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Instituto de Contabilidad y Computación

Curso de Excel Intermedio

Junio 2017

Profesor: T.P.A. Miguel Angel Cuellar Cervantes

Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.

Contenido
1 Desplegar y dar formato a datos ...................................................................................................... 3
1.1 Dar formato como Tabla. .......................................................................................................... 3
1.3 Estilos de tabla. ......................................................................................................................... 4
1.4 Ordenar una tabla de datos. ..................................................................................................... 4
1.5 Filtrar el contenido de la tabla. ................................................................................................. 5
2 Funciones avanzadas y manejo de fórmulas.................................................................................... 5
2.1 Cálculo Manual y Automático. .................................................................................................. 5
2.2 Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas. ............................................................................... 6
2.3 Referencias a otras hojas o a otros libros. ................................................................................ 7
2.4 Definición de nombres de celdas y rangos de celdas. .............................................................. 7
2.5 Crear una Constante.................................................................................................................. 8
3 Funciones Matemáticas y Trigonométricas ..................................................................................... 8
4 Funciones lógicas............................................................................................................................ 13
5 Funciones de Búsqueda y Referencia............................................................................................. 13
6 Funciones de fecha y hora.............................................................................................................. 14
7 Funciones de texto ......................................................................................................................... 15
8.1 Limitaciones ............................................................................................................................ 16
8.2 Manejo de Lista desplegable de datos .................................................................................... 16
8.3 Crear una lista desplegable en Excel 2010 .............................................................................. 16
8.4 Eliminar una lista desplegable................................................................................................. 17
9 Representación gráfica ................................................................................................................... 17
10 Tablas y gráficos dinámicos .......................................................................................................... 17
11 Vista del libro de trabajo .............................................................................................................. 18
12 Configuración de página e impresión y manejo de ventanas. ..................................................... 19
13 Seguridad...................................................................................................................................... 20
14 Automatizando Excel.................................................................................................................... 21
15 Macros y el Editor de Visual Basic ................................................................................................ 21

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. Al cerrarse el cuadro de diálogo. Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:  Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista. 1. Cada fila es un registro de entrada. .Al final hacer clic en Aceptar.Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado). Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en ella. Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros. Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas.2 La herramienta Tabla.  Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.  Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. y las demás filas contienen los datos almacenados. incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. o bien podemos utilizar un formulario de datos. Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).  Selecciona Tabla en la pestaña Insertar. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. Página # 3 . en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos). Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:  Ordenar los registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información. 1 Desplegar y dar formato a datos 1. activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla. podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño. correspondiente a las Herramientas de tabla: Modificar los datos de la tabla.  Crear un resumen de los datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. por tanto.1 Dar formato como Tabla. lo podemos hacer ahora.  Aplicar formatos a todos los datos.

En Opciones de estilo de la tabla. Página # 4 . 1. Seleccionando una celda. y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar. podemos marcar o desmarcar otros aspectos. sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva. Para eliminar filas o columnas.3 Estilos de tabla. Para eliminar la tabla completa. podemos hacerlo desde el botón Insertar. Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla. o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna. al estar los datos tan bien delimitados. pero no la estructura de la tabla. fila o columna.4 Ordenar una tabla de datos. Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante. Por lo demás. También desde el menú contextual de la tabla. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas. estos deben permanecer en la misma posición. disponibles en la pestaña Diseño de la tabla. a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo. y pulsando la tecla SUPR. estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. en la pestaña de Inicio. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla. Para ordenar los datos de una tabla lo haremos de la misma forma que ordenamos los datos en celdas sin ninguna estructura: a través de los botones situados en la pestaña Datos. como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas. disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla. etc. Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos. la ordenación siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas completas. Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla. o bien desde el botón La única diferencia será que. Pero si la tabla contiene encabezados. que a cualquier celda de la hoja de cálculo. fondo condicional. podemos seleccionar un nuevo rango de datos. 1. entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla. Modificar la estructura de la tabla. así que sólo podremos aumentar y disminuir filas. seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. eliminamos los datos seleccionados. deberemos posicionarnos sobre una celda. es escogiendo uno de los estilos predefinidos. pero conservar los datos en la hoja.

de todos los registros almacenados en la tabla. así como la posibilidad de ordenar por colores. Utilizar Filtros avanzados: Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. Utilizar el Filtro. Si la pulsamos se despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación. Excel filtrará todos los registros que tengan dicho criterio y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Si filtramos por un criterio específico. es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú. o Utilizando filtros avanzados. si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla. para destacarlas por algún motivo. 1. 2 Funciones avanzadas y manejo de fórmulas 2.Filtro - Mostrar todo.  Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). sino que afecta a las que han sido coloreadas de forma explícita. Filtrar una lista se refiere a que. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo. acceder al menú Datos . Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. marcando o desmarcando el botón Filtro). donde se despliegan una serie de opciones. pulsaremos en en la sección Ordenar y filtrar de la pestaña Datos. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos. utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado. además. Pero. Para volver a visualizar todos los registros de la lista.  Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Otra opción.5 Filtrar el contenido de la tabla. nos aparece un menú desplegable donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. vemos que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho. o Utilizando el Filtro (autofiltro). La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla. Si pulsamos sobre la flecha del encabezado de algún campo. podemos seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. A la hora de trabajar con fórmulas podemos hacerlo de dos formas: Página # 5 . unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.1 Cálculo Manual y Automático.

Si estás en esa situación el cálculo Manual resolverá el problema. es fácil entender el concepto de referencia mixta. se obtienen por defecto en Excel al hacer click en una celda para hacer referencia a ella. al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autorrellenar". se deben introducir los símbolos del dólar $ antes de la letra y antes del número de una referencia normal del tipo A1. Es entonces cuando el trabajo en Excel se puede volver difícil porque apenas se modifique una sola celda. al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autorrellenar". Si el libro de Excel es guardado sin haber pulsado la tecla F9. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. Es decir. una referencia absoluta a la celda A1.  Automático excepto para tablas de datos: Se calculan automáticamente todas las fórmulas del libro excepto las tablas de datos.2 Referencias Relativas. Son las referencias más utilizadas y las que. Este es el comportamiento predeterminado de Excel. Para actualizar una tabla de datos será necesario seleccionar las fórmulas de la tabla y pulsar la tecla F9. Una referencia mixta a una celda o rango es Página # 6 . Referencias absolutas Una referencia absoluta a una celda o rango es aquella que. Referencias relativas Una referencia relativa a una celda o rango es aquella que. Son del tipo A1.  Volver a calcular libro antes de guardar: Esta es una opción del cálculo Manual que nos permite indicar a Excel que actualice las fórmulas justo antes de guardar el libro (aunque no se pulse la tecla F9). Absolutas y Mixtas. la siguiente vez que se abra el libro de Excel las fórmulas seguirán desactualizadas y será necesario pulsar F9 para actualizar los cálculos.  Manual: Excel no realizará ningún cálculo de fórmulas hasta que se pulse la tecla F9. se iniciará el proceso de cálculo que podría llevar varios segundos o hasta minutos. 2.  Automático  Automático excepto para tablas de datos  Manual  Volver a calcular libro antes de guardar ¿Cuándo utilizar una u otra?  Automático: Excel calcula automáticamente el resultado de cualquier fórmula del libro al momento exacto en que se cambia cualquier valor que afecta el resultado de una fórmula. en la mayoría de las veces. se ajusta automáticamente para hacer referencia a otras celdas. sería: $A$1 Referencias mixtas Una vez aprendidos los conceptos de "referencia relativa" y "referencia absoluta". Para hacer una referencia absoluta a una celda. NO se ajusta y queda bloqueada haciendo referencia siempre a la misma celda.

 Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de varios usuarios o departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de resumen. por ejemplo. auditar y administrar esos nombres con facilidad. Una vez que haya adoptado la práctica de utilizar nombres en su libro. Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o rango en una hoja de cálculo en otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro. En la siguiente información se muestran ejemplos comunes de nombres y cómo pueden mejorar la claridad y la comprensión. Puede definir un nombre mediante: o Cuadro Nombre de la barra de fórmulas: Es la mejor forma de crear un nombre de nivel de libro para un rango seleccionado. Puede hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro mediante la creación de una referencia externa. Libros de menor tamaño están más fácil para cambiar. Página # 7 . una constante. no necesitan mucha memoria y son más rápido abrir. De este modo. o Crear un nombre a partir de una selección: Puede crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo. Un nombre es una abreviación con significado que facilita la comprensión del propósito de una referencia de celda. una fórmula o una tabla que pueda ser difícil de comprender a primera vista. puede trabajar en el modelo sin tener que abrir todas las hojas relacionadas. no tendrá que cambiar manualmente el libro de resumen. una función. Las referencias externas son especialmente útiles cuando no resulta práctico mantener juntos en el mismo libro los modelos de hoja de cálculo grandes. guardan y calcular.  Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un modelo complicado en una serie de libros interdependientes.  Crear vistas diferentes de los datos Puede introducir todos los datos en uno o más libros de origen y. Puede definir un nombre para un rango de celdas. aquella que. cree un libro de informe que contiene referencias externas a solo los datos pertinentes. ajusta sólo la letra o sólo el número de la referencia. Si utiliza nombres. para especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o para crear un comentario del nombre. o Cuadro de diálogo Nombre nuevo: Es lo mejor que se puede utilizar cuando se desea más flexibilidad a la hora de crear nombres. quedando bloqueado sólo el número o sólo la letra respectivamente. a continuación. cuando se cambian los libros de origen. al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar "Autorrellenar". una constante o una tabla.4 Definición de nombres de celdas y rangos de celdas. 2. sus fórmulas serán mucho más fáciles de entender y mantener. podrá actualizar. 2. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.3 Referencias a otras hojas o a otros libros.

solamente debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas. 2. Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. Función NUMERO. Función ASENO Devuelve el arcoseno de un número. pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado. Página # 8 . Referencias de celda en fórmulas Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas. 3 Funciones Matemáticas y Trigonométricas Función Descripción Función ABS Devuelve el valor absoluto de un número. Función ACOTH Devuelve la cotangente hiperbólica inversa de un número. una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación. Función ACOT Devuelve la arco cotangente de un número. Función ACOS Devuelve el arco coseno de un número. Función ASINH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.ARABE Convierte un número romano en arábigo. Función AGREGAR Devuelve un agregado en una lista o base de datos. Sin embargo. lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula siempre regresará el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los números.5 Crear una Constante. Función ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números: Fórmula de Excel con constantes Estos números son constantes.

EXACTO significativo más próximo. Página # 9 . Función COT Devuelve la cotangente de un ángulo. Función COTH Devuelve la cotangente hiperbólica de un número. Función COMBINA Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una cantidad determinada de elementos. independientemente de su signo. Función ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número. Función ATAN2 Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y". Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. Función CEILING.SUPERIOR. Función COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.SUPERIOR Redondea un número al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano. Función MULTIPLO. Función CSC Devuelve la cosecante de un ángulo. El número se redondea hacia arriba.MATH Redondea un número hacia arriba al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano. Función BASE Convierte un número en una representación de texto con la base dada. Función ATAN Devuelve la arcotangente de un número. Función COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos. Función COS Devuelve el coseno de un número. Función Redondea un número hacia el entero o el múltiplo MULTIPLO.

