Microsoft® Excel.2010 Starting MANUAL DEL PARTICIPANTE ‘SLOffiCce Microsoft | |T Academy ProgramFORMATOS PERSONALIZADOS. APLICAR FORMATOS PERSONALIZADOS. FORMATO PERSONALIZADO Cambiar el Formato a los Datos. CCARACTERES ESPECIALES PARA APLICAR FORMATOS NUMERICOS. CREAR NUEVOS FORMATOS. ESPECIFICAR CONDICIONES DIRECTRICES PARA FORMATOS DE FECHA Y HORA. INSTRUCCIONES PARA PERSONALIZAR UN FORMATO DE NUMERO COMO ELIMINAR UN FORMATO PERSONALIZADO CREACION DE GRAFICOS MINIATURA EN LAS CELDAS FORMATO CONDICIONAL, ADMINISTRAR RANGOS Y FUNCIONES. USAR NOMBRES DE RANGO EN FORMULAS Y FUNCIONES RANGO ASIGNAR NOMBRE A UNA CELDA ESPECIFICA, UTILIZANDO EL CUADRO DE NOMBRES UTILIZANDO EL COMANDO ASIGNAR NOMBRE. UTILIZANDO EL ADMINISTRADOR DE NOMBRES. ADMINISTRADOR DE NOMBRES, ROTULOS (CREAR ROTULOS. FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA La FUNCION ConsuLTAV, \VALIDANDO RESULTADO LaFUNciON ConsuLTaH FUNCION coINcIOR FUNCION ELEGIR, Funci6n inoice LUniupa® be LAS FUNCIONES INDICE ¥ COINCIDIR, BASES DE DATOS. DEFINICION DE BASE DE DATOS CONCEPTOS INICIALES Registro: INGRESO DE INFORMACION \VALIDACION DE DATOS a 3B a 24 29 BREE 47 s1 53 55 55 59 63 66 68 a 75 76 76 76 76 76 76 7 7\VALIDAR INTERVALO DE NUMERO. \VAUIDAR LISTA DE DATOS, BORRAR VALIDACION. SUBTOTALES EJEMPLO DE COMO APLICAR UN SUBTOTAL. NIVELES DE ESQUEMA APLICAR UN SUBTOTAL A MAS DE UN CAMPO. BORRAR SUBTOTALES, FUNCION SUBTOTALES, Namero de funcién EJEMPLO DE COMO APLICAR LA FUNCION SUBTOTALES FILTRAR DATOS, AUTOFILTRO. FILTRO PERSONALIZADO FILTRO AVANZADO. LOS CRITERIOS CONSOLIDAR DATOS CCONSOUIDAR DATOS CON REFERENCIAS 3D © FORMULAS, CONSOLIDACION POR POSICIGN 0 CATEGORIA, ANALISIS DE DATOS 1 TABLAS DINAMICAS, DEFINICION, FUNCIONAMIENTO DE UNA TABLA DINAMICA GENERAR UNA TABLA DINAMICA OPeRADOR ETIQUETA DE COLUMNAS: ESTADO ETIQUETA DE FILAS VALORES COMO CONFIGURAR EL CAMPO DE DATOS DELA TABLA, MODIFICAR EL DISENO DE UNA TABLA DINAMICA, MODIFICAR DATOS EN LOS REGISTROS INSERTAR SEGMENTACION DE DATOS (SLICERS) AUTOFORMATOS DE SEGMENTACION DE DATOS (SLICERS) AUTOFORMATO DE LA TABLA GRAFICOS DINAMICOS COMO CREAR GRAFICOS DINAMICOS FUNCIONES DE BASES DE DATOS FUNCIONES DE BASES DE DATOS FUNCIONES DE EXCEL. 78 80 82 83 35 38 89 90 92 93 93 96 102 102 104 104 107 113, a4 14 a4 14 ug us ug 18 18 118 119 120 aa 123 125 126 126 131 132 132SINTAKIS DE FUNCIONES BD. FUNSIONES BASICAS FUNCIONES AVANZADAS, BDPRODUCTO BDEXTRAER, BDDESVEST. BODESVESTP. BOVAR BOVARP USO DE FUNCIONES BASICAS Y AVANZADAS., RECUPERAR DATOS EXTERNOS SELECCIONAR DATOS DE UNA BASE DATOS. ACTUALIZAR LA HOJA DE CALCULO CONECTAR CON UN ORIGEN DE DATOS, (CREAR CONSULTA DE BASE DE DATOS RESUMIR UTILIZANDO FUNCIONES DE BASE DE DATOS, IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS IMPORTAR DATOS. IMPORTAR DATOS DE MS ACCESS. IMPORTAR DE UN ARCHIVO DE TEXTO. IMPORTAR DESDE UNA CONEXION EXISTENTE. ‘MICROSOFT QUERY ‘TiP0S DE BASES DE DATOS A LOS QUE SE PUEDE OBTENER ACCESO, FORMA EN LA QUE MICROSOFT QUERY UTILZA LOS ORIGENES DE DATOS QUE ES UN ORIGEN DE DATOS? IMPORTAR DESDE MICROSOFT QUERY ADMINISTRAR CONEXIONES EXISTENTES, EXPORTAR DATOS. EXPORTAR DE EXCEL A UN ARCHVIO DE TEXTO SEPARADO POR TABULACIONES. TRABAJAR CON XMIL EN MICROSOFT EXCEL [ARCHIVOS DE DATOS Y ESQUEMA XML. TRABAIAR CON ASIGNACIONES XML TiPOS DE ELEMENTOS ¥ SUS ICONOS, IMPORTAR FICHERO XML A EXCEL ACTIVAR LA FICHA PROGRAMADOR PUBLICAR HOJAS DE TRABAJO Y LIBROS EN LA WEB GUARDAR COMO PAGINA WES PUBLICAR UNA TABLA DINAMICA. ENVIAR POR CORREO UN ARCHIVO DE EXCEL PASOS PARA ENVIAR UN LIBRO DE EXCEL. POR CORREO ELECTRONICO, GUARDAR LIBRO DE EXCEL EN LAWEB (SkyDRIVE) 132 133 134 134 135 135 135 136 136 136 138 139 139 139 139 140 143 aaa 14g. 151 154 154 155 155 156 162 164 164 167 167 168 169 170 170 175 475, a7 47 178. 178 180USO COMPARTIDO DE DATOS INCRUSTAR ARCHIVOS, DIFERENCIA ENTRE OBJETO VINGULADO Y OBIETO INCRUSTADO Objetos vinculados, Objetos incrustados. IncRUSTAR ARCHIVO. VincuLar ARCHIVO, SEGURIDAD DE DATOS V TRABAJAR EN LINEA ADMINISTRAR LOS CAMBIOS EN LOS LIBROS USO DE COMENARIOS INSERTAR UN NUEVO COMENTARIO MODIFICAR UN COMENTARIO. ELIMINAR UN COMENTARIO. RESALTAR CAMBIOS. (Control de Cambios) ACTIVAR EL CONTROL DE CAMBIOS. PROTEGER Y COMPARTIR LIBROS DE EXCEL PROTEGER UNA HOJA DE CALCULO. PROTEGER UN LIBRO DE EXCEL. COMPARTIR LIBRO DE EXCEL COMPARTIR LIBRO PROTEGER LIBRO COMPARTIDO PERMITIR QUE LOS USUARIOS MODIFIQUEN RANGOS DISTRIBUCION DE LIBROS ‘Mickosorr Excet We8 APP PASOS PARA GUARDAR LIBRO DE EXCEL EN LA WEB. FUNDAMENTOS SOBRE MICROSOFT EXCEL MOBILE 2010, Servicios de Excel SHAREPOINT SERVER 2010, Qué es SharePoint? ePor qué usar SharePoint? ENVIAR UN LIBRO DE EXCEL POR CORREO ELECTRONICO PASOS PARA ENVIAR CORREO COMO POF. PASOS PARA CONVERTIR LIBRO DE EXCEL A POF. Que ES XPS? XPS vsPDF, ADMINISTRAR LIBRO Y PERSONALIZAR MS EXCEL 2010 ADMINISTRAR LIBROS CCREACION DE NUEVOS LIBROS BASADOS EN OTROS EXISTENTES, (CREAR LIBROS BASADOS EN PLANTILLAS 182 183 183 184 184 184 186 189 190 190 190 191 192 193 193 193, 194 194 198 199 199 200 201 206 206 206 210 24 214 214 215 216 218 219 220 221 223 224 224 224USO DE PLANTILLAS DE MICROSOFT EXCEL 225 USO DE PLANTILLAS DE MS OFFICE ONLINE 226 CREAR PLANTILLAS DE LIBROS 227 RECUPERACION DE ARCHIVOS 227 RECUPERACION AUTOMATICA DE UN LIBRO DANADO ALINICIAR WINDOWS. 227 RECUPERACION MANUAL DE UN LIBRO DANADO 228 GUARDAR AUTOMATICAMENTE UNA COPIA DE SEGURIDAD, 29 CREAR AUTOMATICAMENTE UN ARCHIVO DE RECUPERACION A INTERVALOS ESPECIFICOS,_ 230 PERSONALIZAR MS EXCEL 2010. 231 PASOS PARA PERSONALIZAR MICROSOFT EXCEL 231 PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO| 231 MINIMIIZAR CINTA DE OPCIONES 232 MANTENER SIEMPRE LA CINTA DE OPCIONES MINIMIZADA 233 CARGAR O DESCARGAR PROGRAMAS DE COMPLEMENTOS 234 CREAR FICHA DE MENU PERSONALIZADA 235En este capitulo se trataran los siguientes temas: © Aplicarformatos personalizados © Usar el formato condicional © Creacién de un registro de notas Objetivo: Microsoft Office Excel 2010 Capitulo EI participante aprendera aplicar los distintos formatos que se puede aplicar a un libro de Excel en general. Programa Nacional de Informaticar~ Micro Office Exel 2010 SENATI APLICAR FORMATOS PERSONALIZADO$ Formato Pertonalizado El formato de refiere al cambio de aspecto de las celdas y su contenido (letras, nimeros, borde, fondo, etc.). Microsoft Excel 2010 nos proporciona una gran cantidad de formatos, pero es posible que en algtin momento necesitemos algin formato que no esté disponible en los estandares de Excel Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de numero general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, niimeros con decimales, porcentajes, etc. Para cambiar el formato de una o varias celdas, podemos optar entre las distintas calegorias que nos proporciona Excel, es importante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte mas productiva. OBSERVACION: Verificar la configuracién regional en el panel de control que este activado el punto ‘.” como simbolo decimal y la coma “,” como simbolo de separacion de miles. reo Negative: (23,456,789) Simbelo decimal — Numero de digtos decimalee: Simbolo de separacién de miles: 2 f- Programa Nacional de Informética~* SENATI Microsoft Office Excel 2010 Cambiar el Formate a les Dates 1. Abrir el archivo “CineCasa.xlsx". 2. Seleccionar el rango de celdas al cual se desea aplicar formato, en nuestro ejemplo seleccionamos los ingresos. CEC) Carey COMO SELECCIONAR CELDAS, RANGOS, FILAS 0 COLUMNAS ease) CRE S Ewa cy Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella. DER kee Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacién, arrastre hasta la Ultima celda, 0 mantenga presionada la tecla MAYUS mientras Programa Nacional de Informéitica Ss 3Microsoft Office Excel 2010 SENATI ond fern Bree ed Pee ry COE Ue Reed presiona las teolas de flecha para extender la seleccién. También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la seleccién utiizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extension de la seleccién. Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacién, mantenga presionada la tecla MAYUS mientras hace clic en la itima celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la tiltima celda sea visible. Haga clic en el botén Seleccionar todo. ‘También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de calculo. NoTA: Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el area actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de calculo. ‘Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuacién, mantenga presionada la tecla MAYUS. mientras selecciona otras celdas 0 rangos. También puede seleccionar la primera celda o tango de celdas, y presionar a continuacién MAYUS+F8 para agregar a la seleccién otra celda o tango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la seleccién celdas o rangos, presione MAYUS+F8 otra vez. NOTA: No puede cancelar la seleccién de una celda o tango de celdas en una seleccién no adyacente sin cancelar toda la seleccién. Programa Nacional de InforméticaCee) eee Geet) Poesy DE uO) Erte eer Mac) CoO Cu) ey eC cy Tee un célculo o de una tabla También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYUSs+tecla_ de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA 0 FLECHA ABAJO para las columnas). NOTA: Si la fila 0 columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYUS+tecla de FLECHA se selecciona la fila 0 la columna hasta la ultima celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinacion de teclas, se selecciona toda la fila o columna. ‘Arfasire los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila 0 columna y, a continuacién, mantenga presionada la tecla MAYUS. mientras selecciona la titima fila 0 columna. Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila 0 columna de la seleccién. Después, mantenga presionada la tecla MAYUS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas 0 columnas que desea agregar ala seleccién Seleccione una celda en la fla o columna y, a continuacién, presione CTAL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA 0 FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA 0 FLECHA ABAJO para las columnas). Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de calculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la ultima celda Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Excel 2010 SENATI Colum) cea] de una hoja de cdiculo 0 de una lista de Excel que contenga datos 0 formato. Pe Cy Reece) Pete eke (esquina inferior derecha) ee oT) Pau) ere Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYUS+FIN para extender la seleccion de celdas hasta la tiltima celda utilizada de la hoja de célculo (esquina inferior derecha).. Seleccione la primera celda y, a continuacion, presione CTRL+MAYUS+INICIO para extender la seleccién hasta el principio de la hoja de calculo. LS que la seleccién activa Mantenga presionada la tecla MAYUS mientras hace clic en la Uitima celda que desea incluir en la nueva seleccién. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selecoién. ‘3. Activar el formato de celdas. a. Puede darle clic derecho al loo i 2a opin rango seleccionado. ml = Bepade expec. Insert, mina. fora contenido iar rsenar Dryers comentao Programa Nacional de InforméticaPe SeNATI Se Microsoft Office Excel 2010 b. Darle clic en la herramienta de formato de General ¥ celdas en la ficha Inicio, grupo Numero. 3- % wo Numero presentard la siguiente ventana. Las categorias mas utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nimeros en forma exponencial si la cifra no toma por completo en la celda. Numero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el numero de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los numeros negativos. Moneda: Es parecido a la categoria Némero, permite especificar el nimero de decimales, se puede escoger el simbolo monetario como podria ser € y la forma de visualizar los nimeros negativos. Contabilidad: Difiere de! formato moneda en que alinea los simbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene niimeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nimeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Programa Nacional de Informaticar~ Micro Office Exel 2010 SENATI Porcentaje: Visualiza los nimeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el simbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraria como 15,28%. Fraccién: Permite escoger entre nueve formatos de fraccién. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nimero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algiin numero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cédigo postal, el numero de teléfono, etc. Personalizada: Se utiliza para crear un nuevo formato. 4. Seleccionamos la categoria Personalizada. Vista previa del Cree Siem pGle.so 513:350.)RopiG. 2.220) xcs ol cg de format de nine, usando como punt de parte une dele gos extents. (eaem) (asaoee. Caracteres Especiales para aplicar formates numéricos. 0 Este marcador de posicin de digitos muestra los ceros no (cero) _significativos si un nimero tiene menos digitos que los ceros especificados en el formato. Por ejemplo, si escribe 7.6 y desea que 8 pf- Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Excel 2010 se muestre como 7.60, use el formato #.00 # Este marcador de posici6n de digitos sigue las mismas regias que el 0 (cero). Sin embargo, Excel no muestra ceros adicionales cuando el numero que escribe tiene menos digitos a ambos lados de la coma decimal que el ntimero de simbolos # especificados en el formato. Por ejemplo, si el formato personalizado es #,## y escribe 7.6 en la celda, ‘se muestra el nimero 7.6 B Este marcador de posici6n de digitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Excel agrega un espacio para los ceros no significativos a ambos lados de la coma decimal para que las comas decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo, el formato ersonalizado 0.0? alinea las posiciones decimales de los nimeros 7.6 y 77.66 en una columna. + Este marcador de posicién de digitos muestra la coma decimal en un. (coma) | numero. En las siguientes imagenes se muestra el tipo de formato personalizado y el resultado obtenido para cada uno de los seleccionados: eid Urner Pes Programa Nacional de Informatica Ys 9irs) Sey cs Pra Muestra separador de Cory Cron Si un numero tiene més digitos a la derecha de la coma decimal que marcadores de posicién en el formato, el ndmero se redondea a tantas posiciones decimales como marcadores de posicién haya