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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto

Primera parte: Técnicas de monitoreo y control del proyecto

Para que un proyecto llegue a buen término es importante controlar que el trabajo que está comprometido se realice. Pero es imprescindible supervisar también cómo se hace.

Pero es imprescindible supervisar también cómo se hace. En las etapas iniciales y durante la planificación,

En las etapas iniciales y durante la planificación, el director de proyecto y los interesados elaboran el plan con las líneas base de alcance, tiempo y costo que se utilizan para medir el desempeño del proyecto y realizar los cambios necesarios para corregir las desviaciones.

El Director de Proyecto es responsable de monitorear y controlar que el proyecto se realice de acuerdo al plan. Esto es:

- El inicio y término de las actividades en la fecha planificada.

- Disponer de los recursos requeridos en calidad y cantidad.

- Asignación recursos humanos con la dedicación acordada.

- Asegurar que los recursos humanos trabajen en actividades del proyecto y que

los recursos físicos se utilicen en el proyecto.

- Controlar y medir el desempeño del cronograma y costo.

- Producir resultados con la calidad requerida.

- Controlar los cambios al alcance.

- Controlar y resolver los problemas que surjan durante el curso del proyecto. - Control y supervisión de los riesgos, adquisiciones, comunicaciones y la participación de los interesados.

El monitoreo y control permite rastrear, revisar el progreso y regular el desempeño del proyecto.

En esta clase, revisaremos los conceptos de monitoreo, control y las técnicas que puede utilizar para supervisar y controlar el proyecto, como alertas y desviaciones.

1.- Monitoreo

El propósito de monitorear el proyecto es detectar durante el ciclo de vida del proyecto lo siguiente:

Desviaciones del presupuesto.detectar durante el ciclo de vida del proyecto lo siguiente: Retraso del cronograma. Falta de entregables.

Retraso del cronograma.del proyecto lo siguiente: Desviaciones del presupuesto. Falta de entregables. Las preguntas claves del monitoreo

Falta de entregables.Desviaciones del presupuesto. Retraso del cronograma. Las preguntas claves del monitoreo son: ¿Qué y cuándo

Las preguntas claves del monitoreo son:

¿Qué y cuándo debemos medir?de entregables. Las preguntas claves del monitoreo son: ¿Con qué anticipación debemos saber esto? Monitorear las

¿Con qué anticipación debemos saber esto?claves del monitoreo son: ¿Qué y cuándo debemos medir? Monitorear las actividades del proyecto implica asegurar

Monitorear las actividades del proyecto implica asegurar que el trabajo comprometido para cada actividad se realice en las fechas y plazo, dentro del presupuesto y con la calidad requerida.

Dado todo lo anterior, tenemos que monitorear y controlar el proyecto implica:

Medir el avance de las actividades del proyecto: ¿Dónde estamos?tenemos que monitorear y controlar el proyecto implica: Comparar los valores reales contra los valores planificados

Comparar los valores reales contra los valores planificados del proyecto: ¿Dónde deberíamos estar?el avance de las actividades del proyecto: ¿Dónde estamos? Medir el desempeño del proyecto con respecto

Medir el desempeño del proyecto con respecto la línea base del proyecto: ¿Cómo estamos haciendo uso de los recursos?planificados del proyecto: ¿Dónde deberíamos estar? Identificar las acciones correctivas para solucionar

Identificar las acciones correctivas para solucionar problemas y mitigar riesgos adecuadamente: ¿Cómo nosdel proyecto: ¿Cómo estamos haciendo uso de los recursos? Unidad 1 - Primera parte: Técnicas de

Herramientas para el monitoreo y control del proyecto

ponemos al día?

