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CIERRE CONTABLE SAP

Manual de operacin del


Usuario

Procesos:
CIERRE CONTABLE
SAP 6.0

Autor: Lic.Henry Clemente

SAP-FI-CO-FM
Cierre de Contabilidad Financiera

Mediante el componente de tareas de cierre, es posible preparar y llevar a cabo las


operaciones necesarias para el cierre del da, del mes y del ejercicio. Para ello, el sistema
ofrece una serie de informes estndar que permite generar evaluaciones y anlisis
directamente a partir de todos los saldos de cuenta contabilizados.

Objetivo
El objetivo primordial es :

Creacin de balances y cuentas de prdidas y ganancias con datos confiables


Documentacin de los datos contables

Descripcin de las tareas :

Para llevar a cabo las tareas de cierre en el libro mayor, primero es necesario realizar las tareas
de cierre en las reas de contabilidad auxiliar que utilice. Entre ellas se encuentran:

Contabilidad de deudores y de acreedores


Contabilidad de inventarios
Contabilidad de activos fijos

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Requisitos

Datos maestros
Previamente ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos
de este escenario.

rea de fabricacin y comercializacin


Datos maestros Valor Seleccin Comentarios
Centro de coste * Todos se requieren todos los
centros de coste
contabilizados
Maestro de * TODOS se requieren todos los
materiales materiales
contabilizados
Cuentas G/L * TODOS se requieren todas las
cuentas

Tabla Resumen de Procesos


Es importante sealar que no todos las transacciones en conjunto aplican para la
empresa en cuestin , es necesario definir cuales son las mas indicadas para llevar a
cabo todos los procesos de cierres indicados.

Proceso para el cierre del da

Etapa del Referenci Condicin Rol de usuario Cdigo de Resultados


proceso a de empresarial transaccin esperados
proceso
externo
Actualizacin Los tipos de Contable de libro S_BCE_68000174 Los nuevos
de tipos de cambio para mayor tipos de
cambio monedas (SAP_NBPR_FINAC cambio estn
extranjeras se C_S) disponibles en
actualizan

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Etapa del Referenci Condicin Rol de usuario Cdigo de Resultados
proceso a de empresarial transaccin esperados
proceso
externo
cada da o el sistema.
cada mes.

Espacios en Lista de Gerente de S_ALR_87012342 Lista de


la asignacin verificacin Finanzas verificacin, si
de nmeros para buscar (SAP_NBPR_FINAC hay espacios
de espacios en C_M) en las listas
documento la asignacin de nmeros
de nmeros de
de documento.
documento
en varios
ledgers.

Nmeros de Lista de Gerente financiero S_ALR_87012341 Lista de


factura verificacin (SAP_NBPR_FINAC verificacin, si
asignados de C_M) hay nmeros
dos veces documentos de factura
asignados duplicados.
ms de una
vez.

Visualizacin Lista de Contable de libro S_ALR_87012289 Hojas de


del diario de verificacin mayor totales, que
documentos de los datos (SAP_NBPR_FINAC indican los
compacto ms C_S) totales del
importantes Debe y el
de los Haber para
documentos cada tipo de
contabiliza- cuenta.
dos.

Proceso Cierre del Mes

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Etapa del Referenci Condicin Rol de usuario Cdigo Resultados
proceso a de empresarial de esperados
proceso transacci
externo n
Actualizacin Los tipos de cambio Contable de libro mayor S_BCE_6 Los nuevos tipos de
de tipos de para monedas (SAP_NBPR_FINACC_ 8000174 cambio estn
cambio extranjeras se S) disponibles en el
actualizan cada da o sistema.
cada mes.

Espacios en Lista de verificacin Contable de libro mayor S_ALR_8 Lista de verificacin,


la asignacin para buscar espacios (SAP_NBPR_FINACC_ 7012342 si hay espacios en las
de nmeros en la asignacin de S) listas de nmeros de
de nmeros de documento.
documento documento en varios
ledgers.

