Braulio Efraín Yaxcal Cuz

Guía de Registros y Controles Administrativos para
Directores del Nivel Primario del Distrito Escolar 16-09-16
San Pedro Carchá Alta Verapaz.

Asesor Lic. Adolfo Valdez

Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagogía

Guatemala, Octubre 2009.

Este informe fue presentado por el
autor como trabajo de EPS previo a
optar al grado de Licenciado en
Pedagogía y Administración
Educativa.

Guatemala, octubre de 2009.

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN i

CAPÍTULO I.
DIAGNÓSTICO

1.1. Datos generales de la institución 1
1.1.1. Nombre de la institución. 1
1.1.2. Tipo de institución. 1
1.1.3. Ubicación geográfica 1
1.1.4. Visión. 1
1.1.5. Misión. 1
1.1.6. Políticas 2
1.1.7. Objetivos. 2
1.1.8. Metas 3
1.1.9. Estructura organizacional. 4
1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros) 5
1.2. Técnica utilizada para el diagnostico. 6
1.3 Lista de Carencias. 7
1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas 8
1.5 Datos de la institución beneficiada 11
1.5.1 Nombre de la institución 11
1.5.2 Tipo de Institución 11
1.5.3 Ubicación geográfica 11
1.5.4 Visión 11
1.5.5 Misión 11
1.5.6 Políticas 11
1.5.7 Objetivos 12
1.5.8. Metas 13
1.5.9 Estructura Organizacional 13
1.5.10 Recursos (humanos, materiales y financieros) 14
1.6 Lista de Carencias 15
1.7 Análisis y Priorización de problemas 16
1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad 19
1.9 Problema Seleccionado 22
1.10 Solución propuesta como viable y factible 22

CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO

2.1. Aspectos generales. 23
2.1.1. Nombre del proyecto. 23
2.1.2. Problema. 23
2.1.3. Localización. 23
2.1.4. Unidad Ejecutora. 23
2.1.5. Tipo de proyecto. 23
2.2. Descripción del proyecto. 23

Recursos (humanos.9. 66 4. 68 RECOMENDACIONES 69 BIBLIOGRAFIAS 70 APENDICE ANEXOS . 67 CONCLUSIONES. 24 2. Metas. Justificación.2. materiales. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.2. 24 2.8. 24 2. Actividades y resultados.4. financieros) 26 CAPÍTULO III. Evaluación final.6. 64 4. 24 2.3. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto. 3. Evaluación de la ejecución. Específicos.2. 65 4. 28 CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN.4.4. 24 2. 24 2. Beneficiarios. 25 2. 23 2. Evaluación del diagnóstico. físicos.3.2. 4.1.7. 27 3.5. Generales.1. Evaluación del perfil.4. Objetivos del proyecto. Productos y logros. Fuentes de financiamiento y presupuesto.1.

priorizar y definir un problema. para ello fue necesario hacer una investigación bibliográfica para que el documento llene las expectativas del estudiante de EPS. se procedió al análisis de los resultados obtenidos en cada una. Luego de la ejecución de cada una de estas etapas. con el objeto de identificar. de la Facultad de Humanidades. docencia. Asimismo. bibliografía y los apéndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el EPS. para el presente caso se le dio énfasis a un documento que incluyera aquellas alternativas documentales técnicas que un profesional de la administración educativa debe manejar en cualquier ámbito de trabajo c) Ejecución: Consistió en la habilitación técnica de elaboración de una guía de apoyo técnico administrativo y docente en el Ejercicio Profesional Supervisado al servicio de estudiantes y docentes. La realización del Ejercicio Profesional Supervisado permitió aplicar las técnicas y herramientas adquiridas en los cursos de formulación de proyectos y la propedéutica propiamente dicha. recomendaciones. la cuales se describen a continuación de forma general: a) Diagnóstico institucional: consistió en la recopilación de información sobre la sede Dirección Departamental de Educación. el análisis de viabilidad y factibilidad a las alternativas de solución identificadas. científico y técnico. mediante un trabajo pedagógico organizado. El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS) fue realizado en la Dirección Departamental de Educación de Cobán. de la ciudad de Cobán. Alta Verapaz. que engloba los resultados obtenidos de forma general. para el problema priorizado. aparecen las conclusiones. deduciendo así las conclusiones y recomendaciones. Al final del informe. que permita proyectarse socialmente en la realización de tareas de administración. b) Formulación del perfil de proyecto: consistió en definir claramente los elementos que tipifican el proyecto seleccionado. d) Evaluación: esta consistió en la verificación de los logros alcanzados durante cada una de las etapas del EPS y una evaluación general. constituye la socialización y aplicación de las experiencias de aprendizaje obtenidas. i INTRODUCCIÓN El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS). El Ejercicio Profesional Supervisado se realiza para que el futuro profesional mejore la calidad en el desempeño de su función como administrador. Alta Verapaz. en la Universidad de San Carlos de Guatemala. el cual se desarrolló en cuatro etapas.. para recopilar la información que sirvió de base para la estructura del presente informe. como parte de la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa. . investigación y servicio. siendo en su mayoría de manera activa y participativa dentro del contexto de la sede departamental.

6.1 Nombre de la institución: Dirección departamental de Educación sede departamental de Cobán.4.1.1.1 1.5 Misión de la institución Somos una Institución evolutiva.1. ¾ Justicia social a través de equidad educativa y permanencia escolar. eficiente y eficaz. Visión de la institución: Ciudadanos con carácter. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz.1. orgullosos de ser guatemaltecos. DIAGNÓSTICO 1. capaces de aprender por sí mismos. Ubicación geográfica: La Dirección Departamental de Educación esta ubicada en la 1ª.2 Tipo de institución: Semiautónoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de decisiones para equilibrar en las contrataciones de Técnicos Auxiliar 1 y 2 bajo el renglón 011 y 021. 1 . ¾ Avanzar hacia una educación de calidad ¾ Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los niños y niñas de extrema pobreza y de segmentos vulnerables. que aprovecha diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una Guatemala mejor 1.1. creaciones.6 Políticas de la Institución: 1. valores y convicciones que fundamentan su conducta.1 Datos generales de la institución 1. cierre y traslado de establecimiento.CAPÍTULO I. ¾ Fortalecer la educación bilingüe Intercultural. 1. Alta Verapaz. 1.3. ¾ Implementar un modelo de gestión transparente que responda a las necesidades de la comunidad educativa. generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje. con principios. Alta Verapaz 1. organizada.1. empeñados en conseguir su desarrollo integral.1Políticas Generales. 1 Recursos Humanos de la Dirección Departamental de Educación. Reubicaciones de personal docente y administrativo postulaciones.1. orientada a resultados.

democráticos y descentralizados. Un elemento fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales de educación. que incorporen el proceso educativo al quehacer comunitario. bilingüe y multicultural que se incorpore a un mundo global.1. que permita financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas comprometidas a nivel ™ Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realización de un proceso de descentralización del sistema educativo.gob. necesidades y aspiraciones de cada uno de los pueblos que conforman nuestro país. que aseguren el derecho y la obligación de recibir la educación inicial. Estimular la participación social en la transformación educativa. 2 www.1. ™ Implementar programas y mecanismos con énfasis en la niñez en situación de pobreza extrema y pobreza. ™ Fomentar la cultura y cosmovisión de los pueblos indígenas por medio del fortalecimiento de una educación pertinente. ™ Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores. con procesos claros. ™ Promover el aumento de la inversión del sistema escolar. y que permita a los egresados del sistema incorporarse al diálogo en contextos multiculturales y globalizados. ƒ Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo nacional. Se incrementarán las acciones para asegurar que el estudiante concluya el ciclo correspondiente. primaria y básica. lo cual contribuirá a la transparencia de la política educativa. ™ Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema. documentos e instrumentos curriculares respondan a las características. dentro de los límites de edad que fija la ley.mineduc.2 1.gt 2 . preprimaria.1. con equidad.7 Objetivos.2 Políticas Transversales . pertinencia cultural y lingüística. ™ Asegurar que las herramientas. ƒ Aumento de la inversión educativa ƒ Descentralización.6.

con visión de largo plazo. • Director Departamental de Educación • Asesoría Jurídica • Secretaria • Oficina de Servicio a la comunidad (OSC) • Unidad de Desarrollo Educativo (UDE) • Unidad de Desarrollo Administrativo (UDA) • Unidad de Planificación y Administración Financiera (UDAF) 3 www.1.gt 4 Informe de avances agenda educativa departamental 2009 Dirección Departamental de Educación. programas y adquisiciones. ™ Promover un programa específico que busque el fortalecimiento de la auditoría social. que incluye la capacidad de construir propuestas. 9 Docentes beneficiadas con el programa del Bienestar Magisterial. turismo. docentes y supervisores en diferentes áreas de la educación. diseño grafico. 9 Personal capacitado de educación bilingüe. el monitoreo y la evaluación. ™ Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles. 9 Alumnos beneficia con el programa de becas y subvenciones. 9 Procesos sustantivos transferidos a la Dirección Departamental (Recursos humanos. 9 Verificación de la calidad de visitas y monitoreo de los establecimientos educativos 9 Emitir nombramientos del renglón 011 y contratos del renglón 021. 9 Certificación del PEI.) 9 Homologación y certificación de carreras. 9 Docentes beneficiados con el programa de bono por ruralidad.1. 9 Implementación de carreras técnicas (informática.4 1. 9 Población beneficiada mediante la implementación del modelo EBI y Currículo por pueblos.3 1. 9 Implementar el proceso de reestructuración en la Dirección Departamental.9 Estructura Organizacional. etc.8 Metas de la institución: 9 Capacitar a los alumnos. 3 .mineduc.gob. 9 Implementación del modelo de apoyo a la gestión escolar. 9 Dotar a los alumnos y docentes de materiales educativos y equipo educativos. 9 Alumnos beneficiados con el programa de gratuidad educativa. supervisión y planificación educativa).

03 de julio de 2008 DIRECTORDEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN Asesoría Jurídica Auditoría Interna Informática Comunicación Social Planificación Educativa Determinación Infraestructura Desarrollo de la Demanda Escolar Institucional Sub-Dirección de Sub-Dirección Administrativa Sub-Dirección Técnico Fortalecimiento a la Financiera Pedagógica Comunidad Educativa Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Departamento Departamento Departamento Coordinación de Departamento de Asistencia Recursos Organización Aseguramiento de la Financiero Administrativo Programas de Entrega Educativa Pedagógica y Humanos Escolar Calidad Apoyo Dirección Escolar Reclutamiento y Educación Educación Adquisiciones Selección de Investigación y Evaluación Análisis Documental Escolar Extraescolar Personal Pedagógica Registro y Gestión y Desarrollo Proyectos Seguimiento Almacén de Personal Capacitación Acreditación y Certificación Educativos presupuestario Docente Institucionales Desarrollo Magisterial Operaciones de Caja Atención al Público JADO Inventario Servicios Generales JCP Página 1 Elaborado por: Coordinación de Direcciones Departamentales Fuente: Recursos Humanos de la Dirección Departamental de Educación. Alta Verapaz. 4 . Estructura Organizativa Propuesta Dirección Departamental Tipo C jueves.

