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de la ejecucin o uso de estos productos.

50020120109
Mdulo Configuracin y Mantenimiento
CONTPAQ i CONTABILIDAD
Contenido del manual

Objetivo del Este manual te guiar en el aprendizaje y conocimiento para realizar implementaciones
manual especializadas de CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Estructura de El Mdulo Configuracin y Mantenimiento est compuesto por captulos que contienen
este manual informacin tcnica que ayudar a conocer a fondo esta aplicacin.

Sealtica Con las siguientes imgenes se identifica:

Las referencias de consulta al Mdulo de capacitacin de CONTPAQ i


CONTABILIDAD.

Los ejercicios prcticos.

Aqu se identifican las bondades CONTPAQ i CONTABILIDAD.

GRACIAS POR TU ASISTENCIA


BIENVENIDO!

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina ndice


Derechos Reservados 1
ndice

1 IMPORTACIN DE EMPRESAS
Tema Pgina
VISIN GENERAL 1-1
CMO IMPORTO UNA EMPRESA DE CONTPAQ W INDOWS 1-2
QU INFORMACIN ADICIONAL DEBO CONOCER AL IMPORTAR UNA EMPRESA 1-6
QU PASA SI 1-7

2 CONFIGURACIN DE USUARIOS
Tema Pgina
VISIN GENERAL 2-1
INFORMACIN GENERAL SOBRE CONFIGURACIN DE USUARIOS 2-2
CMO CREO PERFILES DE USUARIO 2-3
CMO REGISTRO UN USUARIO 2-5
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 2-10

3 INFORMACIN TCNICA
Tema Pgina
VISIN GENERAL 3-1
CMO SE MANEJAN LAS BASES DE DATOS 3-2
CMO UTILIZO EL SERVIDOR DE APLICACIONES CONTPAQ I 3-4
CMO UTILIZO LA CONFIGURACIN DE APLICACIONES CONTPAQ I 3-6
CULES SON LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA 3-7
CMO MODIFICO UN ESQUEMA DE DATOS 3-9
QU ES LA BITCORA DE OPERACIONES 3-14

4 HOJA ELECTRNICA
Tema Pgina
VISIN GENERAL 4-1
CMO UTILIZO LA HOJA ELECTRNICA 4-2
CMO CREO UN MODELO ELECTRNICO 4-4
QU PASA SI 4-8

5 UTILERAS
Tema Pgina
VISIN GENERAL 5-1
QU DEBO CONSIDERAR ANTES DE EJECUTAR CADA UTILERA 5-5

ndice Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Pgina Derechos Reservados
2
50020111215
Captulo 1
Importacin de empresas
Visin general

Introduccin Trasladar la informacin de la empresa para utilizarla en CONTPAQ i CONTABILIDAD es


una tarea sencilla ya que no es necesario capturar de nuevo todos los catlogos y
movimientos, como tampoco se requiere comenzar con saldos iniciales en cada una de las
cuentas contables.

Conoce el proceso para convertir la empresa proveniente de ContPAQ Windows para que
comiences a utilizarla en CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Objetivo Al finalizar este captulo el participante ser capaz de:

Conocer el proceso de importar empresas.


Conocer las ventajas de realizar este proceso.
Identificar los datos que el sistema convierte.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Cmo importo una empresa de ContPAQ Windows 1-2
Qu informacin adicional debo conocer al importar una empresa 1-6
Qu pasa si 1-7

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo
Captulo 11
Derechos Reservados Pgina Importacin
Para empezar
de aempresas
trabajar
1-1
Cmo importo una empresa de ContPAQ Windows

Qu es La importacin de empresas te permite transferir toda tu informacin de ContPAQ Windows


a CONTPAQ i CONTABILIDAD, sin necesidad de recapturar los datos.

Cmo ingreso Para importar los datos de una empresa de ContPAQ Windows ingresa a CONTPAQ i
CONTABILIDAD, ve al men Empresa y selecciona la opcin Importar empresa de
ContPAQ 2005.

Una vez que hayas seleccionado los parmetros para la conversin, realiza cualquiera de las
siguientes acciones para iniciar el proceso:
Presiona la tecla de funcin <F8>.
Haz clic en el botn Procesar que se localiza en la barra de herramientas.

Requisitos para Para convertir una empresa toma en cuenta lo siguiente:


importar
Verifica que se encuentre instalado ContPAQ 2005 versin 13.0.6 en el mismo
equipo donde vas a realizar la importacin.
Asegrate de asignar acceso total a la carpeta Compacw donde se encuentra la
informacin a convertir.

Antes de ejecutar el proceso de importacin asegrate de realizar lo siguiente:


Cierra las empresas activas para poder ejecutar la importacin.
Ejecuta la utilera Reconstruir ndices y/o Reconstruir saldos a partir de
movimientos para la empresa en ContPAQ Windows.
Revisa los saldos actuales y no captures informacin en la empresa hasta que sea
convertida.
Ejecuta el proceso en horarios que no interfieran en el trabajo diario de la empresa,
ya que el tiempo de conversin depende del volumen de informacin de la empresa.
Realiza la conversin de preferencia al fin o inicio de un periodo, de esta manera
puedes tener ms control sobre los saldos que se van a convertir.
Revisa que las monedas predefinidas de ContPAQ Windows tengan el mismo
nombre que las creadas por CONTPAQ i CONTABILIDAD y/o BANCOS, es decir,
las monedas en ContPAQ Windows deben tener el nombre Peso mexicano y
Dlar americano, de lo contrario, la conversin no se realizar.

Formas de La importacin de una empresa de ContPAQ Windows puede realizarse en dos formas:
importar
Creando una empresa nueva: Se crea una nueva base de datos para la empresa en
CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Utilizando una empresa de CONTPAQ i BANCOS: Se importa la informacin de
ContPAQ a una empresa ya existente en el sistema bancario. Esta es la nica forma
que la empresa lleve informacin contable y bancaria en una misma empresa.

Si tienes Si tienes CONTPAQ i BANCOS instalado asegrate de actualizar a la versin 3.5.1 o


CONTPAQ i superior.
BANCOS

Contina en la siguiente pgina

Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 1
Derechos Reservados
Importacin de empresas 1-2
Cmo importo una empresa de ContPAQ Windows,
Continuacin

Con CONTPAQ i la informacin contable y bancaria se integra en una sola.

Al importar la empresa de ContPAQ Windows puedes compartir la misma base de


datos con CONTPAQ i BANCOS; por lo que es importante que revises la
compatibilidad entre versiones.

Qu necesito Para que puedas importar una empresa, debes indicar los siguientes datos:
para importar
Empresa de ContPAQ Windows.
Empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD y base de datos; o bien, seleccionar
una empresa Nueva para importar los datos.

No necesitas seleccionar la empresa de


CONTPAQ i CONTABILIDAD, slo
necesitas indicar el nombre de la Base de
datos.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 1


Derechos Reservados Pgina Importacin de empresas
1-3
Cmo importo una empresa de ContPAQ Windows,
Continuacin

Qu se convierte CONTPAQ i CONTABILIDAD permite convertir lo siguiente:


Catlogos Convierte nicamente los catlogos de ContPAQ Windows (cuentas,
diarios especiales, conceptos, etctera).
Plizas Convierte, adems, las plizas de la empresa. Esta opcin a su vez te
permite convertir lo siguiente:
o Causacin y asignacin de periodo de causacin de IVA.
o Asociacin de movimientos con proveedores para control de IVA.

Nueva forma de Algunos datos se manejan de diferente forma en ContPAQ Windows y CONTPAQ i
guardar datos CONTABILIDAD. Al importar la informacin en la nueva empresa se generan los catlogos:

Monedas
Tipo de plizas

Adicionalmente, si la empresa utiliza segmentos de negocio en movimientos, y en los


movimientos de plizas existen cuentas a las que S aplica un segmento de negocio pero no
lo incluyen; al importar esos movimientos se les asignar el segmento de negocio por
omisin: 9999.

Restricciones Antes de hacer la importacin, toma en cuenta lo siguiente:

El nombre de la empresa en ContPAQ Windows no debe ser mayor a 50


caracteres.
La importacin de la empresa tardar dependiendo del volumen de informacin a
convertir.
Los reportes personalizados con el Reporteador Programable debern generarse
nuevamente.
Los usuarios y permisos configurados en ContPAQ Windows no sern importados.
La importacin de una empresa de ContPAQ a CONTPAQ i CONTABILIDAD slo
puedes realizarla una vez sobre la misma base de datos.
Ejemplo: Si al convertir una empresa de ContPAQ utilizaste la base de datos ctAzul
ya no puedes utilizar esa base de datos para importar otra empresa de ContPAQ.

Bitcora Observa que al finalizar el proceso, el sistema muestra un resumen de la importacin


del proceso especificando los registros que se presentaron con error y los registros exitosos.

Para verificar los resultados obtenidos consulta la bitcora del proceso que se almacena en la
ruta de la empresa en ContPAQ Windows. En ella podrs visualizar todos los mensajes
relacionados con la conversin.

La ruta es: <C:\CompacW\Empresas\NombredelaBDD


\Importar_Empresa_aaaammdd.xls>.

Para qu sirve Al realizar la importacin de una empresa de ContPAQ Windows puedes comenzar a
trabajar de inmediato con tu informacin en CONTPAQ i CONTABILIDAD sin necesidad de
recapturar informacin.

Contina en la siguiente pgina

Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 1
Derechos Reservados
Importacin de empresas 1-4
Cmo importo una empresa de ContPAQ Windows,
Continuacin

Importar empresa

Realiza los siguientes pasos para importar la empresa con la que trabajars a lo largo de este
curso.
Ejercicio
Nota: Esta empresa no utiliza la causacin ni la devolucin de IVA.

Paso Ejercicio
1 Ingresa a CONTPAQ i CONTABILIDAD y del men Empresa selecciona la
opcin Importar Empresa de ContPAQ 2005.

Resultado: Aparecer la ventana Importar empresa de ContPAQ 2005.


2 Especifica los datos para la conversin. Consulta la siguiente tabla:
Campo Captura o Selecciona
Empresa de ContPAQ La Empresa Windows, S.A.
Base de datos
Convertir Desmarca las casillas Causacin y
asignacin de periodo de causacin
de IVA y Asociacin de movimientos
con Proveedores para control de IVA

3 Haz clic en el botn Procesar para iniciar la importacin de los datos de la


empresa de ContPAQ.

Resultado: Se realizar la conversin de la informacin de la empresa de


ContPAQ.
4 Haz clic en el botn Aceptar de la ventana informativa indicando que la
conversin finaliz con xito.

Resultado: Se despliega la ventana Importacin de empresa indicando los


resultados del proceso.
5 Analiza la informacin arrojada al finalizar el proceso y haz clic en el botn
Cerrar.
6 Presiona la tecla <Esc> para salir de la ventana.

Abrir empresa importada

Ingresa a la empresa recin importada y ejecuta los siguientes reportes:

Catlogo de cuentas.
Balanza de comprobacin.

Verifica que la balanza de comprobacin muestre la siguiente informacin:


Saldos iniciales deudor = $4,858,000.00
Saldos finales deudor = $5,442,000.00
Saldos iniciales acreedor = $4,858,000.00
Saldos finales acreedor = $5,442,000.00

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 1


Derechos Reservados Pgina Importacin de empresas
1-5
Qu informacin adicional debo conocer al importar una
empresa

Informacin Consulta la siguiente tabla para conocer informacin adicional respecto al proceso de
adicional conversin.

No. Descripcin

1 Cuando en tu equipo de cmputo tengas instalado Windows Vista o Windows 7 ser necesario
ejecutar el proceso Reconstruccin de ndices en ContPAQ, para evitar inconsistencias en la
informacin a convertir as como evitar que el proceso se quede colgado sin hacer nada.

2 Al ejecutar el proceso, automticamente, se genera un respaldo de la empresa contable y podrs


identificarlo porque agrega la palabra CONVERT.
Ejemplo: ctAzul_CONVERT-20100527 -1103.bak

3 La versin recomendada para realizar la importacin de las empresas es ContPAQ 2005, sin embargo es
posible convertir empresas a partir de la versin 2004.

4 Si la empresa donde se quiere importar la informacin de ContPAQ, por alguna razn, contiene
informacin de CONTPAQ i CONTABILIDAD (ya sea porque se haba abierto la empresa en CONTPAQ
i CONTABILIDAD o se crearon registros), dicha informacin ser borrada para asegurar la integridad de
los datos que sern trados de ContPAQ.

5 Recuerda que ContPAQ hace la afectacin del saldo en bancos con base en la fecha de aplicacin. Y
CONTPAQ i CONTABILIDAD realiza la afectacin en bancos cuando el documento se concilie.

6 El convertidor nunca realiza un rollback de la base datos en caso que ocurran inconsistencias durante el
proceso. (Regresar a la base de datos a algn estado previo).
Nota: Durante la conversin no se borra la base datos y en caso que la misma quede en un estado
inconsistente, es recomendable ejecutar el proceso Restaurar empresa.

7 El proceso de conversin es exclusivo y no se recomienda realizarlo en red.

8 Cuando una empresa contenga demasiados errores, al realizar la conversin se enviar el siguiente
mensaje: Out of memory exception.
Nota: Si ocurre la excepcin es necesario ejecutar nuevamente el proceso.

9 Despus de una conversin, automticamente, se reconstruyen los saldos. Este proceso genera una
bitcora que puede llegar a empalmarse con la bitcora del convertidor marcando un nmero de errores
considerable. Es importante que identifique que dichos errores no estn relacionados con la conversin,
sino con la reconstruccin de saldos.

Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 1
Derechos Reservados
Importacin de empresas 1-6
Qu pasa si

Convierto una Cuando conviertes una empresa de ContPAQ Windows sobre una base de datos de
empresa de CONTPAQ i BANCOS automticamente antes de iniciar la conversin se crear un
ContPAQ respaldo de dicha empresa con el sufijo CONVERT.
Windows sobre
una de BANCOS Ejemplo: ctEl_Perla_Azul_CONVERT-20100512-1231.bak.

Importante: No podrs volver a utilizar la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD para


hacer una nueva importacin de ContPAQ Windows ya que automticamente desaparecer
de la lista de empresas.

Si requieres utilizar esa misma empresa es necesario restaurar el respaldo que efectu el
sistema previo a la importacin.

Convierto una Al seleccionar una empresa nueva para importar los datos de ContPAQ Windows debes
empresa de especificar el nombre de la base de datos.
ContPAQ
Windows sobre Ejemplo: ctAzul.
una BDD nueva
Importante. No es posible utilizar el nombre de una base de datos ya existente.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 1


Derechos Reservados Pgina Importacin de empresas
1-7
Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Captulo 2
Derechos Reservados Pgina Configurar usuarios
2-1
50020111215
Captulo 2
Configuracin de usuarios
Visin general

Introduccin La seguridad de la informacin generada en CONTPAQ i CONTABILIDAD es de gran


importancia y relevancia para nuestros clientes, ya que se trata de informacin confidencial.

Ante esta situacin, el sistema permite controlar el acceso a ste por medio del registro de
usuarios, donde podrs definir los privilegios de uso para cada persona en los mdulos de la
aplicacin.

Objetivo Al finalizar este captulo el participante ser capaz de:

Crear nuevos usuarios para las empresas de CONTPAQ i CONTABILIDAD.


Modificar sus privilegios de seguridad.
Ejecutar otros procedimientos sencillos, como cambiar de usuario sin salir de
CONTPAQ i CONTABILIDAD y verificar los usuarios conectados a la empresa.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Informacin general sobre configuracin de usuarios 2-2
Cmo creo perfiles de usuario 2-3
Cmo registro un usuario 2-5
Qu otras funciones puedo realizar 2-10

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2
Derechos Reservados Pgina Configuracin de usuarios
2-1
Informacin general sobre configuracin de usuarios

Usuario El usuario Supervisor se crea automticamente al instalar CONTPAQ i CONTABILIDAD.


Supervisor
El Supervisor del sistema es quien tiene acceso total a ste y es el nico que puede registrar
nuevos usuarios y asignar prioridades.

Recomendacin: Antes de empezar a trabajar con CONTPAQ i CONTABILIDAD asigna


una contrasea al usuario Supervisor para proteger la integridad de la informacin de la
empresa.

Al crear Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseas ms seguras:
contraseas
Utiliza combinaciones de maysculas, minsculas, nmeros y smbolos, pero de
forma que la combinacin te resulte familiar.
Conserva la confidencialidad de las contraseas. No proporciones la contrasea a
otras personas, ajenas o no, al uso de CONTPAQ i CONTABILIDAD, ni utilices el
mismo usuario y contrasea para varios empleados.
Si conservas un archivo por escrito con las contraseas de los usuarios, asegrate
de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de l.

Ventajas de crear Entre las principales caractersticas del mdulo de usuarios se encuentra:
usuarios
Generar plantillas con accesos especficos que despus podrs asignar a los
usuarios.
Controlar el registro de informacin por medio de perfiles y contraseas asignados al
usuario.
Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.

Permisos Entre las acciones que se podrn permitir o restringir a los usuarios est: Ejecutar, Crear,
Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema.

Cuando la casilla est marcada significa que podr realizarse la accin. Cuando est
desmarcada estarn restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del
sistema.

Pgina
2-2
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
Cmo creo perfiles de usuario

Qu es Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendr un grupo de
usuarios para trabajar con CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Perfil Supervisor El perfil Supervisor se incluye por omisin en CONTPAQ i CONTABILIDAD y no puede
modificarse, ya que es el perfil base del cual se desprenden los permisos para el resto de los
perfiles.
Tiene el cdigo 1002 y el nombre SUPERVISOR.

Cmo ingreso Para ingresar a la ventana Perfiles ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la
opcin Perfiles.

Qu necesito Para crear estas plantillas asigna un cdigo y nombre al perfil. Adems, desmarca las casillas
para registrar en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de
personas.

El Cdigo es numrico, de 4 dgitos mximo.


El Nombre admite caracteres alfanumricos
y especiales, con 50 caracteres mximo.

Automticamente al crear un perfil se


encuentran activas todas las opciones.

Haz clic en las casillas para desmarcar y as


restringir los permisos.

Cmo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opcin realiza cualquiera de las
siguientes acciones:
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn Guardar que se localiza en la barra de herramientas.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Configuracin de usuarios
2-3
Cmo creo perfiles de usuario, Continuacin

Para qu sirve Crear los perfiles permite agilizar la configuracin de permisos de nuevos usuarios que
utilizarn CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Esta opcin resulta prctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios.
En estos casos, primero creas el perfil y despus lo asignas a cada uno de los usuarios.

Registro de perfiles

Crear perfiles de usuario facilita la labor de configuracin de permisos a usuarios. Recuerda


que los perfiles son tiles cuando tienes que asignar permisos similares a un grupo de
Ejercicio personas que utilizar CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Realiza los siguientes pasos para registrar perfiles de usuario:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Perfiles.

Resultado: Aparecer la ventana Perfiles.


2 Captura 1003 en el campo Cdigo y presiona la tecla <Enter>.
3 Captura AUXILIAR en el campo Nombre y presiona la tecla <Enter>.
4 Ve a la pestaa 1. Documentos y desmarca todas las opciones de la columna
Borrar.
5 Desmarca de la columna Cambiar la opcin Documentos-Plantillas.
6 Contina asignando los derechos para este perfil segn se indica en la siguiente
tabla:
Pestaa Columna Desmarca
Borrar Todas las opciones de la columna
3. Catlogos
Cambiar Todas las opciones de la columna
4. Configuracin Crear Catlogos Perfiles de usuarios
Catlogos Tabla de procesos
Usuarios
5. Procesos y Ejecutar Todas las opciones que inicien con
utileras Utileras
7 Presiona la tecla <F8> o haz clic en el botn Guardar al finalizar la
configuracin.
8 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.

Pgina
2-4
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
Cmo registro un usuario

Qu es Un usuario es una persona que utiliza CONTPAQ i CONTABILIDAD y dependiendo de las


funciones que realiza tiene asignados ciertos permisos o derechos de uso para trabajar con el
sistema.

