Excel

Aplicado a la
Auditoría,
Contaduría y
administración

Alejandro Quiceno García
Todos los derechos reservados
ISBN 978-958-44-6711-9
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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

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“Lo mejor que puedes hacer por los
demás no es enseñarles tus riquezas,
sino hacerles ver la suya propia.”

Goethe
Grán dramaturgo Alemán

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Pag
Introducción 9

Breve Historia de la Hoja de Cálculo 14
El “Lanpar”, la primera hoja de cálculo 14
Llega el “Visicalc” 15
Aparece la hoja electrónica Lotus 1-2-3 16

¿Que es Excel? 17

Historia del Excel
Las primeras macros 18
El lenguaje de las Macros XLM 19
Excel 5 19
Excel 97 20
Excel 2000 20
Excel 2002 21
Excel 2003 21
Excel 2007 21

Introducción a las macros
Que es una macro 23
Para que nos pueden servir las macros 23
Como podemos usarlas 24
Como podemos grabar las macros 25
El grabador de macros 25

La importancia de organizar la información en base de datos 34

Técnicas y funciones de Excel más utilizadas en la depuración de archivos planos
Buscar y Reemplazar 36
Ir a especial - Celdas en Blanco 48
Que hacer cuando la técnica de rellenar celdas no funciona 56
Filtros 67
Ordenar los datos 73

Funciones de uso frecuente
Función Si 84
Función Izquierda 86
Función Derecha 87
Función Extrae 88
Función Concatenar 89
Función Espacios 90
Función Texto 91
Función Valor 92
Función Hallar 95
Función Sustituir 95
Función Mayúscula 96
Función Minúscula 96
Función Nompropio 97
Función Largo 98
Función BuscarV 98

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Realizar la búsqueda con BuscarV en varias tablas al mismo tiempo 103
Como hacer un doble BuscarV 104
Triples, cuadruples BuscarV 105
Complicando más las cosas 106
Buscando Items incorrectos o desconocidos entre dos tablas 108
Función Índice 109
Función Coincidir 112
Función Sumar.Si 115
Función SumaProducto 118
Suma como Saldo Total 119
Suma anidando la función Índice y Coincidir utilizada en un presupuesto 120
Suma con la Función Desref 121
Función BdContar 126
Función BdContarA 128
Función BdExtraer 129
Función BdMax 131
Función BdMin 133
Función BdSuma 135
Función BdPromedio 137
Función Carácter 139
Función Elegir 141

La falencia de la función =BuscarV 142

Funciones o Formulas Matriciales
Formulas que devuelven un solo valor 145
Como ingresar una formula matricial 145
Como se forma la matriz de información 146
Operaciones Lógicas con Formulas Matriciales 148
Armando una matriz para funciones que no trabajan como matriciales 149
Formulas que a su vez devuelven una Matriz 150
Algunas Funciones Matriciales de Utilidad 150
Formulas Matriciales Vs Formulas Normales 151
Ejemplo práctico de formulas matriciales sobre una base de datos 152
Pase de asientos de libro diario a libro mayor 154
Usando formulas matriciales para hacer la explosión de producción 157

Como corregir las fechas, de texto a Excel y de Excel a Texto
Arreglando las fechas mediante la herramienta Texto a Columnas 165
De Fecha Excel a Fecha Texto 166

Técnicas que conviene saber
Copiar una hoja 167
Mostrando los números en formato de miles 169
Montando Subtotales 173
Una forma de revisar los números consecutivos 182
Asignar nombres a los rangos, celdas o tablas 186

El formato condicional
Formato condicional en Excel 2007 187
Encontrando las transacciones de la ULTIMA SEMANA 189
Usando Íconos para marcar valores 190

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Barras de datos 193
Montando ICONOS solo al Top 10% 195
Usando Formato Condicional en Excel 2003 198
Encontrando valores duplicados o valores únicos. 201
Encontrando duplicados en Excel 97-2003 204
Encontrando valores UNICOS en Excel 2003 206
Usando filtro avanzado para encontrar valores únicos. 207
Usando una tabla dinámica para encontrar registros únicos. 207
Utilizando la herramienta REMOVER DUPLICADOS en
Excel 2007 para encontrar los registros UNICOS 209
Más de formato condicional - Duplicados Primera ocurrencia 212
Duplicados Primera ocurrencia en Excel 2007: 213
Duplicados todas las ocurrencias 215
Más de formato condicional:
Montando un Formato condicional que nos coloree la celda QUE CRUZA CON OTRA TABLA 218
Más de formato condicional: Comparar la celda correspondiente con otra hoja 220
Más de formato condicional: Máximos en fila y en columna 224

Validación de datos 226
Validación Básica 227
Validación de datos de lista 229
Lista desplegable desde otra hoja de cálculo 230
Doble lista desplegable 231
Validación de Fechas 234
Validación de longitud de texto 235
Validación personalizada 235
Validar si los datos entrados suman el valor requerido 235
Validación de formato y solo números entre 0 a 100 236
Validación para prevenir registros duplicados 237
Validación para prevenir que se llenen registros fuera de cada fila 237
Validación para controlar que ingresen solo números o solo texto 238
Validación para controlar que no dejen casillas en blanco 239

Analizando información con Tablas Dinámicas
Como se necesita tener la información para armar una tabla dinámica 240
Armando una tabla dinámica en Excel 97-2003 241
Armando la tabla dinámica en Excel 2007 246
Cambiando la tabla dinámica usando el botón “Agregar a” en Excel 97-2003 250
Modificando la tabla dinámica en Excel 2007 252
Cambiando las celdas que se ven en blanco por ceros 253
Cambiando la tabla dinámica en Excel 2007 arrastrando los campos de manera similar a
Como lo hacía en Excel 2003: 255
Mostrando dos o más campos en la zona de datos 256
Agrupando campos de fecha 258
Removiendo los campos de la tabla dinámica 260
Creando un Reporte Específico usando el cuarto elemento del panel: El filtro de Reporte 261
Mostrando el TOP de los 10 mejores 263
Como se sacan los 10 mejores en Excel 2003 265
Ordenar y Filtrar en Excel 2007 267
Extractando información detallada de los campos de la tabla dinámica (Drilling Down) 269
Tablas dinámicas y el recalculo de información. 270
Limitaciones de las tablas dinámicas 271
Más de tablas dinámicas:

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Operaciones diferentes a Suma 272
Llevando más campos a la tabla dinámica: 277
Más de tablas dinámicas: Porcentajes de Participación 283
Más de tablas dinámicas: Acumulados 285
Más de tablas dinámicas: Participación porcentual 286
Más de tablas dinámicas: Crecimiento en Valor y en Porcentaje 287
Más de Tablas Dinámicas: Campos Calculados 287
Más de Tablas Dinámicas: Elementos Calculados 293
Más de tablas dinámicas: Cruces de información. 302
Más de Tablas dinámicas: Desactivar la opción GETPIVOTDATA. 306
Más de Tablas dinámicas: Armando tablas dinámicas que leen más de
1.048.576 filas de Excel 312

Automatizando las tareas con Excel VBA 320
Otorgando el permiso necesario para que el código de las macros corran o se ejecuten en su
computadora 321
Insertando el modulo VBA en su libro de trabajo 325
Escribiendo y corriendo una macro 326
Una macro que recorra todos los registros de la hoja de Excel 329
Como referenciar las celdas en el recorrido 330
Referenciar la fila completa usando CELLS 330
Referenciar un rango rectangular usando CELLS 331
Macro que nos colorea cada tercera fila de rojo 331
Tomando decisiones basados en los valores hallados en la fila 332
Trabajando con un número desconocido de Filas 334
Trabajando con Otras Hojas de Cálculo 335
Recorriendo todas las hojas de cálculo 336
Usando el grabador de macros para aprender otro código 337
Lo que hay que tener en cuenta del grabador de macros 339
Ir hasta la última celda con información 340
Desplazarnos a partir de una celda sin necesidad de seleccionarla: 342
Algo más sobre la instrucción ActiveCell.Offset 345
Ejecutar una macro paso a paso 346
Las variables 348
El procedimiento DO UNTIL 355
Haciendo Un DO UNTIL combinado con variables temporales que nos montan una formula
tal como =SUMA() 356
Analizando el problema porque la Macro de tabla dinámica en Excel 2007 no corre. 360
Haciendo que la macro que nos haga el recorrido con las variables de los rangos de inicio y
final de cada bloque de valores de cada una de las cuentas. 364

Algunas técnicas para depurar los archivos planos 378
Depurando el balance de comprobación por terceros 379
Creando la macro que depura el balance de comprobación por terceros 401

Referencias 451

Agradecimientos 452

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Introducción

"He aquí yo os envío como a ovejas en medio de los lobos;
sed pues, prudentes como serpientes y sencillos como palomas"
Mateo 10, 16:

Esta cita del apóstol Mateo más de uno la conoce, además es frecuente que el día del Contador se
envíen tarjetas o correos electrónicos –emails- conmemorativos incluyendo esta cita Bíblica. Puede que
suene bastante dura si la aplicamos a la actividad del Auditor, pues implícitamente se está indicando
que los lobos están en las organizaciones, lo cual es una fuerte aseveración si se tiene en cuenta que
las relaciones de los hombres se basan en la buena Fe. Pero quien ha estado en Auditoría, sabe que se
debe pensar colocándose en los zapatos del sujeto que presuntamente pudiera tener la alevosía y la
premeditación, -así no exista dicho sujeto- para poder realizar hallazgos o hacer recomendaciones.
Máxime si en la organización auditada se cuenta con la infortuna de dar con algunos personajes que
procuran de alguna manera que no se encuentren pruebas, pues son un riesgo para su trabajo o su
fuente de ingresos “extra”. Una táctica es “empapelar” o “Atiborrar” de documentos al Auditor. Quien
ha trabajado en Auditoría Interna sabe que la diferencia con la Auditoría Externa es mucha. Nada mas
piense que por lo general se tienen pocas horas para auditar cierta área y encima de todo, solo una
muestra.

Pero no solo eso; los lobos en sentido figurado pueden ser otros tales como el lobo del trabajo bajo
presión, el cual es en mi opinión el mayor de todos, pues en medio de los afanes las cosas a veces
quedan mal hechas, (además la intensidad horaria laboral deteriora tu vida personal), si no se poseen
metodologías o ayudas que le permitan ser mejor en lo que se hace. (O el lobo de la negligencia, la
displicencia, la codicia, la pereza, el vicio o la corrupción, estos ya no son lobos propios sino demonios
propios, por no ir más allá todavía y hablar de perseguir una mejor calidad de vida a toda costa, o aún
la misma esperanza de ser un día ricos –ricos? ¿En que sentido?- son demonios más peligrosos que nos
incitan a que empeñemos nuestro futuro, y con ello peligrosamente estar en la posibilidad de que,
abrumados por las deudas perder el dominio de un criterio claro. Recordemos que la Biblia en
Proverbios 22 nos enseña que “De más estima es el buen nombre que las muchas riquezas, y la buena
fama que la plata y el oro”. Más adelante, en el versículo 7, apunta que “El deudor es sirviente del
prestamista”. Así pues, ojo con eso). Quienes estamos en esta actividad, sabemos lo crítico y el sumo
riesgo que se asume al opinar sobre los Estados financieros. Cuando revienta una situación el primero
que sufre las consecuencias es el Auditor o Revisor Fiscal, y por más que el dictamen indique que la
producción de los Estados Financieros es responsabilidad de los administradores, eso no lo salva de que
le corten o renueven sus servicios de asesoría. Después de ellos, las miradas recaen en los
administradores que resulten implicados. Recordemos que cuando estallaron los fraudes en EEUU de
Enron y Worlcom entre otros, fueron tan graves que dieron al traste con la existencia de la
multinacional de Auditoría número uno del mundo, Arthur Andersen.

Este es un libro que aborda la utilización del Excel en la labor del Auditor, del Contador y del
Administrador. Es un libro hecho desde la experiencia del día a día hacia Excel. La cantidad de criterios,
preferencias, perspectivas, estilos de presentar o necesidad de presentar la información, hace que sea
muy difícil satisfacer las necesidades de los usuarios a la hora de confeccionar sus informes o los
reportes que exigen. Esta situación hace que se llegue a la situación de bajar o de descargar un listado
que estaba destinado a imprimirse a Microsoft Excel, y a partir de Excel es que se comienza a trabajar.
Las maneras de trabajar los listados bajados en archivo plano a Excel poco se enseñan y en la vida real,
he podido observar casos extremos en los que el desconocimiento de las herramientas y metodologías
que se pueden implementar a través de Excel, hacen que incluso se disponga de una persona dedicada
a organizar la información del archivo plano durante algunos días. (Mayor costo de mano de obra en la

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una sonrisa aparecerá en su rostro cuando le demuestre a los de informática. Este libro propende por mostrarle maneras de trabajar la información. etc. u otros sistemas o aplicativos. una foto de la situación contable). incluso tan grande como lo es no saber Inglés. no se puede hacer a la ligera. o en segundos mediante macro). pues crear y hacer algo nuevo nunca es gratis. Cartera. pero que dada la cantidad de prerrogativas terminan creando un cuello de botella que solo alcanza a dar un mínimo cumplimiento a las necesidades Gerenciales. originales. No saber buen Excel para un Contador. Otra razón más poderosa aún para aprender a trabajar los listados bajados como archivo plano a Excel. (para que luego no digan que uno se ha inventado las cifras) dejarlos en una hoja de cálculo intactos. por ejemplo. Por rápidamente me refiero a minutos. es una maravilla.termine dedicando horas depurando y organizando la información de archivos planos aún mas que las actividades propias de su profesión.Pdf) a su computadora. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración oficina. y en cuanto detecte transacciones que no viajaron hacia la contabilidad. Además en Internet hay manuales sobre Excel básico muy buenos (como la biblia del excel 2007 o 2010) que puede descargar gratis en Acrobat (Los documentos Acrobat son los archivos con extensión . Para confirmar. es decir. en una plataforma JDEdwards o BPSC que corre sobre el viejo pero poderoso AS/400. Por ejemplo.) manejan tanta información que viaja hacia la contabilidad. meter “las manos a la candela” y asegurar. con el consecuente impacto en el Presupuesto) y antes evaluará el trabajo que normalmente ellos hacen. También es importante decir que para un Profesional de las ciencias de la administración puede ser una tortura tener que depender de otras áreas -como informática-. Pero saberlo manejar. en lugar de emplearlas para lo que realmente fueron contratados: Actividades que apoyan la Visión y la Misión empresarial. (Sobretodo el costo. Sobre todo el tema de las macros de Excel. Esta labor tan manual. temas que hacen la diferencia en relación con los demás textos del mercado y recursos disponibles en Internet. poder decir. propenden porque 10 . que algunas partidas o porciones de información se quedaron “volando” y no se asentaron correctamente en la contabilidad. Sin embargo. sino segundos. si comenzar a cruzar con la información detallada de los módulos de cartera. En cuanto sepa cómo hacerlo (manualmente en minutos. al momento de trabajar grandes cantidades de información. ¿Y cuando no hay apoyo?) Es aquí en donde el conocimiento del manejo de este maravilloso aplicativo hace la diferencia entre un profesional y otro. bajarlos tal cual como son a Excel. (Pues en el listado consta la fecha y hora de generación del listado. pues ya no necesitará que le hagan consultas a la base de datos o que le creen desarrollos con todo lo que ello supone. Yo le aseguro que en cuanto le comience a encontrar el gusto al buen Excel. Inventarios. se debe de estar en condiciones de poderlo verificar y por lo tanto asegurar. Todo esto se puede hacer muy rápidamente con la ayuda de Excel. Auditor o Administrador. En el mercado ya hay muy buenos libros que lo pueden llevar de la mano y superar el nivel básico. es decir. los módulos (Facturación. ver si ambas bases “se conversan” como se suele decir. puede ser una seria desventaja competitiva. hacer una copia del listado o reporte original en una hoja anexa y sobre ella depurar la información. que todo lo que está en la contabilidad es 100% todo lo del módulo es una afirmación que no se hace. o cualquier otra inconsistencia. Es por eso que este libro no le enseña las herramientas básicas de Excel. o de inventarios. que saber. limpiarle todas las rayitas y encabezados de listado que no le facilitan a Excel hacer cálculos sobre ella: Convertirla en una base de datos y con esta base. es el hecho de dar cumplimiento en Colombia al Artículo 37 de la Ley 222 de 1995 “Cifras fielmente tomadas de los libros y previamente confirmadas”. Las casas de software se han “puesto las pilas” en este sentido y ahora propenden por sacar versiones en las cuales ya no hay procesos de “interfaces” entre los módulos y la contabilidad. sobretodo para los Auditores y Revisores Fiscales. que supone una dedicación de tiempo a tal punto que no se justifica que un profesional que ha invertido tanto tiempo en su formación -frecuentemente universitaria. lo mejor sería tomar los libros oficiales o los listados auxiliares. encontrará que su dependencia del área de informática descenderá tremendamente.

Por otra parte. El potencial de Excel es tan grande. pero el usuario final poco cambio detecta en este sentido. Los contadores deben soportar transacciones de última hora aún después de cierre y encima de eso. Estamos en un “corre-corre” tenaz. lo absorbente del trabajo. que un libro que lo abarque todo sería una enciclopedia por lo menos de 5 tomos. que deberá probar. el stress del desplazamiento. más aún para asistir a seminarios de Excel. armarse de paciencia. noto la gran cantidad de compañías que lo usan. producir los Estados Financieros a la velocidad de la Luz. pues como profesor. El libro se enfoca en los archivos planos del sistema contable CG1. romper un poco sus hábitos. asegurar la información. Hay manuales de Excel-macros en Ingles que superan las mil páginas.facebook. Nada más el tema del tráfico. Pero deberá hacer un esfuerzo. este libro le dará algunas bases para que comience a generar esos reportes con mucha rapidez. para no pasar ratos desagradables con su jefe.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración las transacciones queden “en línea”. Si no lo sabe aún. o ejercitarse en ellas antes de implementarlas. ensayando y con mucho cuidado introducir las nuevas metodologías. por lo tanto es un cambio que poco se valora porque en ultimas no tendría porque hacerlo. es por eso que a su vez me centro en las metodologías que utilizan a la hora de trabajar la información de los archivos planos.com/groups/excelaudi/ 11 . (solo por citar uno de los inconvenientes). El libro cuenta con el apoyo que el autor del libro presta en la comunidad de Excel Audi. (antes Excel Máquial) Para encontrar el grupo en Facebook debe digitar esta dirección: http://www. un pulmón respirándole en la nuca diciendo: “Quiubo Ya?”. la experiencia me indica que para las áreas contables es difícil liberar tiempo para tomar clases. pues el programa contable DEBE en todo momento y COMO SEA. es para matar cualquier intención. incluso entre la espada y la pared. Es por eso que me centro en los temas que considero son los más relevantes para los profesionales de las ciencias de la administración. ir aprendiendo.

excelaudi. asi que si la digita lo devolverá hacia google mientras la termino de configurar.facebook. Mientras tanto. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Mi nueva pagina web es http://www.com/groups/excelaudi/ 12 . o se una al nuevo grupo de Facebook que le indicaba anteriormente: http://www.com Aún está en construcción. lo invito a que me escriba a mi email alejoquiceno@gmail.com.

ellos ya han vuelto. te aseguro que si hubiera nacido en cuna de oro seguramente no hubiera escrito un libro de estos. Sábado Abril 10 de 2010 13 . Me doy cuenta de la cantidad de talento que tenemos entre nosotros. que nos dejó en su libro El Tao-Té- King: “Para gobernar las cosas el mejor consejo es ser sobrio. que no los atan los hábitos laborales sino que encuentran las mejores metodologías para realizar todo mucho mejor. la Contaduría y la Administración Solo los profesionales de hoy que hagan un esfuerzo y propendan por aprovechar el potencial de la herramienta que siempre ha estado desde cuando eran adolescentes. no preguntan “…Y ahora que hacemos?” sino que piensan en cómo solucionarlo. solo por citar algunas actividades. Comienza dando ese primer paso o reafirmándolo si ya estás en la senda.Excel aplicado a la Auditoría. Estar preparado y fortalecido equivale a poseer una capacidad infinita. No olvides cuestionar. El ser sobrio equivale a ser previsor. Nada le quedará “Grande” al Contador. Si lo haces. que cubran otros temas igualmente importantes en la organización. Este proyecto lleva más de un año. El ser previsor equivale a estar preparado y fortalecido. comenzará a reírse de todas las adversidades. El Contador de este siglo XXI integrará más conocimiento de sistemas a su haber y verdaderamente. incluso más bonito y a cambio de mas económico. retoma la capacidad creadora que poseemos todos los seres y deslígate poco a poco de la actividad hacedora. El Contador y el Administrador del Futuro es aquel que es en todo momento resolutivo y a la manera de los paisas. Apelo a tu sentido Ético y profesional para que me ayudes en esta gesta. lo que te diferencia de los demás. validar y verificar constantemente. Y poseer una capacidad infinita es ser siempre afortunado” Alejandro Quiceno García Santiago de Cali. que no son esclavos del tiempo ni de la costumbre. Espero que este trabajo rinda sus frutos para poder continuar con la labor pedagógica de seguir enseñando y escribiendo libros de Excel. apoyará a la organización presentando informes acertados y oportunos para una efectiva toma de las decisiones. Espero que el libro sea de tu agrado y me colabores adquiriéndolo y dándolo a conocer con tus amigos y colegas. en lugar de trabajar principalmente para la administración de Impuestos. No permitas que el libro se fotocopie. el mayor volumen rendirá y creará a su vez mayor valor. Finalmente te comparto esta cita milenaria del sabio Lao-Tsé. También te pido de todo corazón que me ayudes a combatir el problema de la piratería. ¿No ha notado que en nuestra profesión. pero la necesidad es la madre de la industria. más rápido. y con todo lo que ello implica. ávidos de demostrar que son lo mejor de lo mejor. y cada vez generan mayor valor agregado al trabajo. Antes por el contrario. la posibilidad de mejorar y diferenciar tu talento la hechas por la borda. Y no deberán temer que lleguen firmas de auditoría del exterior quebrando precios pues ustedes de la mano de Excel los podrán bajar aún más. En sus manos siempre ha estado el poder para hacer Inteligencia de Negocios y Contabilidad Forense. Profesionales que cuando el jefe va. Las nuevas generaciones del play station y el nintendo ya han crecido y vienen pidiendo pista. los inconvenientes y los problemas son lo que nos da de comer? Profesionales con una proactividad pasmosa. estarás destruyendo la ventaja competitiva que adquieres. podrán hacer la diferencia e imponerse a los demás. me perjudicas tremendamente.

así como a la integración de bases de datos contables con sistemas de búsqueda. pues no todos los doctos gustan de documentar o divulgar su conocimiento tan duramente logrado. y el plazo de espera que debían soportar los grupos del departamento de servicios de información para reescribir el software en el lenguaje Fortran era de 6 meses a 2 años. reza cierto proverbio judío. 14 . nos sirve para retroceder aún más en el tiempo. Y en el tema del Excel. Desde aquí se establecieron 3 direcciones diferentes: (1) La computarización de la hoja de cálculo y la simulación del presupuesto. Pues bien. (3) La axiomatización de sistemas contables que trajeron como consecuencia la estructura o marco conceptual de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera en Estados Unidos (FASB) y en otros cuerpos emisores de normas de contabilidad. puede buscar en Internet el documento “Spreadsheet-Malaga-LV.000 casillas en sus formas presupuestales. a finales de los años 1950 y 1960. Rossi (1889) y Gomberg (1927) y las aplicaciones en álgebra de matrices por Leontief. los cuales la diseñaron y la vendieron a Bell Canada. El profesor Richard Mattessich en 1961 impulsó el desarrollo de matrices computarizadas para su utilización en la contabilidad empresarial.pdf”. una etapa posterior corresponde al intento. La cual fue la primera hoja de cálculo del mundo. así como el principio de los sistemas de contabilidad electrónicos para los macrocomputadores. Información detallada de esto que le menciono. Frich y otros. ( Súper!!!!) Usando LANPAR. Aparece la primera hoja de cálculo del mundo: El LANPAR Posteriormente la historia registra que en 1969 se creó el “LANPAR” – LANguage for Programming Arrays at Random. frecuentemente denominadas “Matriz de información” (palabra clave) eran –y aún son hoy en día en sitios en los cuales no llega la tecnología aún. el Señor Art Smith de Bell Canadá. Quizás habrán oído hablar a nuestros amigos Contadores de la vieja guardia. La historia registra (seguramente la tendencia fue fuerte entre los expertos del tema de la época. con las cuales se registraba manualmente la información. si le interesa profundizar. Fue inventada por la necesidad que la compañía Bell Canada y AT&T tenían con el presupuesto. para reconocer que las matrices han sido empleadas por los contadores desde hace cientos de años. pues el conocimiento duramente adquirido es un tesoro con el cual agregas valor y te diferencia de tu competencia) que fueron las matrices contables de De Morgan (1846). esta noción de “Matriz”. para generalizar la hoja de cálculo y aplicarla sistemáticamente. además de la planta de General Motors en Michigan. es importante conocer. por lo menos en forma resumida. Estas Grandes hojas. junto con el álgebra de matrices a los negocios contables y financieros. debes saber de dónde vienes”. como se trabajaba antes con unas “Superhojas” Multicolumnarias muy grandes.la base del sistema de información. Pero el énfasis para la hoja de cálculo fue dado en la primera dirección. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Breve Historia de la Hoja de Cálculo. (Informo que no lo soy y que no tengo ningún problema con la diversidad religiosa) . Considero que no se ha hecho la debida justicia al reconocerle a los Contadores por lo menos haber sentado las bases de lo que sería la hoja de cálculo. Pardo y Landau sentían totalmente que esta programación debía estar en las manos de los usuarios más que en los Ingenieros de sistemas. Economistas y Contadores académicos la promovieron mucho antes de que la generación de expertos en computadores de los años 60 estuvieran interesados en las hojas de cálculo electrónicas. toda el agua que ha corrido antes que Usted afortunadamente se interesara por este aplicativo. (2) La aplicación del álgebra de matrices a varios problemas de contabilidad de costos y contabilidad financiera. Coinventada y desarrollada por Rene Pardo y Remy Landau. AT&T y las 18 compañías operadoras de teléfono a través de Estados Unidos. pues debían cambiar los datos de por lo menos 2. (la simulación del presupuesto). “Para saber adónde vas. Estas hojas formaban los libros Contables y los había para todos los casos.

Fylstra vio el potencial comercial de la aplicación si la hacían correr en un microcomputador Apple. para comercializar el producto que Kapor había desarrollado. En poco tiempo superó a Visicalc. solo la obtendrían en agosto de 1982 después de largos pleitos y por supuesto después de todo ese tiempo. los cuales vendió a los socios de la empresa por un millón de dólares. …La selección natural del sistema capitalista en acción. Como es natural. Ingeniero del MIT (Massachusetts Institute of Technology) con el fin de expandir la hoja electrónica. Integró graficación y manejo de bases de datos. 15 . Llega VisiCalc Los medios indican que los trabajos de Pardo y Landau no tuvieron influencia directa en el desarrollo del trabajo de Dan Bricklin. finalmente ganaría Excel. obtuvo una hoja de cálculo capaz de manipular 5 columnas y 20 filas. asignar nombres a las celdas. Con estos recursos. La idea se le ocurrió en 1978 a Dan Bricklin a raíz de un caso que debía resolver en la universidad de Harvard y decidió programarlo en lenguaje BASIC. vendió casi un millón de copias del aplicativo. el Lotus 1-2-3. Aparece la hoja electrónica Lotus 1-2-3 Posteriormente en los 80 entraría Match Kapor como diseñador y gerente de producto de Visicorp. quizás las de mayor recordación fueron SuperCalc. Como resultado. y los usuarios veían con expectativa las nuevas funcionalidades del software. (Visible Calculator). La empresa de Daniel Fylstra llamada Personal Software se convirtió en “Visicorp”. mas el apoyo del inversionista Jonathan Sachs. le pidió ayuda a Bob Frankston. Lo que tanto critican algunos hoy en día. la cual es hasta hoy el estándar universal de las hojas de cálculo. el costo de la oportunidad. (No le suena tan familiar y repetitiva esta historia?) René Pardo y Remy Landau. Como es visto lo ínfima que era. pues en su opinión Lotus 1-2-3 era superior a Visicalc. participación de mercado entre otros. fundaron Lotus Development Corporation. Los tres fundaron en enero de 1979 “Software Arts Corporation” y comenzaron a mercadear “Visicalc”. Posteriormente en otoño de 1978 se les uniría Daniel Fylstra. definir rangos y hacer macros. por si mismo en tan solo un fin de semana. En la batalla que seguiría en los frentes legal. creador del programa “Visicalc”. tampoco fueron ajenos a la larga lucha por lograr la patente. la Contaduría y la Administración estuvo en capacidad de programar y hacer TODOS los cálculos necesarios en toda la aplicación. la imposibilidad de haber lanzado formalmente su producto al mercado potencial. los cuales eran mucho más rápidos que los de la competencia. Luego llegaron una multitud de hojas de cálculo. también del MIT y de la escuela de negocios ($) de Harvard.Excel aplicado a la Auditoría. al poco tiempo compraron Software Arts y descontinuaron Visicalc. Con el éxito obtenido. es lo que hizo que se impusiera sobre las demás: el continuo desarrollo y mejora del producto. Qpro y Excel. Esta información la puede ver en inglés en la página web de René Pardo. venta de empresas. y desarrolló los programas Visiplot y Visitrend.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 16 .

la Contaduría y la Administración ¿Que es Excel? Esta es mi definición de lo que es Excel: Es el nombre de una aplicación desarrollada por la Corporación Microsoft. Auditores. efectuar gran cantidad de cálculos y recálculos.org/wiki/Hoja_de_calculo 17 . los cuales sin una hoja electrónica o Excel que es la mejor de ellas. Ingenieros.org/wiki/Microsoft_Excel Y que es una hoja de cálculo? Según Wiki. la enciclopedia gratis de internet: http://es. Economistas. Financieros. es: http://es.wikipedia. Veamos la definición de Wikipedia. Por esta razón son los Administradores de Empresas.wikipedia. (Empresa creada por el famoso Bill Gates) de tipo hoja de cálculo que viene integrada en la “suite” de aplicaciones de computador para la oficina. sería más complejo y dispendioso. manejar o administrar o capturar y guardar (o todas las anteriores) gran cantidad de información y con base en ella realizar análisis. de la que se sirve todo aquel que necesite crear informes. profesiones y actividades similares de apoyo (Task force) los que han encontrado en Excel su mejor aliado.Excel aplicado a la Auditoría. más conocida como Microsoft Office. Contadores.

18 . Pero fue el Lotus 1-2-3 el que se disparó al estrellato muy poco después de su debut y vino a dominar el mercado de la hoja de cálculo de la computadora personal. la cual fue una de las aplicaciones más exitosas en la historia de la computación. la principal razón de su éxito fue la posibilidad de grabar macros. pues colocaron el PC al alcance de un número mayor de personas. y usaba el sistema de notación de filas y columnas R1C1 (Row 1. las macros le dieron a los “No-Programadores” una manera sencilla de llegar a ser programadores y automatizar las hojas de cálculo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Historia del Excel Excel hizo su debut en 1985 en los computadores Macintosh de la Compañía Apple (los Mac fueron los primeros computadores personales y aún hoy siguen siendo en mi opinión los mejores y los más elegantes. Sea cual sea el origen de las macros. El sistema operativo de los PC de IBM fue el D. un gran número de hojas de cálculo disfrutaron el éxito antes de que IBM realizara el PC en 1981. y las incluyeron en la liberación final del producto “por si acaso”. Las macros originales del 1-2-3 realizaron las tareas ejecutando las mismas teclas que un usuario utilizaría para llevar a cabo la misma tarea. utilizando técnicas recursivas para superar las limitaciones. Sin embargo. Multiplan fue el predecesor de Excel. A Excel le tomó algunos años sobrepasar a Lotus 1-2-3. Todo lo que ha había que hacer era recordar que teclas presionó y anotarlas. Los usuarios “No- Programadores” tomaron la oportunidad y desde entonces la han aprovechado. el computador personal dejaba de ser una máquina solo para las clases pudientes y se acercaba cada vez más a una población cada vez mayor). Excel se incorporó a los PC (Personal Computers – Computadores personales que serían la competencia más seria de los Mac. estaban VisiCalc y Multiplan. Columna 1: referenciaba las celdas por sus coordenadas de filas y columnas) y aún hoy se encuentra disponible como una opción de notación en Excel. Uno de los mayores problemas de las macros del 1-2-3 fue su vulnerabilidad. En 1987. Las macros estaban a merced del usuario. Las únicas concesiones a la programación tradicional fueron ocho comandos u órdenes extra tales como el comando /x. Fila 1 – Column 1. ambos desarrollados también por Microsoft. mal documentado y sumamente vulnerable. y ellos mismos cuentan que sólo se dieron cuenta del potencial de las macros a última hora. pues su arquitectura no facilita entre otras cosas que les entren virus) y nunca perdió su posición como la aplicación de tipo hoja de cálculo más popular de los Mac. Como veíamos en la historia de la hoja de cálculo. entre ellas. Las primeras macros 1-2-3 fue la primer hoja de cálculo que ofreció gráficos e integración con bases de datos en un solo paquete. muy sencillo crear una macro porque no había virtualmente nada nuevo de aprender sobre el progreso de la manipulación normal de la hoja de cálculo a la manipulación programación. por ejemplo si se insertaban filas o columnas. A pesar de los problemas los usuarios revelaron su nueva capacidad de programación y millones de líneas de código fueron escritos en este lenguaje de programación.O. esto afectaba el código. Todavía no se había inventado el libro con varias hojas de cálculo y las macros se tenían que escribir directamente en las celdas de la hoja de cálculo. por fin tuvieron una medida de independencia del departamento de Informática. También estaban a merced del programador. por lo tanto. La historia cuenta que los desarrolladores del 1-2-3 colocaron las macros para depurar y probar el mecanismo del producto. junto con los demás datos que allí había. Muchos dependieron de código que a menudo se diseñaba mal. Los comandos /x proporcionaron una manera primitiva de toma de decisiones que podía ser ingresada por el usuario y una manera de construir menús. Fue.S (Disk Operating Sistem) y posteriormente Windows. pues si se organizaban los datos de la hoja de cálculo se afectaría también el código.

pero fue una barrera para la mayoría de los usuarios. uno se refiere a estas macros como las XLM macros. Lotus cometió el error de asumir que Windows tenía sus días contados y que pronto sería reemplazado por el OS/2. Excel 5. y no se molestó en crear una versión de Lotus 1-2-3 para Windows. Word. Desde la liberación de Excel 5. pero han disminuido los usuarios pues continúan cambiándose al VBA. Aprender rápido implicaba dominar el lenguaje XLM. La primer intensión fue desarrollar una versión de 1-2-3 para Windows.S. No había relación sencilla entre la manera que se operaba manualmente el Excel y la manera en que se programaba. pero han sido demasiado tarde por la adopción casi universal de Microsoft Office por parte del mercado.Excel aplicado a la Auditoría. Excel 5 Microsoft tomó una decisión valiente para unificar el código de la programación de sus aplicaciones Office introduciendo VBA – Visual Basic para Aplicaciones-. La interfaz gráfica del Windows era bien vista. (el sistema operativo anterior al Windows. la cual se grababa en un archivo con extensión . fue la primera aplicación que incluyó VBA. el cual consiste en la jerarquía de todos los objetos que Usted encuentra en la aplicación. estuvieron en verdaderos apuros pues veían como los usuarios adoptaban Excel. toda la suite Office usaba VBA como su lenguaje macro.xls. Las aplicaciones de Office varían en sus objetos. la parte del modelo objeto de Excel nos dice que hay un objeto “Aplicación” 19 . VBA fue introducido gradualmente en las otras aplicaciones de Office en las versiones posteriores. El idioma de las macros Xlm consistía en llamar las funciones organizadas en columnas de la hoja macros. Otra barrera para la aceptación del Excel en la PC era que este requería Windows. Apeló a quienes tuvieran mejores aptitudes para programar. y la velocidad de operación fue percibida como un problema. liberado en 1993. Access. Había cientos de funciones necesarias para proporcionar todas las características de Excel y lograr el control programático. Powerpoint y Outlook. Para programar una aplicación debe de conocer el modelo objeto. aun que las versiones 2 y 3 del 1-2-3. la Contaduría y la Administración El lenguaje de las Macros XLM Las primeras macros de Excel requerían que se escribieran en una hoja para macros que se grababa en un archivo de extensión . y Windows requería mucha más potencia para operar que el D. y el apoyo para el lenguaje XLM continuará en el futuro previsible. La sofisticación del lenguaje de las macros de Excel fue una espada de doble filo. sabrá cómo utilizarlo en otras aplicaciones de Office. pero el código producido no era muy inteligible. que realmente era la versión 1-2-3 (3) para D. De esta manera las macros se guardaban de manera separada de la hoja de cálculo.O. Si Usted aprende a usar el VBA en Excel. o las Macros de Excel 4. Versiones posteriores de Lotus han cerrado la brecha con Excel. Cuando los de Lotus vieron que Windows había llegado para quedarse. Esta apuesta a “un solo caballo” fue una decisión errada que afectó la evolución del 1-2-3. Por ejemplo. la cual salió al mercado en 1991.O. Los de Lotus colocaron toda su energía en desarrollar una versión de Lotus muy elegante que corriera bajo OS/2. VBA es un lenguaje de programación orientado a objetos que es idéntico al lenguaje de programación Visual Basic en la manera en que es estructurado y en la manera que maneja objetos. para distinguirlas del lenguaje de macros VBA que se introduciría en la versión 5 de Excel. Excel ha apoyado el lenguaje XML y los idiomas de macro de VBA. también de Microsoft).xlm.S. Hoy. Las primeras versiones de Windows estaban restringidas por el limitado acceso a la memoria de la máquina computadora. pero para que operara bien se tenía que mejorar el equipo. El lenguaje XLM fue mucho más sofisticado y poderoso que el idioma de macros del 1-2-3. Excel.

como se escribe código. Las hojas de trabajo. Los comandos de las Barras de herramientas (CommandBars) se introdujeron para reemplazar menús y barras de herramientas. Excel 97 En Excel 97. también se introdujeron los módulos de clase. Tenía también mejoras para usuarios con necesidad de compartir información. etc. que también se organizan como las hojas de un libro de Excel. y los Formularios de los usuarios “UserForms” reemplazaron las hojas de diálogo. También se introdujeron los controles ActiveX que pueden ser incluidos en las hojas de trabajo y los formularios (UserForms). van apareciendo la sugerencia automática y ayuda sobre los de métodos y propiedades de los objetos. generalmente un clic del ratón. parámetros de las funciones. los objetos reemplazados se mantienen operativos. Los módulos son contenidos en el proyecto de VBA asociado con el Libro y sólo pueden ser vistos y pueden ser redactados en la ventana del Editor de Visual Basic. Microsoft introdujo algunos cambios dramáticos en la interfaz de VBA y algunos cambios en la modelación de objetos de Excel. lo que le permite crear sus propios objetos y conseguir acceso a eventos de aplicación. Al salir Excel 97 aumentó el número de eventos a los que el código VBA podía responder. y hojas de diálogo fueron otros tipos de hojas que podrían ser contenidas en un libro de Excel 5. Usted también puede escribir código mal estructurado. pero siguiendo unos pocos principios. entre otros. especialmente por la capacidad de guardar libros como páginas web. valores de argumentos. Además de los módulos estándar. que contiene un objeto “Libro de trabajo” que contiene a su vez un objeto u objetos “Hojas” que a su vez contiene un objeto Rango. los objetos como los botones se “empotraban” en las hojas de trabajo y sólo podían responder a un solo evento. 20 . hojas de gráfico. VBA es algo más fácil de aprender que el idioma de macro de XLM. Un módulo realmente es como un procesador de texto con algunas características especiales que le ayudan a escribir y a probar el código. En versiones anteriores de Excel. Por ejemplo. En esta versión el VBE proporciona mucha más ayuda de la que había estado disponible antes. Los usuarios web se beneficiaron con de Excel 2000. En Excel 5. Excel 2000 En cuanto al editor de macros. y le permite escribir código bien estructurado. el código VBA fue escrito en módulos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración (Excel). hubo mejoras en algunas características de Excel como las tablas dinámicas. es generalmente más eficiente. De Excel 97 en adelante. Ahora los Formularios solo pueden crearse en la ventana del VBA. Como de costumbre. los módulos no son visibles en la ventana de aplicación de Excel y los módulos ya no son objetos contenidos en el Libro Excel. debe poder producir código que es entendido perfectamente por otros y es razonablemente fácil de mantener. Es más poderoso. el VBA Excel 2000 no introdujo cambios dramáticos. nombres de celda. pero se ocultan y no se documentan en las pantallas de ayuda.

una vez más. Pero no solo eso: Excel 2002 puede reconocer abreviaturas del mercado de valores. Este menú se puede utilizar para obtener información relacionada. que utiliza la Cinta (Ribbon) como el instrumento primario de navegación. la característica Lista fue introducida para permitir la gestión mucho más fácil de una mesa de base de datos. Las características de protección permiten el control selectivo sobre las características que son accesibles a los usuarios cuando se protege una hoja de trabajo. las mejoras estuvieron en la interfaz del usuario antes que en las características de programación. como la cotización de las últimas acciones o un informe de resumen en la compañía. La característica Lista hace más fácil clasificar. como MSFT de Microsoft. Otras aplicaciones pueden ser las de apuntar a datos de instrumentos científicos o controladores industriales de proceso. Las listas también pueden ser integradas con SharePoint para compartir los datos a través de Internet.Excel aplicado a la Auditoría. El RTD (los Datos en Tiempo Real) permite a los desarrolladores crear fuentes de información. Por ejemplo. Cuándo Excel ve un Ítem así. SmartTags. Por ejemplo. los cambios realizados en la fuente se muestran automáticamente. El impacto más grande fue la nueva interfaz del usuario. También se incluyeron nuevas características para trabajar de manera compartida los documentos y derechos de acceso. En el Editor VBA se incluyó la protección. reemplazando los tradicionales menús y barras de herramientas. la Contaduría y la Administración Excel 2002 Excel 2002 solo tuvo cambios incrementales. Se incluyeron funciones estadísticas. como “intuyendo” lo que quiere escribir el usuario. Excel 2003 En Excel 2003 se continuaron introduciendo características orientadas a Internet.048. La característica SmartTags es la que permite a Excel reconocer los datos escritos a máquina en las celdas. que celda formatear. Una buena utilidad si se desean obtener los precios de las acciones que cambian en tiempo real durante una negociación. RTD (los Datos en Tiempo Real) y apoyo mejorado para XLM. una vez que en una hoja se crea un enlace o vínculo a otra hoja de trabajo. filtrar y para redactar los datos. También hay muchos cambios a las características de las tablas dinámicas el acceso a las mismas y los gráficos más accesibles y más fáciles de manipular. Con esta opción se puede crear nuevo software tipo SmartTag para obtener los datos disponibles de la organización o a través del Internet. Como las tecnologías Web son cada vez más crecientes. llegando a 1. Excel 2007 Excel 2007 representó el cambio más grande de Excel desde Excel 97. siempre significa que los usuarios experimentados tendrían que reeducarse.576 filas y 16. mejorando el Xlm y la asistencia en línea. Microsoft se concentró en mejorar las características web para distribuir los datos en internet. por ejemplo.384 columnas. insertar o borrar filas y columnas. muestra un símbolo de SmartTag que tiene un menú móvil. Excel 2007 superó con creces los viejos límites. También incluyó la posibilidad de especificar cuáles usuarios pueden editar áreas específicas y además. Aunque la cinta es más fácil de aceptar por los usuarios nuevos. si se quiere que utilicen una contraseña antes de hacer los cambios. se puede tener control sobre lo que puede alterar. se mejoró el XLM lo que significó que ahora era más fácil crear aplicaciones que intercambian los datos por Internet e intranet. capacidad de compartir y actualizar los datos que utilizan los servicios de Windows SharePoint. 21 .

son más fáciles de manejar y tienen más capacidad. Excel 2007 acepta nuevos formatos de archivo que no eran compatibles en versiones anteriores. 22 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Las listas en Excel 2007. pueden manejar hasta 64 criterios de ordenación simultáneamente. Si se quiere guardar un libro con macros. También se mejoró el acceso a los datos externos. y aumentó la gama de fuentes externas. Las carpetas se pueden designar como “De confianza” y las macros en estas carpetas pueden correr sin necesidad de certificados digitales. el archivo es diferente comparado con un archivo estándar. Los conceptos de seguridad se volvieron a diseñar introduciendo el Centro de Confianza. aunque con la pérdida de algunas de las características nuevas. La clasificación (Ordenar) y los filtros volvieron a ser diseñados. aunque los datos pueden ser guardados en formatos más viejos.

cuando Usted en su oficina o área de trabajo y sobre Microsoft Excel. Es decir. cada cierto tiempo alguien tiene que hacerlo. dar mayor valor agregado a su competitividad u organización. aumentar su rendimiento (el suyo) y calidad profesional. Veamos lo que al respecto dice Wikipedia: http://es. pero en general. en este caso Microsoft Excel. se pueden escribir en una serie de instrucciones paso a paso y hacer que Excel las ejecute o siga las instrucciones dadas automáticamente sin necesidad de “Intervención Humana”. Pues bien. “sacarles el jugo”. de digitador o como se dice en el argot popular. se dice que el informe. En otras palabras. y así sucesivamente.org/wiki/Macro Para que nos pueden servir las macros Excel tiene una poderosa herramienta que le puede ayudar a crear sus macros fácilmente. un mes. cuadro. esta actividad que se repite cada cierto periodo de tiempo. ponerlas en práctica. todas las acciones de todo lo que usted hace en la hoja de calculo se puede “listar”. Usted no necesita ser un ingeniero de sistemas para aprender este tema de Macros. ya sea todos los días. una y otra vez. la Contaduría y la Administración Introducción a las macros Que es una macro. Solo necesita alguien que le ayude a comprenderlas. una vez más. etc. y esa herramienta se conoce como el grabador de macros. Lo anterior es sencillamente maravilloso. deshacerse de tanta operatividad. es tan rápido que hasta parece magia. 23 . la velocidad a la que Excel ejecuta las instrucciones de la lista grabada o escrita. de tanta “carpintería” y enfocarse en el análisis como tal o simplemente. una semana. actividad secretarial. quince días.wikipedia. todos los meses tiene que realizar las mismas cosas.. (sobre diferentes bases y situaciones. pues aparte de que ya no tenemos que hacer el trabajo directamente. se puede “Grabar” en Excel. “Macro” es una palabra utilizada para referirse a un conjunto de instrucciones que realizan una acción recurrente y automática en una hoja de calculo. un año. el mismo contexto) o de manera cíclica cada cierto tiempo. análisis u operación es recurrente.Excel aplicado a la Auditoría.

Correr una macro (si se encuentra en Excel 2003) ó. no tendrá que ser más grande en términos de recurso de personal. además de una muestra adicional para verificar otro tipo de cumplimientos. Por supuesto. Por lo tanto podrá darse cuenta que si su equipo de trabajo. comienza a maximizar el potencial de Excel. que es lo que normalmente se ve en toda parte. o “corriéndolas” que es lo mismo. Como podemos usarlas Las macros se usan ejecutándolas. usted como jefe de contabilidad (o sus mismos colaboradores pueden auto chequearse) puede revisar una cantidad enorme de registros. Cuando usted ya ha grabado una macro. etc. ya que el que hará ese trabajo será el Excel mediante una macro. En ambas versiones con la combinación del teclado Alt+F11 se puede llamar la ventana que nos muestra las macros disponibles. no necesita seleccionar una muestra y sobre ella hacer los cálculos de impuestos. 24 . cuando podrían hacer muchas tareas en segundos. Mediante las macros. Por ejemplo. ya sea en el libro de Excel que se ha abierto o en el libro de macros personal. terceros con saldos contrarios. El enorme potencial de la velocidad significa muchísimo menos tiempo. Lo contabilizado. o área administrativa. las siguientes: 1) Tomar todas las compras del periodo. 3) Cruzar el cálculo obtenido contra las cuentas de impuesto. si se encuentra en Excel 2007 a través de la ficha programador. (además del listado de terceros en donde figura la calidad tributaria) de todas las cuentas y de todo el mes o periodo y hacer entre otras cosas. 2) Calcular los impuestos. ¿Como podemos aprovecharlas? Conociendo que las macros ejecutan una serie o una gran cantidad de acciones en segundos. cuentas con saldos contrarios. simplemente la llama (o invoca) mediante una combinación de letras de su teclado de computador. o la que tenga lugar. (Que miedo un auditor así!! ¿Como hará para detectar en cientos de registros en donde están los documentos con problemas? ¿Será Mago?) Muestras “Posteriores y selectivas” son cosa del siglo XX. liberando tiempo y evacuando “cuellos de botella” de información. invierta (o desperdicie) tanto tiempo trabajando de manera arcaica el Excel. revisar 100% el universo de los consecutivos. clic en el ícono Macros y seleccionar la macro. Excel será en adelante su mejor colaborador. puede efectuar auditoría al 100% de la documentación y solo pedir los documentos físicos en los cuales se estén registrando diferencias entre lo calculado por la Macro de Excel vs. un Auditor no necesita de reporteadores especiales o software adicional que le ayude con cierta información tal como revisar si a todos los documentos los asistentes contables les registraron correctamente los impuestos: Podría solicitar un listado de cuentas auxiliar cronológico. el rendimiento de su área igualmente se maximizará y el tamaño del área contable. pues el recurso es ilimitado como nuestra imaginación. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración No es normal que un profesional o cualquier empleado o asistente que se sirva de Excel. o desplegando en Excel en el menú la opción Herramientas – Macros . 4) Detectar en donde hay inconsistencias tales como comprobantes descuadrados. o en otros casos no tendrá que obligar a su equipo de trabajo a esfuerzos laborales adicionales. nada de eso.

ya sea con los botones. tiene que activarla. el grabador de macros. Antes de entrar en este tema es conveniente que conozca un poco más sobre la interfaz de las macros de Excel y el Visual Basic: Entrando al modulo de macros en Excel 2003: Una imagen vale más que mil palabras. quedan “listadas”. en una hoja de cálculo. no conozco los planes de Microsoft sobre este lenguaje hacia futuro las aplicaciones de Microsoft) pues los desarrolladores del Microsoft Office de Windows. Puede ir grabando macros que ejecutan pequeñas tareas y luego probarlas. Mas adelante se indicará como editar las macros para hacer ciertas cosas que el grabador de macros no puede. el conocimiento lo irá embargando. no tienes que preocuparte en escribir código a la vieja usanza o. todo lo que haces en Excel. mediante la cual. menús. si van quedando bien. por lo general se tiene una idea de que es lo que va a grabar. quedan “anotadas”. En otras palabras. quedan “grabadas”. solo siga leyendo con atención que mientras lo hace. ni tiene que ser así.Excel aplicado a la Auditoría. unirlas o pegarlas. Solo tenga en mente que el asunto es muy fácil . quedan escritas de una vez todas las instrucciones realizadas en la hoja de cálculo. así que en la siguiente imagen puede ver la ruta del menú a través del cual se llega en Excel 2003: Entrando al modulo de macros en Excel 2007: En Excel 2007 se llega por la ficha programador. Si esto es así. la Contaduría y la Administración Como podemos grabar las macros Muy fácil: con el grabador de macros. todas las acciones. Para que no pierda tanto tiempo con el viejo pero largo truco de ensayo y error. El grabador de macros Si usted va a grabar una macro. Por ejemplo: 1) Selecciono la celda A1. teclado y demás. esto no es de obligatorio cumplimiento. 2010. o una lista de lo que siempre hace. (que no la ve en su menú) siga las siguientes instrucciones que se dan a continuación: Vaya al símbolo de Windows en la esquina superior izquierda y haga clic: 25 .) Y así sucesivamente. Si no la ve. hacer que aparezca o “sacarla”. crearon esta funcionalidad o aplicación. siempre y cuando esté activo o en acción. 2) la copio. tenga bien claro lo que va a grabar. 3) me paso a la celda D10. Por supuesto. no tienes que ser ingeniero de sistemas para escribir un programa en lenguaje Visual Basic (el Visual Basic es el tipo de lenguaje de programación que usan hasta ahora. Este grabador de macros es maravilloso. para que cuando esté grabando la macro. 4) la pego. Es importante conocer que por defecto Excel 2007 no muestra esta ficha activa. es recomendable que escriba en una hoja de papel (físico) las acciones de lo que va a hacer. en otras palabras.

Llegará a esta ventana: 26 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Llegará a esta ventana: Haga clic en el botón de abajo que dice “Opciones de Excel”.

llega al siguiente módulo: (En ambos Excel. Verá que la ficha programador ya esta disponible: (Esta al lado izquierdo de la última ficha de la derecha que dice “Complementos” o a la derecha de la ficha “Vista”) Haciendo clic en esta ficha (esto es.Excel aplicado a la Auditoría. en “Opciones principales para trabajar con Excel”) En cuanto haya activado la opción. la ficha Programador) ya verá que tiene el modulo de las macros y el Visual Basic: Puede ver los íconos de Visual Basic y Macros y todo lo demás en la ficha programador: Cuando en ambos sistemas accede al Visual Basic. clic en aceptar. 2003 y 2007 es casi lo mismo): 27 . la Contaduría y la Administración En esta ventana active “Mostrar ficha programador en la cinta de opciones” (Está de tercera.

Verá que aparece la siguiente ventana. la cual le pedirá alguna información que deberá proporcionar para poder continuar: 28 . en lugar de proporcionarle lo que necesita. Volvamos al tema que veníamos tratando con el grabador de macros: Pasos para grabar una macro con el grabador de macros: En Excel 2003: 1) Ir al menú Herramientas . asimilará mejor el tema. No me interesa “atiborrarlo” de información de cada una de las funcionalidades que hay aquí. mas adelante. pues esto. y la verdad. nada mas lejos de la realidad. puede hacerlo pensar que el tema es complejo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Dado que este es un libro práctico. una vez que lo conoces.Grabar nueva macro. si vamos despacio. es algo que como el truco del mago. cuando editemos las macros entraremos a esta opción y explicaremos todo lo que sea relevante.Macro. se deja de sentir asombro. por lo tanto. en este momento.

Debe tener también MUY presente que cuando una macro se ejecuta el botoncito de “Deshacer” no le revierte lo que hizo su macro. puede darle el nombre que “a bien tenga”.que un usuario Avezado no utiliza el ratón. debe de recordarlo). por ejemplo. Sigamos: En este momento NO le recomiendo que coloque una combinación de letras. Creo que por asociación de ideas del colectivo de las personas. para ejecutar las diferentes funcionalidades de Office y de Windows utiliza los atajos de teclado o “Shortcuts”. fue acertado diseñar los botones de las macros con los mismos íconos: 29 . De igual forma lo que va a grabar se puede guardar en el libro actual o. solo busque en Google “Excel Shortcuts”). muchos sitios han puesto la lista de atajos gratis (con el fin de que los visiten. y le hará un desorden tan complejo como las instrucciones de su macro. claro está. Si Usted a su macro le da también Control+C. por defecto Excel ya tiene muchas combinaciones de letras. el que abra el libro (o aún Usted mismo después de algún tiempo). Nota: Cuando le reinstalan el Excel. Es bueno indicar –de una vez. Estos atajos de teclado los puede conseguir en Internet. PIERDE sus macros de su libro Personal. la Contaduría y la Administración En donde dice “Macro1”. sepa que es lo que hace su macro. Al dar clic en Aceptar. -si la guardó en el libro personal. puede llamar la macro que grabó y por lo tanto ejecutarla de una manera mas rápida que si usa el ratón. satisface la enorme necesidad de trabajo bajo presión.y le correrá las instrucciones en el libro que se encuentre abierto. Asegúrese de copiar todas las macros en un bloc de notas para luego volver a pegarlas en su nuevo libro Personal. También puede usar una letra que unida con la tecla Control (de su teclado). solo funcionará o la podrá correr o ejecutar si tiene abierto el libro en el que grabó la macro. (Si Usted es de la vieja guardia o “veterano/a” como yo. dado que como le decía. en el libro de macros personal. Casos he visto de amigos y amigas que se lamentan de perder las macros que construyeron con tanto trabajo Es bueno que le escriba una buena descripción. pues Excel le daría prioridad a su macro. Se podrá dar cuenta que el Excel como toda aplicación que viene “del norte”. mientras que si la guarda en “Este libro” (el suyo por supuesto).Excel aplicado a la Auditoría. verá un botón que simula ser el viejo botón “Stop” de las viejas grabadoras o reproductoras de audio que usaban “Casetes”. para que. que se usa mucho. La ventaja del libro de macros personal es que la macro le queda disponible siempre que abra el Excel. copiar es Control+C.

Cuando termine de hacer estas cuatro cosas. “Dirección”. se detenga. Usted dirá. para que el grabador de macros traduzca todas las acciones que realiza en la hoja de cálculo. 30 . Fíjese debajo de donde dice “Hoja1”. como en todas las esferas en donde entra la automatización.y téngalo presente. colocaré el nombre “Alejandro”. ¿Pero grabando qué si no estoy haciendo nada? Efectivamente. oprimiré le botón “Stop”: lo cual se hace para hacer que la macro NO GRABE MÁS. escribir algo. desplaza mano de obra. dele un nombre cualquiera a su macro. no mas. si no estás haciendo nada. etc. pues Excel no graba nada… simplemente está esperando que Usted haga algo tal como seleccionar una celda. Y los ingenieros de sistemas tampoco escapan a esta situación. …Francamente. seleccionamos con el puntero del ratón el nombre de nuestra macro que esta dentro del cuadro de macros. que nos servirá para ver que es lo que hace Excel. -si es que va a hacer el mismo ejemplo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En la siguiente imagen verá que se le informa al usuario que Excel está grabando. han acercado al usuario común y corriente al mundo de la programación sin ser programadores o Ingenieros de sistemas y por lo tanto. en B2. y en la ventana que aparecerá. voy escribir “Nombre” en la celda B1. Para efectos ilustrativos a la macro le he dado el nombre de “Alejo”. ese es el que debe seleccionar) NO el que está debajo de “Nombre de la macro”. vamos por el menú Herramientas – Macro – Macros. En la celda A2.... No quiere decir que su macro se llamará “Alejo”. al lenguaje de programación Visual Basic. En una hoja de calculo Excel. Voy a hacer la siguiente acción: (Recuerde que debe de estar la opción “Grabando” activada). el desarrollo de funcionalidades como estas.. Vamos a grabar algo muy simple. que no creo necesario. es decir. Después de haber realizado lo anterior. (el “alejo” que aquí en la gráfica está en color azul. colocaré “Calle búsquela con Carrera encuéntrela” y. en la celda A1 que está allí señalada en la imagen.

dado que es una aplicación hecha por una casa de software de los Estados Unidos. Siga leyendo: 31 . sino. pues escribe el código en inglés. el asunto sigue siendo fácil. (al cual también puede llegar con la combinación de letras Alt+F11) y se desplegará el código o instrucciones que le indican a Excel como hacer esas cuatro cositas: Puede ver que Excel. lo cual hace que para ellos (Los que hablan inglés) sea más fácil.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Seleccione la macro de prueba (que en mi caso se llama “Alejo”) y haga clic en el botón “Modificar”. Si comprende un poco de inglés igualmente comprenderá mejor todo lo que escribe automáticamente el grabador de macros de Excel. llegará DIRECTO al editor de Visual Basic. no se preocupe que no es nada del otro mucho. Al hacerlo.

que ahora es la Celda Activa (ActiveCell) tendrá el atributo “Formula” en este caso la formula simplemente es igual a la palabra “nombre”. Ahora. significa “Rango” y un rango en Excel NO se refiere a jerarquía como tal.FormulaR1C1 = “nombre” indica que en la celda seleccionada. la A1.FormulaR1C1 = "nombre" Range ("B1").FormulaR1C1 = "Calle búsquela con carrera encuentrela" End Sub “Range” no es nada difícil. si guardo el libro y voy a Herramientas – Macro – Macros. En otras palabras “Seleccione la Celda A1”.FormulaR1C1 = "Alejandro" Range("B2").Select ActiveCell. más propiamente se refiere a la celda o rango de celdas que se indica dentro de los paréntesis. escojo mi macro “alejo” y le doy clic a ejecutar. ni a categoría ni a “situación social elevada”.Select ActiveCell. Pasos para grabar una macro con el grabador de macros en Excel 2007: 2) (En Excel 2007 la cosa por supuesto tiene que ser más sencilla). Excel las traduce de la misma manera. el Rango de la celda A1.Select ActiveCell. no obstante. En lenguaje de Macros. la definición mas acertada es aquella que nos dice que Rango es una categoría definida por un límite superior e inferior. haces clic en el botón “Grabar Macro” 32 . que ya sabe como llegar a ella en caso de que no vea la ficha programador. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Esto es lo que puso el grabador de macros por las acciones ejecutadas: Sub Alejo() ' ' Alejo Macro ' Macro grabada el 10/04/2009 por Alejandro Quiceno ' Range("A1"). Range(“A1”) esta seguida de la palabra “Select”. En este caso. todo unido se refiere a Seleccionar el rango A1. esto se realizará casi que a velocidad de la luz. Puede ver que las demás cosas que realicé.Select ActiveCell. ActiveCell. En la ficha programador. que es la casilla o celda de la columna A que se encuentra con la fila 1.FormulaR1C1 = "dirección" Range("A2").

etc. la descripción..Excel aplicado a la Auditoría. así como también. Del resto. la cosa es básicamente la misma. la Contaduría y la Administración Mas concretamente. ahora dice “Detener grabación”. Excel 2007 reemplazó muchos comandos que se leían en los menús. pero si lo verá en la parte inferior de Excel. y por lo tanto es mucho más “Intuitivo” que el menú del Excel anterior. en lugar de grabar macro. por Iconos más vistosos y elegantes. 33 . el botón está debajo de la palabra “Insertar”: Al hacer clic saldrá la misma ventana de Excel 2003 que se refiere a ponerle el nombre a la macro. al aceptar y continuar NO verá el botón flotante de “stop” que se ve en Excel 2003.

una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. El apellido irá en la segunda columna y será el apellido correspondiente a cada nombre. sobre todo porque constituye una evidencia “Valida y suficiente”. En este sentido. Una base de datos.de ser una BASE DE DATOS. por filas. y las características de esos datos se organizan en columnas. y todos los datos relacionados con cada nombre. Datos ordenados en columnas y las características de esos datos en filas. en el cual por supuesto hay información que nos interesa y que es una muy buena fuente de información. tal como numero de identificación. se irá apilando uno debajo de otro. puede que sea una muy buena BASE de información. La base de datos ante todo RESPETA el ordenamiento establecido en estas filas y columnas. La siguiente es la definición de Wikipedia.” Por ejemplo. pero todavía dista -mucho o poco. Si en una primera columna vamos a apilar nombres. por la razón de que para una base de información ser una base de datos debe cumplir con ciertas características de las cuales adolecen los listados o informes que genera un sistema. (esta definición es para que Usted se aproxime al concepto como tal). teléfono. o viceversa. la enciclopedia gratis de Internet: “Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. en la misma primera columna. Un listado o informe que genera un programa de computo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración La importancia de organizar la información en base de datos Este es un punto que si no lo tiene claro. no es más que una relación de información la cual tiene los datos ordenados en filas. etc. Una imagen le ayudará a identificar mejor La diferencia entre un listado de terceros y una base de datos de terceros: Este es un listado de terceros: 34 . Una tercera columna podrá contener la dirección. hacia abajo. prueba reina y veraz de que la información se está tomando “Fielmente” de la contabilidad o cualquier otro sistema de control o gestión. y también. estos se colocarán uno detrás de otro. conviene tratarlo un poco.

Puede relacionar la información fácilmente y crear en segundos informes que le dan un muy buen valor agregado. Cuando Usted tiene la información en forma de base de datos. 35 . la diferencia salta a la vista. El problema del listado exportado a Excel es que los encabezados del listado salen en cada página del listado. De esta manera se puede demostrar que “los datos no se los ha inventado con Excel”. para dar cumplimiento con la ley de aquello de “Cifras fielmente tomadas….” es bueno tener ambas fuentes. Otro problema es el campo ciudad.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Y este puede ser un ejemplo de una base de datos de terceros: Como puede ver. y que fueron tomados de un sistema en cierto momento. que está en un renglón intermedio y no está alineado en la misma fila de cada tercero. los cuales también quedan en Excel y como puede ver. como queda registrado en su encabezado. puede maximizar el potencial de Excel. Sin embargo. pues no agregan valor al momento de hacer operaciones con rangos de fila o de columna. la base de información y la misma convertida a base de datos.etc. fecha y hora. para efectos de trabajar la información en Excel son basura.

La cual coincide con la palabra “enero” que está en la celda B3 36 . con lo cual se pueden realizar todavía mucho mas rápido. quizás golpee su computador. y como consecuencia. lo mas seguro es que montará en ira contra el Excel. ya que con una sola instrucción nos puede hacer un arreglo (o desarreglo. esto hay que tenerlo muy claro. la sintaxis de las formulas también son susceptibles de ser cambiadas. o se pierde de vista es que el cambio del buscar y reemplazar también tiene efecto en las celdas que contienen fórmulas.…. además la posibilidad de error humano se reduce casi a cero si tuvieras que corregir las cosas manualmente. Por lo general esta técnica de buscar y reemplazar se usa para hacer correcciones ortográficas.toda una película. también se le cambiarán. y si está en uno de esos momentos en donde (como cosa rara) no se puede dar el lujo de perder tiempo y lo que está haciendo es Urgente. Pero lo que a veces no se tiene en cuenta. Interesa ilustrarlas ya que estas técnicas se pueden grabar en una macro. o trucos o maneras que se suelen utilizar y que vienen en nuestra ayuda. por venir de redentor puedes salir crucificado) que de otra manera nos tardaría muchísimo tiempo. etc. o que una palabra nos la cambie por otra. y usted se estará preguntando que rayos fue lo que pasó…. no solo para depurar los archivos planos sino en el manejo en general de Excel. y si usted no tiene esto presente. Comprobémoslo: Aquí tenemos una formula que hemos hecho a propósito y que está direccionada hacia otra hoja que “coincidencialmente” será la palabra que modificaremos con la técnica de buscar y reemplazar: Fíjese que la Celda B4 contiene una formula que contiene la palabra enero. con lo cual. sus formulas que en alguna parte coincidan con la palabra que usted esta buscando y reemplazando. prácticamente se le dañarán las mismas. Buscar y Reemplazar Esta técnica es una de mis favoritas. o la coloque con una mayúscula o cosas así…. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Técnicas y funciones de Excel más utilizadas en la depuración de archivos planos En este apartado se mostrarán algunas de las técnicas.

Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Si hacemos el buscar y reemplazar. ocurrirá (en Excel 2007) que Excel intentará actualizar valores. como no la encuentra. se le reemplazará el valor de B3 que dice “enero” por “febrero”. está buscando la hoja que contiene “febrero”. Si da cancelar. pero se le dañará la formula: 37 . despliega el explorador y le pide a usted que lo haga. (tecla control+b) de enero por febrero.

marzo. puede darse perfectamente cuenta que una vez conocida esta situación. etc. ya puede ver como se le pueden desbaratar las formulas. Por otra parte. y es reemplazando con la correspondiente “alevosía y premeditación” las formulas que necesita que efectivamente se direccionen a la hoja febrero. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Si hay muchas mas coincidencias de este tipo. ya puede saber como utilizarla a su favor. como podrá darse cuenta por las imágenes: 38 . Ahora observemos que pasa en Excel 2003. ya que esto lo hemos probado en Excel 2007. abril.

39 . la Contaduría y la Administración Miremos como es la situación en Excel 2003: Pasa exactamente lo mismo. y como lo puede explotar conociéndolo. lo que puede pasar si no sabe esto.Excel aplicado a la Auditoría. Ya sabe pues.

luego viene el problema de tener que unir los dos fragmentos de número en una sola celda. es probable que no tenga problemas. Excel no puede hacer cálculos con ellos. son datos tipo texto. con el asistente le solucionará el problema. y Excel. Lo que hago es señalar el rango que contiene el número en forma de texto y le reemplazo el separador de miles por nada (es decir.. por lo cual termino de darle un tratamiento con base en la formula =Valor() escrita en una columna adyacente. Excel tiene algunos otros recursos que nos colaboran con este “impase”: Resulta que al abrir archivos planos con Excel. marca la celda en su esquina con una pequeña “marquita” de un color y si acerca el ratón. y allí si. y las macros que se suministran con este trabajo manejan los valores teniendo en cuenta esta característica. etc. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Otro caso en el que se suele usar el Buscar y Reemplazar: El buscar y reemplazar lo utilizo en algunas ocasiones en las cuales las celdas que contienen valores que están como tipo texto “se resisten” a convertirse en un número como tal. definitivamente quedan convertidos. Si no sabe cual es la configuración regional de su teclado vaya por Panel de control y verifíquela. pues no son datos numéricos. al llegar a ese paso. hay muchos tipos. Una prueba es que Excel alinea por defecto los textos a la izquierda y los numéricos a la derecha. Personalmente uso Español (España tradicional). que convierte los números que están como texto en valor. ya sean datos de texto o datos numéricos. pues una de las cosas mas dispendiosas de acomodar o corregir en el archivo plano son esas columnas que nos parten los datos. no coloco ninguna cosa) y luego procedo a reemplazar el separador decimal por el que maneja mi computadora. Si su computador no tiene esta configuración es probable que cuando ejecute las macros. llega a esta opción por panel de control 40 . para poder trabajarlos con Excel Pues bien. Esto debería servir para solucionar el problema. en la parte del cuadro de dialogo que dice reemplazar por. verá que se despliega un comentario automático. sin embargo algunas veces no es suficiente. Excel automáticamente nos trae un Asistente o “Wizard” que nos orienta con la conversión del archivo plano a Excel. en donde halla valores queden errores y Excel mostrará un tipo de error #VALUE! A continuación están las imágenes del panel de control para el Windows Vista: de tal manera que le sirva de orientación. el cual le dice que el valor se ve como numero pero que para Excel no lo es puesto que esta precedido de un apostrofo o de un espacio) pues los separadores de decimal y de miles no están en consistencia con la configuración regional del teclado de su máquina. datos de fecha. tal como una coma. Para que me entienda más claramente: un valor numérico demasiado grande puede quedar dividido entre dos columnas. un espacio.. Muchos archivos tienen los campos separados por algún carácter especial. si Usted tiene clara cual es la configuración regional de su teclado para los números en cuanto a los separadores de miles y separadores de decimal. tabulación. En Windows XP y los demás. etc. (esto se puede comprobar porque aunque se ven como números. también. con lo cual una parte del dato queda en una columna y la otra parte del dato queda en otra columna. Si coincide con uno de estos. pues facilitará mucho el trabajarlos.

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Corrigiendo los números que parecen números pero que son texto, en números aceptados
como números para Excel con la herramienta Buscar y Reemplazar.

Dando alcance al apartado anterior, este error es uno de los que mas te pueden ofuscar, si no conoces
bien que es lo que sucede.
Cuando abres un archivo plano (un archivo plano es un archivo que no tiene formato) con Excel, y ya
has usado el asistente para importar texto y ya lo tienes en Excel, probablemente tienes la situación
que se observa en esta gráfica:

Excel justifica por defecto los datos según el tipo que se trate; tenga en cuenta que Excel justifica a la
izquierda (justifica, esto es ALINEA) todos los datos de tipo TEXTO. En este caso está justificando como
texto los valores que deberían ser numéricos. Y esta verdad, encima la puedo comprobar, porque Excel
no puede sumar ambos números. Esta es la razón del porqué la seleccioné en la gráfica, para que
Usted también constate que Excel no la puede sumar, solo la puede CONTAR, por eso nos indica en la
parte inferior Recuento:2

Como arreglo estos valores con el buscar y reemplazar:
Primero, me entero de cual es la configuración numérica que mi teclado utiliza para separador de miles
y de decimales. En mi caso, el separador de miles ES UN PUNTO, y el separador de decimales es UNA
COMA. O sea, si se fija, se dará cuenta que es TODO lo contrario a como está el numero en el archivo
plano que acabé de abrir. Entonces, para arreglarlo, lo que hago es, 1) Seleccionar las columnas que
tienen los datos numéricos. En este caso, las columnas Saldo anterior, Débitos, Créditos y Saldo Final.
Las Selecciono así:

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Luego, con estas columnas seleccionadas, vas por la ficha INICIO, grupo Seleccionar, y escogemos el

ícono es decir, hacemos clic allí.

Veremos que se despliegan unas opciones, y haremos clic en “Reemplazar”, como se ve en la figura de
la siguiente hoja:

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Al hacer clic allí, nos saldrá el cuadro de dialogo:

Aquí, en Buscar, colocaremos una coma , y en reemplazar, no pondremos nada, así:

Le damos clic a Reemplazar todos. Esto es lo que sucederá:

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Luego volvemos a la misma opción y reemplazamos los puntos por comas:

Le damos Aceptar, y Cerrar. Por ultimo, teniendo las columnas AUN seleccionadas, hacemos clic con el
botón derecho y en el menú contextual, emergente que aparece, damos clic en formato de celdas, así:

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Le pones formato numérico:

Y por fin, los datos quedan numéricos, (te darás cuenta que Excel los justifica o alinea a la derecha) de
la manera que se puedan hacer cálculos y operaciones en Excel, y ahora si, se puede ver que Excel los
suma:

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Por supuesto, esta acción se puede grabar en una macro, mas adelante se volverá a tocar este tema.

NOTA:
Le recomiendo, que cuando abra el archivo plano, las columnas que contienen números les coloque
TIPO TEXTO, y haga la operación que se le acaba de explicar. De esta manera evitará que EXCEL
MALINTERPRETE los números, pues si el archivo plano tiene el separador de miles en COMAS, y tu
configuración numérica en puntos, es posible que números muy grandes quedan como números mucho
más pequeños. Una situación que a veces el asistente para importar archivos planos no puede
solucionar al aplicar la opción “Avanzado”: Estos dolores de cabeza son más frecuentes en los archivos
planos relacionados con el Kardex, en donde cambian las reglas, los separadores de miles no son comas
sino puntos. Hay que analizar bien la situación y eliminar los separadores de miles ya sean comas o
puntos y los separadores decimales colocar el tipo que maneje nuestra computadora.
Sin embargo, si conoce bien el archivo plano, puede aprovechar la opción Configuración avanzada y
colocar los separadores COMO SE VEN EN EL ARCHIVO PLANO. Excel los acomodará de la manera en
que él los usa:

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Ir a Especial - Celdas en blanco
Esta opción si que es otra de mis favoritas, y aquí le voy a explicar un truco que aprendí en Internet
con el cual Usted (si no la conoce) también se volverá fanático de esta opción.

Siguiendo con la gráfica anterior del archivo plano, podemos ver que algunos archivos planos, colocan
la línea de los valores un renglón por debajo de la cuenta y la descripción, de tal manera que, queda un
espacio en blanco, como se ve en la selección de la imagen, y así sucesivamente con todas las líneas.
Ninguna cuenta tiene al frente en su mismo renglón su saldo inicial, debito, crédito y saldo final, sino
que estos valores están un renglón por debajo.

Entonces seria DESEABLE que en el espacio en blanco, estuviera la cuenta, de tal manera que luego
nos quedamos solo con todos los valores de Saldo inicial, debito, crédito y Saldo final, y desecharíamos
los demás.

Por el momento le voy a explicar como rellenar el espacio que esta en blanco, con los datos que están
arriba de él. En primer lugar, vaya hasta la última parte inferior del archivo plano, tal como se ve en la
siguiente figura:

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Seleccione las dos celdas A rellenar.

Teniendo seleccionadas estas celdas, oprima al mismo tiempo las teclas Control + Shitf de su teclado
(Shitf es la tecla que esta encimita del botón Control de la izquierda, que sirve para hacer una
mayúscula). Cuando las tenga OPRIMIDAS, oprima TAMBIEN (sin soltar control + shitf) la tecla INICIO.

OCURRIRÁ que se le seleccionará todo el rango EN DONDE ESTAN IMPLíCITOS los renglones que
pretendemos rellenar, Tal como se ve en la gráfica.

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escoja IR A ESPECIAL. vaya nuevamente por la ficha INICIO y seleccione de nuevo el ícono de los binóculos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Después. este: cuando se despliegue la lista. llegará a esta gráfica: 50 .

la Contaduría y la Administración Listo. Si lo hace bien. dele clic a Aceptar. Active Celdas en Blanco. ocurrirá esto: 51 .Excel aplicado a la Auditoría.

Ahora siga estas instrucciones: Asegúrese de que el formato de la celda es general. oprima la flecha que apunta hacia arriba . Luego dé control + enter AL MISMO TIEMPO. Si lo hace bien. No se debe dar solo enter Debe de dar Control + enter. la cual referencia la celda de arriba. Ahora oprima la tecla + (es decir. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Fíjese que las celdas en blanco QUEDARON ESCOGIDAS. ha debido quedarle así: 52 . Luego del grupo de flechas de su teclado. no se logrará el relleno de celdas correctamente. Si lo hace bien. oprima la tecla MAS + de su teclado). Si está en texto. en las celdas en blanco quedará metida una formula.

todas las celdas en blanco con la información que está inmediatamente arriba. Ahora. con la opción pegado especial. solo valores. Así: 53 . RELLENA de una sola vez. la Contaduría y la Administración Como verá. solo necesita seleccionar la columna A hasta la B. y la copia y la pega allí mismo.Excel aplicado a la Auditoría.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 54 .

desbaratará la formula que introdujo en las celdas en blanco. 55 . la Contaduría y la Administración Así.Excel aplicado a la Auditoría. y le quedaran datos.

dentro de las fichas del menú de Excel. (tenga en cuenta que el hecho de que no se vean datos no siempre quiere decir que no halla nada) Excel le dirá: No hay suficientes recursos. Una macro que haga esa función es muy sencilla y voy a aprovechar el tema para que aprenda como meter esa macro en su computadora: En primer lugar. que le muestro a continuación. pásese a la sección de macros para que sepa como sacar la ficha) es decir. en un libro nuevo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Que hacer cuando esta técnica de rellenar celdas no funciona Esta opción anteriormente descrita es buena. Seleccione la ficha Programador. o puede que rellene un espacio….en blanco. esta: Haga clic en Visual Basic. También es posible que en la celda exista un dato del tipo que se ingresa cuando el usuario solo oprime la barra espaciadora del teclado de su computador o varios espacios. entonces. le saldrá el editor de visual basic: 56 . (si no la ve. o puede que lo rellene con un error. En ese caso. se tendrán que rellenar las celdas con una macro que seleccione la celda que queremos copiar. pero cuando los archivos a rellenar son demasiado grandes o en los espacios en blanco pues no están en blanco. Cuando haga clic. pasarse a la celda vacía y pegar la información de la celda arriba en la celda o celdas en blanco. Excel lógicamente detecta ese carácter de barra espaciadora y lo rellena y por lo tanto aunque ejecute la acción de copiar. no cumple el efecto que queremos.

Excel aplicado a la Auditoría. haga clic en el menú INSERTAR. y escoja MODULO: 57 . la Contaduría y la Administración A continuación.

pero entre las que siguen este procedimiento. deberá quedarle algo así como esto: 58 . insértelo con el menú). (Si no está. aparece una hoja en blanco. De igual forma. Permítame continúo indicándole como terminar de colocar esta macro en su maquina y luego paso a explicarle que es lo que hace. la cual a diferencia de otras que circulan en Internet. así que si escribe mal. Una vez haya escrito el código que hace la copia y relleno en las celdas en blanco. me parece que es muy buena por no decir. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Puede ver que en arbolito del explorador aparece una carpeta que dice módulos – modulo uno. James es experto en Excel Macros.FillDown End If ActiveCell.Offset(1. la mejor. Por supuesto que hay otras además de esta. es Ingeniero de Sistemas. pues además de que es Contador. pues Excel no le entenderá y le saldrán mensajes de error. por el hecho de que la macro obedece las ordenes que usted le esté escribiendo. En esta hoja es en donde se coloca o se escribe o se graba el código de las macros. Este es el código que hará esa operación de copia. he incluso esta misma se puede escribir sin necesidad de seleccionar las celdas.Select Loop End Sub Esta macro me la hizo hace muchos años (mas de 10 yá) James Eduard Espitia Coronado. va a escribir este código: Sub Copiar() Do Until ActiveCell = "Fin" If ActiveCell = "" Then Selection. pues los errores de ortografía o de transcripción aquí se pagan caros. 0). Asegúrese de escribirlo correctamente. me parece que es la más práctica. además de que le facilitará a Usted la comprensión de la misma. En esa ventana. como veremos en el apartado de las macros.

la Contaduría y la Administración Ahora.XLSB). si necesita usarla en otro archivo. pues ya sabes como insertarlo. Excel se lo coloca de una sola vez en un modulo dentro del libro de macros personal): Si no tiene el modulo1. el programa te preguntará que si deseas que los cambios que hiciste en el libro de macros personal apliquen permanentemente. es decir. 59 . Ante esta pregunta. pero metido en el VBAProject(PERSONAL. grábelo con un nombre. Para tener la macro disponible en todo momento. De esta manera. recuerde que no ha grabado el libro. Es decir. Cuando grabas la macro en el libro de macros personal. (También. Si le das no. si escoge libro de macros personal. esta macro funcionará SOLO en este libro. tiene que meter la macro en un módulo del libro de macros personal. al cerrar Excel. abierto. le da la opción de guardarla en el libro actual o en el libro de macros personal. puede usar el botón de guardar. no la tendrá disponible porque no tiene el archivo en el cual la grabó. pues no te guardará nada de lo que hiciste en el libro de macros personal. o Archivo Guardar como de este menú. todo lo que anteriormente realizamos. Este botón guardar del editor de visual basic hace lo mismo que el menú de Excel. cuando comienza a grabar la macro. En este modulo pegas la misma macrito anterior.Excel aplicado a la Auditoría. normalmente se le dice que Sí.

pero inevitablemente llegaba a unas situaciones en las cuales debía copiar una celda de una fila superior. por lo tanto es una excelente opción para acelerar o automatizar nuestro trabajo. Por ejemplo. te saldrá este cuadro de diálogo: Ok. el cual posee una sintaxis casi de escritura común interpretable de alguna forma por cualquier usuario. en los cuales “la tareíta” manual de seleccionar y copiar la celda. pegar la celda seleccionada. es pasado por el software "Traductor" y "Concatenador" que lo traducen a órdenes en lenguaje de máquina y a pulsos electrónicos interpretados binariamente. Ahora miremos que es lo que hace la macro: Sub Copiar() Do Until ActiveCell = "Fin" If ActiveCell = "" Then Selection. esta fue la primera macro de la que yo tuve necesidad hace muchos años. O como dice la web de Microsoft: “Declara el nombre. todos ellos en perfecta coherencia y en "BUEN FUNCIONAMIENTO PREDECIBLE". volverme a pasar a la celda siguiente que necesito 60 . pero una vez puesto ese programa en las “LECTORAS" electrónicas de la PC (computadora). Y me tocaba hacer esta labor de manera MUY MANUAL. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ahora. en las filas inferiores hasta el final del archivo. Las rutinas de las macros de Excel son escritas en el lenguaje Visual Basic.FillDown End If ActiveCell.Offset(1.” Una rutina. es una serie de instrucciones que pueden repetirse. en la misma columna. no debes guardarlo como un libro común y corriente. a veces se trataba de archivos MUY GRANDES. pasarme a las celdas de abajo que están vacías. 0). pues yo me desenvolvía mas o menos bien en Excel. si estás en Excel 2007 y lo guardas la macro en un libro. los parámetros y el código que definen un procedimiento Sub. Si lo guardas en un libro común y corriente.” Y End Sub “Termina la definición de este procedimiento. y Excel detecta que tiene un modulo de Visual basic. Debes de guardarlo como xlsm. libro de Excel habilitado para macros.Select Loop End Sub Toda macro comienza con la palabras SUB y END SUB (algo así como SUBrutina y Final SUBrutina).

Por ejemplo. Activo “Cell”…. Ve? Se da cuenta? La cosa es fácil. la palabra “Selection”…. Una forma de hacerlo es la técnica de rellenar las celdas en blanco que le expliqué en el apartado anterior. compensar. y así sucesivamente…. Fíjese que solo son 6 renglones y además. después de este MICRO glosario de términos. muy buena también. Te darás cuenta que es una RUTINA y como rutina no es una excepción.FillDown End If ActiveCell. al igual que todas las RUTINAS de la vida real pueden llegar a ser agotadoras y por lo monótonas no tardan también en ser muy aburridoras. no es TAN INSTANTÁNEA como la opción de rellenar celdas.. Esta también se la “soplo”: hasta que. retranquear” (¿?) pero yo diría mas bien que es algo así como “DESVÍESE” Ok. (con Sub y End Sub) vamos con las siguientes líneas: Do Until ActiveCell = "Fin" If ActiveCell = "" Then Selection. pero si es TREMENDAMENTE RAPIDA. Primero que todo NO SE PREOCUPE SI NO ENTIENDE NADA DE LO QUE LEE O VE. copiarla. Ok. recordará que es el verbo hacer. Bueno.Offset(1. SI THEN…Entonces END….Excel aplicado a la Auditoría. MUY CORTICOS!! Y ya le explico que es eso. 0). Nada del otro mundo…. RELLENAR DOWN…ABAJO OFFSET….Select Loop Ok.. “IF” …. “UNTIL” …. le cuento que allí lo que dice es esto: 61 . “Active”…. Lo cual quiere decir que si Usted entiende inglés. Pues significa SELECCIÓN…. pegar la celda seleccionada. el cual es muy buen truco para rangos no muy grandes. Puede darse cuenta que la tarea de COPIAR y PEGAR gran cantidad de veces es una tarea titánica que solo la hace una persona asignada para hacerlo. Pero como el Inglés y el Español. Esta si se la “soplo”: CELDA (uno de los cuadritos o casillas de Excel). pero que. pues consumen mucha memoria de la máquina computadora y esta otra opción que es mediante MACRO. continúo con la explicación de lo que hace la macro Copiar: Después de haberle explicado el Asunto de cómo comienzan y terminan las macros. FIN FILL…. pues están hechas en idioma INGLÉS. Las macros como son nativas de una nación ANGLOPARLANTE. El programa traductor de Idiomas Babylon traduce esto como “deslucir. “Do”: Si se acuerda del Inglés del Colegio. son lenguajes hijos del Latín. la Contaduría y la Administración copiar. dicha sea la verdad. pasarme al siguiente grupo de celdas vacías. que puede tardar mucho tiempo. algo comprenderá de lo que dice allí. Fíjese que se parecen : Celda-CELL….. pues verá que para nosotros incluso leer esas palabras también nos son familiares. seleccionarla. contrarrestar.

Offset(1.RellenarAbajo Fin Si CeldaActiva. gire o haga la rutina hasta que se encuentre con la palabra FIN. Es decir. 0). 0). Ok.Seleccione Repita Bueno…. en donde queremos que se detenga la copia. que en este caso son filas y columnas.Offset(1. resulta que la macro corre o ejecuta hasta que se encuentra con la palabrita “Fin” que tenemos que poner dentro de una Celda en nuestro archivo EXCEL. Bueno. pueden ir acompañadas de comentarios que nos ayudan a entender que es lo que hacen las instrucciones. Como puede ver.Desviese(1. al final de la columna. las instrucciones que se escriben. cambiar de sitio. Estos comentarios el Visual Basic los pasa por alto y no los ejecuta. ahora explico un poco más lo del ActiveCell.FillDown ‘Rellene hacia abajo End If ‘Fin del SI ‘Si no se cumple que la celda esté vacía. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Haga HastaQue CeldaActiva = "Fin" Si CeldaActiva = "" Entonces Selection. y eso se indica mediante coordenadas.Select Loop ‘Repita. ActiveCell. Creo que ya se va “DIGERIENDO” MEJOR. el comando ordena a la celda activa cambiar la posición. la macro se va corriendo en diferentes celdas que se le van indicando y este es el comando.Select 62 . Dicho lo anterior. ningún espacio se indica entre un par de comillas juntas entonces Selection. le decimos que se desplace una ‘celda hacia abajo: ActiveCell. siempre y cuando estén precedidos de un apostrofo „. ‘Este Loop hace que la macro vuelva y comience desde el Do Until. Es importante decirle que en el escrito (script) de la macro. 0). ahora HE COMENTAREADO lo que hace la macro con unas líneas que comienzan con un APOSTROFO: Entonces: Do Until ActiveCell = "Fin" ‘Quiere decir: ejecute hasta que la celda diga Fin If ActiveCell = "" Then ‘Si la Celda Activa es igual a vacío o ningún espacio.Offset Esta es la técnica que tiene Excel para direccionarse hacia otra celda diferente de la celda actual sin necesidad de indicarla como tal. de manera similar a las coordenadas geográficas.

0) Una celda a la derecha sin moverse de la fila (0. hacer la operación de copiar la celda A10 en el rango A11 hasta el A15. en minúscula. o FIN.Select Mas adelante en el tema de Macros. Entonces. por ejemplo si selecciona la celda A1. y así. solo el parámetro de pasarse solo una celda abajo. esto es. Resulta que como es un libro auxiliar. y la in. cero columnas. la Contaduría y la Administración Le indica a la celda activa que se desvíe o desplace a la fila de abajo. es la coordenada de la fila. pues el grabador de macros de Excel NO LA HACE. el dato después de la coma. volveremos a trabajar el tema para que quede absolutamente claro. se refiere a las celdas que se desplaza por las columnas. dispendiosa. la de arriba se le diría (-1. Si escribe fin. Ok. y solo nos falta usarla para rellenar las celdas en blanco: Por ejemplo. escribimos la palabra Fin. la 63 . Para ir a la celda anterior. pero se escribe tal como se indicó en la macro. volver a bajar hasta la A21.Excel aplicado a la Auditoría. es una tarea vuelvo y repito. por todas las cuentas. pues siempre que se selecciona una nueva celda. 1) Esta instrucción es importante aprendérsela. Excel crea el código de la celda que se selecciona. en donde queremos que se detenga la macro. pues no se desplaza a la derecha. Ahora miremos como trabaja la macro: si siguió al pie de la letra las instrucciones ya la tenemos grabada en el libro de macros personal. como es cero. las dos últimas letras de Fin. copiarla en el rango del A22 hasta el A26. El primer 1. La primera F en mayúscula. el grabador de macros traducirá Range(“A1”). mire la siguiente imagen: Supongamos que usted ya ha arreglado manualmente un archivo plano y ya lo tiene así como se ve en la imagen.

Una que tenga CONTENIDO. escoja el botón macros. Ahora ubíquese en la celda donde debe arrancar la macro. o en A10. podrá ver la macro dentro de las macros disponibles en el libro. esto es en A1. Luego dele clic en Ejecutar: Si todo está correcto. Vaya por la ficha programador. y la única forma de detenerla es oprimiendo la tecla del computador de ESCAPE. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración macro no reconocerá donde detenerse y se irá derecho hasta el final de la hoja de cálculo. DATOS en la columna que necesita rellenar o copiar. así: 64 . Aquí ya escribimos Fin en donde queremos que se detenga la macro. y seleccione la macro COPIAR.

Excel aplicado a la Auditoría. 65 . Verá como hace la operación a TODA VELOCIDAD: Si le ha salido bien. la Contaduría y la Administración Seleccione la Macro Copiar y haga clic en Ejecutar. a partir de este momento considero que se volverá FANATICO de las macros. A este archivo solo le falta que lo ordene por la columna B y se deshaga de la basura sobrante de la columna A. porque se habrá dado cuenta de la cantidad de trabajo que le realiza en segundos. y luego mediante la herramienta TEXTO EN COLUMNAS. haga las particiones necesarias.

se tiende a volver uno “Cacharrero”. es que la interfaz del Visual Basic. y creo que esa es una de las razones por las cuales. Antes de continuar con el tema de macros. podrá aprovecharlos cuando monte sus macros. pues todo lo que se hace en Excel se puede grabar en macro. Lo que pasaba en mi caso. ya que si los comprende. como ahora) la incertidumbre reina y de la mano de ella el temor a lo desconocido viene con su amiguito MIEDO. 66 . “Cacharreando” es el termino usado en Colombia para referirse a que mediante el milenario método de Prueba y Error. es una Interfaz que como todo lo nuevo parece extraño. solo a partir de este momento. y al no tener asesoría. los sistemas no son la excepción. no nos aventuramos a lo desconocido por nosotros mismos. vamos construyendo el nuevo conocimiento. comencé a trascender un poco más el Excel Intermedio y comencé a meterme tímidamente en el mundo de las macros. (ni libros en nuestro medio y mas aún en ese entonces sobre el tema y para completar el Windows no venía en Español. Pero casi todo en la vida lo aprendemos empíricamente. necesito que asimile los siguientes temas que le voy a presentar sobre Excel. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En mi caso personal.

La principal diferencia de los filtros de la versión de Excel 2003 contra la versión del 2007. y allí. prefiero abrir el archivo plano con el asistente para importar texto Y NO COLOCARLE COLUMNAS TODAVIA. ni hablar. mientras que en Excel 2007 puedes ingresar mas de tres.Excel aplicado a la Auditoría. a la extrema derecha. se puede proceder a la partición. simplemente vaya a la ficha inicio. Empaqueto el archivo plano en la columna A. es que Excel 2003 solo podías hacer tres filtros. si colocas demasiados filtros la maquina se te puede quedar MUERTA. Y en el Excel 2007. la Contaduría y la Administración Filtros A la hora de depurar los datos los filtros ofrecen un ENORME potencial. como se ve en la grafica. para eso existe la herramienta Texto en Columnas que ya hemos visto. seleccione el grupo de botones 67 . Tenemos en la siguiente imagen un archivo plano abierto en Excel: Como podrá darse cuenta. Para meter el filtro. no uso ningún separador y toda la columna la selecciono como que es de tipo texto. (Pero ojo. Luego. Esto me facilita AGARRAR todos los registros indeseados mucho más fácil. Es decir. o informarte que la operación es muy compleja) Como el tema que nos atañe es la depuración de los archivos planos. veremos con imágenes como los podemos usar para depurar los archivos planos.

si lo hizo bien. vera que el encabezado tiene o comienza con un palito de estos:| en mi teclado. Este filtro también lo encuentra en la ficha Datos. tendrá algo así: Puede ver que salió una pestaña allá en la fila dos. Si se fija. Entonces. todo el encabezado del listado no nos agrega valor. Esa característica nos sirve para seleccionar un filtro que nos elimine “en un solo tiro” el encabezado. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración modificar. es basura. siempre CONTIENE el carácter “palito” |. Entonces: Marque o seleccione la Columna A. Allí verá un embudito. y escoja el embudito de ordenar y filtrar. Quiero que se fije que este archivo plano. puesto que este. el palito lo tengo al lado izquierdo del número uno que está encima de la letra Q. . Preste atención a la siguiente imagen: 68 .

por allí me fui a la opción Filtros de texto. y luego. la Contaduría y la Administración Hice clic en la pestaña del filtro y me salió el menú emergente. péguelo con el menú emergente.Excel aplicado a la Auditoría. Si no lo puede sacar con su teclado. Siguiente imagen: Fíjese que en “Contiene” puse el palito. clic en contiene. pues copie el carácter y en la caja de texto del autofiltro personalizado. Vamos a ver el efecto que produce hacer esto en la siguiente imagen: 69 .

Solo nos falta eliminarlos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Fíjese como quedaron seleccionados todos los encabezados QUE NO QUEREMOS TENER. y con el menú emergente. hasta el final. seleccionar desde la fila 2. dar clic en eliminar toda la fila. así: 70 .

la Contaduría y la Administración Y eso es todo. Así se utilizan los filtros para eliminar la basurita de los archivos planos. sobretodo cuando estas manejando archivos muy. Pasemos a la siguiente forma de eliminar la basurita. pues a veces este “truquito” no funciona.Excel aplicado a la Auditoría. No olvide quitar el filtro. 71 . muy grandes.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 72 .

Como mencionaba en la introducción. de tal manera que simplemente se seleccionen las filas de la basurita que esta reunida y se eliminen todas las filas. es decir. Haga esta analogía mental. hasta las que están ocultas y no habían sido filtradas. agrupándole la basurita. siempre es posible encontrar una solución alterna. pues Usted ya le habrá colaborado a Excel. En lugar de esto. es muy posible que. su maquina computadora SE NIEGUE a eliminar las filas filtradas seleccionadas. un archivo de 600. no es difícil entender que si tiene un archivo plano que “COPA” casi toda la capacidad de la hoja electrónica.5 centímetros = 300. Entonces. lo mejor es que cierre el archivo SIN GUARDAR CAMBIOS. o algunos meses. las de 4 procesadores y 8 Gigas de memoria. Yo le puedo contar. tienden a quedarse “Pegadas” en este punto. divididos a su vez entre 100. que hacer? Si Usted se fija. esto es ordenando los datos. por experiencia. tenga en cuenta que SON MUCHOS LOS ARREGLOS QUE EXCEL DEBE HACER PARA DARLE GUSTO A USTED!! A mí no me extraña. AHÍ si. y le indique un mensaje que diga “No hay recursos suficientes”. que cuando se utiliza la técnica vista anteriormente de los filtros para eliminar la basurita de los archivos planos de archivos extremadamente grandes. a Excel y la máquina le cuesta trabajo filtrar una enorme cantidad de filas. y las aplicaciones (hasta ahora) todavía no están listas para trabajar en 64 bits. Excel simplemente no lo pueda hacer.000 filas dividido entre 0. sino a una sábana de 5 kilómetros 242 metros ! Ahora. la que le propongo es que Ordene el archivo plano y en cuanto tenga la basurita agrupada. Es posible que en los sistemas operativos de 64 bits halle mas potencia. la Contaduría y la Administración Ordenar los datos Esta técnica es de las que mas se usan a la hora de DESHACERSE Manualmente de la basurita de los archivos planos. pues…. pues se ordena por una columna que uno considera que es por donde se pueden seleccionar “JUNTICOS” todos los datos que son basura.048. Si a esto le suma. 73 . para que asocie el tamaño de memoria que usa la hoja de cálculo en el nuevo Excel: Excel tiene 1.000 (Un millón cuarenta mil) filas. Esto está directamente relacionado con la potencia de su maquina computadora. si Usted le agrupa la basurita en sectores. “Selección demasiado compleja” o en otros casos puede que haga la operación. que los filtros no se puedan ejecutar en archivos tan grandes. pero elimine hasta las filas que no tiene que eliminar.Excel aplicado a la Auditoría. Verá como Excel lo hace en un “Santiamén” (en segundos…). Esto lo traigo a colación para que sea consciente y no se ofusque si su máquina se queda un poco pegada. al hacer el borrado de las celdas filtradas. hablo de mas de 300.000 mil filas. como puede ser un archivo plano de Kardex de todo un año. Excel 2007 tiene mas de 1. y lo vuelva a abrir.000 mil centímetros. estamos hablando que el nuevo Excel sostiene una hoja de cálculo que en cuanto al largo.000 filas de largo. estamos hablando de una hoja que VIRTUALMENTE MIDE 3 kilómetros de largo: 600. hasta a los mas poderosos les pasa. que perder información importante. pues.576 filas. pero hasta las mas poderosas al momento de escribir este manual. una fila corresponde más o menos a medio centímetro de grueso. entonces. Entonces. que la operación que se le pide a Excel es tan grande que el programa se ve imposibilitado para que la opción DESHACER no deshaga la operación. Si le llega a pasar. Puede ver que visualmente. PEOR AUN.040. = 3 kilómetros. Es preferible volver a repetir los últimos pasos. PERO. o sea. tenemos 3. Excel si le podrá borrar la información sin problema. proceda a borrarla.000 metros. y lo hará a una velocidad aún mayor. pero los nuevos equipos siempre son más costosos. corresponde no a una hoja.

de hacer en segundos. cuando comience a utilizar la opción de Ordenar. he tomado el universo completo del kardex. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Cuando he tenido que trabajar archivos tan grandes? Como le mencionaba. es decir en la columna A) y coloque a todo lo largo de esta columna. el numero 1. Mas adelante. hasta el final del archivo. casi automáticamente. el relleno de la serie. Uhm… la imagen en la siguiente hoja… 74 . probablemente se quede unos buenos minutos “EN ESAS”. La forma más rápida. el numero 2. puesto que. Ok. verá COMO PUEDE HACER ESTO EN SEGUNDOS. en tablas dinámicas. verificando si los documentos me cuadran contra el archivo plano depurado del libro auxiliar. Esta técnica la usan mucho por ahí y la verdad que es útil. Sigamos: De acuerdo al archivo del grafico que le vengo enseñando.UNA COSA SENCILLAMENTE INCREIBLE. he depurado el archivo plano y una vez convertido en base de datos lo he cruzado. y en la A2. si Usted desordena el archivo. el archivo le quedará ordenado como estaba originalmente. es de la siguiente forma. ¿Cómo colocar esa serie rápidamente? Por lo general los usuarios colocan en la celda A1. siempre que vuelva a ordenar por la nueva columna 1 que contendrá la serie de números. Pero. le voy a mostrar en las siguientes graficas como seria el asunto: En primer lugar. una serie de números del uno. de arriba hacia abajo. Y CONCILIACIONES REALMENTE INMENSAS LAS PUEDE HACER EN SEGUNDOS…. seleccionan las dos celdas y van arrastrando hasta el final. le aconsejo que Inserte una nueva columna (de primera. Si el archivo es muy grande. Preste atención: Paso 1: Inserte dos columnas.

la Contaduría y la Administración Seleccionando las dos primeras columnas. las siguientes imágenes: 75 .Excel aplicado a la Auditoría. A continuación.

Llegará hasta la ultima celda de Excel en la columna A. oprima la celda FIN y a continuación la flecha hacia abajo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Allí mismo. de una vez. la celda 1.576 luego se desplácese a la celda C 76 .048.

la Contaduría y la Administración Estando en la celda C1048576. así: 77 . oprima nuevamente FIN y luego la flecha arriba.Excel aplicado a la Auditoría. Allí. el cursor se “estrellará” con el final del listado: Estando ya. o final del listado. en la última parte. Con esta acción. coloque una marca tal como una “x”. desplácese nuevamente a la columna A.

así: 78 . luego en B2 e ingrese el numero 2. luego FIN. Luego seleccione estas dos celdas. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Luego. copie esa celda con control. e ingrese el numero 1. ahora ubíquese en la celda B1. oprima al mismo tiempo la tecla Short. Luego dé enter para que se pegue en el rango todo lo copiado: Listo. desde la última celda hasta la primera. Verá como selecciona todo el rango. B1 y B2. y luego la flecha del cursor arriba.

Excel aplicado a la Auditoría. la serie del 1 hasta el ultimo número se llenará automáticamente. 79 . cuando marcó con “x” todas las celdas.) En cuanto haga doble clic allí. el cursor se convierte en una cruz negra delgada. pues tiene una referencia de celdas por la que seguir el rastro y son las que usted ya creó rápidamente a todo lo largo de la columna A. es hacer doble clic en este punto: (Cuando se posiciona encima de ese mini cuadrito negro de la esquina. la Contaduría y la Administración Luego ubique el puntero del ratón y haga doble clic en la esquina inferior derecha del cuadro de las dos celdas enmarcadas: Para que me entienda más fácil.

ya cumplió su cometido de ayuda: Listo. queden juntos de tal manera que podamos seleccionar esas filas y eliminarlas: Puede seleccionar toda la tabla de datos ubicándose en A1 y oprimiendo Crtl+Shift+*. puede hacer la serie que le ayudará a Ordenar originalmente el listado que ordenaremos por otro criterio que nos facilite reunir en una sola zona la basurita y poder eliminar esas filas basura. al hacerlo. esto es. y esto es lo que queremos que esas líneas de datos de formato de listado que no aportan nada. Recordemos que este método es alterno a eliminar la basura con filtros. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración De esta manera. pues ya no la necesita. puede eliminar la columna A. teniendo esta serie de números como ayuda. Excel podría negarse a hacerlo por insuficiencia de recursos. la que contiene las “x”. podemos proceder a ordenar por la columna B. luego vaya a la ficha Ordenar datos y ordene por la columna B: 80 . Sigamos: Una vez creado el serial. todos los campos que son similares se ubicarán unos debajo de otros. pues al tratarse de archivos demasiado grandes.

al desplazarse encontrará en donde le quedó reunida la basura): 81 . en todo caso.Excel aplicado a la Auditoría. verá que la basura quedó por allá abajo: (a veces queda en la parte superior. la Contaduría y la Administración Si se va desplazando hacia abajo.

y luego. va eliminando la basura (incluidas esas celdas en blanco) y luego ordena todo nuevamente por la columna a. eliminar todas esas filas. y retorna al orden original del listado. en este caso. pero. o puede optar por seguir la selección con lo que continúa. (los lapsos) que también son basura. Y así. sucesivamente. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En este punto. ya será sin la basurita de los encabezados: Aquí ilustramos como seleccionamos la basurita de los encabezados y vamos a eliminarla: 82 . las filas que contienen esas rayas que no agregan valor: Y las puede eliminar. ya puede seleccionar. por ejemplo.

retornando al orden original. la Contaduría y la Administración En la siguiente imagen ya hemos eliminado y ya hemos ordenado nuevamente por la columna A. pero sin la basurita. Ordenar los datos nos puede ayudar a depurar los archivos planos muy grandes que no se pueden limpiar con los filtros. 83 . Esta es la manera en la cual.Excel aplicado a la Auditoría.

o colocar otra formula si el contenido no es adecuado o acorde con la evaluación. (el cual es la traducción del trabajo del Señor Peter Noneley que está en Inglés y que también se consigue gratis en Internet desde hace muchos años) y ver. En esta sección hablaremos de las más importantes. Caso contrario se considera FALSO. Para saber manejar un auto formula uno (las macros) debes de saber manejar bien todas las cosas básicas de un vehículo. vamos a ir mostrando ejemplos prácticos. se puede deshacer de esta tarea engorrosa. y dependiendo de su contenido (o condición). la tareíta puede ser un poco dispendiosa de lograr. Si la condición se cumple se considera VERDADERO. si Usted monta una formulita Si condicional. Las he limitado a unas pocas funciones de uso frecuente y técnicas útiles en un área contable. podemos hacer o no. se ha puesto la formula que está en las celdas E que hacen la comparación. sirve para evaluar una celda. una de dos acciones se pueden llevar a cabo. por lo general con unas cuantas se suelen cubrir las necesidades de acción. debe de revisar si cumplieron o no. Como? Simplemente evaluando la condición de la celda que contiene las ventas contra el objetivo. podrá incluirlas en las macros que escriba. podrá darse cuenta que en una cuadrilla de muchos vendedores. Función Si La función si. Si Usted está registrado en mi pagina web o grupo en Facebook. pues ofrecen un tremendo potencial una vez que se conocen. puede descargar el diccionario de formulas. como jefe. en segundos. si el valor de las ventas es mayor o igual que el objetivo. es decir. por si desea profundizar en otras funciones. comparando que. pero en la web encontrará todavía más. Miremos el ejemplo: En este caso estamos haciendo un ejemplo mediante el cual estamos revisando rápidamente si los asesores comerciales o representantes de ventas han logrado el objetivo. Otra razón más de peso es el hecho de que si tiene buenas bases en el manejo de fórmulas. un cálculo o colocar un mensaje. ir aprendiéndolo. Sintaxis =SI(Condición. Ahora ampliemos mas el conocimiento de la función Si mirando la ficha técnica: Que hace? Evalúa una condición. Si usted. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Funciones de uso frecuente Las funciones o formulas de uso frecuente es un tema que conviene saberlo. pues nos alerte colocando un texto. 84 . En la columna F. a la vez que se explica como se montan las funciones de uso frecuente. Una función si. directamente en Excel como operan las funciones de uso frecuente para un área contable. que puede ser la palabra “Bien” o “Mal”. o colocar otra formula si su contenido es adecuado. Las acciones verdadera y falsa pueden ser números textos o cálculos. Claro que debe de saber que es raro que uno realice tantas anidaciones. Dependiendo de este resultado. Acción Si es Verdadera. Sin embargo. tal como A1=A2. Acción si es falsa) Por lo general la condición evalúa dos celdas. en el nuevo Excel pueden “Anidarse” (así se dice) hasta 64 Sí condicionales. puede colocar en su interior mas Sís.

Ejemplo 1 La siguiente tabla muestra los resultados de ventas y objetivos de algunos representantes de ventas. la Contaduría y la Administración Formato No se requiere.000 La función =Y() se usa con la función =SI() para verificar si el producto esta en oferta y si el pedido se encuentra por encima de $1. Cada uno de ellos tiene su propia meta la cual debe alcanzar.000 De manera similar. Si las ventas no alcanzan el objetivo se muestra el resultado "No alcanzado" Observe que el texto que se inserta en la función =SI() se debe encerrar en doble comilla. se paga una comisión del 5%. Si las ventas resultan mayores o iguales a la meta se muestra el resultado "OK". Ejemplo 3 Este ejemplo utiliza la función =Y() con la función =SI() Un comerciante concede un 10% de descuento en algunas líneas de sus productos. 85 . y cuando el pedido es mayor a $1. puede anidarse la función “O” para verificar el cumplimiento de una de dos condiciones. El descuento se concede en los productos que están en oferta especial. Si las ventas no alcanzan la meta.Excel aplicado a la Auditoría. se paga una comisión de 10% sobre las ventas. en lugar de que se verifiquen que sean dos condiciones al mismo tiempo. efecto que se consigue con la función “Y”. En esta ocasión se calcula la comisión a ser pagada. Si las ventas son mayores o iguales a la meta. Ejemplo 2 Este ejemplo es similar al anterior. La función =SI() se utiliza para comparar las ventas con la meta.

La función =ENCONTRAR() se usa para localizar la posición del espacio entre el primer y segundo nombre. 86 . Ejemplo La siguiente tabla se usa para extraer el primer nombre de una persona desde su nombre completo. Se puede dar cuenta que las formulas anidadas combinan su potencial y nos dan muy buenas soluciones. Entonces el largo del primer nombre es la posición del espacio menos un carácter. La función =IZQUIERDA() puede ahora extraer el primer nombre basado en la posición del espacio. Sintaxis =IZQUIERDA(Texto original. número de caracteres requeridos) Formato No se requiere. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Función Izquierda Que hace? Trae un número determinado de caracteres desde el lado izquierdo de un texto.

Excel aplicado a la Auditoría. con lo que la función =DERECHA() ya queda en condiciones de extraer el segundo nombre. Al igual que en el caso anterior. Número de caracteres requeridos) Formato No se requiere Ejemplo La siguiente tabla fue usada para extraer el segundo nombre de un texto que contiene nombre y apellido. La función =ENCONTRAR() ubica la posición del espacio entre el primero y el segundo nombre. Sintaxis =DERECHA(Texto Original. 87 . la Contaduría y la Administración Función Derecha Que hace? Extrae un número específico de caracteres desde la derecha de un texto. La longitud del segundo nombre se calcula restando la posición del espacio de la longitud total del nombre completo. se puede dar cuenta que las formulas anidadas combinan su potencial y nos dan muy buenas soluciones.

Posición de inicio. número de caracteres a traer) Formato No se requiere. 88 . Si el número de caracteres a traer excede el número de caracteres disponibles. Ejemplo 2 Este otro ejemplo muestra como extraer un ítem el cual es de longitud variada. Sintaxis =EXTRAE(Texto Original. se asume y aplica que siempre se usa el mismo formato con la misma cantidad de Caracteres. El código postal se encuentra en la 5ta y 6ta posición. el cual se encuentra dentro de una pieza de texto que NO tiene un formato estándar. Ejemplo 1 La siguiente tabla usa la función =Extrae() [en Inglés =MID()] para extraer un código postal desde un ID utilizado por la compañía. En este caso. pero que siempre se encuentra entre dos símbolos slash /. trae los caracteres disponibles. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Función Extrae Que hace? Trae un pedazo de texto desde la mitad de una celda con texto. Para tal fin necesita saber el punto de inicio y cuantos caracteres traer.

normalmente se encuentra en la tecla Shift + 6 Forma alterna de usar el operador Ampersand “&” en lugar de =Concatenar(): 89 ..Excel aplicado a la Auditoría.Texto2..Texto3. NOTA Puedes lograr el mismo resultado usando el operador & Ampersand. la Contaduría y la Administración Función Concatenar Que hace ? Esta función une piezas de texto separadas.Texto30) Hasta 30 textos se pueden encadenar Formato No se necesita. Sintaxis =CONCATENAR(Texto1.

piense que tal vez el valor buscado o sumado no es exactamente igual.Si no operen como se espera. que son invisibles y que presentan molestias en los programas que validan Información. Revise y depure los campos con la ayuda de esta función. pues. Sintaxis =ESPACIOS(Texto a corregir) 90 . lo que no se ve. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Función Espacios Esta función es útil cuando se hace limpieza de los campos de un archivo plano. para Excel. sobretodo los espacios que quedan al final. que no permite que otras funciones tales como =BuscarV() o =Sumar. Los espacios antes u después del texto se remueven completamente. Que hace? Remueve espacios indeseados de una pieza de texto. Entonces. Es útil para limpiar información que baja de los programas contables que residen en los servidores. no quiere decir que no esté allí. se arranque las mechas sin poder entender porque no funcionan las @#?$& funciones…. y estos espacios a menudo son un problemita serio. Los espacios múltiples dentro del texto quedan en un solo espacio. y uno.

que es muy fácil de usar como verá a continuación. el disponible. podemos traer el asistente de importación de archivos planos.Excel aplicado a la Auditoría. estos es. Formato de Conversión) Función Valor Esta función toma un número que está en formato Texto y de manera similar a la función texto. por lo que no podrá hacer cálculos con él Sintaxis =TEXTO(Número a Convertir. (Ejemplo. y hacer la partición del segmento plano. Que hace? Convierte un número en texto. ya que la ordenarlos como número se acomodan de menor a mayor cuantía. necesitamos que los números se ordenen como si fueran un texto y no un número. la Contaduría y la Administración Función Texto En algunas ocasiones. Se necesita especificar el formato de texto en la función. lo convierte en tipo número. mas no por los caracteres del texto. este segmento de archivo plano está “empaquetado” en la columna A. y en ocasiones. Activo). Ejemplo: En la depuración de archivos planos esta función es de mucha utilidad. Mediante la herramienta Datos – Texto en Columnas. asignar las rayitas que serán las columnas. No está de más indicar que una vez convertido Excel dejará de tratarlo como número. podemos usar la función texto. Para esto. debajo del 1. por ejemplo. así: 91 . necesitamos que el 11 quede debajo del 1. como le mostraré a continuación: Como puede ver.

allí es cuando entra la función valor en acción: Aprovechando que ya vimos la función =SI(). Posteriormente les daremos el mismo tratamiento que les dimos en el apartado en el cual explicábamos como arreglar estos valores con el buscar y reemplazar. déjela igual. ya que algunos valores numéricos son algo confusos. entonces multiplique C2 x menos 1. le aconsejo que le coloque a todos los datos que son tipo texto. y Excel nos los puede traer de manera errada. sino. en ese punto. entonces. es posible que algunos datos aún se resistan a ser convertidos en valores. observe como continúo haciendo la partición: En el siguiente paso. sean multiplicados por -1: Primero vamos a arreglar los valores de la columna C con esta formula: Si D2 es “CR”. coloque C2: 92 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En la siguiente sección. esto es. observe que los valores crédito van con un “CR”. No obstante hacer este truco. hasta para los que se ven como números. vamos a usarla para que los valores que tienen un “CR” al lado. Es mejor.

=ENCONTRAR(). entonces. usáramos la función =Valor(). estamos extrayendo y encontrando con ayuda de la función Hallar. que convierte el texto numérico extraído. después del punto y coma hay un signo menos que antecede a la función =Valor(). como decíamos que es probable que existan números tipo texto que se resisten a convertirse en datos numéricos. el signo $ pesos que antecede el número que siempre se encontrará a la derecha. 93 . =SUSTITUIR(). luego pide el segundo argumento que es. Casos más difíciles en cuales se necesita extraer el valor de una cadena de texto: Si el número se encuentra en la mitad de un texto largo. la Contaduría y la Administración Ahora. =EXTRAE(). IZQUIERDA() o DERECHA() Caso 1: En este caso. anidémosla dentro de la formula si: Observe que si es CR. se tendrá que extraer usando otras funciones de texto tales como =HALLAR(). y de allí que tome 99 dígitos. Todo es “encapsulado” o tomado en conjunto por la función valor. en un valor. desde donde le hago la extracción? Le decimos con ayuda de =Hallar() que lo haga desde donde aparezca el signo pesos. La función extrae toma la celda.Excel aplicado a la Auditoría.

No hay forma de identificar el comienzo del valor. El valor en porcentaje es de una longitud variable. cuando se hallen caracteres alfabéticos adyacentes. El principal problema es calcular la longitud del valor a extraer. tales como =HALLAR()=SUSTITUIR() y =EXTRAE() 94 . La única manera de identificar el valor es el hecho de que siempre termina con el signo %. pero igual. Para resolver el problema la función =SUSTITUIR() se utiliza para incrementar el tamaño de los espacios en el texto. nada que no sea posible de hacer. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Caso 2 Este caso es más complicadito que el anterior. lo único es que viene precedido por un espacio. Ahora cuando la extracción tenga lugar cualquier carácter innecesario estará precedido de espacios los cuales serán ignorados por la función =VALOR() Se recomienda estudiar las funciones de primer y segundo nivel usadas aquí. se tendrán errores cuando el porcentaje se de sólo un dígito de largo. puede ser uno dos o tres dígitos de largo. Si la extracción asume el largo máximo de tres dígitos y el signo de %.

95 . muestra el número de la posición de la letra o primera letra del texto o letra buscado. Se puede usar * como carácter comodín. Posición inicial: Es opcional. Esta función ofrece una excelente manera de corregirlos. Función Sustituir Si Usted es contador y le ha tocado manejar información exógena que solicita el fisco. Que hace ? Reemplaza una pieza de texto con otra. por ejemplo. se indica un error tipo #VALOR NOTA : Esta fórmula NO diferencia entre mayúsculas y minúsculas. para buscar cualquier texto que contenga una parte de las letras "*ola*" Texto: Es la pieza de texto en la cual se buscará la letra. Texto. Puede reemplazar todas las ocurrencias de texto o una instancia específica. es decir. Si la letra no está. Formato No se necesita.Excel aplicado a la Auditoría. le habrá tocado “lidiar” con los caracteres extraños que a veces salen en los archivos importados. Sintaxis =HALLAR(Texto buscado. Considera mayúsculas y minúsculas. el resultado se enseña como un número. Posición inicial) Texto buscado: Es el texto que se desea encontrar. especifica el punto en el cual la búsqueda del texto iniciará. la Contaduría y la Administración Función Hallar Que hace ? Busca una letra o cadena de caracteres dentro de una pieza de texto y cuando la encuentra.

Texto a Remover. Nota Como esta fórmula distingue Mayúsculas y minúsculas. Texto a Insertar. Formato No se requiere. Instancia requerida) La instancia es opcional. Sintaxis =MAYUSCULA(Texto a Convertir) Función Minúscula Que hace ? Convierte todos los caracteres de un texto a minúscula: Sintaxis =MINUSCULA(Texto a convertir) 96 . Si se omite todas las instancias se sustituyen. =MINUSCULA() o =NOMPROPIO() Función Mayúscula Que hace ? Convierte todos los caracteres de una celda a mayúscula. puede usar otras funciones de texto que aseguren el efecto deseado tales como =MAYUSCULA. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Sintaxis =SUBSTITUIR(Texto Original.

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Función Nompropio

Que hace ?
Esta función convierte las primeras letras de cada palabra en mayúsculas y las demás letras en
minúsculas.
Sintaxis
=NOMPROPIO(Texto a Convertir)
Antes de continuar, es posible que usted se esté preguntando como hacer que solo la primera celda
quede en mayúscula y las demás en minúscula. Cuando se arman los balances con sus notas, por lo
general, el estilo del texto de los nombres de las cuentas es de esta manera, y para esta tarea, esta
función =NOMPROPIO() sencillamente NO SIRVE.

Que hacer?

Le tengo la solución, anidando las funciones vistas, así:

Esta anidación arranca primero convirtiendo la primera letra de la izquierda en mayúscula, luego,
amarra el resultado de esa primera formula o función concatenándola con el ampersand & a la
siguiente función: Minúscula. Y minúscula anida dentro de ella la función Extrae, que, como su nombre
lo indica, extrae desde el segundo digito a la derecha hasta 100 dígitos. Al estar anidado dentro de
minúscula, todo lo correspondiente al segundo digito hasta 100 dígitos es convertido a minúscula.

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Función Largo

Que hace ?
Cuenta el número de caracteres, incluyendo espacios y números de una celda que contiene
texto.

Sintaxis
=LARGO(Texto)

Función BuscarV
Probablemente BuscarV sea la función mas utilizada de Excel, con justa causa, por el enorme potencial
que ofrece. Sin embargo, combinada con otras funciones ofrece un potencial todavía mayor, por esa
razón nos detendremos un poco más en esta función, para que comience a aguzar su mente y su
creatividad.

Que hace ?
Busca un ítem debajo del encabezado de columna indicado, en las filas de esa columna,
y cuando lo ubica, se vá por ese renglón de fila atravezando la tabla hacia la derecha, y se
detiene en el número de columna indicado, trayendo el valor que requiere el usuario.
Sintaxis
=BUSCARV(Item a Encontrar, Rango o Tabla de Búsqueda, Columna de la que se debe traer,
Ordenado o Desordenado)
El Item a Encontrar es un solo item especificado por el usuario.
El Rango o Tabla de busqueda es el rango de información con títulos en sus encabezados de
columna.
Columna de la que se debe traer es el número de columna contando a partir de la primera que se

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utiliza, pues una vez hallado el Item en la fila de la primera columna, se atraviesa la tabla hasta
cierto número de columna.
Ordenado o Desordenado se usa cuando los encabezados de columna están ordenados.
VERDADERO o 1 si está ordenado, FALSO o 0 (cero) si no. Con Verdadero, si no encuentra una
coincidencia exacta trae la mas parecida, con Falso si no halla la coincidencia exacta, trae un
error tipo #N/A
Formato
No se requiere.

Ejemplo 1
Esta tabla es usada para encontrar un valor basado en un mes y nombre específicos.
La función =BUSCARV() se usa para rastrear abajo para encontrar el nombre.
El problema surge cuando una vez encontrado, no sabemos en cual columna de mes detenernos.
Para resolver el problema se obtiene ayuda de la función =COINCIDIR().

La función =COINCIDIR() busca en la lista de nombres para encontrar el mes que se requiere y
calcula la posición del mes en la lista. Pero debido a que la lista de meses no es la misma que
el rango de búsqueda, se le debe adicionar un 1 para compensar.

Con lo anterior, la función =BUSCARV() ahora usa la posición del mes que le entrega la función
=COINCIDIR() con lo cual puede cumplir el siguiente paso, que es atravesar la tabla o rango
para traer el Item que finalmente se encuentra en la columna del mes.

La función BUSCARV() usa FALSO al final de la función para indicarle a Excel que los
encabezados de fila no están ordenados.

Ejemplo 2
Este otro ejemplo muestra como la función =BUSCARV() se usa para traer el costo de un
repuesto de diferentes marcas de carros.
La función =BUSCARV() busca hacia abajo, de los encabezados de fila en la columna F
el repuesto de la columna C.
Cuando lo ubica, =BUSCARV() busca a través de la tabla para encontrar el precio, usando el
número de posición que le entrega la función =COINCIDIR() y así ubicar el número de
columna para la marca del carro.
La función utiliza rangos absolutos indicados por el signo $. Esto asegura que cuando la
fórmula es copiada a mas celdas, los rangos de =BUSCARV() y =COINCIDIR() no cambien.

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Ejemplo 3
En este otro ejemplo más complejo, un vendedor de materiales de construcción, ofrece
descuentos en los pedidos más grandes.
La tabla de costo unitario contiene el costo de 1 unidad de Ladrillo, Madera y Cristal.
La tabla de descuentos contiene diferentes descuentos para diferentes cantidades de cada uno
de estos productos.
La tabla de órdenes se usa para ingresar las mismas y calcular el total.

Todos los cálculos tienen lugar en la tabla de órdenes.
El nombre del producto se indica en la columna C.

El costo unitario de cada producto se busca en la tabla de costo unitario.
La opción FALSO se utiliza al final de la función para indicar que los productos en los
encabezados de la tabla costo unitario no se encuentran ordenados.
Usando esta opción se indica a la función que busque la coincidencia exacta. Si la coincidencia
no se encuentra, la función produce un error.

=BUSCARV(C140;C128:D130;2;FALSO)

Luego el descuento se busca en la tabla de descuentos.
Si la cantidad ordenada coincide con el valor del encabezado de la tabla de descuento, la función
=BUSCARV()
ubicará en esa columna hacia abajo para seguir buscando el descuento correcto.
La opción VERDADERO se utiliza al final de la función para indicar que los valores se encuentran
ordenados.
Adicionalmente, permite a la función hacer una coincidencia aproximada, lo cual sirve para el
propósito planteado, pues si la cantidad ordenada no coincide con ningún valor del encabezado
de la tabla de descuentos, el siguiente valor mas cercano pero bajo es escogido.
=BUSCARV(D140;F128:I130;COINCIDIR(C140;G127:I127;0)+1;VERDADERO)

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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración

En primera instancia puede parecer complicado, si Usted está suscrito (gratis) en nuestra web, puede
descargar los ejemplos en archivos Excel, de tal manera que le facilite el aprendizaje.

Ejemplo 4
Se muestra como anidar la función =ESPACIOS() dentro de =BUSCARV(), para eliminar la
posibilidad de que la fórmula nos muestre un error tipo #N/A, cuando en realidad el Match SI
existe.
Debe tener sumo cuidado y tener en cuenta que algunos Items puede que se vean iguales pero
que es probable que para Excel no lo sean.

De igual forma se muestra como deshacerse del error #N/A cuando se tiene certeza de que en
verdad NO aparece
el item buscado.(Solo se quiere descartar el error #N/A,)
Para este fin nos valemos de la funcion =SI() y la función =ESNOD()

Tenga en cuenta que si ha bajado información de un servidor en el cual reside el programa de
control, es probable que haya importado información con caracteres extraños, con lo cual Excel
también el mostrará un #N/A

Explicación de la anidación de =BUSCARV() con =ESNOD y =SI()

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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

Como usted sabe que la función =SI() toma acción para el caso en el cual sea verdadera o falsa
una condición, pues nos valemos de ella y de la función =ESNOD() para realizar la tarea anterior.
En primer lugar, ESNOD evalúa si la función BUSCARV muestra un error #N/A. Si no lo es, no
pasa nada, pues se pasa a la acción para el caso en que el error sea falso, y esa acción es que
se realice la función BuscarV otra vez.
Pero SI en verdad ESNOD está arrojando un error tipo #N/A, entonces internamente arrojará un
VERDADERO,
que será interpretado por la función SI, y en consecuencia, la función SI hará lo que le pedimos
en la formula, que es, que emita un mensaje al usuario. (El mensaje se debe colocar entre
comillas).
Si desea que aparezca un cero 0, coloque el cero sin las comillas.
Si desea que aparezca NADA, no coloque nada entre las comillas, así: ""
O si desea realizar otra acción mediante otra fórmula, colóquela en esa parte del argumento.

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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración

Realizar la búsqueda con =BuscarV() en varias tablas

Vamos a ver este ejemplo, para que vea como es posible, en una misma formula buscarV, realizar la
búsqueda no en una sola tabla, sino en varias tablas.
Para lograr este cometido, primero seleccione cada una de las tablas y asígneles un nombre mediante
el cuadro de nombres, (El cuadro de nombres se encuentra encima de la letra A de la columna. Allí
escribe Tab1; luego selecciona la tabla 2 y escribe en el cuadro de nombres Tab2, y así sucesivamente).
Luego utilizamos el potencial de la función indirecto para hacer que la función =BUSCARV() agrupe los
rangos definidos

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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

Como hacer un doble =BuscarV ()
Este es otro ejemplo que le continuará mostrando el potencial de Excel en el tema de formulación. Si
Usted trabaja en Costos, encontrará en Excel a su mejor aliado. En este ejemplo, similar a uno de los
vistos mas atrás, veremos como un segundo buscarV, anidado dentro del primero, entrega la posición
de la columna que debe traer, buscándola en una tercera tabla.

Aquí se busca el producto en la tabla de precios del mes, cuando encuentra el producto, busca el
número del mes en la tabla de los meses, para saber cual de los precios por mes traer.

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Triples, cuádruples BuscarV.

El caso anterior quizás no aplica para el caso en el cual Usted desea buscar un código, y una vez
hallado, se realice, dentro de esos códigos, otro subcódigo, y allí si, que nos traiga el valor buscado.

En otras palabras, a veces tenemos la necesidad de buscar en dos rangos, primero una categoría y
dentro de ella, una marca, línea o subcategoría.
Un ejemplo puede ser esta tabla: (Por decir algo, ya sé que no hay autos Kawasaky)….

En ocasiones necesitamos montar una formula que nos ubique primero la categoría y dentro de ella,
ubique el siguiente dato, para traer una tercera información.

Una solución es combinar la función BuscarV o BuscarH con la función Coincidir. (Ya se presentó un
ejemplo de estos anteriormente) Primero se debe de reorganizar la tabla de datos, como se muestra a
continuación, dependiendo de la función que utilices:

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. Bueno. . y como se hace la formula que nos traiga un dato. y otra SUB de la subcategoría ? Aquí hay un ejemplo. subcategoría. Revise la función en la celda E59: Tabla Ejemplo: Para lograr este cometido. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Complicando más las cosas . y nos valemos de otras funciones de búsqueda: Índice 106 . dada la categoría. ya abandonamos la función BuscarV. una subcategoría y luego en una tercera Sub categoría. . se hace mediante una formula matricial. . de buscar en una Categoría.

Excel aplicado a la Auditoría. Info2 o Info3 . yo quiero que me traiga la columna que yo quiera… Como se hace ? Aquí hay una variación del caso anterior. en temas de búsqueda. la Contaduría y la Administración y Coincidir. no hay tema que sea imposible de sacar adelante con la ayuda de Excel. . Info1. por lo pronto. Si muy buena su solución pero. . . las teclas Control + Shift + Enter. para que no diga que no se le trata bien… Con otro coincidir ubica la columna. Tabla Ejemplo: Como puede darse cuenta. Complicando TODAVIA más las cosas . oprimiendo al mismo tiempo. . Para entender como operan las funciones matriciales. por favor vaya al apartado que explica el tema. pero ingresadas como función matricial. debe saber que este tipo de formulas se escriben pero se ingresan NO dando enter. sino. 107 .

cruzando su localización. Esta solución es buena.$B$10:$D$13.2. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Buscando Items Incorrectos o desconocidos entre dos tablas BuscarV con frecuencia es utilizada para conciliar información.$C$17:$E$21. 108 . nos sirve para el evento en el cual =BuscarV() devuelve el error #N/A.FALSO)<>C13. anidaremos =BuscarV() dentro de la función =Eserror() que sirve para detectar si =BuscarV() devuelve un error #N/A.2. yo prefiero cruzar los datos con ayuda de las tablas dinámicas de Excel. pero la verdad. no solo cruzando el Item como tal. vuelve y ejecuta la función =BuscarV(). Si no hay error.2.FALSO)).SI(BUSCARV(C21. pero en este caso.2. el cual solo se presenta si =BuscarV() no encuentra el valor buscado."Id Inconsistente No "&C21. es sencillamente REVOLUCIONARIO. ahora rastreará la localización."")) Explicación para la formula en la primera tabla: La formula Si. la función =Eserror() lo detecta y pasa a enseñar el Texto “Id desconocido” (o el que usted quiera colocar entre comillas).FALSO)). La formula en la región sombreada de azul es la siguiente: =SI(ESERROR(BUSCARV(B13.$B$10:$D$13. Para lograr este cometido. en ese caso.SI(BUSCARV(B13."Localización Inconsistente"."")) La formula en la región sombreada de azul es la siguiente: =SI(ESERROR(BUSCARV(C21."Id Desconocido "&B13.FALSO)<>D21.$C$17:$E$21. De manera similar se ha montado la formula en la segunda tabla. sino también. Vamos a ver una solución muy ingeniosa que nos cruza la información entre dos tablas. y la Función =SI() entra en acción para realizar la búsqueda en la localización."Localización Inconsistente".

Los ejemplos que se muestran a continuación usan la misma sintaxis.Excel aplicado a la Auditoría. Se puede usar con un solo bloque de datos o bloques de datos separados. Sintaxis 1 =INDICE(Rango en el cual se busca. Coordenada) Esta sintaxis se usa cuando el Rango en el cual se busca es una sola fila o columna. La Coordenada indica cuantas filas abajo o a través se debe bajar o atravesar el rango para traer los datos que se encuentran en el rango. pero obviamente tiene sus diferencias. la Contaduría y la Administración Función Indice Esta función es similar a BuscarV. A diferencia de las funciones =BUSCAR() esta función trae la información que queremos al indicarle el rango y la dirección. Sintaxis Hay varias sintaxis para esta función. pero las coordenadas se refieren a filas cuando el rango es vertical y a Columnas cuando el rango es horizontal. Que hace ? Recoge un valor desde un rango de información buscando hacia abajo un número indicado de filas y a través de un número indicado de columnas. 109 .

Definir.Nombre . puede seleccionar los dos rangos (esto es. 110 . Esta operación se ejecuta en el menú Insertar . El cuadro de nombres es la primera casilla de la barra de fórmulas. oprime la tecla Ctrl y manteniéndola oprimida. escribe NorteYSur. En el siguiente ejemplo los rangos Norte y Sur han sido definidos como un solo rango llamado NorteYSur. Los rangos que debe nombrar son los que están coloreados de amarillo claro. Coordenada de Fila. Coordenada de Columna) Esta sintaxis se usa cuando el rango está conformado de varias filas y columnas. Sintaxis 3 =INDICE(Rango en el cual se busca. El Área de la cual se traerá el dato indica cual de las áreas debe usar la función. luego suelta la tecla Ctrl y lleva le puntero del ratón hacia el cuadro de nombres. selecciona el primer rango con el ratón. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Sintaxis 2 =INDICE(Rango en el cual se busca. La mejor forma de maneras los rangos de varias áreas es seleccionándolas y dándoles un solo nombre. Área de la cual se traerá el dato) Se usa esta sintaxis cuando el rango a buscar esta conformado de varias áreas. Allí. selecciona el segundo rango. O bien. Coordenada de Fila. Coordenada de Columna.

la Contaduría y la Administración Ejemplo En este ejemplo se usan los nombres de los productos y los trimestres. La función =COINCIDIR() se usa para encontrar la posición de la fila y la columna de los nombres ingresados. 111 .Excel aplicado a la Auditoría. Estas posiciones son usadas por la función =INDICE() para traer la información.

Un lista Descendente. 1 o -1. también. se muestra el error #N/A. se muestra el error #N/A. el error #N/A aparece. La lista de valores a examinar debe estar ordenada para que la función trabaje correctamente. Puede ser usada con texto y números. Pero un valor que no existe en la lista no produce una coincidencia exacta. La lista de valores a examinar debe estar ordenada para que la función trabaje correctamente. Ejemplos La opción 0 es la mas apropiada para una coincidencia exacta. Si no la hay. 112 . Sintaxis =COINCIDIR(Que es lo que se busca. así que el error #N/A aparece. Puede traer una coincidencia exacta o una coincidencia aproximada. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Función Coincidir Que hace ? Busca un item en una lista y muestra su posición. Si no hay ninguno de los dos. Usando -1 busca una coincidencia exacta o le siguiente número mas alto. Donde se busca. Una lista Ascendente da un match exacto. Tipo de coincidencia) El tipo de coincidencia puede ser 0. Si no hay ninguno de los dos. Usando 0 se busca una coincidencia exacta. Usando 1 busca una coincidencia exacta o el siguiente numero mas bajo.

Con una lista Ascendente se consigue una coincidencia exacta Con una lista Descendente se obtiene un error #N/A (Not Available) Un valor errado se trae la coincidencia siguiente mas baja. Con una lista Ascendente se consigue un error #N/A Con una lista Descendente se obtiene una coincidencia exacta. Un valor errado trae la coincidencia siguiente más alta. Ejemplo 3 La opción -1 es apropiada para encontrar la coincidencia exacta o la coincidencia siguiente más alta. la Contaduría y la Administración Ejemplo 2 La opción 1 es apropiada cuando se quiere encontrar la coincidencia exacta o la coincidencia siguiente mas baja.Excel aplicado a la Auditoría. 113 .

la función =INDICE() se usa para buscar en la lista otra vez y traer el tamaño de bus requerido. El puntaje de los estudiantes se tiene en otra lista. Si el número de pasajeros no coincide exactamente. 114 . Luego la función =INDICE() busca para en la lista de graduación para encontrar el tipo de graduación. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ejemplo 4 Esta tabla la usa una compañía de transportes para asignar los buses con suficientes sillas para los pasajeros. La lista del tamaño de los buses por sillas se tiene en una lista. el siguiente bus mas grande es seleccionado. Después de que la función =COINCIDIR a encontrado la coincidencia exacta. y con la función =COINCIDIR() se ubica el bus correcto con las sillas suficientes. la coincidencia siguiente mas baja es seleccionada. Ejemplo 5 Esta tabla se usa para calcular el tipo de graduación de los estudiantes. El puntaje de los estudiantes se compara contra la lista de graduación. La lista de graduación se tiene en una lista. Si no se encuentra una coincidencia exacta. El número de pasajeros en el tour se ingresa una casilla para tal fin.

en un área contable sirve para totalizar rápidamente los valores de una cuenta en una hoja anexa. Criterio de coincidencia. la Contaduría y la Administración Sumar. para que Usted le saque verdaderamente el Jugo.">=100") Esta otra función examina los valores en el rango E8:E16 Si el valor es >=100 el valor es sumado.E8:E16) Esta función examina los nombres de los productos en el rango C8:C16. Rango de Valores a Totalizar) =SUMAR. Sintaxis =SUMAR."Frenos".SI(Rango de celdas a ser examinados.Excel aplicado a la Auditoría. Aquí vamos a ir mas allá en el uso de está función. trae los valores para frenos que se encuentran en E8:E16 =SUMAR.SI(E8:E16. Luego.SI(C8:C16. Identifica las celdas que dice "Frenos".Si Esta función es muy usada. entre otras cosas. Que hace? Adiciona el valor de los items que coincidan con el criterio dado por el usuario. Formato No se requiere. 115 .

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ejemplo 1 Usando Sumar.Si para conseguir Subtotales por fecha Ejemplo 2 Incluyendo o Excluyendo Excepciones En la siguiente tabla veremos el potencial que le podemos sacar al criterio: 116 .

Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración 117 .

para calcular el valor potencial del stock en caso de que se venda todo. Rango2. El propietario necesita conocer el valor de compra del stock y el valor potencial del mismo si es vendido. La función =SUMAPRODUCTO() también se usa para multiplicar las cajas en stock con las botellas por caja y el precio de venta de las botellas. teniendo en cuenta un margen de ventas. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Función SumaProducto Que hace ? Utiliza por lo menos 2 columnas de valores. Sintaxis =SUMAPRODUCTO(Rango1. 118 . Los valores en la primera columna son multiplicados con el valor correspondiente en la segunda columna. Rango3 hasta el Rango30) Ejemplo La siguiente tabla fue utilizada en un estanco (tienda de licores) para controlar las existencias. La función =SUMAPRODUCTO() se usa para multiplicar las cajas con el precio por caja para calcular lo que el propietario gastó en comprar este inventario. El total de todos los valores es el resultado del cálculo.

la Contaduría y la Administración Suma como saldo total Escriba la formula =SUMA($D$11:D11) en la celda E11 y luego cópiela hacia abajo de la tabla.Funciona como queremos debido a que la primera referencia utiliza el símbolo $ para mantener $D$11 estático cuando la fórmula es copiada abajo. Esta función se puede mejorar para que muestre 0 cero cuando no hay un valor en la celda adyacente usándola con la función =SI(). Cada ocurrencia de la función =SUMA() adiciona todos los números desde la primera celda hacia abajo.Excel aplicado a la Auditoría. 119 .

Usted solo tendría que actualizar sus costos reales. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Función Suma con Índice y Coincidir Utilizada en un Presupuesto Observe los siguientes cuadros: La formula en C27 se copia hacia abajo =SUMA(C11:INDICE(C11:N11. 120 . que ubica el mes para formar el rango de suma. La formula para D27 se copia hacia abajo =SUM(B11:M11) La formula en C25.COINCIDIR($C$25. Coincidir ubica la posición del mes corriente y pasa el dato a Índice.0))) Fíjese que la suma arranca en C11: el destino lo da índice y coincidir.$C$10:$N$10. carga el mes automáticamente. pues se vale de la función =HOY() para actualizar el cuadro inferior automáticamente.

la Contaduría y la Administración Suma con la Función Desref Desref es una función que sirve para referenciar celdas o un rango de celdas desde otra celda distante. porque YA NO se direccionan las celdas de manera constante. Una buena forma es indicar un punto de salida y de llegada del rango a calcular usando la función =DESREF(). Lo cual es bueno para esos casos en los cuales se debe copiar y pegar información de otro lado y que no se dañen los rangos. utiliza el número de filas y de columnas dados. 3. lo que hace es traer un rango de celdas para que la función que la contiene. DESREF es una especie de REFerencia DESviada Hay que aclarar que la función DESREF no devuelve un valor ni hace ningún cálculo. 2. que si se omiten. 121 . Fíjese que el segundo E40 requerido por la función =SUMA() está conformado por =DESREF(). es decir se dejan en CERO. Una solución puede ser editar la fórmula cada vez que se ingresa nueva información. por lo que el rango se queda en E40:E40. =SUMA(E40:DESREF(E40. pero esto consume demasiado tiempo y se abre la posibilidad de un error humano. protege que no se dañe la formulación. si se deja en cero la desviación en filas y desviación en columnas. Un ejemplo puede ser cuando se requiere un total de ciertos meses del año. Y para el caso contrario. Desviación en número de filas que inician en el punto fijo. Si se deben llenar los argumentos Alto (en filas) y el Ancho (en número de columnas). sino que se controla y modifica la longitud de los rangos desde otras celdas. Los siguientes ejemplos que van de menor a mayor dificultad paso a paso ayudan a comprender mejor como trabaja esta función.0)) Este ejemplo usa la celda E40 como punto de referencia. Desviación un número de columnas que inician en el punto fijo. Una dirección de celda para usar como punto fijo que será la referencia a partir de la cual se calculará la desviación. Para que la función =DESREF opere se necesita darle como mínimo tres parámetros: 1. algunas veces es necesario hacer la función suma basada en un grupo de celdas en diferente ubicación. Cada mes el rango cambia. pues no importa que cambien los periodos. sin filas o columnas de desviación. Explicado de otra manera. basándose en un punto base más cierto número de celdas hacia arriba o abajo y a la derecha o a la izquierda. pues dado que como están definidos desde otra celda. como los últimos 3 meses en relación con la fecha corriente. La función también trae los parámetros Alto y Ancho.0. los utilice para su cálculo. =DESREF() trae un rango que se forma por cierto numero de celdas. en este caso la función suma. La ayuda que da esta función es que nos podemos sustraer de hacer lo que muchos llaman "hacer los amarres". Nemotécnicamente hablando.Excel aplicado a la Auditoría.

Los siguientes ejemplo usan =DESREF() para traer el inicio y el final de un rango que se requiere totalizar. vamos avanzando un poco más en complejidad.con lo que el rango que se forma es E47:F47 En este ejemplo se usa E52 como punto de REFerencia con DESviación de 2 columnas para traer HASTA la celda G52. En este ejemplo se usa E47 como punto de REFerencia con DESviación de 1 columna para traer la celda F47. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Observe que el separador de la función suma. La celda E63 se utiliza como punto de salida en ambos DESREF y cada uno se desvía 1 columna. El resultado es que solamente se utiliza la celda F63 para armar el rango F63:F63 que es el que calcula la función =SUMA() 122 . los dos puntos (resaltados aquí en rojo) es el punto en donde se ingresa la función DESREF que arma el segundo rango. con lo que se forma el rango E52:G52 Usando DESREF dos veces en una fórmula Dando alcance a los ejemplos anteriores.

MES(3))) Aquí se muestra como la función =MES() calcula el número del mes.MES($F$87)):DESREF(D95. Formula 3 =SUMA(DESREF(D95. El punto de inicio es la celda en blanco a la derecha de total o a la izquierda de "Enero".0. Ejemplo 2 Se muestra el primer caso del ejemplo anterior pero con la información en columnas: 123 . Es una representación que le servirá para comprender como actualiza los datos con las celdas que contienen los meses (celdas F87 y F88) Formula 1 =SUMA(DESREF(D95.0. el primero con desviación de una columna.3)) Aquí se muestra como los números de los meses se usan en la función =DESREF(). Formula 4 =SUMA(F95:G95) Aquí se muestra como =DESREF es eventualmente igual a las direcciones a ser usadas como un rango para la función =SUMA.0. Explicación A continuación se va "desglosando" lo que la fórmula =DESREF() anterior hace. Estos valores son las desviaciones relativas a la celda D95.2):DESREF(D95.0. Para calcular el total de un rango específico de meses se utiliza la función =DESREF() El punto inicial y el punto final se ingresa en las celdas F87 y F88 y se usan para armar la desviación y producir un rango que pueda ser totalizado. El resultado es el rango F74:H74 el cual es el que se totaliza.MES($F$88))) Esta es la fórmula ingresada. El resultado es el rango F69:G69 el cual es el que se totaliza. En el ejemplo los valores de los meses ingresados son 2 y 3 para febrero y marzo. la Contaduría y la Administración La celda E69 se utiliza como punto de partida en ambos DESREF. y el segundo con desviación de tres columnas.Excel aplicado a la Auditoría. dos columnas.MES(2)):DESREF(D95.0. Ejemplo 1 La siguiente tabla muestra cinco meses de información. La celda E74 es la base de ambos DESREF. Con cero filas de alto y las columnas las da la función =MES() Formula 2 =SUMA(DESREF(D95.0. el primero de ellos tiene desviación de una columna y el segundo.

si a la celda D124 le sumamos las posiciones obtenidas por la función MES. se deja en cero. Con lo cual la función =SUMA() obtiene los rangos D126:D127. mas 1. Por ejemplo. se omite. para Marzo que es posición 3 y Febrero que es posición 2. Como estamos trabajando los meses en 124 . Luego. esta desviación es el segundo argumento. tenemos que para el primer rango se forma D124 + 2 = D126 y consecuentemente el segundo rango nos daría D124 + 3 = D127. es decir. Ejemplo 3 Se muestra el caso anterior sin usar los meses con formato fecha sino. La validación de datos se explica con más claridad en el anexo correspondiente. que en este nuevo ejemplo es la D171. con la opción Alto. el tercer argumento para este caso. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En este caso el punto base a partir del cual se arman las referencias de la función suma es la celda D124. La misma función define el rango basado en la celda referencia. a partir de allí se le dice : "Baje la posiciones indicadas en el mes inicial". luego. En este ejemplo para conseguir la desviación de los rangos prescindimos de la función =MES() del ejemplo anterior y utilizamos la función =COINCIDIR(). Para controlar que se ingrese el mes en letras correcto se usa la herramienta validación de datos. las columnas. se le indica el número de celdas que deberá tener el rango. obtenemos 2 (3-2+1=2). en letras. que es el Alto del rango indicado en mes inicial y mes final. Ejemplo 4 Se usa el mismo ejemplo anterior pero maximizando la utilidad de la función =DESREF() utilizando los argumentos Alto y Ancho. con su ayuda obtenemos la posición del mes inicial en letras en la tabla de la izquierda. Esto se hace restando las posiciones del mes final contra el mes inicial y adicionando un 1.

el Ancho es 1. El último argumento. pero con los años. pues se tiene una sola columna de ancho. 125 . hacemos la operación valiéndonos de la función =COINCIDIR(). Nos seguimos valiendo de la función =COINCIDIR() para ubicar las posiciones que necesitamos saber y así alimentar la fórmula. de la misma forma. es usar la técnica de asignar nombres a los rangos. Ejemplo 5 En este ejemplo vamos mas allá en la utilización de la función DESREF() y ahora controlamos un rango de información inmerso en una tabla de datos. Una manera de hacer más manejables las formulas que se van tornando grandes y un poco complicado leerlas e ingresarlas. El ancho. la Contaduría y la Administración letras. El alto se obtiene ubicando con =COINCIDIR() la posición inicial y final del mes. restando las mismas y sumando un uno (1).Excel aplicado a la Auditoría.

incluyendo los nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas. de los valores que serán contados. pero que nos ofrecen una tremenda utilidad cuando las conocemos y las sabemos manejar: Función BdContar Qué hace ? Examina una lista de información y cuenta los valores de la columna especificada. Sintaxis =BDCONTAR(RangoDeLaBaseDeDatos. o los registros los cuales serán seleccionados. para facilitar su aprendizaje. la marca o los watios El segundo dato es el registro actual.NombreDelCampo. El Nombre del Campo es el nombre. o Celda. El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los registros. como por ejemplo. como por ejemplo. directamente en Excel. como por ejemplo "Valor del Stock" o I3 El Rango de Criterio está formado por dos datos. texto o celdas en blanco NO se tienen en cuenta. A continuación vienen las funciones de bases de datos que no son muy conocidas.RangoDeCriterio) El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Recuerde que estos ejemplos los puede bajar de la web. General Electric como marca o 100 Watios 126 . SOLO cuenta valores.

Ejemplos 127 . la Contaduría y la Administración Formato No se necesita.Excel aplicado a la Auditoría.

la marca o los watios El segundo dato es el registro actual. como por ejemplo. en la columna especificada. Pero las celdas en blanco son Ignoradas. como por ejemplo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Función BdContarA Que hace ? Examina una lista de información y cuenta todas las celdas que no estén en Blanco.NombreDelCampo.RangoDeCriterio) El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar. El Nombre del Campo es el nombre. cuenta valores y texto. o Celda. 128 . Sintaxis =BDCONTARA(RangoDeLaBaseDeDatos. incluyendo los nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas. o los registros los cuales serán seleccionados. El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los registros. de los valores que serán contados. Ejemplos Conteo de un producto particular. General Electric como marca o 100 Watios Formato No se necesita. Es decir. como por ejemplo "Valor del Stock" o I3 El Rango de Criterio está formado por dos datos. del cual se desconocen sus horas de vida.

Excel aplicado a la Auditoría. 129 . la Contaduría y la Administración Función BdExtraer Que hace ? Examina una lista de información y produce un resultado.

El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los registros. NombreDelCampo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Si más de un registro coincide con el criterio. incluyendo los nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas. o los registros los cuales serán seleccionados. como por ejemplo "Valor del Stock" o I3 El Rango de Criterio está formado por dos datos. General Electric como marca o 100 Watios 130 . como por ejemplo. la marca o los watios El segundo dato es el registro actual. como por ejemplo. se enseña el error tipo #NUM Si ningún registro coincide con el criterio. de los valores a extraer. RangoDeCriterio) El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar. El Nombre del Campo es el nombre. se muestra el error tipo #VALOR Sintaxis =BDEXTRAER(RangoDeLaBaseDeDatos. o Celda.

o Celda. El Nombre del Campo es el nombre. la Contaduría y la Administración Función BdMax Que hace? Examina una lista de información e informa el valor máximo de una columna específica. o los registros los cuales serán seleccionados. NombreDelCampo. de los valores para recoger el valor máximo. incluyendo los nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas. El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los registros. como por ejemplo.Excel aplicado a la Auditoría. como por ejemplo. General Electric como marca o 100 Watios Formato No se necesita. Ejemplos El inventario mas costoso de un producto y marca particular 131 . la marca o los watios El segundo dato es el registro actual. RangoDeCriterio) El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar. Sintaxis =BDMAX(RangoDeLaBaseDeDatos. como por ejemplo "Valor del Stock" o I3 El Rango de Criterio está formado por dos datos.

I7 El inventario mas costoso de un producto y watio particular El máximo valor de un producto con watio menor al indicado 132 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Esta otra fórmula hace el mismo cálculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno de los encabezados de columna. en lugar de la dirección de la celda.

como por ejemplo. o Celda.Excel aplicado a la Auditoría. Ejemplos El inventario más económico de un producto y marca particular. El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los registros. General Electric como marca o 100 Watios Formato No se necesita.NombreDelCampo. Sintaxis =BDMIN(RangoDeLaBaseDeDatos. 133 . incluyendo los nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas. o los registros los cuales serán seleccionados. como por ejemplo.RangoDeCriterio) El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar. la Contaduría y la Administración Función BdMin Que hace ? Examina una lista de información e informa el valor mínimo de una columna específica. El Nombre del Campo es el nombre. la marca o los watios El segundo dato es el registro actual. de los valores para recoger el valor mínimo. como por ejemplo "Valor del Stock" o I3 El Rango de Criterio está formado por dos datos.

El inventario mas económico de un producto y watio particular El mínimo valor de un producto entre dos watios 134 . en lugar de la dirección de la celda. I7. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Esta otra fórmula hace el mismo cálculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno de los encabezados de columna.

El Nombre del Campo es el nombre. General Electric como marca o 100 Watios.Excel aplicado a la Auditoría. como por ejemplo. incluyendo los nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas. Sintaxis =BDSUMA(RangoDeLaBaseDeDatos.NombreDelCampo. la Contaduría y la Administración Función BDSuma Que hace ? Examina una lista de información e informa el total de una columna específica. Formato No se necesita. como por ejemplo "Valor del Stock" o I3 El Rango de Criterio está formado por dos datos. como por ejemplo. El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los registros.RangoDeCriterio) El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar. o los registros los cuales serán seleccionados. Ejemplos El inventario total de un producto y marca particular 135 . la marca o los watios. o Celda. de los valores a totalizar. El segundo dato es el registro actual.

I7. en lugar de la dirección de la celda. El inventario total de un producto y watio particular El valor total de un producto con watio menor al indicado 136 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Esta otra fórmula hace el mismo cálculo pero usando la palabra "Valor del Stock" que aparece en uno de los encabezados de columna.

la Contaduría y la Administración BDPromedio Que hace ? Examina una lista de información y produce un promedio. o Celda. como por ejemplo. El segundo dato es el registro actual. El primer dato es el nombre o nombres de los campos que forman la base para seleccionar los registros. Sintaxis =BDPROMEDIO(RangoDeLaBaseDeDatos. como por ejemplo. como por ejemplo "Costo Unitario" o F3. de los valores que serán promediados.Excel aplicado a la Auditoría. General Electric como marca o 100 Watios. El Rango de Criterio está formado por dos datos. la marca o los watios.RangoDeCriterio) El Rango de la base de datos es toda la lista de información que se necesita examinar.NombreDelCampo. o los registros los cuales serán seleccionados. Formato No se necesita. 137 . incluyendo los nombres de los encabezados de la parte de arriba de las columnas respectivas. El Nombre del Campo es el nombre.

El Costo unitario promedio de una bombilla menor al watio especificado. El costo unitario promedio de una bombilla de un watio específico. en lugar de la dirección de la celda. 138 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ejemplos El costo promedio de un producto en particular o marca particular. Esta otra fórmula hace el mismo cálculo pero usando la palabra "Costo Unitario" que aparece en uno de los encabezados de columna. F7.

Observe que algunos caracteres no aplican y se muestran como un cuadro pequeño. la Contaduría y la Administración Función Carácter Que hace ? Convierte un número normal a carácter por la configuración ANSI que usa Windows. Nota El numero 32 corresponde a un espacio 139 .Excel aplicado a la Auditoría. Ejemplo La siguiente es la lista de los 255 números y los caracteres que ellos representan. Formato El resultado será un carácter sin formato especial. Si aplica un formato especial. el carácter se convertirá en un símbolo asociado al formato de la fuente. Sintaxis =CARACTER(Numero) El numero debe estar entre 1 and 255.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ejemplo 2 Si cambia el tipo de fuente de ARIAL a Webdings. Wingdings. o Wingdings 3 (Fuentes simbólicas) obtiene una amplia variedad de figuras. obtiene un "chulito" de visto bueno. Si lo configura dentro de una función =SI(). e incluso hacer verificaciones lógicas. y la X de error del carácter 251 si resulta incorrecta. el carácter 252. puede traer dicho símbolo para el caso en que la operación lógica sea correcta. con Wingdings. En la siguiente lista se cambió a tipo de fuente Wingdings (Los sombreados de rojo). Wingdings 2. Por ejemplo. Ejemplo 3 Estos caracteres pueden utilizarse para hacer marcas de auditoría. así: 140 .

Item2. la Contaduría y la Administración Función Elegir Qué hace ? Recoge de entre una lista de opciones basada en un Indice de valores dados por el usuario. La función =JERARQUIA() calcula la posición final de cada participante. Se toma el tiempo de cada participante. Item3 hasta 29 Items) Formato No se necesita Ejemplo La siguiente tabla fue usada para calcular las medallas para los participantes que tomaron parte en una prueba de resistencia. Sintaxis =ELEGIR(ValorDelUsuario. La función =SI() se usa como filtro ya que las posiciones más allá de 3 causan que el error de #VALOR surja dado el hecho de que =ELEGIR operará solo con las tres primeras posiciones. Detalle de la función Jerarquía en C34: 141 .Excel aplicado a la Auditoría. Luego la función =ELEGIR() asigna la medalla correcta. Item1.

también lo he probado). una vez obtenida la info de todo mundo. y que los otros dos los deje libres para otras actividades de la computadora… pero más que eso. 142 . =BuscarV() lo buscará tantas veces como grande sea en cantidad de filas su base de terceros. pero no es la única función de búsqueda que existe o que tiene Excel. la ciudad. esto parece innecesario. comenzará desde el piso uno. Esta función =BuscarV() lo RASTREA. o un empleado. es una tarea muy larga que consume mucho tiempo. la solución es PRESCINDIR de la función =BuscarV(). si su base tiene 500 mil registros. Por ejemplo. “cuadra” con lo que a su vez compraron todos los que a su vez están reportando y detectar presuntos evasores de impuestos. Para los lectores de otros países. de una base de Nits o de terceros que supere los 100 mil registros. y no solo una sino bastantes =BuscarV(). por ejemplo. Entonces. traerá la columna que usted le pidió que traiga. porque una vez que Excel ha encontrado la FILA correcta. la función =BuscarV() literalmente le consume tanto recurso a la máquina computadora. Vimos ejemplos de esta función dentro del tema de las funciones de uso frecuente. (columnas) si en ellas está el individuo o sujeto que tenga el mismo número de identificación que el que le dimos. Por ejemplo la torre de mi ciudad. otro =BuscarV() que me traiga la dirección. sujeto o individuo en la torre más alta de la ciudad. y en cada uno de ellos. etc. tanto que no puede ni siquiera revisar el correo o hacer otra cosa. Volviendo al tema: cuando uno arma una función =BuscarV() para bases realmente grandes. cuando usted lo pone a buscar un número de NIT. pero en lugar de traer un dato de la tabla de búsqueda. es algo así como si le dijéramos a un policía que busque el número de identificación o cédula de ciudadanía de “x” tipo. podrá usarla para traer la columna especificada de la fila. estos es. y cada piso muchas oficinas.000 mil =BuscarV() para cada nit. Una solución es administrar los núcleos de su procesador. el agente policial. la dirección y el teléfono a un informe como por ejemplo. cuando lo ubique. “muertita”. BuscarV no es lo “Ultimo en Guarachas” =BuscarV() es una muy buena función. comienza a cruzar si lo que dice vender fulanito. y decirle que use solo dos núcleos para office. La Torre de Cali. hará 500. Es buena cuando uno necesita “montarle” el nombre. otro =BuscarV() que me traiga el teléfono. cruza. una analogía para que entienda el esfuerzo que estamos poniendo a hacer a Excel. o “bloqueada” completamente. ya sea un proveedor. (por no decir el millón. Eso debe tenerlo Usted claro. se refiere a la información en medio magnético que pide el Fisco con la cual. un =BuscarV() que me traiga el nombre. y encontrar otra solución. o su base de códigos. y si le damos al policía una relación de cédulas a buscar? Se demorará todavía más! Como podrá intuir o presumir. etc. (la fila) registrando todas las oficinas. El problema con =BuscarV() es que. o REVISA a todo lo largo de la base de datos: Quiere decir. o el código del tercero. (o al procesador) que es posible que se le quede “pegada”. la información exógena o más comúnmente conocida como los “medios magnéticos” para la Dian (Departamento de impuestos y aduanas nacionales). Hay una función llamada =Coincidir(). Como se dará cuenta. lógicamente “desgastante” hasta para el súper Excel 2007. que solo tiene 45 pisos. En otras palabras. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Caso especial: La falencia de la función =BuscarV Creo que la función =BuscarV() debe ser la que más intensamente usan los usuarios de Excel. Trabaja como =BuscarV(). un cliente. que por cada nit que lo ponga a buscar.

no le presté atención. Como su nombre lo Indica. pone la bala. Ejemplo: recordando la función =BuscarV(): 143 .. Entonces ¿Qué es lo que busca si yo le tengo que decir en donde está el dato?. De igual forma. el tiempo de cálculo DESCENDERÁ DRAMATICAMENTE. Excel no pierde tiempo rastreando a todo lo largo. pero si a esta función =Indice() le tengo que decir en que fila y en que columna está el dato…. TANTO QUE SE SORPRENDERÁ COMO ME SORPRENDI YO LA PRIMERA VEZ.. no el numero de la fila…. las mas internas. Haga de cuenta que los de seguridad son la función =Coincidir(). me encontré con el problemita que me comenzaba a presentar la función =BuscarV()…. y los valores hallados los entrega a la siguiente función que anida a la otra. cuando conocí la función =INDICE(). la función Indice toma la tabla de búsqueda. es decir. necesito un procesador más rápido!” Cuando por fin tuve una supermáquina. el tipo que busca está en el piso 38”.Excel aplicado a la Auditoría. me seguía sucediendo lo mismo. Una cosa que debe saber. si tan solo se le indicara en que fila buscar. y así sucesivamente. la última del mercado que en ese momento era el Intel Core Quad Duo (4 procesadores y 8 gigas de memoria). La primera vez que vi la función =Coincidir() la desprecié.? Se me antojaba una bobada…y por mucho tiempo. también la desprecié. la función hace un solo Buscar en lugar de buscar a todo lo largo y ancho de la tabla. Ah. El equipo se quedaba “calculando celdas” demasiado tiempo…. y te pide el numero de la fila y el numero de la columna en donde se halla el valor que quieres traer. traer el numero de la fila en la cual está el dato que busco. La clave era esta función =Coincidir()…. ahora. Nuevamente ¡Que bobada!. de tal manera que. si lo que necesito es que me traiga el dato como tal. que debía existir otra manera de hacer esta operación más rápido y sin esforzar tanto el PC. seguramente se le simplificaría la tarea. en lugar de “disparar” a todos los datos en todas las filas y columnas como si lo hace =BuscarV() La ventaja? =BuscarV() es un procesador reintenso. el agente de seguridad que lo tenga registrado le dirá “Señor Policía. esto es LA POSICION dentro del rango que Coincide con el valor buscado. con lo cual. entonces. hasta que. es decir en las columnas de esa fila.. Es por eso que en estos casos. pues precisamente lo que yo necesitaba es que me ayudara a Buscar y traer el dato que necesito. me di cuenta que no era posible que no hubiera otra solución. usando =Coincidir() como segundo argumento de la función =INDICE(). el policía solo tendrá que ir hasta el piso 38 y buscar al sujeto solo en las oficinas ese piso. Pero Coincidir funciona MUCHISIMO MEJOR que =BuscarV() cuando la combina con la función =INDICE(). lo primero que hace al usar la función =Coincidir() es UBICAR la posición del dato buscado en la fila de la superbase de datos. la Contaduría y la Administración TRAE EL NUMERO DE LA FILA. Como le mencionaba. ¡La función =Coincidir() le puede decir en que fila está el dato que estoy buscando!! Es como si al agente policivo simplemente se comunica con la gente de seguridad de cada piso del edificio y les pregunta que si allí está el sujeto “x”. le entrega la posición hallada a =Indice(). ¿para qué iba a querer yo. es que Excel comienza por hacer los cálculos de las funciones “de más adentro”. Pero si le entregas de una vez la fila en la cual debe de trabajar la función =Indice(). pero es que la cosa cambia cuando ANIDAS o combinas la función =INDICE() con =Coincidir().Lo primero que dije fue “Ah!! Este computador me quedó pequeño. =Indice() no pierde tiempo y va AL GRANO. la que “cobija” o “encapsula” o “Contiene” a la otra. La de más adentro le entrega el cálculo a la que la anida. ya puso el ojo. la función =BuscarV() hace demasiadas búsquedas. tratándose de formulas anidadas.. Me pareció una bobada.

Coincidir le ahorra el trabajo a Indice diciéndole en que columna buscar. o por lo menos. verá como con esta función la cosa se le reduce a unos cuantos SEGUNDOS. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Mismo caso pero Usando =Indice() con =Coincidir() como segundo argumento de la función: Tratándose de archivos con bases grandes. 144 . le recomiendo que se monte la función Indice con Coincidir. Cuando el cálculo se le tarde varios minutos. en lugar de bloquearse el computador. si le saca adelante la búsqueda.

Le recomiendo que las estudie. 9. obtendrá un valor errado o un error tipo #¡VALOR! 145 . Si lo hizo correctamente. =Contar() o =Promedio(). se presiona todo el conjunto de teclas al mismo tiempo. Si no lo hace correctamente. Sin embargo. por lo general es contenida en una formula tal como =Suma() o =Contar() para generar la matriz de un solo numero como resultado. 2. Siguiendo con el ejemplo anterior. 3. tendríamos{=Fila(A1:A10)} y nos devolvería la matriz de los números de las filas y la =Suma adicionará los elementos de la matriz dando como resultado 55. cuando se escribe una formula matricial. 8. el cual es el número de la celda de la primera fila en el rango A1:A10. la formula =FILA(A1:A10) arroja como resultado (o devuelve) el numero 1. Una formula matricial es una formula que trabaja con una matriz. verá como Excel acepta la formula porque verá las dos llaves {} que rodean la formula. + 10). Sin embargo. . Cuando se usa una función matricial. si se ingresa la formula =Suma(Fila(A1:A10)) normalmente devuelve el valor de 1. . 7. que es (1 + 2 + 3 + 4 + . aparecen dos llaves tipo {}. 6. devuelven un solo valor en una sola celda. devuelve una matriz con los números {1. la mano que nos da en ciertos momentos. Hay dos tipos de formula matricial: las que al trabajar con una matriz. 4. o una serie de datos.Excel aplicado a la Auditoría. =Fila(A1:A10) devuelve un solo numero. cada uno de los cuales es el numero de la celda de cada una de las filas en el rango A1:A10. si la fórmula se ingresa como una fórmula matricial. sencillamente es una maravilla. NO se da solo enter. Para ingresar una formula matricial: Escriba la formula en la celda y presione Ctrl+Shift+Enter al mismo tiempo. Formulas que devuelven un solo valor Por ejemplo. pues la solución. si se ingresa como matricial. la Contaduría y la Administración Funciones o Formulas Matriciales Las formulas matriciales son otras de LAS MEJORES POTENCIALIDADES DE EXCEL. 10}. en lugar de devolver 1. El otro tipo de fórmulas matriciales son las que devuelven valores en una matriz de por lo menos dos celdas.1. Esto sucede porque en modo normal. 5. es decir. Algunas funciones que pueden trabajar de esta manera son por ejemplo: =Suma(). en una forma simple. devuelve una serie de números. En la notación estándar. y la Suma solo suma un solo valor.

La función =Si() evalúa cada uno de los resultados individualmente.Falso.Falso))} se expande al tamaño apropiado del rango de la matriz A1:A5. ignorando los valores Verdadero y Falso. y devuelve el valor correspondiente desde el rango A1:A5 esto es Verdadero o Falso. Desglosando como trabajaría la formula.Falso. Verdadero}. puede utilizar una formula matricial con la función =Si() para evaluar los valores de las celdas y la función =Promedio() agregarse al resultado. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Como se forma la matriz de información La función =SI() puede ser usada en una formula matricial para evaluar el resultado de múltiples evaluaciones al mismo tiempo. todas las matrices deben tener el mismo tamaño.A5}. Falso}) Note que el Falso del final de la formula {=Promedio(Si(A1:A5>0. Verdadero equivale a 1 y Falso a 0. La mayoría de las funciones matemáticas como =Suma() y =Promedio() ignoran los valores booleanos. Observe que Falso no se convirtió a cero. Considere la tabla de la derecha. promediará sólo los valores de A1.A2.Falso.A1:A5. se podría querer sacar el promedio de los valores del rango A1:A5. Para calcular el número de Fax vendidos por Brown. La siguiente formula haría exactamente ese trabajo: La formula trabaja evaluando si cada celda en el rango A1:A5 es mayor a 0 ( > 0 ).{A1. pero excluir los números que son menores que o iguales a cero. A2 y A5. En las formulas matriciales. Puesto que La función =Promedio() se diseñó para ignorar valores booleanos. así que deben ser convertidos a valores numéricos antes de pasar a =Suma() y =Promedio(). Falso.A5}.{Falso.A3. podemos usar la siguiente formula: 146 . Si la matriz no tiene el mismo tamaño obtendrá errores tipo #¡VALOR!.Falso. Un valor booleano es un tipo de información que contiene el valor Verdadero o el valor Falso.Falso. Las funciones matriciales son ideales para contar o sumar celdas basadas en criterios múltiples. por lo que será ignorado completamente por la función =Promedio().A2. Por ejemplo.A4. Falso. Cuando se usan en una operación aritmética. lista el numero de productos (Columna I) en diferentes categorías (Columna G) vendidas por diferentes representantes (Columna H). Verdadero. Lo cual devuelve una matriz de valores booleanos tales como por ejemplo {Verdadero. se forma la siguiente matriz intermedia: {A1. o #N/A.Falso. Para lograr esto. es algo así como: =Promedio(Si({Verdadero.Verdadero. pero no redefine la matriz con más de un elemento de otro tamaño. Excel expande los elementos únicos tanto como sea necesario. Observe que los valores verdaderos del primer argumento se reemplazaron con los valores del rango A1:A5. Cuando la función =Si() realiza la evaluación.Verdadero}.Falso.

falso. 0 . 10 . falso. En su lugar. 0 . (Recuerde que Excel expandirá el elemento "Fax" en una matriz de ítems. verdadero. pues también devuelve Verdadero o 1 sólo cuando ambos parámetros son Verdaderos ( o <> 0 ). 0 } Lo cual muestra que Brown hizo dos Ventas. 0 . Si uno. verdadero. 6 } es { 1 * 4 . falso. falso. falso. falso} La tercera: (I78:I86) -----> { 1 . falso. la cantidad de maquinas Fax que vendió Brown. Habrá notado que la lógica de la formula que evalúa los productos iguales a "Fax" Y el representante de ventas igual a "Brown". asumen el valor 1 y 0 respectivamente. Cuando los valores VERDADERO y FALSO se utilizan en cualquier operación matemática. 30 . todos los cuales son "Fax"). 2 . falso} La segunda: (H78:H86="Brown")-----> {Verdadero. 2 * 5 . el resultado es Falso ( o 0 ). La tercera matriz abarca el número de unidades vendidas en el rango I73:I81. 3 } veces { 4 . Excel la expande en tres matrices : La primera : (G78:G86="Fax") ---> {Verdadero.Excel aplicado a la Auditoría. verdadero es 1 y falso 0. La función =Suma() simplemente cumple su propósito con la matriz resultante y devuelve 61. Cuando se multiplican dos matrices. De tal manera que la formula de arriba. verdadero. 10 . 60 . 70 . con lo que la matriz queda: { 1 . o ambos parámetros son Falsos ( o 0 ). se usa la multiplicación * que actúa como el valor lógico Y. resultado de comparar H73:H81 con "Brown" (Este solo elemento "Brown" también se expande al tamaño requerido de la matriz). los cuales son el resultado de comparar el rango G73:G81 con la palabra "Fax". falso. falso. en la cual cada uno de sus elementos es el producto de los correspondientes elementos de las dos matrices que fueron multiplicadas. 0 . la Contaduría y la Administración Resumen de ventas: Fax Vendidos por Brown Esta función arma tres matrices. falso. { 1 . falso. 40 . 0 . NO USA LA FUNCION =Y(). 80 } Cuando estas matrices se multiplican. 0 . 3 * 6 } = { 4 . La multiplicación sigue las mismas reglas que el operador Y. el resultado es una matriz en si misma. La segunda matriz también es una serie de valores "VERDADERO" o "FALSO". verdadero. La primera matriz es una serie de valores VERDADERO o FALSO. Estas tres matrices se multiplican juntas. 18 }. 20 . 5 . 50 . 60 . Por ejemplo. 147 .

Por ejemplo. 6 } = { 1 + 4 . Matemáticamente podemos utilizar la función =RESIDUO() para simular esta operación Lógica. si el elemento es mayor a cero. de otra forma traerá 0. 3 + 6 } = { 5 . Esta formula monta dos matrices: El resultado de comparar G73:G81 con "Fax". La adición Actúa como O porque el resultado Verdadero (o <>0) si uno o ambos elementos son Verdadero (<>0). el resultado es otra matriz en la cual cada uno de los elementos es la suma de las correspondientes matrices originales. 7 . traerá 1. y el resultado de comparar H73:H81 con "Jones". Un Exclusivo "O" es Falso cuando ambos elementos son Verdaderos o Falsos. pero devuelve Falso si ambos elementos son Verdaderos. 2 . Por ejemplo. Finalmente la Suma totaliza la matriz. Siguiendo con el cuadro ejemplo. Es Falso. 9 } Para cada elemento en la matriz suma (G73:G81="Fax")+(H73:H81="Jones"). sólo cuando ambos elementos son Falsos (o 0). 3 } + { 4 . podemos contar el numero de ventas EXCEPTO aquellas en las cuales "Jones" vendió un "Fax" con la formula 148 . La operación Lógica O puede ser realizada con la Adición. otras operaciones lógicas pueden ser llevadas a cabo. Por ejemplo. podemos usar la siguiente formula: Un "negativo Y" es una comparación que devuelve Verdadero cuando ninguno o exactamente uno de los elementos es verdadero. Cuando sucede esto. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Operaciones Lógicas con Formulas Matriciales Así como se indicaba hace un momento que el multiplicador es equivalente a la función =Y(). Lógica O (Fax O Jones): Cuenta el numero de ventas (no el numero de unidades vendidas) en la cual el producto fue "Fax" O el representante de ventas fue "Jones" (O Ambos). Entonces suma las dos matrices. 5 . 2 + 5 . Un Exclusivo "O" es una comparación que devuelve Verdadero cuando SOLO UNO de los dos elementos es Verdadero. para contar el número de ventas en la cual el producto fue "Fax" o el representante fue "Jones" (Excluyendo los Fax vendidos por Jones). { 1 .

la función K.Excel aplicado a la Auditoría. Por consiguiente. 2 . 3 } ). Esta tarea se completa con la función =Indirecto(). la función =Fila(m:n) devuelve una matriz de enteros desde m hasta n.Esimo. Por ejemplo. etc.Mayor. utilizamos la función K. Esto cambia nuestra formula matriz en a =K. { 1 . y entonces pasar estos números como matriz a la función Promedio para calcular el mismo. La subformula =Fila ( Indirecto( " 1 :" & C1 ) ) devuelve una matriz de números entre 1 y el valor en la celda C1.Mayor ( A1:A10.Fila ( 1:3 ) ) Esto nos lleva por un buen camino.esimo. Normalmente. Usted necesita crear una secuencia de números para que una función la procese como una Matriz.Mayor toma como parámetro un rango para procesar y un número que le indica cual número mas grande traer (1 el mas grande. Segundo. vienen junto a la formula Promedio los n Números más grandes en A1:A10 Así: 149 . Podemos hacerla mas flexible haciendo que el número de elementos a promediar tengan una celda de referencia que sea fácil de cambiar. Usted puede usar la función =Fila() para obtener la secuencia de números.mayor ( A1:A10 . Excel cambiará la referencia 1 : 3 y por lo tanto la formula promediará valores errados.Esimo. Armando una matriz para funciones que no trabajan como matriciales Cuando Usted está construyendo algunos tipos de formulas matriciales. considere una formula matricial que compute el promedio de nNúmeros mas grandes en un rango.Esimo. pero quedan dos cositas pendientes: Primero. El hecho de indexar esto. si Usted inserta una fila entre los rangos 1 al 3. la formula se circunscribe solo a los 3 valores mas grandes.Esimo.Mayor. Usted podría intentar escribir la matriz en la formula: =K. Para hacer esto. Por ejemplo. podemos usar =Fila() para crear la matriz y pasarla a K. la operación Lógica Y puede ser realizada con la Multiplicación. En vez de eso.Mayor NO trabaja con Matrices en su segundo parámetro. (La función indirecto convierte una cadena de texto que representa una referencia de celda en una referencia de celda real. la Contaduría y la Administración Por último. Usada en una formula matricial.Esimo.Esimo. Siguiendo con el cuadro ejemplo. es un trabajo tedioso. 2 el segundo mas grande.) Pero K.Mayor para conseguir los números mas grandes. Ahora. podemos especificar que la celda C1 contenga el tamaño de la matriz para pasarla a =K.

Falso)) Suma de valores absolutos Puede sumar un rango de números considerándolos todos positivos usando la función ABS =Suma(ABS(A1:A10)) Suma de la parte entera solamente La parte fraccionaria es descartada =Suma(Truncar(A1:A5)) El texto más largo en una celda =Desref(A1. Algunas formulas misceláneas se muestran aquí. Por lo tanto. cada celda contendrá un elemento de la matriz. si su matriz está en las celdas A1:B2 (dos filas y dos columnas). Algunas funciones propias de Excel devuelven una matriz de valores.Si(A1:A10="". la función =Suma() devuelve un error. escribir la formula =Minversa(A1:B2) y presionar Ctrl+Shift+Enter.2.Falso. Esta acción ingresa la formula como una formula matricial en las celdas seleccionadas. 10 } se escribirán en el rango de celdas. Estas organizan una matriz de formulas que se ingresan en varias celdas como grupo. Sumar ignorando errores Normalmente si hay un error en una celda.1.0. la función =Minversa() devuelve la matriz inversa con un numero igual de filas y de columnas como la matriz invertida. si la ingresa en una rango de celdas. Si se ingresa en una solo celda como una formula normal. Cuando realice cambios. marque C1:C10 y escriba la formula =Fila(A1:A10) y presione las teclas Ctrl+Shift+Enter.0.A1:A10. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Formulas que a su vez devuelven una Matriz El otro tipo de formula matricial son las que devuelven una matriz de números como resultado. Estas formulas deben ser ingresadas en una matriz (o grupo) de celdas. . solo la celda superior izquierda de la matriz invertida será devuelta. con un elemento de la matriz en cada celda. Sin embargo. Por ejemplo. Esta formula ignorará esos valores de error. . =Suma(Si(Eserror(A1:A10). Por ejemplo. . Para hacer esto. primero debe seleccionar el rango de celdas en las cuales la matriz debe escribirse.A1:A10))) Promedio ignorando ceros =Promedio(Si(A1:A10<>0.A1:A10)) Promedio ignorando errores Ignora errores cuando se promedia un rango =Promedio(Si(Eserror(A1:A10). . No trate de cambiar un solo elemento de la matriz. Algunas Funciones Matriciales de Utilidad Las formulas matriciales pueden hacer variedad de tareas. considere la formula =Fila(A1:A10). Si usa la función Minversa en una sola celda. editar la formula y volver a dar Ctrl+Shift+Enter. o como celda matricial.Largo(A1:A10). debe seleccionar el rango entero nuevamente. debe seleccionar un rango del mismo tamaño. el resultado será 1 en esta sola celda.1) 150 . .Falso. .Coincidir(Max(Largo(A1:A10)). Los elementos de la matriz { 1.0)-1.

Las formulas matriciales pueden montar el criterio de selección directamente en la formula. la Contaduría y la Administración Formulas Matriciales Vs Formulas Normales Hay una diferencia considerable entre lo que se puede hacer con formulas matriciales y las funciones propias de Excel.Excel aplicado a la Auditoría. Es claro que las funciones o formulas normales son mucho mas rápidas que una formula matricial. notará que los cálculos tardan más tiempo que si tuviera sus formulas montadas como funciones normales. =BdContar() y muchas otras. ya se vio todo el análisis que arman para emitir un resultado. Si tiene un libro grande y complejo.  El criterio de selección de las funciones normales o propias reside en las celdas. Las principales diferencias son:  Las funciones propias de Excel son más rápidas. Las matriciales pueden devolver una matriz en varias celdas. tales como =Bdsuma(). 151 .  Las funciones normales devuelven un solo valor en una celda.

En la siguiente imagen verá cada una de las funciones matriciales que se pueden montar: 152 . repuestos. datos de un Kardex. o un informe de ventas) se presentan algunas formulas matriciales que Usted podrá aplicar a su día a día contable. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ejemplo práctico de formulas matriciales sobre una base de datos de mascotas En este ejemplo (que en realidad puede ser cualquier otra cosa.

la Contaduría y la Administración 153 .Excel aplicado a la Auditoría.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Pasar los datos de un libro diario a libro mayor El siguiente es un ejemplo de libro diario Mediante una formula matricial es posible mayorizar las cuentas AUTOMATICAMENTE. es decir.Pequeñas contabilidades se pueden JACTAR de tener constantemente sus estados financieros al ir ingresando información en la hoja diario) 154 . INSTANTANEAMENTE en otra hoja de Excel: (Este ejemplo es revolucionario…. EN LINEA.

Haga pruebas por su propia cuenta. sino. pasará para cada uno de los casos evaluados de la matriz un 1 x 1 = 1. Siempre hay un pero. y un 1 de la matriz del segundo Si) y los casos en que sean 1. Solo HECHE MANO DE SU RECURSIVIDAD Y APLIQUE los conceptos dados a su vida profesional. salvo que exista una cuenta nueva. (Y uno es equivalente a verdadero y cero. Pero. Utilizar nombres en lugar de Rangos facilita el manejo. Sea Escéptico y metodológico SIEMPRE. siempre se le actualizará automáticamente. Este cuadro de Libro Mayor no tiene que volver a tocarlo. (como es el caso del mes). Las formulas matriciales son simplemente Fantásticas. Tampoco si una de ellas tiene un espacio o un punto intermedio. aplicado a un caso contable. debía dar Ctrl+Shift+Enter al mismo tiempo. si una cuenta arroja saldo negativo sabrá que está en contra de su naturaleza. así. Si esta condición se cumple. Pero no abuse de las matriciales. (Ojo con eso). La primera vez que yo la escribí. Salvo lo anterior. Recuerde que el * multiplicador hace las veces del Y. la Contaduría y la Administración Puede ver que se sigue el mismo esquema de la tienda de mascotas. como las formulas matriciales realizan muchos cálculos. pues en cada renglón necesitamos que haga la evaluación en la cuenta siguiente. Que hace esta formula: Puede ver que hay dos condiciones Si. el cálculo le podría presentar un resultado que NO ES VERDAD. indicamos 1.Excel aplicado a la Auditoría. 0. Recomendación: Siempre que compare un criterio entre tablas o bases de datos. Observe muy bien la colocación de los paréntesis y tenga paciencia si no le sale como espera después del primer intento. (Un 1 de la matriz del primer Si. Si esta segunda condición se cumple. compara el numero de cuenta de la columna diario contra la celda que lo contiene en el mayor. Y esto. Analice que está haciendo y verifique. es decir. no está amarrada con $. Esta celda es móvil. El primer Si evalúa si el mes de la columna del mes del libro diario coincide con el mes del libro mayor. visualice los rangos como tal. sino. Los casos evaluados en los que el resultado sea un cero. o necesite ampliar el rango. puede ser hasta la causa de su despido por presentar a su jefe datos errados. pero considero que es mejor que mientras aprende. Observe que dentro de ella se usa la función =Mes() que extrae el número de mes tanto del diario como del mayor. Siguiendo este procedimiento puede montar Informes de todo tipo. indicamos 1. se multiplicarán por la columna Débitos menos la columna Créditos. pueden volver lento su equipo. escribí las llaves por no detenerme un momento y leer que después de escribirla. Una ventaja ahora es la tremenda velocidad de los procesadores. Depure todo eso antes y asegúrese que no tendrá problemas por esta causa. 155 . (Se colorean para que las pueda ver fácilmente) (Se asume que Usted ya leyó la parte teórica que explica como se forma la matriz de información). es equivalente a falso) El segundo Si. 0. Si los parámetros anteriores son ciertos. La formula se monta en la columna de acuerdo a su naturaleza. Sobra decir que el mes también debe ser consistente en ambos lados. y para todo tipo de área de la organización. no traerá ningún valor. Y esta verdad si que era terrible en la época en que se escribían en computadoras con procesadores “Lentium” de 500 Mhz. asegúrese de que son los mismos. y que seguirá en aumento. Puede ver que el mes del libro mayor es $B$17. Si la maquina computadora tiene poca memoria. No es lo mismo una cuenta 111005 en formato número que en formato texto. y familiarícese con este tipo de formula matricial. pues recuerde que todo numero multiplicado por cero es cero.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración A continuación hay otro caso de esta misma naturaleza que estoy seguro se estará preguntando como realizar. y después ciertos números de Nit. Puede seguir anidando sumas condicionales para le caso de que desee sumar ciertos centros de costo. Esta función es muy similar a =Sumar. o todos los criterios que necesite. Izquierda extrae los 4 primeros dígitos. El valor de la celda F89 totaliza todas las cuentas que tienen por raíz 110. se salva esta dificultad. reportes de costos.Si(). pero con la ayuda de estas otras dos funciones. para que pueda ser sumado a todo lo largo de la matriz. con este tipo de formulas puede montar los informes que su imaginación “a bien tenga”: Cuadros de mando. y dado que al extraerlos los deja con formato texto. con la función valor los convertimos en un dato numérico. etc. cedulas sumarias. Para eso nos valemos de las funciones Valor e Izquierda. Reportes gerenciales. 156 . verificación de saldos.

es mucho el tiempo que se pierde haciendo estas equivalencias. finalmente trabajando el doble o el triple. para completar el moño. tratando de agarrar ese trompo con la uña y unificar a todo mundo. Pues al Contador. SON LOS MISMOS que se manejan para las áreas de compras. los de compras le pasan los precios negociados de los insumos con los proveedores con “sus nombres”. Una vez salvado lo anterior. materiales. Cuál es la base de la explosión de la producción? La tarjeta estándar de producción. porque para la señora o el señor de compras el Ítem se llama de una manera. Lo primero que le recomiendo. también con sus “nombres” y el contador en medio de ellos. (Aunque a veces prefiero la definición o nombre que da el proveedor-fabricante del insumo. Esto es un problema grave. producción. de productos terminados del sistema contable. si usted es el Contador a cargo. los jefes de producción apelando a su experiencia de varios años los llaman de otra forma… En fin. Así que si los códigos y descripciones no concuerdan. los de planeación pasan el dato de lo que esperan vender y por lo tanto producir. si en el garaje o patio o solar de mi casa preparo una especie de bebida espirituosa. los de compras por lo general se refieren al mismo de igual forma como lo llaman los proveedores. La que contiene cuanta materia prima. pues se supone que ellos saben más de eso que la empresa que es el cliente). Por ejemplo. la Contaduría y la Administración Usando formulas matriciales para hacer la explosión de producción.Excel aplicado a la Auditoría. planeación y contabilidad. y muchos de ellos se refieren a la misma cosa. Las formulas matriciales son una solución para esta tareíta relativamente compleja de hacer a la que se enfrentan algunos Contadores cuando para el mes de noviembre deben de tener listo el presupuesto del año siguiente de la Compañía. Y el contador allí. Un ejemplo puede ser la siguiente información en Excel: 157 . la explosión de producción será cosa de montar una formulita matricial. Entonces. tendrá un “Sancocho” de códigos de insumos en su inventario. con ayuda del señor de sistemas. y este inventario lo da el sistema. debe de hacer que los códigos primero que todo sean consistentes con los Ítems del inventario para poder hacer la explosión. debería tener una relación de Ítems o insumos que necesito para que una unidad de mi bebida quede perfecta. uno se encuentra con varios nombres para el mismo insumo. es que se asegure y REVISE que los códigos de materiales. pongan a todo mundo hablar el mismo lenguaje de códigos de Ítems o de Insumos. Porque? Porque recuerde que hay un inventario inicial de insumos. El que “manda la parada” debería ser el código como está creado en el sistema contable. también es distinto. para el señor o señora de planeación de otra. de materias primas. La idea es que como verdadero administrador de la información. si lo hay. y en el sistema el código. mano de obra y otros costos y gastos indirectos consume hacer una unidad de producto terminado. He visto como la gente de planeación tiene un nombre similar para ciertos insumos.

me pasa una hoja en Excel con la lista de todas las ventas que planea hacer y me dice que para el año entrante planea vender 50. mi Gerente de Ventas habiendo estudiado el mercado y toda la cosa. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Esto básicamente es la misma cosa ya sea que se trate de una cerveza. Entonces. a la pregunta. Cuantos insumos necesito tener para satisfacer las expectativas de venta de todos mis productos. una bebida hidratante o un té. Al comienzo del libro le comenté acerca de organizar la info en forma de base de datos no? Porque así como está esa lista. Arma la superbase de datos. esa info se organiza y se deja así: Así sucesivamente para los 500 o 1000 productos de su compañía. así como de mis demás presentaciones y me pasa una hojita en Excel así: Entonces. monto la explosión de producción con una formula matricial así: 158 .000 botellas de mi exclusivo Chirrinche panela 250. Entonces. no le facilita mucho las cosas a Excel.

($B$14:$B$17)*E2))} Supongamos que la info de ventas está dividida en meses.0)*($B$14:$B$17)*E2)} Como ve. la Contaduría y la Administración La formula en F2 es: {=SUMA(SI($A$14:$A$17=A2. también se puede escribir así: {=SUMA(SI($A$14:$A$17=A2. es la misma fórmula matricial que siempre se viene usando en los demás ejemplos vistos.Excel aplicado a la Auditoría. la del mes. y debemos obtener las cantidades requeridas por mes: Entonces anidamos otra condición. Por supuesto.1. así: 159 .

se multiplica por un rango que lo conforma TODO EL BLOQUE de cantidades de producto terminado a Vender: Esta es la manera en que puede ir anidando más Sís. Estos proveedores también puede que hayan informado que los incrementos los harán en Marzo y en Septiembre por ejemplo. Teniendo ya las cantidades que necesita comprar. en caso de que apareciera otra variable. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración La formula en F2 es esta que le muestro aquí arriba: analice los rangos. Veamos cómo sería en el ejemplo que me inventé de mi Aguapanela Chirrinche: 160 . sino por la lista de Insumos POR PROVEEDOR. por lo general viene la de las compras. tendrá que hacer algo similar. Después de esta explosión. pero ya no contra el presupuesto de ventas. vea como el rango que multiplica la cantidad unitaria del insumo. ahora necesitaría CUANTIFICAR el costo de esos insumos. para eso.

Por ejemplo. DEBE de calcular el precio de una unidad. que le devuelve el más económico. como es el caso de Panelas del Cauca. diez mil unidades. puede Usar nuevamente una función matricial basada en la Función =MAX() que le devuelve el valor máximo de una lista. observe que algunos proveedores ofrecen un precio más competitivo. busque el más alto y multiplique por la unidad. (Ojo. necesitamos multiplicarlas por el precio de venta de estos proveedores.) Por ahora. que según sea el proveedor. la verá en la siguiente página: 161 .000 que me cobra Panelas del Valle. se sigue la misma metodología y le metemos otro sí.000 por 28. Pero si se fija. o =MIN(). tenemos que esas cantidades requeridas que ya armamos en una sola formula. los proveedores por lo general indican el precio por mil. la Contaduría y la Administración Ok. me vende 1. con el ánimo de que vea la imagen lo más completa posible. Ya sea que Usted considere siempre el mayor o menor precio. ahora le ponemos los incrementos por proveedor en el mes que ellos hayan informado).000 en lugar de los 30.Excel aplicado a la Auditoría. la sola función matricial =MAX() quedaría así: Bueno. Para eso. ahora lo vamos complicando mas (ósea.

las 417 unidades de Aguapanela que necesitará en Enero deberán costar $12. Lo único que necesita es unir esta fórmula matricial con la otra.$D$21:$D$34))} Visualizar todo el rango ayuda a comprender como es que se relaciona la formula matricial con las tablas ventas y proveedores. y para que me ocupara en un solo gráfico.SI($B$13:$M$13=F$1. para que se pudiera ver todo el rango del nuevo cuadro proveedor. además. con lo cual. La formula quedaría así: La función en F2 es: {=SUMA(SI($A$14:$A$17=$A2. oculté algunas filas. para facilitar la comprensión de cómo es que se monta. se han colocado las pequeñas tablas en la misma hoja de cálculo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Observe que nos devuelve el precio Máximo de la lista de proveedores. le dí F2 Modo Edición a la celda para que los colores faciliten la apreciación de los rangos de la función: 162 . Para efectos pedagógicos.500.($B$14:$M$17)*$E2)))*MAX(SI($A$21:$A$34=C 2.

la Contaduría y la Administración Solo debe tener en cuenta la ultima parte de la función. que es el precio pero de MARZO. usara el valor máximo de la aguapanela. Si no considera el mes. Si se fija. que es de 50. para que vea el efecto en los meses.Excel aplicado a la Auditoría. podrá anidarlo de manera similar a como tuvimos en cuenta el mes en las ventas: Para que vea bien el cambio. De manera similar. la hoja de los proveedores la presentarían mes a mes así: (solo voy a poner dos meses para no extenderme mucho en el gráfico): Entonces. tiene ahora que encontrar el máximo del mes. en los dos primeros Insumos: 163 .000. ya vimos como es que se montó. desde donde comienza =MAX(). le calculará que para enero. no de todo en general. la formula MAXIMO. si tiene el dato de CUANDO es el MES que los proveedores harán el incremento. La parte anterior. le hice incrementos TREMENDOS.

164 . pues los cálculos pueden ser demasiados. Espero que esta técnica le sea de utilidad. como un humano. te recomiendo que tengas una muy buena computadora. y a tu compu le puede dar una “Embolia” Cerebral. la función devuelve cero. y la copias para miles de productos. pues estas funciones consumen mucha memoria. puede ver que como no se han definido los precios de los demás meses de los demás insumos. blanqueará la pantalla de tu computador. Pero como le advertí anteriormente. Es una manera de trabajar. y en lugar de blanquear los ojos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Esta otra imagen le muestra cómo es que ya se pone a “jugar” el rango mes del proveedor. cuando se arma la función.

tarde o temprano encontrará problemas con las fechas.Texto a Columnas Arreglando las fechas mediante formulas: Para arreglar estas fechas.mes y año. puede copiarla y pegarla con pegado especial solo valores. vaya al menú Datos. (No está de más indicar que Excel maneja las fechas como un número. luego el mes y por ultimo el año. particularmente si dichas fechas han sido bajadas de otro programa. Arreglando las fechas mediante la herramienta Texto a Columnas: Ubicado en la fecha a corregir. de texto a Excel y de Excel a Texto Si usted trabaja con Excel. y listo. Una vez la vieja fecha esté corregida. para que quede el Numero que Sí es aceptado por Excel como fecha. Fíjese que las formulas buscan extraer primero el día. De Fecha Texto a Fecha Excel Hay dos métodos para arreglar estas fechas: con formulas y con la herramienta Datos . hasta que llegue al paso en el cual se asigna el formato. 165 . Texto en columnas. DIA. pues selecciona MDA.Excel aplicado a la Auditoría. AÑO. A la nueva fecha (que tiene la formula incluida) se le aplica el formato de fecha que usted quiera. que va desde el 1 de enero de 1900 (numero 1) hasta el 31 de diciembre de 2100 (numero 73415)). vamos a usar algunas formulas de texto que nos harán este gran favor: En fecha texto vamos a indicar la misma fecha. para que observe como la misma formula usada se adapta a este orden cronológico cambiando el orden de las formulas internas. Hace Clic en Siguiente DOS veces mas. Y Clic en Finalizar. Como este caso que tenemos es MES. la Contaduría y la Administración Como corregir las fechas. pero con diferente orden en cuanto dia.

el mes y el año. 166 . año. Dependiendo del lugar del mes. día. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración De Fecha Excel a Fecha Texto: Hay que tomar la fecha e irle extractando el dia. deberá acomodar su formula. caso en el cual se debe indicar que incluya un carácter "0". Se indica un segundo caso en el cual se necesita dejar solo los dos últimos dígitos del año. insertando un condicional para aquellos casos en los que el día o el mes son menores a 10.

2) La nueva hoja tendrá un nuevo nombre que para distinguirse de la original. si escoge mover. puesto que simplemente lo puede hacer al seleccionar la hoja y arrastrarla a la nueva localización. aparecerá la configuración por defecto. 3) Para acceder a las opciones del comando mover o copiar. pero no se copian los Metadatos (información de configuración) de la hoja.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Técnicas que conviene saber Copiar una hoja Aparentemente puede parecer que copiar una hoja es una cosa sencilla. Excel hará una copia exacta de la hoja: 167 . Excel cambiará la hoja a la nueva ubicación en el libro. etc. Como hacer la copia: 1) Si va a hacer una copia de una hoja en el mismo libro. solo se copia el contenido de la celda. Están los datos de la configuración de la página. en cuanto aparezca. etc. Hay varias variaciones al copiar o mover una Hoja. tendrá al final un (2). los anchos de columna. seleccione “Mover o Copiar”: 4) En cuanto haga clic en mover o copiar. seleccione la hoja y haga clic con el botón derecho. Esto es innecesario. ya que una hoja de trabajo contiene más que los datos y las fórmulas. Cuándo se copian las celdas de una hoja de trabajo a una nueva hoja de trabajo. si esta hoja copiada (2) la vuelve a copiar. su nombre se distinguirá con un (3). simplemente presione la tecla Control y con el puntero del ratón arrastre la hoja a una nueva posición. pero a veces cuando la copiamos algunas cosas no nos quedan como quisiéramos. verá un menú emergente aparecer. 5) Al escoger Crear una copia.

utilice la lista desplegable. tal como encabezados y pies  La configuración de los escenarios 168 . Si usted quiere hacer una copia del libro en un nuevo libro o copiarla en un libro abierto: Usar el comando ofrece algunas ventajas. que si utilizara la opción de copiar y pegar celdas: Excel copiará:  Anchos de filas y altos de columnas  Formato de celdas  Información de la configuración de la impresión. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 6) Finalmente.

“Personalizada”. “$#. la Contaduría y la Administración Mostrando los números en formato de miles Esta técnica es útil cuando se requiere revisar cifras. Debe de colocarle un formato personalizado. pero queremos verlas en miles o millones. Seleccione botón derecho y en el menú emergente escoja formato de celdas.##0#”.Excel aplicado a la Auditoría. NO HAGA clic en Aceptar. Observe que está iniciando con un formato de moneda. o bien presione la combinación de celdas Control + 1. Ese es el formato que Excel utiliza para mostrarle el número en formato moneda con cero decimales: 169 . vaya a la última opción. de esta manera aparecerá el cuadro de diálogo relacionado con el formato de celdas: En la categoría vaya a “Moneda” y coloque CERO decimales: Ahora.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ubíquese debajo de Tipo. agregue un signo numero. revise como es el punto separador de miles y de decimales en su computadora: Si desea que le salga el separador de miles. Si no le funciona. y después del signo # coloque un punto. como se muestra a continuación. 170 . un punto y dos signos de número.

Excel aplicado a la Auditoría. hace lo mismo que cuando colocamos la M anterior: Ahora solo le resta copiar y pegar el formato a las demás celdas en donde desea que el surta efecto el formato que acaba de personalizar: 171 . la Contaduría y la Administración De esta manera. ensaye la coma. También puede colocar la letra “M” de miles directamente en el formato condicional: Solo agregue entre comillas la letra M. adicione un punto adicional (si en su caso no funciona el punto. como le dije. así: Ahora. no tendrá que ponerse a dividir las celdas por mil en una columna anexa. fíjese en la configuración numérica de su equipo) Y colocarle una doble M para indicar que está viendo cifras de millón. si la cifra que tenemos aquí la desea reducir a Millón.

38 millones. 172 . Para mostrar los números redondeados al cien mil más cercano. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Cada punto al final del formato personalizado del número causará que se muestre el número dividido por otro mil. sino 10. coloque otro cero: Le recomiendo que haga algunas pruebas en su Excel para que coja dominio de la técnica y no la olvide tan fácilmente.3 millones. es válido combinar una posición decimal seguida por dos puntos: Si quiere que no se vea 10.

preferiblemente en la celda A1. vaya a la sección de la derecha ESQUEMA. Primero que todo ordene la información. la Contaduría y la Administración Montando Subtotales Los Subtotales son muy útiles. Sin embargo se incluyen aquí para aquellos que todavía no los conocen: Como su nombre lo indica. Si no se asegura de que la clasificación de los datos siga el orden necesario. de manera tal que las agrupaciones le queden consistentes. Primero se ordenan las áreas (Columna A). Para lograr eso. escoja Subtotal: 173 . Para el caso del ejemplo. y más de uno los sabe hacer. cuanto son los salarios (la columna que aquí se ve como “Basic Salary”). en Excel 2007. le inserta subtotales en donde Usted así lo indique al cuadro de dialogo. pero totalizados por la columna A “Área”. luego por el Cargo (Columna C. “Designation”). ubíquese dentro de cualquier lugar de la tabla.Excel aplicado a la Auditoría. vaya por el menú DATOS: Allí. el subtotal es una herramienta que hace precisamente eso. Subtotales hará un efecto completamente distinto al que queremos. Por ejemplo: Uno pudiera desear saber. Después de ordenar la info.

“Para cada cambio en:” hay una pestañita que se puede DESPLEGAR. desviación estándar. le saldrá este cuadro de diálogo: Es el mismo para ambas versiones: Entonces. queremos Subtotalizar por la columna “Basic Salary” (Salario Básico): 174 . mínimo. pero también se puede usar las funciones Contar. contar números. producto. Seguidamente. ACTIVAMOS las casillas de verificación en los campos que deseamos. Subtotales: En cuanto haga clic allí. Se despliega y se escoge POR CUAL COLUMNA queremos Subtotalizar. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Si estas en Excel 2003. para el caso. allí están todos los Rótulos o Títulos de Columna. máximo. promedio. por lo general se totaliza con Suma. entre otras. En Usar función. ve por el menú Datos.

En cuanto se hace clic en OK. la selección.Excel aplicado a la Auditoría. nos queda la info así: Ya puedes ver lo maravillosa que esta opción. 175 . Excel automáticamente le inserta una nueva fila entre cada AREA. se incluye una función llamada Subtotal. la Contaduría y la Administración Así quedaría para el cuadro de la imagen. Y entre cada área.

si seleccionas las celdas. las copias y luego las pegas. puede ser bueno. Puesto que se muestran solo los subtotales. Excel solo le muestra las filas de los subtotales. Para que le copie solo los subtotales. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Observe que Excel “montó” tres botoncitos pequeños en la esquina superior izquierda: Si presionas el botón 2. te copia todo. PERO. poder copiar solo los subtotales en un libro nuevo. hasta lo que está oculto…. verás que IGUAL. haga esto: Seleccione desde Gran total hacia arriba: 176 .

En la ventana que le salga. al copiar. En Excel 2007 Escoja la Ficha INICIO – EDICION – BUSCAR Y REEMPLAZAR – IR A ESPECIAL: En el siguiente cuadro. la Contaduría y la Administración En Excel 2003 vaya por el menú Edición – Ir A. Ahora.Excel aplicado a la Auditoría. El resultado será que Excel escogerá solo las filas visibles. podrá ver como Excel solo selecciona las celdas visibles: 177 . escoja Solo celdas visibles y presione OK. haga clic en ESPECIAL.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Y solo pega lo que seleccionó. así: 178 .

te ubicas dentro de zona o región de la hoja de cálculo en donde se encuentran los subtotales y nuevamente seleccionas la opción Subtotales. una vez que te salga el cuadro de diálogo. se podría desear tener otro subtotal dentro del que ya hicimos. tener también los totales por Cargo (“Designation”). la Contaduría y la Administración Como se quitan los Subtotales Para quitar los subtotales. Nuevamente seleccione la herramienta Subtotales.Excel aplicado a la Auditoría. por ejemplo. En esta ocasión. Ubíquese dentro de los Subtotales. haces clic en el botón “Quitar Todos”. Adicionando un segundo nivel de subtotales En el ejemplo en el cual vengo ilustrándole el tema. Observa la imagen en la siguiente imagen: 179 . seleccione la casilla “Designation” y ADEMAS DESACTIVE la opción “Reemplazar subtotales actuales”. así: Haga clic en aceptar: Le quedará el Subtotal INTERNO que le suma además los totales por cargo.

se comprime todo y te queda así: Si oprimes el botoncito 2: Si oprimes el botoncito 3: 180 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ahora. si en la esquina presionas el botoncito 1.

esta es la manera de hacerlos. 181 . sucesivamente… si hubiera necesidad de mas subtotales Internos o anidados. la Contaduría y la Administración Y si oprimes el botoncito 4: Y así.Excel aplicado a la Auditoría. y de usarlos.

En la tercer columna está la fecha. la diferencia de los dos debe ser igual a 1. el número. la segunda columna. transformamos o convertimos el número del consecutivo en un dato que de verdad sea numérico. Entonces. podemos revisar si los números consecutivos no presentan saltos o números faltantes. usamos la función =Valor() y la direccionamos hacia la celda que contiene el número consecutivo. Pero si se fija que todas las celdas tienen una pestañita verde. Una tareíta que hay que hacer frecuentemente en una auditoría. la primer columna se refiere al código del tipo de comprobante. Pero. Mediante la función Si. así: 182 . habilitado para que Excel pueda hacer cálculos. Supongamos que ya tenemos la información y la tenemos así: En este ejemplo. así que primero que todo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Una forma de revisar los números consecutivos Este es un tema que inicialmente iba a ser el ejemplo 4 de la función Sí. se debe de poder trabajar el numero consecutivo como un número. en la columna D. en la columna D. La revisión de los consecutivos la hacemos sobre el principio de que si un número consecutivo es correcto. la B. antes de hacer la formula. señal inequívoca que indica que Excel ha detectado que en esas celdas hay un número pero se le está dando tratamiento de Texto. Pero me pareció mejor sacarlo como tema aparte.

(je-je) pues Excel nos devuelve Falso: Sobre esta Prueba lógica comenzamos a montar la formula que nos revisará los números consecutivos. es una VIL MENTIRA. es igual a uno: Como en este caso. Ok. dígame que hay un salto de consecutivo) Este rollo quedaría así: 183 . Así: =Si(Celda siguiente menos celda actual igual a Uno. Solo para efectos didácticos.Excel aplicado a la Auditoría. y la mejoramos. en la columna E. 357894 menos 357892. En la columna E. con la función Si. vamos a montar esta verdad: El número consecutivo de la siguiente fila. no me indique nada. menos el número de la fila actual. si no es igual a uno. le estoy mostrando cómo es que se escribe la formula que está en D2. la Contaduría y la Administración Hacemos la fórmula y la copiamos a todo lo largo.

La formula se copiaría hacia abajo. no colocará nada.""))) 184 . La prueba lógica es +D3-D2=1 si es verdadero.SI(D3-D2=2. podemos hacer que el mensaje nos diga cuales son los números que hacen falta.""."Falta el Numero "&D5+1. sumarle un uno. falta el 357893."". así: La formula se mejora mediante otro Sí: =SI(D6-D5=1. la función se puede mejorar. Podemos usar el prefijo concatenador & (Ampersand) que por lo general está en su teclado en la tecla 6. Siguiendo la misma técnica."Hay un salto en el número consecutivo") Que cumple a cabalidad lo que queremos. pues habrán más casos en los cuales la diferencia no será un solo salto en el consecutivo. Sin embargo. se coloca el mensaje entre comillas “Hay un salto en el número consecutivo”. y pues allí ya se cumpliría el cometido. pues en la diferencia entre 357892 y 357894 que es DOS.SI(D6-D5=2. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración La formula en E2 es: =SI(+D3-D2=1. y amarrar el valor de la celda. e incorporar el número faltante al mensaje.""."Falta desde el Numero "&D5+1&" Hasta el Numero "&D6-1. esto se indica con las dobles comillas “” sin espacio intermedio entre ellas. Si es falso."")) Sin embargo la cosa no para allí. así: =SI(+D3-D2=1. sino varios consecutivos. Y esto se puede indicar en la función."Falta el número "&D2+1.SI(D6-D5>2.

mediante un filtro excluir las celdas en blanco. la tabla dinámica nos mostraría que el número solo existe en nuestra serie completa. Otras maneras de encontrar los números consecutivos faltantes. y que falta en la serie real. enfrentando o cruzando una serie completa que uno mismo confeccionaría. la Contaduría y la Administración Una vez montada la formula. y eso lo veremos más adelante. 185 . Pero para hacerlo mediante tabla dinámica tiene que aprenderla a manejar. Así.Excel aplicado a la Auditoría. contra la serie de consecutivos que nos están pasando. y ya sabría cuales son los saltos en los consecutivos. pueden hacerse también con la ayuda de la tabla dinámica. solo necesita.

y en las formulas que introduzcamos. queda mucho más fácil saber de qué es que se trata una formula. Una manera de simplificar la escritura de las formulas es asignándoles un nombre a las celdas o a los rangos. y así. de texto. se usan los nombres pues es mucho más fácil. escribe nombres. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Asignar nombres a tablas. en lugar de tener que referirnos a un rango como A1:A5. ya no tendremos que escribir A1:A5. se puede nombrar. podemos usarlos. una tabla de datos. 186 . si en lugar de ello. celdas o rango de celdas. ya sea numérico. mas. si no nombres. podemos “bautizar” ese rango con un nombre. Excel reconocerá en adelante que ese rango se denomina “nombres” De tal manera que. Si allí. Cualquier rango. por ejemplo ponerle “Nombres”: El cuadro de nombres está ubicado en donde dice A1. o a un grupo de celdas o incluso una tabla de datos. si hacemos una fórmula que se refiera a ese rango. Por ejemplo. Es normal que pase el tiempo y se dificulte la lectura.

cambiar el tipo de fuente (estilo de la letra) repintarla (ponerla en negrita o negrilla). Para ubicar los valores más grandes en un rango. incluyeron este tema. patrón. En Excel las celdas se pueden combinar. la Contaduría y la Administración Formato Condicional Formato se refiere a la estructura. colocándole un color al tipo de letra. y quieres que cubra varias celdas las puedes FUSIONAR. como si fueran una sola). inclinarla (Cursiva). La facilidad para APLICAR el formato condicional con las funciones de ORDENAR POR COLOR es Espectacular. El formato condicional ES: dependiendo del contenido de la celda. se les pueden colocar patrones de textura. (si tienes un texto o un título muy largo. se pueden colorear. Formato condicional en Excel 2007 Una de las TREMENDAS MEJORAS que le hicieron al nuevo Excel. colocarle una rayita debajo. POR EJEMPLO: Supongamos que tenemos un MONTON de transacciones. lo que contienen se puede formatear también. hacer que Excel Automáticamente le ponga un formato. las más pequeñas o las que se encuentran por encima del promedio. diseño. 1. por ejemplo. Despliegue la pestaña: 187 . En la Ficha INICIO Escoja el grupo ESTILOS. se les pueden colocar bordes. encontrar las más grandes. Queremos UBICAR rápidamente las que están fuera de lo normal. seleccione un rango de datos NUMERICOS.Excel aplicado a la Auditoría. (subrayado). organización de las celdas.

Vamos a escoger 10% mejores. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 2. Si no le gusta el estilo que Excel le trae por defecto. Al desplegar la pestaña. obtiene estás opciones: Si da clic en Formato personalizado. podrá CUADRAR a su gusto el formato condicional. 188 . puede armar el que a bien tenga: Tan pronto escoja 10% le resaltará automáticamente el valor que cumple la condición.

tal como ayer. el formato condicional en Excel 2007 puede encontrar fácilmente fechas que cuadran en un rango de fechas. Los rangos se reevalúan cada vez que el libro se abre. Clic en formato condicional 3. dependiendo de la fecha en el reloj del sistema.Excel aplicado a la Auditoría. Seleccione un rango de fechas 2. la Contaduría y la Administración Encontrando las transacciones de la ÚLTIMA SEMANA Si una de las columnas contiene fechas. Siga los siguientes pasos: 1. 189 . Si configura “HOY” verá diferentes celdas resaltadas. Seleccione RESALTAR REGLAS DE CELDAS 4. En la siguiente ventana de diálogo despliegue la pestaña donde puede escoger el periodo de ocurrencia. Seleccione Una fecha: 5. esta semana. siguiente mes.

En el formato condicional. Luego. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Usando Íconos para marcar valores Los íconos son una nueva funcionalidad en Excel 2007. observe: 190 . a medida que vaya escogiendo un estilo. escoja conjunto de íconos. más reglas: 2. 1. En el cuadro de diálogo primero escoja un estilo de íconos. verá cómo van apareciendo los mismos al lado de los valores sobre el rango seleccionado. Seleccione nuevamente el rango de valores.

o 5 categorías. 4. MAS REGLAS.Excel aplicado a la Auditoría. Si hace clic en MAS REGLAS (no administrar reglas. Luego use la cajita de valores para definir los porcentajes: 191 . la Contaduría y la Administración 3. las de la imagen anterior a esta) puede definir 3.

192 . esta es una excelente ayuda para CLAVAR EL OJO en donde necesitamos sin necesitar de revisar los valores UNO A UNO. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Usando el estilo escogido el rango de valores nos queda: Estos semáforos son muy útiles para que Excel nos coloque alertas de auditoría o para cumplimiento de metas. Nosotros que nos la pasamos mirando numeritos.

A continuación. la Contaduría y la Administración Barras de datos Otra característica NOVEDOSA de Excel 2007. Nuevamente seleccione Formato condicional A medida que va seleccionando un estilo. son las barras de datos. El formato Condicional en Excel 2007 es sencillamente ELEGANTE. se va formateando la celda con una escala de color relativa al tamaño de cada número. otra imagen: 193 . en la página siguiente.Excel aplicado a la Auditoría.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Tenga en cuenta NO INCLUIR en el rango el total del mismo. El valor más grande tomará automáticamente la barra más larga. podemos cuadrar las opciones a nuestro gusto y necesidad: 194 . Las escalas de color funcionan de manera similar a las barras. aquí una imagen: Ahora. en la opción MAS REGLAS. y hará que el resto de las barras se vean insignificantes.

Montando ICONOS solo al 10% MEJOR Cuando se aplican los íconos a un rango. la Contaduría y la Administración Aquí. así que se forma una MEZCOLANZA de Íconos: Sería mucho mejor si solo se le colocan íconos al 10% mejor. hay varios tipos de reglas en formato condicional que se pueden aplicar. Para configurar este formato condicional hay que decirle a Excel que 1. con la base de 10 y 90% respectivamente para la barra más corta y la más larga. 195 . uno de los inconvenientes es que a cada celda se le asigna un ícono. Como puede ver. se ha personalizado la barra. Primero seleccione un juego de Íconos.Excel aplicado a la Auditoría.

