PROYECTO GRUPAL GESTIN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIN

SOLUCIN AL CASO FORTIPASTA

INTEGRANTES:

TUTOR:
MUOZ LUQUE JESSICA MARCELA

GESTIN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIN

GRUPO: 002

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

INGENIERA INDUSTRIAL
2016
 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN 3
2. JUSTIFICACIN 4
3. OBJETIVOS 4
a. General 4
b. Especficos 4
4. DESCRIPCIN DEL CASO 5
5. ANLISIS GENERAL DE LAS ALTERNATIVAS PROPUESTAS PARA LA SOLUCIN DEL
PROBLEMA 5
6. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN 6
7. CRITERIOS A EVALUAR 8
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 10
9. CONCLUSIONES 11
10. RECOMENDACIN FINAL 12

11.
 1. INTRODUCCIN

Sin lugar a dudas una de las actividades de mayor relevancia que agregan valor al
consumidor en nuestros das es la distribucin de productos, desde que stos salen de la
lnea de produccin hasta que se encuentran en el mercado dentro de la categora que les
corresponde, listos para que sean adquiridos por los clientes. Es aqu donde los centros
de distribucin, cobran importancia a lo largo de la cadena de suministro y a travs de los
cuales, las cadenas comerciales realizan esfuerzos de mayor eficiencia para cumplir con
la promesa de llevar el producto en el momento, cantidad y lugar adecuados para
satisfacer las necesidades de un consumidor mucho ms exigente.

Se hace necesario entonces para las empresas implementar programas que permitan de
manera sincronizada y ordenada una correcta administracin de inventario y distribucin.
Estas nuevas tecnologas deben aportar rapidez, identificacin y tracking desde el ingreso
de los materiales hasta su entrega final; lo que se traduce en beneficios tangibles para la
compaa.

Para que lo anterior tenga el xito que se desea, se debe contar de igual manera con una
buena planeacin y administracin de recursos. Una buena toma de decisiones, personal
idneo, capacitacin y control de procesos de implementacin, son cruciales para lograr
los objetivos deseados.

La estrategia es una mercanca, la ejecucin, un arte.

Peter Drucker.
 2. JUSTIFICACIN

El siguiente informe se realiza con el fin de dar solucin a una problemtica en la

multinacional FORTIPASTA generada por la mala implementacin del WMS control de
movimientos y almacenamiento de materiales, su aplicacin fue en el centro de
abastecimiento de la regin andina con centro de operacin logstica en Cali (Colombia),
Los datos aportados se evaluaron para determinar la metodologa de solucin que busca
dar cumplimiento en oportunidad y servicio de la empresa.

3. OBJETIVOS

a) GENERAL

Definir alternativas de solucin del caso problema FORTIPASTA que permitan sanear el
impacto generado y prevengan posibles recurrencias.

b) ESPECFICOS

Brindar capacitacin acerca de todo el sistema WMS, la cual vaya dirigida al

personal que usan esta herramienta (personal de la bodega, personal
administrativo, auditor, operario montacargas).
Garantizar que el personal que se encuentra laborando en la bodega cuente con la
experiencia necesaria y desempee la labor para la cual fue contratada.
Contratar el personal necesario para cubrir las falencias y as dar cumplimiento al
sistema WMS
 4. DESCRIPCIN DEL CASO

Fortipasta con el fin de optimizar la operacin de la bodega y como estrategia para apoyar
la integracin regional decide implementar WMS. El propsito principal del WMS es
controlar el movimiento y almacenamiento de materiales entre bodegas de producto
terminado. La lgica bsica de un WMS utiliza una combinacin de un SKU, localizacin,
cantidad, unidad de medida e informacin de la orden para determinar dnde almacenar y
recoger materiales y en qu secuencia hacerlo.

Este caso plantea como el proceso de implementacin afecta los resultados esperados
generando un caos en el almacenamiento, prdida del nivel de servicio e ineficiencia de la
operacin

5. ANLISIS GENERAL DE LAS ALTERNATIVAS PROPUESTAS PARA LA SOLUCIN

DEL PROBLEMA

Vemos que para el desarrollo de un proyecto es necesario contar con personal disponible
al 100%, ya que otras responsabilidades asignadas restaran valor e inters hacia el
mismo. El personal que dirige debe contar con la suficiente experiencia en la aplicacin
de dicha metodologa como lo es en este caso para el WMS y capacitacin intensiva
sobre el proyecto para todos los miembros del equipo.

Los tiempos deben contar con una planeacin tipo cadena en el cual cada eslabn del
proyecto debe ser de suma importancia, como metas dentro del proyecto ya que las
cuales de no ser cumplidas aumentan el margen de error al momento de la
implementacin, generando problemas gravsimos como el caso de FORTIPASTA y su
mala planeacin e implementacin del proyecto POSITRONES.

En el paso de implementacin del proyecto se hace necesario generar un control directo y

revisin de los resultados para realizar las correcciones que haya lugar, ya que estas
deben ser oportunas. Tambin usar herramientas como las auditoras internas y/o
externas para encontrar los puntos crticos en el desarrollo del proyecto.

6. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

Dentro del anlisis al caso, se identifica varias falencias sobre las cuales se deben
ejecutar planes de accin con el fin de garantizar que la situacin no se presente de
nuevo.

La principal falencia est dada desde la gerencia logstica, la cual por su falta de
seguimiento y dficit en la toma de decisiones frente al proyecto POSITRONES
desencadena una serie de anomalas en la implementacin y desarrollo del mismo
as:

o La saturacin de tareas o carga laboral para quienes estaban al frente del

desarrollo del proyecto afect el 100% de concentracin en el mismo y
limit el tiempo de ejecucin del cronograma
o Carencia de comunicacin entre reas de la compaa
o No hubo un manual de funciones desarrollado desde el comienzo
o Falta de organizacin y prevencin ante las ausencias del personal
encargado del proyecto
o Falta de inclusin de personal que ya tuviera experiencia en la
implementacin WMS.
o La solicitud de prrrogas no fue contemplada de manera adecuada para
salida a produccin.
o No se trabaj en ambiente de prueba para no afectar la operacin y realizar
los ajustes necesarios del proceso.
o Deficiencia en el anlisis y control de inventarios para el abastecimiento de
bodega y mercado.
o Falta de capacitacin y acompaamiento en los empalmes de sistemas
SAP y WMS a todo el personal para reducir errores.
o Falla en el control de transporte.
Dentro del caso se establece un retraso en cronograma de 3 meses, tiempo primordial
que debe ser empleado en la misma solucin del problema con una extensin adicional
para pruebas y acompaamiento del personal
La propuesta radica en ejecutar todo un plan de reaccin y planeacin en 4 meses que
garanticen la correcta puesta en marcha de POSITRONES. En este periodo se deben
contemplar todas las piezas para que el proyecto marche correctamente, desde el rea de
gestin humana hasta el de transporte.

Se debe validar en todas las sedes que personal tienen experiencia en la

implementacin del sistema WMS con el fin de apoyar y orientar el proceso para
esto, gestin humana se debe desarrollar un anlisis del personal para garantizar
la reasignacin de cargos relacionados con el proyecto y de igual manera deber
realizar los movimientos necesarios, las funciones de mandos medios se
encargaran de tareas operativas en bodega, con el fin de que el personal del
proyecto est 100% dedicado a sacar a flote la implementacin.

Debe desarrollarse un nuevo plan de capacitacin para todo el personal donde se

hable de la importancia, la implementacin y puesta en marcha en produccin del
nuevo sistema de control de inventarios. Se Trabajaran en paralelo durante los 3
primeros meses con el sistema anterior SAP con el fin de que la organizacin no
sufra contratiempos ni se vea afectada la operacin de inventarios, picking y
distribucin, durante todo el periodo se debe trabajar en ambientes de prueba
WMS para no afectar la operacin.

Se organizaran puesto de control y auditora en el proceso de manera que se

determinen las fallas a tiempo sin afectar los eslabones siguientes, ejecutando
planes correctivos inmediatos. Mensualmente se involucraran a todas las reas de
la compaa sin excepcin con el fin de encontrar aportes que mejoren y mitiguen
errores, este ejercicio permite afianzar el proyecto y mejora la comunicacin entre
los diferentes miembros de la empresa.
 Durante todo el mes 4 (etapa final de accin) se implementar el cambio de
modelo operacin con sistema WMS, teniendo acompaamiento permanente en
las reas que alimentan la informacin en bases de datos y en la operacin de
bodega con el fin de ajustar, optimizar y finalizar la correcta puesta en marcha de
POSITRONES.
Habiendo terminado la implementacin del programa utilizaremos un formato
donde podamos evidenciar que las fallas del proceso para poder brindar una
rpida y eficaz solucin a los problemas adems poder contar con un historial de
fallas el cual nos ayudara a evitarlas futuramente, para lo cual se implementar el
siguiente formato:
 7. CRITERIOS A EVALUAR

Se debe crear los perfiles para los encargados del proyecto en cada puesto del
grupo desde el encargado principal hasta los capacitadores de personal, con
amplio conocimiento en sistema WMS, y una prueba de seleccin que garantice el
conocimiento del grupo desarrollador.

