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Guia da NFC-e ECF

legislao
FISCO
PAF

no Ponto
de Venda

1
Introduo
Todos os anos milhares de brasileiros se tornam Ao longo dos anos, observamos uma legislao cada vez
empreendedores do varejo. O incio desafiador, dado aos mais abrangente e uma fiscalizao crescente, exigindo
inmeros detalhes com que tem de se preocupar: a obra da mais profissionalismo e impondo uma srie de obrigaes
loja e a sua posterior montagem, incluindo as mquinas e e exigncias para todas as partes envolvidas: varejistas,
equipamentos; o recrutamento da equipe de colaboradores; a contadores e desenvolvedores de software (software houses).
determinalo do mix de produtos; a seleo dos fornecedores; Pois l no PDV que acontece a venda com a gerao da
a escolha do contador; a escolha do software. Enfim, uma receita da empresa. E a, ao mesmo tempo, se inicia a gerao
maratona que culmina com a inaugurao de sua loja, mas que das informaes que o fisco est de olho.
no termina nunca!
Entender porque necessrio adotar uma soluo fiscal no
Trataremos ao longo deste e-book dos impactos fiscais no PDV, para realizar uma venda e simultaneamente atender
PDV Ponto De Venda local sagrado do varejo, no qual o a legislao, pode ser de grande impacto. Nesse momento
cliente finaliza a sua experincia de compras e o varejista sonha comea a sopa de letrinhas, NFC-e, NF-e, PAF, ECF, SAT, MFD e
com o retorno dele. Ser que diante de tanta coisa para decidir, outras tantas. O empreendedor fica perdido e algo que era para
acompanhar e cobrar, sobra tempo para entender sobre algo ser simples se transforma em uma grande dor de cabea.
que somente vir depois da inaugurao? Se o varejista s
Ao decidirmos criar esse e-book, procuramos guiar o
pensa no momento de comear a vender, no seria o momento
empreendedor do varejo para amenizar a dor de cabea,
de conhecer os aspectos fiscais que influenciam o processo de
substituindo-a pela segurana de atentar aos fatos de maior
venda, mesmo antes da abertura da loja?
relevncia.

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ndice
O contexto do varejista  5

Obrigao da soluo fiscal no PDV  8

O que o NFC-e, SAT e PAF-ECF?  10

Cuidados ao adotar o NFC-e  13

Responsabilidades da fornecedora de software e reflexos ao varejista  16

Solues fiscais por Estado  19

Concluso  20

3
O contexto
do varejista

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Guia da legislao no Ponto de Venda

O contexto do varejista
O dilema do varejista O papel do contador
A falta de conhecimento nos assuntos fiscais; as obrigaes A maioria dos pequenos varejos tocada com a participao
acessrias; a complexidade da legislao; o grande volume intensa do proprietrio e sua famlia. As atividades comerciais
de informaes. Esse cenrio leva o pequeno comerciante, e administrativas do dia a dia tomam praticamente todo o
muitas vezes, a procurar o caminho da informalidade, pois ele seu tempo til. Adicionalmente, dada complexidade da
vincula uma maior complexidade operacional a um maior valor legislao, o contador faz um papel preponderante, que alia
a ser pago em impostos. Por sua vez, a informalidade traz, em o conhecimento do assunto com a conquista da confiana
conjunto, o descontrole operacional e a insegurana fiscal. do dono para resolver todas as questes fiscais. O contador
Uma ao muito comum o pequeno comerciante manter pode fazer um papel fundamental, j que goza da confiana do
suas vendas contbeis em um patamar que lhe permita se varejista. Ele deve mostrar que uma empresa bem controlada
manter enquadrado dentro do Simples Nacional, modelo de ganha em eficincia e resultados, o que compensa em muito o
tributao simplificado e com menor carga de impostos. eventual valor pago a maior em impostos.

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Guia da legislao no Ponto de Venda

A obrigatoriedade da adoo de uma soluo fiscal As obrigaes fiscais acessrias


Enquanto no h presso do fisco boa parte dos pequenos Toda empresa de varejo deve, salvo poucas excees, entregar
comerciantes se mantm na informalidade. Mas, o cenrio mensalmente ao fisco sua movimentao de mercadorias
tende a mudar, pois o fisco cada vez mais usa da tecnologia atravs da transmisso de arquivos ao fisco. Atualmente, boa
e da legislao a seu favor. A direo ideal enxergar parte delas est obrigada entrega do SPED, sendo que as
uma administrao eficiente e a segurana fiscal como menores ainda entregam o SINTEGRA. Muitas vezes esse
preponderantes. A partir do momento em que o varejista se v trabalho efetuado pelo contador responsvel pela empresa.
obrigado a adotar uma soluo fiscal, no h outro caminho Entretanto, dado ao grande volume de informaes, mesmo
seno automatizar o seu ponto de venda com uma soluo nesses casos, h uma tendncia de que os dados originais
fiscal. A partir da, alm do impacto operacional nos caixas, sejam gerados pelo contribuinte, embora a transmisso final ao
haver tambm a necessidade de aes de integrao com a fisco seja efetuada pelo contador. H a necessidade constante
retaguarda (backoffice). de acompanhamento da legislao para manter os cadastros
com as informaes fiscais sempre atualizadas. No fechamento
do ms necessrio um conhecimento fiscal para interpretar
as mensagens dos validadores do Governo, quando do envio da
movimentao fiscal, seja atravs do SPED ou do SINTEGRA.

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Obrigao da
soluo fiscal
no PDV

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Guia da legislao no Ponto de Venda

Obrigao da soluo
fiscal no PDV
Atualmente temos trs solues fiscais a serem utilizadas no A legislao anda de mos dadas com o avano tecnolgico.
Ponto de Venda: NFCe, SAT e ECF. Como saber qual delas a Se at agora a sua empresa tem a obrigao de manter os
sua empresa deve usar? As obrigaes variam conforme o documentos fiscais emitidos e recebidos pelo prazo de 5 anos,
Estado em que sua loja est operando. Os prazos de adaptao o que muda com o mundo digital? Nada. Esta obrigao se
costumam variar em funo do ramo de atuao e faixa de mantm, apenas ela ser feita digitalmente, ou seja, em seu
faturamento anual. Consultar o seu contador ou a prpria prprio computador ou na nuvem, atravs de alguma empresa
Secretaria da Fazenda uma boa alternativa, pois as multas pelo especializada. Voc deve se lembrar que no muito seguro
descumprimento so salgadas. armazenar todos esses arquivos digitais no seu computador,
porque alm da organizao se dificultar a cada dia com o
Todo varejista, mesmo aquele que j tm uma soluo fiscal volume crescente de informaes, a chance de se perder esses
implantada, deve ficar atento s constantes mudanas de dados se daria por uma pane, roubo, acidentes no uso, etc.
legislao. So vrios os Estados brasileiros que tm um
cronograma para a mudana da tecnologia no ponto de
venda. Por exemplo, se a sua empresa usa o ECF, que no
exige estar conectado internet e tiver de mudar para a NFCe,
uma boa conexo de internet passa a ser primordial. Desta
forma, mudanas de legislao repercutem na necessidade de
mudana na infraestrutura de sua loja.

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O que o
PAF-ECF, SAT
e NFC-e?

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Guia da legislao no Ponto de Venda

O que o NFC-e,
SAT e PAF-ECF?
Temos atualmente 3 solues fiscais que variam conforme cada O contribuinte dever ter um certificado digital, que ser
unidade da Federao: o PAF-ECF (Programa Aplicativo Fiscal utilizado pela NFC-e para assinar digitalmente e transmitir
para Emissor de Cupom Fiscal), o SAT (Sistema Autenticador e todos os dados da venda. No h necessidade da instalao
Transmissor) e a NFC_e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrnica). de nenhum equipamento especfico como o caso do SAT e
Embora cada Estado adote uma das trs, eles podem conviver do ECF. Essa soluo tem sido a preferida por vrios Estados
com mltiplas solues durante uma fase que podemos chamar brasileiros, que vm migrando do ECF.
de transitria, que seria aquela compreendida entre o incio
da obrigatoriedade at que todos os contribuintes faam a O DANFE NFC-e (Documento Auxiliar da NFCe) o documento
transio da soluo anterior para a nova. impresso atravs de qualquer impressora, desde que gere o
QR code. Esse cdigo de barras bidimensional permite ao
consumidor conferir a validade fiscal do documento e os dados
NFC-e: da compra atravs do site da Secretaria da Fazenda ou de um
smartphone que tenha instalado o aplicativo da SEFAZ.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrnica. Similar NF-e
(Nota Fiscal Eletrnica), a NFC-e um documento fiscal O consumidor que aceitar receber somente o DANFE NFC-e
eletrnico para vendas ao consumidor final, transmitido pelo Resumido (sem o Detalhe da Venda) poder, posteriormente,
estabelecimento comercial para a Secretaria da Fazenda pela solicitar ao emissor a impresso, sem custo, do correspondente
internet no ato da compra. Exige uma conexo ativa da internet, DANFE NFC-e completo.
sendo que h regras de contingncia, no caso de falta de
conexo.

