You are on page 1of 12

EXIT 

PROCEDURE 

Version Control  Date 
Implementation Date  July 2008 
Last Review Date  April 2003 
Next Formal Review Date  July 2011 

EQIA  Engagement and Consultation Groups 
Rapid Impact Assessment  HR Directorate/LPF/Managers 

Approval Record  Date 
LPF 
Staff Governance 

Version No: 2

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  1 
Contents 

1.0  Introduction 

2.0  Purpose 

3.0  Processing a Resignation 

4.0  Exit Interviews 

5.0  Provision of References 

6.0  Review 

Appendices: 

Appendix A ­ Exit Interview Letter to Employee 

Appendix B ­ Exit Interview Questionnaire 

Appendix C ­ Exit Process Flow Chart 

Appendix D – Confirmation of Employment Proforma

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  2 
1.0  Introduction 

1.1  Our staff are our most important asset.  With this in mind, NHS Shetland (the Board) is 
committed to maintaining and enhancing its standing as an Employer of Choice, thereby 
ensuring that we are able to attract the best calibre of employees in order to fulfil our aim 
of providing high­quality healthcare services. 

1.2  Whilst  it  is  essential  that  employees  have  a  positive  image  of  the  Board  during 
recruitment  and  throughout  the  course  of  their  employment  with  us,  it  is  also  equally 
important that they maintain that image when exiting the organisation. 

1.3  An  effective  exit  procedure  not  only  ensures  that  the  practical  matters  arising  from  an 
employee’s resignation are dealt with efficiently, but also gives individuals an opportunity 
to  provide  feedback  on  their  perceptions  of  the  Board  as  an  employer  and  allows  the 
Board  to  gather  valuable  information  which  may  be  used  constructively  to  enhance 
employment  practices.    (They  may  help  in  identifying  reasons  for  staff  turnover  and 
provide us with a source of qualitative information that will assist in the development of 
realistic future service plans). 

2.0  Purpose 

2.1  To  ensure  that  the  Board adopts  a  consistent  approach  to  managing  all  aspects  of  the 
process of employees exiting the organisation voluntarily. 

2.2  To ensure that reasons for employees leaving the organisation are actively explored 
through the process of independent exit interviews and information gathered is analysed 
and  used  to  highlight  good  practice  and  influence  improvements  in  areas  where  these 
may be required. 

2.3  To  establish  controls  regarding  the  provision  of  references  to  other  organisations, 
ensuring  that  references  provided  are  fair  and  consistent  and  contain  only  information 
that can be objectively verified. 

3.0  Processing a Resignation 

3.1  Line  Manager  notifies  the  Human  Resources  department  promptly  upon  receipt  of  a 
resignation. 

3.2  Line Manager acknowledges resignation in writing and forwards the letter of resignation 
and a copy of the acknowledgement to the Human Resources department. 

3.3  Line  Manager  forwards  confirmation  of  employee’s  last  working  day  and  details  of  any 
annual leave outstanding to the Human Resources department. 

3.4  The  Human  Resources  department  prepares  a  Termination  Form  on  the  basis  of  the 
information  provided  by  the  Line  Manager  and  ensures  it  is  forwarded  to  the  Payroll 
department in time to meet the monthly deadline.

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  3 
3.5  The  Human  Resources  Department  writes  to  the  employee  (Appendix  A)  offering  them 
an Exit Interview and enclosing an Exit Interview Questionnaire (Appendix B) for them to 
complete in preparation for the interview. 

3.6  Details of the process are summarised in a flowchart (Appendix C). 

3.7  The  Human  Resources  Department  forwards  the  Line  Manager  a  Confirmation  of 
Service Proforma (Appendix D) to complete and return.  The completed proforma will be 
retained on the employee’s personnel file and will provide the basis for any employment 
reference(s) given by the Board (See Section 5). 

4.0  Exit Interviews 

4.1  All  employees  voluntarily  leaving  the  employment  of  the  Board  will  be  invited  by  the 
Human Resources department to participate in an independent Exit Interview. 

4.2  In order to ensure that staff feel confident enough to make constructive comments the 
interview will be conducted by an appropriate member of the Human Resources team. 

4.3  The interview will be conducted in the strictest confidence and details of any feedback 
to be provided to the Line Manager will be agreed directly with the employee as part of 
the  process.    Where  comments  made  relate  to  behaviour/actions/performance  of  the 
Line Manager and/or his/her running of the department, feedback will be provided to the 
appropriate Senior Manager. 

4.4  The Human Resources department will provide agreed structured feedback to the 
Line  Manager  or  appropriate  Senior  Manager.    The  Line  Manager/Senior  Manager  will 
inform  the  Human  Resources  department  of  any  action(s)  taken  as  a  result  of  the 
feedback. 