Si hay més digitos a la izquierda de la coma decimal que marcadores de posicién, se muestran los digitos adicionales. Si el formato s6lo contiene signos de almohadilla (#) a la izquierda de la coma decimal, los nimeros menores que 1 comienzan con un punto decimal; por ejemplo, ".5". Recuerda que en la ficha moneda de la configuracién regional del pane! de control tiene que verificar el simbolo decimal y el simbolo de separacién de miles. of Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Excel 2010 Negative: GA 86 7800) ome temondspeive (HA Feats de monede nega: ‘Sibel decal ume de dite deme Abrir el archivo *Formatos.xisx", seleccionar la hoja “Formatos” y verificar el tipo de formato personalizado para cada celda. 375685} 86] #000 o84 ow 053] 400) 1 $412 633] sae (contendecster ia — a (emits IEEE. al ee 780.00 ovum =/-%on0.00 asteriscow =U n0.00 paeaeanea| 31244000 es *5/.A 0.00. ‘ular. Programa Nacional de Informéitica~~ Microsoft Office Excel 2010 SENATI Los nimeros pueden ser escritos de diferentes maneras y aun asi significar la misma cantidad. Por ejemplo, 1 puede ser escrito como 1.00, 1.000 0 100%, dependiendo de lo que esté haciendo y como quiere que aparezcan esos numeros. Seleccionar la hoja “Nameros” del libro anterior y verificar los formatos personalizados. a c Uy ez DOS CEs rae) #0 4 HHO #,000 #,000 Especificar colores Para especificar el color de una seccién del formato, escriba el nombre de uno de estos ocho colores entre corchetes en la seccién. El cédigo de color debe ser el primer elemento de la seccién. Seleccionar la hoja “colores” del libro anterior y venficar los formatos personalizados. [BLANCO] NEGRO] [VERDE] [AMARILLO] [ROJO] [MAGENTA] [azuL] Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Excel 2010 FO Y copartomne | MK #°| Ee @ e #10 2 5 6 a {ojo} C4 Especificar condiciones Para especificar formatos de numero que sélo se apliquen si un nimero cumple una condicién especificada, incluya la condicién entre corchetes. La condicién consta de un operador de comparacién, estos operadores se utilizan en criterios de comparacién para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los nimeros menores o iguales a 10 en una fuente roja y los némeros mayores que 10 en una fuente azul [ROJO][<=10];[AZULIE>10] ‘Seleccionar la hoja “condicién_color’ del libro anterior y verificar los formatos personalizados. Programa Nacional de Informatica Ys B~~ Microsoft Office Excel 2010 SENATI Incluir simbolos de moneda. Abrir la hoja "monedas" del archivo anterior (formatos) y verificar el formato de la celda B3. Aplicar el formato al rango de celdas C3:C5 segun el formato de las celdas de la columna anterior B3:B5. Formato de celda B3: Categoria Moneda. Posiciones decimales: 2 Simbolo: S/. Espafol (Pert) Las celdas B2 y C2 tienen un formato de alineacién segin lo indica el siguiente grafico: af Programa Nacional de InforméticaMicrosoft Office Excel 2010 Mimero_Arescon | Fuente | Sordes | Retero | Protege OBSERVACION: Recuerde que existe una herramienta para copiar el formato de manera répida de una celda a otra llamada “Copiar formato” se encuentra ubicada en la ficha inicio en el grupo Portapapeles. Tiene que seleccionar la celda de la cual quiere obtener el formato, ejecutar el comando “Copiar formato” (Aparecerén lineas punteadas alrededor de las celdas seleccionadas), y luego dele clic en la celda donde quiere copiar el formato. =a B2 a Mostrar porcentajes Para mostrar ntimeros como porcentajes de 100 (por ejemplo, para mostrar 0.07 como 7.00% 0 7.14 como 714.0%), incluya el signo de porcentaje (%) en el formato de numero. Programa Nacional de Informatica Ss 5~~ Microsoft Office Excel 2010 SENATI Si introducimos el simbolo % al final de un nimero, Excel lo considera como simbolo de porcentaje. Abrir la hoja "porcentajes” del archivo anterior (formatos.xisx) y verificar el tipo de formato del rango de celdas C2:C4 por individual. A ic 1 occ inca 2 o.07| 7.00% 3 2.14] 214.0% 4 0.28] 28% NOTA: Los signos (+) delante de los nimeros se ignoran, y para escribir un numero negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nimero entre paréntesis, Excel lo interpreta como un numero negativo, lo cual es tipico en contabilidad. Mostrar notaciones cientificas Si un numero no cabe en su celda como primera medida se pasa automaticamente a anotacién cientifica. Por defecto los nuimeros aparecen alineados a la derecha en la celda. Para mostrar nimeros en formato cientifico (exponencial),utilice los siguientes cédigos de exponentes en una seccién. El caracter E 0 e es interpretado como notacién cientifica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Muestra un ndmero en formato cientifico (exponencial). Excel muestra un nimero a la derecha de la "E" o "e" correspondiente al numero de posiciones que se ha movido la coma decimal. oD Programa