C. Función M.INFERIOR. Función Redondea un número hacia abajo hasta el entero o el MULTIPLO.PAR Redondea un número hasta el entero par más próximo. Función MULTIPLO. Función EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número dado. Función ENTERO. Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo.D Devuelve el máximo común divisor. Función LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número. Página # 10 .DECIMAL Convierte una representación de texto de un número con una base dada en un número decimal.INFERIOR. en dirección hacia cero. independientemente de su signo. Función M.M Devuelve el mínimo común múltiplo.MAT próximo o al múltiplo significativo más cercano.C. El número se redondea hacia abajo.CEILING Devuelve un número que se redondea hacia arriba al número entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano. Función CONV. Función FACT. Función GRADOS Convierte radianes en grados. Función FACT Devuelve el factorial de un número.INFERIOR Redondea un número hacia abajo.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.EXACTO múltiplo significativo más cercano. Función REDONDEA. Función ISO. Función Redondea un número hacia abajo al entero más MULTIPLO. Función CSCH Devuelve la cosecante hiperbólica de un ángulo.

con formato de texto. Función REDONDEA.MULT Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado. Función COCIENTE Devuelve la parte entera de una división. Función REDOND. Función MDETERM Devuelve el determinante matricial de una matriz. Función POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia. Página # 11 .ROMANO Convierte un número arábigo en número romano. Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Función PRODUCTO Multiplica sus argumentos. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. Función ALEATORIO. Función MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz. Función RADIANES Convierte grados en radianes.IMPAR Redondea un número hacia arriba hasta el entero impar más próximo. Función LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada. Función M. Función MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique. Función PI Devuelve el valor de pi. Función ALEAT.UNIDAD Devuelve la matriz de la unidad o la dimensión especificada. Función MMULT Devuelve el producto de matriz de dos matrices. Función RESIDUO Devuelve el resto de la división. Función LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número. Función NUMERO.

SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias en función de la fórmula. Función RCUAD Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número. Función SEC Devuelve la secante de un ángulo.SI Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados.MENOS Redondea un número hacia abajo. Página # 12 . Función SECH Devuelve la secante hiperbólica de un ángulo. Función SINH Devuelve el seno hiperbólico de un número. Función REDOND Redondea un número al número de dígitos especificado. Función SUMA Suma sus argumentos. Función SIGNO Devuelve el signo de un número. Función SUMAR. Función REDONDEAR.CONJUNTO Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. Función SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz. Función SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Función RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi). en dirección hacia cero. Función SENO Devuelve el seno de un ángulo determinado. en dirección contraria a cero.MAS Redondea un número hacia arriba. Función REDONDEAR. Función SUMAR.SI. Función SUMA.

valor_si_verdadero.) Comprueba si todos los valores son verdaderos O(valor_logico1.) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO 5 Funciones de Búsqueda y Referencia Función Descripción AREAS(ref) Devuelve el número de rangos de celdas contiguas BUSCAR(.. Función SUMA. según se cumpla o no una condición NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado Y(valor_logico1.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos..valor_logico2.valor_logico2..) Busca valores de un rango de una columna o una fila BUSCARH(valor_buscado.indicador_fil Busca en la primera fila de la as. Función TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número. Función SUMAXMENOSY2 Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de los valores correspondientes de dos matrices...valor_si_falso) Devuelve un valor u otro. 4 Funciones lógicas Función Descripcion FALSO() Devuelve el valor lógico Falso VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero SI(prueba_logica.matriz_buscar_en. Función TRUNCAR Trunca un número a un entero.ordenado) columna de la izquierda Página # 13 . Función SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices. Función TAN Devuelve la tangente de un número. Función SUMAX2MASY2 Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices..matriz_buscar_en..indicador_col Busca un valor en la primera umnas.ordenado) tabla o matriz de valores BUSCARV(valor_buscado.. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.