4.5  The  Human  Resources  department  will  collate  information  based  on  exit  interview 
outcomes in order to provide statistical data for review by the Local Partnership Forum at 
agreed  reporting  intervals.    Data  provided  will  identify  any  general  or  specific  areas  of 
concern and highlight any emerging trends that may require further investigation and/or 
action.  Details of action taken as a result of exit interview feedback will be reported in an 
annonymised format. 

4.6  All  information  collected  remains  confidential  and  is  stored  in  line  with  the  Data 
Protection Act 1998. 

5.0  Reference Requests 

5.1  Under  current  legislation  and  case  law  the  Board  has  a  duty  of  care  both  to  the 
prospective new employer and to the employee to ensure that any reference provided is 
not  only  factually  accurate  but  also  fair  and  not  misleading  in  the  overall  impression  it 
gives to the recipient. 

5.2  To  ensure  that  the  Board  complies  with  the  responsibilities  outlined  above,  the  Human 
Resources  department  will  be  responsible  for  the  processing  of  all  reference  requests 
issued on its behalf.

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  4 
5.3  Managers  who  receive  reference  requests  for  both  ex  and  current  employees  should 
forward these promptly to the Human Resources department for action. 

5.4  The  Human  Resources  Department  will  prepare  an  employment  reference  based  on 
information  supplied  by  the  Line  Manager  in  a  completed  Confirmation  of  Employment 
form. A Human Resources Advisor will review the information provided and if necessary 
seek clarification from the Line Manager to ensure that the details are capable of being 
objectively  verified,  e.g.,  if  aspects  of  an  individual’s  performance  are  described  as 
‘Poor’,  the  Line  Manager  must  be  able  to  evidence  that  they  have  made  the  individual 
aware  of  the  short­fall  in  performance,  clarified  standards  required  and  instigated  a 
process by which to achieve these. 

5.5  All  references  provided  will  be  limited  to  factual  information  relating  to  an  individual’s 
employment with the Board.  Subjective opinions regarding suitability for any future post 
with another employer will not be given. 

5.6  Line Managers may also if they wish provide Personal References.  Personal references 
should  not  be  provided  on  the  Board’s  headed  paper  and  the  Board  will  not  be 
responsible for their content. 

6.0  Review 

This Policy will be reviewed at regularly intervals by the Director of Human Resources on 
behalf of the Local Partnership Forum.

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  5 
Appendix A 

Shetland NHS Board  Human Resources 
Brevik House 
South Road 
Lerwick 
SHETLAND      ZE1 0TG 
Telephone  01595 743031 
Fax  01595  690623 
www.shetlandhealthboard.org 

PERSONAL & CONFIDENTIAL  Your Ref 
Our Ref 

Enquiries to  Laura Pottinger 
Extension  3031 
Direct Line  01595 743031 
Fax  01595 690623 
E­mail  Laura.pottinger@shb.shetland.scot.nhs.uk 
Dear colleague 

EXIT INTERVIEW 

On  behalf  of  the  Board,  may  I  say  how  sorry  I  am  to  hear  that  you  will  be leaving  NHS 
Shetland and to thank you for your invaluable service and wish you every success in the 
future. 

As part of the Board’s on­going commitment to improving the retention and working lives 
of  staff,  I  would  like  to  invite  you  to  take  part  in  an  Exit  Interview  with  a  member  of  the 
Human Resources team.  Please contact me on the above number to arrange a suitable 
date and time for this interview.  I would be grateful if you would also take a few minutes 
to  complete  the  enclosed  questionnaire  and  bring  it  with  you  to  the  interview. 
Alternatively,  if  you  do  not  wish  to  attend  an  interview,  I  would  be  grateful  if  you  could 
complete  the  enclosed  questionnaire  and  return  to  the  HR  department  at  the  above 
address as soon as possible. 

Your views are important to the Board and information gathered from exit interviews will 
be  used  in  collaboration  with  other  initiatives  in  order  to  improve  employment  practices 
and the retention of staff. 

I look forward to seeing you soon. 

Yours sincerely 

Laura Pottinger 
HR Co­Ordinator 

Please detach below and return along with questionnaire if NOT attending interview 
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ 

I do not wish to attend an Exit Interview …………………………………………… (name) 

I enclose a completed questionnaire ………………………………………………… (signature)

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  6 
Appendix B 
Please complete this form and return to the Human Resources Department under Confidential 
cover, or bring it with you to your Exit Interview. 

EXIT INTERVIEW QUESTIONNAIRE 

Name:  Dept: 

Date of Commencement:  Date of Leaving: 

Current Post:  Line Manager: 

The Job 

What is your reason for leaving? 
Age Retiral  No Promotion  Accommodation 
Pressure of Work  Job Content  Pregnancy 
New Job  Earnings  Care for Dependants 
Redundancy  Working Hours  Travel Problems 
Fixed term Contract  Working Conditions  Moving Home 
Working Relationships  Further Training  Other 

Other reason, please specify: ___________________________________________________ 

If you have a New Job, Where: ___________________________________________________ 

If you are taking up alternative employment, which of the following factors were highly influential 
to your decision: (please circle as many as you wish) 

Basic Salary  Domestic situation 
Additional Benefits  Work/life balance 
Terms of Employment  Location 
Work Conditions/equipment facilities  Discrimination/harassment 
Management Styles  Lack of Development 
Promotion prospects 
Other: (please specify) ……………………………………………………………………………. 

Is the current job description accurate?  Do you have any suggestions regarding the nature of 
the job itself? 

How do you feel about training you received?  Did it improve your career prospects?

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  7 
Did you find the Induction helpful?  YES/NO 
Did you have an Annual Review/PDP?  YES/NO 

What were the physical working conditions like in your department?  Any suggestions for 
improvements?  Were they raised in the past? 

Supervision and Management 

Did your Line Manager:­  Always  Usually  Seldom  Never 
Show fair treatment 
Give praise for work well done 
Give encouragement and help when needed 
Explain the job properly 
Listen to suggestions/criticisms 
Comments 

What were your working relationships with your colleagues? 

What was morale like in your department?  Why? 

How do you feel about the pay and benefits/facilities and services provided? 

Very 
Good  Good  Fair  Poor  N/A 
Pay for your job 
Holidays 
Sick pay 
Pension scheme 
Office accommodation and equipment 
Meal & refreshment facilities 
Sports & social facilities 
Parking facilities 
Communication within the Board 
Communication within your Department 
Comments

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  8 
What did you like most/least about your job and why? 

Is there anything which would make/could have made you stay? 

Any other comments? 

NOTE:  PLEASE KEEP THE HUMAN RESOURCES/PAYROLL DEPARTMENTS INFORMED 
OF  ANY  CHANGE  OF  ADDRESS  AND  ANY  CHANGES  IN  BANK  DETAILS  (PAYROLL 
ONLY)  IN  ORDER  THAT  WE  CAN  CONTACT  YOU  IN  FUTURE  IF  REQUIRED  (e.g. 
REGARDING AGENDA FOR CHANGE OUTCOMES) 

In  line  with  the  Data  Protection  Act  1998,  this  form  will  be  processed  by  the  Personnel 
Department who will extract information and securely store the form prior to shredding after 12 
months. 

CONFIDENTIAL – FOR HUMAN RESOURCES DEPARTMENT USE ONLY 

Name of Interviewee: ________________________________________________________ 

Department: ____________________________  Post: ____________________________ 

Date of Leaving: ________________________

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  9 
In line with the Data Protection Act 1998, this form will be processed by the Human Resources 
Department who will extract the information and securely store the form prior to shredding after 
12 months. 
Appendix C 
The Exit Process 

Employee tenders resignation in writing to Line Manager 

Line Manager notifies HR Department promptly upon 
receipt of resignation 

Manager acknowledges resignation in writing and forwards 
resignation letter and copy of acknowledgement to the HR 
department.  Manager forwards confirmation of employee’s 
last working day and details of any annual leave due for 
payment to HR who will process a Termination Form for 
Payroll. 

HR Department contacts employee to offer an Exit 
Interview and forwards Exit Interview Questionnaire for 
them to complete and bring to interview. 

HR Department analyses Exit Interview feedback.  Feedback can be 
used for: 
Communications 
Job descriptions 
Structured feedback to line  Statistical HR  Training initiatives 
manager/senior manager where  feedback to LPF  Recruitment 
necessary/agreed, confirming  campaigns 
any action to be taken  Organisational 
strategy 
Facilities review 
Grading reviews

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  10 
Appendix D 

CONFIRMATION OF EMPLOYMENT 

Employee: 

Department: 

Line Manager: 

1.  Position employed in:  _________________________ 

2.  Dates of employment:  From  __________  To  __________ 

3.  Summary of main responsibilities/duties :­ 

___________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

4.  Assessment of Employee 

(Please tick appropriate standard for each relevant area) 

STANDARD 
Area  Excellent  Good  Fair  Poor 
Quality of work 
Quantity of work 
Application to job 
Time management/ 
prioritisation skills 
Working on own initiative 
Relationships with other 
Time keeping 
Attendance 
Supporting comments

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  11 
5.  Sickness Absences 

Please provide details of sickness absence (total number of days) over the past 2 years. 

5.1  This year __________ (days). 
5.2  Last year __________ (days). 

6.  Reasons for leaving employment with the Board? 

Voluntary termination 
Dismissal 
Other* 

*Please state reason:__________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

Would you re­employ ? 
Yes 
No* 

*Please state reason:__________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

___________________________________________________________________ 

I  confirm  that  the  information  I  have  provided  is  a  fair  and  accurate  assessment  and  I 
understand that it will be used as the basis of any employment reference provided by the 
Board in respect of the above­named individual. 

Signed:_______________________________________________________________ 

Job Title:______________________________________________________________ 

Date:_________________________________________________________________

L:\Policies and Procedures\CURRENT POLICES & PROCEDURES\Exit Procedure.doc  12