Nmeros de Lista de verificacin Gerente financiero S_ALR_8 Lista de verificacin,


factura de documentos (SAP_NBPR_FINACC_ 7012341 si hay nmeros de
asignados asignados ms de M) factura duplicados.
dos veces una vez.

Abrir y cerrar Cerrar subsistemas Contable de libro mayor S_ALR_8 No se pueden


perodos de activos fijos, (SAP_NBPR_FINACC_ 7003642 efectuar mas
contables deudores y S) (OB52) contabilizaciones de
acreedores de la A/P, A/R, MM o
contabilizacin del activos fijos en el
perodo anterior. Se perodo anterior.
inicia un nuevo Se ha abierto un
perodo contable. nuevo perodo
contable para la
contabilizacin, de
modo que se pueden
procesar las
transacciones.

Indicar Los documentos Gerente financiero FBD1 Se crea un juego de


contabilizacio peridicos del (SAP_NBPR_FINACC_ datos lote input con
nes perodo indicados en M) contabilizaciones
peridicas el sistema se deben para documentos
procesar. peridicos que se
pueden procesar para
contabilizar la
actividad financiera
requerida.

Contabilizaci Los documentos Gerente financiero F.14 Se crea un juego de


n de peridicos del (SAP_NBPR_FINACC_ datos lote input con
contabilizacio perodo indicados en M) contabilizaciones
nes el sistema se deben para documentos
peridicas procesar. peridicos que se
pueden procesar para

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5
Etapa del Referenci Condicin Rol de usuario Cdigo Resultados
proceso a de empresarial de esperados
proceso transacci
externo n
contabilizar la
actividad financiera
requerida.

Ejecucin de Contabilizacin de los Gerente financiero SM35 Se han contabilizado


juego de documentos (SAP_NBPR_FINACC_ los documentos
datos lote peridicos M) contables y
input procesados en el actualizado los
paso anterior. documentos
peridicos con datos
de tratamiento ('next
run on' y 'number of
runs').

Compensaci Cuentas de Contable de libro mayor F.13 Para cuentas EM/RF,


n automtica compensacin (SAP_NBPR_FINACC_ el programa intenta
del proceso EM/RF S) crear un grupo de
especial de documentos que se
cuenta EM/RF puede compensar
desde un grupo de
documentos que no
se puede compensar
mediante la omisin
sucesiva de
documentos.

Anlisis de Anlisis de cuentas Contable de libro mayor F.19 Analiza las cuentas de
cuentas de de compensacin (SAP_NBPR_FINACC_ compensacin
compensaci EM/RF y S) (EM/RF) de entrada
n EM/RF visualizacin del IVA de
de adquisicin de la mercancas/recepcin
CE. de factura.

Compensa- Compensacin de la Contable de libro mayor F.13 La cuenta EM/RF se


cin cuenta EM/RF de (SAP_NBPR_FINACC_ compensa con la
automtica de abonos/cargos S) cantidad correcta del
cuenta EM/RF coincidentes para pedido y del valor una
efectuar ms vez contabilizadas la
fcilmente el anlisis entrada de
de partidas abiertas. mercancas y la
recepcin de factura.
Esto mantiene el
anlisis de la cuenta
EM/RF en un nivel
manejable.

Compensacin Si los documentos no Gerente de acreedores F-44 Documentos de


manual se compensan (SAP_NBPR_AP_CLER contabilidad se
automticamente. Se K_M) compensan
compensa

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6
Etapa del Referenci Condicin Rol de usuario Cdigo Resultados
proceso a de empresarial de esperados
proceso transacci
externo n
manualmente. manualmente.

Contabilizaci Contabilizacin de Contable de libro mayor FB50 Asegrese de que los


n de asientos correcciones en los (SAP_NBPR_FINACC_ registros financieros
de correccin datos financieros S) representan las
actuales, para actividades
representar mejor la empresariales durante
situacin financiera el perodo con la
actual. mayor capacidad
posible.

Revaloriza- Las transacciones de Contable de libro mayor FAGL_FC Las contabilizaciones


cin de moneda extranjera se (SAP_NBPR_FINACC_ _VAL de moneda extranjera
moneda deben valorar en el S) se representarn con
extranjera tipo de cambio actual. valoracin de fecha
actual.

Contabilizaci Informes financieros Gerente financiero FB41


n de cargos (SAP_NBPR_FINACC_
de impuestos M)

Declaracin Informes financieros Gerente financiero S_ALR_8 Declaracin de IVA


de IVA (SAP_NBPR_FINACC_ 7012357
M)

Documentos Informes financieros Contable de libro mayor FAGLF03


comparativos (SAP_NBPR_FINACC_
/ Cifras de S)
movimientos

Cierre del Cerrar el perodo Contable de libro mayor S_ALR_8 No se permiten ms


perodo contable anterior para (SAP_NBPR_FINACC_ 7003642 contabilizaciones G/L
contable que no se pueda S) (OB52) en el perodo anterior.
anterior efectuar ninguna otra
contabilizacin
financiera que
cambiara los
resultados
notificados.

Clculo de Contable de libro mayor F.52 Clculo de intereses


intereses (SAP_NBPR_FINACC_ sobre el saldo
sobre el saldo S)

Visualizacin Lista de los Contable de libro mayor S_ALR_8 Lista de los


del diario de documentos (SAP_NBPR_FINACC_ 7012287 documentos
documentos contabilizados en el S) contabilizados en el
perodo. perodo para la
documentacin.

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7
Etapa del Referenci Condicin Rol de usuario Cdigo Resultados
proceso a de empresarial de esperados
proceso transacci
externo n
Balance Informes financieros Gerente financiero S_ALR_8 Balances contables
contable (SAP_NBPR_FINACC_ 7012284 o Comparacin real/real
M) S_PL0_86 de balances
000028 contables.

Proceso Cierre de Ejercicio

Etapa del Referenci Condicin Rol de usuario Cdigo de Resultados


proceso a de empresarial transacci esperados
proceso n
externo
Creacin del Gerente financiero SCAL Se ha definido el
calendario (SAP_NBPR_FINACC_M) calendario de fbrica
de fbrica para el o los
para el siguientes ejercicios.
nuevo
ejercicio

Arrastre de Arrastre de los Contable de libro mayor F.07 Los saldos de


saldos saldos A/P al nuevo (SAP_NBPR_FINACC_S) acreedor Y deudor se
AP/AR ejercicio. han arrastrado al
nuevo ejercicio.

Arrastre de Contable de libro mayor FAGLGVT Las cuentas de


saldos GL (SAP_NBPR_FINACC_S) R balance tienen saldos
para el nuevo ejercicio
y los saldos de la
cuenta P/L se han
contabilizado en el
arrastre de resultados.

Reagrupa- Contable de libro mayor FAGLF101


cin de (SAP_NBPR_FINACC_S)
crdito con
saldo
deudor/
acreedores
(balance)

Confirma- Contable de Deudores F.17


cin de (SAP_NBPR_AR_CLERK_
saldo de S)
crdito con
saldo deudor

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8
Etapa del Referenci Condicin Rol de usuario Cdigo de Resultados
proceso a de empresarial transacci esperados
proceso n
externo
Confirma- Contable de Acreedores F.18
cin de (SAP_NBPR_AP_CLERK_
saldo de S)
acreedor

Cierre final y Se deben notificar Contable de libro mayor S_ALR_87 Se han liberado los
liberacin de los resultados (SAP_NBPR_FINACC_S) 012284 resultados financieros
informes financieros de la de la empresa.
financieros empresa.

Cierre del No se deben Contable de libro mayor S_ALR_87 No se permiten ms


perodo permitir ms (SAP_NBPR_FINACC_S) 003642 contabilizaciones
contable contabilizaciones (OB52) financieras en el
anterior financieras en el perodo anterior.
perodo anterior,
porque ya se han
liberado los
resultados.

