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DOCUMENTOS MERCANTILES

La complejidad de las actividades econmicas han hecho que los simples acuerdos verbales
queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se d en el campo mercantil se
sustente a travs de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda
emisin y recepcin de documentos de diversas indoles podrn respaldar las transacciones
econmicas y financieras.

DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y crdito,
planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las
transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el


profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos
contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una transaccin comercial
se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan slo un
medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un
fallo.

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a travs de
endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros
en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
A continuacin se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la practica de la
contabilidad.

Letra de Cambio

Pagares

Cheques

Recibos

Facturas

Vales

Notas de Remisin

Nota de Abono

Nota de Crdito

LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o juridica
dirigida a otra persona tambien natural o juridica, con el objeto de exigir que sta efectue el pago
de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.
MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar segun el pas donde se practique la contabilidad, pero los
principios siguen las modalidades de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo da de su giro o
cualquier otro da para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta prctica.

A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el plazo de vencimiento se
computa a partir de la fecha de aceptacin de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el
aceptante y firmado el compromiso de pagara.

A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en
que la letra fue girada. En este caso se cuentan los das conforme al ao civil, es decir computando
los das que tiene cada mes.

A fecha fija. En esta modalidad se especifca la fecha de pago en la letra de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:


El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en nmeros.

2. Fecha de emisin de la letra de cambio.

3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite la empresa.

4. Plazo o fecha de vencimiento.

5. Letra o Unica.

6. Nombre del beneficiario.

7. Valor de la letra en forma literal.

8. Recibido.

9. Registro del nombre del deudor, su direccin y telfono.

10. Firma del acreedor.

EL PAGARE

El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero
en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que
acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser elevado a instrumento pblico
mediante el reconocimiento de firmas y rbricas antes o despus de la transaccin.

El pagar se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.

No pueden ser girado a la vista sino:

A das o meses fecha.

A fecha fija.

Los pagars peden ser de diferentes tipos:


Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente por el deudor quien garantiza el
cumplimiento de la obligacin a la fecha de vencimiento.

Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando existe la garanta de otra persona
quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligacin en la fecha de
vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.

Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con una prenda que puede ser
vehculos, joyas, ttulos de propiedad, etc.

Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos de que exista una garanta
hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien
para recuperar el valor de crdito si no fue satisfecha la obligacin en la fecha de vencimiento.

Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin de las garantas mencionadas.
Como por ejemplo: el crdito se otorgue con garantas personales y prendarias.

FORMATO DE UN PAGARE

El formato de un pagar puede tomar el siguiente modelo:


Para el llenado del pagar se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.

2. Nombre completo del deudor.

3. Fecha de vencimiento de la obligacin.

4. Nombre del beneficiario o acreedor.

5. Importe literal.

6. El porcentaje de inters ordinario.

7. El porcentaje de inters penal en caso de mora.

8. Nombre del garante.

9. Fecha de emisin del pagar.

10. Firma del deudor.


11. Firma del garante.

EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado
contra presentacin del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en


forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.

CARACTERISTICAS DEL CHEQUE


El cheque tiene las siguientes caractersticas:

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos


depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de ste autorizacin
para girar cheques en virtud de una apertura de crdito.
El cheque se puede girar por dos modalidades:

o Al portador.
o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica.

FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:
En la emisin de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisin del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Nmero del cheque.
7. La clave o nmero de cuenta.

EL RECIBO

El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber


recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve
de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entr las ms importantes tenemos los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso.


Recibo de Caja de Egreso.
Recibo de Alquiler.
Recibo de Depsito en cuenta corriente.
Recibo de Depsitos en garanta.
Recibo de Depsitos en custodia.
Recibo de Depsito a plazo fijo.
Recibo de Depsito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o cheque por


ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:
Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los
mismos.
La emisin se efecta de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Nmero del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisin.
7. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y


servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad.


La emisin se efecta de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quin se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Lugar y fecha de emisin.
6. Firma del cajero en seal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.
RECIBO DE ALQUILER

Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueo de casa, por el
dinero que recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:


RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber


recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transaccin realizada a alguna
cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad
del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o
a travs de cajeros automticos que todos los bancos tiene este servicio.

RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depsito
que puede ser de 30, 90, 360, etc. das y la tasa de inters que reconoce el Banco.

En este tipo de depsitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de
inters.
El depsito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital ms intereses.

RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores,
ttulos de propiedad, etc. como garanta de un prstamo otorgado, de modo que la
devolucin se efectuar una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses
devengados hasta la fecha de vencimiento.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como
constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que sern devueltas
al trmino del tiempo establecido previo pago de una comisin.

RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depsito que se efecta en una entidad financiera
por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al
comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios
vendidos, precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de
propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto
permite:
Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una
cuenta por cobrar para el vendedor.
Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el
nacimiento de una obligacin, para el comprador.
Se utiliza para fines estadsticos y para el control del movimiento de las
mercaderas y cuentas por cobrar.

VALE

El vale de caja es un documento que sirve para la comprobacin de gastos


menores o prstamos por los cuales no se expide factura o comprobante de
tipo fiscal. Si un empleado solicita un prstamo se le expide un vale de caja
chica.

Es un documento administrativo, a travs del cual una persona indica por


escrito haber recibido dinero u objetos en calidad de prstamo. Su
redaccin es muy breve: lleva fecha, nombre de quien solicita, quien
autoriza y firmas. Tambin hay formatos.
Ejemplo de Vale de caja:
LA NOTA DE REMISION

La Nota de Remisin es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un


contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que
tenga efecto y validez deber ser s o s firmado por el receptor de la mercanca hecho que dar
constancia que la mercadera ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones

convenidas.

En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier ndole,
libros, muebles, etc., la nota de remisin servir como prueba documental que la entrega de bienes
se hizo conforme.
De lo mencionado se desprende entonces que a la Nota de Remisin se le encuentran dos objetivos
diferentes, al comprador le servir para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de
constatar si se trata de la mercadera solicitada y para controlar posteriormente si la misma
corresponde a lo que se factura.

Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado de la nota de remisin, oportunamente firmada


por el comprador, tendr una constancia no solamente de haber entregado la mercadera y as
poder facturarla, sino que adems que la misma fue aceptada conforme.

La nota de remisin deber expedirse como mnimo por duplicado y deber contener la lista de
mercadera o de elementos suministrados. Lo ms frecuente es que la misma se extienda por
triplicado, el original para el comprador, la copia para el vendedor y la tercera para quien
transporta la mercadera a efectos que le sirva como constancia de la operacin que se llev a cabo
en caso de haber reclamos de parte de algunas de las dos partes, comprador o vendedor.

Las notas de remisin no son incluidas en los libros de contabilidad dado que las mismas
generalmente se emiten sin valores, hecho por el cual no tienen un valor tributario, principal
diferencia que guardan con respecto a las facturas y que nos permitir diferenciar entre una y otra.
Es ms bien una especie de documento interno de las empresas que cumple una funcin de
verificacin.
UNA NOTA DE ABONO

Una nota de abono es un documento comercial de utilidad contable, que se


utiliza cuando es necesario realizar algn ajuste a la cantidad que una
persona ha pagado en una transaccin comercial.

Estos ajustes pueden deberse a algn error en la facturacin o una


promocin realizada a algn cliente especial. La nota de abono nicamente
se elabora cuando ya se ha emitido la factura correspondiente a la
transaccin realizada.

Otra de las causas por las que se genera una nota de abono es cuando
existe una devolucin total o parcial de las mercancas amparadas en una
factura.

Contablemente la nota de abono se registra en las cuentas de


devolucionesy puede aplicarse una devolucin del dinero, el cambio de
mercanca por otra igual o la adquisicin de nueva mercanca que ampare el
monto establecido en la nota de abono. Mediante el registro de este
documento es posible justificar la no entrada de dinero en las cuentas de
banco.

Puede tener diferentes formatos, los ms comunes son el tipo de factura,


que es utilizado cuando es necesario detallar los artculos que se amparan
en la nota; el otro ms utilizado es el que tiene forma de anotacin en el
cual no se detallan los artculos sino solo el monto monetario que se
ampara; este formato es ms utilizado cuando se realiza un descuento
posterior a la facturacin de las mercancas.
Notas de credito y debito ejemplo

ROBERTO CACERES / FEBRERO, 2017

Las notas de crdito-debito se aplican para el caso de devoluciones totales o


parciales en la venta de bienes o servicios.

Tomemos el caso de un contribuyente sobre una fiscalizacin que involucra


las notas de crdito debito. Los datos a continuacin son referenciales y para
fines de ejemplificacin.

Resulta que EL OSITO PARDO SRL es una empresa regular que paga sus
impuestos y cumple sus obligaciones en la gestin 2010. Todo bien hasta
aqu. Sin embargo la administracin tributaria, el 2011, se presenta en
instalaciones de EL OSITO PARDO SRL con una Orden de Verificacin sobre
las obligaciones fiscales de la gestin pasada del contribuyente,
especficamente sobre lo declarado en el mes de Julio de 2010.

En la verificacin, el inspector entrega la orden de verificacin con el


siguiente argumento. Indica que tiene diferencias en su declaracin jurada
Formulario 200 y lo que envi por el Da Vinci-Oficina Virtual en el mes de
Julio, sobre las compras. En el Formulario dice 3 millones y en el archivo .dec
suma 2 millones. Que, en resumidas cuentas, se benefici de un crdito fiscal
indebidamente y que, si no se demuestra lo contrario, se aplica la sancin.
Entonces nuestro contribuyente pregunta por aqu y por all y le dicen que
haga hacer las notas de crdito-debito. Que si no declar el total de las
compras es porque, simplemente, hubo devoluciones en ventas.

Entonces en la siguiente visita del inspector se presentan los documentos


alegando que hubo devoluciones, y por eso se emiti estas notas de crdito-
dbito y que por razones de su ayuda a la comunidad y el arduo trabajo del
da a da quiz hubo errores en la declaracin. En efecto, al revisar las notas
de crdito debito, stas se invalidan pues no cumplen con la norma.

La Resolucin Administrativa N 05.0043.99 reglamenta el tratamiento


especfico para la utilizacin de las Notas de Crdito-Dbito, el numeral 144
seala que las Notas de Crdito-Dbito debern obligatoriamente
extenderse el momento en que se produzca la devolucin del(los) bien(es) o
la rescisin del servicio y estar llenadas con la misma informacin.

Observaciones:

Las notas de crdito dbito no corresponden a ninguna venta


declarada (como son devoluciones, deberan estar en
correspondencia). Esto es, toda nota debe tener: Lugar y fecha de
emisin, Razn Social y/o nombre del cliente, NIT del cliente cuando
este sea sujeto pasivo del IVA, Datos de la transaccin original
(Nmero de Factura, Fecha de la Factura, Nmero de orden,
alfanumerico, Datos de la transaccin, Datos de la devolucin o
rescisin del servicio, Monto efectivo del Crdito Dbito.
Las notas de crdito dbito no se declararon en el Libro de
Compras, tal como dice la Resolucin Administrativa N 05.0043.99,
stas deberan haber sido hasta 5 das mximo luego de la
devolucin.
Las Notas de Crdito emitidas por concepto de devolucin de
bienes o rescisin de servicios, no se registraron en forma
secuencial, respetando la correlatividad de las mismas, en el Libro
Compras IVA, en las filas separadas del resto de la informacin,
consignando claramente un encabezado con la leyenda NOTAS DE
CREDITO. Los contribuyentes obligados a presentar el Software
del Libro de Compras y Ventas IVA de acuerdo a los numerales 158,
159 deben registrar las Notas de Crdito Dbito que hubiera
emitido. Las Notas de Crdito se registrarn en el Rubro Compras,
eligiendo para ello la opcin Notas de Crdito.
En resumidas cuentas, en cuanto a la verdad material, el recurrente no pudo
demostrar con sus registros contables, resumida en los comprobantes de
contabilidad y el registro de pago del IVA e IT y la documentacin
respaldatoria, adems los descargos supuestos del contribuyente debieron
haber contenido respaldos como facturas, notas fiscales o documentos
equivalentes y al no tenerlos dicha aseveracin es falsa. Paga el impuesto
omitido, multas y accesorios. Solicitar un plan de pagos? Se puede? Lo
veremos en el siguiente captulo.