El plan de capacitacin del personal logstico involucrado en la aplicacin del

proyecto POSITRONES, debe tener metas con evaluaciones prcticas y niveles de
aceptacin del conocimiento relacionado con cada aspecto del proyecto.

Antes de la puesta en marcha, se debe hacer una simulacin con todo lo

relacionado a la operacin real: sistemas informticos de control (SAP), malla de
distribucin (divisin regional logstica), operacin (sistema WMS), control de
inventario (manejo stocks), y movimientos de personal segn nivel de
conocimiento del proyecto.

En la puesta en marcha del proyecto el grupo implementador debe seguir en la

posicin de auditores internos con seguimiento da a da de cada rea, donde se
evalu cada actor de la implementacin y se hagan ajustes los necesarios sin
afectar la operacin.

Determinar la generacin de los nuevos cargos o movimientos internos con

recursos humanos, ya que para la implementacin del sistema WMS se requieren
perfiles determinados en cada puesto de trabajo.
 8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Para la correcta implementacin de la solucin a la problemtica generada se detalla a

continuacin el cronograma de actividades y los periodos en los cuales deben ejecutarse.

Se debe iniciar por un proceso rpido y efectivo de la seleccin del personal que
estar a cargo del proyecto y su implementacin, pero esta vez teniendo en cuenta
la experiencia en otras implementaciones anteriores en sedes alternas y
garantizando respaldo en los mandos crticos para evitar contratiempos.

Los puestos de control y auditora se deben ejecutar de forma rigurosa y posterior

a las mesas de trabajo con otras reas, as se genera confianza y se evalan los
pasos convenidos en la mejora del proyecto.

Las jornadas de capacitacin al inicio del proyecto y el acompaamiento al final

para la implementacin y puesta en marcha de POSITRONES, es clave para
garantizar que no hay deterioros de informacin y afianzan el conocimiento de
todo el personal en la nueva herramienta de trabajo.
 9. CONCLUSIONES

Podemos concluir que la planeacin estratgica es indispensable para la implementacin

de un nuevo sistema en cualquier proceso, donde se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos.

Control del antes y el despus es fundamental para hacer correcciones a tiempo y

que no causen impactos desfavorables en el proceso y su ejecucin.

El conocimiento especfico de los actores en la planeacin y ejecucin no se

puede dejar de lado, ya que la experiencia hace que el margen de xito del
proyecto aumente la efectividad en cada meta.

Los tiempos deben marcar en cada proyecto una meta cumplida, esto para
entender que es necesario cumplir cada una de ellas para poder pasar al siguiente
punto, con el mtodo cadena donde cada meta es un eslabn necesario para que
la cadena sea cerrada.

El compromiso de cada una de las reas de la compaa para la implementacin

del proyecto es fundamental porque de esa manera se mide, corrige y se da
alcance a las decisiones tomadas.

El acompaamiento permanente de la gerencia del proyecto y la disponibilidad de

cada miembro del equipo es indispensable para tener cohesin y efectividad en la
asignacin de tareas.
 10. RECOMENDACIN FINAL

Vemos la necesidad de aplicar diferentes mtodos de ayuda para el buen desarrollo de un

proyecto, donde encontramos; el control (evaluaciones y auditoras), conocimiento
especfico de los actores (capacitacin y perfil de encargados), Cumplimiento
(cronograma de actividades), ayudas tecnolgicas (sistema informticos SAP), no
quedarnos con lo que nos brinda un sistema que aunque en la teora pueda mejorar un
proceso como el caso de sistema WMS, no nos garantiza el xito en la prctica puesto
que todo es un conjunto de tareas que se deben desarrollar sin excepcin, ya que omitir
pasos y buscar cumplimientos a medias acarreara problemas en la operacin e
implementacin del nuevo sistema.

Hacer seguimiento y balance de costo - beneficio es primordial en la ejecucin de los

cronogramas pactados. La medicin y el empoderamiento que puedan tener desde cada
ngulo del proceso garantizan la efectividad del mismo.