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HACIENDO OPERACIONES EN EXCEL 2010

Como anteriormente se mencion, existen dos maneras de comunicarse con Excel:

1. Con texto y nmeros


2. A travs de frmulas.

La Primera es slo cuestin de escribir. Excel abarcar todas las celdas a su derecha hasta poner
todo el texto (hasta que se ponga algo en la celda adyacente).

Se puede forzar a excel a mostrar todo el texto, como se mencion anteriormente, presionando
Alt+Enter. Otra manera es yendo, con clic secundario, a Formato de Celda

La otra forma son las frmulas y para que Excel entienda que quieres que te d un resultado
matemtico, tienes que anteponer a la frmula el signo de igual (=)

Excel maneja ms de 400 funciones, por lo que resulta un poco complicado aprenderse todas, ms
an si no las usamos constantemente. Es por ello, que al poner una frmula, Excel te da una breve
explicacin de para qu sirve dicha funcin:
LOS OPERADORES Y REFERENCIAS DE FRMULA
Los operadores (tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una frmula, como suma,
resta, multiplicacin o divisin). Tambin son el enlace entre dos argumentos.
Los operadores ms utilizados son:
SIMBOLO DEL OPERACIN QUE
OPERADOR REALIZA
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICACIN
/ DIVISIN
^ EXPONENCIAL
& UNIN/CONCATENAR
= COMPARACIN
IGUAL QUE
> COMPARACIN
MAYOR QUE
< COMPARACIN
MENOR QUE
>= COMPARACIN
MAYOR IGUAL QUE
<= COMPARACIN
MENOR IGUAL QUE
<> COMPARACIN
DISTINTO
En una frmula o funcin se utilizan tantos operadores o funciones como sean necesarios, pues los
operadores hacen siempre referencia a dos argumentos y pueden crearse frmulas complejas.

Estructura de una frmula

En Excel, como en las matemticas, existe una jerarqua a la hora de realizar operaciones, de tal
modo que Excel primero ejecuta un operador y luego otro en un orden fijo:

1. Porcentaje
2. Exponente
3. Multiplicacin y divisin
4. Suma y resta
5. Unin de texto
6. Comparacin

En la siguiente frmula:

=2+4*6, segn la jerarqua, Excel primero hace la multiplicacin (4x6) y a ese resultado se le suma
el 2, dando por resultado 26.

En la siguiente operacin la suma se pone entre parntesis, por lo que Excel har primero lo que
se halle dentro de ellos:

=(2+4)*6=36 es decir, 2+4=6*6=36. Como se puede apreciar, el resultado fue distinto al anterior y
todo por poner entre parntesis la suma.

EJECUTANDO FRMULAS

Vamos a realizar los siguientes ejercicios:

=12+5 (Suma ambos valores) Ahora pon: A1=12; A2=5 y has el siguiente ejercicio

=A1+A2 (Suma el contenido de ambas celdas). Ahora pon 15 en C1 y en C2 pon 3.

=(C1+C2)-A2 (Suma las celdas C1 y C5) y luego le resta lo contenido en A2


=2^ (Eleva 2 al cubo). Vamos a situarnos en D1 y ponemos =potencia(A1,3). En esta frmula se
necesitan dos argumentos, la base, que es el nmero de A1 y el segundo argumento, que es el
exponente, en este caso el 3, pues es al cubo.

=Ventas-gastos (Resta la celda llamada Ventas de la llamada Gastos).

EJERCICIO REPORTE DE VENTAS:

Pon en la celda C6 Da en un ngulo de 90 (Clic derecho-Formato de Celda-alineacin),


orientacin 90 y enter. Luego Selecciona toda la columna C, ve a Alineacin y pon
Alinear en el medio y Alinear al centro
Llena la columna desde la celda C7 a C12 con los nmeros de la semana (1 al 6).
En la columna D 6 (presionando Alt+Enter) pon:

Y llena las celdas D7 a D12 con cantidades diarias que superen los 10,000 pesos a la
semana.

