You are on page 1of 16

BAB 3

TEMUAN KASUS DAN PEMBAHASAN

3.1 Identifikasi Masalah
Permasalahan yang ditemui adalah dalam Registrasi Pelanggan Terhadap
Pemasangan Baru. Standar Registrasi Pelanggan Terhadap Pemasangan Baru
sejauh ini masih menggunakan sistem yang terkomputerisasi berbasis paper base.
Identifikasi masalah yang telah dilakukan pada PDAM Tirtanadi adalah
masalah terhadap proses Registrasi Pelanggan Terhadap Pemasangan Baru yang
akan dilakukan pada PDAM Tirtanadi Cabang Padang Bulan Medan. Untuk itu
diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat dijadikan sebagai media layanan
tersebut.
Pada saat melaksanakan Kerja Praktek penulis juga berkesempatan melakukan
pengamatan kerja karyawan PDAM Tirtanadi Cabang Padang Bulan, dimana para
karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya berdasarkan pada bidang-bidang
kerja yang telah di bagi dan ditentukan sesuai dengan keahlian dan kemampuan
profesional karyawan.

3.2 Batasan Masalah
PDAM Tirtanadi adalah Perusahaan Daerah Air Minum yang didirikan oleh
Pemerintah Kolonial Belanda.
Pada kesempatan praktek kerja lapangan kali ini penulis hanya ditempatkan
pada bagian customer service yaitu registrasi pelanggan terhadap pemasangan
baru. Adapun batasan masalahnya yaitu :
a. Aplikasi ini hanya menampilkan sistem registrasi pelanggan terhadap
pemasangan baru.
b. Perangkat lunak yang digunakan Visual Basic 6.

- e. Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp. Registrasi merupakan proses melakukan pengisian sejumlah hal atau memenuhi persyaratan dari suatu objek yang nantinya dibutuhkan untuk mengikuti suatu kegiatan. Sistem yang sedang berjalan atau proses yang dilakukan oleh PDAM Tirtanadi Cabang Padang Bulan untuk melakukan registrasi pasang baru saat ini masih menggunakan sistem manual yang berbasis paper base. Badan Usaha Milik Negara dan BUMD serta Swasta antara lain : a. . Mengisi formulir permohonan menjadi pelanggan PDAM. 27 3. b. Petugas dari PDAM datang ke lokasi untuk melakukan survey pemasangan c.000. c. 10. b. Membayar biaya pemasangan standart sebesar Rp. Syarat menjadi pelanggan baru PDAM untuk perorangan. petugas PDAM akan datang ke lokasi untuk melaksanakan pemasangan pipa air minum dan air langsung mengalir. resiko ditanggung oleh calon pelanggan PDAM tidak bertanggung jawab. d. Calon pelanggan baru datang ke kantor PDAM terdekat dengan membawa fotocopy KTP/SIM sebanyak 2 (dua) lembar dan langsung mengisi formulir permohonan menjadi pelanggan PDAM serta membayar biaya pendaftaran.000.750. Dalam waktu + 15 hari kerja setelah pembayaran pemasangan baru diselesaikan.- d.3 Sistem Berjalan Registrasi berasal dari Bahasa Inggris ”registration” yang memiliki arti daftar. 1. Apabila melebihi dari standart. Membayar melalui petugas selain di kantor. Perencanaa anggaran biaya pemasangan telah selesai. Fotocopy identitas diri (KTP/SIM) sebanyak 2 (dua) lembar. biaya pemasangan menunggu hasil survey petugas ke lokasi calon pelanggan. f. PDAM memanggil calon pelanggan baru untuk menyetujuinya. Prosedur Pemasangan Baru PDAM sebagai berikut : a.

Diagram Konteks dan Data Flow Diagram yang akan menerangkan proses sistem yang sedang berjalan. Beberapa simbol yang digunakan dalam flowchart yaitu : Tabel 3.3.1 Flowchart Flowchart merupakan diagram yang menggambarkan langkah dari sebuah proses.1 Simbol Flowchart No Simbol Nama Fungsi 1 Proses komputerisasi Memproses data yang masuk secara komputerisasi 2 Proses manual Memproses data yang masuk secara manual 3 Database Penyimpanan data atau file secara komputerisasi 4 Arus data Mengalirkan data atau arah arus data 5 Dokumen Dokumen input atau output atau manual komputer 6 Arsip Arsip dokumen . Dengan menggunakan flowchart maka kerja dari suatu proses dapat dipantau untuk pengembangan atau perbaikan. 28 Dari pembahasan di atas dapat digambarkan suatu diagram yaitu Flowchart. 3.

Flow of Document Sistem Berjalan Customer Service Pemasaran Calon Pelanggan Kepala Cabang Keuangan Divisi Umum Perencanaan Start Pembuatan BPBRA Pengisian formulir pendaftaran Penerimaan KAS Pembuatan SPKO dan ditanda tangani kabag pemasaran Survey Tidak Tambah distribusi Pembuatan ABI & Gambar Pembuatan ABPD Persetujuan dan GS Tidak terdistribusi Distribusi Tidak > 20 meter Pembuatan laporan Tidak persetujuan Pengesahan distribusi Evaluasi Ulang Pembuatan surat Ya pemberitahuan Kc Pelanggan Penanda tanganan Penomoran Surat Pemberitahuan ke pelanggan End Gambar 3.1 Flow of Document Sistem Berjalan . 29 a.

Analisa Input Berikut analisa input pada sistem yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut : Gambar 3.2 Formulir Registrasi Calon Pelanggan Baru . 30 b.

31 c. serta kepada siapa .3 Kartu Meteran Pelanggan PDAM Tirtanadi 3. Diagram Konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang member data (dan data apa saja) ke sistem. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Secara kalimat.3. Analisa Output Berikut analisa ouput pada sistem yang berjalan pada perusahaan tersebut : Gambar 3.2 Diagram Konteks Menurut Tata Sutabri (2004).

dan kata “sistem” dilambangkan dengan lingkaran (disebut dengan proses). (3) Kepada siapa sistem harus member informasi atau laporan. dan kata “apa” di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut dengan data flow). (2) Data apa saja yang diberikannya ke sistem. Diagram ini menggambarkan hubungan antara elemen yang mempengaruhi sistem dalam operasionalnya untuk mencapai tujuan. dan (4) Apa saja isi/jenis laporan yang harus dihasilkan sistem. Jadi yang dibutuhkan adalah (1) Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem. Kata “Siapa” di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan terminator). 32 saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem”. Diagram konteks merupakan level tertinggi di DFD yang menggambarkan seluruh input atau output dari sistem. Beberapa simbol-simbol yang digunakan di DFD yaitu : .

Kendall dan Julie E.2 Simbol DFD No Simbol Nama Keterangan Contoh 1 External Entity Merupakan kesatuan (Kesatuan Luar) dilingkungan luar sistem yang dapat Karyawan berupa orang. organisasi atau sistem lainnya yang berada di menerima output dari sistem. 2003:263 . Kendall. mesin atau Laporan komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses. 4 Data Store Simpanan data (data (Simpanan store) merupakan Data) tempat menyimpan Karyawan data yang dibuat. Sumber : Kenneth E. 2 Data Flow Menunjukkan arus (Arus Data) dari data yang dapat Data Karyawan berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. 3 Suatu proses adalah Process kegiatan atau kerja (Proses) yang dilakukan oleh Cetak orang. 33 Tabel 3.