Controlar y gestionar la implementación de los cambios aprobados al proyecto.para el monitoreo y control del proyecto ponemos al día? Es necesario distinguir claramente la diferencia

Es necesario distinguir claramente la diferencia entre monitorear y controlar, ya que entre ambos procesos existe una retroalimentación.

ya que entre ambos procesos existe una retroalimentación. El proceso de monitoreo mide y el proceso

El proceso de monitoreo mide y el proceso de control corrige para mantener el proyecto en curso y dirección hacia el objetivo.

el proyecto en curso y dirección hacia el objetivo. Las preguntas claves del monitoreo son: •

Las preguntas claves del monitoreo son:

• ¿Qué y cuándo debemos medir? • ¿Con qué anticipación debemos saber esto?

medir? • ¿Con qué anticipación debemos saber esto? En el mundo real, las cosas no suelen

En el mundo real, las cosas no suelen suceder de acuerdo al plan y esto se debe fundamentalmente a que todo está en permanente cambio. Algunos problemas que pueden surgir y que impactan en el proyecto son:

Entrega temprana o tardía de los artículos adquiridos.que pueden surgir y que impactan en el proyecto son: Cambios en los requisitos del propietario.

Cambios en los requisitos del propietario.Entrega temprana o tardía de los artículos adquiridos. Cambios en la productividad del trabajador y del

Cambios en la productividad del trabajador y del equipo.adquiridos. Cambios en los requisitos del propietario. Oposición de la comunidad a las condiciones de proyecto

Oposición de la comunidad a las condiciones de proyecto (ruido, polvo u otra contaminación, entre otros).Cambios en la productividad del trabajador y del equipo. Planificación pobre (supuestos inadecuados). Las

Planificación pobre (supuestos inadecuados).proyecto (ruido, polvo u otra contaminación, entre otros). Las inclemencias del tiempo, las condiciones geográficas

Las inclemencias del tiempo, las condiciones geográficas imprevistas, problemas de localización, entre otros.entre otros). Planificación pobre (supuestos inadecuados). El director del proyecto debe recabar información acerca

El director del proyecto debe recabar información acerca del desempeño (histórico, actual y proyectado) y de las desviaciones que se van produciendo en el mismo:

Retrasado respecto al plan, línea base cronograma.y de las desviaciones que se van produciendo en el mismo: Con sobrecostos respecto a la

Con sobrecostos respecto a la línea base de costos (presupuesto).mismo: Retrasado respecto al plan, línea base cronograma. Los entregables que no están según la especificación

Los entregables que no están según la especificación o la calidad está por debajo de la solicitada en la línea base del alcance.respecto a la línea base de costos (presupuesto). La productividad es menor a la planificada. El

La productividad es menor a la planificada.por debajo de la solicitada en la línea base del alcance. El Director de Proyecto no

El Director de Proyecto no debe quedarse sólo con los valores de los indicadores para el alcance, tiempo y costo del proyecto. En esta tarea de monitorear también debe identificar los riesgos y problemas que pueden causar

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desviaciones y un bajo desempeño del proyecto. Algunos de los factores más comunes son:

Subestimar los plazos y fecha de término.del proyecto. Algunos de los factores más comunes son: Subestimar el esfuerzo del equipo de trabajo.

Subestimar el esfuerzo del equipo de trabajo.más comunes son: Subestimar los plazos y fecha de término. Olvidar o Ignorar stakeholders. No considerar

Olvidar o Ignorar stakeholders.de término. Subestimar el esfuerzo del equipo de trabajo. No considerar los tiempos necesarios para la

No considerar los tiempos necesarios para la formación y aprendizaje del equipo de trabajo.del equipo de trabajo. Olvidar o Ignorar stakeholders. Dificultades de comunicación entre los grupos de trabajo.

Dificultades de comunicación entre los grupos de trabajo.para la formación y aprendizaje del equipo de trabajo. Falta de compromiso de los miembros del

Falta de compromiso de los miembros del equipo.Dificultades de comunicación entre los grupos de trabajo. Gestión inadecuada de los cambios. No realizar una

Gestión inadecuada de los cambios.de trabajo. Falta de compromiso de los miembros del equipo. No realizar una gestión de los

No realizar una gestión de los conflictos.los miembros del equipo. Gestión inadecuada de los cambios. 2.- Control El propósito de controlar el

2.- Control

El propósito de controlar el proyecto es corregir, durante todo el ciclo de vida del proyecto, las desviaciones en presupuesto, cronograma y calidad.

Se debe asegurar que el proyecto va de acuerdo al plan. En ocasiones se deberá incluso revisar el plan para alinearlo al desempeño.

El monitoreo del proyecto entrega información acerca de qué acciones correctivas realizar sobre el mismo. El control se realiza sobre los recursos, sobre las características del proyecto o una combinación de estas dos variables:

a) Control mediante los recursos del proyecto: Ajuste de los recursos o las “4M” del proyecto:

Money - ¿Más dinero?Ajuste de los recursos o las “4M” del proyecto: Manpower - ¿Más y mejor Mano de

Manpower - ¿Más y mejor Mano de Obra?recursos o las “4M” del proyecto: Money - ¿Más dinero? Materials - ¿Más y Mejores materiales?

Materials - ¿Más y Mejores materiales?- ¿Más dinero? Manpower - ¿Más y mejor Mano de Obra? Machinery (Equipamiento) - ¿Más y

Machinery (Equipamiento) - ¿Más y Mejores equipos?mejor Mano de Obra? Materials - ¿Más y Mejores materiales? O bien, b) Control mediante características

Machinery (Equipamiento) - ¿Más y Mejores equipos? O bien, b) Control mediante características del proyecto:

O bien, b) Control mediante características del proyecto: Ajustando las características del proyecto para:

Reducir el tamaño del proyecto.proyecto: Ajustando las características del proyecto para: Reducir el alcance. Cancelar o Terminar el proyecto. El

Reducir el alcance.del proyecto para: Reducir el tamaño del proyecto. Cancelar o Terminar el proyecto. El Director del

Cancelar o Terminar el proyecto.para: Reducir el tamaño del proyecto. Reducir el alcance. El Director del Proyecto debería lograr el

El Director del Proyecto debería lograr el control y colocar en curso el proyecto, ajustando una o bien una combinación de estas variables.

3.- Indicadores y buenas prácticas para control del proyecto.

Para saber cuándo debe realizar este control, el director de proyecto puede utilizar alertas generales, desviaciones respecto a la línea base y los indicadores que proporciona la técnica del valor ganado.

3.1.- Alertas Generales

Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo dé cuenta de siguientes situaciones o alertas:

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Desempeño

Surgen problemas técnicos inesperados.para el monitoreo y control del proyecto Desempeño Faltan recursos o no están disponibles cuando son

Faltan recursos o no están disponibles cuando son necesarios.proyecto Desempeño Surgen problemas técnicos inesperados. Problemas de Calidad o confiabilidad. Propietario/cliente

Problemas de Calidad o confiabilidad.recursos o no están disponibles cuando son necesarios. Propietario/cliente requiere cambios en las especificaciones

Propietario/cliente requiere cambios en las especificaciones funcionales.cuando son necesarios. Problemas de Calidad o confiabilidad. Surgen conflictos y complicaciones con otras áreas o

Surgen conflictos y complicaciones con otras áreas o stakeholders.requiere cambios en las especificaciones funcionales. Se producen cambios en el mercado que hacen que

Se producen cambios en el mercado que hacen que aumenten/disminuyan los costos del proyecto.conflictos y complicaciones con otras áreas o stakeholders. Costo Dificultades técnicas que requieren más recursos.

Costo

Dificultades técnicas que requieren más recursos.hacen que aumenten/disminuyan los costos del proyecto. Costo Aumenta el alcance del trabajo. El monto de

Aumenta el alcance del trabajo.Costo Dificultades técnicas que requieren más recursos. El monto de la propuesta ganadora resultó ser demasiado

El monto de la propuesta ganadora resultó ser demasiado bajo.que requieren más recursos. Aumenta el alcance del trabajo. La entrega de los resultados del monitoreo

La entrega de los resultados del monitoreo es pobre o llega muy tarde.monto de la propuesta ganadora resultó ser demasiado bajo. Los flujos de pago para el contratista

Los flujos de pago para el contratista no están bien hechos.de los resultados del monitoreo es pobre o llega muy tarde. Cambios en los precios de

