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Introduccin
Este documento est desactualizado, y se refiere a la versin antigua de Formularios de
Google, que perdi vigencia a fines de 2012 y ya no existe ms. Algunos conceptos siguen
siendo vlidos, pero conviene leerlo sabiendo que se trata de un documento obsoleto. Al final
se hacen algunos comentarios sobre la nueva versin de Formularios, de 2013. Son
comentarios de Febrero de 2013, y omiten todo las novedades posteriores.
Los Formularios de Google permiten hacer encuestas y recopilar las respuestas en una hoja de
clculo.
Los artculos de ayuda de Google Docs son una buena introduccin al uso de Formularios. Lo
que sigue asume que ya ests familiarizado con los formularios, y pretende responder las
dudas ms frecuentes.
Este documento se dedica a los formularios de las cuentas comunes de Google Docs. Al final
hay una seccin con las ventajas adicionales para las cuentas de Google Apps.
Conceptos tcnicos centrales
Un Formulario de Google no es un documento aparte, sino que forma parte de una hoja de
clculo. Siempre. Todos los formularios tienen una hoja de clculo asociada. Cuando abrs
esa hoja de clculo, notars que tiene un men adicional: el men Formulario (quin lo
hubiera pensado). Desde ah pods modificar el formulario y controlarlo por completo.
El formulario funciona mientras est Aceptando respuestas, algo que se verifica en ese mismo
men. Eso significa que el formulario est disponible en Internet para que cualquiera lo
complete y enve sus respuestas. A la inversa, cuando no est aceptando respuesta, el
formulario no est disponible.
Los formularios aceptando respuestas estn disponibles para todo el mundo que conozca la
direccin para acceder. No hace falta tener cuenta de Google para completar un formulario.
Tampoco hay manera de limitar quin lo completa. En rigor, no se puede:
El formulario que se disea se usa exclusivamente para que la gente los complete, y no se
puede usar el mismo diseo para visualizar las respuestas. Las respuestas se almacenan en
la hoja de clculo en una gran tabla, con una fila por respuesta, y una columna por cada
pregunta del formulario, y sa es la nica manera de visualizarlas.
Esto significa que si un formulario tiene 50 preguntas, la hoja de clculo tendr 50 columnas.
Evit poner un casillero que diga contrasea, password, clave, pin, etc.
Cambiar el color
Insertar imgenes
Crear temas
Insertar enlaces
Limitar el uso de formularios a un grupo reducido de usuarios
Restringir el acceso de un usuario determinado
Visualizar las respuestas de alguna manera diferente a la hoja de respuestas (La
plantilla Formulario Plus permite visualizar una respuesta directamente en el formulario,
pero no funciona si el formulario tiene varias pginas.)
Modificar o personalizar el resumen del formulario
Que los usuarios que responden agreguen opciones a una lista de opciones
Cambiar el orden de las columnas en la hoja de respuestas
Elegir otra hoja para colocar las respuestas
Identificar quin respondi (hay un mtodo para lograrlo, que se describe en el foro de
Google Docs)
Evitar que una misma persona responda ms de una vez
Cambiar la pgina final, que le aparece cuando alguien completa y enva el formulario
Crear reglas de notificacin para otros usuarios
Enviar por correo electrnico ms de 50 formularios por da
Responder el correo electrnico: si un usuario recibe un formulario por correo
electrnico, debe completarlo y pulsar el botn enviar que est en el formulario; pero no
sirve que responda el correo electrnico. Si no puls enviar, los datos que complet
se pierden.
Todas las cuestiones de aspecto estn limitadas a unos pocos temas elaborados por Google.
Cuando se crea un formulario, Google Docs decide en qu orden coloca las columnas en la
hoja de respuestas. Mi consejo, tomarlo como viene, y no tratar de controlar o alterar ese
orden, ya que no est pensado para eso.
Formulario Plus
Es una plantilla de hoja de clculo que le encontr la vuelta para superar algunas limitaciones.
Entre otras cosas, puede identificar quin respondi el formulario, evitar mltiples respuestas
de un mismo usuario, y ver las respuestas directamente en el formulario. Se consigue en la
galera de plantillas.
2. Nuevos temas
Hay una gama renovada de temas para formularios. Slo es cuestin de ir a visitarla!
Los temas antiguos ya no estn disponibles.
Suponiendo que la hoja de respuestas se llama Hoja1, entonces pods usar estas frmulas,
para: