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6 Hoja de Clculo Excel

coleccin pic
INFORMTICA PARA USUARIOS
Imprime: Imprenta Regional
Depsito Legal: MU-911-2005
Diseo: Juan Manuel Carbonell Parra
PRESENTACIN DEL MANUAL

Para la Escuela de Administracin Pblica, es esencial que los alumnos dispongan de manua-
les cuyos contenidos respondan a sus necesidades de formacin, manuales cuya organizacin
y estructura se adecue a las condiciones de aprendizaje de las personas adultas, con una me-
todologa apropiada para este tipo de formacin.

El principal objetivo a alcanzar es que estos manuales sean un apoyo esencial en la adquisicin
de conocimientos, durante la realizacin del curso, y que, una vez finalizada la accin formati-
va, sirvan de consulta y resolucin de dudas en el desarrollo del trabajo.

Estos manuales son fruto del esfuerzo de distintos equipos de profesionales que trabajan con
la Escuela de Administracin Pblica en diversas materias, expertos en adaptar los contenidos
al diseo del curso y a la didctica del mismo.

Nuestra intencin es ofrecer materiales con calidad, de contenidos que respondan a las es-
pectativas formativas de la administracin regional, materiales que pueden y deben ser mejo-
rados por quienes de una u otra manera participan en los planes de formacin de la Escuela
de Administracin Pblica

Deseamos que estos materiales sean el reflejo del trabajo y el buen hacer de todas las perso-
nas que contribuyen a la mejora de la calidad de la formacin.

gina 
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PRLOGO

Microsoft Excel 2003 es sin duda una de las mejores hojas de clculo que existen hoy da en
el mercado. Una hoja de clculo es una aplicacin ofimtica o programa muy potente que va
a permitirle introducir textos, nmeros y frmulas para obtener los resultados deseados en
forma numrica o grfica.
El objetivo de este manual es ayudarle a conocer y a utilizar esta herramienta ofimtica. Se
pretende pues que, una vez finalizada su lectura, pueda elaborar hojas de clculo para ges-
tionar sus datos, crear grficos y automatizar diversas tareas de forma sencilla. El texto est
destinado a usuarios que necesitan trabajar con esta herramienta desde un primer momento
y que no necesariamente tienen unos conocimientos avanzados de ofimtica, si bien es bas-
tante aconsejable manejar con soltura el entorno Windows. Tambin est enfocado a aquellos
que ya conocen esta herramienta y necesitan una gua de referencia cmoda y manejable en
donde repasar o ampliar conocimientos.
La estructura de este manual est organizada de manera que pueda ir aprendiendo progresi-
vamente, de forma que se sea capaz de utilizar la herramienta e ir alcanzado logros desde el
inicio de su estudio. Adems, es recomendable ir practicando en EXCEL al mismo tiempo que
se van adquiriendo los conocimientos.
El manual se divide en once mdulos temticos, los cuales van introducidos por un breve
comentario que indica los aspectos bsicos y fundamentales del mismo, viniendo a ser el
resumen de los objetivos de conocimiento que se pretende. Asimismo, cada mdulo incluye
diversos ejercicios para practicar los conocimientos adquiridos y una bibliografa que permite
profundizar en los conceptos desarrollados. Incluye, adems, un ndice que posibilita la bs-
queda de un tema concreto a consultar y un glosario con algunos de los trminos ms usados
en EXCEL para despejar dudas sobre la terminologa empleada.
El mdulo 1, Introduccin a las hojas de clculo, comienza describiendo los conceptos
bsicos, caractersticas, distintos elementos y operaciones ms sencillas a realizar en una hoja
de clculo.
En el mdulo 2, Introduccin de datos en una hoja de clculo. Manejo de celdas, filas y
columnas, aprenderemos a introducir datos en una hoja de clculo en EXCEL, identificando
los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos.
El mdulo 3, Formato, describe los distintos tipos de formatos que se pueden aplicar se-
gn el tipo de dato y ensea a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de clculo.
En el mdulo 4, Trabajo con frmulas, aprenderemos lo que es una frmula en EXCEL,
los elementos que intervienen en ella y a introducir en la hoja de clculo frmulas sencillas,
practicando algunas operaciones que se pueden realizar.
Los mdulos 5, 6 y 7, Funciones (I), (II) y (III), describen las funciones incorporadas en la
hoja de clculo EXCEL, las distintas categoras en que se agrupan, y explican el significado y

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modo de usar algunas funciones desde las ms sencillas hasta las menos usuales o complejas.
Tambin muestran cmo trabajar con varias hojas simultneamente y cmo utilizar frmulas y
funciones en las que intervienen, como argumentos, valores de distintas hojas de clculo.
En el mdulo 8, Impresin y Grficos, se estudiarn las diversas opciones que existen a la
hora de imprimir, as como la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener
en papel. Tambin se ver la forma de convertir los datos de una hoja de clculo en un grfico
para que nos muestre la informacin de forma visual.
En el mdulo 9, Importacin y exportacin de datos, se explica la forma de mover infor-
macin y establecer vnculos entre diferentes hojas de clculo EXCEL. Adems, trabajaremos
con distintos tipos de datos y otra informacin procedente de diferentes aplicaciones.
En el mdulo 10, Representacin tabular, aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL,
as como a realizar operaciones de insertar, eliminar, mover y copiar filas. Tambin aprendere-
mos a realizar bsquedas, a aplicar filtros y ordenacin personalizados.
En el mdulo 11, Macros y otras utilidades, se estudiarn las macros, para qu sirven,
cmo pueden crearse y las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Adems, cono-
ceremos algunas herramientas de Microsoft Excel 2003 que complementan y ayudan a opti-
mizar el trabajo.
Por ltimo, el anexo I muestra un listado de las funciones ms usadas en EXCEL y el anexo II
recoge algunas teclas de acceso rpido.
Esperamos que este libro sirva como manual de aprendizaje y excelente gua prctica para ayu-
dar a conocer y manejar con cierta destreza esta herramienta tan universalmente utilizada.

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1 - INTRODUCCIN A LAS HOJAS DE CLCULO
El objetivo de este primer mdulo es explicar los conceptos bsicos, caractersticas,
distintos elementos y operaciones ms sencillas a realizar en una hoja de clculo.

NDICE DEL MDULO 1


MDULO 1. Introduccin a las hojas de clculo......................................................... 7
1.1. Hoja de clculo................................................................................................. 9
1.2. Libro de trabajo................................................................................................ 9
1.3. Concepto de celda, fila y columna................................................................... 10
1.4. Concepto de Rango......................................................................................... 11
1.5. Descripcin del entorno de Excel.................................................................... 12
1.5.1. La ventana principal de Excel................................................................... 12
1.5.2. Barra de ttulo........................................................................................... 12
1.5.3. Barras de herramientas, mens y comandos.......................................... 12
1.5.4. Etiquetas de hojas................................................................................... 13
1.5.5. Celda activa.............................................................................................. 14
1.5.6. Barra de frmulas..................................................................................... 14
Cuadro de verificacin................................................................................... 14
Cuadro de cancelacin.................................................................................. 14
1.6. Las barras de herramientas personalizadas..................................................... 14
1.6.1. Cmo mostrar una barra de herramientas concreta?............................. 15
1.6.2. Cmo acoplar una barra de herramientas flotante
en la pantalla?.......................................................................................... 15
1.6.3. Cmo prescindir de comandos en una barra de herramientas?............. 15
1.7. Movimiento dentro de una hoja de clculo.................................................... 16
1.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginacin..................................... 16
1.7.2. Movimiento directo.................................................................................. 16
1.8. Movimientos dentro del libro........................................................................... 17
Cmo cambiar de hoja?................................................................................... 17
1.9. Otros aspectos interesantes............................................................................ 17
1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel....................................................... 17
1.9.2. Haciendo ms fcil nuestra tarea mediante las Plantillas.................... 18
1.9.3. Trabajar con seguridad mediante el Guardado automtico................... 19
1.10. Uso de la Ayuda de Excel............................................................................ 20
1.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office..................................................... 20
.
1.10.2. Ayuda de Microsoft Excel....................................................................... 21
1.11. Mapa conceptual del mdulo.......................................................................... 23
1.12. Ejercicios........................................................................................................ 24
1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros (guiado)....................... 24
1.12.2. Moverse por el libro (guiado).................................................................. 26
1.12.3. Personalizar barras de herramientas...................................................... 29
1.12.4. Manejo de la ayuda................................................................................ 29

1 - Introduccin a las hojas de clculo
El objetivo de este primer mdulo es explicar los conceptos bsicos, caractersticas, distintos
elementos y operaciones ms sencillas a realizar en una hoja de clculo.

1.1. Hoja de clculo


Una Hoja de clculo es un programa de ordenador que permite trabajar con nmeros dis-
puestos en cuadrculas. Esta disposicin permite realizar de forma sencilla e intuitiva clculos
matemticos mediante frmulas y funciones y representar los resultados grficamente.
Excel es una importante Hoja de clculo que existe en el mercado cuyo fabricante es Micro-
soft y que incluye en su conocido paquete Office.

Figura 1.1. Ventana principal de Excel

1.2. Libro de trabajo


Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenar en un libro de trabajo.
n Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los
reconozca como tales.
n Cada libro puede contener una o varias hojas para clasificar la informacin afn en un
nico archivo.
n No slo podemos establecer el nombre que queramos para el libro de trabajo, sino
tambin para cada una de sus hojas de forma individualizada.

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1.3. Concepto de celda, fila y columna
Un libro de trabajo de Excel suele contener hojas de clculo que nos permiten almacenar mul-
titud de informacin en forma de nmeros, texto e imgenes. Lo comn es que sean nmeros
pues ah es donde Excel se erige como una potente herramienta de clculo. Sin embargo, no
es necesario ser un profesional matemtico o informtico para que podamos hacer uso de la
misma.

Figura 1.2. Partes de una hoja de clculo

En una hoja de clculo de Excel la informacin est organizada en forma de cuadrcula.


! Cuando hablamos de hoja de clculo nos referimos a uno de los siguientes con-
ceptos: el referido al programa de ordenador que suele ir en mayscula (por ejem-
plo Hoja de clculo Excel) o bien, el referido a un tipo de hoja que almacena el
libro de trabajo en Excel.

En la figura 1.2 podemos ver un ejemplo de hoja de clculo en donde se muestra una pequea
porcin de la cuadrcula pues en realidad est formada por 256 columnas y 65.536 filas.

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1 - Introduccin a las hojas de clculo
n Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV
n Cada fila se numera desde 1 hasta 65.536.

As pues, una hoja de clculo est formada por celdas organizadas en columnas y filas.


! La interseccin de una columna y una fila conforma una celda. Por ejemplo, en la
figura 1.2 hemos destacado una celda formada por la interseccin de la columna
C y la fila 10.

Es importante saber qu nombre tiene una celda determinada dentro de la enorme cuadr-
cula. Para ello es tan sencillo como emplear el nombre de la columna a la que pertenece y a
continuacin el nmero de su fila. Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

1.4. Concepto de Rango


Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de rango, que es un bloque rec-
tangular de una o ms celdas adyacentes que Excel trata como una unidad.

Un rango se nombra con el nombre de la celda superior izquierda y el de la celda inferior de-
recha separados por el carcter de los dos puntos :.


! Los rangos son vitales en las hojas de clculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos por su comodidad de uso. Por ejemplo, en la figura 1.2
slo mostramos de toda la hoja el rango A1:F18 que est compuesto por un total
de noventa celdas. Es mucho ms cmodo y eficaz emplear el rango que tener
que especificar una a una las noventa celdas.

Otros ejemplos de rangos son los siguientes:

Figura 1.3. Rango B1:C4 Figura 1.4. Rango A1:A5

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1.5. Descripcin del entorno de Excel

1.5.1. La ventana principal de Excel


Como cualquier programa de Windows, cuando abrimos Excel lo primero que veremos ser
ventana principal compuesta de las secciones habituales aparte de otras especficas propias
de esta herramienta. Veamos en la figura siguiente cada una de las partes de la ventana prin-
cipal de Excel:

Figura 1.5. Esquema de la ventana principal de Excel

1.5.2. Barra de ttulo


n Barra comn de las ventanas de Windows en donde se indica el nombre del libro que
tenemos abierto en Excel.

1.5.3. Barras de herramientas, mens y comandos


Los mens y barras de herramientas permiten dar instrucciones a Excel sobre lo que se
desea hacer. A estas instrucciones se les llama comandos (por ejemplo, el comando Nuevo
que podemos ver seleccionado en la figura 1.7).

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1 - Introduccin a las hojas de clculo

Figura 1.6. Vista de las barras de men y herramientas estndar y de formato

n En Excel tenemos multitud de barras de herramientas pero las ms comunes son


la barra Estndar y la barra Formato. Otra que usaremos para hacer ms atractivo
nuestro trabajo es la barra de herramientas Dibujo.
Un men consiste en una lista de comandos que se despliega al hacer clic con el botn iz-
quierdo sobre el ttulo del men (ver figura 1.7). Es posible que al lado de algunos de estos
comandos aparezca un pequeo icono que sirve para saber rpidamente qu accin realiza el
comando.

Figura 1.7. Algunos comandos del men Archivo


! Las barras de herramientas slo muestran iconos de comandos. Es posible per-
sonalizar la forma de presentar las barras de herramientas y los comandos que
incluyen.

1.5.4. Etiquetas de hojas


n En la parte inferior izquierda de la ventana de Excel tenemos una referencia a las
etiquetas de las hojas del libro. Desde esta rea podemos realizar operaciones con
las hojas, tales como insertar, eliminar o cambiar el nombre de las mismas.

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1.5.5. Celda activa
n En cualquier momento el cursor est posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con sta, dicha celda se denomina celda activa y se identifica porque est
remarcada (por ejemplo, observar el aspecto de la celda C10 en la figura 1.2 o la celda
B8 en la figura 1.5).

1.5.6. Barra de frmulas


Barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores
o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la
celda activa.

Figura 1.8. Barra de frmulas

Cuadro de verificacin
Introduce la frmula que se muestra en la barra de frmulas en la celda activa de la hoja de
clculo.
Cuadro de cancelacin
Cancela la entrada de la frmula y regresa a la celda activa.

1.6. Las barras de herramientas personalizadas


Como ya hemos visto, en la ventana de Excel se muestran una serie de barras de herramien-
tas que incluyen comandos. Por el mayor o menor uso de dichos comandos desearemos que

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1 - Introduccin a las hojas de clculo
estn visibles u ocultos. Con el fin de elegir y personalizar qu comandos queremos tener ms
a mano, Excel permite personalizar las barras de herramientas de la forma siguiente:
n Mostrando u ocultando barras de herramientas.
n Acoplando o desacoplando barras de herramientas en la ventana principal.
n Incluyendo o prescindiendo comandos dentro de cada barra de herramientas.
n A continuacin veremos cmo efectuar estas operaciones con Excel.

1.6.1. Cmo mostrar una barra de herramientas concreta?


Mediante el men Ver, opcin Barra de Herramientas podemos mostrar u ocultar las barras
de herramientas que deseemos.

1.6.2. Cmo acoplar una barra de herramientas flotante en la pantalla?


Las barras de herramientas suelen estar acopladas a la ventana principal de Excel. En ocasiones
flotan en la pantalla (como podemos ver en la figura 1.6). Si queremos acoplar una barra de he-
rramientas, tan slo hemos de arrastrar la barra hacia el borde de la ventana principal de Excel.

1.6.3. Cmo prescindir de comandos en una barra de herramientas?


De nuevo, mediante el men Ver, opcin Barra de Herramientas. En este men tenemos el
comando Personalizar cuya pestaa Comandos nos permitir aadir o quitar comandos de
las barras de herramientas.
Para quitar un comando de una barra de herramientas, arrastrar el icono fuera de la barra de
herramientas.
Para incluir un comando en una barra de herramientas, arrastrar el icono desde la pestaa
Comandos al lugar deseado (Ver figura 1.9).

Figura 1.9. Personalizar barras de herramientas

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1.7. Movimiento dentro de una hoja de clculo

1.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginacin

1.7.2. Movimiento directo


Otra forma rpida de movernos por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se
desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin.
Paso a Paso:
1. Seleccionamos el men Edicin.
2. Hacemos clic sobre la opcin Ir a... o pulsamos la tecla F5.
3. Escribimos en el recuadro Referencia la direccin de la celda a donde pretendemos
desplazarnos.
4. Hacemos clic en Aceptar.

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1 - Introduccin a las hojas de clculo
1.8. Movimientos dentro del libro
Imaginemos un libro con cinco hojas, siendo la hoja activa (donde estamos situados para traba-
jar) la hoja Hoja1. En esta suposicin nuestro libro mostrar la barra de etiquetas siguiente:

Figura 1.10. Barra de etiquetas de hojas de un libro

Cmo cambiar de hoja?

n Si hacemos clic sobre cualquier pestaa (ver figura 1.10) cambiaremos la hoja activa, es
decir, la hoja que se muestra para trabajar.
n Tambin podemos cambiar de hoja utilizando los botones de movimiento (ver figura
1.10).
n Podemos utilizar el teclado segn describe la siguiente tabla:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL. + AVPAG

Hoja Anterior CTRL. + REPAG

1.9. Otros aspectos interesantes

1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel


Segn el formato de los datos guardados, el archivo tendr una determinada extensin:
n Libro Excel (.XLS)
n Plantilla Excel (.XLT)
n Datos separados por comas (.CSV)
n Texto (.TXT)
n Pgina Web (.HTM)

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! Es posible convertir un archivo entre los formatos mencionados mediante la op-
cin Guardar como tipo en el cuadro de dilogo asociado al comando Guardar
como del men Archivo (ver figura 1.11).

Figura 1.11. Convertir el formato del archivo en Excel

1.9.2. Haciendo ms fcil nuestra tarea mediante las Plantillas


Las plantillas son libros que podemos emplear de partida para la creacin de otros libros y as
evitamos realizar trabajos repetitivos. Tambin tenemos plantillas para las hojas de clculo.
El usuario slo ha de conformar un libro u hoja a su gusto y guardar su creacin con la exten-
sin XLT usando el cuadro de dilogo Guardar como (ver figura 1.11).
Posteriormente, mediante el comando Nuevo del men Archivo elegiremos la plantilla que
queremos usar para nuestro nuevo libro u hoja de clculo de entre las que hayamos creado y
guardado en nuestro PC.


! Existen plantillas predeterminadas en Excel que son Libro.xlt y Hoja.xlt para
los libros y las hojas respectivamente de las que por defecto se crean cualquier
libro u hoja. Asimismo, disponemos de una serie de plantillas prediseadas ,
siempre que estn instaladas, que nos ayudan a realizar tareas como elaborar una
factura, realizar un informe de gastos, etc. (ver figura 1.12)

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1 - Introduccin a las hojas de clculo

Figura 1.12. Plantillas prediseadas

1.9.3.
Trabajar con seguridad mediante el Guardado para autorecuperacin
Durante nuestro trabajo podemos minimizar el riesgo que supone una prdida de informacin
debida a cualquier incidente como un corte de corriente elctrica.
Para ello usaremos la funcin de Guardado para autorecuperacin:

1. En el men Herramientas, elegir el comando Opciones, pestaa Guardar.

Figura 1.13. Activar el complemento Guardado automtico

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2. En el cuadro de dilogo Guardar (ver figura 1.13), active la casilla de verificacin Guar-
dar informacin de autorecuperacin cada.

3. En el cuadro minutos, introduzca la frecuencia con que desea que Microsoft Excel
guarde los libros. En la siguiente casilla puede cambiar el lugar de guardado.

4. Marcando la casilla de verificacin Deshabilitar autorecuperacin, puede evitar even-


tualmente el guardado automtico.


! No use Autorrecuperacin como substituto de guardar regularmente el trabajo
haciendo clic en Guardar

1.10. Uso de la Ayuda de Excel

1.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office


MS Office trae un ayudante que podemos activar cuando estamos trabajando con EXCEL a tra-
vs del men ? y la opcin Mostrar el ayudante de Office en este men. A continuacin nos
aparecer un icono como el que muestra la figura 1.14. Lo activaremos haciendo clic sobre l.

Figura 1.14. Mostrar el ayudante de Office

Es una forma interactiva de solicitar ayuda cuando tengamos dudas acerca de cmo realizar
cierta tarea. Por ejemplo, para obtener ayuda sobre cmo crear un grfico, escribiremos
Crear un grfico en el Ayudante (ver figura 1.15). Excel nos mostrar el Panel de ayuda con
su propuesta para elegir la que ms se acerque a lo que buscamos.

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1 - Introduccin a las hojas de clculo
Podemos cambiar las opciones que afectarn a cmo el Ayudante nos proporcionar ayuda
haciendo clic con botn derecho sobre l, seleccionando el men Opciones y variando las
mismas.

Figura 1.15 Obtener ayuda sobre Crear un grfico

Adems, de forma automtica, el Ayudante proporciona ayuda y sugerencias tiles acerca de


las tareas que realizamos. Para percatarnos que el Ayudante quiere proporcionarnos alguna
sugerencia, aparece el smbolo de la bombilla encendida en el que haremos clic. Por ejemplo,
si queremos imprimir una hoja de clculo, el Ayudante nos guiar para configurar los aspectos
de impresin.

1.10.2. Ayuda de Microsoft Excel


La ayuda se obtiene pulsando en cualquier momento la tecla de funcin F1 que mostrar el
Panel de ayuda de Excel que podemos ver en la figura 1.16. Tenemos varias posibilidades:
a) Escribir una palabra o frase especfica a buscar en la ventana Buscar.
b) Hacer clic sobre Tabla de contenido para revisar el contenido de todo Excel que se nos
mostrar en forma de ndice.
c) Acceder a otra informacin de inters, incluso de Internet.

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Figura 1.16. Ayuda de Microsoft Excel

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1 - Introduccin a las hojas de clculo

1.11. Mapa conceptual del mdulo. INTRODUCCIN A EXCEL.

HOJA DE CLCULO
LIBRO - Celda
DE TRABAJO: - Fila
CREAR, - Columna
GUARDAR - Rango
Y RECUPERAR - Moverse por una hoja
de clculo

MOVERSE
EN UN LIBRO

- Ventana
- Barra de ttulo
- Barras
ENTORNO de herramientas
- Mens
- Comandos
- Etiquetas
- Celda activa
- Barra de frmulas

PLANTILLAS

OBTENER
AYUDA
EN EXCEL

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1.12. Ejercicios

1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros (guiado)


1 Si no est abierto Excel 2003, abrirlo para realizar el ejercicio. De manera automtica tene-
mos un nuevo libro para comenzar a trabajar.
2 Nos situamos en la celda A1 y escribimos Prueba de operaciones con archivos en EX-
CEL.
3 Escribir El primer mtodo consiste en guardar como en la celda A3.
Supongamos que ahora nos interesa guardar nuestro libro en la carpeta Mis documentos del
disco duro, y asignarle el nombre Pruebas.
4 Seleccionar el men Archivo.
5 Elegir la opcin Guardar como...
Nos aparecer el cuadro de dilogo Guardar como...
Observar cmo en el recuadro Guardar en aparece la carpeta Mis documentos, donde se
supone que deseamos guardar nuestro libro de trabajo.
En caso de no querer guardar la informacin en esta carpeta, habra que hacer clic sobre la
flecha de la derecha para que aparezca la unidad de disco o la carpeta deseada. Si queremos
guardar el libro de trabajo en una carpeta Mis documentos, aparecer en la parte inferior, y
bastar con hacer doble clic sobre sta para abrirla.
6 Escribir Pruebas en el recuadro Nombre de archivo.
Por defecto Excel le asignar como nombre Libro1, Libro 2,... dependiendo del libro en el que
estbamos.
Observar cmo en el recuadro Guardar como tipo pone Libro de Microsoft Excel, esto hace
que le asigne automticamente la extensin XLS al libro.
7 Hacer clic sobre le botn Guardar.
Se guardar nuestro libro en la carpeta Mis documentos, y el nombre de ste aparecer ahora
en la barra de ttulo.
Ahora vamos a seguir trabajando con nuestro libro.
8 Escribir El segundo mtodo consiste en guardar en la celda A5.
9 Seleccionar el men Archivo.
10 Elegir la opcin Guardar.
Parece que no se haya realizado ninguna operacin, pero en realidad se ha guardado el libro de
trabajo completo con el mismo nombre que tena Pruebas, y en la carpeta Mis documentos.
11 Escribir Tambin se puede guardar con el botn de la barra de herramientas en al celda
A6.
12 Hacer clic sobre el botn guardar de la barra de herramientas.

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1 - Introduccin a las hojas de clculo
Se ha realizado la misma operacin que con la opcin Guardar del men Archivo.
Supongamos que no queremos seguir trabajando con este libro de trabajo, tendremos que
cerrarlo.
13 Seleccionar el men Archivo.
14 Elegir la opcin Cerrar. Si sta no se encuentra en el men, situarse sobre el botnltimo
para ampliarlo.
Ahora nuestro documento ya no estar en pantalla.
Vamos a recuperar nuestro trabajo.
15 Seleccionar el men Archivo.
16 Elegir la opcin Abrir...
Aparecer el cuadro de dilogo Abrir.
17 En el recuadro Buscar en tiene que poner la carpeta donde se encuentra el libro de trabajo
a recuperar, por defecto pondr Mis documentos.
Como a la hora de guardar, si nuestro libro no se encuentra esta carpeta, podremos hacer clic
sobre la flecha de la derecha para elegir otra unidad de disco u otra carpeta. Si se encuentra
en una carpeta que visualizamos en la parte inferior, bastar con hacer doble clic sobre sta
para abrirla.
18 Una vez tengamos abierta la carpeta de nuestro libro, ste deber aparecer en la parte in-
ferior, seleccionarlo haciendo clic sobre ste, de forma que aparezca en el recuadro Nombre
de archivo.
19 Hacer clic sobre el botn Abrir.
Nuestro libro de trabajo aparecer otra vez en pantalla.
Ahora vamos a volver otra vez a nuestro trabajo, pero sin utilizar el men.
20 Hacer clic sobre el botn cerrar que se encuentra en la barra de men.
Volveremos a recuperarlo utilizando la barra de herramientas.
21 Hacer clic sobre el botn abrir de la barra de herramientas.
22 Recuperar el libro Pruebas tal como acabamos de explicarte.
Seguiremos trabajando con el libro.
23 Escribir Estamos terminando con el ejercicio en la celda A8.
24 Cerrar el libro con el botn cerrar de la barra de mens.
Nos aparecer un cuadro de dilogo avisndonos de una modificacin realizada en el libro que
no se ha guardado.
25 Hacer clic sobre el botn S para guardar los ltimos cambios.
26 Volver a recuperar el libro haciendo clic sobre el botn abrir de la barra de herramientas.
Observar cmo en la celda A8 aparece el texto introducido.
Supongamos ahora que deseamos empezar un nuevo libro de trabajo.
27 Seleccionar el men Archivo.

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28 Elegir la opcin Nuevo...
Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo.
29 Dejar seleccionada la opcin Libro del cuadro, y hacer clic sobre el botn Aceptar.
Aparecer otro libro vaco en pantalla, si observas el nombre provisional, seguramente pondr
Libro2. No significa que nuestro trabajo anterior se haya borrado, ni que se haya cerrado el
libro, sino que sigue abierto por debajo del libro vaco.
30 Cerrar el libro2 con el botn cerrar de la barra de mens.
Observar cmo vuelve a aparecer nuestro trabajo.

Vamos a empezar otro libro utilizando la barra de herramientas.


31 Hacer clic sobre el botn nuevo de la barra de herramientas.
Aparecer automticamente el libro vaco, que seguramente se llamar Libro3.
32 Escribir Otra prueba en la celda B2.
33 Cerrar el libro3 con el botn cerrar de la barra de mens.
Como se ha escrito algo y no se ha guardado, aparecer el cuadro de aviso.
34 Hacer clic sobre el botn No para no guardar los cambios realizados.
Volver en pantalla nuestro libro Pruebas.
35 Cerrar el libro Pruebas con el botn cerrar de la barra de mens.
Seguramente no aparecer ningn libro, y la pantalla estar de color gris.
36 En caso de tener algn libro abierto, cerrarlo.

1.12.2. Moverse por el libro (guiado)


1 Si Excel no est abierto, iniciarlo.
Al entrar estaremos situados en la celda A1.
2 Pulsar la tecla FLECHA ABAJO del teclado.
Observar como la celda activa pasa a ser A2, es decir, la FLECHA ABAJO sirve para situarnos
en la celda siguiente a la que nos encontramos, dentro de la misma columna.
3 Pulsar la tecla FLECHA ARRIBA del teclado.
Ahora la celda activa volver a ser A1, ya que la FLECHA ARRIBA nos sita en la celda anterior
a la que nos encontramos, dentro de la misma columna.
4 Pulsar la tecla FLECHA DERECHA del teclado.
Nos situaremos en la celda B1, es decir, en la celda que se encuentra a la derecha de la que
nos encontramos, dentro de la misma fila.
5 Pulsar la tecla FLECHA IZQUIERDA del teclado.
Volveremos a la celda A1, a la celda que se encuentra a la izquierda de donde nos encontra-
mos, dentro de la misma fila.

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1 - Introduccin a las hojas de clculo
6 Pulsar la tecla AV PAG del teclado. En qu celda nos sita? _____________
Se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia abajo.
7 Pulsar la tecla RE PAG del teclado. En qu celda nos sita? ___________
Se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia arriba.
8 Hacer clic sobre la celda D5.
Automticamente pasa a ser sta la celda activa.
9 Pulsar la tecla INICIO del teclado.
Con esta tecla observar como nos situamos en A5, es decir, la primera celda de la fila donde
nos encontramos.
10 Ir a la celda F9 haciendo clic sobre sta.
11 Pulsar la combinacin de teclas CTRL+INICIO (Pulsar la tecla CTRL del teclado y mante-
nindola pulsada, pulsar la tecla INICIO, al final puede soltar la dos teclas).
Observar como nos situamos automticamente en la primera celda de la hoja, es decir, A1.
12 Pulsar la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA ABAJO.
La celda activa pasa a ser la ltima hacia abajo dentro de la misma columna, es decir,
A65536.
13 Pulsar la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA DERECHA.
Nos situamos en la ltima celda hacia la derecha dentro de la misma fila, es decir, IV65536.
14 Pulsar la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA ARRIBA.
La celda activa pasa a ser IV1, es decir, la ltima hacia arriba (la primera) dentro de la misma
columna.
15 Pulsar la tecla FIN, y a continuacin la tecla FLECHA IZQUIERDA.
Volvemos a la celda A1, es decir, la ltima hacia la izquierda (la primera) dentro de la misma fila,
comopodemos observar este mtodo equivale a pulsar la tecla INICIO.

Ahora vamos a probar utilizar la barra de desplazamiento.


16 Hacer clic varias veces sobre la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento vertical,
hasta que se visualice la fila 50.
Observar como se realiza un desplazamiento vertical de la pantalla, pero cuidar que la celda ac-
tiva sigue siendo la celda donde nos encontrbamos antes del desplazamiento, es decir, A1.
17 Hacer clic varias veces sobre la flecha hacia derecha de la barra de desplazamiento hori-
zontal, hasta que se visualice la columna Z.
18 Para situarnos en la celda Z50, hacer clic sobre sta. Ahora ya habr cambiado la celda
activa.
19 Utilizar la flecha hacia arriba de la barra de desplazamiento vertical y la flecha hacia la
izquierda de la barra de desplazamiento horizontal para situarnos en la celda N20.
Si queremos realizar un desplazamiento lejano dentro de la hoja, este mtodo puede resultar

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lento, por ello se puede utilizar las barras de desplazamiento para realizar desplazamientos
ms rpido arrastrando el cuadro que se encuentra en la barra de desplazamiento.
20 Arrastrar el cuadro de la barra de desplazamiento vertical hacia abajo (es decir, pulsar el
puntero del ratn sobre ste y mantenindolo pulsado arrastrar el puntero hacia abajo, sin
soltar el botn del ratn).
Observar cmo el desplazamiento es mucho ms rpido.
21 Arrastrar el cuadro de la barra de desplazamiento horizontal hacia la derecha.
Observar el resultado.
Si queremos realizar un desplazamiento ms preciso dentro de la hoja de clculo, utilizaremos
el comando Ir a.
22 Hacer clic sobre el men Edicin.
23 Si no se encuentra la opcin Ir a..., desplegar totalmente el men.
24 Hacer clic sobre la opcin Ir a...
25 Escribir BT500 en el recuadro Referencia.
26 Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Observar cmo la celda activa pasa a ser automticamente BT500.
27 Pulsar la combinacin de teclas CTRL+INICIO para volver a la celda A1.

Ejercicios de desplazamiento dentro del libro:


28 Estamos situados en la celda A1 de la Hoja1.
29 Hacer clic sobre la pestaa Hoja2 de nuestro libro de trabajo.
Observar cmo ahora queda remarcada dicha pestaa indicndonos que nos encontramos en
esta hoja.
30 Hacer clic sobre la pestaa Hoja1 para volver a la primera hoja.
31 Hacer clic sobre el ltimo botn de la barra de etiquetas.

Observar cmo ahora nos encontraremos en la Hoja5, es decir, nos hemos desplazado hasta
la ltima hoja.
32 Hacer clic sobre el segundo botn de la barra de etiquetas.
Ahora hemos ido a la Hoja3, es decir, la hoja anterior a la que nos encontrbamos.
33 Hacer clic sobre el primer botn de la barra de etiquetas.
Nos vamos a la Hoja1, es decir, la primera de las hojas del libro de trabajo.
34 Hacer clic sobre el tercer botn de la barra de etiquetas.
Observar cmo nos situamos en la Hoja2, es decir, la hoja siguiente a la que nos encontrba-
mos.

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1 - Introduccin a las hojas de clculo
Ahora vamos a utilizar las teclas del teclado.
35 Pulsar la combinacin de teclas CTRL+AV PAG (es decir, pulsar la tecla CTRL del teclado,
y mantenindola pulsada, pulsar la tecla AV PAG).
Observar cmo con esta combinacin de teclas nos situamos en la siguiente hoja, es decir,
Hoja2.
36 Pulsar otra vez CTRL+AV PAG.
Observar el resultado.
37 Ahora pulsar la combinacin de teclas CTRL+ RE PAG.
Observar cmo con esta combinacin de teclas nos situamos en la hoja anterior.

1.12.3. Personalizar barras de herramientas


a) Personalizar las barras de herramientas Estndar y Formato de manera que compartan
la misma fila.
b) Acoplar la barra de herramientas Dibujo en la parte superior de la ventana de Excel junto
al resto de barras de herramientas.
c) Cambiar el orden de las barras de herramientas poniendo la barra Dibujo en primer lu-
gar.

1.12.4. Manejo de la ayuda


a) Buscar ayuda sobre cmo convertir archivos Excel a diferentes formatos.
b) Averiguar qu significan los botones de la barra de herramientas Estndar.

gina 29
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2 - INTRODUCCIN DE DATOS EN UNA HOJA
DE CLCULO. MANEJO DE CELDAS, FILAS
Y COLUMNAS.

En este mdulo aprenderemos a introducir datos en una hoja de clculo en EXCEL, identifi-
cando los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos.

NDICE MDULO 2
MDULO 2. Introduccin de datos en una hoja de clculo. Manejo de celdas,
filas y columnas. ......................................................................................................... 31
2.1. Introduccin de datos alfanumricos, numricos, de tipo fecha y frmulas ... 33
2.1.1. Introducir datos ....................................................................................... 33
2.1.2. Modificar datos existentes ..................................................................... 33
2.1.3. Cancelar la edicin de dato ..................................................................... 34
2.1.4. Datos que son valores constantes . ........................................................ 34
Valores numricos ....................................................................................... 34
Fechas y horas . ........................................................................................... 35
Datos alfanumricos (texto) ........................................................................ 35
2.1.5. Datos que son frmulas . ....................................................................... 36
2.1.6. Alineacin de texto y nmeros ............................................................... 37
2.2. Seleccin simple, mltiple de filas y mltiple de columnas ........................... 37
2.2.1. Seleccin simple de datos ...................................................................... 37
2.2.2. Seleccin mltiple de datos ................................................................... 38
2.2.3. Resumen de teclas para la seleccin de datos ...................................... 39
2.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una seleccin .................................. 39
2.3. Seleccin celdas, filas y columnas no adyacentes ......................................... 40
2.4. Aadiendo, eliminando y borrando filas y columnas ...................................... 40
2.4.1. Insertar filas/columnas . .......................................................................... 40
2.4.2. Eliminar filas/columnas . ......................................................................... 41
2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar . .................................................. 41
2.5.1. Comando Buscar .................................................................................... 41
2.5.2. Comando Reemplazar ............................................................................ 42
2.6. Mapa conceptual del mdulo ......................................................................... 43
2.7. Ejercicios ......................................................................................................... 44
2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numricos y fechas ................................. 44
2.7.2. Introducir frmulas .................................................................................. 48
2.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera .............................. 49
2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja y del libro ............ 50
Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas ........................................... 50
Copiar celdas ............................................................................................... 51
Mover celdas ............................................................................................... 51
2.7.5. Borrar contenido de celdas ..................................................................... 51
2.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados ............................................. 51
2.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas ......................................... 52
2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

En este mdulo aprenderemos a introducir datos en una hoja de clculo en EXCEL, identifican-
do los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos.