En la celda D13 pon: Sub-total

Repite la operacin (solo cambia el nmero de la semana), hasta completar el mes.

Ve a la celda contigua a D13 (E13) y has lo siguiente: Inicio-Estilos-Formato Condicional-


Resaltar reglas de Celda-Es mayor que
Aparecer la siguiente caja de dilogo: Vas a poner 9,999. Vas a abrir el men emergente y
ve a Formato Personalizado y en Relleno
escoge el color
azul y aceptar.
Vuelve a repetir la
operacin pero en
esta ocasin pon es menor que 9,999 de color el rojo.
Copia y pon pegado especial Formato- en las celdas E21, E29,
E37.
Ve a la celda E13 y crea la frmula =SUMA(D7:D12), copia y pega
en las celdas E21, E29, E37 y pon pegado especial slo
frmulas.
Ve a la Pestaa Hoja1 Da doble clic en ella y pon Ventas por Semana.
Da clic secundario y busca Color de Etiqueta y busca Azul oscuro
Has lo mismo en Hoja2 pero pon Resumen Ventas y cambia el color a Anaranjado nfasis
6
Ve a la barra de Etiqueta de hojas y crea una hoja que llamars Resumen de ventas.
Selecciona F12:J12
Ve a Inicio-alineacin-Combinar celdas
Ve al inicio de la fila 12 (pon el cursor entre el nmero 12 y 13 hasta que el cursor cambia
a una lnea negra con dos flechas invertidas) y da clic derecho (o secundario) u elige alto
de fila y pon 76.5 de alto.
Escribe en la celda F12: Resumen Mensual (Alt+Enter) Desglose semanal
Usa la Fuente Arial Black e incrementa el tamao a 26.
Selecciona la frase Resumen Mensual (dando doble clic a la derecha de Resumen);
selecciona Resumen Mensual, busca Formato de Celdas y en Color escoge Azul oscuro
No. 2
Ahora has lo mismo con Desglose Semanal; Ponlo color verde en negrita.
En las celdas E15, E17, E19, E21, E23, E25, E27, E29 escribe (en ese orden y en mayscula):
ventas, sub-total, 16% iva, Promedio semana 1, promedio semana 2, promedio semana 3,
promedio semana 4.
Selecciona los ttulos y pon la fuente Calibr, tamao 14 en negrita.
Ve a la interseccin de la columna E y F, da clic sostenido y ajusta el tamao de la columna
a 15.57
Has lo mismo con la columna F-G y pon ancho de 5 (puedes utilizar el mismo mtodo que
hiciste con la fila del punto anterior).
Selecciona toda la hoja (a travs del selector de hoja que se encuentra entre la columna
A y la celda 1 o bien, presionando Ctrll + E).
Pon color Verde Oliva
Selecciona G15-29. Pon 16 de tamao, color azul oscuro, texto 2, 40%
Alinea al medio y centrar
Ahora da clic derecho Formato de Celda En Nmero elige Moneda con dos
decimales y smbolo de pesos.
Sitate en G15 y pon =SUMA(
Ahora ve a la hoja Ventas y da clic en E13 y pon el signo de +; repite la operacin con los
dems sub-totales. Cierra la frmula con parntesis) y enter.
Ve a G29 y pon: G17*0.16 para obtener el IVA de G17.
En G21 has la suma de ambas celdas para obtener el total.
En G29 pon la siguiente frmula: =PROMEDIO(Ventas!E13/6) y repite la frmula en las
dems semanas. sta frmula trae las venta semanal de la hoja ventas y se promedia
entre 6 para obtener las ventas diarias de dicha semana).
Ve a Vista y despalomea el recuadro lneas de cuadrcula.
Ahora crearemos una nueva hoja llamada: Grficos y la pondremos de color anaranjado.

Combinaremos las celdas D5:F5 y en calibri 18, color anaranjado, nfasis 6, oscuro 50%,
escribiremos Ventas Globales del mes en maysculas.
En las celdas D7, D9, D11, D13 escribiremos en mayscula: Semana 1 etc. en negrita,
Calibr 14.
Seleccionaremos D7:F13 y rellenaremos con el color azul, nfasis 1, claro 80%.
En las celdas de la columna F y en correspondencia con las de la columna D, pondremos la
siguiente frmula: =Ventas!E13, para traernos las ventas globales de cada semana.
Nos vamos a G2 y vamos a la pestaa Insertar y en su cinta buscamos Grficos-Columnas-
Columnas cilndricas. Aparecer un cuadro en blanco y la cinta Herramientas de diseo.
Buscamos en el sub-grupo datos, la opcin Seleccionar datos.
Se abrir una ventana. Presionaremos Agregar
En Nombre de la serie pondremos Ventas Globales.
Daremos clic en Valores de serie del lado derecho, en el cono de seleccin.
Seleccionamos: F7, F9, F11 y F13 y damos Aceptar y Aceptar.
Seleccionamos Serie1 y lo borramos, ya que slo tenemos una serie de datos y no
necesitamos hacer comparaciones.
REFERENCIA RELATIVA Y REFERENCIA ABSOLUTA

Una referencia relativa se refiere a la posicin variable de una frmula o funcin; por
ejemplo, al multiplicar los datos de las columnas B Y C lo que se altera es la referencia relativa de
la fila, no de la columna, como se muestra en el siguiente ejemplo:

Esto significa que al ampliar el rea para sacar los resultados de F9:F13, Excel seguir realizando
las operaciones =D9*E9D13*E13.
La referencia absoluta tiene que ver con la posicin nica de determinada celda; por ejemplo, en
el caso anterior, en vez de que, al bajar la ampliacin de celdas y tome las celdas B35, B36, sta se
quedar fija en la B34.

Para lograr una referencia absoluta, simplemente le indicaremos a Excel, a travs de la insercin
del signo de pesos $ (o presionando la tecla F4) y se crear la referencia absoluta, por lo que al
extender la ampliacin de celdas, siempre tomar como referencia $B$34 y ya no B35, B36, etc.
CREANDO ESQUEMAS

Qu es un Esquema?

Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor


trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en un
esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rtulo en la primera fila,
contiene informacin similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.

Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de clculo, de forma que la
informacin se pueda ver con ms o menos detalle. Un esquema en Excel puede contar con varios
niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de la hoja de clculo.

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho
niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, que est representado por un nmero superior
de smbolos del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por
un nmero inferior de smbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rpidamente filas o
columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un
esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un
esquema de filas y columnas.
Ejercicio:

1.- Realice la siguiente tabla:

2.- Ahora vamos a seleccionar las filas que contienen la relacin de gastos (desde agua
hasta renta), para ellos iremos a Datos sub-grupo esquema-agrupar:
1

Queda de la siguiente manera:

Niveles de esquema

Ahora seleccionemos las filas 10 a 15 y hacemos el mismo procedimiento, sin embargo, en lugar
de ir a Datos-agrupar, presionamos las teclas Alt+May+Flecha derecha. Har lo mismo:
Ahora repitamos la operacin, pero con las columnas D a I
Y ya est. Al presionar el 1, se cerrarn las columnas D a I

Lo mismo sucede con las filas.


Presionando el nmero 1 (o signo
de menos), se cerrarn las filas 5 a
8).
Para crear esquemas de manera automtica, slo se deben seleccionar los rangos e ir a Datos-
Agrupar-Auto-esquema.

Slo sealar que el nico requisito para realizar este tipo de tablas, es que debe existir, en la
misma, una columna o fila con alguna operacin, ya sea sub-total, suma, promedio, etc.

De lo contrario, Excel nos marcar error. Para realizar esquemas sin necesidad de tener el
requisito anterior haremos lo siguiente: