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CONTROL INTERNO EN

LA ORGANIZACIN
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de
directores, la administracin y todo el personal de una entidad,
diseado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la
consecucin de objetivos en las siguientes reas:

Efectividad y eficiencia en las operaciones administrativas.


Confiabilidad en la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto


de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en
las operaciones, estimular la observacin de las polticas prescrita
y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

El control interno ha sido diseado, aplicado y considerado como la


herramienta ms importante para el logro de los objetivos, la
utilizacin eficiente de los recursos y para obtener la
productividad, adems de prevenir fraudes, errores violacin a
principios y normas contables, fiscales y tributarias.

CONCEPTOS DE CONTROL
El control es la funcin que establece e impulsa el proceso
administrativo y se concreta en un conjunto articulado de actos y
operaciones independientes. El control como funcin
administrativa, es el instrumento fundamental para lograr que rijan
o se apliquen las finalidades de la administracin. Lo fundamental
del control es que, al aplicarlo contribuye a modificar o cambiar la
realidad examinada.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO:

La obtencin de la informacin financiera oportuna, confiable


y suficiente como herramienta til para la gestin y el
control.
Promover la obtencin de la informacin tcnica y otro tipo
de informacin no financiera para utilizarla como elemento
til para la gestin y el control.
Procurar adecuadas medidas para la proteccin, uso y
conservacin de los recursos financieros, materiales, tcnicos
y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el
ogro de sus objetivos y misin.
Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad
se desarrollen en el marco de las normas constitucionales,
legales y reglamentarias.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO:


Todos los elementos que componen el control interno deben
gravitar alrededor de los principios de calidad e idoneidad, entre
ellos se encuentran:

Planeacin, Organizacin, Procedimientos, Personal, Autorizacin,


Sistema de informacin, Supervisin.

Subelementos del control interno


Estos son los objetivos y planes perfectamente definidos con las
siguientes caractersticas:

Posibles y razonables, Definidos claramente por escrito, tiles,


Aceptados y usados, Flexibles, Comunicado a todo el personal,
Controlables.

El control interno se basa en la proteccin a travs de todos los


instrumentos pertinentes, la cobertura adecuada de las posibles
contingencias y la verificacin de los sistemas de preservacin y
registro

Responsabilidad
Todos los integrantes de la organizacin, sea esta pblica o
privada, son responsables directos del sistema de control interno,
esto es lo que garantiza la Efiencia Total.

FINALIDAD DEL CONTROL

Las Normas Generales de Control establecen los procedimientos,


medidas y recomendaciones para mejorar los sistemas de
administracin. El control es un proceso permanente y continuo
realizado por la direccin, administracin y los jefes de cada
dependencia, con el propsito de asistirlos en la prevencin de
infracciones a las leyes y la tica, con motivo de la gestin y
administracin de los bienes patrimoniales de la organizacin Son
procedimientos orientados a proporcionar:

a) Observacin en la aplicacin correcta de las disposiciones


legales, reglamentarias, estatutarias que rigen la
administracin de la mancomunidad.
b) Debida autorizacin de transacciones y actividades diarias.
c) Delimitacin de funciones de cada empleado a fin de
disminuir los riesgos que las personas puedan cometer
errores o fraudes.
d) Diseo de los manuales, reglamentos, aplicacin de los
mismos y registros apropiados para ayudar a asegurar la
transparencia de transacciones y hechos realizados.
e) Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso, uso
de activos y registros, tales como instalaciones aseguradas
y autorizacin para acceso a los programas de cmputo y
los archivos de datos, etc.

ELEMENTOS BSICOS DEL CONTROL

Los principales elementos del control son: Norma, Comparacin y


la Accin Correctiva. Norma: Para los efectos del control, es la
disposicin en la cual deben ceirse los actos. Se refiera a
cualquier reglamentacin existente disposicin tendiente a
regular la conducta y las acciones humanas en el desarrollo de las
funciones dentro de una organizacin, el modelo, la pauta la
referencia con la que se han de controlar hechos y realidades. La
norma es establecida por la ley, por la costumbre o el
conocimiento especializado de una ciencia o arte.

Tambin tienen categora de normas, las polticas generales de


una organizacin, as como aquellas polticas particulares, que por
su naturaleza subordinada, deben ceirse a la ley, lo mismo
podemos decir en relacin con los preceptos administrativos o las
disposiciones que dicta la administracin, incluyndose entre ellos
los planes y programas operativos, los presupuestos, los manuales
de procedimiento etc.
Puede hablarse de normas de calidad aplicadas a distintos campos
del conocimiento o puede hablarse de normas tcnicas aplicadas a
diferentes orbitas del saber.

Pertenecen a la categora de normas tcnicas los principios de


contabilidad generalmente aceptados (PCGA), las normas de
auditoria generalmente aceptadas (NAGA), los principios
administrativos, presupuestarios, las normas constructivas de la
ingeniera etc. que vienen a ser los requisitos que han de
observarse para asegurar un mnimo indispensable de calidad en
un trabajo determinado.

Muchas normas tcnicas han sido elevadas a categora de normas


jurdicas para efecto de su observancia obligatoria. Finalmente se
considera como normas las prcticas, los usos y costumbres
referidos a hacer mejor las cosas, as no tengan un reconocimiento
en los instrumentos normativos.

Comparacin: Es la operacin en virtud de lo cual el acto y las


circunstancias en que fue ejecutado, refleja el resultado del
anlisis de las normas con los hechos o sucesos. Es aplicar la
norma al hecho o realidad objeto de la comparacin y que origina
un resultado. Para que el resultado responda a la realidad se
requiere:
1) Que se haya comprendido y descrito claramente el
hecho.

2) Que la norma haya sido racionalmente establecida.

Merece especial anlisis la comparacin de las normas con el


hecho o sucesos porque en la medida en que esa comparacin se
lleva a cabo en forma adecuada, el resultado reflejar o no la
realidad.

Accin Correctiva: Es toda medida adoptada para adecuar a


la norma, el acto o la conducta.

La razn del control es posibilitar que, se corrijan las desviaciones


existentes entre esta y la norma. Cuando la operacin de
comparacin ha sido correcta, se habrn producido las bases para
que nazcan y se cumplan las acciones correctivas pertinentes.

En ocasiones las desviaciones que descubre el control son de tal


naturaleza que requieren que se establezca las responsabilidades a
que hubiere lugar, pero esta no es la actividad ms importante, ni
la razn de ser del control.

Sistema de control interno:


El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos
en donde lo principal son las personas, los sistemas de
informacin, la supervisin y los procedimientos.

Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia,


asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los
principios contables de general aceptacin. Los directivos de las
organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto
de procedimientos de control directo y las limitaciones del control
interno.

Elementos del sistema de control


interno:

1. Definicin de los objetivos y las metas tanto generales, como


especficas, adems de la formulacin de los clientes
operativos que sean necesarios.
2. Definicin de las polticas como guas de accin y
procedimientos para la ejecucin de los procesos.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organizacin adecuado para
ejecutar los planes.
4. Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de
responsabilidad.
5. Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional
de los recursos.
6. Direccin y administracin del personal de acuerdo con un
adecuado sistema de evaluacin.
7. Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las
evaluaciones de control interno.
8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las
organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios
o clientes sobre la gestin desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de informacin que
faciliten la gestin y el control.
10. Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin
de la gestin.
11. Establecimiento de programas de induccin,
capacitacin y actualizacin de directivos y dems personal.
12. Simplificacin y actualizacin de normas y
procedimientos.

Procedimientos para mantener un buen control interno:

1. Delimitacin de responsabilidades.
2. Delimitacin de autorizaciones generales y especficas.
3. Segregacin de funciones de carcter incompatible.
4. Prcticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
5. Divisin del procesamiento de cada transaccin.
6. Seleccin de funcionarios idneos, hbiles, capaces y de
moralidad.
7. Rotacin de deberes.
8. Plizas.
9. Instrucciones por escrito.
10. Cuentas de control.
11. Evaluacin de sistemas computarizados.
12. Documentos prenumerados.
13. Evitar uso de efectivo.
14. Uso mnimo de cuentas bancarias.
15. Depsitos inmediatos e intactos de fondos.
16. Orden y aseo.
17. Identificacin de puntos claves de control en cada
actividad, proceso o ciclo.
18. Grficas de control.
19. Inspecciones e inventarios fsicos frecuentes.
20. Actualizacin de medidas de seguridad.

21. Registro adecuado de toda la informacin.

22. Conservacin de documentos.

1. Uso de indicadores.

24. Prcticas de autocontrol.

25. Definicin de metas y objetivos claros.

26. Hacer que el personal sepa por qu hace las cosas.

Algunos procedimientos de control interno en una empresa:

Arqueos peridicos de caja para verificar que las


transacciones hechas sean las correctas.
Control de asistencia de los trabajadores.
Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan
solamente por personas autorizadas teniendo tambin un
fundamento lgico.
Delimitar funciones y responsabilidades en todos los
estamentos de la entidad.
Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen
en la empresa y cotejarlos con los que estn registrados en
los libros de contabilidad.
Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera
de la compaa es el adecuado y lo estn realizando de una
manera eficaz.
Tener una numeracin de los comprobantes de contabilidad
en forma consecutiva y de fcil manejo para las personas
encargadas de obtener informacin de estos.
Controlar el acceso de personas no autorizadas a los
diferentes departamentos de la empresa.
Verificar que se estn cumpliendo con todas las normas tanto
tributarias, fiscales y civiles.
Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas
estn dando los resultados esperados

Existen muchos ms y variados procedimientos de control interno


que se le pueden aplicar a la empresa, ya que cada una
implementa los que mejor se acomoden a la actividad que
desarrolla y le brinden un mayor beneficio.