Nacional de InforméticaPe SeNATI Microsoft Office Excel 2010 Abrir la hoja "cientitica” del archivo anterior (tormatos.xisx) y verificar el tipo de formato del rango de celdas B2:B4 por individual. NOTACION CIENTIFICA 3.006+05| 4.52E+02| 1.436407] Mostrar los dias, meses y afios Para mostrar los nimeros como formatos de fecha (como dias, meses y afios), ulilice los siguientes cédigos en una seccién. m Muestra el mes como un numero sin un cero inicial. mm Muestra el mes como un numero con un cero inicial si procede. mmm Muestra el mes como una abreviatura (de ene a dic). mmmm. Muestra el mes como un nombre completo (de enero a diciembre). mmmmm Muestra el mes como una sola letra (de E aD). Muestra el dia como un numero sin un cero inicial. dd Muestra el dia como un nimero con un cero inicial si procede. ddd Muestra el dia como una abreviatura (de dom a s4b). dddd Muestra el dia como un nombre completo (de domingo a sébado). aa Muestra el afio como un numero de dos digitos. aaaa Muestra el afio como un numero de cuatro digitos. Abrir la hoja “fecha: del archivo anterior (formatos.xlsx) y verificar el tipo de formato del rango de celdas de la columna resultado. Programa Nacional de Informaticafran Mn ety 14/07/1981 14/12/1981 14/12/1981 14/12/1981 14/12/1981 14/12/1981 08/12/1983 28/12/1983 28/12/1983 28/12/1983 28/12/1983 (07/12/2010 ir (07/12/2010 bales Eu Meses 112 m Meses 01-12 mm “Meses Ene-Dic mmm | Meses Enero mmmm Diciembre Meses E-D mmmmm Dias 1-31 d Dias 01-31 dd Dias Dom-Sab ddd Dias Domingo- dddd Sébado Afios 00-99 aa Programa Nacional de InforméticaPe SeNATI Microsoft Office Excel 2010 Atos 1900-9999 aaaa Mostrar horas, minutos y segundos Para mostrar los formatos de hora (como horas, minutos y segundos), utilice los siguientes cédigos en una seccién. h {h] hh [m] [s] AMIPM, a.mJ/p.m., AP, aip Muestra la hora como un niimero sin un cero inicial Muestra el tiempo transcurrido en horas. Si trabaja con un formula que devuelve un periodo de tiempo en el que el niimero de horas es mayor que 24, utilice un formato de ndmero similar a [h]:mm:ss. Muestra la hora como un nimero con un cero inicial si procede. Si el formato contiene a.m. 0 p.m., la hora se basa en Un reloj de 12 horas. En caso contrario, la hora se basa en un reloj de 24 horas. Muestra el minuto como un némero sin un cero inicial Nota: El cédigo m o mm debe aparecer inmediatamente detrés del cédigo h o hh o inmediatamente delante del cédigo ss; en caso contrario, Excel muestra el mes en lugar de los minutos. Muestra el tiempo transcurrido en minutos. Si trabaja con un formula que devuelve un periodo de tiempo en el que el numero de minutos es mayor que 60, utilice un formato de numero similar a [mm|:ss. Muestra el minuto como un ndmero con un cero inicial si procede. Nota: El cédigo m o mm debe aparecer inmediatamente detrés del cédigo h o hh o inmediatamente delante del cédigo ss; en caso contrario, Excel muestra el mes en lugar de los minutos. Muestra el segundo como un numero sin un cero inicial. Muestra el tiempo transcurrido en segundos. Si trabaja con una formula que devuelve un periodo de tiempo en el que el niimero de segundos es mayor que 60, utiice un formato de numero similar a {ss} Muestra el segundo como un némero con un cero inicial si procede. Si desea mostrar fracciones de un segundo, utilice un formato de némero similar a h:mm:ss.00. Muestra la hora con un reloj de 12 horas. Excel muestra AM, a.m., A 0 a para los horas desde las 12 de la noche a las 12 del mediodia, y PM, p.m., P 0 p para las horas desde las 12 del mediodia hasta las 12 de la noche. Programa Nacional de Informaticar~ Micro Office Exel 2010 SENATI Notaciones ‘Paramostrar ——s—=<—*~‘éS*COmO:~éCtilice este cOdiZO Horas 023 h Horas 00-23 hh Minutos 0-59 m Minutos 00-59 mm Segundos 059 s Segundos 00-59 ss Hora 8am ham/p.m. Hora 5:42pm, hmm a.m/p.m. Hora 5:42:07 P__h:amm:ss A/P Hora 5:42:07.74 h:mm:ss.00 ‘Tiempo transcurrido (horas y minutos) 2:04 [h]:mm ‘Tiempo transcurrido (minutos y segundos) 65:24 [mmi:ss ‘Tiempo transcurrido (segundos y centésimas) 4852.80 _[ss].00 Principalmente hay dos maneras de dar la hora: "AM/PM" y "sistema de 24 horas". Con el sistema de 24 horas la hora dice cudntas horas y minutos han pasado desde medianoche. Con AMIPM el dia se divide en las 12 horas de medianoche a mediodia (las horas AM) y las otras 12 horas de mediodia a medianoche (las horas PM). Programa Nacional de InforméticaPe Microsoft Office Excel 201 Ejemplo para obtener el tiempo restante en minutos entre una hora de hora fin: Verificar del libro anterior (formatos.xlsx), la hoja “Diferencia”. realm es Ped eeu 14:00 | 16:00 120 =HORA(B2-A2)*60+MINUTO(B2-A2)|_ General 15:15 | 16:17 62 JORA(B3-A3)*60+MINUTO(B3-A3)|_ General 16:27 | 19:36 189 =HORA(B4-A4)*60+MINUTO(B4-A4)|_ General Abrir la hoja "horas" del archivo anterior (formatos.xIsx) y verificar el tipo de formato del rango de celdas de la columna resultado. ly FORMATO ie tL ene) Ci 14/07/1981 08:30:00 Fin 18/07/1581 08:30:00 35/07/2036 02:00:00 14/07/2010 03:00:00 15/07/2010 02:00:00 34/07/2030 03:00:00 4/07/2030 14:00:00 34/07/2010 03:00:00 35/07/2030 02:00:00 1 2 3 4 5 aa/o7/2010 01:00:00, 6 7 8 9 72/12/1883 08:30:00 | 10 [28/12/1983 08:30:00 11 | 28/42/1983 08:35:00, 12 28/42/1983 08:35:00 113 [24/05/1951 08:09:00 14 | 05/05/1851.08:00-00 35 |_07/12/2002.08:00:00 16 | 06/01/2010 08:42:09 17 06/01/2010 08:42:15. (05/05/1951 10:00:00 (07/32/2002 10:00:00 18 14/07/201002:10:08 (06/01/2010 08:42:15. 