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PLANO DE IMPLANTAO DO

SISTEMA ELETRNICO DE INFORMAES SEI

1. Introduo

Este documento apresenta o planejamento das etapas que devem ser seguidas para implantar
o Sistema Eletrnico de Informaes (SEI) na Enap. um pensar de forma sistmica,
considerando os riscos envolvidos na implantao do SEI. Abrange desde aspectos polticos e
culturais at questes tecnolgicas.

O uso de documentos e processos eletrnicos na Administrao Pblica inicia-se no final da


dcada de 1990 e intensifica-se a partir do ano 2.000.

Intensifica-se tambm, com isso, a preocupao geral com a segurana da informao e com a
legalidade dos atos e documentos eletrnicos, o que converge para o alcance do marco legal
do modelo brasileiro de certificao digital, estabelecido pela Medida Provisria n 2.200-2, de
24 de agosto de 2001. Esse normativo instituiu a Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira
ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos
em formato eletrnico, das aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas que utilizam
certificados digitais, bem como a realizao de transaes eletrnicas seguras. O Instituto
Nacional de Tecnologia da Informao (ITI) a Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil e
atua fortemente na disseminao do certificado digital e em aes para que o papel seja
substitudo pelos meios eletrnicos com validade jurdica, confiabilidade e autenticidade, alm
de promover a contnua evoluo e o crescimento dessa infraestrutura.

A verdadeira revoluo no cenrio nacional ocorreu com o Poder Judicirio promovendo, no


incio dos anos 2000, a informatizao do processo judicial e normatizando, com a publicao
da Lei n 11.419, de 19 de dezembro de 2006, a quebra do paradigma do papel no processo
judicial.

No Poder Executivo Federal surgiu, em 2012, o projeto Processo Eletrnico Nacional (PEN),
com o objetivo de desenvolver uma infraestrutura de processo administrativo eletrnico,
contemplando, inclusive, a entrega de software de processo eletrnico que atenda aos rgos
e entidades das esferas federal, estadual e municipal, incluindo outros Poderes. Antes de
iniciar o desenvolvimento de uma soluo, realizou-se uma consulta pblica com o objetivo de
identificar algum sistema informatizado que atendesse aos requisitos apontados pela equipe do
PEN. Vrios rgos enviaram contribuies indicando seus sistemas e entre eles, no mbito do
Poder Judicirio, foi apresentado o Sistema Eletrnico de Informaes (SEI), avaliado como
a soluo mais adequada aos objetivos do PEN.

O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4 regio, que compreende os
Estados do Paran, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, e foi concebido para cobrir a
necessidade que existia de um sistema eletrnico que atuasse na execuo de atividades
administrativas dos rgos daquela regio. Apesar do avano do Poder Judicirio na execuo
de suas atividades finalsticas por meios eletrnicos, as atividades-meio, que so fundamentais
para a sustentao de qualquer organizao, no contavam com um sistema informatizado que
as apoiasse at ento.

Aps a adoo do SEI pela equipe do PEN, alguns ajustes foram realizados com o objetivo de
adequar a ferramenta s especificidades dos rgos do Poder Executivo, j que o SEI foi
originalmente concebido para atender realidade do Poder Judicirio. Atualmente, o Ministrio

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do Planejamento, Oramento e Gesto, em parceria com outros rgos, objetiva compartilhar a
infraestrutura prevista no PEN com os rgos e entidades que tiverem interesse em trabalhar
com processos eletrnicos, bem como disponibilizar o SEI no Portal do Software Pblico
Brasileiro.

O SEI uma ferramenta que tem suporte produo, edio, assinatura e trmite de
processos e documentos, proporcionando desta forma, a virtualizao destes. Reduz o tempo
de realizao das atividades por permitir a atuao simultnea de vrias unidades em um
mesmo processo, ainda que distantes fisicamente. Apresenta-se como uma soluo flexvel
para ser adaptada realidade de rgos da Administrao Pblica Federal, independente dos
processos e fluxos de trabalho.

2. Implantao do SEI na Enap

Sero apresentados aspectos relacionados metodologia para a implantao do SEI, voltada a


definies estratgicas da organizao. Dizem respeito a aspectos organizacionais, a
processos de trabalho, a pessoas envolvidas no projeto, a infraestrutura e tecnologia,
comunicao, a aspectos legais da implantao e ao prprio plano de implantao.

A implantao do SEI na Enap foi uma deciso da alta administrao. uma ao prioritria e
estratgica com total apoio dos gestores, os quais tero a oportunidade de apresentar os
resultados e benefcios a serem alcanados e os prazos a serem cumpridos para a implantao
do sistema. Ficou definido, pela alta direo, que as reas de Gesto da Informao e do
Conhecimento (CGCON) e de Tecnologia da Informao (CGTI) conduziriam a implantao do
SEI e do projeto ENAP SEM PAPEL, com colaborao transversal das reas-meio e finalsticas
da Enap.

Vrias aes sero executadas para divulgar o apoio institucional do projeto:

A. Apresentao sobre processos eletrnicos na Enap pela Alta Administrao:


Agendar apresentao dos gestores da organizao com todos os servidores para
tornarem pblico a importncia do projeto para a instituio e registrar o convite a todos
para atuarem nesta ao prioritria para a organizao.
B. Aes de Endomarketing: Distribuir pelos instrumentos institucionais (e-mail e
intranet, vdeos e mensagens) que apresentem claramente o envolvimento da alta
administrao da instituio com o projeto em questo, destacando quo estratgica
esta ao para a Enap.
C. Formao de Multiplicadores: Sensibilizar servidores j comprometidos com a adoo
do SEI pela organizao, objetivando influenciar os demais para ampliar o apoio ao
processo de implantao.
D. Estratgia de Convencimento da Alta Administrao: Divulgar os principais
benefcios da implantao do SEI da Enap:
Acesso remoto por meio de microcomputadores, notebooks, tablets e
smartphones, o que possibilita que os usurios trabalhem a distncia;
Acesso de usurios externos que permite consultas e outras operaes
relacionadas a processos como, por exemplo, assinatura de contrato e outros
tipos de documentos;
Prticas inovadoras de trabalho, voltadas orientao a processos e ao
aumento da produtividade, que promovem o abandono do uso do papel;
Implantaes bem-sucedidas em outras organizaes;
Sistema intuitivo, estruturado e com boa navegabilidade e usabilidade;
Alta portabilidade, sendo 100% web e acessvel pelos principais navegadores
disponveis: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
Possibilidade de execuo em plataforma 100% software livre;
A soluo ofertada sem nus para a organizao.
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E. Publicao de Ato para Instituio do SEI na Enap: Por meio de instrumento
normativo que institui o SEI na Enap, a alta administrao determinar formalmente a
utilizao deste sistema para registro e acompanhamento de processos;

2.1 Alinhamento do SEI com a Enap

A implantao do SEI est totalmente alinhada com a misso da Enap e pode ser identificada
no Planejamento Estratgico ENAP 2012/2015, relacionada aos seguintes objetivos:

Aperfeioar o modelo de gesto com foco em processos de tomada de


deciso, comunicao, monitoramento e avaliao.

Uniformizar rotinas e melhorar a eficcia e eficincia da gesto da Escola.

Tambm, no PDTI 2014/2015 da Enap, constam como necessidades prioritrias o


mapeamento e a automao dos processos visando uniformizar rotinas e melhorar a eficcia
e eficincia da gesto da Escola.

O SEI est diretamente ligado ao Plano de Logstica Sustentvel (Enap Sustentvel) que tem
como objeto o desenvolvimento de projetos destinados implantao do Programa Agenda
Ambiental na Administrao Pblica A3P, visando a insero da varivel socioambiental no
dia-a-dia da Enap e na qualidade de vida no trabalho. Em termos prticos, a automatizao
dos processos na Enap eliminar ou reduzir drasticamente do uso do papel, otimizar as
rotinas de trabalho, favorecendo o trabalho colaborativo (gesto do conhecimento) e a
reduo de gastos (ambiente sustentvel).

Importante mencionar que, por meio da implementao do SEI, a gesto da informao e


prticas de gesto conhecimento sero desenvolvidas em paralelo, em um trabalho
colaborativo, e/ou incrementadas por meio da base do conhecimento dentro do prprio
sistema.

2.2 Previso Oramentria

Apesar de o sistema SEI no exigir custos para aquisio, caber Enap custear os demais
investimentos para a implantao do SEI na instituio. Tais investimentos possveis so,
principalmente, relativos :

Treinamento: para a capacitao dos servidores na ferramenta SEI;


Infraestrutura e Hospedagem: Investimentos em equipamentos e software podero
ser necessrios para viabilizar a implantao do SEI, caso a organizao venha a
hospedar esta soluo no seu ambiente operacional;
Suporte de TI: a contratao de analistas de suporte para garantir a estabilidade do
ambiente operacional e a atuao imediata para sanar qualquer irregularidade que surja
e possa comprometer o desempenho da aplicao.

2.3 Mapeamento e Otimizao de Processos: A Enap possui, em andamento, um projeto de


mapeamento de processos, que no servir de base para a implementao do SEI na Enap.
Ao contrrio, haver um redesenho nos fluxos dos processos, nas diferentes reas da Enap,
com uma lgica otimizada para o sistema eletrnico.

2.4 Etapas de Implantao do SEI na Enap

A partir de reunies com o Diretor de Gesto Interna (DGI) da Enap, definiu-se que a
implantao do SEI se dar entre fevereiro e agosto de 2015, com data oficial de incio da
utilizao do sistema SEI a ser definida, quando os novos processos da Enap devero ser
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tramitados exclusivamente pela nova ferramenta. A soluo em uso para registro e
acompanhamento de processos (CPROD), dever ser desativada, aps migrao dos dados
para o SEI e digitalizao dos processos.

A implantao dever ocorrer em 2 etapas:

(i) inicialmente, na data definida, a instituio passa a utilizar o SEI para novos
processos e digitalizao de processos em andamento; e
(ii) posteriormente ser realizada digitalizao do arquivo permante da Enap.

2.5 Aspectos Organizacionais

As organizaes necessitam inovar para acompanhar as evolues tecnolgicas que requerem


novas formas de trabalho e de trmite de informaes. O meio eletrnico o melhor canal para
transpor barreiras, melhorar a gesto nos processos de trabalho e otimizar resultados com
eficincia.

A. Mudana de cultura: Deve-se estimular os servidores da Enap ao uso do meio


eletrnico e que leve reduo do uso do papel. A organizao deve trabalhar em seu
ambiente interno, com o seu quadro permanente de servidores para incentiv-los
mudana.

B. Gesto de Mudanas: se houver resistncias ao processo eletrnico e ao uso de


sistemas deve-se, aos poucos, demonstrar as facilidades e os ganhos com a utilizao
do SEI. Os aspectos organizacionais e culturais so fundamentais para as efetivas
mudanas nos processos de trabalho.

C. Ferramentas para as Mudanas: o treinamento e formao so as ferramentas


frequentemente mais utilizadas para mudar o pensamento dominante na organizao.
Alm do treinamento para uso da ferramenta SEI, a Enap poder oferecer programas
de formao aos seus servidores em assuntos como: trabalho em equipe, qualidade e
administrao participativa, desenvolvimento organizacional.

D. Aes Indicadas para a Mudana

Indicar lder (que integraro o GT Enap Sem Papel) com o perfil adequado a este
tipo de processo. Ter que possuir um conjunto de competncias, entre as quais
merecem destaque, a experincia em situaes similares e grande capacidade de
liderana;
Fomentar o envolvimento de toda a organizao nos objetivos, devendo o gestor
promover a sua descentralizao, constituir uma equipe de mudana;
Inserir novos profissionais necessrios ao processo de mudana (GT Enap Sem
Papel). Os colaboradores no envolvidos diretamente neste tipo de ao tambm
podero ser uma importante condicionante no sucesso da mudana;
Divulgar as melhorias de desempenho processuais com o uso do SEI para motivar
as equipes e dar credibilidade externa ao projeto;
Criar condies necessrias mudana, para no depender excessivamente do
lder da equipe de mudana nas atividades dirias.

2.6 O Apoio da Alta Administrao no Processo de Mudana

O manifesto apoio da alta administrao da Enap tambm ajuda a superar a resistncia


mudana, j que envolver todas as reas e recursos humanos sero realocados e/ou
solicitados para trabalhar no projeto.

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3. Processos

Analisar os processos da organizao de fundamental importncia na busca de maior


efetividade no uso do SEI.

3.1 Delimitao do Escopo

Todos os processos administrativos (rea-meio e rea-fim) da Enap sero tramitados pelo SEI.

Ser necessria a definio do escopo para o piloto, determinando quais processos sero
inicialmente contemplados, nas reas, assim como os prazos a serem cumpridos.

Deve-se optar, inicialmente, por processos que permitam obter ganhos rpidos e acelerar a
reduo de custos, o que auxiliar no convencimento e sensibilizao dos servidores sobre a
relevncia da implantao em andamento.

3.2 Diagnstico e Identificao dos Fluxos de Trabalho, nas reas da Enap

Nesta etapa, os participantes do GT Enap Sem Papel identificaro os processos


administrativos existentes nas diferentes reas da Enap e se h necessidade de melhorias nos
fluxos de trabalho, traduzidos para o meio eletrnico. importante identificar os processos de
trabalho e os produtos obtidos em cada etapa, o que permitir uma viso geral dos processos
da organizao para um posterior diagnstico. Isso indicar os pontos passveis de ajuste e
permitir o redesenho mais adequado dos fluxos de trabalho da organizao, que constitui fase
preparatria para a implantao do SEI.

3.3 Otimizao dos Processos

O redesenho otimizado dos processos administrativos faz parte da etapa inicial de implantao
do SEI na organizao. Poder implicar na retirada e/ou insero de artefatos produzidos pelos
processos, de acordo com as otimizaes propostas, assim como em ajustes daquelas
unidades administrativas pelas quais os fluxos de trabalho seguiro.

Serviro como parmetros para buscar a melhoria e a agilidade dos processos que esto em
fase de otimizao:

eliminao de atividades relacionadas ao papel, como: recepo, registro, trmite,


carimbo, cpia;
eliminao de trmites em nveis hierrquicos desnecessrios;
recepo e envio eletrnico de documentos de atores externos;
redistribuio da fora de trabalho com a virtualizao do trabalho;
acompanhamento online pelos interessados no processo;
eliminao de outros sistemas e mecanismos de controle, como a utilizao de
vrios sistemas departamentais ou planilhas para controlar o andamento de
processos.

3.4 Reviso dos Procedimentos de Gesto Documental da Enap

A partir do redesenho otimizado dos processos de trabalho da organizao envolvidos na


implantao do SEI, deve-se buscar reviso dos procedimentos relacionados a cada processo,
de forma a adequ-los nova rotina de trabalho, que estar em vigor aps a implantao do
SEI. Os procedimentos revisados iro gerar impactos nas atividades de gesto documental da
organizao, que necessitaro de adaptaes para se adequar nova forma de trabalho.
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A gesto documental na Enap deve se preocupar tanto com os documentos digitais quanto em
papel e/ou outras mdias, e buscar estratgias de trabalho que permitam o tratamento da
informao independente do seu suporte.

importante, ainda, prever mecanismo de contingncia para quando o sistema estiver


indisponvel e, logo, impossibilitado de ser acessado. Definir modelos de formulrio ou
similares, no digitais ou digitais, so recursos alternativos que podem ser adotados,
excepcionalmente, nestas situaes.

4. Pessoas

As organizaes precisam ter estratgias claras e sustentadas por uma gesto participativa
para acompanhar as evolues ocorridas nas formas de trabalho, em seus processos e nas
relaes entre instituies e servidores.

A participao de TODOS nesse processo de mudana fundamental para o sucesso das


aes que venham a trazer alguma inovao nos processos de trabalho. Um cenrio ideal de
evoluo da gesto pblica pressupe o compartilhamento de solues e lies
aprendidas. Neste contexto, as pessoas fazem toda a diferena.

4.1 Equipes de Trabalho

As equipes de trabalho sero fundamentais no estmulo e no compartilhamento de


conhecimento sobre o uso dos meios eletrnicos. Os perfis para compor a equipe de trabalho
de implantao do SEI so os seguintes:

a) Gestor de Implantao: conduzir a implantao, como lder da equipe;

b) Profissional de Negcio: responder pelo acompanhamento e esclarecimento sobre as


regras de negcio e gesto documental;

c) Profissional Tcnico: responder pelo acompanhamento e esclarecimento sobre


questes de Tecnologia da Informao e Comunicao, relacionadas a infraestrutura e
prpria aplicao;

d) Profissionais de processos e agentes de mudanas: respondero pelo mapeamento e


otimizao de processos das reas envolvidas, e pela motivao dos servidores ao uso do
meio eletrnico nas suas atividades do dia-a-dia.

A quantidade de profissionais envolvidos na implantao do SEI depender da quantidade de


processos de trabalho a adotar o SEI como ferramenta de registro e acompanhamento de
processos eletrnicos. Todos os profissionais envolvidos devero ter domnio dos processos
internos da instituio, uma vez que o SEI uma ferramenta flexvel em relao ao fluxo de
trabalho.

Para definir a equipe de trabalho, prope-se instituir um Grupo de Trabalho, formalizado por
meio de portaria, com o objetivo de definir estratgias para a implantao e monitorar as aes
desenvolvidas pela equipe de trabalho, alinhadas misso e viso da organizao.

O modelo de governana do SEI a ser adotado na Enap pode ser assim visualizada:

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Grupo de
Trabalho
ENAP SEM
PAPEL

Equipe Arquivo
/ Protocolo da
Enap

CGCE:
endomarketing,
comunicao e
divulgao

Equipe de
Gerente treinamento e
Substituto suporte aos
usurios

Apoio
administrativo

Equipe
Reprografia
Parceiros: TRF4,
SLTI/MP e Diretoria de
ColabSEI Gesto Interna Projeto Enap
(DGI) Sustentvel
Gerente do
Alta Direo e
Projeto Secretaria
Diretoria de Escolar e
Comunicao e Reprografia
Pesquisa (DCP)

Equipe da CGTI
(parametriza
o, suporte e
desenvolviment
Gerente de TI o)

Colaboradores
Externos Help Desk
(se necessrio)

4.2 Treinamento e Desenvolvimento

O treinamento no Sistema SEI envolve uma aprendizagem relacionada tarefa rotineira do


servidor. Um dos motivos de escolha do SEI a facilidade de uso e aprendizado. Em poucas
horas o usurio j estar apto a usar as funcionalidades constantes no perfil bsico de
permisso. O desenvolvimento consiste no aprendizado constante do indivduo com o uso
contnuo do SEI, usufruindo de todas as facilidades que a ferramenta possibilita.
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Os treinamentos de uso do SEI sero feitos a usurios com perfil bsico, e aos gestores do
sistema, com perfil de administrador.

Treinamento em Servio (TES): o treinamento no SEI realizado no prprio ambiente de


trabalho do servidor atual ou futuro destinado aquisio de conhecimentos prticos e/ou
desenvolvimento de habilidades especficas. Esse tipo de treinamento, tambm chamado de
operao assistida pode ocorrer antes da implantao do SEI, durante o processo ou ps-
processo de implantao. um treinamento continuado, indicado para aproximar ao mximo
do ambiente de trabalho.

Treinamento Presencial: Trata-se do treinamento realizado com a presena fsica de instrutor


com domnio no SEI, cujo objetivo qualificar, reciclar, atualizar e/ou aperfeioar o
desempenho dos participantes. Poder ocorrer em salas de aula, auditrios ou laboratrios de
informtica, reunindo servidores de vrias reas da Enap. As vantagens do Treinamento
Presencial no SEI so: proximidade do instrutor e do colaborador da Enap, favorecendo troca
permanente de informaes e "feedback"; possibilidade de aprofundamento do assunto; maior
interao, e possibilidade de criao de redes de relacionamento.

Treinamento Distncia: o tipo de treinamento no SEI que utiliza meios de comunicao


para promover a interao entre instrutor e aluno, e transmitir os contedos educativos, com
apoio dos vdeos de ajuda j disponveis no SEI.

Visita Tcnica: So visitas realizadas a outros setores dentro da prpria organizao ou em


outra com o objetivo principal de observar diretamente o funcionamento do SEI em um
determinado processo de trabalho. As principais vantagens so o baixo custo, se realizada em
locais prximos; e a criao de parcerias e possibilidade de compartilhamento de boas prticas.

Reunies Informativas: Sero realizadas periodicamente, conforme a necessidade, a fim de


atualizar os servidores (e as chefias) sobre os assuntos pertinentes s suas reas,
contemplando questes relacionadas ao uso do SEI. As principais vantagens so: baixo custo;
contato direto entre informante e informado, evitando-se rudos na comunicao; e favorece a
interao entre servidores e chefias.

Encontros de Disseminao de Treinamento: Tm como objetivo divulgar o conhecimento


adquirido por servidores que participaram de treinamento sobre o SEI. As principais vantagens:
reduo do custo do treinamento por meio do efeito multiplicador do conhecimento adquirido; e
criao de compromissos do colaborador da Enap com a capacitao da sua equipe de
trabalho.

4.3 Sensibilizao

A sensibilizao ser iniciada com a alta administrao defendendo a implantao do SEI e


incentivando a reduo do uso do papel no trmite processual. Buscaremos apoio nos que so
favorveis ao uso do meio eletrnico para disseminar conhecimentos e sensibilizar os que
esto neutros, ou pessimistas, para criao de sinergia positiva na implantao do processo
eletrnico na organizao. O papel dos multiplicadores do GT Enap Sem Papel nesta atividade
de fundamental importncia para o sucesso desta ao.

5. Infraestrutura e Tecnologia

Uma das etapas para a implantao do SEI na organizao a preparao e a disponibilizao


da infraestrutura de Tecnologia da Informao (TI) necessria para prover o ambiente
operacional que ir suportar a soluo SEI implantada na instituio. Sendo assim, o cenrio

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tecnolgico contemplando servidores, sistemas operacionais, banco de dados, dispositivos e
outros softwares e hardwares, alm dos procedimentos relacionados, dever ser projetado para
que todos os elementos essenciais implantao do SEI sejam providenciados e configurados
em prazo adequado para atender ao cronograma definido. Isso ficar sob responsabilidade do
Gerente da TI da Enap.

Essa etapa carece de melhor definio, o que ocorrer com o detalhamento do projeto e das
necessidades de TI, principalmente, adequao do ambiente computacional.

Mais informaes sobre a infraestrutura tecnolgica esto no Manual de Instalao do SEI, no


Ambiente Colaborativo ColabSEI (https://processoeletronico.gov.br/) documento dirigido aos
profissionais de TI responsveis pela instalao e configurao do sistema, cujo objetivo
descrever os passos necessrios para realizar a instalao dos principais componentes do SEI
em um ambiente preliminar.

6. Comunicao

Outra ao importante do processo a elaborao de um Plano de Endomarketing (do projeto


intitulado ENAP SEM PAPEL) para a comunicao interna na Enap como meio de divulgar os
benefcios e resultados com o uso do SEI, alm de mitigar as resistncias e sanar as possveis
dvidas a respeito do sistema.

6.1 Comunicao Interna

A comunicao interna engloba todas as prticas e processos comunicativos de uma


determinada organizao com o seu pblico interno. So prticas para divulgao do uso do
SEI que podero ser utilizadas para compor o plano de comunicao que objetivar fortalecer o
endomarketing da organizao:

criao do site Enap Sem Papel, para a comunicao interna e externa, de todas as
etapas do SEI, procedimentos, manuais e vdeos, cronograma de treinamento,
resultados alcanados, etc;
divulgao na intranet da organizao do uso do SEI no trmite processual para que
haja aceitao do seu pblico interno;
a utilizao de newsletter nas campanhas internas de divulgao do SEI com
indicadores sobre ganhos com o uso do sistema;
jornal interno, realizando pesquisas de satisfao e clima interno para tomar
conhecimento da imagem que a organizao possui na cabea de seus colaboradores;
participao dos servidores nas criaes de campanhas internas que envolvam o uso
do SEI uso de suas imagens, depoimentos;
reforar a ideia de que todos so capazes de superar as possveis dificuldades de
substituir o uso do papel pelo o uso do meio eletrnico.

6.2 Comunicao Externa

A comunicao externa faz parte do plano de comunicao e envolve aes de divulgao


sobre a experincia de uso do SEI na organizao e os ganhos obtidos no trmite processual,
em formato eletrnico. Essa divulgao importante para promover uma boa visibilidade da
Enap perante as demais organizaes, uma vez que tornar conhecida a iniciativa de
modernizao e melhoria da gesto pblica. Como exemplo:

Divulgao no portal da Enap e em portais de notcia dos resultados alcanados;


Participao ativa no ambiente colaborativo de desenvolvimento do SEI (ColabSei).
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7. Aspectos Legais

Alguns aspectos legais foram considerados para oferecer maior segurana jurdica Enap, que
optou pela adoo do sistema SEI.

7.1 Termo de Adeso

O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto o coordenador do projeto Processo


Eletrnico Nacional (PEN) e no mbito deste projeto foi prevista a disponibilizao do SEI, cuja
cesso ocorre mediante a assinatura de um termo de adeso, com o objetivo de garantir que o
software seja implantado e utilizado conforme previsto em sua licena de uso.

7.2 Normativo para Instituio do SEI

A Enap expedir normativos que regulem a implantao e utilizao do SEI em seu mbito, o
que dar legitimidade ao processo de adoo dos documentos digitais com a implantao do
SEI, facilitar a internalizao da nova ferramenta pelos servidores e auxiliar na busca de
apoio interno e externo.

Associada ao de formalizao do SEI, podero ocorrer iniciativas de divulgao do projeto


pela Alta Direo da Enap, apresentando-o como prioritrio para a instituio.

7.2.1 Adequao s Normas Existentes

Devem ser observados os normativos aos quais a Enap est subordinada e que devero ser
considerados para implantao e funcionamento do SEI. As regras estabelecidas nessas
normas devero ser incorporadas ao Sistema Eletrnico de Informaes e s rotinas de
trabalho da organizao, a fim de promover efetivamente melhorias na gesto da informao,
alinhadas aos requisitos legais vigentes. A seguir, alguns temas cujos normativos devero ser
considerados para a implantao do SEI na Enap:

7.2.2 Portarias de Protocolo (Comunicaes Administrativas)

Portaria Normativa SLTI/MP n 5, de 19 de dezembro de 2002: dispe sobre os


procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da
Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de
Servios Gerais - SISG.
Portaria SLTI/MP n 3, de 16 de maio de 2003: orienta os rgos da Presidncia da
Repblica, Ministrios, autarquias e fundaes integrantes do Sistema de Servios
Gerais - SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes
Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos.
Portaria SLTI/MP n 12, de 23 de novembro de 2009: altera a Portaria Normativa n 5,
de 19 de dezembro de 2002, que dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao
de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG.

7.2.3 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)

Resoluo n 7: dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no


mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
Resoluo n 14: aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de
maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo
para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os
arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela
10
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as
Atividades-Meio da Administrao Pblica.
Resoluo n 32: dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-
ARQ Brasil.
Resoluo n 35: altera o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica: Atividades-Meio e na Tabela Bsica de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica, aprovados pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.

7.2.4 Certificao Digital

Medida Provisria n 2.200-2, de 24 de agosto de 2001: institui a Infraestrutura de


Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia
da Informao em autarquia, e d outras providncias.

7.2.5 Digitalizao

Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012: dispe sobre a elaborao e o arquivamento de


documentos em meios eletromagnticos.

7.2.6 Lei de Acesso Informao

Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011: regula o acesso a informaes previsto no


inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da
Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei
no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de
1991; e d outras providncias.
Decreto n 7.724, de 16 de maio de 2012: regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de
novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII
do caput do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio.

7.2.7 Documentos Sigilosos

Decreto n 7.845, de 14 de novembro de 2012: regulamenta procedimentos para


credenciamento de segurana e tratamento de informao classificada em qualquer
grau de sigilo, e dispe sobre o Ncleo de Segurana e Credenciamento.

8. Plano de Implantao do SEI

Alinhado s diretrizes estabelecidas e com base no escopo definido de processos da instituio


para o projeto de implantao do SEI, o presente Plano de Implantao detalha as atividades
necessrias para disponibilizao do SEI na Enap, buscando garantir funcionamento adequado
e estvel desta soluo no ambiente da instituio.

8.1 Implantao do Piloto

A definio de um piloto para a implantao do SEI na Enap permitir observar falhas que
podero ser ajustadas para a fase de implantao do SEI na organizao.

O escopo do piloto ser definido pelo GT Enap Sem Papel, em funo das tarefas
desenvolvidas nas diferentes reas da Enap. Ser selecionado 1 (um) tipo de processo em
cada rea representada da Enap.
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O registro das informaes obtidas com a implantao do piloto servir de referncia para
ajustar o cronograma de implantao do SEI na instituio.

8.2 Configurao e Parametrizao do SEI

O SEI exige, para seu funcionamento, a instalao do Sistema de Permisses (SIP), um


sistema que gerencia rgos, unidades, usurios, hierarquias, sistemas e permisses para os
usurios que sero utilizados pelo SEI.

Para incio do funcionamento do SEI e do SIP, ser necessrio configurar tais sistemas e
parametrizar algumas informaes prprias da Enap, como: sigla da organizao, pgina de
autenticao, nome do sistema a ser utilizado no ttulo das janelas, endereo das unidades
administrativas, estruturao da hierarquia organizacional, cdigo de classificao documental.
Mais informaes podem ser encontradas no Manual de Instalao do SEI e no Manual do
Administrador SEI (https://processoeletronico.gov.br/).

Essa etapa inclui a carga inicial de dados no SEI com o objetivo de inserir informaes e
configurar as tabelas essenciais deste sistema relativas a unidades, usurios, assuntos,
hipteses legais de sigilo, tipos de documento, tipos de processo e nveis de acesso permitido.
O roteiro completo est previsto no Manual para Carga Inicial de Dados no SEI.

Ainda nessa etapa, cada servidor que utilizar o SEI dever ter seu usurio SEI associado
permisso adequada, j que, logo aps a carga inicial citada, todos os usurios tero apenas a
permisso bsica atribuda.

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8.3 Cronograma de Implantao

A seguir so apresentadas as principais atividades a serem previstas em cada fase para


implantao do SEI na Enap.

Fev 2015 a Set 2015

Cronograma de Atividades da Meses 2015


FASE 1 Fev Mar Abr Maio Jun Jul Ago Set
Elaborao e assinatura do
Acordo de Cooperao Tcnica
com MP e TRF4
Planejar implantao
Definir equipe de implantao
Definir escopo do piloto
Divulgar iniciativa para servidores
Preparar infraestrutura
tecnolgica
Instalar o SEI
Treinar equipe de suporte ao SEI
Revisar fluxos de trabalho
Configurar e parametrizar o SEI
Treinar multiplicadores (GT Enap
Sem Papel) e testar diferentes
processos no ambiente de
provisionamento (piloto)
Ajustar cronograma conforme
resultados do piloto
Disponibilizar ambiente de
produo do SEI para uso
Publicar ato normativo de
instituio do SEI
Realizar treinamento com
TODOS os usurios
Disponibilizar e manter atualizado
a pgina na Internet do projeto
Enap Sem Papel
Acompanhar a criao das Bases
de Conhecimento nas
coordenaes da Enap, e Avaliar
implantao do SEI

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8.5 Riscos e Aes Preventivas e Contingenciais:

Riscos Aes Preventivas e Contingenciais


Resistncia / no 1) Manter aes relacionadas motivao ao uso do meio eletrnico para que
aceitao dos no voltem a usar o papel;
usurios na utilizao 2) Demonstrar as facilidades e os ganhos com a utilizao do SEI;
do SEI e na adoo do 3) Capacitar multiplicadores, como lderes, para motivar todos na unidade em
processo eletrnico que esteja desempenhando as suas atividades;
4) Constituir uma equipe de mudana;
No envolvimento 5) Realizar treinamento e formao de todos os servidores da Enap;
total dos servidores 6) Obter apoio da alta administrao no processo de
nas aes ao convencimento/sensibilizao e para uma efetiva mudana de cultura
processo de organizacional;
implantao do SEI 7) Estimular aprendizado constante dos servidores com o uso contnuo do
(Falta de motivao) SEI;
8) Aplicar lies aprendidas de outras organizaes na implantao do SEI
na Enap.
Falta de oramento 1) Prever a implantao na previso oramentria da organizao, alinhada
ao PDTI;
2) Utilizar ferramentas j existentes para treinamentos, divulgao,
mapeamento dos processos, infraestrutura e assuntos relacionados TI;
3) Buscar parcerias externas por meio de convnios e acordos de cooperao
Riscos com a falta de 1)Redesenhar os processos administrativos de trabalho para o meio
clareza no eletrnico, otimizando, de forma a no se prender a realidade do fluxo com o
mapeamento dos uso do papel.
processos
Falta de normativos 1) Desenvolver normativos internos que ajudem no processo de mudana e
norteadores das aceitao;
novas formas de 2) Divulgar amplamente os normativos criados;
trabalho 3) Reforar conceitos contidos em normativos j em vigor para a rea de
comunicaes administrativas, relacionando com o uso da TI.
Falta de equipe 1) Buscar servidores de TI positivos mudana e que esto em setores
tcnica ou quadro diversos;
reduzido de TI 2) Realizar concurso para ampliao do quadro tcnico de TI;
3) Selecionar servidores com conhecimento de gesto para liderar.
No priorizao da 1) Obter apoio da alta administrao no processo de
implantao do SEI convencimento/sensibilizao das equipes, inclusive a de TI quanto
pelas reas priorizao da implantao do SEI como ao estratgica;
interessadas. 2) Demonstrar as facilidades da ferramenta e a pouca necessidade de
Resistncia da equipe suporte, pois o SEI j tem maturidade suficiente para no requerer
de TI intervenes no cdigo-fonte;
Inadequao da 1) Maximizar o aproveitamento da infraestrutura tecnolgica j existente na
infraestrutura organizao;
tecnolgica 2) CGTI prever oramento para a aquisio de novos equipamentos e
(equipamentos e softwares.
softwares)
Falta de comunicao 1) Realizar aes de endomarketing para melhoria da comunicao interna;
interna e externa 2) Adotar ferramentas j existentes para melhoria da comunicao;
3) Criar novas ferramentas para melhoria da comunicao (web site);
4)Realizar aes que visem demonstrar os ganhos e sua capacidade de
inovar perante as demais organizaes;
5) Participar de eventos relacionados ao uso de meio eletrnico na melhoria
da gesto.
6) Envolver a equipe da CGCE para melhorar a comunicao da organizao,
elaborar e seguir o plano de comunicao;

Vale ressaltar que, se as aes previstas no plano de implantao no forem devidamente


executadas, alguns danos de mdio e alto impacto comprometero o projeto na Enap, a saber:
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Impossibilidade de realizao da implantao do SEI, a implantao com restries ou a
descontinuidade do sistema;
Possveis perdas e inconsistncias de dados, de acordo com as peculiaridades de cada
sistema;
Retorno cultura de uso do papel;
Descontinuidade da implantao do SEI;
Permanncia de tramitao de documentos hbridos mesmo aps a total implantao do
SEI;
Otimizao de fluxos de trabalho no alcanada com o uso do SEI pela Enap.

9. Fontes consultadas:

Sistema Eletrnico de Informaes: Metodologia de Implantao. Verso 1.0. Ministrio do


Planejamento, Oramento e Gesto. 2014
WEBSITE CADE SEM PAPEL. Disponvel em http://www.cade.gov.br:8081/sempapel/. Acesso
em 26/02/2015

10. Encaminhamento

Braslia, de 2015.

Aprovo este Plano de Implantao em suas especificaes, prazos e justificativas,


considerando as informaes tcnicas nele existentes.

______________________________________
Cassiano de Souza Alves
Diretor de Gesto Interna

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