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Guia da legislao no Ponto de Venda

SAT: PAF-ECF:
O Sistema Autenticador e Transmissor (SAT) um equipamento O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) uma impressora dedicada a
homologado pelo fisco que transmite as informaes de emitir cupons fiscais e deve, obrigatoriamente, estar integrada
venda da empresa para a Secretaria da Fazenda. Ele deve estar a um Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF). O ECF tem a
integrado a um software que o responsvel pela gerao capacidade de guardar em sua memria todos os totalizadores
do Cupom Fiscal Eletrnico (CF-e). O contribuinte dever ter fiscais, bem como a imagem de todos os cupons fiscais
um certificado digital, que ser utilizado pelo SAT para assinar emitidos. Exige que a manuteno seja feita por empresas
digitalmente e transmitir todos os dados da venda. No h credenciadas pelo fisco. No necessita estar interligada a
necessidade da instalao de um equipamento por caixa, j que internet, j que os dados esto armazenados em sua memria.
ele pode ser compartilhado por vrios caixas em uma mesma A transmisso das vendas Secretaria da Fazenda feita a partir
loja. A transmisso feita automaticamente pelo equipamento. do PAF-ECF ou de um software de gesto integrado ao PAF-
Em casos de falta de conexo com a internet, o SAT guarda ECF, atravs do Sintegra ou do SPED periodicamente (mensal).
as informaes e as transmite to logo a conexo seja
reestabelecida. Atualmente utilizado pelo Estado de So Paulo H uma tendncia de troca da tecnologia do PAF-ECF pela
e h previso de uso pelo Cear. NFCe ou SAT. Vrios Estados j publicaram legislao para a
substituio, que normalmente determina projetos pilotos e
O Cupom Fiscal Eletrnico (CF-e) o documento emitido pelo prazos escalonados para implantao. Nesses casos, a utilizao
software que estiver integrado ao SAT, que tem caractersticas do PAF continua vlida, porm com data marcada para encerrar.
similares a DANFE NFC-e.

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Cuidados
ao adotar
o NFC-e

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Guia da legislao no Ponto de Venda

Cuidados ao
Conexo de internet
adotar o NFC-e O princpio bsico da NFCe a capacidade de autorizar a
emisso do documento fiscal diretamente na Secretaria da
A Nota Fiscal de Consumidor eletrnica (NFCe) promove um Fazenda, no exato momento da venda. Para tal, imprescindvel
intercmbio de informaes em tempo real entre o fisco e as uma boa conexo de internet. Nas regies em que seja
empresas. Ela uma alternativa ao ECF (emissor de cupom comum a queda de sinal, sugerimos que a sua loja tenha
fiscal), pois elimina vrios procedimentos engessados e disponvel o acesso internet por duas empresas diferentes.
contraproducentes. A NFCe desburocratiza o varejo, aperfeioa Uma faria o papel de backup da outra. Lembre-se que emitir
seus mtodos e proporciona maior flexibilidade no atendimento em contingncia uma sada, mas exigir um maior controle
ao consumidor. Com essa nova tecnologia alguns cuidados operacional.
so essenciais para que a operao do dia a dia transcorra sem
sobressaltos em sua loja.
Contingncia

Controle de validade do certificado digital A contingncia garante que a sua empresa possa vender
mesmo quando a conexo da internet no esteja ativa. O Danfe
Imagine o transtorno de ver o seu faturamento parado NFCe (Documento Auxiliar da NFCe) deve ser emitido em
devido ao vencimento da validade do certificado digital. Um duas vias e conter os dizeres EMITIDA EM CONTINGNCIA,
bom sistema de emisso de notas fiscais eletrnicas deve sendo que uma das vias deve ser mantida no estabelecimento.
implementar um aviso ao usurio com boa antecedncia, para Agora, muita ateno: voc obrigado a transmitir essas
que a empresa possa renovar o seu certificado e com isso no NFCes geradas em contingncia para a SEFAZ em at 24 horas!
passar por esse dissabor. Verifique a legislao do seu Estado, pois como o caso de So
Paulo, a contingncia no aceita pois ela deve ser feita atravs
do SAT.

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Guia da legislao no Ponto de Venda

Cupom resumido Armazenamento da NFCe


Poder ser impresso o Danfe NFCe resumido ou ecolgico, A sua empresa tem a obrigao de manter as NFCes geradas
aluso economia de papel pelo fato que os itens vendidos no pelo prazo de 5 anos. Quando voc gera uma NFCe e imprime
so listados, constando todas as demais informaes. uma o Danfe, um XML transmitido para a Secretaria da Fazenda,
boa forma de diminuir custos de impresso. Entretanto, a sua que por sua vez devolve outras informaes. Esse XML um
empresa obrigada a imprimir o Danfe NFCe completa se o arquivo digital, que contm todas as informaes da transao,
consumidor posteriormente o solicitar. Antes de usar, verifique bem como os dados de cada NFCe autorizada pela SEFAZ.
se o seu Estado permite esse tipo de impresso. Voc pode armazenar tudo isso em seu prprio computador
ou na nuvem, atravs de alguma empresa especializada. Se
optar pelo menor custo de manter em casa, reforce os seus
Qualidade do papel para a impresso do Danfe NFCe procedimentos de segurana. Afinal, cinco anos muito tempo!
A sua empresa pode utilizar qualquer tipo de impressora.
Entretanto, as modernas impressoras trmicas tm ocupado
Identificando o consumidor
um lugar de destaque. Nesses casos, voc deve ficar atento Fique atento quanto a obrigatoriedade de identificar o seu
qualidade do papel, pois a legibilidade do texto impresso deve cliente no Danfe NFCe nos casos em que ele solicitar, quando o
ser garantida por, pelo meno, seis meses. total da venda estiver acima de R$ 9.999,99 ou se a entrega for
a domiclio.

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Responsabilidades
da fornecedora de
software e reflexos
ao varejista

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Guia da legislao no Ponto de Venda

Responsabilidades da O impacto da soluo fiscal


Para os Estados obrigados ao uso do ECF, h uma legislao

fornecedora de software especfica para o seu software (PAF-ECF), que impacta no dia a
dia: as alteraes/implementaes no podem ferir a legislao,
o que causa, s vezes, engessamento nas rotinas operacionais.
e reflexos ao varejista Mesmo sendo uma legislao nacional, h diferenas entre os
Estados que a adotam e que devem ser previstas no software.
O software tem muitas rotinas que existem exclusivamente
em funo do fisco, sem nenhum ganho para o cliente. A
O que diz a legislao sobre responsabilidade solidria
consequncia disso que o PAF-ECF muito mais pesado
e crimes contra a ordem tributria do que poderia ser, pois exige uma instalao local com banco
Responsabilidade Solidria o instrumento por meio do de dados com informaes redundantes apenas para atender
qual um agente responde em conjunto com outro por uma o fisco. At hoje, no h na legislao a previso do uso da
determina irregularidade. o caso da corresponsabilidade nuvem (internet). Adicionalmente, exigido o cadastramento
entre o contribuinte (o varejista), o contador e a empresa da empresa e registro de cada verso do software em cada
desenvolvedora do software, quando contriburem para o Estado onde houver usurios. No caso de uso, pelo varejista,
uso indevido de um software, visando a sonegao fiscal. de verso de PAF-ECF no registrada no Estado em que o
importante estar ciente da legislao especfica de cada estabelecimento esteja, tanto ele quanto o desenvolvedor do
Estado, entretanto uma lei federal est acima de todas, a de software esto sujeitos a autuao e multa.
n 8.137/90, que define crimes contra a ordem tributria. Dela Por outro lado, para os Estados obrigados ao uso do SAT
destacamos o Art. 2, inciso V: utilizar ou divulgar programa ou da NFCe, exige-se uma conexo estvel com a internet
de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da e devem, tambm, obedecer ao estipulado na legislao. A
obrigao tributria possuir informao contbil diversa daquela grande diferena, comparado ao PAF-ECF, que a utilizao
que , por lei, fornecida Fazenda Pblica. Pena - deteno, de no engessa procedimentos operacionais e propicia uma
6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa. operao mais simples. Essa tecnologia estabelece a conexo
em tempo real com a Secretaria da Fazenda, que tem em mos,
instantaneamente, todos os dados das operaes de venda.

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Guia da legislao no Ponto de Venda

Informaes das compras e vendas na mo do fisco A qualidade das informaes prestadas


O fato que, independente da soluo fiscal, todas as As empresas desenvolvedoras de software no devem cair
informaes das transaes comerciais esto nas mos do na tentao de facilitar o seu trabalho deixando brechas
fisco, seja em tempo real ou atravs do envio posterior. Alm no software para facilitar a vida de seu cliente, o varejista.
disso, elas devem ficar armazenadas por 5 anos, o que exige o barato que sai caro. Por seu lado, o varejista deve cobrar
do varejista uma administrao eficiente, raramente atendida. da software house um sistema consistente, que bloqueie as
Esse um dos fatores mais importantes, que , muitas vezes, situaes conflitantes com a legislao. Utilizar um software
relegado a segundo plano. No fique autoconfiante com a que aceita tudo enganar a si prprio.
segurana e o backup das informaes. Como diz um ditado
antigo, prefervel precaver do que remediar! No caso dos usurios da NFCe e do SAT, ter uma nota
autorizada na Secretaria de Fazenda no significa que ela no
Informaes! Esta a base do sucesso do varejista para possa ter informaes que venham a gerar um futuro passivo
administrar bem o seu negcio e o tambm para o fisco. Tem fiscal. Esse um dos motivos da dificuldade da posterior
se tornado comum diligncias das Secretarias de Fazenda dos gerao do SINTEGRA ou SPED, quando da transmisso dessa
Estados na confrontao de transaes entre contribuintes, obrigao tributria acessria. Se a sua empresa no transmite
bem como a deteco de movimentaes suspeitas. O fisco atravs do seu sistema, pergunte ao seu contador como ele faz.
tem em mos tudo que a sua empresa compra e vende e, de Voc pode ter uma surpresa!
forma anloga, a dos seus fornecedores!
Todas as informaes prestadas precisam estar corretas, fato
este nem sempre considerado como relevante por muitos
varejistas, pois prestar informaes incorretas equivale a no
prest-las. No se engane, refazer lanamentos, reprocessar
informaes, acertar informaes na marra tem uma
repercusso imensurvel. Lembre-se, o fisco tem 5 anos para ir
atrs de sua empresa!

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Solues fiscais
por Estado

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Guia da legislao no Ponto de Venda

Solues fiscais
por Estado
A questo que cada Estado adota uma soluo, porm pode
Como visto ao longo do nosso e-book, contamos com trs conviver com as antigas de acordo com um cronograma.
solues fiscais no Brasil: a NFC-e, o SAT e o PAF-ECF. Alguns Estados determinam por faixa de faturamento,
Como saber qual a determinao legal para o Estado em que outros por ramo de atividade, enfim, no h uma regra
sua loja est estabelecida? estabelecida. comum datas previamente determinadas serem
constantemente adiadas.
O melhor caminho buscar na legislao; o seu contador
pode lhe ajudar. Uma boa fonte de consultas o mapa O mais importante estar consciente que, independente
fiscal disponibilizado no site da AFRAC, Associao Brasileira da soluo fiscal para o seu Estado, a adoo de qualquer
de Automao para o Comrcio, uma entidade que reune uma delas no seu ponto de venda parte de um processo
empresas de diversos segmentos no universo da automao que envolve a operao da loja e a gesto de seu negcio. A
comercial (www.afrac.org.br). Mas lembre-se, sempre confira soluo fiscal, por si s, no determina um melhor resultado
diretamente na legislao, pois no Brasil as coisas mudam da sua empresa. Qualquer que seja a sua obrigatoriedade fiscal
muito rapidamente. para a sua loja, a gesto de seu negcio que garantir os seus
objetivos empresariais.

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Guia da legislao no Ponto de Venda

Concluso
Enquanto no h presso do fisco boa parte dos pequenos
comerciantes postergam o uso da soluo fiscal ou a usam
de forma parcial. Entretanto, seja pela necessidade de se
adequar legislao ou pelo despertar necessidade de um
gerenciamento adequado de seus negcios, no h outro
caminho seno automatizar o seu ponto de venda com uma
soluo fiscal. A partir da, trocar a informalidade por controles
e gesto, pode ser a diferena entre a simples sobrevivncia ou
o crescimento da empresa com bons resultados.

Qualquer que seja a situao, alguns pontos no mudam: voc


precisar de um bom contador, de um bom software e de uma
boa empresa prestadora de servios para lhe dar o suporte
operacional. Os custos envolvidos sero recompensados, em
muito, com os ganhos de produtividade e segurana fiscal.

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Guia da legislao no Ponto de Venda

InfoVarejo, unio de duas palavras que indica a que viemos: Informao e Varejo.
Percebemos que a maior dificuldade do pequeno varejista ter tempo para pesquisar
na internet os assuntos mais importantes para a sua empresa. A quantidade de fontes e
a pulverizao das matrias torna essa empreitada desafiadora. Que tal reunir aquelas
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