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Temas de la 1 fase

1. Introduccin a los sistemas de informacin


1.1 la informacin y sus aporte a las organizaciones
Los Sistemas de Informacin (SI) y las Tecnologas de Informacin (TI) han cambiado
la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran
importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una
plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante,
su implantacin logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.
Las Tecnologas de la Informacin han sido conceptualizadas como la integracin y
convergencia de la computacin, las telecomunicaciones y la tcnica para el
procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los
contenidos de la informacin, el equipamiento, la infraestructura, el software y los
mecanismos de intercambio de informacin, los elementos de poltica y regulaciones,
adems de los recursos financieros.
1.1.1 Aporte de la informacin a las organizaciones
Desde hace ya algunos aos las organizaciones han reconocido la importancia de
administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.
La informacin se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos
que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de
decisiones han comenzado a comprender que la informacin no es slo un subproducto
de la conduccin empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno
de los tantos factores crticos para la determinacin del xito o fracaso de stos.
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra informacin, el negocio la debe
manejar de forma correcta y eficiente, tal y cmo se manejan los dems recursos
existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos
asociados con la produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin
de toda la informacin que es manejada en la organizacin. Aunque la informacin se
encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que sta no es gratis, y su uso es
estrictamente estratgico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un
negocio.
La fcil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologas de informacin en
general, han creado una revolucin informtica en la sociedad y de forma particular en
los negocios. El manejo de informacin generada por computadora difiere en forma
significativa del manejo de datos producidos manualmente.
1.2 conceptos bsicos de sistemas de informacin empresarial
1.2.1 conceptos bsicos

Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre


s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido
amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico
(hardware). Sin embargo en la prctica se utiliza como sinnimo de "sistema de
informacin computarizado"
Los elementos que interactan entre s son: el equipo computacional, el recurso
humano, los datos o informacin fuente, programas ejecutados por las
computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de polticas y reglas
de operacin.
Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas:
Entrada de informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que
requiere para procesar la informacin, por medio de estaciones de
trabajo, teclado, diskettes, cintas magnticas, cdigo de barras, etc.
Almacenamiento de informacin: es una de las actividades ms
importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta
propiedad el sistema puede recordar la informacin guardad en la sesin
o proceso anterior.
Procesamiento de la informacin: esta caracterstica de los sistemas
permite la transformacin de los datos fuente en informacin que puede
ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras
cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera
a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general en un ao base.
Salida de informacin: es la capacidad de un SI para sacar la informacin
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de
salida son las impresoras, graficadores, cintas magnticas, diskettes, la
voz, etc.
1.2.2 tipos sistemas de informacin
STEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila,
almacena y altera la informacin creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro
de una organizacin se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene
como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la
informacin recibida en una base de datos para su posterior consulta.
SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL: un sistema de informacin gerencial es
aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el
objetivo del mismo es la suministracin de informacin para la resolucin de problemas
a travs de la interaccin entre tecnologas y personas.
Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales:
calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la
comparacin entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de
decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimacin,
valoracin y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de informacin gerencial,
esta tecnologa interacciona con personas en el filtrado de informacin que permite optar
por la decisin ms acertada.
SISTEMA DE INFORMACION EJECUTIVA: esta tecnologa es utilizada por los
gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la informacin interna y externa de
la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.
De esta manera, el ejecutivo podr conocer el estado de todos los indicadores, incluso
aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que
considere adecuadas.
1.3 los sistema de informacin empresarial
El sistema de informacin empresarial constituye el conjunto de recursos de la
empresa que sirven como soporte para el proceso bsico de captacin,
transformacin y comunicacin de la informacin.
Un sistema de informacin debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la
informacin necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos
posibles.
Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada organizacin y a
su estructura organizativa. Cuando se piensa en una implantacin nunca se
parte de cero pues todas las empresas disponen de algn tipo de informacin,
ms o menos rudimentario, con distintos grados de calidad/fiabilidad y con
niveles de accesibilidad mayores o menores, etc. Esa informacin debe
contemplarse como parte del SIE.
FUNCIONES DE SIE.
Un sistema de informacin empresarial realiza tres actividades:
Recibe datos de fuentes internas o externas.
Acta sobre los datos para procesarlos.
Distribuye informacin procesada para el usuario.
Es muy importante la eleccin de un cdigo eficaz de representacin de la
informacin. Uno de los problemas ms importantes es la separacin de la
informacin til de la que no lo es.
CONDICIONES PREVIAS
Para implantar con xito un SIE se tiene que cumplir una serie de condiciones
previas:
Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada
organizacin y a su estructura organizativa.
Considerar que es una actividad integrada en el resto de actividades de
la empresa.
Implicacin total de la Direccin de la empresa.
Como toda actividad, necesita unos recursos mnimos.
Nombramiento de un responsable o animador-coordinador.
Clima favorable a la comunicacin y al trabajo en equipo que permita
compartir informacin y conocimiento entre los diferentes departamentos.
1.4 caractersticas de un sistema contable

La Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa,


almacena y distribuye informacin vital para la correcta toma de decisiones en la
empresa.
El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad es controlar y
organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la
situacin en que esta se encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para
llevar a cabo los propsitos que se quieren realizar y as cumplir con los
objetivos.
El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a
la direccin de la empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino
que debe permitir la toma de decisiones.

10 caractersticas que deben tener un sistema contable


1-Debe ser multi-empresa: Esto ayudara a gestionar 2 ms empresas a la vez.
2-Debe ser multi-usuario: Esto con el motivo de permitir el trabajo de 2 o ms
usuarios para agilizar la gestin contable.
3-Debe ser econmico: El costo del software es muy importante, los sistemas
gratuitos normalmente cuentan con varias limitaciones en la configuracin.
4-Deber permitir copias de seguridad: Es importante tener el respaldo de varias
copias de todas las actividades que vas realizando y los datos que vas
generando.

5-Debe ser multimoneda: Esto facilitar trabajar con una o varias monedas a la
vez permitiendo trabajar con moneda local o extranjera.
6-Debe tener su propio manual de usuario: Todo sistema tiene sus propias
configuraciones, para comprenderlas es recomendable tener material de apoyo.
7-Debe permitir la creacin de perfiles de usuarios: Ayudar a la seguridad de
los datos, mantenimiento de Contraseas y Permisos para cada Usuario.
8-Debe tener soporte y garanta: Un sistema contable de pago permite tener
soporte ya sea online o presencial adems de la garanta del software.
9-Impresin de informes: Claro, los informes deben ser impresos ya sean
balance general, mensual, balance de comprobacin, estado de resultado,
prdidas, ganancias, etc.
10-Exportar reportes: Adems de la impresin de los trabajos, debe ser
compatibles con otros tipos de documentos para su mejor presentacin ya sea
en Excel, Word o PDF.

2. Sistemas de informacin contable en Excel


2.1 Gestin de datos contables utilizando base de datos
Base de Datos es un conjunto de datos relacionados entre s y que tienen un significado
implcito.
La definicin presentada anteriormente hace referencia a dos elementos para que un
conjunto de datos constituya una Base de Datos:
1) Relaciones entre datos, tema que se trata en las prximas transparencias.
2) Significado implcito de los datos que se atribuye dependiendo del contexto en que
se utilizan los mismos.
Por ejemplo, el dato fecha en una base de datos de ventas puede referirse a la fecha
de emisin de las facturas, mientras que si la base de datos es de msica quizs
corresponda a la fecha en que se grab un tema musical.
Archivos tradicionales y Bases de Datos
En un sistema de informacin se cuenta con dos enfoques principales para definir el
almacenamiento de los datos:
1. Archivos tradicionales. Consiste en almacenar los datos en archivos individuales,
exclusivos para cada aplicacin particular. En este sistema los datos pueden ser
redundantes (repetidos innecesariamente) y la actualizacin de los archivos es ms
lenta que en una base de datos.
2. Base de datos. Es un almacenamiento de datos formalmente definido, controlado
centralmente para intentar servir a mltiples y diferentes aplicaciones.La base de datos
es una fuente significativa de datos que son compartidos por numerosos usuarios para
diversas aplicaciones.
2.2 herramientas de gestin de bases de datos:
1) Filtros: Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla
con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas
con informacin y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas
condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa.
Cmo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sera una
tarea muy difcil de lograr si no tuviramos la facilidad de crear filtros en Excel.
2) Ordenamiento: Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede
que desee poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista de niveles
de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos.
Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y
encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces.
3) Subtotales: La funcin SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de
una lista de valores. Lo interesante es que podemos indicar a la funcin SUBTOTALES
el tipo de operacin que deseamos aplicar sobre los valores.
4) Tablas dinmicas: Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas
de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se
sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran
herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el
reporte.
5) Macros: si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasin te hayas
encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que
haces repetidas veces se podran automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel
de manera que estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las maanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre
das el mismo formato a los textos, se podra crear una macro para que lo haga
automticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad
de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
2.3 Reportes e informes contables
2.3.1 reportes contables
Los reportes contables son estados financieros preparados por contadores o por
despachos para mostrar la situacin financiera de una empresa en un periodo de tiempo
definido. Los administradores utilizan reportes contables para apoyarse en la toma de
decisiones, los accionistas los utilizan para tomar decisiones de inversin y los
proveedores los usan para evaluar la capacidad de crdito de sus clientes. Existen
cuatro reportes contables y estados financieros que comnmente las empresas
elaboran y que son compartidos pblicamente por empresas que cotizan en bolsas de
valores, a continuacin los reportes contables:
2.3.1.1 Balance general
El balance general ofrece una de las mejores perspectivas generales de los activos y
deudas de una empresa. Los inversionistas por lo general revisan el balance general
para interpretar si una empresa est muy apalancada, es decir, si la proporcin de sus
deudas es muy grande y podra enfrentar dificultades para pagarlas. El balance general
muestra el saldo actual de los activos de la empresa, as como de sus riesgos y
obligaciones con acreedores. Analizar el balance general puede ayudarte a identificar
las fuentes de fondeo de una empresa: efectivo o deuda.
2.3.1.2 Estado de resultados
El estado de resultados muestra el comparativo de ingresos y gastos de una empresa
durante el ltimo mes, trimestre o ao y ofrece una perspectiva respecto de la capacidad
de generar utilidades. A los ingresos operativos se le restan los gastos del periodo, como
gastos de operacin, de administracin y ventas, depreciaciones y amortizaciones. Esto
permite obtener una expectativa de la habilidad de la empresa para generar ganancias
provenientes de su actividad principal. Posteriormente se consideran los ingresos y
gastos extraordinarios para obtener el resultado neto del periodo.
2.3.1.3 Estado de cambios al capital contable
El estado de cambios al capital contable muestra cmo la empresa ha retenido sus
utilidades en un periodo determinado de tiempo. Esto permite conocer si la empresa ha
reinvertido sus utilidades, distribuido dividendos a los accionistas o ha retenido utilidades
para uso posterior. A los inversionistas les interesa conocer los crecimientos del capital
contable y saber qu est haciendo la empresa con sus utilidades.
2.3.1.4 Estado de flujo de efectivo
Un estado de flujo de efectivo describe las operaciones de operacin, inversin y
financiamiento de una empresa por un periodo de tiempo determinado. Muestra los
flujos de efectivo generados y utilizados, incluyendo el clculo del aumento o la
disminucin de recursos en el periodo. Las actividades de operacin muestran el
incremente o decremento de recursos por dicho concepto. El flujo de efectivo de las
actividades de inversin corresponde a las ventas e inversiones en activos. Las
actividades de financiamiento estn relacionadas a la emisin y re-compra de bonos y
acciones
2.3.2 informes contables
Son emisiones tendientes a la transmisin de datos econmicos del ente a los usuarios
de los mismos.
Ac algunos reportes contables:
1. Libro de inventarios y balances: donde se refleja los balances iniciales como
tambin los movimientos que tengan dentro de un periodo contable.
2. Libro diario: donde se registra las operaciones contables que tenga una
empresa durante un periodo contable.
3. Libro mayor: donde se centraliza todos los asientos contables de una empresa
durante un periodo contable.
4. Registros de ventas: donde se encuentran registradas todas las ventas dentro
de un periodo contable. Ordenadas por fecha de realizacin.
5. Registro de compras: donde se encuentras registradas las compras ordenadas
por la fecha donde se realizaron.
6. Libro caja y bancos: en este libro se encuentran los movimientos tanto salidas
y entradas de dinero de una cuenta corriente hay un libro de caja chica que refleja
solamente el movimiento de dinero que se encuentra en la caja de la empresa.
7. Libro kardex: en este libro se encuentra segmentado segn la cantidad de
artculos que venda una empresa por sus entradas y salidos.