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Guia de Auditoria para empreendedores

Certificado pela Fundao Vanzolini e pelo Cerway


para Edifciosem construo

GUIA DE AUDITORIA PARA


OS EMPREENDEDORES

Maro de 2014

www.aqua-hqe.com.br
Guia de Auditoria para empreendedores
Certificado pela Fundao Vanzolini e pelo Cerway
para Edifciosem construo

SUMRIO

1. Objetivos da auditoria

2. Definies e abreviaes

2.1 Mandatrio da auditoria

2.2 Auditado

2.3 Equipe de auditoria

2.4 Constatao

2.5 Pontos fortes

2.6 Pontos de ateno

2.7 No conformidades (NC)

2.8 Observaes (Obs)

2.9 Pontos a esclarecer (PAE)

2.10 Ao corretiva

2.11 Correo

3. Desenvolvimento da misso de auditoria

3.1 Agendamento de auditoria

3.2 Estabelecimento do plano de auditoria

3.3 Atendimento da auditoria pelo empreendedor

3.4 Reunio de abertura

3.5 Desenvolvimento da auditoria

3.6 Reunio de sntese

3.7 Preparao da reunio de fechamento

3.8 Reunio de fechamento

3.9 Acompanhamento e concluso da misso de auditoria


Guia de Auditoria para empreendedores
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para Edifciosem construo

PREMBULO
O guia de auditoria para o empreendedor define os princpios, os critrios e as prticas de
auditoria com vistas certificao AQUA-HQE.

No contexto da certificao, as auditorias sero organizadas ao final de cada fase:

Pr-projeto
Projeto
Execuo

Neste guia so encontradas as respostas s questes que podem ser colocadas pelos
empreendedores para os seguintes pontos:

Objetivos das misses de auditoria CAPTULO 1


Vocabulrio da auditoria CAPTULO 2
Organizao e desenvolvimento das misses de auditoria CAPTULO 3

Este guia pretende o mais completo possvel, entretanto, para qualquer questo no
identificada, a Fundao Vanzolini pode ser contatada.

Contato da Fundao Vanzolini

seloaqua@vanzolinicert.org.br

www.aqua-hqe.com.br

Fone: +55 11 3913 7131

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1 Objetivos da auditoria

A auditoria um processo independente e documentado com a finalidade de obter as


evidncias e avali-las de maneira objetiva para determinar em que medida as exigncias
dos referenciais de certificao so satisfeitas.

So dois grandes objetivos:

Verificar o respeito s exigncias do referencial do Sistema de Gesto do


Empreendimento (SGE);

Verificar a avaliao da Qualidade Ambiental do Edifcio (QAE) efetuada.

A equipe de auditoria deve se assegurar que os objetivos de QAE fixados so coerentes e


pertinentes ao contexto do empreendimento, que o empreendedor est estruturado para
atend-los e, finalmente, que os resultados de desempenho previstos so bem atendidos.

As misses de auditoria tambm devem permitir o aperfeioamento do Sistema de Gesto


do Empreendimento do empreendedor.

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2 Definies e abreviaes

2.1 Mandatrio da auditoria

Pessoa ou organismo que demanda a auditoria. No caso da certificao a Fundao


Vanzolini.

2.2 Auditado

Organismo que solicitou a certificao e que ser auditado. Nesse caso, o empreendedor e o
conjunto de intervenientes do empreendimento so passveis de serem auditados.

2.3 Equipe de auditoria

Pessoas designadas em misso de auditoria pela Fundao Vanzolini.

Geralmente a equipe composta por duas pessoas:

Auditor Responsvel (AR)


Auditor (A)

A Fundao Vanzolini pode propor a presena de um observador ou de um auditor em


formao. Se essa pessoa for aceita, no deve intervir na auditoria, permanecendo calada e
neutra.

2.4 Constatao

Resultado da auditoria. So os desvios em relao aos referenciais (observaes e no


conformidades), pontos fortes, pontos de ateno e pontos a esclarecer identificados
durante a auditoria.

2.5 Pontos fortes

So os elementos marcantes que vo alm das exigncias dos referenciais.

2.6 Pontos de ateno

So os aspectos do empreendimento que, se no forem considerados, podem resultar no


risco do no atendimento das exigncias dos referenciais a curto ou mdio prazo.

2.7 No conformidades (NC)

H no conformidade quando:
Uma exigncia do referencial do SGE envolvendo a organizao, a aplicao
ou a formalizao do Sistema de Gesto do Empreendimento no foi satisfeita
e que tal fato resultou no no atendimento da QAE;
A hierarquizao das preocupaes ambientais do empreendimento no foi
justificada.

