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Tipos de oficinas de proyectos (PMO)

Una Oficina de proyectos (PMO), es una entidad organizacional a la cual se le asignan


responsabilidades en la Gerencia centralizada y coordinada de los Proyectos, que
estn bajo su dominio.

Existen distintos Tipos de Oficinas de Proyectos (PMO) segn las responsabilidades


que se le asignen, que pueden ir desde realizar funciones de soporte hasta ser
responsable directo de la Gerencia de Proyectos.

Las Oficinas de Proyectos (PMO) se estn haciendo cada vez ms importantes, debido
a la necesidad de aprovechar al mximo los recursos y maximizar el desempeo de los
proyectos, para esto, se requiere seleccionar el Tipo de Oficina de Proyectos (PMO)
ms adecuado segn las necesidades presentes de la organizacin.

En este artculo veremos que segn los Tipos de Oficinas de Proyectos (PMO), estas
se pueden clasificar en PMO de Soporte, de Control y Directiva, si tomamos en cuenta
solamente el grado de control que tienen sobre los proyectos.

Asimismo, veremos que se pueden clasificar en PMO de apoyo administrativo, de


servicios especializados, de consultora y asesora, y en la PMO de Gobernabilidad y
Control, si tomamos en cuenta los servicios que proporcionan.

pmoinformatica.com, "La Oficina de Proyectos de Informtica" presenta los Tipos de


Oficinas de Proyectos (PMO):

Tipos de Oficina de proyectos segn el PMI


Las oficinas de proyectos tambin pueden clasificarse segn el grado de control directo
que tienen sobre los proyectos. Esta es la clasificacin utilizada por el Project
Management Institute (PMI), que establece tres tipos de Oficina de Proyecto, a saber:

La PMO de soporte
Sus servicios son suministrados bajo demanda (cuando el proyecto lo solicite).
Proporciona experticia, plantillas y mejores prcticas.
Es un repositorio de informacin y experticia en todos los proyectos de la organizacin,
que consultan los proyectos cuando lo necesiten.
El grado de control proporcionado es bajo.
Debe aplicarse cuando los proyectos no requieren mucho control, o se estn
ejecutando con buenos resultados.

La PMO de control
Adems de proporcionar soporte asegura en cumplimiento por diversos medios.
El cumplimiento implica verificar que se estn usando las metodologas, verificando el
uso de plantillas y herramientas, as como otros mecanismos de gobernabilidad.
Puede aplicarse en organizaciones en las cuales no se estn aplicando procedimientos
uniformes de Gerencia de Proyectos y se necesite estandarizarlos.
Al igual que la PMO de Soporte, suministra mejores prcticas, plantillas y experticia,
pero adems establece mecanismos para garantizar que se utilicen.
Los requerimientos exigidos por una PMO de control pueden incluir la adopcin de
cierta metodologa o ciertas reglas.
Para que funcione, deben establecerse revisiones peridicas que cada proyecto debe
aprobar.
Debe estarse seguro que los mecanismos de control implementados se realizaran en
mejoras en la ejecucin de los proyectos.
Es necesario garantizar el apoyo de la alta gerencia en exigir los controles que la PMO
establece.
El grado de control proporcionado es medio.

La PMO directiva
Asume las funciones de Soporte y Control de los Proyectos, pero adems, la PMO
Directiva se Hace cargo de los mismos, asumiendo su direccin.
La PMO Directiva es la que suministra la experticia en Gerencia de Proyectos, es decir
los Gerentes de Proyectos reportan directamente a la PMO y no a reas funcionales.
Gestiona los recursos entre proyectos y se encarga de su asignacin.
Garantiza que las prcticas de Gerencia de Proyectos aplicadas en la organizacin
sean uniformes, pues los Gerentes de Proyectos son suplidos y reportan a la PMO.
El grado de control proporcionado es alto.

Tipos de Oficina de proyectos segn los servicios que presta


Las PMO se pueden clasificar por los tipos de servicios que sean, bien sea solamente
soporte administrativo, servicios especializados, consultora y asesora, e inclusive
gobernabilidad en los proyectos. Segn esto, se pueden clasificar en los siguientes 4
tipos.

La PMO apoyo administrativo


Brinda Soporte administrativo a los Gerentes de Proyecto.
Proporciona estndares, metodologas y herramientas.
Sirve de repositorio de la documentacin de proyectos, incluyendo registros de riesgos,
cronogramas, bitcoras de problemas e incidentes.
Se encarga de Recolectar y reportar el estatus de los proyectos para la alta Gerencia.

La PMO de servicios especializados


Puede ser consultada por los Gerentes de Proyecto y les proporciona experticia en
cuanto a estimaciones, gestin de cronogramas y riesgos.
Se encarga de la coordinacin de planes y uso de recursos entre proyectos.
Monitorea el desempeo de los proyectos.
Implementa y operar el sistema de gerencia de proyectos (Project Management System
o PMS).
Monitorea de la calidad y asegurar cumplimiento de los estndares.

La PMO de consultora y asesora


Desarrolla competencias y habilidades de Gerencia de Proyectos en el personal, por
medio de entrenamiento y sirviendo de mentor a los Gerentes de Proyectos.
Asesora a los Gerentes de Proyecto y Programas.
Evala el desempeo de los Gerentes de Proyecto.
Recluta y selecciona los Gerentes de Proyecto de la organizacin.
Se encarga de registrar, analizar y distribuir las lecciones aprendidas.

La PMO de gobernabilidad y control


Identifica, selecciona y prioriza los proyectos.
Se encarga de la gestin de beneficios y anlisis de casos de negocio de los proyectos.
Asigna recursos entre proyectos y programas.
Proporciona recomendaciones a la alta gerencia.
Evala el desempeo de los proyectos en curso y puede recomendar suspender o
cancelar proyectos.
Realiza revisiones post-proyecto para obtener lecciones aprendidas y evaluar el
cumplimiento de estndares.
Monitorea su propio desempeo como Oficina de Proyectos y su impacto sobre el
desempeo de los proyectos, en cuanto a si sus acciones estn dando los buenos
resultados que se esperan.