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REPBLICA DE MOAMBIQUE

_____________
MINISTRIO DA FUNO PBLICA
CENTRO NACIONAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO DE MOAMBIQUE

Manual de Procedimentos do Sistema

Nacional de Arquivos do Estado

O Funcionrio a Servir Cada Vez melhor o Cidado

Maputo, Agosto de 2009


Manual de Procedimentos do Sistema

Nacional de Arquivos do Estado

O Funcionrio a Servir Cada Vez melhor o Cidado

2
ndice

INTRODUO......................................................................................................5

Captulo I

ETAPAS PARA A IMPLEMENTAO DO SNAE......................................................6

Captulo II

APLICAO DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DAS


ACTIVIDADES-MEIO..........................................................................................10

Captulo III
APLICAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS
ACTIVIDADES-MEIO..........................................................................................30

Captulo IV

ELABORAO DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS:


ACTIVIDADADES-FIM..............................................................................34

Captulo V

ELABORAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS


ACTIVIDADES-FIM.............................................................................................42

Captulo VI

PROCEDIMENTOS PARA A CLASSIFICAO DE CONFIDENCIALIDADE...........50

Captulo VII

RECOMENDAES GERAIS SOBRE O ENCAMINHAMENTO DAS PROPOSTAS DE


PLANOS DE CLASSIFICAO E TABELAS DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS DAS ACTIVIDADEAS FIM..........................................................52

GLOSSRIO.......................................................................................................54

3
PREFCIO

O Governo da Repblica de Moambique lanou, em 2001, a Estratgia


Global da Reforma do Sector Pblico, com o objectivo de promover a melhoria
da prestao de servios aos cidados. A implementao com sucesso do
Programa da Reforma do Sector Pblico, particularmente na sua Fase II,
pressupe a realizao de um conjunto de aces de natureza estratgica de
entre as quais a organizao e gesto de arquivos na Administrao Pblica.
O processo de gesto de informao e arquivos na Administrao Pblica
tem tambm como um dos pressupostos importante, o acesso clere
informao pelos cidados e funcionrios, possibilitando a tomada de deciso
atempada sobre os diversos assuntos que so tramitados diariamente nas
instituies do Aparelho do Estado.
dentro deste mbito que, aps a aprovao pelo Conselho de Ministros do
Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arquivos
do Estado (SNAE), o Ministrio da Funo Pblica atravs do Centro Nacional
de Documentao e Informao de Moambique (CEDIMO) elaborou o
presente manual intitulado Manual de Procedimentos do Sistema Nacional de
Arquivos do Estado, para auxiliar os funcionrios e agentes do Estado em
geral, as lideranas, os gestores e, especificamente, os profissionais ligados
rea de gesto, manuseamento de documentos e arquivos na aplicao
correcta do Plano de Classificao de Documentos e da Tabela de
Temporalidade das Actividades Meio e na elaborao desses instrumentos
para Actividades Fim.
Por isso, torna-se imperativo apelar a todos os utilizadores deste manual a
assumirem-no como um instrumento vital no desempenho das suas funes.

Vitria Dias Diogo

Ministra da Funo Pblica

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1. INTRODUO

O Centro Nacional de Documentao e Informao de Moambique - CEDIMO,


a instituio responsvel pela organizao dos sistemas de documentao,
registo e arquivo do Estado e Informao da Administrao Pblica.

A aprovao do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, (SNAE) atravs do


Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, e dos respectivos instrumentos de
operacionalizao, Plano de Classificao, Tabela de Temporalidade de
Documentos de Arquivo para as Actividades - Meio da Administrao Pblica e
o Classificador de Informaes Classificadas, constitui uma viragem na gesto
de documentos na Administrao Pblica.

O sucesso da implementao do SNAE a todos os nveis, central, provincial,


distrital e nas autarquias locais depende da existncia de recursos humanos
capacitados com conhecimentos e habilidades sobre a gesto de documentos,
observando rigorosamente os procedimentos legais e tcnicos que a rea
exige.

O presente Manual de Procedimentos visa impulsionar a implementao do


SNAE e facilitar a percepo e o seguimento de procedimentos uniformes na
gesto de documentos, de uma forma geral e na aplicao do Plano de
Classificao, Tabela de Temporalidade de Documentos das Actividades -
Meio, do classificador de informao classificada, bem como na elaborao de
Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos das
Actividades - Fim, de uma forma especfica.

Nesse contexto, este manual divide-se em sete captulos, o primeiro referente a


consideraes gerais sobre Etapas para a Implementao do SNAE, o
segundo, Aplicao do Plano de Classificao de Documentos das
Actividades Meio, o terceiro aplicao da Tabela de Temporalidade de
Documentos das Actividades Meio, o quarto, elaborao de Planos de
Classificao de Documentos das Actividades Fim, o quinto, elaborao de
Tabelas de Temporalidade de Documentos das Actividades Fim, o sexto
Procedimentos para a classificao de confidencialidade, stimo
recomendaes gerais para o encaminhamento das Propostas de Planos de
Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Actividades
Fim.

5
Captulo I

ETAPAS PARA A IMPLEMENTAO DO SNAE

Sumrio do Captulo I

Neste captulo sero abordados os primeiros passos para a aplicao do


SNAE em cada rgo/instituio, sendo objecto de anlise a planificao
das actividades, o conhecimento da produo documental e a importncia
e funes das Comisses de Avaliao de Documentos. Assim, o captulo
apresenta os seguintes pontos:

1. Planificao de actividades

2. Conhecimento da Produo documental

3. Comisses de Avaliao de Documentos

3.1 Definio

3.2 Funes

4. Responsabilidade dos funcionrios em geral

6
ETAPAS PARA A IMPLEMENTAO DO SNAE

A implementao dos instrumentos arquivsticos aprovados pelo


Decreto n. 36/2007, de 27 de Agosto nos rgos e instituies da
Administrao Pblica compreende, entre outras duas etapas
importantes:

Planificao de Actividades

Conhecimento da Produo Documental

1. Planificao de actividades
Consiste no estabelecimento de um conjunto de aces a desencadear
na instituio visando a implementao do Plano de Classificao de
Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos das Actividades
- Meio, com uma previso detalhada dos passos necessrios, tendo em
conta a produo documental actual bem como massa documental
acumulada.

Nesta planificao dever incluir a aquisio de materiais e


equipamento para o arquivo.

2. Conhecimento da produo documental

O Conhecimento da produo documental significa:


- Identificar os documentos produzidos e recebidos pelo rgo ou
instituio no exerccio das suas actividades;

7
- Identificar o contexto no qual os documentos foram produzidos
(funo, subfuno e actividade)

3. Comisses de Avaliao de Documentos

3.1 Definio
So grupos tcnicos multidisciplinares responsveis pela coordenao
dos processos de avaliao, seleco, listagem de documentos,
elaborao de proposta de Planos de Classificao e de Tabelas de
Temporalidade de Documentos.

3.2 Competncias das Comisses de Avaliao de Documentos:


Elaborar e implementar os respectivos planos de actividades;

Coordenar a implementao dos Planos de Classificao e Tabelas


de Temporalidade dos Documentos nas instituies e unidades
orgnicas sob sua responsabilidade;

Elaborar as propostas de Planos de Classificao e a Tabelas de


Temporalidade de Documentos das Actividades Fim;

Coordenar a avaliao de documentos dos arquivos correntes e


intermedirios;

Assegurar a gesto de documentos e arquivos pblicos;

Proceder a avaliao, seleco e destinao de documentos;

Elaborar os planos de destinao de documentos, em


coordenao com os responsveis dos arquivos das instituies e
unidades orgnicas sob sua responsabilidade, respeitando o
disposto na Tabela de Temporalidade;

Comunicar ao rgo Director Central a eventual existncia de


outros documentos de arquivo produzidos em decorrncia de
Actividades-Meio no indicados no Plano de Classificao e na
Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao
Pblica para a sua anlise e incorporao, de acordo com a
pertinncia. A comunicao dever ser obrigatoriamente
acompanhada da proposta de temporalidade devidamente
justificada;
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Propor critrios para orientar a seleco de amostragens de
documentos destinados eliminao;

Conduzir os processos de eliminao de documentos respeitando

os procedimentos estabelecidos legalmente.

