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Acreditao hospitalar e melhoria do gerenciamento da informao

TEMA: 1. Gesto de informao nos sistemas de sade

Margarete Farias de Moraes1


Luciene Salies2

Abstract

On the continuity of a survey conducted by the authors in 2008, it was this research to
check if once deployed Hospital Accreditation standards, based on the model of national
accreditation Organization ONA, there have been significant improvements in the
management of information, with respect to security, access and preservation of
information. The criteria used for selection of the sample were hospitals with more than
six months deployed Hospital Accreditation. The focus concentrated on the
management of information generated and used for patient care. Field research was
carried out through the questionnaire itself, to answer specific questions and file
management, medical record after deployment of these standards. Participated in this
second part of the search three mid-sized private hospitals in the city of Rio de Janeiro,
Brazil. The completion of the survey pointed to an important improvement in the
management of this information, with explicit satisfaction both producers of
information/documents, such as patients and managers.

Keywords: Hospital Accreditation; medical record; document management

1
Graduada em Arquivologia e Histria. Mestre em Histria das Cincias da Sade pela Fiocruz.
Doutoranda do Programa de Ps Graduao em Educao PPGE/UFES. Professor Assistente do
Departamento de Arquivologia da Universidade Federal do Esprito Santo UFES.
margamoraes@gmail.com.
2
Graduada em Arquivologia e Biblioteconomia. Mestre em Bens Culturais e Projeto Social pela FGV.
Doutoranda em Cincias da Educao. Aluna da Escola Livre Estudos Biogrficos Antroposfico.
lucienesalies@yahoo.com.br.
Introduo
Atualmente, a eficincia e eficcia dos processos de trabalho so importantes objetivos
perseguidos pelas organizaes que optam por implantar programas de qualidade, visto
que fundamental manterem-se competitivas em um mercado em constante alterao.
Uma boa gesto da qualidade resulta em excelncia nos processos, cultura de melhoria
contnua, satisfao dos clientes e, na rea de sade, garantia de segurana e preveno
de riscos no cuidado ao paciente, na medida em que segurana se transforma em um
atributo de qualidade reconhecidamente importante na rea da sade.
No caso hospitalar, medida que o avano tecnolgico se faz presente, a medicina e o
prprio sistema de sade entram em contato com um mundo mais complexo. Diante
deste novo paradigma, os conceitos de administrao e qualidade so imprescindveis
para a oferta de uma assistncia gil, sustentvel e mais segura para todos os envolvidos
no processo de atendimento sade.
Essa busca pela qualidade acabou gerando a necessidade de defini-la melhor, alm de
estabelecer processos para sua aferio, visto que o reconhecimento pblico desse
atributo fundamental para conferir credibilidade e confiana aos servios prestados e
percebidos por todos os envolvidos no sistema de sade, pacientes, governo,
financiadores e agncias reguladoras.
O modelo de gesto da qualidade escolhido para este trabalho foi a Acreditao
Nacional3, baseado nos padres da Organizao Nacional de Acreditao ONA4.
Acreditao caracteriza-se por, introduzir, por meio de um manual, padres que
contemplam um conjunto de processos e princpios capazes de dotar a organizao de
ferramentas e instrumentos que possibilitam promover a melhoria e a segurana na
prestao de seus servios.
A ONA, que elaborou em 1998 o Manual Brasileiro de Acreditao, baseou-se no
manual da Organizao Pan-Americana de Sade (OPAS), desenvolvido em conjunto
com a Federao Latino-Americana de Hospitais em 1990.
De acordo com a ONA (2010, p.13), Acreditao um:

Mtodo de avaliao dos recursos institucionais,


voluntrio, peridico e reservado, que busca garantir a
qualidade da assistncia por meio de padres previamente
definidos. Constitui, essencialmente, um programa de
educao continuada e, jamais uma forma de fiscalizao

3
Hoje no Brasil existem disponveis para os servios de sade de qualquer modalidade (hospitalar,
laboratrios, transporte, banco de sangue, ambulatrios, etc), mais trs modelos de Acreditao: a
Acreditao Internacional JCI - Joint Commission International (americana); Acreditao internacional
NIAHO - National Integrated Accreditation for Healthcare Organizations (americana); Acreditao
Internacional CCHSA Canadian Council on Health Services Accreditation (canadense).
4
A ONA uma organizao privada, sem finalidade econmica e de interesse coletivo, que tem como
principais objetivos a implantao e a implementao em nvel nacional de um processo permanente de
melhoria da qualidade da assistncia sade, estimulando todos os servios de sade a atingirem padres
mais elevados de qualidade, dentro do processo de Acreditao (ONA, 2010, p. 12)
Poderia ser dito que um estabelecimento hospitalar acreditado, quando a disposio
e organizao dos seus recursos e atividades conformam um processo cujo resultado
uma assistncia segura e de qualidade.
A Acreditao Nacional apresenta-se em trs fundamentos gerais: estrutura, processo e
resultado. Isto significa dizer que todos os padres e nveis do manual brasileiro de
Acreditao tm estes trs fundamentos como base orientadora.
Como estrutura, entende-se os recursos necessrios ao processo de assistncia,
abrangendo a rea fsica, pessoas, recursos materiais e financeiros, sistema de
informao e instrumentos normativos tcnico-administrativos. J o fundamento
processo refere-se s atividades relacionadas utilizao dos recursos no seu aspecto
quanti-qualitativos e inclui o reconhecimento de problemas, mtodos diagnsticos e os
cuidados prestados. importante o quanto os procedimentos adotados so coerentes
com o conhecimento cientfico vigente, seja na dimenso tcnica ou relacional. E,
finalmente, por resultado, conceituam-se como consequncias das atividades do servio
de sade ou dos profissionais, no que tange melhoria do nvel de sade e ao alvio do
sofrimento e satisfao do cliente.
O processo de obteno da certificao pela Acreditao pode ser escalonado em trs
nveis de complexidade crescente, sendo imprescindvel atender todos os padres de
todos os nveis de Acreditao, para obteno plena da Acreditao. Assim no se
obtm Acreditao nvel 3 sem se alcanar os nveis 1 e 2. Os nveis se caracterizam
pelos seguintes padres:

Nvel 1 Princpio: Segurana


Padro: Atende aos requisitos formais, tcnicos e de estrutura; executa as atividades
proporcionando a segurana do cliente/paciente, conforme perfil e porte da
organizao. (ONA, 2010, p.21)

Nvel 2 Princpio: Gesto integrada


Padro: Gerencia as interaes entre os fornecedores e clientes; estabelece sistemtica
de medio do processo avaliando sua efetividade; promove aes de melhoria e
aprendizado. (ONA, 2010, p.22)

Nvel 3 Princpio: Excelncia em gesto


Padro: Desempenho dos processos alinhados e correlacionados s estratgias da
organizao; os resultados apresentam evoluo de desempenho e tendncia favorvel;
evidncias de melhorias e inovaes, decorrentes do processo de crtica, assegurando o
comprometimento com a excelncia. (ONA, 2010, p.22)
importe frisar que a Acreditao deve abranger a totalidade dos processos do servio
de sade. A atual verso do Manual da ONA est estruturada em 6 (seis) sees, de
forma a melhor agrupar os servios e processos (subsees) semelhantes e com
afinidades entre si. So eles:
MA1 Gesto e Liderana
Nesta seo esto os processos de gesto administrativa do servio de sade, como a
liderana, a gesto de pessoas, a gesto de suprimentos, a gesto da qualidade e o
administrativo financeiro.

MA2 Ateno ao Paciente/Cliente


Aqui esto os processos assistenciais propriamente ditos. Os cuidados e tratamento
em si.

MA3 Diagnstico
Nesta seo relacionam-se os processos de diagnstico para tratamento, como
radiologia, imagem em geral, laboratrio e outros.

MA4 Apoio Tcnico


Esta seo abrange os processos que apoiam tecnicamente os processos
assistenciais, como o controle de infeco, a gesto de equipamentos biomdicos, o
sistema de informao do paciente, entre outros

MA5 Abastecimento e Apoio Logstico


Nesta seo encontram-se os processos de apoio geral, como lavanderia, limpeza,
segurana, entre outros.

MA6 Infraestrutura
E, finalmente, nesta seo so apresentados os processos de manuteno predial, de
equipamentos gerais e a estrutura fsico-funcional da instituio.

Os Arquivos Mdicos esto contemplados na seo do apoio tcnico (MA4), na


subseo MA 4/1- Sistema de Informao do Cliente Paciente, onde se observa a
existncia de padres de gesto e recuperao de informao no que tange aos
pacientes5, o que visto como fundamental para a qualidade assistencial e,
consequentemente, para a obteno da Acreditao. E so os requisitos de nvel 1 da
referida seo que mais se referem gesto de documentos arquivsticos.
Vrias so as mudanas a que as organizaes precisam se submeter para obteno da
Acreditao em qualquer nvel, o que as obriga a discutir, analisar e reformular seus
conceitos, mtodos e rotinas de trabalho para implantar uma gesto da qualidade focada

5
De acordo com pesquisas anteriores das autoras, os requisitos do padro MA 4/1 Sistema de
Informao do Cliente Paciente, no nvel 1, so totalmente compatveis com os requisitos da gesto de
documentos arquivsticos preconizados na literatura (MORAES; SALIES, 2008, p.6)
na segurana e conteno de riscos, nas melhorias dos processos e nos resultados
clnicos e administrativos.
O Arquivo Mdico e o arquivista que nele trabalha tm participao especial neste
processo de formao e continuo aperfeioamento da organizao. A teoria e a prtica
arquivsticas so as bases para a eficincia dessa unidade administrativa no contexto do
aperfeioamento na gesto da informao produzida e na busca de melhores servios
aos pacientes.
Neste sentido, o processo de Acreditao implica uma constante melhoria dos
procedimentos tcnicos de gesto da informao, integrando o Arquivo Mdico ao
ambiente organizacional em transformao. A importncia e envolvimento de
profissionais de sade e reas afins so fatores fundamentais e influentes para o sucesso
do processo de acreditao.
Em pesquisa anterior foram analisados pontos nodais para uma maior compreenso da
gesto administrativa e arquivstica nos Arquivos Mdicos de organizaes hospitalares,
de modo a permitir maiores reflexes acerca da implantao de processos de gesto de
documentos para obteno de certificao segundo os padres de Acreditao da ONA.
Foram destacadas, as repercusses que tais processos tm sobre a produo, a utilizao
e a destinao do pronturio do paciente, na suas fases corrente, intermediria e
permanente.
A concluso que se chegou, analisando cada requisito do padro correspondente ao
sistema de informao ao paciente, e comparando-o aos preceitos da gesto de
documentos arquivsticos, foi que, ao se implantar por completo, este padro estaria se
implantando uma gesto de documentos para este grupo de documentos da rea de
sade. Assim no interior dos padres de Acreditao ONA esto contidos os preceitos
da gesto de documentos arquivsticos. Foi observado tambm que este processo agrega
valor gesto de documentos arquivsticos na medida em que h padres adicionais,
nos nveis 2 e 3, quando relacionados aos preceitos da gesto de documentos
arquivstica.
Com a implantao de um processo de Acreditao em Arquivos Mdicos possvel
identificar o nvel de qualidade dos servios prestados aos clientes/pacientes, por meio
de indicadores de desempenho, separando a qualidade aceitvel da no aceitvel.
A Acreditao introduz o Arquivo Mdico no programa de qualidade, fazendo com que
seja monitorado pela instituio, que deve atuar nos desvios de desempenho, seja com
melhoria dos procedimentos ou com a capacitao das pessoas envolvidas no processo.
Dessa forma, a participao do Arquivo Mdico nos programas de qualidade o inclui
nas aes sistmicas de educao, pesquisa e desenvolvimento organizacional.
A implantao dos processos de Acreditao complexa e por vezes conflituosa, visto
que necessrio o envolvimento de todas as equipes nas mudanas dos processos e
procedimentos. Muitas vezes os profissionais divergem quanto s solues apontadas
para as inadequaes detectadas. Quanto mais sistmico o processo, e este o caso do
Arquivo Mdico e seu objeto primordial, o pronturio do paciente, mais difcil ser
encontrar solues de consenso.
Questes polticas tambm devem ser observadas, pois na implantao da Acreditao
muitas pessoas perdem poder sobre processos e informaes. O compartilhamento um
pilar importante para o processo de Acreditao, que exige que todos divulguem seus
resultados de desempenho e estejam abertos a crticas e sugestes de outras
pessoas/setores.

Metodologia
As autoras verificaram em pesquisa anterior feita em 2008, como j foi mencionado
acima, poca em hospitais em processo de Acreditao, que os padres de qualidade
de gerenciamento da informao em sade, prescritos no modelo de Acreditao
Hospitalar da ONA e na Gesto Arquivstica de Documentos, continham os mesmos
conceitos. Assim, os hospitais que implantavam os padres da Acreditao Hospitalar
ONA geravam uma gesto de informao e documentos que se assemelhava quase por
completo gesto arquivstica de documentos.
Para esta segunda investigao foi feito uma pesquisa de campo, cujo objetivo inicial
era atingir 30% dos hospitais acreditados da cidade do Rio de Janeiro, mas obteve-se
22% de retorno e mesmo assim amostra foi aproveitada6. Os hospitais da amostra eram
de mdio porte, privados, com corpo clnico aberto e com atendimento de emergncia.
Nesta segunda pesquisa objetivou-se avaliar os resultados efetivos da implantao do
processo de Acreditao ONA na melhoria da gesto arquivstica de documentos,
passados no mnimo seis meses da obteno do certificado.
Para isso elaborou-se um questionrio (em anexo) que foi respondido pelos
responsveis por Arquivos Mdicos destes hospitais, onde foi possvel avaliar em
detalhe os resultados de melhoria. Este questionrio deveria ser respondido sem a
presena das autoras e encaminhado preenchido por e-mail, ou seja, no se configurou
em entrevista. O questionrio continha questes fechadas com os requisitos da seo
MA 4/1 Sistema de Informao do Cliente/Paciente, especficos do gerenciamento de
Arquivos Mdicos, alm de questes abertas que tentaram investigar as melhorias ps-
certificao.
A proposta foi de uma avaliao qualitativa que tentaria identificar semelhana de
respostas no que se refere s questes abertas, e predominncia das questes cujas
respostas eram conformes, no que se refere s questes fechadas. A anlise das
respostas foi conjugada com o conhecimento prvio dos conceitos e exigncias dos
padres da Acreditao. Foi levado em considerao, tambm, que o preenchimento do
questionrio, sem interferncia de um entrevistador, revelaria uma auto-imagem do
nvel do hospital em relao aos requisitos e das melhorias implantadas.
Foi utilizado como categorias de anlise, acesso, segurana e preservao das
informaes. Para anlise da categoria acesso utilizou-se a questo Registros que
assegurem a continuidade do atendimento e a assistncia adequada pela equipe
multiprofissional. Para categoria segurana utilizou a questo Mecanismos de
validao dos procedimentos de rastreabilidade, sigilo e segurana da informao e
Condies operacionais e de infraestrutura que permitam a execuo das atividades. E
para categoria preservao, a questo Integra as informaes do cliente/paciente
permitindo acesso ao histrico dos atendimentos realizados.

6
Atualmente existem na cidade do Rio de Janeiro, Brasil, cinco hospitais acreditados nvel 3 e quatro
hospitais acreditados nvel 1. https://www.ona.org.br. Acessado em 09/10/2011.
Requisitos do MA 4/1 sistema de informao do paciente de nvel 1
Segundo o Manual da ONA, Sistema de Informao do Cliente/Paciente :
conjunto de atividades que assegurem a integridade dos dados do cliente/paciente
permitindo gerar informaes consistentes e seguras com o objetivo de propiciar a
continuidade da assistncia e a qualidade da prtica (ONA, 2010, p. 134)
Para a Acreditao, o Arquivo Mdico deve estar sincronizado com as diretrizes e
polticas institucionais, alm de conhecer profundamente os padres exigidos, de modo
a adequar seu servio.
So requisitos do padro da subseo MA 4/1 Sistema de Informao do
Cliente/Paciente:

Requisitos do padro Interpretao


Profissionais com capacitao Os profissionais que trabalharo no tratamento da
compatvel, dimensionados s informao do paciente precisam ter capacitao7 na
necessidades da organizao rea, seja por curso de formao ou complementar.
No h obrigatoriedade de habilitao dos conselhos
de categoria e nem formao em nvel superior. O n
de profissionais deve ser adequado demanda do
servio.
Condies operacionais e de Condies mnimas para as atividades, ou seja,
infraestrutura que permitam a pessoas, processos e materiais adequados.
execuo das atividades.
Integra as informaes do O pronturio do paciente deve ser nico. Deve-se
cliente/paciente permitindo gerar e garantir um histrico dos atendimentos do
acesso ao histrico dos paciente, ntegro e acessvel a qualquer demanda.
atendimentos realizados.
Registros que assegurem a Os registros no pronturio devem ser completos e de
continuidade do atendimento e a qualidade para garantia da continuidade do cuidado
assistncia adequada pela equipe ao paciente.
multiprofissional.
Suporte para rea administrativa O pronturio e outros registros auxiliam as reas
nos aspectos financeiros e legais. administrativas nas tomadas de deciso e nas
questes legais.
Mapeia o perfil epidemiolgico O gerenciamento de informao deve auxiliar no
da organizao. levantamento do perfil de doenas e atendimentos da
instituio.

7
De acordo com a ONA (2010, p.160) profissional capacitado aquele que est apto para a prtica de
determinada atividade, compreendendo tanto o domnio de seu referencial terico, o treinamento na
execuo da atividade, conhecimento na execuo de seus subjetivos, indicaes e resultados e como
profissional habilitado seria aquele com autorizao legal para o exerccio de uma profisso legalmente
reconhecida. Para isto existe uma srie de procedimentos... que no Brasil est relacionada atuao dos
Conselhos Profissionais....
Mecanismos de validao dos Os procedimentos que garantem a rastreabilidade,
procedimentos de sigilo e segurana devem ser auditveis, para
rastreabilidade, sigilo e garantia do cumprimento do planejado no
segurana da informao. procedimento. Parte desta auditoria pode ser feita
pela Comisso de Reviso de Pronturio8.
Define planos de contingncias. Deve haver um plano de contingncia para garantia
de acesso s informaes do pronturio, bem como o
Arquivo Mdico deve participar de planos de
contingncias de riscos e sinistros em geral.
Monitora a qualificao dos Todos os prestadores de servios de
fornecedores crticos. informao/documento devem ser avaliados
periodicamente.
Monitora a manuteno Deve haver manuteno preventiva e corretiva em
preventiva e corretiva das todos os equipamentos e instalaes relacionados ao
instalaes e dos equipamentos gerenciamento do sistema de informao do
paciente/cliente
Gerencia riscos ambientais, O Arquivo Mdico e outros setores relacionando com
ocupacionais e de o sistema de informao do cliente/paciente devem
responsabilidade civil. participar do programa de risco da instituio.