34/07/2010 02:10:30 Instrucciones para pertonalizar un formato de ndémero Un formato de némero puede tener hasta cuatro secciones de cédigo, separadas por caracteres de punto y coma. Estas secciones de cédigo definen el formato de los nlimeros positivos, los nimeros negativos, los valores de cero y el texto, en ese orden. ;;; Programa Nacional de Informéitica~~ Microsoft Office Excel 2010 SENATI El formato se compone de cuatro secciones separadas por (punto y coma). Por ejemplo, puede usar estas secciones de cédigo para crear el siguiente formato personalizado: [Azul]#,##0.00_);[Rojo](#,##0.00);"Nada";"Descuento de "@ Verificar la hoja “formato_secc” del libro Formatos.xIsx TT no 2 _ 14287 44,287.00 ie cea [Aull #4000 Rojo] #0.00}"Nede"*Descuento de” 5 “verano-| Descuento de verano No tiene que incluir todas las secciones de cédigo en el formato de nimero personalizado. Si solo especifica dos secciones de cédigo para el formato de mero personalizado, la primera seccién se usa para los numeros positivos y los ceros, y la segunda seccién se usa para los nimeros negativos. Si solo especifica una seccién de cédigo, ésta se usa para todos los nimeros. Si desea omitir una seccién de cédigo @ incluir la siguiente, debe insertar el caracter de punto y coma final en la seccién que va a omitir. Las siguientes pautas pueden ayudarle a personalizar cualquiera de estas secciones de cédigo de formato de numero. Mostrar texto y nimeros Para mostrar texto y ntimeros en una celda, incluya los caracteres de texto entre comillas dobles (" ") o inserte una barra diagonal inversa (\). Incluya los caracteres en la seccién correspondiente de los cédigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato S/.#,##0.00" Positivo";Sy.-##4#0.00" Negativo" para mostrar un importe positivo como “S/.-100 Negativo" y un importe negativo como “S/.100 Positivo”. Abrir la hoja "formatos_especiales” del archivo anterior (formatos.xIsx) y verificar el tipo de formato del rango de celdas de la columna resultado. Programa Nacional de InforméticaRecibi la cantidad do: 1,250.00 Soles Microsoft Office Excel 2010 45°C 720.00 Kg. 7,428.00 Soles "400000028 ‘DCTO: 25.60 014 Unidades 31-100.00 Positive ‘3100.00 Negativo ‘.8,##0,00" Positivo";S/-#,##0.00" Negativo"™ Los siguientes caracteres se muestran sin el uso de comillas. ETN TLE] + Signo mas (- Paréntesis de apertura Dos puntos ‘Acento circunflejo i Apéstrofo {Lave de apertura ‘< _ Signo menor que ‘Signo de igualdad a ‘Signo menos 7 Barra diagonal ) _ Paréntesis de cierre 1 Signo de exclamacién & Y comercial ~ Tilde Programa Nacional de Informéitica~~ licrosoft Office Excel 2010 SENATI } _Llave de cierre > Signo mayor que Espacio Come eliminar un formate personalizado 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a la cual desea eliminar el formato. Ira la ficha Inicio. Ema) 3. Dele clic en el cuadro de dialogo del formato de celdas. io Genes - Zo m 88 Seleccionar la categoria personalizada y escoger del listado cual es el formato que desea r, si la celda activa era la celda que contiene el formato a eliminar apareceré de manera automatica ya seleccionada dicho formato, caso contrario tendra que buscarlo de la lista de formatos personalizados. \ =_ 5. Luego de que este seleccionado el tipo formato _personalizado dele cfc enol botén Efminar, 2A) Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Excel 2010 OBSERVACION Otra manera de activar el formato de celdas es mediante el comando Formato del grupo celdas de Ia ficha Inicio segin Io indica la siguiente imagen. Presionando la combinacién de teclas CONTROL + 1 aparece le ventana Formato de celdas. CREACION DE GRAFICOS MINIATURA EN LAS CELDAS La creacién de graficos en Excel es una de las tareas para las que las hojas de calculo son mas utiizadas. Esa funoién, en la version de Office 2010 (presente en Windows 7) ha sido potenciada complementado con una nueva herramienta: los minigraficos. Los Minigréficos en Excel permiten crear diminutos graticos integrados en una tinica celda. Este tipo de graficos nos va a permitir la comparativa rapida y de un solo vistazo de varios graficos y tendencias de los datos de una tabla. Es una forma muy sencilla, rapida e intuitiva de resaltar las evoluciones de diferentes conjuntos de datos. Como hacer Minigraficos en Excel 2010 PASO 1: x @ Ee ‘CREDITOS HIPOTECARIOS PARA VIVIENDA Abrir la hoja “crediban” del archivo “Estadisticas.xisx" 3 2 PASO 2: 10 julio] 11308 11 Agosto] 11967 Ir @ la ficha Insertar, ejecutar el 12 Seotiembre| s2,008 comando Linea del grupo jy Hi Minigraficos. 15 Diciembre |_ 91.259 Programa Nacional de InformaticaBes aisle ec niiniat Aparecerd la siguiente ventana donde insertamos los rangos de celda tal como lo indica la figura. a 3 . e 1. CREDITOS HIPOTECARIOS PARA VIVIENDA hs Inbicaotn ere se cocarh ol grupo de mgr a a Coe) Concer) PASO 3: Dele clic en el botén aceptar y obtendra un Mi como lo indica la siguiente figura. grafico en la celda C4 tal Programa Nacional de InforméticaPe SeENAT PASO 4: Microsoft Office Excel 2010 Arrastre el formato para los demés registros y debe salir de la siguiente manera. a 8 OBSERVACION Al insertar un minigréfico se activa la ficha Disefio donde podremos configurar diversas opciones para formatear y presentar el minigrafico dentro de las celdas seleccionadas tal como lo muestran las si jientes imagenes. Inia Insertar 2 ed ie rata datos Mnigitico Diseho de pagina Férmul Primer punto cotumna Gananca Sperads Puntos negatios 5] Marcadores Tipo Mostrar Revisar —_Vista_Complementos Acrobat Bp Desagrupar SQ sorar+ Agrupar Estilo Programa Nacional de Informética s 7r~ Micro Office Exel 2010 SENATI RESULTADO Después de aplicar los cambios indicados en las imagenes anteriores obtendra el siguiente resultado. A 8 re 14 Noviembre | 50,400 15 Diciembre Eliminar un minigrafico Para poder eliminar un minigrafico solo basto con seleccionarlo e ir a la ficha dindmica "Disefio’ y seleccionar el comando "Borrar" del grupo "Agrupar" tal como lo muestra la siguiente imagen. af Programa Nacional de InforméticaPe SENATI Microsoft Office Excel 2010 FORMATO CONDICIONAL El formato condicional se utiliza para aplicar unas caracteristicas de formato a determinadas celdas de la hoja de célculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, una celda contiene una férmula que calcula la varianza entre las ventas pronosticadas y las ventas reales y se quiere aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. Los formatos condicionales seguiran aplicandose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. La siguiente imagen muestra todas las categorias de condiciones que se pueden aplicar para crear un formato condicional. if) i vera regi ora tegls , (Adminicrar cea. Cada una de ella tiene mas elementos los cuales vamos a ver con la elaboracién de los siguientes ejemplos por categoria: Programa Nacional de Informatica~~ Microsoft Office Excel 2010 SENATI 1. Resaltar reglas de celdas OBJETIVO: Resaltar el rango de celdas (Total a pagar) de los créditos, solamente los que superen los S/. 3,200.00. Se utilizaran las combinaciones de colores que vienen por defecto; para este primer ejemplo, la combinacién sera Relleno rojo claro con texto rojo oscuro. PASO Abrir la hoja “eréditos” del archivo “Mensualidades.xIsx” PASO 2: Seleccionar el rango de celdas C7:C23. PASO 3: Activar la opcién “Es mayor que” de la categoria Resaltar reglas de celdas segtin lo indica la siguiente imagen. rs i + El veces - | ewe. | GH tueea regia = aii sala ‘ aon — Programa Nacional de InforméticaPe SENAT PASO 4: Al hacer clic en la opcién “Es mayor que. Microsoft Office Excel 2010 aparecera una ventana en donde ingresaremos el valor 3200000 tal como lo muestra la siguiente imagen. RESULTADO: ‘Aplicar formato a las celdas que son MAYORES QUE: [emt] a@~ elleno roje dare con texto rojo oscuro iB Debe de aparecer la hoja de Excel con el formato condicional seleccionado en el rango indicado en un inicio tal como lo indica la imagen inferior. 1 Mensualidades 4 Tipo. interés aplicaple: 7.50% 6 imports dat ereata ‘Mensuaivdades|Total a pagar 7 ‘st0000| 0.5 . ‘tn 1058 wo ‘iat 2k088 2 200 2AGkSst a 2at6.00 asure u 2amn.00 45008 s 2300000 282 Fs 200.09 28s y. 230000 es » 2008 » 26.09 6 = 200.00 ses a 2300 2 som.00 3.00.00. 2. Resaltar reglas de celdas OBJETIVO: Resaltar el rango de celdas (Total) de una planilla para resaltar los 5 empleados que hayan trabajado ganado mas en un dia de trabajo. Programa Nacional de InforméiticaPASO Abrir la hoja “system” del archivo “Mensualidades.xisx" ,| EMPBESA SYSTEMS M&M ; Tae S| PASO 2: Seleccionar ol rango de celdas H8:H35 OBSERVACION Para seleccionar de manera rapida los totales siga los siguientes pasos: a. Ubiquese en la celda H9. 