As Comisses de Avaliao de Documentos como agentes


multiplicadores dos procedimentos e normas de gesto de
documentos devem conhecer a produo documental dos
respectivos rgos e instituies, estudar os instrumentos
aprovados para que possam apresentar e divulgar o Plano de
Classificao e a Tabela de Temporalidade aos demais
funcionrios pblicos, orientando a sua planificao.

4. Responsabilidade dos funcionrios em geral

Os funcionrios por sua vez devero estar aptos a:


Identificar no Plano de Classificao e na Tabela de
Temporalidade, o enquadramento das actividades executadas pelo
rgo/instituio;

Aplicar o Plano Classificao e a Tabela de Temporalidade aos


documentos produzidos e recebidos.

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Captulo II

APLICAO DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DAS


ACTIVIDADES-MEIO

Sumrio do Captulo II
O Captulo II apresenta explicaes sobre o Plano de Classificao de
Documentos das Actividades-Meio, sobretudo a sua estrutura, a
codificao, produo de documentos, arquivamento, retirada e controlo
de documentos de arquivo e estrutura-se pelos seguintes pontos:

1. Definio do Plano de Classificao


2. Estrutura do Plano de Classificao
3. Codificao
4. Exemplificao das subordinaes das classes, subclasses,
grupos e subgrupos
4.1 Subordinao na classe
4.2 Subordinao na subclasse
4.3 Subordinao no grupo
4.4 Subordinao no subgrupo
5. Produo de documentos
6. Atribuio do Cdigo de Classificao dos Documentos
6.1 Estudo
6.1.1 Preenchimento da folha de referncia
6.1.1.1 Especificaes da Folha de Referncia
6.1.1.2 Instrues para Preenchimento
6.1.1.3 Modelo de Folha de Referncia
6.2 Codificao
6.2.1 Colocao do Cdigo de Classificao
6.2.2 Exemplo de nota com cdigo de classificao

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7. Utilizao de documentos
7.1 Recebimento de Documentos
7.1.1 Exemplo de Nota Recebida
8. Arquivamento de documentos
8.1 Operaes para o Arquivamento
8.2 Emprstimo: Retirada e Controlo de Documentos
8.2.1 Especificaes de Recibo de Emprstimo
8.2.2 Instrues para Preenchimento:
8.2.3 Modelo de recibo de emprstimo

APLICAO DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS:


ACTIVIDADE MEIO

1. Definio do Plano de Classificao:

O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo o instrumento de


trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido
ou recebido por um rgo no exerccio das funes e actividades.

No Plano, os conjuntos documentais esto distribudos em classes,


subclasses, grupos e subgrupos.

2. Estrutura do Plano de Classificao

Atendendo a funo como assunto, na organizao do Plano de


Classificao de Documentos, as funes esto sistematizadas em duas
grandes reas: as que envolvem necessariamente, actividades que o
rgo deve cumprir de forma directa e especfica (Actividades-Fim), bem
como actividades que lhes do suporte (Actividades-Meio).

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Assim, das dez classes do Plano de Classificao, as duas extremas
ADMINISTRAO
000 e 900 so das Actividades-Meio e as restantes 100 GERAL
a 800 so das
Actividades-Fim. As dez classes representam-se por um nmero inteiro,
composto por trs algarismos, conforme se ilustra abaixo:

Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
As 2 classes das Actividades-Meio
As 8 classes das Actividades-Fim Classe 400 (so preenchidas no presente Plano de
(so preenchidas pelo rgo/instituio) Classe 500 Classificao)
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900 ASSUNTOS DIVERSOS

As classes 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL e


classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS so duas classes
comuns a todos os rgos da Administrao Pblica. As demais classes
(100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s Actividades-Fim do
rgo. Estas classes, por no serem comuns, a sua elaborao, caber
aos respectivos rgos em conformidade com as orientaes tcnicas da
entidade que superintende a Administrao Pblica.

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Ilustrao de esquema de pastas contendo documentos referentes a
Actividades-Meio.

010 020 030 040 050 060 090 910 920 930 940 990

Assuntos Transitrios
Concursos. Festas
Convenes. Ciclos de
Recursos Humanos

Comunicaes

Outros Assuntos

Administrao Geral

Comemoraes.

Visitas e Visitantes
Homenagens

Encontros.

Redondas
Funcionamento

Oramento

Informao
Patrimnio

Seminrios. Simpsios.
Organizao e

Documentao e

Congressos.

Exposies. Mostras.
Conferncias.

Sales.
Solenidades.

Palestras. Mesas
Referentes

Feiras.

O esquema de organizao das pastas de documentos na Administrao


Pblica obedece ao critrio funcional e no estrutural, uma vez que as
estruturas so frequentemente alteradas, enquanto as funes e as
actividades permanecem praticamente inalteradas com o decorrer do
tempo, para alm de ser um instrumento de trabalho utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
rgo no exerccio de suas funes e actividades.

3. Cdigo

o campo no qual esto representados os smbolos numricos sob a


forma de classificao decimal os quais reflectem a harmonia funcional
do rgo definidos atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos,
partindo sempre do geral para particular.
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3.1. Codificao

No Plano de Classificao, os conjuntos documentais so


acompanhados dos seus respectivos cdigos de classificao, partindo
do geral ao particular, assim temos uma diviso dos assuntos,
respeitando a seguinte subordinao:

1. As classes dividem-se em subclasses.


2. As subclasses dividem-se em grupos.
3. Os grupos dividem-se em subgrupos.

Nos trs algarismos que representam as classes, esta subordinao


traduz-se na flexo, do segundo algarismo para a formao de
subclasses, do terceiro algarismo para a formao de grupos, do
acrscimo e flexo do quarto algarismo em diante para a formao de
subgrupos.

Note que s se coloca o ponto aps o desdobramento de 3 algarismos.

Vide exemplo abaixo:

Assunto da Assunto de Deveres,


Administrao Direitos e Regalias Grupo
Geral Classe 000 da Subclasse 020 Assunto de
Remuneraes
Subgrupo do Subgrupo
025.1

0 2 5 .1 2 1
Assunto de Recursos
Humanos Subclasse Assunto de Folhas Assunto de
da Classe 000 de Pagamento. Vencimento
Fichas Financeiras Subgrupo do
Subgrupo do Subgrupo 025.12
grupo 025

4. Exemplificao das subordinaes das classes, subclasses, grupos


e subgrupos.

4.1. Subordinaes na Classe


Da Classe 000 ADMINISTRAO GERAL podemos encontrar assuntos
correlacionados. medida que esses assuntos so identificados, so
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arrolados com flexo do segundo algarismo da classe, como se ilustra
abaixo:

A Classe 000, ADMINISTRAO GERAL, tem como subclasses:


010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
020 RECURSOS HUMANOS
030 ORAMENTO
040 PATRIMNIO
050 DOCUMENTAO E INFORMAO
060 COMUNICAES
070 (vaga)
080 (vaga)
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES
ADMINISTRAO GERAL

O arrolamento acima significa que os assuntos relativos Organizao


e Funcionamento, Recursos Humanos, Oramento, Patrimnio,
Documentao e Informao e Comunicaes, so correlacionados
Administrao Geral, por isso, constituem-se nas subclasses da mesma
classe.