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2.8 Observaes (Obs)

um no atendimento de uma exigncia do referencial do SGE envolvendo a organizao, a


aplicao ou a formalizao do Sistema de Gesto do Empreendimento, mas que no
causou o no atendimento da QAE.

2.9 Pontos a esclarecer (PAE)

Ocorrem quando uma exigncia do referencial necessita de um esclarecimento, uma


interpretao ou uma evoluo.

2.10 Ao corretiva

Ao com o objetivo de eliminar a causa de um desvio constatado.

2.11 Correo

Ao com o objetivo de eliminar um desvio constatado.

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3 Desenvolvimento da misso de auditoria

3.1 Agendamento da auditoria

Uma vez formalizada a contratao da certificao conforme as Regras de Certificao


AQUA-HQE, o empreendedor deve solicitar o agendamento da auditoria da fase que ser
auditada, com pelo menos 31 dias de antecedncia da data pretendida. A Fundao
Vanzolini, mediante consulta disponibilidade de auditores, confirma o agendamento.

Uma vez agendada a auditoria o empreendedor deve enviar o dossi dessa fase, contendo
os documentos previstos no item 3.2 deste guia, com pelo menos 21 dias de antecedncia
em relao data pretendida. O no recebimento do dossi da fase at o 21 dia anterior
data agendada implica no cancelamento automtico dessa data e na necessidade de re-
agendamento.

3.2 Estabelecimento do plano de auditoria

O auditor responsvel (AR) analisa o dossi, verifica a admissibilidade (presena das


informaes que caracterizam a concluso da fase a ser auditada) e estabelece o plano de
auditoria detalhado. Esse plano permite ao empreendedor prever a disponibilidade das
pessoas auditadas nas datas previstas.

O plano de auditoria encaminhado ao empreendedor no mnimo 15 dias antes da data da


auditoria. Para que este prazo seja cumprido, os documentos listados a seguir devem ser
recebidos pela Fundao Vanzolini pelo menos 21 dias antes da data pretendida para a
auditoria.
Para a auditoria fase pr-projeto:
descrio do empreendimento e do programa funcional e ambiental a ser
desenvolvido, incluindo resumo da anlise do local, as oportunidades e
restries e a definio e justificativa do perfil de desempenho da QAE;
oramento preliminar do empreendimento;
avaliao da QAE para a fase Programa;
definio da estrutura organizacional e as responsabilidades atribudas aos
diversos intervenientes do empreendimento em cada etapa;
planejamento e cronograma macro das etapas do empreendimento;
nota explicativa da motivao do empreendedor, tal como poltica interna,
marketing, favorecimento da comercializao, ou demanda de acionistas ou
de clientes ou de vizinhana em realizar um empreendimento AQUA e obter a
sua validao por meio da certificao.

Para as auditorias seguintes:


Avaliao da QAE correspondente fase;
Planejamento atualizado;
Atualizao da estrutura organizacional e responsabilidades atribudas.

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3.3 Atendimento da auditoria pelo empreendedor

O Empreendedor ou a pessoa ou equipe por ele delegada deve estar disponvel durante a
auditoria, incluindo seu consultor/assistente AQUA. Conforme julgado necessrio pelo
empreendedor e/ou seu consultor/assistente AQUA, em funo das atividades previstas no
plano da auditoria, tambm devem estar presentes, ou disponveis remotamente, os
projetistas e consultores especialistas responsveis por estudos e projetos cujos elementos
ou resultados precisem ser demonstrados na auditoria.

O Empreendedor e suas equipes participantes da auditoria devem prover pronto acesso a


documentos de estudos e projetos, comprobatrios dos nveis de desempenho propostos,
correspondentes s justificativas apresentadas na auto-avaliao da QAE, que sero
solicitados na auditoria seguindo critrios de amostragem, que permitam ao auditor rastrear
as comprovaes dos desempenhos e constatar o atendimento dos objetivos propostos.

3.4 Reunio de Abertura

Ao chegar ao local da auditoria a equipe de auditoria efetua uma reunio de abertura. Esta
reunio compreende, no mnimo: a apresentao recproca dos auditores, intervenientes e
demais presentes; a apresentao dos objetivos da auditoria; as recomendaes para o
bom desenvolvimento da auditoria; a validao do campo e dos permetros da auditoria; a
apresentao geral do empreendimento.