Visualizaci Contable de libro mayor S_ALR_87


n del diario (SAP_NBPR_FINACC_S) 012287
de
documentos

Actualizar Tipos de Cambio:

Una de las Actividades iniciales en las actividades de cierre es actualizar los tipos de cambio:

Finanzas Gestin financieras Libro mayor Entorno Opciones actuales Introducir


tipos de cambio

Transaccin : S_BCE_68000174

Nmeros de Documentos :

Ubicacin mediante reportes de nmeros de documentos que se han asignado ms de una


vez en el Intervalo:

Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro


mayor (Nuevo) Documento General Asignacin nmeros documento discontinua.

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9
Nmeros de Facturas asignados dos veces:

El programa crea una lista que muestra todos los documentos por nmero de cuenta del
acreedor o el deudor, que ocurren repetidamente en un nmero de referencia, es decir que existe
una factura duplicada.

Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro


mayor (Nuevo) Documento General Nmeros de factura asignados doblemente:
Transaccin:S_ALR_87012341

O la siguiente :

Contabilidad principal -> Gestin de informes -> Documentos -> N factura asignados por
duplicado.

Visualizacin del Diario de Documentos

Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro


mayor (Nuevo) Documento General Diario compacto de documentos

Cdigo de transaccin: S_ALR_87012289.

Cierre del Mes:

El ajuste de tipo de cambio se aplica nuevamente para el cierre de mes, como lo indica el la
fase inicial del cierre diario al igual que la verificacin de la duplicidad de los registros
Contables. Finalmente aplicamos propiamente la transaccin para el cierre:

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10
Transaccin OB52

Resultado
No se pueden efectuar mas contabilizaciones A/P, A/R, o MM en el perodo anterior. Para ver un
informe de antigedad del acreedor, utilice la transaccin S_ALR_87012085 o el acceso va
mens Finanzas Gestin Financiera Acreedores Sistema de informacin Informes para
contabilidad acreedores Acreedores partidas..

Para ver un informe de antigedad del deudor, utilice la transaccin S_ALR_87012178 o el


acceso va mens Finanzas Gestin Financiera Deudores Sistema de informacin Informes
para contabilidad deudores Partidas deudores

Registro de Contabilizaciones Peridicas

Con esta opcin puedo definir registros contables que se realizan todos los meses de la misma
manera, estos los puedo agrupar en masas y ahorrar tiempo

Finanzas Gestin financieras Libro mayor Contabilizacin Documentos de referencia


Documento peridico.

Transaccin : FBD1

1. Efecte las entradas siguientes en la pantalla Entrar contab.peridica: Datos cabecera:


Nombre de campo Descripcin Acciones y valores de usuario Comentarios

Sociedad 1000

1 ejecucin el <primer da del mes actual>

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11
Nombre de campo Descripcin Acciones y valores de usuario Comentarios

Ultima ejecucin el <primer da del mes siguiente>

Intervalo en meses <seleccione el intervalo requerido> p. ej., 01

Da de ejecucin <seleccione la fecha requerida> p. ej., 01

Plan de ejecucin

Tomar importes em <Seleccionar>


moneda local

Copiar textos <Seleccionar>

Tomar importe del <Seleccionar>


impuesto en
moneda local

Clase de SA
documento

Moneda MXN

Moneda/T/C

Referencia

Fe.conversin

Texto
cab.documento

Div.interloc.

ClvCT 40

Cuenta <Seleccionar cuenta> p. ej., 635000

In.CME

Cl.Mov.

2. Seleccione Continuar.
3. En la pantalla Entrar contab. Peridica Aadir Posicin cta., efecte las entradas siguientes:

Nombre de Descripcin Acciones y valores de usuario Comentarios


campo

Cuenta de
mayor

Sociedad

Importe * p. ej., 10000

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12
Calcular
Impuestos

Divisin

Centro de coste * p. ej., 1101

Pedido

Centro de
Beneficio

Red

Documento de
Compras

Cantidad

Asignacin

Texto

ClvCt 50

Cuenta * p. ej., 111000

CME

CMov

4. Seleccione Continuar.
5. En la pantalla Entrar contab. Peridica Aadir Posicin de cta. mayor, efecte las entradas siguientes:
Nombre de Descripcin Acciones y valores de usuario Comentarios
campo

Importe * p. ej., 10000

Fecha valor * p. ej., primer da del mes


actual

La fecha valor es necesaria


en el caso de cuentas
bancarias con grupo de
status de campo YB05. En
otros casos, la fecha valor
no es necesaria.