2.1. Introduccin de datos alfanumricos, numricos, de tipo fecha y


frmulas

2.1.1. Introducir datos


En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir texto, nmeros o frmulas.

Figura 2.1. Introducir datos

Paso a paso (ver figura 2.1):


1. Situar el cursor sobre la celda donde vamos a introducir los datos.
2. Teclear los datos. (Aparecern en la celda activa y en la Barra de frmulas)
3. Para introducir el valor en la celda hay tres mtodos:
n TECLA ENTRAR.
n TECLAS DE MOVIMIENTO (CURSORES)
n CUADRO DE VERIFICACION

2.1.2. Modificar datos existentes


Paso a paso:
1. Hacer clic o desplazarse a la celda que contenga los datos.
2. Activar la edicin en la celda pulsando la tecla F2. Tambin podemos editar la celda me-
diante la Barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

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3. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
4. En la Barra de frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma.
Qu ocurre si queremos modificar datos y no pulsamos F2?

2.1.3. Cancelar la edicin de dato


Imaginemos que despus de haber modificado los datos de una celda y antes de validarla se
desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial.
Podemos actuar de dos formas igualmente eficaces:
n Pulsar la tecla ESC
n Hacer clic sobre el Cuadro de cancelacin de la Barra de frmulas

2.1.4. Datos que son valores constantes


Valor constante (dato cuyo valor no cambia salvo cuando se modifica o elimina directamente),
puede ser cualquiera de estos tipos:
n Nmeros
n Fechas u horas
n Texto

Valores numricos
n Un nmero puede contener slo los siguientes caracteres:
0123456789+-(),/$%.Ee
n Los signos + a la izquierda de los nmeros se ignoran.
n Los nmeros negativos se simbolizan mediante el signo o los parntesis. Por
ejemplo 5 y (5) son el mismo nmero.
n El carcter E sirve para especificar que usamos notacin cientfica. Por ejemplo,
3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
n Se pueden incluir los puntos de miles. Por ejemplo, 300.000
n Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
n Si al finalizar un nmero se escribe Pta o , Excel asigna formato Moneda al
nmero y as se ver en la celda, pero en la Barra de frmulas desaparecer dicho
smbolo.
n El smbolo % al final de un nmero expresa un porcentaje.
n Para expresar fracciones, incluiremos un 0 y un espacio delante de la fraccin. Por
ejemplo, 0 1/4 y 0 6/89, representan las fracciones y respectivamente.

n Si un nmero no cabe en su celda, Excel lo presenta en notacin cientfica. Por


ejemplo, 123456789012345 pasara a 1,23457E14
n La precisin de la que es capaz de trabajar Excel es como mximo 15 dgitos
n Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

Fechas y horas
n Las fechas se expresan separando el da, mes y ao mediante la barra diagonal / y
el guin -. Por ejemplo: 24/04/1973
n Las horas se expresan separando horas, minutos y opcionalmente segundos mediante
los dos puntos :. Por ejemplo: 8:35
n Excel considera internamente las fechas y las horas como nmeros.
n Est predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha.
n El modo de presentacin de una hora o una fecha en la hoja de clculo depender del
formato aplicado a la celda.
n Si Excel no puede reconocer el formato de fecha o de hora se introduce como texto.
n Para escribir una fecha y hora en la misma celda, se separan con un espacio.
n Excel interpreta la hora basndose en 24 horas. Para expresar horas basadas en 12
horas, detrs de la hora es necesario un espacio seguido de am o pm.
n Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros clculos.


! Para introducir la fecha del da presente, presione CTRL+MAYS+; (punto y coma).


! Para introducir la hora actual, presione CTRL+MAYS+: (dos puntos).

Datos alfanumricos (texto)


n El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales
n Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
n Si un texto no cabe en la celda, Excel usa todas las adyacentes que estn en blanco a
su derecha para visualizarlo.
n Por defecto, el texto est alineado a la izquierda en la celda.
n Para introducir un retorno de carro en una celda, presione ALT+ENTRAR
n Existen unos caracteres que es posible no estn disponibles en el teclado como por
ejemplo , , , y otros. Para insertarlos, usaremos el Mapa de caracteres que est
disponible a travs del botn Inicio de Windows, Todos los Programas, Accesorios,
Herramientas del Sistema (ver figura 2.2).

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Figura 2.2. Mapa de caracteres de Windows

2.1.5. Datos que son frmulas


A diferencia del valor constante, una frmula es una expresin de clculo que hace referencia
a celdas, nombres, valores constantes, funciones y operadores cuya combinacin produce
un resultado en funcin de los valores que toman los datos referenciados y las operaciones
realizadas.

Las frmulas comienzan siempre con el signo de igual (=) y su valor no es constante. Por
ejemplo, si modificamos el valor de una celda a la que la frmula est haciendo referencia, el
resultado de la frmula vara automticamente.

n Para introducir una frmula en una celda:


1. Haga clic en la celda en que desee introducir la frmula.
2. Escriba un signo igual (=).
3. Escriba la frmula.

n Ejemplos de frmulas:
=5-6+7
=(5+3*A1)*4
=Suma(A3:B5)

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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

2.1.6. Alineacin de texto y nmeros


n Por defecto (alineacin general):
Nmeros y fechas alineados a la derecha
Texto alineado a la izquierda

n Para cambiarlo alineacin de modo rpido usar los botones de la barra de herramientas
Formato

Alineacin izquierda Alineacin centrada Alineacin derecha

n Para aplicar sangra:

Aumentar la sangra izquierda Disminuir la sangra derecha

2.2. Seleccin simple, mltiple de filas y mltiple de columnas

2.2.1. Seleccin simple de datos


Veamos cmo podemos seleccionar los siguientes elementos dentro de una hoja de clculo:
celdas, rangos, filas y columnas.

Para seleccionar Qu debemos hacer?


Una sola celda Hacemos clic sobre la celda o nos desplazamos a ella con las
teclas de direccin.
Texto de una celda Editar la celda (tal como vimos en 2.1.2 en la pgina 39) y selec-
cionar el texto de la celda en la misma celda o en la Barra de
frmulas.
Un rango de celdas Hacer clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arras-
trar hasta la ltima celda o bien mantener pulsado MAYUS mien-
tras hacemos clic en la ltima celda.
Una fila o columna Hacer clic en el ttulo de la fila o de la columna.

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2.2.2. Seleccin mltiple de datos
n Filas o columnas adyacentes
n Una hoja entera, es decir, todas las celdas de un hoja
n Filas y columnas no adyacentes. Distintos rangos simultneamente

Para seleccionar Qu debemos hacer?


Arrastrar por encima de los ttulos de fila o columna, o seleccio-
Filas o columnas nar la primera fila o columna y, a continuacin, mantener pre-
adyacentes sionada la tecla MAYS mientras seleccionamos la ltima fila
o columna.
Hacer clic en el botn Seleccionar todo
Todas las celdas de una
(ver figura 2.3 ms adelante)
hoja de clculo

Figura 2.3. Seleccin de todas las celdas de la hoja

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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

2.2.3. Resumen de teclas para la seleccin de datos

Para seleccionar Usar combinacin de teclas


Fila actual MAYUS + BARRA ESPACIADORA
Columna Actual CTRL + BARRA ESPACIADORA
Toda la Hoja CTRL + MAYUS + BARRA ESPACIADORA
Rangos F8 (EXTender Seleccin)
Rangos mltiples MAYUS + F8 (AGRegar seleccin)

2.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una seleccin


Cuando seleccionamos una celda o varias, es posible establecer un nombre para dicha se-
leccin. Nombrar la seleccin realizada nos permite efectuar sin esfuerzo dicha seleccin en
cualquier momento posterior. Esto supone una ventaja importante ya que permite repetir, de
forma instantnea, selecciones que usemos con frecuencia.
Para nombrar una seleccin usaremos el cuadro de nombres de seleccin al que nos re-
ferimos en la figura 2.4. Una vez realizada la seleccin como hemos visto en los apartados
anteriores, haremos clic dentro del cuadro de nombres de seleccin para escribir el nombre
que deseemos.
Para usar la seleccin posteriormente, elegiremos el nombre desde la lista que podemos des-
plegar a la derecha del botn del cuadro de nombres de seleccin, tal como hemos indicado
en la figura 2.4.

Figura 2.4. Nombrar una seleccin

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2.3. Seleccin celdas, filas y columnas no adyacentes
Seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuacin, mantener presionada la tecla
CTRL mientras seleccionamos las dems celdas o rangos (ver figura 2.5).

Para seleccionar Qu debemos hacer?


Seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuacin,
Celdas no adyacentes o
mantener presionada la tecla CTRL mientras seleccionamos las
rangos de celdas
dems celdas o rangos (ver figura 2.5).

Figura 2.5. Seleccin de celdas y rangos no adyacentes

2.4. Aadiendo, eliminando y borrando filas y columnas

2.4.1. Insertar filas/columnas


Usaremos el men Insertar, opcin Filas u opcin Columnas para realizar la insercin de una
o varias filas/columnas. Previamente debemos hacer lo que indicamos a continuacin segn
corresponda:
Para insertar una nica fila/columna, hacemos clic en cualquier celda de la fila/colum-
na situada inmediatamente debajo/a la derecha de la posicin en la que desea insertar la
nueva fila/columna.
Para insertar varias filas/columnas, seleccionamos las filas/columnas situadas inme-
diatamente debajo/a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas. El n-
mero de filas/columnas que hayamos seleccionado ser justamente el nmero de filas/
columnas que deseemos insertar.
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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

2.4.2. Eliminar filas/columnas


Usaremos el men Edicin, opcin Eliminar para eliminar una o varias filas/columnas. Para
ello, debemos seleccionar las filas/columnas que deseemos eliminar y seguidamente usar la
mencionada opcin.

2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar

2.5.1. Comando Buscar


Usaremos el comando Buscar para localizar rpidamente una determinada informacin que
sea de nuestro inters.
Por ejemplo, una hoja de clculo que contenga la relacin de varios millares de solicitudes de
oferta de empleo pblico, para localizar una solicitud con rapidez, podramos usar este coman-
do sabiendo el NIF del solicitante.
Para emplear este comando (ver figura 2.6):
1. Usar CTRL+B o el men Edicin opcin Buscar tras lo que Excel mostrar un cuadro de
dilogo.
2. En el cuadro de dilogo Buscar especificaremos el texto que deseamos buscar.
3. Podemos especificar una serie de opciones interesantes:
a. La direccin de la bsqueda, es decir, si buscamos dentro de la hoja activa o del libro
completo, por filas o por columnas y, por ltimo, dentro de las frmulas, valores o
comentarios.
b. Nos puede interesar buscar el texto donde las letras maysculas y minsculas son
importantes para localizar la informacin deseada. Para ello marcaremos la opcin
Coincidir maysculas y minsculas.
c. Tambin podemos acotar la bsqueda a un texto con un formato concreto especifi-
cando este desde el botn Formato.
4. Haremos clic en el botn Buscar siguiente para localizar la siguiente ocurrencia del
texto especificado, que quedar seleccionada.

Figura 2.6. Cuadro de dilogo Buscar.

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2.5.2. Comando Reemplazar
El comando Reemplazar da un paso ms con respecto al comando Buscar ya que nos permi-
te no slo localizar una informacin, sino que adems nos permite alterarla a nuestro criterio
de forma eficiente.
Por ejemplo, si nos percatamos de una errata en una hoja de clculo que afecta a una multitud
de datos, usaremos este comando para enmendar el error de una manera muy eficiente pues
slo escribiremos una vez el texto correcto.
Para emplear este comando (ver figura 2.7):
1. Usar CTRL+L o el men Edicin opcin Reemplazar tras lo que Excel mostrar un cua-
dro de dilogo.
2. En el cuadro de dilogo Reemplazar especificaremos el texto que deseamos cambiar y
el texto nuevo con el que se reemplazar.
3. Podemos especificar una serie de opciones interesantes:
a. La direccin de la bsqueda, es decir, si buscamos dentro de la hoja activa o del libro
completo, por filas o por columnas y, por ltimo, dentro de las frmulas, valores o
comentarios.
b. Nos puede interesar buscar el texto donde las letras maysculas y minsculas son
importantes para localizar la informacin deseada. Para ello marcaremos la opcin
Coincidir maysculas y minsculas.
c. Tambin podemos acotar la bsqueda a un texto con un formato concreto especifi-
cando este desde el botn Formato. Asimismo, se puede decidir qu formato se va
a aplicar al nuevo texto por el que se sustituir.
4. Haremos clic en el botn Reemplazar para localizar y reemplazar la siguiente ocurren-
cia del patrn de texto especificado.
5. Alternativamente al paso anterior, podremos usar el botn Reemplazar todos para
reemplazar todas las ocurrencias del texto buscado.

Figura 2.7. Cuadro de dilogo Reemplazar.

gina 42
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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

2.6. Mapa conceptual del mdulo.


INTRODUCCIN Y MANEJO DE DATOS
TIPOS
- Alfanumricos
INTRODUCIR - Numricos
Y MODIFICAR - Fechas y horas
DATOS - Frmulas

ALINEAR TEXTO
Y NMEROS
- Izquierda
- Derecha
- Centrada

- Seleccin simple
de datos
- Seleccin mltiple
de datos
SELECCIONAR - Nombrar una seleccin
- Seleccionar filas,
columnas y celdas
no adyacentes

AADIR,
ELIMINAR
FILAS
Y COLUMNAS

BUSCAR
Y REEMPLAZAR

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2.7. Ejercicios

2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numricos y fechas


Empezaremos por trabajar con valores constantes.
1 Si no tienes abierto EXCEL, brelo para realizar el ejercicio.
2 Situarse en la celda A1 y escribir 2005
3 Pulsar la tecla ENTRAR
Este es un dato de tipo nmero, y por defecto Excel lo alinea a la derecha.
4 Situarse en la celda A2 y escribir 2.005 y pulsar la tecla ENTRAR
Los nmeros se pueden escribir con o sin punto de miles. Excel tambin lo alinea a la dere-
cha.
5 Situarse en la celda A3 y escribir 2005,12
6 Pulsar FLECHA ABAJO
Excel por defecto admite como smbolo decimal la coma , y sus reglas corresponden a las de
cualquier nmero entero. Observa tambin que al pulsar FLECHA ABAJO como con la tecla
ENTRAR, se introducir el valor de A3 y automticamente el cursor se posicionar en la celda
inferior.
7 Escribir 12345678901234 en la celda A4
8 Pulsar FLECHA ABAJO
Si el nmero no cabe en la celda, Excel lo visualizar con formato Exponencial, aparecer
1,23457E+13 que equivale a 1,234567*1013.
9 Escribir -3200 en la celda A5
10 Pulsar ENTRAR
Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo - delante del valor numrico.
11 Situarse en la celda A6 y escribir (3200)
12 Pulsar ENTRAR
Excel tambin lo tomar como un valor numrico negativo y lo modificar por -3200 tanto en
la celda como en la Barra de frmulas.
13 Situarse en la celda A7 y escribir 12%
14 Pulsar ENTRAR
Excel tambin nos permite introducir un nmero como un porcentaje, realmente 12% equiva-
le a 0,12.
15 Situarse en la celda A8 y escribir 12,7%
16 Pulsar ENTRAR
Excel tambin admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignar dos dgitos
para los decimales.

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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

17 Situarse en la celda A9 y escribir 1200 pta


18 Pulsar ENTRAR
Excel visualizar en la celda el valor tal como se introdujo, aadiendo el punto de los miles,
pero en la Barra de frmulas el valor ser 1200, recuerda que para comprobar el valor en la
Barra de frmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de frmu-
las. El smbolo monetario (pta) deber escribirse correctamente, sino Excel lo tomar como
dato tipo texto y lo alinear a la izquierda.
19 Situarse en la celda A10 y escribir 12/12
20 Pulsar ENTRAR
Queramos introducir la fraccin 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza la fecha
correspondiente a la fraccin introducida. Para escribir una fraccin, hay que colocar un 0 y
un espacio en blanco delante. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomar como un
texto.
Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con situarse so-
bre la celda a modificar e introducir el nuevo valor
21 Sin moverse de celda, escribir 0 12/12
22 Pulsar ENTRAR
Excel calcula automticamente el valor de la fraccin. Si el resultado de la fraccin correspon-
de a un nmero entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de frmulas.
23 Situarse en la celda A11 y escribir 0 1/3
24 Pulsar ENTRAR
Excel escribir en la celda la fraccin (1/3), pero en la Barra de frmulas aparecer el resultado
final de la fraccin (0,333333333333).
25 Situarse en la celda A12 y escribir 0 12/24
26 Pulsar ENTRAR
En caso de poder simplificar la fraccin, Excel lo har automticamente para visualizarla en la
celda, es decir, en la celda colocar la fraccin simplificada (1/2) y en la Barra de frmulas, el
resultado de la fraccin (0,5).
27 Situarse en la celda B1 y escribir 1/1/1900
28 Pulsar la tecla ENTRAR
Este es un dato de tipo fecha. Vers que al introducirlo en la celda se alinear tambin a la
derecha, como los nmeros.
29 Situarse en la celda B2 y escribir 12-12-1900
30 Pulsar ENTRAR
Vers que al introducirlo en la celda, por defecto le asignar como formato dd/mm/aa, es decir,
dos dgitos para el da, dos para el mes y dos para el ao, todos ellos separados por la barra
inclinada.

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31 Situarse en la celda B3 y escribir 1/1/2000
32 Pulsar ENTRAR
Parece que Excel no distinga entre los aos de siglo distintos con el formato de fechas asig-
nado por defecto, pero ms adelante veremos que s los distingue, es solamente un efecto
de visualizacin, ya que si observas la Barra de frmulas, vers como el contenido real sigue
siendo 1/1/2000.
33 Situarse en la celda B4 y escribir 12/13/1994
34 Pulsar ENTRAR
Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no una fecha, por
esto lo alinea a la izquierda.
35 Situarse en la celda B5 y escribir 30-02-1994
36 Pulsar ENTRAR
Al ser una fecha errnea, Excel lo introduce tambin como un texto.
37 Situarse en la celda B6 y escribir 12-MAYO
38 Pulsar ENTRAR
Excel colocar en la celda la fecha introducida pero usando nicamente los tres primeros
caracteres del mes. Y en la Barra de frmulas colocar la fecha con el formato dd-mm-aaaa
tomando como ao el del sistema del ordenador.
39 Situarse en la celda B7 y escribir 12-mayo-2005
40 Pulsar ENTRAR
En la celda aparecer la fecha introducida con dos dgitos para el da, los tres primeros carac-
teres para el mes y dos para el ao.
41 Situarse en la celda B8 y escribir mayo-2005
42 Pulsar ENTRAR
En la celda aparecer los tres primeros caracteres del mes y dos para el ao, y en la Barra de
frmulas aparecer la fecha introducida tomando como da el 1.
43 Situarse en la celda C1 y escribir 0:0
44 Pulsar ENTRAR
Este es un dato de tipo hora. Tambin se alinea automticamente a la derecha.
45 Situarse en la celda C2 y escribir 12:30:12
46 Pulsar ENTRAR
47 Situarse en la celda C3 y escribir 22:12
48 Pulsar ENTRAR
49 Situarse en la celda C4 y escribir 10 pm
50 Pulsar ENTRAR
En la celda aparecer 10 PM, pero en la Barra de frmulas aparecer la hora con el formato
22:00:00.

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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

51 Situarse en la celda C5 y escribir 10AM


52 Pulsar ENTRAR
Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el smbolo, Excel lo tomar como un texto.
53 Estando situado en la celda C5, escribir 10 Am
54 Pulsar ENTRAR
55 Situarse en la celda C7 y escribir 1/1/95 1:1
56 Pulsar ENTRAR
Vers como Excel tambin admite la introduccin de una fecha y hora simultneamente, aun-
que muchas veces no nos quepa todo en la celda.
57 Situarse en la celda C8 y escribir 12/12/95 12:30
58 Pulsar ENTRAR
59 Situarse en la celda D1 y escribir Casa
60 Pulsar ENTRAR
Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automticamente a la izquierda.
61 Situarse en la celda D2 y escribir La Hoja de Clculo Excel
62 Pulsar ENTRAR
Al introducir el texto vers como en la Hoja ocupa ms de una celda, la D2 y la E2. Los datos
tipo texto pueden ocupar ms de una celda en la Hoja mientras no se escriba nada en las cel-
das que ocupa.
63 Situarse en la celda E2 y escribir Hombre
64 Pulsar ENTRAR
Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que ocurre es que el
contenido de E2 oculta parte del texto de D2 pero no lo borra. Si nos situamos sobre la celda
D2 y observamos su contenido en la Barra de frmulas, veremos como no se ha borrado.
Para solucionar dicho problema bastar con ampliar la anchura de la celda D2, pero esto lo
veremos ms adelante.
65 Situarse en la celda D3 y escribir grande
66 Pulsar FLECHA ABAJO
El cursor se mover automticamente a la celda inferior D4.
67 Escribir La Hoja de Clculo Excel que vamos a estudiar corresponde a la versin 2000
en la celda D4.
68 Pulsar la tecla ENTRAR
Observa como el texto introducido ocupa varias celdas en la Hoja aunque el texto realmente
permanece en la celda D4.

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2.7.2. Introducir frmulas
Ahora vamos a practicar la introduccin de frmulas.
1 Hacer clic sobre la pestaa de la Hoja2.
2 Situarse sobre la celda A1 y escribir =1200+12, para sumar 12 a 1200.
3 Pulsar FLECHA ABAJO
No olvides empezar siempre una frmula con el signo =
Observars como en la celda aparece el resultado de la frmula u operacin anterior, pero que
en la Barra de frmulas aparece la frmula introducida.
4 Escribir =11-10 en la celda A2, para restar 10 de 11.
5 Escribir =13*2 en la celda A3, para multiplicar 13 por 2.
6 Escribir =24/2 en la celda A4, para dividir 24 entre 2.
7 Escribir =10^2 en la celda A5, para realizar la operacin 10 elevado a 2.
Ahora vamos a utilizar referencias o otras celdas y operadores aritmticos.
Queremos que en la celda B1 Excel nos realice la suma entre el contenido de la celda A1 y
A2.
8 Escribir =A1+A2 en la celda B1.
Al introducir la frmula anterior observars como en la celda aparece el resultado de la opera-
cin anterior, pero en la Barra de frmulas aparece la frmula introducida. De esta forma si
modificamos el valor de la celda A1 y/o A2, Excel recalcular automticamente las frmulas
que contengan referencias a las celdas modificadas.
9 Situarse en la celda A1.
10 Escribir 1000
11 Pulsar ENTRAR
Observa como el resultado de la celda B1 se modifica tambin.
Ahora utilizaremos referencias a otras celdas y operadores de texto.
8 Escribir La en la celda C1.
9 Escribir casa en la celda C2.
Queremos escribir en la celda C3 la concatenacin del contenido de la celda C1 y C2.
10 Escribir =C1&C2 en la celda C3.
Observa como aparece la concatenacin del contenido de las dos celdas mencionadas. Resul-
tara ms real si dejramos un espacio en blanco entre las dos celdas.
11 Escribir =C1& &C2 en la celda C4.
12 Escribir =C1& gran &C2 en la celda C5.
Tambin se pueden concatenar con valores numricos.
13 Escribir =C2&A4 en la celda C7.
14 Escribir =C1&12 en la celda C8.
Pasaremos a estudiar los operadores relacionales.

gina 48
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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

15 Escribir =10>12 en la celda B3.


Excel nos devolver el valor VERDADERO si es cierta la operacin o el valor FALSO en caso
contrario. En nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 es mayor que el valor 12, lo cual
es Falso. ste ser el valor que aparecer en la celda.
15 Escribir =A1>1 en la celda B4.
El resultado ser cierto ya que el contenido de A1 (1000) es mayor que 1, en la celda aparece-
rn el valor Verdadero.
16 Escribir =A1=A4 en la celda B5.
Excel comprobar si el valor de la celda A1 (1000) es igual al valor de la celda A4 (12), lo cual
es FALSO.

2.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera


1 Si no tienes abierto EXCEL, brelo para realizar el ejercicio.
Ahora supongamos que queremos seleccionar la celda D6:
2 Hacer clic sobre la celda D6, automticamente el recuadro aparecer alrededor de dicha
celda indicndonos que se encuentra seleccionada.
Si queremos realizar una seleccin que englobe desde la celda A1 hasta la B6:
3 Situarse sobre la celda A1, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrarlo
hasta la celda B6, donde ya podremos soltar el botn del ratn.
Al realizar una seleccin se ha eliminado la anterior.
Observa como las celdas aparecen de color negro excepto la celda activa, pero estn todas
seleccionadas.
Si lo que queremos es aadir otra celda u otro rango a nuestra seleccin:
4 Pulsar la tecla CTRL, y mantenindola pulsada, hacer clic sobre la celda D6.
Observa como ahora la seleccin anterior no se ha eliminado.
5 Pulsando la tecla CTRL, aadir el rango E1:E5.
6 Hacer clic sobre la celda A1 y as slo tendremos seleccionada la celda A1.
Si queremos seleccionar la columna B entera.
7 Situarse sobre el identificativo de la columna B en la parte superior de la hoja de clculo, y
hacer clic.
Tambin podemos seleccionar varias columnas consecutivas, como por ejemplo desde la co-
lumna C hasta la E:
8 Situarse sobre el identificativo de la columna C, pulsar el botn del ratn y mantenindolo
pulsado, arrastrarlo hasta la columna E.
Tambin se pueden seleccionar columnas no consecutivas, por ejemplo si queremos seleccio-
nar la columna A y la D:
9 Seleccionar la columna A.

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10 Hacer clic sobre el identificativo de la columna D manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Lo mismo ocurre con las filas
11 Hacer clic sobre el identificativo de la fila 2, para seleccionar esta fila entera.
Si son filas consecutivas como por ejemplo desde la fila 4 hasta la 7:
12 Situarse sobre el identificativo de la fila 2, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsa-
do arrastrarlo hasta la fila 7.
Y si son filas no consecutivas, como la 1 y la 5:
13 Seleccionar la fila 1.
14 Seleccionar la fila 5 manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Si nos interesa seleccionar la hoja entera.
15 Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja, situados entre la columna A y fila 1.
En ocasiones, la seleccin que queremos realizar es demasiado grande y no caben todas las
celdas en pantalla, por ejemplo desde la celda A1 hasta la celda L40.
16 Probar situarse en la celda A1 y arrastrar manteniendo pulsado el botn del ratn hasta la
celda L40.
Cuando se sobresale de la pantalla, la seleccin va muy rpida y a lo mejor nos perdemos en
la seleccin. Si no queremos tener este problema, seguir los siguientes pasos:
17 Seleccionar la celda A1.
Ahora queremos ampliar el rango hasta la celda L40, por lo tanto:
18 Desplazarse por la hoja con las barras de desplazamiento hasta que se vea en pantalla la
celda donde queremos que termine nuestra seleccin, en nuestro caso, L40.
Cuidado que no hay que hacer clic sobre ninguna celda al realizar el paso 18.
19 Pulsar la tecla MAYUS y mantenindola pulsada, hacer clic sobre la celda L40.
Observa el resultado de la operacin.
Este mtodo tambin sirve para reducir la seleccin Por ejemplo si nuestra seleccin debera
haber sido hasta la K38 en vez de L40:
19 Pulsar la tecla MAYUS y mantenindola pulsada, hacer clic sobre la celda K38.
Observa el resultado.
20 Cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios.

2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja y del libro.

Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas


A continuacin veremos cmo realizar paso a paso estas operaciones. El alumno practicar los
pasos sobre una hoja de clculo con datos.

gina 50
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2 - Introduccin de datos de una hoja de clculo.
Manejo de celdas, filas y columnas.

Copiar celdas

n Seleccionar la/s celda/s que deseemos copiar.


n Hacer clic en el men Edicin, opcin Copiar o en el botn
n Desplazarnos al lugar donde queremos depositar la/s celda/s copiada/s.
n Hacer clic en el men Edicin, opcin Pegar o en el botn
n
n Alternativamente, podemos efectuar esta operacin arrastrando una copia de las
celdas seleccionadas en el paso 1. Para ello, mientras mantenemos pulsado en el
teclado la tecla CTRL, haremos clic sobre el marco de la seleccin y sin soltar el botn
izquierdo del ratn, podemos hacer copia en otro lugar sin ms que desplazarnos al
lugar deseado y soltando el ratn.

Mover celdas

n Si sabemos como copiar celdas, casi sabremos mover celdas ya que slo hemos de
cambiar el paso 2. En este caso debemos usar el comando Cortar. Alternativamente,
podemos efectuar esta operacin arrastrando las celdas seleccionadas en el paso 1.
Para ello, haremos clic sobre el marco de la seleccin y sin soltar el botn izquierdo del
ratn, podemos hacer copia en otro lugar sin ms que desplazarnos al lugar deseado y
soltando el ratn.

2.7.5. Borrar contenido de celdas


Podemos practicar el borrado del contenido de celdas con una hoja de clculo.
Para borrar el contenido de la/s celda/s usaremos la tecla SUPR una vez seleccionada/s la/s
celda/s.

2.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados


El alumno practicar cmo deshacer o rehacer comandos de forma libre en una hoja de cl-
culo.
En ciertos casos nos ocurre que llevamos a cabo operaciones que producen un efecto no de-
seado. Por ejemplo, si al usar el comando Reemplazar especificamos incorrectamente qu
buscamos, puede que reemplacemos ms de la cuenta y eso afecte a gran parte de la hoja
de clculo.
Para paliar esta situacin, podemos dar marcha atrs, con el comando Deshacer. Para ello,
tenemos varias posibilidades:
n Men Edicin, opcin Deshacer
n Combinacin de teclas CTRL + Z

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n Barra de herramientas Estndar, botn

En caso de querer repetir la misma operacin varias veces, es til usar el comando Repetir:
n Men Edicin, opcin Repetir
n Combinacin de teclas CTRL + Y
n Barra de herramientas Estndar, botn

2.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas


1 Si no tienes abierto EXCEL, brelo para realizar el ejercicio.
2 Numera las filas del 1 al 10 escribiendo el nmero que le corresponda en el rango A1:A10.
3 Numera las columnas del 1 al 10 escribiendo el nmero de cada columna en el rango B1:
J1.
4 Inserta 5 filas a continuacin de la quinta fila.
5 Inserta 5 columnas a continuacin de la quinta columna.
6 Elimina las filas comprendidas en el rango A2:A14 y las columnas en el rango B1:N1

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3 - FORMATOS

Este mdulo describe las distintas clases de formatos que se pueden aplicar segn el tipo
de dato y ensea a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de clculo.

NDICE MDULO 3

MDULO 3.Formatos................................................................................................. 53
3.1. Formato de celda: nmero, alineacin, fuente, borde, trama y proteccin...... 55
3.1.1. Nmero................................................................................................... 55
3.1.2. Alineacin................................................................................................ 58
3.1.3. Fuente..................................................................................................... 58
3.1.4. Borde....................................................................................................... 60
3.1.5. Trama...................................................................................................... 60
3.1.6. Proteccin............................................................................................... 61
3.2. Formato fila, columna, hoja............................................................................. 62
3.2.1. Ocultar y mostrar..................................................................................... 62
3.2.2. Dimensiones de filas y columnas............................................................ 63
3.2.3. Ajuste automtico de dimensiones......................................................... 63
3.2.4. Ancho estndar de las columnas............................................................. 63
3.2.5. Fondo de hoja.......................................................................................... 63
3.3. Estilo y Autoformato........................................................................................ 64
3.3.1. Men Formato, opcin Estilo.................................................................. 64
3.3.2. Men Formato, opcin Autoformato....................................................... 64
3.4. Formato condicional........................................................................................ 66
3.4.1. Expresar una condicin........................................................................... 66
3.4.2. Establecer el formato asociado a una condicin..................................... 66
3.5. Mapa conceptual del mdulo.......................................................................... 68
3.6. Ejercicios......................................................................................................... 69
3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de clculo alineando texto y nmeros,
cambiando formatos y asignando diferentes tipos de letra y tamaos............. 69
3.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas.............................. 70
3 - Formatos
Este mdulo describe las distintas clases de formatos que se pueden aplicar segn el tipo de
dato y ensea a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de clculo.

3.1. Formato de celda: nmero, alineacin, fuente, borde, trama y


proteccin

3.1.1. Nmero
Excel trabaja principalmente con nmeros que pueden mostrarse de muy diversas maneras a
las que Excel denomina Categoras.
Para escoger entre las distintas categoras, usaremos el cuadro de dilogo Formato de cel-
das, accesible desde el men Formato o bien presionando en el teclado la combinacin de
teclas CONTROL + 1 y elegiremos la pestaa Nmero. En la figura 3.1, mostramos este
cuadro de dilogo con la lista de categoras.
Cada categora determina para la(s) celda(s) seleccionada(s) el formato de presentacin de la
informacin almacenada en dicha(s) celda(s). Es de gran utilidad observar en la parte derecha
la explicacin y la muestra de cada categora para hacernos una idea muy aproximada del as-
pecto final.

Figura 3.1. Formato de celdas, Nmero, General

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! Cuando el formato de celda tiene asignada la categora Texto, es posible obtener
resultados inesperados cuando contiene nmeros. Excel mostrar en la celda el
nmero, sin embargo no lo tratar como tal si se usa en una operacin aritmtica
(por ejemplo, una operacin tan simple como una suma no funcionar). Para so-
lucionar esto, elegiremos siempre una categora con valor numrico (General,
Nmero, etc.)

En algunos casos, la categora elegida implica la configuracin de una serie de opciones como
son las posiciones decimales, si se usa o no separador de miles o cmo veremos los nmeros
negativos. Vea la figura 3.2 en donde se ha elegido la categora Nmero:

Figura 3.2. Formato de celdas, Nmero, Nmero

Para el caso de las fechas, tambin podremos personalizar de forma ms especfica de qu


manera queremos que se muestren. La manera de hacerlo es eligiendo la categora Fecha.
Por ejemplo, en algunos casos querremos que se muestre slo el mes y el ao, sin que se
muestre el da. En la figura 3.3 vemos la lista de posibles formatos de fecha.

Algo similar a las fechas ocurre con las horas. Es posible personalizar la forma en la que las
horas se muestran a travs de la categora Hora. En la figura 3.4. podremos ver la lista de
formatos de hora disponibles, ms que suficiente para poder personalizar a nuestro gusto el
formato de presentacin, incluido el formato AM/PM.

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3 - Formatos

Figura 3.3. Formato de celdas, Nmero, Fecha

Figura 3.4. Formato de celdas, Nmero, Hora

gina 57
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3.1.2. Alineacin
En la pestaa Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas (ver figura 3.5), podremos
establecer el lugar que ocupar el texto dentro de la celda y cambiar la orientacin habitual por
otra personalizada (texto en vertical por ejemplo).

Qu ocurre cuando el texto es ms grande que la celda que lo contiene?

El texto se extiende ocupando una o ms celdas adyacentes por la derecha, es decir,


se desborda de su celda. Para evitar este efecto aplicaremos segn convenga las op-
ciones Control del texto del cuadro de dilogo Formato de celdas:
Ajustar el texto a su celda (opciones Ajustar texto y Reducir hasta ajustar).
Emplear varias celdas de forma predeterminada (opcin Combinar celdas).

Figura 3.5. Formato de celdas, Alineacin

3.1.3. Fuente
En la pestaa Fuente podremos establecer las caractersticas del tipo de letra, tamao y co-
lor que veremos en el texto que escribamos dentro de la celda. En la siguiente figura podemos
ver las distintas opciones disponibles:

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3 - Formatos

Figura 3.6. Formato de celdas, Fuente


! Para establecer una fuente predeterminada para los nuevos libros, bajo el men
Herramientas, opcin Opciones, cambiaremos los campos Fuente estndar y
Tamao en la pestaa General, tal como indicamos en la figura 3.7.

Figura 3.7. Fuente predeterminada para nuevos libros.

gina 59
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3.1.4. Borde
Es posible personalizar las lneas tanto del contorno como del interior de las celdas, estable-
ciendo su forma, grosor y color. Usaremos la pestaa Bordes siguiente:

Figura 3.8. Formato de celdas, Bordes

3.1.5. Trama
La pestaa Tramas del cuadro de dilogo de Formato de celdas permite establecer un som-
breado de celdas basado en colores y tramas (ver figura 3.10). Las tramas son sombreados
especiales formados por diversos diseos simples (por ejemplo lneas diagonales, puntos,
etc.). Por ejemplo, en la figura 3.9, la celda C8 tiene una trama:

Figura 3.9. Ejemplo de trama

gina 60
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3 - Formatos

Figura 3.10. Formato de celdas, Tramas

3.1.6. Proteccin
El formato de proteccin de una celda sirve para evitar que dicha celda pueda ser modificada
por el usuario (opcin Bloqueada) o bien que su frmula no se muestre al usuario (opcin
Oculta). En la figura 3.11 podemos ver estas opciones.


! Para que la proteccin sea efectiva es absolutamente necesario que activemos la
proteccin de la hoja a travs del men Herramientas, opcin Proteger, Proteger
hoja (ver figura 3.12)

Figura 3.11. Formato de celdas, Proteger

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Figura 3.12. Cuadro de dilogo Proteger hoja

3.2. Formato fila, columna, hoja


El formato de de las filas, columnas y hojas se lleva a cabo mediante el men Formato.
A continuacin veremos las distintas opciones posibles para las filas, columnas y hojas. En el
men Formato, se agrupan las opciones que en algunos casos tienen el mismo nombre, bajo
las subopciones Fila, Columna y Hoja.

Figura 3.13. Men Formato, Fila

3.2.1. Ocultar y mostrar


Es posible ocultar y mostrar filas, columnas y hojas enteras. Para efectuar esta operacin de
ocultar o mostrar, existe la opcin Ocultar y la opcin Mostrar en el men Formato. Tambin
es posible realizar esta operacin usando el ratn sobre la fila o columna, mediante el men
emergente que se obtiene con un clic en el botn derecho. Las hojas slo pueden ocultarse
mediante el men Formato, Hoja, Ocultar.


! En la figura 3.13, la fila 3 y la columna B estn ambas ocultas. Aparte de que no
aparezca la etiqueta de la fila oculta o de la columna oculta, la lnea es ms gruesa
en el encabezado de las filas o columnas adyacentes (ver figura 3.13).

gina 62
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3 - Formatos
3.2.2. Dimensiones de filas y columnas
El alto de las filas y el ancho de las columnas es posible establecerlos mediante el men For-
mato, Fila, Alto y Formato, Columna, Ancho respectivamente.

3.2.3. Ajuste automtico de dimensiones


Podemos pedir a Excel realice un ajuste automtico del alto de las filas como del ancho de las
columnas. Para ello, emplearemos el men Formato, Fila, Autoajustar y Formato, Colum-
na, Autoajustar a la seleccin respectivamente.


! Hay una manera ms directa de realizar esta operacin de ajuste del ancho o alto.
Basta con hacer doble clic en el encabezado de las filas o columnas, sobre la lnea
de separacin.

3.2.4. Ancho estndar de las columnas


Para cambiar el ancho estndar de las columnas de una hoja en un solo paso, emplearemos
Formato, Columna, Ancho estndar.

3.2.5. Fondo de hoja


Es posible establecer una imagen de fondo en la hoja de clculo, mediante el men Formato,
Hoja, Fondo que nos mostrar el cuadro de dilogo Fondo de hoja (ver figura 3.14). La ima-
gen debe estar creada con anterioridad y almacenada en un archivo de imagen que elegiremos
para insertar.

Figura 3.14. Cuadro de dilogo Fondo de hoja

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3.3. Estilo y Autoformato

3.3.1. Men Formato, opcin Estilo


Un estilo es una personalizacin de las distintas opciones de formato de celda (Nmero,
Fuente, Alineacin, Bordes, Tramas y Proteccin). Los estilos nos permiten establecer en
un solo paso y de forma agrupada, una serie opciones a nivel de formato de celda, por ejem-
plo, la figura 3.15 el cuadro de dilogo Estilo muestra el estilo Normal.

Figura 3.15. Cuadro de dilogo Estilo

Dado que tenemos varias opciones de formato, es posible modificar cada opcin de manera
independiente, as como prescindir totalmente de cualquiera de ellas. Para prescindir de una
opcin de formato, desmarcaremos la casilla de verificacin a la izquierda de la etiqueta de
opcin.


! Es posible incorporar a un libro los estilos que contiene otro libro. Para efectuar
esta operacin, usaremos el botn Combinar del cuadro de dilogo Estilo, pero
slo funcionar si tenemos abierto el libro de donde queremos copiar los estilos.

3.3.2. Men Formato, opcin Autoformato


El autoformato es similar al estilo pues tambin es una agrupacin de opciones de formato.
Adems, al igual que ocurre con los estilos, en los autoformatos podemos elegir qu opciones
han de aplicarse y cules no.

gina 64
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3 - Formatos
El uso autoformatos es otra manera de aplicar un formato a las celdas de una hoja. En este
caso es preciso seleccionar en primer lugar el rango de celdas. A continuacin, debemos esco-
ger uno de los formatos predefinidos mediante el cuadro de dilogo Autoformato (ver figura
3.16). Como puede apreciarse, es una manera muy grfica de aplicar formatos y nos permite
tener una idea previa sobre el resultado final del formato.

Figura 3.16. Cuadro de dilogo Autoformato


! Si queremos quitar un formato de un rango de celdas, aplicaremos el autoformato
Ninguno que est en ltimo lugar en la lista del cuadro de dilogo Autoformato.
El resultado es que las celdas se quedan con el estilo Normal.


! Otra forma de borrar un formato es mediante el men Edicin -> Borrar -> For-
matos.

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3.4. Formato condicional

3.4.1. Expresar una condicin


Una condicin identifica la situacin en la que el valor de la celda toma un determinado valor
constante. Tambin que el valor de la celda est entre dos valores o es mayor o menor que
un valor constante de referencia. Por ejemplo, una condicin podra ser que la celda D7 que
contiene la suma de las solicitudes de licencia de pesca supere el valor de 100.
Las condiciones se expresan fcilmente a travs del cuadro de dilogo Formato condicional
(ver figura 3.17). Primero especificamos el operador de comparacin que puede ser uno de los
siguientes:
entre el valor est entre los valores de un rango con valor inicial y final
no est entre: el valor no est incluido entre un valor inicial y otro final
igual a: el valor es exactamente uno concreto que especificamos
no igual a: el valor es distinto a uno concreto que especificamos
mayor que: el valor es superior a uno concreto que especificamos
menor que: el valor es inferior a uno concreto que especificamos
mayor o igual que: el valor es igual o superior a uno concreto que especificamos
menor o igual que: el valor es igual o inferior a uno concreto que especificamos

Figura 3.17. Cuadro de dilogo Formato condicional

3.4.2. Establecer el formato asociado a una condicin


Asociado a la condicin, estableceremos un formato determinado de celda que se aplicar de
forma automtica cuando dicha condicin se cumpla. Asimismo, cuando la condicin deje de
cumplirse, el formato quedar sin efecto.
El cuadro de dilogo Formato condicional mostrar una vista previa, como se puede apreciar
en el cuadro de fondo azul claro en la figura 3.18.

gina 66
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3 - Formatos

Figura 3.18. Cuadro de dilogo Formato condicional

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3.5. Mapa conceptual del mdulo. FORMATOS.

- Nmero
FORMATO - Alineacin
CELDA - Fuente
- Borde
- Trama

- Ocultar / Mostrar
- Dimensionar filas
y columnas
FORMATO FILA, - Ajustar automticamente
COLUMNA las dimensiones
Y HOJA - Ancho estndar de las
columnas
- Poner fondo de hoja

ESTILO
Y
AUTOFORMATO

FORMATO
CONDICIONAL

gina 68
p@
J

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3 - Formatos
3.6. Ejercicios

3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de clculo alineando texto y


nmeros, cambiando formatos y asignando diferentes tipos de letra
y tamaos

1 Empezar un nuevo libro de trabajo y crear la hoja que mostramos a continuacin:

2 Insertar en la fila 1 y en la 3 una fila en blanco y en la columna A una columna en blanco.


3 Escribir un ttulo que abarque las columnas B:E con fuente Arial 12 y modificar las opciones
de formato de celdas para que obtenga un aspecto parecido a:

gina 69
p@
J

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4 Modificar el nombre de la hoja Hoja3 por Formato y ocultar Hoja1 y Hoja2
5 Guardar el trabajo con el nombre Formatos-1.xls

3.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas


1 Abrir el archivo Formatos-1.xls del ejercicio anterior.

2 Establecer un fondo de hoja de libre eleccin (por ejemplo C:\Windows\Plumas.bmp)

3 Cambiar el color de la fuente a color blanco y establecer un borde y trama de color para el
ttulo, tal como mostramos a continuacin:

4 Establecer dos formatos condicionales para las cantidades de la columna E. Uno para las
cantidades mayores de 50.000 y otro para las cantidades entre 15.000 y 50.000. El formato
deber ser similar al que se muestra en la imagen anterior.

5 Guardar el trabajo con el nombre Formatos-2.xls

gina 70
p@
J

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4 - TRABAJO CON FRMULAS
En este mdulo aprenderemos lo que es una frmula en EXCEL, los elementos que inter-
vienen en ella y a introducir en la hoja de clculo frmulas sencillas, practicando algunas
operaciones que se pueden realizar.

NDICE DEL MDULO 4


MDULO 4. Trabajo con frmulas.............................................................................. 71
4.1. Introduccin a las frmulas............................................................................. 73
4.1.1. Esquema de una frmula en Excel.......................................................... 73
El signo =................................................................................................. 73
Los operandos.............................................................................................. 73
Los operadores............................................................................................. 74
El orden de ejecucin de las operaciones.................................................... 75
Detalle del esquema de una frmula sencilla............................................... 75
4.1.2. Como introducir frmulas en Excel......................................................... 75
4.1.3. La barra de frmulas................................................................................ 76
4.1.4. Usar referencias a celdas........................................................................ 77
Celdas dependientes de una celda............................................................... 78
Celdas precedentes a una celda................................................................... 78
4.1.5. Tipos de Referencias............................................................................... 78
Referencias relativas.................................................................................... 78
Referencias absolutas.................................................................................. 79
Referencias mixtas....................................................................................... 79
4.1.6. Cundo se calcula el valor?.................................................................... 79
4.1.7. Cambiar cundo y cmo se calculan las frmulas................................... 79
4.2. Expresiones con formulaciones bsicas......................................................... 80
4.2.1. Operaciones aritmticas bsicas............................................................. 80
Sumar y restar.............................................................................................. 80
Multiplicar..................................................................................................... 80
Dividir............................................................................................................ 81
Potencias...................................................................................................... 81
Porcentaje..................................................................................................... 81
4.2.2. Operaciones de comparacin.................................................................. 81
Comparar dos valores................................................................................... 81
4.3. Mover formulas............................................................................................... 81
4.3.1. Copiar frmulas....................................................................................... 81
4.3.2. Mover o cortar y pegar frmulas............................................................. 82
4.3.3. Llenado automtico de frmulas............................................................. 82
4.4. Mapa conceptual del mdulo.......................................................................... 83
4.5. Ejercicios......................................................................................................... 84
4.5.1. Trabajo con frmulas paso a paso........................................................... 84
4.5.2. Calculo de reas...................................................................................... 85
4.5.3. Calculo sobre renta.................................................................................. 86
4 - Trabajo con frmulas
En este mdulo aprenderemos lo que es una frmula en EXCEL, los elementos que intervie-
nen en ella y a introducir en la hoja de clculo frmulas sencillas, practicando algunas opera-
ciones que se pueden realizar

4.1. Introduccin a las frmulas


Podemos definir una frmula como una ecuacin o regla que relaciona objetos matemticos.
En Excel una frmula es una ecuacin que efecta operaciones con los valores de la hoja de
clculo. Estas operaciones pueden ser:
n Matemticas como suma, resta, multiplicacin, divisin,
n Comparaciones de valores que devuelven como resultado verdadero o falso.
n Manipulacin de texto como por ejemplo concatenar dos textos.

A continuacin podemos ver unos ejemplos de frmulas sencillas:


=A1-23*C4
=A1+B2+C3
=(C26-J14)/(1000-A5^2)

4.1.1. Esquema de una frmula en Excel


Las frmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis especfica, u orden, que incluye un signo
igual (=) seguido de los elementos con los que se van a realizar los clculos (los operandos),
que estn separados por operadores de clculo.

El signo =
Para Excel entienda que lo que estamos introduciendo en la celda activa es una frmula siem-
pre debemos comenzar la misma escribiendo un signo igual =

Los operandos
Son los valores o elementos de la hoja que van participar en las operaciones de la frmula.
Como operandos podemos utilizar:

n Valores fijos o tambin llamados constantes. Por ejemplo:


Nmeros 25, 300,14
Fechas 22/10/2004,
Texto Hola compaeros
n Referencias a celdas. Por ejemplo B7 o C5
n Funciones. ( Hablaremos de ellas ms adelante)

gina 73
p@
J

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Los operadores
Son smbolos o signos que especifican el tipo de clculo (como suma, resta o multiplicacin)
que se va a ejecutar entre los elementos de una frmula. Los operadores pueden ser:

n Operadores matemticos, que ejecutan operaciones matemticas bsicas.

+ Suma
- Resta
* Multiplicacin
/ Divisin
^ Potencia
% Porcentaje

n Operadores de comparacin (u operadores lgicos) que comparan dos valores y


generan el valor lgico VERDADERO o FALSO.

= Igual a (A1=B1)
> Mayor que (A1>B1)
< Menor que (A1<B1)
>= Mayor o igual que (A1>=B1)
<= Menor o igual que (A1<=B1)
<> Distinto de (A1<>B1)

n El operador & , que conecta o concatena dos cadenas de texto en un nico valor de
texto combinado.

=hola & amigos producira el resultado de hola amigos

n Operador de referencia :, que genera una referencia a una celda o a un rango de


celdas a partir de dos referencias ( A3:B7)

gina 74
p@
J

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4 - Trabajo con frmulas
El orden de ejecucin de las operaciones
Cuando en una frmula hay ms de un operador las operaciones que forman parte de una
frmula se ejecutan en un orden especfico establecido por el orden de precedencia de
operadores definido en Excel, si hay dos operadores con el mismo orden de precedencia se
ejecutarn de izquierda a derecha. El orden de precedencia de operadores es el siguiente:

Orden
Operador Descripcin
de precedencia
: (dos puntos) (un solo espacio)
1. Operadores de referencia
, (coma)
2. - Negacin (como en -1)
3. % Porcentaje
4. ^ Exponenciacin
5. *y/ Multiplicacin y divisin
6. +y- Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto (conca-
7. &
tenacin)
8. = < > <= >= <> Comparacin


! Podremos controlar el orden en que se ejecutarn las operaciones de una frmula
utilizando parntesis. Las operaciones que estn entre parntesis se realizan en
primer lugar. La frmula =3 + 2*5 dar como resultado 13, sin embargo =(3+2)
*5 dar como resultado 25

Detalle del esquema de una frmula sencilla

Figura 4.1. Esquema de una frmula

4.1.2. Como introducir frmulas en Excel


Para introducir una frmula en Excel:
1. Hacer clic en la celda en que desee introducir la frmula.
2. Escribir un signo igual =.
3. Introducir la frmula.
4. Presione ENTRAR

gina 75
p@
J

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Si la formula es correcta Excel muestra en la celda el resultado de los clculos.
Si es incorrecta Excel muestra en la celda cdigos de error.


! Cuando estamos editando una frmula podemos incluir referencias a celdas ha-
ciendo clic sobre la celda que queremos referenciar. Excel escribir una referencia
a esa celda en la frmula. De igual modo si queremos referenciar un rango, se-
leccionamos el mismo y Excel colocar una referencia al rango donde estuviera el
punto de edicin.

4.1.3. La barra de frmulas


Cuando la celda activa contiene una frmula Excel nos muestra el resultado de la frmula en
la celda, y la frmula en la barra de frmulas.
Observando la figura podemos ver: que la celda activa es B5 (como vemos en la parte izquier-
da de la barra de frmulas), que en la celda se muestra el resultado (47) de una frmula que
podemos ver la barra de frmulas =B3 +E3.

Figura 4.2 Barra de frmulas


! Podemos conseguir que Excel muestre las frmulas en las celdas activando la
opcin Frmulas en le men Herramientas, Opciones, Ver.

gina 76
p@
J

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4 - Trabajo con frmulas

Figura 4.3 Herramientas, Opciones, Ver frmulas

4.1.4. Usar referencias a celdas


Podemos usar una referencia a una celda o un rango de celdas como operando en una frmu-
la, sta indicar a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores que se utilizarn para
calcular el resultado de la frmula.
Supongamos que tenemos los siguientes valores en una hoja de clculo:

Segn la hoja de arriba podemos poner las dos frmulas siguientes y obtener el mismo resul-
tado:
a) =30+70+110
b) =B2+C2+D2

Cul es la diferencia entre ambas?

La primera frmula utiliza valores constantes y por tanto su resultado siempre ser el mismo
y no se ver afectado por los cambios que se produzcan en otras celdas de la hoja de clculo.
El resultado no depende de ninguna otra celda.

gina 77
p@
J

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Sin embargo la segunda frmula utiliza referencias a celdas (B1, B2, B3) lo que significa que
Excel para calcular el resultado de la frmula debe ir a las celdas referenciadas para encontrar
los valores que contienen y con ellos realizar las operaciones de la frmula. El resultado ser
dependiente de los valores de otras celdas, las referenciadas en la frmula (en el ejemplo B1,
B2, B3).
Aparecen pues los dos siguientes nuevos conceptos:

Celdas dependientes de una celda


Son las celdas cuyo valor (resultado de la frmula que contienen) se ver afectado por los
cambios que se produzcan dicha celda.

Celdas precedentes a una celda


Son las celdas cuyos valores intervienen en el clculo del valor de la celda actual.


! Excel nos permite ver de modo grfico las celdas precedentes y dependientes de
la celda activa utilizando la barra de herramientas de Auditora.

Figura 4.4 Barra de herramientas de Auditora de frmulas.

4.1.5. Tipos de Referencias

Referencias relativas
Una referencia en una frmula, escrita como A1 (letra de columna y nmero de fila), se llama
referencia relativa porque por que se basa en en la posicin relativa de la celda referenciada
respecto a la celda donde se est escribiendo la frmula.
Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si copiamos
la frmula en otra celda, la referencia se ajusta automticamente.
Pongamos un ejemplo:
Si en la celda C5 utilizamos una referencia relativa a la celda B6 estaremos haciendo referen-
cia a celda que est 1 columna a la izquierda y 1 fila hacia abajo.
Si copiamos la celda C5 y la pegamos en la celda H20 la referencia relativa se adaptara a su
nueva posicin y pasar ser G21 (una columna a la izquierda de la H y una fila hacia debajo
de la 20).

gina 78
p@
J

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4 - Trabajo con frmulas
Referencias absolutas
Una referencia absoluta a una celda en una frmula, escrita como $A$1, siempre hace re-
ferencia a una celda en una ubicacin fija. Si se cambia la posicin de la frmula, la referencia
absoluta no cambia.
Una celda se convierte en absoluta aadiendo antes de la letra de la columna, y antes del n-
mero de la fila el signo dlar ($).

Referencias mixtas
Una referencia mixta es aquella que tiene una parte absoluta y la otra relativa. Podremos usar
referencias de columna absoluta con la forma $A1 y referencias de fila absoluta adopta la
forma A$1. Si copiamos la frmula a otra celda se cambia la parte relativa de la referencia y se
mantiene fija la parte absoluta de la frmula.


! Si pulsamos F4 cuando el punto de edicin est tras una referencia ir cambiado el
tipo de la misma entre los cuatro posibles: Relativa, Absoluta, Columna Absoluta,
Fila Absoluta.

4.1.6. Cundo se calcula el valor?


De manera predeterminada, Excel actualiza automticamente las frmulas cuando cambian
las celdas de las que dependen.
Excel tambin calcula los libros cada vez que se abren.

4.1.7. Cambiar cundo y cmo se calculan las frmulas


Se puede cambiar el instante en el que realizar los clculos cambiando las opciones predeter-
minadas:
En el men Herramientas, elegir Opciones y, a continuacin, hacer clic en la
ficha Calcular.
En esta ficha Calcular se puede decidir si se quiere realizar el clculo de modo
Automtico o Manual.
El cambio de esta opcin afecta a todos los libros abiertos.

gina 79
p@
J

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Figura 4.5 Men Herramientas, Opciones, Calcular


! Presionando F9 se calculan las frmulas que han cambiado desde el ltimo clculo
y las frmulas que dependen de ellas en todos los libros abiertos.

4.2. Expresiones con formulaciones bsicas

4.2.1. Operaciones aritmticas bsicas

Sumar y restar
=5+5+6 Suma cinco ms cinco ms 6. Su resultado ser siempre 16
=A1+5-B7 Toma el valor de la celda A1 le suma siete y le resta el valor que haya en la celda
B7. Su resultado depender de los valores que haya en A1 y B7

Multiplicar
=F15*6 Toma el valor que haya en F15 y lo multiplica por 6.
=C45*H15 Multiplica el valor que haya en C45 por el valor que haya en H15.

gina 80
p@
J

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4 - Trabajo con frmulas
Dividir
=A7/5 Toma el valor que haya en A7 y lo divide por 5
=C45/H15 Divide el valor que haya en C45 por el valor que haya en H15.

Potencias
=C2^2 Eleva al cuadrado el valor que haya en C2.
=C2^3 Eleva al Cubo el valor que haya en C2.
=A7^5 Toma el valor que haya en A7 y lo eleva a la quinta potencia

Porcentaje
Tres frmulas para calcular el 15 por ciento del valor que haya en la celda A1:
=A1*15/100
=A1*0,15
=A1*15%

4.2.2. Operaciones de comparacin

Comparar dos valores


=A1=7 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es 7 de no ser as el resultado es FAL-
SO
=A1=B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es igual al de B1 de no ser as el
resultado es FALSO.
=A1>B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es mayor que el de B1 de no ser as
el resultado es FALSO.

=A1>=B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es mayor o igual al de B1 de no ser


as el resultado es FALSO.
=A1<B1 su resultado es VERDADERO si el valor de A1 es menor que el de B1 de no ser as
el resultado es FALSO

4.3. Mover formulas

4.3.1. Copiar frmulas.


Si copiamos frmulas y las pegamos en otra celda las referencias relativas cambian para adap-
tarse a la nueva posicin. Las referencias absolutas permanecen idnticas.

gina 81
p@
J

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4.3.2. Mover o cortar y pegar frmulas.
Si movemos (arrastrando con el ratn) o cortamos y pegamos en otra ubicacin celdas con
referencias no cambia ninguna referencia ni las relativas ni las absolutas.

4.3.3. Llenado automtico de frmulas.


Cundo realizamos llenados automticos con celdas que contienen referencias las que son
relativas cambian para adaptarse a su nueva posicin. Las absolutas permanecen fijas.

gina 82
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4 - Trabajo con frmulas
4.4. Mapa conceptual del mdulo. FRMULAS.

- El signo =
ESQUEMA - Operandos
DE UNA - Operadores
FRMULA - Orden de ejecucin
de las operaciones

- Relativas
REFERENCIAS
- Absolutas
Y TIPOS
- Mixtas

- Operaciones aritmticas
bsicas
FRMULAS - suma
BSICAS - resta
- producto
- divisin
- potencias
- porcentaje )
- Operaciones
de comparacin:
- =, >, <

MOVER,
CORTAR, PEGAR,
FRMULAS Y
LLENAR AUTOM.

gina 83
p@
J

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4.5. Ejercicios

4.5.1. Trabajo con frmulas paso a paso


1. Escribe los siguientes datos en una hoja de clculo:

2. Colocar el cursor en la celda B9


3. Escribir una formula para sumar los ingresos de la forma ms intuitiva: =B4+B5+B6+B7
4. Aceptar la formula pulsando INTRO
5. Coloca el cursor en la celda B10
6. Escribir una formula para sumar los ingresos utilizando los valores:
=2500+1800+3000+1500
7. Aceptar la formula pulsando INTRO
En ambos casos al aceptar la frmula se han realizado los clculos automticamente y
el resultado es el mismo tanto en B9 como en B10.
8. Cambiar el valor de B4 poniendo 8500.
Observaremos que el valor de la celda B9 ha se ha recalculado sin embargo el de B10
sigue con el resultado anterior Por qu? Porque en B9 usamos referencias a celdas y
en B10 valores fijos. La ventaja de usar referencias es que si posteriormente cambia-
mos algn dato de las celdas, la frmula se recalculara automticamente y devolver el
resultado real.
9. Volver a dejar B4 con su valor original 2500.
10. Borrar la celda B10
11. Hacer que B9 sea la celda activa y Copiar al portapapeles su contenido. (Edicin - Co-
piar).
12. Colocar el cursor en la celda D9 y pega el contenido copiado previamente (Edicin -
Pegar).
En la barra de frmulas observaremos como la frmula se ha copiado, pero Excel ha
adaptado las referencias de la nueva frmula a la nueva posicin.
13. Colocar el cursor en la celda A11 y escribir el texto: RESULTADO DEL EJERCICIO:

gina 84
p@
J

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4 - Trabajo con frmulas
14. Colocar el cursor en la celda B11 y escribe la siguiente frmula: =B9-D9
15. Pulsar Intro veremos el resultado.
16. Guardar el libro con el nombre Club_Olimpia.xls

4.5.2. Calculo de reas.


Partiendo de una columna con valores para el radio o lado que aumentan de 0,5 m en cada fila
y van desde 5 a 20 metros. Crear cuatro columnas ms con los valores:
- Longitud del crculo con ese radio: 2 * r

- rea de la circunferencia con ese radio: * r 2

- Permetro del cuadrado con ese tamao de lado: 4*lado


- rea del cuadrado con ese tamao de lado: lado* lado
Aplicar formato a la hoja a discrecin.
Sugerencias:
- Escribir el valor 5 en una celda, en la celda de abajo escribir 5,5 y despus utilizar llenado
hacia abajo para rellenar.
- Escribir las frmulas en la primera fila (en la cual lado o radio tiene el valor 5) y hacer
llenado hacia abajo.
- El aspecto final de la hoja debe ser similar a:

gina 85
p@
J

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4.5.3. Calculo sobre renta
Un trabajador tiene un SALARIO BRUTO anual de 22.150,21 Euros.
Se le efecta una retencin para el IRPF del 15%.
Su contribucin a la Seguridad Social es de un 6% de su salario bruto.
Un 2% de sus ingresos son INGRESOS EXENTOS de tributar.
Con estos datos vamos a preparar una hoja de clculo en la que mostrar:
- Importes absolutos de:
SEGURIDAD SOCIAL,
RETENCIONES,
INGRESOS EXENTOS
(son porcentajes del SALARIO BRUTO).
- Calcularemos otros valores utilizando las siguientes formulas:
NETO PERCIBIDO = SALARIO BRUTO SEGURIDAD SOCIAL
RETENCIONES
BASE IMPONIBLE = SALARIO BRUTO - S. SOCIAL INGRESOS EXENTOS
CUOTA INTEGRA = 28,06% * (BASE IMPONIBLE - INGRESOS INTEGROS)
CUOTA DIFERENCIAL = CUOTA INTEGRA - DEDUCCIONES - RETENCIONES
Poner formato monetario con dos decimales y smbolo del euro a todos los resultados de las
frmulas aplicadas en la hoja.

El resultado final debe ser similar a la imagen:

gina 86
p@
J

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5 - FUNCIONES (I)

En este mdulo describen las funciones incorporadas en la hoja de clculo EXCEL, las dis-
tintas categoras en que se agrupan y se explica el significado y el modo de usar algunas
funciones ms sencillas.

NDICE DEL MDULO 5


MDULO 5. Funciones (I)........................................................................................... 87
5.1. Concepto de funcin....................................................................................... 89
5.1.1. Definicin................................................................................................ 89
5.1.2. Estructura................................................................................................ 89
5.2. Parmetros o argumentos............................................................................... 90
5.2.1. Funciones anidadas................................................................................. 90
5.3. Categoras o tipos de funciones...................................................................... 90
5.4. Asistente de funciones.................................................................................... 91
5.4.1. Cmo invocar al asistente para funciones............................................... 92
5.4.2. Encontrar la funcin que queremos usar................................................. 92
5.4.3. Elegir el nombre de la funcin................................................................. 93
5.4.4. Asignar valores a los argumentos........................................................... 93
5.4.5. Modificar frmulas que contienen funciones.......................................... 95
5.5. Algunas funciones bsicas.............................................................................. 95
5.5.1. Funcin SUMA........................................................................................ 95
Autosuma..................................................................................................... 96
5.5.2. Funcin PROMEDIO............................................................................... 97
5.5.3. Funcin MAX........................................................................................... 97
5.5.4. Funcin MIN............................................................................................ 98
5.6. Mapa conceptual del mdulo.......................................................................... 99
5.7. Ejercicios......................................................................................................... 100
5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso......................................................... 100
5.7.2. Supuesto prctico.................................................................................... 101
5 - Funciones (I)
En este mdulo se describen las funciones incorporadas en la hoja de clculo EXCEL, las
distintas categoras en que se agrupan y se explica el significado y el modo de usar algunas
funciones ms sencillas.

5.1. Concepto de funcin

5.1.1. Definicin
Las funciones son frmulas predefinidas internamente en Excel y asociadas a un nombre,
que ejecutan clculos ms o menos complejos necesitando para ello algunos datos denomi-
nados argumentos, y como toda frmula tiene un resultado.
De esta definicin debemos extraer algunas ideas fundamentales:
n Cada funcin tiene un nombre.
n Los clculos que realiza cada funcin para obtener su resultado estn definidos
internamente en Excel y no necesitamos conocerlos para poder utilizar la funcin.
n La mayora de funciones necesitan valores con los que realizar los clculos y que
debemos proporcionar cada vez que usamos una funcin en la hoja de clculo. Estos
valores se llaman parmetros o argumentos.
n Toda funcin, como cualquier otra frmula, tiene un resultado que es el que Excel
mostrar en la celda donde pongamos esa funcin, y lo usar para realizar clculos si
forma parte de otras frmulas.

5.1.2. Estructura
Para que Excel interprete lo que estamos escribiendo como una funcin debe cumplir una
Estructura. La estructura de una funcin en Excel es la siguiente:
El nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin
separados por punto y coma ; y un parntesis de cierre.
Adems si la est al principio de una frmula debe escribirse un signo igual (=) delante del
nombre de la funcin.
La estructura o sintaxis de cualquier funcin es:
=nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Si la funcin no tiene argumentos despus del nombre de la misma se pondr el parntesis
de apertura y el de cierre sin nada dentro de ellos. As pues la sintaxis de una funcin sin
argumentos es:

=nombre_funcin()

gina 89
p@
J

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5.2. Parmetros o argumentos
La mayora de funciones de Excel necesitan datos para poder realizar con ellos los clculos
que tienen definidos, estos datos se llaman parmetros o argumentos de la funcin.
Los parmetros de una funcin cumplen una serie de reglas:
n Deben ir entre parntesis tras el nombre de la funcin.
n Si hay ms de un parmetro deben de ir separados por punto y coma.
n Si se quiere omitir el valor de un parmetro se pone ; ;
n Hay parmetros obligatorios que si se omiten no se puede obtener el resultado de
la funcin y parmetros no obligatorios sin los cuales la funcin puede ofrecer un
resultado.
La definicin de cada funcin se especificar cuantos parmetros necesita, que tipo de dato
debe ser cada parmetro, en que orden deben colocarse, cuales de ellos son obligatorios y
cuales no lo son.
Los parmetros o argumentos como cualquier dato de la hoja de clculo pueden ser de cual-
quiera de los tipos vlidos para Excel:
n Nmeros o fechas
n Texto
n Valores lgicos como VERDADERO o FALSO
n Matrices o rangos
Adems se pueden usar como parmetros referencias de celda, frmulas y funciones cuyo
valor o resultado sea del tipo esperado para ese argumento.
En los tres ltimos casos debern generar un valor vlido para el mismo.

5.2.1. Funciones anidadas


Se puede usar una funcin como un argumento de otra es lo que se llama funciones anida-
das. Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo
de dato que el solicitado para el argumento en cuestin.
Lmites: Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas

5.3. Categoras o tipos de funciones


Excel tiene predefinidas unas 200 funciones y las agrupa en categoras de funciones depen-
diendo del tipo de operacin o clculo que realizan. A continuacin relacionamos las categoras
de funciones definidas en Excel citando alguna de las funciones que forman parte de ellas:
n Funciones matemticas y trigonomtricas que realizan clculos numricos y tienen
un resultado numrico como por ejemplo SUMA, PRODUCTO, SENO, COS, ATAN,
ABS, ....
n Funciones estadsticas que ejecutan anlisis estadsticos de rangos de datos como
por ejemplo CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN, CUARTIL, DESVEST, ...

gina 90
p@
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5 - Funciones (I)
n Funciones financieras que ejecutan operaciones contables comunes, como determinar
los pagos de un prstamo o el valor futuro de una inversin. En esta categora se
incluyen funciones como PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, RENDTO, TASA, TIR, ...
n Funciones de texto utilizadas para manipular texto en frmulas por ejemplo
MAYUSC, MINUS, CONCATENAR, EXTRAER, ENCONTRAR, HALLAR, IZQUIERDA,
DERECHA,...
n Funciones de fecha y hora nos permiten realizar operaciones con la fechas que
hayamos introducido en la hoja DIA, HORA, AHORA, HOY, DIASEM, ...
n Funciones lgicas para trabajar con condiciones, su resultado suele ser verdadero o
falso, funciones de esta categora son Y, O, NO, SI, VEDADERO, FALSO, ..
n Funciones de base de datos permiten realizar operaciones con los elemento de listas
o bases de datos definidas dentro de la hoja, todas suelen tener entre sus argumentos
un rango que especifica la base BDCONTAR, BDMAX, BDMIN, ...
n Funciones de bsqueda y referencia para buscar elementos en la hoja, obtener
referencias celdas podemos usar funciones como BUSCAR, BUSCARV, FILA,
COLUMNA,...
n Funciones de informacin que se pueden usar para conocer el tipo de datos que
contiene una celda: CELDA, ES.PAR, ES.IMPAR, ESNUMERO, ESFECHA, ...
n Funciones de ingeniera que realizan anlisis de ingeniera. La mayora de estas
funciones son de tres tipos:
Para trabajar con nmeros complejos
Para convertir valores entre diferentes sistemas de numeracin, como los
sistemas decimal, hexadecimal, octal y binario
Para convertir valores entre diferentes sistemas de medida

En el Anexo I podemos ver una lista con todas las funciones de Excel agrupadas por catego-
ras.


! En la ayuda de Excel podremos encontrar la descripcin detallada de todas las
funciones

5.4. Asistente de funciones


Como ya hemos comentado antes cada funcin debe cumplir con una sintaxis y tiene sus
propios argumentos, dado el elevado nmero de funciones disponibles en Excel resulta prc-
ticamente imposible recordarlas todas. Para facilitarnos la tarea Excel dispone de una ayuda
o asistente para utilizar las funciones sin necesidad de conocerlas previamente, nos bastara
con saber su nombre.

gina 91
p@
J

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5.4.1. Cmo invocar al asistente para funciones
Hay dos modos de invocar al asistente para funciones de Excel:
n Desde la barra de mens: men INSERTAR ->FUNCIN
n Desde la barra de herramientas haciendo clic sobre el icono
n Mediante el teclado pulsando MAYS+F3
Despus de la llamada aparecer la siguiente pantalla:

Figura 5.1 Asistente para funciones: Cuadro de dilogo Insertar funcin

5.4.2. Encontrar la funcin que queremos usar


Una vez que nos aparece la pantalla del asistente para funciones debemos encontrar la fun-
cin que queremos utilizar. Como Excel dispone de tantas funciones para encontrar las que
queremos habr que ir acotando el nmero de funciones y para ello debemos elegir a qu
categora pertenece nuestra funcin en el recuadro Seleccionar una Categora.
Adems de las categoras de funciones que hemos comentado al principio del mdulo el asis-
tente proporciona dos grupos ms que resultan bastante tiles:
n Usadas recientemente. En este grupo aparecern las ltimas funciones que hayamos
utilizado.
n Todas en este grupo tendremos todas las funciones de Excel ordenadas alfabticamente,
lo cual resulta interesante cuando no estamos seguros de la categora en la que se
encuadra una determinada funcin.

gina 92
p@
J

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5 - Funciones (I)
5.4.3. Elegir el nombre de la funcin
Una vez que en el recuadro Seleccionar una funcin aparece visible la funcin que vamos a
utilizar hay que seleccionarla haciendo clic sobre su nombre.
Observar que una vez que seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripcin de sta.


! Si queremos obtener una informacin detallada sobre la funcin, sus parmetros y
algn ejemplo debemos hacer clic en el enlace Ayuda sobre esta funcin situada
al final del cuadro de dilogo Insertar funcin.

Figura 5.2 Ayuda sobre la funcin ABS.

5.4.4. Asignar valores a los argumentos


Una vez elegida la funcin pulsaremos el botn ACEPTAR y nos aparecer un cuadro de di-
logo como el de la figura 5.3 en el cual podremos completar los valores para cada uno de los
argumentos que la funcin necesite.

gina 93
p@
J

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Figura 5-3. Asistente para funciones: Cuadro dilogo Argumentos (Paleta de frmulas)

Este cuadro tendr tantas cajas de texto como argumentos para rellenar su valor.
Conforme vayamos colocando el cursor sobre cada uno de los argumentos de la funcin ire-
mos obteniendo en el mismo cuadro informacin concreta sobre ese argumento.
Si queremos usar como argumento referencias a celdas o rangos de la hoja podemos escribir-
las directamente en la caja de texto habilitada para ese argumento, o podemos seleccionar esa
referencia usando el ratn. El procedimiento para seleccionar con el ratn es el siguiente:

1. Hacer clic sobre le botn

2. El cuadro se hace ms pequeo y podemos ver toda la hoja de clculo.


3. Seleccionar el rango de celdas deseadas como argumento.
4. Pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.

Conforme vamos completando los argumentos la funcin en la parte baja del cuadro de dilo-
go podremos ver el resultado que va tomando la frmula.
En la barra de frmulas vemos como va quedando escrita la frmula.


! En funciones que puedan tener ms argumentos de los que muestra inicialmente
el cuadro de dialogo de argumentos, al colocar el cursor en el ltimo argumento
visible inmediatamente aparecer una nueva caja de texto para rellenar un argu-
mento ms.

gina 94
p@
J

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5 - Funciones (I)
5.4.5. Modificar frmulas que contienen funciones
Podemos modificar una frmula con funciones escrita en una celda editndola en la barra de
frmulas como cualquier dato de la hoja, pero tambin podemos utilizar la paleta de frmu-
las (es igual que la pantalla de argumentos del asistente para funciones).
Para que aparezca la paleta de frmulas, haga clic en el botn Modificar frmula en la barra
de frmulas.
En la paleta aparecer la primera funcin de la frmula y cada uno de sus argumentos. Si que-
remos modificar otra funcin de la misma frmula, tendremos que hacer clic en la barra de
frmulas sobre la funcin que queramos modificar.
La Paleta de frmulas ir mostrando el nombre de la funcin que se esta modificando, cada
uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado de la
funcin editada y el resultado de toda la frmula.
La funcin que se est modificando se ver en negrita en la barra de frmulas.

Figura 5.4 Paleta de frmulas.

5.5. Algunas funciones bsicas

5.5.1. Funcin SUMA


Sin duda una de las funciones ms utilizadas en Excel es la funcin Suma, esta funcin tiene
como resultado es las suma de todos los valores que sean nmeros entre la lista argumentos
que haya recibido.

gina 95
p@
J

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Sintaxis:
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener
Permite usar como argumento referencias a rangos y celdas
Si un argumento es una referencia, slo se considerarn los nmeros incluidos en esa refe-
rencia. No se tendrn en cuenta celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en la
matriz o en la referencia..
Sin embargo si se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros
que escriba directamente en la lista de argumentos.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros cau-
sarn errores.
Ejemplos:
SUMA(8; 4) es igual a 12
SUMA(8; 4; VERDADERO) es igual a 13, ya que el valor lgico VERDADERO se
traduce como 1.
A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene 8 y B1 contiene VERDADERO,
entonces:
SUMA(A1; B1; 4) es igual a 12, ya que las referencias a valores no numricos
de las referencias no se traducen.
Si las celdas A1:A5 contienen 50; 1; 100; 20 y 10:
SUMA(A1:C5) es igual a 181
SUMA(A1:A5; 20) es igual a 201

Autosuma
Cuando se trabaja en Excel es muy comn el uso de la funcin suma para sumar los valores
de un rango por ello en Excel han preparado en la barra de herramientas estndar una herra-
mienta llamada Autosuma que nos facilita la creacin de funciones suma con rangos.

Los pasos para utilizar la herramienta autosuma son los siguientes:


1. Colocar el cursor en la celda en que queremos tener la suma.
2. Hacer clic en la herramienta Autosuma .
3. La herramienta nos propone un rango para sumar enmarcado por unos bordes de lnea
discontinua parpadeante, si es el que nos interesa vamos al paso siguiente, si no lo es
seleccionamos el rango que queramos sumas.
4. Aceptamos la funcin propuesta (pulsando INTRO por ejemplo).

gina 96
p@
J

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5 - Funciones (I)

Figura 5.5 Uso de Autosuma

5.5.2. Funcin PROMEDIO


Otra funcin sencilla similar a la anterior es la funcin promedio que devuelve como resulta-
do el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
Sintaxis:
PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)

Los argumentos deben ser nmeros o referencias que contengan nmeros.


Si un argumento de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se
pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0 (cero).


! Sugerencia: Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia
entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero

Ejemplos:
PROMEDIO(A1:A5)
PROMEDIO(A1:A5; 5)

5.5.3. Funcin MAX


Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Loas Argumentos: Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea
encontrar el valor mximo.

gina 97
p@
J

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Podemos especificar los argumentos que sean referencias.
Si un argumento es referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las cel-
das vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan
por alto.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
Ejemplos:
MAX(10;30;4;59) devuelve como resultado 59

Figura 5.8

Segn la figura 5.8:


MAX(C1:C7) devolver 10
MAX(B1:B7) devolver 0
MAX(B1:C7) devolver 10

5.5.4. Funcin MIN


Es igual similar a la anterior pero devuelve el valor mnimo.
Ejemplos:
MIN(10;30;4;59) devuelve como resultado 4
Segn la figura 5.8:
MIN(C1:C7) devolver 6
MIN(B1:B7) devolver 0
MIN(B1:C7) devolver 6

gina 98
p@
J

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5 - Funciones (I)
5.6. Mapa conceptual del mdulo. FUNCIONES (I).

- Definicin
CONCEPTO - Estructura
Y - Parmetros
ESTRUCTURA o argumentos

- Matemticas y
trigonomtricas
- Estadsticas
- Financieras
- De texto
CATEGORAS - De fecha y hora
- Lgicas
- De base de datos
- De bsqueda
y referencia
- De informacin
- De ingeniera

USAR
EL ASISTENTE

- Suma, Autosuma
FUNCIONES - Promedio
BSICAS - Valor mximo
- Valo mnimo

gina 99
p@
J

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5.7. Ejercicios

5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso


1. Crear un libro nuevo en Excel.
2. Introducir en la celda A1 el valor 100
3. Introducir en la celda A2 el valor 250
4. Introducir en la celda A3 el valor 150
5. Introducir en la celda A4 el valor 300
6. Introducir en la celda B1 el valor 500
7. Introducir en la celda B2 el valor 600
8. Introducir en la celda B3 el valor 700
9. Introducir en la celda B4 el valor 800
Queremos tener en celda A5 la suma de los valores de A1, A2, A3 y A4 utilizando la funcin
SUMA.
10. Poner el cursor en la celda A5
11. En el men Insertar. Elegir la opcin Funcin...
Aparecer el cuadro de dilogo Pegar funcin.
12. Seleccionar en el recuadro Categora de la funcin la opcin Matemticas y trigonomtri-
cas.
13. Seleccionar en el recuadro Nombre de la funcin SUMA.
14. Miramos en la parte inferior del cuadro de dilogo una breve descripcin de la funcin y
los argumentos que necesita.
15. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
16. Hacer clic sobre el botn para que el cuadro Pegar funcin se haga ms pequeo y
podamos ver la hoja de clculo.
17. Seleccionar el rango deseado, es decir, situarse en la celda A1 y manteniendo pulsado el
botn del ratn arrastrar hasta la celda A4, donde soltaremos el botn del ratn.
18. Pulsar la tecla INTRO.
Volveremos automticamente al cuadro de dilogo Pegar funcin, y el rango seleccionado
aparecer en el recuadro Nmero1.
19. Hacer clic sobre le botn Aceptar.
Ya tenemos nuestra suma en A5
20. Nos vamos a la celda A6 para calcular en ella la media de los cuatro valoresA1:A4.
21. Hacemos clic sobre el botn de la barra de herramientas.
22. En el cuadro de dialogo pegar funcin en Categora de la funcin seleccionamos el grupo
Estadsticas.

gina 100
p@
J

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5 - Funciones (I)
23. Elegir PROMEDIO en el recuadro Nombre de la funcin.
24. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
25. Realizar los pasos 16-18 para indicar que el primer argumento Nmero1 es A1:A4.
26. Hacer clic sobre le botn Aceptar.
Siguiendo el mismo mtodo:
27. En la celda A7 queremos que muestre el valor mximo del rango A1:A4. Funcin MAX
28. En la celda A8 queremos que muestre el valor mximo del rango A1:A4. Funcin MIN

Ahora vamos a realizar las mismas operaciones en la columna B pero sin utilizar el cuadro de
dilogo Pegar funcin.
29. Situarse en la celda B5 y escribir =SUMA(B1:B4)
30. Situarse en la celda B6 y escribir =PROMEDIO(B1:B4)
Ahora vamos a utilizar un mtodo ms rpido para la introduccin de referencias a celdas
dentro de frmulas. Este mtodo tambin se hubiera podido utilizar para las funciones ante-
riores.
31. Situarse en la celda B7 y escribir =MAX(
32. Seleccionar el rango B1:B4, situndose en la celda B1 y manteniendo pulsado el botn del
ratn, arrastrar hasta la celda B4.
Observa como se est modificando el argumento de la funcin.
33. Escribir ) para terminar la funcin.
34. Pulsar INTRO para introducir la funcin.
35. Utilizando el mtodo anterior, escribir en la celda B9 =MIN(B1:B4)
Utilizar Autosuma para calcular la suma de A1:B4 en la celda D1.
36. Situarse en la celda D1.
37. Hacer clic sobre el botn Autosuma de la barra de herramientas.
Aparecer directamente la frmula =SUMA(A1:C1).
38. Como el rango que aparece por defecto no es correcto, seleccionar el rango A1:B4,.
39. Pulsar INTRO para introducir la funcin. Observa el resultado.
40. Guardar el libro de trabajo .

5.7.2. Supuesto prctico


La consejera de Economa y Hacienda de la CARM pretende realizar un muestro sobre la can-
tidad de instancias recogidas en el primer cuatrimestre de 2005 en cuatro de sus Ventanillas
nicas.
Se necesita tener un modelo que muestre los resultados de las ventanillas con sus correspon-
dientes totales por mes y por ventanilla similar al siguiente, teniendo en cuenta que las celdas
sombreadas son frmulas con funciones:

gina 101
p@
J

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Solucin:

gina 102
p@
J

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6 - FUNCIONES (II)

Este mdulo ensea a escribir algunas frmulas que incluyen distintas funciones de EXCEL,
para realizar operaciones que probablemente nos resulten menos familiares hasta ahora que
las tpicas operaciones matemticas.

NDICE DEL MDULO 6


MDULO 6. Funciones (II).......................................................................................... 103
6.1. La funcin SI.................................................................................................... 105
Algunos ejemplos de uso de la funcin SI................................................... 105
6.2. Generacin de nmeros aleatorios.................................................................. 106
Funcin ALEATORIO..................................................................................... 106
Funcin ALEATORIO.ENTRE........................................................................ 106
6.3. Eliminar cifras decimales................................................................................. 107
Funcin REDONDEAR.................................................................................. 107
Funcin TRUNCAR........................................................................................ 108
6.4. Funciones para contar valores......................................................................... 108
6.5. Funciones que manejan valores de tipo texto................................................. 109
Convertir texto a maysculas o minsculas................................................. 109
Comprobar si una celda contiene texto........................................................ 110
Combinar texto de varias celdas................................................................... 110
Combinar texto y nmeros........................................................................... 111
Combinar texto con fechas u horas.............................................................. 112
Comparar el contenido de las celdas............................................................ 113
6.6. Funciones que manejan fechas....................................................................... 113
Insertar la fecha y la hora actuales en una celda........................................... 113
Aumentar o disminuir das............................................................................ 113
Componer una fecha partiendo de los valores de mes, da y ao................. 114
Componer una fecha partiendo de los valores de mes, da y ao................. 114
6.7. Funciones de informacin................................................................................ 115
6.8. Mapa conceptual del mdulo.......................................................................... 116
6.9. Ejercicios......................................................................................................... 117
6.9.1. Supuesto prctico 1................................................................................. 117
6.9.2. Supuesto prctico 2................................................................................. 119
6 - Funciones (II)
Este mdulo ensea a escribir algunas frmulas que incluyen distintas funciones de EXCEL,
para realizar operaciones que probablemente nos resulten menos familiares hasta ahora que
las tpicas operaciones matemticas.

6.1. La funcin S
Esta funcin nos va a permitir elegir el resultado entre dos valores dependiendo de que se
cumpla una condicin o no.
Su sintaxis es la siguiente:
SI(prueba_lgica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Como podemos ver necesita tres argumentos:


El primer argumento (prueba_lgica) es una expresin lgica la cual ser evaluada
y como toda expresin lgica devolver VERDADERO o FALSO.
El segundo argumento (valor_si_verdadero) ser el valor que devuelva como
resultado de la funcin si la condicin del primer argumento toma el valor
VERDADERO.
El tercer argumento (valor_si_falso) ser el valor que devuelva como resultado de
la funcin si la condicin del primer argumento toma el valor FALSO.

Algunos ejemplos de uso de la funcin SI


a) Para comparar los valores de dos celdas:
=SI(B2=C2; Son iguales ;Son distintos )
b) Evitar divisiones por cero, para ello comprobaremos si el divisor es cero, si lo es dare-
mos como resultado texto que avise de ello, y si no es cero dejaremos la divisin como
resultado:
=SI(B2=0; No puedes dividir por 0 ;A2/B2 )
c) No mostrar valores cero, comparando la frmula con cero (primer argumento) y si es
VERDADERO devolviendo como resultado una celda en blanco (segundo argumento), y
si es FALSO el resultado ser la frmula.
=SI(A2-A3=0;;A2-A3)
d) Evitar losa mensajes de error del tipo #DIV/0!, #N/A, #NOMBRE?, #NULO!, #NUM!,
#REF! y #VALOR!
=SI(ESERROR(A2/A3),-,A2/A3)
e) Para realizar una operacin slo si una celda toma un valor determinado. En el ejemplo si
el valor de la celda C10 es 100 haremos la suma de todos los valores del rango A1:A100,
y si no la dejaremos en blanco.
=SI(C10=100; SUMA(A1:A100); )

gina 105
p@
J

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6.2. Generacin de nmeros aleatorios
Funcin ALEATORIO
Devuelve como resultado un nmero aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1. Cada vez
que se calcula la hoja de clculo, se devuelve un nmero aleatorio nuevo. No necesita ningn
argumento
Su sintaxis es
=ALEATORIO()

Ejemplos:
Generar un nmero aleatorio mayor o igual que 0 pero menor que 100 con decimales
=ALEATORIO()*100

Funcin ALEATORIO.ENTRE
Esta funcin devuelve un nuevo nmero entero aleatorio entre dos lmites, cada vez que se
calcula la hoja de clculo.
Su sintaxis es:
ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)
Necesita dos parmetros:
El primer parmetro (Inferior) es el menor nmero entero que la funcin ALEATO-
RIO.ENTRE puede devolver.
El segundo parmetro (Superior) es el mayor nmero entero que la funcin ALEA-
TORIO.ENTRE puede devolver.

Ejemplos:
Para generar nmeros al azar entre 25 y 150 utilizaramos la funcin
=ALEATORIO.ENTRE(25;150)


! SI Excel no reconoce la funcin ALEATORIO.ENTRE es porque necesita activar el
complemento herramientas para el anlisis.

Para activar los complementos de Excel podemos utilizar la opcin complementos del
men herramientas, que nos mostrar el cuadro de dilogo de la Figura 6.1

gina 106
p@
J

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6 - Funciones (II)

Figura 6.1

6.3. Eliminar cifras decimales


Como ya habamos visto anteriormente utilizando el formato de nmero podemos fijar el n-
mero de decimales que queremos mostrar en la celda pero internamente queda almacenado
el nmero con todos sus decimales y se utilizar en los clculos que intervenga con todos sus
decimales.
Si lo que queremos hacer es eliminar los decimales tanto del valor mostrado como del valor
real EXCEL nos suministra dos funciones para ello:

Funcin REDONDEAR
Esta funcin devolver como resultado un nmero redondeado al nmero de decimales que
se le indique o sea el nmero con la cantidad de decimales especificada ms cercano. As
pues cuando se redondea si el primer decimal que se desprecia es mayor o igual que 5 el
ltimo decimal que quedar se incrementar en 1.
La sintaxis
=REDONDEAR(nmero; nm_de_decimales)
Argumentos:
El primer argumento (Nmero) es el nmero que desea redondear.
El segundo argumento (Nm_de_decimales) especifica el nmero de dgitos al que
desea redondear el argumento nmero.

gina 107
p@
J

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Comportamiento de la funcin:
Si el argumento nm_de_decimales es mayor que 0 (cero), nmero se redondear al
nmero de lugares decimales especificado.
Si el argumento nm_de_decimales es 0, nmero se redondear al entero ms
prximo.
Si el argumento nm_de_decimales es menor que 0, nmero se redondear hacia
la izquierda del separador decimal y sustituyendo por tantas posiciones como indique
el valor absoluto de nm_de_decimales

Ejemplos
REDONDEAR(2,15; 1) es igual a 2,2
REDONDEAR(2,149; 1) es igual a 2,1
REDONDEAR(56,149; -1) es igual a 60

Funcin TRUNCAR
La funcin truncar es similar a REDONDEAR pero simplemente desprecia los decimales no
deseados. Se quedar con el nmero de decimales especificado por el segundo argumento y
despreciar el resto.
Su sintaxis es
=TRUNCAR(nmero; nm_de_decimales)

Nmero es el nmero que desea truncar.


Nm_de_decimales es un nmero que especifica la precisin al truncar. El valor predetermi-
nado del argumento nm_de_decimales es 0 y pude omitirse.

Ejemplos

TRUNCAR(6,6666;2) es igual a 6,66


TRUNCAR(-7,944;1) es igual a -7,9
TRUNCAR(PI()) es igual a 3

6.4. Funciones para contar valores


Existen una serie de funciones para contar valores que son de un determinado tipo o que
cumplen una serie de condiciones. Esta funciones tienen como mnimo un argumento que es
un rango o una lista de valores para contar.

gina 108
p@
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6 - Funciones (II)
CONTAR (referencia1;referencia2; ...)
Cuenta los nmeros que hay entre los argumentos. Si se usa un rango como
argumento entrarn en la cuenta todas las celdas de ese rango.
CONTARA (valor1;valor2; ...)
Cuenta valores y por valores entiende las que no estn en blanco. Como en la funcin
anterior se pude usar un rango en los argumentos.
CONTAR.BLANCO (rango)
Cuenta las celdas vacas dentro del rango.
CONTAR.SI(rango;criterio)
Cuenta las celdas de dentro del rango que cumplen determinado criterio

Ejemplos:

Figura 6.2

Segn la hoja de la figura 6.2:


=CONTAR(A3:E4) da como resultado 3
=CONTARA(A3:E4) da como resultado 5
=CONTAR.BLANCO(A3:E4) da como resultado 5
=CONTAR.SI(A3:E4;>6) da como resultado 2

6.5. Funciones que manejan valores de tipo texto


Mediante las funciones de texto podemos manipular cadenas de texto en frmulas. A con-
tinuacin vamaos a citar algunas casos en los que necesitaremos usar funciones de texto y
veremos como utilizarlas.

Convertir texto a maysculas o minsculas


Utilizaremos las funciones MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO.
Las tres tienen un nico argumento de tipo texto que es el que se convertir a maysculas o
minsculas segn la funcin usada.

gina 109
p@
J

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Ejemplos:
Suponiendo que tenemos los siguientes datos en una hoja:

Figura 6.3

=MAYUSC(B1) Cambia el texto a todo maysculas.


Su resultado PEDRO PEREDA
=MINUSC(B1) Cambia el texto a todo minsculas.
Su resultado pedro pereda
=NOMPROPIO(B1) Cambia el texto a tipo ttulo.
Su resultado Pedro Pereda

Comprobar si una celda contiene texto


Para este cometido utilizaremos la funcin ESTEXTO(valor) que devuelve como resultado
VERDADERO si valor es un dato de tipo texto y FALSO si no lo es

Figura 6.4

=ESTEXTO(B1) Comprueba si la celda A1 tiene texto.


Su resultado es VERDADERO.
=ESTEXTO(B2) Comprueba si la celda A2 tiene texto, su resultado es FALSO.

Combinar texto de varias celdas


Para resolver problemas de este estilo utilizaremos el operador & o la funcin
CONCATENAR(texto1; texto2;...)

Ejemplos:

Figura 6.5

gina 110
p@
J

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6 - Funciones (II)
=A2&B2 Une los nombres anteriores. Resultado pedropereda
=A2& &B2 Une los nombres anteriores, separados por un espacio. Resultado pe-
dro pereda
=B3&, &A3 Combina los nombres anteriores, separados por una coma. Resultado
pedro,pereda
=CONCATENAR(A2; ;B2) Combina los nombres anteriores, separados por un es-
pacio. Resultado pedro pereda

Combinar texto y nmeros


Para poder combinar texto con nmeros en el resultado de una frmula Excel tiene que con-
vertir previamente los nmeros a tipo texto, para hacer esto Excel utiliza el valor efectivo sin
formato.
Si necesitamos algn formato de nmero la funcin TEXTO nos permitir convertir un valor
numrico en texto con un formato de nmero (o fecha) especfico.

Sintaxis:
TEXTO(valor; formato)
Valor es un valor numrico, o una frmula con resultado numrico o una referencia a una
celda que contenga un valor numrico.
Formato es un formato de nmero, en forma de texto, indicado en el cuadro Categora en
la ficha Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas. El argumento formato no puede
contener un asterisco (*) y no puede ser el formato de nmero General.

Ejemplos:
=TEXTO(3,943; 0,00 ) es igual a 3,94
=TEXTO(15/11/2001, dd mmmm, aaaa) es igual a 15 noviembre, 2001

Figura 6.6

gina 111
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J

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Segn la hoja de la figura 6.6.

=A2& ha conseguido el &TEXTO(B2/ B6;0%)& del total de puntos. T i e -


ne como resultado: Pedro ha conseguido el 33% del total de puntos.
=CONCATENAR(A3, ha conseguido ;B3; puntos.)
da el resultado: Juan ha conseguido 25 puntos.

Observamos que al usar la funcin TEXTO en la frmula podemos aplicar formato al nmero
a la vez que se concatena.

Combinar texto con fechas u horas


La funcin TEXTO tambin nos permite combinar texto con valores tipo fecha u hora en el
formato que indiquemos. Para comprender vamos a ver unos ejemplos.
Suponemos que la celda B1 tiene el valor 12/10/2005
=Fecha inicio actividad: &TEXTO(B1, dd-mmm-aaaa) dar como resultado 12-
oct-2005


! Para copiar el cdigo de formato de nmero utilizado en una celda y usarlo como
argumento de la funcin TEXTO ir al men Formato elegir Celdas hacer clic en
la ficha Nmero. En el cuadro Categora, hacer clic en Personalizada y copiar el
contenido del cuadro Tipo para el formato deseado. Ver figura:

Figura 6.7

gina 112
p@
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6 - Funciones (II)
Comparar el contenido de las celdas
Para comparar si el contenido de dos celdas con valores texto es el mismo podemos utilizar
la funcin IGUAL que compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exacta-
mente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL distingue maysculas y minsculas.
Su sintaxis es:
IGUAL(texto1;texto2)

Texto1 es la primera cadena de texto, entre comillas (o una referencia a celda con valor texto).
Texto2 es la segunda cadena de texto, entre comillas(o una referencia a celda con valor texto).

Ejemplos:
IGUAL(maravilloso;maravilloso) da como resultado VERDADERO
IGUAL(Maravilloso;maravilloso) da como resultado FALSO
IGUAL(m aravilloso;maravilloso) da como resultado FALSO

6.6. Funciones que manejan fechas

Insertar la fecha y la hora actuales en una celda


Las funciones AHORA() y HOY() nos proporcionan la hora y fecha actuales. La fecha y la hora
las toma del reloj del equipo por lo que no necesitan parmetros.
Slo cambian cuando se calcula la hoja de clculo (no cada vez que cambia el reloj del siste-
ma).

Ejemplos:
=HOY()
Si en A2 ponemos el valor 31/12/2010 la frmula =A2-HOY() tendr como resultado el nme-
ro de das desde la fecha actual hasta el fin del ao 2010 y como al abrir un libro de trabajo se
recalculan las frmulas cada da que abramos el libro nos mostrar un valor distinto.

Aumentar o disminuir das


Recordemos que Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales
para que puedan utilizarse en los clculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900
es el nmero de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448 porque viene
39.448 das despus del 1 de enero de 1900. Teniendo esto en cuenta cuando queramos au-
mentar una fecha en N das sumaremos N a esa fecha.

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Componer una fecha partiendo de los valores de mes, da y ao
La funcin FECHA partiendo de tres parmetros de tipo nmero nos devuelve como resultado
un valor de tipo fecha (internamente un nmero)
Sintaxis:
FECHA(ao, mes, da)
Ao Especifica el ao de la fecha.
Si el ao est entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel agrega ese valor a 1900 para
calcular el ao. Por ejemplo, FECHA(100,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000
(1900+100).
Si el ao est entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel utiliza ese valor como ao. Por ejem-
plo, FECHA(2000,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del 2000.
Si el ao es inferior a 0 o superior a 10000, Excel devuelve el valor de error #NUM
Mes es un nmero que representa el mes del ao. Si el mes es superior a 12, el mes agrega
ese nmero de meses al primer mes del ao especificado. Por ejemplo, FECHA(1998,14,2)
devuelve el nmero de serie que representa la fecha 2 de febrero de 1999.
Da es un nmero que representa el da del mes. Si el da es superior al nmero de das
del mes especificado, da agrega ese nmero de das al primer da del mes. Por ejemplo, FE-
CHA(1998,1,35) devuelve el nmero de serie que representa la fecha 4 de febrero de 1998.

Componer una fecha partiendo de los valores de mes, da y ao


Para hacer operacin contraria a la anterior disponemos de tres funciones que reciben como
argumento un valor tipo fecha y nos dan como resultado la parte que pidamos segn la fun-
cin utilizada:
DIA(valor_fecha)
MES(valor_fecha)
AO(valor_fecha)

Ejemplos:
Si en A2 tenemos el valor 10/03/2000

=DIA(A2) da como resultado 10


=MES(A2) da como resultado 3
=AO(A2) da como resultado 2000

=FECHA(AO(A2),MES(A2)+5,DIA(A2)) Agrega 5 meses al valor de A2 su resultado


ser 10/08/2000
=FECHA(AO(A2)+2,MES(A2)+2,DIA(A2)+2) Agrega 2 aos, 2 meses y 2 das al
valor que hay en A2 su resultado ser 12/05/2002

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6 - Funciones (II)
6.7. Funciones de informacin
Solo citar que existen una serie de funciones que nos permiten saber si un valor o el contenido
de una celda es de un determinado tipo. Todas tienen un nico argumento valor ( si es una
referencia a una celda trabajara con el valor que haya en la celda ) Algunas de estas funciones
son:

ESBLANCO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor est en blanco.


ESLOGICO(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lgico.
ESNOTEXTO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto.
ESNUMERO(valor) Devuelve VERDADERO si el valor es un nmero.
ES.PAR(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par.
ES.IMPAR(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el nmero es impar.
ESTEXTO(valor) Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto.

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6.8. Mapa conceptual del mdulo. FUNCIONES (II)

- Funcin S
- Funcin para generar
nmeros aleatorios
- Funciones de redondeo
OTRAS y truncado
FUNCIONES - Funciones que manejan
valores de tipo texto
- Funciones que manejan
fechas y horas
- Funciones
de informacin

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6 - Funciones (II)
6.9. Ejercicios

6.9.1. Supuesto prctico 1


La Empresa ACME S.A. va a realizar la seleccin de un Auxiliar Administrativos para ello llevar
a cabo tres pruebas y para ser considerado apto necesitar superar la nota para aprobado en
las tres pruebas. Debemos preparar una hoja de calculo que simule la evaluacin de resultados
de estas pruebas similar a la siguiente:

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1. Las notas son valores aleatorios.
2. La columna resultado ser la media de las tres pruebas si las 3 notas del aspirante son
superiores al valor necesario para aprobar (B2)
3. La fila 30 calcula media de todas las notas de cada examen
4. La fila 31 calcula mxima de cada examen
5. La fila 32 calcula mnima de cada examen
6. La fila 34 calcula nmero de notas superiores a 5 de cada examen
7. La fila 35 calcula nmero de notas inferiores a 5 de cada examen
8. La fila 34 calcula nmero de no presentados de cada examen

Solucin al supuesto 1:

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6 - Funciones (II)
6.9.2. Supuesto prctico 2
Confeccionar una hoja de clculo para hacer un listado de personal de la empresa ACME S.A.
similar a la siguiente:

1. En la celda B2 aparecer la fecha del da actual que se recalcular cada vez que abramos
el libro de trabajo.
2. Los valores de Nombre, Fecha de nacimiento y Fecha Ingreso son valores fijos, el resto
de columnas estn calculados con frmulas.
3. Las celdas de A1:G1 estn combinadas en una nica celda que contiene varias lneas de
texto con distinto formato de texto en cada una.
4. Mejorar el formato que aparece en la figura a gusto del alumno.

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Solucin al supuesto 2:

Hemos supuesto 365 por ao al calcular la edad y los das por no complicar en exceso las
frmulas.

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7 - FUNCIONES (III)

En este mdulo veremos cmo trabajar con varias hojas simultneamente y cmo utilizar
frmulas y funciones en las que intervienen, como argumentos, valores de distintas hojas
de clculo. Tambin se explicar cmo proteger las frmulas en una hoja para que no sean
modificadas por error o para que no se puedan mostrar.

NDICE DEL MDULO 7


MDULO 7. Funciones (III).......................................................................................... 121
7.1. Formulacin avanzada....................................................................................... 123
7.1.1. Usar valores de otras hojas en una frmula.............................................. 123
7.1.2. Usar valores de otros libros...................................................................... 124
7.1.3. Referencias 3D......................................................................................... 124
Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven, copian,
insertan o eliminan hojas de clculo............................................................. 125
Cmo escribir una referencia 3D utilizando el ratn..................................... 125
7.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro..................................................... 126
7.2.1. Seleccin de hojas.................................................................................... 126
7.2.2. Introduccin de datos en hojas agrupadas............................................... 127
7.2.3. Desagrupar hojas..................................................................................... 127
7.3. Proteccin de Celdas y frmulas...................................................................... 127
7.4. Proteger libro.................................................................................................... 129
7.5. Mapa conceptual del mdulo........................................................................... 130
7.6. Ejercicios.......................................................................................................... 131
7.6.1. Trabajo con mltiples hojas y referencias entre ellas................................ 131
7.6.2. Supuesto prctico sobre mltiples Hojas y referencias entre ellas.......... 133
7 - Funciones (III)
En este mdulo veremos cmo trabajar con varias hojas simultneamente y cmo utilizar
frmulas y funciones en las que intervienen como argumentos valores de distintas hojas de
clculo. Tambin se explicar cmo proteger las frmulas en una hoja para que no sean modi-
ficadas por error o para que no se puedan mostrar.

7.1. Formulacin avanzada


El nivel de las frmulas que podremos introducir en nuestras hojas de clculo va a depender
directamente del nivel de conocimientos, sobre todo matemticos, que tengamos y de la
complejidad del modelo que pretendamos reflejar en nuestras hojas de clculo.
Para seguir avanzando con la formulacin en Excel 2003 con independencia de nivel matem-
tico de cada alumno (que no es el objeto de este curso) nos centraremos en como usar los
valores que tenemos ya en nuestros libros en las frmulas que vamos a crear. Ya hemos visto
como utilizar referencias a valores de la misma hoja, ahora vamos a ver como usar valores de
otras hojas e incluso otros libros en nuestras frmulas.

7.1.1. Usar valores de otras hojas en una frmula


Excel 2003 nos permite utilizar referencias a celdas de otra hoja. Las referencias a otra hoja
tienen el siguiente formato:
Nombre_de_la_hoja!Referencia_celda_o_rango
Consta pues de tres partes:
Nombre_de_la_hoja Es la etiqueta de la hoja en la que est el valor
Signo de cerrar admiracin ! como separador entre el nombre de la hoja y de la refe-
rencia.
Referencia_celda_o_rango La referencia de celda o rango que queremos utilizar

Para utilizar una referencia a celdas de otra hoja podemos hacerlo escribiendo directamente la
referencia o tambin podremos hacerlo utilizando el ratn. Utilizando el ratn debemos hacer
lo siguiente:
1. Posicionar el cursor en la posicin de la frmula donde queramos poner la referencia.
Seleccionar de hoja donde a la que nos queremos referir.
2. Seleccionar la celda o rango en esa hoja.
3. Continuar la edicin de la frmula o aceptar si hemos acabado

Ejemplos:
=Hoja2!A1* B7+10
Multiplica el valor de la celda A1 de la Hoja2 por el valor de la celda B7 de la hoja en la cual
est la frmula.

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=SUMA(DatosGenerales!A1:B7; B6:C12)
Suma los valores del rango A1:B7 en la hoja DatosGenerales y los del rango B6:C12 de la
hoja donde se escribe la frmula.

7.1.2. Usar valores de otros libros


Tambin podemos utilizar referencias a celdas de otra libro. Las referencias a otro libro tienen
el siguiente formato:
[Tablas_multiplicar.xls]Nombre_de_la_hoja!Referencia_celda_o_rango
Consta pues de tres partes:
[Tablas_multiplicar.xls] Es el nombre del libro entre corchetes. Si el libro est cerrado
la referencia incluir tambin la ruta de la carpeta (PATH) donde est guardado el libro.
Nombre_de_la_hoja Es la etiqueta de la hoja en la que est el valor
Signo de cerrar admiracin ! como separador entre el nombre de la hoja y de la refe-
rencia.
Referencia_celda_o_rango La referencia de celda o rango que queremos utilizar

Ejemplos:

Libro abierto:
=[Tablas_multiplicar.xls]Hoja1!$D$9 * B15 +23
Libro cerrado
=C:\excel\[Tablas_multiplicar.xls]Hoja1!$D$9 + D9

7.1.3. Referencias 3D
Si deseamos utilizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas
de clculo dentro de un libro, podemos utilizar una referencia 3D.
Una referencia 3D consta de dos partes: la referencia de celda o de rango, precedida de un
rango de nombres de hoja de clculo.

Sintaxis:
HojaInicial:HojaFinal!referencia_celda_o_rango

Excel utilizar las hojas de clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia.

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7 - Funciones (III)
Ejemplo:

=SUMA(Hoja3:Hoja10!C6)
suma todos los valores contenidos en la celda C5 de todas las hojas de clculo comprendidas
entre la Hoja 3 y la Hoja 10, ambas incluidas.

Las referencias 3D a las celdas de otras hojas se pueden utilizar en frmulas medique con-
tengan las siguientes funciones:

SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRO-
DUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.

Hay que dejar claro que una referencia 3D incluye todas las hojas que haya entre las dos hojas
que nombramos en la referencia (HojaInicial y HojaFinal), as que cualquier movimiento de
hojas dentro del libro podr afectar a las frmulas que incluyan referencias 3D.

Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan


hojas de clculo
En los ejemplos siguientes vemos lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o elimi-
nan hojas de clculo que estn incluidas en una referencia 3D.
Se utiliza la frmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la
hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar hojas: Si insertamos o se copiamos hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro
(HojaInicial y HojaFinal en el ejemplo), Microsoft Excel incluir en los clculos todos los valo-
res en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar hojas: Si eliminamos hojas de las que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar
los valores de esas hojas del clculo.
Mover hojas: Si movemos hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una posicin situada
fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminar del clculo sus valores.
Si se mueve la Hoja2 (HojaInicial) o la Hoja6 (HojaFinal) a otra ubicacin en el mismo libro,
Excel ajustar el clculo para que incluya el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Cmo escribir una referencia 3D utilizando el ratn


Adems de escribir la referencia 3D utilizando el teclado EXCEL nos permite utilizar el ratn
para utilizar referencias 3D en nuestras frmulas. El procedimiento es el siguiente:

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Situar el cursor en la posicin de la frmula donde queremos utilizar la referencia 3D. Si fuese al
principio de la frmula no debemos olvidar comenzar con el signo igual como toda frmula.
1. Hacer clic sobre etiqueta HojaInicial
2. Mantener pulsada Maysculas y hacer clic sobre la HojaFinal
3. Seleccionar la celda o el rango de celdas al que va a hacerse referencia.
4. Completar la frmula y validar la misma.

7.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro


Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cam-
bios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

7.2.1. Seleccin de hojas


Para seleccionar hojas hay que hacer uso de la barra donde aparecen las etiquetas de las hojas
y de los botones de desplazamiento que hay en la misma.

Figura 7.1 Etiquetas de hojas y botones de desplazamiento.

Una sola hoja: Hacer clic en la etiqueta de la hoja.

Dos o ms hojas adyacentes. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,


mantener presionada la tecla MAYS y hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja.
Dos o ms hojas NO adyacentes. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continua-
cin, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las etiquetas de las dems hojas.
Todas las hojas de un libro. Hacer clic con el botn derecho del ratn en la etiqueta de
alguna hoja y, a continuacin, eligir Seleccionar todas las hojas en el men contextual.


! Si no vemos la etiqueta de la hoja buscada, hacer clic en los botones de desplazar
etiquetas para verla y, a continuacin, haga clic en la etiqueta.

Las hojas seleccionadas tendrn su etiqueta de color blanco. En la Figura 7.2 podemos ver que
las hojas Hoja1, Hoja3, Hoja4, Hoja6 estn seleccionadas.

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7 - Funciones (III)

Figura 7.2. Varias hojas seleccionadas

7.2.2. Introduccin de datos en hojas agrupadas


Cuando tenemos ms de una hoja seleccionada diremos que esas hojas estn agrupadas.
Todas las operaciones de introduccin de datos, frmulas, formato ... que llevemos a cabo en
la hoja activa se harn tambin en el resto de hojas agrupadas.


! Cuando tengamos hojas agrupadas hay algunas operaciones que no se pueden
realizar como por ejemplo crear grficos o insertar imgenes.

7.2.3. Desagrupar hojas


Para cancelar una seleccin de varias hojas en un libro, hacer clic en cualquier hoja no selec-
cionada.
Si no est visible ninguna hoja no seleccionada, hacer clic con el botn derecho del ratn en
la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuacin, hacer clic en Desagrupar hojas en el
men contextual.

7.3. Proteccin de Celdas y frmulas


Una vez que ya somos capaces de introducir formulas de todo tipo en Excel, nos puede resul-
tar interesante conocer algn mecanismo para evitar que se modifiquen celdas que contie-
nen frmulas o incluso la posibilidad de que ni se vea la frmula en la barra de frmulas.
EXCEL nos permite tanto bloquear como ocultar celdas una celda podr estar:

BLOQUEADA: Evita que la celda sean modificada, desplazada, cambiada de tamao


o eliminada.
OCULTA: Oculta la frmula que haya en la celda de manera que no aparezca en la
barra de frmulas al seleccionar la celda.

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Para poner una celda en uno de los estados anteriores es preciso realizar dos tareas:
1. Seleccionar las celdas de que se trate, aplicar Formato Celdas y en la ficha
Proteger especificar cuales son las celdas en las que:
i. Se permitirn cambios. (Desmarcar la opcin Bloqueada)
ii. Se ocultar su frmula. (Marcar la opcin Oculta)

Figura 7.3. Formato celdas: Ficha Proteger

2. Proteger la Hoja. Para ello utilizar el Men Herramientas elegir Proteger y des-
pus elegir Proteger Hoja nos mostrar el siguiente cuadro de dilogo que opcional-
mente nos permitir poner una contrasea para que slo pueda desproteger la hoja
quien conozca esta contrasea y dar permisos o no a usuarios para realizar determina-
das acciones sobre la hoja protegida.

Figura 7.4 Herramientas Proteger Hoja

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7 - Funciones (III)
Bloquear y Ocultar no ser efectivo a menos que se proteja la hoja.
Para poder hacer modificaciones sobre las celdas bloqueadas habr que desproteger la hoja:
Men Herramientas elegir Proteger y despus elegir Desproteger Hoja.
(Si habamos puesto una contrasea nos la pedir antes de desproteger la hoja)


! Por defecto todas las celdas estn marcadas como Bloqueadas y por ello una vez
que se bloquea la hoja las nicas celdas modificables son aquellas a las que pre-
viamente se les desactiv la opcin Bloqueada.

7.4. Proteger libro


EXCEL tambin nos permite proteger la estructura y las ventanas de un libro.
Al proteger la estructura del libro vamos a evitar que las hojas se puedan eliminar, mover, ocul-
tar, volver a mostrar ni cambiar de nombre, y que tampoco se puedan insertar hojas nuevas.

Proteger las ventanas evita que las ventanas se muevan o se cambien de tamao.

Esto se consigue con el Men Herramientas elegir Proteger y despus elegir Proteger
Libro (cuando el libro activo est protegido, el nombre del comando cambia a Desproteger
libro). En el cuadro de dilogo Proteger Libro podremos elegir las opciones de Proteger Es-
tructura y Ventanas segn deseemos.

Figura 7.5 Cuadro dilogo Proteger Libro

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7.5. Mapa conceptual del mdulo. FUNCIONES (III)

- Usar valores de otras


FORMULACIN hojas
AVANZADA - Usar valores de otros
libros
- Referencias 3D

TRABAJAR - Seleccionar hojas


CON VARIAS - Introducir datos en hojas
HOJAS DE UN agrupadas
MISMO LIBRO - Desagrupar hojas

- Celdas
PROTEGER - Frmulas
- Hojas
- Libro

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7 - Funciones (III)
7.6. Ejercicios

7.6.1. Trabajo con mltiples hojas y referencias entre ellas


Un concesionario de venta de coches dispone de 4 tiendas y pretende realizar un estudio de
las ventas de varios de sus modelos durante el ao 2004. Para ello piensa utilizar un libro de
Excel con las siguientes caractersticas:
Debe tener una hoja de clculo para cada tienda, con el nombre de la misma (Tienda1,
Tienda2, Tienda3 y Tienda4).
Debe crear una ltima Hoja con los datos Totales de todas las tiendas.
Las 5 hojas deben tener un formato comn similar al siguiente:

Realizar los siguientes apartados:


Parte 1: Datos, formulas y formato
Para nuestro ejercicio los datos de ventas por modelo y mes de las 4 tiendas deben ser
una formula que genere nmeros aleatorios y que la escribiremos en una nica celda,
y al aceptarla su valor quedar escrito en todo el rango C7:F18 de las 4 hojas de tienda.
Trabajaremos con todas las hojas de forma simultnea de manera que con disear la
primera tengamos las 5 iguales.
La hoja de Totales tendr como datos una frmula que realizar la suma de esa misma
celda en las 4 hojas anteriores. Para ello usaremos referencias 3D.

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En la hoja de totales tendremos una celda con una frmula para calcular el total de uni-
dades vendidas independiente del modelo que sea. Ser un formula con referencias a
un rango 3D.

Parte 2: Grficos (completar cuando se vea el tema de grficos)


Realizar en cada hoja un grfico de barras para comparar las ventas los distintos modelos
mes a mes.
Realizar en cada hoja un grfico de tarta para comparar el porcentaje total de ventas de
cada modelo en todo el ao.

Parte 3: Impresin (completar cuando se vea el tema de impresin)


Definir un pie de pgina en cada hoja que nos ponga, nombre del libro, nombre de la
hoja.
Definir un encabezado con el nombre del autor y la fecha de impresin.
Preparar la pgina para que imprima con orientacin apaisada y que quepa tanto datos
como grficos en una nica hoja.
Imprimir.

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7 - Funciones (III)
7.6.2. Supuesto prctico sobre mltiples Hojas y referencias entre ellas
Se pretende crear un libro para registrar las temperaturas mximas del ao 2004 agrupadas
por meses y realizar el anlisis de las mismas.
Para ello se propone:
1.- Crear un libro nuevo y guardar con el nombre Temperaturas2004.
2.- Insertar hojas en el libro hasta 12 hojas y cambiarles el nombre de manera que tengamos
una hoja para cada mes del ao cuyo nombre sea el del mes Enero, Febrero, , Diciembre.
3.- Disear de una sola vez las 12 hojas (agruparemos las 12 hojas para trabajar simultnea-
mente en todas) para que tengan:
a.- Una tabla con la fecha y la temperatura mxima para cada uno de los das del mes:

b.- Un anlisis de las temperaturas del mes

4.- Insertar otra Hoja ms y llamarla ResumenAnual


5.- Colocadla la primera del libro.
6.- Calcular en esta hoja las temperatura MEDIA, MXIMA y MINIMA anual usando formulas
y funciones con referencias 3D
7.- Aplicar formatos para dar mayor vistosidad a nuestro libro.
8.- Guardar el libro.

gina 133
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8 - IMPRESIN Y GRFICOS

En este mdulo se estudiarn las diversas opciones que existen a la hora de imprimir, as
como la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener en papel. Tambin
se ver la forma de convertir los datos de una hoja de clculo en un grfico para que nos
muestre la informacin de forma visual.

NDICE DEL MDULO 8


MDULO 8. Impresin y Grficos.............................................................................. 135
8.1. Impresin......................................................................................................... 137
8.1.1. Vista preliminar......................................................................................... 137
8.1.2. Configurar pgina..................................................................................... 140
Pgina . ........................................................................................................ 141
Mrgenes..................................................................................................... 141
Encabezado y pie de pgina......................................................................... 142
Hoja.............................................................................................................. 144
8.1.3. Imprimir................................................................................................... 145
8.2. Grficos........................................................................................................... 146
8.2.1. Crear un grfico....................................................................................... 146
Concepto de grfico..................................................................................... 146
8.2.2. Asistente para grficos............................................................................ 147
Paso 1: Tipo de Grfico................................................................................. 147
Paso 2: Datos de origen............................................................................... 148
Paso 3: Opciones de grfico......................................................................... 150
Paso 4: Ubicacin del Grfico....................................................................... 153
8.2.3. Modificar un grfico ya existente............................................................ 154
8.2.4. Elementos ms esenciales de un grfico. Formatos............................... 155
8.3. Mapa conceptual del mdulo.......................................................................... 156
8.4. Ejercicios......................................................................................................... 157
8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de grficos........................................ 157
8.4.2. Supuesto prctico sobre Incremento poblacional ao 2.004.................. 158
8 - Impresin y Grficos.
En este mdulo se estudiarn las diversas opciones que existen a la hora de imprimir, as
como la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener en papel. Tambin
se ver la forma de convertir los datos de una hoja de clculo en un grfico para que nos mues-
tre la informacin de forma visual.

8.1. Impresin
Una de las posibilidades ms interesantes de Microsoft Excel 2003 es la impresin de tablas y
grficos. Vamos a estudiar las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como
puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento
antes de mandarlo a la impresora y por supuesto la operacin misma de imprimir los datos.
Microsoft Excel 2003 nos proporciona tres maneras de ver y ajustar el aspecto de la hoja de
clculo ante de ser impresa:
Vista normal. Es la vista predeterminada, la que utilizamos para ver y trabajar en pantalla.
Vista preliminar. Muestra la pgina impresa y permite ajustar fcilmente las columnas y
los mrgenes de nuestra hoja.
Vista previa de salto de pgina. Muestra los datos que van a aparecer en cada pgina y
permite ajustar rpidamente el rea de impresin y los saltos de pgina.


! Podemos cambiar la vista para ver los efectos de los cambios realizados en la hoja
antes de imprimirla.

8.1.1. Vista preliminar


La vista preliminar es una opcin del Men Archivo que nos permite visualizar nuestra hoja
antes de mandarla a la impresora. No siempre se imprime tal como aparece en pantalla duran-
te la elaboracin de la hoja de clculo.
Una vez seleccionada nos aparecer la siguiente pantalla:

Figura 8.1 Vista preliminar.

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! Existen dos formas de elegir la vista preliminar: Desde el men Archivo, elegimos
la opcin Vista preliminar o bien, hacer clic sobre el botn Vista preliminar de
la barra de herramientas.

Si lo que vamos a imprimir consta de varias pginas, podemos movernos para ver tambin el
aspecto de las dems pginas pulsando los botones Siguiente y Anterior.


! Si nuestra hoja slo tiene una pgina los botones Siguiente y Anterior estarn
desactivados.

Al situarnos sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una
lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la
pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la
pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn Zoom.
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto en cuanto a orientacin del papel
(horizontal/vertical), mrgenes o encabezado y pie de pgina, pulsaremos el botn Configurar...

El botn Mrgenes muestra u oculta los controladores de margen que podemos arrastrar para
ajustar los mrgenes de pgina, de encabezados y pies de pgina, as como el ancho de las
columnas.

Figura 8.2 Controladores de tamao.

Figura 8.3 Vista preliminar con mrgenes.

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8 - Impresin y Grficos.
Con el botn Saltos de pgina cambiamos a la vista previa de salto de pgina en la que pode-
mos ajustar los saltos de pgina de la hoja de clculo activa, as como cambiar el tamao del
rea de impresin.

Figura 8.4 Vista preliminar. Saltos de pgina.

Microsoft Excel 2003 inserta automticamente los saltos de pgina basndose en el tamao
del papel, la configuracin de los mrgenes y las opciones de Ajustar pgina de la ficha P-
gina en Configurar pgina, que vamos a ver en el siguiente apartado.
Pueden controlarse los saltos de pgina, insertndolos manualmente a travs del men Ar-
chivo, Insertar salto de pgina. Excel ajustar de forma automtica todos los dems saltos
de pgina del documento. Los saltos de pgina pueden ser de pgina horizontal o de pgina
vertical.


! Los saltos de pgina establecidos por el usuario son lneas azules slidas y los
saltos de pgina que establece automticamente Microsoft Excel 2003 son las
lneas discontinuas.

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Figura 8.5 Insercin de varios saltos de pgina.

Si la hoja de clculo ya se encuentra preparada para la impresin, haremos clic sobre el botn
Imprimir, para que aparezca el cuadro dilogo de impresin.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn Cerrar para cerrar la Vista prelimi-
nar.


! Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo en vista normal despus de haberla edi-
tado con Vista preliminar, aparecen unas lneas discontinuas que nos indican donde
har Microsoft Excel 2003 los saltos de pgina. Estas lneas no se imprimen.

8.1.2. Configurar pgina


Antes de imprimir una hoja de clculo, Microsoft Excel 2003 nos permite modificar factores
que afectan a la presentacin de las pginas impresas. La configuracin de cmo se imprimi-
rn las pginas se realiza desde el men Archivo, opcin Configurar pgina (o bien, como
ya vimos antes, a partir de la vista preliminar) en donde se nos muestra un cuadro dilogo
como el de la figura 8.6.
En este cuadro encontramos cuatro fichas: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina
y por ltimo Hoja. Desde cada una de ellas es posible acceder a la vista preliminar, y poder
ir observando los cambios que vamos realizando, tambin podemos imprimir directamente la
hoja si consideramos que los cambios son los oportunos o bien ir a opciones especficas de
la impresora seleccionada para imprimir.

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8 - Impresin y Grficos.

Figura 8.6 Configurar pgina. Ficha Pgina.

Vamos a analizar cada una de las fichas con sus diferentes opciones.

Pgina
En este caso los elementos configurables son:
n Orientacin: selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal.
n Ajuste de escala: mediante la opcin Ajustar al se aumenta o reduce el tamao de la
hoja el porcentaje que se especifique. Tambin podemos ajustar el rea a imprimir a un
nmero especfico de pginas de alto por un nmero especfico de pginas de ancho.
n Tamao del papel y Calidad de impresin: las opciones disponibles dependern de la
impresora instalada pudindose elegir las dimensiones del papel a utilizar y la calidad
de la impresin.


! Una pgina de ancho por una de alto significa que vamos a imprimir en una sola
hoja.

Mrgenes
Aqu podremos modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir. Por defecto todos estn a cero.
Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin nos permite indicar a cuntos centme-
tros del borde del papel queremos que se site.

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Tambin podemos conseguir que las hojas queden centradas en la pgina tanto horizontal
como verticalmente con slo activar las casillas de verificacin Horizontalmente y/o Verti-
calmente.


! El centrado horizontal de la hoja se establece entre los mrgenes izquierdo y
derecho, mientras que el centrado vertical lo hace entre los mrgenes superior e
inferior.

Figura 8.7 Configurar pgina. Ficha Mrgenes.

Encabezado y pie de pgina

Figura 8.8 Configurar pgina. Encabezado y pie de pgina.

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8 - Impresin y Grficos.
Tanto el encabezado como el pie de pgina se utilizan para incluir informacin que se desea
aparezca en todas las pginas, tal como nmero de pgina, fecha, nombre de la hoja, nombre
del libro o nombre del autor. Microsoft Excel 2003 ofrece un conjunto de opciones predefini-
das tanto para el pie de pgina como para el encabezado, pero tambin permite personalizar
estos valores.

8.9 Encabezado y pie de pgina. Introduccin de valores predeterminados.

Slo se puede disponer de un encabezado y un pie de pgina personalizados en cada hoja de


clculo. Cuando creamos uno nuevo, en realidad estamos sustituyendo al encabezado o pie
de pgina existente en la hoja.
Para crear un encabezado o pie de pgina personalizados pulsamos sobre Personalizar enca-
bezado... o Personalizar pie de pgina... y aparece un cuadro dilogo donde poder introducir
el texto en las secciones izquierda, central o derecha.
Sobre estas secciones podemos introducir texto o bien insertar campos ya predefinidos con
tan solo hacer clic en los botones. Hay que asegurarse de que el margen deje el suficiente
espacio para que quepa el encabezado o pie de pgina personalizados.

Figura 8.10 Personalizacin del encabezado

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! Los encabezados y los pies de pgina slo se muestran cuando se aplica una
vista previa y cuando se imprimen.

Consejos de uso:
n Si queremos incluir en el encabezado Hotel & Restaurante debemos escribir Hotel
&& Restaurante.
n Para empezar la numeracin de las pginas con un nmero diferente del 1, podemos
sumar o restar al campo pgina el nmero deseado. Por ejemplo si queremos que la
primera pgina empiece por 4, utilizaremos &[Pgina]+3.
n No se pueden insertar grficos o referencias de celda en un encabezado o pie de
pgina.

Hoja
En esta ficha se nos muestran las diferentes opciones correspondientes a la impresin de las
celdas. Se pueden distinguir cuatro apartados: rea de impresin, imprimir ttulos, imprimir y
orden de las pginas.
n rea de impresin. Aqu podemos especificar uno o ms rangos de celdas que pueden
imprimirse si no se desea imprimir toda la hoja de clculo. Se puede indicar mediante
teclado (A27:H50) o directamente con el ratn pinchando sobre el botn . El rea de
impresin tambin es posible indicarla directamente desde el men Archivo, submen
rea de impresin, mediante los comandos Establecer rea de impresin y Borrar
rea de impresin.

Figura 8.11 Configurar pgina. Hoja.

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8 - Impresin y Grficos.
n Imprimir ttulos. Esta opcin se utiliza para que aparezca en todas y cada una de las
pginas a imprimir una(s) determinada(s) columna(s) y/o fila(s) de la hoja de clculo.
Esta informacin es posible indicarla o bien seleccionando la(s) fila(s)/columna(s) con
el ratn directamente sobre la hoja (usando entonces el botn ), o bien indicando
un rango absoluto de filas o columnas ($1:$2;$A:$B).
n Imprimir. En esta parte disponemos de varias opciones: lneas de divisin (para imprimir
las lneas que delimitan cada celda de la hoja), blanco y negro (por si tenemos la hoja
con colores), calidad de borrador (para realizar una impresin rpida) y ttulos de filas y
columnas (para imprimir los nmeros de fila y letras de columna en cada pgina)

Figura 8.12. Ejemplo de impresin con lneas de divisin y con ttulos de filas y columnas.

n Orden de las pginas. Indica el orden en que se va a realizar la impresin. Por defecto
se realiza primero hacia abajo hasta finalizar las filas y luego hacia la derecha. La otra
opcin es imprimir primero hacia la derecha y luego hacia abajo.

8.1.3. Imprimir
Una vez que nuestra hoja de clculo ya tiene el aspecto deseado, podemos pasar a imprimirla
directamente pulsando el botn de la barra de herramientas estndar, pero si previamente
queremos seleccionar las opciones de impresin elegiremos la opcin Imprimir del men
Archivo.

Figura 8.13 Comando Imprimir.

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En el recuadro impresora aparece el nombre de la impresora predeterminada con la que va-
mos a imprimir. Si deseamos cambiarla slo tendremos que desplegar la lista de valores y
elegir otra. Otras de las opciones que podemos configurar es si queremos imprimir toda la
hoja o bien un rango de pginas, el nmero de copias que queremos realizar, si las queremos
intercaladas y adems el rango de impresin (todo el libro, las hojas activas o lo que tengamos
seleccionado).
En resumen, antes de mandar nuestra hoja a la impresora, podemos configurar las pginas a
imprimir, y hacer una vista preliminar de la hoja para asegurarnos de que el resultado sea el
deseado, y una vez que estemos seguros enviarlo directamente a la impresora.

8.2. Grfico

8.2.1. Crear un grfico


Concepto de grfico
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo. El grfico como
tal nos ayuda a interpretar mejor los datos de la hoja. Adems nos facilita la visualizacin de
comparaciones, tramas y tendencias de los datos.

Figura 8.14 Ejemplo de grfico

Antes de hacer el grfico, hay que seleccionar los datos que se quieren representar. La selec-
cin puede ser de datos no adyacentes que se tratan como un rango rectangular sencillo. Una
vez seleccionados los datos de origen, stos quedan vinculados al grfico de tal manera que
el grfico se actualiza al actualizar los datos de la hoja de clculo.

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8 - Impresin y Grficos.
Una vez seleccionados los datos, seleccionamos del men Insertar la opcin Grfico (o
bien pulsando directamente el botn de la barra de herramientas estndar) y nos aparece
en pantalla el primer paso del asistente para grficos.

8.2.2. Asistente para grficos


A la hora de crear un grfico, Microsoft Excel 2003 dispone de un asistente que nos guiar en
la creacin de ste de forma que nos resulte ms fcil.
Vamos a analizar cada uno de los pasos de creacin de un grfico.

Paso 1: Tipo de Grfico


Es el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En l tenemos que decidir que tipo de grfico
queremos utilizar para la representacin de los datos. Primero seleccionamos de qu grupo
queremos el grfico y dentro de sus subtipos seleccionamos a la derecha uno en concreto, tal
como aparece en la figura 8.15.


! Si no tenemos muy claro la diferencia entre los subtipos, en la parte inferior del
recuadro aparece una breve descripcin de ste.


! Adems disponemos de la ayuda de Excel con tan solo pulsar el botn

Podemos ver en lugar de los subttulos una muestra de nuestro grfico si pulsamos sobre el
botn Presionar para ver muestra y lo mantenemos pulsado.
Existe otra ficha, Tipos personalizados, en donde existen ms tipos de grficos.

Figura 8.15 Asistente para grficos. Tipo de grfico

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! Con el botn Finalizar, salimos del asistente creando el grfico con las opciones
por defecto.

Pulsando el botn Siguiente > iremos al siguiente paso.

Paso 2: Datos de origen


En este paso tenemos que definir los datos que queremos que aparezcan en el grfico. Dis-
pone de dos fichas: Rango de datos y Serie.
En la primera ficha aparecer el rango seleccionado antes de llamar al asistente. Podemos mo-
dificarlo al hacer clic sobre el botn de manera que el asistente se convierte en una barra
como la de la figura 8.16:

Figura 8.16 Eleccin del rango de datos para un grfico

Sobre esta barra introducimos el nuevo rango a representar y hacemos clic sobre el botn
para volver al asistente de grficos.
Dependiendo de cmo estn introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos, selec-
cionaremos la opcin Filas o Columnas (siempre podemos actuar conforme la muestra de
nuestro grfico).

Figura 8.17 Asistente para grficos. Datos de origen. Rango de datos.

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8 - Impresin y Grficos.
En la ficha Serie aparece cada una de las series de datos representadas en nuestro grfico,
nombradas como Serie1, Serie2,. Para cambiar el nombre de cada serie, la seleccionamos
y en el recuadro Nombre, escribimos directamente el nombre, o si ste est en alguna celda
de la hoja de clculo es mejor indicar la celda utilizando el botn de del recuadro. De esta
forma nos garantizamos que si cambiamos el valor de la celda que contiene el nombre, auto-
mticamente queda reflejada la serie en el grfico sin necesidad de tener que editar el grfico
para modificarlo.
En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar
para esta serie de datos.


! Cuando en la hoja de clculo tenemos los nombres de las series si las selecciona-
mos formando parte del rango de datos antes de llamar al asistente de grficos,
stas ya aparecen establecidas por el asistente sin necesidad de tener que ir defi-
nindolas una por una.

Figura 8.18 Asistente para grficos. Datos de origen. Serie.

Disponemos de los botones Agregar y Quitar para aadir o eliminar alguna serie de datos
respectivamente.
El recuadro Rtulos del eje de categoras (X): se utiliza para darle nombre a cada punto de
las series de datos. Por defecto se utilizan los valores 1,2,3,... Para asignarles nombre pode-
mos utilizar celdas de la hoja de clculo utilizando el botn o bien escribiendo directamente
los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

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! Al igual que ocurra con las series, si los rtulos se encuentran en la hoja de clculo
y hacemos que formen parte del rango de datos, el asistente se encarga de ubicar-
los dentro del grfico.

En este momento estamos en condicin de ir al siguiente paso pulsando el botn Siguiente


>, o en volver hacia el paso anterior pulsando el botn <Atrs.

Paso 3: Opciones de grfico


Este paso consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del grfico. Algunas
opciones pueden variar dependiendo del tipo de grfico.
Pasamos a analizar una a una todas las fichas:
La primera es la ficha Ttulos. En ella vamos a poder especificar: el ttulo del grfico, el ttulo
que queremos asignar al eje de categoras (eje X) y el ttulo que queremos asignar al eje de
valores (eje Y). Una vez establecidos estos valores, podemos pasar a la ficha siguiente pulsan-
do el botn Siguiente >.

Figura 8.19 Asistente para grficos. Ttulos.


! Recuerda que al cambiar la configuracin podemos comprobar la vista previa del
grfico y asegurarnos de que obtenemos la presentacin deseada.

En la ficha Eje podemos activar las casillas para la visualizacin del eje de categoras y del eje
de valores. Junto con el eje de categoras podemos especificar la escala utilizada para ver los
rtulos. Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas.

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8 - Impresin y Grficos.

Figura 8.19 Asistente para grficos. Eje.

La siguiente ficha es sobre las Lneas de divisin del grfico. Las lneas de divisin son lneas
horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posicin de los marcadores de datos respec-
to a las escalas de los ejes.

Figura 8.20 Asistente para grficos. Lneas de divisin.

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La ficha destinada a la Leyenda nos permite mostrar u ocultar la leyenda. Por defecto Micro-
soft Excel 2003 nos muestra la leyenda en la parte derecha del grfico pero podemos ubicarla
en distintas posiciones (Abajo, Esquina, Arriba, Derecha e Izquierda) siempre y cuando tenga-
mos la casilla de mostrar leyenda activada.

Figura 8.21 Asistente para grficos. Leyenda.

La ficha siguiente, Rtulos de datos, permite asociar diferentes tipos de rtulos a los marca-
dores de datos. Si seleccionamos cualquiera de ellos, se nos permite activar la casilla Clave de
la leyenda para que aparezca junto con el rtulo el color de la serie representada.

Figura 8.22 Asistente para grficos. Rtulos de datos.

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8 - Impresin y Grficos.
La ltima ficha, Tabla de datos, nos permite incluir una tabla de datos junto con el grfico.
Para incluirla activamos la casilla Mostrar tabla de datos. Si sta est activada se nos permite
activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda para ver o no el color del a serie de
datos en la tabla.

Figura 8.23 Asistente para grficos. Tabla de datos.

Paso 4: Ubicacin del Grfico


En el cuarto y ltimo paso, se decide el destino del grfico. Podemos colocar el grfico en
una hoja de clculo como objeto o en una hoja de clculo nueva.
Si elegimos en una hoja nueva, tendremos que dar un nombre para la nueva hoja de grfico
(por defecto nos ofrece Grfico1). Si lo queremos como objeto debemos elegir una hoja de
clculo existente.
En este momento podemos retroceder sobre nuestros pasos para modificar las opciones o
bien terminar el grfico pulsando el botn Finalizar.

Figura 8.24 Asistente para grficos. Ubicacin del grfico.

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Cuando el grfico ha sido creado como objeto dentro de una hoja de clculo podemos modi-
ficar su posicin en la hoja, para ello slo tenemos que pinchar sobre el grfico y, sin soltar,
arrastramos hasta donde deseemos colocarlo.
Para cambiar su tamao situamos el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores
alrededor del cuadro del grfico, como si quisiramos cambiar de tamao una ventana.

8.2.3. Modificar un grfico ya existente


Una vez creado el grfico, es posible modificarlo. Para ello disponemos del men de Grfico
a partir del cual podemos ir accediendo de forma directa a cada uno de los diferentes pasos
del asistente para grficos.


! Este men aparece en la barra de herramientas siempre que tengamos seleccio-
nado el grfico de la hoja de clculo.

Figura 8.25 Men grfico.

Otra opcin disponible en este men es la de Agregar datos... al grfico que nos permite
aadir una nueva serie.

Figura 8.26 Agregar datos.

Tambin podemos Agregar lnea de tendencia... usada para mostrar grficamente las ten-
dencias de los datos, es decir se utilizan para predecir valores futuros.

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8 - Impresin y Grficos.
8.2.4. Elementos ms esenciales de un grfico. Formatos.
Cuando tenemos seleccionado el grfico, automticamente se nos activa la barra de herra-
mientas del grfico. A travs de ella podemos ir dando formato a cada uno de los elementos
del grfico.

Figura 8.27 Barra de herramientas del grfico.

A cada uno de estos elementos, le podemos ir dando formato si pulsamos el botn , que
es el botn de formato. Las opciones de formato disponibles varan dependiendo del elemen-
to de grfico que tengamos seleccionado.

Figura 8.28 Formato del rea del grfico

A continuacin del botn de formato, disponemos de una serie de botones que me permiten
ir configurando el grfico:

n Tipo de grfico
n Leyenda

n Tabla de datos

n Por filas

n Por columnas

n Texto en ngulo descendente


n Texto en ngulo ascendente

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8.3. Mapa conceptual del mdulo

- Vista preliminar
- rea de impresin
- Configurar pgina
- Mrgenes
- Encabezado
PREPARAR Y - Pie
REALIZAR - Hoja
IMPRESIN - Imprimir
- Copias
- Impresora
- Intervalo de
pginas

- Concepto y Tipos
- Crear y modificar
un grfico
- Elementos:
REPRESENTACIN - Ttulo
GRFICA - Ejes
- Lneas de divisin
- Leyenda
- Tabla de datos
- Rtulos
- Series

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8 - Impresin y Grficos.
8.4. Ejercicios

8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de grficos


Crear una hoja de clculo que recoja los datos de la siguiente imagen sobre el correo enviado
con acuse de recibo automtico.

Realizar las actuaciones pertinentes para, con estos datos, generar los siguientes grficos
dentro de la misma hoja de clculo.

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Figura 8.32 Grfico tercero, ejercicio 1.

8.4.2. Supuesto prctico sobre Incremento poblacional ao 2.004.


Vamos a realizar un estudio sobre el incremento de la poblacin masculina y femenina durante
el ao 2004.
A la hora de la elaboracin de las hojas tener en cuenta que:
n Las celdas correspondientes a las columnas Total Hab., %Hombres y %Mujeres de las
tres hojas de clculo, se corresponden con frmulas.
n En la tercera hoja, CRECIMIENTO, las columnas Hombres y Mujeres, son el resultado
de restar los hombres y mujeres de las hojas de nacidos y fallecidos.

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8 - Impresin y Grficos.

Con estos datos vamos a crear tres hojas de grfico para habitantes nacidos en 2.004, fallecidos
en 2.004 e incremento de poblacin en 2.002, conforme las siguientes figuras.

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9 - IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE DATOS

Este mdulo describe la forma de mover informacin y establecer vnculos entre diferentes
hojas de clculo EXCEL. Adems, trabajaremos con otros tipos de datos e informacin pro-
cedente de diferentes aplicaciones.

NDICE DEL MDULO 9


MDULO 9. Importacin y exportacin de datos....................................................... 161
9.1. Vnculos entre diferentes hojas y entre Excel y otras aplicaciones.................. 163
9.1.1. Objeto vinculado y objeto incrustado....................................................... 163
Objeto vinculado........................................................................................... 163
Objeto incrustado......................................................................................... 163
9.1.2. Vincular o incrustar un objeto................................................................... 164
Men Edicin............................................................................................... 164
Men Insertar............................................................................................... 165
Men Insertar, submen Imagen, comando Imgenes prediseadas......... 166
Men Insertar, submen Imagen, comando Imagen desde archivo............ 166
Men Insertar, submen Imagen, comando Autoformas............................. 167
Men Insertar, submen Imagen, comando Organigrama........................... 167
Men Insertar, submen Imagen, comando WordArt.................................. 168
Men Insertar, submen Imagen, comando Desde escner o cmara........ 169
Men Insertar, comando Objeto.................................................................. 169
Men Insertar, comando Hipervnculo......................................................... 171
9.1.3. Ejemplo de vincular objetos. Pegado especial......................................... 173
9.2. Guardar con diferentes formatos..................................................................... 177
9.2.1. Men Archivo, opcin Guardar Como.................................................. 177
9.2.2. Formato de texto (*.txt)........................................................................... 177
9.2.3. Formato de texto con formato, delimitado por espacios (*.prn).............. 179
9.2.4. Formato CSV, delimitado por comas (*.csv)............................................ 179
9.2.5. Formato de plantilla (*.xlt)....................................................................... 180
9.2.6. Formato Pgina Web (*.htm y *.html)..................................................... 180
9.3. Mapa conceptual del mdulo.......................................................................... 182
9.4. Ejercicios......................................................................................................... 183
9.4.1. Vinculacin de Word con Excel................................................................ 183
9 - Importacin y Exportacin de datos
Este mdulo describe la forma de mover informacin y establecer vnculos entre diferentes
hojas de clculo EXCEL. Adems, trabajaremos con otros tipos de datos e informacin proce-
dente de diferentes aplicaciones.

9.1. Vnculos entre diferentes hojas y entre Excel y otras aplicaciones

9.1.1. Objeto vinculado y objeto incrustado


Cuando se copia informacin entre Microsoft Excel 2003 y otro programa como, por ejemplo,
Microsoft Word, puede copiarse la informacin como un objeto vinculado o como un objeto
incrustado.


! Para que dos programas puedan compartir informacin, es necesario que ambos
admitan OLE (Tecnologa de integracin de aplicaciones que puede utilizarse para
compartir informacin entre aplicaciones).

El archivo en el que se inserta un objeto vinculado o incrustado, recibe el nombre de archivo


de destino. El archivo que contiene la informacin utilizada para crear el objeto es el archivo
de origen.

Objeto vinculado
La informacin se actualiza en el archivo de destino cada vez que se cambia en el archivo de
origen. En un objeto vinculado, la informacin original permanecer almacenada en el archivo
de origen, de tal forma que en el archivo de destino slo habr una referencia a la ubicacin de
los datos originales. Si se cambian los datos originales, la informacin vinculada se actualizar
automticamente.


! El archivo de origen debe estar disponible en el equipo o en la red para que se
mantenga el vnculo con los datos originales.

Objeto incrustado
La informacin se guarda en el archivo de destino y deja de mantener relacin con el archivo
de origen. Obviamente, en este caso, el archivo de destino necesitar ms espacio en el disco
que si se vincula la informacin.


! Para modificar un objeto incrustado, slo tenemos que hacer doble clic en el ob-
jeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen (el cul deberemos tener
instalado en nuestro equipo).

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Si la informacin no puede insertarse como objeto incrustado (por ejemplo si se ha copiado
desde un programa que no admita OLE), la informacin se pegar como una imagen esttica
que no podr modificarse.

9.1.2. Vincular o incrustar un objeto


Existen varias formas de vincular o incrustar objetos. Podemos utilizar el men Edicin o bien
el men Insertar (imagen, objeto e hipervnculo).

Men Edicin
A travs del men Edicin, si utilizamos el comando Pegado especial y seleccionamos la
opcin Pegar vnculos, la informacin se pegar como un objeto vinculado.
Si lo que queremos es que la informacin se pegue como un objeto incrustado tenemos dos
formas. Una a travs del men Edicin, comando Pegar. Otra desde el mismo men Edicin,
comando Pegado especial, opcin Pegar.

Figura 9.1 Comando Pegado especial. Opcin Pegar.

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9 - Importacin y Exportacin de datos

Figura 9.2 Comando Pegado especial. Opcin Pegar vnculos.


! Para que est activa la opcin Pegar vnculos, es necesario que tengamos algn
objeto copiado en el portapapeles.

Men Insertar
El comando Objeto y la mayora de los comandos del submen Imagen del men Insertar,
tambin insertarn la informacin como objetos vinculados u objetos incrustados.

Figura 9.3 Men Insertar.

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Men Insertar, submen Imagen, comando Imgenes prediseadas
El comando Imgenes prediseadas abre la Galera de imgenes de Office, donde podemos
seleccionar la imagen que deseemos insertar en el archivo o actualizar la coleccin de imge-
nes variando los criterios de bsqueda.

Figura 9.4 Galera de imgenes prediseadas.

Men Insertar, submen Imagen, comando Imagen desde archivo


Con Imagen desde archivo podemos insertar una imagen existente en el punto de insercin
del archivo activo. Tanto en el caso anterior como en ste, cuando tenemos la imagen selec-
cionada, se nos activar la barra de herramientas Imagen, que me permitir poder cambiar las
caractersticas de la imagen. Por ejemplo el color, el contraste, el brillo, etc.

Figura 9.5 Barra de herramientas Imagen.

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9 - Importacin y Exportacin de datos

Figura 9.6 Men Insertar imagen.

Men Insertar, submen Imagen, comando Autoformas


Si elegimos Autoformas, se nos muestra las categoras de Autoforma que podemos inser-
tar en nuestra hoja. Para insertar una de ellas, tenemos que hacer clic en una categora de
Autoforma, elegir la Autoforma que queramos, haciendo nuevamente clic sobre ella. En este
momento el cursor pasa a tener forma de cruz. Una vez elegida, nos situamos en la hoja en
el punto donde deseemos insertar la Autoforma, hacemos clic y arrastramos para otorgarle el
tamao deseado.

Figura 9.7 Autoformas.

Men Insertar, submen Imagen, comando Organigrama


Con el comando Organigrama, se nos inserta un objeto de tipo organigrama en nuestra hoja
de clculo y nos aparece la barra de herramientas de organigrama para que podamos per-
sonalizarlo a nuestro gusto o inters.

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Figura 9.8 Men Insertar, imagen, organigrama.

Men Insertar, submen Imagen, comando WordArt


A travs de WordArt podemos crear efectos de texto insertando un objeto de dibujo de Mi-
crosoft Office.

Figura 9.9 Galera de WordArt.


! Las categoras de Autoforma, WordArt e Insertar imagen prediseada pertene-
cen a la barra de herramientas de Dibujo.

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9 - Importacin y Exportacin de datos
Men Insertar, submen Imagen, comando Desde escner o cmara
Con el ltimo comando del submen Imagen, Desde escner o cmara, podremos cargar
una imagen con un escner o con una cmara digital y, a continuacin, insertar la imagen re-
sultante en nuestra hoja de clculo.
El resultado de haber insertado todas las opciones anteriores lo podemos visualizar en la figura
siguiente:

Figura 9.10 Ejemplo.

Men Insertar, comando Objeto


Inserta un objeto en el punto de insercin, por ejemplo, un dibujo, un efecto de texto de
WordArt o una ecuacin.

Figura 9.11 Insertar Objeto. Crear nuevo.

Disponemos de dos fichas, una para crear un objeto nuevo y otra para crear de un archivo.
Cuando creamos un objeto nuevo ste es un objeto incrustado en nuestro archivo. Podemos
presentar el objeto en pantalla como un icono, para ello slo tenemos que activar la casilla
de verificacin Mostrar como icono. Para que aparezca el objeto slo tendremos que hacer
doble clic sobre el icono.

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! En el cuadro Tipo de objeto, slo aparecen los programas instalados en el equipo
y que admitan objetos OLE.

En la otra ficha, Crear de un archivo, podemos insertar un objeto vinculado o incrustado de un


archivo existente.

Figura 9.12 Insertar Objeto. Crear de un archivo.

Podemos escribir directamente el nombre del archivo, o bien seleccionarlo de una lista pulsan-
do el botn Examinar.
Si queremos crear un objeto vinculado, activamos la casilla de verificacin Vincular. Si sta
permanece desactivada, estaremos creando un objeto incrustado. Igual que antes, podemos
asignar un icono al objeto.


! Con el comando Objeto no podemos insertar grficos. Tendremos que usar en el
men Insertar el submen Imagen, opcin Crear desde un archivo.

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9 - Importacin y Exportacin de datos
Men Insertar, comando Hipervnculo
Un hipervnculo es un texto en color subrayado o un grfico que representan un vnculo a una
ubicacin en un archivo de la red, en una unidad de disco local o en Internet. Cuando se hace
clic en el hipervnculo, se abre la ubicacin especificada.

Figura 9.13 Insertar hipervnculo.

Si el hipervnculo es un enlace a un archivo, la diferencia con Insertar Objeto la podemos


observar en la siguiente figura.

Figura 9.14 Diferencia entre insertar un archivo como Objeto o como hipervnculo.

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Un hipervnculo se caracteriza por:
n La ubicacin del archivo al que hace referencia (documento, pgina Web, e-mail, etc).
n Info. de pantalla, que aparece en un recuadro amarillo cuando nos situamos con el ratn
por encima del hipervnculo (caso de no especificar ninguna nos aparece la ubicacin
del archivo).
n El texto que aparece en el libro original, que puede ser un nombre o frase (cuadro
Texto).

Figura 9.15 Insertar hipervnculo.

Figura 9.16 Resultado.


! Tambin puede crear un hipervnculo en una celda escribiendo directamente en
ella una direccin de pgina Web, siempre que comience la direccin con http://,
ftp:// o \\servidor\recurso compartido\. La propia direccin pasa a ser el texto o
nombre del hipervnculo.

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9 - Importacin y Exportacin de datos
9.1.3. Ejemplo de vincular objetos. Pegado especial
Vamos a ver un ejemplo de vnculo entre Microsoft Word y Microsoft Excel 2003. Creamos
en Microsoft Word una tabla de 4 filas por 5 columnas, que recoger el nombre, los apellidos,
el DNI, la fecha de nacimiento y el ttulo de los alumnos segn se muestra en la figura 9.17. Lo
guardamos y le damos el nombre de TABLA WORD.doc.

Figura 9.17 TABLA WORD.doc.

A continuacin seleccionamos la tabla y la copiamos al portapapeles, conforme podemos ob-


servar en la siguiente figura:

Figura 9.18 Tabla WORD.doc. Seleccin de datos.

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Abrimos un nuevo libro en Microsoft Excel 2003 y en una hoja de clculo copiamos el conte-
nido del portapapeles (Men Edicin-Comando Pegar). Quedando la hoja como se muestra
en la figura 9.19.

Figura 9.19 Pegado de TABLA WORD.doc

Nos situamos en una celda debajo de la tabla e intentamos pegar nuevamente el contenido
del portapapeles, pero ahora con Pegado Especial, opcin Pegar:

Figura 9.20 Pegado Especial de Tabla WORD.doc (Opcin Pegar).

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9 - Importacin y Exportacin de datos
Y por ltimo, volvemos a copiar el contenido del portapapeles con la opcin Pegar vnculos
de Pegado Especial:

Figura 9.21 Pegado Especial de Tabla WORD.doc (Opcin Pegar vnculos).

Observamos que en la primera tabla, el texto se copia realmente en las celdas de la hoja de
clculo como si lo hubiramos escrito directamente en Excel.
De las otras dos formas, la accin de pegado especial inserta dos objetos en la hoja, el primero
incrustado, y el segundo vinculado.
Para comprobarlo, abrimos el documento Word y modificamos el ttulo de los alumnos segn
aparece en la figura 9.22:

Figura 9.22 Modificacin de Tabla WORD.doc.

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Vamos a nuestra hoja Excel y, para actualizar los vnculos, pulsamos en el men Edicin la
opcin Vnculos, aparecindonos el siguiente cuadro de dilogo:

Figura 9.23 Actualizacin de vnculos

En esta pantalla podemos observar todos los archivos sobre los que tenemos informacin
vinculada (en este caso slo uno). Si pulsamos Actualizar valores se actualizarn todos los
vnculos que tengamos seleccionados.


! Cuando abrimos un libro Excel que contiene vnculos, Microsoft Excel 2003 nos
pedir si queremos que se actualicen todos los vnculos a los que hace referencia
el libro que acabamos de abrir. Tenemos la opcin de no querer actualizarlos, que
es til, por ejemplo, cuando el vnculo es a un libro en Internet y en ese momento
no estamos conectados.

Tras la actualizacin el resultado obtenido es el siguiente:

Figura 9.24 Resultado de la actualizacin de vnculos

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9 - Importacin y Exportacin de datos
9.2. Guardar con diferentes formatos

9.2.1. Men Archivo, opcin Guardar Como


Utilizaremos esta opcin de men cuando queramos cambiar el nombre del archivo, su ubica-
cin o su formato de archivo.

Figura 9.25 Guardar como.

Si guardamos un libro de Excel con otro formato de archivo, los formatos y las caractersticas
exclusivos de Microsoft Excel 2003 no se conservarn.


! Para guardar un libro con una extensin distinta a la predeterminada (*.xls),
deberemos encerrar el nombre del archivo completo entre comillas. Por ejemplo,
Gastos.xxx. Si no lo hacemos, el archivo se guardar como Gastos.xxx.xls.

Vamos a estudiar algunas de las distintas extensiones que podemos fijar.

9.2.2. Formato de texto (*.txt)


Cabe distinguir dos tipos de formato de archivo Texto: Unicode y delimitado por tabulacio-
nes.
Ambos guardan el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de clculo activa.
No obstante, cuando intentamos abrir un archivo en formato texto Unicode utilizando un pro-
grama que no soporta Unicode, los datos se perdern.
Con el formato delimitado por tabulaciones, las columnas de datos se separan mediante tabu-
laciones y cada fila termina en un retorno de carro.

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Todo el formato, grficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de clculo se perde-
rn.
Vamos a guardar en formato de texto la siguiente hoja de clculo:

Figura 9.26 Libro Excel con tabla y grfico.

Elegimos en el men Archivo, opcin Guardar como y en la lista desplegable elegimos Texto
Unicode (*.txt) segn aparece en la figura 9.27.

Figura 9.27 Guardar como Texto Unicode.

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9 - Importacin y Exportacin de datos
El archivo visto con la aplicacin de Windows Bloc de Notas quedara:

Figura 9.28 Libro1.txt.

9.2.3. Formato de texto con formato, delimitado por espacios (*.prn)


Tambin guarda el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de clculo acti-
va.
Si una fila de celdas contiene ms de 240 caracteres, los posteriores al 240 se enviarn a una
nueva fila al final del archivo convertido, no a la fila siguiente. Por ejemplo si las filas de la 1 a
la 3 contienen ms de 240 caracteres, el texto restante de la fila 1 se colocar en la fila 4, el
de la fila 2 en la fila 5 y el de la 3 en la 6.
Todo el formato, grficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de clculo se perde-
rn.

Figura 9.28 Libro1.prn.

9.2.4. Formato CSV, delimitado por comas (*.csv)


Al igual que los anteriores formatos, guarda el texto y los valores de la hoja pero no el formato,
los grficos y los objetos.
Las columnas de datos se separan mediante comas y cada fila termina en un retorno de ca-
rro.

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Figura 9.29 Libro1.csv.

9.2.5. Formato de plantilla (*.xlt)


Este formato de archivo mantiene todos los datos de la hoja de clculo, formatos, macros,
grficos y otras caractersticas disponibles en Microsoft Excel 2003.

9.2.6. Formato Pgina Web (*.htm y *.html)


Utilizaremos este formato cuando queramos que la hoja pueda ser visualizada desde un na-
vegador:

Figura 9.30 Libro1.htm.

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9 - Importacin y Exportacin de datos

! Podemos modificar los datos de nuestra pgina Web a partir de Microsoft Excel
con tan solo pulsar el botn . Una vez efectuados los cambios en la hoja de
clculo y guardados, para verlos reflejados en el navegador debemos pulsar F5.

Podemos comprobar que se crea automticamente una carpeta llamada Libro1_archivos en la


misma ubicacin del archivo convertido / guardado y que contiene objetos propios de pginas
html.

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9.3. Mapa conceptual del mdulo.
IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE DATOS

- Vnculos hojas
- Incrustar y vincular
objetos
- Pegado especial

INSERTAR IMGENES
VNCULOS - Prediseadas
HOJAS Y OTROS - Desde archivo
OBJETOS - Autoformas
- Organigrama
- WordArt
- Desde escner

- Insertar objeto
- Insertar Hipervnculo

- Formato texto (*.txt)


- Texto con formato (*.prn)
GUARDAR
- Delimitado
LIBRO CON
por comas (*.csv)
FORMATOS
- Platilla (*.xlt)
DIFERENTES
- Pgina Web
(*. htm, *.html)

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9 - Importacin y Exportacin de datos
9.4. Ejercicios

9.4.1. Vinculacin de Word con Excel


Vamos a crear un vnculo en Word con una hoja de clculo Excel.
Introducimos en una hoja de clculo Excel los siguientes datos correspondientes a las per-
sonas asistentes a una conferencia. Una vez introducidos guardamos el libro con el nombre
ASISTENTES.xls.

Figura 9.31 Creacin de la tabla de asistentes.

Copiamos estos mismos datos en un documento Word al que llamaremos DIAS.doc.

Figura 9.31 DIAS.doc.

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Volvemos a Excel y creamos un grfico como el que aparece a continuacin:

Figura 9.32 DIAS.doc.

Copiamos el grfico de Excel a Word estableciendo un vnculo entre ambos programas.

Figura 9.33 DIAS.doc con grfico vinculado.

Comprobar si funciona el vnculo cambiando el valor de la celda B2 en la hoja de clculo por el


nmero 200.

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10 - REPRESENTACIN TABULAR

En este mdulo aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL, as como a realizar operacio-
nes de insertar, eliminar, mover y copiar filas. Tambin aprenderemos a realizar bsquedas, a
aplicar filtros y ordenacin personalizados.

NDICE DEL MDULO 10


MDULO 10. Representacin tabular......................................................................... 185
10.1. Qu es una base de datos en Excel?.......................................................... 187
10.1.1. Normas para crear listas........................................................................ 187
10.1.2. Formato de la lista................................................................................. 188
10.2. Formularios de introduccin de datos........................................................... 189
10.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulario de datos............. 189
10.2.2. Otras operaciones con registros........................................................... 191
Buscar.......................................................................................................... 191
Modificar...................................................................................................... 192
Eliminar ....................................................................................................... 192
10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato....................................................... 192
10.3. Ordenar, filtros, subtotales y validacin........................................................ 193
10.3.1. Ordenar los datos de una lista............................................................... 193
10.3.2. Filtros..................................................................................................... 194
Autofiltro....................................................................................................... 194
Filtro avanzado.............................................................................................. 196
10.3.3. Quitar filtros de una lista....................................................................... 197
10.3.4. Subtotales............................................................................................. 197
Crear informes y grficos de resumen......................................................... 198
10.3.5. Validacin.............................................................................................. 198
10.4. Importar datos. Ejemplo de importacin de un archivo de texto................... 201
10.5. Mapa conceptual del mdulo........................................................................ 204
10.6. Ejercicios....................................................................................................... 205
10.6.1. Elaboracin de una hoja a partir de un archivo csv................................ 205
10 - Representacin tabular
En este mdulo aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL, as como a realizar operaciones
de insertar, eliminar, mover y copiar filas. Tambin aprenderemos a realizar bsquedas, a apli-
car filtros y ordenacin personalizados.

10.1. Qu es una base de datos en Excel?


Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada entre s y organizada en fi-
las (tambin llamadas registros) y columnas (tambin llamadas campos). En Microsoft Excel
2003 tambin se las conoce con el nombre de listas. La primera fila de la lista tiene los rtulos
de columna tal como se muestra en la figura 10.1.

Figura 10.1 Ejemplo de lista

10.1.1. Normas para crear listas


Para facilitar el anlisis y la administracin de los datos de una lista por parte de Microsoft
Excel 2003, tenemos que seguir una serie de instrucciones.
n Debemos utilizar slo una lista por hoja de clculo.
n Los elementos de una columna deben ser similares (del mismo tipo).
n Es aconsejable mantener la lista separada de manera que exista, como mnimo, una
columna y una fila en blanco entre la lista y los dems datos de la hoja de clculo.
n No tenemos que tener filas o columnas ocultas cuando introducimos cambios en la
lista. Es posible que se eliminen datos por equivocacin.

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10.1.2. Formato de la lista
Para facilitar el que Microsoft Excel reconozca nuestra lista como una base de datos, debe-
mos dar un formato coherente a la lista.
n Crearemos rtulos de columna con formato en la primera fila de la lista. Este formato
debe ser distinto al formato que asignemos a los datos de la lista.


! Microsoft Excel utiliza los rtulos para generar informes as como para buscar y
organizar los datos.

n Si queremos destacar los rtulos de datos, es aconsejable utilizar bordes de celda. No


podemos utilizar filas en blanco ni guiones para separar los rtulos de los datos.
n Evitaremos las filas y columnas en blanco en los datos, ya que ello impide que Excel
detecte y seleccione la lista.
n No insertar espacios iniciales ni finales ya que estos influyen en las clasificaciones y en
las bsquedas.


! En lugar de insertar espacios, podemos aplicar sangra al texto dentro de la celda.

n Para que los datos de la lista tengan el mismo formato y ste tambin se mantenga al
agregar nuevas filas de datos al final de una lista, tenemos que tener seleccionada la
opcin Extender formatos de rangos de datos y frmulas del men Herramientas,
Opciones, ficha Modificar. Para poder ser extendidos, los formatos y las frmulas
deben aparecer al menos en tres de las cinco filas de lista anteriores a la nueva fila.

Figura 10.2 Extender formatos de rangos de datos y frmulas

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10 - Representacin tabular
10.2. Formularios de introduccin de datos
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario introducir o mostrar
con facilidad una fila entera de informacin (registro) en una lista de una sola vez. Tambin se
pueden usar los formularios para eliminar registros.
Microsoft Excel 2003 los genera automticamente con tan solo situarse encima de una de
las celdas de la lista.


! Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como mximo a la vez.

10.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulario de datos


Antes de agregar un registro a la lista, debemos crear los rtulos de datos. Es conveniente
agregar una fila de datos para ayudar a Microsoft Excel 2003 a distinguir entre stos y los
rtulos de columna.

Figura 10.3 Ejemplo de introduccin de los rtulos de columna y primera fila de datos de una lista

Despus, estando sobre una celda de la lista, seleccionamos del men Datos, el comando
Formulario. Nos aparece el formulario de introduccin de datos de la lista, tal como se mues-
tra en la figura 10.4.

Figura 10.4 Formulario de introduccin de datos de una lista

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Podemos observar que el nombre del formulario coincide con el de la hoja de clculo (Hoja1).
Adems los campos que contienen frmulas presentan los resultados como rtulo y no se
permite su modificacin.
Para seguir introduciendo datos tenemos que hacer clic en el botn Nuevo. Una vez introdu-
cidos los datos, presionamos ENTER para agregar el registro. Cuando ya hayamos introducido
todos los registros, haremos clic en Cerrar para agregar el ltimo y cerrar el formulario de
introduccin de datos. Si se agrega un registro que contenga una frmula, sta no se calcula
hasta que pulsamos ENTER o bien pulsamos el botn Cerrar.

Figura 10.5 Introduccin del registro nmero 2

De esta forma podemos ir introduciendo todos los registros de la lista de manera que el re-
sultado final sea similar a la figura 10.6.

Figura 10.6 Lista de productos

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10 - Representacin tabular
10.2.2. Otras operaciones con registros
Adems de introducir datos podemos realizar otra serie de operaciones en el formulario.

Buscar
Una de las ms importantes es la de poder buscar un registro. Para desplazarnos por la lis-
ta de registros podemos utilizar o bien las flechas de la barra de desplazamiento, o bien los
botones Buscar siguiente (para desplazarnos al registro siguiente) y Buscar anterior (para
movernos al registro anterior).
Tambin podemos definir unas condiciones de bsqueda, o criterios de comparacin.


! Un criterio de comparacin es un conjunto de condiciones de bsqueda que se
utiliza para buscar datos. Los criterios de comparacin pueden ser una serie de
caracteres que queramos cotejar, como Televisores; o una expresin como
>300.

Los criterios de comparacin se definen a partir del botn Criterios. En los campos de texto,
podemos utilizar caracteres de comodn:
?: Un nico carcter en la misma posicin que el signo de interrogacin. Por
ejemplo, Cop? buscar Copa y Copo.
*: Cualquier nmero de caracteres en la misma posicin del asterisco. Por
ejemplo, Procesa* buscar Procesar y Procesador.
~ seguida de ?,* o ~: para que el valor del carcter no sea sustituido por lo que
representa. Por ejemplo, what~? buscar what?.


! Cuando evala datos Microsoft Excel 2003 no distingue entre mayscula y mi-
nscula.

Como ejemplo, podemos buscar en la lista los televisores de coste menor a 1.200 .

Figura 10.7 Criterios de bsqueda Figura 10.8 Resultado de la bsqueda

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Modificar
Otra posibilidad es poder modificar el registro de una lista utilizando el formulario de datos.
Una vez que tengamos el registro a modificar editado en el formulario podemos ir cambiando
los datos, campo a campo.
Si cambiamos un registro que contenga una frmula, sta no se calcular hasta que presione-
mos ENTER o pulsemos el botn Cerrar.


! Mientras se est cambiando un registro, pueden deshacerse los cambios hacien-
do clic en el botn Restaurar.

Eliminar
Tambin podemos eliminar un registro, pero teniendo en cuenta que si la eliminacin es
mediante un formulario de datos no lo podremos recuperar. El registro quedar eliminado
permanentemente.
Si la eliminacin es directamente en la hoja, siempre podemos utilizar el comando Deshacer
para recuperar el registro.

10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato


Podemos dar formato a la lista mediante el men Formato, comando Autoformato.
Nos aparecer la siguiente pantalla:

Figura 10.9 Autoformato

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10 - Representacin tabular
Y tras pulsar el botn Aceptar el resultado es el de la figura 10.10.

Figura 10.10 Resultado Autoformato

10.3. Ordenar, filtros, subtotales y validacin

10.3.1. Ordenar los datos de una lista


A partir del men Datos, comando Ordenar, podemos organizar la informacin de las listas
seleccionadas por orden alfabtico, numrico o por fechas.
Al ordenar una lista, Microsoft Excel 2003 organiza las filas en funcin del contenido de la
columna que elijamos: la columna Ordenar por.
Adems podemos ordenar las filas en orden ascendente o descendente en funcin del conte-
nido de una, dos o ms columnas.
Tambin podemos establecer opciones de ordenacin, como por ejemplo distinguir entre ma-
ysculas y minsculas. O bien ordenar de izquierda a derecha para ordenar columnas en fun-
cin del contenido de filas.

Figura 10.11 Criterios de ordenacin Figura 10.12 Opciones de ordenacin

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En nuestro caso podemos ordenar por el ARTCULO de forma descendente y por el CODIGO
de forma ascendente:

Figura 10.13 Criterios de ordenacin

10.3.2. Filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique
para una columna. Microsoft Excel 2003 proporciona dos comandos para aplicar filtros a las
listas:
Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples.
Filtro avanzado, para criterios ms complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las
filas que no deseemos mostrar.

Autofiltro
Es la manera ms rpida de seleccionar slo los elementos que deseamos mostrar de una
lista.

Figura 10.14 Autofiltro

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10 - Representacin tabular
Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista con todos los elementos
visibles y nicos de la columna. Si seleccionamos un elemento, podemos ocultar inmediata-
mente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.

Figura 10.15 Autofiltro aplicado


! Microsoft Excel 2003 indica los elementos filtrados. La flecha de Autofiltro de
la columna con un valor seleccionado es azul. Los nmeros de las filas filtradas
tambin son azules.

Al elegir la opcin Personalizar, que se muestra al desplegar la seleccin en el ttulo de una


columna cualquiera, estamos creando un Autofiltro personalizado. Estos filtros se utilizan
para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna. Por ejemplo pode-
mos filtrar los artculos cuyo precio se encuentre entre 600 y 1000 .

Figura 10.15 Autofiltro personalizado

Figura 10.16 Resultado de Autofiltro personalizado

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Podemos sobre una lista aplicar un filtro directamente utilizando el botn de Autofiltro .
Con ello conseguimos activar la caracterstica Autofiltro y despus aplicar un filtro a la lista
para mostrar slo las filas que cumplen la condicin. Por ejemplo si queremos activar un Au-
tofiltro para la marca ELBE:

Figura 10.17 Botn Autofiltro

Figura 10.18 Resultado Botn Autofiltro

Filtro avanzado
Filtra los datos de una lista para mostrar slo las filas que cumplen una condicin especifica-
da mediante un rango de criterios.
Cuando se usa un filtro avanzado, las flechas desplegables de Autofiltro no aparecen. Para
cambiar la forma en que se filtran los datos, hay que cambiar los valores del rango de criterios
y volver a aplicar el filtro a los datos.

Figura 10.18 Filtro avanzado

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10 - Representacin tabular
10.3.3. Quitar filtros de una lista
Para quitar un filtro de una columna de lista, haremos clic en la flecha situada junto a la colum-
na y despus en Todos.
Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccionaremos Filtro en el men
Datos y haremos clic en Mostrar todo.
Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccionaremos Filtro en el men Datos y hare-
mos clic en Autofiltro.

10.3.4. Subtotales
Microsoft Excel 2003 nos permite calcular valores
de subtotales y de totales en una lista.
Para usar los subtotales automticos, la lista debe
estar ordenada por las columnas para las que se de-
see calcular los subtotales.
Para insertar subtotales en una lista, estando situa-
dos sobre ella, pulsamos en el men Datos, el co-
mando Subtotales.

Figura 10.19 Subtotales

Cuando se insertan subtotales automticos, la lista se organiza agrupando las filas con de-
talles con la fila de subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila de total general. En el
caso del subtotal elegido en la figura 10.19 el resultado es el siguiente:

Figura 10.20 Resultado Subtotales

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! Podemos insertar subtotales de grupos ms pequeos en los grupos de subtota-
les existentes (subtotales anidados). Para ello slo tenemos que desactivar la ca-
silla Reemplazar subtotales actuales cuando insertemos en la lista el siguiente
subtotal.

Siempre que queramos quitar los subtotales de una lista slo tendremos que pulsar el botn
Quitar todos.

Crear informes y grficos de resumen


Se puede crear un informe de resumen haciendo clic en los smbolos del esquema para ocul-
tar los detalles y mostrar slo los subtotales. Y a la vez podemos representar los datos del
resumen en un grfico, tal como se muestra a continuacin.

Figura 10.20 Informe resumen Figura 10.22 Grfico resumen

10.3.5. Validacin
A travs del men de Datos, comando Validacin, podemos definir qu datos son vlidos
para celdas individuales o rangos de celdas. Este comando restringe la entrada de datos a un
tipo concreto, como nmeros enteros, nmeros decimales o texto, y establece lmites para
las entradas vlidas.
Antes de ejecutar el comando es necesario que tengamos seleccionada la celda o rango de
celdas sobre las que queramos hacer la validacin.


! Si lo hacemos sobre slo una celda, podemos extender la validacin a las dems
con tan solo seleccionarlas y ejecutar el comando de nuevo. Microsoft Excel 2003
detecta que la seleccin contiene algunas celdas sin configuracin para validacin de
datos y nos pregunta si queremos extender la validacin de datos a esas celdas.

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10 - Representacin tabular
En la ficha Configuracin establecemos los criterios de validacin.

Figura 10.22 Validacin de datos. Configuracin

En la ficha Mensaje entrante introduciremos el texto que queramos que aparezca cuando el
cursor se site sobre la celda que estamos validando.

Figura 10.23 Validacin de datos. Mensaje entrante

En la ficha Mensaje de error, escribiremos el mensaje de error que queramos que aparezca
cuando introduzcamos datos no vlidos. Podemos elegir el estilo de mensaje: lmite ,
advertencia o informacin . La diferencia entre ellos es que con lmite no permite la
introduccin de datos no vlido, con advertencia deja que sea el usuario el que decida si lo
permite o no y con informacin sencillamente nos lo advierte sin impedirlo.

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Figura 10.24 Validacin de datos. Mensaje de error

El resultado de aplicar la validacin a la columna de cdigo es el que aparece en la figura


10.25

Figura 10.25 Validacin columna CODIGO

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10 - Representacin tabular
10.4. Importar datos. Ejemplo de importacin de un archivo de texto
A partir del men de Datos, submen Obtener datos externos, comando Importar archivo
de texto, podemos insertar en nuestra hoja datos pertenecientes a cualquier archivo de texto
(*.txt, *.csv, *.prn).
Como ejemplo podemos intentar importar uno de los archivos de texto que guardamos como
en el mdulo anterior.

Figura 10.26 Importar archivo de texto

Tras elegir el archivo pasamos al primero de tres pasos:

Figura 10.27 Paso 1

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En este paso tenemos que seleccionar la opcin Delimitados si la separacin entre los cam-
pos es por comas, tabulaciones u otro carcter. Si los campos estn alineados en columnas
con espacios entre ellos, seleccionaremos De ancho fijo.
Disponemos de una vista previa del archivo que nos permite ver la alineacin y separacin
entre los campos.
Tras pulsar al botn Siguiente pasamos al segundo paso en donde podremos establecer los
separadores contenidos en los datos. En el cuadro separadores disponemos de valores fijos
para Tabulacin, Punto y coma, Coma y Espacio, aunque podemos introducir el carcter del
que se trate en el campo Otro.
En este paso tambin disponemos de una vista previa para ver como cambia el texto segn
marcamos los separadores

Figura 10.28 Paso 2

Pulsando el botn Siguiente, pasamos al paso 3. En l se nos permite importar o no la co-


lumna y definir el formato de cada columna. Disponemos de tres formatos diferentes: Ge-
neral (deja cada formato como est, es decir los nmeros los deja como nmeros, las fechas
como fechas y todo lo dems como texto), formato Texto y formato Fecha.

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10 - Representacin tabular

Figura 10.28 Paso 3

Figura 10.29 Resultado importacin

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10.5. Mapa conceptual del mdulo.
REPRESENTACIN TABULAR DE DATOS

BASES DE DATOS, - Concepto


LISTAS - Normas
Y FORMATOS - Formatos

- Agregar registros
- Buscar, modificar
FORMULARIOS y eliminar filas
- Autoformato

- Ordenar datos
OPERACIONES - Filtros: Poner y quitar
CON LISTAS - Crear Subtotales
- Validacin de datos

- Obtener datos externos


IMPORTAR desde archivos:
DATOS (*.txt, *.csv, *.prn)

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10 - Representacin tabular
10.6. Ejercicios

10.6.1. Elaboracin de una hoja a partir de un archivo csv


Hemos recibido las ventas semanales de nuestra tienda en un fichero separado por comas
llamado VentaFruta.csv que contiene los siguientes datos:

Figura 10.30 VentaFruta.csv

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Con esos datos tenemos que hacer los siguientes grficos comparativos:
1.- Grfico de Reparto del Importe total de las ventas de cada fruta.
2.- Grfico comparativo de los valores medio, mnimo y mximo de cada fruta.
Para ello abrimos un nuevo libro de Excel 2003 y realizamos los siguientes pasos:
1.- Importamos el archivo VentaFruta.csv a travs del men Datos, submen Obtener datos
externos, el comando Importar archivo de texto (utilizamos como separador el ;). Una vez
importado lo guardamos como VentaFruta.xls.

Figura 10.31 Importar archivo de texto VentaFruta.csv

2.- Cambiamos el nombre a la hoja por VentaFruta.

Figura 10.32 Cambiar nombre hoja

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10 - Representacin tabular
3.- Ordenamos la lista de datos por fruta.

Figura 10.33 Ordenar por Fruta

4.- Aadimos una columna Importe total e insertamos una frmula con el Importe Total de
cada da.

Figura 10.34 Frmula Importe total

5.- Ir a una hoja nueva y crear una tabla como la siguiente con los datos de ventas:

Fruta Precio Mximo Precio Mnimo Valor Medio Total Ventas

Cerezas

Manzanas

Naranjas

Pltanos

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6.- Rellenar las celdas utilizando subtotales anidados:

Figura 10.35 Clculo de subtotales anidados

Figura 10.36 Referencia a celdas de otra hoja

7.- Realizar un grfico de tarta para el Total Ventas.

Figura 10.37 Grfico Total Ventas

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10 - Representacin tabular
8.- Realizar un grfico de barras para el resto de valores.
9.- Modificar el grfico para cambiar las barras por dibujos de frutas. Para ello, sobre una de las
columnas hacemos clic con el botn derecho del ratn, pulsamos Formato de serie datos,
seleccionar Efectos de relleno, ficha Imagen, seleccionar de nuestro directorio la imagen
nombre_fruta.wmf, pulsamos Insertar, y en Formato Apilar.

Figura 10.38 Grfico Precios Mximo y Mnimo y Valor Medio

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11 - MACROS Y OTRAS UTILIDADES

En este mdulo se estudiarn las macros, para qu sirven, cmo pueden crearse. Tambin
se vern las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Adems, conoceremos algunas
herramientas de Microsoft Excel 2003 que complementan y ayudan a optimizar el trabajo.

NDICE DEL MDULO 11


MDULO 11. Macros y otras utilidades..................................................................... 211
11.1. Introduccin a las macros.............................................................................. 213
11.1.1. Creacin de una macro.......................................................................... 213
Nombrar una macro...................................................................................... 214
Asignacin a una tecla rpida........................................................................ 214
Ubicacin...................................................................................................... 215
Descripcin................................................................................................... 215
11.1.2. Grabar macros y detener grabacin...................................................... 215
11.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro.......................... 216
11.1.4. Edicin de macros................................................................................. 217
11.1.5. Macros automticas.............................................................................. 218
Asignar una macro a un botn...................................................................... 218
Asignar una macro a un objeto grfico......................................................... 219
11.1.6. Macros y seguridad............................................................................... 221
11.2. Otras utilidades............................................................................................. 221
11.2.1. Poner comentarios a celdas.................................................................. 221
11.2.2. Auditora (referencias circulares)........................................................... 223
11.3. Mapa conceptual del mdulo........................................................................ 225
11.4. Ejercicios....................................................................................................... 226
11.4.1. Crear las macros LimpiarHoja y PonerSerie.................................. 226
11 - Macros y otras utilidades
En este mdulo se estudiarn las macros, para qu sirven, cmo pueden crearse. Tambin
se vern las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Adems, conoceremos algunas
herramientas de Microsoft Excel 2003 que complementan y ayudan a optimizar el trabajo.

11.1. Introduccin a las macros


En ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y otra vez. En lugar
de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que trabaje por nosotros. Una macro
es una sucesin de acciones a las que se asigna un nombre. Podramos decir que una macro
es un pequeo programa que se ejecuta dentro de Excel y que nos permite ahorrar tiempo y
trabajo. Se utiliza para automatizar algunas acciones que repetimos asiduamente.
Microsoft Excel 2003 crea, en un lenguaje de programacin llamado VBA (Visual Basic para Apli-
caciones), las sentencias que ejecutan las macros de forma automtica y que en la mayora de las
ocasiones las dejaremos tal y como el programa las crea, pero en otras ocasiones las modificare-
mos, siempre con mucho cuidado, para que la macro haga exactamente lo que queremos.


! Es muy difcil crear una macro utilizando el lenguaje de programacin VBA, pero
en la mayora de las ocasiones es muy fcil entender lo que Excel escribe de forma
automtica y lo que significa cada sentencia, sobre todo si sabemos las operacio-
nes que realiza la macro.

11.1.1. Creacin de una macro


Lo primero que tenemos que tener claro es lo que deseamos que realice la macro y cmo
debe hacerlo, es decir, tenemos que saber exactamente a dnde queremos llegar y debemos
saber cmo llegar de forma manual a nuestro objetivo.


! De hecho el proceso de creacin de una macro consiste bsicamente en hacer
todo el proceso que queremos automatizar paso a paso de forma manual.

Para crear una nueva macro desplegaremos el men Herramientas de la barra de mens,
elegiremos la opcin Macro del men y posteriormente la opcin Grabar nueva macro del
submen, con lo que nos aparecer la siguiente pantalla:

Figura 11.1 Primeras opciones al crear macro

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En el cuadro de dilogo anterior podemos especificar una serie de caractersticas de la ma-
cro como son el nombre, asignacin a una tecla rpida, ubicacin y descripcin.

Nombrar una macro


Lo primero que debemos hacer es darle nombre a la macro. El nombre de una macro debe
comenzar por una letra, y slo puede contener letras, nmeros y el carcter subrayado (_).


! Si introducimos un nombre no vlido Microsoft Excel 2003 nos lo dice con un
mensaje una vez que hacemos clic en el botn Aceptar.

Figura 11.2 Mensaje de error para nombre de macro no vlido

Para separar las palabras del nombre de la macro utilizaremos el carcter subrayado o bien
escribiremos la primera letra de cada palabra con maysculas y el resto con minsculas, as
son nombres de macro vlidos MiPrimeraMacro, o bien mi_primera_macro. Es conveniente
que el nombre de la macro sea representativo de la accin que realiza. Si por ejemplo creamos
una macro que establezca el ancho de todas las columnas a 12 puntos y el alto a 15 podramos
asignarle el nombre PonerAnchoYAltoALasCeldas.

Asignacin a una tecla rpida


Lo siguiente que podemos hacer en el cuadro de dilogo que se nos muestra es indicar si
queremos que la macro se ejecute pulsando la tecla de CTRL y una letra, para ello debemos
escribir dicha letra en la casilla correspondiente.


! Si en esta casilla escribimos una letra que ya tenga una funcin predeterminada
(por ejemplo CTRL + C = copiar) dejar de realizarse la opcin predeterminada.
Como la mayora de las letras combinadas con la tecla CTRL ya tienen una funcin
predeterminada, se aconseja no hacer uso de esta opcin o asegurarse de con
invalidar una ya existente.

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11 - Macros y otras utilidades

Figura 11.3 Opciones para guardar la macro

Ubicacin
La siguiente opcin se nos presenta bajo una lista desplegable y se utiliza para elegir el lugar
en el que queremos que se grabe la macro.
Si deseamos que la macro est disponible siempre que se utilice Microsoft Excel, almace-
naremos la macro en el libro de macros personal en la carpeta de inicio de Microsoft Excel
2003. Este libro es utilizado para guardar macros de uso cotidiano. Libro nuevo se utiliza para
guardar macros que slo utilizaremos en determinados libros y que abriremos nicamente
cuando sea necesario. Por ltimo, la opcin Este libro se utiliza para macros que son espec-
ficas del libro en el que estamos trabajando. En el caso que nos ocupa, como es una macro
genrica la grabaremos en el libro de macros personal.

Descripcin
Para incluir una descripcin de la macro debemos escribirla en el cuadro Descripcin. Una vez
hecho esto haremos clic en el botn Aceptar.

11.1.2. Grabar macros y detener grabacin


Tras pulsar Aceptar nos aparece una nueva barra de herramientas con un botn cuadrado
azul para detener la grabacin.

Figura 11.4 Barra de herramientas de grabacin

A partir de ahora, y hasta que pulsemos el botn azul (o elijamos la opcin detener macro del
submen Herramientas Macro) todo lo que hagamos se grabar en la macro y podr repetirse
de forma automtica.
En este momento podemos ir realizando las acciones que deseemos que realice nuestra ma-
cro; en nuestro caso primero seleccionaremos toda la hoja haciendo clic en el cuadrado de la

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esquina superior izquierda que est encima del nmero 1 y la izquierda de la letra A. Luego
pondremos el alto de las filas a 15 puntos y el ancho de las columnas a 12, nos posicionamos
en la celda A1 y haremos clic en el botn cuadrado azul para detener la grabacin.
La macro ha quedado grabada en un libro que se llama Personal.xls que est oculto.
Si se seleccionan celdas mientras se est ejecutando una macro, sta seleccionar las mis-
mas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que
graba referencias absolutas de celda. Si lo que queremos es tener una macro para seleccio-
nar celdas independientemente de la posicin que tenga la celda activa cuando se ejecute la
macro, debemos configurar el grabador de macros para que grabe referencias relativas de
celda. En la barra de herramientas Detener grabacin, hacemos clic en el botn de referen-
cias relativas . De esta forma continuaremos grabando la macro con referencias relativas
hasta que termine la sesin con Excel o hasta que hagamos clic otra vez en el botn.


! En una misma macro podemos mezclar las referencias absolutas y las referen-
cias relativas con tan slo ir pulsando el botn en la barra de herramientas Dete-
ner grabacin.

11.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro


Para modificar o eliminar una macro ya existente desplegaremos el men Herramientas
de la barra de mens, elegiremos la opcin Macro del men y posteriormente la opcin Ma-
cros... del submen, con lo que nos aparecer la siguiente ventana:

Figura 11.5 Modificar opciones o eliminar una macro

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11 - Macros y otras utilidades
Desde esta pantalla podremos eliminar la macro seleccionada (pulsando el botn Eliminar),
ejecutarla (pulsando el botn Ejecutar) o bien cambiar las opciones de la macro (pulsando
el botn Opciones...):

Figura 11.6 Modificar opciones de la macro


! Como podemos apreciar en la figura 11.6 podemos reasignar una tecla de mto-
do abreviado a la macro, o bien cambiar su descripcin. Pero lo que no podemos
hacer es cambiarle el nombre.

11.1.4. Edicin de macros


Si hacemos clic en el botn Modificar podremos ver las sentencias VBA a las que Microsoft
Excel 2003 ha convertido las operaciones que hemos ido grabando:

Figura 11.7 Vista del editor de VBA de la macro que acabamos de realizar

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Como podemos intuir la primera sentencia se corresponde con la seleccin de toda la hoja, la
segunda con el establecimiento del alto de fila a 15 puntos, la tercera pone el ancho de colum-
na a 12 y la cuarta sita la celda A1 como celda activa. Evidentemente podemos modificar
cualquiera de estos valores para que el ancho o alto de las celdas sea distinto del que previa-
mente hemos establecido, o bien en el lugar de A1 podemos escribir otra celda para que al
finalizar la macro se posicione en ella.


! La parte izquierda de la ventana despliega la lista de macros existentes en el resto de
los libros que tengamos abiertos y para modificar algunas propiedades de stos.

11.1.5. Macros automticas


En la seccin anterior vimos que desde el men Herramientas, Macro, comando Macros..
podamos ejecutar una macro seleccionndola y pulsando el botn Ejecutar.
Tambin podemos ejecutarla a travs de una tecla rpida (CTRL+tecla_asignada), siempre
que la hallamos definido con esta propiedad.
Existen otras dos maneras de ejecutar una macro: Asignarla a un botn o asignarla a un ob-
jeto grfico.

Asignar una macro a un botn


Debemos mostrar la barra de herramientas de Formularios para poder insertar un botn en
nuestra hoja de clculo. Para ello pulsamos en el men Ver, opcin Barra de Herramientas,
Formularios. Y nos aparecer en pantalla una barra como la que se muestra a continuacin:

Figura 11.8 Barra Formularios.

Insertamos un botn en la hoja de clculo y a continuacin Microsoft Excel nos pedir el


nombre de la macro que queremos asignarle.

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11 - Macros y otras utilidades

Figura 11.9 Asignar macro a un botn

Figura 11.10 Botn asignado a una macro


! Tambin podemos ejecutar la macro desde un botn que se encuentre ubicado en
una barra de herramientas integrada o desde una barra de herramientas personali-
zada.

Asignar una macro a un objeto grfico


Podemos asignar una macro a un objeto grfico existente en nuestra hoja de clculo. El ob-
jeto grfico podra ser una imagen, autoforma o un objeto WordArt.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1.- Crear un objeto grfico.

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2.- En el men contextual (hacer clic con botn derecho del ratn sobre el objeto), hacemos
clic en Asignar macro.

Figura 11.11 Men contextual objeto grfico

3.- Para asignar una macro al objeto grfico escribimos el nombre de la macro en el cuadro
Nombre de la macro y, a continuacin, hacemos clic en Aceptar. Para grabar una nueva ma-
cro y asignarla al objeto grfico seleccionado, hacer clic en Grabar.

Figura 11.12 Asignar macro a un objeto grfico

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11 - Macros y otras utilidades
11.1.6. Macros y seguridad
Microsoft Excel 2003 incluye protecciones contra virus susceptibles de ser transmitidos por
macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con
una firma digital de modo que los dems usuarios pueden comprobar que proceden de una
fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes
de habilitarlas. Todo lo relacionado con la seguridad de macros se gestiona a travs del men
Herramientas, opcin Macro, comando Seguridad tal y como aparece en la figura 11.13.

Figura 11.13 Macro. Seguridad

11.2. Otras utilidades

11.2.1. Poner comentarios a celdas


Un comentario es una nota que se adjunta a una celda independientemente de otro conteni-
do. Los comentarios son tiles como avisos propios, por ejemplo para anotar cmo funciona
una frmula compleja o para informar a otros usuarios.
Podemos insertar un comentario a una celda de dos maneras: Desde el men Insertar, opcin
Comentario, estando sobre la celda, o pulsando con el botn derecho y en el men contex-
tual elegimos Insertar comentario.
Las celdas con comentarios tienen triangulitos indicadores de color rojo en la esquina supe-
rior derecha. Situando el puntero sobre una celda que tiene un indicador aparecer su comen-
tario asociado.

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Figura 11.14 Comentarios de celda

Tambin podemos mostrar los comentarios de forma continua e individualmente (a travs


de la opcin Mostrar comentarios del men contextual) o todos los de la hoja de clculo
habilitando la opcin del men Ver, opcin Comentarios. Cuando los comentarios aparecen
en la hoja, ya sean todos o individualmente, podemos imprimirlos en las posiciones en que
aparecen en la hoja.


! Para imprimir los comentarios al final de la hoja o en la hoja debemos especificarlo
en el cuadro Comentarios del men Archivo, opcin Configurar pgina, ficha
Hoja.

Figura 11.15 Impresin de los comentarios de celda

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11 - Macros y otras utilidades
11.2.2. Auditora (referencias circulares)
Microsoft Excel 2003 proporciona herramientas que ayudan a realizar el seguimiento de pro-
blemas en las hojas de clculo. Los comandos de auditora reflejan grficamente, o rastrean,
las relaciones entre las celdas y las frmulas que tengan flechas de rastreo.
Al auditar una hoja de clculo, podemos rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una
celda especfica).

Figura 11.16 Rastreo de precedentes y dependientes

Una flecha de rastreo de color azul muestra que las celdas F2 y G2 son precedentes de la
celda H2, que contiene la frmula =F2+G2. Las otras flechas de rastreo azules muestran que
la celda B6 es dependiente de las celdas H12, H13 y H14.
Cuando en una frmula se utiliza un rango, ste se rastrea como grupo, tal como sucede con
la figura 11.17:

Figura 11.17 Rastreo de grupos

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Si una frmula muestra un error, como #DIV/0!, podemos usar la opcin Rastrear error para
buscar todas las celdas que proporcionan datos a la frmula (flechas en azul) as como tambin
podemos rastrear el error que provoca la celda que tiene el error sobre otras celdas (flechas
en rojo).

Tambin podemos buscar las celdas que crean una referencia circular. Una referencia circular
se produce cuando una celda forma parte, directa o indirectamente, de la frmula que con-
tiene. Para localizar las celdas con referencia circular debemos utilizar la barra de herramien-
tas Referencia circular. A travs de esta barra podemos revisar la referencia pulsando en el
cuadro Explorar referencia circular hasta conseguir corregirla (ya no aparecer en la barra de
estado Circular: A1).

Figura 11.18 Referencias circulares

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11 - Macros y otras utilidades
11.3. Mapa conceptual del mdulo. MACROS Y OTRAS UTILIDADES.

- Grabar y detener
un macro
TRABAJAR - Modificar una macro
CON MACROS - Macros automticas
SENCILLAS - Asignar macros a botn
y a objetos
- Seguridad

- Comentarios a celdas
- Auditora: Celdas
UTILIDADES precedentes y celdas
SENCILLAS dependientes y
Referencias

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11.4. Ejercicios

11.4.1. Crear las macros LimpiarHoja y PonerSerie


Vamos a crear dos macros una para borrar la hoja de clculo en la que me encuentro y otra
para poner una serie con los das de la semana, que llamaremos respectivamente LimpiarHoja
y PonerSerie. Asignaremos la primera a un botn y la segunda a una imagen. Ejecutaremos
ambas macros desde men y desde las imgenes asociadas.
Pasos a seguir.
LimpiarHoja: Seleccionar toda la hoja y pulsar el botn suprimir.
PonerSerie: Situarnos en una celda. Escribir Lunes y arrastrar hacia abajo hasta Domingo. Hay
que tener en cuenta que en este caso debemos tener pulsado el botn de referencias relativas
para que la serie se rellene a partir de la celda donde estemos situados.

Figura 11.19 Macros LimpiarHoja y PonerSerie

Ahora las asignamos a un botn y a un imagen.

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11 - Macros y otras utilidades

Figura 11.20 Asignacin de botn y de imagen a LimpiarHoja y PonerSerie

Ahora slo tenemos que situarnos encima de los objetos y pinchar para que se ejecuten o bien
hacerlo desde el men Herramientas, submen Macro, opcin Macros, comando Ejecutar.

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12 - ANEXOS
12 - Anexos
Anexo I: Funciones disponibles en EXCEL 2003
Matemticas y trigonomtricas
ABS Devuelve el valor absoluto de un nmero
ACOS Devuelve el arco coseno de un nmero
ACOSH Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero
ASENO Devuelve el arco seno de un nmero
ASENOH Devuelve el seno hiperblico inverso de un nmero
ATAN Devuelve el arco tangente de un nmero
ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y
ATANH Devuelve la tangente hiperblica inversa de un nmero
MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un nmero hasta el entero o mltiplo significativo ms
prximo
COMBINAT Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero determinado de objetos
COS Devuelve el coseno de un nmero
COSH Devuelve el coseno hiperblico de un nmero
CONTAR.SI Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de un rango que
coincida con los criterios especificados
GRADOS Convierte radianes en grados
REDONDEA.PAR Redondea un nmero al entero par ms prximo
EXP Devuelve e elevado a la potencia de un nmero determinado
FACT Devuelve el factorial de un nmero
FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un nmero
MULTIPLO.INFERIOR Redondea un nmero hacia abajo, hacia cero
M.C.D Devuelve el mximo comn divisor
ENTERO Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo
M.C.M Devuelve el mnimo comn mltiplo
LN Devuelve el logaritmo neperiano de un nmero
LOG Devuelve el logaritmo de un nmero en una base especificada
LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero
MDETERM Devuelve la matriz determinante de una matriz
MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz
MMULT Devuelve la matriz producto de dos matrices
RESIDUO Devuelve el resto de la divisin
REDOND.MULT Redondea un nmero al mltiplo deseado
MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de nmeros
REDONDEA.IMPAR Redondea un nmero al entero impar ms prximo
PI Devuelve el valor de Pi

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POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento nmero a una potencia
PRODUCTO Multiplica sus argumentos
COCIENTE Devuelve la parte entera de una divisin
RADIANES Convierte grados en radianes
ALEATORIO Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1
ALEATORIO.ENTRE Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique
NUMERO.ROMANO Convierte un nmero arbigo en nmero romano con formato de texto
REDONDEAR Redondea un nmero a un nmero especificado de dgitos
REDONDEAR.MENOS Redondea un nmero hacia abajo, hacia cero
REDONDEAR.MAS Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero
SUMA.SERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la frmula
SIGNO Devuelve el signo de un nmero
SENO Devuelve el seno de un ngulo dado
SENOH Devuelve el seno hiperblico de un nmero
RAIZ Devuelve la raz cuadrada de un nmero
RAIZ2PI Devuelve la raz cuadrada de un nmero multiplicado por PI (nmero * pi)
SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos
SUMA Suma sus argumentos
SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio
SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz
correspondiente
SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos
SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores co-
rrespondientes de dos matrices
SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores corres-
pondientes de dos matrices
SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las diferencias entre los valo-
res correspondientes en dos matrices
TAN Devuelve la tangente de un nmero
TANH Devuelve la tangente hiperblica de un nmero
TRUNCAR Trunca un nmero y lo convierte en entero

Estadsticas
DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos
de datos
PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos
PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos nmeros, texto y valores
lgicos

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12 - Anexos
DISTR.BETA Devuelve la funcin de distribucin beta acumulativa
DISTR.BETA.INV Devuelve la inversa de la funcin de distribucin acumulativa para una dis-
tribucin beta especificada
DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una dis-
tribucin binomial
DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribu-
cin chi cuadrado de una sola cola
PRUEBA.CHI.INV Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola cola, en una
distribucin chi cuadrado
PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia
INTERVALO.CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza para la media de una pobla-
cin
COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlacin de dos conjuntos de datos
CONTAR Cuenta cuntos nmeros hay en la lista de argumentos
CONTARA Cuenta cuntos valores hay en la lista de argumentos
COVAR Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las desviaciones pareadas
BINOM.CRIT Devuelve el valor menor cuya desviacin binomial acumulativa es menor o igual
que un valor de un criterio
DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones
DISTR.EXP Devuelve la distribucin exponencial
DISTR.F Devuelve la distribucin de probabilidad F
DISTR.INV.F Devuelve el inverso de una distribucin de probabilidad F
FISHER Devuelve la transformacin Fisher
PRUEBA.FISHER.INV Devuelve el inverso de la transformacin Fisher
PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal
FRECUENCIA Devuelve una distribucin de frecuencia como una matriz vertical
PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F
DISTR.GAMMA Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribucin
gamma
DIST.GAMMA.INV Devuelve el inverso de la funcin gamma acumulativa
GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la funcin gamma, G(x)
MEDIA.GEOM Devuelve la media geomtrica
CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial
MEDIA.ARMO Devuelve la media armnica
DISTR.HIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo
una distribucin hipergeomtrica
INTERSECCION.EJE Devuelve la interseccin de la lnea de regresin lineal

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CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos
K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-simo mayor valor de un conjunto de datos
ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parmetros de una tendencia lineal
ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parmetros de una tendencia exponencial
DISTR.LOG.INV Devuelve el inverso de la distribucin logartmico-normal
DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribucin logartmico-normal acumulativa
MAX Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos
MAXA Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y
valores lgicos
MEDIANA Devuelve la mediana de los nmeros dados
MIN Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos
MINA Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y va-
lores lgicos
MODA Devuelve el valor ms frecuente en un conjunto de datos
NEGBINOMDIST Devuelve la distribucin binomial negativa
DISTR.NORM Devuelve la distribucin normal acumulativa
DISTR.NORM.INV Devuelve el inverso de la distribucin normal acumulativa
DISTR.NORM.ESTAND Devuelve la distribucin normal estndar acumulativa
DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve el inverso de la distribucin normal acumulativa es-
tndar
PEARSON Devuelve el coeficiente de correlacin del momento del producto Pearson
PERCENTIL Devuelve el k-simo percentil de los valores de un rango
RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje
del conjunto
PERMUTACIONES Devuelve el nmero de permutaciones para un nmero determinado de
objetos
POISSON Devuelve la distribucin de Poisson
PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre
dos lmites
CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos
JERARQUIA Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de nmeros
COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlacin del momento del pro-
ducto Pearson
COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetra de una distribucin
PENDIENTE Devuelve la pendiente de la lnea de regresin lineal
K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-simo menor valor de un conjunto de datos
NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado

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12 - Anexos
DESVEST Calcula la desviacin estndar basada en una muestra
DESVESTA Calcula la desviacin estndar de una muestra, incluidos nmeros, texto y valores
lgicos
DESVESTP Calcula la desviacin estndar de la poblacin total
DESVESTPA Calcula la desviacin estndar de la poblacin total, incluidos nmeros, texto y
valores lgicos
ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error tpico del valor de y previsto para cada x de la regre-
sin
DISTR.T Devuelve la distribucin t de Student
DISTR.T.INV Devuelve el inverso de la distribucin t de Student
TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal
MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos
PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student
VAR Calcula la varianza de una muestra
VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos nmeros, texto y valores lgicos
VARP Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin
VARPA Calcula la varianza de la poblacin total, incluidos nmeros, texto y valores lgicos
DIST.WEIBULL Devuelve la distribucin de Weibull
PRUEBA.Z Devuelve el valor de probabilidad de una cola de una prueba Z

Financieras
INT.ACUM Devuelve el inters acumulado de un valor burstil que tenga pagos de inters
peridico
INT.ACUM.V Devuelve el inters acumulado de un valor burstil con pagos de inters al ven-
cimiento
AMORTIZPROGRE Devuelve la amortizacin por cada perodo contable mediante la utiliza-
cin de un coeficiente de depreciacin
AMORTIZLIN Devuelve la amortizacin lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal deter-
minado
CUPON.DIAS.L1 Devuelve el nmero de das desde el comienzo del perodo del cupn hasta
la fecha de liquidacin
CUPON.DIAS Devuelve el nmero de das del perodo (entre dos cupones) donde se encuen-
tra la fecha de liquidacin
CUPON.DIAS.L2 Devuelve el nmero de das desde el comienzo del perodo de consolida-
cin hasta la fecha del siguiente cupn
CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del siguiente cupn despus de la fecha de liquidacin

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CUPON.NUM Devuelve el nmero de cupones pagaderos entre las fechas de liquidacin y
vencimiento
CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha del cupn anterior a la fecha de liquidacin
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el inters acumulativo pagado entre dos perodos
PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un prstamo entre dos
perodos
DB Devuelve la depreciacin de un bien durante un perodo especfico usando el mtodo de
depreciacin de saldo fijo
DDB Devuelve la depreciacin de un bien en un perodo especificado utilizando el mtodo de
doble disminucin de saldo u otros mtodos que se especifiquen
TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor burstil
MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una fraccin, en un
precio expresado en un nmero decimal
MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un nmero decimal,
en un precio expresado en una fraccin
DURACION Devuelve la duracin anual de un valor con pagos de intereses peridicos
EFECTO Devuelve el tipo de inters anual efectivo
VF Devuelve el valor futuro de una inversin
FV.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial despus de aplicar una serie de tasas
de inters compuesto
TASA.INT Devuelve la tasa de inters para la inversin total en un valor burstil
PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversin durante un perodo determinado
TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para una serie de valores en efectivo
INT.PAGO.DIR Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una inversin
DURACION.MODIF Devuelve la duracin modificada Macauley de un valor burstil con un
valor nominal de 100 $
TIRM Devuelve el tipo interno de una devolucin en que los flujos de efectivo positivo y ne-
gativo se financian con diferentes tipos de inters
TASA.NOMINAL Devuelve el tipo de inters anual nominal
NPER Devuelve el nmero de perodos de una inversin
VNA Devuelve el valor neto actual de una inversin basndose en una serie de flujos de
efectivo peridicos y un tipo de descuento
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con
un primer perodo irregular
RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor con un primer perodo
irregular
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con
un ltimo perodo irregular

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12 - Anexos
RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor con un ltimo perodo
irregular
PAGO Devuelve el pago peridico de una anualidad
PAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversin durante un perodo determinado
PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor burstil que paga una tasa
de inters peridica
PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor burstil con
descuento
PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor burstil
que paga inters a su vencimiento
VA Devuelve el valor actual de una inversin
TASA Devuelve la tasa de inters por perodo de una anualidad
CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor burstil com-
pletamente invertido
SLN Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien en un perodo dado
SYD Devuelve la depreciacin por suma de dgitos de los aos de un bien durante un perodo
especfico
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra
del Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro
(de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.)
DVS Devuelve la depreciacin de un activo durante un perodo especificado o parcial utilizan-
do el mtodo de depreciacin de saldos decrecientes
TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesaria-
mente peridico
VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente
peridico
RENDTO Calcula el rendimiento en un valor burstil que paga intereses peridicos
RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; por ejemplo, una
letra del Tesoro (de EE.UU.)
RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor burstil que paga intereses al
vencimiento

De texto
ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de una cadena
de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo)

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TEXTOBAHT Convierte un nmero en texto, usando el formato de moneda (baht)
CARACTER Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo
DESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir
CODIGO Devuelve el nmero de cdigo del primer carcter del texto
CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo
MONEDA Convierte un nmero en texto, usando el formato de moneda $ (dlar)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales
ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre maysculas y minsculas)
DECIMALES Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de decimales
JIS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de
caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes)
IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto
LARGO Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
MINUSC Convierte texto en minsculas
EXTRAE Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, empezando
en la posicin que especifique
FONETICO Extrae los caracteres fonticos (furigana) de una cadena de texto
NOMPROPIO Escribe en maysculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto
REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto
REPETIR Repite el texto un nmero determinado de veces
DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto
HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre maysculas y minsculas)
SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto
T Convierte los argumentos en texto
TEXTO Da formato a un nmero y lo convierte en texto
ESPACIOS Elimina espacios del texto
MAYUSC Convierte el texto en maysculas
VALOR Convierte el argumento de un texto en un nmero

De fecha y hora
FECHA Devuelve una fecha determinada
FECHANUMERO Convierte una fecha representada por texto en un nmero de serie
DIA Convierte un nmero que representa una fecha en el da del mes correspondiente
DIAS360 Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das
FECHA.MES Devuelve el nmero que representa una fecha que es un nmero determinado
de meses anterior o posterior a la fecha inicial
FIN.MES Devuelve el nmero correspondiente al ltimo da del mes, que es un nmero de-
terminado de meses anterior o posterior a la fecha inicial

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12 - Anexos
HORA Convierte un nmero en la hora correspondiente
MINUTO Convierte un nmero en el minuto correspondiente
MES Convierte un nmero en el mes correspondiente
DIAS.LAB Devuelve el nmero de das laborables completos entre dos fechas
AHORA Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales
SEGUNDO Convierte un nmero en el segundo correspondiente
NSHORA Devuelve el numero de una hora determinada
HORANUMERO Convierte una hora representada por texto en un nmero de serie
HOY Devuelve el nmero que representa la fecha actual
DIASEM Convierte un nmero en el da de la semana correspondiente
NUM.DE.SEMANA Convierte un nmero en un nmero que indica dnde cae la semana
numricamente dentro de un ao
DIA.LAB Devuelve el nmero que representa una fecha que es determinado nmero de das
laborables anterior o posterior a la fecha especificada
AO Convierte un nmero en el ao correspondiente
FRAC.AO Devuelve la fraccin de ao que representa el nmero de das enteros entre
fecha_inicial y fecha_final

Lgicas
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos
FALSO Devuelve el valor lgico FALSO
SI Especifica un texto lgico para ejecutar
NO Invierte la lgica de sus argumentos
O Devuelve VERDADERO si algn argumento es VERDADERO

De base de datos
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen nmeros en una base de datos
BDCONTARA Cuenta las celdas que no estn en blanco en una base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un nico registro que coincida con los criterios es-
pecificados
BDMAX Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de
datos que coinciden con los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de entradas selec-
cionadas de la base de datos

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BDDESVESTP Calcula la desviacin estndar basndose en la poblacin total de las entradas
seleccionadas de una base de datos.
BDSUMA Suma los nmeros de la columna del campo de los registros de la base de datos
que coincidan con los criterios especificados
BDVAR Calcula la varianza basndose en una muestra de las entradas seleccionadas de una
base de datos
BDVARP Calcula la varianza basndose en la poblacin total de las entradas seleccionadas
de una base de datos
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinmica

De bsqueda y referencia
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una nica celda en la hoja de clculo
AREAS Devuelve el nmero de reas de una referencia
ELEGIR Elige un valor en una lista de valores
COLUMNA Devuelve el nmero de columna de una referencia
COLUMNAS Devuelve el nmero de columnas de una referencia
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en
un servidor de red, en una intranet o en Internet
INDICE Utiliza un ndice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz
COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz
DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinada
FILA Devuelve el nmero de fila de una referencia
FILAS Devuelve el nmero de filas de una referencia
RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible con automatiza-
cin COM
TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el
valor de una celda

De informacin
CELDA Devuelve informacin acerca del formato, la ubicacin o el contenido de una celda
CONTAR.BLANCO Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango
TIPO.DE.ERROR Devuelve un nmero correspondiente a un tipo de error
INFO Devuelve informacin acerca del entorno operativo en uso

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12 - Anexos
ESBLANCO Devuelve el valor VERDADERO si el valor est en blanco
ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A
ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error
ES.PAR Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par
ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lgico
ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A (valor no disponible)
ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto
ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un nmero
ES.IMPAR Devuelve el valor VERDADERO si el nmero es impar
ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia
ESTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto
N Devuelve un valor convertido en un nmero
NOD Devuelve el valor de error #N/A
TIPO Devuelve un nmero que indica el tipo de datos de un valor

Ingeniera
BESSELI Devuelve la funcin Bessel modificada In(x)
BESSELJ Devuelve la funcin Bessel Jn(x)
BESSELK Devuelve la funcin Bessel modificada Kn(x)
BESSELY Devuelve la funcin Bessel Yn(x)
BIN.A.DEC Convierte un nmero binario en decimal
BIN.A.HEX Convierte un nmero binario en hexadecimal
BIN.A.OCT Convierte un nmero binario en octal
COMPLEJO Convierte coeficientes reales e imaginarios en un nmero complejo
CONVERTIR Convierte un nmero de un sistema de medida a otro
DEC.A.BIN Convierte un nmero decimal en binario
DEC.A.HEX Convierte un nmero decimal en hexadecimal
DEC.A.OCT Convierte un nmero decimal en octal
DELTA Comprueba si dos valores son iguales.
FUN.ERROR Devuelve la funcin de error
FUN.ERROR.COMPL Devuelve la funcin de error complementaria
MAYOR.O.IGUAL Comprueba si un nmero es mayor que el valor de referencia
HEX.A.BIN Convierte un nmero hexadecimal en binario
HEX.A.DEC Convierte un nmero hexadecimal en decimal
HEX.A.OCT Convierte un nmero hexadecimal en octal
IM.ABS Devuelve el valor absoluto (mdulo) de un nmero complejo
IMAGINARIO Devuelve el coeficiente de la parte imaginaria de un nmero complejo

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IM.ANGULO Devuelve el argumento theta, un ngulo expresado en radianes
IM.CONJUGADA Devuelve el conjugado complejo de un nmero complejo
IM.COS Devuelve el coseno de un nmero complejo
IM.DIV Devuelve el cociente de dos nmeros complejos
IM.EXP Devuelve el resultado de la funcin exponencial de un nmero complejo
IM.LN Devuelve el logaritmo neperiano de un nmero complejo
IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero complejo
IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un nmero complejo
IM.POT Devuelve el resultado de un nmero complejo elevado a una potencia entera
IM.PRODUCT Devuelve el producto de dos nmeros complejos
IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un nmero complejo
IM.SENO Devuelve el seno de un nmero complejo
IM.RAIZ2 Devuelve la raz cuadrada de un nmero complejo
IM.SUSTR Devuelve la diferencia entre dos nmeros complejos
IM.SUM Devuelve la suma de dos nmeros complejos
OCT.A.BIN Convierte un nmero octal en binario
OCT.A.DEC Convierte un nmero octal en decimal
OCT.A.HEX Convierte un nmero octal en hexadecimal

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12 - Anexos
Anexo II: Algunas teclas de mtodo abreviado
Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de clculo o un libro
Presione Para
Teclas de direccin Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o
hacia la derecha
CTRL+ tecla de direccin Ir hasta el extremo de la regin de datos actual
INICIO Ir hasta el comienzo de una fila
CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo
CTRL+FIN Ir a la ltima celda de la hoja de clculo, que es la celda ubicada
en la interseccin de la columna situada ms a la derecha y la
fila ubicada ms abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda
opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1
AV PG Desplazarse una pantalla hacia abajo
RE PG Desplazarse una pantalla hacia arriba
ALT+AV PG Desplazarse una pantalla hacia la derecha
ALT+RE PG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda
CTRL+AV PG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PG Ir a la hoja anterior del libro
CTRL+F6 CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana
CTRL+MAYS+F6 Ir al libro o a la ventana anterior
CTRL+MAYS+TAB
F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido
MAYS+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido
CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa
F5 Mostrar el cuadro de dilogo Ir a
MAYS+F5 Mostrar el cuadro de dilogo Buscar
MAYS+F4 Repetir la ltima accin de Buscar (igual a Buscar siguiente)
TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo
protegida

Teclas para introducir datos en una hoja de clculo


Presione Para
ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la seleccin

ALT+ENTRAR Comenzar una nueva lnea en la misma celda


CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual
MAYS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la seleccin

TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la se-


leccin

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MAYS+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la se-
leccin
ESC Cancelar una entrada de celda
RETROCESO Eliminar el carcter situado a la izquierda del punto de insercin
o eliminar la seleccin
SUPR Eliminar el carcter situado a la derecha del punto de insercin o
eliminar la seleccin
CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la lnea
Teclas de direccin Desplazarse un carcter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha
INICIO Ir al comienzo de la lnea
F4 o CTRL+Y Repetir la ltima accin
MAYS+F2 Modificar un comentario de celda
CTRL+MAYS+F3 Crear nombres a partir de rtulos de fila y columna
CTRL+J Rellenar hacia abajo
CTRL+D Rellenar hacia la derecha
CTRL+F3 Definir un nombre

Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas


Presione Para
RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuacin, borrarla, o eliminar el
carcter anterior en la celda activa al modificar el contenido de
las celdas
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+MAYS+ENTRAR Introducir una frmula como frmula matricial
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas
CTRL+A Presentar la Paleta de frmulas, despus de escribir un nombre
de funcin en una frmula
CTRL+MAYS+A Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una fun-
cin, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula

CTRL+ALT+K Insertar un hipervnculo


ENTRAR (en una celda con hipervn- Activar un hipervnculo
F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de insercin al final
de la lnea
F3 Pegar un nombre definido en una frmula
MAYS+F3 Pegar una funcin en una frmula
F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos
CTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas del libro activo
MAYS+F9 Calcular la hoja activa
= (signo igual) Iniciar una frmula
ALT+= (signo igual) Insertar una frmula de Autosuma
CTRL+; (punto y coma) Introducir la fecha

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12 - Anexos
CTRL+MAYS+: (dos puntos) Introducir la hora
CTRL+MAYS+ (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda
o en la barra de frmulas
CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o frmulas en las celdas
CTRL+ (apstrofo) Copiar una frmula de la celda situada sobre la celda activa en la
celda o en la barra de frmulas
ALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar

Teclas para aplicar formato a los datos


Presione Para
ALT+ (apstrofo) Mostrar el cuadro de dilogo Estilo
CTRL+1 Mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas
CTRL+E Aplicar el formato de nmero General
CTRL+MAYS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los nmeros ne-
gativos aparecen en rojo)
CTRL+MAYS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales
CTRL+MAYS+^ Aplicar el formato numrico Exponencial con dos decimales
CTRL+MAYS+# Aplicar el formato Fecha con el da, mes y ao
CTRL+MAYS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o
p.m.
CTRL+MAYS+! Aplicar el formato Nmero con dos decimales, separador de mi-
llares y signo menos () para los valores negativos
CTRL+MAYS+& Aplicar un borde
CTRL+MAYS+_ Quitar los contornos
CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita
CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado
CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado
CTRL+9 Ocultar filas
CTRL+MAYS+( (parntesis de
apertura) Mostrar filas
CTRL+0 (cero) Ocultar columnas
CTRL+MAYS+)
(parntesis de cierre) Mostrar columnas

Teclas para modificar datos


Presione Para
F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de insercin al final
de la lnea
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas

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RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el
carcter precedente en la celda activa mientras se modifica el
contenido de la misma
F3 Pegar un nombre definido en una frmula
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+MAYS+ Introducir una frmula como frmula matricial
ENTRAR
CTRL+A Presentar la Paleta de frmulas, despus de escribir un nombre
de funcin en una frmula
CTRL+MAYS+A Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una fun-
cin, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula
F7 Mostrar el cuadro de dilogo Ortografa

Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin


Presione Para
CTRL+C Copiar la seleccin
CTRL+X Cortar la seleccin
CTRL+V Pegar la seleccin
SUPR Borrar el contenido de la seleccin
CTRL+GUIN Eliminar celdas
CTRL+Z Deshacer la ltima accin
CTRL+MAYS+ Insertar celdas vacas
SIGNO MS

Teclas para moverse dentro de una seleccin


Presione Para
ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la seleccin (abajo), o bien
moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha
Edicin (men Herramientas, comando Opciones)
MAYS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la seleccin (arriba), o bien
moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha
Edicin (men Herramientas, comando Opciones)
TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la seleccin o desplazarse
una celda hacia abajo si slo se ha seleccionado una columna
MAYS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la seleccin o desplazarse
una celda hacia arriba si slo se ha seleccionado una columna
CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguien-
te esquina de la seleccin
CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes
CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no adyacentes

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12 - Anexos
Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas
Presione Para
CTRL+MAYS+* (asterisco) Seleccionar la regin actual alrededor de la celda activa (la regin
actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en
blanco)
MAYS+tecla de direccin Ampliar la seleccin una fila o columna
CTRL+MAYS+tecla de direccin Ampliar la seleccin a la ltima celda que no est en blanco de la
misma columna que la celda activa
MAYS+INICIO Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la fila
CTRL+MAYS+INICIO Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la hoja de clculo
CTRL+MAYS+FIN Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la hoja de
datos (esquina inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
MAYS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila
CTRL+MAYS+BARRA ESPACIA- Seleccionar toda la hoja de clculo
DORA
MAYS+RETROCESO Seleccionar slo la celda activa cuando estn seleccionadas va-
rias celdas
MAYS+AV PG Ampliar la seleccin una pantalla hacia abajo
MAYS+RE PG Ampliar la seleccin una pantalla hacia arriba
CTRL+MAYS+BARRA ESPACIA- Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una
DORA hoja
CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores
de los objetos
CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estndar
F8 Activar la ampliacin de una seleccin utilizando las teclas de
direccin
MAYS+F8 Agregar otro rango de celdas a la seleccin; o utilice las teclas de
direccin para moverse al principio del rango que desee agregar
y, a continuacin, presione F8 y las teclas de direccin para se-
leccionar el siguiente rango
BLOQ DESP, MAYS+INICIO Ampliar la seleccin hasta la celda de la esquina superior izquier-
da de la ventana
BLOQ DESP, MAYS+FIN Ampliar la seleccin hasta la celda superior derecha de la ven-
tana

Teclas para ventanas


En una ventana, presione Para
ALT+TAB Cambiar al siguiente programa
ALT+MAYS+ Cambiar al programa anterior
TAB

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CTRL+ESC Mostrar el men Inicio de Windows
CTRL+W o CTRL+F4 Cerrar la ventana del libro activo
CTRL+F5 Restaurar el tamao de la ventana del libro activo
F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido
MAYS+F6 Mover al panel anterior de un libro que se ha dividido
CTRL+F6 Cambiar a la siguiente ventana del libro
CTRL+MAYS+F6 Cambiar a la ventana anterior del libro
CTRL+F7 Ejecutar el comando Mover (men del icono del libro, barra de
mens) o utilizar las teclas de direccin para mover la ventana
CTRL+F8 Ejecutar el comando Tamao (men del icono del libro, barra de
mens) o utilizar las flechas de direccin para ajustar el tamao
de la ventana
CTRL+F9 Minimizar la ventana del libro hasta convertirla en un icono
CTRL+F10 Maximizar o restaurar la ventana del libro
IMPR PANT Copiar la imagen de la pantalla al Portapapeles
ALT+IMPRIMIR PANTALLA Copiar la imagen de la ventana activa en el Portapapeles

Teclas para cuadros de dilogo


En un cuadro de dilogo, presio- Para
ne
TAB Desplazarse a la siguiente opcin o grupo de opciones
MAYS+TAB Desplazarse a la opcin o grupo de opciones anterior
CTRL+TAB o CTRL+AV PG Cambiar a la siguiente ficha en un cuadro de dilogo
CTRL+MAYS+TAB o CTRL+RE Cambiar a la ficha anterior en un cuadro de dilogo
Teclas de direccin Desplazarse entre opciones en el cuadro de lista desplegable o
entre algunas opciones en un grupo de opciones
BARRA ESPACIADORA Ejecutar la accin asignada al botn activo (el botn con el punto
subrayado), o activar o desactivar la casilla de verificacin activa

Tecla de letra que corresponda a Desplazarse a una opcin en un cuadro de lista desplegable
la primera letra en el nombre de
opcin que desee (si un cuadro de
lista desplegable est selecciona-
ALT+letra, donde letra es la tecla Seleccionar una opcin o activar o desactivar una casilla de ve-
correspondiente a la letra subraya- rificacin
da en el nombre de opcin
ALT+FLECHA ABAJO Abrir el cuadro de lista desplegable seleccionado
ENTRAR Ejecutar la accin asignada al botn de comando predetermina-
do en el cuadro de dilogo (el botn en negrita, normalmente el
botn Aceptar)
ESC Cancelar el comando y cerrar el cuadro de dilogo

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12 - Anexos
Teclas para trabajar con los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como
Presione Para
CTRL+F12 o CTRL+A Mostrar el cuadro de dilogo Abrir
ALT+F2, F12 o CTRL+G Guardar el libro activo
ALT+MAYS+F2 o MAYS+F12 Mostrar el cuadro de dilogo Guardar como
ALT+1 Ir a la carpeta anterior

ALT+2 Abrir la carpeta que se encuentra un nivel por encima de la car-


peta abierta (botn Subir un nivel)

ALT+3 Cerrar el cuadro de dilogo y abrir la pgina de bsqueda (botn


Buscar en el Web ) del World Wide Web

ALT+4 Eliminar la carpeta o archivo seleccionado (botn Eliminar)

ALT+5 Crear una nueva subcarpeta en la carpeta abierta (botn Crear


nueva carpeta)

ALT+6 Alternar entre las vistas Lista, Detalles, Propiedades y Vista pre-
via
ALT+7 Mostrar el men Herramientas (botn Herramientas)

Teclas para ver o imprimir un documento


Presione Para
CTRL+P o CTRL+MAYS+F12 Presentar el cuadro de dilogo Imprimir

Trabajo en vista preliminar


Presione Para
Teclas de direccin Desplazarse por la pgina cuando est ampliada
RE PG o AV PG Avanzar o retroceder una pgina cuando est reducida

CTRL+FLECHA ARRIBA o Ir a la primera pgina cuando est reducida


CTRL+FLECHA IZQUIERDA
CTRL+FLECHA ABAJO o
CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la ltima pgina cuando est reducida

Teclas para trabajar con hojas de clculo, grficos y macros


Presione Para
MAYS+F11 o ALT+MAYS+F1 Insertar una nueva hoja de clculo
F11 o ALT+F1 Crear un grfico que utilice el rango actual

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ALT+F8 Mostrar el cuadro de dilogo Macro
ALT+F11 Mostrar el Editor de Visual Basic
CTRL+F11 Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0
CTRL+AV PG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PG Ir a la hoja anterior del libro
MAYS+CTRL+AV PG Seleccionar la hoja actual y la hoja siguiente del libro
MAYS+CTRL+RE PG Seleccionar la hoja actual y la hoja anterior del libro

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12 - Anexos
GLOSARIO DE TRMINOS
A continuacin se muestran algunos de los trminos ms usados en EXCEL:

Alinear Es la operacin que permite colocar un dato dentro de una celda a la


izquierda, a la derecha, al centro.
Archivo Es un conjunto de informacin almacenada en el ordenador. Puede
contener textos, dibujos, grficos, sonidos, programas, vdeo, etc.
Todo archivo tiene un nombre y una extensin que lo identifica. As,
un libro de Excel es un archivo (p.e. Presupuesto.xls).
rea de impresin Se trata de un bloque de celdas de una hoja de clculo que seleccio-
namos para imprimir.
Barra de desplazamiento Permite desplazar el rea de visualizacin de un documento. Existen
dos tipos: la barra de desplazamiento vertical y la barra de desplaza-
miento horizontal.
Barra de estado Muestra informacin sobre el comando seleccionado o una operacin
en curso. Est situada en la parte inferior de la pantalla de la aplicacin
o programa.
Barra de frmulas Muestra la paleta de frmulas para facilitar la creacin de una frmula
con las funciones de una hoja de clculo.
Barra de herramientas Contiene botones que realizan alguna accin equivalentes a coman-
dos de mens. Suele estar situada en la parte superior de la ventana
de la aplicacin.
Barra de mens Contiene a todos los mens disponibles en la aplicacin y suele estar
situada debajo de la barra de ttulo en la parte superior de la ventana
de aplicacin.
Barra de ttulo Franja que contiene el nombre de la aplicacin y el nombre del archi-
vo en uso y que est situada en la parte superior de una ventana de
aplicacin.
Base de datos (Listas) Es un conjunto de informacin relacionada entre s y organiza-
da en filas (registros) y columnas (campos).
Carpeta (Carpeta) Son contenedores en donde se guardan los archivos u otros
subcarpetas (directorios) dentro del disco del PC.
Celda Es la interseccin entre una fila y una columna de Excel y contiene
informacin tal como nmeros, texto, frmulas, funciones, ... Una
celda tiene un nombre (p.e. C10, columna C y fila 10)
Celda activa Es la celda en la que est posicionado el cursor para realizar alguna
operacin sobre ella. Se muestra remarcada.

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Comando Se trata de determinados elementos de men o botones de Excel
que permiten realizar acciones al seleccionarlos.
Cuadro de dilogo Es un ventana que se abre sobre la aplicacin al pulsar sobre una
opcin de men o botn, que nos pide informacin para realizar una
determinada tarea.
Cuadro de texto Es un pequeo marco en donde el usuario puede introducir informa-
cin tal como un texto, nombre de archivo, etc.
Directorio (directorio) Son contenedores en donde se guardan los archivos u
otros subdirectorios (carpetas) dentro del disco del PC.
Estilo Es una personalizacin de las distintas opciones de formato de celda
(nmero, fuente, alineacin, bordes, etc.).
Etiqueta de columna Es el nombre que tiene asignado cada columna de una hoja de clculo
(p. e. A, B, C, AA, AB, etc.).
Etiqueta de fila Es el nombre que tiene asignado cada fila de una hoja de clculo (p.
e. 1, 2, 3, 4, 5, etc.).
Etiqueta de hoja Es el nombre que le asignamos a cada una de las hojas de clculo
que forman un libro de Excel. Est situada en la parte inferior de la
ventana. Por defecto, se muestra Hoja1, Hoja2, ...
Excel Es una aplicacin o programa de Microsoft que permite trabajar con
nmeros dispuestos en cuadrculas. Esta disposicin permite realizar
de forma sencilla e intuitiva clculos matemticos mediante frmulas
y funciones y representar los resultados grficamente.
Extensin Es la parte ltima del nombre de un archivo que permite reconocer el
tipo archivo de que se trata. (p. e. Un libro de Excel lleva la extensin
XLS).
Filtro Es un conjunto de criterios que aplicamos a una lista para que nos
muestre un subconjunto de datos de la misma que cumplan dichos
criterios.
Formato Es el aspecto (tipo, alineacin, fuente, borde, trama, etc.) aplicado a la
informacin que puede contener una o varias celdas.
Formato condicional Forma de presentacin de una o varias celdas en funcin de que se
cumplan criterios especficos basados en los valores de estas. (p. e.
Aplicar color rojo si el valor obtenido al aplicar una frmula es nega-
tivo).
Frmula Es una ecuacin o regla que relaciona objetos matemticos (sumas,
restas, etc.)

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12 - Anexos
Formulario de datos Es un cuadro de dilogo que permite al usuario introducir o mostrar
con facilidad una fila entera de informacin (registro) en una lista de
una sola vez. Tambin se pueden usar formularios para eliminar regis-
tros.
Funcin Son frmulas predefinidas internamente en Excel y asociadas a un
nombre, que ejecutan clculos ms o menos complejos necesitando
para ello algunos datos denominados argumentos o parmetros, y
como toda frmula tiene un resultado (p. e. SUMA(A1:A4), suma el
contenido de las celdas A1, A2, A3 y A4).
Grfico Es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo. El
grfico como tal nos ayuda a interpretar mejor los datos de la hoja.
Adems nos facilita la visualizacin de comparaciones, tramas y ten-
dencias de los datos. Existen diversos tipos de grficos en Excel tales
como barras, circular, lneas, etc.)
Hoja Es un entramado de filas y columnas que constituyen una hoja de
clculo.
Hoja de Clculo Es una programa que permite realizar clculos y obtener grficos para
su anlisis.
Importar datos Es la accin que nos permite traer datos externos a una hoja de clcu-
lo desde cualquier archivo de texto.
Libro Es un archivo de Excel formado por una o ms hojas de clculo.
Lnea de entrada Es la zona de la hoja en donde se introducen los datos que van a ir a
la celda activa.
Suele estar situada debajo de la barra de herramientas.
Lneas de divisin Son las lneas que se entrecruzan formando las celdas en un hoja de
clculo. Excel permite ocultarlas o visualizarlas.
Listas (Base de datos) Es un conjunto de informacin relacionada entre s y
organizada en filas (registros) y columnas (campos).
Macro Est formada por una serie de comandos de una aplicacin dispues-
tos en un determinado orden para realizar de una sola vez lo que
conllevara ejecutar varios pasos. A toda macro debemos asociarle
un nombre.
Men desplegable Son elementos de una aplicacin o programa que al ser pulsados des-
pliegan las opciones que encierran. Estas opciones, a su vez, pueden
servir para abrir otros mens desplegables o realizar una determinada
tarea.

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Operadores Son utilizados para elaborar frmulas en una hoja de clculo. Son del
tipo + suma, - resta, * producto, / divisin, ^ potencia,
etc.
Platilla Es un documento con una determinada estructura que se utiliza para
realizar otros documentos similares o iguales.
Presentacin preliminar (vista preliminar) Es la visualizacin en pantalla de la hoja tal y como
se ver una vez impresa.
Rango Es un bloque rectangular de una o mas celdas adyacentes en una hoja
de clculo.
Vnculo entre hojas Es la relacin que creamos entre dos hojas de clculo, de manera que
si se cambia un dato en la primera se actualizar automticamente los
datos vinculados en la segunda.
Vista preliminar (presentacin preliminar) Es la visualizacin en pantalla de la hoja tal y
como se ver una vez impresa.

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12 - Anexos
BIBLIOGRAFA

Gua Visual de Excel 2003, Ed. Anaya Multimedia, Elvira Yebes lpez y otro
En este libro resulta muy til para iniciados, ya que encontrarn una manera rpida de apren-
der el funcionamiento de esta herramienta ofimtica. Como valor aadido al texto cabe decir
que contiene gran cantidad de imgenes y grficos comentados para aprender a manejarse y
desarrollar hojas de clculo de forma fcil y eficaz.

Gua prctica para usuarios de Excel 2003, Ed. Anaya Multimedia, Francisco Charte Ojeda
Este libro comienza con nociones bsicas para ir profundizando poco en conceptos ms avan-
zados. No es un libro recomendado para hacerse un experto, pero es ideal para conocer el
potencial de esta herramienta y aprender muy rpidamente a realizar informes, presupuestos
y grficos permite realizar Excel.

Manual Avanzado de Excel 2003, Ed. Anaya Multimedia, Francisco Charte Ojeda
Este libro est dirigido fundamentalmente al usuario con un nivel medio que quiere profundi-
zar en esta herramienta y ampliar sus conocimientos. Explica comandos y opciones que siem-
pre quedan fuera de muchos manuales, adems de otros temas como el uso de escenarios,
anlisis estadsticos, Bases de Datos, VBA, tablas dinmicas y listas y compartir y proteger
documentos. Sin duda es un libro muy recomendable para ir aprendiendo con esta potente
herramienta. Contiene CD-Rom.

Funciones con Excel 2003, Ed. Prentice Hall , Patrick Blattner


Este libro ofrece la oportunidad de profundizar en el conocimiento de la funciones incorporas
en Excel. Contiene gran cantidad de ejemplos e informacin detallada de las funciones y la
forma de usarlas. No se trata de una simple descripcin de funciones si no ms bien de una
explicacin eminentemente prctica de todas ellas. Contiene un CD-Rom con informacin y
casos prcticos.

Excel 2000. Herramientas avanzadas, macros y programacin VBA, Ed. Fundacin Confe-
metal, Gema Fernndez Pascual y otro
Este libro est recomendado para usuarios que ya conocen los procedimientos bsicos en Ex-
cel, de manera que se centra en desarrollar usos ms avanzados del programa con un lenguaje
claro. Contiene multitud de ejemplos que hacen de este libro un manual nico e indispensable
para todos aquellos usuarios que buscan ampliar su formacin y conocer todas las posibilida-
des que brinda Excel. Con el aprenderemos a trabajar con funciones, grficos, Bases de Da-

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tos, Informes de tablas dinmicas, controles, formularios de Visual Basic, objetos de acceso a
bases de datos y conexin con otros programas.

La Biblia de Excel 2003. Ed. Anaya Multimedia, Patrick Blattner


Este libro se divide en captulos ordenados que van avanzando gradualmente, desde los ms
bsicos hasta los ms avanzados, con ejemplos muy detallados que sern de gran ayuda para
aprender de forma sencilla. Contiene CD-Rom con los ejemplos desarrollados a lo largo del
libro y otras herramientas de utilidad.

MS Excel 2003: 37 ejercicios prcticos, Ed. Ra-ma, Fermi Vila


Este libro es diferente a lo que conocemos como manual, pues se trata de un curso prctico
en el que no hay que leer sino hacer. Este propone una serie de hojas de clculo de muy
distinto tipo para ir realizando y asimilando conocimientos.

Ejercicios de Excel 2003, Ed. Anaya Multimedia, Fernando Borruel Cubero


Aqu encontraremos una interesante coleccin de ejercicios a realizar en Excel que permitirn
adquirir una serie de conocimientos a travs de la prctica. Pedaggicamente los ejercicios
estn muy bien planteados y mantienen una secuencia normal y progresiva de aprendizaje,
pasando de lo ms bsico a lo ms complejo. La metodologa que emplea es la de explicacin
terica ejercicio prctico resolucin. Se trata de un libro muy recomendable.

Tambin se propone vistar las siguientes pginas Web en donde se puedrn encontrar una
gran variedad de cursos gratuitos de Excel y ejercicios de todo tipo:

http://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/excel.html

http://aulaclic.es/excel2003/

http://www.solocursosgratis.com/cursos_gratis_excel-slckey14419.htm

http://www.google.com EXCEL GRATIS

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NDICE

ndice General

Presentacin del Manual ................................................................................................... 3


Prlogo .............................................................................................................................. 5

MDULO 1

MDULO 1. Introduccin a las hojas de clculo................................................................ 7


1.1. Hoja de clculo......................................................................................................... 9
1.2. Libro de trabajo........................................................................................................ 9
1.3. Concepto de celda, fila y columna........................................................................... 10
1.4. Concepto de Rango................................................................................................. 11
1.5. Descripcin del entorno de Excel............................................................................ 12
1.5.1. La ventana principal de Excel........................................................................... 12
1.5.2. Barra de ttulo................................................................................................... 12
1.5.3. Barras de herramientas, mens y comandos.................................................. 12
1.5.4. Etiquetas de hojas........................................................................................... 13
1.5.5. Celda activa...................................................................................................... 14
1.5.6. Barra de frmulas............................................................................................ 14
Cuadro de verificacin........................................................................................... 14
Cuadro de cancelacin.......................................................................................... 14
1.6. Las barras de herramientas personalizadas............................................................. 14
1.6.1. Cmo mostrar una barra de herramientas concreta?..................................... 15
1.6.2. Cmo acoplar una barra de herramientas flotante en la pantalla?.............. 15
1.6.3. Cmo prescindir de comandos en una barra de herramientas?..................... 15
1.7. Movimiento dentro de una hoja de clculo.............................................................. 16
1.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginacin............................................. 16
1.7.2. Movimiento directo.......................................................................................... 16
1.8. Movimientos dentro del libro.................................................................................. 17
Cmo cambiar de hoja?........................................................................................... 17
1.9. Otros aspectos interesantes................................................................................... 17
1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel............................................................... 17
1.9.2. Haciendo ms fcil nuestra tarea mediante las Plantillas............................ 18
1.9.3. Trabajar con seguridad mediante el Guardado automtico........................... 19
1.10. Uso de la Ayuda de Excel................................................................................... 20
1.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office............................................................. 20
1.10.2. Ayuda de Microsoft Excel............................................................................... 21

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.
1.11. Mapa conceptual del mdulo................................................................................. 23
1.12. Ejercicios............................................................................................................... 24
1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros (guiado)............................... 24
1.12.2. Moverse por el libro (guiado)......................................................................... 26
1.12.3. Personalizar barras de herramientas.............................................................. 29
1.12.4. Manejo de la ayuda........................................................................................ 29

MDULO 2

MDULO 2. Introduccin de datos en una hoja de clculo. Manejo de celdas,


filas y columnas. ................................................................................................................ 31
2.1. Introduccin de datos alfanumricos, numricos, de tipo fecha y frmulas .......... 33
2.1.1. Introducir datos ............................................................................................... 33
2.1.2. Modificar datos existentes ............................................................................. 33
2.1.3. Cancelar la edicin de dato ............................................................................. 34
2.1.4. Datos que son valores constantes ................................................................. 34
Valores numricos ............................................................................................... 34
Fechas y horas ..................................................................................................... 35
Datos alfanumricos (texto) ................................................................................. 35
2.1.5. Datos que son frmulas ................................................................................ 36
2.1.6. Alineacin de texto y nmeros ....................................................................... 37
2.2. Seleccin simple, mltiple de filas y mltiple de columnas . ................................. 37
2.2.1. Seleccin simple de datos .............................................................................. 37
2.2.2. Seleccin mltiple de datos ........................................................................... 38
2.2.3. Resumen de teclas para la seleccin de datos .............................................. 39
2.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una seleccin . ........................................ 39
2.3. Seleccin celdas, filas y columnas no adyacentes ................................................ 40
2.4. Aadiendo, eliminando y borrando filas y columnas .............................................. 40
2.4.1. Insertar filas/columnas . .................................................................................. 40
2.4.2. Eliminar filas/columnas . ................................................................................. 41
2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar ........................................................... 41
2.5.1. Comando Buscar ............................................................................................ 41
2.5.2. Comando Reemplazar .................................................................................... 42
2.6. Mapa conceptual del mdulo . ............................................................................... 43
2.7. Ejercicios ................................................................................................................ 44
2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numricos y fechas ......................................... 44
2.7.2. Introducir frmulas . ........................................................................................ 48

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NDICE

2.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera ...................................... 49


2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja y del libro .................... 50
Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas ................................................... 50
Copiar celdas ....................................................................................................... 51
Mover celdas ....................................................................................................... 51
2.7.5. Borrar contenido de celdas ............................................................................. 51
2.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados ..................................................... 51
2.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas . ............................................... 52

MDULO 3

MDULO 3.Formatos........................................................................................................ 53
3.1. Formato de celda: nmero, alineacin, fuente, borde, trama y proteccin............. 55
3.1.1. Nmero............................................................................................................ 55
3.1.2. Alineacin........................................................................................................ 58
3.1.3. Fuente.............................................................................................................. 58
3.1.4. Borde............................................................................................................... 60
3.1.5. Trama................................................................................................................ 60
3.1.6. Proteccin........................................................................................................ 61
3.2. Formato fila, columna, hoja..................................................................................... 62
3.2.1. Ocultar y mostrar............................................................................................. 62
3.2.2. Dimensiones de filas y columnas.................................................................... 63
3.2.3. Ajuste automtico de dimensiones................................................................. 63
3.2.4. Ancho estndar de las columnas..................................................................... 63
3.2.5. Fondo de hoja.................................................................................................. 63
3.3. Estilo y Autoformato............................................................................................... 64
3.3.1. Men Formato, opcin Estilo........................................................................... 64
3.3.2. Men Formato, opcin Autoformato............................................................... 64
3.4. Formato condicional................................................................................................ 66
3.4.1. Expresar una condicin.................................................................................... 66
3.4.2. Establecer el formato asociado a una condicin............................................. 66
3.5. Mapa conceptual del mdulo.................................................................................. 68
3.6. Ejercicios................................................................................................................. 69
3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de clculo alineando texto y nmeros,
cambiando formatos y asignando diferentes tipos de letra y tamaos..................... 69
3.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas...................................... 70

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MDULO 4
MDULO 4. Trabajo con frmulas...................................................................................... 71
4.1. Introduccin a las frmulas..................................................................................... 73
4.1.1. Esquema de una frmula en Excel................................................................... 73
El signo =.......................................................................................................... 73
Los operandos...................................................................................................... 73
Los operadores..................................................................................................... 74
El orden de ejecucin de las operaciones............................................................ 75
Detalle del esquema de una frmula sencilla....................................................... 75
4.1.2. Como introducir frmulas en Excel.................................................................. 75
4.1.3. La barra de frmulas........................................................................................ 76
4.1.4. Usar referencias a celdas................................................................................. 77
Celdas dependientes de una celda....................................................................... 78
Celdas precedentes a una celda........................................................................... 78
4.1.5. Tipos de Referencias........................................................................................ 78
Referencias relativas............................................................................................. 78
Referencias absolutas........................................................................................... 79
Referencias mixtas............................................................................................... 79
4.1.6. Cundo se calcula el valor?............................................................................ 79
4.1.7. Cambiar cundo y cmo se calculan las frmulas............................................ 79
4.2. Expresiones con formulaciones bsicas................................................................ 80
4.2.1. Operaciones aritmticas bsicas..................................................................... 80
Sumar y restar...................................................................................................... 80
Multiplicar............................................................................................................. 80
Dividir.................................................................................................................... 81
Potencias.............................................................................................................. 81
Porcentaje............................................................................................................. 81
4.2.2. Operaciones de comparacin.......................................................................... 81
Comparar dos valores........................................................................................... 81
4.3. Mover formulas....................................................................................................... 81
4.3.1. Copiar frmulas................................................................................................ 81
4.3.2. Mover o cortar y pegar frmulas..................................................................... 82
4.3.3. Llenado automtico de frmulas..................................................................... 82
4.4. Mapa conceptual del mdulo.................................................................................. 83
4.5. Ejercicios................................................................................................................. 84
4.5.1. Trabajo con frmulas paso a paso.................................................................... 84
4.5.2. Calculo de reas.............................................................................................. 85
4.5.3. Calculo sobre renta......................................................................................... 86

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NDICE

MDULO 5
MDULO 5. Funciones (I).................................................................................................. 87
5.1. Concepto de funcin............................................................................................... 89
5.1.1. Definicin......................................................................................................... 89
5.1.2. Estructura......................................................................................................... 89
5.2. Parmetros o argumentos...................................................................................... 90
5.2.1. Funciones anidadas.......................................................................................... 90
5.3. Categoras o tipos de funciones............................................................................. 90
5.4. Asistente de funciones........................................................................................... 91
5.4.1. Cmo invocar al asistente para funciones....................................................... 92
5.4.2. Encontrar la funcin que queremos usar........................................................ 92
5.4.3. Elegir el nombre de la funcin......................................................................... 93
5.4.4. Asignar valores a los argumentos................................................................... 93
5.4.5. Modificar frmulas que contienen funciones.................................................. 95
5.5. Algunas funciones bsicas...................................................................................... 95
5.5.1. Funcin SUMA................................................................................................. 95
Autosuma............................................................................................................. 96
5.5.2. Funcin PROMEDIO........................................................................................ 97
5.5.3. Funcin MAX................................................................................................... 97
5.5.4. Funcin MIN.................................................................................................... 98
5.6. Mapa conceptual del mdulo.................................................................................. 99
5.7. Ejercicios................................................................................................................. 100
5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso................................................................... 100
5.7.2. Supuesto prctico............................................................................................ 101

MDULO 6
MDULO 6. Funciones (II)................................................................................................. 103
6.1. La funcin SI............................................................................................................ 105
Algunos ejemplos de uso de la funcin SI............................................................ 105
6.2. Generacin de nmeros aleatorios......................................................................... 106
Funcin ALEATORIO............................................................................................. 106
Funcin ALEATORIO.ENTRE................................................................................. 106
6.3. Eliminar cifras decimales........................................................................................ 107
Funcin REDONDEAR.......................................................................................... 107
Funcin TRUNCAR................................................................................................ 108
6.4. Funciones para contar valores................................................................................ 108
6.5. Funciones que manejan valores de tipo texto......................................................... 109

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Convertir texto a maysculas o minsculas.......................................................... 109
Comprobar si una celda contiene texto................................................................ 110
Combinar texto de varias celdas........................................................................... 110
Combinar texto y nmeros................................................................................... 111
Combinar texto con fechas u horas...................................................................... 112
Comparar el contenido de las celdas.................................................................... 113
6.6. Funciones que manejan fechas............................................................................... 113
Insertar la fecha y la hora actuales en una celda................................................... 113
Aumentar o disminuir das.................................................................................... 113
Componer una fecha partiendo de los valores de mes, da y ao......................... 114
Componer una fecha partiendo de los valores de mes, da y ao......................... 114
6.7. Funciones de informacin........................................................................................ 115
6.8. Mapa conceptual del mdulo.................................................................................. 116
6.9. Ejercicios................................................................................................................. 117
6.9.1. Supuesto prctico 1......................................................................................... 117
6.9.2. Supuesto prctico 2........................................................................................ 119

MDULO 7
MDULO 7. Funciones (III)................................................................................................. 121
7.1. Formulacin avanzada.............................................................................................. 123
7.1.1. Usar valores de otras hojas en una frmula...................................................... 123
7.1.2. Usar valores de otros libros.............................................................................. 124
7.1.3. Referencias 3D................................................................................................. 124
Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven, copian,
insertan o eliminan hojas de clculo..................................................................... 125
Cmo escribir una referencia 3D utilizando el ratn............................................. 125
7.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro............................................................. 126
7.2.1. Seleccin de hojas............................................................................................ 126
7.2.2. Introduccin de datos en hojas agrupadas....................................................... 127
7.2.3. Desagrupar hojas............................................................................................. 127
7.3. Proteccin de Celdas y frmulas............................................................................. 127
7.4. Proteger libro........................................................................................................... 129
7.5. Mapa conceptual del mdulo................................................................................... 130
7.6. Ejercicios................................................................................................................. 131
7.6.1. Trabajo con mltiples hojas y referencias entre ellas........................................ 131
7.6.2. Supuesto prctico sobre mltiples Hojas y referencias entre ellas.................. 133

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NDICE

MDULO 8
MDULO 8. Impresin y Grficos..................................................................................... 135
8.1. Impresin................................................................................................................ 137
8.1.1. Vista preliminar................................................................................................. 137
8.1.2. Configurar pgina............................................................................................. 140
Pgina .................................................................................................................. 141
Mrgenes.............................................................................................................. 141
Encabezado y pie de pgina.................................................................................. 142
Hoja....................................................................................................................... 144
8.1.3. Imprimir........................................................................................................... 145
8.2. Grficos................................................................................................................... 146
8.2.1. Crear un grfico............................................................................................... 146
Concepto de grfico.............................................................................................. 146
8.2.2. Asistente para grficos.................................................................................... 147
Paso 1: Tipo de Grfico......................................................................................... 147
Paso 2: Datos de origen........................................................................................ 148
Paso 3: Opciones de grfico................................................................................. 150
Paso 4: Ubicacin del Grfico............................................................................... 153
8.2.3. Modificar un grfico ya existente.................................................................... 154
8.2.4. Elementos ms esenciales de un grfico. Formatos....................................... 155
8.3. Mapa conceptual del mdulo.................................................................................. 156
8.4. Ejercicios................................................................................................................. 157
8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de grficos................................................ 157
8.4.2. Supuesto prctico sobre Incremento poblacional ao 2.004.......................... 158

MDULO 9
MDULO 9. Importacin y exportacin de datos.............................................................. 161
9.1. Vnculos entre diferentes hojas y entre Excel y otras aplicaciones.......................... 163
9.1.1. Objeto vinculado y objeto incrustado............................................................... 163
Objeto vinculado................................................................................................... 163
Objeto incrustado.................................................................................................. 163
9.1.2. Vincular o incrustar un objeto........................................................................... 164
Men Edicin........................................................................................................ 164
Men Insertar....................................................................................................... 165
Men Insertar, submen Imagen, comando Imgenes prediseadas.................. 166
Men Insertar, submen Imagen, comando Imagen desde archivo..................... 166
Men Insertar, submen Imagen, comando Autoformas..................................... 167

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Men Insertar, submen Imagen, comando Organigrama................................... 167
Men Insertar, submen Imagen, comando WordArt.......................................... 168
Men Insertar, submen Imagen, comando Desde escner o cmara................ 169
Men Insertar, comando Objeto.......................................................................... 169
Men Insertar, comando Hipervnculo................................................................. 171
9.1.3. Ejemplo de vincular objetos. Pegado especial................................................. 173
9.2. Guardar con diferentes formatos............................................................................ 177
9.2.1. Men Archivo, opcin Guardar Como.......................................................... 177
9.2.2. Formato de texto (*.txt)................................................................................... 177
9.2.3. Formato de texto con formato, delimitado por espacios (*.prn)..................... 179
9.2.4. Formato CSV, delimitado por comas (*.csv).................................................... 179
9.2.5. Formato de plantilla (*.xlt)............................................................................... 180
9.2.6. Formato Pgina Web (*.htm y *.html)............................................................. 180
9.3. Mapa conceptual del mdulo.................................................................................. 182
9.4. Ejercicios................................................................................................................. 183
9.4.1. Vinculacin de Word con Excel........................................................................ 183

MDULO 10
MDULO 10. Representacin tabular................................................................................ 185
10.1. Qu es una base de datos en Excel?................................................................... 187
10.1.1. Normas para crear listas................................................................................. 187
10.1.2. Formato de la lista.......................................................................................... 188
10.2. Formularios de introduccin de datos................................................................... 189
10.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulario de datos...................... 189
10.2.2. Otras operaciones con registros.................................................................... 191
Buscar.................................................................................................................. 191
Modificar.............................................................................................................. 192
Eliminar . .............................................................................................................. 192
10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato................................................................ 192
10.3. Ordenar, filtros, subtotales y validacin................................................................ 193
10.3.1. Ordenar los datos de una lista....................................................................... 193
10.3.2. Filtros............................................................................................................. 194
Autofiltro............................................................................................................... 194
Filtro avanzado...................................................................................................... 196
10.3.3. Quitar filtros de una lista............................................................................... 197
10.3.4. Subtotales..................................................................................................... 197
Crear informes y grficos de resumen................................................................. 198
10.3.5. Validacin....................................................................................................... 198

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NDICE

10.4. Importar datos. Ejemplo de importacin de un archivo de texto........................... 201


10.5. Mapa conceptual del mdulo................................................................................ 204
10.6. Ejercicios............................................................................................................... 205
10.6.1. Elaboracin de una hoja a partir de un archivo csv......................................... 205

MDULO 11
MDULO 11. Macros y otras utilidades............................................................................. 211
11.1. Introduccin a las macros....................................................................................... 213
11.1.1. Creacin de una macro................................................................................... 213
Nombrar una macro.............................................................................................. 214
Asignacin a una tecla rpida............................................................................... 214
Ubicacin.............................................................................................................. 215
Descripcin........................................................................................................... 215
11.1.2. Grabar macros y detener grabacin................................................................ 215
11.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro................................... 216
11.1.4. Edicin de macros.......................................................................................... 217
11.1.5. Macros automticas....................................................................................... 218
Asignar una macro a un botn.............................................................................. 218
Asignar una macro a un objeto grfico................................................................. 219
11.1.6. Macros y seguridad........................................................................................ 221
11.2. Otras utilidades...................................................................................................... 221
11.2.1. Poner comentarios a celdas............................................................................ 221
11.2.2. Auditora (referencias circulares).................................................................... 223
11.3. Mapa conceptual del mdulo................................................................................. 225
11.4. Ejercicios................................................................................................................ 226
11.4.1. Crear las macros LimpiarHoja y PonerSerie............................................ 226

ANEXOS
Anexos ............................................................................................................................. 229
Anexo I: Funciones disponibles en EXCEL 2003............................................................ 231
Matemticas y trigonomtricas................................................................................. 231
Estadsticas............................................................................................................... 232
Financieras................................................................................................................ 235
De texto..................................................................................................................... 237
De fecha y hora......................................................................................................... 238
Lgicas...................................................................................................................... 239
De base de datos...................................................................................................... 239

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De bsqueda y referencia......................................................................................... 240
De informacin.......................................................................................................... 240
Ingeniera................................................................................................................... 241
Anexo II: Algunas teclas de mtodo abreviado................................................................... 243
Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de clculo o un libro...................... 243
Teclas para introducir datos en una hoja de clculo.................................................. 243
Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas........................................... 244
Teclas para aplicar formato a los datos...................................................................... 245
Teclas para modificar datos....................................................................................... 245
Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin................................................. 246
Teclas para moverse dentro de una seleccin........................................................... 246
Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas....................................................... 247
Teclas para ventanas................................................................................................. 247
Teclas para cuadros de dilogo.................................................................................. 248
Teclas para trabajar con los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como...................... 249
Teclas para ver o imprimir un documento................................................................. 249
Trabajo en vista preliminar......................................................................................... 249
Teclas para trabajar con hojas de clculo, grficos y macros.................................... 249
GLOSARIO DE TRMINOS................................................................................................ 251
BIBLIOGRAFA................................................................................................................... 255

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Regin de Murcia
Consejera de Hacienda
y Administracin Pblica