DEDICATORIA

En primer lugar agradecemos a nuestro señor,
por permitir darnos otro día más de vida.

El presente trabajo monográfico “Sistema de
Control de Gestión”, va dedicado a mi profesor
del curso de Planificación Estratégica WALTER
VARA ZAMUDIO, por la guía y orientación que
nos brinda en cada clase que realiza, dando un
buen ejemplo tanto para nuestra vida profesional
y aspecto moral.

1

AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi profesor de PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA,
puesto que él nos alienta a seguir estudiando para superarnos
cada día, ya que él nos da las pautas que necesitamos para
cumplir nuestros objetivos. También agradezco a mis padres
porque ellos están siempre a nuestro lado en todo momento,
incentivándonos a seguir adelante.

Y agradezco a Dios por darme otro día más de vida, y sobre todo
nos guía en nuestro caminar.

2

CONTENIDO

1. DEFINICIÓN DE SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ........................................... 6
1.1. SISTEMA......................................................................................................................... 7
1.2. CONTROL ...................................................................................................................... 7
1.2.1. SISTEMAS DE CONTROL ..................................................................................... 8
1.3. GESTIÓN ........................................................................................................................ 9
1.3.1. CONTROL DE GESTIÓN ....................................................................................... 9
2. SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ......................................................................... 10
2.2. ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO .................................................................. 12
2.3. CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) .............................................................. 13
3. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ...................................... 16
3.1. HERRAMIENTAS Y SOPORTE................................................................................ 16
3.2. SISTEMA DE COSTOS ............................................................................................... 17
4. CONTROL PRESUPUESTARIO ....................................................................................... 18
4.1. LOS PRESUPUESTOS. ............................................................................................... 18
4.1.1. PRESUPUESTO PREVISTO O ESTÁTICO (PRESUPUESTO INICIAL) ..... 18
4.1.2. PRESUPUESTO REAL O FINAL (RESULTADO REAL) ................................ 18
4.1.3 DESVIACIÓN TOTAL ........................................................................................... 19
4.2. UTILIDADES DEL CONTROL PRESUPUESTARIO ............................................ 19
5. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL .............................................................. 19
5.1. LAS CUATRO ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN .......................................................................................................... 20
5.1. EJEMPLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE
CLIENTES .................................................................................................................... 21
6. CÓMO CREAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN CON POCOS
RECURSOS ............................................................................................................................... 22
6.1. EL CONTROL DE GESTIÓN ES EL SISTEMA EMPLEADO PARA DIRIGIR
NUESTRA EMPRESA. ............................................................................................... 22
6.1.1. TECNICA DE DIRECCIÓN: ................................................................................ 22
6.2. QUÉ NECESITO PARA PONER EN MARCHA EL CONTROL DE GESTIÓN: 23
6.3. FACTORES CLAVE DEL SISTEMA ........................................................................ 24
6.4. QUE ME ESTOY PERDIENDO SINO TENGO UN SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN ...................................................................................................................... 25
6.5. METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN ...................................................................................................................... 25
6.5.1. INDICAR PUNTO DE PARTIDA: LA DIAGNOSIS ......................................... 25

3

...4......5.............................................. 27 6...........................................2................. 28 6........5..... 27 6..................... DOBLE PERSPECTIVA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............. LA ORGANIZACIÓN: ESTRUCTURA Y PAPEL DE LAS PERSONAS .. 29 9............................................................3..............................5...............5............5......................................6........5.......................... LA INFORMACIÓN: FUENTES Y REGISTROS.......... 26 6.............................. LA TEMPORALIZACIÓN: PLAZOS ............................................................ 28 7............................................................... 29 ANEXOS ... 27 6.. CREAR LOS CONTROLES FORMALES E INFORMALES PARA EL SEGUIMIENTO . 30 PANEL FOTOGRÁFICO .....5.............................................................. DEFINIR EL PLAN A LARGO Y CORTO TIEMPO......... ............................................... OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN .... CONCLUSIONES ..8.......................................................................... 29 8...................................................................5...... 26 6...7............................ RECOMENDACIONES ........................................................................ 25 6...... OBSERVACIONES ...... IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS ASOCIADOS AL PLAN Y SUS INDICADORES.................... 6...5....................................... 34 4 ..............9......................

la complejidad a la que hemos hecho referencia exige un alto nivel de delegación de funciones. lo que ha derivado en una mayor complejidad y aun cuando la tendencia es a estructuras organizacionales menos jerárquicas. estos mecanismos de control deben asegurar que las actividades internas de la empresa son coherentes con el entorno y con los objetivos de la empresa. que no tienen más remedio que confiar la gestión de sus fondos en directivos que deben tomar decisiones encaminadas a la obtención de los objetivos establecidos. la discrecionalidad de las decisiones. las diferencias en los objetivos de las empresas. Refuerza la idea de control el hecho de que los recursos son escasos y costosos. 5 . En definitiva. así como diferentes motivaciones en las personas. Surge entonces la necesidad de control para asegurarnos de que las decisiones tomadas por los responsables se asemejan a las instrucciones dadas por los accionistas y nos lleven a los objetivos planteados. INTRODUCCIÓN La empresa de hoy desarrolla sus actividades en un mundo cada vez más competitivo y globalizado. Esta necesaria delegación supone que el poder de decisión se aleja cada vez más de los accionistas.

con un alto compromiso hacia nuestros clientes. sino que parte de su cometido es influir y orientar el comportamiento de la organización para que se alcancen los objetivos propuestos. 6 . para así maximizar las oportunidades de nuestros clientes e inversionistas. colaboradores y socios estratégicos. EMPRESA INMOBILIARIA GRUPO KIU MISIÓN “Permitir alcanzar a las familias latinoamericanas el sueño de la casa propia con estándares de clase mundial. mejorando la calidad de vida de los ciudadanos”. No se limita a comprobar que las tareas realizadas o las decisiones tomadas han sido correctas. 1. siendo generadores de desarrollo para la sociedad. También brindar los mejores servicios de calidad y al menor tiempo posible. Tener una cultura de éxito y responsabilidad social. para nuestro equipo de trabajo.” VISIÓN “Ser reconocida como una empresa líder Latinoamericana en el desarrollo y ejecución de proyectos inmobiliarios. DEFINICIÓN DE SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Se entiende como el conjunto de procesos que la empresa aplica para asegurarse de que las tareas que en ella se realizan están encaminadas a la consecución de los objetivos previamente establecidos en el proceso de planeamiento estratégico. socios estratégicos e inversionistas.

El comportamiento de estos tres criterios en conjunto nos da de forma global la medida de competitividad de la empresa. clientes a tener. Ejemplo: el grupo KIU se enfocar en el orden urbanístico. Ejemplo: Como el grupo KIU vende viviendas más de lo establecido en su plan. evaluar y corregir las operaciones del proceso. del producto o servicio que prestamos. tanto en cantidad y calidad. etc. y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos planificado: cantidades a producir. Ejemplo: el grupo KIU tiene como objetivo vender mayor de 5 viviendas al mes. se puede decir que su plan está marchando bien.  La eficiencia: Es la relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se había estimado a utilizar.  La eficacia: Valora el impacto de lo que hacemos. aquel que logrará realmente satisfacer al cliente o impactar en nuestro mercado.  La efectividad: Es la relación entre los resultados logrados y los resultados que nos habíamos propuesto. sino que es necesario que el mismo sea el adecuado. 1.2.1. máquina o sistema bajo condiciones dinámicas para lograr los objetivos deseados dentro de las especificaciones de costo y seguridad. No basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos.1. con vistas a lograr los resultados del trabajo de una organización. Criterios para la evaluación del desempeño de un sistema. y actualmente KIU vende entre 6 y 8 viviendas. así como también el grado en el que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en productos. ubicar al cliente en un lugar donde tenga tranquilidad y comodidad. CONTROL “Es la función fundamental de la ingeniería cuyo mayor propósito es medir. SISTEMA El término sistema designa un conjunto de elementos ordenados de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento de un grupo en función de un objetivo. entonces se puede decir que su resultados logrados son positivos obteniendo unos ingresos aproximadamente de 300000 soles mensuales. órdenes de compras a colocar.” 7 .

Claves fundamentales del control:  La función de coordinación. intenta asegurar que la empresa. Controlar es recopilar los datos necesarios mediante la medición. o sea mejorar la operación del sistema. Mide las decisiones correctas. ¿Cómo hacer productivos los sistemas de control? El problema del Control radica en el diseño de los mecanismos que permiten la coincidencia entre el comportamiento individual y el requerido por la organización.  La coordinación en el comportamiento de los hombres en cuanto a criterios económicos. señalando las desviaciones a un costo mínimo. mercados. ordenar. así como cada departamento de forma individual logren sus objetivos. 1. Esto significa que los controles deberían medir el desempeño en las áreas de resultados claves. luego la comparación de los mismos con los resultados deseados y por último la corrección de las desviaciones mediante los programas de mejora además de coincidir en la importancia de su empleo a priori.1. mientras los objetivos establecidos en el proceso de planeación sean relevantes para el propósito de la empresa. con el fin de reducir las probabilidades de fallo y obtener los resultados teóricamente verdaderos.  Control Operativo: Asegura que las tareas realizadas en cada puesto de trabajo día a día se realicen correctamente. planificación presupuestaria a corto plazo (menos de un año). comercialización. y sus beneficios superiores a los costos.2. El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado.  Control de Gestión: Se basa en la realización de presupuestos. recursos financieros. de ese modo existen tres tipos de Control:  Control Estratégico: Es a largo plazo y se centra en los aspectos ligados a la adaptación al entorno. tecnología. SISTEMAS DE CONTROL Un sistema de control es un conjunto de dispositivos encargados de administrar. etc.  La vinculación del presente con el futuro. Podemos resumir esta parte planteando que: 8 . El control es un medio para alcanzar el fin. dirigir o regular el comportamiento de otro sistema. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. recursos productivos.

• Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión. Por otra parte. la Gestión de la Producción es un conjunto de responsabilidades y tareas que deben ser satisfechas para que las operaciones sean realizadas respetando las condiciones de calidad. y por ende objetivos y sistemas de control también distintos. sociales y medioambientales.  No ser realizado a posteriori.  La mejor forma de control es aquella que promueve el autocontrol de las personas mientras actúan y toman decisiones. etc. pues garantiza la motivación y la identificación con los objetivos de la empresa.3.3.  Todo control debe ser complementado con un análisis formalizado que brinde la información necesaria para conocer los resultados de la gestión interna. -LOS CONDICIONANTES DEL CONTROL DE GESTIÓN: • El entorno: Puede ser un entorno estable o dinámico.  El control debe ser realizado por la alta dirección y por todos y cada uno de los componentes de la organización. • El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. GESTIÓN La Gestión es dirigir las acciones que constituyan la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa orientadas a alcanzar los objetivos marcados. según sean de rentabilidad. sino ser un ejercicio permanente de adaptación de la organización al entorno. de crecimiento. 1.  La eficiencia del control está en asegurar la anticipación de los cambios del entorno y su impacto en la empresa. • La estructura de la organización. Todo sistema de gestión de la producción debe estar orientado hacia el logro de los objetivos de la organización y esto sólo es posible mediante el control de gestión. de plazo y de coste.  Ser adaptado a la cultura de la empresa y a las personas. aunque a mayor responsabilidad mayor involucramiento debe existir. según sea funcional o divisional. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización. 9 .1. 1. implica establecer variables distintas. CONTROL DE GESTIÓN Es un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados. pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.

es un factor determinante del control de gestión. • La cultura de la empresa. queda determinado por un conjunto de actividades y sus interrelaciones. Se distinguen dentro del SCG cuatro tipos de sistemas formales basados en la información en función de su relación con la estrategia:  Sistema de creencias: Para comunicar y reforzar las declaraciones sobre la misión y los objetivos de la empresa  Sistema de establecimiento de límites: Para fijar las reglas y los límites. y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro. El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. 2. que consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres.  Sistema de control de diagnóstico: Para realizar el seguimiento de los resultados y corregir las desviaciones que se producen en relación con lo previsto. concretando cuantías y responsables. consiste en determinar de forma más exacta los objetivos. SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN El sistema de control de gestión (SCG) es un conjunto de procedimientos que representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y control de las actividades que se llevan a cabo en la empresa. y un sistema informativo. -Los instrumentos del control de gestión Las herramientas básicas del control de gestión son: La planificación. en el sentido de las relaciones humanas en la organización. -LOS FINES DEL CONTROL DE GESTIÓN: • Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones. • Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos. 10 . • Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas. • Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos. como los sistemas de elaboración de presupuestos. sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.

determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de previsiones día a día. La dirección ha sido definida como la guía. Controlar: vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente posible a los programas. El trabajo de cualquier directivo puede ser dividido en las siguientes funciones: 1. complementándose mutuamente y formando un sistema de relaciones de dirección. 2. está compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformación y funcionamiento. controlar y tomar las decisiones correspondientes para corregir las desviaciones. por muy distintas que sean sus características o función social. Implica estándares.1. Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades operativas. establecimiento de políticas. 4. el personal ejecutivo. comparar los resultados actuales con los estándares y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la previsión. 5. Coordinar los recursos: obtener. el capital. fijación de programas y campañas. conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común. DESARROLLO Todo sistema de dirección. 3. Incluye el punto vital de asignar los programas a los responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el superior y sus subordinados. 11 . 2. para su empleo en la organización. Dirigir: emitir instrucciones. Planificar: determinar qué se va a hacer. conocer la motivación del personal a alcanzar estos estándares.  Sistema de control interactivo: Para atraer la atención y fomentar el diálogo y el aprendizaje en toda la organización Se coincide que el SCG es un procedimiento basado en la información recopilada para trazar los objetivos y el camino a seguir por la entidad. Decisiones que incluyen el esclarecimiento de objetivos. el crédito y los demás elementos necesarios para realizar los programas. Cada una de estas funciones juega un papel determinado dentro del proceso de dirección.

un instinto de conservación y una conciencia de organización que les permitió administrar sus recursos. Pudiera generalizarse como una forma de alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado. 5. Para lograr definir. fue perfeccionándose gradualmente y con el tiempo evolucionó a modelos que reforzarían su carácter racional y por lo tanto han ido profundizando y refinando sus mecanismos de funcionamiento y formas de ejecución. Contar con alimentos. hasta convertirse en sistemas que. lo que se ha dado en llamar "Control de Gestión". 4. el hombre se ha planteado la necesidad de regular sus acciones y recursos en función de su supervivencia como individuo o grupo social organizado. como la "disposición y organización de los recursos de un individuo o grupo para obtener los resultados esperados". 2. herramientas. 12 . sería imprescindible la fusión de lo antes expuesto con todo un grupo de consideraciones y análisis correspondientes sobre el control. Derivados de este proceso surgen ideas y términos como la gestión y todo lo que ella representa. existió en primer momento. La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado. Conocer exactamente. la forma de enfrentar situaciones objetivas ha exigido una mayor profundidad de análisis y conceptos para asumir funciones o desempeñar papeles determinados y mantener al menos un nivel de competencia que permita sobrevivir. Surgió así un proceso de regulación y definición de actividades que garantizaba: 1. Este proceso que inicialmente era una actividad intuitiva. 3. En cualquier caso. adaptados a características concretas y particulares. guiados generalmente por un líder. En todo este desarrollo. el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la información y hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones. Actuar ante una situación que atentara en contra de lo que se encontraba previsto. Detectar alguna falta y las posibles causas. Orientarse hacia una idea o necesidad determinada. por tanto. ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO Desde la comunidad primitiva. han pasado a formar parte elemental y punto de atención de cualquier organización.2. quién o quiénes eran responsables de una u otra labor. tierra y hasta lugares para la pesca en determinado período del año.2. Puede asumirse. Con el desarrollo de la sociedad y de los sistemas de producción influenciados por el desarrollo científico técnico y las revoluciones industriales.

una estructura y un lenguaje para comunicar la misión y la estrategia. Perspectiva del cliente del grupo KIU “Primero que los asesoramos. Puede decir que quiere una casa pero a lo mejor no viene con la noción de que tipo de casa quiere que tenga patio posterior. procesos internos y formación y crecimiento (innovación o aprendizaje). proporciona un amplio marco que traduce la visión y estrategia de una empresa en un conjunto coherente de indicadores de actuación. con un costo adecuado. La perspectiva es analizar al cliente de ese modo saber qué tipo de información y conocimiento venderle.3. medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los miembros de la organización con la estrategia de la empresa. CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) Es un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados entre sí. abriéndole el panorama de lo que realmente desea. cliente. y no como un sistema de control. El CMI debe ser utilizado como un sistema de comunicación. El CMI permite contemplar y proporcionar información de la empresa sobre cuatro ángulos diferentes e importantes: a) Perspectiva del Cliente o Consumidor: ¿qué esperan de la empresa? El buen Servicio al cliente es muy importante y es la base para poder permanecer en un mercado competido. ofreciéndole un costo adecuado del producto que quiere adquirir. El CMI no se esfuerza por hacer que los individuos y las unidades de la Organización sigan un plan preestablecido. que se entreguen a tiempo y que su rendimiento sea el convenido. El CMI proporciona un marco. Los clientes esperan productos de óptima calidad. cochera. Es probable que la Misión destaque sobre este particular. cuya función primordial es la implantación y comunicación de la estrategia a toda la empresa. utiliza los indicadores para informar a los empleados sobre los causantes del éxito actual y futuro. Lo que hace KIU cuando viene un cliente es interactuar con él. Además.” 13 . de información y de formación. El CMI transforma la Misión y la estrategia en objetivos e indicadores organizados en cuatro perspectivas diferentes: financiera. saber lo que quiere. el objetivo tradicional de un sistema de control.2. Se trata de una herramienta de control de gestión.

por ello la empresa debe ser apta para innovar y mejorar. Perspectiva de la innovación del grupo KIU “Innovando. en Pucallpa hay desorden. con capacidades mayores y atractivas. es probable que inviertan su dinero en una empresa diferente. perspectivas. Perspectiva Financiera del grupo KIU “Que sigan queriendo apostar por Ucayali porque yo si como accionista quiero apostar por Ucayali. nosotros queremos destacar en que grupo KIU ofrece un orden urbanístico ahí nuestro especial enfoque es que la gente pueda reconocer que grupo KIU entro para ordenar. y espero que los otros accionistas quieran seguir creciendo en Ucayali.” d) Perspectiva Financiera: ¿Qué esperan los accionistas? Quienes invierten su dinero esperan.b) Perspectiva Interna: ¿en qué podemos destacarnos? ¿Qué hacer dentro de las empresas para cumplir con las expectativas de los clientes? Los Procesos de la empresa deben estudiarse y evaluarse para conseguir la satisfacción de los consumidores.” 14 .” c) Perspectiva de la innovación o aprendizaje: ¿Qué se debe continuar mejorando? La competencia es feroz en este nuevo milenio. Los productos cumplen su ciclo de vida y es necesario disponer de unos nuevos. La innovación de una empresa considera conocimientos. Perspectiva Interna del grupo KIU “En KIU destacamos por el orden. Estudian bien el mercado y los procesos a estudiarse para satisfaces plenamente al consumidor con el orden urbanístico que quieren imponer. la tecnología de punta si tu no estas acorde con la tecnología definitivamente no puedes hacer nada. en forma legítima un rendimiento adecuado. bastante difícil y no solamente por las condiciones climáticas si no porque también económicamente se ha quedado sin recursos. Para innovar en un negocio. Si esto no se complace. necesitamos tecnología de punta. es muy duro el mercado acá.

El cumplimiento de los cuatro pilares del CMI contribuye. Por ende. y eso se controla con un rendimiento adecuado de sus inversiones. y no en una empresa diferente. siguen queriendo que inviertan su dinero acá. a ofrecer mayores rendimientos económicos a los accionistas. 15 . en mucho: a la motivación de los empleados. a satisfacer las expectativas de los clientes y conseguir su lealtad. a mejorar todas las etapas de la Cadena de Valor. por último.

3. Conjunto de procedimientos necesarios para asegurar el cumplimiento y la eficacia de todas las operaciones que realiza la empresa con su actividad. los planes estratégicos para el crecimiento. Es necesario tener una herramienta que sustente el control de los gastos e ingresos e incluso sirva para recoger los saldos de activo y pasivo que se generan en la actividad de la empresa la que llamaremos el plan de cuentas. -Sistema de protección de la información. denegaciones. Es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. -Sistema ERP. Los procedimientos de detección de anomalías o irregularidades son en muchas ocasiones el resultado final de acciones de fraude. Y que además está apoyado por el diseño de los centros de coste e ingresos. -Sistema de control interno. la propiedad intelectual. 16 . cuentas bancarias. la validez de todos los informes contables-financieros y el cumplimiento de las normas y leyes de la legislación vigente. Establece normas que minimicen los riesgos a la infraestructura informática. HERRAMIENTAS Y SOPORTE -Plan de cuentas y centros de costos e ingresos. autorizaciones. el propósito es apoyar a los clientes de la empresa. robo o apropiación indebida. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3. restricciones a ciertos lugares. protocolos y todo lo que permita un buen nivel de seguridad informática minimizando el impacto en el desempeño de los trabajadores y de la organización en general y como principal contribuyente al uso de programas La cartera de clientes. etc. nóminas. ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa. que el sistema de control interno pretende minimizar. perfiles de usuario. Estas normas incluyen horarios de funcionamiento. malversación de fondos. así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costes.1. las tarifas o las ofertas que se presentan a los clientes y que permiten a la empresa posicionarse frente a la competencia. son ejemplos de información que debemos proteger en la empresa. planes de emergencia. dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas.

están compuestos por la suma de los costes de fallos internos y externos. en principio. registros e informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos. SISTEMA DE COSTOS -Sistema eficaz de costos. procesos de trabajo. El controller debe tener conocimiento de la situación fiscal que tiene la empresa y conocer las consecuencias a nivel fiscal de las diferentes operaciones o actividades que realiza la empresa. que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles. -Control de costos de calidad y de no calidad. Son el conjunto de procedimientos. una estrecha relación con la valorización del daño ocasionado en el medioambiente. Los costos de las medidas en contra de la contaminación. servicios. -Control de costos medioambientales. -Utilización de técnicas de benchmarking.-Evaluación y conocimiento de los riesgos fiscales. procesos de fabricación de otras empresas de reconocido éxito y liderazgo para poder mejorar las diferentes áreas de la empresa. técnicas. Expresan el esfuerzo económico necesario para asegurar que el producto alcance el grado de idoneidad suficiente para su buen uso por el cliente. y comprende los costes de prevención y evaluación. Son aquellos originados por la implantación y desarrollo de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de calidad. entendidas como aquellas que evitan el deterioro del ambiente. evaluar los riesgos fiscales existentes y mantenerse al día de los cambios en la normativa. Expresan las consecuencias económicas negativas que ocasionan los fallos en materia de calidad. no es fácil establecer una correspondencia entre el costo de las medidas ambientales adoptadas y la valuación del daño ambiental evitado. El sistema o técnicas de benchmarking funciona como un proceso continuo y sistemático en el tiempo para evaluar y comparar productos. Sin embargo.2. Son aquellos costes asociados a los fallos o errores en los productos y que impiden que éstos cumplan con los requisitos especificados o acordados con los clientes. También deberá saber valorar la importancia que tiene cada tipo de impuesto. tienen. 17 . 3.

PRESUPUESTO PREVISTO O ESTÁTICO (PRESUPUESTO INICIAL) Producción y ventas planificadas al inicio del periodo de la actividad. o a producir igual con menos. LOS PRESUPUESTOS. controles y herramientas para mantener las cuentas públicas de una administración saldadas. debemos establecer qué se entiende por reducción de costos.2. de tal forma que los gastos no superen a los ingresos. En ambos casos los costos se habrían reducido. 4. los objetivos que tiene la empresa y las actividades que va a hacer para conseguirlos. por ende. Son la expresión monetaria de los planes que una empresa tiene previsto llevar a cabo durante un periodo de tiempo determinado. Se utilizan como: A) Instrumento de planificación: porque representan en términos monetarios. 18 . 4. pues es la más compleja y la que requiere mayor nivel de atención cuando se habla de prevención. 4. la productividad. La NC 18000: 2005 define la identificación de peligros como: "proceso que consiste en reconocer que existe peligro y definir sus características". originándose déficit público. PRESUPUESTO REAL O FINAL (RESULTADO REAL) Producción real y vendida al final del periodo de la actividad.1.1. CONTROL PRESUPUESTARIO El control presupuestario se refiere a las actividades.1. no existan más recursos de los necesarios para financiar las partidas de gasto (superávit público). -Debe existir un sistema de detección de riesgos. B) Instrumento de control: porque sirven para comparar los gastos reales con los que se establecieron en la planificación. y de la misma forma. o bien a producir más con lo mismo. Se trata de una de las vías más comunes para mejorar la rentabilidad de la empresa y. La identificación de peligros y riesgos es la actividad más importante dentro de las organizaciones.-Planes de control y reducción de costos. Es la actividad realizada para reconocer los peligros y riesgos existentes y poder determinar posteriormente la magnitud de afectación que estos puedan presentar. El famoso dicho de “hacer más con menos” se encuentra muy al hilo de este concepto y se refiere. 4.1. Para comenzar. en materia de Seguridad y Salud Ocupacional.

de forma total en un ejercicio o por periodos. 5. Real 4. Previsto = P. la coordinación. Previsto < P. Previsto > P.4. el análisis y la visualización en una organización Los sistemas de información son conjuntos de elementos que interactúan con el fin de dar soporte a cualquier tipo de organización o empresa.  Flexibilidad en la toma de decisiones. procesar. Real c) Desviación negativa: P. b) Por cambios en precios y costes. el control. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL un conjunto de componentes interrelacionados que colaboran para reunir. Real b) Desviación positiva: P. c) Por cambios en la composición de las ventas. almacenar.3 DESVIACIÓN TOTAL Viene a ser la diferencia entre el presupuesto real y el presupuesto estático o inicial. Las desviaciones pueden producirse: a) por cambios en el nivel de actividad. Los elementos presentes en dicho sistemas corresponden al equipo 19 .2.1. derivadas de la marcha de las actividades. Análisis de las desviaciones: a) No hay desviación: P. los datos reales de ejecución con los objetivos planteados inicialmente.  Control y efectividad de las medidas adoptadas durante el presupuesto así como cuantificar las posibles diferencias. y distribuir información que apoya la toma de decisiones. UTILIDADES DEL CONTROL PRESUPUESTARIO  La posibilidad y oportunidad de comparar. de modo que es posible alterar las previsiones y cambiar tareas y partidas en función del estado del presupuesto.

computacional. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.1. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros. la voz. En este caso. b) Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora. la voz. las cintas magnéticas. diskettes. el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad. terminales. los códigos de barras. mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. 5. el software y el hardware necesarios para apoyar el funcionamiento del sistema. el teclado y el mouse. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario. Esto último se denomina interfaces automáticas. 20 . las unidades de diskette. los monitores sensibles al tacto. los discos flexibles o diskettes y los discos compactos. d) Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. almacenamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. y el recurso humano que interactuará con este. ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. cintas magnéticas. Por ejemplo. entre otros. ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. procesamiento y salida de información agregada. lo que hace posible. LAS CUATRO ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN a) Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. también existe una interfase automática de salida. entre otras cosas. Un sistema de información en particular es un proceso en donde existe una entrada. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. c) Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. entre otras. los escáner. Las unidades típicas de salida son las impresoras. los graficadores y los plotters. que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Proceso:  Cálculo de antigüedad de saldos.  Estados de cuenta.  Cálculo del saldo de un cliente.1. plazo de pago. depuraciones). EJEMPLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL DE CLIENTES Actividades que realiza un Sistema de Información: Entradas:  Datos generales del cliente: nombre.  Catálogo de clientes. etc. tipo de cliente.  Pólizas contables (interfase automática)  Consultas de saldos en pantalla de una terminal. etc.  Facturas (interfase automático). depuraciones.  Políticas de créditos: límite de crédito.  Facturas. 21 . dirección.  Pagos. Salidas:  Reporte de pagos.5. etc. Almacenamiento:  Movimientos del mes (pagos.  Cálculo de intereses moratorios.

6.  Clara: Que es fácil de entender. relevante (objetivos). servicio o beneficio. El control parte a dónde quiero ir (planes).  Tener una aplicación informática no garantiza un adecuado sistema de control de gestión. CÓMO CREAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN CON POCOS RECURSOS  Para recopilar la información de los documentos de una empresa debe cumplir con estos requisitos:  Oportuna: Que sucede o se realiza en unas circunstancias o un momento buenos para producir el efecto deseado.1.1. 6. TECNICA DE DIRECCIÓN:  Definir un plan en diferentes áreas de acción (Comercial.  Cuantificar objetivos a través de un presupuesto.  Tomar decisiones correctas (oportunas). sin sobrar. EL CONTROL DE GESTIÓN ES EL SISTEMA EMPLEADO PARA DIRIGIR NUESTRA EMPRESA.  Útil: Que produce provecho.  Suficiente: Que existe o se da en la cantidad adecuada. 6. 22 .1. finanzas. hasta que es lo importante.  Necesaria  Manejable: Que puede ser manejado con facilidad. para lo que se necesita. no tienes objetivos.  Controlar y evaluar periódicamente el cumplimiento. aprendizaje y procesos internos)  Establecer objetivos a todos los niveles de responsabilidad. Si no tienes un plan.

2. o Ingresos o Gastos o Tesorería asociad (diferencia)  Control interno. cuanto menos niveles tenga. todo el mundo debe tener en claro que es lo que tiene que hacer. o Expresión formal de las actividades de la empresa a todos los niveles de la empresa.6. impresos o flujos o Entrega a los responsables del manual de proceso o Explicación y difusión al personal o Entrega a cada puesto de los manuales que le afectan o Puesta en marcha y seguimiento 23 . o Previene errores o fraudes o Operaciones de explotación implicando: o Organización de contabilidad o Método contable claro y preciso o Aporta la infraestructura informativa o Normas de procesos e impresos o Flujo gramas de información o Administración  Implantación del Control Interno o Reunión con los responsables o Exposición de dudas y sugerencias o Modificación del diseño de procesos. más flexible y más competitiva será. controlar y ejecutar de manera que sean eficientes pero no sean superpuestos. o Se integra con la estructura organizativa  Control presupuestario. QUÉ NECESITO PARA PONER EN MARCHA EL CONTROL DE GESTIÓN:  Estructura organizativa o Debe adaptarse al proceso de creación de valor de mi negocio.  Claridad en nuestro modelo económico. o Una pyme. o Establece niveles necesarios para dirigir.

o Participa toda la organización. o Los objetivos. b) Visión estratégica y operativa: gerencia.3. objetivos y previsiones o Niveles diferentes o Estructura: Area – indicadores – frecuencia. Es un método y herramienta de obtención y clasificación de información que genera los sistemas de control de gestión.  Debemos combinar Estrategia y Operativa en nuestro sistema 6. o Información necesaria nada mas o Representaciones graficas que sean fáciles de interpretar o Carácter de permanencia para analizar tendencias o Incluir datos reales. o Principios de aplicación. a) Se desarrolla desde la base hasta la dirección.  Cuadro de Mando. hay indicadores que fallan con respecto a sus objetivos. o De específico a global. o Controla áreas predefinidas. o El controller (es una persona que cumple y supervisa y que hace realidad este sistema). FACTORES CLAVE DEL SISTEMA o El plan. o Los indicadores. o Permite realizar un CONTROL POR EXCEPCION. 24 .

5. etc. o Pérdida de rentabilidad. administración.6. plan de ventas)..5. METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 6. gestión de personas. y sé que debo pedirle? o ¿Mi presupuesto contiene toda la información que necesito? o ¿necesito un sistema de retribución variable para todo el personal? o ¿Tengo un adecuado sistema de reporting? o ¿Es eficaz y útil el proceso de cierre mensual? 6. DEFINIR EL PLAN A LARGO Y CORTO TIEMPO Plan + Modelo económico PLAN: Es el reflejo de los cumplimientos a respetar por toda la organización. no existe.G. o Desconozco riegos del negocio: liquidez. o Pierdo la implantación de sistemas de Retribución por objetivos. 25 . ventas.1. almacén. subactividad. actividades de explotación de la empresa: compras.2. (plan director de RR. o No tengo control sobre responsable ni resultados. plan de compras. Combina dos bloques: Planificación estratégica (largo plazo) Presupuesto anual (corto plazo) a) La planificación a corto plazo constituye el CONTROL PRESUPUESTARIO:  PRESUPUESTO DE OPERACIONES. Plan de producción. o No confiare en la PYG (pérdidas y ganancias) al faltar otros indicadores complementarios.5. QUE ME ESTOY PERDIENDO SINO TENGO UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN o No sabré de forma oportuna como va mi empresa. o Responsables con poco margen de actuación. no tomo decisiones sobre costes.4. con poca información para trabajar 6. o Lo que se mide. no llegaré a objetivos. INDICAR PUNTO DE PARTIDA: LA DIAGNOSIS o ¿Mi plan estratégico está relacionado con mi presupuesto anual? o ¿Tengo un responsable del sistema de C.HH.