Configure la regla similar a la figura que le presento a continuación: Escoja aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior. En la lista seleccione INFERIOR. Administrar reglas 3. Escriba 90. Dele clic a la casilla de verificación “% del rango seleccionado” 196 . escoja Conjunto de Íconos y haga clic en NUEVA regla: 4. Luego vaya a Formato condicional. En administrar reglas. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 2.

Clic en Aceptar. ahora sí. Clic en Aceptar. y active la casilla de verificación “Detener si es verdad”: 6.Excel aplicado a la Auditoría. verá que SOLO SE MONTA ÍCONO a los mejores 10%: 197 . En la siguiente imagen. la Contaduría y la Administración 5.

No ofrece juego de íconos. Usando Formato Condicional en Excel 2003 El formato condicional en Excel 2003 comparado con las nuevas características de Excel 2007 no es tan bueno. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Se puede usar una metodología similar para aplicarle una barra verde a los mejores 33% y una barra roja al 33% de los registros más bajos. En esa opción puede resaltar las celdas que son más grandes que un valor particular: 198 . El formato condicional lo encuentra por el menú Formato – Formato condicional. barras ni escalas de color.

puede definir el formato deseado: Para lograr resaltar las celdas mayores al 92% en Excel 2003. Escoja Formato. Clic Aceptar 199 . formato condicional 3.Excel aplicado a la Auditoría. Coloque un formato 6. Tendrá que llevar a cabo estos pasos: 1. la Contaduría y la Administración Haciendo clic en Formato. Seleccione un rango de números 2. seleccione FORMULA 4. En la lista desplegable. Escriba una formula tal como : =D2> 5.

Excel 2007 es mucho más fácil. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 7. 200 . con COPIAR FORMATO al resto de las celdas de RANGO. Expertos de Excel pueden montar formulas como esta. debe de copiarlo. El formato condicional que acaba de colocar a la CELDA B2. pero la mayoría no tiene tiempo para armarla o investigarla.

la Contaduría y la Administración Encontrando valores duplicados o valores únicos. va por Formato condicional – Resaltar reglas de celdas – Duplicar valores.Excel aplicado a la Auditoría. Tan pronto seleccione la opción Excel detecta automáticamente los registros repetidos. Seleccione el rango en donde quiere DETECTAR los registros duplicados. En Excel 2007 la cosa es SUPERFACIL. 201 .

En el menú emergente. puede seleccionar uno de los tipos de formatos preestablecidos. y hacer clic derecho. o crear uno: Otra opción BUENA que trae Excel 2007 es que puede seleccionar una de las celdas que quedaron formateadas y que son duplicados. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Al desplegar la opción de relleno. escoger: Verá como le quedan ordenados en la parte superior: 202 .

puede escoger los valores UNICOS: 203 . en lugar de seleccionar los valores duplicados.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Nota: para remover el formato condicional: De manera similar.

La fórmula que normalmente se usa es =Contar. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Encontrando duplicados en Excel 97-2003 En las versiones anteriores nos toca montar una formula.Si() Monta la formula y la copia: Cualquier valor superior a 1 quiere decir que tiene un par duplicado. en una columna adyacente o montar la formula en el formato condicional. 204 .

Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración La formula la puede montar en el formato condicional así: Recuerde que una vez ingrese la formula en C2. debe de COPIAR EL FORMATO CONDICIONAL al resto de las celdas del rango. 205 .

Los que son únicos. Preste mucha atención a los amarres o si no. También debe de ordenar la información por la columna que va a analizar. Usando una fórmula para identificar los valores únicos La formula en la imagen RASTREA la SEGUNDA OCURRENCIA. remover duplicados. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Encontrando valores UNICOS en Excel 2003 Hay muchas maneras de encontrar los valores que son únicos en Excel. se puede usar filtro avanzado o hacer una tabla dinámica. El truquito radica en que el rango comienza en la celda $A$1 AMARRADO completamente con signo pesos. el rango en la fila 3 se va extendiendo. Se puede montar una formula en una columna adyacente. con mucho cuidado. no le funcionará. 206 . quedan con un CERO. y se extiende con un amarre relativo a la columna A. Así. la opción que viene en la ficha DATOS. En Excel 2007 se pude usar.

Vaya a Herramientas – Datos – Tablas dinámicas. Active la casilla de verificación correspondiente a “Solo registros únicos” Si así lo hace. más de uno no se imagina que la tabla dinámica le puede sacar la lista de los únicos sin “necesidad de voltear tanto” En Excel 2003. debe de incluir en una celda APARTE. un encabezado correspondiente a los valores únicos. ordenados en la misma secuencia de la base original. siguiente – siguiente – finalizar. seleccione una celda de la tabla. Aunque se seleccione una sola celda. Antes de aplicar el filtro avanzado. Uno puede usar filtro avanzado para sacar los registros únicos:. En cuanto le salga la opción de arrastrar campos. Active la opción “Copiar a otro lugar”. Simplemente.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Usando filtro avanzado para encontrar valores únicos. Es raro que se use una tabla dinámica para hacer esta acción. Excel expande la selección para incluir la región entera de información como rango de lista. para que se active la otra opción “Copiar a:” Debe de indicar la celda APARTE que tiene EL MISMO ENCABEZADO de la columna que se va a evaluar. Usando una tabla dinámica para encontrar registros únicos. Excel le proveerá una lista única de Documentos. arrastre el campo que quiere identificar como único al área de las filas: 207 .

(Para el caso de la imagen). En la lista de tabla dinámica active la casilla Documento. 2. seleccione Tabla dinámica 3. al Área de filas: En Excel 2007. siga los siguientes pasos: 1. En la ficha Insertar. Seleccione una celda de la tabla de datos. Clic en Aceptar 4. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Arrastre el campo Documento al área de filas. seleccionando documento y con el botón Agregar a. o use la lista. La columna A contendrá la lista de los documentos UNICOS como se muestra en la siguiente imagen: 208 .

asegúrese de hacer una copia de la hoja. y use el comando en la información copiada.Excel aplicado a la Auditoría. uno no monta ninguna tabla dinámica. Luego. pero es un comando que se debe de usar con mucha PRECAUCION. una vez seleccione la opción. puede copiar la lista y usando pegado especial – solo valores. Antes de usar la opción. o del rango de datos. tendrá: 209 . y suena bacanisimo. pero es muy efectivo para sacar la lista de los UNICOS. la Contaduría y la Administración En realidad. Utilizando la herramienta REMOVER DUPLICADOS en Excel 2007 para encontrar los registros UNICOS Una de las novedades del Excel 2007 es que trae un botón que nos permite ELIMINAR o REMOVER los duplicados. para pegar la lista y DESBARATAR la tabla dinámica. De la información que estamos trabajando.

como sabemos que los duplicados están en la columna del documento. En cuanto haga clic en Aceptar: Los valores duplicados se remueven de la base de datos. Active la casilla de la columna que sabe contiene los duplicados. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Para el caso. 210 . activamos la casilla de verificación “Mis datos tienen encabezados”. y que el encabezado describe la columna.

Excel aplicado a la Auditoría. Como estaba destinado a impresión. podemos remover las líneas repetidas. pero ya sea con la formula contar. REPINTAR ESOS INICIOS DE BLOQUE. sucedía que se necesitaba IMPRIMIR EN NEGRITA. Por eso. Porque el archivo tiene estas líneas repetidas? Porque el archivo es un archivo que está destinado a impresión. vemos esas líneas repetidas. pues estos archivos planos al bajarse a Excel. duplica las primeras líneas de los encabezados correspondientes a los bloques de inicio de un nuevo Ítem.si o con remover los duplicados. NO A BAJARSE EN EXCEL. la primera vez que arreglé un archivo plano de kardex me encontré con esta sorpresita. Lo que hace el sistema es HACER que la impresora de punto ESCRIBA UNA VEZ MÁS LA MISMA LINEA…. 211 . la Contaduría y la Administración Nota: Esta opción es muy buena para arreglar los archivos planos del kardex del Cg1. al bajarse el listado como archivo plano a Excel.

"Nombre existe en la celda "&DIRECCION(COINCIDIR(B15.4). escriba =CONTAR. además de indicar que hay una duplicidad. es: =SI(CONTAR. Formato condicional."") La fórmula del Señor Sjoblom ubicada en D15.$B$1:B15.COLUMNA(B15). La fórmula del Señor Leo Hauser Ubicada en C15. es: =SI(CONTAR. En la página de David McRitchie (una de las más viejas) un par de chicos hace MUUUCHOS años colocaron una solución muy buena. Copie y pegue el formato a lo largo de la columna.SI($B$15:B15.0). Si un nombre o número existe dos veces. en 2007. En Excel 2003 es casi la misma cosa."Nombre existe en la fila "&COINCIDIR(B15. Para colocar el formato condicional en Excel 2003: Selecciona B15."") 212 . INFORMARA en cual celda esta EL OTRO REGISTRO DUPLICADO: Es decir: en este caso se encuentra la primera ocurrencia duplicada.SI($B$15:B15.0). SOLO la primera ocurrencia y a través de una fórmula anexa indican en donde más existe ese número o nombre. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Más de formato condicional Duplicados Primera ocurrencia En internet hay ejemplos muy buenos que algunos “Duros” de Excel ponen gratis. no señala los dos.B15)>1 Preste atención a los amarres. anidaron la formula en una celda adyacente para que. ya lo veremos: Además de colocar el formato condicional. formula. en esa época estaba montada en Excel 97. al posicionamiento de los signos $. solo es saber la ruta por donde se introduce la fórmula del formato condicional.B15)>1.B15)>1.SI($B$15:B15.$B$1:B15.

seleccionamos ESTA OPCION: Una fórmula que determina las celdas para aplicar formato. 213 . Me voy por Formato condicional – Nueva regla: En nueva regla.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Duplicados Primera ocurrencia en Excel 2007: A esta TABLITA. selecciono la Celda A2.

"") 214 . no olvide copiar el formato al resto de las celdas de la columna.A5)>1."Nombre existe en la celda "&DIRECCION(COINCIDIR(A5.COLUMNA(A5).0).$A$1:A5. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ingrese la formula. tendrá este efecto: Por otra parte. la formula en B5 es: =SI(CONTAR.SI($A$2:A5.4).

CONTAR.SI($A$2:$A2. y OTRO COLOR para la segunda ocurrencia de duplicado: En Excel 2003: La primera formula es: =SI(CONTAR.CONTAR. escribe la primera formula y le da enter. se va por Formato condicional – Nueva regla.Excel aplicado a la Auditoría. Escoge aplicar una formula.SI($A$2:$A2.SI($A$2:$A$21.$A2)>1.$A2)>1) La segunda.$A2)=1) La segunda fórmula es: =SI(CONTAR. es MAYOR a 1 En Excel 2007: De manera similar al caso anterior.$A2)>1. la Contaduría y la Administración Duplicados todas las ocurrencias Aquí hay una solución de formato condicional para cuando deseemos colocar UN COLOR para la primera ocurrencia de duplicado.SI($A$2:$A$21. al final no es igual. 215 .

se va por : Administrar reglas: 216 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Para ingresar la SEGUNDA FORMULA.

al resto de las celdas: 217 . la Contaduría y la Administración NUEVA REGLA: Ingresas la nueva regla Le das aceptar. no olvides copiar el formato de la celda.Excel aplicado a la Auditoría.

podemos hacer que nos muestre si un valor cruza en otro lado: El ejemplo sería el siguiente: Aquí el formato condicional nos marca que los que están en verde están en la otra tabla. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Más de formato condicional: Montando un Formato condicional que nos coloree la celda QUE CRUZA CON OTRA TABLA: Esta técnica es una maravilla…. en Excel 2003. la fórmula del formato condicional en A2. Pues así como podemos hacer que Excel detecte duplicados. es la siguiente: La formula en B2. es la siguiente: 218 . Para lograr esto.

como el asunto no es nada fácil.Excel aplicado a la Auditoría. pues para hacer pruebas de auditoría es sumamente UTIL. Como ve. NO JUSTIFICA que para un pequeño rango. pongamos a Excel a verificar la columna entera. OJO CON ESO. Epicuro (ojo con la pronunciación! Jejeje…): "Nada produce tanto regocijo como el no cumplir muchos cometidos ni emprender asuntos engorrosos ni violentar nuestra capacidad más allá de sus fuerzas. para Excel es cuestión de segundos." Un Viejo de verdad Sabio. le traigo la solución. sus palabras recorren a través de los milenios. pues todo esto provoca perturbaciones a nuestra naturaleza. Obtener lo que Cruza. El secreto de estos formatos condicionales es saber montar las formulas. la Contaduría y la Administración En Excel 2007. Pero como ya estamos manejando más de un millón de filas. 219 . No puedo dejar de recordarle el proverbio del último gran Filósofo Griego. Es mejor que seleccione el rango. ya sabe como ingresar las formulas.

aparentemente idénticas. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Más de formato condicional: Comparar la celda correspondiente con otra hoja Cuando ya era fanático de Excel desde hace ya bastante. encontré una solución. ME CORCHÓ. pero para no DESGASTAR los ojitos mirando CELDA A CELDA. en Internet. Supongamos que tenemos dos hojas. la cosa es así: En primera instancia el formato condicional no permite hacer referencias a otras hojas. se lo devolvía con cambios. la pregunta no dejó de “MORTIFICARME” hasta que una vez.como decimos en Colombia. la cual adapté para el caso. se trata con detenimiento en el libro. Entonces me dijo que si yo sabía cómo hacer que Excel “colocara un colorcito en donde la celda fuera diferente” …. Tendríamos esta primera tabla: En la Hoja2 tendríamos: La formula de formato condicional que tenemos montada en la primera Hoja1. en la celda A2 es la siguiente: 220 . un cuadro en Excel que enviaba a cierta dependencia. El termino que se usa para cuando uno no sabe o no conoce. y que esa área. conviene que los revise si no los comprende aún para que entienda mejor la solución que se le ofrece. Como siempre. podemos montar una fórmula que lo haga. Sin embargo hay una forma y es definiendo nombres y usando la función =DESREF Estos dos temas definir nombres y la función DESREF. alguna vez una compañera me comentó que tenía un informe.

la Contaduría y la Administración =A2<>DESREF(comparar. vaya al cuadro de nombres a la izquierda de la barra de formulas. la celda que sea diferente.0)-1) El formato se copia en el resto de celdas. En este ejercicio la celda que dice Ítem 1 en la hoja Comparar con otra hoja (2) tiene por nombre "comparar". sabemos que si definimos una celda de otra hoja como un nombre.COINCIDIR(A2. En Excel 2003. entre ellos verá el nombre comparar". (En este ejemplo hemos creado una hoja anexa con el mismo nombre pero distinguiéndose por un numero 2). 221 . pues aquí nos valemos de un recurso nuevo para lograr el efecto: Muchas veces tenemos una hoja original y otra que ha tenido otra persona. Puede comprobarlo mirando los nombres que tiene este archivo en la siguiente imagen.$A2:$D2. se lo muestro: vaya a esta zona de su Excel y haga clic adentro -----> (Es justo arriba a la izquierda del encabezado de la columna A) Escriba un nombre para esa celda. Antes de ingresar la formula. Con la celda seleccionada. Si no lo ve fácilmente. Por x ó y motivo. partimos del hecho de que ambas hojas son idénticas y están posicionadas iguales en su comienzo en cuanto a primera fila y primera columna.COINCIDIR(A2. Primero que todo. necesitamos saber si ambas hojas siguen siendo las mismas.0)-1. En este caso es la celda que dice "Ítem 1". Excel hace el trabajo sin problemas. nos sale un mensaje que no nos permite hacerlo. tenga presente. que a su vez nos la retorna. Sin embargo. Se sabe que en el formato condicional cuando se arma una fórmula que referencia otra hoja.Excel aplicado a la Auditoría. se resaltará. En la OTRA hoja "Gemela" seleccione la primera celda que da comienzo al cuadro o informe. un método rápido es usar el formato condicional para este fin.A$1:A$6.

de amarillo. gracias al formato condicional. Se va por formato condicional.formula. el primer argumento es la celda que tiene por nombre "comparar" que es la base del DESREF. La formula lo que dice es que si la celda es diferente de la misma celda que está en la otra hoja. Para este ejemplo. El tercer argumento es cuantas columnas. siendo que esa posición es cero. Acto seguido. Como se monta en Excel 2007: Primero que todo. en la Hoja1 en la hoja2 no se mete NINGUN FORMATO CONDICIONAL Escoger un formato. e ingresa la formula. escogí el amarillo. (La hoja1). también usamos =COINCIDIR() y se resta 1. Intencionalmente se cambiaron dos datos en la otra hoja. la pinte o coloree de amarillo. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Listo. e ingresar esta fórmula: Preste MUCHA atención a los amarres. Esta es la formula en la celda A2. nueva regla. La celda superior-izquierda de la segunda hoja. esa es la primera parte. usamos la función =COINCIDIR() y le restamos 1. El segundo argumento es cuantas filas. que son los que se pintaron AUTOMATICAMENTE. La segunda es volver a la hoja original. Copia y pega el formato al resto de las hojas: 222 . ir a Formato - Formato condicional . ubicarse en la celda que dice Ítem 1. Más concretamente. copiar y pegar el formato en el rango donde se quiere que aplique. porque esta fórmula solita nos dirá 1 para Ítem 1. Comenzar en la misma columna y fila. la denomina “comparar”. escoge formula. Para ubicar la fila. las dos hojas deben de estar en la misma ubicación.

Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Este es el resultado: 223 .

y el de la condición 3 es azul) Aplicado el formato condicional la cosa queda así: 224 . y cual tienda fue la mejor por mes…. Observe la siguiente tabla: La idea es montar un formato condicional que nos señale el valor máximo de cada tienda a lo largo de los meses. Jejeje… de un solo PLUMAZO resolvemos eso: La fórmula que debe de ingresar en la columna B3 es la siguiente: (el color de la condición 1 es rojo. de otra forma. el de la condición 2 es verde. VERDE si es el valor máximo en Columna. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Más de formato condicional Máximos en fila y en columna Este ejemplo muestra ROJO si el valor máximo está tanto en Fila como en Columna. o AZUL si es máximo en Fila.

Vuelve y llama ADMINISTRAR REGLAS e ingresa la otra fórmula. ya sabe. la Contaduría y la Administración En Excel 2007. debe de ir por la Ficha Inicio .Excel aplicado a la Auditoría. y así con la otra.Formato condicional – nueva regla – utilizar formula – escribe la formula. aceptar. al final le quedan: 225 .

(por ejemplo hacer tablas dinámicas o adicionar la info recolectada a una base de datos) no se presenten inconsistencias. antes de poderla trabajar. y allí hay varias opciones. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Validación de Datos La validación de datos sirve para controlar que llenen la información de las hojas de cálculo de acuerdo a parámetros correctos.. "ciudad". Por ejemplo. que al momento de usar dicha data. si usted deja que un empleado llene el campo por decir algo. Para acceder a este recurso de Excel. está en la ficha datos. algunos escribirán Cali.. 226 . retrasarán la labor de análisis porque Usted tendrá que ponerse a depurar la información. Por ejemplo. o Cali con un espacio antes o después. Cosas así. herramientas de datos: Una vez seleccionado verá la opción Configuración. nombres. Todo esto permite que cuando se trabaje con esa información.Validación. En Excel 2007. etc. (Cali- Colombia es mi ciudad natal) otros Santiago de Cali. cada una de las cuales vamos a ver ahora. valores que no pueden exceder ciertos límites. valores. en Excel 2003 usted entra por el menú Datos .

También podemos hacer. seleccionamos Número entero. Por ejemplo. Para lograr este cometido. NO QUEREMOS QUE DIGITEN NUMEROS DISTINTOS ENTRE EL UNO Y EL DIEZ.Excel aplicado a la Auditoría. que en cuanto el usuario ubique el cursor en la celda que contiene el formato condicional. sobre la celda en la cual queremos colocar la restricción. si en la celda A1 de Excel. podemos hacer que aparezca un mensaje de ERROR. Valor Mínimo colocamos el 1 y en el valor máximo el 10. lo que podemos hacer para evitar que el usuario de la hoja de cálculo lo haga es colocarle una validación de datos. la Contaduría y la Administración Validación básica Ok. Como mencionaba hace un momento. APAREZCA UN MENSAJE INFORMATIVO. Ese par de mensajes se configuran en las otras dos opciones que se ven aquí: MENSAJE DE ENTRADA y MENSAJE DE ERROR. la validación de datos sirve para controlar o restringir que los usuarios ingresen datos no deseados en las celdas. llamamos la opción validación de datos y en la opción permitir. 227 . y nos ingresa un valor diferente al establecido. y si el usuario es TERQUITO. seleccionamos ENTRE. como se ve aquí: Y en DATOS.

228 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Esta es la configuración del mensaje de error: Ejemplo de Validación de un número decimal mayor a 2.5: De manera similar al anterior. se cuadran los mensajes de entrada y mensajes de error.

Excel coloque una pestañita que al desplegarse aparezca una lista. La lista puede estar “amarrada” o direccionada a un rango de datos de lista que se encuentra almacenada en alguna parte de la hoja de cálculo. la cual se despliega en cuanto se hace clic en la pestaña de la lista de tal manera que podemos seleccionar una de las opciones. en este caso se están colocando las opciones Si. separadas por una coma. la Contaduría y la Administración Validación de datos de Lista. No. o también dicho rango puede estar en otra hoja. o incluir la lista dentro del mismo cuadro de diálogo lista: Por ejemplo. así: En este segundo caso.Excel aplicado a la Auditoría. Esta es una de las validaciones que creo que más se usan. quizás. se indica un rango de la hoja de cálculo que contiene la lista. 229 . es la manera de hacer que en la celda.

en lugar de definir el rango. Observe la siguiente imagen: 230 . el rango que está en una hoja aparte y que contiene la lista de nombres. Excel lo reconozca como una referencia de una hoja. el rango para el caso es A1:A9. que se escribe entre comillas simples. celdas o rango de celdas”. es ubicar la lista en otra hoja de cálculo y ocultar la hoja. Se escribe así: =INDIRECTO( "'Hoja2'!A1:A9") En este caso. lo selecciona y en el cuadro de nombres le coloca un nombre. Entonces. por ejemplo “Lista”. La función indirecto es la que nos sirve para que un nombre dado. y todo de encierra entre dos comillas y paréntesis. Lo que normalmente se hace es tener la lista lo más lejos posible de la zona en la cual se hacen los cálculos como la extrema derecha o la extrema derecha inferior. Para más información revise el tema “Asignar nombres a los rangos. Pero la lista ubicada en cualquier parte de la hoja puede sufrir el inconveniente de ser borrada accidentalmente. llama la lista. después va el signo de admiración. Lo mejor. así: 2: Colocar la fuente referenciada dentro de la función =INDIRECTO(). para no tener que ni siquiera considerar esa posibilidad. el rango se encuentra en la hoja2. Hay dos métodos para traer la información desde otra hoja: 1: Definir un nombre para el rango de la lista que existe en la otra hoja de cálculo y referenciarlo en la configuración de la lista fuente. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Lista desplegable desde otra hoja de cálculo Normalmente Excel no permite usar la opción LISTA desde otra hoja de cálculo. La cosa es sencilla.

es más sencillo el método del nombre. monte Usted la información de manera similar a como se presenta aquí: Por ejemplo.Excel aplicado a la Auditoría. se puede. Es posible seleccionar una lista. Vegetales. Por ejemplo. y con base en ella seleccionar una SUBLISTA? Si. Una doble lista desplegable. Ahora siga estas instrucciones: 1. y en las subcategorias. (Recuerde. podemos tener una lista de secciones de un supermercado. el tema de asignar nombres a los rangos…) 231 . Cárnicos. tal como Frutas. los repuestos como tal. Primero que todo. y Lácteos (yo lo he usado para definir los nombres de un grupo de compañías y que a su vez me aparezca el plan de cuentas de la compañía que elegí). El rango de Categorías que se encuentra en B12 a B15 se ha marcado y se le ha definido el nombre de Categorías. en lugar de categorías puede poner marcas de repuestos. la Contaduría y la Administración Como puede ver.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 2. La función =INDIRECTO() se usa en la opción lista para FORZAR a EXCEL a que vea cualquier texto NOMBRE DE RANGO y no como simple Texto. tiene ese mismo nombre del encabezado y dele clic a OK.Crear. Una forma rápida de colocar el nombre a un rango es Seleccionarlo con todo y encabezado. por ejemplo "Materiales Construcción". Cada una de las listas Subcategorías.Nombre . así: "Materiales_Construcción". tendría que colocarle un símbolo "underscore" entre palabras. luego ir al menú Insertar . La función =SUSTITUIR() también se utiliza en la validación para reemplazar cualquier espacio con el Underscore (_). Es requisito indispensable que los nombres NO DEBEN CONTENER ESPACIOS. 5. 3. Asegúrese que el nombre del rango que no incluye el rótulo o encabezado. 4. Si el titulo encabezado estuviera compuesto por dos palabras. Veamos cómo es que queda la validación para la categoría: Y esta es la validación de la Subcategoria: 232 . también se le ha seleccionado el rango y se le ha definido el mismo nombre de su encabezado que es íntegramente IGUAL a cada una de las categorías.

Excel aplicado a la Auditoría.xls”. 233 . la Contaduría y la Administración Este y todos los demás ejemplos de validación los puede descargar de la pagina web. en el archivo plano llamado “Excel_Maquial_Validacion. de una vez en Excel para que le facilite su implementación en sus propios ejemplos.

El ejemplo es el siguiente: Validación de una hora que no esté dentro del rango restringido: 234 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Validación de fecha.

Validación para aprender la configuración. De igual forma que el caso anterior. La formula se indica un lado para que visualice su resultado. (Verdadero o Falso). seleccione Datos . la Contaduría y la Administración Validación de longitud de texto: Validación de datos Personalizada: Este tipo de evaluación lleva implícita una fórmula que evalúa si los datos entrados son correctos o no.Excel aplicado a la Auditoría. Y una imagen del cuadro validación que se ha configurado en el ejemplo. Recuerde que el mensaje entrante y el mensaje de error también deben realizarse. 235 .

00% y solo números entre 0 a 100. C41 y C42. en la celda B43. En este caso. el contenido o el formato. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ejemplo 2. La información no puede ingresarse en las celdas a menos que esté formateada como 0.B41)="P2" ---> Esta fórmula dice que "El formato de la celda B41 debe ser Porcentaje con 2 decimales" 236 . B42. En este caso con la función =Y() se exigen dos cosas. Esta es la validación que también contiene la formula que controla el fin del ejemplo 2: Esta solución utiliza el potencial de la función =Celda() que puede traer la ubicación. se ha montado la formula que TAMBIEN está en la validación de datos de las celdas B41. CELDA("Format". el formato de celda con =CELDA() y que el numero sea mayor a 0 y menor a 1 con =ESNUMERO().

BLANC O($C$95:$C95)) 237 .Excel aplicado a la Auditoría.CONTAR. Es decir.BLANCO($B$95:$B95)=CONTAR. la Contaduría y la Administración Ejemplo 3: Validación para prevenir registros duplicados: Ejemplo 4: Para prevenir que se llenen los registros fuera de cada fila. La función es la siguiente: =Y(CONTARA($B$95:$B95)=CONTARA($C$95:$C95). se debe ingresar un nombre y un área de la organización.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ejemplo 5 y 6 Controlar para que ingresen solo números y controlar para que ingresen solo texto 238 .

Excel aplicado a la Auditoría. ya puede ver el potencial que también tienen. Hay muchos más ejemplos de validación que se pueden encontrar en Internet. la Contaduría y la Administración Ejemplo 7 Controlar que no dejen casillas en blanco entre celda y celda ingresada Espero que estos ejemplos le permitan aprovechar esta herramienta de Excel. 239 .

Por lo general la información transaccional trae campos numéricos de cantidad. También trae campos de fecha. comparar. o mirar en detalle. de una vez. etc. producto. La información presentada como se ve aquí arriba. Esta característica es la que hace que la tabla sea llamada así. costos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Analizando información con Tablas Dinámicas La herramienta más poderosa de Excel tiene un nombre propio: Tablas dinámicas. dinámica. Costo y 240 . documento. etc. Por otra parte. Excel extrae de la base de datos fuente. no es apropiada para montar una tabla dinámica. o con base en ella armar otra tabla dinámica. Este ejemplo es perfecto para armar una tabla dinámica. no debe haber NADA distinto a cantidades en ESA columna. referencias adicionales. zona.000 mil filas de información. La columna D contiene Cantidad. Ingreso. la porción de información y la monta automáticamente en una nueva hoja de Excel. cada fila representa una SOLA venta de un producto a un cliente en una fecha específica. al hacer clic en los campos totalizados. se puede reconfigurar la información para totalizar por diferentes criterios. con solo unos pocos clics de ratón. o cruzar datos. cliente. analizar esa información. Cada campo de estos debe ir en una Columna. Además de esto. Los meses NO PUEDEN estar en varias columnas. con lo cual se puede. en contraposición a “Estático”. Porque? Con una tabla dinámica fácilmente se pueden totalizar más de 500. ingresos. Como se necesita tener la información para armar una tabla dinámica La fuente debe ser una base de datos de información TRANSACCIONAL. Las tablas dinámicas permiten agrupar. Si una columna contiene cantidades. excepto por el encabezado DESCRIPTIVO de la columna.

o la pagina web Www. y es la herramienta que todo Auditor y Contador TIENE que saber manejar. Excel no puede trabajar la información así. Tiene celdas en blanco que “SE PRESUME” que son del mismo cliente de la celda A2.CoM Primero que todo. vaya al área de sistemas para ver si ellos le pueden generar la materia prima de información transaccional que se usó para crear este resumen. Entre otros.Excel aplicado a la Auditoría. Si Usted tiene información por este estilo. En el menú de Excel 97-2003 vaya por Datos-Informe de tablas y gráficos dinámicos. es posible conocer:  Los productos que se están vendiendo  Los clientes que están comprando productos  Que productos están siendo comprados por cuales clientes  La tendencia de ventas de productos a través del periodo. Las tablas dinámicas le ofrecen un increíble poder de análisis en una gran variedad de resúmenes. asegúrese de que la información contiene una celda única en el encabezado que describe cada columna. Vaya al menú Datos . Este es el ejemplo del archivo que se puede bajar del grupo de Excel en Facebook. Armando una tabla dinámica en Excel 97-2003 Tomemos un ejemplo inventado por mí de unos productos ficticios. 241 . Creando un resumen con Tabla Dinámica Supongamos por ejemplo que usted tiene 500000 filas de información que representan las ventas de 10 años. la Contaduría y la Administración Utilidad.ExcelMaquial.Informe de Tablas y Datos Dinámicos.

242 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En Excel 2003 le aparecerá este cuadro que es el asistente: En este paso. acepte la selección por defecto SI su información está en Excel y SI va a crear una tabla dinámica.

es decir se pueden arrastrar los botones a las zonas donde dice "pagina". Excel 2003 pide que haga estos pasos en la opción diseño. en las cuales puede arrastrar los campos: Si lee con atención lo que aquí dice. la Contaduría y la Administración En el paso 2. Nota: en el Excel 97 y anteriores. escoga la opción DISEÑO. los cuales se pueden arrastrar a cada una de las áreas del reporte dinámico. Al lado izquierdo hay cuatro áreas. Puede ver que la presentación está en blanco y que la lista de los campos está al lado derecho. "Fila". los botones quedarán posicionados así: 243 . confirme que Excel ha escogido el rango correcto de la fuente de información.Excel aplicado a la Auditoría. Si vamos a crear una tabla dinámica que nos dé el total por producto. En el paso 3. La opción diseño le permite construir el reporte arrastrando y soltando. "Columna" y "Datos". verá que cada uno de los encabezados de columna de la tabla dinámica del ejemplo se ven como botones. el asistente TIENE 4 pasos.

promediados o contados. Señalaremos la Celda en la cual se posicionará la tabla dinámica. Es decir. Si en este momento das clic en aceptar. sumados. cambiamos el punto negro que está en Hoja de cálculo nueva a Hoja de cálculo existente. En esta área vas a colocar los botones que por lo general representan valores que necesitan ser resumidos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración El producto lo llevas al área de las filas y el Total lo llevas al área de datos. esto es discrecional. así: 244 . retornarás a esta ventana: Y aquí. Se puede ubicar en una nueva hoja.

formaba parte de la barra de herramientas Tabla dinámica. si se siente mejor. Es un tanto diferente en cada versión de Excel. Después. Seleccione una celda DENTRO de la tabla dinámica para que vuelva a aparecer.Excel aplicado a la Auditoría. la dejaron como un PANEL FLOTANTE. Cuando usted selecciona una celda DENTRO de la tabla dinámica. En las primeras versiones de Excel. la lista de campos de tabla dinámica aparece. Ahora. es porque ha seleccionado una celda FUERA de la tabla dinámica. Si la lista de campos desaparece. la Contaduría y la Administración Al hacer clic en finalizar te saldrá este informe: EN SEGUNDOS el reporte le presenta un resumen. manejando el cuadro de dialogo del asistente en 245 .

Pero la ayuda no es tan didáctica como un Libro o manual… Tardé un momento en darme cuenta que las tablas dinámicas las habían sacado del menú DATOS y las habían pasado al menú INSERTAR. fecha en la cual sale este libro muchas áreas apenas están implementando Excel 2007. Y ya Microsoft tiene listo el Office 2010… La única salida era usar la tecla F1 de ayuda y leer. Aún en el año 2. Otras siguen en la antigua Versión. Junto la opción TABLA: 246 . no había manuales de Excel 2007 en nuestro medio. lo puede traer haciendo clic en la lista desplegable de la barra de herramientas tabla dinámica: Armando la tabla dinámica en Excel 2007 Cuando salió Excel 2007.010. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración el cual cambiaba la tabla dinámica.

escoja el ícono Tabla dinámica  Escoja Tabla Dinámica Al hacer clic allí se tomará por defecto el rango de su tabla fuente o tabla base: Haga clic en Aceptar 247 .Excel aplicado a la Auditoría. siga estos pasos:  Seleccione una celda en la tabla base de datos  En la ficha Insertar. la Contaduría y la Administración Para crear una tabla dinámica similar en Excel 2007.

Se arrastra hacia la parte de abajo. Solo necesita seleccionar. Campos de Columna. Campos de Fila y Campos de Valor. Aquí no se arrastra hacia la hoja de cálculo. la evolución del asistente de tablas dinámicas es notable. Excel los lleva por defecto a la zona de filas. Filtro de reporte. De una sola vez te lleva por defecto a una nueva hoja y el panel de lista incluye los cuatro sectores. colocando un clic en la lista de campos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Como puede ver. como dice esa región: 248 .

Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración 249 .

Una vez lo haya seleccionado. de tal manera que si Usted quería mover el campo producto. hacia la parte de arriba del reporte. a Área de columnas. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Cambiando la tabla dinámica usando el botón “Agregar a” en Excel 97-2003 Cuando salió Excel 2002. el reporte cambiará para mostrar los productos a través del encabezado del reporte: También puede usar esta metodología para adicionar nuevos campos al reporte. se adicionó un nuevo botón a la lista de campos llamado “Agregar a”. en cuanto haga clic en el botón “Agregar A”. se pudiera hacer usando el botón “Agregar A”: Para mover el campo producto. de filas a columnas. Luego utilice la lista desplegable para cambiarlo de Área de filas. para el caso que nos ocupa en la imagen. seleccionaríamos el ítem producto. por ejemplo. Entonces tendrá un reporte con vendedores en las filas y los productos en las columnas: 250 . el campo “vendedor” lo puede adicionar en el reporte a la zona de filas.

sin necesidad de usar el botón “Agregar a”.Excel aplicado a la Auditoría. 251 . puede arrastrar los campos deseados desde la lista de campos hacia el área deseada. directamente en la tabla dinámica. la Contaduría y la Administración En Excel 2003.

para que quede similar al que acabamos de armar en Excel 2003. 252 . (seleccionándolo y arrastrándolo) y llevarlo a la zona que desee. para pasar el campo vendedor a la zona de columnas. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Modificando la tabla dinámica en Excel 2007 En Excel 2007 los campos se pueden arrastrar directamente en la lista de campos. simplemente seleccione el campo vendedor. En la imagen que vemos aquí. arrástrelo a la zona que dice “Rótulos de columna”. haga clic izquierdo sostenido y mientras lo sostiene. Para adicionar un campo simplemente haga clic en la casilla de verificación: Este “Panel” de lista de campos también lo puede sacar de ese lado.

EMERGE de la nada una ficha. como el caso de julio. si un vendedor. seleccione. escoja opciones de tabla. En Excel 2003.Excel aplicado a la Auditoría. Esta es la imagen por donde trae las opciones de la tabla en Excel 2003: 253 . podrá ver que por defecto. en lugar de espacios en blanco. verá que la tabla dinámica asigna un espacio en blanco. Excel en cada una de sus versiones tiene la opción de poder asignar un cero en lugar de los espacios en blanco. no tiene productos vendidos. En realidad debería haber un cero. y dentro de toda la gama de Opciones. la Contaduría y la Administración Cambiando las celdas que se ven en blanco por ceros Si se fija en la imagen. en esos casos. Opciones otra vez. la barra tabla dinámica se activa en una nueva ficha SOLO cuando selecciona una de las celdas de la tabla dinámica. en la barra tabla dinámica. la ficha “Herramientas de Tabla dinámica”: Haga clic en Opciones. En Excel 2007.

active la casilla de verificación de la opción Para celdas vacías. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En estas opciones. mostrar: En Excel 2007. llegará a esta ventana: 254 . en cuanto haga clic en opciones.

de manera similar a como se ve en Excel 2003. encontraban que era muy fácil cambiar la tabla dinámica simplemente arrastrando los campos en el reporte. Para activarla en Excel 2007. haga clic en la ficha MOSTRAR.Excel aplicado a la Auditoría. active la casilla de verificación “Diseño de tabla dinámica clásica” (permite arrastrar campos en la cuadrícula). la Contaduría y la Administración En el combo Formato. mostrar cero. Observe la opción en la siguiente imagen: 255 . Esta opción es automática en Excel 2007-2003. y allí. vaya a Opciones de tabla dinámica. Cambiando la tabla dinámica en Excel 2007 arrastrando los campos de manera similar a como lo hacía en Excel 2003: Los usuarios veteranos acostumbrados a usar la tabla dinámica de Excel 2003. active la casilla de verificación Para celdas vacías. pero está oculta en Excel 2007.

La ventaja de esto es que se puede ver como se mueve el campo al ser arrastrado. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Con esta opción activada. lo cual facilita su reubicación. simplemente llévelos en la zona del panel lista: 256 . la línea divisoria de inserción se resalta. llevamos nuestra tabla dinámica así: Vamos a mostrar la zona y la fecha. se pueden seleccionar directamente en la tabla dinámica los campos de tabla de color gris y arrastrarlos hacia una nueva locación. puede llevar los campos directamente sobre la tabla dinámica. sino. Si activó la opción de arrastrar al viejo estilo de Excel 2003. y cuando lo lleva a una intersección de la tabla. simplemente arrastrándolos. Mostrando dos o más campos en la zona de datos En el ejemplo que venimos trabajando. por ejemplo. pasar campos del lado de filas a columnas.

como se ve en la siguiente imagen: 257 . como se ve en el panel lista: Ahora. damos clic derecho con el ratón y en el menú emergente. DESACTIVAMOS la opción Subtotal. por ejemplo esos que dicen “Total Krokanticos”. si queremos quitar esos subtotales. simplemente nos ubicamos en esa columna.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Para que el informe nos quedara así como se ve aquí los campos se trasladaron a estas áreas.

es decir. primero que todo por FECHA. Para tal efecto. Agrupando campos de fecha Ok. lo dejo así como se ve aquí: Listo. lo subo y lo suelto encima de todos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Puede colocar o quitar subtotales de la misma manera. al primer lugar. selecciono y arrastro el campo fecha que se encontraba en tercer lugar. ahora llamamos el menú emergente ubicándonos SOBRE la tabla dinámica en la columna FECHA: 258 . Ahora vamos a reorganizar la presentación de nuestro reporte dinámico.

la Contaduría y la Administración Escoja Agrupar: En cuanto presione allí. solo tenemos ocho días. si lo dejo así como está que me agrupe por meses. el reporte quedaría así: 259 .Excel aplicado a la Auditoría. le saldrá esta ventana: Para el caso que presento aquí.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Si cambio la agrupación a días. Lo invito a que ensaye y haga pruebas. 260 . de igual forma puede sacarlos o quitarlos del reporte tabla dinámica. puede agrupar por meses y años. Removiendo los campos de la tabla dinámica Así como arrastró los campos hacia la tabla dinámica. quedaría así: De igual manera. o los activó mediante la casilla de verificación.

dos o más. Filtro de reporte. y escogiendo.Excel aplicado a la Auditoría. y tener un reporte todavía más personalizado: Si hago clic con el puntero del ratón en la pestaña que dice Zona (todas): Puede seleccionar las que desee. Por ejemplo. dos de ellas: 261 . podemos arrastrar el campo ZONA. en Excel 2007. por ejemplo como en este caso. usando activando la casilla de verificación “Seleccionar varios elementos”. Simplemente arrastre uno de los elementos hacia esa área del panel. la Contaduría y la Administración Creando un Reporte Específico usando el cuarto elemento del panel: El filtro de Reporte En Excel 2003 se denomina Área de Pagina.

De igual forma. puede arrastrar al filtro de reporte. mas campos. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración La tabla le quedaría así: Recuerde volver a mostrar todos los elementos que seleccionó. 262 .

Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Mostrando el TOP de los 10 mejores Ok. clic en filtros de valor. y allí clic en DIEZ MEJORES: 263 . Como ve en la gráfica. He reacomodado los campos así: haciendo clic en la pestaña vendedor.

mirando manualmente quienes son los tres mejores) me queda así: Observe que Excel los organiza en orden alfabético. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Como en mi ejemplo solo tengo 6 vendedores. 264 . pues digamos que quiero ver los tres mejores: La tabla dinámica me muestra los tres mejores. (sin necesidad de desgastar mis ojos.

Excel aplicado a la Auditoría. Allí. escogemos la opción “Ordenar y las 10 mejores”. entonces. desplegamos la lista desplegable o la pestaña que dice tabla dinámica. la Contaduría y la Administración Como se sacan los 10 mejores en Excel 2003: Tenemos la misma tabla dinámica. esta vez en Excel 2003. vamos por la barra de herramientas tabla dinámica. 265 .

no queda ninguna señal de filtro. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Recuerde que para que le salga ACTIVA la opción DEBE de estar POSICIONADO sobre la tabla dinámica en uno de los campos del AREA DE FILAS. la tabla queda así: Como lo ordenamos por el campo valor. Entonces. pues ese es el criterio que finalmente nos queda. le saldrá esta ventana: Observe que ya le “cuadré” las opciones que necesito: Auto Ordenar Descendente. en diez mejores. Cuando haga clic en Ordenar y las 10 mejores. Activadas y que me muestre las 3 superiores. cosa que mejoraron en Excel 2007: 266 . al dar aceptar. Si se fija.

verá que le aparece una opción: Si hace clic allí. podemos ver un embudo. ícono utilizado para indicar que el campo tiene un filtro: Si hace clic en vendedor en donde está el embudito.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Ordenar y Filtrar en Excel 2007 es todavía más fácil. llega a la lista que ya nos es familiar en Excel 2003: Pero es más fácil llegar a esta opción si simplemente hace clic en el embudito de la tabla dinámica. La misma configuración en Excel 2007 se ve así. 267 . y en el panel lateral.

y la tabla dinámica le quedaría: 268 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Haciendo clic en “Más opciones de auto ordenación”: Cuadra las opciones.

Pues con esta DATA en una nueva hoja. Por su parte el famoso traductor Babylon indica que Drill down es “"Cambio rápido". del área de datos. como le mencionaba en el comienzo de este tema. la posibilidad de pasar rápidamente entre diferentes programas de carpetas secundarias” Y en efecto. Excel recolecta. con 576 mil en ventas. 269 . Excel crea una nueva hoja SOLO con los datos que conforman la sumatoria del producto MegaAcido: Lo cual como se podrá dar cuenta. es sencillamente ESPECTACULAR. solo con hacer DOBLE CLIC en esos 576000.Excel aplicado a la Auditoría. La palabra Drill Down en su traducción más apropiada se refiere como El acto de usar un taladro o de taladrar. Cuando esto sucede. se hace un doble clic. este producto. la acción y el efecto que se produce en la tabla dinámica cuando sobre uno de los campos de valor. o montar unos subtotales o hacer los cálculos que a bien tengamos. material extraído o excavado por un taladro. la Contaduría y la Administración Extractando información detallada de los campos de la tabla dinámica (Drilling Down) Drill down es una palabra técnica que usan los creadores de Excel para describir la operación. llama la atención el producto MegaAcido. cuando uno se encuentra analizando la información de la tabla dinámica. o llame nuestra atención. Por ejemplo. Pues bien. extrae y posiciona en una nueva hoja de cálculo los datos de la hoja base que conforman dicho resultado que se observa en la tabla dinámica. quisiéramos verlo en detalle que es lo que lo conforma. en esta tabla ficticia. estas dos situaciones son las que ocurren. se puede volver a analizar la info haciendo otra tabla dinámica. Por ejemplo. y queramos ver en detalle QUE RAYOS es lo que compone dicho valor. en algún momento puede ocurrir que un resultado se vea sospechoso.

necesitará en poco tiempo. esto se hace en Excel 2003. es un mecanismo de almacenaje de alta velocidad” con el fin de permitir que la tabla. la tabla dinámica NO SE ACTUALIZA. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Tablas dinámicas y el recalculo de información. Debe tener en cuenta que si se cambian los valores en la base de datos que es la fuente de la tabla dinámica. si usted hace cambios en la fuente de información. en la ficha Herramientas de Tabla Dinámica. Entonces. al reorganizar los campos pueda calcular SUPER RÁPIDO. 270 . usando en la barra de herramientas Tabla dinámica el botoncito que es un signo de exclamación rojo: Mientras que en Excel 2007. debe de FORZAR a que Excel los Re-lea otra vez. Esto sucede porque Excel copia la base fuente en memoria (el famoso Pívot caché) “caché: zona de almacenamiento que incluye datos que el ordenador –computador.

no se pueden insertar filas o columnas en la mitad de una tabla dinámica. por lo tanto. Sin embargo tiene algunas limitaciones. + la celda de arriba y Control + Enter) 271 . y recuerde la técnica de rellenar celdas en blanco que le expliqué en los temas del principio. por ejemplo. Si lo trata de hacer. seleccione INCLUIDAS LAS CELDAS ADYACENTES QUE LA CONTIENEN. La solución es seleccionar TODA la tabla dinámica. sino se deja tomar. pues muchas veces quisiéramos quedarnos con esa información y poder trabajarla. y pegarla en otro lado con la opción PEGAR VALORES: Pero supongamos que quisiéramos que el reporte de la tabla dinámica pegada sea otra vez una tabla de datos. le saldrá este mensaje: Esto puede ser un inconveniente. copiarla con Control + C. la información debe volverse de dinámica. solo valores.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Limitaciones de las tablas dinámicas Las tablas dinámicas son un REPORTEADOR que nos ayudan TREMENDAMENTE analizando información. Entonces. (Ir a especial – celdas en blanco. pegue la info pero primero quítele los subtotales (que ya sabe cómo hacerlo). estática.

ya sea usando el panel o arrastrando OTRA VEZ. O si activó la opción de arrastrar al estilo de Excel 2003. el campo Valor total al área de DATOS: En Excel 2007. o haga un conteo: En Excel 2003. y hacer que la tabla dinámica en lugar de sumar. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Más de tablas dinámicas: Operaciones diferentes a Suma Es posible volver a arrastrar el campo de valor. nos saque un promedio. simplemente arrastre en el panel a la zona de datos. arrástrelo dentro de la misma tabla dinámica: 272 . nuevamente el Valor total. lo haríamos.

273 .) Arrastre el botón Datos al área de columnas. debe de reubicar Valor Total 2 al área de columnas. de tal manera que le quede así: En Excel 2003 vaya al asistente de tablas dinámicas.Excel aplicado a la Auditoría. vaya por la opción de diseño: Haga doble clic en Suma de Vr Total2. la Contaduría y la Administración En Excel 2007 quedaría así: En Excel 2003 quedaría así: En Excel 2003. (Excel 2007 lo acomoda de una vez.

Julio hizo dos negocios): Si se va de nuevo por la opción de diseño. vienen a ser como la cantidad de negocios que efectuó la “SALES FORCE” (fuerza de ventas): (Fíjese que en la tabla base. para el caso. Aceptar y Finalizar. puede cambiar la operación de suma. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Verá que en este segundo botón. Seleccione Cuenta y a continuación. por CUENTA. La tabla dinámica le quedará así: Mirando con detalle. Aceptar. este Cuenta de valor total2. 274 .

una de ellas es Número.Excel aplicado a la Auditoría. en la ventana objeto que se refiere al campo de la tabla dinámica. A la tabla dinámica le cambiará el nombre por el que le haya personalizado: Ahora. la Contaduría y la Administración Y hace doble clic en Cuenta de valor total. 275 . A través de Esta opción. si se fija. puede darle Formato al mismo. puede cambiar el nombre de ese campo: Aceptar. puede ver que hay más opciones. Aceptar y finalizar.

Seleccione la operación CUENTA. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En Excel 2007. tal como se ve aquí. Por allí puede cambiar el formato. campo valores. Le saldrá un menú y en él. Allí abajo puede ver que está el botón FORMATO de NÚMERO. Clic en Aceptar. despliega la lista desplegable o la pestaña. 276 . la esta acción se hace en el panel lista. haga clic en Configuración de campo de Valor.

le quedará así: Puede ver que YO LE formatié el numero de negocios y le puse decimales…. Formato de Número. al área que deseemos. Llevando más campos a la tabla dinámica: Este reporte se puede enriquecer arrastrando más campos. Es bueno probar que pasa si lo lleva a la zona de columnas. o de filtro de reporte.(que bruto Je). Aceptar y Listo. el reporte nos queda así: En Excel 2007: En Excel 2003: 277 . la Contaduría y la Administración La tabla dinámica en Excel 2007. Por ejemplo. para que observe el efecto y cuál de ellos es el que visualmente tiene mejor presentación. llevando el campo PRODUCTO al campo de filas.Excel aplicado a la Auditoría. nuevamente vaya por la opción Configuración de campo de valor. Ya sabe como corregir ese error.

revisemos cuales fueron los días en los que se vendió menos: En Excel 2003. reorganice la info así: En Excel 2007. el ejemplo tiene datos por días. le quedarán como le muestro a continuación en la siguiente página: 278 . las tablas en ambos sistemas. la cosa nos queda así: En Excel 2007: En Excel 2003: Como vimos. así: Ok. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Si arrastramos el campo Zona.

las tablas dinámicas le quedarán así: 279 .Excel aplicado a la Auditoría. para poder ver el día de la semana. la Contaduría y la Administración Excel 2003: Excel 2007: Podemos cuadrar el formato de fecha PERSONALIZADO.@ así: Ok. colocando dddd.

vaya por la ficha Insertar: 280 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Excel 2003: Excel 2007: Podemos ver que el día más malo fue el miércoles. resultante hacer un gráfico. y con esa info. para armar un gráfico. solo llame el botón de gráficos y señale el área comprendida entre los días en letras y los totales. Elimine el campo Zona. La siguiente imagen es en Excel 2003: En Excel 2007.

una nueva. aquí.Excel aplicado a la Auditoría. En cuanto escoja el tipo de grafico de columna. aparecerá dentro de las barras de herramientas. seleccione el grupo DATOS: Seleccione los datos: 281 . voy a escoger Columna. Herramientas de Gráfico: En esa ficha. la Contaduría y la Administración Escoja el estilo que desee.

las tablas dinámicas nos ayudan a ver rápidamente situaciones que sin ellas tendríamos más dificultad. Como puede ver. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Si en la tabla dinámica. 282 . podemos ver que: El único distrito que vendió el miércoles fue el SUR. llevamos el campo Zona. en Excel 2007.

similar a la que acabamos de ver: 283 . la Contaduría y la Administración Más de tablas dinámicas: Porcentajes de Participación Vamos a sacar el porcentaje de participación de cada vendedor respecto del total: Para esto.Excel aplicado a la Auditoría. pero en esta ocasión. de manera similar a como ya lo hicimos hace un rato. por diseño. vamos a usar una opción que está por allí y que no hemos explorado todavía: En Excel 2007. vamos por configuración de campo de valor en el campo Suma de Vr Total2: Escoja la ficha Mostrar valores como. Suma de Vr total2 y haga doble clic. baje y busque la que dice % del Total. Llegará a esta ventana objeto. En Excel 2003. escoja dentro del área DATOS. vuelva y arrastre el campo Vr total. despliegue las opciones y con la barra de desplazamiento vertical.

284 . La cosa queda en cada versión así: En Excel 2003: En Excel 2007: Recuerde que esos nombres feos que se ven allí. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Haga clic en Opciones para que se despliegue la parte inferior que se ve aquí y escoja la opción % del total. (no me refiero a los de los vendedores. Haga clic en Aceptar. me refiero a esos nombres Suma de Vr Total y Suma de Vr Total2) se pueden cambiar configurando el campo. como le mostraba más arriba.

la Contaduría y la Administración Más de tablas dinámicas: Acumulados Continuando con el ejemplo de la base ficticia que venimos ilustrando. Para esto vamos a meternos por LA MISMA OPCIÓN. la opción es por acá: Recuerde que debe llamar la opción diseño.Excel aplicado a la Auditoría. solo que en lugar de escoger % del Total. En Excel 2007. la opción es por acá: En Excel 2003. vamos a usar la técnica de acumulados para sacar los totales diarios. fecha. dar doble clic en Suma de Vr Total2: Ok. vamos a escoger “Total en” y escogemos como campo base. pero también poder ver la acumulación de los mismos en el día a día. La tabla dinámica nos queda en cada una de las versiones así: 285 .

