Servicios avanzados de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva en Pymes: el caso Zaintek

Sonia Sáenz de Lacuesta Sáez de Ocáriz Gestora de Información de Zaintek Maitane Bilbao Arruza Institution: Diputación Foral de Vizcaya Departamento de Innovación y Promoción Económica Zaintek Sabino Arana, 8 48013 Bilbao - Bizkaia ESPANA Teléfono: +34 94 4396750 sonia.saenz.de.lacuesta@bizkaia.net zaintek@bizkaia.net

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Resumen Por iniciativa del Departamento de Innovación y Promoción Económica, surgió Zaintek, Servicio de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva, que viene realizando una labor de sensibilización a las pymes de Bizkaia sobre el uso de la información como herramienta de gestión estratégica, además de ofrecer un vehículo de comunicación y de oferta permanente a través de su web (www.zaintek.net) La presente comunicación tiene la intención de plasmar los objetivos perseguidos, la metodología utilizada, el itinerario de servicios y el desarrollo de los Sistemas de Información Empresarial (SIE) a la medida de las pymes de Bizkaia con una muestra de los resultados obtenidos hasta la fecha. Pretende ser una muestra del papel dinamizador de la Administración en la sensibilización acerca de la importancia de la incorporación de la información estratégica como herramienta de apoyo a las pymes en la toma de decisiones. Palabras clave: Vigilancia Tecnológica; Inteligencia Competitiva; Sistemas de información empresarial

Introducción Un ingrediente básico del éxito empresarial a largo plazo es el acceso, en tiempo y forma, a la información estratégica para su posterior transformación en pautas para la acción. Todo lo que se haga en el sentido de apoyar este proceso en las pymes y posibilitar que el empresario no se sienta solo en la toma de decisiones, siempre ha de ser bienvenido. Los cambios que se producen en el entorno de la empresa son significativos, y no siempre son claras sus posibles repercusiones. Sólo un correcto conocimiento y comprensión del entorno permite la detección de oportunidades y amenazas.
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Una empresa que tenga acceso a información estratégica, promueva la comunicación, donde los gestores mantengan contactos con fuentes externas de información y sea capaz de transformar esta información en gestión, incrementará exponencialmente sus posibilidades de obtener innovaciones de éxito. La información ha de considerarse un factor más de producción de la empresa: debe organizarse su captura, tratamiento y distribución. Pocas empresas (y menos aún las pymes), consideran aún la posesión de información estratégica como una inversión de futuro. Ni aún en el caso de que la consideren, no es fácil decidir qué parte de información accesible es válida, a ello se suma el hecho objetivo de que la información más relevante puede no estar accesible. Es precisamente esta búsqueda de información valiosa la que obliga a la vigilancia, ya que la empresa debe procurarse información útil para la toma de decisiones. Detectar tendencias y/o tecnologías clave, captar y analizar acciones de los competidores, analizar los últimos desarrollos de los proveedores, son sólo algunos de los aspectos a considerar por medio de unas actividades coordinadas de vigilancia.

Desarrollo y objetivos del proyecto ZAINTEK El punto de partida surge con la creación en Bizkaia durante los últimos años de una infraestructura de soporte tecnológico (Centros Tecnológicos, Universidad, Parques Tecnológicos,…), a ello se suma una red de empresas y organizaciones expertas en las diversas disciplinas de todos los ámbitos de la gestión empresarial, y todos ellos agentes asociados a la prestación efectiva de nuevos servicios a las empresas, en lo que se ha dado por llamar la transición hacia la Sociedad del Conocimiento.

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El Departamento de Innovación y Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia, continuando con su labor de difusión de herramientas avanzadas y mejores prácticas en el ámbito de la gestión empresarial, impulsó en el año 2002 una iniciativa pionera: Zaintek. Servicio de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva Los objetivos que persigue Zaintek como servicio público de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva dirigida a pymes de Bizkaia de menos de 100 empleados son los siguientes: o Facilitar a la empresa la información anticipadora necesaria para la toma de decisiones estratégicas o Establecer un flujo de información entre: empresas / entorno / expertos o Identificar factores críticos de éxito o Detectar con anticipación la evolución de los mercados actuales y potenciales o Adquirir una mayor cultura innovadora o Potenciar el proceso de mejora continua o Reforzar e impulsar el apoyo total a la I+D+I

Metodología Funcionamiento Zaintek:
Empresa

Necesidad Equipo Zaintek

Solución

Centros Tecnológicos

Universidades

Entidades públicas Expertos

Otros agentes

Asociaciones

Consultores

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Zaintek tiene dos niveles de integración: o por un lado la Extranet con una aplicación web de acceso restringido a los expertos integrados en la red de colaboración de Zaintek y al propio coordinador. Es aquí donde se realiza todo el trabajo interno expertos. o por otro lado, Zaintek ha configurado sus servicios a través de la página web (www.zaintek.net). Esta página está dividida en dos partes: y se encuentran configurados los flujos de trabajo entre usuarios-coordinador-

o Zona pública: donde el acceso es libre para cualquier persona que entre en la página web de Zaintek (www.zaintek.net) y tiene acceso a la siguiente información: o Noticias o resúmenes de informes tecnológicos y sectoriales o hemeroteca o acceso a los documentos de la biblioteca o boletín mensual Zaintek o debates o autodiagnóstico o formación o enlaces o buscador de ayudas y subvenciones.

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o Zona miembros: donde el acceso es gratuito para las pymes de menos de 100 empleados de Bizkaia. Se accede mediante una clave de acceso, a todos los servicios personalizados de información estratégica y de vigilancia, entre los que se incluyen: o Boletín personalizado de noticias de interés o Informes tecnológicos y sectoriales a texto completo o consultas o alertas o tutorías o autodiagnóstico o sistemas de información empresarial (SIE).

Itinerario de servicios Zaintek Por tanto, los servicios a los que pueden acceder los miembros Zaintek son los siguientes: Servicio de Consultas, donde se da respuesta a las necesidades de información puntual que surgen en la empresa durante el desarrollo de su actividad. Servicio de Alertas, donde se da respuesta a las necesidades de información continua en la empresa. Tras definir un perfil de necesidades concretas de información, se actualiza de acuerdo al periodo establecido. Servicio de Tutoría, donde el tutor comparte su conocimiento y dedica su esfuerzo para que la empresa tutelada disponga de nuevas perspectivas, enriquezca su forma de trabajo en el área de la gestión de la información y desarrolle los recursos potenciales de su empresa. Servicio de Autodiagnóstico, donde la empresa puede realizar, de forma automatizada, un autodiagnóstico de su empresa, de forma que pueda ver la situación actual de la empresa y se le indica una serie de primeras acciones recomendadas.

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Sistemas de Información Empresarial (SIE). Este servicio, por ser el servicio estrella de Zaintek, se le dedica un apartado diferente.

Desarrollo de un Sistema de Información Empresarial (SIE) El Sistema de Información Empresarial (SIE) se constituye como una herramienta que sistematiza la captación, análisis, tratamiento, difusión y utilización en la empresa de la información de interés del entorno. Y cuando nos referimos a información nos referimos a “información útil” para la correcta toma de decisiones: disponer de la información adecuada en el momento requerido es una fuente de ventaja competitiva para la organización que sea capaz de gestionarla correctamente. Los SIEs constan de dos fases: Diagnóstico e Implantación. Sistema de Información Empresarial a medida de la empresa. Los objetivos que persigue el SIE son los siguientes: o Sensibilizar respecto a la importancia de sistematizar el acceso a la información estratégica para la toma de decisiones o Proporcionar un proceso de trabajo ordenado y operativo o Propiciar la participación de todos los agentes relevantes de la empresa en el diseño, implantación y mantenimiento del SIE o Servir como campo de experimentación, definición y difusión de una metodología que se ajuste a las necesidades de nuestras pymes o Lograr un resultado final realista y asumible para una pyme El SIE es una herramienta que ayuda a la empresa en un primer momento a detectar la información existente en la organización y su estado (calidad, cantidad y registro), tras lo cual se pueden identificar las posibles carencias de información que puedan existir para poder así definir la información necesaria para una Las empresas

miembro Zaintek, pueden solicitar tanto el diagnóstico como la implantación de un

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correcta gestión de la actividad.

De esta forma se puede diseñar una

metodología para el mantenimiento del sistema en la empresa, aprovechando TODAS las vías existentes en la organización y detectando y estructurando fuentes externas. Para que se pueda llevar a cabo el SIE, hay que involucrar a diferentes agentes de forma que entre todos se lleve el proyecto adelante. El liderazgo de la dirección en el proceso de implantación y convencimiento respecto a la importancia de la información para la correcta gestión de su organización es vital. Al mismo tiempo hay que identificar un responsable de proyecto de la empresa para de esta forma ir configurando un equipo de proyecto en el que están además involucradas todas las personas relevantes de la empresa. Por tanto, el equipo de proyecto está compuesto por: Zaintek, consultor/a, la empresa con un responsable de equipo, las personas relevantes de la empresa y el resto del equipo, una persona de soporte y el proveedor de tecnologías de información. Todo este proceso de diagnóstico e implantación se lleva a cabo por un consultor/a homologado/a por el servicio Zaintek. Esta homologación se hace de acuerdo a la metodología descrita en el “Manual de Implantación de un Sistema de Información empresarial SIE” editado por Zaintek.

Cronograma del proyecto La implantación de un SIE en una pyme es un proceso con una duración estimada de 6 meses. Este lapso de tiempo es sumamente variable y dependerá fundamentalmente de: o la mayor o menor complejidad del contexto en el cual despliega la actividad la empresa o situación de partida del SIE de la empresa

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o desarrollo de la plataforma tecnológica. A modo de resumen se podría decir que las acciones y tiempo de duración transcurren de la siguiente manera:

Reunión lanzamiento BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE AGENTES S/ALCANCE
1 semana

PETICIÓN SERVICIO SIE

DEFINICIÓN ALCANCE SERVICIO

ALNALISIS Y DIAGNÓSTICO

PRESENTACIÓN INFORME DIAGNÓSTICO

1 semana

4 semanas

3 meses

PRESENTACIÓN SIE E INFORME

SI

IMPLANTACION DESARROLLO

ACOMETER IMPLANTACIÓN

NO

FIN

2 se ma na s

FORMACIÓN DE USUARIOS

EVALUACION Y SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO

REVISIÓN SIE E INFORME

4 semanas

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Resultados y conclusiones Tal y como se ha comentado al principio de la presentación, Zaintek es un servicio de la Diputación Foral de Bizkaia, por lo que es un sistema puesto en marcha con el dinero público. Desde su puesta en marcha en febrero de 2002, hoy en día tenemos 672 miembros Zaintek a los que se ha dado respuesta a 810 consultas; se han realizado 196 alertas y se han puesto en marcha 29 SIE’s: 12 en fase de diagnóstico y 17 en fase de implantación. Los servicios de tutoría y de autodiagnóstico son servicios puestos en marcha recientemente, por lo que a la hora de presentar esta comunicación todavía no tenemos datos fehacientes. Por tanto, teniendo en cuenta todos estos datos, se puede decir que Zaintek es un servicio pionero en ofrecer a las pymes un servicio completo de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva.

Bibliografía

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El reto de los Sistemas de Información Empresarial (SIE) en las empresas: acciones en 5 pymes de Bizkaia. Diputación Foral de Bizkaia, 2005 El reto de la Vigilancia Tecnológica en las empresas: acciones en quince pymes de Bizkaia. Diputación Foral de Bizkaia, 2004 ZAINTEK, Manual de Implantación de Sistemas de Información Empresarial (SIE) en las pymes. Diputación Foral de Bizkaia, 2003 ZAINTEK, Guía de Vigilancia Tecnológica: Sistemas de Información estratégica en las pymes, Diputación Foral de Bizkaia, 2003 ZAINTEK. Servicio de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva del Dpto. de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia. http://www.zaintek.net

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COTEC, Vigilancia tecnológica, COTEC, 1999 CRIQ, Centro de Investigación Industrial de Québec. http://www.criq.qc.ca/fr CDIES, Comité de Desarrollo de Inteligencia Económica y Estratégica en la Región de Nord-Pas de Calais (Francia).

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