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Aporta valor global a la informacin

Procesos para tener en cuenta


en la parametrizacin de
HELISA NIIF

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Aporta valor global a la informacin

PROCESOS A TENER EN CUENTA EN LA IMPLEMENTACION DE HELISA NIIF

Esta es una guia que presenta en forma genrica los procesos a tener en cuenta
para la implementacin de las Normas Internacionales de Informacin financiera en
el software HELISA NIIF.

Se da por hecho que la persona que lee este documento conoce tanto los conceptos
bsicos de las normas como la ubicacin de las opciones en el software HELISA
NIIF .

1. PARA USUARIOS QUE ACTUALIZAN DE HELISA GW

En primer lugar, el usuario debe tener definida la cartilla de cuentas NIIF sobre la
cual estar basado todo el proceso de manejo de las Normas Internacionales de
Informacin Financiera.

Para la realizar el proceso de transicin contable previamente se debe haber


realizado el documento de cancelacin de cuentas de resultado y las cuentas
locales que tengan saldo en el periodo en el cual se va a realizar el proceso deben
tener cuenta NIIF asociada.

PARAMETRIZACIN

El proceso de parametrizacin de las opciones NIIF se debe realizar a travs de la


opcin transicin a las NIIF ; dentro de este proceso existirn algunas opciones
mnimas requeridas para poder finalizar el proceso de transicin de forma parcial o
definitiva y de esta manera activar las opciones NIIF en el programa. La informacin
que debe definir el usuario deber estar acorde con los mdulos o temas que
maneja en cada licencia.

Administrador : Se debe parametrizar :


Plan de cuentas NIIF .
Asignacin de cuentas NIIF a las cuentas locales .
Informacin contable NIIF de la cartilla de impuestos .

Inventario: deben parametrizar:


Adicionalmente a las opciones del modulo administrador
Lista de cuentas NIIF a utilizar.
Informacin contable NIIF de la cartilla de grupos
Si la empresa maneja ensambles se debe definir la informacin contable NIIF
de las cargas fabriles si estas se manejan.
En el proceso de transicin de inventarios se define el costo de los artculos
para NIIF, mtodo de valuacin o formula de costo de cada producto,
reconocimiento de cada producto (contabilidad local o contabilidad local y
NIIF), esto se debe realizar previamente para poder manejar en paralelo la
informacin del inventario y as mismo la informacin contable generada por

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las transacciones realizadas en el inventario (facturas, compras , entradas,


salidas, traslados).

Gestin de Ventas: Adicionalmente a los procesos anteriores si la entidad maneja


el modulo de ventas se debe parametrizar :
Parmetros para el reconocimiento de ingresos y
Cuentas de control en la aplicacin de valor presente neto en transacciones
de venta.

Gestin de Compras: Si el usuario maneja el modulo de compras adems de la


informacin anterior se debe definir:
Cuentas de control para gasto financiero en compras.

Activos Fijos: Se debe definir la siguiente informacin si el usuario maneja el


modulo de activos fijos:
Definicin de cuentas NIIF asociadas al modulo de activos fijos
Efectuar el proceso de transicin de activos fijos en el cual se definen temas
como el reconocimiento del activo (Contabilidad local o Contabilidad local y
NIIF), definicin de informacin para el proceso de depreciacin NIIF de los
activos, definicin de informacin contable NIIF para cada activo. Este
proceso se debe realizar previamente para poder iniciar el proceso de
manejo paralelo de activos fijos, ya que de esta informacin dependen
procesos como la depreciacin, el registro contable de las transacciones de
activos entre otros.

Realizados estos pasos se finaliza el proceso de transicin el cual se puede terminar


de dos maneras:

Transicin Parcial: graba y maneja de forma paralela pero no hace la transicin


aun no se ha registrado la informacin contable para el balance de apertura el cual
se deber hacer posteriormente para poder realizar el proceso de transicin
definitivamente. Se debe recordar que el objetivo del proceso parcial es el de
permitirle al usuario habilitar todas las opciones NIIF (segn licencia de uso) sin
haber realizado el registro de la transicin definitivamente.
En la transicin a las NIIF las inversiones y obligacion es financieras no son
obligatorias, el registro de informacin de estas se puede realizar posteriormente al
registro del proceso de transicin.

Transicin Total: Esta como su nombre lo indica , es la opcin mediante la cual el


usuario finaliza totalmente el proceso de transicin en el programa incluyendo la
transicin contable o balance de apertura mas la transicin de activos e inventarios
si maneja estos mdulos.

Cualquiera de los dos procesos habilitara todas las opciones NIIF del programa
(segn licenciamiento).
Una vez realizado el proceso de transicin a las NIIF y que se hayan activado las

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opciones NIIF se podr completar el proceso de parametrizacin NIIF de opciones


como Provisin o deterioro de cartera, descuentos condicionados tanto en ventas
como en compras (si se manejan estos mdulos y la entidad maneja estos
conceptos con clientes y proveedores), tasas para el clculo de valor presente neto
en las transacciones en las que se requiera esta informacin, parametrizacin NIIF
de cuentas y conceptos involucrados en el proceso de importacin de mercanca (si
la entidad maneja importaciones).

2. PARA USUARIOS QUE INICIAN DESDE HE LISA NIIF

En este caso podemos encontrar dos situaciones:

1. Si la empresa no se cre como NIIF : S e maneja como si la empresa viniera


con informacin en el programa previamente y en este caso la
parametrizacin de la informacin local se har por las opciones tradicionales
y la parametrizacin de las opciones NIIF se realizara como se explico
anteriormente y la activacin de las todas opciones NIIF (segn licencia) se
realizara posterior al registro del proceso de transicin ya sea parcial o total.

2. Si la empresa se cre aplicando NIIF: La parametrizacin de las opciones


NIIF se podr llevar a cabo paralelamente con la parametrizacin de la
informacin que tradicionalmente se realiza (segn la licencia).

La informacin que se parmetriza para NIIF y las nuevas opciones son las
siguientes:

Administrador:
o Los parmetros en el modulo administrador a definir son:
Estructura del plan de cuentas NIIF
Tasa de valor presente neto
Configuracin de estados financieros como recomendacin se
sugiere dejar la definicin de esta informacin al final del
proceso ya que no es vital en la operacin del sistema aunque
a decisin del usuario se puede llevar a cabo en cualquier
momento.
Tabla de impuestos
Provisiones o deterioro de cartera, esta opcin tambin se
puede manejar para la informacin local.
Los nuevos documentos creados para el modulo administrador
son:
Documento de provisiones
Documento para registrar informacin a las inversiones
Documento para registro de cambios en polticas
contables

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Documento para el registro de correccin de errores de


periodos anteriores
En el men del modulo:
Ligar cuentas NIIF con el plan de cuentas local.
Inversiones y obligaciones financieras:
Cartilla de inversiones
Conceptos de inversiones
Obligaciones financieras
Opciones NIIF
Plan de cuentas NIIF
Causacin de ingreso financiero
Causacin de gastos financieros
Administracin de notas y revelaciones
(*) Lista de verificacin de revelaciones
Transicin a las NIIF
(*) Consulta de balances y movimientos
Elaboracin de estados financieros NIIF
Consolidacin de empresas
o Proceso de consolidacin
o Conciliacin
En cuentas por cobrar, en la cartilla de clientes definir a que clientes
se le otorgan descuentos por pronto pago (si la empresa tiene modulo
de ventas)
En cuentas por cobrar la consulta de movimiento de provisiones.
En cuentas por pagar, en la cartilla de ac reedores definir que
proveedores le otorgan a la empresa descuentos por pronto pago (si
la empresa tiene modulo de compras)
Inventario:
En los parmetros del inventario se debe definir:
Cartilla de grupos junto con la informacin contable NIIF y la
formula de costeo que se aplicara al inventario para NIIF
Lista de cuentas a utilizar en la contabilizacin NIIF del
inventario
Si se manejan ensambles la definicin contable NIIF de las
cargas fabriles .
En el men del modulo:
En la cartilla de artculos definir el reconocimiento de los
productos y la formula de costeo para cada contabilidad.
En los ensambles, en la definicin de la frmula del ensamble
las cargas fabriles que incrementan el costo NIIF del producto.
En los kits, en la definicin de la frmula del kit, definir si los
servicios que componen el kit hacen parte del costo NIIF del kit.
Gestin de ventas:
En los parmetros para la empresa que maneje este modulo son:
En las generalidades los correspondientes a la pestaa NIIF
Definicin de descuentos condicionados

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Definicin de conceptos en los grupos de inventario para la


contabilizacin de la aplicacin de descuentos condicionados
Definicin de reconocimiento de ingresos en la venta de
servicios.
En el men del modulo:
Asociacin de descue ntos condicionados con clientes y
productos (descuentos por volumen).
Asociacin de descuentos condicionados con clientes
(descuentos por pronto pago).
Reconocimiento de ingresos
Aplicacin de descuentos condicionados (descuentos por
volumen)
Consulta de descuentos condicionados
Gestin de compras:
En los parmetros para la empresa que maneje este modulo son:
En las generalidades los correspondientes a la pestaa NIIF
Definicin de descuentos condicionados
Asociacin de descuentos condicionados con proveedores y
productos (descuentos por volumen).
Definicin de conceptos en los grupos de inventario para la
contabilizacin de la aplicacin de descuentos condicionados
Parametrizacin de la distribucin de los servicios que hacen
parte del costo en la compra de productos.
En el men del modulo:
Asociacin de descuentos condicionados con proveedores
(descuentos por pronto pago).
Aplicacin de descuentos condicionados (descuentos por
volumen)
Consulta de descuentos condicionados
Activos fijos:
En los parmetros de activos fijos e intangibles y diferidos:
Se deben definir las cuentas NIIF asociadas a cada una de las
opciones del modulo
En la definicin de cuentas se permite asociar ms de una
cuenta o de un grupo de cuentas
En el modulo de activos fijos:
En la creacin de las hojas de vida de activos y de intangibles
y diferidos se debe realizar la definicin del reconocimiento del
activo.
Definir la informacin NIIF de los activos e intangibles y
diferidos reconocidos para la contabilidad NIIF.
En la importacin de hojas de vida se puede importar la
informacin NIIF de los activos o de los intangibles y diferidos
reconocidos en la contabilidad NIIF.
Importaciones:
En los parmetros de importaciones para NIIF se debe definir:

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Conceptos de importacin, para cada conceptos se debe definir


qu porcentaje del concepto se tratara como mayor valor del
costo de la importacin bajo NIIF
Para los conceptos en los cuales menos del 100% se lleva
como parte del costo de la importacin, se debe definir la
cuenta de gasto a la cual se registrara en NIIF la porcin que
no se lleva como costo.
Se deben definir las cuentas contables NIIF a las cuales se
registrara la importacin cuando est en trnsito y la cuenta a
la cual se registrara la informacin cuando se cierra o se
realizan entradas parciales.
(*) En los documentos de importaciones se crea la orden de
compra, esta no genera contabilizacin ni movimiento en el
inventario, se puede llamara en la factura de importacin.
USUARIOS: En los parmetros de usuario se debe definir:
En la pestaa contabilidad indicar si el usuario puede modificar al
momento de registrar documentos la informacin definida para la
aplicacin del valor presente neto.
En las herramientas si el usuario tiene o no acceso a la opcin para
crear notas a los estados financieros que se encuentra en la barra de
herramientas.
Definicin de permiso sobre las nuevas opciones del men.
En los permisos de gestin de ventas:
Se debe definir si el usuario puede modificar la distribucin de
los servicios cuyo reconocimiento de ingreso se hace en
periodos diferidos
Modificar descuentos condicionados tanto por volumen como
pronto pago
En los permisos de gestin de compras:
Modificar en la elaboracin de la factura de compra y entrada
de mercanca la distribucin de los servicios que hacen parte
del costo
Modificar los descuentos condicionados, tanto por volumen
como pronto pago.

(*) Los campos que tengan este smbolo estn en proceso de modificacin

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