5. EL Proceso de ejecución es de 4 factores claves para la empresa: rentabilidad. a) Nuestra labor como controller:  La organización conozca y acepte los planes y sus objetivos asociados. determina la composición e importe de las inversiones a realizar. cifras absolutas de clientes.  PRESUPUESTO financiero.  Los indicadores: Tipos de datos y magnitudes que empleamos para medir los objetivos de nuestros planes. Es el plan de financiación.  Cronograma de los proyectos. producto. No podemos esperar a su finalización para realizar el seguimiento.4.  Objetivos que nos permiten valorar si hemos llegado a cumplir el plan. clientes y gestión comercial. márgenes. IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS ASOCIADOS AL PLAN Y SUS INDICADORES. resultados) y cualitativos (Mix de ventas.  Seguimiento semanal. LA TEMPORALIZACIÓN: PLAZOS Los objetivos se deben cumplir en un plazo determinado. etc. Porcentajes.5. ratios entre dos datos. mejora del crédito comercial)  Mix de venta se refiere mezcla de ventas o combinación de los factores estratégicos de ventas.  PRESUPUESTO DE INVERSIONES. 6.3. 26 . 6.  Los objetivos podrán ser cuantitativos (ventas. pedidos en cartera.  Calendarización de los planes. plazos. mensual e incluso diario. evalúa las necesidades de financiación que se derivan de las dos anteriores.

 Encuestas internas y externas.5. LA INFORMACIÓN: FUENTES Y REGISTROS  Cierre contable. LA ORGANIZACIÓN: ESTRUCTURA Y PAPEL DE LAS PERSONAS a) Los responsables  Planificar para llegar a los objetivos. propuestas (buzón de sugerencias) 6.6.  Generar información y registrarla.  Charlas esporádicas con mi equipo. sistema de escucha.5.  Comunicaciones espontaneas con mi equipo.  Un café con un colaborador.  Contabilidad de costes.  Intranet. 27 .  Comunicaciones formales e informales.  Organizar los medios.  Coordinar recursos para ejecutar los objetivos del plan.6.  Reuniones. sistema de captación de propuesta: ideascale. realizar seguimiento sobre su spam (correo electrónico no solicitado que se envía a un gran número de destinatarios con fines publicitarios o comerciales) de control. Este no tiene por qué ser un ERP muy completo. financiero). CREAR LOS CONTROLES FORMALES E INFORMALES PARA EL SEGUIMIENTO a) Formales  Reuniones del comité de dirección.  Grupos de trabajo de mejora sobre perspectiva de gestión (comercial. Basta una hoja de cálculo que se complemente por cada responsable.  Revisión de informes y reporting facilitados diariamente por nuestro cuadro de mando. 6.7.5.com.  Controlar.  Informes sectoriales.  Cierre contable mensual. b) Informales  Comidas o reuniones “informales” con clientes y proveedores.5.  Intranet.

b) Los participantes  Toda organización genera información.  Sistema de control: responsables deben conocer la situación concreta de la organización.5. 6. ni es función del director general seleccionar los candidatos para choferes de las camionetas repartidoras. Cadena de valor: Es una herramienta estratégica usada para analizar las actividades de una empresa y así identificar sus fuentes de ventaja competitiva. orientando los objetivos y gestionando la planificación. el sistema de gestión interno.8. 28 .9.  A más responsabilidad.5. mayor visión global. DOBLE PERSPECTIVA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Niveles decisionales: Es cuestión de jerarquías por ejemplo un conserje no está abocado a definir las políticas de la empresa para los próximos cinco años. información en control de gestión en las personas es decir. 6.  Ayudaran a generar y hacer fluir la información relevante. la registra y ejecuta los planes. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Es evaluar la eficiencia del desempeño de la estrategia.

la planificación. OBSERVACIONES El GRUPO KIU fue muy amable al recibirnos en su empresa y tuvieron los mejores tratos con nosotros. formulando planes y controlando decisiones claves para su expansión. se puede concluir que el sistema de control de gestión es un medio para recoger información que permite dirigir un negocio hacia los objetivos trazados.7. también se puede decir que no necesita grandes inversiones pero si exige mucho tiempo elaborarlo. la implementación de la estrategia. CONCLUSIONES Luego de abordar algunos elementos teóricos como referencia para al Sistema de Control de Gestión. 9. RECOMENDACIONES Le sugerimos que sigan mejorando e innovando para la mejora de su empresa. 8. Además podemos decir que existe la participación de toda la organización en el cual les permite tomar decisiones que son orientados a la mejora de la organización. de manera que se reafirma la utilidad de este departamento en cualquier organización independientemente de su tamaño con la intención de alcanzar un futuro más próspero en la empresa. El control de gestión interviene en aspectos diversos como son: la contabilidad. los sistemas de incentivos y la toma de decisiones correctoras. 29 . implementarlo y mejorarlo.

ANEXOS 30 .

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PANEL FOTOGRÁFICO 34 .

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