Pero si le arrastras el campo fecha al área de columnas. observe y saque conclusiones… 286 . pero se pueden dejar los dos. así. Sale cuando escoges % de la fila. ya sabe que en 2003 queda parecido: Ahora. si en el ejemplo anterior. hacemos el cambio respectivo obtenemos este resultado: En Excel 2003: En Excel 2007: Vemos que no nos dice nada…. lo quito solo para propósitos de que se pueda visualizar el efecto en un pequeño gráfico. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En Excel 2003: En Excel 2007: Participación porcentual Esta opción nos permite conocer el porcentaje de participación con relación al producto en el día a día y al total general. si. no faltaba más) sucede esto: Voy a enseñar cómo queda en 2007. y le quitas la suma de valor total (ojo.

que haga la resta de un campo a otro. obtendrá el crecimiento porcentual. siga los siguientes pasos: 287 . “Diferencia de”.Excel aplicado a la Auditoría. Estos años pueden ser el año real vs el presupuesto. La cosa queda así. Para lograr esto. Por espacio. y edité el nombre de los campos: Puede ver que el GUTIS decreció 40. la Contaduría y la Administración Crecimiento en Valor y en Porcentaje Para ver el crecimiento o decrecimiento de un día respecto al anterior por producto. Esta opción también está allí. Esto se realiza con la ayuda de un campo calculado.000. o la variación de los saldos de balance de un año a otro. Más de Tablas Dinámicas: Campos Calculados Considere la siguiente información: La tabla dinámica también nos puede efectuar la diferencia entre los dos años. seleccione. tendríamos que sacar la diferencia entre ambos. escoge Porcentaje de la diferencia de. en lugar de “% de la fila”. Si en lugar de Diferencia de. solo muestro una porción de días. en Excel 2003.

campo calculado: 288 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Realice los pasos conocidos de tabla dinámica. vaya por la barra tabla dinámica. formulas. organice la info así: Tendrá este resultado: Arrastre el campo datos a la zona de columnas. en el campo diseño. UBICADO en el área de los TOTALES. para que le quede así: Ahora.

Excel aplicado a la Auditoría. selecciona el campo Año anterior. clic en insertar campo. escoja Último año. y le da SUMAR: Cuando le dé sumar. el campo calculado quedará junto con los demás campos: 289 . coloca el signo menos en formula. Ahora. para la formula. es el que le saldrá en la tabla dinámica. la Contaduría y la Administración Llegará a esta ventana Objeto: El nombre que le ponga.

Estas formulas son simples. Ya tiene la variación. no las confunda con las funciones de Excel. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Luego haga clic en Aceptar: Listo…. 290 .

la Contaduría y la Administración Ahora vamos a ver como es el asunto en Excel 2007: Armamos la tabla dinámica: Ahora nos vamos por Opciones de Herramientas de tabla dinámica. Campo calculado: 291 .Excel aplicado a la Auditoría. Formulas.

se pueden armar formulitas mas complejitas. Lo invito a que experimente y arme sus campos calculados. para obtener el cumplimiento del presupuesto en valores. bueno. si mal no recuerdo hace años. la idea es esa… Igual eso está en los libros o en el todopoderoso Google. Clic en aceptar y listo: Así se hacen los campos calculados. a su vez dividido por el año anterior para obtener el porcentaje. 292 . Como verá. es la misma cosa. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Llegamos a la misma ventana que acabamos de Explicar en Excel 2003. efectuaba la diferencia entre un presupuesto versus el real.

aquí voy a hacer la diferencia entre Auditoría y Dirección administrativa: 293 . reside en que el campo calculado actúa sobre los campos que se llevan al área de datos en el cual se harán las operaciones. si quisiéramos armar un elemento calculado. Verá que el elemento calculado aparece ACTIVADO. la Contaduría y la Administración Más de Tablas Dinámicas: Elementos Calculados La diferencia entre el elemento calculado y el campo calculado. De manera similar. Pero fíjese que si selecciona una celda del área de las filas. no podríamos. En el caso que veíamos anteriormente. solo para CAMPOS calculados.Excel aplicado a la Auditoría. por ejemplo. obtener la diferencia entre el área de Auditoría y Dirección administrativa. Por ejemplo. en la imagen por decir algo. y seleccione los elementos. primero ubique y seleccione una celda de la región de las filas. y esta opción es muy útil si quisiéramos sacar la diferencia entre dos elementos. SÍ se activa ELEMENTOS CALCULADOS. esto es cualquiera de las áreas. dele un nombre al elemento. En la ventana objeto. mientras que el elemento calculado actúa sobre los campos que se ubican en las otras áreas tales como el área de filas y de columnas. los campos que están siendo sumariados no pueden usarse para hacer elementos calculados. Sencillamente porque los elementos calculados no están disponibles en los campos del área de datos. de manera similar a como montó la formula en campo calculado.

una vez armada la fórmula. haga clic en sumar. Solo le falta que seleccione el campo y lo ubique debajo de Auditoría y Dirección administrativa: Los elementos calculados también son útiles para obtener la diferencia entre el último año y el año anterior. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ok. y luego en aceptar. cuando la información NO NOS LA PASAN de esa manera. verá como le aparece al final de la tabla dinámica. sino que Digamos que nos la pasan así: 294 .

sobre una de las áreas. seleccione el campo año. lo puede hacer con la opción “Diferencia de”. ahora ubíquense en la región de filas. la Contaduría y la Administración Que es como el caso más común. arme la tabla dinámica así: La tabla le quedará así: Nota: Acuérdese que para sacar la diferencia entre los años no necesita hacer un elemento calculado. En este caso. y verá que tiene disponibles los elementos Año Anterior y Ultimo año. Entonces. Con ellos. así: 295 .Excel aplicado a la Auditoría. que vimos en el apartado anterior. arme la formula. llame la ventana objeto de Elementos calculados.

tendrás que editarla. que se pueda usar en el área de las filas. Entonces. está quedando dentro del AREA DATOS. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ahora. porque Y si se fija. así: 296 . si da clic en Sumar. QUE HACER ? Pues ayudarle a Excel. en la tabla dinámica el campo AÑO. creando un nuevo elemento dentro de la tabla. TE SALDRÁ que Excel no puede hacer la fórmula con esos elementos.

Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración No lleves datos al área de Columna. llévalos al área de las filas La tabla te quedará así: 297 .

No hacer bien el paso puede generar mensajes de error de Excel con lo cual al tercer intento. perdemos la paciencia. LUEGO ME UBICO EN ESA CELDA ANTES DE LLAMAR LA VENTANA (ESTA) EN LA CUAL CONFIGURO LA FORMULA. dejamos la cosa así y no logramos crear el elemento calculado. YO DESEO HACER UN ELEMENTO CALCULADO EN EL ELEMENTO GRUPO. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ahora. vaya por elemento calculado y configure la información así: OJO SI VAS A HACER UN ELEMENTO CALCULADO TIENES QUE ESTAR UBICADO EN LA TABLA DINAMICA SOBRE EL ELEMENTO. 298 .

la Contaduría y la Administración Ahora. al área de columnas. si llevo el campo Año. tendré la información visiblemente más amigable: 299 .Excel aplicado a la Auditoría.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Si hago clic en Grupo. si nos pasan la info así: 300 . Me puedo quedar con el dato solo de la diferencia: Finalmente.

la Contaduría y la Administración Podemos llegar con ELEMENTOS calculados a esto: Si nos pasan la info así: Con CAMPOS CALCULADOS Podemos llegar a esto: 301 .Excel aplicado a la Auditoría.

el truco radica en cambiar el signo al campo valor en una de las bases o una de las tablas. Supongamos que tenemos un Extracto bancario. es mí deber comentarle que es una gran ayuda tener un nuevo Excel con capacidad para manejar más de un millón de registros pero. sin embargo. (Es un ejemplo inventado por mí. Qué hacer entonces? Pues ayudarle a Excel evitando que se esfuerce tanto. por filas y por columnas. Cómo? NO utilizando ni campos ni elementos calculados. Producción o cualquier profesional que necesite comparar dos bases. gracias a los servicios del banco. sirve. es la Suma total. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Más de tablas dinámicas: Cruces de información. Este puede ser un ejemplo: Para el caso. Costos. Los elementos y campos calculados nos pueden ayudar con esta tarea. y digamos que tiene la info así: 302 . esto es Limpiarle la basura de los encabezados. Lo que Excel si hace MUY RAPIDAMENTE. en otra hoja de cálculo Usted tiene el libro auxiliar en archivo plano. el propósito es transmitirle la idea…). cuando usted monta elementos o campos calculados en un par de bases que le midan más de 500 mil registros. que lo hemos podido descargar de internet. o a lo mejor su aplicativo contable exporta los datos de una sola vez a Excel. Entonces. Esto es debido al enorme esfuerzo que comienza a efectuar el aplicativo haciendo la operación campo por campo. Incluso con un Computador con las mejores especificaciones pasa. se le puede quedar literalmente MUERTO. Auditoría o Contabilidad. siempre tendrá necesidad de cruzar información. el Excel de su máquina. Ahora. y ya lo ha logrado depurar.

y esos 100 pesos existen en la otra tabla. pero negativos (porque le cambiamos el signo). transferencias y consignaciones. a cada una de las tablas. Excel sumará +100 -100 = 0. Si puede identificar más cosas en común. 2. (Ojo. significará que está cuadrado. en la columna REF2. Por ejemplo. e identificado que el bloque superior es el extracto bancario y el inferior el libro auxiliar de contabilidad. por decir algo. También. Cámbiele el signo a una de las tablas. Esto es. pues te puede ocurrir que hayan varios valores de 100!!). salvo hacer la operación de suma. unifiqué el criterio de que lo que es similar en ambas tablas. las transferencias recibidas pueden ser equivalentes a las consignaciones. La idea de esto es. 4. TOOODO lo que nos dé CERO. que si existen 100 pesos en una de las tablas. lo que le sugiero es: 1. Organice la tabla dinámica así: 303 . Mire que aquí. Excel no tiene que calcular nada. en la columna A. Identifíquelas. llámelos de la misma manera. la Contaduría y la Administración Para cruzar la información. una debajo de la otra. Con la información organizada de esta manera.Excel aplicado a la Auditoría. en una nueva columna de Valor. dupliqué la columna de Valor en Valor2. 3. cosa que le permita a Excel distinguir que la tabla de arriba es el Extracto y la tabla de abajo es la contabilidad. coloque un nombre en la columna A. y le cambié el signo a la tabla de arriba. Entonces. Entonces. a esos dos conceptos. inserte una nueva columna y coloque el mismo nombre. Unifique las dos bases de datos. Finalmente. En principio.

ASI: La tabla dinámica nos mostrará esto: 304 . y no hay una llave (campo clave) sobre el cual efectuar la conciliación. Hay unos casos que le llegan a uno en los cuales a veces es muy difícil hacer un match (match = coincidencia). CRUZAR EL MISMO VALOR. Como los valores son positivos en ambas BASES. una salida. pues vamos a rastrear o cruzar a nivel del mismo valor. aquí está la conciliación…. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración La tabla dinámica le quedará así: Como puede ver. Entonces. puede ser.

Un error de digitar un 980 en lugar de un 680.37 y el extracto dice que tiene 801. la Contaduría y la Administración Ahora. Y que la diferencia total de 3.980. además de otros dos casos. y cada uno de ellos.Excel aplicado a la Auditoría. el auxiliar dice tener 801.680. 305 . por ejemplo. podemos cruzar por fechas a ver qué pasa: Obtenemos esto: Podemos ver que en los abonos y en los pagos hay dos valores que cuadran. son de una inconsistencia en valores.033 viene de 330 pesos en abonos y 2703 en pagos.

Bueno. que habrá notado que cuando se desean hacer cálculos u operaciones sobre los datos de la tabla dinámica. Supongamos que tenemos un par de rangos. incluso para una SIMPLE DIFERENCIA DE CELDAS. así: 306 . Más de Tablas dinámicas: Desactivar la opción GETPIVOTDATA. mientras que si lo pones a hacer campos o elementos calculados. Estoy seguro. Hagamos nuevamente un ejemplo con cruces de información. tu computadora se esfuerza más. se unen las dos tablas y en una nueva columna se identifica cada una de ellas. de manera similar a como se acaba de explicar. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Cruzar la información de esta manera es sumamente VELOZ para Excel. Excel crea una formula RARISIMA. cada uno de ellos con el Forecast por cliente de la semana actual versus la semana anterior.

comienza a construir la tabla dinámica y dispone los campos así: Por la opción Diseño de tabla dinámica.Excel aplicado a la Auditoría. desactiva los totales de columna. así: 307 . la Contaduría y la Administración Con la INFO organizada.

nos sale una fórmula que nada tiene que ver con la tradicional. si probamos a copiarla. Ahora viene el problemita que le comentaba: Si se quisiera restar la columna Forecast Esta semana MENOS Forecast semana pasada. luego vaya por OPCIONES DE EXCEL: 308 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Verá como se quita ese total. además. veremos cómo NO FUNCIONA: Como QUITAR esto? ASI: En Excel 2007. Vaya por el ícono de Office en el extremo superior izquierdo: Haga Clic en ese ICONO.

y en ellos. y en comandos más utilizados. la Contaduría y la Administración En opciones de Excel. escoja PERSONALIZAR. podrá hacer operaciones SOBRE la tabla dinámica: 309 . dé Adjuntar el botón GENERAR GETPIVOTDATA: La opción le quedará Disponible en los botones de acceso rápido: Si desactiva la opción. escoja TODOS LOS COMANDOS.Excel aplicado a la Auditoría.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Y copiar la formula hacia abajo: 310 .

y dentro de ella. A veces es mejor ser práctico que sofisticado.Excel aplicado a la Auditoría. DATOS. Arrastre el botón hacia la barra de herramientas: Ok. No lo cree? 311 . seleccione la ficha Comandos. es una forma que incluso es más sencilla que ponerse a cambiar el signo a una de las tablas fuente. la Contaduría y la Administración Como activar la opción en Excel 2003: Vaya por la opción Herramientas – Personalizar: En la ventana. Generar GetPivotData.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Armando tablas dinámicas que leen más de 1.048. No me servía presentar 6 meses…. lo cual pues también es aceptable. los volví base de datos e intenté unirlos. Qué pasó? Excel NO LO ABRIO COMPLETAMENTE. te puedes encontrar que incluso el millón de filas puede no ser suficiente. “De todo se ve en la viña del Señor”. como se dice. con la ayuda de Microsoft Access. RAYOS.576 filas de Excel corresponde a una hoja de papel VIRTUAL de 5 kilómetros de largo. Lo que hice fue UNIFICAR los dos archivos en uno solo.048. 4) Clic en Ficha. en el apartado relacionado con arreglar los archivos planos con la opción Ordenar los datos. Cómo? Así: 1) Usted ya tiene los dos archivos que corresponden a las dos bases de datos en Excel. 2) Abre el Access. La idea era cruzarlo con el auxiliar de la cuenta de inventarios y en un dos por tres saber cuáles eran las transacciones problema. pues nada. Deben ser IDENTICOS EN ESTRUCTURA. pasar de 65 mil filas al millón y pico de filas en el nuevo Excel me hizo muy feliz. Entonces. sobrepasaban el 1. Como le mencionaba en los primeros temas del libro. Y qué pasó? No pude! Al unirlos. Ojo. Solución? Utilizando Microsoft Access para crear una sola base de datos.576 filas…. clic en crear. Lo abrí en Excel 2007. en principio. Excel: 312 . y es verdad.576 filas En varias partes del libro he mencionado que. Entonces? Necesitaba presentar la conciliación que contuviera un año. el 1. datos Externos. Hasta que me acordé de la aplicación hermanita de Excel: El Todopoderoso Access. generé el listado en bloques de 6 meses. Tuve que analizar Kardex demasiado grandes y te cuento que la cosa se me complicó un poco. pero cada vez que te enfrentas a mayores retos. La cosa fue así: baje el kardex de todo un año en archivo plano. se me hace difícil creer que haya un volumen mayor de datos… pero. Ya me ha pasado. Por eso. 3) Abre una nueva base de datos en blanco.048.

que es una especie de EXPLORADOR. la Contaduría y la Administración 5) Te saldrá este cuadro de diálogo: 6) En el botón examinar. busque la primera de las bases de datos EXCEL: 313 .Excel aplicado a la Auditoría.

Access comenzará a importar el archivo. y haga clic en abrir. Al finalizar tendrá algo así: 8) Siga las instrucciones. Regresará al momento anterior que veíamos en Access. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 7) Seleccione uno de los archivos que corresponden a la primera parte de uno de los años del kardex. acepte las sugerencias de Access hasta llegar a la opción finalizar: 314 . (la imagen anterior a esta) clic en aceptar.

Es decir. Nuevamente importe la otra tabla cuidando que quede formando parte de la tabla que acabó de importar: 10) Cuando ya tenga ambas tablas unidas. clic en cerrar. como un archivo Access… o sea un archivo con extensión . la Contaduría y la Administración 9) En el último paso. guarde el archivo en Access.Excel aplicado a la Auditoría.accdb 11) Cierre la aplicación Access y abra Excel. vaya por la ficha insertar y escoja tabla dinámica: 315 . 12) En un libro nuevo.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 13) En crear tabla dinámica. vaya por la opción Elegir fuente de datos externa: 14) Haga clic en elegir conexión 316 .

la Contaduría y la Administración 15) Clic en “Examinar en busca de mas” y busque el archivo que unificó con la ayuda de Access.Excel aplicado a la Auditoría. dele Abrir: 16) Una vez seleccionado el archivo. haga clic en aceptar: 317 .

así que tenga paciencia si su equipo se pone RELENTO. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración La tabla dinámica comenzará a leer los datos.048. 318 . mientras se compra un equipo de cómputo mejor.576 filas. podrá ver como supera sin problema el 1. Paciencia. y podrá armar la tabla dinámica a su conveniencia: Tenga en cuenta que está manejando una cantidad impresionante de datos.

ellos están muy familiarizados con el manejo de tablas en SQL. SQL. la tabla dinámica puede leer cualquier fuente de datos. De manera similar. si quiere hacer el cruce de información. concretamente como organizar las dos tablas y únalas en un archivo MADRE con la ayuda de Access. Oracle. acuérdese de cómo realizar el cruce de información que le explique en uno de los temas de tablas dinámicas. Fox o aún el viejo Débase. del kardex y el auxiliar. Oracle.576 filas. puede hacer que Excel la lea de manera Externa. 319 . pídale ayuda al Ingeniero de sistemas. No necesita cargar en Excel la supertabla o base entera. Fox Pro.Excel aplicado a la Auditoría. que es el que identifica cada una de las bases unidas y tendrá que la tabla dinámica le hará la SUPERCONCILIACION. basada en el archivo externo de Access. y de esta manera no se verá detenido por la limitante del 1. Si tiene dificultades. En cuanto comience a montar la tabla dinámica.048. etc. verá que cuenta con el campo “origen”. la Contaduría y la Administración Ahora.

estoy seguro que no será tan difícil abordar libros técnicos especializados. Yo creo que. me hicieron muy feliz. Quiero que sea consiente de como en este siglo XXI. allá tuvo que ver como con una pequeña macro. nos podemos deshacer de una gran cantidad de trabajo EN SEGUNDOS!!! Es una cosa INCREIBLE. deberá comprar libros especializados en el tema.536 1. Si después de esto. le coge gusto. “una palanca y moveré al mundo”.000 puede mostrar en una celda Numero de estilos únicos en un 4. que incluso Excel puede trabajar directamente en las bases de datos con lo cual puede trascender el límite del millón cuarenta mil filas… En números: Diferencias entre Excel 2003 versus Excel 2007: 2003 2007 Numero de Filas 65. no pierda de vista los adelantos y no se resista al desarrollo tecnológico.384 Cantidad de memoria usada 1 Giga El Limite es fijado por Windows Numero de colores 256 4. MONTAÑAS de trabajo pueden ser evacuadas EN SEGUNDOS!!! Razón más que suficiente para aprender el tema. si le gusta el tema. el concepto angular de la dificultad se vuelve al revés.000 8. Le cuento. Esta parte pretende enseñarle lo mínimo necesario para que pueda crear macros por lo menos funcionales. decía aquel sabio griego. El planeta avanza a pasos agigantados.3 Billones Numero de formatos 3 Ilimitados condicionales por celda Numero de niveles al ordenar 3 64 Numero de niveles para deshacer 16 100 Numero de ítems que se muestran 1. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Automatizando las tareas con Excel VBA No está de más recordarle que el Excel 2007 trae más de UN MILLON CUARENTA MIL FILAS. por experiencia propia. Pronto también será realidad a nivel atómico y con ello me refiero a los tremendos adelantos que se llevan a cabo en la manufactura molecular. 320 .000 32.000 64. Por el momento es al nivel Informático de Bytes. …Es que uno siempre quedaba limitado por las viejas 65 mil filas de Excel 2003. si Usted leyó el tema relacionado con “como rellenar los espacios en blanco”.000 en el autofiltro Numero de caracteres que se 1.048. si leyó el tema anterior.000 una formula Numero de anidaciones en una 7 64 formula Numero máximo de argumentos 30 255 en una formula Fuente: pulse el botón F1 de ayuda de su Excel 2007 El tema de las macros es pletórico. Ya sabe. Pero muchos temas se quedan por fuera.576 Numero de Columnas 256 16.000 libro Máximo número de caracteres en 1. solo con esta mejora. o será arrasado de la arena profesional.000 10. que hasta movimientos contables mensuales de empresas grandes se pueden manejar con este nuevo Excel.

la Contaduría y la Administración Otorgando el permiso necesario para que el código de las macros corran o se ejecuten en su computadora El primer paso antes de usar macros es activar el Visual Basic en el Excel de su máquina computadora. vaya por el icono de Office que se encuentra en el extremo superior izquierdo: 321 . En Excel 2000-2003. utilice la ruta Herramientas – Macro – Seguridad y ajuste la seguridad a MEDIO. en Excel 2007. Ahora. como se ve en la imagen. Cuando se da clic en Seguridad.Excel aplicado a la Auditoría. aparece el cuadro de dialogo de seguridad: Ok.

en centro de confianza. al hacer clic allí. y allí. Llegará aquí: 322 . se desplegará esto: Aquí. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Osea. hace clic en Opciones de Excel.

vaya por la ficha programador 323 .Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración De clic en configuración de centro de confianza. Llegará aquí: Si no llega.

xlsm 324 . Recuerde que si está usando macros en Excel 2007 deberá guardar los libros como libro habilitado para macros. escoja la opción Deshabilitar todas las macros con notificación. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Haga clic en seguridad de macros: Deberá llegar a la ventana que le acabo de mostrar. allí. con extensión .

Menú insertar – módulo. también puede contener muchos módulos VBA. Una vez allí. Pero macros pequeñas y sencillas se pueden guardar en un solo módulo. En Excel 2003 la cosa es muy similar: Herramientas – Macro . En la macro copiar vimos un poco de esto. En un proyecto complejo. Cada módulo puede contener muchas macros. la Contaduría y la Administración Insertando el modulo VBA en su libro de trabajo Las macros normalmente se escriben en un modulo VBA de su libro de trabajo.Visual basic Editor. 325 .Excel aplicado a la Auditoría. pero no está de mas recordar la ruta para insertar un modulo: Ficha programador – Visual basic. Una vez allí. Menú insertar – módulo. Un libro puede contener muchas hojas de calculo así como hojas de gráficos. es recomendable colocar las macros que crean reportes en un modulo y las que se refieren a seguridad o captura de info en otro modulo.

yendo por el menú Herramientas – Macro – Macros. Para comenzar a escribir una macro. Excel crea una nueva macro llamada Probando. ahora va a probar si la macro funciona. Por ejemplo: Sub Probando() Cuando escriba esta línea. el cual se llama Panel de Código. y la línea final de la macro con la palabra End Sub. uno que abre y otro que cierra. Haga clic en la línea en blanco entre Sub y End Sub. presione ENTER. el cuadro de dialogo de las macros lista todas las macros disponibles en su libro. En Excel 2007 las puede llamar a través de la ficha programador. un espacio. Haga clic en la macro y presione el botón ejecutar: 326 . En las versiones anteriores. Allí es en donde se escriben las macros. Tal como se muestra en la siguiente imagen. y escriba esta línea: Msgbox “Esta es una prueba” Haga clic en el ícono de Excel y regrese a la hoja de cálculo de Excel. verá un panel blanco al lado derecho. un nombre para la macro y un par de paréntesis. Cualquier instrucción que escriba entre las líneas Sub y End Sub se ejecutan cuando usted corre la macro. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Escribiendo y corriendo una macro Una vez que inserte el modulo. Visual Basic adiciona una línea en blanco. lo cual puede hacer presionando Alt+F8 en cualquier versión de Excel. Una manera de correr una macro es llamar las macros disponibles. escriba la palabra Sub. Si está siguiendo estas instrucciones paso a paso.

una combinación de letras que al oprimirlas simultáneamente. Para asignar una combinación de letras que sirva para correr la macro. 3. haga lo siguiente: 1. pues no hay comandos de Excel asignados a esta combinación de teclas. ejecuten la macro.Excel aplicado a la Auditoría. Llame las macros. la Contaduría y la Administración Esta macro sencillita le muestra el texto en una caja de mensajes: Puede no ser muy efectivo tener que traer la ventana de las macros. En la ventana de las opciones de macro. Haga clic en una de las macros. 327 . Es mejor asignar la macro a un atajo de teclado. Ctrl+J y Ctrl+K son buenas opciones. escriba una combinación de teclas. Escoja el botón Opciones 4. 2. sobretodo si se tiene que ejecutar periódicamente.

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana opciones de macro. (esta que ve aquí) 6. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 5. 328 . Ahora puede correr la macro si presiona Ctrl+J al mismo tiempo. Clic en Cancelar para cerrar LA OTRA ventana de Macros.

En este ejemplo estoy denominando la macro así: Sub EjemploRecorrido() 5. En la siguiente línea. la Contaduría y la Administración Una macro que recorra todos los registros de la hoja de Excel Por lo general. Los nombres variables pueden ser I o X. Para crear esta estructura de macro siga los siguientes pasos: 1. En este momento. 4. Examina un valor en una de las columnas. También identifique la última fila de información. Esta macro recorrerá todos los registros de información de su hoja de calculo “Step 1” (paso 1) significa que la macro revisará cada fila. Si se usa “Step 2” revisará la segunda fila distinta a la actual. una macro sigue la siguiente estructura: Comienza en el primer renglón de información de la hoja de cálculo. En su Excel. Seguidamente le diremos que haga o ejecute alguna cosa. identifique la primera fila con información. El comando para un recorrido es la palabra “For” seguido de un nombre variable. 2. pues la instrucción se indica en donde colocamos el comentario del apostrofo “Hacer algo”. insértelo usando el menú Insertar- Modulo. con lo cual le dará una idea de lo que la macro puede hacer. finalice el recorrido o Loop con el comando Next ThisRow. Se mueve al siguiente renglón en el rango de datos y repite. 329 . decide hacer algo. Escriba la palabra Sub. para el ejemplo el recorrido será especificado así: (Para EstaFila = 2 a 59. En la siguiente línea o renglón escriba un apostrofo y las palabras “Hacer algo” 7. saltando de a uno) For ThisRow = 2 to 59 Step 1 6. o nombres tales como This row (Esta fila) Usted debe especificar la primera y la ultima fila del recorrido. Llame el Editor de Visual Basic con Alt+F11 3. dele un nombre a su macro y después un doble paréntesis de estos: ().Excel aplicado a la Auditoría. Si no está listo el modulo en el cual escribir la macro. Basado en este valor. la macro no hará nada aparte de recorrer la hoja de cálculo.

es que las coordenadas de la celda pueden ser una variable. Para referirse a la columna A en la fila corriente de la hoja de calculo.Select Lo bueno de referirse a las celdas mediante la técnica CELLS(Fila. Por ejemplo.Visible = False 330 . o sea. Columna) Por ejemplo. mientras la macro hace el recorrido uno puede necesitar referirse a la fila entera de la hoja de cálculo. 4). 5)EntireRow. la celda J2.EntireRow (Fila entera).Visible = False CELLS(ThisRow. Cualquiera de estos comandos ocultarán la fila corriente en el recorrido: CELLS(ThisRow. puede utilizar CELLS(ThisRow.Columna). Referenciar la fila completa usando CELLS En algunas ocasiones. aunque fija. no tienen que definirse fijamente sino que pueden ser cambiantes. 5). entonces CELLS(2. para referirnos a la columna D en la fila corriente de la hoja de cálculo. Para referirse a la columna E en la fila anterior de la hoja de calculo. Column) quiere decir CELDA(Fila. la celda J2 esta en la segunda fila y la décima columna (si verifica que numero de columna es la columna J. Por ejemplo. 1)EntireRow.10). 1). Utilice el comando .10) se refiere a la celda J2. se dará cuenta que es la número 10). puede usar CELLS(ThisRow. puede utilizar CELLS(ThisRow -1. lo cual es una desventaja como veremos a continuación: Range(“J2”). Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Como referenciar las celdas en el recorrido Uno puede referirse a una celda de una fila y columna particular usando el comando CELLS(Row. Nota: Es importante indicar que el grabador de macros generaría en lugar de Cells(2. esta otra notación que es igualmente válida. ocultarla o colorearla.

se refiera a un rango rectangular comenzando por la Celda como el comienzo de la esquina superior izquierda. La macro que se muestra a continuación corre un pocos segundos (o milisegundos) y es mucho mas rápida que si se creara un nuevo estilo de tabla o formato condicional. 1).RESIZE(1. y cambiando el comando STEP para que haga el paso cada tercera fila. 1). para referirse a un rango de una fila por seis columnas. puede usar: CELLS(ThisRow. a 6 columnas. con lo visto anteriormente ya podemos montar una macro que recorra nuestra hoja de calculo.ColorIndex = 3 Macro que nos colorea cada tercera fila de rojo Bueno.RESIZE(#Rows.Interior. En la macro que estábamos escribiendo. en lugar del “Hacer Algo” vamos a cambiar el color de las primeras seis columnas en esa fila a rojo. El comando . 6) Este otro comando colorea las columnas A hasta la F en la fila actual en rojo: CELLS(ThisRow. podemos hacerlo a un rango. 331 . no a la fila entera. 6). Podemos hacerlo por ejemplo. Columns Columnas Por ejemplo. la Contaduría y la Administración Referenciar un rango rectangular usando CELLS Si quisiéramos aplicar un color o un formato negrita.RESIZE(1.Excel aplicado a la Auditoría. Nota: Resize significa cambiar la medida o cambiar el tamaño Rows Filas.#Columns) hace que el comando CELLS que se refiere a una sola celda.

Value = 0 „Pintamos la fila de rojo Cells(ThisRow.Value „Ponemos un Cero en la columna 6 Cells(ThisRow. haremos que la pinte de color rojo.. 6). FinSi) Por ejemplo.Interior. Sinó. se ejecute una acción o no. 6).Value = 0 „Coloreamos la fila de Verde Cells(ThisRow.Resize(1. 7). la fila la podemos colorear de verde. este código revisa cada registro de la columna E.END IF (Sí Talcosa…. esta estructura le será mas fácil de entender. 1). En caso contrario.Value = Cells(ThisRow.ColorIndex = 4 Else „Ponemos un cero en la columna 7 Cells(ThisRow. 7). entonces el valor de la columna F se copia a la columna G y de una vez. podemos hacer que dependiendo del valor de la celda.ELSE….ColorIndex = 3 End If Next ThisRow End Sub En SEGUNDOS. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Tomando decisiones basados en los valores hallados en la fila Avanzando un poco mas en las técnicas vistas. Se puede hacer que una macro tome una acción o decisión con la estructura IF…. Si esta columna contiene la palabra “Servicios”. y les aplica un color como se muestra en la siguiente imagen 332 . 5) = “Servicios” Then „Movemos el valor de la columna 6 a la columna 7 Cells(ThisRow. 1). 7).Entonces.THEN….Resize(1. Recuerde que se pueden comentar los pasos de la macro anteponiendo un apóstrofo Sub SeparandoServicios() „Esta macro mueve los ingresos por servicios de la columna F a la G „Pinta las filas de los ingresos por servicios de Verde „Pinta las filas de los ingresos por productos de Rojo For ThisRow = 2 To 16171 Step 1 If Cells(ThisRow. 7). Si Usted conoce la función Si. reorganiza los valores. esta macro analiza más de 16 mil registros en Excel.Interior.

Excel aplicado a la Auditoría. y que si queremos en lugar de copiar una celda. se haría con este código de macro: Cells(ThisRow. en el próximo registro revisará la fila 5. Como el tema se enreda. eliminar la fila completa? Pues aquí hay una ocurrencia extraña que pasa cuando en un recorrido (Loop) se elimina la fila. Sin embargo. Esto se haría reversando el orden de las 333 .Delete significa eliminar o borrar la fila entera Resulta que al eliminar la fila 4 en Excel. empezando por el último registro. 1). que era la 6. la cuarta fila se borra. desde abajo hacia arriba. la Contaduría y la Administración Ojo. La fila que esta abajo y se elimina no se evalúa….Delete Recuerde que Entirerow. bajo esta técnica CELLS tenga cuidado cuando se eliminen filas Bueno. lo importante es que se soluciona haciendo que la macro corra de atrás para adelante. O mejor dicho. Según lo que hemos visto. Supongamos que tenemos una macro que recorre desde la fila 1 a la 10 Digamos que de acuerdo al contenido de la celda. toda la información de la fila 5 se mueve y pasa a ser la fila 4.EntireRow.

va bajando de a un registro. Pues con Step -1.. puede colocar este código: UltimaFila = Cells(Application.EntireRow. y especificando que el Paso (Step) es -1. Seria “muy de buenas”…. así: En Excel 2003 podría usar: UltimaFila = Cells(65536. guardando la dirección de esa ultima celda en una variable.Delete End If Next ThisRow End Sub Trabajando con un número desconocido de Filas Resulta que no todas las veces el archivo sobre el cual corre la macro tiene la misma cantidad de filas…. y luego la flecha hacia arriba. Si está en 2007 se ubicaría en la celda A1048576. 1)End(xlUp). 1). 4) = “Q4” Then Cells(ThisRow. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración filas en la declaración FOR. además de que no tiene presentación ni sentido.Row Si no sabe en que versión de Excel correrá la macro.Row En Excel 2007 podría usar: UltimaFila = Cells(1048576. se ubicaría en la celda A65536. y la última celda hacer que Excel “La tenga presente”. en la realidad. Presione la tecla END. y tener que estar cambiando el código For ThisRow = 2 To 16171 Step 1 Hasta la fila “To 25645”. seria una cosa muy aburridora. esto no ocurre. Es decir.Row 334 . Recuerde que con Step 1. Imagine que usted va hasta la última fila de la columna A. Por lo general los reportes varían en cantidad de registros. si está en Excel 2003.End(xlUp).End(xlUp). Esta acción se puede grabar en una macro de varias formas. 1). “Que no la olvide”. 1). Excel sale disparado y se “estrella” contra el último registro. Estando allí. va subiendo de a un registro. por decir algo. El Código podría ser: Sub BorrarFilasQueNoMegustan() „Borro las filas que contienen Q4 For ThisRow = 16171 To 2 Step -1 If Cells(ThisRow.Count. Hay un truquito que se puede usar para trabajar en diferentes cantidades de registros según los archivos. es decir.Rows.

Trim3. sin embargo. La macro buscará en la siguiente fila en la hoja del trimestre apropiada y copiará el registro en esa hoja. 335 . Le asigna el periodo a una variable llamada ThisTrim.Cells(2. puede utilizar algo así como esto: Worksheets(ThisTrim). Digamos que usted tiene cuatro hojas de cálculo adicionales en las cuales quiere guardar la información por trimestres.Excel aplicado a la Auditoría. 10) Si el nombre de su hoja. que se llaman Trim1. la Contaduría y la Administración Trabajando con Otras Hojas de Cálculo Por lo general las macros corren sobre una hoja de cálculo activa. Trim2. puede utilizar: Worksheets(“hoja3”). La siguiente macro revisará cada registro de la cuarta columna y chequeará a que trimestre corresponde. en hojas separadas. Para referirse a la celda J2 en una hoja llamada hoja3.Cells(2. algunas veces se necesita mover información desde la hoja de cálculo activa hacia otra hoja. Si se quiere revisar cada registro de la hoja activa y copiarlo hacia la hoja del trimestre correspondiente. 10) Ok. está guardada en una variable llamada ThisTrim. Trim4.

6).ColorIndex = 3 Next ThisRow Next ws End Sub 336 . blanco.Count. 1) Next ThisRow End Sub Recorriendo todas las hojas de cálculo Hay una clase especial de recorrido o Loop conocida como “For Each” Un libro por lo general tiene una colección de hojas.Row For ThisRow = 2 To FinalRow Step 1 ThisTrim = Cells(ThisRow.Cells(65536.Interior. 1). 4) NextRow = Worksheets(ThisTrim).Worksheets ws.Row For ThisRow = 2 To FinalRow Step 3 Cells(ThisRow. 1). puede usar algo como esto: For Each VariableName in Collection „Hacer algo Next VariableName Por ejemplo. Para recorrer todos los objetos de la colección. 6).Copy Destination:=Worksheets(ThisTrim).Resize(1. rojo.End(xlUp). del libro podría usarse un código como este: Sub ColoreandoTodasLasHojas() For Each ws In ActiveWorkbook.Select FinalRow = Cells(65536.Rows. Una hoja contiene una colección de filas. 1). 1). Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Sub CopiandoHaciaOtrasHojas() FinalRow = Cells(Application.End(xlUp). blanco.Resize(1. 1).End(xlUp). si le queremos aplicar un formato a las filas de todas las hojas de cálculo.Row + 1 Cells(ThisRow. Las filas pueden contener una colección de cuentas.Cells(NextRow.

de doble clic allí para abrir el panel de código. verá un nuevo modulo. tipo de letra tahoma. Use los comandos de formato para cambiar la celda corriente en negrilla. 5. azul.Excel aplicado a la Auditoría. ¡La mayoría de los programadores tampoco lo conoce! Pero como se hace? Prenda el grabador de macros. una combinación de letras y descripción. Ya sabe que si se encuentra en Excel 2003 va por el menú Herramientas – Macro – grabar nueva macro. La ventana de diálogo de la macro le pedirá un nombre. tahoma. 3. Para lo que buscamos. de tamaño 14? Yo no conozco el código para hacer eso. ponerle negrilla. Llame el editor de Visual Basic con Alt + F11 6. dele el formato deseado a una celda.Pero y si se quisiera pintar las celdas de azul. la Contaduría y la Administración Usando el grabador de macros para aprender otro código Hemos visto como colorear las filas de verde o de rojo…. Usted tampoco. Allí verá que un código de la macro similar a esto: 337 . Excel siempre coloca el código en un modulo nuevo. 2. Detenga el grabador de macros. porque no estamos armando una macro como tal. En Excel 2007: Haga clic en la barra de estatus o deténgala con el botón Stop Recording en la ficha Programador. Ficha Programador – Código – Grabar Macro. y examine el código… Haga lo siguiente: 1. solo queremos que el grabador de macros escriba el código que no conocemos y que necesitamos ver. En Excel 97-2003: Presione el botón Stop en la mini barra flotante. en Excel. Detenga la grabación de la macro. En el panel de proyectos. Si es 2007. 14. no hace falta. 4.

Algo que debe tener en cuenta es que el grabador de macros siempre trabaja haciendo una selección fija de cada celda. Cambie la Selección de la sintaxis del comando CELLS. como se muestra a continuación: 338 . puede cortar y pegar esta sección e incorporarla en la macro que esté armando. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ahora que conoce el código de la macro grabada. En la vida real las macros corren mucho más rápido si no las obliga a seleccionar cada fila.

Strikethrough = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .OutlineFont = False .Font.Resize(1.Superscript = False . Sin embargo. 1).Color = -65536 . la cosa tampoco es cuestión de prender el grabador de macros.Resize(1.ThemeFont = xlThemeFontNone End With End If Next ThisRow End Sub Lo que hay que tener en cuenta del grabador de macros El grabador de macros es muy útil para ver como es que se escribe el código que necesitamos.Bold = True With Cells(ThisRow.Name = "Tahoma" . hacer todo lo que se suele 339 .Excel aplicado a la Auditoría. 4) = "Trim1" Then Cells(ThisRow. 1). 6).Subscript = False .TintAndShade = 0 .Font . 6).Size = 14 . la Contaduría y la Administración Sub PintandoAzulNegrillaTahoma() For ThisRow = 2 To 16171 Step 1 If Cells(ThisRow.

Ir A. utilice el código que se le enseñó en el apartado anterior For Next: UltimaFila = Cells(Application. (en el apartado anterior). con el grabador de macros. que siempre que necesite ubicarse en la última celda de su hoja. esto es.End(xlUp). Para entender esto mas fácilmente suponga que si se grabara. 1). (esta operación la haríamos con la ficha Inicio el botón de buscar y seleccionar. de una vez. apagar el grabador. no del archivo sobre el cual grabó la macro. abrir un archivo en donde queremos repetir todo otra vez. PERO de la hoja actual. en la celda A34750) y usted probablemente necesite es que se vaya hasta la ultima celda. (por ejemplo la ultima celda de la columna A en un archivo puede ser la A22356. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración hacer en la hoja de cálculo. el Visual Basic graba que seleccionó esa celda de manera fija. cada vez que necesite que la macro vaya a la última fila.Row En este caso. hasta que se estrelle con la ultima celda que contenga datos.Count. que la ultima fila es la que va a encontrar si se va hasta la ultima fila de la primera columna. subir hasta la ultima celda con datos. por ejemplo. la ultima celda en su hoja de calculo. y en otro archivo puede estar mas abajo. ejecutar la macro grabada y esperar que todo salga bien. la 65536 si está en Excel 2003 o la 1048576 si está en 2007 y suba. de Excel.Rows. quedaría grabado esto: O podríamos seleccionar la última celda directamente y luego subir. quedaría grabado esto: 340 . pues refiérase a la variable UltimaFila. se le escribe “A1048576” y luego con la tecla Fin + flecha arriba). de la hoja en la cual está corriendo la macro. la operación de ir hasta la ultima celda de la columna A. cuando usted selecciona. se le dice a Excel que tenga en cuenta. Como se le indicaba hace un momento. Así. Ir hasta la última celda con información: Lo que tiene que tener presente es.

corregirle la escritura (el código) y dejarlo así: Si se fija. es decir. al ser mas corta. pues se tarde menos. Select y Selection. pues no hay necesidad de seleccionar la ultima celda de Excel y hacerlo subir.Excel aplicado a la Auditoría. NO LA ULTIMA CELDA DE EXCEL. el grabador de macros tiende a ser muy redundante. (Aunque a veces no se nota) Una regla que se deduce es que no hay necesidad de obligar a Excel de que vaya hasta las celdas seleccionándolas. para ir hasta la ultima celda de nuestra hoja de calculo. se puede editar. da lo mismo. por ejemplo. Lo que grabó el grabador de macros. y si le quitamos tanta redundancia. podemos hacer que la macro. podrá darse cuenta que estas dos sentencias o palabritas. la Contaduría y la Administración Cualquiera de las dos formas. Ahora. las seleccioné y luego las eliminé: 341 .

si la macro graba que la posición es una posición fija. si queremos ir hasta la ultima celda SIN información de nuestro archivo. por la razón de que la ubicación en otro archivo similar.Desvíese(1. quedaría así: 342 . arriba. 2003 o 2007 esté usando. Por ejemplo. esta instrucción no obliga a Excel a ir hasta la última celda. y eso es un problema. pero al quedar seleccionado.Rows. ya sabemos como ir hasta la ultima celda con datos de nuestro archivo. quedará en otra posición y. izquierda.Select (Que significaría literalmente algo así como CeldaActiva. y no queremos hacerle nada. pero. desplazarnos hacia la derecha. 1). Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Y si se fija. pues está el problema que cada vez que seleccionamos una celda en Excel. Desplazarnos a partir de una celda sin necesidad de seleccionarla: Como le mencionaba hace un momento. lo haríamos con esta instrucción: ActiveCell. o abajo? Por ejemplo.offset(1. pues correrá mal. para ir hasta la última celda de información. pues grave.0). hacia abajo. solo hacer otra cosa pero en la celda de abajo que sabemos que está limpia. verá que allí hay una redundancia y no hay necesidad de que Excel vaya hasta la última celda del Excel. hacia alguno de los lados de esa celda.End(xlUp).Row Puede ver que este ejemplo por ninguna parte aparece el “Select”. necesitamos bajar a la fila que está abajo.Count” sirve independientemente de que tipo de Excel.Seleccione) Y pegando esta instrucción al código de seleccionar la última celda con información pero bajar a la siguiente fila que sabemos que está en blanco. como se indicaba anteriormente. ¿Y si queremos que una vez posicionados en esa ultima celda.0). Esto se traduce en mucha velocidad de ejecución. simplemente solo se necesita referenciarla: UltimaFila = Cells(Application. pues en el código queda seleccionada esa celda de manera fija. Debe saber que mejorando el código ni siquiera hace falta que Excel seleccione la última fila de su reporte. pues no nos queda bien.Count. pues en ocasiones necesitamos ubicarnos en cierta posición y a partir de allí movernos hacia arriba. sin datos. haciendo que Excel tome por referencia la última celda de la hoja de cálculo. Ok. cuando grabamos con el grabador de macros.Rows. La instrucción “Application. pues la ultima celda tiene información.

para llegar al sur. y luego que suba hasta que se encuentre con su ciudad. Excel es muy rápido. y luego que seleccione -otra vez. se ahorra TODA ESA VUELTA. observando. tampoco hay necesidad de hacer que Excel seleccione la ultima fila. recuerde el problema que se le puede presentar si en una macro monta un buscarV. usted ya no tendrá necesidad de ir. como explico en el anexo correspondiente de “La falencia del BuscarV”. ensayando. use Índice con Coincidir. Poco a poco. por el contrario una motivación más: Debe saber que igual. imagínese que yo le digo a usted que vaya al sur de la ciudad y para eso lo hago ir al polo sur del planeta. la Contaduría y la Administración Ahora. irá mejorando sus macros. solo “VER” desde la distancia. compenetrándose más con el código Visual Basic. Así. pues nuevamente. Probando. y el código depurado quedaría así: Como se puede depurar o mejorar el código escrito? Con la práctica. hasta la celda destino que queremos. será cuando advierta que no hay necesidad de hacer que Excel seleccione las celdas. Una situación que le representará a Usted una mejora en la escritura de sus macros. con el tiempo.Excel aplicado a la Auditoría. Si le digo que es subiendo por el sur hasta su ciudad. Leyendo más libros avanzados sobre el tema. Por ejemplo. Pero que esto no constituya un desaliento. Podemos direccionarlo de una sola vez. y la base de datos es demasiado grande. 343 . Por ejemplo. nuevamente se puede “pegarle” una “depuradita” al código. y lo importante es que su macro funcione.la que está una fila abajo….

1).FillDown End If Next ThisRow End Sub 344 . La selección se debe procurar hacer solo cuando realmente se necesite y a veces ni eso es necesario. para que le queden mas legibles.Row For ThisRow = 2 To Finish Step 1 If Cells(ThisRow. o solo en el punto de llegada. Una razón de peso para evitar escribir macros así.Count. al ejecutarlas paso a paso entienden que hacen. y rápidas. si en lugar de hacer el Do Until quisiéramos escribirla al estilo de For Next. quedaría así: Al ejecutarla paso a paso. Sub Copiar2() Finish = Cells(Application.Offset(1.Rows. va “delatando” que hace su macro. dinámicas. Tendrán algunos problemas para entender como corre y que hace la macro que Usted escribió. Caso contrario ocurre si logra escribir su código sin seleccionar las celdas. 1) = "" Then Cells(ThisRow. 1). Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Eso mismo es lo que se debe propender por hacer al escribir las macros. El código. Por ejemplo Volvamos a la primera macro que vimos cuando explicamos el truco de “Rellenar Celdas en blanco”: El código era así: Sub Copiar() Do Until ActiveCell = "Fin" If ActiveCell = "" Then Selection.End(xlUp). cuando se tiene clara cual es la columna que se debe copiar. cuando “chismoseen” el código de sus macros…. la principal mejora es que Excel no necesita seleccionar paso a paso la celda e irse desplazando. así. solo verá como se mueven las celdas. que vimos al inicio de las macros. 0). pues la celda en la hoja de calculo se va moviendo paso a paso. o cuando necesite almacenar una variable….FillDown End If ActiveCell. es que cuando otras personas ven el código de las macros.Select Loop End Sub Por ejemplo. pero por ninguna parte verá que se seleccionan.

te saldrá un error. Lo mismo aplica para la última fila. la Contaduría y la Administración Algo más sobre la instrucción ActiveCell. en lugar del UNO.1). una celda arriba.offset(0. le metes un MENOS UNO (-1): ActiveCell.-1). le pones un DOS: ( y así sucesivamente. si estas en la columna A. le pones un DOS: ( y así sucesivamente.offset(-1. en lugar del UNO. ya puede moverse por donde quiera.Select Dos celdas a la derecha. la primera fila o ultima columna. moverse una celda abajo desde la celda activa se hace con esta instrucción: ActiveCell. pues Excel no podrá moverse otra columna a la izquierda. 345 .Select Ojo.Select Conociendo ya el “truquito”. la celda activa no es más que la celda por donde se está moviendo o se va ubicando la celda a medida que se desarrollan los pasos. tres. cuatro.offset(0.offset(1.Select Para ir a.1). las que necesites) ActiveCell.offset(2. desde la celda activa. tres. una celda abajo y una a la derecha: ActiveCell.0).Offset Tenga en cuenta que cuando se hace un desvío se hace desde la celda activa.2).offset(1. PUES NO HAY a donde mas moverse.Excel aplicado a la Auditoría. veinte. y una a la izquierda. veinte.Select Dos celdas abajo.Select Una columna a la derecha pero sin bajar de fila: ActiveCell. Como puede ver en el ejemplo. las que necesites) ActiveCell.0). cuatro. cincuenta.

Formulas. “Con lupa” si en un nuevo archivo mi macro trabajaba bien. por lo cual la cosa se dificulta un poco). copiar. borrar. yo le daba clic allí y Excel abría el Visual Basic en donde había grabado la macro y me llevaba al punto en el cual la macro “se toteaba”. lo podía hacer con el grabador. que no me da pena contar. Entraba y revisaba que era lo que pasaba. Entonces. pues todas las demás transformaciones de mis archivos. que genera la observación. y resulta que era imposible pues solo se podía desplazar solo una columna. Ejecutar una macro paso a paso Resulta que lo que yo hacia. y cosas así por el estilo… errores “pueriles” de este tipo. vi que al lado de estas opciones que eran las únicas que yo manejaba. la macro se detenía y Excel me sacaba un mensaje de error y una de las opciones del mensaje era “Depurar”. y por lo general eran instrucciones que Excel era incapaz de realizar. trataba de analizar porque no quería seguir corriendo. posicionarme en la última celda. por ejemplo. Luego observando el menú del visual basic. (pues la mayoría de los que nos metemos en este cuento no tenemos formación de Ingenieros de Sistemas. ya todo lo demás lo hacía el grabador de macros. el punto en el cual la macro no quería seguir ejecutándose). estas: Había otra opción en el menú que decía “Depuración”: 346 . porque no sabia. y moverme sin necesidad de seleccionar las celdas. y revisar. pegar. la aprehensión y con ello la construcción del nuevo conocimiento. Solo tenia que entrar y ejecutar la macro paso a paso. (Es decir. cuadros o reportes. le decía que se desviara dos columnas a la izquierda. filas. era correr la macro y cuando surgía un error. ME LIBERÉ DE LAS LIMITACIONES DEL GRABADOR DE MACROS y pude ir un poco mas allá haciendo que mis macros trabajaran hasta el final deseado. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Una anécdota personal: Cuando conocí estas dos instrucciones. hacia mi mejor esfuerzo. pues en este mundo nadie nace aprendido. pero la voluntad de querer es la voluntad del poder. de manera muy intuitiva. eliminar columnas. poner formatos.

va oprimiendo la tecla F8 de su computador. instrucción por instrucción y por ende. (o se va por esta opción: Y escoge Mosaico horizontal o vertical. abre el Visual Basic. y lo acomoda en el otro lado.Excel aplicado a la Auditoría. verá como se van ejecutando las instrucciones. tal como se indica allí. en uno de los lados coloca Excel. estudiar y mejorar. 347 .F8” y “Ejecutar hasta el cursor Ctrl+F8” Resulta que. la pantalla se le divide en las ventanas que tenga activas) Podrá visualizar Excel y el Visual basic al mismo tiempo. la Contaduría y la Administración Y. OH SORPRESA…! había algo que decía “Paso a paso por instrucciones --. si Usted DIVIDE la pantalla de su computador en DOS. y si una de sus macros en lugar de ejecutarla. paso a paso. las podrá analizar.

