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MANUAL

CONTABLE

COOPECAF
OBJETIVO:

Proporcionar las herramientas para implementar los registros contables que sirvan
de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo
legal, scal y nanciero en el pas.

Por qu es importante
tener conocimientos
bsicos de
administracin
nanciera?

Un manual contable facilita los procedimientos


especcos para su contabilizacin y ayuda al
departamento contable a la preparacin de los
estados nancieros.

De esta forma la alta direccin de las


organizaciones cuentan con informacin
contable-nanciera consistente para el
cumplimiento de sus obligaciones legales y
scales y para la toma de decisiones estratgicas.

1. COOPECAFE Manual Contable


TABLA DE CONTENIDO Pag.

Introduccin 4

Seccin 1: Objetivos 5

Seccin 2: Normas de la Organizacin 6

Seccin 3: Estados Financieros de Acuerdos a NIIF


Estados Financieros de Entidades con Propsitos
No Lucrativos

Aspectos Generales
Estado de Posicin Financiera
Normas de Presentacin
Clasicacin de Activos y Pasivos
Clasicacin del Patrimonio Contable
Estado de Actividades 6
Normas de Presentacin
Clasicacin y Estructura del Estado de Actividades
Cambio Neto en el Patrimonio Contable no Restringido
Sub-Clasicacin de los Ingresos,
Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos
Fundamentos
Criterios de Reconocimiento
Estado de Flujos de Efectivo
Contabilidad de Fondos

Seccin 4: Contabilidad por Centro de Costos

Introduccin
Caractersticas
Objetivos 14
Ventajas y Desventajas de la Contabilidad
por los Costos y Gastos
Clasicacin de Costos y Gastos
Centros de Costo

COOPACAFE Manual Contable 2.


TABLA DE CONTENIDO Pag.

Seccin 5: Catlogo de Cuentas 16

Seccin 6: Descripcin de Uso


y Manejo de las Cuentas

111. Caja y Bancos


112 Cuentas por Cobrar
114 Inventarios
122 Depreciacin Acumulada
21 Pasivo Corriente 19
22 Pasivo No Corriente
211 Pasivo Contingente (Prestaciones Laborales)
3 Patrimonio y Reservas
4 Ingresos
5 Costos

6 Gastos 25

Costos Fijos 25

Costos Variables

Condiciones que un Costo Fijo Puede Ser Variable 26


Punto de Equilibrio

Seccin 7: Informes Financieros para


el Consejo Directivo, Acreedores y
Agencias Cooperantes

Estado de Situacin Financiera


Estado de Actividades 28
Estado de Flujos de Efectivo
Ejecucin Presupuestaria

Seccin 8: Mantenimiento del Manual 32

3. COOPECAFE Manual Contable


INTRODUCCIN

El propsito del presente Manual Contable Un manual contable como el presente, facilita
de COOPECAFE previamente autorizado los procedimientos especcos para su
por la Junta Directiva y conforme a lo contabilizacin y ayuda al departamento
requerido por el control interno, es contable a la preparacin del producto nal que
proporcionar al personal de la son los Estados Financieros, por lo tanto de esta
organizacin las herramientas forma el departamento de contabilidad as
para que puedan como la Junta Directiva deben tener la claridad
implementar los registros de entregar y obtener los estados nancieros y
contables que sirvan de reportes nancieros que sean necesarios, a n
base para una de evitar duplicidad de esfuerzos y
contabilidad llevada de entendimientos en relacin a la informacin
acuerdo a las normativas nanciera.
vigentes en lo legal y
nanciero en el pas.

EL PRESENTE MANUAL SE ENCUENTRA DIVIDIDO EN LAS SIGUIENTES SECCIONES:


Seccin 1 Objetivos
Seccin 2 Normas
Seccin 3 Estados Financieros de acuerdo a Normas Internacionales de
Informacin Financiera.
Seccin 4 Contabilidad centros de costos
Seccin 5 Catlogo de cuentas
Seccin 6 Descripcin de uso y manejo de las cuentas
Seccin 7 Informes nancieros para el Consejo Directivo, acreedores,
proveedores y agencias donantes
Seccin 8 Mantenimiento del manual

El presente manual proporciona los lineamientos para preparar la informacin contable de acuerdo a
Normas Internacionales de Informacin Financiera especialmente en lo que se reere a presentacin,
reconocimiento, medicin y revelacin para que la administracin tenga el control interno.

COOPACAFE Manual Contable 4.


El control interno: es un proceso efectuado por destinados a mejorar la eciencia operativa y
el Junta Directiva o el consejo directivo, la asegurar el cumplimiento de las polticas de la
Direccin y el resto del personal, diseado con Asociacin. El control interno es una expresin
el objeto de proporcionar un grado de utilizada con el objeto de describir todas las
seguridad razonable en cuanto a la consecucin medidas adoptadas por la direccin superior
de objetivos, dentro de las siguientes para dirigir y controlar las operaciones
categoras: sustantivas y de apoyo en los organismos a su
cargo.
Ecacia y eciencia de las operaciones
Flabilidad de la informacin nanciera y La esencia del control interno est en las
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las
operaciones. Dichas medidas incluyen corregir
El concepto de control interno no slo se reere las deciencias y mejorar las operaciones, para
a temas nancieros, contables y a la custodia de que estn de conformidad con las normas
los activos, sino que incluye controles prescritas y con los objetivos planteados.

SECCIN 1: OBJETIVOS

1 Denir los reportes y estados nancieros que sern analizados por la junta directiva, evitando
de esta forma que el departamento contable duplique esfuerzos en preparar otros informes
que no son requeridos pero que son preparados por el departamento contable con la
justicacin de que Son preparados por aquello de que los pidan

2 Denir los reportes que se necesitan en la junta directiva o consejo directivo, evitando de esta
forma prdida de tiempo en buscar informacin que nunca ha sido preparado por el
departamento contable.

3 Facilitar al departamento contable en disear y preparar un catlogo de cuentas que se ajuste


a las operaciones de la asociacin. Este catlogo de cuentas debera tener la distribucin por
centros de costos, gastos, ingresos, pasivos, capital y reservas.

4 Proporcionar a los encargados de contabilidad reglas aprobadas en los

5 Denir cuales estados nancieros y reportes contables deben imprimirse mensualmente,


trimestralmente y anualmente para el anlisis interno y externo.

6 Establecer un sistema contable que permita el control y manejo de los recursos de


COOPECAFE

5. COOPECAFE Manual Contable


SECCIN 2: NORMAS DE LA ORGANIZACIN

1 El contador es el responsable de llevar a cabo los registros contables y de presentar los


Estados Financieros en el plazo de quince das hbiles siguientes al mes vencido.

2 El gerente nanciero supervisar las operaciones del departamento contable y vericar que
se cumplan con los procedimientos denidos.

3 El gerente nanciero es el responsable de presentar los estados nancieros con el respectivo


anlisis a la junta directiva o consejo directivo.

