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HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Elaboró: Dr. Primitivo Reyes Aguilar
Septiembre de 2007

Mail: primitivo_reyes@yahoo.com
Tel. 58 83 41 67 / Cel. 044 55 52 17 49 12

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Gráficas de programa de proceso de decisión 8. Diagrama de interrelaciones 4. Diagrama de árbol 5. Diagrama de afinidad 3. Matrices de prioridad 7. Introducción 2. Diagrama matricial 6. CONTENIDO 1. Diagrama de redes y actividades Página 2 de 13 .

L AS S IETE N UEVAS H ERRAMIENTAS PARA LA M EJORA C ONTINUA 1. INTRODUCCIÓN  Diagrama de afinidad: o Organiza grandes cantidades de información  Gráfica doble de interrelaciones: o Muestra los enlaces de causas y efectos entre aspectos relacionados  Diagrama de árbol: o Diagrama los niveles de destalle para alcanzar un objetivo principal y los objetivos secundarios relacionados  Diagrama Matricial: o Muestra las relaciones y correlaciones entre ideas  Matrices de prioridad: o Asigna prioridades a asuntos. tareas o posibles opciones con base en criterios conocidos  Gráficas de Programa de Decisión de Procesos (GPDP): o Revela cadenas de eventos y planes de contingencia  Diagrama de redes y actividades: o Desarrolla u programa para tareas complejas A PLICACIONES Las herramientas para la mejora continua se emplean de manera ideal en los casos siguientes:  Dividir un requerimiento general de detalles específicos  Identificar y eliminar las causas raíz de un problema  Programar actividades complejas Página 3 de 13 .

también se conoce como método KJ. así como para identificar las causas potenciales de un problema. 2. Cuando se emplea este diagrama. Página 4 de 13 . se organizan las ideas o áreas generales de problemas para adquirir la comprensión de un problema o asunto complejo. La herramienta ayuda a mejorar el compromiso y el apoyo del equipo. D IAGRAMA DE AFINIDAD Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de información agrupando los aspectos de la misma con base en relaciones clave entre ellos.  Planeación de contingencia  Ayudar a una organización a pasar de la manera antigua de pensar a otras formas más novedosas de hacerlo  Realizar una selección final de una lista de opciones  Evaluar opciones de diseño de producto Es posible emplear las nuevas herramientas para la mejora continua en varias fases del diagrama de mejora es posible emplear más de una en cada paso y se deberá elegir la herramienta correcta para el trabajo.

Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro. Acomodar las tarjetas en pilas similares o por “familias”. 2. Discutir el diagrama de afinidad Página 5 de 13 . Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo. P ASOS 1. 5. se requiere un pensamiento trascendental o el tema es un aspecto amplio. Usar cuando existe un caos. Trazar un círculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con la tarjeta de encabezado b. Cada tarjeta deberá contener un sustantivo y un verbo 4. a. a. 3. El equipo deberá consistir en 5 o 6 personas que estén relacionados con el problema. Sólo una idea por tarjeta b. 6. Dibujar el diagrama de afinidad a. el equipo aporta ideas. Reunir el equipo y elegir un líder. Máximo siete palabras por tarjeta c. . Establecer el asunto o problema en forma de pregunta. El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso y etiqueta el diagrama con el nombre del equipo y la fecha 8. Crear tarjetas de encabezado 7.

se emplea para estudiar las relaciones entre los elementos de un problema e identificar las causas raíz o las soluciones. Reunir el equipo y elegir un líder.3. La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto . 2. la gráfica permite que el equipo de solución de problemas observe al mismo tiempo muchos efectos y trace la relación entre dichos efectos y varias causas. Ayuda a identificar las causas potenciales de un problema. es similar al diagrama de afinidad en la medida que el proceso de construcción de una gráfica doble interrelaciones es creativo. El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un diagrama de afinidad. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes: . P ASOS 1. El aspecto clave de un diagrama de árbol . a. G RÁFICA DOBLE DE I NTERRELACIONES Una gráfica doble de interrelaciones es una herramienta gráfica que se emplea para organizar problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables. Un aspecto clave identificado por el equipo Página 6 de 13 . . Poner el asunto o problema en forma de pregunta. A diferencia del diagrama de causa y efecto.