. 34 Calon Pelanggan Baru Kabag Pemasaran Distribusi Registrasi Pemasangan Baru . Data Flow Diagram juga digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.3.Kuitansi Hasil Survey Sistem Registrasi Pelanggan Terhadap Pemasangan Baru Data Permohonan Izin Data Izin Pemasangan Pemasangan Baru Baru Daftar Permohonan Izin Pemasangan Baru Pemasangan Baru Kantor Cabang Kantor Wilayah Gambar 3. DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh professional sistem kepada pemakai maupun pembuatan program. Data Flow Diagram Menurut Jogiyanto (2005). Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.Perjanjian Pelanggan . Adapun langkah-langkah membuat Data Flow Diagram (DFD) yaitu : 1.3. khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain.4 Diagram Konteks Sistem Berjalan 3. Terlebih dahulu buatlah Diagram Konteksnya. DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan.

Buat bagian DFD dengan menggunakan (melihat) permasalahan. arus data. 5. aliran data. Berlakunya DFD dengan pengguna untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran. Pada level ini sudah memungkinkan adanya atau digambarnya data store yang digunakan untuk proses yang tidak rinci lagi pada level selanjutnya. 4. menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada. Pemrosesan Diagram level 0 menjadi level 1 dan seterusnya sesuai dengan kebutuhan permasalahan. Diagram ini memberikan pandangan secara menyeluruh tentang sistem yang ditangani. . 3. 35 2. Diagram Alir Data (DFD) adalah gambaran sistem secara logical yang berorientasi pada aliran data yang mendefinisikan pemetaan aliran informasi ke dalam struktur program yang digunakan untuk memudahkan pemakai agar dapat lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan. Diagram level 0 adalah Diagram yang menggambarkan proses dari Data Flow Diagram (DFD). dan entitas luas (external entity). DFD mempunyai empat komponen utama yaitu kesatuan luar. Buat DFD menjadi diagram level 0. proses dan simpanan data.

Setelah diproses. Biaya pendaftaran calon pelanggan akan dicetak 7. Dan di simpan ke dalam file Pemasaran 8. Data calon pelanggan di input dan diproses pada Calon Pelanggan Baru 3. Setelah itu.0 Laporan Izin Pembuatan Izin Kantor Cabang Pemasangan Baru Pemasangan Baru Pemasangan Baru Laporan Pemasangan Persetujuan Kantor Wilayah Gambar 3.0 Data Survey Lokasi Input Data Calon Pelanggan Baru Data Calon Pelanggan dan Biaya Data Biaya Pemasangan Baru Persetujuan atau Calon Pelanggan Baru Pemasaran Penolakan Pembuatan SPKO Cetak Data Calon Pelanggan Baru Pemasangan Baru Data Calon Pelanggan Baru 3. pemasaran akan survey lokasi calon pelanggan baru 10.0 Cetak Pemasangan Kuitansi Data Hasil Survey Cetak Biaya Data Biaya Pemasangan 2. Data yang telah di inputkan akan dicetak dan disimpan ke file Pemasaran 5.Biaya Pendaftaran Hasil Survey Lokasi 1.5 DFD Level 0 Sistem Berjalan Keterangan Gambar 3.5 : 1.0 5.Data Calon Pelanggan Baru . Setelah itu pemasaran membuat SPKO sesuai dengan tempat tinggal 6. 36 Calon Pelanggan Baru Kabag Pemasaran Survey Lokasi .0 Cetak Kuitansi 4. Data biaya pemasangan yang dicetak akan diproses ke dalam Input Data Pelanggan Baru 9. Dan Hasil Survey Lokasi di proses Input Data Pelanggan Baru . Calon pelanggan datang dan mengisi formulir calon pelanggan dalam pemasangan baru 2. calon pelanggan baru membayar biaya pendaftaran yang telah ditentukan 4.