'b. Presione la siguiente combinacion de teclas. SHIFT + CONTROL + Flecha Abajo La flecha hacia abajo le indica que debe seleccionarse hasta la Ultima celda que contiene un valor. Programa Nacional de Informética~* SENATI Merosoft Office Exel 2010 PASO 3: Activar la opcién “10 superiores” de la categoria Reglas superiores e inferiores segiin lo indica la siguiente imagen. a 8 2 2 2 El aan HE tne | YE coer cekones >| [i seer i 7 GB) cmistra regs a : is et PASO 4: Al hacer clic en la Opci6n “10 “aetcarsormate. er clas ye range som SUPERIOR superiores” aparecerd la siguiente imagen. PASO 5: Cambiamos los valores segiin lo indican los pasos de las imagenes inferiores. Programa Nacional de Informéiticar~ Micro Office Exel 2010 SENATI RESULTADO: Debe de aparecer la hoja de Excel con el formato condicional elegido tal como lo indica la imagen inferior. ta [Beto [eaten [eras [savas | evs ewes seep | os [ao | or fsa ete [i523 | ont [amin 3. Barras de datos OBJETIVO: Mostrar graticos de barras representando a los valores de las notas de los alumnos. PASO 1: Abrir la hoja “notas” del archivo “Mensualidades.xisx" Registro de Notas EIMejor M&M ie lelelelslofalas poppe a Programa Nacional de InforméticaPe SeENAT PASO 2: Seleccionar el rango de celdas 17:121. PASO 3: Microsoft Office Excel 2010 Activar la opcidn “Barra de datos naranja" de la categoria Barras de datos segiin lo indica la siguiente imagen. 1 Fy ect aL pentane RESULTADO: Debe de aparecer la hoja de Excel con el formato condicional elegido tal como lo indica la imagen inferior. :| Registro de Notas ElMejor M&M Programa Nacional de Informéitica~~ Microsoft Office Excel 2010 SENATI 4, Escalas de color OBJETIVO: Mostrar colores en degradados haciendo referencia a los valores de las celdas que lo contienen. PASO 1: Abrir la hoja “variacién’ del archivo “Mensualidades.xisx” VARIACION % ANUALIZADA DEL iNDlce wx PRECIOS AL CONSUMIDOR DE Linan METROPOLITANA PASO 2: Seleccionar el rango de celdas 08:19. PASO 3: Activar la opcién “Escala de color verde amarillo” de la categoria Escalas de color segun lo indica la siguiente imagen. a topenire ¢ieteniotes + tee wm ‘os eens : B sone Programa Nacional de InforméticaPe SeENAT RESULTADO: Microsoft Office Excel 2010 Debe de aparecer la hoja de Excel con el formato condicional elegido tal como lo indica la imagen inferior. Escalas de color OBJETIVO: Mostrar mediante un conjunto de iconos los archivos mas pesados, PASO 1: Abrir la hoja “archivos” del libro de Excel “Mensualidades.xlsx” SYSTEM M&M S.A,C. Breen eu cinrat) Boece ; } Pranila de Trabajadores | Tinguestos Excel © Cortes de salad Word » cunpleatos Word 4 Surat Excel 2 versiones Nacionales Excel 9 versiones Internacionales [Excel Terry en) Programa Nacional de InforméiticaMicrosoft Office Excel 2010 PASO 2: Seleccionar el rango de celdas C7:C29. PASO 3: Activar la opcién “4 semaforos" de la categoria Conjuntos de iconos segin lo indica la siguiente imagen. ) i or 1 eect Eel seen tod 98 a-v taus Aye tAeMe OBSERVACION: El color de los seméforos se puede configurar para que se activen dependiendo de los valores que se les ha asignado, esto se ve en la opcién "Mas reglas” del menti desplegable tal como lo indicaremos mas adelante. RESULTADO: Debe de aparecer la hoja de Excel con el formato condicional elegido tal como lo indica la siguiente imagen. Programa Nacional de InforméticaSENATI Microsoft Office Excel 2010 2 SYSTEM M&M S.A.C. > ani ce Trapyperes ence! vaca ies $0 camper end iso bes 1s ines ntorecenae [Bet $5 adores Te irene [ot 1a reac prisoner 1 nies de deurole ower Po 33 rents bcara [set 3 renpoeso comer [xc Shoat erwee ——[oa 2s infor an bcs Sree ccs CREAR UNA NUEVA REGLA DE FORMATO PARA “RESALTAR REGLAS DE CELDAS”. PASO 1: Abrir la hoja “exportaciones" del archivo “Estadisticas.xlsx’. 2 Pesqueros ml ma] 2] or] 9 Agricola | [a] at 6 30 Mineros fas | a5 | a5 | ae6 [774 11 Potroeo yo natural we] wl 19] 2] 16 11 2. Productos no tradicionales « m1 1s Agropocuaros, Te] 3] 6] ma] 6 005 16] 12] 20) 4] 18 Programa Nacional de Informéitica Ss 39Microsoft Office Excel 2010 SENATI PASO Seleccionar el rango de celdas B15:F23. PASO 3: Activar la opcién “Mas reglas” de la categoria Resaltar reglas de celdas segtin lo indica la siguiente imagen. ia 2 =e 5 cK i Smee oe HE mec | Pe oe By otis, |B estos tue ro Ss. © wortegae ‘ Ginter Aparece la siguiente ventana | ELE eecnar unto deeg a Programa Nacional de Informética~* SENATI Microsoft Office Excel 2010 PASO 4: Aplicar los siguientes cambios a la ventana que se muestra en la imagen anterior segun las indicaciones siguientes. Nueva regia de formato, Dar tormato unicamente a las celdas con: | Valr de a cede ison Tal PASO 5: Activamos en bot6n Formato (Nétese que en Ja vista previa aparece Sin formato establecido) Aparecerd la siguiente ventana: Programa Nacional de Informéiticar~ Micro Office Exel 2010 SENATI PASO 6: Seleccionamos [a ficha Relleno y aplicamos los siguientes cambios segun lo indica la imagen. Fomat de cle gi 8 ime [res [Reem er ee ae ge: = OBSERVACION: Recuerda que también tiene las opciones de “Efectos de relleno’ y “Mas colores’. i Programa Nacional de Informética