SECCIN 3:
ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A ANIIF
ESTADOS FINANCIEROS DE ENTIDADES CON PROPSITOS NO LUCRATIVOS

El cambio experimentado a nivel mundial para obligatorio para los 7.000 grupos cotizados en
la aplicacin de las Normas Internacionales de la Unin Europea para el ejercicio contable
Informacin Financiera (NIIF) anteriormente 2005.
denominadas Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC) constituye el desarrollo Lejos de la Unin Europea, existe un
ms signicativo llevado nunca a cabo en el signicativo nmero de regiones, tales como
mbito de la contabilidad. Australia, Rusia y Oriente Medio que tambin
estn adoptando las NIIF; junto con otros pases
La Comisin Europea ha adoptado las NIIF (un como Estados Unidos, Canad o innumerables
cuerpo normativo de elevada calidad, pases de Centro y Sudamrica donde se van
comprensible y obligatorio) con carcter incorporando paulatinamente.

COOPACAFE Manual Contable 6


Las Normas Internacionales de Contabilidad Estos principios continan su rpida evolucin
(NIC/NIIF) estn transformndose en los como resultado del proyecto de convergencia
principios de contabilidad nanciera ms con las normas contables de Estados Unidos y
ampliamente aceptados en el mundo. por la necesidad de cubrir y dar soluciones a
Alrededor de 100 pases han adoptado las NICs nuevos tpicos y operaciones de empresas.
para la preparacin y presentacin de
informacin contable. A partir de 2005 ms de La denicin de entidad con propsitos no
7.000 empresas de la unin Europea deben lucrativos propuesta por las Normas
reportar sus estados nancieros en Internacionales de Informacin Financiera (NIIF)
conformidad con las NICs. Australia, Canad, denen que estas entidades tienen
China, Japn, Rusia y otros pases del Medio principalmente nes de benecio social.
Oriente estn adoptando las NICs o tienen Algunas opiniones mencionaron que al hacer
planes para ajustar sus normas contables esta aseveracin se estaba dejando fuera a los
locales a las normas internacionales. El Comit sindicatos, cmaras de comercio y colegios
de Normas internacionales de Contabilidad profesionales.
(IASB) y el Comit de Normas Contables de los
Estados Unidos (FASB) han alcanzado el Sin embargo, con la nalidad de que la norma
compromiso de hacer sus principios contables sea clara las Normas Internacionales de
compatibles y llegar a la convergencia de sus Informacin Financiera decidieron modicar la
normas contables, una muestra ms de la redaccin para establecer que estas entidades
importancia de las NICs. Como resultado de su tienen carcter social y ampliar el nmero de
aceptacin internacional en los aos futuros ejemplos provistos incluyendo a los sindicatos,
miles de empresas de todo el mundo colegios profesionales y a las entidades con
prepararn la contabilidad de conformidad con actividades artsticas, culturales y cientcas, etc.
estas NICs.

ASPECTOS GENERALES

De acuerdo con las NIIF, los estados nancieros bsicos


que las entidades con propsitos no lucrativos deben
presentar son:

a. Estado de posicin nanciera,

b. Estado de actividades, y

c. Estados de ujo de efectivo.

d. Las notas a los estados nancieros


son parte integrante de los mismos.

7. COOPECAFE Manual Contable


b. Su posicin nanciera; el
monto y naturaleza de sus
activos, pasivos y patrimonio
contable;

c. Los efectos de las


operaciones que modican
el monto y la naturaleza de
sus activos netos;

d. El monto y tipo de sus ujos


de efectivo de entrada y de
salida durante el periodo y la
relacin entre ellos;

e. El desempeo nanciero de
su administracin; y

El propsito de los estados nancieros bsicos y f. La forma en que la entidad obtiene y aplica
sus notas es proveer al usuario general recursos; obtiene y paga sus
informacin sobre las entidades con propsitos nanciamientos, as como otros factores que
no lucrativos respecto a: puedan afectar su liquidez.

Los estados nancieros y sus notas deben


a. Su capacidad para: mantener su patrimonio,
determinarse con base en las Normas de
continuar como negocio en marcha y lograr Informacin Financiera, salvo en los casos en
los nes sociales para los cuales fue creada; que el alcance de una de ellas se excepte su
aplicacin.

ESTADO DE POSICIN FINANCIERA

El estado de posicin nanciera es un estado nanciero que muestra informacin relativa a


una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones de una entidad; presenta los
activos en orden de su disponibilidad, mostrando sus restricciones; los pasivos atendiendo
a su exigibilidad, revelando sus riegos financieros; as como, el patrimonio contable
clasicado en no restringido, temporalmente restringido y/o permanentemente restringido.

El estado de posicin nanciera proporciona al usuario general informacin sobre la


capacidad de la entidad para proveer bienes y servicios, su liquidez, su habilidad para
cumplir con sus obligaciones y sus necesidades de nanciamiento externo.

COOPACAFE Manual Contable 8.


Normas de presentacin, clasicacin y de
activos y pasivos

Dentro del estado de posicin nanciera, los


activos y pasivos deben presentarse clasicados
en corto plazo (circulantes) y largo plazo (no
circulantes), atendiendo a su disponibilidad y
exigibilidad con base en lo establecido en la
NIIF relacionado a la presentacin y revelacin.
Las agrupaciones de partidas y presentacin de c . Pa t r i m o n i o c o n t a b l e r e s t r i n g i d o
rubros de forma separada deben llevarse a permanentemente, el cual est sustentado
cabo conforme lo establecido en la NIIF. por activos permanentemente restringidos,
cuyo uso por parte de la entidad est limitado
por disposiciones que no expiran con el paso
Aquellos activos que tengan restricciones para del tiempo y no pueden ser eliminadas por
su uso en el corto o largo plazo deben acciones de la administracin.
presentarse en forma segregada del resto de
los activos que no tengan restricciones Las restricciones temporales pueden ser:
indicando el tipo de restriccin que tienen:
a. De plazo: si establecen que los activos no
temporal o permanente. pueden ser usados de inmediato sino hasta
un periodo posterior o despus de cierta
Clasicacin del Patrimonio Contable fecha;

La NIIF, establece que el patrimonio contable de b. De propsito: si establecen que los


las entidades con propsitos no lucrativos activos deben de ser utilizados para un
deben clasicarse, en su caso, con respecto a su propsito especco; o
tipo de restriccin en: c. Una combinacin de las anteriores.

a. Patrimonio contable no restringido, el cual no Dentro del patrimonio restringido


tiene restricciones para que sea utilizado por temporalmente es usual la presentacin de
la entidad; es decir, est sustentado por los partidas individuales para distinguir entre:
activos netos no restringidos; a. Restricciones permanentes de propsito;
indica que los activos recibidos deben ser
b. Patrimonio contable restringido usados para cierto propsito, preservados y
temporalmente, el cual est sustentado por no vendidos. Por ejemplo: los terrenos u
los activos temporalmente restringidos cuyo obras de arte; y
uso por parte de la entidad est limitado por
las disposiciones que expiran en el paso del b. Restricciones permanentes de inversin:
tiempo o p o r q u e s e c u m p l e n l o s indican que los activos recibidos deben
p r o p s i t o s establecidos; y, invertirse con la nalidad de proveer una
fuente de ingresos permanentes a la entidad
por los rendimientos de dichos activos.

9. COOPECAFE Manual Contable


Estado de Actividades Normas de Presentacin

El estado de actividades es un estado nanciero El estado de actividades debe presentar los


de las entidades con propsitos no lucrativos ingresos, costos y gastos, as como el cambio
que muestra la informacin relativa a sus neto del periodo en el patrimonio contable de
operaciones en un periodo y, por ende, los una entidad con propsitos no lucrativos,
ingresos, costos y gastos, as como el cambio clasicados en: patrimonio no restringido,
neto en el patrimonio contable resultante en el patrimonio temporalmente restringido y
periodo, clasicados por tipo de patrimonio patrimonio permanentemente restringido.
contable (restringido permanentemente,
restringido temporalmente o no restringido).
Clasicacin y Estructura del Estado de
El estado de actividades proporciona Actividades
informacin sobre el resultado de las
operaciones que afectaron al patrimonio
contable sobre la aplicacin de ingresos, costos y En el estado de actividades deben presentarse
gastos en diversos programas y servicios. como mnima los niveles siguientes:

Adems, permite evaluar el desempeo de las a. Cambio neto en el patrimonio contable no


actividades de la administracin de la entidad restringido,
durante el periodo y los esfuerzos llevados a
cabo para alcanzar sus objetivos. b. Cambio neto en el patrimonio contable
restringido temporalmente,
Los ingresos, costos y gastos deben cumplir con
las deniciones de la NIF A-5, Son ejemplos de c. Cambio neto en el patrimonio contable
ingresos de las entidades con propsitos no restringido permanentemente, y
lucrativos los provenientes de: la prestacin de
servicios, la venta de bienes y los donativos d. Cambio neto en el patrimonio contable total.
recibidos.
En la determinacin de los niveles, cuando los
ingresos excedan a los costos y gastos el nivel
Son ejemplos de costos y gastos: los del
debe denominarse incremento en el patrimonio
cumplimiento de los propsitos de la entidad, los
contable, en caso contrario, debe identicarse
de recaudacin de donativos, los generales y los
como disminucin en el patrimonio contable.
donativos otorgados en los trminos de la NIF
E-2, Donativos recibidos u otorgados por
entidades con propsitos no lucrativos.

COOPACAFE Manual Contable 10.


Cambio Neto en el Patrimonio Contable No Los ingresos por donativos recibidos cuyas
Restringido restricciones se extingan dentro del mismo
periodo pueden presentarse nicamente
Los ingresos deben presentarse como dentro del patrimonio contable no restringido,
aumentos al patrimonio contable no restringido, sin presentarlos como restringidos y luego
a menos que el uso de los activos recibidos se reclasicarlos, siempre y cuando dicho
encuentre limitado por restricciones, en cuyo tratamiento se haga en forma consistente.
caso deben clasicarse como aumentos al
patrimonio contable restringido Los rendimientos sobre inversiones y otros
permanentemente o temporalmente, segn activos deben presentarse como parte de los
corresponda. cambios en el patrimonio contable no
restringido a menos que el uso de tales
En el caso de los ingresos por la venta de bienes rendimientos se encuentre limitado; en este
o por la prestacin de servicios, los descuentos caso, deben clasicarse como patrimonio
y bonicaciones otorgados a los clientes, as contable temporal o permanentemente
como las devoluciones efectuadas, deben restringido, segn corresponda. El cambio neto
disminuirse de los ingresos para as obtener el en el patrimonio contable no restringido debe
importe de los ingresos netos; no obstante, las mostrar, entre ellos:
NIIF permiten la presentacin de esos rubros
por separado. a. Los ingresos no restringidos; por ejemplo:
Los costos y gastos identicables con los servicios por eventos y exposiciones,
ingresos no restringidos deben presentarse en colegiaturas, ingresos por regalas cobradas
la seccin de patrimonio contable no por desarrollos cientcos o inventos,
restringido; por ejemplo, la depreciacin, publicaciones y donativos recibidos no
amortizacin o las prdidas por deterioros de restringidos.
activos no restringidos. Los gastos no
identicables claramente con alguno de los tres b. Las reclasicaciones provenientes del
tipos de patrimonio contable deben patrimonio contable temporalmente
presentarse tambin en el patrimonio contable restringido, por partidas liberadas de sus
no restringido. restricciones,

Cuando el patrimonio o parte del patrimonio c. Las reclasicaciones provenientes del


con restricciones quede libre de stas ya sea patrimonio contable permanentemente
por el paso del tiempo o porque exista un restringido, por las cuales se hayan recibido
remanente sin restricciones por ya haber instrucciones especcas de los donantes
cumplido los propsitos para los cuales se para su disposicin como donativos no
recibi el donativo, ese patrimonio debe restringidos, y;
reclasicarse a la seccin de patrimonio
contable no restringido; dicha reclasicacin d. Los gastos por servicios por programas o
debe mostrarse dentro del estado de actividades de apoyo y otros ingresos y
actividades. gastos.

11. COOPECAFE Manual Contable


Sub-clasicacin de los Ingresos, Costos y
Gastos y Otros Ingresos y Gastos
Dentro de cada seccin de patrimonio contable
presentada en el estado de actividades deben
sub-clasicarse los costos y gastos de acuerdo
con uno de los siguientes criterios:
a. Por funcin- que muestra en rubros genricos
los tipos de costos y gastos atendiendo a su
contribucin al logro de las actividades de la
entidad;
Por lo anterior, las operaciones que deben ser
b. Por naturaleza- que desglosa los rubros de reconocidas contablemente por una entidad
costos y gastos, atendiendo a la esencia son:
especica del tipo de costo o gasto de la
entidad, o a. Transacciones que llev a cabo con otras
entidades econmicas;
c. Mixta- que muestra los gastos por funcin y
dentro de cada agrupacin presenta el b. Transacciones internas que modicaron la
desglose de gastos de acuerdo con su estructura de sus recursos o de sus
naturaleza. fuentes; y
Las NIIF recomienda el uso de una clasicacin
por funcin. Las clasicaciones bsicas por c. Otros eventos que la afectaron.
funcin para entidades con propsitos no
lucrativos son: Como se seala en las NIIF:
a. Los servicios por programas o actividades, y El reconocimiento contable es el proceso que
b. Las actividades de apoyo. consiste en valuar, presentar y revelar, esto es,
incorporar de manera formal en el sistema de
informacin contable los efectos de las
Fundamentos transacciones, transformaciones internas que
realiza una entidad y otros eventos, que le han
El postulado bsico de devengacin contable afectado econmicamente, como una partida
seala que: de activo, pasivo, capital contable o patrimonio
contable, ingreso costo o gasto.
Los efectos derivados de las transacciones que
lleva a cabo una entidad econmica con otras El reconocimiento de los elementos bsicos de
entidades, de las transformaciones internas y los estados nancieros implica necesariamente
de otros eventos, que la han afectado la inclusin de la partida respectiva en la
econmicamente, deben reconocerse informacin nanciera, formando parte,
contablemente en su totalidad, en el momento conceptual y cuantitativamente del rubro
en el que ocurren, independientemente de la respectivo. El solo hecho de revelar no implica
fecha en que se consideren reconocimiento contable.
realizados para nes contables

COOPACAFE Manual Contable 12.


Criterios de Reconocimiento Los atributos se reeren a las caractersticas o
naturaleza del elemento sujeto a reconocimiento y
El reconocimiento contable de una operacin valuacin, por ejemplo, su naturaleza monetaria y
debe cumplir con los siguientes criterios: no monetaria, entre otros.

a. Provenir de una transaccin de la entidad Estado de Flujos de Efectivo


con otras entidades, de transformaciones
internas, as como de otros eventos El estado de ujos de efectivo es un estado
pasados, que le han afectado nanciero que muestra informacin acerca de las
econmicamente; fuentes y aplicaciones del efectivo en el periodo,
clasicadas por actividades de operacin de
b. Satisfacer la denicin de un elemento de inversin y de nanciamiento.
los estados nancieros;
Por ende, permite conocer el efecto que han
c. Ser cuanticable en trminos monetarios tenido las actividades de la entidad en su efectivo,
conablemente; evaluar su capacidad para cumplir con sus
obligaciones y conocer sus requerimientos de
d. Estar acorde con su sustancia econmica;
nanciamiento.
e. Ser probable que en un futuro ocurra una
obtencin o un sacricio de benecios Las entidades con propsitos no lucrativos deben
econmicos, lo que implicara una entrada presentar como parte de sus estados nancieros
o salida de recursos econmicos; y bsicos, el estado de ujos de efectivo elaborado
con base en las NIIF, Estado de ujos de efectivo,
f. Contribuir a la formacin de un juicio valorativo sin que sea necesario separar los conceptos por
en funcin a su relevancia que coadyuve a la cada tipo de patrimonio.
toma de decisiones econmicas.
Contabilidad de Fondos
Por consiguiente, una operacin debe reunir los
seis criterios fundamentales sealados en el Las NIIF no se oponen a las clasicaciones por
prrafo anterior y solo debe ser reconocida como fondos, siempre y cuando se ajusten para cumplir
un elemento de los estados nancieros al con las disposiciones de clasicaciones
momento de ser alcanzados todos. establecidas en esta norma. La contabilidad de
fondos comprende un conjunto de
De lo anterior se desprende que al reconocer una procedimientos contables que resultan en
operacin en la informacin nanciera, esta debe clasicaciones independientes de cuentas de
representarse tanto conceptual como balance y resultados por ciertas actividades. La
numricamente y, por tanto, debe determinarse contabilidad de fondo es establecida por
una cuanticacin en trminos monetarios a travs disposiciones legales, contractuales o acciones
del desarrollo de un proceso formal de valuacin voluntarias de las entidades.
considerando los atributos del elemento a ser
valuados y lo que establezcan, a su vez, las NIIF
particulares relativas.

13. COOPECAFE Manual Contable


SECCIN 4:
CONTABILIDAD POR CENTRO DE COSTOS

La contabilidad por centro de costos permite distribuir los costos


a los diferentes centros de costos que se denan y se encuentra
integrado por lo siguiente:

1. Introduccin
2. Ventajas y Desventajas
3. Caractersticas
4. Clasicacin

Introduccin

La contabilidad por centro de costos es un


sistema que permitir a la organizacin lograr El centro de costos permite identicar costos
mejor control sobre los costos y gastos por separado dentro de una organizacin, para
cargados a los diferentes centros de costos. la cual se llevan registros contables separados,
a estas porciones se les llama centros de
El uso de la contabilidad por centro de costos costos. En general un centro de costos es una
est condicionado fundamentalmente por lo parte interna que tiene sus propios costos y
siguiente: gastos.
a. Que COOPECAFE maneje los costos y
gastos segregados para los diferentes centros Manejar centros de costos permite obtener el
de costo. estado de ingresos y egresos por separados.
b. Que en los niveles directivos de
Debe quedar claro que dentro de la
COOPECAFE exista la decisin de establecer la
nomenclatura se deben establecer los centros
contabilidad por centro de costos como
especcos para obtener buena informacin de
sistema contable de registro, control
los estados nancieros de la entidad.
presupuestario y control interno.
La contabilidad por centro de costos es una
La contabilidad por centro de costos, no se
cualidad de la contabilidad que integrada al
escapa del cumplimiento de los principios
sistema, permite el registro de las transacciones
fundamentales de contabilidad ya sea
de uno o ms centros de costos.
adoptando las Normas Internacionales de
Informacin Financiera o registros contables
sobre la base de la Ley de Impuesto Sobre la
Renta y deben ser cumplidos como en
cualquier rea de especialidad
contable.
COOPACAFE Manual Contable 14.
Caractersticas 3. Identicacin de los diferentes centros de
costos de inters de la organizacin
Algunas de las caractersticas identicadas del
sistema de contabilidad por centro de costos, 4. Formas y registros comunes para todos los
se enumeran a continuacin: centros de costos que prevean las
clasicaciones correspondientes para la
1. Cdigo de cuentas comn a todos los identicacin de cada uno.
centros de costos, lo que facilita la
formulacin de los estados de consolidacin Objetivos
y mayor funcionabilidad en el registro de las
operaciones. 1. Conocer el grado de ejecucin y tomar
decisiones oportunas para cada uno de los
2. Dinmica integral en el registro de las centros de costos.
operaciones de los distintos centros. Esto se
reere a que el registro de las operaciones 2. Identicar las desviaciones favorables o
de cada centro de costo se realiza de manera desfavorables en cada uno de los centros de
simultnea e integrada. costos para tratar de corregirlos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR LOS COSTOS Y GASTOS


VENTAJAS DESVENTAJAS
Llevar registros por centro de costos La incidencia mayor de las desventajas que
separados. a continuacin se comentan, recae
Permite analizar por separado los centros directamente sobre el contador quien
de costos. debe mantener su funcionamiento:
Mayor esfuerzo en el trabajo contable,
generado por lo delicado del manejo del
catlogo de cuentas del programa que
distribuye para los diferentes centros de
costos.
Necesidad de la especializacin del
personal que labora en el departamento
de contabilidad.
Incremento del trabajo, dado el volumen
de las transacciones, que aumenta en la
medida que aumenta la cantidad de
centros de costos y por la necesidad del
cuadre individual de cuentas de cada uno.

Clasicacin de los Costos y Gastos Centros de Costo


La clasicacin de los centros de costos en Se denen los centros de costos siguientes:
COOPECAFE ser de acuerdo a las Administracin, Comercializacin, Acopio,
distribuciones que se efecten. Crditos, etc.

