You are on page 1of 59

EL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

La creciente conciencia social sobre la importancia de la proteccin del medio


ambiente, las tendencias actuales de la poltica comunitaria (a travs de su reflejo en
una legislacin ambiental cada vez ms exigente) y la presin de los consumidores y
de las instituciones oficiales, hacen que hoy en da ninguna empresa pueda
permanecer ajena a la incorporacin del factor medioambiental al conjunto de
actividades de gestin de una empresa.

El reglamento EMAS de Ecogestin y Ecoauditora y la publicacin de la norma


UNE-EN ISO 14001 forman el marco para el desarrollo de una efectiva gestin
ambiental en la empresa.

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL

UNE-EN 3.2.1. Generalidades de la norma.


ISO 14001
4.1.
La norma UNE-EN ISO 14001, sobre gestin medioambiental, no establece
requisitos ms all del compromiso de la empresa en la poltica medioambiental, el
cumplimiento de la legislacin aplicable y la mejora continua. Por este motivo, es posible
el caso de que, por ejemplo, dos organizaciones con distinto comportamiento
medioambiental puedan cumplir perfectamente con los requisitos.

Esta norma se aplica a los aspectos medioambientales (y no a los impactos) que la


organizacin o empresa puede controlar y sobre los que puede esperar tener
influencia. Por lo tanto, la implantacin del Sistema de Gestin Medioambiental,
segn esta norma, no asegura necesariamente la mejora del medio ambiente.

Los requisitos de un S.G.M.A. segn la UNE-EN ISO 14001 se desarrollarn a lo


largo del curso partiendo del siguiente esquema de contenidos:

UNE-EN REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIN


ISO 14001:04 MEDIOAMBIENTAL
4.2 POLTICA MEDIOAMBIENTAL
4.3 PLANIFICACIN
4.3.1 Aspectos medioambientales.
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos.
4.3.3 Objetivos y Metas y Programa de gestin ambiental.

4.4 IMPLANTACIN Y FUNCIONAMIENTO


4.4.1 Estructura y responsabilidades.
4.4.2 Formacin, sensibilizacin y competencia profesional.
4.4.3 Comunicacin.
4.4.4 Documentacin del sistema.
4.4.5 Control de la documentacin.
4.4.6 Control operacional.
4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
4.5 COMPROBACIN Y ACCION CORRECTORA
4.5.1 Seguimiento y medicin.
4.5.2 Evaluacin del cumplimiento de requisitos legales
4.5.3 No conformidad, accin correctora y accin preventiva.
4.5.4 Registros.
Auditora del sistema.
4.6 REVISIN POR LA DIRECCIN
UNE-EN
ISO 14001 3.2.2. Poltica Ambiental.
4.2.

4.2. Poltica ambiental


La alta direccin debe definir la poltica medioambiental de la organizacin y
asegurar que:
a. es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de sus
actividades, productos o servicios;
b. incluye un compromiso de mejora continua y de prevencin de la
contaminacin;
c. contiene un compromiso de cumplir con la legislacin y la reglamentacin
medioambiental aplicables y con los otros requisitos que la organizacin
suscriba;
d. proporciona el marco para establecer y revisar los objetivos y metas
medioambientales;
e. est documentada, implantada, mantenida al da y se comunica a todos los
empleados;
f. se halla a disposicin del pblico.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

La poltica medioambiental es una declaracin pblica documentada de una


organizacin que cumple las siguientes caractersticas:

Dirigida a la prevencin de la contaminacin.

Con el compromiso de:

Cumplimiento de la legislacin medioambiental aplicable.

Mejora continua.

Proporciona el marco de establecimiento y revisin de los objetivos y metas


medioambientales.

Adecuada a sus actividades, productos, servicios y aspectos medioambientales.

Debe ser conocida, comprendida, desarrollada y mantenida al da por


todos los niveles de la organizacin.
PASOS NECESARIOS

1. La direccin de la empresa debe establecer este compromiso inicial al comienzo del


proceso de desarrollo e implantacin del sistema, ya que es necesario para
dirigir e impulsar la participacin en todos los niveles de la organizacin desde
las etapas ms tempranas.

A la hora de decidir el contenido de dicha poltica medioambiental, deber


tener en cuenta, como mnimo, los compromisos que recoge la norma ISO
14001. Adems, la poltica deber considerar aquellos otros compromisos que
la empresa suscriba voluntariamente.

La direccin debe tener presente, a la hora de su redaccin, que la poltica sirve


de instrumento de comunicacin en dos esferas:

Internamente, indicando a los empleados cules son sus intenciones en


cuanto a las cuestiones medioambientales.

Externamente, como una declaracin de principios, prioridades e


intenciones ante las partes interesadas de la empresa.

2. El desarrollo e implantacin de la poltica medioambiental requiere:

El establecimiento de las responsabilidades y la puesta en marcha de las


medidas necesarias para gestionar las siguientes fases del desarrollo del
sistema.

La aceptacin por parte de la direccin de sus responsabilidades


medioambientales, y que compruebe que todos los niveles conocen y
tienen presente sus obligaciones.

Asegurarse de que todos los empleados involucrados cuentan con la


formacin necesaria para cumplir con los requisitos medioambientales
inherentes a su puesto de trabajo y funcin.

Adems, se debe tener en cuenta que esta declaracin de intenciones se va a


materializar ms tarde en la fase de planificacin del sistema; concretamente, en
los criterios de evaluacin de los aspectos medioambientales, en la definicin
de prioridades para la mejora del comportamiento medioambiental y en los
objetivos y metas medioambientales. Por tanto, la coherencia debe hilvanar todos
estos puntos.
3. Una vez decidido el contenido, se debe documentar y aprobar por la direccin
de la organizacin, estableciendo un control documental de dicha poltica
medioambiental.

Debido al carcter pblico de este documento, se tendr que prever cmo se


va a permitir el acceso al mismo de las partes interesadas que lo soliciten y el
modo de difundirlo a todos los niveles de la organizacin.

Todos los cambios de la poltica que puedan originarse como consecuencia


del requisito de mantenerla siempre apropiada a la naturaleza, magnitud e
impactos de las actividades, productos o servicios, debern incorporarse y
difundirse de nuevo en la organizacin.

POSIBILIDADES

Las empresas pueden tener ya desarrolladas otras polticas, tanto


corporativas como de gestin o de aseguramiento de la calidad. La empresa
puede optar por incluir en un nico documento todos los compromisos
adquiridos, sean cual sea su rea de actuacin, o segregarlos si lo considera as
de mayor utilidad.

La poltica debe estar refrendada por la direccin, siendo la forma de hacerlo


eleccin libre de la empresa. A veces, se firma una copia de la poltica que
despus se incluye en el manual vigente; otras veces, se aprueba el manual en
conjunto; tambin cabe la posibilidad de firmar todas las reproducciones
distribuidas.

En cuanto a las vas de comunicacin para asegurarse de que los empleados


conozcan la poltica medioambiental, la empresa puede utilizar los canales ya
establecidos para otros asuntos: reuniones de personal por departamentos,
jornadas masivas, cursos de ingreso para nuevas incorporaciones, reparto
personal de un ejemplar, distribucin de copias por los puestos de trabajo, etc.

La difusin externa puede ser tan extensa como la empresa decida. Algunas
empresas editan una publicacin de dicha poltica que luego distribuyen
voluntariamente a algunas de sus partes interesadas; otras la difunden en
comunicaciones ya establecidas, como revistas, folletos; algunas incluso utilizan su
pgina Internet para asegurarse una mayor accesibilidad.
UNE-EN
ISO 14001 3.2.3. Planificacin
4.3.
UNE-EN
ISO 14001
ASPECTOS AMBIENTALES
4.3.1
4.3.1 Aspectos ambientales
La organizacin debe establecer y mantener al da el (los) procedimiento(s) para
identificar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios
que puedan controlar y sobre el (los) que se pueda esperar que tenga influencia,
para determinar aqullos que tienen o pueden tener impactos significativos en el
medio ambiente. La organizacin debe asegurarse de que los aspectos relacionados
con estos impactos significativos se consideran cuando se establezcan sus
objetivos medioambientales.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Los aspectos medioambientales hacen referencia a:

Aspectos
medioambientales

Los elementos de las actividades, productos o servicios de una organizacin que


pueden interactuar con el medio ambiente.

Impactos

Es importante diferenciarlos de los impactos medioambientales, los cuales seran el


resultado de esta interaccin, tanto si tiene consecuencias positivas como
negativas.

PASOS NECESARIOS

Identificacin de los Aspectos Medioambientales

1. Se deben identificar los aspectos medioambientales de las actividades,


productos o servicios sobre los que tienen control o influencia.

Esto significa que el mbito de la identificacin estar delimitado por la


posibilidad de actuacin, tanto de control como de mejora, de la empresa sobre
los aspectos medioambientales identificados.

2. Para llevar a cabo la identificacin se podr utilizar el mtodo que la empresa


estime oportuno y podr llevarse a cabo con o sin ayuda externa. Este mtodo
tendr que ser capaz de asegurar que la identificacin no deja fuera alguno de
los aspectos generados por la organizacin.
3. El mbito del sistema abarcar todas las actividades que se desarrollen
dentro de las instalaciones de la organizacin, tanto las propiamente
productivas como las auxiliares, y tanto las realizadas por el personal de la
plantilla como por el personal subcontratado.

En empresas de servicios la identificacin, en ocasiones, no estar tan unida al


emplazamiento fsico como a la naturaleza de las actividades que integren la
prestacin del servicio. Por tanto, el mbito se definir en relacin con todas
las actividades necesarias para el servicio que puedan afectar al medio
ambiente.

4. La identificacin se deber realizar en condiciones normales de operacin, en


condiciones anormales y en situaciones de emergencia. Las condiciones
anormales son aquellas que no se producen habitualmente, pero no generan
una situacin difcil, como s lo hacen los accidentes o las emergencias.

5. Adems tendrn que tenerse en cuenta los aspectos medioambientales


derivados de actividades pasadas. Es decir, la empresa deber informarse de
los usos pasados de sus instalaciones con objeto de identificar si hay
contaminacin histrica, fruto de actuaciones del pasado.

6. Adems de la identificacin de los aspectos se debe obtener informacin


adicional sobre ellos, como una cuantificacin o estimacin.

Evaluacin de los aspectos medioambientales

7. Posteriormente, y con el fin de cumplir con el requisito de seleccionar los


aspectos significativos, la organizacin deber establecer unos criterios de
significancia. Dichos criterios (en el nmero que se estime oportuno) debern
tener sensibilidad ambiental, ya que se trata de determinar cules son las
actividades que generan mayores impactos.

8. Adems, ser necesario establecer la forma de aplicacin de dichos criterios a


la batera de aspectos medioambientales identificada. Esta metodologa deber
documentarse de tal manera que se evite la subjetividad en su aplicacin
favoreciendo el potencial de comparacin entre las distintas evaluaciones
sucesivas.

Considerando los pasos anteriores, la empresa u organizacin ya est preparada para


realizar la evaluacin de los aspectos, que consistir en la aplicacin de los criterios
de significancia, a travs de la metodologa, a los aspectos medioambientales.

Como resultado de dicha evaluacin se obtendrn tanto los aspectos


medioambientales significativos como los no significativos:
Los aspectos significativos tendrn que tenerse en cuenta a la hora de
establecer los objetivos, ya que sern los temas prioritarios en nuestra
mejora medioambiental.

Esta informacin se generar en las etapas de implantacin del sistema,


pero necesita mantenerse actualizada; por tanto, el procedimiento
deber contemplar una forma de revisin y actualizacin para contar
siempre con informacin fiable e til.

El procedimiento o mtodo de evaluacin ser distinto para cada


empresa, pues no existe un mtodo patrn que sea ptimo para
todas. Cada una tendr que elaborarlo en funcin de sus
caractersticas.

Adems, el mtodo deber ser sensible a los cambios o mejoras originadas


en la empresa y, por tanto, mediante las evaluaciones sucesivas, poder
evidenciar el cumplimiento del compromiso de mejora continua.

POSIBILIDADES

Para la identificacin de los aspectos medioambientales, puede ser til


emplear la herramienta del diagrama de flujo del proceso como esquema
bsico en el cual se podrn identificar los flujos de entrada y salida de
materiales, recursos y energas.

Este diagrama de flujo consiste en una sucesin secuencial de todas


las acciones que componen el proceso, representadas en bloques
unidos en orden cronolgico. Incluye las actividades auxiliares o
complementarias.

Adems, para la cuantificacin podr completarse el diagrama con un


balance de masas de los flujos identificados, de manera que se pueda
comprobar que se tienen todas las cantidades identificadas y no hay partidas
sin control. La tolerancia admitida a la hora de hacer coincidir el balance de
masas estar en funcin de los mtodos de medida empleados para cuantificar
los flujos.

Fuentes de Informacin para la Identificacin de los Aspectos


Medioambientales

Toda la informacin necesaria para hacer dicha identificacin y


evaluacin se encuentra en la propia organizacin, aunque quizs no
recopilada para este fin. A continuacin se incluyen algunos ejemplos
de las fuentes de informacin que una empresa puede utilizar para
recoger datos medioambientales:
EJEMPLO DE FUENTES DE INFORMACIN
ENTRADAS SALIDAS
Recibos de consumos de agua, electricidad, Registros de produccin.
combustibles. Registros de incidentes o accidentes
Albaranes de entrega de materiales medioambientales.
consumidos como materias primas o Registros de cantidades de residuos
materias auxiliares. peligrosos generados.
Fichas tcnicas de materiales y productos. Certificados de destruccin de residuos.
Hojas de seguridad de sustancias qumicas. Recibos de retirada de residuos slidos.
Registros de formulacin de productos. Facturas de la retirada de residuos.
Analtica de vertidos, emisiones e
inmisiones.
Medidas de la contaminacin sonora.
Registros de distribucin de los productos.
Registros de quejas de clientes, vecinos,
partes interesadas, etc.

La metodologa utilizada para la aplicacin de los criterios de evaluacin


depender de los datos disponibles sobre todos los aspectos
medioambientales identificados. As, existen distintas posibilidades
segn los mtodos de evaluacin sean:

Cualitativos.

Cuantitativos.

Semicuantitativos.

Las organizaciones que dispongan de un diagnstico inicial podrn


utilizar sus conclusiones como parte de la identificacin de los aspectos
medioambientales. Este diagnstico no entra en los requisitos de la
norma ISO 14001, aunque el anexo informativo de dicha norma lo
aconseja como buena prctica de implantacin.

Adems, aquellas empresas que por ley posean una Evaluacin de Impacto
Medioambiental (EIA), fruto del cumplimiento de un requisito legal
aplicable, podrn utilizarla tambin como fuente de informacin til
sobre la identificacin y evaluacin de los aspectos medioambientales.
Para eso se necesita tener en cuenta las diferencias de concepto entre
una EIA conforme a la ley y el requisito 4.3.1 de la norma ISO 14001.
UNE-EN
ISO 14001 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
4.3.2
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
La organizacin debe establecer y mantener al da un procedimiento para la
identificacin y el acceso a los requisitos legales, y otros requisitos a los que la
organizacin se someta que sean aplicables a los aspectos medioambientales de
sus actividades, productos o servicios.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Se debe desarrollar un procedimiento que describa cmo, a partir de ahora, la


organizacin va a tener acceso a los requisitos legales medioambientales. De stos,
identificar los que les sean de aplicacin en funcin de sus actividades, productos o
servicios de la empresa y mantener esta informacin actualizada a la luz de los
cambios constantes de la legislacin medioambiental.

En este procedimiento tambin se debern contemplar los requisitos


voluntariamente asumidos por parte de la empresa como pueden ser:

Los cdigos de prctica industrial,

Manuales corporativos de la empresa,

Los acuerdos con las autoridades,

Las guas no reglamentarias.

PASOS NECESARIOS

1. Si se ha llevado a cabo una revisin medioambiental inicial, la empresa ha


identificado los requisitos legales aplicables, pero en esta etapa de planificacin
es necesario formalizar el proceso.

Para ello, se tendr que revisar con qu medio cuenta tanto en recursos
humanos como en fuentes de informacin y en funcin de stos decidir cul va
a ser el mtodo elegido para cumplir con el requisito.

2. Se debe tener en cuenta a la hora de elaborar el procedimiento que la funcin


de los requisitos legales identificados, es asegurar que los responsables
conocen y comprenden las obligaciones formales y materiales establecidas en
la legislacin y asegurar su cumplimiento. Por tanto, no es un procedimiento
que slo implique al responsable de su identificacin sino a todo el personal
implicado en cuanto a sus obligaciones en la prctica.

A la vez que se decide el mtodo se deber designar el responsable de su


cumplimiento y documentarlo.
3. El procedimiento no debe dejar a un lado una parte esencial del requisito que
es la actualizacin de la informacin, la cual deber realizarse de manera
peridica. Dicha periodicidad deber decidirse en funcin de la disponibilidad
de datos y de la frecuencia de cambio de los requisitos aplicables, para que sea
suficiente para garantizar el conocimiento del marco legal de referencia.

4. Para cerrar el ciclo el procedimiento podra incluir o referenciar cmo se van a


comunicar los requisitos legales identificados a los responsables de su
cumplimiento.

POSIBILIDADES

Para la actualizacin peridica de los requisitos legales aplicables, la


empresa puede consultar diferentes fuentes tales como:

La Administracin Medioambiental competente.

Las asociaciones o agrupaciones industriales.

Las bases de datos existentes en el mercado.

Los servicios profesionales especializados.

Habr que tener en cuenta que ninguna de las fuentes citadas es


completa en s misma y que, por lo tanto, sera conveniente
combinar varias de ellas para recoger todo el espectro legislativo.

UNE-EN
ISO 14001 OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES
4.3.1
4.3.3 Objetivos y Metas Ambientales.
La organizacin debe establecer y mantener documentados los objetivos y metas
medioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de
la organizacin.
Cuando se establezcan estos objetivos, la organizacin debe considerar los
requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos medioambientales significativos, sus
opciones tecnolgicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio, as
como la opinin de las partes interesadas.
Los objetivos y metas deben ser consecuentes con la poltica medioambiental,
incluido el compromiso de prevencin de la contaminacin.
EXPLICACIN DEL REQUISITO

Los objetivos y metas medioambientales constituyen la concrecin de la poltica


medioambiental de la empresa y de los compromisos en ella asumidos.

Objetivos
Medioambientales

Los objetivos son los puntos de mejora internos de la empresa, cuantificados, en


la medida de lo posible, y aplicables a toda la organizacin o a un aparte.

De los objetivos medioambientales derivan las metas:

Metas
Medioambientales

Las metas medioambientales constituyen requisitos detallados de actuacin con


el fin de alcanzar dichos objetivos.

El establecimiento de los objetivos es un punto clave del sistema, ya que es la


herramienta por la cual la empresa define su velocidad de mejora del
comportamiento medioambiental. Por este motivo, la elaboracin de los objetivos y
de las metas medioambientales debe cumplir una serie de caractersticas que los
otorgue la suficiente validez dentro del Sistema de Gestin Medioambiental.

Se deben establecer y mantener debidamente documentados para cada nivel


y funcin profesional relevante dentro del organigrama de la empresa.

Deben considerarse, a la hora de establecer los objetivos, los requisitos


legales, los aspectos medioambientales significativos de la organizacin,
las necesidades de las partes interesadas, las tecnologas opcionales al
alcance de la organizacin, los requisitos financieros y operacionales o
de la empresa, etc.

Ser coherentes con el compromiso de mejora continua del medio


ambiente.

Mostrar la coherencia con la poltica medioambiental, que a su vez incluir el


compromiso de prevencin de la contaminacin.
PASOS NECESARIOS

1. El primer paso para el establecimiento de objetivos y metas es decidir qu


puntos dbiles (identificados en la revisin previa o en la evaluacin de
aspectos medioambientales) son prioritarios. Esto no significa la obligacin de
poner un objetivo para cada uno de los anteriores, sino de tenerlos en cuenta
para fijar los objetivos

Este proceso se debe llevar a cabo por los responsables designados en la


documentacin del sistema.

2. Sin embargo para establecer los objetivos la empresa tambin puede tener en
consideracin informacin importante no para el medio ambiente pero s para
la empresa como son:

Las opiniones de las partes interesadas. Es decir, la empresa puede


decidir establecer un objetivo de mejora en funcin del grado de
sensibilidad de un problema medioambiental, tanto est asociado o no a
un aspecto medioambiental significativo.

Los cambios legislativos en materia medioambiental. Se pueden


establecer objetivos para anticiparse a cambios de legislacin, con el
objeto de cumplir los nuevos requisitos o simplemente considerarlo
ms estratgico para la empresa por tener asociadas determinadas
responsabilidades.

Las opciones tecnolgicas de mejora disponibles. A la hora de


decidir sobre cules de nuestros aspectos significativos podemos actuar
tenemos que tener en cuenta las distintas opciones posibles.

Las opciones financieras para llevar a cabo las mejoras. Este


criterio constituir un ltimo filtro en funcin de los recursos
disponibles para llevar a cabo determinadas medidas de mejora.

3. Cuando se hayan decidido los objetivos medioambientales debern


documentarse de manera que se pueda identificar cules son los vigentes en
cada momento.

4. Por ltimo la gestin integrada exige que todos los niveles de la organizacin
conozcan y dispongan los distintos objetivos y metas a conseguir.
CONSEJOS

Las metas, o en su ausencia los objetivos, deben ser lo ms especficas posibles


y cuantificables con objeto de desterrar la subjetividad y de poder medir la
evolucin en el tiempo con mayor fiabilidad.

Es recomendable la definicin de sus correspondientes indicadores de medida.


Estos deben ser utilizados como base del sistema de evaluacin del
comportamiento medioambiental, el grado de cumplimiento de los objetivos y
metas medioambientales fijados y los progresos realizados. En el seno del
comit 207 de ISO se est elaborando la norma 14031 acerca de la evaluacin
del comportamiento medioambiental mediante el uso de indicadores.

Adems de evaluar la tendencia favorable o no del cumplimiento de


los objetivos, puede ser til en algunas ocasiones revisar los mismos si
se tiene informacin suficiente que nos ponga en evidencia su falta de
adecuacin.

Es aconsejable que el cumplimiento de las metas medioambientales sea un


componente de responsabilidad personal y de la valoracin de la actuacin de
los trabajadores. Pero la direccin tendr que dar mensajes coherentes dentro
de su definicin de gestin con el inters de su cumplimiento prioritario. Estos
dos factores contribuirn a que el personal involucrado integre el sistema en su
prctica diaria y no lo perciba como algo ajeno.

EVOLUCIN DE LOS OBJETIVOS MEDIOAMBIENTALES

Al mismo tiempo que se ha producido una evolucin del concepto de gestin


empresarial ha ido evolucionando la actitud hacia la gestin medioambiental.

El concepto de gestin empresarial comienza centrndose en las caractersticas


del producto, conforme la competencia iguala las ofertas, los aspectos diferenciales se
van centrando en la empresa. Posteriormente, se ha dado un giro de orientacin a las
necesidades del cliente y, en estos momentos, enfatiza la importancia del marketing
como principal estrategia de la gestin empresarial.

Mientras tanto, la actitud hacia la gestin medioambiental ha pasado por varias


etapas: desde la indiferencia total hacia temas colaterales a la produccin, y pasando
de una actitud defensiva por sus posibles repercusiones negativas en la empresa, hasta
una actitud preventiva que nos aleje de esa problemtica. Ms recientemente se
percibe como una estrategia ms, integrada dentro de la gestin empresarial. Una
estrategia que aporta una serie de beneficios y ventajas a la organizacin como son
la reduccin y prevencin de costes, la mejora de la imagen de la empresa, una
utilizacin adecuada de los recursos naturales, la mejora de los procesos, etc.
EVOLUCIN DE LA ACTITUD DE
GESTIN MEDIOAMBIENTAL
ESTRATEGIA
PREVENTIVA
DEFENSIVA
INDIFERENCIA

PRODUCTOS
EMPRESA
CLIENTE
MARKETING
EVOLUCIN DEL CONCEPTO
DE GESTIN EMPRESARIAL

UNE-EN PROGRAMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL


ISO 14001
Programa (s) de gestin medioambiental
La organizacin debe establecer y mantener al da un programa o programas para
lograr sus objetivos y metas. Debe incluir:
a) Asignacin de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en
cada funcin y nivel relevante de la organizacin.
b) Los medios y el calendario en el tiempo en que han de ser alcanzados.
Si un proyecto se relaciona con nuevos desarrollos y actividades, productos o
servicios nuevos o modificado, el programa o programas, deben modificarse,
donde sea necesario, para asegurarse de que la gestin medioambiental se aplica a
tales proyectos.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

En este programa se debe especificar cmo se van a cumplir los objetivos


medioambientales previamente establecidos y aprobados.

Como ya se ha indicado previamente, los objetivos deben ser cuantificables -en la


medida de lo posible- y estar referidos a unos plazos para su ejecucin. Adems,
debe sealarse los recursos necesarios y el personal disponible para la puesta en marcha de
dichos objetivos

El programa de gestin medioambiental es la concrecin prctica de los objetivos y


metas, con los cronogramas para cada uno de ellos. Consiste en disponer de metas
establecidas para cada nivel de la organizacin, con los medios y recursos adecuados
para su puesta en funcionamiento y un calendario que seale las fechas de
compromiso para su consecucin. Este programa se modificar cuando sea
necesario debido a proyectos de nuevos desarrollos, productos o servicios.
Para afrontar la gestin medioambiental se hace necesaria la asignacin de
responsabilidades a diversas personas de la organizacin, de manera que se cubran
todas las actividades reflejadas en las metas medioambientales.

PASOS NECESARIOS

1. Lo primero es ver la necesidad de desarrollar los objetivos en metas ms


especficas, dependiendo de la complejidad de la organizacin y de la utilidad
de este desglose como parte de la concienciacin y sensibilizacin de los
implicados.

2. Una vez decidido las distintas acciones necesarias, se deben buscar dentro de
los recursos disponibles a las personas ms apropiadas para que se
responsabilicen de cada tarea o para que la ejecute. Habr que reflexionar
acerca de la necesidad de ayuda externa, tanto en cuanto a recursos como a
inversiones en adquisiciones necesarias, formacin, etc., y por tanto asignar los
medios para cubrir dichas necesidades.

3. El siguiente paso ser estimar el tiempo necesario para que se alcancen los
objetivos y las metas planificadas, estableciendo el calendario gradual de
actuacin. Estas decisiones pueden estar muy condicionadas por el paso
anterior.

4. Todo lo decidido hasta el momento deber documentarse, aprobarse por los


responsables de su elaboracin, pensemos que la firma en este documento
compromete a asignar los recursos y a hacer todo lo posible para alcanzar los
plazos.

5. Adems deber darse a conocer a todos los niveles implicados en su


realizacin e incluso, puede ser necesario en aquellos niveles no implicados
directamente en su realizacin pero cuyas actividades puedan tener influencia
en su cumplimiento.

6. Es necesario que se adecuen e incluyan en el programa los cambios que se


realicen en cuanto al desarrollo de nuevos productos, ampliacin de actividades
o modificacin de los procesos que hagan referencia a alguno de los proyectos
incluidos en el programa, para asegurar que se aplica la gestin medioambiental
a ellos. Normalmente los nuevos proyectos representan una oportunidad de
utilizar nuevas tcnicas o prcticas con menor efecto medioambiental.

POSIBILIDADES

El contenido del programa medioambiental puede ser el siguiente:

La descripcin de las acciones especficas.

El nivel de aceptacin del objetivo para cada paso.


La persona o grupo responsable de llevar a cabo cada accin.

Los principales pasos a tomar.

El calendario en que se compromete a alcanzarlos.

Los recursos econmicos y humanos necesarios.

Mtodo de revisin y modificaciones del contenido del programa.

Los programas son la herramienta que ayuda a la empresa a su mejora del


comportamiento medioambiental, por tanto:

Los programas deben ser una herramienta


dinmica

UNE-EN
ISO 14001 3.2.4. Implantacin y Funcionamiento
4.4.

ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES

4.4.1 Estructura y responsabilidades


Las funciones, las responsabilidades y la autoridad deben estar definidas y
documentadas, y se debe informar al respecto para facilitar la eficacia de la
gestin medioambiental.
La direccin debe proveer los recursos esenciales para la implantacin y control
del Sistema de Gestin Medioambiental. Estos recursos incluyen tanto recursos
humanos y conocimientos especializados como recursos tecnolgicos y
financieros.
La alta direccin de la organizacin debe asignar uno o varios representantes
especficos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidas
sus funciones, autoridad y responsabilidad para:
a) Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestin Medioambiental estn
establecidos, implantados y mantenidos al da de acuerdo con esta norma
internacional.
b) Informar del funcionamiento del Sistema de Gestin Medioambiental a la
alta direccin para su revisin y como base para la mejora del Sistema de
Gestin Medioambiental.
EXPLICACIN DEL REQUISITO

Para conseguir implantar el Sistema de Gestin Medioambiental es necesario definir


"quin es quin" en la empresa, "quin hace qu" y, adems, asignar y definir las
responsabilidades y sobre quin recaen.

La direccin debe asumir la responsabilidad ltima del desarrollo y la implantacin del


sistema, a la vez que debe asignar responsabilidades para su funcionamiento.

El organigrama es esencial para definir la estructura organizativa del sistema. ste


debe mostrar la estructura jerrquica de la organizacin respecto a los temas
medioambientales, as como las relaciones entre diferentes reas.

Las responsabilidades relativas a cada uno de las funciones deben ser definidas
documentalmente, igual que las interrelaciones del sistema.

PASOS NECESARIOS

Dentro del sistema se distinguen dos tipos de responsabilidades de mbito


general:

Actividades Directivas. Corresponden a la direccin general y,


dependiendo de la complejidad estructural, a otros niveles de direccin.

Ejemplos de este tipo de responsabilidades:

Fijar la poltica medioambiental de la empresa.


Disear la programacin y gestionar las actividades desarrolladas.
Establecer los respectivos objetivos medioambientales.
Definir las responsabilidades.
Proporcionar los medios y recursos necesarios.
Revisar el sistema implantado y su seguimiento posterior.

Actividades Tcnicas. Corresponden a cargos tcnicos dentro de la


organizacin, de los cuales el representante de la direccin es un
ejemplo. Entre las tareas asignadas a estos se encuentran:

Identificar los aspectos medioambientales.

Desarrollar y utilizar los procedimientos.


Elaborar toda la documentacin relacionada con la marcha del
sistema.

Hacer el seguimiento y control operacional de las actividades.

Llevar a cabo la generacin de registros.

El representante de la direccin. Debe estar formalmente designado


por la direccin y ser alguien con capacidad ejecutiva para que se
responsabilice del sistema.

La norma le asigna dos responsabilidades:

Garantizar que los requisitos del sistema estn establecidos,


implantados y actualizados de acuerdo a la norma.

Informar del funcionamiento del Sistema de Gestin


Medioambiental a la alta direccin para su revisin, como base
para la mejora continua.

Adems, podr realizar otras tareas, pero debe tener la autoridad


necesaria en la empresa para garantizar que el sistema est funcionando
de manera efectiva.
CUADRO DE RESPONSABILIDAES EN MATERIA AMBIENTAL

Este cuadro es un ejemplo orientativo sobre como se puede documentar los


responsables (R) y los que deben participar (D) en las funciones relativas a la gestin
medioambiental.

D DT C P C M. C F R.
G T O R A A O I H
E E M O L M M N U
N C P D I B E A M
FUNCIONES DE GESTIN E N R U D I R N A
MEDIOAMBIENTAL R I A C A E C Z N
A C S C D N I A O
L O I T A S S
O E L
N
Poltica M.A. R D D D D D D D D
Objetivos y Metas * * * * * * * * *
Programa ** ** ** ** ** ** ** ** **
Documentacin R D D D D D D D
Revisin Sistema R D D D
Control operacional R D R D R
Acciones correctoras D D D D D R D D D
Auditoras D D D D D R D D D
Comunicacin externa R D
Formacin D R
Comunicacin interna D D R
Identificacin de aspectos
R
medioambientales

* No tiene porque existir en todas las reas a la vez. Siempre en relacin con una
mejora continua (Ver definicin UNE-EN-ISO 14001).

** En funcin de objetivos y proyectos relativos a nuevos desarrollos, productos,


etc.
UNE-EN
ISO 14001 FORMACIN, SENSIBILIZACIN Y COMPETENCIA PROFESIONAL
4.4.2
4.4.2 Formacin, Sensibilizacin y competencia profesional
La organizacin debe identificar las necesidades de formacin. Se requerir
que todo el personal cuyo trabajo pueda generar un impacto significativo
sobre el medio ambiente haya recibido una formacin adecuada.
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para hacer
conscientes a sus empleados, miembros de cada nivel o funcin relevante que:
a) La importancia del cumplimiento de la poltica medioambiental y de los
procedimientos y requisitos del Sistema de Gestin Medioambiental.
b) Los impactos medioambientales significativos, actuales o potenciales, de
sus actividades y de los beneficios para el medio ambiente de un mejor
comportamiento personal.
c) Sus funciones y responsabilidades en el logro del cumplimiento de la
poltica y procedimientos medioambientales; y de los requisitos del
Sistema de Gestin Medioambiental, incluyendo los requisitos relativos a
la preparacin y a la respuesta ante situaciones de emergencia.
d) Las consecuencias potenciales de la falta de seguimiento de los
procedimientos de funcionamiento especficos.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Para que todo el personal cumpla de forma eficiente con sus obligaciones necesita
poseer la formacin necesaria en cuanto a conocimientos, experiencia y habilidades.

La eficacia de un Sistema de Gestin Medioambiental depende, en gran medida, de


la actitud positiva de todos los miembros de la empresa.

La forma de conseguirlo es doble: por una parte, se requiere una adecuada


formacin para realizar su trabajo, y, por otra, que estn suficientemente
sensibilizados.

PASOS NECESARIOS

1. Para ello, en primer lugar, es necesario la identificacin de las necesidades de


formacin. Estas necesidades surgirn, por ejemplo, de:

Comparar la formacin definida como necesaria para un puesto


determinado con la que posee el personal asignado.

De las no conformidades del sistema cuya causa sea la falta de


formacin.

De los resultados asignables a determinadas funciones.


2. Por tanto, se necesitar definir las caractersticas de los puestos de trabajo
que puedan tener influencia en la gestin medioambiental, para posteriormente
asegurarse de que todo el personal cuya actividad pueda generar un impacto
significativo haya recibido la formacin necesaria y posea la competencia
profesional adecuada.

3. Habr que dar respuesta a los temas pendientes de formacin que no cubre el
cumplimiento de todos los requisitos del sistema referidos a este apartado, ya
que es necesaria la tarea de sensibilizacin de este mismo personal. En
algunos casos, la actuacin conforme o no al sistema no se origina por la falta
de conocimientos, sino por la falta de concienciacin de las repercusiones que
puede originar no seguirlo.

Por esta razn, resulta esencial establecer los procedimientos esenciales para
que todos los niveles de la estructura organizativa se hagan conscientes de la
importancia del cumplimiento de la poltica y de los requisitos del sistema y de
sus funciones concretas en esta rea. Igualmente, es importante que tomen
conciencia de los impactos significativos derivados de sus actividades y de la
consecuencia de incumplir el seguimiento de los procedimientos.

Este requisito se relaciona con la comunicacin interna, ya que sta es la


herramienta ms poderosa para sensibilizar y comunicar con eficacia los
mensajes que pueden cambiar hbitos o actitudes.

4. El ltimo paso ser comunicar a toda la organizacin los procedimientos


que se establecen para la formacin, sensibilizacin y competencia profesional,
de manera que se conozca la forma de obtener la formacin necesaria y los
canales establecidos para ello. Si la empresa posee esta sistemtica, se podr
integrar en ella la formacin medioambiental.

5. El nivel de la formacin depender de la influencia de las actividades


desempeadas en relacin con el medio ambiente. As, existen dos perfiles que
se mencionan en la norma que, por su influencia en el sistema, deber
garantizarse que poseen los conocimientos necesarios para llevar a cabo las
funciones asignadas en el sistema:

El representante de la direccin.

Los auditores medioambientales.

6. Adems de este proceso descrito, no debe dejarse sin cubrir las necesidades de
formacin para el personal de nueva incorporacin, que, si bien puede
poseer toda la formacin acadmica y experiencia necesaria, desconocer la
estructura del sistema y sus implicaciones para el desarrollo de sus futuras
funciones.
POSIBILIDADES

Comnmente se utiliza para dar respuesta a esta formacin una planificacin


mediante programas de formacin. Estos programas pueden ser comunes a todas
las necesidades de la empresa en otras materias o especficos, y contener, entre
otros, los siguientes elementos:

Las necesidades identificadas.

La planificacin de las actividades para dar las respuestas.

La forma de eleccin del responsable interno o externo de


impartirla.

La evaluacin a posteriori de la formacin recibida


UNE-EN
ISO 14001 COMUNICACIN
4.4.3

4.4.3 Comunicacin
En relacin con los aspectos medioambientales y el Sistema de Gestin
Medioambiental, la organizacin debe establecer y mantener al da
procedimientos para:
a) La comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la
organizacin.
b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes
interesadas externas.
La organizacin debe considerar procesos para comunicaciones externas en sus
aspectos medioambientales significativos y registrar las decisiones en ese
campo.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Uno de los requisitos es dar a conocer, internamente y a las partes interesadas, el


Sistema de Gestin Medioambiental que se implanta en la empresa u organizacin.
Por este motivo, se deben elaborar los procedimientos para desarrollar las vas de
comunicacin sobre los asuntos relativos a la gestin, la poltica, las actuaciones y
los aspectos medioambientales.

La comunicacin se desarrollar atendiendo tanto a la comunicacin interna, es decir, a


todos los niveles y a todas las funciones participantes de la gestin medioambiental
dentro de la empresa, como a la comunicacin externa, referida a la recepcin, la
documentacin y las respuestas a las comunicaciones relevantes de las partes
interesadas.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


La comunicacin incluye el establecimiento de procesos de informacin, interna y
externamente, de las actividades de la organizacin.

PASOS

La distincin entre comunicacin interna y externa responde slo al propsito de


ser ms claros, pues no resultara necesario debido a que los requisitos de ambas son
coincidentes en muchos puntos y pueden integrarse en un mismo documento.

Comunicacin Interna.

7. A la hora de establecer el proceso para dar respuesta a la comunicacin interna,


lo primero que hay que plantearse son los objetivos que deben cubrirse con
dicha comunicacin. stos son:

Comunicar a todos los empleados de la organizacin tanto la poltica


medioambiental como las lneas estratgicas del S.G.M.A.

Explicar las razones para la implantacin del sistema y qu se pretende


obtener con su puesta en marcha.

Sensibilizar sobre la importancia del factor medioambiental en el futuro


y la necesidad de participar activamente en su proteccin a travs de
buenas prcticas de gestin integradas en el resto de las polticas de
empresa.

Motivar suficientemente a los empleados para que colaboren y se


sientan involucrados en la implantacin y el desarrollo del sistema.

Establecer vas de comunicacin que posibiliten los flujos de


informacin tanto en sentido ascendente como descendente.

8. Estos requisitos afectan a todos los empleados de la organizacin y, por tanto,


habr que:

Plantearse cmo va a ser el mtodo segn el pblico objetivo.

Documentar estos mtodos y difundirlos a toda la organizacin.

9. Es importante que este procedimiento se implante, es decir, que sea una va


efectiva, fluida y utilizada habitualmente por la organizacin, y no slo un
procedimiento casi de urgencia. Adems, deben crearse los registros que
demuestren su utilizacin.
Comunicacin externa

Los pasos que hay que seguir para la comunicacin externa son los mismos que en
la comunicacin interna.

10. Los objetivos perseguidos por la comunicacin son:

Demostrar el compromiso medioambiental de la organizacin.

Ocuparse de las reacciones causadas por las cuestiones relativas a los


problemas medioambientales.

Informar a cualquier parte interesada sobre el Sistema de Gestin


Medioambiental implantado y sus resultados.

Estimular la comprensin y aceptacin de los esfuerzos realizados por


la empresa para mejorar su comportamiento medioambiental.

11. El pblico objetivo est formado por las diferentes partes interesadas que
puedan solicitar informacin o aquellas otras a las que la empresa quiera
transmitrsela de forma voluntaria.

La norma ISO 14001 incluye una definicin de parte interesada segn la cual
cualquiera puede personarse como tal. Por tanto, la organizacin no puede
restringir el concepto a su voluntad.

Aunque no exclusivamente, se pueden identificar como partes interesadas a las


siguientes:

Organismos estatales, autonmicos o locales.

Grupos de presin.

Medios de comunicacin.

Asociaciones de consumidores o de vecinos.

Inversores y accionistas.

Clientes.

Competidores.

Organizaciones empresariales.

Empleados.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


La importancia relativa de cada grupo o individuo depende de la naturaleza y
circunstancias de la empresa. stos pueden expresar su opinin o simplemente
solicitar informacin a la empresa. Estas comunicaciones deben percibirse
como oportunidades de corregir problemas medioambientales o percepciones
errneas de las actividades de la empresa.

12. Adems, hay que escoger el mtodo por medio de alguno de los canales que se
pueden emplear para dar respuesta a dicho requisito y documentarlo.

13. Y por ltimo, hay que implantar la va elegida y dejar registros de las
comunicaciones producidas.

POSIBILIDADES

Puede ser importante incluir a los empleados de contratas externas que


desarrollan sus actividades en las instalaciones de la empresa, los
subcontratistas ajenos o los suministradores, dependiendo de la importancia
de sus actividades para el sistema.

Existen numerosos canales de comunicacin interna que la organizacin puede


utilizar: tablones de anuncios, buzones de sugerencias, informes o memorias
anuales, boletines o revistas de comunicacin interna, jornadas de convivencia,
programas de divulgacin, iniciativas para incentivar y los canales clsicos
entre la estructura departamental de la empresa.

Adems de la comunicacin por todas estas vas, es fundamental el papel de la


comunicacin no verbal. Los mensajes transmitidos mediante los recursos
asignados, los presupuestos, las prioridades de direccin, etc. debern ser
coherentes con los mensajes expresados verbalmente y, por supuesto, con los
compromisos pblicos asumidos en la poltica medioambiental; ya que, en
caso contrario, se originara una gran confusin por el cruce de mensajes
opuestos.

Para la comunicacin externa se pueden utilizar los siguientes canales:

Telfono de asistencia.

Revista de noticias.

Noticias en prensa, radio, etc.


Jornadas de puertas abierta.

Visitas a las instalaciones.

Videos divulgativos.

Informes sobre la gestin medioambiental.*

Puede ser til tener previsto la comunicacin en situaciones de crisis para asegurarse, en
la medida de lo posible, de que se ofrecer una informacin suficiente llegado el
caso. Esta informacin se difundira tanto interna como externamente para
evitar especulaciones por falta de conocimiento.
UNE-EN
ISO 14001 DOCUMENTACIN DEL SISTEMA
4.4.4
4.4.4 Documentacin del Sistema de Gestin Medioambiental
La organizacin debe establecer y mantener al da, en papel o en formato
electrnico, la informacin para:
a) Describir los elementos bsicos del sistema de gestin y su interrelacin.
b) Orientar sobre la documentacin de referencia.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

De acuerdo con el modelo de gestin medioambiental elegido, se preparar la


documentacin bsica, que normalmente se denomina manual de gestin
medioambiental, y se definir el resto de la documentacin necesaria. El objeto es
establecer y mantener informacin de la descripcin de los elementos centrales del
SIGMA y de las interacciones que stos conllevan.

Manual de Gestin
Medioambiental

Es el conjunto de documentos utilizados para describir todas las normas o


disposiciones tomadas por la empresa con el objeto de realizar una adecuada
gestin medioambiental.

No es obligatorio que la empresa cuente con un manual como tal, sin


embargo, es la forma ms habitual de cumplir con el requisito de
documentacin del sistema.
Aparte de este manual, que se refiere a la columna vertebral de la documentacin
del sistema, es necesario desarrollar otro tipo de documentacin, como son los
procedimientos.

* Sobre este tema se podr encontrar ms informacin en el captulo sobre la declaracin medioambiental del Reglamento EMAS.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


Procedimiento

Los procedimientos son todas las acciones, recogidas por escrito y ordenadas
cronolgicamente, que se llevan a cabo para cumplir con una funcin especfica
de la empresa.

Los procedimientos reportan una mayor probabilidad de la


"reproducibilidad" del proceso y favorecen la ejecucin de las
actividades de forma controlada. Tambin son tiles para minimizar los
errores humanos y homogeneizar los procesos.

En funcin de la complejidad documental del sistema, se podrn crear documentos


ms especficos como son las instrucciones.

La documentacin es la herramienta que marca la


trazabilidad del sistema

PASOS NECESARIOS

14. Lo primero que hay que hacer a la hora de desarrollar la documentacin es


identificar las actividades cuya ejecucin tenga que regularse por la
documentacin. De manera general, estas actividades sern las especficas de la
implantacin del sistema, ms todas aquellas que, aunque no estn
especificadas en la norma, son necesarias para el cumplimiento de los
requisitos que se exigen.

Evidentemente, las actividades descritas varan de una empresa a otra segn el


tipo de sector, instalaciones, productos, servicios, as como el tamao y
complejidad de la organizacin.

15. Identificadas las actividades, se deber decidir los tipos de documentos


necesarios para cubrir las exigencias.

16. Una vez que se identifica la necesidad de elaborar un determinado


procedimiento de trabajo, se deber definir la sistemtica que hay que seguir
para la redaccin, aprobacin y distribucin de dicha documentacin. Esto
incluir la designacin de los responsables de llevar a cabo todas las etapas del
desarrollo de la documentacin, que pueden ser las siguientes:

Revisar prcticas actuales.

Analizar prcticas actuales.

Desarrollar el borrador del procedimiento.


Distribuir el borrador para su comentario.

Revisar comentarios y corregir.

Distribuir para su aceptacin.

Obtener aprobacin.

Distribuir para su uso.

Ejecutar

Controlar y revisar.

POSIBILIDADES

Diferencia entre documento y registro

l trmino documento incluye tanto los internos, (tales como planos,


manuales, procedimientos, instrucciones), como los externos (cdigos,
especificaciones, reglamentos).
Los procedimientos e instrucciones se emplean para descubrir o controlar
la forma en la que se hacen las cosas y pueden ser revisados para reflejar
cambios circunstanciales.
No debe confundirse los documentos con los registros. Los registros son
el resultado de alguna actividad y quedan como una declaracin de los
hechos de un momento dado; por tanto, no pueden ser revisados. Los
documentos reemplazados o revisados pueden convertirse en registros.

Existen distintos tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias de la


norma de referencia. Se pueden agrupar de la siguiente forma:

Nivel I: Poltica medioambiental y manual de gestin medioambiental.

Nivel II: Procedimientos bsicos, procedimientos especficos o normas


de anlisis.

Nivel III: Instrucciones, especificaciones y otros.

Nivel IV: Registros. (De ste hablaremos en detalle en el punto 4.5.3.


de la norma).

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


Poltica Medioambiental y manual de gestin medioambiental

El manual de gestin medioambiental es un documento que proporciona una visin


global del sistema, as como una base para la coordinacin y el control de las
actividades de gestin a travs de la organizacin. ste realiza una descripcin de:

Los principios e intenciones generales.

Los elementos clave de la organizacin y las responsabilidades.

La aplicacin concreta en la empresa de los distintos requisitos de la


norma.

Adems, contiene referencias necesarias a otros documentos del sistema.

A modo de EJEMPLO, un manual podra contener:

La poltica de gestin medioambiental.


Descripcin de las actividades de la empresa.
La forma en que funciona el sistema de documentacin y la
organizacin de dicho manual.
Un ndice de los procedimientos que se han desarrollado para
documentar la forma de cumplir cada requisito aplicable.
Un glosario con las definiciones de los trminos necesarios para
la comprensin del manual.
Designacin de responsabilidades y autoridades.

Si el manual no incluye algo de lo anterior, puede que se limite a indicar


dnde podemos encontrarlo.

La empresa es libre de elegir el formato de manual que considere ms


apropiado para su estructura y complejidad.
Procedimientos e instrucciones

Se debe evaluar la necesidad de crear procedimientos especficos o de aprovechar la


documentacin ya existente. Bastara con incluir una simple referencia o modificar
la documentacin donde hiciera falta.

La precisin de los detalles de los procedimientos e instrucciones depende, en


gran medida, de los mtodos empleados, las habilidades requeridas, la
formacin que se ofrezca y el grado de supervisin exigido. No
obstante, la presentacin de detalles excesivos no necesariamente
proporciona un mayor control sobre la actividad en cuestin.

Los procedimientos no deben ser una lista de lo que se desea que


ocurra en la empresa, sino que deben reflejar con exactitud lo que
realmente sucede. Sin embargo, es conveniente aprovechar el momento
de su desarrollo para cuestionar la necesidad y utilidad de todas las
prcticas llevadas a cabo y para introducir las mejoras en las pautas de
actuacin.

Algunas organizaciones prefieren, dependiendo de la complejidad de lo


descrito, desarrollar el cmo en una instruccin de trabajo o manual de
operaciones, cuya referencia se incluir en el procedimiento.

Algunos apartados de esta norma fijan requisitos para los


procedimientos documentados. Sin embargo, esto no significa que la
empresa necesite tener un procedimiento especfico para cada requisito.

Cuando se trata de documentos informticos, existe la posibilidad de


acceder a ellos mediante una contrasea combinada con una forma de
identificacin del documento en vigor para los usuarios.

En estos procedimientos se recoge el alcance, es decir, dnde se


aplicarn los procedimientos, quines sern los responsables de su
utilizacin, cules son las referencias que utilizar y su estado de
revisin.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


Las principales partes que cubre un procedimiento pueden ser:

CONTENIDOS DE UN PROCEDIMIENTO
Objeto Se define la intencin y utilidad del documento.
Se define las actividades y puestos de trabajo
Alcance
afectados por el documento.
Responsabilidades Los cargos que se ven afectados por el contenido.
En este captulo se detallan las acciones, incluido el
Desarrollo
qu, quin, cmo y cundo.
Palabras que puedan en una interpretacin
Definiciones
especfica.
Se citan los documentos que permiten ascender o
Referencias
descender en la pirmide documental.
Se incluyen aquella documentacin adicional
Documentacin anexa
necesaria.

Generalmente, los procedimientos van acompaados de instrucciones, las cuales


completan y desarrollan los puntos de un determinado procedimiento.

Sistemas de Documentacin

Cuando la empresa desarrolla todo la documentacin del S.G.M.A., tendr que


tenerse en cuenta cmo se va a relacionar con la documentacin ya existente; muy
especialmente, con otros sistemas de gestin ya existentes, sobre todo, si ya tienen
un sistema de calidad implantado. En estas empresas, se considera de sumo inters
aprovechar al mximo la estructura y documentacin del sistema de calidad
existente.

Existen diferentes alternativas de integrar la estructura documental necesaria en el


sistema, siendo la empresa la que decida entre ellas de acuerdo con sus intereses:

SISTEMAS DE DOCUMENTACIN
La elaboracin de la documentacin es totalmente
independiente al sistema de calidad. Esto puede
provocar exceso de documentacin y duplicidades,
Sistemas en paralelo
pero puede ser conveniente en funcin del
organigrama de la empresa y de los responsables del
sistema.
Se revisa la documentacin de calidad para que
Sistemas integrados cumpla ambas normas y se desarrolla la
documentacin adicional necesaria.
Se elabora la documentacin independientemente y
Sistema de referencias
se integra en los procedimientos operativos y las
cruzadas
instrucciones, incluso con registros comunes.
CONSEJOS

Existen muchas formas de preparar y presentar los procedimientos o


instrucciones. La empresa puede usar el mtodo, estilo, composicin o
formato que considere ms adecuado. Lo importante es evitar la preparacin
de documentacin innecesaria y conseguir que sean tan sencillos como sea
posible.

Aproveche la flexibilidad que permite este apartado, adoptando mtodos


sencillos y prcticos que eviten costes burocrticos, as como la falta de
seguimiento de los procedimientos y la ineficaz implantacin del sistema.

CONSEJOS PRCTICOS PARA LA ELABORACIN DE LA


DOCUMENTACIN
Decir lo que se quiere transmitir con las menos palabras
Conciso
posibles.
Coherente Con la prctica y la realidad de la empresa.
Evitar trminos que den lugar a interpretaciones
Exacto
subjetivas o errneas
Prctico til para los usuarios.
Para facilitar su comprensin al nivel de los usuarios, no
Lenguaje sencillo
de los redactores.
Buena organizacin Facilidad de manejo y rapidez.
Presentacin cuidada Ofrecer una buena imagen.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


UNE-EN
ISO 14001 CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
4.4.5
4.4.5 Control de la documentacin
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos que permitan
controlar toda la documentacin requerida por esta Norma Internacional para
asegurar que:
a) pueda ser localizada;
b) sea examinada peridicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada,
todo ello por personal autorizado;
c) las versiones actualizadas de los documentos apropiados estn disponibles
en todos los puntos donde se lleven a cabo operaciones fundamentales para
el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestin Medioambiental;
d) los documentos obsoletos se retiren rpidamente de todos los puntos de
uso o distribucin o se garantice de otra manera que no se haga de ellos un
uso inadecuado;
e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar
la informacin estn adecuadamente identificados.

La documentacin debe ser legible, fechada (incluidas las fechas de revisin) e


identificable con facilidad; conservada de manera ordenada y archivada por un
perodo especificado. Deben establecerse y mantener actualizados
procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboracin y modificacin de
los distintos tipos de documentos.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

En principio, el motivo del control de los documentos es garantizar que el


documento que est utilizndose sea el correcto. Es decir, que sea el documento
aplicable, vigente y aprobado. Esto es importante con el fin de que las personas
dispongan de la informacin que necesitan para realizar sus tareas.

La labor de asegurar la gestin medioambiental implica tambin el control, mediante


los procedimientos adecuados, de los documentos relacionados con la marcha de la
empresa.

Se debe aplicar tanto a los documentos internos como a aquellos documentos y datos de
origen externo que afecten a la gestin del medio ambiente.

El control significa que los documentos:

Estn identificados en todo momento y que los vigentes estn disponibles


en los lugares apropiados para evitar la confusin con los obsoletos.

Mantengan su idoneidad y se realicen las reediciones necesarias.


Se revisen peridicamente y se aprueben por el personal responsable, a la
vez que se definan quines son los responsables de su creacin y
modificacin.

Existe la posibilidad de que el control de la documentacin sea comn


al sistema de calidad, el S.G.M.A. y el sistema de seguridad e higiene, si
existe.

UNE-EN CONTROL OPERACIONAL


ISO 14001
4.4.6

4.4.6 Control operacional


La organizacin debe identificar aquellas operaciones y actividades que estn
asociadas con los aspectos medioambientales significativos identificados,
conforme a su poltica, objetivos y metas. La organizacin debe planificar estas
actividades, incluido el mantenimiento, para asegurar que se efectan segn las
condiciones especificadas:
a) estableciendo y manteniendo al da procedimientos documentados para
cubrir situaciones en las que su ausencia podra llevar a desviaciones de la
poltica, los objetivos o las metas medioambientales;
b) estableciendo criterios operacionales en los procedimientos;
c) estableciendo y manteniendo al da procedimientos relativos a aspectos
medioambientales significativos identificables de los bienes y servicios
utilizados por la organizacin; y comunicando los procedimientos y
requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

El objetivo del control operacional de la empresa es mantener sus actuaciones


dentro de unos lmites medioambientales predeterminados.

Con el control operacional puede dar respuesta a diferentes necesidades de la


empresa, como son:

Desarrollo de actividades destinadas a prevenir la contaminacin.

Actividades cotidianas de gestin destinadas a garantizar la


conformidad de las exigencias externas e internas.

Actividades estratgicas de gestin destinadas a anticiparse y responder


a las nuevas exigencias en materia de medio ambiente.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


PASOS NECESARIOS

17. Lo primero ser identificar cules son las actividades que van a ser objeto de
control operacional. Para ello, habr que considerar:

Poltica medioambiental.

Los aspectos medioambientales identificados y valorados como


significativos.

Los objetivos y metas planificados.

Los requisitos legales aplicables.

El principio de prevencin de la contaminacin.

Adems, habr que tener en cuenta que se debe considerar el control tanto en
condiciones normales de funcionamiento como en condiciones anormales.

18. Despus habr que desarrollar la forma de ejecucin de dichas actividades,


incluyendo en stas los criterios de aceptacin y rechazo y documentarlos en el
sistema. Dichos criterios pueden ser.

Subjetivos, en el caso de control de atributos cualitativos.

Objetivos, en el caso de control de variables cuantitativas.

19. El grado de control necesario depender en cada caso del tipo de actividades,
de los requisitos aplicables y, sobre todo, de los efectos potenciales de su falta
de cumplimiento.

20. Para establecer los criterios de aceptacin se podr emplear, bien la legislacin
medioambiental aplicable, bien otros criterios de eficacia propios de la empresa
(ej. mantenimiento preventivo), condiciones de control de procesos o criterios
de reduccin de impactos.

En esta fase -muy relacionada con la elaboracin de la documentacin- ser


necesario consultar a aquellas personas cuyo trabajo ser controlado para
asegurar la eficacia y el cumplimiento de lo documentado.

A la hora de decidir cundo debo documentar o no unas actividades de


control, la norma nos indica el siguiente criterio: "deben documentarse para
situaciones en las que la ausencia de tales instrucciones pudiera dar lugar a infracciones de la
poltica medioambiental".

21. Esto est ntimamente relacionado con la formacin del personal que debe
aplicar dichos procedimientos, ya que el nivel de detalle de su contenido vara
dependiendo de la formacin que posea.
22. Llegado a este punto, debemos implantar los procedimientos, es decir, que
dichas actividades se lleven a cabo tal y como se han previsto en la
documentacin.

23. Posteriormente, se lleva a cabo la comprobacin de que la actividad se ha


desarrollado conforme a lo planificado, incluyendo los mecanismos de control,
la frecuencia de los mismos y el responsable de su aplicacin.

A menudo, tambin se originan registros que recogen la informacin de los


resultados de dicha comprobacin.

24. Es importante sealar que el control operacional est muy ligado a:

Seguimiento y medicin, como fuente de parmetros a medir.

No conformidades, como fuente de desviaciones.

Acciones correctoras, como fuente de informacin de las causas.

Poltica Medioambiental, como referencia permanente.

Requisitos reglamentarios y otros, como parte a cubrir durante el control


operacional.

Por tanto, es difcil distinguir, a menudo, qu actividades forman parte del control
operacional y cules del seguimiento y medicin.

ALCANCE

El control operacional alcanza a todas las actividades que se realizan dentro


de las instalaciones de la organizacin; tambin a aquellas externas que forman
parte del mbito de su actividad como empresa.

Por tanto, existen muy pocas circunstancias en las que alguna


actividad se deja fuera del alcance del control operacional.

Adems, se tiene que tener en cuenta que tambin se deben incluir las
actividades realizadas por los subcontratistas con incidencia
medioambiental (en lo que les afecte). La norma no pide una evaluacin a
los subcontratistas, pero s que cumplan con lo que la organizacin les exija,
especialmente, dentro de las instalaciones.

Para que esto sea as, la empresa tiene que comunicar a estos
subcontratistas cules son los procedimientos que les afectan.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


POSIBILIDADES

En ocasiones, es til elaborar planes de control que recojan las distintas


actividades de supervisin previstas. Estos planes pueden incluir algunos de
estos aspectos:

Puntos que hay que controlar.

Especificacin.

Criterios de aceptacin.

Frecuencia.

Mtodo de control.

Identificacin del registro.

Responsable.

El origen de las desviaciones del control operacional radica en la falta de


seguimiento de dichas pautas, lo cual est relacionado con la sensibilizacin del
personal involucrado en estas labores. Por tanto, ser siempre til planificar estas
actividades de sensibilizacin teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente.

CONSEJOS

Conviene no confundir el concepto de control operacional con el de seguimiento


y medidas o analticas realizadas al final de proceso.

Ejemplo:
Parmetros de los vertidos de agua residuales

El control operacional incluir todas las actividades necesarias para


llegar a conseguir unos determinados parmetros de vertido.
El seguimiento se referir a los ensayos para obtener datos fiables de
esos parmetros de vertido.
El concepto de control operacional no es totalmente equivalente al concepto de calidad de
control de procesos, ya que el primero abarca todas las actividades que pueden
estar asociadas con los aspectos medioambientales, estn o no relacionadas con el
proceso productivo. Grficamente se podra representar as:

CONTROL
OPERACIONAL
Actividades anexas CONTROL
Servicio mdico DE
Servicio de comidas PROCESOS
Planta depuradora
Servicio de limpieza
Oficinas, etc.

El control operacional sobre las actividades que realiza personal subcontratado es,
a menudo, origen de desviaciones del sistema; por tanto, es conveniente no slo
comunicarles los requisitos a cumplir sino tambin extender el control a la
comprobacin de su cumplimiento en la medida de lo posible. Para esto resultan
tiles los mecanismos de evaluacin de proveedores y subcontratistas que puedan existir.
UNE-EN
ISO 14001 PLAN DE EMERGENCIAS
4.4.7
4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para
identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, as
como para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar
asociados a ellos.

La organizacin debe examinar y revisar cuando sea necesario, sus planes de


emergencia, y procedimientos de respuesta, en particular despus de que
ocurran accidentes o situaciones de emergencia.

La organizacin tambin debe comprobar peridicamente tales procedimientos


cuando ello sea posible.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


DEFINICIONES

Accidente

Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como


consecuencia de hechos inesperados, capaz de producir un dao.

Incidente
Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como
Suceso incontrolado
consecuencia de lainesperados,
de hechos actividad decapaz
una empresa, tanto
de producir unprevisto
dao. como no,
capaz de producir algn tipo de perjuicio no catalogable como dao.

Riesgo

Posibilidad de que se produzca el suceso, con las consecuencias que conlleva.


Puede tener carcter cuantitativo o cualitativo.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Los planes deben contener secuencias de actuacin encaminadas a:

Identificar y responder a accidentes y situaciones de emergencia.

Prevenir y mitigar los impactos.

Es importante que sean revisados despus de un accidente o situacin de emergencia


para comprobar si estaban contempladas todas las contingencias.

Adems, para asegurar la operatividad del plan deben realizarse pruebas, en la


medida de lo posible, con el fin de confirmar su adecuacin y eficacia peridicamente.

PASOS NECESARIOS

25. El estudio o evaluacin de riesgos constituye la base para la redaccin y


puesta en marcha de los planes de emergencia en la industria.

26. La evaluacin de riesgos se puede realizar por medio de diferentes


metodologas. En cada caso, se deber seleccionar la adecuada al tamao de la
organizacin teniendo en cuenta la aplicabilidad o no de la legislacin existente
sobre prevencin de accidentes mayores.
Existen dos importantes fuentes de informacin que hay que consultar al
confeccionar el estudio. Una es el registro de incidentes o accidentes ya ocurridos;
y la otra, la identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales potenciales y en
situaciones de emergencia.

El uso de esta herramienta debe ser tal que permita obtener un desglose de
situaciones especficas en las que puede producirse una accidente que lleve
asociado un riesgo de dao.

27. Una emergencia puede originar consecuencias simultneamente para la


seguridad, la salud y el medio ambiente o slo para el medio ambiente. Las
empresas suelen contar con planes relativos a la seguridad e higiene; sin
embargo, no es habitual -a no ser que lo exija la ley- que dispongan de planes
de actuacin para emergencias exclusivamente medioambientales o que
incluyan en los riesgos de seguridad las consideraciones medioambientales.

Por tanto, una vez que se hayan identificados los riesgos y examinado el
material con el que se cuenta en la empresa (existencia o no de otros planes de
emergencia), habr que desarrollar el plan o completar el existente con lo que
requiera.

El contenido del plan deber ser coherente con los requisitos


mencionados en determinadas autorizaciones administrativas. Ejemplos:
autorizacin de vertidos, licencia como productor de residuos, etc.

El plan elaborado tendr que ser comunicado a todos los niveles con
el objetivo de que tanto el personal designado para tareas especficas
como cualquier otro trabajador conozca su existencia y se familiarice
con l.

Adems, para asegurar su eficacia se deben hacer simulaciones peridicas


con el fin de detectar posibles errores de concepto o de aplicacin prctica.
Lgicamente, stas debern estar completadas con las prcticas necesarias
desde el punto de vista de seguridad.

28. Cuando se produzca una circunstancia que exija la puesta en marcha del plan
de emergencia, ser necesario que despus se revise cmo se ha actuado para
detectar posibilidades de mejora e incluirlas en dicho plan.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


POSIBILIDADES

Es aconsejable registrar todos los incidentes y accidentes ocurridos, as como el


resultado de la actuacin planificada, de manera que sta sea una informacin
que alimente la identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales
potenciales y la mejora del plan de emergencia.

El plan de emergencia puede contemplar los siguientes contenidos:

La organizacin y las responsabilidades en caso de emergencia.

El personal clave en cada caso.

Los datos de los servicios de emergencia externos.

Plan de comunicacin interna y externa.

Medidas a adoptar en las diferentes situaciones de emergencia.

Planes de entrenamiento y ejercicios que permitan comprobar la


eficacia de las medidas.

Ejemplo:

En un plan de emergencia en materia de medio ambiente no slo


debe establecer sitemtica interna, sino contemplar la comunicacin
con los bomberos, con Responsabilidad Civil, con la depuradora de
agua, etc.
UNE-EN
ISO 14001
4.5
3.2.5. Comprobacin y accin correctora

UNE-EN
ISO 14001 SEGUIMIENTO Y MEDICIN
4.5.1
4.5.1 Seguimiento y Medicin
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos
documentados para controlar y medir de forma regular las caractersticas clave
de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en
el medio ambiente. Esto debe incluir el registro de la informacin de
seguimiento del funcionamiento, de los controles operacionales relevantes y de
la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organizacin.
Los equipos de inspeccin deben estar calibrados y someterse a
mantenimiento, y los registros de este proceso deben conservarse de acuerdo
con los procedimientos de la organizacin.
La organizacin debe establecer y mantener al da un procedimiento
documentado para la evaluacin peridica del cumplimiento de la legislacin y
reglamentacin medioambiental aplicable.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Se necesita establecer los procedimientos que definan cmo medir y comprobar el


cumplimiento de las especificaciones. Existen diversas fuentes:

El control operacional previamente definido.

Los requisitos legales medioambientales aplicables.

El cumplimiento de los objetivos y metas planificados.

Compromisos voluntarios adquiridos por la organizacin.

PASOS

Para ello, se deben seguir los siguientes puntos:

29. Decidir, en funcin de lo anteriormente indicado, las especificaciones que


hay que controlar.

30. Desarrollar la metodologa y documentar cmo se van a establecer las


medidas y el seguimiento de stas para cada especificacin existente.

Estos procedimientos debern contener: los responsables de su aplicacin, la


operativa y los aparatos utilizados si fueran necesarios. Para ello se debe tener en
cuenta, en el caso de los objetivos, que la forma de medirlos y evaluarlos sea
coherente con los indicadores seleccionados.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


31. Los equipos de medida utilizados deben ser calibrados. La frecuencia de
calibracin depender de su uso y de qu se est midiendo con ellos
(especialmente, si en funcin de la medida que d ese equipo se van a tomar
decisiones para el sistema).

El concepto de calibracin de los equipos es el siguiente:

Calibracin de los equipos

Operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relacin entre


los valores de una magnitud indicada por un instrumento de medida y los
valores correspondientes a esa magnitud realizados por patrones.

Definiciones relacionadas con la calibracin de equipos

Tolerancia

Hace referencia al intervalo aceptable de los valores reales que puede


adoptar una determinada variable sin representar una no conformidad. El
conjunto formado por la medida y la tolerancia constituye el requisito o
especificacin que debe cumplirse.

Incertidumbre

Valor numrico caracterstico de un instrumento o patrn de medidas


calculado en la calibracin, que caracteriza el grado de bondad para asegurar
cmo se ajusta esta medida con la realidad. Nos sirve para conocer su
idoneidad para determinadas aplicaciones.

Resolucin

Referida a un instrumento, es el mnimo intervalo existente entre dos


divisiones sucesivas de su escala de medida.

Trazabilidad

Propiedad del resultado de una medicin o de un patrn tal que pueda


relacionarse con referencias determinadas (generalmente, a patrones
nacionales o internacionales) por medio de una cadena ininterrumpida de
comparaciones teniendo todas las incertidumbres determinadas.
Es importante asegurar que las medidas se realizan con equipos calibrados, lo
cual implica que se conoce la incertidumbre asociada al aparato y que sta es
compatible con la tolerancia del requisito para asegurar la fiabilidad de las
medidas y, como consecuencia, de las actuaciones derivadas de ellas.

32. Deben originarse registros de la aplicacin de todos los procedimientos


definidos para el seguimiento y medidas. Los registros son, adems de los
resultados de las medidas en s, los registros de calibracin, planes de
calibraciones, fichas de mantenimiento de equipos, informes de laboratorios
externos.

33. Por ltimo, con toda la informacin recogida en los registros generados es
aconsejable realizarse un anlisis con el objeto de sacar conclusiones - como
mnimo - sobre los siguientes puntos:

Evolucin en el control de los aspectos medioambientales.

Adecuacin de los medios utilizados para su seguimiento.

Grado de cumplimiento de los objetivos medioambientales.

Utilidad y adecuacin de los indicadores seleccionados.

Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales.

CONSEJOS

Las actividades de seguimiento y medicin podrn ser realizadas por personal


de la propia empresa o ser contratado a laboratorios o empresas externas
especializadas. Aunque una empresa subcontrate la calibracin de los equipos
de medida, no podr subcontratar el control de dicha calibracin y la validacin
para el parmetro que hay que controlar.

Los procedimientos pueden incluir, entre otros aspectos:

Los parmetros que hay que medir.

La tolerancia admitida.

La frecuencia de las mediciones o los muestreos.

Metodologa de toma de muestras.

Los equipos utilizados.

Metodologa de manejo, conservacin y almacenamiento de


equipos.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


Formatos de registro de datos.

Responsables de su ejecucin.

Mtodo de identificacin del estado de calibracin.

Metodologa para evaluar la validez de los resultados obtenidos


con equipos que no estn en condiciones.

Puede existir, adems, requisitos particulares para cada equipo, como son:

Su exactitud y precisin.

Magnitud de medida.

Verificaciones o calibraciones que deben realizarse, forma de


hacerlas, frecuencia, criterios de aceptacin y rechazo y acciones
en caso de rechazo.
UNE-EN
ISO 14001 NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTORA Y ACCIN
4.5.3
PREVENTIVA

4.5.2 No conformidad, accin correctora y accin preventiva


La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos que definen
la responsabilidad y la autoridad para controlar e investigar las no
conformidades llevando a cabo acciones encaminadas a la reduccin de
cualquier impacto producido, as como para iniciar y completar acciones
correctoras y preventivas correspondientes.
Cualquier accin correctora o preventiva tomada para eliminar las causas de no
conformidades, reales o potenciales, deben ser proporcional a la magnitud de
los problemas detectados y ajustada al impacto medioambiental encontrado.
La organizacin debe implantar y registrar en los procedimientos
documentados cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones
correctoras y preventivas.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Se debe desarrollar una documentacin que recoja cmo se va a llevar a cabo la


operativa para que se identifiquen las no conformidades ya originadas o las que se pueden
derivar de la situacin potencial, de modo que se tomen las medidas oportunas para
su tratamiento, correccin o prevencin.

Para ello, la empresa debe describir en dicho procedimiento cmo se desarrollar esta
cadena de actuacin teniendo en cuenta la magnitud de cada incumplimiento
detectado, ya que puede ser vlida o no la misma operativa para todos los
problemas.
Una vez implantada esta forma de actuar, la empresa tiene que estudiar los cambios
que se han originado en sus actuaciones debido a las acciones tomadas y decidir si
deben incluirse esas modificaciones en la documentacin de la empresa para que
estas prcticas se instauren de forma continua.

PASOS NECESARIOS

No conformidad

Una no conformidad se produce cuando no existe cumplimiento, es decir,


cuando la actuacin real se aparta de la ejecucin planificada del parte de sistema
o cuando no se alcanza el resultado que se esperaba.

La aparicin de no conformidades indica la existencia de factores que incidirn


negativamente sobre el SIGMA. Son una informacin til para saber en qu puntos
del sistema se est errando y, por lo tanto, para buscar su mejora.

34. La identificacin de la existencia de una no conformidad se puede realizar en


distintas situaciones:

La auditora del Sistema de Gestin Medioambiental.

Seguimiento del cumplimiento de los objetivos y el programa.

Actividades programadas de control operacional y de seguimiento y


medicin.

Las quejas externas.

Incidencias originadas por primera vez o repetidas.

35. Existen tres fuentes de no conformidades, ya que son tres las fuentes de
requisitos que hay que cumplir. stas son:

Los requisitos especificados en la norma ISO 14001.

Los requisitos legales medioambientales aplicables.

Los requisitos establecidos voluntariamente por la empresa en su


documentacin o las especificaciones de cmo se va a cumplir con
todos ellos.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


36. En ocasiones la no conformidad no es real, es decir, no se ha producido
todava pero se puede identificar el riesgo de que se produzca. Es lo que se
denomina no conformidad potencial.

Ejemplo:

En una empresa se observa que existen bidones metlicos


sumergidos en agua y que ya presentan corrosin.

Cmo actuar cuando se detecta una no conformidad?

37. Lo primero es iniciar un tratamiento inmediato con el objeto de mitigar el


impacto que haya podido causar y para evitar que la falta de este tratamiento
rpido origine consecuencias de mayor magnitud.

38. Posteriormente, deberemos registrar la no conformidad tal y como se haya


establecido en nuestra documentacin y asignar un responsable de la
investigacin de las causas que han originado la no conformidad.

En el caso de la no conformidad potencial deber investigarse la causa que


produce el riesgo.

39. Este responsable designado para la investigacin podr ser la persona


encargada de realizar la accin correctora o preventiva apropiada; en
funcin de la complejidad del problema, se puede optar tambin por que la
persona que posea la informacin necesaria y adecuada sea quien se haga cargo
de tomar la decisin.

La accin correctora buscar eliminar la causa que origin el problema mientras


que la accin preventiva eliminar la causa de que un riesgo potencial se convierta en
una desviacin.

Estas medidas deben ser suficientes para eliminar la causa, pero hay que
procurar no sobredimensionarlas y provocar as que la empresa destine
muchos recursos para algo que se puede resolver con menos medios.

40. Tras la implantacin de la accin correctora o preventiva hay que llevar a cabo
una evaluacin y un seguimiento de ella. La evaluacin permite conocer si se
ha corregido el problema. El seguimiento es el medio para validar esa certeza.
Por tanto, es necesario un seguimiento sistemtico para asegurar su efectividad
de las acciones tomadas.
41. El registro de todas las actuaciones y decisiones tomadas durante el proceso
de resolucin de la no conformidad constituye una informacin muy til para
la empresa sobre las operativas que pueden estar fallando. En consecuencia, se
debern incluir los cambios originados por las soluciones concretas
adoptadas en la operativa general, con lo que se reforzar la efectividad de las
acciones.

Ejemplo:

Pregunta: Se ha derramado un bidn de aceite. Cmo se considera


esta situacin?
Respuesta:
Hay que darle un tratamiento inmediato para minimizarlo.
Analizar si el derrame puede repetirse porque exista una
situacin que lo ha provocado o si la causa ha sido fortuita.
En el caso de que exista causa, decidir la accin correctora para
eliminarla.
Comprobar que la implantacin de esta accin ha sido efectiva.

CONSEJOS

Para conseguir una correcta definicin de la no conformidad es necesario evitar


la bsqueda de culpables y la presentacin de conclusiones precipitadas sobre la causa de la
no conformidad. Tampoco conviene confundir el tratamiento necesario con la
accin correctora en s.

Normalmente, todas las no conformidades necesitan un tratamiento, pero no


todas necesitan la implantacin de una accin correctora o preventiva. Esto depender
de si existe causa o no, y si en el momento de la investigacin se ha detectado
sta.

Es muy til registrar toda la informacin originada cuando se ha detectado una no


conformidad, ya que servir como registro de las debilidades del sistema y las
decisiones tomadas al respecto. Este registro puede constar de:

La descripcin de la no conformidad.

La descripcin del tratamiento inmediato realizado.

El responsable de la investigacin de las causas.

La decisin de implantar o no alguna accin y su descripcin.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


El plazo para la implantacin y su responsable.

La fecha real de la ejecucin y su resultado.

La evaluacin de la efectividad de la accin y, por tanto, su


cierre.

No se debe pensar que slo se originan no conformidades respecto del


cumplimiento obligado de la documentacin de la empresa. Tambin se
pueden originar desviaciones si, a pesar de seguir lo indicado en la
documentacin, esto resulta ineficaz para cumplir los requisitos de la norma o
los requisitos legales.

Es conveniente no obsesionarse con el cierre o resolucin de la accin


correctora, ya que su cierre documentado precipitado origina su repeticin y,
por tanto, su falta de cierre real.

UNE-EN REGISTROS DE LA GESTIN MEDIOAMBIENTAL


ISO 14001
4.5.4 4.5.3 Registros
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para
identificar, conservar y eliminar los registros medioambientales. Estos registros
deben incluir los relativos a formacin y los resultados de auditoras y
revisiones.
Los registros medioambientales deben ser legibles, identificables y podrn ser
relacionados con la actividad, producto o servicio implicado. Los registros
medioambientales deben estar guardados y conservados de forma que puedan
recuperarse fcilmente, y estn protegidos contra daos, deterioro o prdida.
Debe establecerse y registrarse el perodo durante el que deben ser
conservados.
Los registros deben mantenerse al da, de modo conveniente para el sistema y
para la organizacin, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta
Norma Internacional.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Durante la implantacin de un Sistema de Gestin Medioambiental se genera


documentacin con la que se comprueba que se realizan las acciones relacionadas
con el funcionamiento del sistema.

Los registros desempean un papel fundamental en la formulacin de los objetivos


medioambientales de la organizacin y en la demostracin del cumplimiento del sistema,
por tanto, es necesario ejercer un control sobre ellos para garantizar esta utilidad.
PASOS NECESARIOS

42. Lo primero es decidir cules son los registros que se van a generar. Para esto
tenemos dos ayudas importantes. Una es la norma ISO 14001, que nos pide,
como mnimo, los siguientes:

Registros de formacin del personal.

Registros de los resultados de las auditoras internas del sistema.

Registros de los resultados de la revisin del sistema.

Adems, a lo largo de la elaboracin de la documentacin del sistema, surgir la


necesidad de probar el cumplimiento de dichos procedimientos y recogerlo por
escrito. Todos stos constituirn los registros del sistema.

43. Para poder identificar de qu actividad proviene cada registro, se tendrn que
identificar o codificar inequvocamente con el fin de seguir garantizando la
trazabilidad de la documentacin hasta el nivel de documentos ms especficos.

44. Los registros se debern archivar de forma que se tenga esa informacin
disponible en el caso de que se necesite consultar. El archivo tendr que
realizarse en condiciones que garanticen su conservacin.

La empresa tiene que decidir por cunto tiempo va a mantener archivados los
registros. Este plazo depender del volumen generado en cada caso. Para
decidirlo dispone de:

Los plazos impuestos por la legislacin vigente, que deben respetarse


siempre.

El plazo de tres aos aconsejado por AENOR para hacer coincidir la


disponibilidad total de los registros con la vigencia del certificado.

45. Este plazo deber documentarse e implementarse con el fin de garantizar


que se disponen de los registros necesarios para su incorporacin a los
distintos procesos cclicos del sistema:

Identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales.

Establecimiento de objetivos y metas.

Auditoras medioambientales.

Revisin del sistema.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


CONSEJOS

Una prctica aconsejable es la de guardar los registros generados de la gestin


medioambiental durante un mnimo de tres aos para poder disponer de los
anteriores. Esta accin favorece especialmente las auditoras internas o
externas.
UNE-EN
ISO 14001 AUDITORAS DEL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL
4.5.5

4.5.4 Auditora del Sistema de Gestin Medioambiental


La organizacin debe establecer y mantener al da programa(s) y
procedimientos para que se realicen de forma peridica auditoras del Sistema
de Gestin Medioambiental con objeto de:
a) determinar si el Sistema de Gestin Medioambiental
1. cumple los planes establecidos para la gestin medioambiental,
incluyendo los requisitos de esta Norma Internacional; y
2. ha sido adecuadamente implantado y mantenido; y
b) suministrar informacin sobre los resultados de las auditoras a la direccin.
El programa de auditora de la organizacin, incluyendo su planificacin, debe
basarse en la importancia medioambiental de la actividad implicada y en los
resultados de las auditoras previas. Para que sean completos, los
procedimientos deben cubrir el alcance de la auditora, la frecuencia y las
metodologas, as como las responsabilidades y los requisitos para llevar a cabo
auditoras e informar de los resultados.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

La auditora es la herramienta que tiene el sistema para comprobarse todo en su


conjunto y, por tanto, obtener informacin acerca de los puntos dbiles de la
gestin medioambiental planificada. Se debe comprobar el grado de implantacin y la
efectividad del Sistema de Gestin Medioambiental.

PASOS NECESARIOS

Existen dos requisitos a cubrir, los cuales pueden llevarse a cabo paralelamente o
no:

La planificacin y

La ejecucin de los programas de auditoras.

Ambos deben estar documentados en el sistema.


La planificacin de auditoras consiste en:

46. Decidir cual ser el objeto de la auditora. Para esto no hay que olvidar que el
objetivo es evaluar el funcionamiento del Sistema de Gestin Medioambiental
en su conjunto, contrastando con lo que se ha planificado por parte de la
empresa, con los requisitos legales y con los requisitos expresados en la norma.

47. Despus, dependiendo de la distinta implicacin de los diferentes


departamentos en el sistema habr que decidir quin o quines sern los
auditados, y buscar la va para comunicarles la necesidad de su disponibilidad
para la ocasin (plan de auditora).

48. Tambin habr que decidir la otra parte, es decir, quin compondr el
equipo auditor. Esto ir marcado por el cumplimiento de los requisitos de
formacin y/o experiencia que la empresa pida al personal interno o externo
que las llevar a cabo.

49. Tendremos que desarrollar el mtodo de la auditora en s que tendrn que


seguir los auditores internos calificados, para ello no debemos olvidar las
principales caractersticas de las auditoras (ver cuadro adjunto) y documentar
el mtodo elegido.

Las Auditoras DEBEN SER:


Se ajustan a un mtodo para uniformizarlas que:
SISTEMTICAS aumentan su homogeneidad,
permite la comparacin unas con otras.
Estn basadas en datos fiables y suficientes.
DOCUMENTADAS
Garantizan un diagnstico real y completo.
Permiten un seguimiento del sistema de gestin
PERIDICAS
ambiental.
OBJETIVAS Son el reflejo de la situacin real, sin manipulacin.

50. Por ltimo todos los documentos originados (planes de auditora, informes)
debern controlarse segn los requisitos aplicables a los registros del sistema.

Se debe establecer un programa con las auditoras a realizar.

Dicho programa se establecer en funcin de la importancia medioambiental de las


reas a auditar e indicando los objetivos que dichas auditoras deben cumplir.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


CONSEJOS

Las auditoras pueden estar realizadas por el personal de la organizacin o por


personal ajeno. En cualquier caso, la persona responsable deber estar en
condiciones de realizarla, es decir, contando con la formacin y experiencia que
se le pedira si fuese interno.

En la norma ISO 14004 nos habla sobre la necesidad de independencia e


imparcialidad del equipo auditor para asegurar el buen resultado. Esto aade una
consideracin adicional a la hora de realizar el reparto de trabajo entre el grupo
auditor.

Existe un problema a la hora de decidir en qu momento de la cronologa de


implantacin del sistema se va a realizar la auditora, ya que si se hace siguiendo
el orden de la norma, es decir, despus de que se hayan originado los registros
y antes de la revisin, dicha auditora no sera completa ya que este ltimo
requisito de la norma quedara sin auditar. Pero si se hace despus de la
revisin, no se cumplira el requisito de incluir la informacin de las auditoras
en la revisin por la direccin. Para resolver este dilema habra que hacer una
segunda auditora despus de la revisin por la direccin para comprobar sta.

La periodicidad del ciclo de auditoras internas, segn lo explicado anteriormente,


tendr que ser coherente con el ciclo de revisin del sistema, pudiendo en
ciclos consecutivos auditarse la revisin por la direccin en la siguiente
auditora. Tambin se deber tener en cuenta para la frecuencia los resultados
de las auditoras anteriores.

UNE-EN
ISO 14001 3.2.6. REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL
4.6

4.6 Revisin por la direccin


La alta direccin de la organizacin debe revisar el Sistema de Gestin
Medioambiental, a intervalos definidos, que sean suficientes para asegurar su
adecuacin y su eficacia continuada. El proceso de revisin por la direccin
debe asegurar que se recoge toda la informacin necesaria para que la direccin
pueda llevar a cabo esta evaluacin. La revisin debe estar documentada.
La revisin por la direccin debe atender a la eventual necesidad de cambios en
la poltica, los objetivos y otros elementos del Sistema de Gestin
Medioambiental, a la vista de los resultados de la auditora del Sistema de
Gestin Medioambiental, las circunstancias cambiantes y el compromiso de
mejora continua.
EXPLICACIN DEL REQUISITO

La revisin del sistema es tarea especfica de la alta Direccin. La direccin, que ha


definido la poltica medioambiental de la empresa, es quien tiene la responsabilidad
ejecutiva de formalizar este requisito, cuyos objetivos son:

Verificar la adecuacin del SIGMA para el cumplimiento de la mejora


continua del comportamiento medioambiental.

Evaluar la eficacia del sistema para cumplir los requisitos.

Esta revisin debe ser peridica y debe constituir un registro del Sistema de Gestin
Medioambiental.

Para la revisin de la adecuacin del sistema, es importante que se haga referencia,


al menos, a:

Los cambios en la poltica, objetivos y elementos del sistema.

Los resultados de las auditoras del Sistema de Gestin


Medioambiental.

Las circunstancias cambiantes.

El compromiso de mejora continua adquirido en la poltica.

PASOS NECESARIOS

La organizacin debe documentar quines y cmo van a llevar a cabo la revisin, as


como la periodicidad con la que se realizar.

51. Por tanto, lo primero es elegir el momento para llevarla a cabo. Esto puede
estar predeterminado, bien por la periodicidad especificada por la organizacin
en su documentacin, bien por la necesidad de realizar una revisin
extraordinaria.

Este momento ser establecido cuando se posea suficiente informacin para


garantizar la utilidad de la revisin.

Por tanto, antes de emprenderla, tendr que recopilarse toda la informacin


perteneciente a:

La evaluacin del comportamiento medioambiental.

Los cambios originados en el marco legal.

Los intereses de las partes.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


El conocimiento cientfico o capacidades tecnolgicas.

Las debilidades del sistema.

Los cambios internos originados desde la anterior revisin.

52. Todo ello tendr que ser analizado para conocer las tendencias y los
problemas detectados en el ciclo anterior. Esta tarea, normalmente, es
realizada por personal tcnico de la empresa, que despus trasladar la
informacin al representante de la direccin. Este, a su vez, informar a la
Direccin para que incluya los citados datos en la revisin. La revisin es el
momento en el que se examina, con la ayuda de los datos aportados, el sistema
en su conjunto con el objetivo de identificar sus carencias y mejorarlo, si es
necesario.

53. Una vez finalizada la revisin y tomadas las decisiones oportunas, se debe
formalizar su registro, teniendo en cuenta que en ste debe constar como
mnimo:

La informacin y las fuentes de informacin del SIGMA utilizadas


como base.

Las conclusiones extradas tras la revisin del Sistema de Gestin


Medioambiental.

54. Sera til incluir en la documentacin los cambios originados por las
conclusiones de la revisin para asegurar que:

No sea necesario reexaminar las mismas cuestiones ms adelante.

Que se siguen las conclusiones adoptadas en la revisin.

CONSEJOS

Para decidir la frecuencia del ciclo de revisin del sistema, se debe tener en cuenta
los otros ciclos del sistema, con el objeto de establecer una periodicidad coherente
con todos ellos:
Otros ciclos del sistema
Establecimiento de objetivos medioambientales.
Evaluacin de aspectos medioambientales.
Auditoras medioambientales.
Es conveniente esta coherencia ya que las informaciones procedentes de la
evaluacin de aspectos medioambientales y de las auditoras medioambientales
sern tiles para la revisin. Adems, el resultado de sta, a su vez, ser importante
para el nuevo establecimientos de objetivos.

Adems de los resultados de las auditoras, es tambin muy aconsejable


considerar todas las no conformidades originadas desde la anterior revisin,
sean fruto o no de una auditora.

Cuando se planifican o implantan modificaciones que afectan a la gestin


medioambiental, puede que sea necesario ejecutar revisiones con ms
frecuencia.

Las revisiones y las auditoras no tienen el mismo objetivo. Esto se entiende


mejor si tenemos en cuenta que los resultados de la auditora forman
parte de la informacin necesaria para la revisin que despus realiza la
direccin.

Se debe elaborar registros de las revisiones que recojan los datos incluidos
en dicha revisin, as como las conclusiones alcanzadas, las acciones
derivadas previstas, etc. Estos registros pueden conservarse en cualquier
formato que la empresa considere adecuado.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

Una de las cuestiones bsicas que se plantean las Direcciones o Gerencias de las
empresas es cul o cules son los motivos esenciales por los que deben implantar un
Sistema de Gestin Medioambiental.

Un Sistema de Gestin Medioambiental es una herramienta para ayudar a la


empresa a cumplir unos objetivos medioambientales. Una vez implantado, ofrece
una serie de beneficios:

VENTAJAS DE LA IMPLANTACIN DE UN
SIGMA
1. Beneficios Comerciales.
2. Reduccin de Costes.
3. Prevencin de Costes.
4. Mejora de la Imagen de la Empresa.
5. Mejora de los Procesos.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.


A continuacin, se explica la manera de obtener dichos beneficios para la empresa.

1. BENEFICIOS COMERCIALES

Ofreciendo una ventaja competitiva.

Introducindose en mercados ms restrictivos.

Creando nuevos mercados.

Aumentando la cuota de mercado.

Evitando las barreras tcnicas.

2. REDUCCIN DE COSTES

Optimizando el uso de los recursos y la energa.

Eliminando la generacin de residuos.

Aumentando la eficacia del proceso.

Favoreciendo la negociacin de los crditos bancarios.

Facilitando el acceso a las ayudas econmicas de proteccin ambiental.

Disminuyendo las primas de seguro.

3. PREVENCIN DE COSTES

Previniendo costes derivados de la no gestin.

Previniendo sanciones legales.

Previniendo los accidentes graves.

Evitando las clausuras o suspensiones de la actividad.

Evitando la devaluacin de las instalaciones.

Eludiendo la aplicacin de los ecoimpuestos.

Coste de descontaminacin, indemnizaciones, etc.


4. MEJORA DE LA IMAGEN EMPRESARIAL.

Mejorando el ambiente de trabajo.

Mejorando las relaciones con la Administracin.

Aumentando la confianza de los inversores y accionistas, al asegurar la


prolongacin de la supervivencia de la empresa.

Mejorando las relaciones con los grupos de presin.

5. MEJORA DE LOS PROCESOS.

Utilizando tecnologas ms limpias.

Control y ahorro de las materias primas y recursos naturales

Usando menos materias dainas para el medio ambiente.

Reutilizando y recuperando los materiales.

Reciclando los residuos.

Reduccin de costes productivos.

Mejorando la eficacia de la distribucin del producto.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.