Durante a Reunio de Abertura, o Plano de Auditoria confirmado ou eventualmente


modificado ou completado, conforme necessidade do empreendedor, de acordo com o AR.

3.5 Desenvolvimento da auditoria

A equipe de auditoria rene as evidncias por meio de entrevistas, exame de documentos e


pela observao das atividades e situaes presentes e apresentadas em cada tema
considerado.

A equipe de auditoria sinalizar ao empreendedor suas constataes, mesmo que ainda no


classificadas em no conformidade ou observao, no exato momento em que forem
percebidas.

3.6 Reunio de sntese

Para misses de auditoria realizadas em mais de um dia, a equipe de auditoria apresenta as


constataes feitas ao longo de cada dia em uma reunio de sntese diria, com a finalidade
de esclarecer eventuais ambigidades e facilitar a reunio de fechamento. Deste modo, o
empreendedor dispe de um maior perodo de reflexo para propor possveis correes ou
aes corretivas.

3.7 Preparao da reunio de fechamento

o momento, antes da reunio de fechamento, em que os membros da equipe de auditoria


se consultam para rever as constataes e concordam sobre as concluses da auditoria.

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3.8 Reunio de fechamento

A reunio de fechamento permite equipe de auditoria:


relembrar ao empreendedor os objetivos da auditoria;
apresentar ao empreendedor as constataes e as concluses da auditoria
(pontos fortes, pontos de ateno, desvios, pontos a esclarecer) e de garantir
que eles tenham sido bem compreendidos e aceitos.

Na reunio de fechamento, o auditor responsvel informa sobre o envio do relatrio de


auditoria e da solicitao de eventuais correes e aes corretivas e o empreendedor
assina um registro do processo verbal de fechamento. Caso o empreendedor conteste uma
ou mais das constataes feitas, o auditor deve assinalar seu desacordo nesse registro e o
motivo.

Em todos os casos, as fichas de desvios so estabelecidas, formuladas e redigidas na


ocasio da preparao da reunio de fechamento. Estas fichas so apresentadas na reunio
de fechamento e, eventualmente, reformuladas durante esta reunio para que estejam
perfeitamente compreensveis por todas as partes.

As fichas de desvios ficam com os empreendedores para que possam providenciar as


correes e aes corretivas. Importante notar que estas fichas podem ter sua redao
melhorada e que o empreendedor as receber em sua verso definitiva juntamente com o
relatrio de auditoria preliminar, em at uma semana do trmino da auditoria.

3.9 Acompanhamento e concluso da misso de auditoria

Ocorrida a auditoria e aps 5 dias teis, o auditor responsvel enviar ao empreendedor o


relatrio de auditoria preliminar, com carta de encaminhamento, com cpia Fundao
Vanzolini.

O empreendedor dever descrever nas fichas de desvios as correes e as aes corretivas


que foram ou que sero efetuadas e as datas previstas de realizao. Caso estas aes j
tenham sido efetuadas, o empreendedor deve anexar ficha correspondente todas as
evidncias e documentos para que sejam avaliados pelo auditor responsvel.

Ao receber a resposta do empreendedor, em 5 dias teis aps o envio do relatrio de


auditoria preliminar, a Fundao Vanzolini a envia ao auditor responsvel que poder,
eventualmente, suprimir o desvio registrado, caso evidncias suficientes da realizao das
aes corretivas sejam apresentadas. (Se necessrio, de acordo com as aes de correo,
poder ser acordado com a Fundao Vanzolini, consultado o auditor responsvel, prazo
superior a 5 dias teis para a realizao das aes corretivas.)

Em 5 dias teis, aps o recebimento da resposta do empreendedor, o auditor responsvel


envia Fundao Vanzolini o relatrio de auditoria final anexando carta com seu parecer.

Nota: Na ausncia de desvios, o auditor responsvel envia o relatrio de auditoria


diretamente Fundao Vanzolini.

Em conformidade com as regras de certificao, o relatrio de auditoria final para a fase


auditada submetido Comisso Tcnica da Fundao Vanzolini.

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Ao final de cada uma das misses de auditoria (pr-projeto, projeto e execuo) e caso seja
recomendado pela Comisso Tcnica, a Fundao Vanzolini envia ao empreendedor o
Relatrio de Auditoria final, o certificado e o selo AQUA, em at 10 dias teis.

Caso numa auditoria no sejam constatados desvios, o processo de emisso do certificado


poder ser abreviado, mediante solicitao do empreendedor Fundao Vanzolini.

O certificado HQE ser emitido a seguir, fundamentado no certificado Processo AQUA.

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