Anlise dos resultados


Houve melhora nas categorias analisadas, entretanto observou-se que hospitais com h
mais tempo certificados esto mais plenamente conformes em relao ao acesso,
segurana e preservao. O amadurecimento proporcionou uma solidificao dos
conceitos e com isso as melhorias destas categorias se efetivaram por completo. J em
hospitais como menos tempo de certificao, estas categorias alcanarem patamares
melhores que antes do certificado, mas ainda precisam de ajustes para estar plenamente
conformes.
A questo relacionada ao requisito Condies operacionais e de infraestrutura que
permitam a execuo das atividades, ligada categoria segurana, principalmente no
que tange a adequao de estrutura fsica foi apontada como um problema importante a
resolver em todos os hospitais da amostra, mesmo depois da certificao, pois a
produo de informao/documento na sade de uma ordem de grandeza s vezes
inadministrvel.
A estrutura fsica pode ferir os princpios de segurana das informaes/documentos,
desde que no se resolva com processos de adequao, ou seja, com planejamento de
procedimentos que atenuem os riscos integridade e sigilo da informaes/documentos.
Por exemplo, se o Arquivo Mdico est em prdio separado de atendimento aos
pacientes, o fluxo de documentos deve ser planejado para que o acesso seja garantido,

8
Comisso de Reviso de Pronturio uma obrigatoriedade para todos os hospitais do Brasil. Objetiva
garantir qualidade dos registros no pronturio (CFM 1638/2002). Pode assumir todas as questes
relacionadas ao pronturio, formulrios/telas, auditorias, treinamento, campanhas, entre outros.
entretanto este acesso deve ser de forma segura, sem risco de extravios ou uso
inadequado.
Na anlise de semelhana de respostas abertas, do ponto de vista negativo observou-se
que os hospitais da amostra no identificaram profissionais especficos da rea para
responsveis por Arquivos Mdicos, apesar de terem contratado os especialistas, seja
como funcionrio, seja como consultor, no apontaram estes profissionais para
responsveis, mas sim, um apoio tcnico, definitivo ou provisrio.
Esta questo relaciona-se com o nvel de exigncia em relao ao responsvel do
Arquivo Mdico. O requisito do padro no exige profissional habilitado e sim
capacitado, ou seja, o hospital no se v obrigado a contratar um profissional
especialista para esta responsabilidade porque no h esta exigncia, apesar de no
existir no Brasil um conselho profissional para profissionais de informao. Esta
questo no um problema s para este padro, o padro voltado para o gerenciamento
administrativo/financeiro tambm no exige profissional habilitado e somente
capacitado, mesmo que no Brasil exista um conselho profissional para esta categoria.
No seguimento da anlise de respostas abertas, do ponto de vista positivo h alguns
pontos em comum tambm. Os hospitais da amostra apontaram que depois do processo
de Acreditao os arquivos comearam a ser vistos com outro olhar. Passaram a ser
vistos como gerenciadores de informao/documentos e com isso se tornaram pea
importante na continuidade do cuidado ao paciente, pois sem informao no h
tratamento e nem sua continuidade e seguimento. O gerenciamento da
informao/documento passou a ser uma questo estratgica, visto que a organizao
passou a avaliar seu desempenho clnico para programar melhorias. E tambm passou a
ser entendido como uma questo de segurana, ou seja, gerenciar
informao/documento uma questo de segurana assistencial.
Na sequncia das respostas semelhantes e positivas, observou-se que os hospitais da
amostra identificaram indicadores que medem os mesmos atributos do gerenciamento
de informao/documento do paciente, como tempo de respostas s solicitaes e tempo
de acesso informao. Constatou-se uma preocupao em monitorar o atendimento ao
cliente externa em suas demandas por cpias e relatrio de pronturio. Outra
preocupao constatada foi com a rastreabilidade e consequentemente com a localizao
rpida do pronturio para acesso das reas, principalmente assistenciais.
Depois do processo implantado, os clientes externos consideram o gerenciamento de
informaes/documentos do paciente bom ou atendendo as finalidades do servio.
A mesma coisa ocorreu com o cliente interno, entretanto necessitando de melhoria em
um dos hospitais da amostra, que considerou que o acesso aos boletins de atendimento
da emergncia precisava ser melhorado.
Na pergunta Como o Arquivo Mdico se inseriu na estrutura e estratgia do Hospital?
observou-se que no h um padro de onde o Arquivo Mdico deve estar na estrutura e
que independentemente disso o mais importante que o gerenciamento das
informaes/documentos do paciente garanta acesso, segurana e preservao
adequados.
A questo Mecanismos de validao dos procedimentos de rastreabilidade, sigilo e
segurana da informao foi considerada pelos hospitais da amostra como algo ainda a
se ajustar. Isto se deve novidade deste requisito neste padro na verso do manual de
2010. Desta forma, os hospitais ainda no encontraram uma forma ajustada de fazer
suas auditorias neste processo.
Na questo A importncia da Acreditao para os servios de seu Arquivo Mdico?
tambm se constatou uma semelhana positiva de resposta. Os hospitais consideraram
que o processo foi importante para dar um novo olhar ou enfoque ao Arquivo Mdico e
ao gerenciamento das informaes/documentos dos pacientes, como as respostas
abaixo:

Fundamental, pois foi a partir deste processo que um novo olhar foi direcionado
necessidade de investimento na qualidade, segurana e confiabilidade da documentao
do paciente e consequentemente estrutura que suporta todo este trabalho

Trouxe a atividade do Arquivo Mdico para o contexto da assistncia mdica com foco
em segurana e continuidade.

As respostas quanto utilizao de consultoria no apontaram um padro, mas ao se


correlacionar as respostas de todos os questionrios, foram constatadas que a mo de
obra especializada foi de fundamental importncia, seja como consultoria, seja como
contratao efetiva.

Consideraes finais
O certificado de Acreditao ONA trouxe melhorias nas categorias analisadas, acesso,
segurana e preservao das informaes/documentos. Hospitais h mais tempo
certificados esto plenamente conformes e trabalhando em melhorias de ajustes mais
finos. Hospitais mais recentemente certificados esto no caminho correto, mas ainda se
adequando.
Houve melhora nas categorias analisadas, mas questes que tambm no evoluram,
como profissionais alocadas, pois o prprio manual no faz exigncia de habilitao.
Estrutura fsica tambm foi apontada como um problema comum aos hospitais da
amostra, pois a Acreditao obriga uma mnima adequao para a segurana e
preservao das informaes. Entretanto, parte da amostra considera que ainda h
necessidade de melhorar e adequar este requisito.
A certificao d uma nova luz ao Arquivo Mdico e ao gerenciamento de
informaes/documentos, atribuindo-lhe importncia, em alguns casos, at estratgica.
Com isso, recursos so mais facilmente alocados e os profissionais mais motivados,
alm da melhora significativa de qualidade no atendimento aos usurios das
informaes/documento.
A Acreditao traz a ideia da medio do desempenho e, para isto, indicadores
comeam a ser avaliados para identificar melhorias e pontos de vulnerabilidade no
gerenciamento das informaes/documentos. O tempo de acesso o atributo mais
medido, pois uma informao pode salvar uma vida e a falta dela pode matar.
Para que a equipe do Arquivo Mdico execute bem o programa de Acreditao, em
consonncia com todo hospital, necessria uma atualizao sobre as polticas e normas
arquivsticas, rotinas e procedimentos internos da instituio, assim como os processos
pr-estabelecidos para a certificao.
As novas concepes adotadas para a Acreditao tm repercusses na gesto
documental, nas tcnicas de arquivo e no modo como os arquivistas identificam as
demandas para o conhecimento do tipo de gesto aplicada. Dessa forma, contribuem
para o surgimento de novas polticas e tcnicas que seguramente propiciaro um
Arquivo Mdico mais moderno e fortalecido. Acreditao complementa a gesto
arquivsitica no caso dos Arquivos Mdicos.
A pesquisa tambm pretendeu produzir material para desenvolvimento de profissionais
da rea de informao em sade e tambm para reflexo de hospitais que esto em
processo e implantao dos padres da Acreditao hospitalar. Ser necessrio ainda a
ampliao da pesquisa, em nvel nacional, para validao de seus resultados. Entretanto
a mostra pesquisada j demonstrou que a Acreditao eleva, e muito, a qualidade e a
confiabilidade de processos de gerenciamento de informaes/documentos em hospitais.
E esta melhoria se relaciona diretamente com a melhoria da assistncia prestada por
estas intuies.
ANEXO - Questionrio utilizado na pesquisa

Levantamento para trabalho de pesquisa

Orientaes para preenchimento: Responder cada questo no espao determinado. Aps


responder todas as perguntas, salvar o arquivo com o nome do hospital e encaminhar o
arquivo para o e-mail da solicitante.

1) Qual a formao do responsvel do Arquivo Mdico?

2) Quantos anos de experincia na rea especfica de Arquivo Mdico?

3) Assinale se Conforme (C), Parcialmente Conforme (PC) ou No Conforme (NC)


para cada processo abaixo relacionado, tomando por base o primeiro diagnstico
para Acreditao:

4)Profissionais com capacitao compatvel, dimensionados s necessidades da


organizao:
C PC NC
Dificuldades de adequao:
Resultados aps a adequao:

5)Condies operacionais e de infraestrutura que permitam a execuo das


atividades:
C PC NC
Dificuldades de adequao:
Resultados aps a adequao:

6)Integra as informaes do cliente/paciente permitindo acesso ao histrico dos


atendimentos realizados:
C PC NC
Dificuldades de adequao:
Resultados aps a adequao:

7)Registros que assegurem a continuidade do atendimento e a assistncia


adequada pela equipe multiprofissional: C PC NC
Dificuldades de adequao:
Resultados aps a adequao:

8)Suporte para rea administrativa nos aspectos financeiros e legais:


C PC NC
Dificuldades de adequao:
Resultados aps a adequao:

9)Mecanismos de validao dos procedimentos de rastreabilidade, sigilo e


segurana da informao:
C PC NC
Dificuldades de adequao:
Resultados aps a adequao:

10) Comisso de pronturio atuante:


C PC NC
Dificuldades de adequao:
Resultados aps a adequao:

11) Quais indicadores o Arquivo Mdico adotou e como eles ajudaram a melhorar
o desempenho do setor?

12) Como o Arquivo Mdico se inseriu na estrutura e estratgia do Hospital?

13) O que os clientes externos acham do servio do Arquivo Mdico de seu


hospital?

14) O que os clientes internos acham do servio do Arquivo Mdico de seu


hospital?

15) Qual a sua opinio sobre a importncia da Acreditao para os servios de seu
Arquivo Mdico?

16) Foi contratada consultoria especfica em Arquivo Mdico para adequao das
No Conformidades?
REFERNCIAS
AGUIAR, Silvio. Integrao das ferramentas da Qualidade ao PDCA e ao programa
seis sigma. Editora DG, Belo Horizonte, 2002.
ARAJO, Eliece Helena Santos. Estudo da importncia do registro no pronturio do
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Salvador, 2001(Monografia, Departamento de Cincias Humanas, UNEB, Bahia, 2001).
BONATO, Vera Lcia. Gesto em sade: programas de qualidade em hospitais. So
Paulo: cone, 2007.
BORBA, Valdir Ribeiro. Do planejamento ao controle de gesto hospitalar:
instrumento para o desenvolvimento empresarial e tcnico. Rio de Janeiro:
Qualitymark, 2006.
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2007. (Coleo Progestores para entender a gesto do SUS, 10) Aprovao da
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________. Decreto n.4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei n.
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