Al terminar la implementacin del sistema de control interno debe


realizarse un anlisis con una retroalimentacin continua para
encontrar posibles fallas y controlarlas lo ms rpido posible y as
evitar problemas de mayor magnitud.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL


INTERNO:

El control interno es fundamentalmente una responsabilidad


gerencial, desarrollada en forma autnoma que, para que rinda
verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y
requerimientos de cada organizacin.
La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus
funcionarios delegados, por lo cual es necesario establecer un SCI
que les permita tener una seguridad razonable de que sus
actuaciones administrativas se ajustan en todo a las normas
(legales y estatutarias) aplicables a la organizacin.

Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las


funciones asignadas a las organizaciones, el control interno es
parte indispensable e indelegable de la responsabilidad gerencial,
ya que sta no termina con la formulacin de objetivos y metas,
sino con la verificacin de que stos se han cumplido.

El SCI debe ser un conjunto armnico, conformado por el sistema


de planeacin, las normas, los mtodos, los procedimientos
utilizados para el desarrollo de las funciones de la organizacin y
los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluacin que
utilicen para retroalimentar su ciclo de operaciones.

RESPONSABILIDADES ESPECFICAS:

1. La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el


SCI debe ser competencia de la mxima autoridad de la
organizacin.
2. En cada rea de la organizacin, el encargado de dirigirla
debe ser el responsable de acuerdo con los niveles de
autoridad y lneas de responsabilidad establecidos.

DISEO DEL SISTEMA DE


CONTROL INTERNO (SCI):

El diseo de un adecuado SCI implica no slo un dominio tcnico


sobre la materia, sino tambin un conocimiento del medio
especfico en el cual se va a aplicar.

Teniendo en cuenta que el SCI no es un objetivo en si mismo, un


criterio fundamental, al momento de concebir e implantar tales
sistemas, es considerar constantemente la relacin costo-
beneficio. En particular, el costo de cada componente del SCI se
debe contrastar con el beneficio general, los riesgos que reduce al
mnimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de las metas de
la organizacin.

El reto es encontrar el justo equilibrio en el diseo del SCI, pues un


excesivo control puede ser costoso y contraproducente.
Organizacin de la funcin del control
interno
La existencia de una oficina especializada en el rea de control
interno, resulta conveniente con el fin de que lidere el proceso de
diseo e implantacin del sistema.

Plan de desarrollo de la funcin de


control interno
La institucionalizacin de la funcin de control interno es todo un
proceso, por esta razn es importante que su desarrollo obedezca
a una plan, el cual debe ser un producto concertado entra la
oficina de control interno y las directivas de la organizacin. Dicho
plan debe contemplar los siguientes elementos bsicos:

Definicin de la misin del SCI.

Definicin del alcance de las funciones de la oficina de


control interno en el rea de control de gestin.

Divisin de trabajo entra la lnea de la organizacin y la


oficina de control interno en el desarrollo de las actividades
de control.

Definicin y cronograma de desarrollo de las herramientas


computacionales y de otra naturaleza que servirn de apoyo
en el ejercicio del control interno.

Cronograma de formalizacin, documentacin e


implantacin de los procesos y procedimientos crticos.
Cronograma para la elaboracin y expedicin de loa
manuales de control interno.

Cronograma de formalizacin, documentacin e


implantacin de los dems procesos y procedimientos de la
organizacin.

Plan de trabajo para la formalizacin y documentacin de los


dems procesos y procedimientos.

No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y


documentados antes de montar el sistema. ste es un proceso que
al principio puede resultar lento, pero que se ir agilizando a medid
que las distintas reas de la organizacin comprendan su
importancia y comiencen a percibir los beneficios.

Por esta razn, lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos


y procedimientos que se consideren crticos para la entidad, es
decir, aquellos que puedan afectar de manera significativa la
marcha de la organizacin y sus resultados.

El levantamiento de la informacin de estos procesos y


procedimientos debe ser una responsabilidad de las reas, bajo la
premisa de que ellas son las que poseen la informacin y las que,
una vez operando el sistema, van a recibir los mayores beneficios.
MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE
CONTROL INTERNO

Los mecanismos e instrumentos de control interno son variables,


dependiendo no slo de la naturaleza de la organizacin, sino de
las caractersticas del rea en la que se apliquen.