campo2.tipo) Devuelve un número del 1 al 7 FECHA(año.elemento1.tablas_dinámi Extrae datos almacenados en cas.) Elige un valor o una acción de una lista de valores FILA(ref) Devuelve el número de fila FILAS(matriz) Devuelve el número de filas HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo..método) Calcula el número de días entre las dos fechas DIASEM(núm_de_serie.hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto ELEGIR(num_indice.columnas.mes..num_fila.matriz_buscar_en.a1. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.alto.elemento2.nombre_descriptivo) Crea un acceso directo a un documento IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos.campo1.filas.día) Devuelve la fecha en formato fecha FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23 HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número HOY() Devuelve la fecha actual MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Página # 14 .num_columna) Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna INDIRECTO(ref.ancho) Devuelve una referencia a un rango DIRECCION(fila..a1) Devuelve una referencia especificada TRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las columnas en una matriz 6 Funciones de fecha y hora Función Descripción AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes DIAS360(fecha_inicial. COINCIDIR(valor_buscado.columna.) una tabla dinámica INDICE(matriz.valor1.tipo_de_coin Devuelve la posición relativa cidencia) de un elemento COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas que componen la matriz DESREF(ref.valor2.fecha_final..abs..

textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión DECIMAL(número..posicion_inicial.núm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto IGUAL(texto1.núm_de_veces) Repite el texto SUSTITUIR(texto.texto2. NSHORA(hora..no_separar_millares) Redondea un número pasado como parámetro DERECHA(texto.segundo) Convierte horas..núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas MINUSC(texto) Convierte a minúsculas MONEDA(número.texto_nuevo) de texto por otra REPETIR(texto.núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena HALLAR(texto_buscado.texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso) IZQUIERDA(texto.dentro_del_texto. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.decimales. minutos y segundos dados como números SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59 7 Funciones de texto Función Descripción CARACTER(número) Devuelve el carácter especificado por el número CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto CONCATENAR(texto1..dentro_del_texto.formato) Convierte un valor a texto TEXTOBAHT(número) Convierte un número a texto tailandés (Baht) VALOR(texto) Convierte un texto a número Página # 15 .núm_de_o Reemplaza el texto con texto currencia) nuevo T(valor) Comprueba que el valor es texto TEXTO(valor.núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados ENCONTRAR(texto_buscado.núm_de_decimales) Convierte a moneda NOMPROPIO(texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto REEMPLAZAR(texto_original.texto_original.minuto.núm_ini Devuelve la posición inicial del cial) texto buscado ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios EXTRAE(texto.núm_de_cara Reemplaza parte de una cadena cteres.num_inicial.texto_nuevo.

 Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se esté accesando a una base de datos externa).  Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numéricas) requiere de macros y cajas de diálogo personalizadas. El presente manual mostrará cómo trabajar con bases de datos internas. Posteriormente vamos a la ficha Datos y pulsamos el comando Validación de datos. formatos. Excel) como el sitio adecuado para almacenar datos:  Una hoja de trabajo está limitada a 256 columnas y 65.1 Limitaciones Ms-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar.  Sólo un usuario puede tener acceso a una base de datos interna. Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas.) mientras que los manejadores de bases de datos (DBMS . Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. SQL Server. Encontrarás este comando dentro del grupo Herramientas de datos. como Access. comenzamos por seleccionar la celda que contendrá la lista desplegable que en nuestro ejemplo es la celda A1. dBase.3 Crear una lista desplegable en Excel 2010 Para crear una lista desplegable en Excel 2010 a partir de un rango de celdas. 8 Manejo de listas y bases de datos Una base de datos es una colección de información agrupada por un tema común.  Los datos almacenados en hojas de trabajo tienden a consumir mucho más espacio en disco que los almacenados en bases de datos externas (una hoja de trabajo almacena fórmulas. a la vez. Esto abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos.2 Manejo de Lista desplegable de datos Una lista desplegable en Excel es una colección de datos válidos que se genera a partir de los valores ubicados en un rango de celdas. Puedes pulsar directamente el botón o desplegar el menú y seleccionar la primera de las opciones tal como se muestra en la imagen superior. gráficos. Para MS-Excel una base de datos es una “Lista” que consta de filas con encabezados que contienen conjuntos de información similares.536 filas. Los valores de dicho rango de celdas son los que dan forma a las opciones de una lista. modificar. 8.DataBase Manager System) convencionales almacenan datos puros. La Lista se considera como una simple base de datos donde las filas son los registros (conjunto de campos relacionados) y las columnas los campos (cada uno de los conceptos en que se descompone un conjunto de información). FoxPro. Página # 16 . analizar y manejar los datos. sin embargo. 8. Oracle y las Internas. etc. Paradox. 8. bases de datos que residen en las hojas de trabajo. Las listas desplegables se muestran dentro de una celda como una flecha que nos permite elegir el valor deseado. Approach. existen limitaciones inherentes a todos los programas de hojas de cálculo de las que se debe tomar nota antes de seleccionarlos (por ejemplo.

