Como organizar e arquivar documentos

gerados na empresa

Você vai entender como ter um método para organizar e arquivar
documentos é um importante instrumento para controlar a
administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu
empreendimento gera documentos que deverão ser conservados
como comprovantes.

Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa,
sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o
arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando
na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

 Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos
 Revelar o que está para ser feito
 Diminuir a duplicidade de trabalho
 Evitar repetições desnecessárias de experiências
 Evitar improvisos e inadequações
 Encontrar bons parceiros e fornecedores
 Avaliar o empreendimento por partes
 Avaliar o empreendimento com um todo
 Transmitir ordens e ensinar como fazer
 Libertá-lo para aproveitar o dinheiro

um amigo conselheiro e gerador de ideias. o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. chega um momento que elas passam a ‘viver’ sozinhas. Onde tudo que é aprendido. algumas delas são. tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado. Como dar vida ao seu arquivo de documentos Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:  As exigências da legislação pública  Organização interna da empresa. Assim como qualquer outro organismo. . também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação. Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória. onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo. será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento. Elas são mesmo! Bom. antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo. Seguindo este raciocínio. Porém.Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões. Portanto.

gerando documentos em comum. A técnica de arquivamento das pastas vazias É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais. Com base nesse raciocínio. mesmo que de início ela fique vazia. que pode ser alfabética ou numérica Tudo muito simples não é mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificação de documentos a sério. Misturando várias técnicas que adquirimos com o tempo. é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento. que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes. sejam eles físicos ou digitais. Tudo que é feito durante o trabalho gera algum tipo documento. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas. É possível fazer essa engenharia reversa. porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatórios. onde cada número pode ser considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo. vou disponibilizar para seu uso a lógica de arquivamento abaixo. É nessa etapa que começamos a fazer a engenharia reversa da empresa. . se não gerar provavelmente alguma coisa está faltando.Os princípios básicos para começar arquivar são:  A classificação dos tipos de documentos  A codificação. descobrindo como ela funciona de trás para frente.

Documento responsável por responder os como. peso.00 – Estratégias de marketing.00 – Plano de negócios. Imprima e cole este índice das pastas do lado de fora do seu arquivo e coloque apenas os números nas pastas.As pastas vazias tornam-se uma técnica para você saber o que falta fazer. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas a produção. os planos estratégicos de pagamento. Onde ficarão guardadas as pesquisas de mercado. endereço.  02. a pasta deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento. etc…  05.00 – Clientes. Dados como preços. precisa ser o primeiro passo em direção aos objetivos do empreendedor. esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso. telefone.  01.00 – Operação. estamos utilizando a codificação numérica e você precisará de um índice descritivo para encontrá-las. os mecanismos criados para comunicação com o público alvo. comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica. custos. o planejamento visual da empresa. Dados como nome. . etc… devem ficar nesta pasta.00 – Produtos. Deve ser arquivado na pasta número 1. onde.  04.  03. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso. garantias. quando e porques da empresa. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio. etc… devem ficar nesta pasta.

processos a favor e contra a empresa. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores. contas a pagar. peças. Se a empresa já está informatizada para isso. Dados como nome. telefone. currículos em perspectiva. junto com suas respectivas notas fiscais. endereço. folha de pagamento de autônomos. registros de programas. 06. etc… Deve-se criar uma pasta para cada coisa. softwares. recibos de .  09.01 para o fluxo de caixa. o prontuários dos funcionários.00 – TI. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta. o fluxo financeiro.00 – Setor jurídico.  08. planejamento de pro-labore. boletos de receitas e despesas.00 – Recursos humanos. pesquisa de antecedentes. documentos de bancos. Criar uma pasta para cada coisa. etc… devem ficar nesta pasta.00 – Fornecedores.01 para notas de hardware e assim por diante. como 08. contratos com empresas de hardware e software.00 – Diretoria e gerentes.  07. regimento interno. a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas. relação de contas vencidas.00 – Financeiro.  11. Para guardar notas fiscais de máquinas. contas a receber. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do empreendedor. créditos a receber vencidos de clientes. Onde devem ser guardados seus respectivos prontuários. como 07. Para guardar o plano de carreira e cargos. contribuições da empresa (INSS)…  10.

luz. férias. honorários do advogado. gerentes. DECA. de despesa de markeging.00 – Brainstorm. livro de inspeção do trabalho. funcionários e clientes. etc… Devem ser arquivados cada um em sua pasta. impostos pagos. ideias de outras reuniões.00 – Custos fixos. leasing do carro. recibos de pagamento do IRPF. outra para Cds de áudio e assim por diante.00 – Arquivo vivo.00 (fornecedores). Simples. água. impostos e arquivo morto.00 – Material de treinamento. diretores. pagamento. Ideias do caderninho pessoal. Controle das notas fiscais já contabilizadas. Aluguel. produção. vale refeição. as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06. honorários do contador. etc…  15. INSS. etc…  13. livro de inventário. Por exemplo. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas e criar ideias com sócios. guias de recolhimento.  14. notas do ativo fixo. Crie uma pasta para vídeos. Uma pasta para cada pessoa. telefone. checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. outra para apostilas.00 – Arquivo morto e impostos. despesas administrativas. vale transporte. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da própria empresa devem ser guardados nesta pasta. condomínio. FGTS. Notas de vendas. etc… A diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas já listadas acima. folha de pagamento. compras. ativo fixo.  12.  16. .

Cartões de visita. conforme você conquistar um fornecedor novo. mas o mostrado aqui hoje é suficiente para os novos empreendedores começarem com o pé direito. parcerias. Lembre-se de anexar junto com os cartões. deverá também criar uma pasta exclusiva. Pode. Durante o dia a empresa recebe muitos papéis. por exemplo.03 . Seriam então 06. coloque nela suas experiências.Possíveis parcerias.01 . Guarde os documentos nesta pasta para análise. Um local seguro para guardar sua agenda e as anotações do caderninho que todo empreendedor antenado tem. Há muito mais para falar sobre o assunto. imprimir os artigos de nosso blog e guardar nelas. documentos e e-mails de propostas comerciais. Mantendo os dados de cada um dos fornecedores em pastas separadas e para a pasta raiz não ficar vazia. palestras.  16.01.02… e assim por diante. . encontros de negócios e outros eventos sociais.  16. Por exemplo. representações. Colecione os cartões de visitas recebidos durante eventos. uma breve descrição de como foi o encontro para você se lembrar das pessoas depois.Agenda e caderninho. etc… Instrua os funcionários a não jogar nada fora. Uma excelente maneira de não deixar escapar uma única idéia sequer.  16. 06. O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção.02 .

Bibliografia: Organização e Técnica Comercial de Sinclayr Luiz e Como Organizar e Dirigir uma empresa de Antonio Carlos de Souza Ramos. (Curso da ADEMPE) .Arquivar documentos vai ficar divertido.