15. COOPECAFE Manual Contable


SECCIN 5:
CATLOGO DE CUENTAS
La nomenclatura permitir tener una estructura denida para mantener la consistencia de las
operaciones y obtener estados nancieros debidamente estructurados. La nomenclatura se ha
denido en seis niveles siendo los siguientes:

1 ACTIVO 2 PASIVO
11 ACTIVO CORRIENTE 21 PASIVO CORRIENTE
111 CAJA Y BANCOS 211 CUENTAS POR PAGAR
111.01 Caja Chica 211.01 Proveedores
111.02 Banco 1 211.02 Caf y Miel de sociados
111.03 Banco 2 211.03 Cuota Patrola IGSS
111.04 Banco 3 211.04 Impuesto sobre la renta anual
211.05 Anticipos recibidos
112 CUENTAS POR COBRAR 211.06 IVA por pagar
112.01 Prstamos a Asociados 211.07 Bono 14
112.02 Prstamos a Empleados 211.08 Aginaldo
112.03 Clientes 211.09 Vacaciones
112.04 Anticipo para viticos y gastos 211.1 Aportaciones Extraordinarias
112.05 Anticipo sobre compras 211.19 Otras cuentas por pagar
112.06 Clientes del exterior
112.07 Pagos a cuenta de ISR 212 RETENCIONES
112.08 Retenciones de IVA 212.01 Cuota Laboral IGSS
112.19 Otras cuentas por cobrar 212.02 Impuesto Sobre la Renta
112.99 Reserva de Cuentas Incobrables 212.03 Impuesto al Valor Agregado

113 IVA POR COBRAR 22 PASIVO NO CORRIENTE


113.01 Crdito scal 2011 221 PASIVO LABORAL
113.02 Crdito scal 2012 211.01 Indemnizaciones
113.03 Crdito scal 2013
222 PRESTAMOS OBTENIDOS
114 INVENTARIOS 222.01 Banco del Tesoso, S.A.
114.01 Caf Pergamino 222.02 Personas particulares
114.02 Caf oro
114.03 Caf de segunda 223 FONDOS POR APLICAR
114.04 Caf cereza 223.01 AGENCIA COOPERANTE 1
114.05 Miel 223.02 AGENCIA COOPERANTE 2
114.06 Fertilizantes 223.03 AGENCIA COOPERANTE 3

COOPACAFE Manual Contable 16.


12 ACTIVO NO CORRIENTE 3 PATRIMONIO Y RESERVAS
121 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 31 PATRIMONIO INSTITUCIONAL
121.01 Inmuebles 311 APORTE DE ASOCIADOS
121.02 Maquinaria y Equipo 311.01 Aportaciones obligatorias / Aporte de fundadores
121.03 Vehculos 32 RESERVAS
121.04 Mobiliario y Equipo de ocina 321 RESERVAS
121.05 Equipo de computacin 321.01 Reserva Irrepartible
121.04 Herramientas 321.02 Reserva de Educacin
321.03 Reserva de Obras Sociales
321.04 Reserva Institucional
122 DEPRECIACIN ACUMULADA 33 REVALUACIONES
122.01 Inmuebles 331 REVALUACIONES
122.02 Maquinaria y Equipo 332.01 Inmuebles
122.03 Vehculos 332.02 Maquinaria y equipo
122.04 Mobiliario y Equipo de ocina 332.03 Vehculos
122.05 Equipo de computacin 332.04 Otras revaluaciones de activos jos
122.04 Herramientas 39 RESULTADOS
391 RESULTADOS
123 OTROS ACTIVOS 391.01 Resultados Acumulados
123.01 Acciones BARNRURAL 391.02 Resultados de Perodo
123.09 Otros activos

124 AMORTIZACIN ACUMULADA


124.09 Otos activos

4 INGRESOS 42 INGRESOS GRAVADOS


41 INGRESOS EXENTOS 421 VENTAS EXPORTACIONES
411 VENTAS EXENTAS 421.01 Caf Pergamino
411.01 Caf Pergamino 421.02 Caf Oro
411.02 Caf Oro 421.03 Miel
411.03 Caf Cereza 421.09 Otros
411.04 Caf de segunda clase 422 SERVICIOS GRAVADOS
411.05 Miel 422.01 Intereses sobre crditos a asociados
411.09 Otros 422.02 Mora cobrada a asociados
412 SERVICIOS EXENTOS 422.03 Arrendamientos cobrados a asociados
412.01 Intereses sobre crditos a asociados 422.09 Otros ingresos gravados
412.02 Mora cobrada a asociados
412.03 Arrendamientos cobrados a asociados 414 DONACIONES
412.09 Otros ingresos exentos 414.01 AGENCIA COOPERANTE 1
413 PRODUCTOS FINANCIEROS 414.02 AGENCIA COOPERANTE 2
413.01 Intereses Bancarios 414.03 AGENCIA COOPERANTE 3
413 OTROS INGRESOS 414.04 AGENCIA COOPERANTE 4
413.01 Intereses Bancarios 414.09 Otros

17. COOPECAFE Manual Contable


5 COSTO DE VENTAS 514 COSTOS INDIRECTOS
COSTO DE VENTAS 514.06 Bono 14
51 OPERACIONES GRAVADAS
511 COMPRAS 514.07 Cuota patronal IGSS
511.01 Caf Cereza 514.08 Energa Elctrica
511.02 Caf Pergamino 514.09 Reparaciones y Mantenimiento de benecio
511.03 Caf Pergamino 514.1 Repuestos y accesorios
511.04 Miel 514.19 Otros
511.05 Fertilizantes 6 GASTOS
511.09 Otros 61 GASTOS DE COOPERATIVA
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 611 GASTOS DE OPERACIN
513.01 Maquila de Caf 611.01 Sueldos
513.02 Fletes 611.02 Bonicacin incentivo
513.03 Compra de costales y canastos 611.03 Aguinaldos
514 COSTOS DIRECTOS 611.04 Vacaciones
514.01 Mano de obra directa e indirecta 611.05 Indemnizaciones
514.02 Bonicacin incentivo 611.06 Bono 14
514.03 Aguinaldos 611.07 Cuota patronal IGSS
514.04 Vacaciones 611.08 Arrendamientos
514.05 Indemnizaciones 611.09 Energa Elctrica
514.06 Bono 14 611.1 Telfono, fax y correo electrnico
514.07 Cuota patronal IGSS 611.11 Honorarios Profesionales
514.08 Energa Elctrica 611.12 Reparaciones y Mantenimiento
514.09 Reparaciones y Mantenimiento de benecio 611.13 Gastos de Limpieza
514.1 Repuestos y accesorios 611.14 Papelera y tiles
514.19 Otros 611.29 Gastos varios
COSTO DE VENTAS
51 OPERACIONALES EXENTAS 62 GASTOS DE PROYECTOS
511 COMPRAS 621 SUELDOS Y PRESTACIONES
511.01 Caf Cereza 621.01 Sueldos
511.02 Caf Pergamino 621.02 Bonicacin 78-89/9-2000/37-2001
511.03 Caf Pergamino 621.03 Aguinaldos
511.04 Miel 621.04 Vacaciones
511.05 Fertilizantes 621.05 Indemnizaciones
511.09 Otros 621.06 Bono 14
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 621.07 Cuota patronal IGSS
513.01 Maquila de Caf 622 GASTOS DE PROGRAMA
513.02 Fletes 622.01 Honorarios Profesionales
513.03 Compra de costales y canastos 622.02 Viticos
514 COSTOS INDIRECTOS 622.03 Papelera y tiles
514.02 Mano de obra directa e indirecta 622.05 Varios
514.02 Bonicacin incentivo 623 GASTOS CORRIENTES
514.03 Aguinaldos 623.01 Luz y agua
514.04 Vacaciones 623.02 Telfono
514.05 Indemnizaciones 623.03 Papelera y tiles

Nota: para aquellas organizaciones o cooperativas que no tengan actividades comerciales productivas, eliminar las cuentas
que tengan una relacin directa y correr los cdigos para no tener cuentas dentro de su catlogo que no son necesarias.

COOPACAFE Manual Contable 18.