Cambios en los precios de mercado son utilizados como base para las estimaciones.flujos de pago para el contratista no están bien hechos. Cronograma Dificultades técnicas que requieren más

Cronograma

Dificultades técnicas que requieren más tiempo para resolverse.son utilizados como base para las estimaciones. Cronograma Aumenta el alcance de trabajo. Secuenciación de tarea

Aumenta el alcance de trabajo.técnicas que requieren más tiempo para resolverse. Secuenciación de tarea no bien realizada. Material, mano de

Secuenciación de tarea no bien realizada.más tiempo para resolverse. Aumenta el alcance de trabajo. Material, mano de obra/equipo no disponible cuando

Material, mano de obra/equipo no disponible cuando son necesarios.de trabajo. Secuenciación de tarea no bien realizada. Tareas claves no fueron terminadas a tiempo. Alcance

Tareas claves no fueron terminadas a tiempo.mano de obra/equipo no disponible cuando son necesarios. Alcance y calidad Los entregables no cumplen con

Alcance y calidad

Los entregables no cumplen con las especificaciones.claves no fueron terminadas a tiempo. Alcance y calidad La calidad es inferior a la solicitada.

La calidad es inferior a la solicitada.calidad Los entregables no cumplen con las especificaciones. Los entregables están incompletos. Se debe realizar un

Los entregables están incompletos.especificaciones. La calidad es inferior a la solicitada. Se debe realizar un control al proyecto cuando

Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo dé cuenta de situaciones o
Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo dé cuenta de
situaciones o alertas. Hay varios tipos de ellas.

3.2.- Comparativos contra la línea base:

Los comparativos contra la línea base permiten contrastar el avance a la fecha contra el avance según el plan. Es importante realizar un control al proyecto cuando el comparativo está indicando que:

Los recursos utilizados difieren del plan o línea base. Ejemplo: difieren del plan o línea base. Ejemplo:

El uso de las horas de equipamiento a la fecha, es mayor que el planificado. El uso de horas de mano de obra a la fecha (actual) es mayor que el planificado. El concreto usado a la fecha (actual) es mayor que el planificado.

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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto Las actividades están tomando más tiempo o menos
Herramientas para el monitoreo y control del proyecto Las actividades están tomando más tiempo o menos

Las actividades están tomando más tiempo o menos tiempo de lo previsto. Ejemplo: La duración real de actividades a la fecha (Actual) es mayor que la planificada (Plan) para las actividades 1 y 2. La duración de la actividad 3 es menor que la planificada y comenzó después de la fecha de inicio del plan.

y comenzó después de la fecha de inicio del plan. • Los Costos del proyecto a

• Los Costos del proyecto a la fecha difieren del presupuesto.

Ejemplo: Los costos acumulados a la fecha(Progreso) son menores al presupuesto en un 20%.

Herramientas para el monitoreo y control del proyecto

Herramientas para el monitoreo y control del proyecto En Resumen El director de proyecto es quien
Herramientas para el monitoreo y control del proyecto En Resumen El director de proyecto es quien

En Resumen

El director de proyecto es quien realiza el monitoreo y control del proyecto. director de proyecto es quien realiza el monitoreo y control del proyecto.

Monitorear es medir el avance real con respecto a lo planeado. es medir el avance real con respecto a lo planeado.

Controlar significa tomar acciones para corregir las desviaciones y colocar el proyecto en curso. significa tomar acciones para corregir las desviaciones y colocar el proyecto en curso.

Se utilizan alertas de desviación en cronograma, costo y alcance. alertas de desviación en cronograma, costo y alcance.

Se utilizan técnicas de monitoreo y control , como reportes de avance, semáforos, valor ganado. técnicas de monitoreo y control, como reportes de avance, semáforos, valor ganado.

La reuniones se utilizan para informar el avance y tomar decisiones de cambio, resolver incidencias y reuniones se utilizan para informar el avance y tomar decisiones de cambio, resolver incidencias y controlar las tareas de equipo de proyecto.

incidencias y controlar las tareas de equipo de proyecto. Unidad 1 - Primera parte: Técnicas de