9 Representación gráfica Concepto de gráfico Un gráfico es una representación visual de información numérica. 8. Está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se genera y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar. Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta. debes seguir los siguientes pasos para borrarla. Son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones. tramas y tendencias de los datos. Por suerte. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente. ¿Cómo crear una tabla dinámica? Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia. debemos: 1) Especificar primero los datos a graficar en la hoja de cálculo. seleccionando las celdas que contienen los datos que deseamos representar en el gráfico. Creación de gráficos Para crear un gráfico. Página # 17 . Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. de manipular. sigue estos pasos: Paso 1: Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.4 Eliminar una lista desplegable Si tal vez colocaste la lista desplegable en una celda equivocada o simplemente deseas eliminarla. 10 Tablas y gráficos dinámicos Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Selecciona la celda que contiene la lista desplegable y pulsa el botón Validación de datos y dentro de las opciones de criterios de validación selecciona la opción Cualquier valor. una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también. 2) En la ficha Insertar encontraremos el grupo Gráficos donde podremos elegir el tipo de gráfico que resulte más ilustrativo para nuestro propósito. haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.

Opciones de Ver  Normal . que muestra una grilla y encabezados para las columnas y filas.dispone partes de la hoja para que queden fijas. Página # 18 . Las líneas de la grilla y los encabezados todavía se ven. el Zoom funciona en todas las vistas para agrandar o achicar lo que se ve en la pantalla. Paso 3: Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. o usted puede crear dos paneles arrastrando el cuadro Dividir en una barra de desplazamiento.  Vista preliminar de Salto de Página . Esto le permite conservar los encabezados de las columnas y filas a la vista. Tres se encuentran en el menú Ver. Se encuentra en el menú de Ventana.muestra cómo se verían las hojas sobre el papel. Excel le permitirá bloquear parte de una hoja de manera que esa parte no se imprima.una vista reducida de la hoja con líneas azules marcando donde se producirá el salto y que es lo que se imprimirá si se imprimiera la hoja en ese momento. al derecho. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones. Paso 4: Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos. mientras que permite el desplazamiento del resto de la misma. Dos están en el menú Ventana y una más en el menú Archivo. de manera que pueda ver al mismo tiempo las diferentes partes de una hoja de cálculo grande.la vista por defecto. 11 Vista del libro de trabajo Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. haz clic en el comando Tabla dinámica. Hacer clic en el comando Tabla dinámica. A diferencia de los procesadores de palabras.  Pantalla Completa . Disponible en el menú Archivo y como botón de la barra de herramientas. No hay barras de herramientas o menú.  Dividir .  Impresión Preliminar . Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar. Además.esconde todo en la pantalla excepto la hoja misma. Seleccionar los datos a analizar Paso 2: En la ficha Insertar.separa la pantalla en cuatro paneles. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.  Inmovilizar Paneles .