As subclasses 070 e 080 no esto preenchidas, isso significa que nada


mais foi encontrado como assunto correlacionado Administrao
Geral. Destinam-se a futuras expanses do Plano de Classificao.

A subclasse 090 est preenchida com o nome de outros assuntos


referentes Administrao Geral, este preenchimento em respeito ao
princpio de classificao na ltima subclasse, grupo e subgrupo, de
assunto que no possuem classificao especfica.

Cabe aos proponentes dos conjuntos documentais classificados nesta


subclasse encaminhar as propostas Entidade que superintende a
Administrao Pblica, contendo tambm propostas de prazo de guarda
e destinao devidamente justificadas para anlise e incorporao.

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4.2 Subordinaes na Subclasse

Tomando como exemplo a subclasse 020- RECURSOS HUMANOS,


podemos chegar a concluso de que relativamente a este assunto, h
actividades correlacionadas que resultam na sistematizao dos
mesmos em grupos da subclasse. Neste caso, faz-se a flexo no terceiro
algarismo da classe.

Os grupos da subclasse 020 RECURSOS HUMANOS so os seguintes:

021 ESTUDO E PREVISO DE PESSOAL


022 RECRUTAMENTO E SELECO
023 CARREIRAS E QUALIFICADORES PROFISSIONAIS
024 FORMAO. APERFEIOAMENTO. PROFISSIONALIZAO DOS
FUNCIONRIOS
025 DEVERES, DIREITOS E REGALIAS
026 RESPONSABILIDADE DISCIPLINAR
027 PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURANA SOCIAL
028 CESSAO DA RELAO DE TRABALHO NO APARELHO DE
ESTADO
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A RECURSOS HUMANOS

O arrolamento feito nos cdigos 021 a 029 indica que esses assuntos
so correlacionados aos Recursos Humanos.

Respeitando ao princpio de classificao nas ltimas subclasses, grupo


e subgrupo de assuntos que no possuam classificao especfica, o
grupo 029, destinado a outros assuntos referente a Recursos
Humanos.

4.3. Subordinaes no Grupo


Tomando como exemplo o grupo 051 PRODUO EDITORIAL,
podemos encontrar assuntos correlacionados a esta actividade, como
sejam:

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051.1 COMPOSIO E REVISO
051.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
051.3 SERVIOS GRFICOS

Este desdobramento permite-nos compreender o facto de que a


Composio e Reviso, Distribuio/Promoo/Divulgao e Servios
Grficos so assuntos correlacionados Produo Editorial.

4.4 Subordinaes no Subgrupo


Tomando como exemplo o subgrupo 041.3 AQUISIO (de bens
imveis), os assuntos correlacionados a essa actividade so:

041.31 COMPRA
041.32 CEDNCIA
041.33 DOAO
041.34 PERMUTA. TROCA
041.35 ALUGUER. LOCAO. ARRENDAMENTO. CONTRATO.
COMODATO. USUFRUTO

Os desdobramentos permitem classificar assuntos correlacionados.

5. Produo de documentos

Refere-se elaborao de documentos no exerccio das actividades da


instituio, passando pela atribuio do cdigo de classificao de
documentos, de acordo com o assunto e o controlo da sua tramitao.

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6. Atribuio do Cdigo de Classificao dos Documentos

A atribuio do cdigo de classificao de documentos deve ser


realizada por funcionrios treinados, de acordo com as seguintes
operaes:

6.1 Estudo - consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar


sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas
que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo
adoptado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais
assuntos.

6.1.1 Preenchimento da Folha de Referncia - Esta operao ocorre


quando no estudo para classificao de um documento se identifiquem
assunto(s) secundrios. Assim, preenche-se a folha de referncia para
esses assuntos.

6.1.1.1 Especificaes da Folha de Referncia

Cor BRANCA
Via UMA
Formato A-4
Utilizao ANVERSO

6.1.1.2 Instrues para Preenchimento:

Para o preenchimento da folha de referncia preciso obedecer os


seguintes passos.

Cdigo do Assunto - indicar o cdigo de classificao referente ao


assunto sob o qual a folha de referncia estar arquivada, e que
corresponde realmente ao assunto secundrio do documento.

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Resumo do Assunto - descrever resumidamente o contedo do
documento.

Dados do Documento:

Nmero: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se no


houver, indicar como s.n (sem nmero).

Data: indicar a data do documento.

Espcie: indicar a espcie do documento: ofcio, carta, memorando,


relatrio, aviso ou outra.

Remetente: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem do


documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento.

Destinatrio: indicar o sector para onde foi destinado o documento.

Ver: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto sob o qual o


documento est arquivado.

6.1.1.3. Modelo de folha de referncia

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FOLHA DE REFERNCIA
Cdigo do Assunto

RESUMO DO ASSUNTO:

DADOS DO DOCUMENTO:
N:

Data:

Espcie:

Remetente:
Destinatrio:

Ver:

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6.2 Codificao
Consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que
trata o documento.

6.2.1 Colocao do Cdigo de Classificao


Para colocar o cdigo de classificao do documento necessrio:

1. Ter o documento elaborado;

2. Certificar-se do assunto tratado no documento (ler o texto do


documento para perceber o seu contedo e identificar o assunto);

3. Identificar o assunto e o respectivo cdigo no plano de classificao


de documentos;

4. Colocar o cdigo no respectivo lugar, na mesma linha dos outros


elementos de referncia do documento, na seguinte ordem: (espcie
documental, nmero do documento, rgo, unidade/instituio,
cdigo e ano)

Preenchimento de cdigo de classificao no acto de produo de documento

21
6.2.2 Exemplo de nota com cdigo de classificao

REPBLICA DE MOAMBIQUE
MINISTRIO/GOVERNO PROVINCIAL _________________
DIRECO/DEPARTAMENTO ____________________________

Cdigo
Exmo(a) Senhor(a):
Espcie Unidade/
Nmero rgo Instituio
__________________________
documental
__

Nota n 08 /MINF/ACRIMO/050.2/09 de DD/MM/AAAA

Ano

Assunto: envio da revista Horizonte

Temos a honra de enviar a V.Excia, a 5 edio da revista Horizonte,


publicada pela ACRIMO.

Com os melhores cumprimentos.

O Director/Chefe do Departamento

Ass)________________________________
(Categoria/carreira)

______________________________________________________
Rua das Andorinhas n 12, Telefone n 29621246, Caixa Postal 20013 Maputo

N.B: Nem sempre o assunto apresentado no espao reservado, envio da revista


Horizonte, corresponde ao que vem no Plano de Classificao. Nestes casos
preciso ler minuciosamente o texto do documento para retirar o contedo e

22
identificar o assunto. Depois disso, busca-se o respectivo cdigo no Plano de
Classificao.

Vide Exemplo abaixo:

REPBLICA DE MOAMBIQUE
MINISTRIO/GOVERNO PROVINCIAL _________________
DIRECO/DEPARTAMENTO ____________________________

Exmo(a) Senhor(a):
__________________________
__

Nota n 110 /MIRAR/ASIR/025.122/09 de DD/MM/AAAA

Assunto: Pagamento de horas extras

Vimos por meio desta solicitar a Vossa Excelncia se digne indicar um tcnico
da vossa instituio para frequentar o curso de gesto de documentos.

Com os melhores cumprimentos.

O Chefe do Departamento

Ass)________________________________
(Categoria/carreira)

______________________________________________________
Rua das Andorinhas n 12, Telefone n 29621246, Caixa Postal 20013 Maputo

Constata-se neste exemplo que o assunto: Pagamento de horas extras,


nada tem a ver com o contedo do documento. Pode se concluir que o
assunto que devia constar do documento seria: Formao em Gesto
Documental.

23
7. Utilizao de documentos

Esta fase inclui as actividades de protocolo (recebimento, classificao,


registo, distribuio, tramitao), de expediente, de organizao e
arquivamento de documentos na fase corrente e intermediria, bem
como (emprstimo e consulta).

7.1 Recebimento de Documentos

No acto de recebimento de documentos, o funcionrio deve seguir os


seguintes passos:
1. Receber o documento;
2. Tomar conhecimento do assunto pela leitura do documento;
3. Juntar antecedentes se houver (os antecedentes devem estar no
arquivo, assunto j decidido, ou em outro lugar da instituio,
assunto em processo);
4. Apor o carimbo de protocolo no canto inferior direito do
documento, indicando o nmero da entrada, a data, o cdigo de
classificao e a assinatura do funcionrio, sem prejudicar a
integridade do documento;
5. Elaborar o resumo do assunto a ser lanado no livro de protocolo.

Colocao do cdigo de classificao no acto de recebimento do documento

24
7.1.1 Exemplo de Nota Recebida

REPBLICA DE MOAMBIQUE
MINISTRIO/GOVERNO PROVINCIAL _________________
DIRECO/DEPARTAMENTO ____________________________

Exmo(a) Senhor(a):
__________________________
__

Nota n 08 /MINF/ACRIMO/050.2/09 de DD/MM/AAAA

Assunto: envio da revista Horizonte

Temos a honra de enviar a V.Excia, a 5 edio da revista Horizonte,


publicada pela ACRIMO.

Com os melhores cumprimentos.


DINAPO
Entrada n......................
Data......../............/........
Cd. Classif...................

O Director/Chefe do Departamento

Ass)________________________________
(Categoria/carreira)

______________________________________________________
Rua das Andorinhas n 12, Telefone n 29621246, Caixa Postal 20013 Maputo

25
8. Arquivamento de documentos
a colocao do documento na respectiva pasta, caixa ou estante. Esta
operao to importante como as outras. Um documento arquivado
erradamente pode ficar perdido, embora esteja guardado.

8.1 Operaes para o Arquivamento

Para que o arquivamento dos documentos se proceda de forma correcta,


o arquivista dever seguir determinados passos:

1. Receber os documentos e examin-los a fim de evitar guardar


aqueles cujas aces ainda no tenham sido concludas;

2. Verificar se o processo est completo (existncia de antecedentes);

3. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica


decrescente, sendo o documento com data mais recente em
primeiro lugar e assim sucessivamente;

4. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de


acordo com a ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica,
geogrfica ou outra), formando dossiers.

5. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com


excepo de processos e volumes que, embora inseridos nas
pastas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;

6. Arquivar os documentos nos locais apropriados, identificando de


maneira visvel as pastas de arquivo, gavetas, prateleira e caixas;

7. Manter reunida a documentao em srie, como por exemplo


boletins e actas, em caixas apropriadas, procedendo o registo em
uma nica folha de referncia, arquivada em pasta, no assunto
correspondente, repetindo a operao sempre que for necessrio.

26
Demonstrao de algumas formas de arquivo

Pastas de arquivo da Administrao Geral

Arquivamento de documentos em gavetas Documentos ordenados alfabeticamente

27
8.2 Emprstimo: Retirada e Controlo de Documentos

Esta uma actividade importante para o arquivista em virtude dos arquivos serem
constitudos para servir administrao e para a histria. Esta operao ocorre
quando processos, dossiers ou outros documentos so retirados do arquivo para:

Emprestar aos utentes;

Prestar informaes;

Efectuar uma juntada1.

Nesta fase importante o controlo de retirada, efectuado por meio do recibo de


emprstimo (ver modelo abaixo), no qual so registadas informaes sobre
processos, dossiers ou outros documentos retirados, nome, assinatura do
funcionrio responsvel pela solicitao e, posteriormente, a data da devoluo do
documento.

O recibo de emprstimo tem como finalidade controlar o prazo para devoluo do


documento e servir como indicador de sua frequncia de uso, factor determinante
para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia para arquivo
intermedirio e recolha para arquivo permanente.

Por meio desse controlo possvel informar com preciso e segurana a localizao
do(s) documento(s) retirado(s).

O recibo de emprstimo preenchido em duas vias, sendo:

1 via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi


retirado, devendo ser eliminada a quando da devoluo do documento;

2 via: arquivada em ficheiro parte, em ordem cronolgica, para controlo e


cobrana, quando vencido o prazo de devoluo.

1
Aco pela qual se insere definitivamente um documento num processo que pela sua natureza deve fazer parte
integrante.
28
8.2.1 Especificaes de Recibo de Emprstimo:

Cor BRANCA
Via DUAS
Formato 11 x 15,5cm
Utilizao ANVERSO

8.2.2 Instrues para Preenchimento:

CLASSIFICAO: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto do


documento a ser emprestado.

RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do documento.

REQUISITADO POR: indicar o nome do rgo/unidade administrativa e do


funcionrio responsvel pela solicitao.

DATA: indicar a data do emprstimo.

ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do funcionrio do arquivo que


est efectuando o emprstimo e a assinatura deste.

RECEBIDO POR: indicar o nome completo do utente que est recebendo o


documento e a assinatura deste.

DEVOLVIDO EM: indicar a data da devoluo do documento.

29
8.2. 3 Modelo de recibo de emprstimo

RECIBO DE EMPRSTIMO
CLASSIFICAO:____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
RESUMO DO ASSUNTO:_____________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
REQUISITADO POR:_________________________________________________________
________________________________DATA______________________________________

ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR:


_____________________________ ________________________
Assinatura e carimbo assinatura e carimbo

DEVOLVIDO EM:______________________________________

30
Captulo III

APLICAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS


ACTIVIDADES-MEIO

Sumrio do Captulo III

Neste captulo apresenta-se a Tabela de Temporalidade de Documentos das


Actividades - Meio. A abordagem comea com a definio deste instrumento,
seguidamente so apresentados exemplos do seu uso e a ltima parte do captulo
apresenta as rotinas de avaliao e destinao de documentos.

Os pontos apresentados pelo captulo III so os seguintes:

1. Definio de Tabela de Temporalidade


2. Exemplificao do uso da Tabela de Temporalidade
3. Avaliao e destinao de documentos
3.1 Rotinas para a destinao de documentos na fase do arquivo corrente
3.2 Rotinas para a destinao de documentos na fase do arquivo intermediario

31
APLICAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS
ACTIVIDADES-MEIO.

1. Definio da Tabela de Temporalidade


o instrumento arquivstico resultante da avaliao que tem por objectivos definir
prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso
informao a quantos dela necessitem.

2. Exemplificao do uso da Tabela de Temporalidade de Documentos:


Actividade - Meio

Exemplo 1:

Administrao Geral Classe 000


Consultando a Tabela de Temporalidade no Cdigo 003 conclui-se que os
relatrios de actividades relacionados com a administrao geral devem ser
conservados 5 anos no arquivo corrente, 10 anos no arquivo intermedirio e
depois recolhidos para guarda permanente. Contudo, so passveis de eliminao
os relatrios cujas informaes se encontram repetidas em outros documentos.

Exemplo 2

Organizao e Funcionamento Subclasse 010


Consultando a Tabela de temporalidade no cdigo 010.3, nota-se que os
documentos relacionados com audincias, despachos e reunies no mbito da
organizao e funcionamento permanecem 2 anos no arquivo corrente e depois
passam eliminao. Estes no passam para o arquivo intermedirio.

Exemplo 3

Recursos Humanos Subclasse 020


Pretendendo saber sobre o tempo de vida da legislao sobre Recursos Humanos,
consultamos a Tabela de Temporalidade no cdigo 020.1 ficamos a saber que esta
permanece at a vigncia no arquivo corrente, 5 anos no arquivo intermedirio e a

32
sua destinao final a recolha para o arquivo permanente, portanto estes
documentos no so eliminados.

A exemplificao diz respeito as Actividades - Meio da Administrao Pblica.


Todavia, para as Actividades Fim, o procedimento de consulta ser idntico,
bastando para o efeito a consulta da respectiva tabela elaborada pelas Comisses
de Avaliao de Documentos em cada uma das instituies e aprovada pelo rgo
que superintendente na Administrao Pblica.

3. Avaliao e destinao de documentos

3.1 Rotinas para Destinao dos Documentos na Fase do Arquivo Corrente

1. Ler atentamente as explicaes contidas na Tabela de Temporalidade;

2. Verificar se os documentos esto organizados de acordo com os conjuntos

documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso;

3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele
dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de
guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registando-se a
alterao nos instrumentos de controlo;

4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo

de guarda estabelecido para esta fase;

5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou exemplar encontrem-se no mesmo


conjunto ou dossier;

6. Proceder ao registo dos documentos a serem eliminados,

7. Proceder a listagem dos documentos a serem eliminados;

8. Proceder eliminao;

9. Elaborar auto de eliminao;

10. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase


33
intermediria (fichas/listagens de transferncia);

11. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do sector responsvel

pelo arquivamento intermedirio.

3.2 Rotinas para Destinao dos Documentos na Fase do Arquivo


Intermedirio
1. Ler atentamente as explicaes contidas na Tabela de Temporalidade;

2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo


com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao,
se for o caso;

3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo

de guarda estabelecido para esta fase;

4. Proceder triagem dos documentos seleccionados para a guarda permanente,

separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem,

no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique sua guarda;

5. Proceder alterao de suporte2, se for o caso;

6. Proceder a listagem dos documentos a serem eliminados;

7. Proceder eliminao;

8. Elaborar auto de eliminao;

9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/

listagem da recolha);

10. Operacionalizar a recolha, segundo orientaes da instituio arquivstica

responsvel pela guarda permanente.

2
Suporte material sobre o qual as informaes so registadas, por exemplo, papel, filme.
34
Captulo IV

ELABORAO DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS:


ACTIVIDADADES - FIM

Sumrio do Captulo IV

O Captulo IV traz, luz do Diploma Ministerial n 30/2008, de 30 de Abril, a


Metodologia para a elaborao de Planos de Classificao de Documentos das
Actividades-Fim. Assim este captulo contm explicaes sobre o levantamento da
produo documental, a partir da identificao e detalhe da estrutura, a
determinao das funes, subfunes e actividades, at codificao.

Constituem pontos deste captulo os seguintes:

1. Pressupostos

1.1 Consulta legislao

2. Identificao e detalhe da estrutura

3. Elaborao do quadro para identificao da estrutura do


rgo

4. Agrupamento das atribuies

5. Determinao das funes, sub funes e actividades

6. Identificao dos documentos produzidos em cada actividade

7. Atribuio do cdigo

35
ELABORAO DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS:
ACTIVIDADADES FIM

1. Pressupostos

A elaborao do Plano de Classificao passa por etapas que exigem estudos sobre
a estrutura e o funcionamento da instituio ou unidade orgnica e dos objectivos
para os quais foi criada. A instituio produtora cumpre inmeras atribuies que
lhes so conferidas legalmente e que no Plano de Classificao denomina-se de
Classes, Subclasses, Grupos e Subgrupos, (funes, subfunes e actividades).

A identificao das funes, subfunes e actividades relativas ao exerccio das


Actividades Fim essencial para a elaborao do Plano. Este trabalho deve ter
incio com o estudo do organograma, do levantamento e anlise da produo
documental e dos instrumentos legais que criam, reorganizam e regulamentam as
instituies e unidades orgnicas, estabelecendo as atribuies (exemplo: leis,
decretos, regimentos, regulamentos, estatutos orgnicos).

1.1 Consulta a Legislao


O objectivo de consultar a legislao encontrar o conjunto de atribuies de cada
instituio ou unidade orgnica para a partir delas, identificar as funes,
subfunes e actividades nas quais os documentos so produzidos. Estas
atribuies apresentam-se distribudas em suas diversas unidades (direces,
departamentos, reparties, sectores, entre outros) e so definidas por Leis,
Decreto, Resolues ou outro diploma legal que organiza e regulamenta o
funcionamento da instituio.

36
Entretanto, a Administrao Pblica, a fim de atender s demandas polticas,

econmicas e funcionais, sofre muitas vezes, constantes mudanas na sua


estrutura organizacional, por meio da criao, fuso e/ou extino de atribuies
dos ministrios, direces, departamentos, sectores. Tendo em conta essa
dinmica da Administrao recomenda-se a elaborao do Plano de Classificao a
partir da estrutura vigente e de toda a legislao actualizada.

2. Identificao e detalhe da estrutura

O Plano de Classificao de Documentos deve buscar o critrio funcional ou seja


ligar o documento a funo, subfuno e actividade e no ao sector ou
departamento que gerou. Mas para chegar a este objectivo necessrio realizar o
levantamento da produo documental, auxiliando-se da disposio da estrutura.

importante observar que a estrutura de uma instituio ou unidade orgnica


compreende tanto as unidades responsveis por desenvolver as actividades
administrativas (meio) quanto a actividades tcnicas (fim).

Portanto necessrio destacar na estrutura, bem como, na legislao que dispe


sobre a organizao, regulamentao, funcionamento e reestruturao dos rgos
ou instituies apenas as atribuies tcnicas, devendo ficar excludas as
atribuies administrativas, j contempladas no Plano de Classificao e na
Tabela de Temporalidade: Actividades Meio aprovados pelo Decreto n 36/2007,
de 27 de Agosto.

As instituies subordinadas e tuteladas devero elaborar os seus Planos de


Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos da sua actividade Fim.

37
3. Elaborao do quadro para identificao da estrutura do rgo
Identificada a estrutura actual deve-se reproduzir em um quadro com os seguintes
campos:

Estrutura Divises da Subdivises da Atribuies


Estrutura Estrutura

Estrutura nesta coluna devero ser relacionados os grandes segmentos do


rgo ou departamentos e a estrutura bsica.

Exemplo:

- Ministrio da Planificao e Desenvolvimento

Divises da Estrutura nesta coluna devero ser relacionadas, quando houver as


subdivises a cada segmento da estrutura

Exemplos:

- Direco Nacional de Estudos e Anlise de Polticas

- Direco Nacional de Planificao

- Direco Nacional de Promoo do Desenvolvimento Rural

Subdivises da Estrutura nesta coluna devero ser relacionadas quando houver


as subdivises subordinadas a cada segmento identificado na coluna das divises
da estrutura.

38
Exemplos:

- Departamento de Polticas Sectoriais

- Departamento de Estudos Populacionais

- Departamento de Polticas Macro - econmicas

Atribuies nesta coluna devero ser relacionadas, para cada unidade


detalhada da estrutura todas as respectivas atribuies listadas na legislao que
regula o funcionamento do rgo. Nesta etapa fundamental respeitar a redaco
da legislao e indicar sua referncia.

Exemplos:

- Colaborar na definio de estratgias de relacionamento com os parceiros de cooperao

- Participar na elaborao de planos estratgicos sectoriais.

Exemplificao do preenchimento do quadro para identificao da estrutura do rgo

Estrutura Divises da Estrutura Subdivises da Estrutura Atribuies

Colaborar na definio de estratgias de

Departamento de Polticas relacionamento com os parceiros de cooperao

Sectoriais
Participar na elaborao de planos estratgicos
sectoriais
Direco Nacional de
Estudos e Anlise de
Realizar estudos de curto, mdio e longo prazos
Polticas
Departamento de estudos
populacionais
Coordenar a definio e implementao da
Ministrio da
poltica Nacional da populao
Planificao e
Desenvolvimento Departamento de Polticas Elaborar e divulgar regularmente anlises da
Macro - econmicas conjuntura econmica

Direco Nacional de
Planificao

Direco Nacional de
Promoo do
Desenvolvimento Rural

Direco de Investimento e
Cooperao

39
Ao elaborar o quadro possvel notar que muitas das atribuies se repetem nas
diversas reparties, seces e sectores, portanto, o prximo passo agrupar
dentro de cada departamento as atribuies que so idnticas ou semelhantes.

4. Agrupamento das Atribuies.

Para facilitar o agrupamento das atribuies idnticas ou semelhantes preciso


comear a desligar-se da estrutura e ir fazendo ilaes das funes, subfunes e
actividades.

1. Quando as atribuies forem idnticas mencionar apenas uma vez.

2. As atribuies devem ser consideradas semelhantes quando apenas o


objecto da sua aco varia. Para ficar mais claro observe o seguinte
exemplo:

- Elaborar programas para o controlo da clera

- Elaborar programas para o controlo da malria

- Elaborar programas para controlo da tuberculose

Neste caso, pode se resumir a um nico assunto: Programas de controlo de


doenas

40
3. No considerar a argumentao, explicaes e os valores que aparecem
ligados s atribuies no texto legal, exemplo:

- Propor a realizao de campanhas relativas a preveno da clera, de


conformidade com a Poltica de Saneamento do Meio e do Sistema Nacional
de Sade, aprovadas em 2008.

O objectivo final desta etapa a obteno de uma lista de atribuies agrupadas


por identidade e semelhana para cada departamento do rgo ou instituio.

5. Determinao das Funes, Subfunes e Actividades

Nesta fase de levantamento das actividades preciso questionar a cada funo ou


subfuno: para executar esta funo ou subfuno quais as actividades sero
realizadas?

Mais uma vez a colaborao dos produtores e acumuladores de documentos de


cada rea envolvida fundamental. Sero estes funcionrios que sabero informar
a Comisso de Avaliao de Documentos se todas as actividades foram
identificadas ou se alguma est em falta e quais os documentos produzidos por
cada actividade realizada.

A Comisso de Avaliao de Documentos dever submeter o Plano de Classificao


anlise dos funcionrios das reas produtoras e acumuladoras de documentos
para que estes se familiarizam com o referido instrumento e observem os
seguintes aspectos:

Se o Plano de Classificao contempla todas as actividades que realizam


rotineiramente;

A pertinncia dos conjuntos de actividades inseridas em cada uma das


funes e subfunes;

41
A adequao do agrupamento de subfunes como modalidade de uma
mesma funo;

Adequao da redaco escolhida para indicar as funes, subfunes e


actividades.

Esta colaborao directa dos funcionrios das reas envolvidas essencial para o
enriquecimento do trabalho, porque possibilita a identificao de outras funes
ou actividades que no esto explcitas no texto do instrumento legal, mas que so
actividades realizadas e implicam a produo e acumulao de documentos.

Com o Plano de Classificao estruturado, dever ser definida a ordem de


apresentao dos conjuntos documentais gerados pelas funes, subfunes e
actividades. So exemplos de critrios que podem ser utilizados:

Alfabtico;

Rotina de trabalho (critrios adoptado no Plano de Classificao de


Documentos: Actividades Meio).

6. Identificao dos Documentos Produzidos em cada Actividade.

Depois da reviso do Plano de Classificao segue-se a identificao dos


documentos. Para efeito, a Comisso de Avaliao dispe de duas estratgias:

Encaminhar o Plano de Classificao aos funcionrios das reas envolvidas


para que possam inserir em cada um das actividades que executam,
documentos gerados e acumulados;

Realizar entrevistas aos funcionrios das reas envolvidas para que


informem sobre os documentos gerados e acumulados em cada uma das
actividades.

42
7. Atribuio do Cdigo

A proposta do Plano de Classificao contendo a produo documental relacionada


s Actividades Fim do rgo ou instituio, a etapa seguinte do trabalho
atribuir a codificao das classes, subclasses, grupos e subgrupos.

No captulo da aplicao do Plano de Classificao de Documentos: Actividades -


Meio, referiu-se que as classes 100 a 800 estavam reservadas para as Actividades
Fim.

No desenvolvimento do trabalho as Comisses de Avaliao de Documentos


devem:

Arrolar com base no mtodo decimal, as funes, subfunes e actividades,


espcies e tipos documentais do rgo de acordo com a sua subordinao;

Fazer com que, subfunes, e actividades estejam em consonncia com as


atribuies/competncias estabelecidas no estatuto orgnico ou outro
instrumento legal do rgo ou instituio;

Observar que o limite dos assuntos nas classes de 8, assim, no caso de os


rgos ou instituies conter funes ou actividades que ultrapassem a 8
assuntos, subdividi-las em subordinao a um tema.

43
CAPTULO V

ELABORAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS


ACTIVIDADES-FIM

Sumrio do Captulo V

O captulo V, apresenta explicaes para a elaborao de Tabelas de Temporalidade


de Documentos das Actividades - Fim, luz do que preconiza o Diploma Ministerial
n. 30/2008, de 30 de Abril Assim, no presente captulo aborda-se primeiro a
importncia da Tabela de Temporalidade, a Avaliao de Documentos no contexto da
elaborao da Tabela de Temporalidade, o estabelecimento de prazos de guarda, a
determinao da destinao dos documentos, bem como exemplos de documentos de
guarda permanente.

Assim, o captulo apresenta os seguintes pontos:

1. Importncia da Tabela de Temporalidade


2. Avaliao de documentos
2.1 Identificao dos valores
2.2 Anlise do ciclo de vida dos documentos
3. Destinao final
4. Pesquisa da temporalidade
4.1 A legislao especfica
4.2 Prazo de prescrio
4.3 As necessidades administrativas
4.4 Definio dos prazos de guarda
4.5 Prazo de precauo
5. Definio da destinao
5.1 Guarda permanente
5.1.1 Exemplos de documentos de guarda permanente
6. Eliminao de documentos
7. Preenchimento do campo das observaes

44
ELABORAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS
ACTIVIDADES-FIM

1. Importncia da Tabela de Temporalidade

A Tabela de Temporalidade de Documentos um instrumento importante de


gesto de documentos que consolida o estudo dos valores de cada conjunto
documental produzido, recebido ou acumulado pelo rgo ou instituio no
exerccio de suas actividades e que, uma vez devidamente oficializada, permitir ao
rgo ou instituio preservar os documentos que possuam valor probatrio,
informativo ou histrico e que sejam considerados de guarda permanente, ou
ainda eliminar com segurana e dentro da legalidade os documentos pblicos que
sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuzo Administrao, memria
institucional ou aos cidados.

2. Avaliao de Documentos

As informaes necessrias para preencher os campos da Tabela de


Temporalidade sero obtidas por meio da avaliao de documentos. Trata-se de
um trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores (primrio e
secundrio) para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vista a
estabelecer sua temporalidade e destinao final que poder ser a guarda
permanente ou eliminao.

2.1 Identificao dos Valores

Valor primrio decorre da razo pela qual o documento foi gerado pelo rgo ou
instituio, no exerccio de suas actividades, destacando-se o valor administrativo,
fiscal e legal.

Valor secundrio alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor


primrio continuam tendo relevncia probatria, informativa, ou histrica e,

45
portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a Administrao
Pblica quanto para o cidado.

2.2 Anlise do Ciclo de Vida dos Documentos

Analisar as etapas do documento desde a sua criao at a sua destinao final,


consiste em definir de acordo com os valores identificados, o tempo em que o
documento dever permanecer na unidade produtora (arquivo corrente) e na
unidade com atribuies de arquivo (arquivo intermedirio), bem como se a sua
destinao ser a guarda permanente (arquivo permanente) ou a eliminao.

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

1 Idade Documentos vigentes frequentemente

ARQUIVO CORRENTE consultados

2 Idade Documentos que aguardam prazos longos

ARQUIVO INTERMEDIRIO de prescrio ou precauo, raramente


consultados.

Aguardam a destinao final: eliminao


ou guarda permanente

3 Idade Documentos que cumpriram a vigncia,

ARQUIVO PERMANENTE bem como os prazos de prescrio ou


precauo, porm so atribudos valor
secundrio (histrico cultural).

46
3. Destinao Final

A destinao final indica o que ser feito com o documento depois de cumpridos os
prazos de guarda no arquivo corrente e no arquivo intermedirio. Se ao documento
tiver sido atribudo valor secundrio, ele dever ser destinado guarda
permanente, caso contrrio, poder ser eliminado.

Portanto da mesma forma que a classificao documental possibilitou a


elaborao do Plano de Classificao de Documentos em classes, subclasses,
grupos e subgrupos e com documentos logicamente organizados, a avaliao de
cada documento constante do Plano de Classificao possibilitar a elaborao da
Tabela de Temporalidade de Documentos, com os prazos de guarda e de
destinao final.

4. Pesquisa da Temporalidade

Na pesquisa da temporalidade pode-se considerar:

4.1 A legislao especfica

O objectivo desta etapa identificar o prazo de guarda do documento definido na


legislao (prescrio).

O primeiro passo o levantamento que determina eventuais prazos de prescrio


dos documentos produzidos ou acumulados nas reas fim que se encontram nas
leis, decretos, regulamentos, resolues e outros actos administrativos.

47
4.2 Prazo de prescrio

o intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicial


para fazer valer os direitos violados. O tempo de guarda dos documentos ser
dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou a suspenso da prescrio em
conformidade com a legislao em vigor.

4.3 As Necessidades Administrativas

Para os documentos cujos prazos de guarda no so regulamentados por


legislao especfica devero ser consideradas as necessidades administrativas
(precauo) do rgo ou instituio, a fim de se definir os prazos de guarda e a
destinao dos documentos.

Este trabalho dever contar com a colaborao dos tcnicos das reas envolvidas,
pois so estes funcionrios que, como produtores ou acumuladores de
documentos, melhor conhecem sua rea de actuao, normas, procedimentos,
trmites e rotinas.

Aps identificar os prazos de prescrio constantes nos textos legais e considerar


as necessidades administrativas, os tcnicos das reas envolvidas devero
escrever para cada tipo de documento as seguintes informaes na coluna das
observaes, conforme a tabela apresentada na pgina seguinte.

A indicao do texto legal que estabelece o prazo prescrito;

Os prazos provenientes das reais necessidades administrativas devidamente


fundamentados pelos produtores e/ou acumuladores de documentos.
48
preciso lembrar que ao pesquisar a legislao especfica em busca da
temporalidade, possvel encontrar tambm a denominao legal dos documentos,
o que contribui para a padronizao da denominao do documento.

4.4 Definio dos Prazos de Guarda

Realizada a pesquisa da legislao e o estudo das necessidades administrativas


pode-se comear a preencher o campo Prazos de Guarda na Tabela.

Exemplo: Tabela n 1

Actividades Documentos Prazos de Guarda (em Destinao Observaes


anos)

Arquivo Arquivo Eliminao Guarda


Corrente Intermedirio Permanente

Acreditao de 130.5 At a 15 anos A vigncia esgota-se com a


Diplomatas vigncia X acreditao de novo diplomata

Cerimnias de 130.6 3 anos -


X
Acreditao

4.5 Prazo de Precauo

o intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precauo,


antes de elimin-lo ou encaminh-lo para a guarda permanente.

O prazo de guarda do documento na unidade com atribuies de arquivo


frequentemente coincide com o prazo de prescrio e precauo e deve ser contado
a partir do cumprimento do prazo de vigncia no arquivo corrente.

49
importante considerar que estes prazos podem ser interrompidos quando seja
instaurada uma aco judicial ou outro qualquer acto inequvoco ainda que
extrajudicial, passando o prazo a se contar, novamente, a partir da data da
deciso ou resoluo do acto que a interrompeu. Entretanto, uma simples
consulta ao documento no interrompe a contagem do prazo previsto no arquivo
intermedirio.

5. Definio da Destinao

O ltimo passo da avaliao definir, em razo de seus valores, se a destinao de


cada documento a guarda permanente ou a eliminao.

Destinao a deciso a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos


documentos para a guarda permanente ou eliminao

5.1 Guarda Permanente

Os documentos destinados a guarda permanente so aqueles cujas informaes


so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para o cidado. Estes
documentos, alm dos valores administrativo, fiscal e legal, agregam tambm os
valores histrico, probatrio e informativo que lhes so atribudos, portanto devem
ser definitivamente preservados a fim de comprovar direitos e servir como fonte de
pesquisa.

5.1.1 Exemplos de Documentos de Guarda Permanente

Os documentos de guarda permanente so os que tratam de poltica de pessoal, os


que emanam da direco superior, como planos, projectos, programas, relatrios
anuais, constitutivos e extintivos de direitos, que encerram orientaes
normativas, os que reflectem a evoluo social, econmica e administrativa da
instituio, entre outros.

50
Os documentos de guarda permanente so importantes para a preservao da
memria institucional e garantia dos direitos dos cidados. Segundo o Decreto
36/2007, de 27 de Agosto, a gesto do arquivo permanente est sob a
responsabilidade do Arquivo Histrico de Moambique.

6. Eliminao de Documentos

Os documentos destinados eliminao so aqueles que j cumpriram seus


prazos de guarda no arquivo corrente e no arquivo intermedirio e no apresentam
valor secundrio que justifique a sua guarda.

importante lembrar que dos conjuntos destinados eliminao dever ser retida
uma amostra representativa se existe interesse para a pesquisa, para isso, as
Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero propor critrios
(qualitativos e quantitativos) para orientar a seleco de amostragens dos
documentos destinados eliminao. Os conjuntos documentais que tm valor
secundrio no podem ser eliminados.

7. Preenchimento do campo das observaes

Na Tabela de Temporalidade o espao reservado para as observaes para o


registo de informaes sobre cada um dos tipos de documentos, tais como, a
legislao que determina a prescrio e a produo de documentos, a explicao
da utilizao do termo vigncia quando no for possvel estabelecer o prazo em
anos, a justificao do prazo de guarda decorrente das necessidades
administrativas, entre outros.

51
Captulo VI

PROCEDIMENTOS PARA A CLASSIFICAO DE CONFIDENCIALIDADE

Sumrio do captulo VI:

O Captulo VI apresenta explicaes sobre os procedimentos para a classificao de


informaes no contexto da confidencialidade, destacando a iniciativa da
competncia para a classificao bem como o perodo de restrio e o nvel de acesso
s informaes classificadas.

O presente captulo est estruturado da seguinte forma:

1. Definio do conceito de Classificador de Informaes Classificadas;


2. Estrutura do Classificador de Informaes Classificadas;
3. Graus de classificao;
4. Perodo de restrio;
5. Nveis de acesso.

52
1. Definio do conceito de Classificador de Informaes Classificadas

Classificador de Informaes Classificadas o instrumento usado para a


atribuio do grau de sigilo no contexto da confidencialidade, de acordo com as
regras do sistema de informao em vigor na Administrao Pblica.

2. Estrutura do Classificador de Informaes Classificadas

O Classificador de Informaes Classificadas est estruturado da seguinte forma:


a) Graus de classificao;
b) Perodo de restrio;
c) Nveis de acesso.

3. Graus de classificao

Os graus de classificao no contexto da confidencialidade so os seguintes:


a) Segredo do Estado;
b) Secreto;
c) Confidencial;
d) Restrito.

4. Perodo de restrio

Considera-se como perodo de restrio o lapso de tempo que as informaes no


podem ser acedidas por pessoas no autorizadas.

5. Nveis de acesso

Os nveis de acesso correspondem autorizao que concedida para o


conhecimento de uma determinada informao segundo o princpio da
necessidade de conhecer que o funcionrio tiver para o desempenho das suas
atribuies.
53
Captulo VII

RECOMENDAES GERAIS SOBRE O ENCAMINHAMENTO DAS PROPOSTAS


DE PLANOS DE CLASSIFICAO E TABELAS DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS DAS ACTIVIDADEAS FIM

Sumrio do captulo VII:

Este captulo traz explicaes sobre o processo de avaliao das propostas de Plano
de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos das Actividades - Fim,
aps a sua elaborao pelas Comisses de Avaliao de Documentos dos rgos e
Instituies da Administrao Pblica. Assim, este captulo apresenta os seguintes
pontos:

1. Consistncia
2. Anlise Jurdica
3. Anlise Tcnica
4. Estrutura Formal

1. Consistncia

uma etapa necessria, de anlise das propostas elaboradas, importante, na


medida em que, deve ser realizada no rgo ou instituio para avaliar a
consistncia tcnica e jurdica do trabalho como um todo.
Verificar a lgica estabelecida internamente para as funes, subfunes e
actividades dentro do Plano de Classificao;
Verificar a padronizao da denominao dos tipos de documentos
identificados;
Conferir se todos os campos referentes a prazos de guarda e destinao
esto devidamente preenchidos para cada srie documental;
Conferir se no espao reservado s observaes referncia legal est
correctamente anotada;
Padronizar o modo de escrever as observaes;
Verificar se a codificao est correcta.

54
2. Anlise Jurdica

Solicitar a assessoria ou consultoria jurdica do rgo ou instituio e ao


representante da rea jurdica que integra a Comisso a anlise dos prazos
de guarda definidos para cada conjunto documental com base na legislao
e nas necessidades administrativas;
Solicitar assessoria ou consultoria jurdica do rgo ou instituio a
averiguao da pertinncia e adequao citada na Tabela de Temporalidade.

3. Anlise Tcnica

As Comisses devero encaminhar ao rgo Director Central (entidade que


superintende na Administrao Pblica), propostas de Planos de
Classificao de e Tabelas de Temporalidade Documentos para a sua
apreciao e aprovao. Devendo, igualmente anexar o material, o parecer
emitido pela assessoria ou consultoria jurdica do rgo ou instituio
aprovando a temporalidade e destinao dos documentos, bem como, a
pertinncia das referncias legais constantes da Tabela;

4. Estrutura Formal
Na apresentao formal, o Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade
devem conter a seguinte estrutura:

i) Apresentao e condies gerais;


ii) Plano de Classificao de Documentos;
iii) Tabela de Temporalidade;
iv) ndice.

Aps a aprovao, o Plano e a Tabela devero ser publicados no Boletim da


Repblica.

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GLOSSRIO

ACTIVIDADE-FIM

Expresso que designa as actividades especficas desenvolvidas por uma


instituio.

ACTIVIDADE-MEIO

Expresso que designa as actividades que do suporte consecuo das


atividades-fim (especficas) de uma instituio.

ANVERSO
A parte anterior ou principal de qualquer documento que tenha dois lados
opostos.

ARQUIVAMENTO

1. Sequncia de operaes que visam a guarda ordenada de documentos.


2. Aco pela qual uma instituio determina a guarda de um documento
cessada a sua tramitao.

ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos,
instituies de carcter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas no decurso e
em funo do exerccio de suas actividades, qualquer que seja o suporte de
informao.

ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos frequentemente consultados e de uso exclusivo da
administrao, cumprindo ainda as finalidades que motivaram a sua criao.

ARQUIVO INTERMEDIRIO
Conjunto de documentos de uso eventual pela administrao que os produziu,
conservados em depsitos de armazenamento temporrio, aguardando a sua
destinao final.

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ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos que j cumpriram as finalidades de sua criao,
preservados em virtude do seu valor histrico, probatrio e informativo para o
Estado e o cidado.

ARQUIVO DO ESTADO
Conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos rgos e instituies da
Administrao Pblica, no exerccio das suas funes, incluindo os das entidades
de direito privado encarregues pela execuo de servios.

AVALIAO

Processo de anlise e seleco de documentos de arquivo, que estabelece sua


destinao final (eliminao ou guarda permanente) de acordo com os valores que
lhes so atribudos.

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo

at sua eliminao ou guarda permanente.

COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

Grupos tcnicos multidisciplinares, responsveis pela coordenao dos processos


de avaliao, seleco, listagem de documentos, elaborao de propostas de plano
de classificao e de tabela de temporalidade de documentos.

CONJUNTOS DOCUMENTAIS
Grupo de documentos com um assunto comum.

DESTINAO

Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para


guarda permanente ou eliminao

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DOCUMENTO
Toda informao registada em suporte material, susceptvel de ser utilizada para
consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenmenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada poca e lugar.

ELIMINAO
Destruio de documentos que, aps avaliao foram considerados sem valor
probatrio e/ou informativo que justifique a sua conservao permanente.

FICHEIRO

Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para

fins de controlo e recuperao de documentos e informaes.

FOLHA DE REFERNCIA

um registo de informaes sobre documentos que tratam de assuntos


relacionados a documentos arquivados numa unidade.

JUNTADA
Acto ou efeito de apensar ou anexar um processo a outro.

LEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTAL

Actividade que permite conhecer os documentos produzidos pelas diversas


unidades administrativas do rgo/instituio no desempenho de suas funes.

PLANO DE CLASSIFICAO

Instrumento de trabalho elaborado de forma a sistematizar hierarquicamente os


assuntos tratados nos documentos produzidos ou produzidos por determinado
rgo no desempenho das suas actividades.

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PRAZO DE GUARDA

Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinao


efectivada.

PRAZO DE PRECAUO

Intervalo de tempo durante o qual se guarda o documento antes de ser eliminado


ou encaminhado para a guarda definitiva no arquivo permanente.

PRAZO DE PRESCRIO

Perodo de tempo durante o qual os documentos tm obrigatoriamente de ser


conservados por imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra.

RECOLHA

Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com as


normas arquivsticas.

SELECO

Eleio, durante a avaliao, dos documentos de valor permanente e dos passveis


de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina

prazos de transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos.

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TRANSFERNCIA

Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.

VALOR ADMINISTRATIVO

Valor que um documento possui para a administrao produtora, na medida em


que informa ou aprova seus actos presentes ou futuros.

VALOR FISCAL

Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes


financeiras ou fiscais.

VALOR INFORMATIVO

Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de


seu valor probatrio.

VALOR LEGAL

Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um facto ou


constituir um direito.

VALOR PERMANENTE

Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um


documento em um arquivo.

VALOR PRIMRIO

Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o
gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
legais e fiscais.

VALOR SECUNDRIO

Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o
gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para
fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

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UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

o menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critrio de arranjo


preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, so denominados pastas, maos, etc.

VIA

So exemplares de documentos considerados originais.

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