b. . es preciso hacer una tormenta de ideas y colocar estas en tarjetas de índice 4. 6. 7. Analizar las relaciones. Identificar causas y efectos raíz. D IAGRAMA DE ÁRBOL Página 7 de 13 . a. Si la declaración del problema se originó en un diagrama de árbol. copiar las causas más básicas de cada uno de los “huesos” del diagrama en fichas de trabajo . Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo. Un efecto raíz es una categoría a la que llega una gran cantidad de flechas. Estudiar la gráfica doble de interrelaciones. usar el nivel más bajo de detalle de éste . Una causa raíz es una categoría de la que sale la gran cantidad de flechas. Si la declaración del problema se tomó del efecto en un diagrama de causa y efecto. Si la declaración del problema se originó en un diagrama de afinidad. 5. 3. Revisar la gráfica doble de interrelaciones. Si la declaración del problema fue un aspecto clave identificado por el equipo. usar las tarjetas de encabezado de éste y realizar una tormenta de ideas para buscar ideas adicionales . 4.

5. El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un diagrama de afinidad. usar los siguientes tres encabezados de primer nivel del árbol . c. un diagrama de árbol ayuda a orientar tareas específicas. El diagrama de árbol funciones para dividir un aspecto u objetivo más complejo. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes: . Completar el diagrama de árbol bajo cada encabezado principal. realizar una tormenta de ideas cuyo enfoque sea la implantación 4. usar las tarjetas de encabezado. Revisar el diagrama de árbol terminado. El aspecto clave de un diagrama de árbol . Cuando se trabaja sobre un objetivo amplio. Como punto de inicio. Al implantar los puntos detallados de acción. se crea un efecto de dominio que lleva al logro del objetivo principal. Un aspecto clave identificado por el equipo 3. usar las tarjetas que llevan a ella . Generar los encabezados de primer nivel del árbol.Un diagrama de árbol (diagrama sistemático) es una técnica que se emplea para buscar la forma más apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo específico. 5. Si el objetivo es un aspecto clave identificado por el equipo. Si el objetivo es una causa o efecto raíz de una gráfica doble de interrelaciones. estos representan acciones (o tareas) que siguen rutas lógicas para implantar un objetivo amplio. a. . Si el objetivo es la tarjeta crítica de encabezado. P ASOS 1. usar las tarjetas bajo tal encabezado . Reunir un equipo apropiado. es posible emplearlo para planear la implantación de una solución detallada en forma ordenada. Si el objetivo es un aspecto clave de un diagrama de afinidad. La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto . Esta herramienta gráfica de diagrama los diversos niveles de detalle. Elegir la declaración de objetivo. D IAGRAMA M ATRICIAL Página 8 de 13 . 2.

tares y responsabilidad y que aparecen en diversas formas matriciales. asimismo pueden mostrar la fortaleza estadística y la dirección de influencia de cada relación. Los diagramas matriciales se emplean para mostrar la relación entre las tareas de un diagrama de árbol y otras características o funciones. Pueden tener cualquiera de las siguientes formas: . Forma de Y . Forma de X . Forma de T . es posible emplear estas herramientas para organizar y comparar dos o más conjuntos de artículos para mostrar cuales de ellos están relacionados.Los diagramas matriciales son herramientas que se emplean para revelar las correlaciones entre ideas. pueden manejar cualquier tipo de contenido de información y comparar cualquier número de variables. son herramientas de extrema flexibilidad. Forma de L . Forma de C Página 9 de 13 .

¿Qué tipo de información se desea mostrar en la matriz? 3. Elegir la forma apropiada de la matriz. Forma de L: 2 consideraciones clave .Es posible crear diagramas matriciales para mostrar diversos tipos de relaciones. Se basan en la combinación de un diagrama de árbol y uno matricial. Forma de T: 3 consideraciones clave con relaciones directas e indirectas . son ideales para elegir un problema para que lo ataque el equipo y estrechar una lista de soluciones potenciales para un problema. a. de modo que sea posible tomar decisiones con mayor facilidad. M ATRICES DE P RIORIDADES Las matrices de prioridades son herramientas para tomas decisiones. Reunir un equipo apropiado. Página 10 de 13 . 6. Concluir la matriz. Pueden ayudar a reducir el número de opciones. Forma de C: 3 consideraciones clave con relaciones simultáneas 4. Forma de Y: 3 consideraciones clave con relaciones directas . debido a que las matrices de prioridades proporcionan un enfoque lógico a la elección de un conjunto de opciones. Elegir las consideraciones clave. para desplegar una solución genérica. Definir los símbolos de relación a emplear y crear una leyenda. P ASOS 1. Utilizando criterios ponderados y acordados. 2. una forma de usarlos es desarrollar las nuevas actividades contra lo que en ese momento hace una organización. 5. P ASOS 1. se emplean tales herramientas para asignar prioridades a aspectos. a. Decidir el tipo de forma que permitirá obtener la mejor información: . tareas u opciones posibles. Forma de X: 4 consideraciones clave con relaciones directas e indirectas . Reunir a un equipo apropiado.

