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Empacadora xxx Empaque

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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EMPACADORA XXX

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

Elaboracin Actualizacin Revisin

Por: Jefe de Empaque Por: Jefe de Empaque Por: Gerencia

Fecha: Febrero 2017 Fecha: Fecha:


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4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Establecer un mtodo que asegure que la documentacin del sistema de gestin sea la

adecuada conforme a la norma, de fcil aplicacin y comprensin, que proporcione

evidencia de su implementacin, seguimiento, medicin y control.

2. ALCANCE

El procedimiento es aplicable a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

de Empacadora xxx. Los documentos del SGC incluyen: Manual de la Calidad, Planes de

Calidad, Procedimientos, Instrucciones y Formatos bases.

2.1 Responsables del procedimiento

El encargado del Centro de Control de la documentacin, comit de gestin de calidad,

representante de la gerencia y las personas que requieran:

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-Hacer un documento nuevo del sistema de gestin

-Modificar un documento existente.

2.2 Lmites

Desde que surge la necesidad de crear un documento del Sistema de Gestin hasta que

se elimina.

3. TRMINOS Y DEFINICIONES

MGC: Manual de Gestin de Calidad.

Polticas: Intenciones globales y orientacin de una organizacin tal como se expresa

formalmente por el Comit de Gestin de Calidad.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Planes de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados

deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto,

proceso o contrato especfico.

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Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instrucciones: Documentacin especifica que norma una actividad de un proceso.

SGC: Sistema de Gestin de Calidad

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Identificacin de necesidades de crear un documento

Todo el personal de Empacadora xxx es responsable de detectar la necesidad de la

elaboracin de un nuevo documento o de incorporar un documento externo al SGC.

Se consulta al Jefe de rea y/o al Coordinador de Calidad si la creacin del documento es

o no necesaria.

4.2. Obtener comentarios para la autorizacin de la creacin del documento o de

incluir documento externo al SGC

El Jefe de rea y/o Gestin de Calidad realiza comentarios sobre el documento y

posteriormente da la autorizacin para la creacin del documento o la inclusin de un

documento externo al SGC.

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Si es una inclusin de un documento externo el procedimiento contina en el punto 4.4.1.

4.3. Nombrar un Responsable de la elaboracin del documento

El Jefe de rea designa a un Responsable para la elaboracin del documento.

4.4. Elaboracin del documento.

El Responsable elabora el documento o corrige, segn sea el caso, tal como:

Procedimientos, instrucciones y formatos de registros de acuerdo con los requerimientos

de Empacadora xxx y consistentes con la norma ISO 9001:2008.

4.4.1. Codificacin del documento

Slo en el caso de ser un documento nuevo para el SGC se crea el cdigo. En el caso de

un documento externo, se le antepone al cdigo la letra E y luego el rea que le

pertenece. Para mayor facilidad de uso, se codifica los documentos segn el siguiente

mtodo:

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XXX: rea de la empresa

XX: Nombre de la empresa

X001: Nombre del documento y nmeros consecutivos

Por ejemplo: codificar el manual de calidad de Empacadora xxx ste quedara de la

siguiente manera: SGC-Exx.M001

SGC es el rea que pertenece el manual

Exx es Empacadora xx

M001 es manual y el primer nmero, luego dos, tres y as sucesivamente.

Si el documento es de origen externo, el procedimiento contina en el punto 4.7.

4.5. Revisin del Documento

El Jefe de rea y/o Gestin de Calidad revisa el documento y verifica(n) que tenga fecha

efectiva, nmero de revisin y el cdigo respectivo.

Si el documento tiene observaciones: el procedimiento regresa al punto 4.4.

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Si el documento no tiene observaciones: el procedimiento contina en el punto 4.6.

4.6. Aprobacin del documento

La aprobacin depende del nivel de la documentacin:

Tipo de Documento: Responsable de aprobacin:


Manual Gerencia General
Procedimientos Representante de la Direccin, Jefaturas
Departamentales.
Instrucciones de Trabajo Gerencias o Jefaturas Departamentales
Registros Se aprueban en conjunto con el documento
que los contiene.

4.7. Actualizacin del ndice Maestro de Control de Documentos y Registros.

Antes de publicar el documento los encargados de Gestin de Calidad deben actualizar el

ndice Maestro de Control de Documentos y Registros e incluir el nuevo documento que

ha sido creado, en este debe incluir el cdigo, el nmero de revisin, la fecha efectiva y,

de ser el caso, el comentario del cambio en la misma Hoja de Clculo.

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4.8. Guardar y copiar el documento.

Gestin de Calidad guarda y saca copias del documento aprobado o del documento de

origen externo. En el caso de las copias, se le coloca un sello de copia controlada.

4.9. Archivar el documento en la base de datos del Sistema de Calidad

Gestin de Calidad archiva el documento original en la base de datos del sistema de

Calidad.

4.10. Publicacin del documento

Gestin de Calidad o el Jefe respectivo, con el apoyo del Jefe de Sistemas, cuelgan el

documento digitalizado en la carpeta Sistema de Gestin de Calidad. Luego se enva los

documentos desactualizados en la carpeta documentos obsoletos.

En el caso de los documentos impresos, Gestin de Calidad o el Jefe respectivo, segn el

ndice Maestro de Control de Documentos y Registros recoge las copias controladas

obsoletas de los puntos de distribucin, procede con su eliminacin, y finalmente archiva

la copia del documento vigente.


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4.11. Distribucin de la documentacin.

El Jefe respectivo o Gestin de Calidad distribuye(n) el documento mediante una de las

siguientes formas:

-El envo de un correo electrnico al personal autorizado notificando la aprobacin de un

documento.

-Comunicacin verbal al personal autorizado del nuevo documento o de los cambios

realizados.

4.12. Utilizacin de los documentos.

Luego de la distribucin, el personal de Empacadora xxx utiliza los documentos vigentes

en los procesos respectivos.

4.13. Identificacin de Cambios.

El personal de Empacadora xxx tiene la responsabilidad de identificar cambios en los

documentos e informa al Jefe respectivo y/o Gestin de Calidad si el cambio es o no

necesario.

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4.14. Autorizacin del cambio en el documento.

El Jefe respectivo o Gestin de Calidad autoriza la modificacin del documento. El

procedimiento contina en el punto 4.4.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

ndice Maestro de Control de Documentos y Registros.

Norma ISO 9001:2008

6. ANEXOS Diagrama de Flujo Control de Documentos Formato Control de Documentos

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Inicio

Diagrama de Flujo Control


de Documentos

Identificacin de
necesidades

Autorizacin

El documento NO
cumple con los Realizar cambios
requisitos?

SI

Elaborar Realizar
Documento correcciones

SI

Codificar
Revisin Aprobacin Hay cambios?
documento

NO

Actualizacin

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Guardar y Copiar
Documento

Archivar

Publicar

Distribucin

Utilizacin

Identificacin de
cambios

Los cambios
Editar Documentos
son necesarios?
SI

NO
Fuente:
Elaboracin

Autorizacin Propia

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Formato Control de Documentos

N Cdigo Tipo de Fecha de Destinatario Aprobado


Documento documento aprobacin por:
vigente (Externo
entregado Interno)

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