You are on page 1of 18

ACCESS 2010

UNIDAD 2
TABLAS
ACCESS 2010

NDICE
1. Conceptos Bsicos ........................................................................................................... 3
1.1. Qu es una tabla?..................................................................................................... 3
1.2. Conceptos bsicos para disear una tabla ............................................................. 3
1.3. Los campos ................................................................................................................. 4
2. Tipo de Datos .................................................................................................................... 5
2.1. Tipos de datos bsicos .............................................................................................. 5
2.2. Una observacin sobre campos numricos ........................................................... 6
3. Obligatoriedad de Datos.................................................................................................. 7
3.1. Obligatoriedad de datos ........................................................................................... 7
4. Crear Tabla de Datos ........................................................................................................ 8
4.1. Crear una tabla empezando en la vista Diseo ..................................................... 8
4.2. Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos ........................................... 11
5. Edicin de Hojas de Datos ............................................................................................. 12
5.1. Qu es una hoja de datos?.................................................................................... 12
5.2. Acceso a la hoja de datos ....................................................................................... 12
5.3. Navegacin en la hoja de datos ............................................................................. 12
5.4. Editar filas de datos ................................................................................................. 13
6. Modificar la Hoja de Datos ............................................................................................. 15
6.1. Modificar los datos contenidos .............................................................................. 15
6.2. Buscar un texto ........................................................................................................ 16
6.3. Buscar un texto y reemplazarlo por otro ............................................................. 17

UNIDAD 2 - TABLAS 2
ACCESS 2010

1. Conceptos Bsicos
1.1. Qu es una tabla?

Una tabla est compuesta por filas y columnas, y es el lugar donde se encuentra el total
de los datos que queremos que contenga nuestra base de datos.

A partir de ella, se generarn los informes, consultas, etctera.

Tambin podemos crear ms de una tabla, si queremos que los datos estn separados de una
manera particular. En ese caso, cada tabla contar con una porcin de datos, y el conjunto de ellas
abarcar al total de los datos.

1.2. Conceptos bsicos para disear una tabla

Para poder disear una tabla, es necesario tener algunos conceptos claros.

En las filas, que en el Access se llaman "Registros", se observan todos los datos de las
diferentes columnas que correspondern a una misma entidad (sea esta una persona, una
empresa, etc.).

En las columnas, que en el Access se llaman "Campos", se observa un dato en particular,


que corresponder a diferentes entidades a medida que vaya cambiando de registro.

Entonces, en cada celda podremos encontrar un dato especfico de una entidad en particular.

En esta imagen puede observarse con mayor claridad:

UNIDAD 2 - TABLAS 3
ACCESS 2010

En ese ejemplo, los Campos son "Nombre", "Apellido", "Fecha de Nacimiento", "Localidad" y
"Pas".

Adems, los Registros son cada una de las personas que forman parte de esta tabla.

De esta manera, en cada Celda puede encontrarse un dato especfico de una persona especfica:
es la unin entre un campo y un registro

1.3. Los campos

Cada campo tendr un nombre en particular, el cual ser asignado por usted y no podr exceder
los 65 caracteres de longitud, incluidos los espacios. En el siguiente mdulo, usted descubrir
cmo asignarle un nombre de acuerdo a qu mtodo haya seleccionado para disear la tabla.

Asimismo, en cada campo podr seleccionar qu tipo de dato contendr, y su longitud, variar de
acuerdo al tipo de datos que contenga en su interior.

UNIDAD 2 - TABLAS 4
ACCESS 2010

2.Tipo de Datos

2.1. Tipos de datos bsicos

Los datos son la informacin que colocamos en cada campo y usualmente varan entre los
diferentes registros.

Para crear una tabla y completar los campos, tendremos que decirle al programa qu tipo de
datos colocaremos all. De acuerdo al tipo de dato que coloquemos, sus propiedades cambiarn.

Veamos cules son los tipos de datos ms comunes:

Alfanumricos: pueden contener tanto letras como nmeros. Los ms comunes son los tipos
"texto o texto corto" (el mximo de caracteres es 255) y "memo o texto largo" (que se utiliza solo
para textos extensos, ya que su longitud mxima es ms de 65.000 caracteres).

Numricos: solo permite la introduccin de nmeros, sean estos reales o enteros. El ms usado es
el "autonumrico", con el cual el programa le asigna de manera automtica un nmero a cada
registro.

Temporales: son para guardar datos relacionados con fechas, horas, das. El ms comn es
precisamente "Fecha/hora", que permite completar el campo con datos que correspondan a
fechas u horas.

Booleanos o Lgicos: son datos que tienen la forma s/no, verdadero/falso, etc. El tipo de datos
"S/No" es el ms caracterstico de ellos.

En esta imagen podemos observar una tabla que contiene los principales tipos de datos:

Los de carcter alfanumrico son aquellos en los que hay letras y nmeros, por ejemplo, el campo
Nombre o Pas.

En cambio, el campo Fecha de Nacimiento es de tipo temporal.

El campo Tiene nombre de usuario? , por su parte, solo admite como respuesta "S" o "No", por
lo que tiene carcter booleano.

UNIDAD 2 - TABLAS 5
ACCESS 2010

Encuentra usted algn campo que sea numrico? En este ejemplo no se observa ninguno. Ser
entonces su tarea pensar qu tipo de campo puede ser numrico. Una ayuda? Podra ser un
campo "Sueldo Bruto" o un campo "Cantidad de empleados a cargo".

2.2. Una observacin sobre campos numricos

Hay campos que por su naturaleza, en una primera instancia, lo consideraramos como numricos,
por ejemplo, un DNI, un CUIL/CUIT, un telfono o un nmero de factura; sin embargo, tenemos
que asociarlos a un tipo de dato texto corto. Esto se debe a que si bien el campo est formado
por dgitos, conceptualmente no es un nmero y no realizaremos operaciones matemticas, por
ejemplo, no sumaremos DNI ni calcularemos el promedio de los nmeros de facturas.

UNIDAD 2 - TABLAS 6
ACCESS 2010

3.Obligatoriedad de Datos
3.1. Obligatoriedad de datos

Cuando debemos realizar un trmite administrativo, nos encontramos con que algunos datos que
nos piden son obligatorios (o sea, s o s debemos cargarlos); por ejemplo, a veces nos piden el
telfono de nuestra casa, pero como no todos tienen telfono particular, entonces uno puede
optar por no cargarlo, en cambio, el DNI siempre lo exigen y si uno no lo completa, entonces la
persona que nos atiende nos informar que ese dato debe escribirse.

As como en cualquier formulario o cualquier otro soporte de datos se diferencia entre los campos
(o datos) que son obligatorios y los que no lo son, lo mismo ocurre en las bases de datos; en la
definicin de la tabla para cada campo, se debe indicar si se trata de un campo obligatorio o no.

Para indicar si un campo es obligatorio o no, debemos colocar en el dato de Requerido (S =


Obligatorio; No = No obligatorio), como se muestra en la siguiente imagen.

UNIDAD 2 - TABLAS 7
ACCESS 2010

4. Crear Tabla de Datos

Finalmente, lleg el momento. Ya tenemos una idea aproximada de qu queremos colocar y de


cmo organizaremos nuestra tabla.

Cmo la creamos? Existen diferentes mtodos:

En vista Diseo.

Introduciendo datos.

De acuerdo al mtodo que seleccionemos, los pasos a seguir sern diferentes, aunque el resultado
ser similar.

4.1. Crear una tabla empezando en la vista Diseo

En la vista Diseo, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuacin, cambie a la vista
Hoja de datos para escribir los datos o escriba los datos con algn otro mtodo, como con un
formulario.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseo de tabla.

Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a


continuacin, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

Puede escribir informacin adicional para cada campo en la columna Descripcin. Esa
descripcin se muestra en la barra de estado cuando el punto de insercin se encuentra
en ese campo.

Tras agregar todos los campos, guarde la tabla:

En la pestaa Archivo, haga clic en Guardar.

Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista
Hoja de datos, haga clic en la primera celda vaca y comience a escribir.

4.1.1. Estructura de la tabla

UNIDAD 2 - TABLAS 8
ACCESS 2010

El objetivo ser determinar cules sern los campos y qu tipos de datos contendrn.

En la primera columna, llamada Nombre del Campo, colocamos el nombre de los diferentes
campos que conformen nuestra tabla.

En la segunda columna, llamada Tipos de Datos, debemos determinar qu tipo de datos


contendr el campo. Si usted no se acuerda los tipos de datos, no dude en repasar la seccin
previa Tipos de Datos (2.1).

La tercera columna se denomina Descripcin y es til para especificar qu debe colocarse en un


campo o para cualquier tipo de recordatorio, tanto para usted como para otra persona que utilice
esa base de datos.

En la parte inferior izquierda, se encuentra la pestaa General, la cual permite ver las
caractersticas de cada campo de una manera ms sencilla. Y finalmente, el recuadro ubicado en
el sector inferior derecho sirve de ayuda, y de acuerdo a dnde coloquemos el cursor, mostrar
ayudas y recordatorios al respecto que son de utilidad.

4.1.2. Definicin de los campos

UNIDAD 2 - TABLAS 9
ACCESS 2010

Para definir a un campo, lo primero es darle un nombre. Este deber ser de carcter alfanumrico,
es decir, podr contener letras, nmeros o letras y nmeros. Recuerde que no puede exceder los
64 caracteres de longitud, incluidos los espacios!

Luego, habr que determinar qu tipo de datos contendr. Al hacer clic con el mouse, observar
la presencia de una flecha. Cliqueando sobre ella, obtendr una lista desplegable de la cual podr
elegir qu tipos de datos contendr cada campo en particular.

Si usted desea, adems, puede agregar una descripcin del campo en la tercera columna.

4.1.3. Agregar y eliminar campos

Qu sucede si nos damos cuenta de que olvidamos colocar un campo o que creamos un campo
que no usaremos?

La solucin no es complicada: si usted quiere eliminar un campo, simplemente haga clic con el
botn derecho del mouse y seleccione Eliminar filas.

UNIDAD 2 - TABLAS 10
ACCESS 2010

Y si usted desea agregar un nuevo campo, haga clic con el botn derecho y seleccione Insertar
filas.

4.2. Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de


datos

En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la
estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por nmeros
(Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basndose en el tipo de los datos que se
escriben.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

2. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vaca de la columna Haga clic para
agregar.

3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca.

Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y
escriba el nuevo nombre.

Para mover una columna, seleccinela haciendo clic en su encabezado y, a continuacin,


arrstrela hasta la ubicacin que desee. Tambin puede seleccionar varias columnas
contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicacin.

UNIDAD 2 - TABLAS 11
ACCESS 2010

Para agregar ms campos a la tabla, comience a escribir en la columna Haga clic para agregar en
la vista Hoja de datos o agregue nuevos campos mediante los comandos del grupo Agregar y
eliminar en la ficha Campos.

5.Edicin de Hojas de Datos

5.1. Qu es una hoja de datos?

La hoja de datos es el lugar donde se encuentran todos los datos correspondientes a una tabla en
particular.

Por eso, podemos decir que la cantidad de hojas de datos existentes es igual a la cantidad de
tablas.

5.2. Acceso a la hoja de datos

Simplemente, debemos hacer clic en el objeto Tablas y luego hacer doble clic en la tabla
seleccionada. De esa manera, podremos acceder a su hoja de datos correspondiente.

5.3. Navegacin en la hoja de datos

Dentro de la hoja de datos, puede navegar de dos maneras diferentes:

Desplazamiento con el teclado, a travs de las flechas;

Con la barra de desplazamiento.

5.3.1. Navegacin con el teclado

Navegar con las flechas del teclado es muy simple.

Con la flecha superior, nos desplazaremos hacia la celda inmediatamente superior.

Con la flecha inferior, nos desplazaremos hacia la celda inmediatamente inferior.

UNIDAD 2 - TABLAS 12
ACCESS 2010

Con la flecha derecha, nos desplazaremos hacia la celda siguiente.

Con la flecha izquierda, nos desplazaremos hacia la celda anterior.

Es decir, con las flechas de arriba y abajo, podemos cambiar de registro mantenindonos en el
mismo campo, mientras que con las flechas laterales, podemos cambiar de campo dentro de un
mismo registro.

5.3.2. Navegacin con la barra de desplazamiento

La barra de desplazamiento es una barra que se puede ubicar en el sector inferior izquierdo de la
base de datos. Permite un desplazamiento vertical.

En el texto, en el fondo blanco (en el ejemplo anterior, "1 de 1"), el primer nmero
representa en qu registro nos encontramos en este momento y el segundo nmero, a la
cantidad total de registros.

El primer botn, que incluye una flecha y una lnea vertical, permite un traslado automtico
hacia el primer registro.

El segundo botn (la flecha izquierda) provoca un desplazamiento hacia el registro


anterior.

El tercer botn (la flecha derecha) provoca un desplazamiento hacia el registro siguiente.

El cuarto botn (la lnea vertical y la flecha, en sentido contrario al primer botn) permite
un desplazamiento automtico hacia el ltimo registro.

El quinto botn (la flecha y el asterisco) permite la creacin de un nuevo registro.

5.4. Editar filas de datos

Sin embargo, a veces sucede que tras agregar los datos, uno descubre que se olvid algo o que
coloc datos de ms.

En esos casos, debemos colocar el mouse sobre la fila que queremos modificar. Pero no en
cualquier lugar, sino en el extremo izquierdo donde el color es gris. Al pasar el cursor por all,
descubrir que se transforma en una flecha: haga clic con el botn derecho y podr eliminar
registros, agregar nuevos, copiar, pegar, e incluso modificar el alto de la fila.

UNIDAD 2 - TABLAS 13
ACCESS 2010

Lo mismo sucede con las columnas. Para modificar un campo, debemos pasar el cursor por su
extremo superior, hacer clic con el botn derecho y seleccionar el tipo de edicin que
necesitemos:

UNIDAD 2 - TABLAS 14
ACCESS 2010

6.Modificar la Hoja de Datos

6.1. Modificar los datos contenidos

Al contrario que para modificar la tabla, para lo cual era necesario abrir la vista Diseo, para
modificar una hoja de datos, tendremos que abrir la hoja de datos haciendo clic en el objeto Tablas
y luego doble clic sobre la hoja que queremos modificar.

Una vez que accedimos a la hoja de datos, podremos modificarla con facilidad.

Para eliminar registros, debemos hacer clic en el extremo lateral izquierdo del registro y
seleccionar la opcin "Eliminar registro":

Si queremos agregar un registro nuevo, podremos hacerlo al final de la hoja. Tambin es posible
realizar la adicin haciendo clic en el extremo lateral izquierdo de cualquier registro (de la misma
manera que hemos visto previamente para eliminar un registro) y seleccionando la opcin "Nuevo
registro":

UNIDAD 2 - TABLAS 15
ACCESS 2010

Es importante recordar que, a diferencia de lo que sucede en otros programas de Microsoft, aqu
no es posible colocar el registro en un lugar especfico, sino que invariablemente deber ser
colocado al final de la tabla.

En el caso que deseemos modificar los datos que ya fueron cargados en la base de datos,
simplemente hay que cliquear en la celda que queremos modificar y generar los cambios que
buscamos.

6.2. Buscar un texto

El comando o funcionalidad Buscar es necesario cuando necesitamos encontrar determinada


palabra, oracin o fraccin de texto en un documento.

Para buscar debe ir al men Inicio y elegir el botn Buscar en el siguiente men:

UNIDAD 2 - TABLAS 16
ACCESS 2010

Acceder a la siguiente pantalla:

Debe cargar el texto a buscar en el casillero "Buscar" y realizar clic en "Buscar siguiente".

6.3. Buscar un texto y reemplazarlo por otro

Si adems de buscar una palabra desea que se reemplace por otra, debe realizar las mismas
acciones que las definidas para "Buscar", pero en el casillero que se encuentra en "Reemplazar",
debe escribir la palabra a reemplazar.

Debe cargar el texto a buscar en el casillero que dice "Buscar" y la palabra por la cual reemplazar
en "Reemplazar con".

En la siguiente figura, se puede observar un ejemplo: se reemplaza la palabra Buenos Aires del
texto por la abreviatura Bs. As.

UNIDAD 2 - TABLAS 17
ACCESS 2010

Luego de escribir la palabra que desea buscar y la que la reemplaza, puede realizar clic en

Reemplazar: en este caso, le ir preguntando cada vez que encuentra la palabra si desea
reemplazarla.

Reemplazar todos: este caso, se modificar todas las veces que aparezca la palabra
buscada.

UNIDAD 2 - TABLAS 18