10 = Mucho más importante . Generar los criterios por los que se juzgarán las opciones. Establecer el objetivo principal a alcanzar y las opciones que ayuden a lograrlo. 1 = Más importante . 1 / 5 = Más importante . Comparar entre sí las opciones para todos los criterios retenidos. Comparar la importancia de cada uno de ellos contra los demás por medio de la siguiente escala: . G RÁFICAS DE P ROGRAMAS DE D ECISIÓN DE P ROCESOS (GPDP) Cambiar fecha de reunión Reservar sala de Sala de reuniones no reuniones disponible Reservar otro sitio Rentar equipo audiovisual Planeación de una Verificar equipo Equipo audiovisual no reunión audiovisual disponible Reservar otro sitio Banquete no Ordenar a otro disponible proveedor Efectuar los arreglos de alimentación Solicitar un menú distinto Menú no disponible = Seleccionado Ordenar otro proveedor = No factible de banquetes Página 11 de 13 . Juzgar cada criterio contra todos los demás. a. 6. 1 / 10 = Más importante 5. 3. 4. 2. Compara cada opción con base en todos los criterios combinados. 5 = Más importante . 7.

La GPDP se clasifican por el formato gráfico:  Gráfico: combinación de diagrama de árbol y diagrama de flujo. 4. 7. Se enumeran todos los eventos concebibles y una contramedida apropiada en este flujo cronológico. Se emplea una GPDP para describir de manera sistemática una solución u objetivo complejos.  GPDP en tiempo real: se desarrollan alternativas durante la implantación.  Descripción: lista numerada de eventos y contramedidas. . Establecer el objetivo principal. 3. Evaluar las contramedidas. 6. Enumerar los pasos del proceso. Elegir el formato de la gráfica. Evaluar las contramedidas y marcarlas en la forma siguiente = Seleccionada = No factible Página 12 de 13 . cuando el problema u objetivo es único o desconocido. Se efectúa una tormenta de ideas de todas las distintas posibilidades y se elaboran planes de contingencia con anticipación. Elegir el flujo básico de implantación. 2.Una gráfica de programa de decisión del proceso (GPDP) es una herramienta dinámica de planeación que se emplea para diagramar en forma sistemática todas las posibles cadenas de eventos para alcanzar un objetivo amplio o para implantar una solución compleja. P ASOS 1. Reunir el equipo apropiado. otro propósito es probar teorías durante la implantación de una solución compleja. Las gráficas de programa de decisión del proceso se clasifican por las herramientas que se emplea:  GPDP “planeado por adelantado”: anticipan lo “inesperado” antes de la implantación verdadera. Determinar contramedidas. se emplea este método cuando existe incertidumbre en un proceso de implantación. 5.

7. Calcular la ruta crítica del proyecto. Página 13 de 13 . Reunir el equipo apropiado. Es una combinación de la Técnica de Revisión y Evaluación y Programas (PERT) y el Método de Ruta Crítica (CPM). a. Identifica los pasos y subtareas y muestra el flujo de rutas simultáneas de implantación P ASOS 1. Determinar la secuencia de actividades. Calcular la holgura total. 6. Identificar todas las tareas que requiere el proyecto. e particular las mas comunes que cuentas con subtareas conocidas. D IAGRAMA DE REDES DE ACTIVIDADES Un diagrama de redes de actividades (también conocido como diagrama de flechas) es una técnica de administración de redes de uso generalizado para la planeación e implantación de tareas complejas. Se emplea el diagrama de redes de actividades para desplegar soluciones complejas con programas muy estrictos de tiempo. Los miembros del equipo deberán conocer a fondo las tareas y subtareas 2. 3. 5. 4. Calcular la fecha más tardía de inicio y más temprana de conclusión de cada subtarea.8. Diseñar el diagrama de redes de actividades. 8. Calcular el tiempo que se requiere cada actividad.