2. Data tersebut di simpan ke file Pemasaran 12. Kantor Cabang akan mengesahkan 18. Dan Laporan Pemasangan diberikan kepada Kantor Cabang 17. 37 11. Dan Sura Persetujuan/Penolakan diberikan ke Kantor Wilayah 15. Data Hasil Survey tersebut diproses ke Pembuatan Izin Pemasangan Baru 13. Dari sistem yang sedang berjalan. sistem tersebut kurang baik dalam proses mengontrol data pelanggan baru sehinggan terjadi kesalahan penginputan data dalam hal pembayaran. laporan tersebut diproses ke Pemasangan Baru 16. surat tersebut diberitahukan kepada Calon Pelanggan Baru 3. Kurang tepatnya pengawasan yang diterapkan sehingga efektivitas kerja kurang optimal. . Pemasaran membuat surat persetujuan/penolakan dan diproses di Pembuatan Izin Pemasangan Baru 14. pembuatan Li maupun data pelanggan. Kurangnya informasi persyaratan pemasangan baru kepada calon pelanggan. Setelah mendapatkan izin pemasangan. 3.0.5 Sistem Yang Diusulan Dalam pelaksanaan Kerja Praktek yang telah penulis lakukan yaitu membuat suatu Desain Sistem usulan dalam Registrasi Pelanggan Baru dengan menggunakan apklikasi Visual Basic 6. 3.4 Kelemahan Sistem Berjalan 1. Setelah pengesahan.

1 Perancangan Flow of Document Usulan Customer Service Pemasaran Calon Pelanggan Kepala Cabang Keuangan Divisi Umum Perencanaan Start Pembuatan BPBRA Pengisian formulir pendaftaran Penerimaan KAS Pembuatan SPKO dan ditanda tangani kabag pemasaran Survey Tidak Tambah distribusi Pembuatan ABI & Ya Gambar.6 Flow of Document Usulan 3.5. 38 3. . ABPD dan GS Persetujuan Distribusi > 20 meter Pembuatan laporan Tidak persetujuan Pengesahan distribusi Evaluasi Ulang Pembuatan surat pemberitahuan Kc Pelanggan Penanda tanganan Penomoran Surat Pemberitahuan ke pelanggan End Gambar 3.2 Diagram Konteks Usulan Dalam pelaksanaan Kerja Praktek yang telah penulis lakukan yaitu membuat suatu Desain Sistem usulan dalam bidang Registrasi Calon Pelanggan Baru dengan menggunakan apklikasi Visual Basic 6.0.5.

39 .Uang Data pelanggan Customer Service Kantor Wilayah Sistem Registrasi Pelanggan Pada Laporan pemasangan baru Laporan pemasangan Pemasangan Baru Laporan pemasangan baru Kantor Cabang Gambar 3.Data pelanggan .7 Diagram Konteks Usulan .

0 Data pelanggan Konfirmasi Data Pelanggan Uang 3.0 Data pemasangan baru File Data Pemasangan Baru Pemasangan Baru Laporan Pemasangan Baru 6.8 DFD Level 0 Sistem Usulan .0 Data pelanggan Customer Service File Data Pelanggan Baru Registrasi Data persetujuan 2.0 Cetak data pemasangan Kantor Cabang Cetak File Data Pemasangan Baru Laporan Pemasangan Baru Gambar 3.0 Pembayaran Laporan pembayaran Kantor Wilayah Data pelanggan Laporan pembayaran 4.0 Survey Data survey 5. 40 Data pelanggan 1.

Dan data pemasangan baru disimpan di File Data Pemasangan Baru 10. Setelah disurvey. Pembayaran di data dan dibuat laporan pembayaran 6. pembayaran akan diproses 5. Customer Service mendata pelanggan yang telah di registrasi 2.8 : 1. Data pelanggan dan Laporan dari Kantor Wilayah akan disurvey 8. Data pelanggan tersebut disimpan dalam File Data Pelanggan 3. Dari file tersebut akan dikonfirmasi data pelanggan dan disetujui oleh Customer Service 4. Setelah disetujui Kantor Cabang. 41 Keterangan Gambar 3. dicetak dan laporan pemasangan baru diberikan kepada Kantor Cabang 11. data tersebut diproses di Pemasangan Baru 9. Laporan pembayaran diberikan kepada Kantor Wilayah 7. diprose dan diberikan kepada Customer Service . Dari Customer Service. Dari File Data Pemasangan Baru.