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CURSO ONLINE: SECRETRIA EXECUTIVA

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Ser secretria promover uma assessoria
completa para organizao na qual faz
parte. dominar habilidades requeridas
num escritrio, demonstrar capacidade
para assumir responsabilidades e,
principalmente, ter iniciativa.

No dia a dia, este profissional deve ser mais


do que a pessoa que digita, anota e
comunica compromissos.

Ela deve manter seu arquivo organizado e


atende telefonemas. Deve assumir decises
de nvel gerencial e transmitir segurana na
realizao das tarefas.

Ela deve ser o diferencial da empresa.

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Principais Responsabilidades Principais Obstculos

Participao Ativa em Encontros X Falta de Informao


Preparao de Eventos X Falta de Experincia
Redao de Correspondncias X Desleixo com a expresso corporal e roupas
Preparao de Relatrios Administrativos X Medo exagerado das situao e mtodos novos.
Digitao e Edio de Textos e Planilhas X Incapacidade para boa comunicao
Superviso e Treinamento de Auxiliares X Desinteresse pessoal e profissional
Recomendao de Equipamentos para Escritrio X No clareza do seu papel na organizao
Aquisio de Material de Uso Dirio X Fofocas/Impertinncia/Egosmo

Conhecimentos Desejveis Qualidades Indispensveis

o Procedimentos de trabalho dos setores de atuao Segurana Profissional


o Objetivos da Empresa: Misso/Viso/Valores. Bom Senso e Equilbrio Emocional
o Fluxogramas/Organogramas/Diagramas Habilidade e Intuio para tomar Decises Sbias
o Psicologia Social Ponderao diante de Situaes Complexas
o Slidos conhecimentos sobre administrao Humildade
o Idiomas adicionais (no mnimo o ingls) Organizao e Capacidade de Planejamento
o Conhecimentos sobre organizao do trabalho Disponibilidade
o Conhecimento mnimo dos produtos da empresa Senso de Humor

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Nossa sugesto :
Comece em uma empresa que voc possa atingir suas
metas e satisfazer as suas necessidades primrias.

Nesta empresa, aprenda rapidamente a desempenhar


todas as tarefas. Reconhea a poltica da empresa. Faa
sobressair seus valores pessoais. Pense que, se algum dia
voc tiver que deixar a empresa, que voc saia sendo
indicada para outras melhores por conta da boa atuao.

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Mesmo em tempos de crise financeira e econmica (como a
que estamos enfrentando atualmente), uma profissional da
importncia da secretria sempre requisitada e mantida.

Se j complicado para uma empresa manter o bom


desempenho com a agenda organizada, imagina para
empresas que no cumprem compromissos importantes por
conta da m gesto de horrios, de tarefas ou de qualquer
adversidade que sempre ocorrem nas empresas.

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tica um conjunto de princpios que visa disciplinar e regular
os costumes, a moral e a conduta das pessoas.

A tica utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras


de conduta no desempenho das atividades profissionais e em
seu relacionamento com clientes e demais pessoas.

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Princpios ticos
Honestidade no trabalho e lealdade para com a empresa.
Respeito dignidade da pessoa humana.
Execuo do trabalho no mais alto nvel de rendimento.
Saber gerir segredos da empresa.
Respeito aos chefes, colegas e subordinados.
Prestao de contas aos superiores hierrquicos.
Observao das normas administrativas da empresa.
Apoio a esforos para aperfeioamento da profisso.

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Princpios Antiticos
Utilizar informaes e influncias para conseguir vantagens pessoais.
Negar-se a prestar colaborao nas dependncias da entidade.
Estimular a discrdia, fofocas e conflitos, propositalmente.
No prestar ajuda a companheiros (independente de qualquer hierarquia) por questo de m f.
Delegar execuo de trabalhos confidenciais que foram lhe atribudos.
Prestar servio de forma deficiente, demorar injustamente sua execuo ou abandon-lo sem motivo.

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A secretria quem organiza todas as atividades
administrativas da diretoria, a qual ela est subordinada.

Ela que a responsvel por manter os contatos com as


organizaes que de alguma maneira a empresa participa,
por lembrar as atividades que sero desempenhadas pelo
chefe ao longo do dia, por fazer com que o chefe seja
lembrado das suas obrigaes na empresa.

Vejamos a seguir as principais atividades dirias de uma secretria.

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1. Redigir e-mails, memorandos, bilhetes e outros documentos comuns.

2. Dar soluo aos assuntos pendentes.

3. Colocar a mesa do executivo em ordem.

4. Atender ao chefe.

5. Cuidar dos instrumentos de trabalho.

6. Redigir listas com a pauta do dia: visitas, assuntos, reunies, etc.

7. Atender aos telefonemas e solicitaes de entrevistas.

8. Selecionar assuntos e pessoas que sero atendidas pelo chefe.

9. Organizar arquivos.

10. Estabelecer contatos com outros departamentos.

11. Prestar informaes.

12. Transmitir recados.

13. Redigir e digitar correspondncia.

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14. Deixar a mesa sempre em ordem.

15. Manter equipamentos em condio de uso.

16. Estocar material suficiente.

17. Receber, classificar e distribuir correspondncias.

18. Manter atualizado o arquivo de endereos

19. Providenciar reservas de hotis, passagens, documentos, etc.

20. Conhecer o que a empresa produz ou dos servios que prestam

21. Colocar tudo ao alcance da mo da equipe e do executivo.

22. Ter ateno ao conferir uma digitao.

23. Levar as atividades at o fim.

24. Manter a calma diante de situaes difceis.

25. Atender e fazer chamadas telefnicas.

26. Anotar recados.

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Eficincia e Eficcia

Uma secretria deve ser eficiente e eficaz.

Uma pessoa eficaz aquela que faz aquilo que deve ser feito,
que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto.

A eficincia diz respeito a como fazer e est relacionada s


aes a serem realizadas. uma questo de custo-benefcio,
onde buscamos ter o mnimo de perdas e/ou desperdcio. Uma
relao entre os resultados obtidos e os recursos empregados.

Exemplo: Cludio vendeu sua quota de produtos. Eliza tambm.


Porm Eliza gastou 30% de gasolina a menos. Neste caso, se a
meta era vender a quota, ambos foram eficazes, mas Eliza foi
mais eficiente do que Cludio.

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Eficincia e Eficcia

Vamos transportar estes conceitos para o ambiente da secretria.

Primeiro temos que entender que, executar tarefas de forma eficiente e eficaz fator de sucesso,
tanto para o profissional, tanto para a empresa.

Em mbito pessoal, significa dar abertura para novas oportunidades de promoes, para tarefas
mais desafiadoras e mais estimulantes, e para mbito profissional, significa melhor uso do tempo
do dirio de servio, oferecendo assim, maior produo, e consequentemente, maior lucro.

J no mbito profissional, a secretria, para se ter eficincia, deve assegurar que entendeu
claramente a tarefa que lhe foi designada. Deve certificar-se de ter compreendido at onde vai a
sua responsabilidade e sua autoridade.

interessante que ela negocie com seu chefe quais as tarefas que pode executar sem precisar
consult-lo, pois isso economiza tempo. E cada segundo importante.

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Em relao a utilizao da agenda, certifique-se de
anotar (alm de reunies, compromissos, e etc.) dias e
A disposio dos mveis deve ter em vista, sobretudo, a
horas para, por exemplo, fazer backup de arquivos,
racionalizao e a reduo dos movimentos. Deve-se guardar
organizar bolo de papis, arquivos, e outros. um
o material que no est sendo utilizado, cuidar do arejamento
processo simples, mas que traz grandes benefcios.
da sala e guardar os papis em arquivos ou pastas.

Regras bsicas para organizao dos arquivos: No empilhe Principais Materiais de trabalho: Computador e
papis. Use etiquetas para facilitar a organizao e procura de impressora. Agenda e/ou bloco para recados. Pastas para
documentos. Estabelea dia e hora para a organizao do guardar documentos em geral. Lpis, Caneta, Carimbo da
arquivo. Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha Empresa, Clipes, Elsticos, Papel. Telefone fixo e celular.

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separados os arquivos de um e do outro.
- Procure saber o nome da visita, a qual organizao pertence e qual o propsito da visita.

- Visitas frequentes devem ser atendidas com o mesmo bom humor.

- Demonstre reconhecimento pelo nome.

- Manifeste vontade de ajudar o visitante a alcanar seus propsitos.


de visitantes
- Nunca julgue uma visita pela aparncia.

- Proteja o tempo de seu executivo. Resolva tudo o que estiver ao seu alcance.

- Ao conduzir o visitante sala de seu superior, caminhe ao lado dele e abra a porta sem ficar de costas.

- Evite interromper a entrevista, exceto em caso de urgncia.

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Sabemos como difcil agradar a todos.
Entretanto, existem itens que so importantes para a boa convivncia
organizacional, seja com chefe, clientes e colegas de trabalho.

Vejamos a seguir estes principais itens.

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Conhea sua organizao.
No favorea ningum.
Troque ideias com colegas.
Manifeste sempre vontade de cooperao.
Apoie as polticas da empresa.
Evite discutir assuntos que tratou com seu chefe.
Aprenda a contornar as situaes difceis.
Evite entrar a todo instante na sala de seu chefe.
Evite sentar ao lado de seu chefe se no for convidado.
No recusar trabalhos que voc nunca fez.
No se lastimar da sua vida e nem bisbilhotar a dos outros.
Tenha pacincia.
Procure desempenhar o trabalho de forma eficiente.
Saiba aceitar crticas.
Use sempre o tratamento adequado ao dirigir-se aos chefes.
Jamais conclua que seu chefe no inteligente ou competente.

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Comunicar significa tornar comum, trocar opinies, fazer
saber; implica participao, interao, noo de mensagens.
um processo de participao de experincias, que modifica
a disposio mental das partes envolvidas.

A comunicao determinada pelo emissor, por sua posio, pelo status que ocupa na organizao,
pela credibilidade e reputao que desfruta e pelas experincias passadas de comunicao.

Enquanto existe comunicao, existe a necessidade de passar uma mensagem importante.

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1- COMUNICAO POSITIVA
Na comunicao, h determinadas expectativas que devem ser consumadas quando uma pessoa
entra em contato com outra. Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente daquilo que o
receptor espera dele. Quando isso ocorre, no se estabelece uma comunicao positiva.

2- ADAPTAO
3- COERNCIA
O sucesso da comunicao depende de adaptar
A incoerncia reduz a probabilidade de que uma
as tentativas de intercomunicaes ocasio,
mensagem seja entendida. A incoerncia deve ser
situao, ao tema, s pessoas envolvidas, e etc.
banida numa mensagem ou num fluxo de informaes
grandes, como existe em grandes empresas.

4- GERENCIE O TEMPO
Se o tempo determinante, a comunicao face-a-face, ou
por telefone (ao invs de e-mails), talvez seja a mais
recomendvel para resolver e tratar de assuntos urgentes.

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5- ACOMPANHAR A EFETIVIDADE DA MENSAGEM
A secretria deve acompanhar todo o processo da comunicao
para verificar se a mensagem foi compreendida como ela deseja.

6- LINGUAGEM
Evite obstculos srios comunicao com o uso de linguagem simples (simples no significa informal).
A complexidade de linguagem a principal barreira boa comunicao.

7- ATMOSFERA
Crie uma atmosfera de comunicao e entendimento mtuo entre
os membros de uma organizao. A compreenso de todos
fundamental para cumprir os objetivos da empresa. Seja metdica.
Verifique se algum possui alguma dvida nas tarefas designadas.
Crie um ambiente de convivncia agradvel entre seus participantes.

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Deixe suas preocupaes fora do escritrio;

Procure melhorar sua capacidade de observao;

Trate com pacincia e compreenso todas as pessoas;

Seja simptico, agradvel, amvel e prestativo com todos;

Desenvolva a iniciativa e a criatividade escondida em voc;

Amplie o conhecimento sobre seu trabalho sempre que possvel;

Desenvolva seu senso de responsabilidade e;

Seja disciplinado com seus prprios objetivos pessoais.

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O trabalho executado pela secretria executiva faz com que o tempo seja otimizado, que os
compromissos sejam cumpridos, que a empresa seja respeitada por cumpri-los e que todos os
diretamente relacionados com a empresa sejam atendidos da melhor maneira possvel.

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Parabns! Voc concluiu o curso de SECRETRIA EXECUTIVA
Solicite seu certificado de concluso no site: WWW.ADMINISTRABRASIL.COM.BR

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