6. Rellene los detalles del documento y seleccione Grabar.

Contabilizacin de Contabilizaciones Peridicas

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En esta actividad, se contabilizan las contabilizaciones peridicas. El sistema verifica si la
contabilizacin peridica existe en el sistema con una fecha de contabilizacin dentro del perodo
que se contabiliza. Antes se deben haber indicado los registros de la Data correspondiente

Finanzas Gestin financieras Libro mayor Operaciones peridicas Contabilizaciones


peridicas Ejecutar

Transaccin : F.14

1. En la pantalla Crear docs. contables a partir de documentos peridicos, indiquen los datos los

datos necesarios
Nombre de Descripcin Acciones y valores de usuario Comentarios
campo

Sociedad 1000

Ejercicio <ejercicio actual>

Intervalo de <fecha de inicio> p. ej., <primer da del mes


liquidacin DE actual>

Intervalo de <fecha de finalizacin> p. ej., <ltimo da del mes


liquidacin A en curso>

Nombre del <seleccione un nombre> Si es necesario. Si no


juego datos BI asigna un nombre de juego
de datos batch input

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14
aparte, es el programa el
que establece el nombre
del juego de datos batch
input SAPF120.

2. Seleccione Ejecutar.

Resultado

Se crea un juego de datos batch input con contabilizaciones para documentos peridicos que se pueden
procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.

Se crea un juego de Datos y se llama :

Sistema Servicios Batch Input Carpeta

Transaccin SM35

Compensaciones Automticas EM/RF

Esta actividad trata la compensacin automtica de cuentas EM/RF. El nmero de pedido y la


partida se utilizan para comparar documentos.

Finanzas Gestin financieras Libro mayor Operaciones peridicas Compensar


automticamente Sin modelo de moneda de compensacin

Transaccin

F.13

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La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez
contabilizadas la entrada de mercancas y la recepcin de factura. Esto mantiene el anlisis de la
cuenta EM/RF en un nivel manejable. El sistema genera un informe que muestra los detalles de
los documentos no compensados y compensados, con informacin del documento de
compensacin.

Anlisis de Cuentas de Compensacin EM/RF

El programa analiza las cuentas de compensacin de entrada de mercancas/recepcin de


factura (EM/RF) en una fecha clave especificada, y genera contabilizaciones de correccin, en
caso necesario. Estas son necesarias para visualizar las siguientes operaciones contables
correctamente en el balance:

Mercancas entregadas, pero no facturadas

Mercancas facturadas, pero no entregadas

El programa selecciona todas las partidas de cuentas de compensacin EM/RF que estn
abiertas en la fecha clave especificada. Si las partidas abiertas por nmero de pedido y partida
no tiene un saldo en la moneda local igual a cero, se crean contabilizaciones de correccin en un
juego de datos batch input para estas partidas. Con un saldo acreedor, la operacin se considera
entregada, pero no facturada. Con un saldo deudor, la operacin se considera facturada, pero no
entregada.

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Las contabilizaciones de correccin se crean por sociedad, cuenta de compensacin EM/RF,
cuenta asociada y divisin. Todas las contabilizaciones se anulan en la fecha de contabilizacin
de anulacin especificada. Si no se ha indicado ninguna fecha, el programa anula las
contabilizaciones el da despus de la fecha clave.
Si se utilizan monedas locales paralelas, el saldo en la primera moneda local tambin determina
la operacin. Si el saldo en la primera moneda local es cero, la clave de operacin se determina
a partir de la moneda paralela.

Compensaciones Manual

Si hay documentos que no se pueden compensar automticamente. (Si el saldo de las partidas a
ser compensadas no es 0), pueden ser compensadas manualmente.

Men Sap.

Finanzas Gestin Financiera Deudores / Proveedores / Libro Mayor Cuenta Compensar

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