Cmo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin
Catlogo.

Qu necesito Para registrar un usuario asegrate de indicar un cdigo y nombre.


para registrar
Aunque la clave de acceso no se considera un dato obligatorio es importante que la
especifiques para mantener la integridad y confidencialidad de la informacin de tu empresa.

Por omisin, CONTPAQ i CONTABILIDAD especifica el perfil SUPERVISOR y permite el


acceso completo a Todas las empresas instaladas, pero puedes configurarlo slo Algunas
empresa, segn lo que ms te convenga.

Los perfiles que ya estn


asociados a un usuario
no pueden ser
eliminados hasta que se
remueva esa asociacin
en el catlogo del
usuario.

Formas Para asignar los permisos a un usuario puedes utilizar alguna de las siguientes formas:
de asignar
permisos 1. Configuracin de permisos: Directamente en la ventana Usuarios desmarca de
cada pestaa las opciones que el usuario NO tendr permisos para trabajar.

2. Utilizar un perfil: Puedes seleccionar un perfil previamente definido, donde la


configuracin de permisos la adoptar el usuario.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Configuracin de usuarios
2-5
Cmo registro un usuario, Continuacin

Empresas Puedes indicar que un usuario tenga acceso slo a una o algunas empresas o bien a todas
permitidas las que estn disponibles.
Cmo ingreso
Para especificar a qu empresas tendr acceso realiza lo siguiente:
1. Desde la ventana Usuarios selecciona en el campo Empresas la opcin Algunas
empresas.
2. Presiona la tecla <Enter> para habilitar la ventana Empresas permitidas para el
usuario.
3. Selecciona las empresas deseadas.
Qu necesito
Utiliza el botn Agregar para desplazar las empresas disponibles al apartado de
empresas permitidas.

Asegrate de dejar
en el apartado
Empresas
permitidas slo
aquellas empresas
con las que podr
trabajar el usuario.

Cmo guardar Una vez que especificaste las empresas a las que tendr derechos para trabajar el usuario
realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn Aceptar que se localiza en la barra de herramientas.

Guarda los cambios de la configuracin del usuario realizando las mismas acciones indicadas
para guardar la seleccin de empresas.

Guardar como Cuando realizas la configuracin de un nuevo usuario y especificas directamente los
perfil permisos en la ventana Usuarios puedes guardar esa configuracin como un perfil.

Cada vez que guardes un perfil desde esta ventana, asumir por omisin un cdigo
consecutivo que empieza a contar desde el cdigo 1002 que corresponde al usuario
Supervisor. Observa el grfico de la siguiente pgina:

Contina en la siguiente pgina

Pgina
2-6
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
Cmo registro un usuario, Continuacin
Guardar como perfil (contina)

El nombre est formado por la palabra


Perfil ms el nombre del usuario a partir del cual se
est creando el perfil.

Modifica ambos datos si lo crees necesario y no olvides


guardar los cambios haciendo clic en el botn
Procesar.

Para qu sirve Al registrar los usuarios en CONTPAQ i CONTABILIDAD tendrs mayor control sobre la
informacin y las personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas ingrese
a una opcin que no le corresponde.

Registro de usuarios

Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarn con el sistema
tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar slo las opciones que les
corresponden.
Ejercicio 1
Realiza los siguientes pasos para registrar un usuario:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Catlogo.
Resultado: Aparecer la ventana Usuarios.
2 Captura la primera letra de tu nombre seguida del apellido en el campo
Cdigo y presiona la tecla <Enter>.
Ejemplo: ASANCHEZ.
3 Captura tu nombre en el campo que solicita este dato.

Ejemplo: ADRIAN SANCHEZ.


4 Captura la contrasea de seguridad en el campo Clave.

Ejemplo: ezCONTA09.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Configuracin de usuarios
2-7
Cmo registro un usuario, Continuacin

Ejercicio 1 (contina)
Paso Ejercicio
5
Haz clic en el botn del campo Perfil para desplegar el listado de perfiles
disponibles y agilizar la configuracin de los permisos que aplicarn al usuario.

Ejemplo: Selecciona el perfil Auxiliar.

Resultado: Se desmarcan las opciones que fueron configuradas para dicho


perfil.
6 Deja el dato asignado por omisin para que el usuario tenga acceso a todas las
empresas instaladas.

Nota: Si requieres cambiar algn dato especifico para este usuario hazlo
directamente, las modificaciones se guardarn en la configuracin del usuario y
el perfil permanecer igual.
7 Guarda los cambios para que la nueva configuracin tenga efecto.
Presiona la tecla <F8>.

Registro del usuario OAGUILAR

Realiza el mismo procedimiento del ejercicio 2 para crear otro usuario, toma como base los
datos de la siguiente tabla:

Campo Captura Pestaa Desmarca


De columna Crear, todas las
Cdigo OAGUILAR 1.Documentos
opciones de Preplizas.
Nombre Oscar Aguilar 3. Catlogos Presupuestos de la columna Ver.
4. Todas las columnas de
Clave arCONTA09
Configuracin Segmentos de negocio.
De la columna Ejecutar, la opcin
5. Procesos y
Perfil Auxiliar Empresa-Importar empresa
utileras
desde ContPAQ Windows.

Importante:

Asegrate que en la pestaa 5.Procesos y utileras, en la opcin Empresa estn


marcadas las casillas de Crear, Borrar, Cambiar y Ver.
Al finalizar el registro guarda los cambios.

Registro de perfil a partir de un usuario

CONTPAQ i CONTABILIDAD te permite crear un perfil a partir de la configuracin que


especificaste a un usuario en particular. Esta tarea te ayuda a agilizar el trabajo de asignacin
Ejercicio 2 de permisos a los usuarios.

Contina en la siguiente pgina

Pgina
2-8
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
Cmo registro un usuario, Continuacin

Ejercicio 2 (contina)
Realiza los siguientes pasos para registrar un perfil a partir de un usuario:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Catlogo.
Resultado: Aparecer la ventana Usuarios.
2 Haz clic en el botn F3 del campo Cdigo y selecciona la opcin OAGUILAR.
3 Haz clic en el botn Guardar como perfil.
Resultado: Se despliega la ventana Guardar como perfil y por omisin muestra
un nmero y nombre que identificar al nuevo perfil.
Ejemplo: Cdigo: 1004
Nombre: Perfil OAGUILAR
4 Haz clic en el bot Procesar para guardar la informacin del nuevo perfil.
5 Acepta el mensaje de informacin indicando que el perfil se guard
correctamente.
6 Cierra la ventana Usuarios presionando la tecla <Esc>.

Asignacin del perfil a un nuevo usuario


Realiza un nuevo registro utilizando el perfil del usuario OAGUILAR.
Sigue las indicaciones del instructor para capturar el cdigo, nombre y clave de acceso
correspondientes.

Cambio de sesin del usuario

Para verificar que los permisos otorgados a cada usuario son correctos utiliza la funcin
Cambiar de usuario para ingresar al sistema y visualizar nicamente los mdulo que debe
tener acceso dicho usuario.
Ejercicio 3
Realiza los siguientes pasos para cambiar la sesin del usuario:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Cambiar de
usuario.
Resultado: Aparecer la ventana Ingreso a CONTPAQ i CONTABILIDAD.
2 Captura el cdigo del usuario y su clave de acceso.
Ejemplo: Cdigo: OAGUILAR
Clave: arCONTA09
Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualiz en la barra de ttulo
de la ventana principal.
3 Selecciona del men Catlogo la opcin Segmentos de negocio e intente
borrar alguno de los registros.
Resultado: Enviar el mensaje No tiene permiso para ver/ejecutar esta opcin.
4 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Configuracin de usuarios
2-9
Qu otras funciones puedo realizar

Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:

Verificar los usuarios conectados


Cambiar de usuario

Usuarios Cuando te encuentras trabajando con una versin en Red y deseas verificar qu usuarios se
conectados encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opcin Usuarios
conectados; y si la versin que adquiriste es Monousuario, podrs ver el usuario con el que
se abri la sesin.

Para hacerlo del men Empresa, submen Usuarios selecciona la opcin Usuarios
conectados.

Cambiar de Al trabajar con CONTPAQ i CONTABILIDAD puedes cambiar el usuario que utilizaste para
usuario ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicacin. Esta opcin permitir a cada
persona que ingrese al sistema tenga acceso nicamente a las tareas que le fueron
asignadas.

Para ello, del men Empresa, submen Usuarios selecciona la opcin Cambiar de usuario.

Pgina
2-10
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
50020111216
Captulo 3
Informacin tcnica
Visin general

Introduccin La informacin tcnica te va a permitir contar con la informacin necesaria para realizar
implementaciones especializadas del sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Objetivo Al finalizar este captulo el participante ser capaz de:

Conocer los archivos que componen el sistema.


Identificar y conocer el funcionamiento del servidor de aplicaciones CONTPAQ i.
Conocer los diferentes escenarios que se pueden presentar al instalar CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
Conocer cmo se manejan las bases de datos.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Cmo se manejan las bases de datos 3-2
Cmo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i 3-4
Cmo utilizo la Configuracin de Aplicaciones CONTPAQ i 3-6
Cules son los archivos del sistema 3-7
Cmo modifico un esquema de datos 3-9
Qu es la bitcora de operaciones 3-14

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Informacin tcnica
3-1
Cmo se manejan las bases de datos

Qu es Las bases de datos de CONTPAQ i CONTABILIDAD se manejan bajo Microsoft SQL


Server por lo que, al instalar una empresa en este sistema, se crean dos tipos de archivos:
.mdf
.ldf

El archivo con extensin .mdf es la base de datos primaria que contiene toda la informacin
de la empresa. El archivo con extensin .ldf (log) es el archivo de transaccin.

El archivo log se encarga de revisar que todas las transacciones se registren de forma
completa en la base de datos; si por alguna razn una transaccin no est completa, rechaza
la misma protegiendo la integridad de la base de datos.

Importante: Si el sistema est en red, las bases de datos se crearn en el disco duro del
Servidor.

Dnde se Las bases de datos se crean al momento de instalar una empresa en CONTPAQ i
guardan CONTABILIDAD y se guardan en el directorio <C:\Archivos de programa\Microsoft SQL
Server\MSSQL.1\MSSQL\Data>.