SECCIN 6:
DESCRIPCIN DE USO Y MANEJO DE LAS CUENTAS

Con la descripcin del uso y manejo de las cuentas contables permitir al contador determinar la
naturaleza de los cargos y abonos operados en las diferentes cuentas y servir como un medio
adecuado de control interno, al indicar lo que el saldo de cada una representa.

111. Caja y Bancos 111.01 Caja chica:

Esta es una cuenta de ttulo y la misma agrupa COOPECAFE ha creado los costos y gastos de
todas las cuentas de cajas chicas, efectivo caja chica para los desembolsos pequeos que
disponible, bancos locales y del exterior que no ameritan la expedicin de un cheque, los
forman el efectivo en caja y bancos. costos y gastos se establecieron segn la
necesidad del volumen de operaciones y estn
regulados por el manual de procedimientos.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con el saldo con que se abren La cuenta de caja chica se Deudor representa el efecti-
las operaciones del ejercicio acreditar con la reduccin vo disponible y a favor de
contable. o su disminucin. COOPECAFE a una fecha
La cuenta de caja chica se Por la emisin de cheques determinada.
debitar nicamente cuando para los bancos.
el fondo sea aumentado o
disminuido. Por notas de cargo emitidas
por los bancos.
Con los depsitos efectuados
al banco, por cobros a Por ajustes o reclasica-
clientes, ventas al contado, ciones.
anticipos de clientes y otros Con el saldo existente al
ingresos recibidos. cierre del ejercicio contable.
Con las notas de crdito emiti- Con los retiros de inver-
das por los bancos. siones o desinversiones
Con ajustes o reclasica-
ciones.

19. COOPECAFE Manual Contable


112. Cuentas por Cobrar

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con el saldo existente al Con el saldo existente al D e u d o r re p re s e n t a e l
inicio del ejercicio nalizar el ejercicio monto de las cuentas
contable. contable. p o r c o b ra r a u n a
Con los crditos a los Con las liquidaciones f e c h a determinada.
clientes. locales.
Con los anticipos sobre Con los descuentos que se
sueldos otorgados al hagan a los empleados en
personal. planilla.
Con los anticipos para Con el re depsito/
gastos locales y del reposicin del cheque
exterior. rechazado por falta de los
Con los cargos por otras costos y gastos u otro
cuentas por cobrar. concepto.
Por las ventas al crdito.
Co n los cheques
rechazados por falta de los
costos y gastos u otro
concepto.

SALDO
114. Inventarios

SE CARGA SE ABONA
Con el saldo existente al Con las ventas realizadas. Deudor representa el
inicio del ejercicio contable. Con las donaciones que se monto de inventarios a una
Con las compras realizadas hagan. fecha determinada.
en el ao. Con las prdidas que se
Con las devoluciones tengan.
recibidas.

COOPACAFE Manual Contable 20.


121. Propiedad, Planta y Equipo
Bajo este rubro se registraran todas aquellas adquisiciones de activos jos que se realicen con
caracter permanente y para uso propio de COOPECAFE.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con los inventarios iniciales. Por la venta, destrucciones, Deudor representa todos los
bajas, etc., de bienes que bienes de carcter tangible
Con las compras de bienes
formaron parte de los para uso exclusivo en
tangibles, al costo de factura
activos al costo, registrando actividades de COOPECAFE
ms los gastos inherentes
una prdida o ganancia en
de instalacin, ete,
venta de activos jos.
trmites, etc.
Con el saldo existente al
cierre del ejercicio contable.

El control auxiliar tendr como objetivo mostrar individualmente cul es el valor invertido en Activos
jos.

122. Depreciacin Acumulada

En las cuentas de depreciacin acumulada se registrarn las estimaciones mensuales respectivas,


segn la clasicacin del bien, considerando la vida til. El valor sobre el cual se calcular la
depreciacin ser el costo del bien, aadir las mejoras incorporadas con carcter permanente.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con la venta o retiro del bien Con el monto mensual
o por ajuste a la cuenta. de depreciacin que se
determine, despus de
efectuar el clculo
porcentual.

21. Pasivo corriente

Se registran bajo este rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de compra de
maquinaria, materiales, etc., el registro para crear cada una de las cuentas se har mediante las
facturas al crdito que se realicen, retenciones efectuadas a los empleados, ingresos por prstamos
obtenidos, etc., la deduccin ser mediante la emisin del cheque para cancelar o abonar a la deuda
simplemente una nota de dbito.

21. COOPECAFE Manual Contable


SE CARGA SE ABONA SALDO
Por los pagos efectuados a Con el saldo existente al Acreedor representa el
los proveedores / bancos y inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
acreedores clasicados en Con las compras efectuadas pago con vencimientos
sta cuenta y registrados y servicios obtenidos al menores de un ao.
previamente. crdito.
Con los pagos de cuota Con el valor de las cuentas
laboral IGSS, Retenciones de por pagar de las cuales se
Impuesto sobre la renta, etc. tenga conocimiento que
Que se hayan descontado a pertenezcan al perodo que
los empleados. se cierra y se paguen en el
Por el saldo existente al cierre siguiente.
del ejercicio contable. Con los descuentos de cuota
laboral del IGSS y otras
retenciones a los empleados
de COOPECAFE.
Con los compromisos
adquiridos como prstamos
obtenidos de los bancos y
que por alguna razn no se
han pagado oportunamente
o que por su naturaleza se
debe registrar el compromiso,
aun cuando no debe pagarse
in m e d i a t a m e n t e (Pasivo
Laboral, telfono, energa
elctrica, etc.).

22. Pasivo No Corriente


Se registran bajo ste rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de prstamos a un
plazo mayor de un ao.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Por los pagos efectuados Con el saldo existente al Acreedor representa el
derivadas de las obligaciones inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
mayores de un ao. Con los compromisos pago de las obligaciones
Por el saldo existente al adquiridos, de los cuales se con un plazo de
cierre del ejercicio contable. deriven contratos a cumplirse vencimiento mayor a un ao
en un plazo mayor de un
ao.

COOPACAFE Manual Contable 22.


221. Contingente (Prestaciones Laborales)

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con el saldo nal del Con el saldo existente al Acreedor, representa el


perodo por el cierre inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
contable. Con las provisiones de pago en concepto de
Con el pago de prestaciones laborales prestaciones laborales.
prestaciones en los meses (aguinaldo, bono catorce,
de julio y diciembre y el indemnizaciones y
pago de indemnizaciones vacaciones) las cuales se
en casos que corresponda hacen mensualmente.
de acuerdo al cdigo de Con ajustes por incrementos
trabajo. a salarios que tambin
Por ajustes que existan afectan el pasivo laboral del
cuando se tenga provisin empleado.
en exceso.

3. Patrimonio y Reservas

Representa:
a. El capital de aportacin obligatoria o aportes iniciales de fundadores
b. Las reservas creadas para los nes legales y especcos de COOPECAFE
c. Los resultados acumulados de perodos anteriores
d. Los resultados del periodo

SE CARGA SE ABONA SALDO


Cuando se tenga prdida del Con el saldo al inicio del Representa el patrimonio y
periodo. perodo. reservas de COOPECAFE
Con las devoluciones a los Con los incrementos de
asociados, cumplidos todos aportes obligatorios o
los trmites legales donaciones de fundadores.
Con los incrementos de
reservas por requisitos
legales o del reglamento
interno.

