersyaratkan dapat mengganggu konsistensi prosedur dan pelayanan. Penetapan SOP Sebagai Contoh SOP pada Kementerian Agama. Ringkasan. menjelaskan tujuan dibuatnya prosedur dan kebutuhan organisasi. C. Daftar Isi Dokumen Daftar isi dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi yang diperlukan dalam dokumen SOP terkait 3.

BAB III PEMBAHASAN A. Pengembangan SOP meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu: pembentukan tim. harus ditetapkan dalam suatu keputusan yang diatur berdasarkan satuan organisasi dan UPT. sesuai dengan kebutuhan satuan organisasi/kerja Dokumen SOP sebagai sebuah pedoman pelaksanaan kegiatan yang mengikat seluruh unsur yang ada di setiap satuan organisasi/kerja dan UPT. maka pengembangan SOP bukan kegiatan yang langsung jadi (instan). yaitu: 1. Pengembangan SOP dalam Manajemen Perkantoran standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi. Perguruan Tinggi Agama Negeri. Sekretaris Jenderal Sekretaris Jenderal atas nama Menteri Agama menetapkan SOP Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi. tertentu. dan Lajnah. Balai. identifikasi prosedur dan . pengumpulan informasi. Menteri Agama Menteri Agama menetapkan SOP unit eselon I kantor pusat Kementerian Agama. tetapi memerlukan peninjauan berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan reliable. 2.

Pengembangan SOP dilaksanakan dengan membentuk tim yang secara khusus menanganinya. penulisan SOP. Jika identifikasi berbagai informasi yang akan dikumpulkan sudah diperoleh. Tim pengembangan SOP dibentuk dari orang- orang yang berada dalam satuan organisasi/kerja mulai dari tingkat eselon I sampai dengan eselon III. Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulan informasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan SOP. seperti melalui brainstorming. Secara operasional. Langkah pertama yang harus dilakukan oleh tim dalam mengembangkan SOP.alternatifnya. sehingga akan memudahkan proses pengembangan SOP dimaksud. analisis dan pemilihan alternatif. Satuan organisasi/kerja dapat melibatkan tenaga yang mumpuni sehingga bisa menghasilkan SOP yang optimal. pengujian dan reviu SOP dan pengesahan SOP. adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP. dapat dipisahkan mana informasi yang dicari dari sumber primer dan mana yang dicari dari sumber sekunder. focus . maka selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan datanya. Identifikasi informasi yang akan dicari. tim harus secara aktif memberikan informasi mengenai kemajuan penyusunan dari awal kegiatan hingga akhir sampai memperoleh hasil final. setelah mereka memperoleh penguatan internal. Oleh karena itu. pengintegrasian SOP. efektivitas kerja tim sangat tergantung dari tingkat keterlibatan pimpinan satuan organisasi/kerja dalam memberikan arahan sejak permulaan tim dibentuk.

Penulisan SOP minimal memuat uraian prosedur.group discussion. interview. bahkan tim terkadang harus kembali mengumpulkan informasi yang dirasakan kurang. mengidentifikasi dan menetapkan alternatif. Proses analisis ini akan menghasilkan prosedur-prosedur yang telah dipilih. Rujukan dalam menentukan alternatif mana yang dipilih antara lain meliputi aspek-aspek: kelayakan. langkah selanjutnya adalah menyusun SOP. Pada proses penulisan ini. sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul informasinya Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif- alternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya. untuk memperoleh prosedur yang baik. Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP. efisiensi dan efektivitas. Setelah berbagai alternatif prosedur dipilih. atau prosedur-prosedur yang belum ada sama sekali/baru. adalah tipe dan format SOP. pembuatan prosedur-prosedur yang sudah ada namun belum distandarkan. berorientasi pada pihak yang dilayani. dan kelayakan politis. Teknik mana yang akan digunakan. survey. melakukan analisis. benchmarking. telaahan dokumen dan lainnya. selanjutnya dapat dipilih alternatif mana yang dipandang dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Dengan membandingkan berbagai alternatif melalui keuntungan dan kerugian yang kemungkinan terjadi jika diterapkan. kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan. syarat- . baik berupa penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada sebelumnya. implementasi.

dan tidak saling bertentangan yang akan menghambat prosedur itu sendiri SOP yang telah dirumuskan oleh tim harus melalui tahapan pengujian yang dilakukan melalui penerapan langsung pada unit pengguna atau pelaksana prosedur. tim harus kembali mengumpulkan informasi yang dirasakan kurang. SOP yang telah disusun perlu diintegrasikan ke dalam sebuah dokumen yang nantinya akan menjadi panduan dalam pelaksanaan prosedur- prosedur pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ataupun penyelenggaraan pelayanan. Penyempurnaan SOP . dan gambar sehingga mudah dipahami. melakukan analisis. syarat kelengkapan. Apalagi jika merupakan sebuah prosedur baru. Proses pengujian bertujuan untuk mendapatkan informasi-informasi lebih lanjut yang belum ditampung dalam prosedur atau yang diperlukan oleh Tim sebagai bentuk reviu atas SOP. Untuk memperoleh prosedur yang baik. Penyusunan SOP bukan hal yang mudah. Penyiapan dokumen SOP yang sudah diintegrasikan b. Simulasi/Ujicoba terhadap SOP c. dan menetapkan alternative. Langkah-langkah pengujian dan reviu dilakukan sebagai berikut: a. harus diselaraskan sehingga terwujud kosistensi. Pengintegrasian dilakukan karena satu prosedur dengan prosedur lainnya yang saling berkaitan. yang harus mempertimbangkan berbagai unsur sehingga prosedur yang ditulis benar-benar memenuhi kriteria. dan keseragaman antara satu dengan yang lain. mengidentifikasi.