Estas bases de datos se abren con el programa SQL Server Management Studio Express.

Esta herramienta es gratuita y se puede descargar del siguiente sitio:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C243A5AE-4BD1-4E3D-
94B8-5A0F62BF7796&displaylang=es

Importante: El directorio puede variar, dependiendo de las instancias que existan en la


mquina.

Tablas que se CONTPAQ i CONTABILIDAD tiene tablas comunes con CONTPAQ i BANCOS y son:
comparten
Lista de empresas
Perfiles y permisos de Usuarios
Procesos

Las tablas que son de CONTPAQ i CONTABILIDAD y que usa CONTPAQ i BANCOS
son:
Causacin de IVA Plizas
Conceptos Preplizas
Control de IVA Proveedores
Monedas Tipos de cambio
Parmetros DevolucionesIVA
Cuentas contables

Contina en la siguiente pgina

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-2
Cmo se manejan las bases de datos, Continuacin

Tablas que se comparten (contina)


Existen otras tablas de las cuales CONTPAQ i BANCOS nicamente puede leer y cargar
informacin de CONTABILIDAD. stas son:

Diarios especiales
Segmentos de negocio
Tipos de pliza
Conceptos de IETU

Versiones CONTPAQ i CONTABILIDAD es compatible a partir de la versin 3.5.1 de CONTPAQ i


compatibles BANCOS.

SDK Con la integracin de CONTPAQ i CONTABILIDAD y CONTPAQ i BANCOS ahora hay


un solo SDK para ambos sistemas.

Nota: El SDK maneja una configuracin independiente a la de los sistemas, por lo tanto, por
omisin toma la configuracin del ltimo sistema instalado.
Esta configuracin puedes editarla en la Configuracin de Aplicaciones CONTPAQ i que
se encuentra en el grupo de programas CONTPAQ i.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Informacin tcnica
3-3
Cmo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i

Qu es El Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i es el ncleo de CONTPAQ i CONTABILIDAD.


Es el manejador tanto de las bases de datos como de los usuarios que se conectan a
CONTPAQ i CONTABILIDAD y/o CONTPAQ i BANCOS.
Esta aplicacin se encarga de realizar la conexin a la base de datos y de hacer todos los
procesos y consultas.

Cuando realizas una instalacin El Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i


Monousuario Est disponible para levantar el sistema.
Cliente-Servidor Slo se instala en el Servidor y est disponible para que las
terminales se conecten al servidor.

Cmo ingreso al Esta aplicacin se abre automticamente al ingresar a CONTPAQ i CONTABILIDAD.


Servidor de
Aplicaciones Si se presenta una situacin tcnica que requiere el ingreso a esta aplicacin de forma
CONTPAQ i manual y utilizar las funciones que tiene la misma, realiza lo siguiente:
1. Haz clic en el botn Inicio y selecciona Todos los programas.
2. Selecciona del grupo CONTPAQ i subgrupo Servidor de Aplicaciones, la opcin
con el mismo nombre.

Consola En la opcin Consola podrs ver a qu puerto se conect el servidor, adems de revisar el
inicio y fin de sesin de cada usuario.

No podrs cerrar el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i


mientras tengas abierto CONTPAQ i CONTABILIDAD y/o
BANCOS; si lo intentas, te indicar que hay un usuario
conectado.
El Servidor de aplicaciones deber detectar que todos los
usuarios hayan finalizado su sesin para que te permita cerrar
esta aplicacin.

Si instalaste esta aplicacin como Servicio se mostrarn,


adems, los botones Iniciar servicio y Detener servicio.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-4
Cmo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i,
Continuacin

Qu necesito Cuando realizaste la instalacin de CONTPAQ i CONTABILIDAD, indicaste la Instancia,


para configurar el Usuario y la Clave para SQL Server y esos son los datos que guarda el Servidor de
Aplicaciones CONTPAQ i, en la opcin Configuracin, por lo que no es necesario indicar
alguna configuracin adicional.

Al ingresar a CONTPAQ i CONTABILIDAD, se mostrar


automticamente el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i antes de
abrir el sistema.

Si la consola marca error en la instancia o el usuario, podrs cambiarla


desde esta opcin.

Importante: Si realizas alguna modificacin a la configuracin asegrate de Guardar los


cambios para que stos se apliquen.

Para qu sirve A travs del Servidor de Aplicaciones podrs llevar un monitoreo de los procesos que estn
ejecutndose en CONTPAQ i CONTABILIDAD. Adems, puedes utilizarlo para conectarte
a las diferentes instancias de SQL, en caso de que requieras tener el sistema en varias
instancias.

Archivos En las versiones anteriores de CONTPAQ i CONTABILIDAD los archivos de configuracin


Properties CompacServidor.properties (slo instalacin tipo Servidor) CompacCliente.properties y
Contpaq.properties se encontraban en la ruta: <C:\Archivos de Programa\Compac>.

A partir de la versin 3.5.1 de CONTPAQ i CONTABILIDAD existe este par de archivos


independientes para cada uno de los siguientes mdulos en sus respectivas rutas:

Properties de Ruta
CONTPAQ i CONTABILIDAD <C:\Archivos de Programa\Compac\Contabilidad>
SDK <C:\Archivos de Programa\Compac\SDK>
Servidor <C:\Archivos de Programa\Compac\Servidor>

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Informacin tcnica
3-5
Cmo utilizo la Configuracin de Aplicaciones CONTPAQ i

Qu es La Configuracin de Aplicaciones CONTPAQ i te permite ajustar, en la opcin Servidor


de CONTPAQ i lo siguiente:
Instancia
Usuario
Clave de conexin a SQL

Para las opciones CONTPAQ i SDK y CONTPAQ i CONTABILIDAD puedes configurar el:

Modo de conexin: Monousuario (computadora local) o Terminal (esta computadora


se conectar al servidor.
Direccin IP del servidor al que se conectar.
Nivel de control de las bitcoras y ruta donde se guardarn stas.

Para abrir esta configuracin ve al men Inicio, opcin Todos los programas, grupo de
programa CONTPAQ i, opcin Conexin Configuracin de BDD.

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-6
Cules son los archivos del sistema

Qu es Los archivos del sistema son aquellos que se generan al instalar CONTPAQ i
CONTABILIDAD.

Estos archivos se utilizan para ejecutar la aplicacin, los diferentes mdulos, reportes y
realizar la importacin y exportacin de datos.

En este tema, se explicarn los archivos para:


Reportes
Bajar y cargar informacin (Configuracin de datos)
Ejecucin de la Hoja electrnica

Cules son los Para que sea fcil de ubicar el archivo fuente de los reportes de CONTPAQ i
nombres de los CONTABILIDAD, el nombre del archivo fuente es el mismo que se muestra en el sistema.
reportes
Ejemplo: El reporte Anexos del Catlogo tiene el archivo fuente AnexosDelCatalogo.rpt, el
reporte Balanza de Comprobacin tiene el archivo fuente BalanzaDeComprobacion.rpt.

Los archivos fuente tienen la extensin .rpt. Si necesitas modificarlos utiliza el Editor de
reportes.

Importante: Si modificas un reporte, gurdalo con otro nombre, para que conserves el reporte
original como respaldo. Si no lo haces, al reinstalar el sistema, ste actualizar el reporte, por
lo que se eliminarn las modificaciones que realizaste.

Si quieres saber cmo hacer reportes personalizados, solicita el Manual de Reporteador de


CONTPAQ i.

Los reportes de CONTPAQ i CONTABILIDAD estn almacenados en la siguiente ruta:


<Compac\Empresas\Reportes\Contpaq>.

Y los reportes que son creados por el usuario se guardan en la siguiente ruta:
<Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


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3-7
Cules son los archivos del sistema, Continuacin

Hoja Electrnica La Hoja Electrnica se ejecuta con el archivo Hoja financiera NG.xls el cual se instala en la
ruta <\Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.

Adems, cuenta con un complemento denominado Hoja_Financiera_AddIn.xla cuya funcin


es almacenar todas las funciones de la hoja financiera y guardar las macros.
Este archivo tambin se encuentra en la ruta <\Compac\Empresas\Reportes\ Contpaq\Mis
Reportes>.

Nota: La Hoja Electrnica utiliza macros, por lo que debers asegurarte que la seguridad de
las macros en Excel sea Media o Baja.

Para cambiar la seguridad en Excel 2003, ve al men Herramientas, submen Macro y


selecciona la opcin Seguridad.

Para cambiar la seguridad en Excel 2007, realiza lo siguiente:


En la Advertencia de seguridad, haz clic en el botn Opciones y Habilita el contenido.

Modelos La Hoja Electrnica cuenta con modelos instalados de forma automtica. Los archivos
electrnicos fuentes de estos modelos son:
RAZFINANC_NG.xls: Modelo de Razones Financieras.
AF_NG.xls: Cdula de Activos Fijos.
REPORTES FISCALES NG.xls: Mdulo Fiscal (Nuevo).
CWAFN12P_NG.xls: Estados financieros a 12 periodos.
CWAFN_NG.xls: Estados financieros bsicos.

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-8
Cmo modifico un esquema de datos

Qu es Es un archivo realizado en Excel estructurado es el que indica bajo qu formato o estructura


ser generado el archivo texto con la informacin que almacena CONTPAQ i
CONTABILIDAD para que lo exportes a un sistema externo.

Los esquemas de datos tambin te permiten leer la informacin de un sistema externo y


cargarla hacia CONTPAQ I CONTABILIDAD.

El Esquema de datos o archivo de Configuracin de datos fueron diseados en Excel


para que puedan modificarse fcilmente, de esta forma, si el archivo necesita un formato
diferente al definido por CONTPAQ i CONTABILIDAD, podrs adecuarlo de forma sencilla.

Cmo ingreso Para ingresar a un esquema de datos basta con ubicarte en la ruta
<Compac\Empresas\Esquemas\Contpaq> y abrir cualquiera de los archivos en Excel.

Dnde se utilizan CONTPAQ i CONTABILIDAD utiliza los esquemas de datos para:


los esquemas
Bajar y cargar catlogos y tablas.
Bajar y cargar plizas y preplizas.

Esquemas de Los esquemas de datos que bajan y cargan catlogos y documentos se utilizan para pasar la
datos para bajar informacin hacia CONTPAQ i CONTABILIDAD proveniente de un sistema externo y
y cargar viceversa.
informacin
Existen varios esquemas de datos para realizar este proceso; dependiendo de lo que quieras
exportar o importar, es el archivo que debers seleccionar.

Estos esquemas se encuentran en <\Compac\Empresas\Esquemas\Contpaq>.

Todos los esquemas de datos tienen dos modalidades:


NG Se utilizan cuando los datos son originarios de CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
WIN Se utilizan cuando los datos son originarios de ContPAQ Windows, PAQs o
algn otro sistema externo.

Los archivos se pueden identificar fcilmente ya que el nombre es bastante descriptivo; sin
embargo, existen algunas excepciones las cuales se indican a continuacin:

Archivo de configuracin Descripcin


Guarda la configuracin del Catlogo de proveedores
CT_EST_Proveedor_NG proveniente de la versin 1.1.2 o posterior de CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
Guarda la configuracin del Catlogo de proveedores
CT_EST_Proveedor_NG_
proveniente de la versin 1.1.1 o anterior de CONTPAQ i
hasta_v11
CONTABILIDAD
Guarda la configuracin del Catlogo de proveedores
CT_EST_Proveedor_WIN_ proveniente de la versin 12.0.1 o posterior de ContPAQ
RefIVA Windows siempre y cuando se maneje, en dicho sistema, el
Control de IVA.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


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3-9
Cmo modifico un esquema de datos, Continuacin

Esquemas de datos para bajar y cargar informacin (contina)


Archivo de configuracin Descripcin
Guarda la configuracin del Catlogo de proveedores
CT_EST_Proveedor_
proveniente de la versin 12.0.0va o anterior de ContPAQ
WIN_RefIVA_hasta_
Windows siempre y cuando se maneje, en dicho sistema, el
v1200va
Control de IVA.
CT_EST_Pliza_WIN_ Guarda la configuracin de las plizas provenientes de
TIPOPOL_1 ContPAQ Windows siempre y cuando en dicho sistema NO
se maneja el Uso de otro tipo de plizas.
CT_EST_Pliza_WIN_ Guarda la configuracin de las plizas provenientes de
ContPAQ Windows siempre y cuando en dicho sistema NO
TIPOPOL_1_RefIVA se maneja el Uso de otro tipo de plizas y se lleva el
Control de IVA.
CT_EST_Poliza_WIN_ Guarda la configuracin de las plizas provenientes de
TIPOPOL_3 ContPAQ Windows siempre y cuando en dicho sistema S
se maneja el Uso de otro tipo de plizas.
CT_EST_Poliza_WIN_ Guarda la configuracin de las plizas provenientes de
ContPAQ Windows siempre y cuando en dicho sistema S
TIPOPOL_3_RefIVA se maneja el Uso de otro tipo de plizas y se lleva el
Control de IVA.

Estructura del El Esquema de datos debe contener las siguientes columnas:


esquema de
datos Tipo Formato
Nombre Alineacin
Longitud

En los siguientes bloques se explica lo que debe contener cada columna.

Tipo En esta columna se identifica el tipo del campo del esquema.

Los valores que debe tener esta columna son:

Caracter Identificador Descripcin


E Entidad Representa el inicio de una entidad en el esquema, como puede
ser el encabezado, cuerpo, detalle o pie de pgina.
A Atributo Es el campo perteneciente a una tabla.
Debe ponerse textual el nombre del campo.
S Separador Es un campo fijo con longitud mayor a cero. El valor debe tener
la longitud especificada.
En la columna Formato se indicar el valor que debe tener en
el archivo de texto.
Ejemplo: Si en Formato se pone 114, al abrir el archivo texto,
como separador debe mostrarse 114.
C Calculado Es un campo que se recupera de alguna tabla que no es la
principal o que se procesa al momento de generar el archivo
como el IVA.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-10
Cmo modifico un esquema de datos, Continuacin

Nombre En esta columna deber ir el nombre del campo.

En los campos de tipo Atributo, Entidad y Calculado es necesario que tenga un valor.

Si el campo es de:
Tipo Entonces, el valor debe ser
Atributo El nombre de un campo en la tabla que se est utilizando.
Calculado Uno de los campos calculados vlidos definidos por el proceso.
Separador Vaco, es decir, no debe existir valor.

Longitud En esta columna deber indicarse cunto mide el campo.


La longitud debe ser un valor mayor a cero, a menos que sea un campo tipo Entidad, en
cuyo caso es vlido que la longitud sea cero, ya que no necesariamente se desea mostrar el
cdigo de la entidad.

La longitud determina el espacio que el campo ocupar en la lnea del archivo de texto.
Dependiendo del tipo de campo que sea, es como deber indicarse la longitud.

De esta forma tenemos que, si el dato es:


Tipo Entonces, la longitud
Cadena Se rellena siempre con espacios hasta alcanzar el tamao definido por este
campo de longitud.
Fecha No se rellena, ya que debe especificarse un formato que tenga la longitud
especificada para el campo (ver informacin de la columna formato).
Entero o No se rellena, ya que debe especificarse un formato que tenga la longitud
Decimal especificada para el campo (ver informacin de la columna formato).

Nota: En el documento Estructura de la base de datos CONTPAQ i CONTABILIDAD


BANCOS se indica de qu tipo es el campo.

Formato En esta columna se determina el formato con el que se genera la informacin.


Dependiendo del tipo de campo que sea, es como deber definirse el formato.

Apyate en la siguiente tabla para que definas correctamente el formato:

Tipo Definicin del Formato


Cadena NO debe definirse. Siempre se rellena con espacios el campo a su mxima
longitud.
Fecha d Representa el da. Este valor debe estar en minsculas.
M Representa el mes. Este valor debe estar en maysculas.
y Representa el ao. Este valor debe estar en minsculas.
Entero 0 Representa un espacio que se rellena con un cero cuando no hay un
nmero que mostrar.
# Representa un espacio que se rellena con un caracter cuando no hay un
nmero que mostrar

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Informacin tcnica
3-11
Cmo modifico un esquema de datos, Continuacin

Formato (contina)
Tipo Definicin del Formato
Decimal 0 Representa un espacio que se rellena con un cero cuando no hay un
nmero que mostrar.
# Representa un espacio que se rellena con un caracter espacio cuando
no hay un nmero que representar.
. (Punto) Representa un punto decimal que se debe mostrar.
| (Barra vertical o Pipe) Representa un punto decimal que NO se debe
mostrar en el archivo de texto resultante.
Este carcter no se considera parte de la longitud del formato por lo que,
al definir un formato de un campo decimal de, digamos longitud 12, si se
usa este carcter en realidad deben colocarse 12 caracteres de formato
(0s o #s) aparte de la barra horizontal.

Ejemplos del Formato de acuerdo al Tipo

Tipo Estructura Dato en txt Descripcin


Fecha ddMMyyyy 10092010 10 de Septiembre de 2010
ddMM 1009 10 de Septiembre
yyyyMMdd 20100910 2010-09-10
MMyy 0910 Septiembre de 2010
Entero 00000 00180
#0000 0180 Un espacio vaco y luego un cero antes del
180
##000 180 Dos espacios vacos antes del 180
##### 180 Dos espacios vacos antes del 180.
Este formato, con un nmero menor a 3
dgitos, muestra ms espacios vacos,
mientras que el formato anterior respeta
poner al menos 3 ceros a la derecha.
Decimal 00000 00009 Rellena los espacios con ceros.
#0000 0009 Un espacio y el resto se rellena con ceros.
##000 009 Dos espacios y el resto se rellena con
ceros.
##### Todos los valores con espacios
000.00 009.18 Rellena con ceros y pone punto decimal.
000|00 00918 Rellena con ceros y los ltimos dos dgitos
se debern considerar como decimales
aunque no se pondr punto decimal.

Alineacin Esta columna indica hacia qu lado estar direccionados los campos.
Por omisin, la alineacin es hacia la izquierda, por lo tanto, si esta columna se deja vaca,
considerar esta alineacin.
Cualquier espacio faltante se rellena a la derecha con espacios.

Si la alineacin ser hacia la derecha, deber capturarse DERECHA en esta columna. Si


quieres centrar los datos entonces, captura CENTRO.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-12
Cmo modifico un esquema de datos, Continuacin

Campos de IVA Este campo sirve para bajar, al archivo de texto, el IVA registrado en CONTPAQ i
CONTABILIDAD, dependiendo de qu IVA maneje (Devolucin de IVA o Causacin de IVA).
Si no se maneja IVA, se baja cero.

Importante: Si un documento de egreso que se baja no est contabilizado, este campo


nunca devolver un valor mayor a cero.

El campo iva.calculado desglosa el IVA, haciendo un clculo usando el importe del egreso y
desglosando el IVA utilizando la tasa asumida del proveedor.

Entidades Las entidades vlidas para los esquemas de bajado de transacciones electrnicas son las
vlidas siguientes:

EN (Encabezado):
Representa un registro de encabezado que se coloca antes del grupo de transacciones
que se bajan.

Tipo Nombre Longitud Formato Alineacin


E Encabezado 0 EN

PE (Pie):
Representa un registro de pie que se coloca despus del grupo de transacciones que se
bajan.

Tipo Nombre Longitud Formato Alineacin


E Pie 0 PE

Debido a que se pueden manejar hasta 4 encabezados, tambin se habilit la opcin de


manejar hasta 4 registros de pie, ya que, por cada encabezado, debe existir un pie.
De esta forma, los registros de pie vlidos son: PE, PE1, PE2 y PE3. Si manejas varios
registros de pie debers definirlos de forma secuencial.

Es necesario respetar las claves que estn definidas en la columna Formato para que el
proceso las identifique adecuadamente. La longitud cero impide que las cadenas EN y PE se
muestren en el archivo de bajado.