. que nos permitirán: Elegir cuántas copias imprimir del documento. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. . todo el libro. o bien la selección realizada. En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión.1 2. .4 1. ..3. Impresión Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior. .4 1. nos situaremos en la pestaña Diseño de página. por ejemplo: 1.Ajustar la escala de impresión. como la orientación. tamaño del papel.2 3.2. 12 Configuración de página e impresión y manejo de ventanas.4. El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel.3. etc. En la zona de la derecha vemos la vista previa de la página. una vez tras otra.4 .La intercalación. es conveniente que configuremos la página. el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros. deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. . se imprime el trabajo completo. veremos la siguiente ventana: Vista preliminar También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella. encabezados y pies de página.2. El mismo ejemplo sería: 1. Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración.4 sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. la orientación del papel. podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o Página # 19 .3 4. Como siempre. Opciones de Configuración como: . Configuración de pagina Antes de imprimir una hoja de cálculo.2. En cambio. Botón configurar página en la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de las opciones: para configurar márgenes.1.La orientación y el tamaño del papel. o bien si seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo.Qué hojas imprimir: Las hojas activas. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página.3. Para ello. en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto.3. caso de tener más de una página. Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento.2. También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada. se abrirá una nueva ventana. si utilizamos el intercalado.Acceder a la Configuración de página. el tamaño.Modificar los márgenes. para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas.

vea proteger un archivo de Excel. ADVERTENCIA: Si olvida o pierde su contraseña. Para obtener más información. Firma digital: puede agregar firmas digitales a su archivo de Excel. podrás pulsar el botón imprimir de la zona superior. Utilice esta opción cuando necesite dar de sólo lectura o modificar el acceso a distintos usuarios. Para obtener más información. 13 Seguridad Excel le ofrece la capacidad para proteger su trabajo. Restringir el acceso: si su organización tiene permisos configurados mediante Information Rights Management (IRM). Para obtener más información. Para obtener más información. los números de tarjeta de crédito. Tiene dos opciones: Cifrado de archivos: cuando se elige esta opción. Esto impide que otros usuarios abran el archivo. vea Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office. pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página completa. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán inactivos. vea proteger un archivo de Excel. encontramos dos botones para personalizar la vista previa. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. Marcar como Final: Utilice esta opción si desea marcar el archivo como la versión final de Excel y desea evitar que otros usuarios más cambios. Microsoft no puede recuperar automáticamente. libro o presentación.siempre debe pensar dos veces antes de distribuir libros de Excel que puedan contener información personal confidencial. A continuación. por nombrar algunos. libro o presentación. Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo: especificar una contraseña para abrir o modificar un archivo. vea Agregar o quitar la protección del documento. En este tema se explica las distintas maneras de utilizar las principales opciones para proteger y distribuir los archivos de Excel. están las distintas opciones disponibles para proteger los datos de Excel: Nivel de archivos: Esto se refiere a la capacidad de bloquear el archivo de Excel mediante la especificación de una contraseña para que los usuarios no pueden abrir o modificar. como identificación de empleado. especifique una contraseña y bloquear el archivo de Excel. Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas. escribiendo el número de la página a visualizar Botones recorrer páginas. ya sea para impedir que alguien abra un libro sin una contraseña. puede aplicar cualquiera de los permisos de IRM disponibles para el documento. número de seguridad Social. conceder acceso de sólo lectura a un libro o incluso sólo proteger una hoja de cálculo para que no lo elimine accidentalmente todas las fórmulas. Para obtener más información. También en la zona inferior derecha. Página # 20 . No debe suponer que sólo porque se protege un libro o una hoja de cálculo con una contraseña que sea seguro . vea Agregar o quitar la protección del documento.

Una macro puede hacerlo por usted. rangos.  Para controlar cómo los usuarios deben funcionar dentro de una hoja individual. generalmente. ocultar y cambiar el nombre de las hojas de cálculo. debe obtener un certificado válido de una entidad emisora de certificados (CA). puede grabar una macro con la grabadora de macros de Microsoft Excel. NOTA: Para agregar una firma digital. volver a reproducir la macro cada vez que sea necesario. Página # 21 . muchos usuarios ni siquiera saben que está disponible hasta que no se habilita en la cinta de opciones. mediante el uso del Editor de Visual Basic. 15 Macros y el Editor de Visual Basic Ahora que ya conoce en parte cómo Microsoft Excel 2010 expone su modelo de objetos.  Si no desea que otros usuarios puedan abrir el archivo:  Si desea habilitar el acceso de sólo lectura o edición a distintos usuarios:  Para controlar cómo los usuarios deben trabajar con hojas de cálculo dentro de una estructura del libro. como celdas. así asegurándose de que ninguno de los datos importantes en la hoja de cálculo se ven afectado. utilice protección de nivel de archivo. vea proteger un libro. Nivel de libro: puede bloquear la estructura del libro especificando una contraseña. Puede grabar una macro al aplicar el formato que desee y. podría desea que un usuario sólo agregar filas y columnas o sólo ordenar y utilizar Autofiltro. fórmulas y ActiveX o controles de formulario. vea proteger una hoja de cálculo. puede intentar llamar a los métodos de un objeto y establecer las propiedades del objeto. eliminar. Aunque se instala de forma predeterminada. puede controlar cómo un usuario puede trabajar en hojas de cálculo. Puede especificar qué exactamente un usuario puede hacer dentro de una hoja. ¿Nivel de protección que debo utilizar?  Para controlar el nivel de acceso que los usuarios deben tener un archivo de Excel. Para hacerlo. Una vez habilitada la protección de hoja. Para obtener más información sobre la protección de las hojas de cálculo. Hoja de cálculo: con la protección de la hoja. Imagine que tenga fechas en formatos aleatorios y desea aplicar un formato único a todos ellos. La estructura del libro el bloqueo impide que otros usuarios agregar. utilice protección de nivel de hoja de cálculo. mover. debe escribir el código en un lugar y de una manera que Office pueda comprender. a continuación. puede proteger otros elementos.  Puede utilizar uno o varios niveles de protección para los datos de Excel en función de las necesidades de su organización. Por ejemplo. 14 Automatizando Excel Para automatizar tareas repetitivas. la protección de nivel de libro uso. Para obtener más información sobre la protección de libros. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017.

Haga clic en Personalizar cinta de opciones en el lado izquierdo del cuadro de diálogo. active la casilla de verificación Programador. haga clic en Detener grabación. Comando Grabar macro en el grupo Código de la pestaña Programador Realice las acciones que desee automatizar. haga clic en Grabar macro. en la lista Pestañas principales. haga clic en Aceptar para comenzar a grabar. elija Opciones y después haga clic en la categoría Personalizar cinta de opciones. Grabar una macro En el grupo Código en la pestaña Programador. haga lo siguiente: Haga clic en la pestaña Archivo. y una descripción en el cuadro Descripción. Curso de Excel nivel intermedio Junio 2017. debe habilitarla mediante el siguiente procedimiento: Para habilitar la ficha Programador En la ficha Archivo. En el grupo Código en la pestaña Programador. Comando Detener grabación en el grupo Código de la pestaña Programador Examine la macro y pruébela. Ficha Programador Todas las aplicaciones de Office 2010 usan la cinta de opciones. elija Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En Personalizar la Cinta. seleccione Comandos más utilizados. como escribir texto repetitivo o completar hacia abajo una columna de datos. Debido a que Office 2010 no muestra la ficha Programador de manera predeterminada. A continuación. Página # 22 . especifique una tecla de método abreviado en el cuadro Tecla de método abreviado. a continuación. En Comandos disponibles en el lado izquierdo del cuadro de diálogo. La ficha Programador es una de las fichas incluidas en la cinta de opciones. en el lado derecho del cuadro de diálogo. De manera opcional. donde se puede tener acceso al Editor de Visual Basic y a otras herramientas de programador. haga clic en Programador y después haga clic en Aceptar. escriba un nombre para la macro en el cuadro Nombre de la macro. En Personalice esta cinta de opciones. Dado que la pestaña Programador no se muestra de manera predeterminada. seleccione Fichas principales y. Antes de grabar una macro Compruebe que se muestra la pestaña Programador en la cinta de opciones.