Sanitarios ( femenino. primario y medio. Físicos. Televisores 03 12. Retroproyectores 05 13. Oficinas 15 2. 5 . Equipo de Amplificación 01 14. Teléfonos fax 02 9. teniendo los siguientes ambientes5 Siendo sus siguientes ambientes: No. Personal Operativo: 10 conserjes Físicos: La Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz esta ubicada en la 1ª. Fotocopiadoras 02 11. Impresoras 20 5 Información proporcionado por el encargado de inventario.10 Recursos (Humanos. Sillas 150 4. equipo y materiales Cantidad 1. Salón para aulas 01 3. Escritorios de oficina 107 2.1. Máquina de escribir 12 15. cuenta con un edificio propio. masculino) 04 4 Parqueo para vehículos 01 No. Descripción del mobiliario.1. Ambientes Cantidad 1. Extensiones telefónicas 57 10. Computadoras 80 5. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz. Pizarrón 20 7. Financieros) Humanos Personal Administrativo: 107 servidores públicos administrativos. Archivadores 42 8. distribuidos en las diferentes dependencias internas de la Dirección Departamental de Educación Usuarios: Todos los docente y administradores de los sectores públicos y privados de los niveles preprimaria.

G. La identificación de alternativas de solución se realizo a través de la lluvia de ideas. Para la definición se aplico el árbol de problemas y el árbol de objetivos.N. para lo cual se utilizo la técnica del interrogatorio. 6 . para lo cual se utilizaron las siguientes técnicas: • Lluvia de ideas • Interrogatorio • Discriminación • Observación Para la priorización se utilizo la técnica de los números para el primer momento de la priorización para que luego de detectar quince necesidades. además de aportes que brindan diferentes O. distribuidos en los proyectos y programas. a este paso se le llama detección. quedaran únicamente cuatro para ordenarlos de acuerdo a la técnica de priorización por objetivos de la Dirección Departamental de Educación.2Técnica utilizada para el diagnóstico Para poder especificar las técnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que se indique el proceso en que se ejecutó el mismo. Cobán Alta Verapaz. Lo primero consiste en detectar las necesidades existentes dentro de la institución. por lo que a continuación se presenta el orden en que se realizó el diagnostico.Financieros: La asignación economía del Ministerio de Educación de acuerdo a las necesidades del departamento plasmadas en el Plan Operativo Anual Dirección Departamental de Educación y alcanza un aproximado anual de Q 323 millones. 1. El análisis de viabilidad y factibilidad se realizo luego de llenar una ficha técnica por cada una de las alternativas de solución planteadas.

3Lista de carencias Con las técnicas mencionadas se logró un listado: 1. 14. Poco control de los documentos administrativos en la unidad de dirección de personal docente. Falta de contratos a docentes de educación física a establecimientos educativos del área rural. Poco apoyo en implementación de computadoras a los establecimientos educativos. Mala selección en los puestos de los Coordinadores Técnicos Administrativos. 8. 12. No hay voluntad en la agilización de trámites de contratos a docentes por contrato renglón 021. Mal servicio de internet con acceso directo del Ministerio de Educación. 11. 7. 7 . 13. 15. Poca supervisión a los Coordinadores Técnicos Administrativos en las sedes respectivos. 6. Falta de capacitación a personal operativo con valores humanos.1. 3. 2. Poco control de los Coordinadores Técnicos Administrativos hacia los directores de los establecimientos educativos. Falta de comunicación a tiempo con algunas coordinaciones por distancia de la cabecera departamental. 9. Limitación de contratos a maestros de nivel preprimaria y primaria. Falta de apoyo a docentes del nivel preprimaria a nivel departamental. 10. Carece de implementación de programas a escuelas saludables. Mal carácter del personal administrativo en algunas unidades de la Dirección Departamental. Falta de programas para becas de niños nivel preprimaria. 4. 5.

Proporcionar valija educativas en los didáctica establecimientos. administrativos.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboró el siguiente cuadro.(algunos) Capacitación de acuerdo Personal operativo con a las funciones. en donde se determinaron sus factores y posibles soluciones.1. Control del uso adecuado la información de del sistema (internet) documentos administrativos de docentes en servicio. Desinterés en los tramites Persona especializa en de contratos a docentes agilizar trámite a del renglón 021 contratos. Control y actualización Descontrol en en los documentos de documentos los docentes en servicio. roblemas actores pción de soluciones. Inadecuado servicio en Sistema saturado. escaso valores morales. Deficiente programas Docentes sin apoyo. educación física en las escuelas rurales. Deficiente proceso de Limitacion de contratos a Contratos a docentes enseñanza y aprendizaje docentes según necesidades de en los establecimientos cada municipio del del nivel pre primario y departamento. primario No se contrata maestro Contrato a maestros de de educación física. Becas a niñas rurales y No se cuenta con becas urbanas. Programas de escuelas Cobertura en las saludables solo con comunidades educativas escuelas pilotos. 8 . Descontrol en la Inadecuada selección en Reclutamiento de administración con los puestos de expedientes. M Malas relaciones Carácter inapropiado del Taller de valores morales humanas personal y de cortesía administrativo.

Hacer un conteo de los puntos por cada problema para verificar cuantos puntos obtuvo finalmente. Problemas Punteo Suma Deficiente programas educativas en los 212 5 establecimientos. Se siguió el siguiente procedimiento: Se le otorgo 3 puntos al mas urgente de resolver. No se tiene mayor comunicación con algunos Coordinadores Técnicos Administrativos. La priorización se realizó en dos momentos. Seleccionar los problemas que obtuvieron los más altos punteo. Supervisar cierto tiempo. de la Dirección Departamental de Educación para lo cual se empleo la técnica de los números y así poder contar y proceder a efectuar la priorización. el primero consistió en hacer un ordenamiento de acuerdo a la proyección. Coordinadores Técnicos Coordinadores Técnicos Control en la Administrativos. 2 puntos al menos urgente y 1 punto al que no es tan urgente de resolver. Descontrol de los Coordinadores Técnicos Administrativos hacia directores. Administrativos Coordinación Técnica Administrativo. Deficiente proceso de enseñanza y aprendizaje en los 323 8 establecimientos del nivel preprimario y primario Inadecuado servicio en la información de documentos 222 6 administrativos de docentes en servicio 211 4 Malas relaciones humanas Descontrol en la administración con los Coordinadores 331 7 Técnicos Administrativos. 9 . Poca supervisión a las sedes de la Coordinación Técnica Administrativa Buscar medios en informar a todos los coordinadores.

A continuación se presentan los cuatro problemas que obtuvieron los punteos más altos. 10 . Problemas 1 Deficiente proceso de enseñanza y aprendizaje en los establecimientos del nivel pre primario y primario 2 Descontrol en la administración con los Coordinadores Técnicos Administrativos 3 Inadecuado servicio en la información de documentos administrativos de docentes en servicio 4 . El problema seleccionado es: Deficiente proceso de enseñanza y aprendizaje en los establecimientos del nivel preprimario y primario. Deficiente programas educativas en los establecimientos.

• Manejar de manera eficiente la administración del personal. • Contribuir a la orientación para el buen funcionamiento de proyectos y actividades que enriquezcan el presupuesto de los establecimientos.1 Nombre de la institución MINEDUC. • Orientar y capacitar al personal en programas y actividades eventuales y poniendo en marcha procedimientos de evaluación. 1.5 Datos de la institución beneficiada.5.6 Políticas.3 Ubicación geográfica Final de zona 1.5. Coordinación Técnica Administrativa distrito escolar 16-09-16. Mejoramiento de la calidad de la educación a nivel local en los establecimientos educativos en coordinar diferentes actividades en lo que requiera el MINEDUC durante el ciclo escolar y la asesoría administrativa.4 Visión. • Justificar la creación y ampliación de plazas en su jurisdicción a fin de ofrecer mayor cobertura en los servicios educativos.5.1.6 1.5 Misión.5. 6 Coordinación Técnica Administrativa. La Coordinación Técnica Administrativa es una institución pública que coordina las actividades y cubre las necesidades de los diferentes establecimientos educativos a nivel local para el mejoramiento de la calidad de educación. Carchá Alta Verapaz. 1. • Velar por el uso y aprovechamiento de todos los recursos físicos con que se cuenten en los establecimientos.2 Tipo de institución Estatal.5. 1. 1. • Aplicar la legislación educativa vigente en los casos administrativos.5. 11 . 1.

5. ¾ Creación y/o ampliación de centros y servicios educativos escolares y extraescolares.7 Objetivos. ¾ Promover la creación de modalidades alternativas no tradicionales. destinadas a satisfacer necesidades de formación. ¾ Atención educativa a los grupos monolingües y bilingües. 12 . atribuciones y responsabilidades. ¾ Impulsar la realización cooperativa. cobertura de población y divulgación del conocimiento. físicos y económicos en cada ámbito y nivel 7 Manual de Supervisión Escolar. nacional y local. departamental y regional. ejecución y evaluación educativas de los aspectos tecno- pedagógicos en los ámbitos regional. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ¾ Propiciar la expansión cuantitativa de los servicios educativos.1. ¾ Realizar el trabajo técnico-administrativo de manera desconcertante a efecto de 7propiciar: ƒ Autonomía para adecuar el trabajo docente y administrativo a los requerimientos específicos del medio. OBJETIVO GENERAL: ™ Coadyuvar a llevar la eficiencia interna y externa del sistema y del proceso educativo. regional. tales como: Crecimiento vertical y horizontal de la matrícula. con la calidad. ƒ Delegación de funciones. equidad y pertinencia cultural. ¾ Promover la utilización racional de los recursos humanos. ¾ Propiciar la permanente vinculación de la oferta educativa con el mercado de trabajo en los ámbitos nacional. integrada y coordinada de las acciones de investigación. ƒ Corresponsabilidad en el cumplimiento de los objetivos educativos.

planes y programas del sector de educación. c) Hacer efectiva la democratización proporcionando la igualdad de oportunidades regionales. Coordinación Técnica Secretaria Administrativa Directores Docentes 8 Manual de Supervisión Escolar.5. tanto regional como nacional.8 1. extraescolar en sus aspectos sociales y culturales. locales y étnicas para una educación permanente y promoviendo la interacción y participación de individuos y grupos en el proceso educativo.9 Estructura organizacional La máxima autoridad es el Director Departamental y las Coordinaciones Técnicas Administrativas son municipales del departamento de Alta Verapaz.8 Metas. 13 . Y el organigrama es el siguiente Dirección Departamental de Educación.1. para que responda a las necesidades y expectativas de los diversos grupos de la población y a los requerimientos del desarrollo económico y social. d) Facilitar la interacción y correlación interna del Sector Educativo escolar. a) Contribuir a elevar la calidad de la educación. b) Coadyuvar en la aplicación de la filosofía de la educación nacional y en la ejecución de las políticas.5. e) Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de todos los grupos de la población y que participe como factor del desarrollo social.

9 Coordinación Técnica Administrativa 14 . también otorga vales para papelería o materiales de oficina y suministros varios requeridos.1. materiales. No. Personal Docente: 15 Directores de los establecimientos educativos del Distrito escolar. Descripción de mobiliario.10 Recursos (humanos. Humanos:9 Personal Administrativo: Un Coordinador Técnico Administrativo y una Secretaria.5.femenino) 02 No. financieros). 38 Docentes del nivel primario 15 Docentes del nivel preprimaria Físicos: La coordinación Técnica Administrativa esta ubicada en el salón municipal ubicada en la final de la zona 1 del municipio de San Pedro Carchá del departamento de Alta Verapaz. equipo y material Cantidad 01 Escritorios de oficina 05 02 Sillas 05 03 Máquina de escribir 04 04 Archivadoras 04 05 Estanterías 03 Financiero: La coordinación Técnica Administrativa no tiene un fondo económicos específicos para cubrir necesidades que se tienen ya que la Dirección Departamental de Educación asigna mobiliario y equipo. Ambientes Cantidad 01 Oficinas 04 02 Bodega 01 03 Sanitarios ( Masculino.