SOP yang sudah diuji dan direviu disampaikan kepada pimpinan satuan kerja/organisasi untuk mendapatkan pengesahan. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan . Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial. Penerapan SOP dalam Manajemen Perkantoran Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi. proses review secara berkelanjutan tetap dilakukan agar diperoleh SOP yang benar-benar efisien dan efektif. Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat diwujudkan yaitu: 1. Proses pengujian dapat dilakukan berulang kali hingga dihasilkan rumusan yang benar-benar sesuai. meliputi penelitian dan evaluasi terhadap prosedur yang distandarkan. 3. SOP yang akan disahkan harus memuat ringkasan eksekutif untuk membantu pimpinan memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan perubahannya. 2. B. Meskipun SOP telah disahkan oleh pimpinan. Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan.

mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul. hingga monitoring dan evaluasi SOP (SOP Monitoring and Evaluation) dan jika dari hasil evaluasi perlu dilakukan penyempurnaan ataupun pembuatan SOP yang baru. pengembangan SOP (SOP Development). Langkah-langkah dalam Penyusunan SOP Prosedur penyusunan SOP merupakan sebuah siklus. penerapan SOP (SOP Implementation). Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. 4. yang dimulai dari penilaian kebutuhan SOP (SOP Need Assessment). maka proses dimulai kembali dari tahapan penilaian kebutuhan SOP 1. Penilaian Kebutuhan SOP Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP. maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Berbagai masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam melakukan evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan. A. Bagi organisasi . akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP). dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja.

tugas dan fungsi yang diemban. Aspek yang mempengaruhi penilaian kebutuhan Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan penilaian kebutuhan. Penilaian kebutuhan akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup. Faktor-faktor eksternal meliputi antara lain: tuntutan dan keinginan pengguna . Ruang lingkup akan berkaitan dengan tugas mana yang prosedur operasionalnya akan menjadi target untuk distandarkan. sarana dan prasarana yang dibutuhkan. dan jenis layanan yang dilaksanakan. Jumlah akan berkaitan dengan berapa banyak SOP yang akan dibuat sesuai dengan tingkatan urgensinya 2. yaitu: a. Jenis akan berkaitan dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk diterapkan. jenis. jumlah SDM. Faktor- faktor internal antara lain: struktur organisasi. baik yang bersifat internal maupun eksternal. yang sama sekali belum memiliki SOP. Lingkungan Operasional Semakin besar organisasi. dan jumlah SOP yang dibutuhkan. semakin luas ruang lingkup penilaian kebutuhan. Tujuan Penilaian Kebutuhan Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui tingkat kebutuhan suatu organisasi dalam mengembangkan SOP yang dimilikinya. maka proses ini merupakan proses identifikasi SOP yang dibutuhkan a.

SOP juga harus berubah karena perubahan-perubahan pada sarana dan prasarana dan perkembangan teknologi informasi 3. Komitmen mulai dari penyediaan berbagai sumber daya . Menciptakan Komitmen Pimpinan Penyusunan SOP memerlukan komitmen yang kuat dari semua unsur pimpinan organisasi. mau menerima dan melakukan perubahan. hubungan antar organisasi dengan berbagai pihak baik dalam maupun luar negeri. Langkah-langkah penilaian kebutuhan a. dan berbagai bentuk jaringan kerja. Pimpinan sebagai aktor perubahan (agent of change) yang akan menjadi panutan bagi seluruh pegawai yang menjadi bawahannya. Komitmen tersebut sangat penting bagi kelancaran dan keberhasilan penyusunan. memiliki ketegasan. mulai dari undang-undang. Peraturan Perundang-undangan Keberadaan Peraturan perundang-undangan mempengaruhi penyusunan SOP. b. Kebutuhan Organisasi dan Stakeholdersnya Penilaian kebutuhan organisasi dan stakeholders berkaitan erat dengan skala prioritas terhadap prosedur-prosedur yang harus distandarkan. serta desakan stakeholders yang menginginkan perubahan kualitas layanan. layanan. karena perubahan struktur organisasi dan tugas dan fungsi. dan turunannya sampai kepada peraturan/keputusan menteri c.

petunjuk teknis maupun dokumen-dokumen internal organisasi yang memberikan pengaruh terhadap proses organisasi. Mempelajari aspek lingkungan operasional. harus dilakukan penyempurnaan secara berkesinambungan. tempat pertemuan. c. Oleh karena itu membuat rencana tindak akan sangat membantu dalam menjaga komitmen kerja. Satuan Organisasi/kerja yang telah memiliki SOP. dll). terutama terhadap hal yang tidak relevan dari SOP tersebut. b. b. serta pembagian tugas siapa melakukan apa. serta membantu untuk fokus pada apa yang ingin dicapai dari proses ini. Satuan Organisasi/kerja yang belum memiliki SOP. 2. penilaian kebutuhan dimulai dengan: a. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi sebuah proses yang cukup padat dan memakan waktu yang relatif lama. Proses akan menghasilkan kebutuhan sementara mengenai SOP . Melakukan penilaian kebutuhan 1. waktu. b. menunjukkan akuntabilitas kerja. dimulai dari: a. yang dibutuhkan (personil. Melihat kembali informasi yang diperoleh dari hasil evaluasi. peraturan perundang- undangan. Oleh karena itu perlu disusun sebuah rencana dan target yang jelas. Melakukan identifikasi terhadap kegiatan yang belum tercakup SOP baik karena perubahan struktur maupun karena terlewatkan.

dan Keterkaitan dengan prosedur lainnya e. Berdasarkan hasil penilaian di atas dibuat daftar SOP yang akan disusun maupun yang akan disempurnakan. direvisi. Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan. apa yang perlu dibuat. Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan. . baik secara internal maupun eksternal. d. Tahapan yang lebih mendalam dilakukan dengan melihat kembali pada setiap SOP yang ada. 4. 2. Dampak yang akan terjadi. atau dihilangkan. diganti. f. dan mengidentifikasi bagian-bagian mana saja yang perlu dikembangkan. SOP yang berkaitan dengan hukum dan perundangan harus memiliki prioritas yang tinggi untuk dikembangkan. Tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP. dengan memperhatikan: 1. apabila SOP ini dikembangkan dan diimplementasikan. Melakukan analisis terhadap SOP yang telah ada berdasarkan daftar yang dikembangkan dalam tahapan huruf d. Dokumen memuat: 1) Hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang didapatkan dari proses penilaian kebutuhan ini. Keterkaitan dengan pelayanan kepada masyarakat/stakeholders. Keterkaitan dengan tugas dan fungsi. Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP. 3. harus membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian kebutuhan SOP.

tapi memerlukan peninjauan berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan reliable. penulisan SOP. perubahan. 3) Membuat alasan yang rasional untuk setiap pengembangan. pengumpulan informasi. penggantian. Secara operasional. Kesimpulan Sebagai standar yang dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi. 2) Penjelasan berbagai prioritas yang harus dilakukan segera dengan mempertimbangkan kemampuan organisasi. sehingga akan memudahkan proses . baik penambahan. pengintegrasian SOP. Pengembangan SOP meliputi tujuh tahapan proses kegiatan yaitu: pembentukan tim. identifikasi prosedur dan alternatifnya. maupun penghapusan berbagai SOP yang telah ada. analisis dan pemilihan alternatif. pengembangan SOP bukan kegiatan yang langsung jadi (instan). alasan mengapa diperlukan SOP tersebut. BAB IV PENUTUP A. 4) Jika organisasi belum memiliki SOP. pengujian dan reviu SOP dan pengesahan SOP. efektivitas kerja tim sangat tergantung dari tingkat keterlibatan pimpinan satuan organisasi/kerja dalam memberikan arahan sejak permulaan tim dibentuk.

Langkah-langkah pengujian dan reviu dilakukan yaitu Penyiapan dokumen SOP yang sudah diintegrasikan. setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP). Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial. . Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP. Oleh karena itu. maka diharapkan memperhatikan terhadap tipe dan format yang sudah ada. Simulasi/Ujicoba terhadap SOP dan Penyempurnaan SOP. Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi. SARAN Dalam proses pembuatan SOP. Dokumen dan flowchat yang diperlukan dalam penyusunan SOP disusun secara berkesinambungan sehingga tersusun rapi dan mudah untuk diterapkan. B. Proses penerapan harus memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat diwujudkan yaitu: Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan perubahannya. pengembangan SOP dimaksud. adalah tipe dan format SOP. tim harus secara aktif memberikan informasi mengenai kemajuan penyusunan dari awal kegiatan hingga akhir sampai memperoleh hasil final.

Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan. 2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112. Tugas. BAHAN BACAAN 1. 3. 5. dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846). Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61. ©2010 Kementerian Agama Republik Indonesia Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan Halaman ini diproses dalam waktu 0. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara. dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi. dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038).PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.006327 detik . Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M. dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara. 4. Tugas.

menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten .2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak 3.Pengertian SOP1.4.4. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. duplikasi dan inefisiensiFungsi :1. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan. keraguan. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. Memperjelas alur tugas. Uji SOP sebelum dijalankan. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan2. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau timdalam organisasi atau unit kerja.5.Tujuan SOP1.Keuntungan adanya SOP1. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi3.2. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.2. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkansuatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahanadministrasi lainnya.3.5. wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana.Kapan SOP diperlukan1. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapatmempengaruhi lingkungan kerja.