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ELABORACION DE
DOCUMENTOS
Cdigo: GA-GI-01 Versin: 1 Fecha: 13/03/2008

Objetivo: Suministrar informacin acerca de los requisitos que deben tener los
documentos en su elaboracin, para una normalizacin de estos dentro del Sistema de
Gestin de la Calidad de la Corporacin.

Alcance: Los lineamientos de este instructivo aplican para todos los documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin Autnoma Regional del Atlntico -
C.R.A.

Definiciones: Las definiciones que aplican a este instructivos se encuentran en la


norma NTCGP 1000:2004.

1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La documentacin base del Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin se
clasifican segn la siguiente figura:

Manual
de la
Calidad

Manual de
competencias y
funciones

Planes de la calidad -
Procedimientos

Guas y Otros

Formatos de Registros

Documentos de origen
externo

Figura 1: Estructura de la Documentacin del SGC.

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2. Tipos de Documentos:
2.1 Manual de la Calidad:
2.1.1 Concepto: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad
de una organizacin.
2.1.2 Metodologa para la elaboracin: un manual de la calidad es nico para
cada organizacin. El manual de la calidad debe incluir:
a. El alcance del sistema de gestin de la calidad y sus exclusiones.
b. Los procedimientos documentados o referencia a ellos.
c. Descripcin de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad y sus
interacciones.
d. La informacin acerca de la organizacin, tal como el nombre, ubicacin y
medios de comunicacin.
e. El manual de la calidad estar dividido en secciones que sern controladas
en un contenido.
2.1.3 Aplicacin: El manual de la calidad aplicara para toda la organizacin.

2.2 Manual Especifico de Funciones, Requisitos Mnimos y Competencias


Laborales
2.2.1 Concepto: Documento que especifica las competencias de cada uno de los
cargos de la Corporacin Autnoma Regional del Atlntico - C.R.A., as
como algunas funciones adicionales a las descritas en los dems
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
2.2.2 Metodologa para la elaboracin: El manual de competencias y funciones
debera tener:
a. Titulo segn el cargo a describir: el titulo del cargo en anlisis para la
identificacin del Manual de Competencias y Funciones.
b. Competencias del cargo: Analizar las competencias exigidas al cargo:
Educacin, Experiencia y Habilidades, as como la induccin que requiere
la persona para ejercer adecuadamente las actividades relacionadas.
Tambin es importante identificar la formacin necesaria.
c. Funciones Adicionales: Aquellas funciones que no fueron relacionadas en
los planes de la calidad, procedimiento u otros documentos y se consideren
importante para el logro de objetivos debern ser relacionadas en el Manual
de Competencias y Funciones.
2.2.3 Aplicacin: Este documento aplicara a todos los cargos de la Corporacin
Autnoma Regional del Atlntico - C.R.A.

2.3 Plan de la Calidad:


2.3.1 Concepto: Documento que especifica que procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse
a un producto, proyecto, proceso o contrato especifico.
2.3.2 Metodologa para la elaboracin: Los planes de la calidad deberan tener:
a. Titulo y Cdigo: Que permita identificar el documento.
b. Objetivo: Que facilite conocer el propsito o finalidad del plan de la calidad
c. Alcance: Describir las fronteras de utilizacin del documento.

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d. Contenido: Etapa o actividad, Requisito a cumplir, Mtodo, Frecuencia,


Recursos, Responsable, Registro y documentos relacionados.
e. Cambios: Registrar los cambios realizado en el documento a travs de las
diferentes versiones.
2.3.3 Aplicacin: Los planes de la calidad se aplican generalmente a proyectos
o procesos que necesiten una informacin mas detallada sobre la
secuencia y las actividades relacionadas.

2.4 Procedimiento:
2.4.1 Concepto: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
2.4.2 Metodologa para la elaboracin: Los procedimientos deberan tener:
a. Titulo y Cdigo: Que permita identificar el documento.
b. Objetivo: Que facilite conocer el propsito o finalidad del plan de la calidad
c. Alcance: Describir las fronteras de utilizacin del documento.
d. Descripcin de actividades: El nivel de detalle puede variar, dependiendo
de la complejidad de actividades, debera considerarse: descripcin de los
procesos mediante texto y/o diagrama de flujo relacionado con las
actividades requeridas. Responsabilidad de las funciones o actividades y
del personal as como los registros generados.
e. Cambios, Detallar los cambios que se que se generan de una versin a
otra.
2.4.3 Aplicacin: Los procedimientos son utilizados tambin en procesos,
sobretodo cuando no se requiere un alto nivel de profundidad, pueden
utilizarse en actividades dentro de los procesos. Por ejemplo un
procedimiento para seleccin de personal.

2.5 Formatos
2.5.1 Concepto: Documento preestablecido para consignar datos generados de
una determinada actividad, el cual una vez diligenciado correctamente se
convierte en un registro.
2.5.2 Metodologa para la elaboracin: Los formatos de los registros y los
registros deben tener la siguiente metodologa para su correcta
presentacin:
a. Cdigo y Titulo: De manera que facilite la identificacin del formato.
b. Secuencia o codificacin interna: Al momento que el formato es
diligenciado se convierte en un registro el cual debe ser identificado
para identificarlo de otros que utilizan el mismo formato, para esto se
debe establecer una secuencia o codificacin interna que permita la
diferenciacin de cada uno de estos.
c. Informacin: la informacin plasmada en los formatos debe ser legible y
sin correcciones. Los registros son nicos e inmodificables.
2.5.3 Aplicacin: Estos se utilizan para mostrar los resultados obtenidos o
proporcionan evidencia que indica que se estn realizando actividades
establecidas en los planes de la calidad y dems documentos del SGC.

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3. FORMA DE LOS DOCUMENTOS


3.1 Presentacin.
3.1.1 Encabezado
El encabezado deber contener la siguiente informacin:
a. Clase de Documento: Especificar la clase de documento, por ejemplo si es un
Registro, Plan de la Calidad, procedimiento, Etc.
b. Titulo del documento: Segn la informacin a relacionar se coloca el titulo del
documento, por ejemplo expedicin de CDP, u Solicitud de permisos, etc.
c. Cdigo del documento: El cdigo se encuentra relacionado con la Clase de
documento y el proceso al que hace parte.
d. Versin: Esta identifica las actualizaciones o el grado de actualizacin del
documento.
e. Fecha de Vigencia: es la fecha en la cual empieza a utilizarse el documento
teniendo en cuenta la versin.
a b

g
f

c d e

f. Logotipo de la CRA: Se debe colocar el logotipo de la CRA al lado


derecho del encabezado.
g. Logotipo: Al lado izquierdo se debe colocar el logotipo de la calidad al lado
izquierdo.

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3.1.2 Pie de Pagina:
a. Elaboro: Se debe colocar el nombre de la persona que elaboro en la
primera pgina del documento. (No aplica para los registros)
b. Reviso: Se debe colocar el nombre de la persona que revisa en la primera
pgina del documento. (No aplica para los registros)
c. Aprob: Se debe colocar el nombre de la persona que como responsable
del proceso o el representante de la direccin prueba el documento, esta
informacin debe ir en al primera pagina. (No aplica para los registros)
d. Paginacin: Se tiene que relacionar el numero de la pagina que se esta
consultando y el numero total de paginas que tiene el documento; esta
informacin aplica a todo el documento.
a b
d

3.1.3 Letra, fechas y otros.


La letra recomendada para la elaboracin de documentos es Arial.
El tamao de la letra del documento se estipula de acuerdo con el diseo
establecido para este, pero se recomienda que no exceda de 16, ni este por
debajo de 5.
Las fechas se escribirn segn el siguiente orden Da-Mes-Ao.
La redaccin debe hacerse de manera impersonal, empleando los verbos en
infinitivo.
El encabezado y pie de pgina deben ir a 1,25 cm. del borde de pagina.

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3.1.4 Codificacin
Los documentos se identifican por un cdigo y un titulo, dicho cdigo se crea de la
siguiente forma:

Cdigo: Z1 Z2 X1 X2 N1 N2

Proceso Secuencia segn Clase


de Documento y
Proceso
Clase de
Documento

Z1 Z2 Son las dos primeras iniciales que identifican el proceso en el cual se utilizara
el documento o con el cual tiene vinculo directo (como todava no se han identificado
los procesos se utilizaran las iniciales de las diferentes dependencias).

Planeacion Estratgica: PE
Control y Mejoramiento: CM
Planificacin y Ordenamiento Territorial Ambiental: PO
Manejo, Control y Seguimiento Ambiental: MC
Educacin Ambiental: EA
Gestin de Proyectos: GP
Manejo de la Informacin Ambiental: MI
Gestin Humana: GH
Gestin de la Infraestructura: GI
Gestin Financiera: GF
Soporte Jurdico: SJ
Gestin Documental y de Archivo: GA
Adquisicin de Bienes y Servicios: AB
Comunicaciones: CS

X1 X2 es la letra que identifica la clase de documento, esta se establece segn:

MC: Manual de la Calidad


PC: Planes de la Calidad
PR: Procedimientos
GI: Gua
FR: Formato
OT: Otros

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N1 N2 El ltimo componente de la codificacin se refiere al consecutivo de acuerdo


con la clase de documento.

3.1.5 Otras Disposiciones.


Entre las otras disposiciones tenemos el control de cambios utilizado para registrar
las modificaciones que ha sufrido un documento en su existencia para lo cual debe
relacionarse la informacin sobre (no aplica para los registros):
a. Versin del cambio: La versin del documento que sufri cambios.
b. Fecha de vigencia: La fecha de vigencia del documento que sufri cambios.
c. Descripcin de los cambios: Una breve pero completa descripcin de los cambios
realizados.
b

c
a

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CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Descripcin del cambio

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