4. Poca agilización de trámites administrativos de los directores de las escuelas en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz. 3. 2. No se cuenta con el apoyo a la orientación vocacional en los establecimientos públicos del municipio de Cobán. No existe divulgación de los valores morales. Falta de atención a contenidos culturales de la región. 10. Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnica Administrativa del Distrito Escolar No.6 Lista de carencias. Poco interés en la supervisión educativa en los diferentes establecimientos de los municipios de Alta Verapaz. del departamento de Alta Verapaz. sociales y normas de cortesía en padres de familia en los establecimientos 13. 5. Falta de apoyo financiero del Mineduc hacia a las Coordinaciones Técnicas Administrativas. 9. 12. 11. en relación a sus objetivos. Poco cumplimiento de las funciones administrativas del Coordinador Técnico Administrativo. Poco apoyo al director en conocimientos básicos sobre inventario titular y auxiliar. Poca aplicación de las funciones técnico-administrativas del Director de escuela primaria. Falta de conocimiento sobre las funciones administrativas en la modalidad de institutos de Telesecundaria 8. No se cuenta con material administrativo para el cumplimiento de las funciones del Coordinador Técnico Administrativo. fue necesario programar una reunión de trabajo con el personal para que a través de la lluvia de ideas se pudiera apoyar de acuerdo a lo priorizado por la Dirección Departamental de Educación. 16-09-16 del municipio de San Pedro Carchá. 6. Alta Verapaz. sede Cobán. Alta Verapaz. Poco apoyo de programas educativas a establecimientos educativos del distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz. 7. teniendo como listado las necesidades siguientes: 1. Poco apoyo a la actualización sobre administración educativa en los distritos escolares del Ministerio de Educación. 14. 15 .1. Hace falta inducción al puesto de director de la escuela primaria.

en donde se determinaron sus factores y posibles soluciones. Aplicación de los proceso funciones técnicas. Poco apoyo a la 1. administrativo dentro del 2. administrativos. Capacitación de Pedro Carchá Alta socialización de Verapaz.G para el educativa en las recursos humanos apoyo de aulas de los financieros y recursos establecimientos materiales (Vehículo). 3 Deficiente 1. Recopilación de aplicación de las aplicación de las leyes para los funciones funciones procedimientos técnico administrativas.1. supervisores 16 .. No. Limitación de las 2..7 Cuadro de análisis y priorización de problemas Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboró el siguiente cuadro.Implementación de un banco de documentos administrativos 2 Insuficiente 1. correcta. Inexperiencia en la administrativos. procedimientos educativo del administrativas del administrativos director de la Director de escuela en forma escuela primaria. administración. y controles administrativos en administrativos. No se cuenta con O. Problemas Factores Opciones de solución 1 Ineficiencia administrativa en la 1. 3. Desconocimiento en 1 Diseño de una agilización de los documentos guía de registros trámites administrativos. financieros y públicos del materiales distrito escolar a 2. Perfil inadecuado del nivel municipal de Coordinador Técnico 2. el distrito escolar 2. documentos 3.N. Desactualización en 16-09-16 de San el proceso educativo. primaria.Solicitudes a supervisión 1.Plazas a jurado de San Pedro Carchá oposición para Alta Verapaz. 2.

3. valores morales. y conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados. sociales y normas de cortesía a padres de familia en establecimientos educativos. se anotó el problema elegido en el cuadro de intersección. Coordinador Técnico Administrativo. comunitaria integral. Priorizar a través de preguntas directas a los Profesionales de la Institución. No se cuenta con el 1. Ampliación de contenidos culturales cobertura de de la región. Al completar el cuadro se sumo el número de veces en que cada 17 . Poco cumplimiento aplicaciones de de las funciones las funciones administrativas del administrativas. cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados. vocacional. cada uno de los problemas. Comunicación adecuada y 3. Falta de atención a 2. Concientización con las 3. 4 Deficiente guías 1. Conforme las respuestas de importancia de cada problema. se anotó en la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz. en una lista aparte se escriben las razones dadas. Administrativo. Comunicación amplia con los inadecuada de los padres.Gestión de apoyo curriculares en la apoyo a la a las diferentes formación de orientación instituciones con valores para una vocacional en los orientación educación bilingüe establecimientos. 3. MATRIZ DE PRIORIZACION Después de la detección de problemas se realiza la priorización conforme la técnica matriz de priorización. siendo el siguiente procedimiento: Reunión con el personal de la Coordinación Técnica Administrativa del Distrito Escolar 16-09-16 en la fecha del 19 de septiembre de 2008. 2. educación bilingüe (DIGEBI) con los docentes de las diferentes comunidades del municipio.

Guatemala. La Aplicación de la metodología participativa y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. 09-16 de escuela municipal de San Pedro primaria. p.10 1 2 3 4 Insuficiente Deficiente Deficiente Ineficiencia aplicación supervisión guías administraci de las educativa en curriculare ón en la funciones las aulas de s en la agilización técnico los formación de los administrativ establecimie de valores tramites o dentro del ntos para una administrativ proceso públicos del educación os en el educativo distrito bilingüe PROBLEMAS distrito del director escolar a comunitari escolar 16. Insuficiente aplicación de las 1 2 2 funciones técnico administrativo dentro del proceso educativo del director de la escuela primaria. San Pedro Carchá Alta Carchá Alta Verapaz.29 18 . 3. Ineficiencia administración en 1 1 4 la agilización de los tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz. 2. 10 VALDES PINEDA. el problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedo como el número uno y así sucesivamente. Deficiente guías curriculares en 1 4 4 la formación de valores para una educación bilingüe comunitaria integral. 4. Adolfo Antonio.problema se repitió. Deficiente supervisión 1 3 4 educativa en las aulas de los establecimientos públicos del distrito escolar a nivel municipal de San Pedro Carchá Alta Verapaz. conforme orden de prioridad. Verapaz.de la nivel a integral. 1. 1998.

PRIORIDAD 1 5 puntos 2. Para realizar el análisis de viabilidad y factibilidad es necesario que en la ficha técnica esta escrita cada idea proyecto. que no exista ningún obstáculo para su ejecución ya que la Alternativa de Solución debe cumplir con todos los criterios que se formulen para que se de solución al problema detectado. incluye la obra física. económicos. para lo cual hay técnicas que permiten el respectivo análisis. PRIORIDAD 2 4 puntos 3. como en el externo del proyecto. Estas restricciones son de diferente naturaleza y se pueden encontrar tanto en el ambiente interno. Analizar cada una de las opciones identificadas. LUGAR: San Pedro Carchá Alta Verapaz Fecha: 19 de septiembre de 2008   1. PRIORIDAD 4 1 puntos. PRIORIDAD 3 2 puntos 4. En el análisis de factibilidad se optimiza la asignación de recursos hasta la operación del proyecto. Deficiente guías curriculares en la formación de valores para una educación bilingüe comunitaria integral. 1. Deficiente supervisión educativa en las aulas de los establecimientos públicos del distrito escolar a nivel municipal de San Pedro Carchá Alta Verapaz. financieros. el programa de desembolso y la organización requerida. lo que permite concretizar la 19 . institucionales. La realización del Análisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una de las alternativas de solución sea rentable y sostenible. además de los criterios técnicos. Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solución se siguió el siguiente Proceso: Habiendo establecido las alternativas de solución para el problema seleccionado se  procede a llenar una Ficha Técnica por cada alternativa. Una vez que se haya identificado se proponen estrategias para superar las mismas. Ineficiencia administración en la agilización de los tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz. Insuficiente aplicación de las funciones técnico administrativo dentro del proceso educativo del director de la escuela primaria. Por viabilidad entendemos como la identificación de las principales restricciones que impiden que el proyecto pueda alcanzar sus objetivos. La factibilidad consiste en perfeccionar la alternativa que presente mayor aceptable mediante la realización de todos los estudios que sean necesarios Este análisis permite ver dentro de las diferentes alternativas cual es la que presenta mejor posibilidad no solo económica sino también política. sociales y otros que considere puedan ayudarle a priorizar las opciones.8 Análisis de viabilidad y factibilidad. considerando las políticas gubernamentales y la realidad del país en relación al sector educativo.

2 Capacitación de socialización de documentos administrativos 3 Implementación de un banco de documentos administrativos 20 . la localización para la ejecución del proyecto. la inversión aproximada que se hará para resolver el problema y los resultados a obtener. En la primera columna aparecen los criterios que servirán para realizar el análisis. El Ministerio de Educación. Idea proyecto 1 Diseño de una guía de registros y controles administrativos. CUADRO PARA ANALISIS DE VIABILIDAD Para el llenado de la siguiente herramienta se sigue el siguiente proceso: En la columna de opción. deben considerarse las alternativas identificadas. la alternativa que tenga mas relación con los criterios es la que mejor se ajusta para resolver el problema identificado. No. en la que se incluye información general como beneficiarios. propone que el análisis de viabilidad se realice de acuerdo a la siguiente herramienta. Se formula la pregunta ¿Este criterio tiene relación con la opción? Al final.idea del Proyecto. a través del documento Marco Lógico de proyectos.

Criterios para priorización de opciones Opción Opción Opción 3 1 2 Indicadores si no si no Si no Financiero Se cuenta con el recurso financiero? x x x ¿El proyecto se ejecutará con recursos propios? x x x ¿Existe posibilidad de crédito para el proyecto? x x x Administrativo legal ¿Se tiene la autorización legal para realizar el proyecto? x x x ¿Se mantendrá la ejecución del proyecto si hay cambio de autoridades? x x x ¿Esta preparada la comunidad educativa para el proyecto? x x x ¿Puede obtener el visto bueno del Encargado de la institución? x x x Técnico ¿Cuenta con experiencia para administrar los recursos humanos. físicos y financieros x x x del proyecto? ¿Se cuenta con las instalaciones adecuadas para el proyecto? x x x Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? x x x Se han definido claramente las metas x x x Político El proyecto es de vital importancia para la Coordinación Técnica Administrativa x x x Se enmarca dentro de las policitas del MINEDUC? x x x Social El proyecto es de vital importancia para la Coordinación Técnica Administrativa x x x ¿Beneficia a la mayoría de directores de la comunidad educativa? x x x Total 14 01 13 02 09 06 21 .

10 Solución propuesta como viable y factible Luego de elaborar el árbol de problemas y objetivos con el uso de la técnica lluvias de ideas para la propuesta de solución. Elaboración de una Guía de Registros y Controles Administrativos para directores del Nivel Primario. para que no exista ningún obstáculo para su ejecución. 1. 1.9 Problema Seleccionado Con toda la información anterior se concreto el propósito del diagnostico. siendo la alternativa Número 1:. Con el listado de los cuatro problemas se procedió a la priorización Utilizando la técnica de priorización por funciones quedando el problema ¨ Ineficiencia administrativa en la agilización de los tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.INTERPRETACIÓN: Después de haber llenado la ficha de viabilidad y de factibilidad. identificar un problema y determinar su alternativa de solución. 22 . como mejor opción de solución al problema Para finalizar con el Proceso se aplicó la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad permitiendo así establecer la alternativa que reúne los criterios positivos de rentabilidad y sostenibilidad. el problema detectado es factible y viable de solucionar a través de la alternativa que reunió los criterios positivos (SI). por cada alternativa se lleno una ficha técnica como un proyecto a nivel de idea de un proyecto educativo quedando como la mejor alternativa.

V.3 Justificación. Localización. Guía de Registros y Controles Administrativos para Directores del Nivel Primario.3. el manejo de los documentos útiles y necesarios en la administración con sus respectivos conceptos y modelos.2 Descripción del proyecto. . Tipo de proyecto.5. objetivos y políticas en relación a una gestión educativa. Con el fin de tener una administración eficiente y eficaz de los establecimientos del distrito para lograr la misión. 2. 2. sino que dieron respuestas a los problemas de los documentos administrativos y así llevar a cabo un trabajo metódico sobre la utilización del mismo.CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO 2. El proyecto consiste en la elaboración de una guía de documentos administrativos en Registro y Controles para los directores de las escuelas del Nivel Primario del distrito 16-09-16 del municipio de San Pedro Carchá departamento de Alta Verapaz que contiene información para una fácil agilización de los procesos administrativos de la estructuras de lo instrumentos de las correspondencias en una institución publica o privada para el Control de las mismas. Eps. La elaboración de la guía no ha sido por casualidad.2 Problema. 2.1 Nombre del proyecto. 2. Documentos Administrativos 2.10.4. 23 . La guía de registros y controles administrativos para directores del nivel primario contiene correspondencias oficiales que se utilizan diariamente en los diferentes establecimientos educativas del país. Ineficiencia administrativa en la agilización de los tramites administrativos del distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá 2.1. Aspectos generales. En la final de la zona 1 del municipio de San Pedro Carchá A.1. con una estadística o un archivo de documentos que se han enviado y dirigido a las autoridades máximas en la rama de la educación.1. Unidad Ejecutora.1.1. 2. para que se cumplan cualquier gestión formal llevando a cabo los procedimientos correctos que se deben utilizar en que hacer diario del campo de la administración. visión.

2. • Taller sobre identificación de necesidades de cada director. 9 Elaborar una guía para la aplicación de documentos administrativos para hacer uso de ella en determinado momento que sea necesario. 15 Directores de los diferentes establecimientos del distrito 16-09-16 2.2.5 Metas. • Gestión por parte del estudiante 24 .4. 9 Planificar una capacitación de socialización al respecto de la guía de Registros y Controles.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto. • Taller sobre conocimiento de los documentos administrativos • Taller para la elaboración de documentos administrativos.1 Específicos.4 Objetivos del proyecto. General. ¾ Contribuir a facilitar la agilización de los procesos educativos a los directores del nivel primario a través de una guía de Registros y Controles. 2.6 Beneficiarios. 2.

E= Ejecutado. E 3 Elaboracion del documento P E 4 Validacion del documentos P de herramientas tecnicas E 5 Correccion del documento P E 6 Levantado de texto del P documento E 7 Reproduccion del P documento E 8 Elaboracion de un plan del P taller.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto Año 2008 No ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3 1 Preparacion de P condiciones. 25 . E 2 Recopilacion de P informacion. E 9 Convocatoria P E 10 Realizacion del taller de P capacitacion E 11 Evaluacion del proyecto P E 12 Elaboracion del informe P final del proyecto E P= Planificado.2.

1. 400. Q. físicos. 150.00 Q.00 Q. 32.9Recursos (humanos.084. 180.00 50 Hojas impresas Q.00 Q.00 1 Alquiler de computadora (2 dias) Q.00 Q.00 Q 800. 10.00 5 Horas de internet Q.T.00 16 Folders Q. 100. 50.00 16 Fastener Q.00 1 USB Q.00 _________ Q 4.00 Q. 6. 375 Fotocopias Q. 75.00 Q. materiales.00 26 .00 1 Resma de papel bond t/ carta Q.A Q. 900.00 Q. financieros) CANTIDAD DESCRIPCIÓN  COSTO COSTO TOTAL UNITARIO Humanos.20 Q. 0. 0. 20.00 20 Lapices Q.00 Q.00 Materiales.00 Q.00 Q. 60.00 Logistica.00 15 Directores (3 dias) Q. 600. 20.00 3 Alquiler de local Q. 30.00 16 Refacciones Q. 400. 35. 2.00 Q.200.00 16 Documentos empastados impresos Q.00 15 CD quemadas Q.60.00 Q. 0.00 10 Lapiceros de colo negro Q. 2. 15.2.60.75 Q 12. 1 C. 240. 15.00 2 Correctores de botecito Q. 2. 2 Alquiler de de cañonera.00 Q.200.00 Q 30. 180. 200.10 Q.

informacion. 9 Convocatoria Se convocó a los directores. 12 Elaboracion del informe Informe final del proyecto.CAPÍTULO III. documento 7 Reproduccion del reprodución de 16 ejemplares documento 8 Elaboracion de un plan del Un plan de capacitación elaborado. No ACTIVIDADES RESULTADOS 1 Preparacion de Contar con los recursos economicos para iniciar con condiciones.1 Actividades y resultados. capacitacion 11 Evaluacion del proyecto Evaluaron el documento administrativo. 10 Realizacion del taller de Los quince directores. 6 Levantado de texto del Levantado de texto. 4 Validacion del documento Se validó el documento adminisrativo como apoyo de herramientas tecnicas en los trámites administrativos 5 Correccion del documento Corregir los errores del documento administrativo presentado. final del proyecto 27 . PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3. taller. 3 Elaboracion del documento Se elaboró el documento administrativo con el coordinador y directores basado en la investigación como apoyo en los trámites administrativos. el documento administrativo. 2 Recopilacion de Consulta a diferentes fuentes bibliograficas.

9 Actualización de documentos en relación a la administración. 9 Diseño de la guía de acuerdo a las necesidades de los diferentes directores. Capacitación de socialización de 9 Fortaleza en el desarrollo de los documentos administrativos.V. 2. 9 La aprobación de los documentos administrativos en registros y controles.3. conocimientos básicos de la administración educativa a directores. 9 El uso adecuado de los documentos administrativos. Productos Logros 1. 9 Clasificación de documentos administrativos de mayor utilidad en los diferentes establecimientos del distrito escolar 16-09-16.2 Producto y Logros. 3.Carchá A. 28 . Diseño de una guía de registros y controles administrativos. Implementación de un banco de documentos administrativos 9 Se implementó documentos administrativos a directores de escasos conocimientos en la administración de unos establecimientos. 9 La importancia de la administración en los establecimientos educativos de acuerdo a la estructura.

Braulio Efraín Yaxcal Cuz 200051284 Coordinación Técnica Administrativa Distrito escolar 16-09-16 San Pedro Carchá Alta Verapaz   29 .GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIA.

7.1 Modelo de memorial 19 30 .1.3 Integración 3 2.2 Organización 3 2.1.1.4.1 Clases de actas 10 2.1 Etimología 2 1.5 Control 3 2.2 Control 3 Capitulo III Instrumentos de la Correspondencia en la Administración Educativa 2.3 Transcripción 12 2.1 Registros 3 2.2 Testados de actas 11 2.2.6.2.2 Definición CAPITULO II Etapas de la Administración educativa 2.4 Modelo de actas 13 2.3 Providencia 7 2.2 Oficio 4 2.1 Modelo de circular 17 2.7 Memorial 18 2.1.6 Circular 16 2.1. Índice Presentación i Objetivos 1 Capitulo I Fundamentación Teórica 1.1 Administración Educativa 2 1.1.4.4.2 Registros y controles administrativos 2.5 Certificación de actas 14 2.1.4.4 Actas 10 2.1 Planificación 3 2.1 Nota Oficial 4 2.5 Conocimiento y modelo 15 2.1 Modelo de providencia 8 2.3.4.1 Modelo de oficio 6 2.4 Dirección 3 2.2.

10.1 Modelo de solicitud 24 2.12 Libro de inscripción 27 Bibliografías 28 31 .8.10 Solicitud 23 2.1 Modelo de memorándum 21 2.10.2.9 Constancia 22 2.2 Modelo de nota 25 2.8 Memorándum 20 2.11 Expediente 26 2.

se incluye modelos de correspondencia para la utilización adecuada de registros y controles en proporcionar un trabajo eficiente en la administración educativa tomando en cuenta la necesidad de nuestra educación para mejorar la calidad de administración en los establecimientos. 32 . i PRESENTACION En esta guía de Registros y Controles en documentos administrativos para directores del nivel primario presenta tres capítulos en la primera la fundamentación teórica y el segundo las etapas de la administración educativa y la tercera Instrumentos de la correspondencia en la Administración Educativa. En esta guía facilita una parte de los documentos administrativos manejables para realizar cualquier tipo de trámites con una actitud positiva hacia el trabajo en los establecimientos educativo a nivel local y departamental con el mejoramiento de la educación.

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 1 OBJETIVOS General: ¾ Contribuir con la guía de Registros y Controles en documentos administrativos para directores del nivel primaria. 9 Aplicar los instrumentos necesarios en los diferentes establecimientos educativos del distrito escolar. Específicos: 9 Facilitar modelos de documentos administrativos a directores del nivel primario. 33 . 9 Socializar el documento administrativo conjuntamente con los directores.

D.1. 12ª. fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes en lograr un objetivo. Etimología La palabra Administración se forma del prefijo “ad” hacia y de “ministratio”. México. 2003.F. La administración busca en forma directa la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación. México D. La administración de la educación en nuestros países se ha quedado muy atrás de los progresos operados en otras disciplinas del conocimiento humano.804 pp.1 Administración Educativa 1. Una Perspectiva Global.1. P.2 Definición Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una organización para lograr un propósito dado. 34 . esta viene de “minister” vocablo compuesto de “minus” comparativo de inferioridad. 1. Agustín. y del sufijo “ter” que sirve como término de comparación. 14º edición editorial Limusa S.1. La administración es el control y manejo de los recursos materiales y humanos para ponerlos al servicio de los grandes fines y aspiraciones determinados por la política educacional.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 2 CAPITULO I Fundamentación Teórica. Harold Koontz Administración Educativa. específicamente dentro del ámbito del Sistema Educativo Nacional.2. la misma no ha sido capaz de contribuir en la generación y transformación de expectativas innovadoras de la enseñanza aprendizaje.F. hasta cierto punto por ciertos factores limitantes como se puede mencionar el presupuesto nacional de educación y básicamente el de la no existencia de un “Proyecto de Nación” firme y duradero- 11 REYES PONCE. 12 HEINZ WEIHRICH. Administración Moderno.12 Con esta concepción nos infunde de cierta manera el grado de eficiencia y eficacia del cumplimiento del actual procedimiento educativo. Edición.A.11 1.

5 Control: Es la medición y corrección de las actividades con el fin de asegurarse de que los hechos se ajustan a los 2.2 Control: consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el avance y problemas de las actuaciones o actividades.3 Integración Se refiere a los aspectos que deben establecerse para la presentación de los servicios como: sistema operativo y administración. Harold Koontz. Administracion.1.2 Organización: La palabra Organización se deriva de organismo. 2. 13 HEINZ WEIHRICH.1 Registros: Es el ordenamiento de información recopilada donde estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una institución.9º. p.1. la planificación del trabajo diario. 2. 1990 México D:F. 2.2. las normas y procedimientos.1 Planificación: Implica selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos.18 35 . es decir.2. 2. la preparación de la entidad y sus empleados. y sobre todo tener en cuenta las etapas del proceso técnico administrativo de la educación.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 3 CAPITULO II Etapas de la Administración educativa 2. requiere tomar decisiones. que tiene como significado crear una estructura con parte integradas de tal forma que la relación con el todo.4 Dirección La dirección consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a la obtención de las metas de la organización y del grupo.1.13 La planificación esencialmente anticipa las actividades futuras.2 Registros y controles administrativos 2.1. Edición. previendo contratiempos. 2. escoger cursos futuros de acción entre alternativas. Colección de hechos relacionados tratados como una unidad para almacenar temporalmente información mientras o hasta que sea usada.1. para tomar las medidas correctivas que sean necesarias.

redactado en papel tamaño oficio. Miguel Angel.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 4 CAPITULO III Instrumentos de la correspondencia en la Administración Educativa. p. Un oficio contiene en el margen superior derecho su número y referencia este instrumento deberá contener destinatario. Al redactar la Nota oficial es lo que se refiere al tratamiento debe tenerse muy en cuenta la jerarquía de los funcionarios así tenemos: Entre funcionarios de alta jerarquía es muy respetuosa de superior a inferior tiene cierto don de mando de inferior a superior debe ser más atenta y respetuosa. 14 CHACON ARROYO.1 Nota Oficial Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo breve y menor formalidad que el asunto a trata en un oficio . 3. “Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras o a diversos funcionarios entre sí. autorizaciones o proporcionan información oficial. Manual del director escolar nivel primario.14 Es el tipo de escrito. así como de la jerarquía de los funcionarios públicos. para la elaboración se usa papel sellado..su extensión estilo cortesía varía de acuerdo con la importancia y del asunto de que se trate. 3. español o con membrete de la institución. regularmente u dados en el servicio publico. por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. transmitir disposiciones etc. que se usa para demandas. acusar recibo. Guatemala.29 36 . Su redacción debe ser cuidadosa atendiéndose siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial referente a la estética .2 Oficio Es un instrumento oficial por medio del cual se puede solicitan o rendir informes.puntuación redacción.

Despedida Firma o cargo de quien envía. Registra las siguientes partes: $ Destinatario. $ Asunto $ Remitente. Indicadores de archivo copias a otras autoridades u oficinas correlativas. Destinatario. Vocativo.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 5 Los elementos que forma el oficio son: Numero de oficio y referencia Lugar y fecha. Contenido o cuerpo del oficio. $ Firma Sello. Identificación de titulo y cargo a quienes se dirige el oficio. $ Copia para el archivo 37 .

P 89 38 . GTER – ntea. Atentamente. 35-2002 Ref. No. Gerardo Teodoro Enríquez Robles Jefe Administrativo c.3 Su Despacho Ciudad. Oscar Jonathan.c.a. Me dirijo a usted.V. correspondiente al sexto grado de diversificado en la carrera Perito Contador año 2002. Edición Guatemala. Manual Practico del Maestro en Servicio 3º. del acuerdo 1032-85 se sirva conceder Matricula Extraordinaria para amparar recuperaciones efectuadas en el Colegio Mixto “Nazareno” al alumno Jaime Alfredo Ico Tujab.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 6 3. para que de conformidad con el articulo 70.30 de Julio de 2008 Señor Director Escuela Ciencias Comerciales No. Lic.2. De mi consideración. 15 ALVARENGA V.1 Modelo De Un Oficio 15 DIRECCION TECNICA REGIONAL METROPOLITANA Of. Cobán A.

La providencia se escribe con los siguientes objetivos: 1.Enviar a archivo Los elementos que conforman la Providencia son: • Nombre de la oficina administrativa • Fecha (Siempre escrita en letras) • Asuntos objetivos • Número de la Providencia • Objetivo de la misma • Firma del funcionario que la envía Su aplicación cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida también se debe de mencionar de cuantas hojas útiles consta el expediente. 16 Chacón Arroyo OP CIT pag.Ratificar 2.30 39 .Solicitar antecedente 3.. cuando los trámites de asuntos como permisos.. “Documento que se elabora como consecuencia de una petición escrita. Solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.Escuchar a otra persona 4..Solicitar pruebas 5..3 Providencia: Constituye una de las formas de comunicación escrita más usada.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 7 3. en el cual el funcionario indica el trámite que debe de seguir.” 16 Es la razón consecutiva al recibo de un documento. solicitudes de apoyo y otros que así lo requieran.. entre las diferentes dependencias del Estado.

3. veintitrés de septiembre del año dos mil seis.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 8 3. 050-2006 Atentamente pase al Señor Licenciado: Alfredo Álvarez Cabnal Director Departamental de Educación de Alta Verapaz. SOLICITA: autorización de funcionamiento del centro educativo antes mencionado. SECTOR NOVENTA Y UNO GUION DIECICOCHO. 49 y 50 40 . Consta de 2 folios. para ambos sexos. DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ. El mismo se encuentra ubicado en___________ de esta ciudad. en los niveles: Pre primaria y primaria. ASUNTO: Señora: __________________________. 17 Alvarenga V. emitiendo opinión de que esta supervisión no tiene inconveniente en acceder a lo solicitado. REGION METROPOLITANA SUPERVISIÓN EDUCATIVA SECTOR: 91-18 SUPERVISION EDUCATIVA. en calidad de propietaria del Centro Educativo___________________________________________________. por las razones que expone. _______de __________del dos mil______________.1 Modelo de Providencia17 --SUPERVISION TECNICA ADMINISTRATIVA 92-16 MUNICIPIO DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ. OP CIT pags. Guatemala. ASUNTO: JMJHNBHGVVF PROVIDENCIA No. para su conocimiento y lo que tenga a bien disponer.

PEM _______________________ Supervisor Educativo Sector Dieciocho guión cero uno Consta de: 104 (ciento cuatro) folios. 492-2006 Atentamente pase a la licenciada Carmen Ruiz. jefe del departamento del control académico de la dirección regional metropolitana.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 9 PROVIDENCIA No. 41 . el presente expediente para aprobación correspondiente. previo estudio de dicho expediente. informándole que el suscrito avala el funcionamiento de lo solicitado.

que contiene la descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado 18 3. describiendo diferente situación de cada uno 18 Chacon Arroyo OP CIT pag. Externamente por entidades gubernamentales correspondientes.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 10 3.”Es un documento que se facciona en el libro autorizado para el efecto. En la redacción debe hacerse con lenguaje claro. Detalladas: Con explicación más amplia de los debates. dicho o convenido en una reunión o actuación en una Inauguración de la Escuela. o como parte del historial de la institución. resoluciones aprobadas. Toma de Posesión.4. así como de las enmiendas. Los puntos deben separarse individualmente. Exámenes parciales. preferiblemente. Forma de Autorización de los Libros de Actas: Internamente por el departamento respectivo. Entrega de cargo. Recomendaciones en la elaboración de Actas. Exámenes extraordinarios.30 42 . todo lo que se ha hecho.1 Clases de Actas: Resumidas: Solo contienen en forma extracta los puntos importantes. Existen libros de actas con hojas desprendibles para ser escritas a máquina. Características de Libro de Actas: Las hojas deben estar numeradas correlativamente y selladas. resoluciones y recomendaciones aprobadas.4 Acta Reseña escrita de todo lo sucedido. etc. Notarial: Autorizados en forma Legal por el Notario para dar fe de los hechos.

lo mismo al finalizar / Ejem: Revisada /a la cotización. lugar. Omisiones: Para dejar sin valor lo escrito innecesariamente. como no es permitido borrar. Entrelineados: Le antecede una Diagonal /./ léase. El motivo por el cual se redacta.2 Testados Correcciones del Acta: si se incurre en errores. 3. y la ciudad donde se labora. Agregados: Si después de haberse firmado el acta hay necesidad de incluir otro asunto. hay varias formas de corregir. Están cultivadas. ¿Cómo se hacen las correcciones? Por medio de testado que significa borrar o anular lo escrito y que se aplica en las correcciones de entrelineados. léase. Si alguno de los participantes no está de acuerdo con alguno de los puntos o existe contrariedad. como los ejes. Ejem. Además el testado aclara el contenido. fecha. Después. Agregados algunas veces va en combinación con las omisiones. antes de las firmas.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 11 En la parte introductoria e incluye el número de acta y a qué año corresponde. para hacer valedero lo agregado. Tres de las quince caballerías de la finca se siembran están cultivadas con……. se realiza anteponiéndole: OTRO SI. /a la cotización. Se usa el guión menor para omitir la palabra en este caso las palabras son: se siembran. ¿Donde se hacen las correcciones? Al final del acta. Anterior y sirve como su nombre lo indica. firma pero antes escribe la anotación o justificación respectiva de su desacuerdo 43 . omítase. omisiones y agregados. Testado: Entrelineado. vuelven a firmar los participantes. Debe hacerse constar la hora del inicio. se siembran.4./ la papelería de los participantes. encontrándose de conformidad a los requisitos. Las personas que participan.

en tres oportunidades que se dan: una en enero. toma en parte el Director.4. 01 y el año en curso. será la primera que se levante en el ciclo escolar se inicia No. la vigencia de ella es de treinta días calendario. Inmediatamente calificada la prueba. Ya de acuerdo con el catedrático. el supervisor emite una resolución en la cual autoriza ese examen. o b) Transcribir el texto Íntegro Acta de apertura de labores. puede solicitar por escrito un examen extraordinario a la supervisión escolar que le corresponde. Trascripción Total o de lo Literal: Hay dos medios de hacer la Transcripción a) Enviando copia anexa.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 12 3. 44 . Trascripción Parcial: o Transcripción de lo Conducente. personal de Secretaría (si la hay) los profesores presentes. el alumno se examina en esa oportunidad y debe ganar la clase con 65 puntos. o sea lo más importante es lo que se transcribe. tiene la oportunidad de recuperarlos o ganarlos en el año siguiente.3 Transcripción Transcribir. por medio de una hoja de cuadro. Acta de exámenes extraordinarios En el nivel medio. el catedrático informa a la dirección del establecimiento acerca del resultado de la misma. cuando un estudiante deja materias retrasadas o ha perdido algún curso. luego el personal de secretaria elabora el acta respectiva. otra en febrero y la última en marzo. Si en estas oportunidades no gana los cursos. Todos deben firmarla al finalizar su redacción en ella se da posición de sus cargos a todos los miembros del personal. es: Copiar la relación parcial o total de un escrito. personal de servicio y otros.

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 13

3.4.4 Modelo de Acta:
Acta No. 01-2008 En la ciudad de Cobán, Departamento de Alta Verapaz siendo las
siete horas del día tres de enero del año dos mil seis, reunidos en las oficinas que
ocupa la Secretaría del Instituto Mixto “Abraham”, ubicado en la 3ª. Calle 11-25 de la
Zona 1 de esta ciudad, los Profesores Julio César de León Director del
Establecimiento, Juan Velásquez, Luís Santos , Zoila Barrios, Vilma Toc, Perla
Santis, Edgar Ochoa, Silverio Pérez, Catedráticos de Tiempo Completo, y Elma Yat,
Personal de Secretaría, quien suscribe la presente, María Sagastume y Alfredo
Suárez Servicio de Personal, y el presidente del Cocode Señor Pedro Chén. para
hacer constar la siguiente:……………………...
Primero: Estando presente el personal nombrado con anterioridad, se procede a
iniciar las labores del ciclo escolar dos mil seis, el señor Director ruega a su personal,
puntualidad, colaboración, para una buena y mejor labor educativa. Segundo: Se
pidió a Presidente del COCODE allí presente, ordenar a los padres de familia que
pasen al establecimiento a inscribir a sus
hijos………..........................................................................................................
No habiendo más que hacer constar se da por finalizada la presente en el mismo
lugar y fecha de su inicio cuando son las siete horas con treinta minutos, firmando de
conformidad, para constancia los que en ella
intervinieron19……………………………………………………………………………..

(f)___________________ (f)__________________
Director Profesores

(f)__________________
Presidente del COCODE.
( sello )

19
Alvarenga V OP CIT pag17

45

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 14

3.4.5 Certificación de actas
Documento en el cual se copia literalmente un acta levantada en un libro, en este
caso el libro del establecimiento. Debe incluir en la primera parte el número de los
folios en dónde aparece esa acta y el número del libro de actas que se tuvo a la
vista.
Modelo De Certificación
EL INFRSCRITO DIRECTOR DE LA ESCUELA OFICICAL RURAL MIXTA DE LA
ALDEA SANTA MARIA SABIHA DEL MUNICIPIO DE SAN PEDRO CARCHA DEL
DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ CERTIFICA: Que el
profesor:___________________________________labora en este establecimiento
desde el __________de __________________________de ___________________,
según consta en acta de toma de posesión No. 46-70 de la misma fecha con
__________( ) años de servicio en este lugar, tiempo durante el cual siempre ha
observado una conducta ejemplar y el cumplimiento de sus atribuciones con
capacidad y responsabilidad.

Y PARA LOS USOS QUE AL INTERESADO CONVENGAN, EXTIENDO, SELLO Y
FIRMO LA PRESENTE EN UNA HOJA DE PAPEL BOND TAMAÑO CARTA EN LA
ALDEA SANTA MARIA SABIHA, MUNICIPIO DE SAN PEDRO CARCHA ALTA
VERAPAZ A LOS TRES DÍAS DEL MES DE SEPTIEMBRE, DEL DOS MIL OCHO.-
---------------------------------------------------------------------------

(F)_______________________________
Lic. Fernando Pineda Ocaña
Director

(Sello)

46

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 15

3.5 Conocimiento
Documentos breves que se redactan con el propósito de dejar constancia de
alguna situación, actividad o decisión, de esta forma se deja asentada la
responsabilidad de los que intervienen.”Documento que contiene manifestación
escrita de haber recibido alguna cosa.” 20
Generalmente existe en cada establecimiento un libro de conocimientos para
hacer un recordatorio individual o colectivo de temas con finalidad de no olvidarlos u
omitirlos.
Características:
Lugar y fecha,
No. de conocimiento,
Descripción detallada del motivo del mismo, Firmas de quienes intervienen.

Modelo de Conocimiento:21

Conocimiento No. 01
En la presente fecha, la profesora Gabriela de los Ángeles Guzmán Aguilar,
quien tiene a su cargo los grados de 1º. Y 2º.Básico en las secciones A, B, C y 3º.
Básico en las secciones A, B. De este establecimiento, recibe los materiales
proporcionados por la Dirección Departamental, consistiendo en 3 marcadores de
pizarra, una almohadilla, un maletín y 3 lapiceros. Para que los use en el presente
ciclo escolar.

Cobán, A. V. 19 de septiembre de 2,008.

Entregué____________________ Recibí_________________________
Director Sello Profesora.

20
Chacón Arroyo, OP CIT pág. 30
21
Alvarenga V. OP CIT pág. 45

47

22 Chacón Arroyo. OP CIT pág.”22 Elementos que conforman la Circular: • Número de Orden • Fecha • Destinatarios • Asunto o contenido • Firma Aplicación de la circular se utiliza específicamente para brindar información colectiva a cerca de un determinado tema o asunto.6 Circular “Es el documento utilizado para emitir una orden o un conjunto de instrucciones reglamentarias aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a sus subordinados. 29 48 .GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 16 3.

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 17

3.6.1 Modelo de Circular
MINISTERIO DE EDUCACION
DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION
GUATEMALA

Circular No. 08-9-2006

Cobán, Alta Verapaz 24 de febrero de 2008

Señores:
Supervisores Educativos
Capacitadores Técnicos Administrativos
Capacitadores Técnicos Pedagógicos
Departamento de Guatemala

De manera atenta me dirijo a usted, para solicitar su
colaboración, a efecto presente a esta unidad a más tardar
el cuatro de marzo del presente año al estado de maestros
asistentes al programa de Profesionalización de su
jurisdicción.

Al agradecer su atención, me suscribo de ustedes.

Atentamente

Licenciada Dora Esmeralda Maas
Coordinadora de Unidad Administrativa
CC. Archivo
J.I.P.L.

49

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 18

3.7 Memorial

Se conoce con el nombre de memorial, más comúnmente como Solicitud o
representación en un escrito solicitándolo los particulares a los funcionarios públicos,
con el fin de declarar hechos que la ley exige se declaren, o bien para solicitar algo
en ejercicio del derecho de petición. “Es un documento por medio del cual el
interesado (los) interesado (s) pide (n) a quien corresponde se le (s) proporcione un
bien o servicio”.23

Este carece de saludo vocativo, se compone de un párrafo inicial en el que
el remitente expresa su nombre, domicilio y demás características personales.
Seguidamente se exponen, en uno o más

La frase de cierre consiste en una
expresión párrafos, el contenido de la declaración
o petición como justicia. Que espero me sea
concedida, o simplemente en justicia, ó
atentamente. Las respuestas o contestaciones
correspondientes a los memoriales dirigidas por
las oficinas públicas a los particulares, toman la forma de oficio.

23
Chacon Arroyo.OP CIT pag.29

50

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 19

3.7.1 Modelo de Memorial24

Cobán, A.V. 31 de septiembre de 2006.

PEM Elizabeth Peláez
CTA, DIS. ESC 16-11-01 COBAN
CENTRAL, Pte.

Respetable señora Coordinadora:

Atentamente, Yo, Luís Galdámez Ruiz, de 18 años de edad, soltero, con cédula de
vecindad de Orden: O-16 y de Reg. No. 16,890, extendida en la ciudad de Cobán,
A.V., me dirijo a Usted, para SOLICITAR me conceda la oportunidad para sustentar
un examen extraordinario para el grado de sexto magisterio en el curso de
Estadística, ya que en las fechas comprendidas del 18 al 25 de agosto fui
hospitalizado de emergencia esta cabecera departamental, para los usos legales
adjunto las evidencias extendidas por los médicos que me asistieron, esperando que
mi solicitud surta efectos positivos por estar respaldada por nuestras leyes
educativas.

Agradecido por su fina atención, me es grato suscribirme como su atento servidor,
reiterándole mi respeto.

Alumno: Luís Galdamez Ruiz
Carné: No. 447595959
11 Av. 7-11 Zona 4
Cobán, A.V.

24
Alvarenga V. OP CIT pag. 39

51

Únicamente se anota las iníciales de quien lo envía. en el encabezamiento o en el punto final. procede directamente del latín memorándum que quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria. no requiere necesariamente contestación. manuscritas ya sea después de su nombre. continuando debajo de ésta con la palabra “de” (el nombre del funcionario u oficina de donde emana el memorando). despedida ni firma.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 20 3. OP CIT pag.8 EL MEMORANDUM La palabra memorándum o memorando. 29 52 . por estar desprovista de frases de cortesía o rebuscadas. debido a estar relacionada con las cosas que se deben recordar. además de ser breve. No lleva saludo. “Instrumento donde se anotan las cosas que deben hacerse en determinada ocasión o día”25 Sus características son: En la parte central superior de la hoja. Su redacción se caracteriza. seguidamente la palabra “asunto” (Anotar en forma breve el motivo del mismo) u “fecha” (En la cual se escribe dicho memorando). Este documento por referirse a asuntos generalmente de poca importancia. lleva escrita en mayúscula la palabra memorando o memorando y a la izquierda se inicia con la palabra “para” (debiendo anotar acá el destinatario). 25 Chacon Arroyo. La significación que se da a dicha palabra.

Además. en el reloj digital. todo el personal que salga del edificio por cualquier motivo. 30 de octubre de 2006-10-09 Por órdenes emanadas de la Dirección. a partir del día de hoy. C:C: Archivo 53 .1 Modelo de Memorándum Memorándum PARA: Personal de dirección de Educación Departamental DE: Licda.8. se retorne con puntualidad. deberá marcar la tarjeta de asistencia. María Amoza Ríos Jefe de Personal ASUNTO: Control de tarjeta de asistencia FECHA: Guatemala. así como a su ingreso al mismo. se recomienda que a la hora de almuerzo.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 21 3.

.... MODELO DE CONSTANCIA26 El infrascrito Director de la Escuela _____________________________de la aldea______________________ del municipio________________________.. del departamento de Alta Verapaz..9 Constancia Puede utilizarse para solicitar traslado o para efectos de escalafón.. 46-00 de la misma fecha del libro del establecimientos con ocho ( 8) años de servicio en este lugar..-...GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 22 3. generalmente se hace en papel bond... Y PARA LOS USOS LEGALES QUE AL INTERESADO CONVENGAN.....47 54 .-------------------------------------------------------------------------------------------------------- f.- HACE CONSTAR: Que el profesor Byron Cecilio Rodas cholom labora en este establecimiento desde el 02 de enero de 2000 según consta en acta No... EXTIENDO Y SELLO LA PRESENTE EN UNA HOJA BOND TAMAÑO CARTA EN LA ALDEA CHIGUIIS DEL MUNICIPIO DE A SAN PEDRO CARCHA ALTA VERAPAZ CUANDO TRANSCURREN TRECE DIAS DEL MES DE JULIO DEL AÑO DOS MIL OCHO..OPCIT pag..... tamaño carta....-.... tiempo durante el cual siempre ha observado una conducta ejemplar y el cumplimiento de sus atribuciones con capacidad y responsabilidad.......)_______________________________ Armando Chiquin Och Director Sello 26 Alvarenga V.

Arnoldo Choc Ical E. 29 55 .10 Solicitud De Permiso Al Director La solicitud de permiso al director se usa cuando no ha sido posible pedirlo con anticipación. Lidia Estela Sierra 27 Chacon arroyo. deseándole muchos éxitos en sus actividades docentes. 20 de Marzo de 200____ P. Esperando su comprensión en la situación mencionada. El propósito de la presente es solicitar permiso a usted.O. me suscribo como una atenta y segura servidora. por haber recibido un llamado urgente de la ciudad capital.V.M. Siempre debe ser por emergencia. rogándole me excuse con los alumnos que tengo a mi cargo. V.E.R. Señor Director: Por medio de la presente envío a usted un cordial saludo. OP CIT pag.27 Modelo De Solicitud Al Director San Pedro Carchá A.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 23 3. Santa María Sabihá San Pedro Carchá A. PEM. para no asistir el día de hoy a mis labores en la escuela.M. y después debe justificarse con el jefe de inmediato.

M.10.1 Modelo De Solicitud De Permiso Al Supervisor28 San Pedro Carchá A. Carmen Aleida Zavala Ortiz Coordinadora Técnica Administrativa Distrito Escolar No. El propósito de la presente es manifestarle a usted.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 24 4 9 3.V. 16-09-16 San Pedo Carchá Por medio de la presente envío a usted un atento saludo. Arnoldo Choc Ical Director 28 Alvarenga V OP CIT pag. pues tendré que estar en la capital para un reconocimiento médico.E. 20 de Marzo de 200____ Licda.)________________________________ P. 51 56 . quedando como Director interino el profesor____________________ Agradeciendo el favor de su atención y en espera de una respuesta positiva. quedará organizado para evitar obstáculos en el desarrollo de las actividades. deseándole muchas satisfacciones en sus actividades administrativas. por lo que mi labor en el establecimiento no sea del todo satisfactoria. por lo que solicito a usted permiso para no asistir a mis labores como Director de la escuela_____________durante los días_______________ del presente mes. Además quiero informarle que el servicio en este establecimiento. me suscribo de usted atentamente. que en los últimos tiempos he venido padeciendo de quebrantos de salud. f.

como una actividad de las asignaturas de ______________________________________.M. El propósito de la presente es informar a usted que. ____________ para gastos de transporte.200 de Marzo de 200____ Señor ____________________________ Presente Estimado padre de familia: Reciba por medio de la presente un afectuoso saludo del personal docente y administrativo de este establecimiento. me suscribo de usted atentamente. Cecilio Buenafé Director 57 .E. f.)_____________________________ P. La excursión se realizará el día_____________ de_________ y la salida será a las __________de la mañana.2 Modelo de nota a padres de familia para realizar excursión _______________________.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 25 3. deseándole éxitos en sus actividades. quienes velarán por la disciplina y seguridad de los alumnos. para lo cual es necesario que aporte la cantidad de Q. debiendo también llevar comida para________ días. Rogándole notificarnos su determinación.10. y es nuestro deseo que su hijo___________________________________________ nos acompañe.hemos organizado una excursión a _____________________________________. Toda actividad estará bajo el estricto control de un grupo de profesores.

investigaciones. Currículum vitae que es un documento en el que se escriben todos los datos personales. tarjeta de Salud. se presentan los documentos siguientes: Solicitud de empleo dirigida al gerente general o encargado del departamento de recursos humanos.(No indispensable). de negocio o administración educativa. libros o revistas escritas y referencias personales. talleres. en el cual constan las gestiones hechas por los interesados. Referencias personales: nombres y teléfonos de personas que den fe del interesado a optar un cardo dentro de la empresa. si es conveniente o no contratarlo. Fotocopia de constancia del colegiado activo (del Colegio Profesional) Fotocopia de constancia del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS. 58 . la oficina administrativa tendrá que informarse por medio de este conjunto de documentos. Antecedentes penales y policíacos. estudios realizados. experiencias laborales.11 Expediente Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto. Ejemplos de expedientes: Para solicitar empleo en alguna institución privada (empresa).GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 26 3. Cartas de regencias. consultas y lo resuelto por las autoridades competentes. Fotocopia de título de estudios superiores. nivel intermedio y nivel medio. Toda solicitud se inicia con la presentación de un expediente. ya que para poder optar a un cargo.

fecha en que se inscribe y autorizado por la supervisión MODELO DE CUADRO DE INSCRIPCIÓN Registro de Inscripción durante el año_______________.12 Libro De Inscripción Es un libro muy importante que se lleva en todo establecimiento educativo. de la Escuela Oficial Rural Mixta de la aldea_________________________________del municipio_____________________________. nombre de sus padres. edad. Es variable en cuanto a los datos que se solicitan. fecha de nacimiento. GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 27 3. departamento de Alta Verapaz. en el cual se registra la información básica de los alumnos y su familia y debe de estar autorizado por la supervisión educativa. grado que cursa en el presente ciclo. siendo básicamente: número de orden. dirección actual. Nombre Fecha Fecha de Nombre No del Grado Sexo Edad de Repitente Ocupación inscripción del padre alumno nacimiento 59 . nombre del estudiante.

Edición. México D. 12ª. Guatemala. Tercera edición. REYES PONCE. 230 pp. 60 . HEINZ WEIHRICH. México. Agustín.F. HEINZ WEIHRICH.9º.A. Una Perspectiva Global. Guatemala.F.F. 5. Manual Practico del Maestro en servicio. CHACON ARROYO Miguel Ángel.804 Pp. 1990 México D. 52 pp. 771 pp. 4. D. 2. ALVARENGA V. 2003. Edición. 480 pp. Harold Koontz Administración Educativa. Oscar Jonathan. Manual del director escolar nivel primario. Harold Koontz. 3. Administracion. Administración Moderno. 14º edición editorial Limusa S.GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO 28 BIBLIOGRAFIAS 1.

1 PLAN DE SOCIALIZACIÓN GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO DEL DISTRITO ESCOLAR 16-09-16 SAN PEDRO CARCHA A.V. 61 .

SAN PEDRO CARCHÁ ALTA VERAPAZ. elabora el presente plan para la organización de la actividad de formación en Registros y Controles en Documentos Administrativos para directores de los establecimientos educativos a su cargo.2 Específicos . ya que algunos desconocen los trámites formales y su forma de redactar. Diferenciar la importancia a cada documento administrativo de acuerdo a la estructura. JUSTIFICACIÓN: La Coordinación Técnica Administrativa del distrito escolar 16- 09-16 con sede del municipio de San Pedro Carchá A. así como los procedimientos que se deben utilizar para elevar a otros niveles jerárquicos o requerimientos que suelen darse en el quehacer diario dentro del campo de la administración. Utilizar adecuadamente los documentos administrativos tanto dentro o fuera del establecimiento educativo. PLAN DE SOCIALIZACION 1. OBJETIVOS: 2. y el epesista de la universidad de San Carlos de Guatemala como parte de sus atribuciones.1 General: Fortalecer el desarrollo de la administración educativa a directores de los establecimientos educativos del nivel primario del distrito escolar. 2 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA COORDINADOR TECNICO ADMINISTRATIVO FACULTAD DE HUMANIDADES DISTRITO ESCOLAR 16-09-16 SECCION COBAN ALTA VERAPAZ. . 62 . 2. 2.V.

3 63 .

el diagnostico institucional se realizado en forma eficiente. Fue técnicamente la definición del problema priorizado porque se utilizó el árbol de problemas y el árbol de objetivos. discriminación y la observación para identificar las carencias de la institución que se consideraban posibles y se logró con la ayuda del personal administrativo. la Dirección Departamental de Educación con sede de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz se identificaron las características. Las actividades fueron realizadas con el tiempo estipulado y con la metodología empleada lo que es la participativa. En la institución beneficiada de la Coordinación Técnica Administrativa del distrito escolar 16-09-16 del municipio de San Pedro Carcha departamento de Alta Verapaz donde se realizó el cuadro de análisis y priorización de problemas donde se determinaron sus factores y opciones de soluciones y luego con la matriz de priorización con la técnica de los números que se utilizo en una reunión con los directores. Las técnicas utilizadas en esta etapa fueron: lluvia de ideas. elementos. financieros) donde fue necesario la recopilación de información. funciones y condiciones particulares de la organización de recursos (humanos. interrogatorio. 64 . Durante el diagnostico de la institución patrocinante. 4.CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN.5 Evaluación del diagnóstico. físicos. Al contar con la lista de ausencia o carencia se procedió a agruparlas según se refieran a un mismo estado negativo (que realmente es el problema) y fueron seleccionados cuatro problemas. usando la técnica interrogatorio para definición del problema en donde se establecieron las causas y efectos. El problema o alternativa seleccionada es aceptada por las autoridades y personal de la institución educativa.

El presupuesto del proyecto se llevo de una forma sencilla adaptándose a la realidad de la situación económica en que se contaba y de lo planificado fue posible llevar a cabo sin ningún problema del caso. En el perfil es donde se estructuró a cabalidad lo que se pretende realizar con la institución beneficiada ( Coordinación Técnica Administrativa ) con el proyecto a realizar a través del problema seleccionado con los directores del nivel primario del distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá A. Se describió de manera general en que consiste el proyecto.V. Lo planificado del proyecto se tuvo de beneficiario a quince directores y logrando con el cronograma de actividades sin ningún tropiezo o inconveniencia de tiempo. 65 . ya que existe el problema de la ineficiente administrativa en la agilización de tramites administrativos. donde se expresa la idea clara con una guía de Registros y Controles Administrativos. donde se planificaron los objetivos. cronograma de las actividades y con los recursos a contar.4. la identificación y análisis técnico del problema a resolver y hacia quien va dirigido. metas.6 Evaluación del perfil.

Elaborando el documento administrativo y la validación de la misma como apoyo en la administración educativa contribuyendo así con los directores del nivel primario. donde se recopiló información para la elaboración de la guía usando técnicas de investigación para el levantado de texto acorde a la programación de la actividades y los procedimientos a seguir con los directores y gastos acordes al presupuesto.7 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN. Los procedimientos administrativos fueron claros en las funciones que corresponde cada una en la administración logrando la entrega de la guía y cds. Se facilitó modelos de documentos administrativos durante la capacitación de socialización con una participación exitosa con los directores ya que fueron bastante activos y participativos. después de la capacitación donde se despejaron dudas logrando una evaluación interna de cada participante en su administración las debilidades y las fortalezas. En este proceso se llevo a cabo la calificación del proyecto de la Guía de Registros y Controles Administrativos de los directores del nivel primario del distrito escolar 16-09-16 y con la calidad de un Coordinador Técnico Administrativo de la asistencia técnica. La concientización es parte del ser humano en llevar a cabo una buena organización tanto dentro o fuera del establecimiento y su importancia de la administración como el camino a seguir. 66 .4.

Como una evaluación general. actividades y presupuesto. diagnostico. así mismo realizando el respectivo análisis de viabilidad y factibilidad de acuerdo a las posibilidades encontradas. Identificando las alternativas de solución. en que cada etapa se evaluó. En el diagnostico se recopiló información bibliográfica actualizada de la institución patrocinante. formato de perfil del proyecto. informe de evaluación y del informe del EPS. Plan de cada etapa: EPS. siguiendo lo programado en la realización de una Guía de Registros y Controles Administrativos para Directores del Nivel primario como producto seleccionado.8 Evaluación Final. con el árbol de problemas. se detecto una lista carencia y priorizando técnicamente para definir el problema. En la ejecución del proyecto se cumplió con el cronograma de actividades y fueron alcanzados los productos planteados al inicio del perfil tal como fueron planteados presentando así el producto del proyecto. presentó instrumentos adecuados e insumos.4. 67 . cada alternativa represento una idea de proyecto. El perfil del proyecto en donde existió congruencia entre los objetivos. metas. presentando el cronograma de actividades para lograr el resultado. documento sobre el producto.

Se contribuyó en la elaboración de una Guía en Registros y Controles Administrativos para la concreción de productos en el desarrollo del EPS. ya que constituyó una respuesta a las inquietudes que demanda el EPS. Se socializó el documento para ser validado y fue con la participación de los directores del distrito escolar. Se generó el apoyo necesario a los directores en la capacitación. la que fue aceptada. 68 . 4. 1. 3. Se facilitó la guía fue a directores de los establecimientos educativos. 2. CONCLUSIONES.

4. Que las autoridades educativas y directores cumplan con el acompañamiento del proceso en la realización de cualquier trámite de insumos de la educación del país para el bienestar de la niñez. 69 . Que los directores faciliten a otros directores de otros distritos escolares el documento administrativo para lograr en conjunto contribuir con el proceso de la administración educativa. 2. RECOMENDACIONES 1. una persistente asistencia técnica del docente y hacer de la planificación un estilo de vida. Que los directores este en una constante búsqueda de información bibliográfica actualizada y practica. actualizarse. Que los directores hagan el uso adecuado de la guía para que exista resultados y autoformación sobre temas de documentos administrativos. aspecto necesario e importante para el desarrollo del EPS. de acuerdo al contexto del país y de requerimiento de las instituciones. para lograr mejores resultados en las actividades que se emprenden relacionado a la educación 3.

1998. 1993. Guatemala. p.29. Costa Rica. VALDES PINEDA. VALDES PINEDA.gob. Proyectos Educativos 2008. NUD. 70 . VALDES PINEDA.98 5. Adolfo Antonio. p. p. 3. www.mineduc.Guatemala. Adolfo Antonio. Metodologías y técnicas especificas para la formulación y evaluación de proyectos en la esfera de la educación. 4. Conceptos Útiles en la elaboración de Proyectos Educativos 2002 Guatemala. Modulo II. Adolfo Antonio. BIBLIOGRAFIAS 1.gt. La Aplicación de la metodología participativa y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género.63 2.

.

funciones técnico administrativo dentro del proceso educativo del Deficiente supervisión educativa Ineficiencia administración en la escolar 16-09-16 de San Pedro educación bilingüe comunitaria formación de valores para una director de la escuela primaria FUNCIONES DE LA establecimientos públicos del Insuficiente aplicación de las administrativos en el distrito DIRECCION agilización de los tramites DEPARTAMENTAL DE Carchá Alta Verapaz. la relación que existe entre cada problema detectado con cada una de las funciones que aparecen en la segunda columna de la técnica. X X X . en las siguientes columnas numeradas del 1 al 4 representan los problemas priorizados inicialmente: PROBLEMAS  distrito escolar a nivel municipal de Deficiente guías curriculares en la San Pedro Carchá Alta Verapaz. Para la Priorización del problema se aplicó la Técnica de Priorización por Funciones de la Institución la que consiste en buscar mediante análisis. en las aulas de los integral Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el ámbito departamental correspondiente. Orientar a la comunidad educativa en el desarrollo de los procesos que le permitan establecer su X X X organización formal Brindar atención adecuada a las comunidades que lo soliciten. EDUCACION COBÁN A. X adaptándolas a las características y necesidades de su jurisdicción. A continuación se presenta la información: En la primera columna aparecen las funciones de la Dirección Departamental de Educación de Cobán. Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su X X x Departamento y elaborar los informes correspondientes.V. Apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel X X X X regional o nacional.

Remover esas causas es el gran objetivo de todo proyecto29 29 PNUD.Identificar las necesidades prioritarias de la comunidad educativa X X X X Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su X X X Departamento y elaborar los informes correspondientes. Un proyecto tendrá mayor éxito cuantos seriamente modifique las causas que originan un problema. TOTALES 7 5 6 3 La definición del problema priorizado se realizó utilizando el árbol de problemas y el árbol de objetivos. La definición del problema consiste en establecer las causas y los efectos del problema priorizado como uno. Metodologías y técnicas especificas para la formulación y evaluación de proyectos en la esfera de la educación. El árbol de problemas es información en forma negativa y el árbol de objetivos es en forma positiva. el siguiente paso es eliminar las ideas que no son posibles considerarlas dentro de la capacidad de respuesta por parte del proyectista. lo cual se presenta a continuación La definición tiene por objeto tener definidos los factores o causas del problema ya priorizado así como sus efectos. la definición se formula mejor con el empleo del árbol de problemas y el árbol de objetivos. El proceso consiste en transformar el árbol de problemas en un árbol de objetivos. para ello es necesario plantearse dos preguntas. para las causas ¿Por qué se da…? y para los efectos ¿En que afecta…? las respuesta para cada aspecto se da a través de la lluvia de ideas. p. Costa Rica.63 . Modulo II. 1993.

si el problema era carencia. basta “invertir” cada una de las causas y efectos detallados en el árbol del problema. Los “medios fundamentales” son los del nivel inferior: constituyen las “raíces” del árbol y en torno ellos se deberán procurar las alternativas. Así. cada acción propuesta debe examinarse en los siguientes aspectos: i) Estimar su nivel de incidencia en la solución del problema. administrativos. CAUSAS El árbol de objetivos un instrumento sencillo y útil para la visualización de alternativas de solución a un problema es el Arbol de Objetivos. . ii) Dar prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible. Ineficiencia administrativa en la agilización de los PROBLEMA trámites administrativos del distrito escolar 16-09-16 Desinterés en los documentos Inexistencia de documentos Deficiencia en trámites de de Registros y Controles administrativos archivados. Para su construcción. Como el Arbol del Problema era una secuencia encadenada de abajo-arriba de causas- efectos. Una vez verificada la lógica y la pertinencia del árbol de objetivos. el árbol de objetivos será el flujo interdependiente de medios-fines.Fines. Para cada base del árbol de objetivos (medios fundamentales) se debe buscar creativamente una acción que lo concrete efectivamente en la práctica. o Arbol de Medios . Se busca contestar la pregunta: ¿Cuáles son las estrategias o acciones que posibilitan los medios inferiores del árbol de objetivos?.Árbol de problemas EFECTOS Desconocimiento en los Improvisación en el uso de Insuficiente capacidad en documentos en Registros y documentos trámites de documentos Controles administrativos. documentos administrativos administrativos. administrativos. Enseguida. Es como si dijéramos que el Arbol del Problema es el “negativo” de la película y su manifestación en contrario el “positivo” o revelado. la solución será suficiencia. es decir. se dispone de referencias adecuadas para la búsqueda y planteamiento de alternativas para resolver el problema. el “Arbol de Objetivos”.

entonces es bien probable que ambas se refuercen para el cumplimiento del resultado esperado. Actualizar el uso de Elaborar documentos Realizar eficientemente documentos administrativos administrativos. trámites en documentos en Registros y Controles. Por lo tanto. cultural) de las acciones propuestas. deberían considerarse como componentes complementarios de la alternativa planteada. Cada agrupación de acciones complementarias podrá configurar una alternativa. a continuación se presenta por cada alternativa una ficha técnica. Elaboración de guía de Registros y Controles PROBLEMA Administrativos. iv) Verificar el grado de interdependencia entre las acciones propuestas y agrupar las que sean complementarias. . CAUSAS La técnica causa y efecto permite visualizar de mejor manera aquellas causas que se pueden atender y constituirse en objetivos del posible proyecto. Árbol de objetivos EFECTOS Conocer documentos Usar adecuadamente Lograr suficientemente con administrativos en Registro documentos capacidad los trámites de y Controles. documentos administrativos. administrativos. Si en la verificación de incidencia encontramos que dos estrategias propuestas como alternativas no son excluyentes. técnica.iii) Verificar en forma preliminar la factibilidad (física. en cada una se presenta la alternativa como un proyecto a nivel de idea. presupuestaria. administrativos. institucional. contribuyendo así a resolver una parte de la problemática identificada en la Institución La identificación de alternativas de solución se alcanzó con el cuadro de análisis mediante la técnica lluvia de ideas.

es aquella que nos permite una información general de los datos más importantes del proyecto. Se analizan y seleccionan las opciones más convenientes par el manejo de materiales. Inversión ________________ ________________ _________ Lugar_ ___San Pedro Carchá Alta Verapaz _________________ Fecha____19 de septiembre de 2008 _______________________ . monto aproximado de la inversión. requiere de estudios más metódicos disminuyendo así el riesgo de la decisión. Entidad: Proponente_____EPS_______ Ejecutora_________EPS_______________________ 6. etc.00___________ ______________ Q. en tal sentido. 8.4048.__ 5. Resultados a obtener: __Disenar una guía de registros y controles administrativa _ 9.00_ Recursos propios Financiamiento Solicitado Total 11.4048. La ficha técnica Consiste en la concretización de la idea del proyecto. Se debe tener la información acerca de: beneficiarios. Descripción de los recursos requeridos: Institucionales Instalación del distrito escolar___________ Humanos. en la identificación. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Factibilidad ___ 4. insumos sustituibles. La ficha se amplia en información en la medida en que el proyecto avanza en niveles de profundidad. Con la presenta técnica se establece la prefactibilidad para considerar un estudio de inversión para realizar un perfil. V.______Facilitador_______________________________ Técnicos_______Metodología___________________________ III Costos 10. Problema que se pretende resolver: Ineficiencia administrativa en la agilización de los trámites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz. es decir. localización de beneficiarios. capacidad financiera de los inversionistas y aspectos administrativos legales del proyecto FICHA TECNICA Número 1 I Información General 1. se incluye una estimación aproximada de los costos y beneficios del proyecto. tamaño. sus datos son mas pobres que en su nivel de perfil. sistemas de transportes. La ficha técnica del proyecto.Localización_____Final de la zona 1 San Pedro Carcha A. Nombre de proyecto: Diseño de una guía de registros y controles administrativos 2. Aspecto: Administrativo ___ Técnico _X__ Docente ___ 3. Beneficiarios: Directos____15 Directores _________________ Indirectos _53 docentes del distrito escolar __ II Descripción del Proyecto 7. fuente probable de financiamiento. Preinversión ___Q. nos da una ubicación global sobre la relevancia del mismo.

_______________________ III Costos 10.____ 5.FICHA TECNICA Número 2 I Información General 1.______Facilitador _____________________ Técnicos_______Metodologia. Problema que se pretende resolver: Ineficiencia administrativa en la agilización de los tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.V. 8. Aspecto: Administrativo ___ Técnico _X__ Docente ___ 3.800_____ _______________ _1. Preinversión _1._ 9. Entidad: Proponente__________EPS ____________________ Ejecutora___________EPS _________________ 6. Beneficiarios: Directos____15 Directores _______________ Indirectos__53 docentes del distrito escolar_ II Descripción del Proyecto 7. Resultados a obtener:___Uso adecuado de los documentos administrativos.Localización____Final de la zona 1 San Pedro Carchá A.. Estado: Idea __X_ Perfil ___ Factibilidad ___ 4. Inversión ________________ ________________ _________ Lugar_________San Pedro Carchá_____________________________ Fecha_________19 de septiembre de 2008______________________ .800_______ Recursos propios Financiamiento Solicitado Total 11.Nombre de proyecto Capacitación de socialización de documentos administrativos 2. Descripción de los recursos requeridos: Institucionales___Instalaciones del distrito escolar_______ Humanos.

Inversión ________________ ________________ _________ Lugar_________San Pedro Carchá Alta Verapaz_____________________ Fecha_________19 de septiembre de 2008 _________________ . Resultados a obtener: __ Se implementación de documentos administrativos _ 9. Aspecto: Administrativo ___ Técnico X__ Docente ___ 3. Descripción de los recursos requeridos: Institucionales__Instalaciones del distrito escolar_________ Humanos.Nombre de proyecto :Implementación de un banco de documentos administrativos 2. Preinversión __1.200_____ Recursos propios Financiamiento Solicitado Total 11. Beneficiarios: Directos____15 Directores__________________ Indirectos__53 docentes del distrito escolar___ II Descripción del Proyecto 7. Estado: Idea X Perfil ___ Factibilidad ___ 4.____ 5. Entidad: Proponente_____EPS___________________________ Ejecutora______EPS___________________________ 6.200__________ _______________ ___1. 1. V.FICHA TECNICA Número 3 I Información General 1._____Facilitador__________________________ Técnicos______Metodología________________________ III Costos 10. Problema que se pretende resolver: Ineficiencia administrativa en la agilización de los tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.Localización____Final de la zona 1 San Pedro Carchá A. 8.