End(xlUp). que mas adelante que arme una suma. Las variables. aquí puede ver como al dar F8 en la macro1. Hace un momento. Con las anteriores cositas. se puede ir analizando si lo que programamos en Excel funciona correctamente.Rows. investigando y asesorándome. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ejemplo. que para que Usted me entienda. es más o menos como decirle a Excel que “ojo. tenga en cuenta la celda TAL. puedo ver como en Excel el cursor bajó hasta la última celda y se resalta en amarillo la siguiente instrucción que se ejecutará. El dato que se almacena se usa mientras se ejecuta la macro. De esta manera. vimos el ejemplo de como definir mediante variable la última celda de Excel. supe que la solución era usar una variable. tendrá que ir desde tal celda.Row Técnicamente hablando. 200 filas…. tales como hacer que Excel ubique la última celda y desplazarme sin necesidad de seleccionar las celdas pude hacer macros por lo menos funcionales. Ok. y esta tomaba un rango que dependiendo del nuevo archivo en el que trabajara. las variables se usan en todos los lenguajes de programación para almacenar datos en un espacio de la memoria temporal del sistema de la computadora. 15 50. Entonces. Entonces me encontré con ese problemita… no sabia como hacerlo. 348 . esta instrucción: UltimaFila = Cells(Application. hasta la celda TAL”. 1). preguntando a mis amigos más sabiondos. podía variar de tamaño. pero hubo un momento en que tuve necesidad de grabar una formula. ser de 10. o podemos depurar o mejorar el programa o instrucciones de nuestra macro.Count.

puede contener más o menos valores. queremos sumar el rango de la columna A.Excel aplicado a la Auditoría. quisiéramos hacer la suma de ese rango: Pero resulta que la hoja2. la Contaduría y la Administración Ejemplo: Supongamos que estamos en una hoja1 y en cierto lugar. el código nos quedaría así: 349 . ser más o menos larga… si grabáramos con el grabador de macros. en otro archivo que nos envíen. de la hoja2: En la hoja1.

selecciono la celda A1. Para esto. pues la macro quedó con el rango Fijo de 15 filas R[15] (Row-fila 15. edito el código por mi mismo) al código. Detengo la macro. y luego lo “AFINO”: Entonces: Prendo el grabador de macros. 15 filas). y le digo que ESA ULTIMA CELDA EN LA QUE ME DETUVE ME LA TENGA EN CUENTA COMO LA ULTIMA CELDA: 350 . Excel selecciona la última celda. Lo que podemos hacer es definir en una variable la última celda de la hoja2. selecciono la hoja2. Esto es lo que queda grabado: En este punto “LE METO LA MANO” (es decir. oprimo la celda FIN + flecha abajo. una parte del código que necesito. es decir. GRAVE. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Pero si corriéramos la macro en un nuevo archivo en donde el rango no es de 15 filas sino de cincuenta…. me sirvo del grabador de macros para que haga por mí.

que hemos llamado ULTIMACELDA: Prendo nuevamente el grabador de macros. (luego la arreglo). puede hacer comentarios para que recuerde mejor que es lo que hace la siguiente instrucción. SINO que se vaya hasta la ultima fila activa.Excel aplicado a la Auditoría. y escribo la formula con el grabador de macros. me posiciono en donde quiero que quede mi formula. Excel automáticamente le da color verde. NO que se vaya hasta la fila 15. la puede escribir diciéndole. en lugar de R[15] le ponemos esto: " & ULTIMACELDA & " (Recuerde que ULTIMACELDA es la variable que esta almacenada como la ultima celda activa de la fila) 351 . Cuando lo hace.Fila) Listo. Apréndase esa palabrita ActiveCell. la Sub Macro1(). Ojo. así: Entonces. ahora la formula que escribió en la otra macro. la Contaduría y la Administración Recuerde que cuando le mete un apostrofo.Row (CeldaActiva.

352 .Row. borro la formula y comienzo a correrla paso a paso oprimiendo F8. selecciono lo de la mitad que dice End Sub JUNTO con lo que dice Sub Macro5() y borro ese pedazo: Me queda así: Entonces la comienzo a probar. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Listo. Al llegar al paso ULTIMACELDA = ActiveCell. En la hoja1 en Excel. para ver si todo va bien. esta macro5. partiendo la pantalla de tal forma que pueda ver mi macro paso a paso y al lado lo que pasa en mi hoja de Excel. la uno con la macro2 que acabé de hacer. Con la depuración paso a paso.

deberá declararla al principio de la macro. con lo cual esos tres primeros renglones nos quedarían convertidos en solo uno. recuerde como definimos la ultima celda en apartados anteriores. Si quiere que la variable ULTIMACELDA Excel la tenga presente en TODA la macro. LOGICAMENTE EL CODIGO SE PUEDE DEPURAR. ASI QUE COPIO COMO SE SELECCIONA LA HOJA2. pues puede que la necesite usar después en otros pasos. no hay necesidad de declararla. y veo que corre perfecto.Select) Y PEGO EL RENGLON. ASI: Echo la macro a ANDAR. pero si quiere que funcione solo en ESE PEDACITO o rango. Y ESO NO PUEDE SER!! TIENE QUE SER EN LA HOJA1.Excel aplicado a la Auditoría. aunque notará que sin depurarlo igualmente Excel es SUPERRAPIDO. PERO DICIENDOLE QUE SELECCIONE LA HOJA1. la Contaduría y la Administración Me doy cuenta que Excel se dispone a MONTAR LA FORMULA en la misma HOJA2. 353 . (lo que dice Sheets(“Hoja2”). Una depurada puede dejarlo así: Todavía se puede depurar un poco mas.

estamos armando una cadena de caracteres que se referirá a la ultima celda de la hoja2. hay que regresar a la hoja1! Sheets("Hoja1"). Aquí le estoy resaltando y aumentando el tamaño al pedazo de la fórmula en donde monto la cadena con la variable: Sub Macro2() Dim ULTIMACELDA As String Sheets("Hoja2").Row 'Ojo. de mas o menos filas. que por lo general está encima de la tecla numero 6 del teclado numérico en línea.Select 'Esta celda la defino como variable: ULTIMACELDA = ActiveCell.End(xlDown). que nos armará el rango con la ultima fila de un rango mas grande. concatenamos una cadena de caracteres. que CUALQUIER FORMULA que grabe con el grabador de macros. Examina un valor en una de las columnas. una macro sigue la siguiente estructura: Comienza en el primer renglón de información de la hoja de cálculo. pero primero quiero mostrarle otro procedimiento muy útil de recorrido: Veíamos al principio del tema de las macros que por lo general. En este caso. para el caso en que el rango no empiece en la primera fila. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Declarar con DIM es decirle a Excel que reserve un espacio de memoria para almacenar el dato.Select Range("A1"). para que la pueda ejecutar sin problemas en otros archivos que sean diferentes en extensión. Que reemplazamos por " & ULTIMACELDA & " Si se fija verá que con el operador AMPERSAND (&) entre comillas. En este caso se definió el final del rango. pero parecidos en estructura. 354 . la edita y la organiza con este mismo procedimiento de variable. que vendrá a ser lo que anteriormente era la instrucción fija R[15]. También se puede meter dentro de un Loop o un recorrido. ya sabe. pero también se puede definir el inicio del rango con variable.Select Range("A1") = "=SUM(Hoja2!RC:R" & ULTIMACELDA & "C)" End Sub Entonces.

Ahora que ya conoce la estructura FOR NEXT. 0). Recuerde que Do. y finalmente podía regresar al punto en donde debía continuar evaluando la celda activa con la instrucción ActiveCell. o cortar una celda y moverla para otro lado. debajo del DO Until está la instrucción que dice que SI la celda está vacía. significa Hasta-que.Offset(1.FillDown End If ActiveCell. en el inglés del colegio es el verbo hacer. pero siendo Ortodoxos. cuando conocí esta macro. expliqué lo necesario para que entendiera esa estructura de recorrido.Excel aplicado a la Auditoría.Select End If Loop End Sub Le cuento que. la Contaduría y la Administración Basado en este valor. le mostré como hacerlo con una macro? Esa macro utiliza el procedimiento Do Until. sino. Se mueve al siguiente renglón en el rango de datos y repite. cortar. entonces. 0).FillDown Podía hacer OTRAS COSAS QUE NECESITARA. ¿Recuerda que cuando le expliqué como solucionar el tema de Rellenar las celdas que están en blanco. decide hacer algo. Y vimos el procedimiento For Next. que significa. Y Until. podía insertar filas. “Ejecute hasta que” El procedimiento DO UNTIL Ok. me dí cuenta que en lugar de la acción Selection.. también puede ver que Do Until puede incluir la estructura IF-THEN-ELSE (Si tal cosa. comprenderá que esta opción también es buena. ya sea vuelvo y repito. o copiarla y pegarla en otro lado. ENTONCES rellene. el código que le haga falta y que no conozca. pues no todo es rellenar. usar el procedimiento Cells en lugar del 355 . copiar. (ELSE) no hay necesidad.FillDown Else ActiveCell.Select Loop End Sub Aquí. meterle formato y regresar a la columna en donde estaban los datos que quería trabajar.) igual a como lo hicimos en la macro copiar: Sub Copiar() Do Until ActiveCell = "Fin" If ActiveCell = "" Then Selection. el procedimiento DO UNTIL. debería haberse puesto así: Sub Copiar() Do Until ActiveCell = "fin" If ActiveCell = "" Then Selection. ya sabe que puede usar el grabador de macros.Offset(1. ya depende de Usted que comience a crear sus macros. rellenar. El SINÓ. y en esa sección.Offset Entonces. Ahora vamos a ver o retomar otro que vimos mas arriba y que también es muy bueno y muy parecido..

Supongamos que tenemos una base de datos que ya tenemos organizada en Excel. Observe la siguiente información: 356 . intente escribirlas sin necesidad de seleccionar las celdas. etc. que tuve necesidad de crear un reporte el cual hice con una tabla dinámica. pues la fuerza de la costumbre ha creado ciertas normas de presentación de informes. Además nos gusta siempre poder constatar viendo la sumatoria. Recuerde que este ejemplo puede ser otra cosa. la fuente. y luego. es una presentación que aunque sea muy bonita. la sangría. o un Kardex. tales como el subrayado. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Select. como una base de datos de un balance de comprobación por terceros. la negrilla. pues alguna vez me ocurrió. la función suma de los diferentes rangos. La idea es mostrarle UNA de tantas maneras para crear el reporte. A Este punto quería llegar. no nos gusta a quienes estamos en el rollo contable. Pero si nos podemos valer de ella para armar el reporte. etc. así como esta macro copiar la escribimos en estilo For Next. y la tabla dinámica no los pone. o buscar en Internet. pero la presentación de la tabla dinámica. Haciendo Un DO UNTIL combinado con variables temporales que nos montan una formula tal como =SUMA() Ok. También puede comenzar a profundizar en este maravilloso mundo de las macros y conseguir libros mas avanzados.

o desde la primera celda hacia abajo. Edito la macro y le defino que la ultima celda es la variable UltimaCelda: Listo. para que le quede claro el asunto. Este código es el mismo para todos.Excel aplicado a la Auditoría. voy a crear una tabla dinámica sobre la hoja ejemplo que le he mostrado: 357 . la Contaduría y la Administración Prendo el grabador de macros y lo primero que hago es definir que la ultima celda es la variable ULTIMAFILA. abro Visual Basic y reviso el código: Esto ya lo sabe hacer. Podemos ir desde la ultima fila de Excel hacia arriba. esta vez. vuelvo y prendo el grabador de macros y hago otra macro. Detengo la grabación de la macro. pero para efectos de repaso lo volvemos a enseñar.

“En vivo”. podrá comprobar que Excel 2007 saca un error. nos lleva a este sector: 358 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Elimino la hoja y pruebo la macro…. Al hacer clic en Depurar. pero si me está siguiendo. En teoría solo es correrla y ya.

deberían correr sin problema como lo hacían en el Excel 2003. pero no. 359 .Excel aplicado a la Auditoría. aquí fallan. la Contaduría y la Administración Me parece Fabuloso que halla ocurrido este error. pues la tabla dinámica es un poderoso reporteador que prácticamente nos arma el informe como lo queramos. para de una vez explicarle que las tablas dinámicas en Excel2007 que se graban con el grabador de macros. y este problema me pasó una vez y lo tuve que solucionar estudiando el asunto de las tablas dinámicas en Macro. Este punto es de alta prioridad. así que es MORTAL que no nos corra la macro de una tabla dinámica.

PivotTables _ ("Tabla dinámica2").Orientation = xlRowField .CreatePivotTable para crear la tabla dinámica. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Analizando el problema porque la Macro de la tabla dinámica no corre. TableName:="Tabla dinámica2". Sub Macro7() Range("A1"). Excel adicionaría la Hoja7. Hoja1. podemos ver que lo que sigue es que se usa el método . quiere decir. Finalmente el campo “Valor” queda definido como campo de información (AddDataField). en lugar de crear la tabla en una hoja diferente pues hacerla en una columna a la derecha de la base de datos dentro de la misma hoja.PivotTables("Tabla dinámica2"). correría sin problema] La tabla dinámica arranca en esta hoja6 en la celda de la tercera fila y la primera columna. si yo volviera a correr la macro.Fila1Columna1 hasta la Fila20Columna4 Siguiendo. SourceData:= _ "Hoja1!R1C1:R20C4". se definen como campos de fila.Select Cells(3. y por eso es que se “totea” la macro.PivotFields( _ "Nombre de la cuenta") . 1). o volvemos a correr la macro. ni la hoja1 o 2.AddDataField ActiveSheet. “Vendedor”. “Nombre de la cuenta”.Add ActiveWorkbook. "Suma de Valor". pues el grabador de macros definió que la hoja destino siempre será la hoja6. pero si se borra la hoja de la tabla dinámica.PivotTables("Tabla dinámica2"). El código se puede organizar así: 360 .PivotTables("Tabla dinámica2"). u hoja6.PivotCaches. Los campos “Cuenta”. ahí si.CreatePivotTable _ TableDestination:="Hoja6!R3C1". y la tabla destino es la "Hoja6!R3C1" Pareciera que el problema está aquí.PivotTables("Tabla dinámica2").Position = 2 End With With ActiveSheet.Orientation = xlRowField .RowAxisLayout xlTabularRow End Sub EL grabador de macros usa el procedimiento Add de la colección PivotCaches para crear una hoja nueva que pasa a ser la hoja activa.Select With ActiveSheet.Create(SourceType:=xlDatabase. Le asigna el nombre TablaDinamica2 o TablaDinamica1 y depende del nombre del código siguiente. el código es muy inflexible. Version:=xlPivotTableVersion12). adiciona una nueva hoja y asume que se llamará hoja1. Fíjese que toma el rango del cuadro de nuestro ejemplo. xlSum ActiveSheet. dejando renglones para ubicar los campos de columna de la tabla dinámica. Como se puede ver.Position = 3 End With ActiveSheet.PivotFields("Cuenta") . "Hoja1!R1C1:R20C4".PivotFields("Vendedor") .Select Sheets. Excel creará la siguiente hoja. no será la hoja6.Position = 1 End With With ActiveSheet.PivotFields("Valor"). _ DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12 Sheets("Hoja6").PivotTables("Tabla dinámica2"). lo cual significa que aparecerá en el cuerpo de la tabla donde será sumado.Orientation = xlRowField . [Nota: una solución es.

la convierto en tabla de Excel. False. _ SourceData:="Tabla1") 'Se Crea la Tabla Dinámica Set pvt = pvc.AddDataField . False.End(xlDown).Position = 3 End With .Orientation = xlRowField .Excel aplicado a la Auditoría. Primero que todo. mi tabla. xlSum End With End Sub Ok. declaro las variables Worksheet.Position = 1 End With With .ListObjects.Create( _ SourceType:=xlDatabase.RowAxisLayout xlTabularRow . _ DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12) 'Se Definen los campos en la Tabla dinámica With pvt With . Range("A1:D" & ultima & ""). False) End With With . False. False. la Contaduría y la Administración Sub CreaTablaDinamicaConTabla() Dim wks As Worksheet Dim pvc As PivotCache Dim pvt As PivotTable Range("A1").Orientation = xlRowField .Select ultima = ActiveCell.PivotFields("Vendedor") .Subtotals = Array(False. False. False. usando la opción de la ficha Insertar.Name = _ "Tabla1" 'Adiciona una Nueva hoja Set wks = Worksheets.CreatePivotTable(TableDestination:=wks.Select ultima = ActiveCell.Range("A3").Orientation = xlRowField . Tabla.Name = _ "Tabla1" 361 .Row ActiveSheet. False. False.Position = 2 . "Suma de Valor".PivotFields("Valor").PivotFields("Nombre de la Cuenta") .Add(xlSrcRange. PivotCaché y PivotTable Dim wks As Worksheet Dim pvc As PivotCache Dim pvt As PivotTable Ubico la ultima Celda de la tabla y la defino como la variable Ultima Range("A1").Add 'Se crea el PivotCache Set pvc = ActiveWorkbook.PivotFields("Cuenta") . _ False.End(xlDown). False.PivotCaches. como le enseñé a hacerlo en el apartado anterior: ActiveSheet.ListObjects. Range("A1:D" & ultima & ""). xlYes). xlYes). Luego el rango lo edito y arreglo que se vaya a mi variable Ultima.Row El paso siguiente lo realicé con el grabador de macros.Add(xlSrcRange.

corresponden a las acciones y atributos definidos. False. lo cual me parece fantástico. False. así que cuando monte la suya.RowAxisLayout xlTabularRow . es posible que después de leer esta manera se la halla ocurrido otra mejor.AddDataField . False) End With With . False. "Suma de Valor". mucho mas flexible y al convertir la tabla de datos en Tabla de Excel. defino que el estilo de la tabla dinámica sea Tabular. Ahora vienen los campos de la tabla dinámica: 'Se Definen los campos en la Tabla dinámica With pvt With .Position = 2 . ya que las nuevas tablas dinámicas de Excel 2007 por defecto dejan el estilo ESQUEMA.PivotCaches. (. es esta línea: . el campo que tiene la suma de los totales. _ False.PivotFields("Nombre de la Cuenta") .PivotFields("Vendedor") . puede guiarse por toda esta parte. pvc y pvt. Esta es una manera de solucionar el asunto de la tabla dinámica. Todo esto es similar en todas las tablas dinámicas. (esta palabra en inglés tiene muchos significados pero el mas idóneo puede ser como Fijar o establecer que) 'Adiciona una Nueva hoja Set wks = Worksheets. False.CreatePivotTable(TableDestination:=wks.Orientation = xlRowField . que es el estilo de tabla dinámica de Excel 2003 al que estamos acostumbrados. False)) Después del tercer campo. False. pues significará que ya se metió de lleno en el tema. _ DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12) Si se fija todos estos SET van estableciendo una igualdad. En el campo tabla dinámica le he adicionado que NO ME HAGA SUBTOTAL POR ALLÍ. xlSum End With End Sub Si se fija.Add 'Se crea el PivotCache Set pvc = ActiveWorkbook. 362 . False. xlSum Ok.Position = 3 End With . _ SourceData:="Tabla1") 'Se Crea la Tabla Dinámica Set pvt = pvc.Orientation = xlRowField . que nos totalice por abajo. False. False. False. le facilita a Excel su aprehensión. False. Por Ultimo. Por supuesto que no es la única. el campo valor.Position = 1 End With With . False.Range("A3").PivotFields("Cuenta") .AddDataField . False. False. False.PivotFields("Valor"). “Vendedor”. como indicando que wks.Create( _ SourceType:=xlDatabase. "Suma de Valor". False. por cada uno de los campos que he llevado a la tabla dinámica se monta una instrucción With-End_With.PivotFields("Valor").Orientation = xlRowField . False.Subtotals = Array(False.Subtotals = Array(False. False. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ahora mediante la instrucción SET. False. False.

y haga los ajustes necesarios.  Ponerles un formato a los números 363 . solo fíjese como van los campos en fila y columna. verá como funciona perfectamente. La idea es:  Que el nombre de la cuenta. esas que me he inventado que se llaman Uno A. trasladarla a la columna C. pero esta sirve para el propósito. Cuando monte SU TABLA DINAMICA.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Hay otras maneras de montar la tabla dinámica. y de transcribir CORRECTAMENTE el código que le suministro. elimina la tabla dinámica y vuelve y la corre. podemos retomar el tema que veníamos tratando: Convertir este informe en uno con más presentación. en un nuevo renglón que hemos de Insertar y.  Hacer que los totales nos queden con la formula Suma. Ok. Si prueba la macro. Acuérdese de convertir la tabla fuente nuevamente en rango. habiendo construido la tabla dinámica mediante macro. Dos B y Tres Cé.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Haciendo que la macro que nos haga el recorrido con las variables de los rangos de inicio y final de cada bloque de valores de cada una de las cuentas. que es crear la tabla dinámica. Luego me ubico en la Celda C1. Ok. Listo. así que la podemos usar para hacer un DO hasta que la celda sea igual a “Total general”. ya hicimos una buena parte de la macro. Bueno. Lo otro es prender el grabador de macros y “Desbaratar” la tabla dinámica. Lo bueno de esta tabla dinámica es que siempre termina con la palabra “Total general”. La cosa me queda así: 364 . después de esto nos va quedando así: Ok. haciendo un copiar y allí mismo pegar solo valores: Nota: Recuerde que puede mejorar el código seleccionando solo el rango a copiar. desbaratarla y luego prendo el grabador de macros otra vez y elimino la fila 3.

con End + flechita hacia abajo voy al final del rango y declaro que ese campo es la variable final. pero a veces lo que uno no sabe. no se preocupe por eso ahora. Y como decimos en Colombia. “Tonces”. así que PRENDI el grabador de macros y grabe una macro solo con la suma. voy a meter una macro escrita. “LISTO EL POLLO”…. que baje una celda. Ahora si. a fuerza de tanto repetirlo uno hasta se lo va aprendiendo. inicio y final. la macro nos queda así: Quiero decirle que esto “cuando se le va cogiendo el tiro”. que SI la celda está en blanco. como escriben los muchachos ahora en los chats. con las dos variables. pues se ayuda con el grabador de macros.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Después puede depurar un poco el código. (guiándome por la macro copiar) que. Por ejemplo. luego me desvío una celda a la derecha y una celda abajo. lo que está entre los corchetes [] le meto cada una de las variables inicio y final: 365 . en este caso no me acordaba como escribir el código de la función suma. y monto la función suma. así: Luego. o “Tonz”. Haga o Ejecute Hasta que la celda de la columna A sea igual a “Total general”. SINO. indico que ese campo es la variable inicio.

coja una celda en las cuales hay un total. métale el formato. Que hice: prendí el grabador de macros. en el recorrido en el cual hacemos la sumatoria. podemos meterle un formato a la celda de la suma con una raya arriba y una raya gruesa abajo. Ahora Oprimo SHIFT + Fin + Flecha Arriba para seleccionar el rango. Detengo la macro y lo que me quedó fue esto que le enseño aquí. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Prueba la macro paso a paso a ver si funciona bien. Oprimí FIN + flecha arriba y me estrelle con la ultima celda de mi hoja de cálculo. Una vez que me quedó seleccionado hago clic en el botón izquierdo del ratón y en el menú emergente le doy la opción seleccionar formato de celdas. y le cuadro el formato que quiero. y listo.end(xlUp) se podría meter en lugar del Selection del segundo “Range”. Este código se puede depurar. y esto es muy importante. Por ejemplo. ya tenemos las macros que nos hacen las sumas correctas y los formatos. nosotros quisiéramos FORMATEAR los números de una vez. detenga la macro y copiemos ese código y peguémoslo en la macro que hace las sumas. Otra cosa que se debe propender por hacer. las primeras dos líneas las podemos dejar en una sola: (Incluso el primer Range(“D1048576). después de esto.) Listo. es hacer un solo recorrido y en él ir haciendo todo de una vez. Entonces. Prenda nuevamente el grabador de macros. Este es el código que nos hace la raya y la doble raya: 366 . Pero. escogí la última celda de la columnaB. pero puede ser mejor hacer que Excel se detenga en el primer punto del rango.

aquí la línea importante es la que define el peso o intensidad de la línea) Ok. la Contaduría y la Administración Como se puede dar cuenta. Todos esos “NONES”. y (por lo menos a mí) me sigue funcionando: (pruebe si sigue funcionando al quitar los valores en Cero. este código lo voy a cortar y pegar en el código que hace la suma. un par de infelices rayas generan todo este código y casi todo dice “NONE”…. debajo de la operación de la suma: 367 . se los podemos quitar. Ninguno.Excel aplicado a la Auditoría.

subrayado y le subo al tamaño. copiarla…) Como está en el renglón o fila en el cual inicia la variable de la suma. insertar una fila y trasladar la celda cortada como título. que es la misma en la cual está el nombre de la cuenta. Apago el grabador y me queda esto: 368 . y ponerle negrita y subrayado. me ubico en la celda en donde comienza la variable de la suma. La misma cosa. TresCé). DosB. (O en lugar de cortarla. lo traslado a donde necesito. también necesitamos cortar el nombre de la cuenta (las que he llamado UnoA. podemos ahí mismo hacer este pedazo. le coloco el formato negrita. corto lo el nombre de la cuenta. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Listo. Entonces. PRENDO el grabador de macros. y hago lo que necesito: Inserto una fila. Ok. Se coloca antes de que regrese a la columna en la cual realiza el recorrido.

Select) Esto es lo que le comentaba que nos hace el grabador de macros y que hay que arreglar con la técnica del ActiveCell. lo pruebo corriéndolo paso a paso.Select) y (Range("C3"). las (Range("B4"). se edita así: Lo que acabo de editar. pero uno corrige al ejecutar paso a paso.Offset. la Contaduría y la Administración Fíjese que nos toca editar todas esa celdas que quedaron seleccionadas. Ok. ahora a buscarle el punto apropiado en el cual insertar este código dentro del que nos hace las sumas: 369 . Ese par de celdas. dado que la macro hace una selección fija y no se seguiría moviendo. si está bien.Excel aplicado a la Auditoría. pues esos OFFSET tienden a enredarlo a veces a uno. Creo que ahora me comprende bien la importancia.

Font. Esta macro.Offset(1.Row ActiveCell.TintAndShade = 0 .Offset(0. -1).Select 'El corte lo subo una celda arriba y una celda a la derecha: ActiveCell. -2) = "Total general" If ActiveCell = "" Then ActiveCell.Offset(-1.Underline = xlUnderlineStyleSingle Selection.Select ActiveCell.Bold = True Selection.Insert . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Sub prueba() Do Until ActiveCell.  La que nos arregló los valores Todo Junto.End(xlDown).Row Selection.Borders(xlEdgeBottom) .EntireRow.Select ActiveSheet. nuevamente se prueba paso a paso para ver que nos queda faltando. CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove 'Range("B4").ColorIndex = 0 .Font.Select Selection. Solo falta eliminar las dos primeras columnas.Borders(xlEdgeTop) .Paste Selection. o en donde falla. y en la última columna colocar un gran total. Eliminar las columnas.Select inicio = ActiveCell.Select End If Loop End Sub OK. 0).Cut 'Range("C3").LineStyle = xlContinuous . la podemos unir debajo de las otras que ya hicimos:  La que nos armó la tabla dinámica.Offset(1. 1).Select 'Me muevo una celda abajo y una a la izquierda ActiveCell.ColorIndex = 0 . ya sabe como hacerlo con el grabador de macros: 370 .Weight = xlMedium End With ActiveCell. 1). 0).LineStyle = xlContinuous .Offset(0.Offset(1.Select Else Selection.TintAndShade = 0 .Formula = "=SUM(R" & inicio & "C:R" & final & "C)" With Selection.Offset(1. -1).Font.Weight = xlThin End With With Selection.Select final = ActiveCell. para no tener que volver a hacer el recorrido.Size = 11 ActiveCell. Fíjese que la macro que nos hizo las sumas parciales. se ha enriquecido para que en el primer repaso se haga lo necesario.

hay una celda en Blanco. al lado de los totales. en la celda B27. y la ultima.Excel aplicado a la Auditoría.Si(). podemos hacer que un Sumar. lo que le expliqué acerca de cómo montar una fórmula con variables: En este caso necesitaríamos tomar el punto donde comienza el rango. Si se fija. Este rango lo podemos usar en una función =Sumar. podemos colocar un total que nos sume las sumas parciales. ya sabe que le puede quedar así: En este punto. la transformación ya va así: Listo. Es repetir. la Contaduría y la Administración Que depurado. La B26. la celda B4. entonces.Si de todo lo que se halle en blanco en ese rango en la columna A. 371 . en la columna A. de otra forma.

Luego edito un poco lo que me grabó la macro. Esto es lo que hizo el grabador de macros: Editando los puntos indicando las variables primerpunto y segundopunto. (De una vez se le coloca el formato deseado) (luego la arreglo metiéndole las variables) esto es lo que nos queda: Ok. justo al final del rango. necesito encontrar los puntos que serán las variables de mi función. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Entonces. Prendo el grabador de macros y realizo la operación de subir por la parte inferior y escribir la función Sumar.Si. y borrando el valor total que nos dejó la tabla dinámica. El otro punto. al primer punto del rango llego escogiendo la columna B1 y oprimiendo Fin+Flecha abajo. Prendo el grabador. lo encuentro subiendo desde la parte de abajo de la hoja de cálculo y oprimiendo Fin+Flecha Arriba.Si. ahora nos falta colocar la función =Sumar. queda así: Ok. corrigiendo el código queda así: 372 .

"C[-1] VA PEGADO DEL &. recuerde que cuando se le coloca un apostrofo. así. pero todo va JUNTO.Excel aplicado a la Auditoría. puede pasarse a la celda de al lado en la columna A. matricial. así: Como siempre. la función NO LE FALLARÁ. Si lo desea.R" & primerpunto & "C:R" & segundopunto & "C)" Ojo. les puse el apostrofo para que queden como comentario y así saber en donde comenzaba las macros."""". la línea de código queda sin efecto. Esto ya lo puede hacer por su cuenta. y nos ayuda para que mientras entendemos el tema. Ahora hay que unir esta macro con la que define las variables. recuerde desviarse con ActiveCell. lo que pasa es que el Word donde he hecho el manuscrito del libro me lo desplaza un renglón abajo. la Contaduría y la Administración La línea a tener en cuenta es esta: ActiveCell. Fíjese que de una vez le metí el formato. cuando volvamos a ver esta macro sepamos que hace cada bloque de código. y le puse negrita. si el archivo es mas o menos largo. y colocar algo así como “Gran Total” También puede insertar unas filas en la parte superior y colocar el titulo de su reporte. anidada.FormulaR1C1 = _ "=SUMIF(R" & primerpunto & "C[-1]:R" & segundopunto & "C[- 1]. como se ve en la imagen. Cualquier función. la puede hacer con el grabador de macros y luego le acomoda los puntos de los rangos con las variables.Offset 373 .

Al cortar y pegar los bloques.ListObjects. revise que no le queden sobrando.Select ultima = ActiveCell. está operando bien. para anularlos pero poder ver en donde comenzaban esas macros parciales): Recuerde que solo puede quedar un SUB al inicio y otro END SUB al final. Finalmente todo nos quedaría así: (Para efectos didácticos. Range("A1:D" & ultima & "").End(xlDown). o la macro no le correrá completamente.Add(xlSrcRange. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En esta imagen puede ver como la función que nos montó la macro. tiene que volver a convertir la TABLA fuente en RANGO) Sub CreaTablaDinamicaConTabla() Dim wks As Worksheet Dim pvc As PivotCache Dim pvt As PivotTable Range("A1"). o le sacará un mensaje de error: (Recuerde que si va a probar toda la macro.Name = _ "Tabla1" 'Adiciona una Nueva hoja Set wks = Worksheets. voy a ponerle un APOSTROFO en donde iban los Sub y End sub. xlYes).Row ActiveSheet.Add 374 .

CutCopyMode = False ' Range("A1"). _ DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12) 'Se Definen los campos en la Tabla dinámica With pvt With .PivotFields("Nombre de la Cuenta") . la Contaduría y la Administración 'Se crea el PivotCache Set pvc = ActiveWorkbook. False. False.PivotFields("Vendedor") .CreatePivotTable(TableDestination:=wks.RowAxisLayout xlTabularRow .Position = 1 End With With . Operation:=xlNone.Orientation = xlRowField . False) End With With . "Suma de Valor".End(xlUp).Subtotals = Array(False.NumberFormat = "#.Orientation = xlRowField .Select (esto ya es innecesario) 'End Sub 'Sub Macro8() Rows("3:3"). -2) = "Total general" If ActiveCell = "" Then ActiveCell.Select Do Until ActiveCell.AddDataField . Range("C1").PivotFields("Valor"). Selection.Position = 2 . False.Orientation = xlRowField .Create( _ SourceType:=xlDatabase. False.Select Selection. y es un error que comience el Loop allí.PivotCaches.Select Selection.Copy Selection. False.Excel aplicado a la Auditoría.End(xlUp)). 0).Select Selection. False. False.Range("A3").Select 375 .Position = 3 End With . SkipBlanks _ :=False.##0)" 'End Sub 'Sub prueba() 'Esta instrucción se tuvo que poner.Select Selection. Transpose:=False Application.PivotFields("Cuenta") .Select Range(Selection.Select (ya no hace falta) 'End Sub 'Sub Macro12() Range("D1048576").Offset(0. _ SourceData:="Tabla1") 'Se Crea la Tabla Dinámica Set pvt = pvc. False.(#.Delete Shift:=xlUp ' Range("C1").PasteSpecial Paste:=xlPasteValues.Offset(1. pues el Do iba a comenzar en _ donde finalizó la anterior. _ False. False. xlSum End With 'End Sub 'Sub Macro6() Columns("A:D").##0_).

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Else Selection.00_).End(xlUp).Row ActiveCell.Select ActiveCell.Bold = True Selection.Delete Shift:=xlToLeft 'End Sub 'Sub Macro19() Range("B1").Select Selection."""".Weight = xlMedium End With ActiveCell.[Red](#.Offset(-1.ColorIndex = 0 .Size = 11 ActiveCell. CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove 'Range("B4").TintAndShade = 0 .End(xlDown).Select segundopunto = ActiveCell.LineStyle = xlContinuous .##0.Select 'Range("B27").Select primerpunto = ActiveCell.Offset(0.Row Selection.NumberFormat = "#.ColorIndex = 0 .LineStyle = xlContinuous .R[-23]C:R[-1]C)" ActiveCell.Underline = xlUnderlineStyleSingle Selection. 0).Row 'End Sub 'Sub Macro21() Range("B1048576").End(xlDown).Paste Selection.Select Selection.Formula = "=SUM(R" & inicio & "C:R" & final & "C)" With Selection.Select Selection.Weight = xlThin End With With Selection.Font.FormulaR1C1 = "=SUMIF(R[-23]C[-1]:R[-1]C[-1].Select 'ActiveCell. 1).Select 'Me muevo una celda abajo y una a la izquierda ActiveCell.##0. -1).EntireRow.Row Application.Offset(-1.ClearContents ActiveCell.Bold = True Selection.00)" End Sub 376 .FormulaR1C1 = _ "=SUMIF(R" & primerpunto & "C[-1]:R" & segundopunto & "C[-1].Font."""".Select ActiveSheet.Offset(1. 0).Select final = ActiveCell.Font.Cut 'Range("C3").End(xlUp).Offset(1. -1).Borders(xlEdgeBottom) .Select inicio = ActiveCell.Select 'El corte lo subo una celda arriba y una celda a la derecha: ActiveCell.Font. 1). 0).Offset(1.TintAndShade = 0 .Offset(1.Select End If Loop 'Sub Macro18() Columns("A:B").Goto Reference:="R1048576C2" Selection.Select ActiveCell.Insert .Select Selection.Borders(xlEdgeTop) .R" & primerpunto & "C:R" & segundopunto & "C)" Selection.

Cedulas Sumarias. buscar en otros libros. notas a los Estados financieros. aun así necesitarían saber algo de macros para maximizar el rendimiento de esas aplicaciones. y no todos tienen soluciones que exporten la información limpia a Excel. normalmente encuentra clientes o trabajo con diversos software. Punto importante pues un Auditor. que es una recopilación de las técnicas vistas en este libro. Las bases ya las tiene aquí. En este punto. un Contador o un Administrador. Si se fija. Solo me resta mostrarle algunas técnicas para convertir los archivos planos en Bases de Datos. un reporte gerencial.Excel aplicado a la Auditoría. si encuentra que le gusta el tema. 377 . Los mismos Estados Financieros. y si las tuvieran. o internet y poco a poco. como conociendo estos trucos:  Saber ir hasta el final de la información de Excel  Almacenar los puntos como variables  Hacer los recorridos Con For Next o Do Until  Usar el grabador de macros Ya es mucho lo que puede hacer por su cuenta. cualquier reporte que le haga falta. hacer cruces de información. puede programarlo POR USTED MISMO. la Contaduría y la Administración Ok. un reporte de producción. puede continuar investigando por su cuenta. etc. Creo que quedó suficientemente claro. volverse todo un GURÚ o una GURÚ del Excel.

El Biable trabaja con Funciones propias. el auditor debe de estar SEGURO de que las cifras que le están mostrando son ciertas o nó. mediante los archivos planos. directamente de la base a Excel. Un ejemplo es el aplicativo llamado BIABLE. es una excusa que usan las demás áreas para “delegarle” algunas tareas extra al Contador. que se debe de correr previamente un proceso desde del sistema CG1 que carga los datos del programa Cobol. De todas formas. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Algunas técnicas para depurar los archivos planos Ok. hace que se consuman recursos de memoria y procesador por lo cual. con lo cual. El Biable es un buen soft. el cargue de información será mas lento aún. Es para volverse loco en pleno cierre contable. que es el tipo de error que muestra Excel cuando no reconoce el texto de la fórmula: Y es lógico. para que lo pueda trabajar posteriormente en Excel. Es por esto que lo mejor. por lo menos la primera y la última hoja si son muy voluminosos. no los leerá. verás una gran cantidad de errores de Excel de tipo #¿NOMBRE?. mediante algunas técnicas de Excel. pues son funciones propias del programa que se ejecutan en donde está el programa instalado. De todas formas. el Excel se puede quedar un tiempo no pequeño. Asi que es posible.  Al estar centralizado en la computadora del Contador. Por otra parte el Auditor no tiene acceso (tampoco debe de contar con que se la van a dar) a tener la información directamente del BIABLE. Osea. si no se tiene una buena computadora. del CG1 al Biable. hace que Excel penetre en una base de datos que contiene la información contable y Excel toma los datos de allí. que está hecho en Oracle. calculando y cargando la información. transformar la información del archivo en una base de datos. Si tienes un papá con la posibilidad.  La operación de cargue de datos. tras de que mantiene escaso de tiempo. y para suplir la necesidad de la exportación a Excel. en mi opinión es pedir los listados impresos. Si tienes otros programas abiertos. sino todo lo contrario. pídele que le coloque Biable no solo a ti. y si te llevas una hoja de cálculo en una memoria USB. Si no se hace esta actualización o cargue de información. uno de los mas populares en Colombia. muchas de las cuales ya hemos visto en este libro. por lo general se instala en la computadora del Contador o Gerente o Financiero. no explotará las bondades del BIABLE.  El costo no facilita que todos los usuarios (mas que todo las pequeñas empresas) tengan el complemento BIABLE. pues debe sacar tiempo para atender los requerimientos de los demás. que para que operen. Algunos programas contables como el Cg1. o en el peor de los casos. si está mal parametrizado el cargue de información. La solución es pedir que le hagan una copia de la hoja de cálculo pero con solo valores. aunque tengo las siguientes observaciones:  El complemento se instala por máquina. y pedir ese mismo listado como archivo plano. están hechos en Cobol. debe de estar habilitada la conexión a la base de datos. en cuanto abras tu hoja de cálculo. sino al Gerente administrativo y a quien le haga falta. con lo cual. si el Contador no maneja buen Excel. Sabemos que un Contador no se puede dar el lujo de tener que soportar procesos lentos. Ahora las veremos en un ejemplo como todas las técnicas trabajan 378 . EL Biable no Exporta del sistema Cg1 a Excel. se han creado por allí algunas herramientas que se incorporan como complemento de Excel. El complemento leerá datos desactualizados.

Estos listados por lo general quedan almacenados en una carpeta del programa. de hacer las cosas. es importante pues a veces hay más de un archivo. o en donde considere apropiado. Incluso a mi mismo me sucede cada cierto periodo de tiempo. Esto es porque el cerebro es el órgano que más energía consume. facilitará limpiarle toda la basura que no es información transaccional de manera muy rápida. que el archivo sea el que se generó en la hora y fecha en que Usted lo pidió. Tenga en cuenta que si el programa está alojado en un servidor. la mayoría de las veces mejor. mirando por la opción detalles de archivo. este libro le sugiere una manera de trabajar la información. Seguidamente. y las mismas son incorporadas a los viejos procedimientos. El listado con totales por arriba le presenta el inconveniente de que le duplica alguna información. No es algo de lo cual se deba pegar al pié de la letra de manera ortodoxa. haga una copia y colóquelo en sus documentos.Impresora). si es auditor. y esto es así. colocando los registros DOS VECES. Bien.P01 o P02. por lo general es la PRT (PRT es la abreviatura de Printer . Por esto es que es mejor pedir este listado con totales por abajo.P01. Debe llamarse CG03013. la Contaduría y la Administración para este fin: depurar la información de los archivos planos y ya con ellos organizados. y lo que hace el sistema es hacer que la impresora REPITA la impresión. si otro usuario está mirando por pantalla el mismo reporte en otra computadora terminal. porque como lo que usted tiene es un LISTADO que estaba destinado a IMPRIMIRSE. (A veces me doy cuenta que la puedo hacer de otra manera y me cuesta un poco romper el “hábito” de trabajarla a la vieja usanza. Depurando un balance de comprobación por terceros. vaya a Excel. Pero es debido al conocimiento de nuevas técnicas. la extensión la puede definir el usuario. Una vez que Windows lo encuentre. en el cual se encuentra instalado el programa contable CG1. puede ver ese tipo de información. Esto. haga lo siguiente: Use el Buscar archivos o carpetas de Windows y ponga a que el sistema le ubique en donde está.Excel aplicado a la Auditoría. veremos que Excel abre el asistente de importación. ahorrándonos un pasito. solicite un listado Balance de comprobación por terceros con totales por abajo. pida que se lo graben a una Memoria USB para que lo pueda trabajar posteriormente. En la apertura de los archivos planos. en Excel cada uno puede “matar sus pulgas” de la mejor manera que estime conveniente. Envíelo por la opción DISCO. es posible que se ilumine nuestro maravilloso pensamiento y se encuentre una manera alternativa. los detalles quedan asociados a todos los archivos. lo que he recomendado es que. Es la misma evolución del KnowHow en acción. y al seleccionar la opción Detalles. y lo esté viendo por pantalla. es decir en otro computador y si solo busca en los discos duros de su computadora. no los encontrará. Si no lo ubica fácilmente. en ocasiones me doy cuenta que he podido hacer tal o cual tarea de una manera mas eficiente. en mi opinión. (y no tiene BIABLE). no lo imprima ni lo mande como hoja Excel. si es el Contador. El Biable no puede ser una objeción para no aprender buen Excel. Una vez haya encontrado el archivo. y lo que indico es que se incorpore todo en una sola columna. verifique que sea. también llamada “Meta Datos”. así no tendremos que eliminar los datos repetidos en el procedimiento. Una vez que se muestra una manera. y se puede confundir de archivo. (Ojo con eso). Bueno. haciéndolos mucho mas rápidos. pues en las impresoras de punto. Este tipo de reporte. Si es así. y por lo general se cambia la extensión P01 por P02. busque en el Computador Host que comúnmente llaman Servidor. grupos y subgrupos se muestran en negrilla. Finalmente tendrá que hacerlo algún día. Y tome nota del nombre del archivo. comenzar a verificar cositas de interés. Cuando el listado CG03013 lo genere en el sistema CG1. en cuanto se abra el archivo plano con Excel. Abra 379 . así que siempre opta por la opción más barata: la rutina que ya ha mecanizado). por lo general tiene por nombre en el sistema CG1 version 5. CG03013. las clases. Pues bien.

Por lo general Excel le muestra TODOS LOS ARCHIVOS DE EXCEL. Pero como está abriendo un archivo plano. la copia la puse en el escritorio. Asegúrese de que puede ver TODOS LOS ARCHIVOS. deberá cambiar la opción (Ojo con eso): Como en mi caso. busque el archivo plano. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Excel. saldrá el asistente para importar texto: 380 . pues lo busco allí: En cuanto haga clic en abrir. y con el botón ABRIR.

381 . Desactivo la casilla de verificación del tipo de Separador: Clic en siguiente. y clic en Siguiente.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Hago clic en Delimitados.

y clic en Finalizar: 382 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Indico que todo es tipo Texto.

OJO: DADO que es posible que existan filas en BLANCO. en Excel 2007 verá que abajo a la izquierda dice “Modo Final” si está en Excel 2003.Excel aplicado a la Auditoría. nos pasamos de nuevo a la columna A. no tomará todo el archivo plano. sino. Se desactivarán. por eso. la Contaduría y la Administración Justifico la columna A: Puede ver que el archivo plano quedó “Empaquetado” en una sola columna. Si la oprime una segunda vez. usar:  La opción de ordenar la información y allí si. el filtro NO TOMARÁ todo el compendio de información. Y necesitamos activar la opción para IR en un solo instante al FINAL DE LA HOJA DE CALCULO. Si el listado es demasiado grande. Oprimo la tecla del computador FIN una sola vez. Cuando se activa la celda FIN. Esto me permitirá:  Usar la opción de seleccionar las celdas en blanco para eliminarlas de una sola vez. solo un rango. debe hacer el siguiente paso: Siguiente Paso: tomar el rango COMPLETO del archivo plano. ni “FIN”. verá un “FIN” que se activa en la extrema derecha inferior: Excel 2007: Excel 2003 OK. oprimimos FIN 383 . YA NO VERÁ “Modo Final”. pues voy a colocar (ojo todavía no) un filtro. Recuerde que debe de oprimir FIN UNA SOLA VEZ.  Usar los filtros para depurar los encabezados del listado. coloco un titulo cualquiera a la celda A1. Como? Me paso a la celda B1. y Excel se niega a eliminar la selección del filtro. Después de abrir el archivo. si coloca el Filtro en este paso. Una vez allí. eliminarla rápidamente.

Que pasa cuando hago FIN y luego oprimo la flecha hacia ABAJO: 3. Entonces: le ilustro todo lo anterior paso a paso: 1. y oprimimos la tecla Flecha Arriba. Con esto. estaremos en la parte final del archivo plano. Ahora. Oprimo Flecha hacia arriba: Excel se “Estrella” con la parte final del listado. y ya podremos tener la seguridad de que lo vamos a Seleccionar Completamente. Que pasa cuando me paso a la celda B1: 2. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración otra vez. desde aquí. TOMAREMOS TODO EL RANGO QUE CONFORMA EL ARCHIVO PLANO: Como? Oprimiendo SIMULTANEAMENTE desde este punto las teclas Control + Shift + Inicio Pasará que se seleccionará TODO el rango del archivo plano: 384 . 5. Me paso a la columna A nuevamente y oprimo FIN: 4. Con FIN activado.

6. Maneja UN MILLON CUARENTA Y OCHO MIL Y “PUNTA” de celdas. Recuerde que Excel 2007 ya no maneja las viejas 65 mil celdas…. puede hacerlo y ver como es el rendimiento de su computadora. Si encuentra que no es significativo. No obstante. Ahora si. sección de la derecha “modificar” y ACTIVO el filtro: 385 . lo anterior. SINÓ.Excel aplicado a la Auditoría. ya sabe cómo seleccionar solo el rango y así su computadora lentica NO SUFRIRA! Que la computadora no sea un pretexto que torpedee tu labor. voy por el menú INICIO. entonces. Con la región SELECCIONADA. PERO…. serán más de UN MILLON CINCUENTA MIL CELDAS EN BLANCO que Excel Cargará en la memoria. con lo cual le DISMINUIRÁ TREMENDAMENTE LOS RECURSOS DE MEMORIA A LA COMPUTADORA. la Contaduría y la Administración NOTA: Porque no simplemente selecciono la columna A y coloco el filtro? Todo esto que le he dicho se ahorra con solo seleccionar la columna A y hacer el filtro. pues seleccione la columna entera.

ahora. si. comenzamos a usar los filtros para limpiar la basura de los encabezados. 386 . selecciono las filas desde la que aparece debajo del título hasta el final y las borro. Primero que todo me deshago de esos encabezados que contienen una raya vertical: | (Recuerde que esta rayita tipo palito vertical ya vimos como eliminarla detenidamente en el tema de los filtros.) Doy aceptar. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ok.

solo debe de ir nuevamente al filtro y seguir seleccionando la basura de los encabezados que no nos sirve: En Excel 2003 solo podías seleccionar 2 filtros… aquí si la tabla no es gigante. puedes filtrar bastantes: Toda esta basura la eliminas.Excel aplicado a la Auditoría. el resto de la información sigue allí. la Contaduría y la Administración Ahora. NO SE PREOCUPE SI NO VE NADA. Luego vamos por el total general…aunque son pocas líneas las podemos eliminar…de una vez. cuando se eliminen. 387 .

el archivo nos va quedando así: Viene el trabajito de deshacernos de esos asteriscos. hay muchas formas de hacer las mismas cosas en Excel. Para deshacernos de ellos. pues si se fija. no lo olvide!) 388 . cuando todo esto lo grabemos en una macro. y usar la opción texto en columnas. para Excel un asterisco puede ser cualquier carácter. lo que hago es copiar toda la columna A en la columna B. así: (En el tema siguiente. haremos este paso de otra forma. así que si escoge eliminar *** tres asteriscos. Los asteriscos pueden ser un problema. Excel le eliminará todo lo que haya por allí (todo es TODO). Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Al mostrar nuevamente todas las celdas.

la Contaduría y la Administración Con la columna B marcada. de lo contrario Excel las traerá y las colocará en columnas. opción de ancho fijo y solo divido la parte en donde se encuentran los asteriscos.Excel aplicado a la Auditoría. la primera parte le pondré tipo texto y a la segunda parte le pondré NO IMPORTAR: Recuerde que debe desplazarse con la barra horizontal a la derecha Y ELIMINAR esas rayas. y no las queremos. voy a la herramienta texto en columnas. pues no olvide que por ahora queremos deshacernos de las líneas que tienen asteriscos: 389 . el resto de info de la columna B. elimino las rayas para dejar el resto en un solo bloque y en el paso siguiente.

tal y como hemos hecho con el resto de la basura que queremos borrar. y por la columna b. 390 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Clic en Finalizar. llamamos todos los asteriscos y los eliminamos. colocamos los filtros nuevamente. y justifica el ancho de la columna B: Ahora.

y así. procedemos a partir (dividir) con la herramienta texto en columnas. También quitamos el filtro. la columna principal. la 391 . Esto es porque hice el filtro en la columna B. la Contaduría y la Administración No se confunda con la imagen. aquí escogí el filtro de la columna B. esto es. ya no la necesitamos.Excel aplicado a la Auditoría. y escogí todos los asteriscos: Fíjese que aparece el símbolo del EMBUDITO en la columna B. ver que otra basura hacer falta borrar: Esa columna B. Después de eliminar la columna B. Elimina todas esas filas y vuelve a seleccionar todo. para que vea todos los registro.

créditos y saldo final. Tenga en cuenta que la opción deshacer en la herramienta TEXTO EN COLUMNAS NO FUNCIONA CORRECTAMENTE. a los valores crédito les pone un texto CR. Es recomendable. a menos que quieras copiar nuevamente la columna A en B. débitos. que también hay que separar. La partición queda así. y partir la columna B. pues si partes o divides mal las columnas Saldo inicial. También se debe tener en cuenta que este archivo. tendrás que volver a empezar. para no perder todo lo hecho hasta el momento. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración columna A: Marco o selecciono toda la columna A y llamo nuevamente la herramienta texto en columnas: OJO Esta parte es delicada. para la primera parte: 392 .

Si se conoce bien el comportamiento de su equipo en el separador de miles y de decimales. Asegúrese de separar el CR de Saldo inicial. puede usar la opción avanzadas: 393 . En el saldo inicial coloque un par de rayas en la posición 73 y 75. así como quedaron las dos rayitas de la parte final. Ahora. que aquí no se ve. todos los campos los defino como texto. crédito y saldo final.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Así queda para la segunda parte: (ojo que aquí solo se ven debito. en donde está el saldo final): Fíjese en la regleta que aparece allí.

concatenamos o unimos las celdas con un ampersand &. Por allí las podemos detectar: Entonces. las celdas C. indudablemente serán las líneas de los número de las cuentas. débitos. tenemos que REUBICARLA en esa misma línea. y lo que una vez unido. créditos y saldo final. que por lo general en estos archivos es al revés.F y G: Para qué? Para detectar lo que REALMENTE ESTA EN BLANCO. Están en blanco. en la columna I1. Sigamos: Tenga en cuenta que este es un listado balance de comprobación por terceros. y los terceros están en la misma columna que las cuentas: La cuenta DEBE estar en la misma Línea de la transacción. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración En esta opción se coloca el separador de miles y de decimales que tiene el archivo plano.E. Esta fórmula similar a 394 . quede en blanco. para que Excel lo convierta en el que maneja el computador. que ya tiene el código y el nombre del tercero. Cómo? Fíjese que en la figura se ve una situación constante: en donde hay cuentas no hay valores saldos inicial.

en la misma fila de las transacciones. Como ya detectamos que en donde están las cuentas no hay saldos sino celdas en blanco. hace falta separar las cuentas.Excel aplicado a la Auditoría. Es la técnica para depurar la información con ordenar que le enseñé al principio del libro. la Contaduría y la Administración =Concatenar() se copia hasta el final del archivo plano. Si no hacemos esto. luego se desbarata la función que nos concatenó todo con un copiar. colocarlas en columnas aparte. ordenando la información por esta nueva columna I que hemos creado. la columna en donde unimos las celdas de los 395 . que hemos INSERTADO. colocamos cualquier cosa como encabezado de columna en B1 y C1. En estas dos columnas que hemos ABIERTO. así: Ahora. recuerda? Fíjese que sea la columna en donde montamos la función concatenar con el & Ampersand. entonces las podemos separar fácilmente. y colocamos un número serial. después de haber insertado el par de columnas. solo valores. o terceros están en la misma columna que las cuentas. podemos perder la información pues no sabríamos como es que estaba ordenada originalmente: Insertamos otras dos columnas en B y C. y ordenaremos todo por la columna de las celdas que identificamos que realmente están vacías. pues necesitamos esos dos datos por aparte. TRASLADAREMOS las cuentas y los nombres de las cuentas. les colocamos cualquier cosa como encabezado para que Excel las integre en la región corriente de la tabla. y ya las tenemos ubicadas con el concatenar. recapitulando: Dado que los NITS o Códigos. Pero para no perder el orden original. insertamos una columna en A. pegado especial. Entonces.

CORTELAS y PASELAS a la B y la C: 396 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración saldos. si se fija. Ojo. ¡las cuentas de las columnas D y E!: Ahora. esa columna se desplazó de J a L : A la pregunta: Dele “Ordenar por separado los números almacenados como texto”. la segunda opción. y con ellas. no la que se ve aquí en la imagen. Tenga presente que como se acabó de insertar un par de celdas en B y C. Así. las celdas vacías quedaran arriba. seleccione todas las cuentas que aparezcan en el rango D y E. débitos y créditos.

pues simplemente filtramos las vacías y las eliminamos: 397 . descripción. las que ahora NO tienen información transaccional (las amarillas B y C) pues como ya las copiamos al lado de los Nits. y sabemos en donde están gracias a la columna L. código de tercero. Ese era el fin de hacer ese serial. la Contaduría y la Administración Vuelva y ordene por el numero serial. su NIT. Una vez rellenadas. Por eso no me voy a detener en imágenes paso a paso para esta parte. nos quedan así: Bingo! Ya tenemos la información transaccional con todo lo necesario! En la misma línea la Cuenta. Ok. con la técnica de rellenar. debito. crédito y saldo final. nombre de tercero. Ahora.Excel aplicado a la Auditoría. a las transacciones que tienen en su misma fila. Verdad? Y esto lo haremos con la técnica de rellenar celdas en blanco que vimos al principio del libro. para retornar al orden original: Ahora fíjese como las cuentas ya quedaron en SU columna aparte. solo les falta tener esta cuenta copiada al lado de estos. ahora nos deshacemos de las cuentas que copiamos. saldo inicial.

en la primera parte del libro: mediante un Si condicional. Elimine la columna L pues ya no la necesitamos y desaparezca el filtro. sino deje la misma celda. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Si ve alguna otra basura en el filtro elimínela también. colocamos que en donde aparezca un CR. Esta parte también la comenté más arriba. después de eliminar la que contenía las celdas concatenadas: Copia la formula hacia abajo. organiza la columna J: 398 . copia nuevamente todo el rango y le da pegado especial solo valores: Esta columna ya puede reemplazar la F. mediante una formulita simple. Recuerda? Esa formula la pondría aquí en la columna L2. Como saldo final se conforma del saldo inicial mas débitos menos créditos. El archivo ya le deberá quedar depurado así: Fíjese que el archivo ya parece una base de datos. multiplique la celda por -1. Ahora solo le falta arreglar esos CR que indican que la cuenta es saldo CREDITO.

Poco a poco. Si es necesario recorrer los registros. veremos cómo hacer la macro que nos haga todo esto que hicimos sin necesidad de volverlo a hacer manualmente. Pero como es repetitivo. Ahora. Ahora si le gusta. La macro también se puede mejorar todo lo que se quiera. para que cuando la corra paso a paso. no necesita ser un experto programador para hacer una macro que haga esta tarea. que contienen esos “CR”. si el gerente le ordena meter un ajuste de última hora habiendo ya Usted elaborado el Balance y el PyG. que aunque le he mostrado como hacerlo paso a paso. puede. como le he enseñado en el tema de MACROS. etc. puede hacer usted mismo el reporte que quiera o que le haga falta. también mediante macro.Excel aplicado a la Auditoría. y escribir de varias maneras. usaré Do Until en lugar de For Next. siempre y cuando el archivo sea SIEMPRE el mismo formato (totales por abajo. Una vez que tenga sus macros para los mismos archivos planos clave. la Contaduría y la Administración Elimina las columnas G y K. (Por supuesto que totales por arriba también se puede hacer. sin seleccionar las celdas. y mismo nivel. y la macro lo organiza en menos de 5 segundos. Se puede hacer una macro en lugar de hacer todo esto manualmente? Puede ver que este proceso es muy repetitivo. mejorará sus macros. Los conceptos clave ya se los enseñé en el tema de macros y depuración de archivos planos. como la variable ULTIMAFILA. e intentará escribirlas. Así se dará cuenta que casi todo se puede hacer con el grabador de macros. y es posible defenderse bastante bien y hacer macros por lo menos efectivas. sin poner valores de moneda extranjera) se puede grabar como una macro. solo hay que tener en cuenta las líneas duplicadas y consecutivas y eliminarlas mediante macro). Eliminar la tabla dinámica y organizar los totales de cuenta como le enseñé. y que parece TEDIOSO de hacer.. colocarlo en el escritorio y correr la macro. pueda ver por dónde se va moviendo la celda activa. con la práctica se hace bastante rápido. generar el archivo plano. en menos de 5 minutos. (Incluso puede generar el archivo CG03013 y dejarlo en la carpeta PRT y comenzar a grabar la macro desde el momento que va y lo busca allá con el explorador Abrir archivo de Excel). listado auxiliar de cuentas. y ya la información le queda en forma de base de datos. después del cierre contable. Solo deberá pedir el listado del CG1. Casi todo se hace con el grabador de macros. hacer una tabla dinámica y construir un balance general y un estado de resultados. como podrá contabilizar el ajuste. La mayoría de los archivos planos del CG1 se arreglan de esta manera: Cartera por edades. Yo me voy a servir del grabador de macros de Excel y en lo mínimo evitaré EDITAR el código de la macro. Recuerda? para que vea que no es difícil. correr la macro y 399 . Después de depurar con macro el archivo plano de balance de comprobación por terceros. salvo las técnicas útiles que hemos visto en detalle en la sección de macros. no tendrá que volver a “matarse” y verá como.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración tendrá en segundos nuevamente su Balance y PyG. Así que es verdad cuando le digo que Excel es su mejor asistente. su mano derecha en su día a día. 400 .

pues es mejor si son líneas de código menos. Le colocamos el nombre que creamos es el más IDONEO para nuestro archivo. quedaremos en este momento y en el Editor de Visual Basic se generará el siguiente código: Todo lo anterior generó el siguiente código: 401 . el archivo plano CG03013. y justificaremos la columna A. lo colocaremos en el libro de macros personal. En cuanto hagamos eso. Justificamos pues necesitamos por el momento. todo quedará empaquetado en una sola columna. (o desktop). para ver el archivo plano no olvide ver TODOS LOS ARCHIVOS). que en mi caso estará ubicado en el escritorio.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Creando la macro que depura el balance de comprobación por terceros Ok. los datos serán tipo Texto. prendemos el grabador de macros. Esta justificación luego se podría quitar. No es necesario para Excel pero para nosotros sí. NO LO SEPARAREMOS. pues mucho de lo que aquí viene es un resumen de lo visto más en detalle. Le aconsejo que si no ha leído el tema anterior vaya y se lo lea. o en “este” libro. (ojo. pues al ser una línea de código mas. visualizar el contenido del archivo plano en una sola columna. en esta macro vamos a sintetizar todo lo que hemos aprendido sobre depurar archivos planos. luego abriremos con Archivo-Abrir de Excel. DETENEMOS LA MACRO. Paso 1: Abrimos Excel.

seleccionara el rango de los datos. NO doy enter. (Podemos dejar esa macro en “Este libro”. Le comentaba cuando depuramos manualmente el archivo. Y si eliminamos HASTA la celda que contiene el filtro. Si no denominara esa primera celda en blanco con un nombre. le colocamos un título cualquiera. pasarnos al modulo de la macro principal es decir. Completamente seleccionada. y activo los filtros. como la palabra Titulo. Para eso. Al escribir Titulo. porque más adelante voy a colocar un filtro. pues a partir de él es que me voy a deshacer de toda la basura que está en el archivo plano. si ese es su caso. Selecciono toda la columna A.. 402 . Para que no quede seleccionada A2. Volvemos y prendemos el grabador de macros. pues uno de los filtros que haremos será deshacernos de las celdas en blanco. o en la macro principal en donde estamos pegando todas las acciones grabadas. sino que escojo el CHULITO DE VISTO BUENO QUE DICE INTRODUCIR: Porque? Si oprimes ENTER. quedaría incluida cuando filtre los datos. podemos cortar el código grabado que se generó en uno de los módulos del proyecto CG03013. la columna A entera.. pegarlo debajo de la macro EjemploLibroDepuraciónCG03013. quedará seleccionada la celda A2. es decir en el archivo CG03013.P01) cuando grabemos lo que le diré a continuación y detengamos la macro. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Ok. es decir. Y NO DESEO SELECCIONAR A2 pues no voy a hacer nada en esa celda. pues haces clic en el CHULITO en lugar de dar ENTER. y menos aún quiero que me quede grabada esa acción en mi macro. Esta palabra “Título” la coloco. en la hoja de cálculo selecciono la celda A1 que en este archivo plano está VACÍA y coloco cualquier palabra. siga esos mismos pasos mientras graba la macro. que si el archivo es MUY GRANDE. pues tendremos que volver a montar el filtro. Continuemos: Estando prendido el grabador de macros.

Una vez filtrada toda la basura. signos más con guiones: +-----. seleccionas desde la segunda fila visible. le das clic al botón DETENER GRABACION. pero ojo. En cuanto queda filtrado. podemos detener la macro. selecciono. hago un filtro de múltiple selección y me deshago de todo el resto de basura: rayas tipo guión: ------------. vamos y la buscamos en el editor de visual basic. dobles rayas guion =====.Excel aplicado a la Auditoría. oprimes Fin + Flecha abajo y eliminas todas esas FILA BASURA. la Contaduría y la Administración Los balances de comprobación por terceros varían en cantidad de filas. oprimo FIN + Flecha hacia abajo y borro todas las filas filtradas que contienen la barra vertical. selecciono todo lo que tiene una barrita vertical. Cuando terminas. con un filtro personalizado tipo “Contiene”. algunos no son muy grandes. la cortamos y la pegamos debajo del código que vimos hace un momento. con lo que se amplía a esto: El archivo y el código no han cambiado mucho. En esta siguiente macro. y todo lo que estamos seguros que es basura. pues solo se ha colocado la palabra titulo. desde la segunda fila visible. Luego selecciono el filtro nuevamente y esta vez. que estamos seguros que es información COMUN en todos estos archivos planos de este tipo. Continuamos con una tercera macro. y se puede seleccionar toda la columna. El archivo debe de quedar así: Y generó este código: 403 . Una vez realizado lo anterior. se ha seleccionado toda la columna y se han activado los filtros.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

Las instrucciones que seleccioné, que se ven en color azul, se pueden eliminar, pues no hacen falta.
Como esta macro, quedó directamente debajo de la otra, pues las unimos, seleccionando y quitando
esta parte, así:

Puede ver que estoy quitando desde donde dice END Sub, que es el final de la macro parcial que
grabamos primero y SUB MACRO8(), y de una vez lo que le comentaba hace un momento. Así quedan
unidos los dos códigos bajo el nombre de la macro original. Puede probar a ejecutarla y verá como ya
hace todo en un INSTANTE. Pero al hacerlo, no olvide cerrar el archivo plano CG03013 SIN
GUARDAR CAMBIOS. Ojo con eso.

Ya estamos en la parte de eliminar los asteriscos que son subtotales y que son basurita también. Como
sabemos que no podemos escoger todo lo que contenga asterisco, pues para Excel un asterisco puede
ser cualquier carácter, lo que podemos hacer es, Grabar otra macro mediante la cual en la columna B,
colocarle por título “Asteriscos”, y en la celda B2, colocar la función =IZQUIERDA(), que nos saque una
copia de los primeros caracteres de la parte Izquierda de cada fila de la columna A. Si no comprende
bien que hace la función =Izquierda(), vaya a la sección de este libro en donde se explica bien esa
función.

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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración

Entonces, haga lo siguiente:

Ubicado en el archivo CG03013, Prenda el grabador de macros. Seleccione la celda B1. Escriba
“Asteriscos”. Pásese a la celda B2. Escriba la formula =Izquierda(A2;8) e introducir formula (OJO, NO
ENTER). Copia la formula. Con Fin + flecha Abajo, se va hasta el final de la hoja de cálculo. Se pasa a
la columna A. Otra vez, oprime Fin + flecha arriba. Se pasa a la celda de al lado, la B. Luego para
seleccionar todo el rango en el cual debe quedar ingresada la formula izquierda, desde allí oprime Shift
+ Fin + Flecha Arriba, y da enter. La formula debe quedar copiada enteramente. Seguidamente, como
tiene todo el rango seleccionado, desbaratamos la formula con Copiar, y Allí mismo, pega la copia pero
con Pegado especial Solo valores.

Procedo a mostrarle IMAGEN POR IMAGEN LO QUE HICE:

Estoy en la celda B2, escribo la formula, y hago Control C para copiarla.
Luego, oprimo Fin + flecha abajo: llego a la última fila de Excel:

Allá abajo, me paso a la columna A:

Otra vez, oprimo Fin + Flecha hacia Arriba: Me estrello con la parte final del archivo plano:

Me paso a la columna B otra vez:

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Oprimo Shift + Fin + flecha arriba para seleccionar todo el rango en donde quiero copiar la formula y
oprimo ENTER para pegar la formula a lo largo de todo ese rango:

Puede ver que quedó AL LADO, a todo lo largo de nuestro archivo plano, y que está extrayendo los
asteriscos. Las dos últimas filas, ya veremos cómo quitarlas, pues son basura pero en todos los archivos
son diferentes totales, pero como siempre están de últimas, se pueden eliminar fácilmente, mas
adelante lo haremos.

Sigamos. Sobre ese mismo RANGO, en el cual introdujimos la función izquierda, hacemos un copiar –
pegado especial – solo valores y desbaratamos la formula Izquierda. Todo este “Paso a paso” generó el
siguiente código, que debemos depurar después, pues se puede ver que la línea que le señalo aquí, es
una selección FIJA, y lo que habrá que decirle a Excel es que se desplace con ActiveCell.Offset una
celda a la derecha, y corregido el problema. Sobre esta instrucción en la sección de macros me detuve
MUCHO, para que le quedara clara su utilidad. (Mas adelante depuraremos esas cositas):

Nota: Si el fragmento de macro, le queda grabado dentro del modulo del otro archivo, el CG03013:

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No se preocupe, ábralo, corte la macro, y péguela debajo de las demás macros del modulo1 del archivo
en el cual está guardando las macros parciales que estamos uniendo, que en este caso, es el archivo
“EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm”.

Sigamos. Volvemos a grabar otra macro. En ella, ahora seleccionamos las columnas A y B, colocamos
un filtro y con un filtro múltiple en la columna ASTERISCOS seleccionamos todos los asteriscos, el de un
asterisco, el de dos asteriscos, todos, y los eliminamos. (Hay archivos en donde aparecen más
asteriscos, este trae hasta 5 *****, a veces mas, para tener en cuenta si quiere montar una macro que
le corra en todos los casos)

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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

Seleccionamos desde la segunda, hasta el final y eliminamos todas las filas, seguidamente
desactivamos el filtro, eliminamos la columna B, y seleccionamos la celda A1.

Una vez realizado lo anterior, el grabador de macros nos genera este código:

El único problema verdaderamente serio del código anterior, es la selección del rango, el cual es fijo.
Más adelante arreglaremos esto, pues no todos los archivos tendrán la misma cantidad de registros.

El archivo ya nos va quedando así:

Ok, asteriscos Fuera. Ya podemos ver que la información ya comienza a parecer una base de datos,

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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración

Ya estamos cerca del final. Ahora, Con otra macro, tal como lo hicimos manualmente, con mucho
cuidado, con la herramienta texto en columnas, Seleccionamos la columna a, activamos la herramienta
texto en columnas y vamos a partir el archivo plano. El archivo visualmente nos queda así:

Y el grabador de macros generó el siguiente código:

En la primera imagen puede ver que el título, que nos ayudaba en el filtro, quedó en la columna A, y
que las demás columnas les hace falta un rótulo de columna o encabezado o título. Ahora, en la
siguiente MACRO, a las demás columnas les colocamos un encabezado de título temporal, puede ser
cualquier cosa, para que se REACTIVE la región corriente y Excel SEPA que corresponde a una TABLA.
Además, en la columna I, colocaremos una fórmula que concatene, uniremos las celdas C, E, F y G con
un & Ampersand que nos ayude a identificar las cuentas, para poderlas separar a un lado. Tal como
hicimos en la parte manual. Seguidamente, colocaremos un número serial, que nos permita regresar al
orden original, pues vamos a ordenar todo esto por la nueva columna I, que es la columna en la cual
detectaremos las cuentas. Una vez realizadas estas dos acciones, el archivo queda así:

En la imagen seleccioné el rango I2 – I5, para que vea que el concatenar, A LA FIJA, nos DICE cuales
son las filas que SIN TEMOR A EQUIVOCARNOS, SON CUENTAS y NO TERCEROS, valiéndonos de la
consistencia que se observa, la cual es, que cuando en la fila hay una cuenta, No hay valores
transaccionales.

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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

Coloque unos títulos cualquiera, y en la celda I2, coloqué la función que concatena las celdas C, E, F y
G, tal como lo hicimos en el ejercicio anterior en el cual depuramos el archivo manualmente y
mostramos como era la función. Seguidamente se copia la función de I2 a todo lo largo del archivo
plano, me voy hasta el final, estando allá abajo me paso a la celda de la columna G, subo hasta
estrellarme con la parte final del archivo plano, y me paso nuevamente a la columna I. Estando en esa
posición, selecciono TODO el rango que recorre a todo lo largo del archivo plano con toda seguridad, y
pego la columna que quiero copiar. Una vez copiada, SOBRE EL MISMO RANGO, hago un nuevo Copiar,
y ALLI MISMO, EN ESE MISMO RANGO, SIN MOVERME, HAGO UN PEGAR, PEGADO ESPECIAL SOLO
VALORES. El grabador de macros con estas acciones, que nos dejaron el archivo plano como se ve en la
imagen, generó el siguiente código:

Se ve un poco largo, pero lo que lo hace largo son esas líneas con las cuales se “bautizan” los
encabezados de columna. Intencionalmente he marcado la línea Range(“I2753”).Select, que es el único
problema serio, el resto del código se puede depurar, y mucho, pero no hacerlo si bien no es
indispensable, si es importante. Más adelante, cuando hagamos una revisión del código, arreglamos
eso.

Ahora sigue colocar en una columna A un número serial. Porque? Porque vamos a ORDENAR por esta
columna I, en la cual hicimos el concatenar, para DEJAR JUNTICAS TODAS LAS CUENTAS Y PODERLAS
PASAR A UNAS COLUMNAS APARTE, PARA SEPARARLAS DE LOS NITS. Recuerde que las cuentas están

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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración

en la misma columna de los Nits, y esto, para una base de datos, NO PUEDE SER. La columna o Es
campo Código de tercero o Campo Cuenta, pero no pueden ser los dos. Lo que hicimos para
solucionarlo, fue que las tamizamos, las seleccionamos, las identificamos mediante el principio de que
cuando hay una cuenta no hay valores transaccionales, y lo hicimos con el concatenar en la columna I.

Ok, espero que me vaya siguiendo. Sigamos. En otra macro, voy a montar el serial en la columna A. Es
la lección que le enseñé al depurar la información Ordenando los datos. ESO MISMO:

Inserto UNA COLUMNA NUEVA EN LA COLUMNA A. Coloco en A1 el título “Serial”, en A2 el numero 1, y
en A3, el numero 3. Selecciono las dos primeras casillas y arrastro hasta el final del archivo plano.

Al realizar esta operación se genera el siguiente código:

Recuerde que si la macro le queda grabada en el archivo CG03013, debe recortarla y pegarla debajo del
resto de macros que luego uniremos, y esas las estamos colocando todas, una debajo de la otra en el
modulo1 del archivo “EjemploMacroDepurarCG03013.xlsm”

Esto fue lo que hicimos, y grabamos:

Ahora, en la siguiente macro ordenamos toda la información por la columna J, que es la columna en
donde hicimos el “join”, es decir, en donde unimos las celdas de los valores para detectar las filas que

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Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

realmente están en blanco, y que indudablemente corresponden a las cuentas. Grabamos la macros y
ordenamos por esa fila:

Ante la pregunta:

Le damos “Ordenar por separado los números almacenados como texto”. De esta manera, las cuentas
nos quedaran en donde queremos, arriba:

Vé?
Ya tenemos las cuentas TODAS JUNTAS, REUNIDAS en donde queremos tenerlas.
Insertamos dos nuevas columnas en B y en C, en estas columnas colocaremos las cuentas:

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desde aquí.Excel aplicado a la Auditoría. la ultima cuenta. Allí. hasta que lleguemos al final de todas las cuentas. seleccionas también la descripción de esa última cuenta. la Contaduría y la Administración Como nos quedaron juntas. junto a esa última celda. control + shift + flecha arriba. descendí hasta la última cuenta: Luego. llegas a la ultima cuenta. y luego desde abajo seleccionas todo el rango equivalente a las cuentas. Cómo? Seleccionando D1 o D2 y con fin mas flechita hacia abajo. oprimiré. con Control + Shift + Flecha arriba: En la imagen. solo nos resta BAJAR por la columna E. para tomar todo el rango correspondiente a las cuentas: 413 .

Es necesario porque vamos a ordenas nuevamente por la columna Serial. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Corto la sección D y E y selecciono la Celda B1 la paso a B y C: Ahora. pues nos quedaron VACIOS. necesitamos de nuevo colocar unos encabezados en D y E. pues todavía no son los encabezados definitivos. Ahora ordeno por la columna A. He puesto cualquier cosa. la del serial: 414 . así Excel nuevamente reconocerá la región activa de todo el archivo plano.

pues ya sabemos en donde están!! En este punto. al detener la macro. encontramos que se ha grabado el siguiente código: El código grabado continua en la siguiente imagen: 415 . y luego eliminar las celdas de las cuentas.Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Al ordenar el archivo plano nos queda así: Fíjese que logramos separar las cuentas de los nits y los nombres de nits!!! Sabe que es lo único que falta? Grabar en la siguiente macro la técnica de rellenar los espacios que le he enseñado.

hasta A1: Estando en A1. oprimo simultáneamente. me paso a la celda C: Desde aquí. nos ubicamos en la celda A1. y desde allí seleccionamos el rango.bajamos hasta la última. nos pasamos a las celdas de al lado. prendemos nuevamente el grabador de macros. bajo hasta la última: Con las flechitas. con control + shift + inicio AGARRO todo el rango hasta A1: 416 . Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Seguidamente.

la Contaduría y la Administración Listo. marco las columnas B y C. pegado especial. solo valores. buscar y reemplazar. Estos pasos generan el siguiente código: 417 . Escribimos la formula + la celda de arriba y en lugar de Enter. hago Control+Enter. ir a especial.Excel aplicado a la Auditoría. para copiar en los rellenos la información que está en la celda de arriba de las celdas en blanco: Seguidamente. celdas en blanco. y hago un copiar. ahora voy por la ficha inicio.

esa fórmula hay que desbaratarla con el viejo y conocido método de copiar las dos columnas y pegarlas ALLI MISMO.xlsx"). que es la ultima que quedó seleccionada. y decirle que.End(xlDown). Mire que están las dos columnas seleccionadas. porque ese pedacito habrá que arreglarlo después. Antes de continuar. y hago clic derecho para que salga el menú emergente. +Celda arriba.xlsm"). Como al final de esta secuencia. las hemos dejado seleccionadas. y luego dar pegado especial valores: Recuerde que TIENE que seleccionar las dos columnas en las cuales quedó el relleno.Activate Sobran. Es que cualquier acción incluso las que no agregan valor. pues la maquina sabe que está trabajando en el libro activo Al final se le “PELUQUEAN” esos comandos un tanto redundantes. solo nos resta hacer la macro de copiar. Entonces. 418 . ya hicimos el relleno colocando una fórmula que no es más que decirle a las celdas vacías que JALEN el dato que está arriba de ellas.Select.Activate Windows("CG03013. pero con la opción. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Aquí estoy señalando el “Range(“C2721”). SE DESPLACE DOS CELDAS a la derecha DESDE LA CELDA ACTIVA. quedan grabadas. Estas dos instrucciones que siguen.Select. pegar valores. habiendo bajado a la ultima celda con el comando Selection. también se pueden quitar: Windows("EjemploMacroDepurarCG03013. y hago clic en Copiar.

lo podría hacer. Después de dar ACEPTAR. me saldrá una ventana que me dice QUE COSA EN ESPECIAL QUIERE QUE PEGUE: Activo la casilla SOLO VALORES.Excel aplicado a la Auditoría. y listo. detengo la macro. pues si deseara pegarlo en otro lado. Como no lo quiero más. con el teclado del computador oprimo la tecla Escape para que se me DESAPAREZCAN esas líneas INTERMITENTES que me están seleccionando el rango de las dos columnas que COPIE y PEGUE ESPECIALMENTE. la Contaduría y la Administración Después ALLI MISMO hago clic en Pegado especial: Al hacer clic allí. lo desactivo dando escape. pues Excel lo ha guardado en memoria. 419 . Es lo que se conoce como desactivar el Clipboard.

aparte de los códigos de los terceros. para desplazarlas y rellenar ESA información al lado de los terceros. Este archivo ya está cerca de finalizarse. que se generó en el libro CG03013.CutCopyMode = False Esta macrito que acabo de hacer. Entonces: Paso siguiente: Deshacernos de todas las celdas de la columna de la extrema derecha que quedaron en blanco. Detectar las filas que corresponden a las cuentas (con los blancos de la columna de la derecha) 3. Como ya hicimos el relleno. ahora nos sobran. la corto y la pego en donde estoy pegando todas las macros. recuerde que unimos el contenido de todas las celdas para detectar en donde había CUENTAS y en donde NO. Aquí le pego una imagen para que observe: 420 . pues compartían la misma columna y para una base de datos esto es inadmisible. estas celdas ahora ya no las necesitamos y antes por el contrario. y corresponde a la instrucción Application. aprovechar las celdas que están en blanco FRUTO de la función concatenar que hicimos. el numero que sea. Limpiarle la basura de los encabezados del listado. Que sigue? O. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Eso genera este código: Cuando DI ESCAPE CON EL TECLADO. debajo de las cuentas desplazadas (no por la violencia). pues la meta es convertir eso en forma de base de datos. Rellenar. 4. Ya hemos logrado: 1. se quita la intermitencia del rango. Insertar dos columnas y lograr desplazar los códigos de las cuentas y sus nombres a un lado izquierdo. Ahora sí. que nos falta para acabar? 1. 2. los datos de esas mismas cuentas y nombres de cuentas.

No se preocupe si el libro no es el mismo en el cual esta guardando todas las macros. que en este caso es “EjemploMacroDepurarCG03013. DE QUE EN LA COLUMNA L ESTAN VACIAS O ESTAN EN BLANCO. VA A SELECCIONAR EL FILTRO DE LA COLUMNA QUE ESTA EN GRIS. luego con el editor de visual basic. y eso ya hemos visto como hacerlo en otras partes de este libro. Entonces. NO NOS VAMOS A PONER A ELIMINAR ESTAS FILAS UNA A UNA. Entonces. Entonces: Le muestro en imágenes todo lo anterior: Paso 1: GRABA ESCENA MACRO SIGUENTE (como en las películas). porque estas columnas NO SON CON LAS QUE NOS VAMOS A QUEDAR. la corta como cuando corta texto en Microsoft Word. en esta siguiente imagen. TENIENDOLAS JUNTAS. Pues también hay que arreglar los valores. las filas que YA NO NECESITAMOS CORRESPONDEN CON EL HECHO. Recuerde que he puesto encabezados solo para efectos de que los filtros trabajen. busca las que están en BLANCO y las selecciona. le estoy mostrando cuales son las filas que ya no nos sirven y que hay que borrar. PROCEDEMOS A ELIMINAR TODAS LAS FILAS. y DES-selecciona TODO. la Contaduría y la Administración La que pinté de grisecito de la derecha. No los identifico aún. Dado que el archivo ya tiene títulos en los encabezados de columna. o región corriente sin necesidad de seleccionar todo el rango. Pongo el filtro: 421 . Para mayor claridad. Que ocurrirá? Que Excel NOS DEJARÁ JUNTICAS TODAS LAS CELDAS QUE YA NO NECESITAMOS.xlsm” y la pega debajo de las demás. selecciona la columna donde están los blancos. Más adelante le identificaremos correctamente los encabezados. y tiene un número serial para todas las filas. en este libro. es la que vamos a USAR para deshacernos de las filas que ya nos sobran.Excel aplicado a la Auditoría. que en mi caso se llama “reterdvfvx”. recapitulando: prende el grabador de macros y pone un filtro. Entonces. va a la macro grabada en ese libro. recapitulando: prende el grabador de macros. pues para que la información sea trabajable debe ser en forma de base de datos. grabar macro. con un filtro. Excel reconocerá TODA la tabla. vuelvo y recapitulo que es lo que vamos a hacer: Prende el grabador de macros. y pone un filtro. Esta imagen que le presento es la misma que esta de arriba. Las vamos a eliminar con la técnica que hemos venido indicando en el libro. Entonces: Vamos a grabar la siguiente macro que nos eliminará estas filas que ya no queremos: Encienda nuevamente el grabador de macros por la opción ficha programador. Ahora. pone un filtro. en esta le estoy señalando las filas que vamos a proceder a borrar: Si se fija en esta imagen. se pasa EN EL VISUAL BASIC al módulo del archivo en donde está acumulando todas las macros parciales. NOOOO.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración UBICADO EN EL FILTRO. Bajo con la barrita de desplazamiento DEL FILTRO hasta la última parte. Desactivo la casilla de verificación Donde dice Seleccionar todo. ASI: 422 . esta: y ACTIVO LAS VACIAS.

desde la segunda visible. la Contaduría y la Administración En cuanto LO HAGA. es que NADA DE TODO ESTO TENDREMOS QUE VOLVERLO A HACER PORQUE ESTAMOS GRABANDO TODOS LOS PASOS EN UNA MACRO. Las vacías: (Que valga la redundancia). Sigue: Selecciona todas las filas. Puede darse cuenta.Excel aplicado a la Auditoría. sucederá que Excel solo nos dejará. como el filtro nos hace la tareíta en un segundo. y lo mejor de todo. hasta la última: 423 .

Para que se vea más claro. y ELIMINAR FILA:. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Luego Le da BOTON DERECHO (aparecerá un menú emergente). aquí le pongo un ACERCAMIENTO: 424 .

o NO SE ASUSTE: Fíjese que hay un filtro. la Contaduría y la Administración En cuanto elimine las filas. UN EMBUDITO en la columna L: 425 . NO SE PREOCUPE. se le desaparecerá todo.Excel aplicado a la Auditoría.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Lo ve? Aquí le hago otro ZOOM: ESTE que se ve a la derecha con una flechita hacia abajo: Cada vez que una hoja tenga filtros. es Hacer clic allí y darle clic a Seleccionar todo y Aceptar: 426 . nuestro criterio fue que nos seleccionara todas las celdas en blanco. pues ya no nos muestra nada. FIJESE EN DONDE ESTAN LOS EMBUDITOS. dado algún criterio del usuario. Como las acabamos de eliminar. Lo que tenemos que hacer. así sabrá que esas columnas Están filtrando algún dato. En este caso.

pues seguramente otro archivo podría tener más o menos filas. que corresponde a la última fila del archivo. la de la derecha. Al hacerlo. Ok. que tanta utilidad nos ha dado. ya no tiene celdas en blanco. seleccione esa columna y elimínela. Eso lo arreglaremos con una variable. le agradezco retorne a la sección de macros y repase. al igual que las demás. la Contaduría y la Administración Esta operación de eliminar las filas que no nos interesan. córtela y péguela debajo de las otras. ahora ya no la necesitamos. Mire como queda todo después de haber eliminado las filas que nos sobraban: Fíjese que la columna L. sigue allí. se generará este pequeño código: La macrito generada. que tanto nos sirvió. Esa Celda. nos generó el siguiente código: Aquí le estoy señalando el número 2721. Le muestro esta otra imagen para que vea más claramente como este archivo plano ya se va pareciendo más a una base de datos: Ok. 427 . Prenda el grabador de macros. Recuerda? Espero que sí. la variable UltimaFila que en la sección de macros aprendimos a hacer. esa columna L. esa instrucción habrá que corregirla.Excel aplicado a la Auditoría. si no.

nos ha quedado correcto. como cualquier otro. y al analizarla e irla mayorizando por clase. en los casos en los que son valores Crédito. NEGATIVO. Este balance. de que el balance esta cuadrado o más que eso. y copiar las formulas hacia abajo es muchísimo más rápido que obligar Excel a que recorra cada columna arreglando los valores uno a uno. En caso de que no haya un CR.-VALOR(F2). subgrupo. Qué? Queda un problemita por resolver. Nos falta el código que nos arregle los valores. nos ubicamos en el archivo plano. POR SI DE PRONTO sigue apareciendo algún numero que Excel lo está tomando como Texto. usando también. Vamos a grabarlo: ya sabemos que nos podemos servir de las columnas en donde están los CR y aparte. por eso. Me ubico en la celda en la cual voy a montar la función =SI(). y en ella introduciremos la siguiente función: =SI(G2="CR". rápidamente con una tabla dinámica. el valor es crédito. etc. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Que falta? Muy Poco. y podríamos cruzar. en la cual se detectan inconsistencias en la acumulación de los saldos del mismo sistema. Ok. allí se puede ver. que en este caso será la L2. a ese valor deberemos llegar y así sabremos que el archivo. Por otra parte. por lo general al final muestra unos totales generales. Aunque en la práctica. y copiarla a todo lo largo del rango. lo que hacemos es traer el valor negativo. en una nueva columna colocar una función =Si(). al final debe de darnos CERO. que a mí me gusta pues resulta ser más rápida que si me pusiera a recorrer la columna y en donde aparezca el CR multiplicar por menos uno o algo así. cada vez que aparece un CR. contra los totales que nos mostraban los asteriscos al comienzo. De esta manera me REASEGURO de que definitivamente quede negativo. la función Valor. En Excel. Eso se puede revisar. es decir. en ocasiones no corresponde con las sumatorias a nivel de terceros. cuenta. un asterisco son los totales por clase. que en las columnas saldo inicial y final. grupo. por lo menos en cuanto valores generales. pues por lo general. en el archivo plano.VALOR(F2)) La cosa es que. Es una prueba que podría uno llamar de “Integralidad de la información”. Otra situación con la que me he encontrado es que. no están en ceros. Prendo nuevamente el grabador de macros. si el archivo plano reporta cuanto suman los débitos y los créditos totales. prueba IMPAJARITABLE (Agradezco sepa excusar mis modismos). de solucionarlo. solo traeré el valor de la celda. en estos archivos del CG1. aunque el mismo archivo plano. Créame que hacer la función Si() en una columna adyacente. dado que en esta depuración nos estamos quedando con información de las cuentas a nivel de terceros. En M2 introduciremos : =VALOR(H2) que corresponde a los débitos del archivo plano En N2 introduciremos : =VALOR(I2) son los créditos del archivo plano 428 . Fíjese como se presentan los valores crédito en este archivo plano: Tienen una columna adyacente en la cual. Es una manera. a la derecha. utilizo la función valor. pone un “CR”. y cuando un balance está descuadrado. casos se ven en donde DE UNA se pillan balances descuadrados. dos asteriscos totales por grupo. Ok. de que a nosotros nos ha quedado Bien depurado. si se fija.

Seleccionar las celdas. ahora en la siguiente macro que grabaremos. Después de haber ingresado esas funciones y haber detenido la macro. con el comando FIN mas flecha hacia abajo. la Contaduría y la Administración En O2 introduciremos : =L2+M2-N2 el saldo final. Detenemos la macro. ya estaremos ubicados en el punto del rango final. nos desplazaremos una casilla mas a la derecha. y en ese punto. puede ser: 1. podemos ver las celdas que está tomando. antes de ver el código que generó Excel. nuevamente con FIN mas flecha a la derecha iremos a la esquina inferior derecha. iremos hasta la última fila del archivo. Una manera de hacerlo. veamos gráficamente la introducción de la función =Si(): Esa es la función que está en L2. o ver mejor como está montada la formula: Ok. podemos optar por sumar las funciones anteriores. Si en L2 le damos F2 Editar.Excel aplicado a la Auditoría. que en este caso devuelve un cero. Desde este punto final 429 . vamos a tomar estas cuatro celdas. este es el código que se generó: Ok. pasarnos a la celda A1 o a2. copiarlas y pegarlas a todo lo largo del rango del archivo plano. Ahora. copiarlas.

Recuerde que comenzamos a escribir la función =SI() en L2. que representa el saldo final. control + I) 430 .536 si es Excel 2003 o la 1. por lo que debemos de saber con certeza en que versión de Excel estamos trabajando. ¿Porque la A y no la J la columna del saldo final? Respuesta: Porque hay casos en que las demás columnas no tienen la misma longitud que la primer columna. funcione. hacia arriba. desde este punto final. arrancar desde la última celda. la mejor opción. pasarnos solo hasta la columna J. en la columna A. Busquemos otra opción: 3. columna que contiene o no los caracteres CR. y subir hasta estrellarnos con el último dato de la región corriente. El inconveniente es que. es ir hasta la última celda de Excel. y podría detenerse a mitad de camino. En la sección de macros aprendimos un comando que sirve para ambos casos. Selecciono las cuatro celdas que contienen las formulas: Las copio: Me voy por la ficha INICIO – Buscar y seleccionar – Ir a (puede ver que hay un short-cut o atajo de teclado que Excel nos está diciendo que también podemos usar para evitar esos Clic adicionales de ratón. Entonces. pues el archivo tiene muchas celdas en blanco. así que la columna L-Ultima fila. Si llegara a haber un espacio en blanco. y sobre ella pasaremos cuando al final demos Fin + flechita a la derecha. Así pues. y es lo que sucederá en este caso. Fin + Flechita podría detenerse a mitad de camino. para que la técnica del FIN + flechita de dirección. El inconveniente? Igualmente no podemos arriesgarnos a que haya un espacio en blanco que es poco probable que lo haya. 2. deben de existir datos a todo lo largo de la dirección sobre la que nos estamos moviendo. Otra manera es. por la columna A. Luego. como es el caso de la columna G. tomaremos todo el rango de celdas que queremos pegar. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración estaremos correctamente ubicados y seleccionando. si nos pasamos a A1 o A2. de la hoja de cálculo. luego nos desplazamos dos celdas a la derecha y ya tendremos el punto final del rango sobre el cual pegaremos estas cuatro celdas con sus formulas. Vamos a hacerlo: Prendemos otra vez el grabador de macros. para encontrar la última fila. será el punto final del rango sobre el cual pegaremos la función que estamos copiando. la 65. pero en este caso queremos hacerlo usando el grabador de macros. en lugar de pasarnos a la celda A1 y bajar hasta el final. INEVITABLEMENTE tendremos que escribir MANUALMENTE el código que desplaza la celda activa hasta la columna L. Considero que la mejor opción es.048. y queremos estar exentos de error.576 si estamos en Excel 2007. tampoco. y deslizarnos hasta el final por allí. pero puede existir incluso por error.

048. la Contaduría y la Administración En cuanto salga la ventana. escribiremos las coordenadas o referencia de la última celda en la columna A.Excel aplicado a la Auditoría. Una vez que lleguemos a la ultima celda. esto es A1.576: Clic en Aceptar. oprimiremos FIN + celda hacia arriba: 431 .

Cuando usted camina y comienza a contar pasos. La columna L es la columna número 12.Offset(0. quedará ubicado en la columna M.Offset que se explicó ampliamente en la parte teórica. 11 columnas a la derecha. hasta L. el paso que lo llevará a la posición o punto 2. Solo se necesita escribir esta línea: ActiveCell. debajo de esta macro. queda reducido esas cuatro líneas. dado que como estoy escribiendo el libro mientras hago las macros. Este pequeño código ya tiene la instrucción de copiar e ir hasta la última celda de la columna A. no me están quedando en secuencia. en lugar de L. desde A. cuenta desde el primer paso. 432 . Entonces es lo mismo aquí. NO CUENTA el punto inicial. Observe el código. Solo necesitamos que se SELECCIONE la columna L. del archivo plano. Cero filas. y completarlo: No se fije en el número de macro por la que voy. y grabo las imágenes. o la letra numero 12. quiere decir que ya oprimí la tecla FIN y solo flat oprimir la flecha hacia arriba para salir disparado y estrellarme sin lugar a dudas con la ultima celda: En este punto. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Puede ver que al lado de “Listo” dice “Modo Final”. doce veces. La instrucción que debe escribir. 11).Select Porque escribo 11 si la columna L es la columna 12? Porque si se mueve. detenemos la macro y vamos al código que se generó. mire que todo eso a lo que le hemos “botado corriente” sobre como copiar y pegarlo en el rango correcto sin error. es cuestión de cuantos pasos o celdas se debe mover Excel. si cuenta desde A. solo pegue la macro. que esté correcta. es la instrucción ActiveCell. pero eso no es problema.

y cuando termina fíjese que nos está pidiendo que seleccionemos el destino y que peguemos. para la parte que nos falta. de las pocas cositas en las cuales se debe “meterle la mano” al código. se pueden probar. Puesto que hace un momento hicimos esa operación de copiar y pegar solo valores. y comprobada queda así: Este es. con TOOODO el rango seleccionado. prendemos el grabador de macros y lo que hacemos es oprimir las teclas Shift + FIN + flecha arriba. así que si se equivoca en la cantidad de posiciones. Ubicados en el punto final del rango. desde este punto podemos seguir usando el grabador de macros. la Contaduría y la Administración Recuerde que las MINIMACROS como esta. en donde nos deja. Sucederá que quedará pegada. Entonces. Seguidamente. Ubicados aquí.Offset en el libro. En cuanto se seleccione todo el rango. daremos PEGADO ESPECIAL SOLO VALORES. a todo lo largo del rango. pues rectifique. se da ENTER.Excel aplicado a la Auditoría. 433 . esta vez con el propósito de DESBARATAR las formulas. ahora. Ok. hasta que encuentre la referencia o coordenada de desplazamiento correcta. de nuevo copiamos y pegamos. grabaremos el pedazo de macro que nos falta. las formulas de las cuatro celdas que estamos copiando. esta macro la corremos. Es imprescindible que para una mejor comprensión de esta parte haya leído la parte teórica que hacía referencia al tema de Activecell. en la práctica. de una vez allí. no considero necesario volver a pegar las imágenes. Una vez incorporada la línea en el código. ejecutar paso a paso.

nuevamente prenda el grabador de macros. los débitos. Esta operación de seleccionar el rango. Puesto que ya organizamos los valores y los convertimos en negativos cuando son CR‟S (créditos). volver a copiar y pegar solo valores.36 que son CREDITO. En esta imagen estoy seleccionando las columnas a ELIMINAR: 434 . Detenga la macro y pegue ese código debajo de los que venimos haciendo. seleccione esas columnas y elimínelas. pegar. YA NO NOS HACEN FALTA LAS COLUMNAS DESDE LA F HASTA LA COLUMNA K.820. Quiere decir que la función opera correctamente y cumple su cometido.009. Estas son las columnas viejas del archivo plano que representaban el saldo inicial. esto es lo que nos queda: Fíjese que los 126. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Una vez hecho lo anterior. la columna de los CR. quedaron negativos. generó este código. los créditos y la columna de los CR. Entonces. que deberá ir debajo del otro que manipulamos manualmente: Después de esto. podemos proceder a Eliminar esas columnas.

la Contaduría y la Administración En esta. y ha quedado así: Eso generará este código. pero no por eso tiene que escribirlo. ya las he eliminado. como podrá ver es muy sencillo de entender.Excel aplicado a la Auditoría. siempre que pueda use el grabador de macros: 435 .

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Fíjese como va quedando el archivo ya depuradito: Solo nos falta colocar los encabezados de columna y colocarle el formato a los números. el cual también vamos cortando y llevando para el otro lado: 436 . y coloque el formato de celdas NUMERO de su predilección. Prenda el grabador de macros. seleccione las columnas de los valores. esto es. haga clic derecho para que salga el menú emergente. de la F hasta la I. o el que considere necesario: Este es el código que se genera.

Excel aplicado a la Auditoría. la Contaduría y la Administración Ahora.Offset. es el archivo UFCG1041. la macro de los encabezados. También debemos definir la variable Ultimafila para remitirnos siempre en verdad a la última fila y no a una última fila fija de un solo archivo plano. el CG03013. le puede servir para cualquier compañía que maneje este tipo de archivos de CG1. Solo falta unir todas las macros y mejorarla en aquellas partes en donde quedaron celdas fijas y necesitamos que se mueva con el ActiveCell. Si es versión CG1 versión 8. Solo es prender el grabador de macros y colocar los encabezados a todas las columnas: Genera este código: Podemos decir que ya hemos finalizado.5. Recuerde que si no se hacen esos arreglos la macro no le operará bien si le llega a salir un archivo diferente. Si usted afina bien esta macro. el cual encontrará 437 .

Así. Con el tiempo. si lo desea puedo enviarle esta macro a su correo. pero esta macro le servirá para el CG03013. Una buena manera de unir todas las macros que se fueron colocando una debajo de la otra. He preferido colocar las imágenes del código tal como se ve en el editor del visual basic. No se requiere que haya una superdepuracion para que trabaje. para que nemotécnicamente uno recuerde todas las macros que se construyeron para realizar toda la tarea. es colocarles un apostrofo. Código Mejorado. el programa ignora las líneas. Por ello verá que los encabezados de las macros quedan. 438 . previa verificación de que haya realizado la compra legal del libro. Igual lo hará. si encuentra que le gusta el tema. le irá quitando toda la redundancia que tiene por doquier. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración que es muy similar a este. y seguramente lo escribirá mucho mejor. pues reconoce que solo son líneas informativas. Este es el código con los cambios mínimos necesarios para que funcione. por no decir que es casi la misma cosa. Tendrá que construir la que corre para el UFCG1041. Cuando se coloca un apostrofo. el código de la primera macro seguirá derecho en la segunda y así sucesivamente.

la Contaduría y la Administración 439 .Excel aplicado a la Auditoría.

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración 440 .

la Contaduría y la Administración 441 .Excel aplicado a la Auditoría.

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Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración

A continuación, el código que acabamos de ver, se depura un poco:
Sub EjemploLibroDepuracionCG03013Depurada()

447

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

ULTIMAFILA = Cells(Application.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

ChDir "C:\Documents and Settings\Administrador\Escritorio"
Workbooks.OpenText Filename:= _
"C:\Documents and Settings\Administrador\Escritorio\CG03013.P03", Origin:= _
xlMSDOS, StartRow:=1, DataType:=xlDelimited, TextQualifier:=xlDoubleQuote _
, ConsecutiveDelimiter:=False, Tab:=False, Semicolon:=False, Comma:= _
False, Space:=False, Other:=False, FieldInfo:=Array(1, 2), _
TrailingMinusNumbers:=True
Range("A1") = "TITULO"
Columns("A:A").Select
Selection.AutoFilter
ActiveSheet.Range("$A$1:$A$" & ULTIMAFILA & "").AutoFilter Field:=1, Criteria1:="=*|*", _
Operator:=xlAnd
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Select
Selection.Delete Shift:=xlUp
ActiveSheet.Range("$A$1:$A$" & ULTIMAFILA & "").AutoFilter Field:=1, Criteria1:=Array("" _
,_
"--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------" _
,_
"--------------------- ------------------ ------------------- ---------------------" _
,_
"----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------" _
,_
"===================== ================== =================== =====================" _
), Operator:=xlFilterValues
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Delete Shift:=xlUp
ActiveSheet.Range("$A$1:$A$" & ULTIMAFILA & "").AutoFilter Field:=1, Criteria1:="=*===*" _
, Operator:=xlAnd
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Delete Shift:=xlUp
Selection.AutoFilter
Range("B1") = "Asteriscos"
Range("B2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=LEFT(RC[-1],8)"
Selection.Copy
Range("A1048576").End(xlUp).Offset(0, 1).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Columns("A:B").Select
Selection.AutoFilter
ActiveSheet.Range("$A$1:$B$" & ULTIMAFILA & "").AutoFilter Field:=2, Criteria1:=Array("*" _
, "**", "***", "****", "*****"), Operator:=xlFilterValues
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Delete Shift:=xlUp
Selection.AutoFilter
Columns("B:B").Delete Shift:=xlToLeft
Columns("A:A").Select
Selection.TextToColumns Destination:=Range("A1"), DataType:=xlFixedWidth, _
FieldInfo:=Array(Array(0, 1), Array(11, 1), Array(45, 1), Array(73, 1), Array(75, 1), _
Array(94, 1), Array(114, 1), Array(134, 1)), DecimalSeparator:=".", _
ThousandsSeparator:=",", TrailingMinusNumbers:=True
Columns("A:I").Select
Columns("A:I").EntireColumn.AutoFit
Range("B1") = "sd"
Range("C1") = "sdf"
Range("D1") = "sdfds"
Range("E1") = "sdfsdfdsffsd"
Range("F1") = "sdfsdfsdfsdfdsf"
Range("G1") = "sdfsdfsdfsdfsfsfd"
Range("H1") = "dsfds"
Range("I1") = "reterdvfvx"
Range("I2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-6]&RC[-4]&RC[-3]&RC[-2]"
Selection.Copy
Range("G1048576").End(xlUp).Offset(0, 2).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False

448

Excel aplicado a la Auditoría, la Contaduría y la Administración

Application.CutCopyMode = False
Selection.End(xlUp).Select
ULTIMAFILA2 = Cells(Application.Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
Columns("A:A").Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
Range("A1") = "Serial"
Range("A2") = 1
Range("A3") = 2
Range("A2:A3").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & ULTIMAFILA2 & ""), Type:=xlFillDefault
Range("A2:A" & ULTIMAFILA2 & "").Select
Range("A1").Select
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Clear
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Add Key:=Range( _
"J2:J" & ULTIMAFILA2 & ""), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:= _
xlSortNormal
xlSortTextAsNumbers
With ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort
.SetRange Range("A1:J" & ULTIMAFILA2 & "")
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
Columns("B:C").Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromLeftOrAbove
Range("F2").End(xlDown).Offset(-1, -2).Select
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, 1)).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
Selection.Cut
Range("B1").Select
ActiveSheet.Paste
Range("D1") = "4353"
Range("E1") = "43534535t3"
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Clear
ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort.SortFields.Add Key:=Range( _
"A2:A" & ULTIMAFILA2 & ""), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:= _
xlSortNormal
With ActiveWorkbook.Worksheets("CG03013").Sort
.SetRange Range("A1:L" & ULTIMAFILA2 & "")
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
Range("A1").End(xlDown).Select
Range("C" & ULTIMAFILA2 & "").Select
Range(Selection, Cells(1)).Select
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Selection.FormulaR1C1 = "=+R[-1]C"
Columns("B:C").Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("A1").Select
Selection.AutoFilter
ActiveSheet.Range("$A$1:$L$" & ULTIMAFILA2 & "").AutoFilter Field:=12, Criteria1:="="
Range(Rows("2:2"), Selection.End(xlDown)).Select
Selection.Delete Shift:=xlUp
Columns("L:L").Delete Shift:=xlToLeft
Range("L2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=IF(RC[-5]=""CR"",-VALUE(RC[-6]),VALUE(RC[-6]))"
Range("M2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VALUE(RC[-5])"
Range("N2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VALUE(RC[-5])"
Range("O2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=+RC[-3]+RC[-2]-RC[-1]"
Range("L2:O2").Select
Selection.Copy
Application.Goto Reference:="R1048576C1"
Selection.End(xlUp).Select
ActiveCell.Offset(0, 11).Select
Range(Selection, Selection.End(xlUp)).Select
ActiveSheet.Paste

449

Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración

Application.CutCopyMode = False
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Columns("F:K").Select
Selection.Delete Shift:=xlToLeft
Columns("F:I").Select
Selection.NumberFormat = "#,##0.00_);[Red](#,##0.00)"
Range("A1") = "Serial"
Range("B1") = "Cuenta"
Range("C1") = "Nombre de la cuenta"
Range("D1") = "Tercero"
Range("E1") = "Descripcion"
Range("F1") = "Saldo inicial"
Range("G1") = "Debitos"
Range("H1") = "Creditos"
Range("I1") = "Saldo final"

End Sub

Para finalizar:
Puede ver que todo esto se ha construido básicamente usando el grabador de macros. Usamos la
técnica de definir la ultima variable un par de veces al definir la última fila, y uno que otro
activecell.offset, un par de claves que una vez conocidas son muy sencillas. No hubo necesidad ni
siquiera, de usar algún procedimiento de recorrido como For next o Do until.

Espero que todo lo que hay aquí le sea de utilidad, puede escribirme a mi email,
alejoquiceno@gmail.com

Éxitos y bendiciones

Alejandro Quiceno García

450

Excel aplicado a la Auditoría.Com Pagina web de David McRitchie Archivo de Internet “xlfdic. adaptadas y enriquecidas con las situaciones del día a día contable.Com Pagina web de Mr Excel. la Contaduría y la Administración Para saber más: Pagina web de Chip Pearson Pagina web de Ozgrid. 451 . Referencias de estos sitios webs fueron traducidas al español por el Autor.xls” Diccionario de Formulas de Peter Noneley.

es una porción grande que quieren usufructuar de ti. Tengo que agradecer a Nelsy Gomez Solarte. Casi no tener amigos es muy triste. hasta ideas tales como que el mundo se acaba el 23 de diciembre de 2012. Cosa difícil hoy en día. pero tener amigos que de verdad tienen la capacidad de extender una mano y ayudar. pues es tremenda la cultura del “CVY” : “Como voy yo”. Me parece tenaz como en cada una de las fases. Es terrible como el prejuicio hacia el no. hacia la negación reina casi en toda parte. Excel Aplicado a la Auditoría la Contaduría y la Administración Agradecimientos La dificultad más grande que tuve que superar para sacar este libro adelante fue el condicionamiento que el medio ejerce sobre uno. pretenden mostrarte todas las dificultades. ha creído en este proyecto a ojo cerrado. quien desde el momento que le conté que ya tenía el libro listo. cuando llegué al momento en el cual había terminado el manuscrito necesitaba un o una mecenas. no tiene precio. quien sabe como estaría la economía en realidad. La lucha de los emprendedores solo se ve iluminada. irrigada por el poder de la amistad y la solidaridad. sin proporcionar valor agregado. Solo la amistad podía suplir mi necesidad. pero que no me viera con ánimo de lucro. 452 . Alguien que creyera en mí. Hubo de todo: pensamientos malevos que atacan tu ego y tu capacidad. como dice la propaganda de Máster Card. son a veces las primeras en desanimarte. Y no es un “como voy yo” de una simple comisioncita. solo que me extendiera una mano. mucha gente que uno considera y la tiene en su opinión como muy importante en orden de estimación. personas que en lugar de allanar el camino. valores intangibles que en un panorama económico poco se estiman y sin los cuales. y así fue. Este libro fue sacado contra viento y marea.