23. COOPECAFE Manual Contable


4. Ingresos
Bajo este rubro se clasicarn los ingresos por venta de caf, miel y productos derivados de caf y
miel, los cuales tendrn cada un cdigo por separado y otros provenientes del giro habitual de
COOPECAFE.
SE CARGA SE ABONA SALDO

Por regularizacin al nal del Con las ventas que se hagan Representa el monto total de
ejercicio contable Generacin de intereses con los ingresos obtenidos en el
la colocacin de capital para mes, trimestre, semestre
inversiones. en el ao.
Con los intereses ganados
en cuentas bancarias locales
y acreditadas a las respectivas
cuentas bancarias.
Con los otros ingresos que se
tengan por el giro habitual
de COOPECAFE.

5. Costos inciso a) del artculo 23 del libro I, Impuesto


sobre la Renta.
Bajo este rubro se clasicarn los costos por la
compra de caf, miel todos los costos Los contribuyentes estn obligados a registrar
necesarios para el proceso y almacenamiento los costos y gastos de las rentas afectas y de las
del caf, miel y fertilizantes, provenientes del rentas exentas en cuentas separadas, a n de
giro habitual de COOPECAFE. Cabe mencionar deducir nicamente los que se reeren a
que si tienen operaciones gravadas y exentas, operaciones gravadas. En caso el contribuyente
deben hacer la separacin de las compras para no haya llevado este registro contable
operaciones gravadas y exentas cuando stas separado, la Administracin Tributaria
se puedan identicar claramente, ahora sino determinar de ocio los costos y gastos no
podemos invidualizar las transacciones se deducibles, calculando los costos y gastos en
distribuyen en funcin del porcentaje de ventas forma directamente proporcional al total de
gravadas y exentas conforme lo establece la Ley gastos directos entre el total de rentas
de Actualizacin Tributaria, Decreto 10-2012, gravadas, exentas y no afectas.

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con los costos individuales Por regularizacin al nal del Representa el monto total de
que se tengan. ejercicio contable. los costos de ventas
obtenidos en el mes,
trimestre, semestre en el
ao.

COOPACAFE Manual Contable 24.


SECCIN 6:
GASTOS

Bajo ste rubro se har la distribucin y aplicacin del gasto de acuerdo al presupuesto aprobado y
acuerdo al catlogo de cuentas. No se permite aperturar ms cuentas de las all denidas. La persona
encargada de distribuir el gasto, debe tener el criterio suciente para hacer la distribucin y
aplicacin del gasto contable incluso de los gastos de proyectos. Los procedimientos a utilizar sern:

SE CARGA SE ABONA SALDO


Con el pago de sueldos y Por la regularizacin al nal Deudor y representa el total
prestaciones laborales y del perodo contable a de gastos incurridos por
dems gastos incurridos y efecto de determinar la COOPECAFE de una fecha a
se aplican de acuerdo a la diferencia entre costos y otra.
caracterstica del gasto gastos.
correspondiente.
Por ajustes en correcciones
contables.

Los costos y gastos reportados pueden dividirse en costos jos y costos variables. Las caractersticas
de cada uno de ellos son:

COSTOS FIJOS
Son aquellos costos que la empresa debe cantidad determinada, independiente del
pagar independientemente de su nivel de volumen de negocio.
operacin, es decir, produzca o no produzca
debe pagarlos. Ejemplo: el alquiler de las ocinas. La empresa
tendr que pagar todos los meses el mismo
Un costo jo, es una erogacin en que la alquiler con independencia del
empresa debe incurrir obligatoriamente, aun comportamiento de sus ventas.
cuando la empresa opere a media marcha, o no
lo haga, razn por la que son tan importantes Otros costos jos: el sueldo de la secretaria del
en la estructura nanciera de cualquier Presidente, el coste de nanciacin de los
empresa. equipos informticos, la minuta anual del
abogado, la retribucin del asesor scal, etc.
Son aquellos que no dependen del nivel de
actividad de la empresa, sino que son una

25. COOPECAFE Manual Contable


COSTOS VARIABLES Punto de Equilibrio

Es aquel que se modica de acuerdo a El punto es denominado tambin punto neutro


variaciones del volumen de produccin o nivel donde la empresa o entidad alcanza cubrir
de actividad, se trata tanto de bienes como de todos sus costos y gastos, pero no tiene utilidad
es decir donde en un periodo de tiempo no
servicios. Es decir, si el nivel de actividad gana ni pierde.
decrece, estos costos decrecen, mientras que si
el nivel de actividad aumenta, tambin lo hace Para identicar el punto de equilibrio basta
esta clase de costos. dividir sencillamente la suma de los gastos jos
dentro del porcentaje del margen de
Ejemplo: la produccin de una botella de agua: ganancia y para saber el margen de ganancia es
Los costos variables seran el envase, el agua, el obtener un estado de resultados que muestra el
margen de ganancia despus de restar las
tapn y la comisin bancaria del vendedor. Son ventas al costo de ventas.
aquellos que van ntimamente relacionados. Es
decir que si se produce y vendemos una botella Ejemplo: una empresa que vende caf mil
de agua, necesariamente vamos a utilizar un quintales de caf a Q 1,000, sus ventas
envase, un tapn, agua y pagar la comisin del ascienden a Q1,000,000 que representan el
vendedor. 100%. Los mil quintales de caf fueron
comprados en Q 800, es decir el costo de caf
asciende a Q 800,000 equivalente al 80% que
Condiciones que un Costo Fijo puede ser se convierten en costos variables (porque para
Variable: vender caf se necesita comprar caf) por lo
tanto el margen de ganancia es de Q 200,000
a. Los costos jos de una compaa que que representa el 20% ( si se hubiera comprado
produce y vende botellas de agua seran: el doble de caf el margen de ganancia hubiera
personal de produccin, obligadamente se sido siempre del 20%, pero en quetzales
les debe pagar por tenerlo en la planta aun hubiera sido Q 400,000. Para comprar y vender
el caf se necesit pagar al personal sueldos,
cuando no haga absolutamente nada, ahora prestaciones laborales y sociales Q 100,000,
si al empleado se le paga por produccin luz, agua, telfono, gastos de ocina, papelera,
entonces ese gasto se convierte en variable. seguro, etc. Equivalente a Q 50,000 que seran
los gastos jos totales por Q 100,000.
b. Los costos jos de agua, luz, alquiler de
bodega, depreciaciones de mquinas son
gastos jos, sin embargo la produccin se
puede hacer en otra compaa donde
vamos a pagar por servicio de envasado,
entonces all ya no pagamos agua, luz,
bodega, no necesitamos mquinas sino que
pagamos un servicio de envasado y se
convierte en un gasto variable.

COOPACAFE Manual Contable 26.


Reejado en un estado de resultados quedara de la siguiente forma:

COOPECAF
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJE
Venta de caf 1,000,000.00 100.00%
Costo de ventas 800,000.00 80.00%
Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%
Gastos de operacin 150,000.00 15.00%
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

Descifrado: Gastos jos Q.150,000, margen de equivalente a Q.600,000 manteniendo el


ganancia 20%. Al dividir el total de los gastos margen de ganancia del 20% con los mismos
jos de Q.150,000 dentro del margen de gastos de Q.150,000 el resultado hubiera sido
ganancia que es el 20% da como resultado de cero, es decir sin ganar ni perder.
Q.750,000. Eso signica que si se hubieran
vendido 750 quintales en Q 1,000 y comprados Veamos el estado de resultados:
esos mismos 750 quintales en Q.800

COOPECAF
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJE
Venta de caf 1,000,000.00 100.00%
Costo de ventas 800,000.00 80.00%
Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%
Gastos de operacin 150,000.00 15.00%
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

27. COOPECAFE Manual Contable


SECCIN 7:
INFORMES FINANCIEROS PARA EL CONSEJO
DIRECTIVO, ACREEDORES Y AGENCIAS COOPERANTES
Estos informes son el producto nal del en resumen, mientras que para otros
departamento de contabilidad por lo tanto requerimientos deben estar con todas sus
deben ser preparados de una manera integraciones.
adecuada para el lector de los estados
nancieros es decir que para los miembros del Los modelos de estados nancieros son los
Consejo de Administracin deben prepararse siguientes:

Estado de Situacin Financiera


Muestra la posicin nanciera, el modelo es el siguiente:
COOPECAFE
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE VALOR %
Caja y Bancos (nota 4) 50,000 3.22%
Cuentas por Cobrar (nota 5) 250,000 16.08%
Inventarios (nota 6) 125,000 8.04%
SUMA EL ACTIVO NO CORRIENTE 425,000 27.33%
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Total propiedad, planta y equipo neto (nota 7) 125,000 8.04%
OTROS ACTIVOS
Inversiones a largo plazo (nota 6.2) 1,000,000 64.31%
Otros activos 5,000 0.32%
TOTAL DEL ACTIVO 1,554,999 100.00%
PASIVO
CORRIENTE
Cuentas por pagar (nota 8) 200,000 12.86%
NO CORRIENTE
Cuentas por pagar a largo plazo (nota 8) 150,000 9.65%
Prstamos bancarios (nota 9) 800,000 51.45%
TOTAL PASIVO 1,150,000 73.96%
CAPITAL Y RESERVAS
CAPITAL INICIAL 100,000 6.43%
Reservas 200,000 12.86%
Resultados acumulados 104,999 6.75%
TOTAL CAPITAL Y RESERVAS 404,999 26.04%
TOTAL PASIVO, CAPITAL Y RESERVAS 1,554,999 100.00%
COOPACAFE Manual Contable 28.
Estado de Actividades

Deber hacerse la distribucin contable de los ingresos, costos y gastos a las diferentes subcuentas a
n de mostrar en detalle los ingresos y gastos de acuerdo a la separacin presentada en la
nomenclatura.

A continuacin se muestran el modelo de estado de resultados de la Asociacin:

COOPECAFE
ESTADO DE ACTIVIDADES
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

INGRESOS VALOR %

VENTAS 2,000,000 100.00%

(-) COSTO DE VENTAS 1,600,000 80.00%

GANANCIA BRUTA 400,000 20.00%

GASTOS DE OPERACIN

Gastos de Administracin 125,000 6.25%

Gastos de Venta 155,000 7.75%

T otal de Gastos de Operacin 280,000 14.00%

Gastos nancieros 80,000 4.00%

Ganancia neta 40,000 2.00%

29. COOPECAFE Manual Contable


Estado de Flujos de Efectivo

Deber hacerse haciendo la separacin de los ujos de efectivo por actividades de operacin, inversin y
nanciamiento. El modelo es el siguiente:

COOPECAFE
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
Resultado del perodo 40,000
Conciliacion de la utilidad neta con el Flujo de efectivo
Depreciaciones 12,000
Total 12,000
FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIN
Disminucin de cuentas por cobrar
Aumento en inventarios
Aumento de depsitos en garanta
Aumento de certicados de deposito
Aumento de cuentas por pagar
10,000 (12,000) (1,000) (5,000)
15,000
Efectivo provisto por actividades de operacin 7,000
Flujo de efectivo por actividades de Inversin
Compra de maquinaria y equipo (3,000)
Compra de vehculos (5,000)
Compra de herramientas (2,000)
Compra de mobiliario y equipo (2,000)
Compra de equipo de computacin (1,500)
Efectivo provisto por actividades de inversin (13,500)
Flujo de efectivo por actividades de Financiamiento
Inversiones BANRURAL (100,000)
Aportaciones obligatorias (2,000)
Prstamos bancarios (200,000)
Total de ujo de efectivo por actividades de nanciamiento (302,000)
FLUJO DE EFECTIVO EN EL AO (296,500)
FLUJO DE EFECTIVO AL INICIO DEL AO 346,500
FLUJO DE EFECTIVO AL FINAL DEL AO 50,000

COOPACAFE Manual Contable 30


Ejecucin Presupuestaria

Deber hacerse identicando cada una de los gastos presupuestados versus lo ejecutado. El modelo
es el siguiente:

ASOCIACIN COOPECAFE
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN PRESUPUESTO
GASTO SALDO
Salarios XXX XXX XXX
Bono catorce XXX XXX XXX
Vacaciones XXX XXX XXX
Indemnizaciones XXX XXX XXX
Aguinaldo XXX XXX XXX
Cuota patronal IGSS XXX XXX XXX
Bonicaciones XXX XXX XXX
Papelera y tiles XXX XXX XXX
Telfono y correos XXX XXX XXX
Luz y Agua XXX XXX XXX
Honorarios Profesionales XXX XXX XXX
Viticos XXX XXX XXX
Reparacin de Vehculos XXX XXX XXX
Reparaciones y mantenimiento XXX XXX XXX
Gastos de ocina XXX XXX XXX
Seguros XXX XXX XXX
Combustibles y lubricantes XXX XXX XXX
Reuniones de personal XXX XXX XXX
Reuniones de Junta Directiva XXX XXX XXX
TOTALES XXX XXX XXX

La columna del presupuesto deber mostrar el saldo del presupuesto muestre el monto del
presupuesto del ao y la columna del gasto real presupuesto pendiente de ejecucin durante el
deber mostrar la acumulacin de gastos a una transcurso del ao. Este reporte deber
fecha determinada, para que la columna del prepararse por lo menos cada trimestre.

31. COOPECAFE Manual Contable


SECCIN 8:
MANTENIMIENTO DEL MANUAL

La actualizacin del presente manual de El incumplimiento del presente manual ser


COOPECAFE recae en el contador a quien se le sancionado con llamada de atencin verbal la
asigna la responsabilidad de hacer los ajustes primera vez, llamada de atencin por escrito la
durante todo el ao para que los cambios segunda vez, receso de tres das sin
aprobados sean implementados a partir del remuneracin para la tercera vez y despido
siguiente ao. No solamente debe considerarse para la cuarta vez conforme conforme a lo
las altas y bajas en el catlogo de cuentas sino regulado en el reglamento interno.
todas las consideraciones a nivel tcnico
relacionado a las Normas Internacionales de
Informacin Financiera de aspecto scal
relacionado a la Ley de Impuesto Sobre la
Renta, Impuesto al Valor Agregado, Impuesto
de Solidaridad, Cdigo Tributario, etc.

COOPACAFE Manual Contable 32.