Despus de definir la fila de tipo E se puede definir cualquier cantidad de campos de tipo
A, S o C, con sus correspondientes longitudes y formatos, segn aplique.
El final de una entidad se determina por el inicio de otra, o bien porque se terminan los
campos definidos en el esquema.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Informacin tcnica
3-13
Qu es la bitcora de operaciones

Qu es La bitcora de operaciones es un reporte donde se reflejan tanto las operaciones cotidianas


realizadas por el usuario, como eventos o situaciones que ocurren de forma interna con
CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Para utilizar la bitcora de operaciones debes asegurarte de configurar su uso, ya


que por omisin est desactivada esta funcionalidad.

Antes de Antes de realizar la configuracin de la bitcora de operaciones asegrate de cerrar el


configurar Servidor, de lo contrario, ser necesario reiniciarlo para que tome la nueva configuracin.

Cmo ingreso La configuracin de uso de la bitcora se realiza desde la ventana Configuracin de


Aplicaciones CONTPAQ i.
Haz clic en el botn Inicio, opcin Todos los programas, selecciona el grupo CONTPAQ i
y haz clic en Conexin Configuracin de BDD.

Qu necesito Para configurar el uso de la bitcora de operaciones, en la seccin Servidor CONTPAQ i,


para configurar apartado Bitcora de operaciones asegrate de seleccionar la opcin Activar y guarda los
cambios.

Acepta el mensaje de confirmacin y al ingresar a CONTPAQ i


CONTABILIDAD se registrarn las operaciones que se realicen
en la empresa.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-14
Qu es la bitcora de operaciones, Continuacin

Qu informacin Una vez que la bitcora ha sido configurada se registrarn en ella todas las operaciones
guarda la realizadas en el sistema, incluyendo:
bitcora
Altas, cambios y bajas en catlogos
Altas, bajas y cambios en documentos
Ejecuciones de reportes
Ejecuciones de procesos
Redefinir empresa
Respaldar empresa
Restaurar empresa
Imprimir documentos bancarios

Nota: En las operaciones que realices con los catlogos, adicionalmente se guarda el cdigo
y nombre del registro, siempre y cuando estos datos apliquen para el catlogo en cuestin.
As mismo se guardar informacin adicional lo que te ayudar a identificar el registro sobre
el que se realiz la operacin.

En el caso de las plizas, la bitcora guardar adicionalmente lo siguiente:


Ejercicio
Periodo
Tipo de pliza
Nmero

Para documentos bancarios, se guarda informacin sobre el documento correspondiente:


Cuenta bancaria
Tipo del documento
Modelo
Folio

Mantenimiento a Con esta herramienta puedes borrar de la bitcora los datos de las operaciones realizadas,
la bitcora para lograrlo, especifica la fecha a partir de la cual deseas conservar los registros.

Para ejecutarla ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin


Mantenimiento a la bitcora de operaciones.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Informacin tcnica
3-15
Qu es la bitcora de operaciones, Continuacin

El proceso Mantenimiento a la bitcora de operaciones es genrico, es decir,


que aplica a todas las empresas instaladas en CONTPAQ i CONTABILIDAD; de
tal forma que al ejecutarlo borra todas las operaciones registradas, sin importar que
sean de distintas empresas.

Qu necesito Para que un usuario pueda ejecutar el proceso Mantenimiento a la bitcora de


para dar operaciones debe contar con los permisos necesarios.
mantenimiento
Por omisin, todos los usuarios tienen permiso para ejecutarla, por lo que para restringir el
uso de esta herramienta, ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin
Catlogos.

Activa el usuario al que quieres modificar el permiso, ve a la pestaa 5. Procesos y utileras


y desmarca la opcin Utileras Mantenimiento a la bitcora de operaciones.

Reporte Bitcora Este reporte muestra la informacin guardada por la bitcora de operaciones y su objetivo
de operaciones consiste en responder las siguientes preguntas:

Qu hizo tal usuario?


Qu pas en esta fecha?
Qu pas con este documento?

Entre la informacin que muestra estn distintas acciones realizadas:

En un rango de fechas y organizado por mdulo de funcionalidad, o bien, puede mostrar


todos.
Sobre un documento especfico, en un rango de fechas.
Por un usuario especfico, en un rango de fechas.

Cmo ejecuto el
reporte Para ejecutar este reporte haz clic en el botn de la barra de herramientas de
CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Se desplegar la ventana para que indiques los filtros segn lo requieras.
Notars que cuenta con cuatro diferentes pestaas donde puedes especificar diferentes
datos.

Tambin puedes ir al men Empresa, submen Usuarios y seleccionar la opcin Reporte -


Bitcora CONTABILIDAD-en Excel

Contina en la siguiente pgina

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-16
Qu es la bitcora de operaciones, Continuacin

Cmo ejecuto el reporte (contina)

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Informacin tcnica
3-17
Qu es la bitcora de operaciones, Continuacin

Configuracin de la bitcora

Configurar la bitcora de operaciones en CONTPAQ i CONTABILIDAD te permite conocer


las actividades que realizan los usuarios en el sistema.
Ejercicio
Realiza los siguientes pasos para configurar su uso:

Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Inicio, opcin Todos los programas
2 Selecciona el grupo CONTPAQ i y haz clic en Conexin Configuracin de
BDD.
3 Asegrate que est activa la seccin Servidor CONTPAQ i.
4 Ve al apartado Bitcora de operaciones y en el campo Estado selecciona la
opcin Activar.
5 Guarda los cambios haciendo clic en el botn Guardar.

Resultado: Se desplegar un mensaje de confirmacin indicando que los


cambios han sido guardados.

Nota: Para que la nueva configuracin surta efecto es necesario reiniciar el


Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i o el servicio en la consola del
Servidor de Aplicacin.
6 Acepta el mensaje de confirmacin y cierra la ventana Configuracin de
Aplicaciones CONTPAQ i.
7 Reinicia la aplicacin e ingresa nuevamente a CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Alimentando la bitcora

Activa la empresa indicada por el instructor y realiza las siguientes operaciones:

Registra una nueva cuenta bancaria. 1112-1300 Bancomer #265780


Ejecuta el reporte Posicin financiera, balance general.
Ingresa a la ventana Redefinir empresa y en la pestaa 3. Plizas y su captura
habilita la casilla Usa bsqueda incremental para cuentas.
Respalda la empresa

Ejecuta el Reporte - Bitcora CONTABILIDAD en Excel considera como rango de fechas


del 01/01/2010 al da actual.

Analiza la informacin mostrada en el reporte.

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Informacin tcnica Pgina Derechos Reservados
3-18
50020120109
Captulo 4
Hoja Electrnica
Visin general

Introduccin Para una empresa es importante obtener reportes que muestren la informacin requerida en
el momento ya que, con base en eso, se realiza la toma de decisiones de la empresa.

CONTPAQ i CONTABILIDAD incluye los reportes ms utilizados en el rea de tesorera


para conocer el flujo de efectivo de tu empresa tanto de forma general como de manera
detallada, sin embargo, es posible que estos reportes no cumplan con todos los datos que
necesitas para tu negocio.

Con el mdulo Hoja Electrnica podrs obtener los reportes necesarios que cubran
totalmente las necesidades especficas de tu empresa.

Objetivo En este captulo, el participante ser capaz de:

Conocer el manejo de la Hoja Electrnica, facilitando el uso y aplicacin de las


funciones predefinidas.
Obtener informacin por medio del reporte creado y analizarla para asegurarse que
la informacin es correcta.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Cmo utilizo la Hoja Electrnica 4-2
Cmo creo un modelo electrnico 4-4
Qu pasa si 4-8

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 4


Derechos Reservados Pgina Hoja Electrnica
4-1
Cmo utilizo la Hoja Electrnica

Qu es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic que implementa funciones que
extraen informacin de la base de datos de CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Mediante la Hoja Electrnica se pueden ejecutar varios modelos ya que estn predefinidos
por el sistema, pero tambin se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un
directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.

Debido a que esta herramienta est hecha en Microsoft Excel es posible generar reportes
de acuerdo a las necesidades de informacin de tu empresa de manera fcil y rpida.

Cmo ingreso Para que ingreses a la Hoja Electrnica puedes realizar cualquiera de las siguientes
a la Hoja acciones:
Electrnica
En la ventana principal, haz clic en el botn .
Ve al men Reportes, submen Hoja Electrnica.

Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrnica, podrs ejecutar un modelo electrnico
utilizando cualquiera de las acciones:

En la barra de herramientas de la Hoja Electrnica, haz clic en el botn .


Selecciona el modelo deseado y haz doble clic sobre l.

Qu necesito Para ejecutar un modelo de la Hoja Electrnica, slo necesitas abrir una empresa en
para ejecutar un CONTPAQ i CONTABILIDAD, ya que esta opcin slo est disponible cuando ests dentro
modelo de una empresa.

En esta ventana se mostrarn


todos los modelos electrnicos
que se pueden ejecutar desde
CONTPAQ i
CONTABILIDAD.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 4 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Hoja Electrnica Pgina Derechos Reservados
4-2
Cmo utilizo la Hoja Electrnica, Continuacin

Qu necesito para ejecutar un modelo (contina)


Despus de que lo ejecutas, debers Habilitar macros y especificar la clave de acceso a
CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Por omisin, la Empresa Activa es la que se abri para entrar a la Hoja Electrnica, sin
embargo, puede modificarse mediante el botn Insertar empresa.

Si eliminas una empresa de la lista, no se


eliminar de CONTPAQ i CONTABILIDAD,
simplemente no estar disponible para extraer
informacin desde la Hoja Electrnica.

Caractersticas Algunas de las principales caractersticas de la Hoja Electrnica son:


Acceso a la informacin de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar
modelos de informacin consolidada.
Extrae informacin del catlogo de cuentas contables, segmentos de negocio,
saldos de cuentas, presupuestos y plizas de empresas instaladas en CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
Todos los modelos electrnicos estarn disponibles para todas las empresas de
CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Antes de que se abra el modelo, se iniciar una sesin de SDK de CONTPAQ i


CONTABILIDAD para conectar el reporte a la empresa, sin embargo, este ingreso
no se considera para el control de nmero de usuarios.

Para qu sirve La Hoja Electrnica sirve para el diseo fcil de reportes personalizados.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 4


Derechos Reservados Pgina Hoja Electrnica
4-3
Cmo creo un modelo electrnico

Qu necesito Para que generes un nuevo modelo electrnico, haz clic en el botn y captura:
para registrar
El Nombre del modelo.
El nombre del Archivo del modelo.

Por omisin, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta
<\Compac\Empresas\Contpaq\Mis Reportes\>.

Recuerda que para ingresar a la Hoja Electrnica tienes dos opciones:


El botn de la ventana principal.
La opcin Hoja Electrnica del men Reportes.

Puedes crear tantos


modelos necesites, no
hay un lmite en el
nmero de modelos
electrnicos.

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Captulo 4 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Hoja Electrnica Pgina Derechos Reservados
4-4
Cmo creo un modelo electrnico, Continuacin

Modelos La Hoja Electrnica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:
predeterminados
Modelo de Razones Financieras Muestra algunos indicadores de la situacin
financiera de la empresa los cuales pueden modificarse.
Cdula de Activos Fijos Genera el clculo del IMPAC. La diferencia de este
modelo sobre el Reporte IMPAC es que en la Cdula podrs ajustar el clculo de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
Mdulo Fiscal (Nuevo) Calcula la base para la Declaracin Anual de Personas
Morales.
Estados financieros a 12 periodos Muestra un acumulado anual de los estados
financieros de la empresa y se puede analizar a detalle los movimientos por cada
cuenta.
Estados financieros bsicos Muestra los Estados financieros de la empresa y se
puede analizar a detalle los movimientos por cada cuenta.

Importante: Estos son modelos base para generar reportes especficos que estn adecuados
a las necesidades de la empresa, si vas a modificarlos, es recomendable que primero los
guardes con otro nombre, as, el modelo base no sufrir cambios y podr utilizarse para otra
empresa.

Hojas Todos los modelos electrnicos estn conformados por las siguientes hojas:
predefinidas
Hoja Descripcin
Aqu agregars las funciones necesarias para crear un modelo
Hojas 1 y 2
electrnico. Puedes insertar las hojas que necesites.
Aqu podrs crear plizas desde Excel y enviarlas a CONTPAQ i
Pliza
CONTABILIDAD.
Muestra la lista de empresas que tienes en CONTPAQ i BANCOS
Parmetros CONTABILIDAD. Aqu debers indicar cul(es) vas a utilizar en el
modelo electrnico y cules deseas quitar.
Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la
Funciones
informacin de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD para
Contables
generar modelos electrnicos.
Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la
Funciones
informacin de la empresa de CONTPAQ i BANCOS para generar
Bancarias
modelos electrnicos.

Estructura Para que conozcas y puedas utilizar correctamente la estructura de las funciones, necesitas
de la funcin saber cmo debe estar estructurada la funcin. Todas las funciones tienen una nomenclatura

Apyate en las columnas Descripcin y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para
que utilices la ms conveniente.
La Descripcin indica para qu sirve la funcin, la Nomenclatura indica los datos que
necesita la funcin.

Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, si no lo haces,
los valores que captures no los reconocer como vlidos.

Ejemplo: =EJEACTUAL(5) indica que mostrar el ejercicio actual de la empresa nmero 5.


Para conocer cul es el nombre de esa empresa consulta la hoja Parmetros.

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Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 4


Derechos Reservados Pgina Hoja Electrnica
4-5
Cmo creo un modelo electrnico, Continuacin

Para qu sirve Adems de que el modelo te permite extraer informacin bancaria de tus empresas en
CONTPAQ i CONTABILIDAD, podrs explotar las funcionalidades propias de Excel,
haciendo inclusive un reporte con grficas.

La creacin de modelos electrnicos te ser de mucha utilidad para que realices reportes a la
medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel.

Creacin de un modelo electrnico

Realiza los pasos que se indican a continuacin:

Ejercicio 1

Paso Ejercicio
1 Abre la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V.
2 Haz clic en el botn en la barra de herramientas de la pantalla principal.

Resultado: Se desplegar la ventana Hoja Electrnica.


3 Haz clic en el botn Nuevo.
4 Captura Saldos del ejercicio en el campo Nombre y presiona la tecla <Tab>.

Resultado: En el campo Archivo tambin se agregar Saldos del


ejercicio.xls al final de la ruta.
5 Haz clic en el botn Guardar.

Resultado: Se habr agregado el modelo Saldos del ejercicio a la lista de


modelos electrnicos.
6 Haz doble clic en el modelo electrnico Saldos del ejercicio para ejecutarlo.

Nota: Dependiendo de la seguridad y de la versin de Excel que ests


utilizando, se podr mostrar una ventana pidiendo permiso para habilitar las
macros. Habiltalas para tener funcionalidad.
7 Haz clic en el botn Aceptar en ventana Ingreso a CONTPAQ i para ingresar
con el usuario Supervisor.

Resultado: Se abrir la hoja electrnica en la pestaa Parmetros.


8 Verifica que la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V. sea la empresa activa.

Importante: No cierres la Hoja Electrnica ya que la necesitars para el


siguiente ejercicio.

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Captulo 4 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Hoja Electrnica Pgina Derechos Reservados
4-6
Cmo creo un modelo electrnico, Continuacin

Extraccin de datos de CONTPAQ i CONTABILIDAD

Realiza los pasos que se indican a continuacin:

Ejercicio 2

Paso Ejercicio
1 Captura los siguientes textos en la Hoja1 del modelo que acabas de abrir:
Celda Texto
B4 Ejercicio:
C4 Actual
B7 Enero
C7 Febrero
2 Selecciona la celda B7 y C7 y arrstralas hacia la derecha para que se inserten
los dems meses llegando a diciembre.
3 Inserta la funcin =NOMEMP(1) en la celda B2, para extraer el nombre de la
empresa y combina las celdas B2:M2.

Nota: Esta funcin pertenece a las Funciones Contables.


4 Presiona simultneamente las teclas <Alt+F3> en la celda A8 para desplegar el
catlogo de cuentas de la empresa y busca la primer cuenta de bancos.

Posteriormente, haz doble clic en ella para insertarla al modelo.


5 Inserta la funcin =SFP en la celda B8, para extraer el saldo final de Enero para
esa cuenta. En la funcin indica que la cuenta la tome de la celda A8 y el
ejercicio lo tome de la celda C4.

Nota: La nomenclatura de esta funcin es =SFP(Cuenta,


Ejercicio,Periodo,{NEmpresa]). Apyate en la pestaa Funciones Contables
para que conozcas la nomenclatura de las funciones.
6 Repite el paso anterior para el resto de los periodos
7 Inserta todas las cuentas de bancos y algunas de clientes.
8 Repite el paso 6 en todos los periodos de las cuentas que acabas de insertar.
9 Grafica los datos que acabas de insertar para que tengas una mejor
presentacin de los resultados obtenidos.
10 Guarda los datos y cierra Excel.

Solucin:
Las funciones que debieron capturarse son:
Celda Texto Celda Texto
B8 =SFP(A8,$C$4,1,1) H8 =SFP(A8,$C$4,7,1)
C8 =SFP(A8,$C$4,2,1) I8 =SFP(A8,$C$4,8,1)
D8 =SFP(A8,$C$4,3,1) J8 =SFP(A8,$C$4,9,1)
E8 =SFP(A8,$C$4,4,1) K8 =SFP(A8,$C$4,10,1)
F8 =SFP(A8,$C$4,5,1) L8 =SFP(A8,$C$4,11,1)
G8 =SFP(A8,$C$4,6,1) M8 =SFP(A8,$C$4,12,1)
B9 =SFP(A9,$C$4,1,1)

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 4


Derechos Reservados Pgina Hoja Electrnica
4-7
Qu pasa si

Tengo Office Cuando en la mquina con la que ests trabajando tiene instalado Office 2010 y quieres
2010 ejecutar los modelos de la Hoja Electrnica de CONTPAQ i CONTABLIDAD podrs hacer
que dichas hojas funcionen en Office 2010 a 64 bits. Para lograrlo, debes realizar lo siguiente

Paso Accin
1 Crea una nueva hoja electrnica desde CONTPAQ i CONTABILIDAD
2 Abre el modelo electrnico origen y haz clic derecho sobre la hoja deseada.
Resultado: Se desplegar el men flotante.
3 Selecciona la opcin Mover o copiar.
Resultado: Se desplegar la ventana con el mismo nombre.

4 Selecciona el nuevo libro donde copiars la informacin y especifica la ubicacin


donde quieres que se copie.
5 Asegrate de marcar la casilla Crear una copia para que el contenido
permanezca en el archivo origen y se copie toda la informacin en el archivo
destino.
6 Haz clic en el botn Aceptar.

Importante: Una vez que copies la informacin al nuevo libro y guardes los cambios el
modelo electrnico tambin funcionar a 32 bits.

Captulo 4 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Hoja Electrnica Pgina Derechos Reservados
4-8
dd
50020111215
Captulo 5
Utileras
Visin general

Introduccin Las utileras son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones
especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas,
ya que una vez que afectan la informacin de la empresa el proceso es irreversible.

Dichas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la informacin


registrada en el sistema, lo que ayudar a tener una base de datos en correcto
funcionamiento.

Objetivo Al finalizar este captulo sers capaz de:

Conocer la funcin y aplicacin de cada una las utileras, as como su utilidad


prctica.
Aplicar las utileras adecuadas en el momento oportuno.
Identificar los parmetros que se utilizan en cada una de las utileras del sistema.
Reconocer la importancia de los cambios realizados en la informacin al ejecutar
alguna de las utileras.

Requisitos Antes de ejecutar cualquiera de las utileras de CONTPAQ i CONTABILIDAD toma en


previos cuenta las siguientes consideraciones:
1. Asegrate que no haya ningn usuario utilizando la empresa.
2. Realiza un respaldo de la informacin de la empresa sobre la que se ejecutar la
utilera.
3. Verifica qu cambios realizar la utilera sobre la informacin antes de ejecutarla, ya
que se trata de un proceso irreversible.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Cundo ejecutar las utileras 5-2
Qu debo considerar antes de ejecutar cada utilera 5-5

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Utileras
5-1
Cundo ejecutar las utileras

Qu son Son funciones especiales del sistema que regeneran la consistencia de registros perdidos o
daados por factores externos, auxilian a localizar registros errneos o bien, permiten
cambiar parmetros de la empresa afectando a mltiples tablas relacionadas y de manera
simultnea.

Estas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la informacin


registrada en el sistema, lo que ayudar a tener una base de datos en correcto
funcionamiento.

Las utileras deben ser utilizadas bajo condiciones ya que el proceso que realizan es
irreversible.

Cmo ingreso Las utileras de CONTPAQ i CONTABILIDAD se encuentran en dos men diferentes.

Verifica el siguiente diagrama para que conozcas la forma de ingresar a la utilera que
necesites.

Empresa

Cierre
Utileras

Eliminar periodos Generar pliza


Verificar cuentas Verificar plizas
anteriores saldos iniciales

Reconstruir
Verificar IVA
saldos

Borrar plizas
Mantenimiento
Saldo cero y saldos
base de datos
parcialmente

Contina en la siguiente pgina

Captulo 5 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Utileras Pgina Derechos Reservados
5-2
Cundo ejecutar las utileras, Continuacin

Qu utilera Apyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utileras que maneja el
ejecuto sistema y en qu momento utilizarlas.

Importante:
Se recomienda realizar un respaldo antes de ejecutar cualquier utilera.
Las utileras son procesos exclusivos, por lo tanto, es necesario verificar que ningn
usuario est dentro de la empresa, slo aquel que ejecute la utilera en cuestin.

La utilera Sirve para sala cuando


Verificar cuentas Revisar el rbol de cuentas verificando si El reporte Balanza de comprobacin
hay ms de una cuenta de ttulo, subttulo o muestra descuadre en saldos y el
mayor en una misma rama. Balance general se muestra cuadrado.
Importante: Esta utilera es un reporte que slo Hay, por lo menos una cuenta, que
muestra las cuentas con error, la correccin debe tiene un nivel errneo (est mal colgada
hacerse de forma manual. o asignada).
Verificar IVA Revisar que la asignacin del IVA causado Hay errores en la asignacin del IVA
no tenga errores. causado.
Importante: Esta utilera es un reporte que slo Hay errores en los periodos de
muestra las plizas con error, la correccin debe causacin.
hacerse de forma manual.
Verificar plizas Encontrar plizas descuadradas o Hay descuadre en la informacin de la
movimientos con tipos de cuenta no empresa que no se soluciona con la
permitido segn el tipo de pliza al que reconstruccin de saldos de cuentas.
pertenecen, para que posteriormente sean
corregidas de forma manual. Se presenta algn problema de cuadre
durante la captura de una pliza
despus de una falla elctrica.
Reconstruir saldos Encontrar las diferencias entre los saldos Cuando existan problemas de cuadre
de cuentas de las cuentas comparadas contra sus en la contabilidad y la cuenta de cuadre
movimientos en las plizas. no tenga movimientos.
De forma preventiva, para corroborar el
estado de los saldos de las cuentas.
Borrar plizas Eliminar la informacin contable de una En la empresa se captur o carg una
y saldos parcialmente empresa a partir de un periodo cantidad importante de plizas
determinado, pero conservando todos los incorrectas.
catlogos que se hayan capturado en ella, Existe un error persistente en la
como: las cuentas, monedas, segmentos de informacin de la empresa, en un
negocio, etctera. periodo determinado.
Mantenimiento Reparar una base de datos daada y Existen inconsistencias tcnicas lgicas
a la base de datos reduce el volumen de esa base de datos en la base de datos mostrando
eliminando la informacin que es temporal incongruencias en la informacin.
o que ya no es necesaria. Ejemplo: En el manejador de SQL se
muestra la informacin, pero al consultarla en
el sistema, no se muestra.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Utileras
5-3
Cundo ejecutar las utileras, Continuacin

Qu utilera ejecuto (contina)


La utilera Sirve para sala cuando
Saldo cero a la base Eliminar la historia completa de la empresa Deseas hacer una copia de una
de datos en lo relacionado con los movimientos, empresa que usar los mismos
como: plizas, saldos de cuentas, catlogos de la empresa original, pero
segmentos de negocio, causacin y que su registro comience en un nuevo
devolucin de IVA. ejercicio.

Importante: Esta utilera slo dejar los


catlogos.
Generar pliza Crear una pliza con los saldos de una Para migrar la empresa en la que
de apertura de saldos empresa que ya est en operaciones, para trabajas actualmente a una nueva
iniciales que al crear una nueva empresa estos sean empresa con saldos iniciales, pero sin
sus saldos iniciales. conservar su historia contable.

Importante: La cuenta contable debe ser de


CAPITAL ACREEDORA
Eliminar periodos Borrar los saldos anteriores al ejercicio Haya definido un nmero fijo de
anteriores indicado y las plizas anteriores a la fecha ejercicios para conservar en la empresa,
indicada, incluyendo sus datos asociados y ya sea por polticas internas o porque ya
conserva los acumulados al inicio del no le son necesarios fiscalmente.
ejercicio. Desee optimizar el espacio en disco, o
bien, el espacio requerido para
respaldar la informacin de la empresa.
La empresa tenga una base de datos
que est llegando al lmite mximo
soportado por el manejador de bases de
datos que est utilizando:
SQL Server 2000 MSDE: 2 GB
SQL Server 2005 Express Edition: 4 GB

Cmo ejecuto las Una vez que hayas especificado el nuevo dgito realiza cualquiera de las siguientes acciones:
utileras
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn Procesar que se localiza en la barra de herramientas.

Para qu sirven Las utileras sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por
situaciones como:
Corte en el suministro de energa elctrica.
Dao fsico del disco en donde se guarda la informacin.
Eliminacin involuntaria de datos de la empresa.
Sabotaje a la informacin por parte de alguien.

Captulo 5 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Utileras Pgina Derechos Reservados
5-4
Qu debo considerar antes de ejecutar cada utilera

Introduccin Debido a que el manejo de las utileras es delicado, existen algunas consideraciones que
debes tomar en cuenta antes de ejecutarlas.

Verificar cuentas Debido a que estas utileras son reportes, se ejecutan especificando ciertos filtros requeridos.
e IVA
La ejecucin de estos reportes se realiza presionando la tecla <F10> o bien, haciendo clic en
el botn Ejecutar Reporte <F10>.

Verificar plizas Esta utilera tiene dos modalidades para la ejecucin del proceso y son:

Reportar los problemas sin realizar ninguna accin.


Corregir los problemas susceptibles de correccin.

La primer opcin slo mostrar un reporte con los problemas encontrados en las plizas, sin
embargo, no realizar modificacin alguna.
La segunda opcin realizar las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la
empresa para solucionar los problemas encontrados.

Adems, existen algunas situaciones que esta utilera puede encontrar. A continuacin se te
indicarn estas situaciones y cmo solucionarlas.

Localiza Cmo se soluciona


Se deben editar las plizas que la utilera detect como
Descuadres en plizas
descuadradas.
Diferencias entre total de pliza Al ejecutar la utilera utilizando el proceso Corregir los
y total de movimientos problemas susceptibles de correccin.
Al ejecutar la utilera utilizando el proceso Corregir los
problemas susceptibles de correccin.
Inconsistencias entre el periodo
y ejercicio de la pliza
Tambin se recomienda ejecutar la utilera
Reconstruccin de saldos.
Plizas con cuentas de tipos no Se debe ingresar a la base de datos de la empresa y
permitidos corregir las plizas con tipos de cuenta no permitidos.

Reconstruir Esta utilera tiene dos modalidades para la ejecucin del proceso y son:
saldos de
cuentas Reportar los problemas sin realizar ninguna accin.
Corregir los problemas susceptibles de correccin.

La primer opcin slo mostrar un reporte con los problemas encontrados en los saldos, sin
embargo, no realizar modificacin alguna.
La segunda opcin realizar las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la
empresa para solucionar los problemas encontrados.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Utileras
5-5
Qu debo considerar antes de ejecutar cada utilera,
Continuacin

Borrar plizas Es recomendable bajar la informacin a partir del periodo en el que se aplicar la utilera a un
y saldos archivo de texto o de Excel antes de ejecutar esta utilera, as, una vez resuelto el
parcialmente problema, podrs cargar nuevamente la informacin sin tener que recapturarla.

Este proceso es irreversible debido a que elimina:


Plizas Saldos de cuentas
Causacin y Devolucin de IVA Saldos de segmentos de negocio

Aclaracin: La utilera borrar la informacin de la fecha especificada hacia delante.


Ejemplo: Si quieres eliminar plizas desde enero de 2008, se borrar toda la
informacin desde dicho ejercicio hacia adelante, incluyendo el ejercicio actual
y futuro.

Mantenimiento Esta utilera automticamente realizar un respaldo de la empresa antes de que inicie el
a la base de datos proceso de mantenimiento.

Generar pliza La utilera crear una pliza con la fecha de fin del periodo anterior al seleccionado.
de apertura Ejemplo: Si seleccionas febrero del 2009, la fecha de la pliza ser del 31 de enero del 2009.
de saldos iniciales
El proceso guardar la pliza en un archivo texto, dentro del directorio de la empresa origen,
con el nombre Pliza_de_apertura_de_saldos_iniciales.txt.
Este archivo deber cargarse en la empresa nueva mediante la opcin Cargar plizas.

Eliminar Antes de ejecutar esta utilera ten en cuenta lo siguiente:


periodos
Una vez que se elimina un ejercicio, no podrs capturar informacin de dicho
anteriores
ejercicio, ya que la base de datos no reconocer esta fecha.
Si eliminas la pliza de cierre de un ejercicio anterior, no podrs capturar plizas de
ese ejercicio aunque utilices periodos abiertos en la empresa. Si deseas conservar la
posibilidad de capturar plizas de ese ejercicio, no elimines esa pliza.

Aclaracin: La utilera borrar la informacin de la fecha especificada hacia atrs.


Ejemplo: Si quieres conservar las plizas desde el 01 de enero del ao actual,
se borrar la informacin desde el 31 de diciembre del ao anterior hasta el
primer ejercicio de historia.

Captulo 5 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Utileras Pgina Derechos Reservados
5-6